control gestion ecosalud

Edmundo Pimentel

Bases Teóricas del Sistema

Contenido

Aspectos Conceptuales

El concepto de Sistema Planificación Estratégica

Planeación y Gestión de Procesos Sistemas de Información Mecanismos de Autoevaluación Los Indicadores de Control de Gestión Diseño de Indicadores Implantación de Indicadores

Conceptos Preliminares

El Concepto de Sistema:

Un Sistema es un conjunto formado por dos o más elementosque no puede ser dividido en partes independientes y quesatisface las siguientes tres condiciones:

1. El comportamiento de cada elemento tiene efectos sobre elcomportamiento del conjunto

2. Los elementos y sus efectos sobre el conjunto soninterdependientes, es decir, la forma como se comporta cadaelemento y el modo en que influye sobre el conjunto dependedel comportamiento de los otros elementos. Ningún elementotiene un efecto independiente sobre el sistema en su totalidad.

3. Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tiene un efectosobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efectoindependiente sobre el, es decir, no se pueden formar subgruposindependientes entre ellos.


El Pensamiento

Analítico

Descomposición de lo que va a ser explicado

Explicación del comportamiento o propiedades de las partes

tomadas por separado

Combinación de estas explicaciones para obtener la

explicación del conjunto


Principio Holístico

Principio de Coordinación

Principio de Integración

Interacción entre las

unidades de un mismo nivel

Interacción entre las unidades de

diferentes niveles

Aspectos Conceptuales

Principio de Coordinación

Ninguna de las partes de unaorganización puede planificarseeficazmente si la planificación seefectúa en forma independientede las otras unidades del mismonivel. Todas las unidades de unmismo nivel deben planificarse enforma interdependiente ysimultánea

Principio de Integración

La planificación que se efectúe enforma independiente en cualquiernivel del sistema, no puede sertan efectiva como la planificaciónrealizada en forma interdepen-diente de todos los niveles de laorganización. Todos lo nivelesdeben ser considerados en laplanificación óptima.

Planificación Estratégica e Indicadores

Uno de los aspectos más resaltantes con relación a los indicadores deseguimiento, es el hecho de que en su aplicación casi siempre vanacompañados por el proceso de “Planificación Estratégica”. Esta parte dela ciencia de la administración tiene varias definiciones las cuales esconveniente recordarlas de modo a centrarnos o ubicarnos en el contextoque la misma colabora en la determinación de los objetivos de algúnproyecto, sea este privado o público. Entre las definiciones que me hanparecido más relevantes puedo citar las siguientes:

Definición 1:

“Es el proceso que se sigue para establecer las metas de una organizacióny las estrategias que permitirán alcanzarlas y desde esta perspectiva laplanificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar elcontrol y la evaluación de gestión”.


Definición 2:

“Es el proceso administrativo que proporciona sustento metodológicopara poder establecer una mejor dirección a ser seguida por la empresao un proyecto, visualizando y optimizando el grado de interacción con elambiente, actuando en forma innovadora y diferenciada”.

Definición 3:

“Es un proceso de acumular las fortalezas de la organización yoportunidades ambientales, al tiempo que se minimiza o se evitan lasdebilidades organizacionales y las amenazas de ambiente”.

Resumiendo, se puede decir que la planificación constituye unprocedimiento de dirección que determina y gestiona los objetivos delos proyectos a través de su especificación correcta y posterior diseño delos indicadores de seguimiento que posibiliten una eficaz interpretación

De esta manera cuando se presenta la oportunidad de solucionar unaproblemática o aprovechar una ventaja comparativa para ensayar unmejoramiento se establecen, por medio de la planificaciónestratégica, algunos principios muy importantes los cuales deben siempreestar monitoreados a través de los indicadores verificables. Estosprincipios son:

Desarrollar los objetivos, planes e indicadores de seguimiento. Identificar los problemas estratégicos o los llamados “nodos críticos”. Ayudar a la asignación de los recursos estratégicos. Coordinar e integrar los distintos objetivos de la empresa o proyecto. Ayudar a predecir el desempeño futuro. Identificación de los niveles concretos de responsables del logro de las

metas. Contribuir a evaluar a los gerentes del proyecto de niveles medios y

bajos en la jerarquía de objetivos.


Ampliar el pensamiento estratégico dentro del cual se desenvuelve elproyecto o programa a ser desarrollado.

Establecimiento de sistemas de control de gestión internos donde quedandefinidos las responsabilidades en toda la organización por el cumplimientode las metas, así como también los procesos de retroalimentación para lastomas de decisiones, muy importantes en la gestión de los proyectos.

La vinculación del presupuesto institucional al cumplimiento de los objetivosperseguidos.

Determinación de los incentivos, flexibilidad y autonomía en la gestión deacuerdo a compromisos de desempeño establecidos (gestión por resultados).

En resumen la planificación estratégica en el ámbito de los proyectos es unproceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer elseguimiento (mediante los indicadores) de los objetivos establecidos para ellogro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y Componentes).


En otras palabras la planeación

estratégica, monitoreada en cuanto a sus

objetivos se refiere por indicadores

verificables, tiene como ideal básico

relacionar y medir todos los objetivos

dentro del ciclo de vida de los

proyectos, mediante la complementación

de los planes direccionales a corto

plazo, planes más específicos a mediano

plazo, planes específicos a largo plazo y

nuevamente los planes direccionales a

corto plazo; completando de esta forma el

ciclo de vida compuesto por un

Inicio, Crecimiento, Consolidación y

Declinación, respectivamente.


Filosofía de Gestión

Misión Ámbito Externo Ámbito Interno

Directrices

Objetivos

Corporativos Políticas

Corporativas

Planes Funcionales

Acciones Tácticas

Metas Debilidades Fortalezas

Estrategias

Planes Operativos Actividades – Tareas

Recursos Asignados

Ejecución

Sis

tem

a d

e P

lanific

aci

ón E

stra

tégic

a

Situación DeseadaDefinición

AnálisisMISIÓN

Situación Actual ANÁLISIS

Ámbito Externo

Ámbito Interno

Amenazas

Oportunidades

Fortalezas

Debilidades

Directrices

Generales de

Transición

Principios de la Planificación Estratégica

Estr

ate

gia

s

Re

cu

rso

sMaximizar oportunidades

Disminuir amenazas

Aumentar fortalezas

Minimizar debilidades

NIVELES BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN

Planificación Estratégica

NIVEL ESTRATÉGICO

NIVEL COORDINATIVO

NIVEL OPERATIVO

Direc-trices

Direc-trices

Infor-mación

Infor-mación

Dis

min

uye

Ince

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um

bre

Dis

min

uye

Va

rie

da

d d

e

In

form

ació

n


Filosofía de la Gestión

Planes Funcionales

Planes Operativos

Presupuesto Programa

Sis

tem

a d

e P

lan

ific

ació

nE

str

até

gic

a

Sistema de Presupuesto

Mediano y

Largo Plazo

Corto

Plazo

Elementos Fases y Procesos que integran el Sistema


Formulación de Planes a mediano y Largo Plazo

Elaboración de los Planes y Programas Operativos

Expresión real (material)

Presupuestos Expresión económica

Expresión financiera

Control de Ejecución

Control operativo

Control de gestión

Control de calidad


Se detalla hasta el nivel de acciones

Se formulan acciones futu-ras por períodos anuales

Las acciones se planifican

Se expresan económica y financieramente en forma agregada

Se desglosan las acciones en actividades y tareas

Las acciones se desglosan en programas anuales, semes-trales, trimestrales y / o men-suales

Las actividades y tareas se programan

Su expresión económica y financiera es detallada

Condiciones de Incertidumbre

Planes

Condiciones de Certeza

Programas

Planificación

Articula y orienta las acciones de la entidad para ellogro de los objetivos estratégicos en cumplimientode la misión institucional en particular y los finesdel estado en general;

Sistematiza los objetivos, las metas, lasestrategias, los procesos, los programas, losproyectos, las acciones y las tareas

ESTRATEGIAS

Formas de Ejecución

METAS

PLANES (Plan Nacional de Desarrollo / Plan

Indicativo /Plan Operativo Anual / Plan de Compras / Plan Capacitación / e.tc

OBJETIVOS

PLAN DE ACCIÓN

OBJETIVO 1

OBJETIVO 2

Estrategia 1 Estrategia 1 Estrategia 2 Estrategia 2

Programa 1 Programa 2 Programa 1 Programa 2

Proyecto Actividad Acción /Tarea




Metas Metas Metas Metas

Gestión por Procesos

Entiende la entidad como untodo, conformada por una serie de procesosque fluyen, se interrelacionan y producenresultados

. . . Hacer (Ejecutar)

Es un elemento estratégico ydinamizador

de un Sist. de Monitoreo y C. de Gestión

Gestión por procesos

• Identificación

• Análisis

• Diseño

• Documentación

Procesos misionales

y de

apoyo

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El éxito de un sistema de monitoreo control

de gestión, depende en gran medida del

desarrollo de un buen sistema deInformación que responda a los principiosdeconfiabilidad, oportunidad, integridad, precisión y racionalidad.

Propósitos de los

Sistemas de Información

• Proveer de información de eficiencia, eficacia y calidad enlos niveles estratégicos o directivos, técnicos yoperativos, de la entidad u organización.

• Determinar las variables y datos que generan informacióncoherente, consistente y oportuna.

• Apoyar las funciones de procesamiento de datosrequeridos en el manejo y obtención de indicadores.

continua

Propósitos de los

Sistemas de Información

• Proporcionar a las áreas de apoyo un accesosencillo a la información oportuna y veraz.

• Facilitar y sustentar la generación de lostableros de control y los semáforos, queidentifiquen las señales de oportunidad, alarma

o problema.

Verificar - Estudiar (control)

Este ciclo es el complemento fundamental de laplaneación, consiste en la verificación y seguimiento a lagestión, dándole dinamismo al proceso planificador, la tomade decisiones y la retroalimentación de las acciones, paragarantizar el logro de los resultados previstos, a través de laautoevaluación, entre otras métodos comparando loplaneado y lo ejecutado, así como, examinando laefectividad de las acciones de mejoramiento.

Diseñar dentro de los procesos y procedimientos

los mecanismos de autoevaluación.

Visión Holística del Monitoreo

Mecanismos de Monitoreo

Permiten verificar el cumplimiento de la gestión en términos de Eficiencia, Eficacia y Calidad

Además facilitan el Autocontrol

• Indicadores de gestión• Indicadores de desempeño• Herramientas de análisis de datos• Árboles de gestión• Hojas de Ruta• Cronogramas• Tableros de Control

Componentes de los mecanismos

de verificación y monitoreo

Factores Claves de Éxito

Factores Estratégicos

Indicadores

Hoja Metodológica

Tableros de Control

Árboles de Gestión

Factores Claves de Éxito

Son Aspectos que influyen directamente enel éxito o fracaso de la Organización yhacia los cuales debe orientarse la accióninstitucional para garantizar elcumplimiento de la misión o cometidoestatal de la entidad.


Perspectiva desde la cual se valoran losresultados ya sean productos oservicios derivados del desarrollo de losaspectos reconocidos como factoresclaves de éxito.

Eficacia Eficiencia Calidad


Factor Estratégico de Eficacia

LA EFICACIA: Es la capacidad de producir

resultados, que guarden relación con los

objetivos y metas de la organización.

(Grado en que los outputs actuales se

corresponden con los deseados)

Objetivo del Factor:

Verificar el cumplimiento y/o desviación de

las metas, planes y programas

preestablecidos en el ámbito Institucional

Factor Estratégico de Eficiencia

LA EFICIENCIA: Es la maximización delprovecho obtenido de los insumos empleadospara generar productos o servicios. (Maximizar elcociente entre los outputs y los imputs actuales)


Busca medir la productividad de los procesos enrelación al recurso utilizado frente al servicioprestado

Factor Estratégico de Calidad

LA CALIDAD: Es entendida como una filosofía detrabajo que consiste en satisfacer las necesidadesy expectativas de los usuarios.


Busca medir el nivel de satisfacción del usuario, que aspira arecibir un bien o servicio en condiciones favorables de costoy oportunidad


Los Factores Estratégicos deben sermonitoreados a través de mecanismos deverificación y evaluación, que permitanadvertir oportunamente cualquierdesviación y que faciliten la toma dedecisiones.

Mecanismos de Autoevaluación

El indicador es un signo, señal o valor

concreto que permite, entre otras

cosas, establecer

diferencias, comportamientos y

tendencias, su medición puede ser

cuantitativa o cualitativa y en un período

determinado de tiempo.

INDICADORES

El monitoreo pretende determinar cual magnitud fue eficiente y eficaz para unorganismo ejecutor al implementar determinada intervención buscando cambiaruna situación problemática inicial. Sobre la base de lo antes expuesto se puedeafirmar que los indicadores deben estar formados por varios elementos muyimportantes:

o La calidad y la utilidad del indicador, estarán determinadas por la claridad yrelevancia de la meta que tiene asociada.

o El requisito fundamental para cualquier indicador es básicamente elestablecimiento de los objetivos, metas, parámetros y puntos de referencia, esdecir “lo que se va a medir”.

o El resultado de medir un indicador establece un valor de comparación, el cualestá relacionado a alguna meta establecida y asociada. Esta meta asociada parala comparación puede ser una meta nueva establecida o las cifras ocaracterísticas que se tomen de la “línea de base”.

o El indicador deberá medir solamente los aspectos claves, para lo cual esimportantísimo establecer con claridad cuál es el “outcomes” o propósito delproyecto, así como también los objetivos más relevantes perseguidos por cadainstitución ejecutora.

Principios Básicos de los Indicadores

• Participativo: debe ser diseñado mediante consenso de lospropios responsables de los procesos

• Simplicidad: Es indispensable que el indicador sea específico defácil comprensión y elaboración

•Válido: el indicador debe expresar efectivamente lo que sequiere medir.

• Normalizados: Su valor absoluto debe oscilar entre 0 y 1, donde1 representa la mejor situación.

• Disponibilidad de la Información: La información requerida parasu elaboración debe ser de fácil acceso

• Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo

previamente definido.

CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR

continúa

• Objetivos: cuando se habla de un indicador objetivo, se está haciendoreferencia al indicador expresado en cantidad, calidad y tiempo. A estostambién se los conoce como indicadores CCT. Estas cualidades que debentener todo indicador son fundamentales para poder medir los distintosobjetivos del informe narrativo.

• Prácticos: esto hace referencia a que los indicadores, como tienen quenecesariamente ser utilizados para establecer comparaciones con distintosparámetros, tienen que ser fáciles de aplicar y de bajo costo.

• Verificables: significa que todo indicador debe poder ser corroborado ocomprobado a través de un análisis racional, es decir por una metodologíacientífica cualquiera sea la ciencia. Detrás de todo indicador sea estecuantitativo o cualitativo, existe un análisis o un estudio, cuyo resultado esprecisamente el indicador utilizado.


•Cuantificable: El resultado de la aplicación del indicador puedeser convertido en cifras, números .

•Comparable: Debe permitir comparaciones y el análisis detendencias, es decir, que su estructura debe mantenerse a travésdel tiempo.

•Confiable: Debe medir una cualidad y las variables utilizadas ensu cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, quesustenten su resultado.

•No estacionalidad: La frecuencia debe ser establecida paraperíodos con presencia del atributo que se quiere medir

• Relevancia: El contenido del indicador debe discriminar eidentificar alertas para la toma de decisiones.


o Independientes: se entiende por independencia deindicadores, al hecho por el cual se utilizan según su propósitopara cada jerarquía de objetivos; es decir para el FINindicadores de fin, para el propósito indicadores depropósito, para los componentes del proyecto indicadores decomponentes. Lo que se tiene que evitar es la utilización deindicadores mezclando los distintos niveles de objetivos y losindicadores correspondientes a cada nivel.

Es muy importante que todos los indicadores utilizados tenganestas características, debido a que facilitan enormemente lamedición y control de cada objetivo; de otra forma sería imposiblecalibrarlo.


Pasos para la Construcción de Indicadores de Monitoreo y Seguimiento

En realidad no existe un procedimiento tipo o una metodologíaestándar, para la elaboración de indicadores, sin embargo todos los entesdel financiamiento al desarrollo aconsejan tener siempre en cuantadeterminados ítems o pasos a seguir, de manera a crear estos indicadorescon la coherencia necesaria.

