ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NÓMINAS

FUNCIONES DEL CICLO DE NÓMINASEl ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:

·La contratación y utilización de mano de obra·El pago de mano de obra·Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pago de mano de obra

El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nómina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.

Funciones Típicas

1. Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.

2. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.

Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.

Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal.

Objetivos del control interno en ciclo de nóminas:a) De autorización. b) Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben

establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de

acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor.

c) Los objetivos de este ciclo son:El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

d) Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Objetivos de procesamiento y clasificación de operacionesEstos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas.

Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

Objetivos de verificación y evaluaciónEstos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

- Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y, las transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda físicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

Los objetivos para este ciclo son: - El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas. es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5030 "Metodología para el estudio y evaluación de control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor. El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos, en ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.

Los ejemplos de técnicas de control que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuenten con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado va que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.

Errores potenciales:Planillas infladas con personal no existente

1. Pagos por trabajos no realizados2. Apropiación de salarios no reclamados

3. Indemnizaciones pagadas no contabilizadas4. Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales5. Errores en cálculos o sumas

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS

La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina.

A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nóminas y personal. Para los empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nóminas que existen de compañía a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.

CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.

Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nóminas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoría de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nómina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Relación entre la nómina y la evaluación del inventario: En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por

ejemplo, los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. De manera similar, la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de producción o procesos equivocados.

MÉTODO DE CUESTIONARIOINICIO: ASPECTOS GENERALES

1. Se cuenta con definiciones claras de descripción de puestos, requisitos de experiencia y referencias, revisión de las solicitudes de empleo y rangos de sueldos. Se comunican estas definiciones a los autorizados por contratar.2. El consejo o la alta gerencia aprueba el presupuesto de requerimientos de personal, y las autorizaciones para contratar personal nuevo se adaptan a estos requerimientos.3. Se investigan mensualmente las desviaciones del presupuesto de requerimientos de personal.4. Aprueban las personas autorizadas las requisiciones de personal (incluyendo rangos de sueldos) antes de realizar propuestas de empleo.5. Se requiere una requisición de personal autorizada para que se incluya un nuevo empleado en el archivo maestro de nóminas.6. Para cada empleado se mantiene un expediente personal, el cual incluye respaldo de su contratación, salario, avisos de cambio de sueldo y respaldo de otras deducciones del sueldo.7. El acceso a los registros y archivos de personal está limitado a los empleados del departamento de personal.8. Se requiere un aviso de modificación autorizado para cambiar el archivo maestro de empleados.9. Aprueba avisos de modificación los niveles adecuados de la administración.10. El departamento de personal controla todos los cambios en el archivo maestro de empleados.

REPORTES DE TRABAJO Y PROCESAMIENTO DE NOMINAS1. Se utilizan tarjetas de tiempos para reportar las horas trabajadas y los cargos a departamentos y/o proyectos. Las tarjetas son aprobadas por el supervisor inmediato.2. Los procedimientos actuales permiten asegurar que nóminas recibe las tarjetas de tiempo autorizadas, antes de ingresarlas al sistema de nóminas en cada período de pago.3. Se utiliza un control por lotes para controlar el total de horas ingresadas en el sistema de nóminas.4. Se utiliza una firma de servicios o un banco para efectuar el pago.5. Cada período de pago, antes de distribuir los cheques o sobres de sueldos, es revisado el registro de nómina buscando posibles errores.6. Una persona externa a la función de procesamiento de la nómina la revisa

periódicamente buscando partidas atípicas.7. Se concilia en cada período de pago la distribución de mano de obra contra la nómina.8. El personal apropiado autoriza los ajustes a nóminas.9. Todos los bonos, comisiones y otros incentivos son autorizados por el personal administrativo adecuado antes de su procesamiento.10. Cada período contable, la gerencia compara los gastos reales de mano de obra contra el presupuesto y las variaciones importantes son investigadas.11. La distribución (en horas) de la mano de obra directa y de otros gastos indirectos es revisada en cuanto a corrección y exactitud por el gerente del departamento o proyecto.12. Los asientos de diario para registrar la mano de obra son preparados oportunamente y autorizados por los niveles adecuados.13. Se registran al final de cada período los pasivos acumulados por todos los gastos incurridos pero no pagados (vacaciones, gratificaciones, etc.).14. El acceso a las nóminas, tarjetas de tiempo, avisos de modificación, etc. está restringido al personal autorizado.

