Presentacin de PowerPoint

PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSPo Ca- 002GRUPO

1 Control de Modificaciones

2.Objetivo: Establecer lineamientos para el desarrollo y control de los documentos del sistema de Gestin de la Calidad de Servicios Analticos Generales.

3.Alcance: Aplica a las actividades de elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, modificacin, retiro y control del uso de los documentos del sistema de Gestin de la Calidad.

4.REFERENCIAS

4.1. Norma NTP-ISO /IEC 170254.2. SAN-acr-06D

N versinFechaModificacinActualizado5. Definiciones5.1. Documento: Datos escritos que poseen significado y medio de soporte (papel, disco, fotografas).5.2.Documentos externos: Documentos generados en el entorno externo(manuales operativos, manuales tcnicos, reglamentos tcnicos, reglamentacin legal).5.3.Documentos internos: Documentos revisados por SAG.5.4.Manual de Calidad: Describe el sistema de la calidad y establece la poltica de la calidad, la organizacin, las actividades a desarrollar y las responsabilidades bsicas.5.5.Procedimiento: Documento que detalla de manera especifica los pasos para llevar a cabo una actividad relacionada a la forma de gestin u operativa.5.6.Instructivo: Documento que describe en forma detallada las actividades.

5.7.Formato: Documento preestablecido impreso o digital donde se registra informacin relacionada con una actividad o proceso.

5.8. Modificacin: Es todo cambio realizado al documento el cual es revisado y aprobado por personas autorizadas.

5.9Versin: Estado de vigencia de un documento implementado el cual debe cumplirse lo que estipula el mismo.5. Definiciones

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Los jefes del rea son responsables de la elaboracin y/o modificacin del documento inherente a su rea y firman los mismos en seal de conformidad. Son responsable de cumplirlos lineamientos establecidos en este procedimiento para la elaboracin o modificacin de un documento.

6.2 El director tcnico es el responsable de la revisin y aprobacin de los documentos y firma de los mismos.

6.3 El jefe de calidad, es el responsable de elaborar, revisar y aprobar distintos documentos del sistema de gestin.

6.4.El gerente general, es el responsable de aprobar los documentos relacionados a ventas y firmar las mismas en seal de conformidad, las politicas, organigrama y/o manuales.

7.1.Lineamientos Generales7.1.1.Los responsables de la elaboracin y la revisin de los documentos deben asegurarse que los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables..

7.1.2 Todos los documentos deben ser aprobados en cuanto a su adecuacin por quien corresponda segn lo indicado en el 6.2 y 6.4. Los documentos que elabora el rea de la calidad son revisados ya probados por el Gerente General7.2 Requerimientos generales para la elaboracin de procedimientos e instructivos:

7.2.1.La presentacin de los procedimientos e instructivos, debe regirse segn el modelo ver anexo N 001 y N 002.7.2.2 LA descripcin del procedimiento se puede realizar teniendo en cuenta una secuencia de actividades tales como:

QUE, QUIEN , COMO CUANDO Y DONDE.

7.2.4.Elaboracin de los documentos se debe realizar segn las siguientes: estilo de letra Arial tamao 10, el titulo de los documentos debe ir en letras maysculas dentro del encabezado.7.2.3. La numeracin de las diferentes secciones y ttulos del procedimiento se debe hacer con los nmeros naturales por niveles; a partir del cuarto nivel en adelante puede hacerse uso de vietas.7.2.6. Elaboracin de los procedimientos se deben seguir las normas del sistema de unidades

7.2.5. Si se incorporan diagramas, figuras acompaadas de texto, planos o esquemas es posible utilizar estilo de letra de un tamaa menor o mayor a 10.

7.2.7 Se considera como obligatorios los siguientes items dentro de los procedimientos e instructivos, segn aplique en el documentos

Control de Modificaciones:Objetivo:Alcance:Responsabilidades:Procedimientos:Instrucciones:7.2.8 Se considera otros items dentro de los procedimientos e instructivos, pero su carcter no es obligatorio. Tiene la finalidad de ampliar, especificar actividades o detallar puntos que enriquecen el procedimiento e instructivo y puede ser: Frecuencia:Materiales y Equipos:Referencia:DefinicionesPrecauciones:ObservacionesRegistrosAnexos7.3. Elaboracin , Revisin Aprobacin y Codificacin7.3.1. Cuando surja la necesidad de elaborar o modificar un documento en un rea son los jefes o responsables de rea los encargados de realizar las modificaciones.7.3.2 Luego de elaborado o modificado el documento se somete a discusin con el personal que lo va a usar, esto con el objeto de obtener mejoras en los procesos. Las revisiones se harn a los 3 aos de su creacin o ultima revisin. Esto no implica que no pueda hacer modificaciones antes7.3.5. Los documentos que son elaborados por el Jefe de Calidad son revisados y aprobados por el Gerente General.7.3.6. La codificacin de los documentos se realiza atreves de un sistema Alfa Numrico que consta de cinco dgitos clasificados de la siguiente manera: 7.3. Elaboracin , Revisin Aprobacin y Codificacin7.3.3. Al termino, el documento es revisado por el director tecnico y aporbado por el Jefe de Calidad simpre que cumpla los lineamiento de la ntp ISO /IEC 17025 .7.3.4. De encontrarse todo conforme en el procedimiento o instructivo el jefe de la Calidad asignara un cdigo al nuevo documento7.3. Elaboracin , Revisin Aprobacin y CodificacinSe detalla de acuerdo al documentoCdigoDescripcinMaCaManual de CalidadMaFuManual de FuncionesProCaProcedimiento de CalidadProlaProcedimiento de laboratorioInLabInstructivo de LaboratorioDoADocumento AuxiliarDiODiagrama OperativoFoProFormato de ProgramasFoMaFormatos de Monitoreo7.4. Distribucin7.4.1. Una vez y revisado y aprobado un nuevo documento, El _Jefe de calidad ingresa los documentos al formato FC 001 Lista Maestra de Documentos y distribucion de documentos7.4.2 Al personal que aplique se les entrgue una COPIA CONTROLADA (sellado como copia controlada). FC-011 Cargo de distribucin de documentso controlados7.4. Distribucin7.4.3. Al personal que aplique se les entregue una COPIA CONTROLADA debido a la informacin impartida por razones de capacitaciones o inducciones, la evidencia del cargo de entrega.7.4.4 Toda impresin que no sea copia controlada con una identificacion de COPIA NO CONTROLADA (sellado como copia no controlada7.4. Distribucin7.4.5. Durante las Auditorias Internas de la Calidad o cuando el Geernete General lo determina, se verifica que los documentos se encuentran vigentes.7.5. Revisin, Modificacin de Documentos Vigentes7.5.1 Ejecutar las modificaciones de los documentos desactualizados siguiendo con los pasos de revisin, aprobacin y codificacin indicados en el punto 7.3.7.52. Editar un nuevo documento incluyendo las modificaciones aprobadas; as mismo modificar el numero de versin., la fecha de aprobacin en el control de modificaciones en el primer item7.5. Revisin, Modificacin de Documentos Vigentes7.5.3. Los cambios efectuados en el contenido de un documentos en fsico o digital, se identifican color azul, para que los usuarios identifiquen las modificaciones.7.5.4 Registrar la distribucin de los documentos modificados en el formato FoCa 001 Lista Maestra de Documentos7.5.5 En el caso de modificaciones de formatos y documentos Auxiliares estos sern registrados en el formato FoCa 004 Control de modificaciones de formatos y documentos Auxiliares

7.5. Revisin, Modificacin de Documentos Vigentes7.6.1 En el caso de documentos fsicos, los Jefes de rea y la Jefatura de Calidad debe asegurarse de solicitar a las rea o personal usuario los documentos caducos para evitar su uso no intencionado (documentos con versin obsoleto.FoCa 009 Lista de Documentos Eliminados

7.6. Documentos Caducos7.7.1 Cuando se deba mantener documentos de procedencia externa (Metodos , reglamentso, manuales, etc)Identificar el documnento sellandolo como DOCUMENTO EXTERNO.Informa al Jefe de Calidad par que incluya dicho documento en el formato FoCa 010 Lista de Documentos Externos

7.7. Documentos de Procedencia Externa7.8.1 Con referencia al archivo fsico de documentos, la versin, vigente debe ser archivada, en el lugar designado por cada rea (seguro, contra el deterioro del mismo).7.8.2. Para el caso de documentos fuera de vigencia el Jefe de la Calidad conservara en el archivo electrnico es versiones de los documentos caducos durante un periodo de cuatro 4 aos, la cual se encontrara con clave, para evitar su uso no intencionado

7.8. Archivos Fisicos de Documentos y Documentos Fuera de Vigencia 8.1. FoCa 001 Lista Maestra de documentos y distribucin de documentos controlados.8.2. FoCa 002 Registro de capacitacin del personal8.3. FoCa 004 Control de modificaciones de formatos y documentos auxiliares8.4. FoCa 009 Lista de documentos eliminados.8.5. FoCa 010 Lista de Documentos externos8.6. FoCa 011 Cargo de distribucin de documentos controlados8.7. FoCa 012 Lista Maestra de registros y formatos

7.8. REGISTROSANEXO 001PROCEDIMIENTO- TITULO DEL DOCUMENTOPC-xxxVersin : XXFecha : xxxx-xx-xxPagina: x de x1. Control de Modificaciones2. Objetivo3. Alcance4. Responsabilidades5. Procedimiento6. Registros

Elaborado por:Cargo:Firma:Revisado por:Cargo:Firma:Aprobado por:Cargo:Firma:ANEXO 002INSTRUCTIVO - TITULO DE DOCUMENTOIL-XXXVersin : XXFecha : xxxx-xx-xxPagina: x de x1. Control de Modificaciones2. ObjetivoAlcanceReferencias4. Responsabilidades5. Instrucciones6. Registros

Elaborado por:Cargo:Firma:Revisado por:Cargo:Firma:Aprobado por:Cargo:Firma:ANEXO 003DIAGRAMA OPERATIVO - METODO DE ENSAYOIL-XXXVersin : XXFecha : xxxx-xx-xxPagina: x de x

Elaborado por:Cargo:Firma:Revisado por:Cargo:Firma:Aprobado por:Cargo:Firma: