guÍa de normalizaciÓn y control de documentos …

Proceso: Direccionamiento Estratégico Código: PE-P1-GU1

Versión: 6

Guía de Normalización de Documentos

Fecha: Agosto 2019

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GUÍA DE NORMALIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Secretaría Distrital de Desarrollo Económico Bogotá, 2019


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Fecha: Agosto 2019


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Tabla de contenido 1. OBJETIVO 4

2. ALCANCE 4

3. RESPONSABILIDADES 4

3.1. Servidores Públicos y Contratistas 4

3.2. Jefe Oficina Asesora de Planeación 4

3.3. Líderes de Proceso 4

3.4. Comité Institucional de Gestión y Desempeño 4

4. DEFINICIONES 5

5. NORMAS 10

6. REFERENCIAS 10

7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 11

7.1. Política y Objetivos 11

7.2. Manual del Sistema Integrado de Gestión 11

7.3. Procesos, Procedimientos, Guías, Instructivos, Cartillas, Lineamientos,

Indicadores, Programas, Riesgos. 12

8. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO 13

8.2. Identificación de los documentos de SDEE 13

8.3. Caracterización de Procesos en la SECRETARÍA DISTRITAL DE


8.4. Documentación de Procedimientos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE


Elaboración de formatos para la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO

ECONÓMICO 31

9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS 33

10. CONTENIDO PARA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE ACUERDO A LOS

NIVELES JERÁRQUICO 35

10.1. Encabezado 36

10.2. Control de cambios 36

10.3. Pie de página del documento 36


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10.4. Tabla de contenido 36

10.5. Introducción 37

10.6. Líder del Proceso 37

10.7. Objetivo 37

10.8. Alcance 37

10.9. Responsable 37

10.10. Definición y Siglas 37

10.11. Base Legal 37

10.12. Políticas de Operación 38

10.13. Anexos 38

10.14. Descripción de la Actividad 38

10.15. Control de Registros 38

11. ACTUALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DE MANUALES, PLANES Y PROGARAMAS 38

11.1. Adopción o actualización de Manuales, Planes y Programas 38

12. ADOPCIÓN, ACTUALIZACIÓN O ELIMINACIÓN DE CARACTERIZACIONES DE

PROCESO, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS 38

12.1. Adopción, actualización o eliminación de Caracterizaciones de Proceso,

Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos. 38

12.2. Diligenciamiento del Formulario Solicitud de Creación, Modificación o

Anulación de Documentos 39

12.3. Revisión y aprobación técnica 41


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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elaboración y normalización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

2. ALCANCE Aplica a todos los niveles de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las normas vigentes.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Servidores Públicos y Contratistas

Es responsabilidad de todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y en especial del personal que interviene directamente con los Sistemas Integrados de Gestión; cumplir y hacer cumplir los lineamientos y especificaciones de esta Guía de Normalización de Documentos.

3.2. Jefe Oficina Asesora de Planeación Es responsable de revisar, verificar y validar que los lineamientos y especificaciones de la normalización de documentos descritas en la presente Guía, sean implementados adecuadamente. Así mismo establecer los mecanismos para su divulgación e implementación. Nota: Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación realizar la revisión, aprobación técnica y difusión de la documentación.

3.3. Líderes de Proceso Son responsables de validar los documentos a cargo de su proceso, de igual forma son responsables de la aprobación de la creación, modificación y eliminación de formatos, procedimientos, guías, instructivos y demás documentos asociados a los procesos que lideran.

3.4. Comité Institucional de Gestión y Desempeño Es el encargado de orientar la Implementación del Sistema Integrado de Gestión y la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.


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4. DEFINICIONES A continuación, se describen los términos y definiciones relacionados con la presente guía de normalización de documentos. Para el caso en que se requiera una mayor consulta, puede remitirse a la Norma Para el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015, Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, Norma para el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015, Norma para Seguridad y Salud Ocupacional ISO 45001:2018. Norma de Seguridad de la información ISO 27001:2013, Norma para la Responsabilidad Social ISO 26000: 2010 Y la Norma para la Gestión de Riesgos ISO 31000: 2018. ● Actividad

Conjunto de tareas realizadas en un proceso. Representa el grado de acción y de transformación requerido para administrar los recursos dentro de un proceso. ● Cadena de Valor

Conjunto integrado de actividades creadoras de valor y que describe los procesos de negocio de una organización. “Es la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe, menos los costos percibidos por él, al adquirir y usar un producto o servicio. Notas: Es una herramienta para analizar todas las actividades de una organización. Disgrega a la organización en sus procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciaciones existentes y potenciales. ● Calidad

Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos. Notas: Nota 1 a la entrada: El término “calidad” puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. Nota 2 a la entrada: “Inherente”, en contraposición a “asignado”, significa que existe en el objeto. ● Caracterización de Procesos La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Qué se requiere para hacerlo? ● Documento

Información y el medio en el que está contenida. Notas: El medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra modelo, o una combinación de los anteriores, entre otros. Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y/o registros, se denomina “documentación”.

https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es:term:3.10.1





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Algunos requisitos están relacionados con tipo de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para especificaciones y registros. ● Documento del sistema de gestión Mecanismo que establece lineamientos de cómo realizar una actividad, es modificable o actualizable. Por ejemplo, manual de procedimientos, manual de calidad, planes de calidad, formatos, etc. ● Especificación

Documento que establece requisitos. Notas: Nota 1 a la entrada: Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, un documento de procedimiento una especificación de proceso y una especificación de ensayo o con productos (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano). Nota 2 a la entrada: Puede que, al establecer requisitos una especificación esté estableciendo adicionalmente resultados logrados por el diseño y desarrollo y de este modo en algunos casos puede utilizarse como un registro. ● Frecuencia

Establece la periodicidad de realización de una actividad, la cual se expresa diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y/o anualmente. ● Formato

Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un proceso o procedimiento. ● Función

Conjunto de actividades relacionadas entre sí, necesarias para lograr objetivos definidos, cuya ejecución es responsable un órgano administrativo. ● Herramientas TIC (Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones)

Conjunto de herramientas, habitualmente de naturaleza electrónica, utilizadas para la recogida, almacenamiento, tratamiento, difusión y transmisión de la información. ● Indicadores

Son valores obtenidos entre variables (cualitativas y cuantitativas), que permiten medir aspectos relevantes para la gestión de actividades misionales o de apoyo de la organización en su conjunto. Su observación en el tiempo permite determinar las tendencias de cambio en relación con los objetivos predeterminados, de tal manera que permite la toma de decisiones en pro del logro de los objetivos trazados.