PAGO DE NOMINAS1. Existen niveles de autorización (por escrito) para emitir los cheques para pagos de nómina.2. Los cheques de nómina son debidamente registrados en el mes en que se emiten.3. Los cheques o sobres de sueldo no reclamados son guardados por personal autorizado y se investigan rápidamente todos aquellos que no son reclamados dentro de un período razonable.4. El acceso a los cheques en blanco, máquina firmadora o facsímil está restringido al personal autorizado.5. Una persona externa a la función de nóminas concilia oportunamente la cuenta bancaria de nóminas.

VACACIONES1. Se ha establecido y puesto por escrito una política de vacaciones, ausencias por enfermedad, etc., que haya sido comunicada a los empleados.2. Las variaciones y la ausencia por enfermedad de los empleados son reportadas en las tarjetas de tiempo autorizadas.3. Se mantiene por cada empleado un registro de vacaciones acumuladas y tomadas y ausencias por enfermedad.4. Se concilian cada mes los registros auxiliares de vacaciones de empleados al mayor general.

IMPUESTOS SOBRE SUELDOS1. El personal apropiado revisa y aprueba las declaraciones de impuestos sobre sueldos, siendo éstas presentadas oportunamente.2. Se enteran a tiempo los impuestos sobre sueldos.3. Se registran al final de cada período contable las obligaciones acumuladas por

impuesto sobre sueldos (tanto la parte del patrón como la del empleado).

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERÍA

Naturaleza del ciclo de tesorería.

Con notable frecuencia se conceptualizan y utilizan de manera sinónima las funciones de administración financiera y la de tesorería. Aun cuando ambas están muy relacionadas en la tarea de allegarse y administrar los recursos financieros de una organización, en la filosofía y en la práctica cabe establecer una diferenciación a efecto de intentar precisar las tareas y actividades que competen a cada función.

Administración financiera. Es la función que se encarga de los aspectos financieros en su conjunto en una organización; por lo tanto le corresponde el dictar y establecer políticas en materia de pronosticar y planear la obtención de recursos monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido e inversión de excedentes, control de todo el proceso de administración del dinero, e interactuar y llevar relaciones con los mercados de capital.

Captación de recursos.

Las fuentes de recursos financieros para una organización normal tienen dos orígenes: internos o propios, y externos. Corresponde a los primeros las aportaciones de los accionistas, la recuperación de las cuentas por cobrar, y la venta de activos diferentes a los del giro de la entidad. Por cuanto a los recursos externos se trata de la obtención de todo tipo de créditos y financiamientos y, eventualmente, subsidios y apoyos gubernamentales recibidos, de diversa índole.

Recursos internos propios.

1. Aportación de accionistas.

Refiérase al pago del compromiso contraído por una persona física o moral de aportar recursos financieros o en especie para la constitución y puesta en marcha de una entidad para llevar acabo un objeto o fin licito. El punto de referencia y de control para un tesorero es que las aportaciones pactadas se den en el tiempo y forma preestablecidos.

Una vez que la organización esté operando de manera regular como negocio en marcha y llega a necesitar de recursos líquidos para hacer frente a la operación; o bien para financiar planes o proyectos de expansión o crecimiento, la primer fuente a la que se deberá recurrir será a la de aportaciones adicionales por parte de los accionistas, o sea, al aumento de su participación en la sociedad.

2. Cuentas y documentos por cobrar. Otras cuentas por cobrar:

Un tipo muy especial de cuentas por cobrar se origina cuando los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aquí, en un sentido operacional, es reconocer los ingresos

en los periodos que realmente correspondan con objeto de tener objetividad en la evaluación de los resultados de operación. Típico de este caso son las cuentas por cobrar por venta en abonos

3. Venta de activos diferentes a los del giro de la entidad.

Refiérase, en términos generales, a la eventual venta de los inmuebles, maquinaria y equipo –comúnmente denominados activos fijo- previamente adquirido para dar efecto al fin u objeto de la sociedad; es decir, que no fueron comprados para ser vendidos como si fueran mercancías. Recursos externos.