Todo indicador de desempeño debe no solamente construirse conforme adeterminados pasos, sino que los mismos deben también estar establecidoso construidos en base a la estructura estratégica de la institución dentro dela cual se lo va aplicar, es decir debe siempre tener en cuenta todo unsistema de control de gestión e información para la gestión, que le permitahacer el seguimiento de las metas y el cumplimiento de todos los objetivosdiseñados o establecidos por la institución. Entre otras cosas se deben tenerperfectamente en cuenta aspectos relevantes como por ejemplo:


Identificar afinadamente la misión (productos, usuarios, clientes), los objetivosestratégicos (largo plazo).

Establecer las medidas de desempeño claves como los resultadosintermedios, eficacia final, eficiencia de los procesos, etc.

Establecimiento de las responsabilidades, es decir indicadores en cada nivel de laorganización que identifiquen las áreas responsables por los resultados logrados.

Establecer referentes comparativos, hace referencia al hecho de tener en cuentasobre cuales aspectos comparamos los indicadores para saber si nos acercamos oalejamos del objetivo.

Construir fórmulas, todas las variables de medición utilizadas en los indicadoresdeben necesariamente estar verificadas racionalmente.

Recolectar datos e informaciones; se deben tener en cuenta todos los datosactuales o históricos que nos permitan construir los indicadores.

Se deben comunicar e informar acerca de los resultados a laorganización, usuarios, ministerio, oficinas de presupuesto, al Congreso, u otrainstitución interviniente.


Fácil interpretación de los resultados obtenidos para llegar a unaconclusión de cómo se produjeron.

Por último se deben validar los indicadores, es decir se deben aplicarcriterios técnicos y requisitos varios de modo a comprobar que losindicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados.Entre algunos criterios técnicos se pueden citar a los siguientes:

Pertinencia Homogeneidad Costo Oportunidad No- redundancia Focalizado en áreas controlables Participación

Formulación del Indicador

En forma de índice o razón

En forma de proporciones

En forma de porcentaje

En forma gráfica

Presentación de los indicadores

Selección del Denominador

Cuando se comparan dos años para analizar la variación.

El denominador será el año anterior

Ej. Vr año 2002

Vr año 2001

Ejemplo. La meta era recaudar $10 millones en Impuestos

durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo

período.

EJ Valor recaudado........ .13.5 millones.....

Valor esperado recaudar 10 milones

Formulación del Indicador

EJEMPLO INDICADOR DE EFICIENCIA

Indicadores que miden el factor estratégico de

Eficiencia

Costos de funcionamiento

Usuarios atendidos por clase de servicio

Establece el costo promedio de funcionamiento por

cada uno de los usuarios o beneficiarios del servicio

prestado.

EJEMPLO INDICADOR DE EFICACIA

Indicadores que miden el factor estratégico de

eficacia.

Nº de Objetivos Alcanzados

Nº de Objetivos Programados

Muestra el grado de cumplimiento con respecto al

tiempo previsto para el desarrollo de un

proyecto, proceso actividad o meta

EJEMPLO INDICADOR DE CALIDAD

indicador que mide el factor estratégico de calidad

de la gestión.

Devoluciones o reclamos presentados

Productos y/o servicios suministrados

Número Interrupciones del Servicio en el mes

Número de quejas por mes

HOJA METODOLÓGICA

Es un instrumento que a través de unproceso de identificación, facilita llegaren forma objetiva y consciente a definiry escoger el indicador que permita laevaluación de la gestión.

HOJA METODOLOGICA

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:

2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:

Objetivo: 3. QUE SE VA A EVALUAR Estrategia:

4.FORMASDE EJECUCIÓN

Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:

Nombre de la Forma de Ejecución:

5.META ESTABLECIDA:

6. FINALIDAD DEL INDICADOR:

Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad 7.TIPO:

8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR:

9 FUENTE:

10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR: 12. FRECUENCIA DE

MEDICIÓN:

. . . HOJA METODOLOGICA

13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO DE REFERENCIA)

14. NOMBRE DEL INDICADOR:

Excelente 80 100

Regular 60 < 80

Deficiente < 60

15. FECHA DE ELABORACIÓN

16. FECHA DE REVISIÓN O AJUSTE

17. OBSERVACIONES:

18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

Herramientas de Representación

de Información

Tableros

de Control

Herramientas de

Análisis de datos

Árboles de

Gestión

Tableros de Control

Son herramientas de tipo gerencial que permiten medir yevaluar no solo los resultados de la gestión en un momentodado, sino también proyectar tendencias y anticiparse aeventos indeseables, mediante la toma de decisiones yla adopción de correctivos que faciliten el mejoramientode la gestión institucional.

Programado / Ejecutado

Tableros de Control

Herramientas de Análisis de datos

Permiten observar el comportamiento de los procesos o situaciones, para una

adecuada toma de decisiones

HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE

1. ESTRATIFICACIÓNDiferentes maneras de agrupar los mismos datos.

Para posibilitar una mejor evaluación de la situación. identificando el problema principal

Tiempo

Síntoma

Local

1. ESTRATIFICACIÓNDiferentes maneras de agrupar los mismos datos.

Para posibilitar una mejor evaluación de la situación. identificando el problema principal

Tiempo

Síntoma

Local

2. HOJA DE VERIFICACIÓN

Planilla para la recolección de datos.

Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema.2. HOJA DE

VERIFICACIÓN

Planilla para la recolección de datos.

Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema.

3.GRAFICO DE PARETO

a b c d e f

Diagrama de barras que ordenan las ocurrencias de mayor a menor.

Para jerarquizar el ataque a los problemas.

3.GRAFICO DE PARETO

a b c d e f

Diagrama de barras que ordenan las ocurrencias de mayor a menor.

Para jerarquizar el ataque a los problemas.


HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE

Diagrama que expresa de modo simple y fácil la serie de causas de un efecto (problema)

4. DIAGRAMA DECAUSA Y EFECTO

Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema

Diagrama que expresa de modo simple y fácil la serie de causas de un efecto (problema)





5. DIAGRAMA DE CORRELACION

Grafico cartesiano que representa la relación entre dos variables.

Para investigar, la forma sinérgica, las causas de un problema.

.

..

..

..

.

.

.

..

..

..

.

5. DIAGRAMA DE CORRELACION

Grafico cartesiano que representa la relación entre dos variables.

Para investigar, la forma sinérgica, las causas de un problema.

.

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..

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.

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.

..

..

..

.

6. HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribución de la frecuencia de una población.

Para verificar el comportamiento de un proceso en relación a la especificación

LIE LSE

6. HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribución de la frecuencia de una población.

Para verificar el comportamiento de un proceso en relación a la especificación

LIE LSE

7. CARTA DE CONTROL

(Y GRAFICOS)

Grafico con limites de control que permiten el monitoreo de los procesos

Para identificar la aparición de causas especiales en los procesos.7. CARTA DE

CONTROL(Y GRAFICOS)

Grafico con limites de control que permiten el monitoreo de los procesos

Para identificar la aparición de causas especiales en los procesos.


Representación gráfica jerarquizada de losprocesos o Actividades de unaorganización, los cuales mediante unaRelación causa – efecto, permiten obtener anivel agregado los resultados de la gestión dela organización o de la respectivadependencia.

Árboles de Gestión

| ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS

PUNTOS

EFICACIA

% AREA D P A P

% AREA D P C I

% AREA D D A

% PUNTOS

% AREA D P A P

% AREA D P C I

% AREA D D A

PUNTOS

% AREA D P A P

% AREA D P C I

% AREA D D A

NIVEL DE SATISFACCION

I N D I C E D E G E S T I O N

%

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% % subproc.

%

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%

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%

%

% PROCESO

% CONTABILIDAD

CAPACITACIÓN

% %

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% PROCESO ASESORAR

% PROCESO

%

PERIODO EVALUADO

EFICIENCIA NIVEL DE CALIDAD

% PROCES

O DIFUSIÓN PROCESO DIFUSIÓN

% %

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PUNTAJE

1000 PUNTOS

%

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PROCESO

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CAPACITAR

PROCESO ASESORAR

subproc.

subproc

PROCESO

subproc.

CAPACITAR

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PROCESO ASESORAR DIFUSIÓN

PROCESO %

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subproc.

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ARBOL DE GESTION POR AREAS

PUNTAJEINDICE DE GESTION

PERIODO ANALIZADO

CALIFICACION

% NIVEL SATISFACCION

FACTORESESTRATEGICOS

% PUNTOS PUNTAJE

AREA TECNICA

% PUNTOS PUNTAJE

AREA ADMINISTRATIVA

% PUNTOS PUNTAJE

AREA FINANCIERA

% P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT

% P UNTA JEFACTO R % P UNTA JE

FACTO R % P UNTA JE

EFICIE N

FACTO R % PUNTAJ.

E FICIENC.

FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

% P UNTA JE FACTO R % P UNTA JE

NIV EL DE CA LIDA D

FACTO R % P UNTA JE

EFICIE N.

FACTO R % P UNTA JE

EFICIENCIA

FACTO R % P UNTA JE

EFICIE N.

FACTO R % P UNTA JE

EFICIE N.

FACTO R % P UNTA JE

E FICIENC.

% P UNTA JE FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

FACTO R % P UNTA JE

NIV EL DECA LIDA D

FACTO R % P UNTA JE

NIV EL DECA LIDA D

FACTO R % P UNTA JE

NIV EL DECA LIDA D

FACTO R % P UNTA JE

NIV EL DECA LIDA D

FACTO R % P UNTA JE

NIV EL DECA LIDA D

FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

%

%

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FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

FACTO R % P UNTA JE

E FICACIA

FACTO R %

NIV EL DE CA LIDA D

PUNTAJE

FACTO R

E FICACIA

FACTO R

E FICIENC.

FACTO RNIV EL DECA LIDA D

PROCESO PROCESO 2 PROCESOA LMA CE N

PROCESO VE NTA DE B IENE SY S ERV ICIO S

PROCESO G E-NERA CIO N RE CURSO S

PROCESOTE SO RERIA

PROCESOPRESUPUE STO

PROCESOCO NTA BILIDA D

Actuar

Las propuestas de reorientación que se deben emprender para mejorar los procesos e ir avanzando en un mejoramiento continuo

Planes de Mejoramiento

(Retroalimentación)

Planes de Mejoramiento

CONTENIDO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

1. Fecha de Ejecución2. Objetivo General3. Objetivos Específicos4. Oportunidad de mejoramiento según resultado del indicador5. Estrategias6. Actividades7. Acciones8. Conformación de las líneas base9. Metas10. Fecha de ejecución Inicial y Final11. Indicador de Cumplimiento12. Responsable13. Observaciones

FASE 3: Implantación y Puesta en Marcha

Procesos o Mejoras a Incorporar

REDISEÑO O REINGENIERIA DEL PROCESO

VALIDACION

Y AJUSTE

TALLER DE SENSIBILIZACION

CON LA ALTA GERENCIA

FORMACION DE FACILITADORES INTERNOS PARA

EL CAMBIO

SESIONES DE IMPLANTACION

CON EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CICLO

DE IMPLANTACIÓN

Y MEJORA SOSTENIDA

Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión

FASES

ANALISIS PRELIMINAR

FORMULACION DEL DISEÑO

IMPLANTACION Y PUESTA EN MARCHA

DOCUMENTACION

FASE 1: ANALISIS PRELIMINAR

Amenazas

1. Análisis ExternoOportunidades

Debilidades

2. Análisis InternoFortalezas

FASE 2: ANALISIS ESTRATÉGICO

1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados de corto y largo plazo sobre la base del análisis preliminar

2. Formulación de planes programas y presupuestos relativos a los objetivos planteados

3. Conformación de la estructura organizativa, con lasformas concretas de ejecución y control de tareas, asícomo la asignación de atribuciones yresponsabilidades.

FASE 3: Formulación del Diseño

1. Definición factores críticos del éxito2. Desagregación del índice de Gestión en los

Factores Estratégicos3. Ponderación por Áreas4. Selección del Indicador5. Categorización de Resultados6. Conformación del árbol de gestión

Índice de Gestión Institucional

IGI 1.000

% EFICACIA

% EFICIENCIA

% CALIDAD

... Diseño del Sistema


Índice de Gestión Institucional

Criterios Para la Planificación Estratégica

Hofer y Schendel afirman que en general el éxito y lasupervivencia de las organizaciones depende mucho másde las mejoras en su eficacia (como se relacionan con suentorno) que de las mejoras en la eficiencia.

Peter Drucker sugiere que es más importante hacer lascosas adecuadas (mejorar la eficacia) que hacer las cosasbien (mejorar la eficiencia). Una organización que hagamal las cosas adecuadas (eficaz pero no eficiente) puedesuperar a organizaciones que estén haciendo bien lascosas equivocadas (eficientes pero no eficaces)

Desagregación del IGI

Factor Estratégico Ponderación (%) Puntaje Máximo

EFICIENCIA 35.3 353

EFICACIA 42.8 428

CALIDAD 21.9 219

TOTAL 100,0 1.000


Ponderación por Áreas

PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR ÁREAS

PONDERA-CIÓN AL

INTERIOR DEL FACTOR (%)

EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD

PUNTAJE AL INTERIOR DEL

INDICE

Áreas Misionales o Básicas:

Dirección de políticas de administración pública,

DPAP. 16.7 68 60 39 167

Dirección de políticas de control interno estatal

Y nacionalización de trámites, DPCI.

15.8 64 58 36 158

Dirección de desarrollo administrativo. DDA.

14.3 55 53 35 143

Dirección de desarrollo organizacional. DDO.

13.7 53 51 33 137

Áreas de Apoyo o Logísticas:

Oficina asesora jurídica, OAJ.

12.0 52 46 22 120

Oficina asesora de planeación, OAP.

11.5 50 44 21 115

Oficina de control interno, OACI.

8.2 44 21 17 82

Oficina de sistemas de información, OSI.

7.8 42 20 16 78

TOTAL 100 428 353 219 1.000

Selección del Indicador

Factores

Estratégicos

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

.

.

.

Indicador n

Categorización de

resultadosÁreas o

Procesos


Capacidad de Autonomía

AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA

CAPACIDADADMINISTRATIVA

CALIDADADMINISTRATIVA

FACTIBILIDAD DEABSORCIÓN

COMPLETITUDADMINISTRATIVA

FORTALEZAADMINISTRATIVA

EFICACIAORGANIZACIONAL

EFICIENCIA DELGASTO

PRODUCTIVIDAD

CALIDAD Y EFICIENCIA

Rehabilitación Planta Física

Eficiencia del Establecimiento

Reemplazo de Equipos Básicos

Redefinición de Políticas

Co

mb

ina

ció

n d

e Í

nd

ice

s

Categorización de Resultados

Deficiente < 60 %

Excelente =100 %

Nivel de satisfacción


Puntaje Obtenido (%) Nivel de Satisfacción

De 80 a 100 EXCELENTE

60 < 80 REGULAR

< 60 DEFICIENTE

CUADRO PONDERACIONES POR ÁREA

Áreas Misionales o Básicas

ÁREA UNO

ÁREA DOS

ÁREA TRES

PUNTAJE AL INTERIOR DEL

FACTOR

PUNTAJE AL

INTERIOR

DEL

INDICEEFICACIA EFICIENCIA CALIDAD

PESO AL

INTERIOR

DEL FACTOR

(%)ÁREAS

Áreas de Apoyo o logísticas

ADMITIVA

FINANCIERA

SISTEMAS

JURIDICA

C. INTERNO

TOTAL

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:

2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:

Objetivo: 3. QUE SE VA A EVALUAR Estrategia:

4.FORMASDE EJECUCIÓN

Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:

Nombre de la Forma de Ejecución:

5.META ESTABLECIDA:

6. FINALIDAD DEL INDICADOR:

Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad 7.TIPO:

8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR:

9 FUENTE:

10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR: 12. FRECUENCIA DE

MEDICIÓN:

13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO DE REFERENCIA)

14. NOMBRE DEL INDICADOR:

Excelente 80 100

Regular 60 < 80

Deficiente < 60

15. FECHA DE ELABORACIÓN

16. FECHA DE REVISIÓN O AJUSTE

17. OBSERVACIONES:

18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):

FASE 4: Implantación y Puesta en Marcha

1. Articulación de los elementos

2. Prueba piloto

3. Detectar debilidades

4. Realizar ajustes

FASE 5: Documentación

Contenido del manuales

Portada Alcance y campo de aplicación Tabla de contenido Revisión Aprobación Difusión Formalización Actualización

FASE 6: Evaluación

1. Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos

2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores

de los objetivos y los valores reales

3. Explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den

lugar a su correcta interpretación, a la adscripción de

responsabilidades de ser necesario o a la revisión de los objetivos

4. Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la organización

para alcanzar los resultados deseados

5. Seguimiento de la implantación y posterior valoración de las

decisiones adoptadas.

Gracias por su atención

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