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● Instrucción o Protocolo

Explicación metódica y detallada de una tarea o función que aplica en un área de la organización. Este documento permite a los funcionarios de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, ejecutar paso a paso actividades específicas contenidas dentro de un procedimiento que puedan afectar la calidad del producto y/o servicio. ● Manual de calidad

Especificación para el sistema de gestión de la calidad de una organización. Nota: Nota 1 a la entrada: Los manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización (3.2.1) en particular. ● Mapa de Procesos

Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque sistémico de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Está conformado por cuatro niveles de procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de control / evaluación. ● Norma

Documento o modelo establecido por consenso, aprobado y publicado por un organismo, que suministra para su uso común y repetido, reglas, directrices o características para las actividades. En síntesis, una norma es el marco general de una acción que se repite. ● Normalización

Actividad que establece, con relación a problemas reales o potenciales, soluciones para aplicaciones repetitivas y comunes, con el objeto de lograr un grado óptimo de orden en un contexto dado. En particular consiste en la elaboración, publicación y la aplicación de normas de procesos, procedimientos y documentos. ● Norma Institucional

Documento generado dentro del proceso de normalización de una entidad que presenta la mejor forma de identificar, documentar y presentar un proceso, operación o actividad y que se obtiene a través del consenso entre los responsables del mismo. Toda norma requiere de un ensayo, prueba o inspección para ser verificada. ● Política

Directrices y guías de acción para la toma de decisiones, establecidas como parámetros generales para situaciones de características particulares y que indican metas con objetivos claros y como alcanzarlos. Estas políticas deben ser expresadas de manera formal por el personal directivo y asesor de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO.




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● Plantilla

Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos, resoluciones, manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros. ● Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. Notas: Nota 1 a la entrada: Que el “resultado previsto” de un proceso se denomine salida, producto o servicio depende del contexto de la referencia. Nota 2 a la entrada: Las entradas de un proceso son generalmente las salidas de otros procesos y las salidas de un proceso son generalmente las entradas de otros procesos. Nota 3 a la entrada: Dos o más procesos en serie que se interrelacionan e interactúan pueden también considerarse como un proceso. Nota 4 a la entrada: Los procesos en una organización generalmente se planifican y se realizan bajo condiciones controladas para agregar valor. Nota 5 a la entrada: Un proceso en el cual la conformidad de la salida resultante no pueda validarse de manera fácil o económica, con frecuencia se le denomina “proceso especial”. Nota 6 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original se ha modificado para evitar circularidad entre proceso y salida, y las notas 1 a 5 a la entrada se han añadido. ● Procedimiento

Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Describe la sucesión cronológica y secuencial de actividades entre sí, las cuales tienen un propósito común. Notas. En muchos casos, los procedimientos están documentados (por ejemplo, los procedimientos del sistema de calidad. Cuando un procedimiento está documentado, el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado” se usa frecuentemente. Un procedimiento escrito o documentado generalmente contiene: los propósitos y el alcance de una actividad; lo que se debe hacer y quién lo debe hacer; cuándo, en dónde, y cómo se debe hacer; qué materiales, equipos y documentos se deben usar; y cómo se controlará y se registrará dicho procedimiento. ● Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Notas: Nota 1 a la entrada: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.


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Nota 2 a la entrada: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. ● Requisito

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Notas: Nota 1 a la entrada: “Generalmente implícita” significa que es habitual o práctica común para la organización y las partes interesadas el que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita. Nota 2 a la entrada: Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo, en información documentada. Nota 3 a la entrada: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito) de un producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente, requisito de la calidad. Nota 4 a la entrada: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas o por la propia organización. Nota 5 a la entrada: Para lograr una alta satisfacción del cliente puede ser necesario cumplir una expectativa de un cliente incluso si no está declarada ni generalmente implícita, ni es obligatoria. Nota 6 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original se ha modificado añadiendo las notas 3 a 5 a la entrada. ● Sistema de Control Interno

Es un sistema integrado por el esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. ● Sistema de Gestión

Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos. Notas: Nota 1 a la entrada: Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas, por ejemplo, gestión de la calidad gestión financiera o gestión ambiental. Nota 2 a la entrada: Los elementos del sistema de gestión establecen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, las políticas, las prácticas, las reglas, las creencias, los objetivos y los procesos para lograr esos objetivos. Nota 3 a la entrada: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas


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e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones. Nota 4 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original se ha modificado mediante la modificación de las notas 1 a 3 la entrada. ● Sistema de Gestión de la Calidad

Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad. ● Sistema integrado de Gestión

Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constante la satisfacción de los grupos de interés. ● Tarea

Acción que debe realizarse de acuerdo con especificaciones y tiempos determinados para contribuir al normal desarrollo de un proceso. ● Tiempo Estándar

Duración de ejecución de cada una de las actividades, las cuales se pueden expresar con unidades de horas, días y meses. ● Versión:

Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la versión 1.

5. NORMAS

Constitución política de 1991, Ley 87 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 962 de 2005, Decreto 1599 de 2005, Decreto 1151 de 2008, Decreto 2623 de 2009, Ley 1474 de 2011, Directiva 04 de 2012, Decreto 019 de 2012, Decreto 2693 de 2012, Decreto 2482 de 2012, Decreto 943 de 2014, Decreto 1443 de 2014, Ley 266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, Decreto 2573 de 2014, Ley 594 de 2000, Artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, Decreto 611 de 2018 Decreto 612 de 2018, Decreto 591 de 2018, y el Decreto 1499 de 2017, así como, las normas que lo componen en sus siete Dimensiones.

6. REFERENCIAS

NTC – ISO 9000: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.

NTC – ISO 9001: 2015. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.


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Política y Objetivos

Manual de SIG.

Mapa de Procesos.

Procesos, Procedimientos, Guías,

Instructivos, Cartillas.

Formatos - Registros

Documentos Externos.

NTC – ISO 14001: 2015. Sistema de Gestión Medioambiental. Requisitos.

NTC – ISO 45001: 2018. Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

NTC-ISO- 27001: 2013. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información

NTC-ISO 26000. Responsabilidad Social.

NTC-ISO 31000: 2018. Gestión del riesgo

7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL La Secretaria Distrital de Desarrollo Económico ha establecido la estructura de documentos, la cual deber ser adoptada, implementada y actualizada para el manejo y control de la documentación del Sistema Integrado de Gestión. Nota: Esta estructura documental aplica para todos los documentos generados en cada una de las dependencias de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO.

7.1. Política y Objetivos

Al decidir la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, además de definir una política de calidad, tenemos que establecer los objetivos de esa política. Esto, pone de relieve el resultado que el Sistema debe entregar finalmente a la organización o Entidad.

7.2. Manual del Sistema Integrado de Gestión

Documento, a través del cual se describe el alcance del sistema integrado de gestión, la justificación de cualquier exclusión de la norma, la interacción entre los procesos que lo conforman, la referencia de los procedimientos documentados establecidos o referencia de los mismos y las directrices para dar cumplimiento a los requisitos definidos en la norma. Además, puede incluir:


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Las actividades de la entidad.

Las características principales del SIG.

La política integrada y los objetivos integrados.

Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.

Descripción de la entidad (por ejemplo, su organigrama).

Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse los funcionarios para encontrar los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas.

Definición de los términos que tengan un significado singular para la entidad.

7.3. Procesos, Procedimientos, Guías, Instructivos, Cartillas, Lineamientos, Indicadores, Programas, Riesgos.

7.3.1. Proceso

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 7.3.2. Procedimientos

Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un proceso. 7.3.3. Guías

Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más actividades de un

proceso o procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de

aplicación.

7.3.4. Instructivo

Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas

minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.

7.3.5. Formato

Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso. 7.3.6. Registro

Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.


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7.3.7. Documentos externos Documentos que emiten entidades externas a la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO, que por ley o de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementación de los procesos.

8. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

8.1.1. Generalidades

Las presentaciones de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO deben permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia. Para su documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos.

8.2. Identificación de los documentos de SDEE

Sencillez, brevedad y pertinencia:

Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras.

Tablas e ilustraciones:

Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a continuación del texto.

Terminología:

Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la entidad.

Notas:

Se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuando exista varias notas se enumeran consecutivamente.


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8.2.1. Nomenclatura de Documentos

Nomenclatura Documentos

M MANUALES

P PROCEDIMIENTOS

CPE CARACTERIZACIÓN PROCESO ESTRATÉGICO

CPM CARACTERIZACIÓN PROCESO MISIONAL

CPA CARACTERIZACIÓN PROCESO APOYO

CPEV CARACTERIZACIÓN PROCESO EVALUACIÓN

GU GUÍAS

I INSTRUCTIVOS

PL PLANES

PR PROGRAMAS

F FORMATOS

8.2.2. Nomenclatura de procesos

Nomenclatura Procesos

AC ATENCIÓN AL CIUDADANO

GTH GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

GCR GESTIÓN CONTRACTUAL

GF GESTIÓN FINANCIERA

GBSG GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GENERALES

CD CONTROL DISCIPLINARIO

GJ GESTIÓN JURIDICA

GD GESTIÓN DOCUMENTAL

GEDE GESTIÓN DE ESTUDIOS DE DESARROLLO ECONOMICO

GC GESTIÓN DE COMPETITIVIDAD

GDE GESTIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIAL

GDRA GESTIÓN DE DESARROLLO RURAL Y ABASTACIMIENTO

GE GESTIÓN DE EMPLEO

GT GESTIÓN TIC

GCOM GESTIÓN DE COMUNICACIONES

PE PLANEACION ESTRATEGICA

CI CONTROL INTERNO

8.3. Caracterización de Procesos en la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

Para documentar la Caracterización de un proceso de la SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO se debe utilizar el Formato Caracterización de Procesos de la

SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO, que tiene dos (2)

componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación:


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Código: XX-YY-ZZ

Versión: #

Fecha: Mes año

Página: Página ## de ##

LÍDER DEL PROCESO

OBJETIVO

ALCANCE

PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO Ó SERVICIO CLIENTE

P

L

A

N

E

A

R

H

A

C

E

R

V

E

R

I

F

I

C

A

R

A

C

T

U

A

R

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA: FECHA

Proceso: Nombre del Proceso

Documento: Nombre del documento

ENTRADAS SALIDAS

ACTIVIDADCICLO DE MEJORA P H V

A

PE-P1-F1

NOTA 4: CONSULTAR ACCIONES DE MEJORA EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO.

NOTA 6: CONSULTAR ESQUEMA DE PUBLICACIÓN PARA INVENTARIO DE INFORMACIÓN A COMUNICAR.

NOTA 1: CONSULTAR ACTIVOS DE INFORMACIÓN EN MATRIZ DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN.

NOTA 2: CONSULTAR RIESGOS DEL PROCESO EN MATRICES DE RIESGOS.

NOTA 7: CONSULTAR SECUENCIA DE INTERACCIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS.

NOTA 3: CONSULTAR INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO EN MATRIZ DE INDICADORES.

NOTA 5: CONSULTAR NORMATIVIDAD APLICABLE EN EL NORMOGRAMA.

E

n

c

a

b

e

z

a

d

o

C

u

e

r

p

o


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




8.3.1. Identificación del encabezado de la caracterización de procesos de la

SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

● A. Logotipo Logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el Manual de Identidad Visual del Distrito. ● B. Proceso Identifica el nombre del proceso, (ver mapa de procesos definido por la entidad). ● C. Nombre del Documento: Identifica el nombre del documento asociado al proceso. ● D. Código:

Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. ● E. Versión:

Se describe el número consecutivo referente a la última revisión vigente del documento.

● G. Fecha:

Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del

documento. (Mes/Año)

● H. Página:

Partícula de texto que aparece en la parte superior del encabezado, por ejemplo: Página (1

de 1).

● H. Logotipo del SIG:

Logotipo del Sistema Integrado de Gestión Bajo Estándar MIPG de la entidad.

Código: XX-YY-ZZ

Versión: #

Fecha: Mes año



Documento: Nombre del documento

A B

C

D E

F

G

H


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Fecha: Agosto 2019




8.3.2. Identificación del Cuerpo de la caracterización de procesos de la


● Líder del Proceso

Se debe incluir el cargo del servidor público que tiene la decisión final de aprobar o rechazar

el formato o documento para su divulgación frente a la SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO.

● Objetivo

Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con su alcance y

su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser medida.

Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:

¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción. ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito. ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad,

oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros.

● Alcance

Se deben determinar los límites del proceso, incluyendo las áreas que cubre y las que no.

● Entradas

Se debe incluir los Proveedores internos y externos, teniendo en cuenta las organizaciones,

entidades o procesos que proporcionan los productos/servicios que son los insumos

(materiales/información) necesarios para la ejecución de las actividades a desarrollar

enmarcadas en los procedimientos a los que afecta el proceso.

● Procedimiento

Se deben relacionar las actividades que se llevan a cabo en los procedimientos derivados

del proceso que se está caracterizando.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




● Salidas

Se debe incluir la Información, productos, subproductos, servicios y trámites generados

como consecuencia de las actividades del procedimiento en relación con el grupo de valor o

cliente beneficiado.

Nota:

La información de consulta referida en las notas (1 a la 5) ya se encuentra consignada en los

documentos correspondientes, por lo que no es necesario diligenciarla en el formato de

caracterización de procesos.

Cambios en el documento: Corresponde al detalle de los cambios realizados en el documento.

● Responsable

Corresponde al nombre y cargo de quien por jerarquía es la persona que da el visto bueno sobre la elaboración del documento. (Nombre/Cargo)

● Elaboró:

Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora y estandariza el documento o registro. (Nombre/Cargo) ● Revisó: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido del documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia. (Nombre/Cargo) ● Aprobó:

Corresponde al nombre y cargo de la persona que aprueba el contenido y divulgación del documento. Es aprobado por el primer nivel del cargo de la dependencia o líder del proceso. (Nombre/Cargo) ● Revisión Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo) ● Aprobación Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo) ● Versión:


Versión: 6


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Corresponde a la descripción el número consecutivo referente a la última revisión vigente del formato. ● Fecha:

Corresponde al Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del documento. (Mes/Año)

8.4. Documentación de Procedimientos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

Para documentar el Procedimiento de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO

ECONÓMICO se debe utilizar el Formato de Documentación de procedimientos de la

SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO, que tiene dos (2)

componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación:


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




Código: XX-YY-ZZ

Versión: #

Fecha: Mes año


No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD TIEMPO ÁREA Y RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO

1Nombre de la actividad:

descripción.


descripción.


descripción.


descripción.


descripción.


descripción.


descripción.

FECHA VERSIÓN

No. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA: FECHA

1

OBJETIVO:

LÍDER DEL PROCESO:

Procedimiento: Nombre del Procedimiento

ALCANCE:

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:

DEFINICIONES Y SIGLAS:

PE-P1-F2


BASE DOCUMENTAL:

CAMBIOS EN EL DOCUMENTO RESPONSABLE

BASE LEGAL:

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

P

TICS Código0Horas

0Días

0Meses

P0Horas

0Días

0Meses

P0Horas

0Días

0Meses

P0Horas

0Días

0Meses

P0Horas

0Días

0Meses

P0Horas

0Días

0Meses

P0Horas

0Días

0Meses

TICS Código

TICS Código

TICS Código

TICS Código

TICS Código

TICS Código

Inicio/Fin

Actividad

E

n

c

a

b

e

z

a

d

o

C

u

e

r

p

o


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




8.4.1. Identificación del encabezado de los documentos de la SECRETARÍA

DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

● A. Logotipo Logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el Manual de Identidad Visual del Distrito. ● B. Nombre del Proceso: Identifica el nombre del proceso asociado al documento, (ver Mapa de Procesos definido por la entidad). ● C. Nombre del Procedimiento: Identifica el nombre del procedimiento asociado al proceso. ● D. Código:

Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. ● E. Versión:

Se describe el número consecutivo referente a la última revisión vigente del documento

● F. Fecha:

Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del

documento. (Mes/Año)

● G. Página:

Partícula de texto que aparece en la parte superior del encabezado, por ejemplo: Página (1

de 1).

● H. Logotipo del SIG:

Logotipo del sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Código: XX-YY-ZZ

Versión: #

Fecha: Mes año

Página: Página ## de ##Procedimiento: Nombre del Procedimiento

Proceso: Nombre del ProcesoA B

C

D E

F G

H


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




8.4.2. Identificación del cuerpo de los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL

DE DESARROLLO ECONÓMICO

El cuerpo del formato de elaboración de documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO se compone de dos partes: datos del documento y desarrollo

del documento.

8.4.2.1. Datos del documento

● A. Líder del proceso

Se debe Identificar el Cargo del responsable del Proceso, quien será el encargado de velar

por su operación y en el caso de requerirse responderá por la actualización, aprobación y

socialización del documento a las partes interesada.

● B. Objetivo

Describir el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y coherente con su

alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a ser

medida.

● C. Alcance

Indicar el inicio y el fin del procedimiento, determinado por la primera y última actividad.

● D. Responsable del procedimiento

Se debe registrar según el nivel de jerarquía y autoridad el cargo del funcionario que ejerza

sobre la toma de decisiones de la gestión del procedimiento.

● E. Definiciones y siglas Se deben incluir los términos, glosarios y siglas relacionados con el respectivo procedimiento

documentado.

BASE DOCUMENTAL:

BASE LEGAL:

POLITICAS DE OPERACÓN:

ALCANCE:

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:

DEFINICIONES Y SIGLAS:

OBJETIVO:

LIDER DEL PROCESO: A B C

D E

F G

H


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




● F. Base documental

Se deben incluir los documentos asociados al procedimiento, necesarios para el desarrollo

de las actividades a ejecutar.

● G. Base legal

Se deben incluir las normas son el marco regulatorio que establece las funciones que debe

cumplir una entidad (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones). Para la SECRETARÍA

DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO se deben identificar las normas legales y

técnicas que regulan el proceso, de la siguiente manera:

Tipo de norma/ Número/ año/ parte motiva; artículo(s) que aplique(n), por ejemplo: Ley

80/93, por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.

“Art. 3º.- A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que

ocupan cargos o empleos públicos”.

● H. Políticas de operación

Se deben incluir las directrices y guías de acción para la toma de decisiones, así mismo

establecidas como lineamientos generales para el direccionamiento del proceso. Estas

políticas son expresadas de manera formal por el personal directivo, asesor, Comité

Institucional de Gestión y Desempeño y Comité Institucional de Coordinación de Control

Interno.

8.4.2.2. Desarrollo del documento

● A. Número

No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD TIEMPO ÁREA Y RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO


descripción.

P

TICS Código0Horas

0Días

0Meses

Inicio/Fin

No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD TIEMPO AREA Y RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO


descripción.

Inicio/Fin Actividad

Si PrintNo 0

.doc .pdf .xls

ProcesoRelacionado

Archivo

P

TICS Código0Horas

0Días

0Meses

A

B F GC D

E

A

B C D

E

F G


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




Se debe incluir de manera consecutiva el total de actividades que se van a ejecutar a lo largo

del procedimiento.

● B. Flujograma

Se debe seleccionar el símbolo según la actividad propuesta, teniendo en cuenta la jerarquía

de los mismos. Se selecciona de la “Hoja Símbolos” del formato de Procedimiento.

Jerarquía de símbolos:

Jerarquía de símbolos

Inicio/Fin Actividad .doc .pdf .xls No Si

0

Print ProcesoRelacionado

Archivo

NUM SIMBOLO SECUENCIA DE ACTIVIDAD

1 INICIO Y FIN

2 TODAS

RESULTADO DOCUMENTADO

CORRELACION BASE DE DATOS

ARCHIVO

Se utiliza para denotar ejecución de una actividad

Se utiliza para evidenciar que hay un proceso o

procedimiento relacionado con la actividad

Se utiliza para evidenciar que el resultado de la

actividad es un documento

Se utiliza para evidenciar que la actividad se

relaciona con una base de datos

Se utiliza para indicar archivo dentro de una

actividad previa

RESULTADO SI DE LA DECISIÓN

RESULTADO NO DE LA DECISIÓN

CORRELACION ACTIVIDADES

TODAS

CORRELACION PROCESOS

DESCRIPCION

Se utiliza para determinar el inicio y fin dentro de

una secuencia de actividades

Indica secuencia entre los pasos para el desarrollo

de una secuencia de actividades

Se utiliza para denotar que el resultado de la

decisión planteada da razón a la misma.

Se utiliza para denotar que el resultado de la

decisión planteada no da razón a la misma.

Se utiliza para denotar la correlación de dos

actividades

8

9

10

5

6

7

3

4

Si

No

Actividad

.doc .pdf

.xls

0

B.D

ProcesoRelacionad

o

Arc

Inicio/Fin


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




● C. Actividad

Debe responder a la pregunta ¿Cómo? de acuerdo con la acción a realizar. Ejemplo: Revisa

y aprueba el documento mediante firma.

● D. Tiempo

Se debe indicar el tiempo que se emplea en la ejecución de la actividad.

● E. Área y Responsable

Se debe indicar el área que ejecuta la actividad y el perfil del funcionario responsable de su

ejecución.

● F. Punto de control

Se debe indicar si la actividad relacionada reviste un riesgo dentro del procedimiento y

detallar las actividades de control.

● G. Registro

Se debe indicar el código documental del documento que evidencia el desarrollo de la

actividad, si el resultado está relacionado con alguna herramienta TIC indíquela.

Nota: La oficina asesora de planeación definirá una única metodología para el diligenciamiento

estandarizado del formato para la documentación de procedimientos dentro de la entidad.

8.5. Codificación de los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO

La codificación de documentos será asignada únicamente por el Administrador del Listado

Maestro de Documentos del Sistema de Gestión, teniendo en cuenta las siguientes

especificaciones.

Tabla de codificación para los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019


Manual asociad

o al Proceso

Procedimiento asociado al

Proceso Caracterización asociada al Proceso

Guía asociada a un Procedimient

o

Instructivo asociado a

una actividad dentro de un procedimient

o

Plan asociado

a un Proceso

Plan asociado a

un Procedimient

o

Programa

asociado a un

Proceso

Programa asociado a

un Procedimient

o

Documento M P CPE CPM CPA CPEV GU I PL PL PR PR

Proceso

GTH GTH-M GTH-P - - GTH-CPA - GTH-P-GU GTH-P-I GTH-PL GTH-P-PL GTH-PR GTH-P-PR

GCR GCR-M GCR-P - - GCR-CPA - GCR-P-GU GCR-P-I GCR-PL GCR-P-PL GCR-PR GCR-P-PR

GF GF-M GF-P - - GF-CPA - GF-P-GU GF-P-I GF-PL GF-P-PL GF-PR GF-P-PR

GBSG GBSG-M GBSG-P - - GBSG-

CPA - GBSG-P-GU GBSG-P-I

GBSG-PL

GBSG-P-PL GBSG-

PR GBSG-P-PR

CD CD-M CD-P - - CD-CPA - CD-P-GU CD-P-I CD-PL CD-P-PL CD-PR CD-P-PR

GJ GJ-M GJ-P - - GJ-CPA - GJ-P-GU GJ-P-I GJ-PL GJ-P-PL GJ-PR GJ-P-PR

GD GD-M GD-P - - GD-CPA - GD-P-GU GD-P-I GD-PL GD-P-PL GD-PR GD-P-PR

GEDE GEDE-M GEDE-P - GEDE-CPM

- - GEDE-P-GU GEDE-P-I GEDE-PL GEDE-P-PL GEDE-PR GEDE-P-PR

GC GC-M GC-P - GC-CPM - - GC-P-GU GC-P-I GC-PL GC-P-PL GC-PR GC-P-PR

GDE GDE-M GDE-P - GDE-CPM - - GDE-P-GU GDE-P-I GDE-PL GDE-P-PL GDE-PR GDE-P-PR

GDRA GDRA-M GDRA-P - GDRA-CPM

- - GDRA-P-GU GDRA-P-I GDRA-

PL GDRA-P-PL

GDRA-PR

GDRA-P-PR

GE GE-M GE-P - GE-CPM - - GE-P-GU GE-P-I GE-PL GE-P-PL GE-PR GE-P-PR

GT GT-M GT-P GT-CPE - - - GT-P-GU GT-P-I GT-PL GT-P-PL GT-PR GT-P-PR

GCOM GCOM-

M GCOM-P

GCOM-CPE

- - - GCOM-P-GU GCOM-P-I GCOM-

PL GCOM-P-PL

GCOM-PR

GCOM-P-PR

PE PE-M PE-P PE-CPE - - - PE-P-GU PE-P-I PE-PL PE-P-PL PE-PR PE-P-PR

CI CI-M CI-P - - - CI-

CPEV CI-P-GU CI-P-I CI-PL CI-P-PL CI-PR CI-P-PR

AC AC-M AC-P AC-CPE AC-CPM AC-CPA - AC-P-GU AC-P-I AC-PL AC-P-PL AC-PR AC-P-PR

NOTA 1 : Agregue el consecutivo correspondiente a los códigos estipulados en esta tabla según corresponda.

NOTA 2 : Para codificar un formato agregue según corresponda la nomenclatura ¨F" y el consecutivo correspondiente.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019


La tabla de codificación le permite al autorizado para realizar esta actividad determinar el código que debe asignar al documento. 8.6. Identificación de Control de Cambios para los documentos de la


Cuando se determina que existe una necesidad de cambiar un documento, se realiza de forma controlada. Todos los cambios se tienen que planificar y después se deben ratificar. Se debe evaluar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad ya que puede verse comprometida como el resultado al realizar el cambio. Se tiene que considerar si existen suficientes recursos disponibles para realizar el cambio y si existen cambios en los responsables o los niveles de autoridad son necesarios para impulsar el cambio. ● Cambios en el documento:

Corresponde al detalle de los cambios realizados en el documento.

● Responsable

Corresponde al nombre y cargo de quien por jerarquía es la persona que da el visto bueno sobre la elaboración del documento. ● Elaboró:

Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora y estandariza el documento o registro. (Nombre/Cargo) ● Revisó: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido del documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia. (Nombre/Cargo) ● Aprobó:

Corresponde al nombre y cargo de la persona que aprueba el contenido y divulgación del documento. Es aprobado por el primer nivel del cargo de la dependencia o líder del proceso. (Nombre/Cargo) ● Revisión Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo)

FECHA VERSIÓN

No. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN TÉCNICA: FECHA

1

CAMBIOS EN EL DOCUMENTO RESPONSABLE


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




● Aprobación Técnica: Corresponde al nombre y cargo de la persona que valida el contenido de los documentos en cuanto a sus aspectos técnicos de elaboración y presentación. (Nombre/Cargo) ● Versión:

Corresponde a la descripción el número consecutivo referente a la última revisión vigente del formato. ● Fecha:

Corresponde al Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del documento. (Mes/Año) 8.7. Identificación del pie de página de los documentos de la SECRETARÍA


La identificación del pie de página de los documentos de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO está definida así:

Nota: Los documentos generados por aplicativos o software de la entidad no tendrán el estándar de los documentos del Sistemas Integrados de Gestión, debido que estos generan automáticamente los encabezados y pie de página de los documentos.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




Elaboración de formatos para la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Desarrollo Económico – SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO; se debe tener en cuenta: ● Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los controles del proceso. ● Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea. ● Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la siguiente nota. Nota:

Código: XX-YY-ZZ

Versión: #

Fecha: Mes año


Elaborado por: ___________________

Revisado por: ___________________

Aprobado por: ___________________

PE-P1-F3


Formato: Nombre del Formato

Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada


E

n

c

a

b

e

z

a

d

o

C

u

e

r

p

o


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




”La Secretaria de Desarrollo Económico conforme a las disposiciones contenidas en la ley

1581 de 2012 y su decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado del

tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad de los datos

sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones tales como la

recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que se

reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección de información.”

8.7.1. Identificación del encabezado de los formatos de la SECRETARÍA DISTRITAL

DE DESARROLLO ECONÓMICO

A. Logotipo:

Logotipo de la entidad, cuyo tamaño debe ser acorde con lo establecido en el Manual de Identidad Visual del Distrito. ● B. Nombre del Proceso:

Identifica el nombre del proceso asociado al documento, (ver Mapa de Procesos definido por la entidad). ● C. Nombre del Formato:

Identifica el nombre del formato asociado al proceso. ● D. Código:

Corresponde al símbolo de identificación del documento asignado; de acuerdo con la nomenclatura de documentos y procesos establecidos en el Sistemas Integrados de Gestión. ● E. Versión:

Corresponde a la descripción del número consecutivo referente a la última revisión vigente del formato. ● F. Fecha:

Corresponde a la descripción del Tiempo, determinado por el mes y el año, en que se hace u ocurre la actualización del documento. (Mes/Año)

Código: XX-YY-ZZ

Versión: #

Fecha: Mes año


Elaborado por: ___________________

Revisado por: ___________________

Aprobado por: ___________________


Formato: Nombre del Formato

A B

C

D E

F G

A

H I

J


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




● G. Logotipo del SIG:

Corresponde al logotipo del Sistema Integrado de Gestión de la entidad. ● H. Elaborado por:

Corresponde al nombre, cargo (dependencia) y/o firma de la persona que elabora y estandariza el documento o registro. ● I. Revisado por:

Corresponde al nombre, cargo y/o firma de la persona que valida el contenido del documento. Generalmente es validado por el segundo nivel del cargo de la dependencia. ● J. Aprobado por:

Corresponde al nombre, cargo y/o firma de la persona que aprueba el contenido y divulgación del documento. Es aprobado por el primer nivel del cargo de la dependencia o líder del proceso. 8.7.2. Identificación del pie de página de los formatos de la SECRETARÍA


La identificación del pie de página de los documentos está definida así:

9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Para asegurar la administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO estableció el procedimiento Control de Documentos el cual identifica claramente los parámetros a seguir, para que los documentos tengan un proceso controlado en su creación, aprobación, edición, modificación, distribución y manejo; incluyendo los documentos del cliente (origen externo) tales como especificaciones, normas, catálogos, entre otros. A continuación, se describen los documentos que hacen parte de la administración y control de documentos. ● Formulario de solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos. ● Listado Maestro de Documentos (procedimientos, formatos, manuales, instructivos, guías, planes, programa, etc.), para la debida identificación, control, administración y manejo de versiones de los documentos del SIG.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




Nota: El control de documentos se da automáticamente en el aplicativo del Sistema integrado de Gestión de la intranet, donde se encuentra subida toda la documentación actualizada y vigente. La autorización para el control de copias debe estar a cargo del Coordinador del Sistema Integrado de Gestión. (Si aplica). Para la administración y control de documentos remitirse al procedimiento control de documentos.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




10. CONTENIDO PARA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE ACUERDO A LOS NIVELES JERÁRQUICO Todo documento que se implemente en el Sistema Integrado de Gestión de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO debe estar estandarizado de acuerdo con los siguientes parámetros por nivel.

CONTENIDO Manuales Procesos y

procedimientos

Instructivos, guías,

programas. Etc.

Formatos. Documentos

externos

(Nivel 1) (Nivel 2) (Nivel 3) (Nivel 4) (Nivel 5)

Encabezado x x x x

Control de cambios x x x

Pie de página del documento

x x x x

Tabla de contenido x x

Introducción x x

Líder del proceso x

Objetivo x x

Alcance x x

Responsables x

Definiciones y siglas x

Base Documental x

Base Legal x

Políticas de Operación x

Flujograma x

Anexos

Otros

Condiciones generales

Descripción x

● X= obligatorios ● Los espacios en blanco son opcionales


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




La creación y generación de un nuevo documento del Sistema de Gestión de Calidad de la SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO deberá cumplir el siguiente criterio:

Tipo de Documento Nivel de Gestión Ubicación Observación

Manual Procesos Mapa de Procesos

Se genera como documento que argumenta el desarrollo de un proceso

Guía Procedimiento Listado Maestro de Procedimientos

Se genera como documento que argumenta el desarrollo de un procedimiento

Instructivo Actividad Procedimiento Documentado

Se genera como documento que argumenta el desarrollo de una actividad

Plan / Programa Todos Según Nivel de Gestión Se genera para todos los niveles de gestión dentro del sistema

10.1. Encabezado

Esquema donde se detalla el nombre del documento, el proceso al que se encuentra asociado, el código, la versión, logotipo de la entidad y el logotipo del sistema integrado de gestión de la Secretaría. (Ver numeral 8.3.1 del presente documento para Documentos y 8.4 Para Formatos).

10.2. Control de cambios

Se describe los cambios correspondientes realizados al documento y la fecha de modificación. (Ver numeral 8.3.3 del presente documento para Documentos se aplica también Para Formatos).

10.3. Pie de página del documento

Esquema donde se detallan las personas que intervienen en el desarrollo del documento. (Ver numeral 8.3.2 del presente documento para Documentos y se aplica también Para Formatos).

10.4. Tabla de contenido

Se relaciona las temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando

en cada caso la página en la cual se encuentran.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




10.5. Introducción

Muestra en forma general el contenido del instructivo y sus ventajas de aplicación en la

entidad.

10.6. Líder del Proceso

Identifica el Cargo del responsable del Proceso, quien será el encargado de velar por su

operación y en el caso de requerirse responderá por la actualización, aprobación y

socialización del documento a las partes interesadas.

10.7. Objetivo

Constituye la razón de ser del procedimiento; así mismo este persigue un propósito, llevar

incorporada la ejecución de actividades para la satisfacción de las necesidades y

expectativas de los clientes y el cumplimiento de la prestación del servicio que ejecuta cada

una de las dependencias.

10.8. Alcance

Se deben determinar los límites del procedimiento documentado, incluyendo las áreas que

cubre y las que no.

10.9. Responsable

Nivel de jerarquía y autoridad que se ejerza sobre la toma de decisiones de la gestión de los

procesos de la entidad.

10.10. Definición y Siglas

Para el propósito de este numeral son aplicables los términos, glosarios y siglas relacionados

con el respectivo procedimiento documentado.

10.11. Base Legal

Las normas son el marco regulatorio que establece las funciones que debe cumplir una

entidad (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones). Para la SECRETARÍA DISTRITAL DE

DESARROLLO ECONÓMICO se deben identificar las normas legales y técnicas que regulan

el proceso, de la siguiente manera:

Tipo de norma/ Número/ año/ parte motiva; artículo(s) que aplique(n), por ejemplo: Ley

80/93, por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.

“Art. 3º.- A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que

ocupan cargos o empleos públicos”.


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




10.12. Políticas de Operación

Son directrices y guías de acción para la toma de decisiones, así mismo establecidas como

lineamientos generales para el direccionamiento del proceso. Estas políticas son expresadas

de manera formal por el personal directivo, asesor, Comité Institucional de Gestión y

Desempeño y Control Institucional de Coordinación de Control Interno.

10.13. Anexos

Son todos aquellos formatos, procedimientos y documentos que estén asociados en la

generación de valor del respectivo documento.

10.14. Descripción de la Actividad

Es el cuerpo en sí del instructivo y da las pautas para alcanzar el objetivo del instructivo.

10.15. Control de Registros

Identificar el documento o registro con el cual se evidencia el desarrollo de la actividad.

11. ACTUALIZACIÓN Y ADOPCIÓN DE MANUALES, PLANES Y PROGARAMAS

11.1. Adopción o actualización de Manuales, Planes y Programas

La adopción o actualización de un manual, plan o programa se realizará mediante acto

administrativo, previa aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Nota: La modificación no sustancial de los contenidos de los Manuales, Planes o Programas no da lugar al cambio de versión del documento. Modificaciones no sustanciales se define como aquellas que no afectan la realización del proceso descrito, tales como: redacción, ortografía, entre otros.

12. ADOPCIÓN, ACTUALIZACIÓN O ELIMINACIÓN DE CARACTERIZACIONES DE PROCESO, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS

12.1. Adopción, actualización o eliminación de Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos.

Para formalizar la adopción de una nueva versión de un documento o eliminación del mismo,

el líder del proceso solicitante debe diligenciar el formulario de Solicitud de Creación,


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




Modificación o Anulación de Documentos, el cual se encuentra disponible en la página de

inicio de la Intranet institucional.

12.2. Diligenciamiento del Formulario Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentos

Se debe ingresar a la página principal de la Intranet Institucional

http://intranet.desarrolloeconomico.gov.co/

Se selecciona el menú despegable “SISTEMA INTEGRADO”:

Posteriormente se da click sobre el “FORMULARIO DE SOLICITUD DOCUMENTAL”:

http://intranet.desarrolloeconomico.gov.co/


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




Por último el Líder del Proceso diligencia el Formulario a continuación, el cual es remitido

para revisión y aprobación técnica a la Oficina Asesora de Planeación:


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




12.3. Revisión y aprobación técnica

El funcionario designado de la Oficina Asesora de Planeación realiza la revisión técnica del

formato o documento verificando entre otras características que el formato o documento

cumpla con los aspectos técnicos para su documentación, según lo establecido en esta guía,

que el objetivo del proceso responda al ¿qué?, ¿para qué?, que la descripción de las

actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y se ajuste a los requisitos

normativos, que Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables, en caso de

encontrar que el formato o documento no cumple con una o varias de las anteriores

características, remite el mismo por medio de correo electrónico al líder de proceso

respectivo para que sean realizadas las correcciones correspondientes, en caso de que el

documento o formato se encuentre conforme se remite al jefe de la Oficina Asesora de

Planeación para la aprobación técnica del formato o documento, o aprobación de la

eliminación de éste y por último se informa al líder del proceso de la inclusión o eliminación

del documento o formato en la Intranet-SIG para que realice la respectiva socialización.

CAMBIOS EN EL DOCUMENTO RESPONSABLE FECHA VERSIÓN

Adoptado por Resolución No. 417 de 2009 Jefe Oficina Asesora de Planeación

dic-09 1

Modificado por Resolución No. 239 de 2014 Jefe Oficina Asesora de

Planeación jun-14 2

Modificado por Resolución No. 751 de 2017 Jefe Oficina Asesora de

Planeación nov-17 3

A través de Resolución No. 259 de 2018, se realiza una reestructuración y actualización del documento.

Jefe Oficina Asesora de

Planeación may-18 4

Actualización en las responsabilidades, se incluye el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Actualización de las definiciones de Sistema Integrado de Gestión, Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivo, Formato, Registro actualización de la normas con la inclusión del Decreto 591 de 2018. Actualización de nomenclatura de documentos. Actualización del contenido del objetivo y alcance en documentos. Actualización del capítulo de administración y control de documentos. Eliminación del capítulo de Planes de Calidad. Actualización en la descripción de adopción y actualización de Manuales, Actualización en la forma en que se realiza el proceso de adopción actualización o eliminación de Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos.


Planeación mar-19 5

Actualización colores y Logo Documento, actualización formatos de Caracterización, Procedimiento y Formato.


Planeación Ago-19 6

No. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ REVISIÓN TÉCNICA APROBACIÓN

TÉCNICA: FECHA

4

Erika Palacio Mahecha - Felipe Pardo Pardo -

Paul Diazgranados de la Motta / Contratistas Oficina

Asesora de Planeación

Pedro José Portilla Ubaté/ Jefe Oficina Asesora de Planeación

Pedro José Portilla

Ubaté/ Jefe Oficina


Erika Palacio Mahecha - Felipe Pardo Pardo -

Paul Diazgranados de la Motta / Contratistas Oficina Asesora de

Planeación

Pedro José Portilla Ubaté/ Jefe Oficina


may-18

5

Camilo Emanuel Salgado Gil / Profesional

Especializado Oficina Asesora de Planeación

José Joaquín Vargas Ramírez /

Profesional Especializado

Oficina Asesora de Planeación




José Joaquín Vargas Ramírez / Profesional Especializado Oficina




mar-19


Versión: 6


Fecha: Agosto 2019




6

Camilo Emanuel Salgado Gil / Profesional

Especializado Oficina Asesora de Planeación

José Joaquín Vargas Ramírez /

Profesional Especializado

Oficina Asesora de Planeación




José Joaquín Vargas Ramírez / Profesional Especializado Oficina




ago-19

guÍa de normalizaciÓn y control de documentos …

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