A) Recursos Externos de Corto Plazo

1. Proveedores

Se trata del allegamiento de recursos no monetarios sino materiales, indispensables para la marcha y operación de la entidad, que al no ser pagados en efectivo en el momento de su adquisición, se constituye en una importante fuente externa de recursos financieros utilizados en el lapso comprendido entre la compra y su pago. La acción efectiva del tesorero, en coordinación con la función de comprar es la obtención del plazo de crédito más favorable en la adquisición para la organización, sin que ello afecte su buena marcha.

2. Créditos bancarios sin garantía.

El objetivo de esta clase de préstamos es el de financiar las necesidades periódicas de una empresa motivadas por una recesión de ventas o recuperación de cartera inferior a la pronosticada; con la expectativa de pago del crédito en el momento de regularizar dichas operaciones. Los créditos bancarios a corto plazo sin garantía proporcionan el beneficio de la rapidez en su tramitación; pero no debe soslayarse, por el contrario, por lo regular es el medio de financiamiento de recursos externos más caro en el mercado.

3. Crédito con Garantía.

Es el préstamo que otorga una empresa de factoraje a su acreditado sobre la cartera (factura a cargo de sus clientes) por cobrar, que en sí constituyen la garantía. El vencimiento de este crédito se da simultáneamente cuando vence la obligación de pago de las facturas por parte de los clientes de la empresa acreditada. El pago del acreditado a la empresa de factoraje se da en dos modalidades: A la fecha de vencimiento de la factura, y por supuesto del crédito, el acreditado paga el préstamo y le es devuelta la cartera.

B) Recursos externos de largo plazo.

1. Crédito en Garantía colateral.

El acreditado obtiene un préstamo amparado con un pagaré a favor de la institución de crédito acreditante. A dicho pagaré se le adosa un pagaré o factura a cargo de un cliente de la empresa acreditada.

2. Créditos bancarios.

En esta modalidad el acreditado ofrece como garantía de buen pago sus inventarios de materia prima y productos terminados. Si el acreditado no paga, la institución acreditante exige su derecho sobre los inventarios.

3. Fondos Gubernamentales

Los gobiernos federales, estatales, e inclusive municipales, también participan en apoyos crediticios a las empresas, con el anónimo de fomentar la actividad económica de determ9inawda s zonas o regiones del país.

Dicha participación suele darse en tres vertientes:

1. Como prestamista en las mismas condiciones que la banca comercial, pero con la tasa de interés menores2. Aceptando en descuento cartera a favor de la banca comercial3. Ingresando de origen con capital de riesgo, haciéndose accionista de la empresa acreditada, con la obligación de que pasando cierto plazo los accionistas de la expresa apoyada compre esas acciones del acreditante.

4. Arrendamiento financiero

Arrendamiento Financiero es una operación mediante la cual una empresa de arrendamiento financiero (arrendador) adquiere sí bienes de capital para darlos en renta a su cliente (arrendatario).Llegado el plazo de vencimiento dentro del contrato, el arrendatario, si le conviene, paga un saldo previamente pactado (comúnmente llamado “valor de rescate”) y adquiere la propiedad definitiva del bien; o bien deja de ejercer tal opción sin ninguna obligación de su parte.

En el ejercicio de esta opción financiera se recomienda un exhaustivo estudio de la Ley del Impuesto sobre la Renta para aprovechar los beneficios de deducibilidad que le son aplicables, y también para evitar incurrir en algún error fiscal.

5. Emisión de bonos

Un bono es un documento mediante el cual una empresa certifica que ha tomado en préstamo cierta cantidad de dinero proveniente de persona física o morales, comprometiéndose a devolverlos (pagarlo) en un futuro determinado de conformidad con condiciones claramente establecidas dentro de las que se incluye, por supuesto, el pago de intereses.Dado que la empresa emisora está tomando en préstamo dinero del gran público inversionista, existe una severa regulación y vigilancia por parte del Estado para garantizar a ese público la recuperación y rentabilidad de su inversión atendiendo a las características de la emisión que incluye las garantías ofrecidas por el emisor; dependiendo de tales características y garantías será el tipo de bono a emitir.

Manejo y custodia del dinero.

Proceso de caja

Desde un punto de vista de control contable y financiero, la caja reviste un especial interés debido a que es el concepto básico y el de mayor transferencia, y desde un punto de vista riesgo es el aspecto más vulnerable, debido principalmente a los grandes riesgos involucrados; de ahí la gran necesidad de protección de control.

Controles básicos de caja

El manejo de caja, como ya previamente se quedó señalado, en algunos casos llega a interrelacionar las actividades de ingresos y egresos; sin embargo, existen ciertos controles adicionales básicos que se pueden considerar bajo el concepto de manejo y custodia de caja:

1. La Salvaguarda Debe Ser adecuada: 2. Aseguramiento De Valores: 3. El Dinero En Caja Debe Mantenerse a los Mínimos Niveles Posibles.4. Dentro De Lo Práctico, Sé Debe Realizar Cualquier Potencial De Utilidades.5. Afianzar A Los Empleados. 6. Máxima Explotación De Los Recursos Mecánicos. 7. Mantenimiento De Registros Actualizados Y Reporte Oportuno. 8. Control De Cheques En Blanco Y Otros Suministros.9. Conciliación Independiente De Las Cuentas Bancarias.

Manejo y custodia de valores.

Recepción de valores.

Los valores comprados pueden ser nominativos a la organización o pagaderos al portador. Aun cuando éstos últimos tienen como ventaja su fácil acceso para cubrir cualquier evento o transferencia, el riesgo de robo es muy grande. Sin embargo, tratándose de valores usados como garantía colateral o por algún otro propósito específico de los clientes u otra tercera parte, la organización no tiene elección en cuanto a la forma de estos valores.

Manejo de valores.

Existe otro problema adicional, uno es el referente a que otras personas, además de las responsables por los valores, requieren acceso a los mismos. Un control efectivo en estas circunstancias necesita primeramente que estas otras personas estén debidamente autorizadas a tener acceso a los valores. Un segundo requerimiento es que la inspección de los valores sea llevada a cabo conjuntamente entre el custodiante y las otras personas.

Egresos

El dinero recibido disponible en diversas formas está ahora en condiciones de ser usado por la organización: para la compra de facilidades de operación, pagos de gastos e inversiones. El objetivo general es que esos egresos sean valederos y para propósitos propios, que sean razonables con el beneficio recibido y que la cuantificación de las erogaciones sea correcta. Los principales aspectos de control pueden ser sumariados como sigue:

1. Separación de la función de egresos: Las recepciones a caja y los egresos de caja, en el proceso total de caja, necesitan separarse tanto como sea posible. El ingreso recibido ha sido canalizado al área central de depósito y ahora la fase del ingreso debe ser manejada y controlada por separado.

2. Documentación soporte para la liquidación de cuentas por pagar: En la mayoría de las operaciones financieras los principales tipos de gastos son procesados a través de la creación de cuentas por pagar.

3. Fondos de caja chica: Existen situaciones en las cuales los importes son tan pequeños que no justifican la aplicación del procedimiento formal de egresos, en tales circunstancias la caja se debe adecuar para estar en condiciones de cubrir esas necesidades

4. Uso de fondos para anticipos: En algunas situaciones de determinado nivel se torna útil o necesario emitir cheques en calidad de anticipos para gastos

5. Control de firmas de cheques: En la mayoría de las situaciones es útil requerir dos firmas de los cheques. Este procedimiento es útil tanto para prevenir fraudes y errores como para tener cuidado y juicio sobre lo que se está ejerciendo.

6. Designación de beneficiarios de cheques: Es importante que todos los cheques emitidos se paguen a los individuos específicos o firmas de quienes se obtuvieron los bienes y servicios.

Proceso de cuentas por pagar.

Naturaleza del proceso de cuentas por pagar. La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya gastos. Estos gastos pueden ser por materiales, productos, equipo, sueldos y salarios, y servicios de diversa naturaleza. Todos estos gastos involucran la creación de obligaciones para la organización, algunas de las cuales requieren ser liquidadas

Creación de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar pueden ser originadas por una variedad de causas. La causa normal y más voluminosa surge de la compra de productos y servicios, acción generada por el departamento de compras, como ya se comentó anteriormente.

¿Qué Constituye la Validez de una Cuenta por Pagar? Relativo al origen de la cuenta por pagar, desde un punto de vista de control financiero, existe cierto tipo de objetivos comunes a todo tipo de cuentas por pagar. Estos objetivos pueden ser descritos como sigue:

1. ¿Es Razonable el Tipo de Gasto?2. ¿Son Excesivas las Cantidades? 3. ¿Están Correctos los Precios y Términos?4. ¿Es Apropiado el Valor Recibido? 5. ¿Son Adecuadas las Aprobaciones y Evidencias de Soporte?

Administración intermedia de las cuentas por pagar. En algunos casos la validación de las cuentas por pagar se cubre automáticamente en la fase de egresos. Desde un punto de vista de controles es deseable reconocer formalmente este pasivo lo más pronto posible. Bajo estas circunstancias existen varios asuntos que se deben manejar, éstos son:

o Coordinación y Control de la Documentación de Entrada. Bajo un sistema de adecuado control interno, los diversos papeles relacionados con las cuentas por pagar en lo individual fluyen directamente hacia el departamento de cuentas por pagar.

o Distribución Contable. Todos los egresos deben ser cargados finalmente a su propia cuenta de resultados o de balance, en la forma como lo determinen las políticas y procedimientos establecidos.

o Cuentas de Control en el Libro Mayor. Una vez que las cuentas por pagar han sido formalmente reconocidas, su control total se puede lograr a través de una o más cuentas control en el libro mayor.

o Programación de Pagos. En aquellos casos que existan la oportunidad de aprovechar descuentos por pronto pago se deben establecer controles para explotar estos beneficios. Normalmente la pérdida de descuentos representa una severa falla en términos del beneficio desaprovechado.

Revisión Final y Pago.

La fase final del proceso de cuentas por pagar consiste en la preparación de la cuenta para proceder a su pago correspondiente. Los principales puntos de control en esta etapa incluyen:

1. Integración y Chequeo Final de la Documentación Soporte. Ahora toda la documentación soporte pertinente: orden de compra, reporte de la recepción, factura, etc.,

2. Deducción de Reclamaciones. Los procedimientos de control son necesarios ahora para identificar todas las reclamaciones que se puedan hacer a un proveedor determinado con objeto de deducirlas para su próximo pago.

3. Preparación del Cheque. La requisición del cheque, soportada por el paquete de comprobantes previamente mencionado, estará ahora sujeta a una revisión independiente, y una vez aprobada por una persona autorizada, se turnará a aquellas personas que prepararán físicamente el cheque.

4. Revisión Final y Entrega. El cheque y la documentación soporte final de la cuenta por pagar están ya en condiciones de ser revisados por un revisor independiente. Estos revisores serán los que proporcionen la primera firma del cheque o los que den la autorización inicial para que un funcionario lo firme.

Separación de responsabilidades.

Las diversas actividades del procesamiento deben ser asignadas separadamente a individuos diferentes. Lo anterior sirve para prevenir manipuleos entre los individuos que crean el egreso. También es aplicable a la separación de las personas que contabilizan.

Proceso de otras cuentas por pagar.

Existe otro tipo de actividades operacionales que generan otro tipo de cuentas por pagar las más comunes son:

Gastos de viaje. Son las obligaciones que se incurren por concepto de gastos de viaje. Cuando las cuentas de gastos son actualmente suministradas, la necesidad surge de la validación de la propiedad de los gastos que reclaman su reembolso o amortización contra anticipos.

Algunos problemas comunes son:

1. El viajero puede haber incurrido en gastos a través de los niveles establecidos o se ha excedido de niveles prudentes. 2. Se reclaman partidas que no son gastos propios de viajes.3. Los importes reclamados no están propiamente documentados y dejan abierta la posibilidad de que las partidas estén alteradas.4. Los gastos de representación pueden no haber sido en beneficios de personas relacionadas con los negocios de la organización.5. No se obtiene la aprobación de supervisores responsables.

EJEMPLO DE CUESTIONARIO DETERMINANDO HIPOTÉTICAMENTE EL ALCANCE, NATURALEZA Y OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITOR APLICABLE:

GUÍA PARA EL ESTUDIO DEL MUESTREO ESTÁDISTICO EN AUDITORIA

DICTAMEN SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE