Control de Costos

Chef Rafael Rodriguez

Chef Instructor

Definiciones:

• Costo• Costos fijos• Costos variables• Costo de unidad• Costo total• Costo primario• Costo histórico• Costo planificado (presupuesto)

Definiciones:

• Ventas• Ventas monetarias• Ventas no monetarias• Ventas totales• Total de ventas en dinero por categoría• Total de ventas por mesero• Total de ventas por asiento• Precio de venta

Definiciones:

• Promedio de ventas• Promedio de ventas por meseroVenta promedio= total de ventas en dinero/total de número de

“covers”

• Promedio de ventas por cliente• Número total vendido• Cover• Total de covers

Definiciones:

• Número promedio de covers

Covers por hora=total de covers/número de horas de operación

Covers por día=total de covers/número de días de operación

Covers por mesero=total de covers/número de meseros

Menu Menu itemitem

Portion Portion salessales

Sales Sales mixmix

AA 1,0001,000 12.5%12.5%

BB 1,2001,200 15.0%15.0%

CC 1,8001,800 22.5%22.5%

DD 2,4002,400 30.0%30.0%

EE 1,6001,600 20.0%20.0%

TotalesTotales 8,0008,000 100.0%100.0%

Control de costos:

• Seat turnover• Ventas mixtas

Food Cost percentage:

food cost/food sales=cost%

costo de bebida/ventas de bebidas=% bebidas

Comparación

Rest. PalomaRest. Paloma Rest. CallejónRest. Callejón

Ventas de comidaVentas de comida $786,250.00$786,250.00 $1,533,400.00$1,533,400.00

Costo de comida Costo de comida vendidavendida

$275,188.00$275,188.00 $644,028.00$644,028.00

Costo por dólar de Costo por dólar de ventaventa

$.35$.35 $.42$.42

% de costo de % de costo de alimentosalimentos

35%35% 42%42%

Fórmulas

Costo/ventas= % costo $1.52 / $4.99 = 30%

Costo/%costo= ventas (o precio de venta)

$1.52 / 30% = $5.06

Ventas X % costo = costo$4.99 x 30% = $1.50

Resumen de fórmulas:

Costo/ventas=% costo

Costo/%costo=ventas

Ventas x %costo=costo

Contestar:

Dada la información resuelva utilizando la fórmula de porciento de costo lo siguiente:

a. Costo $200.00; ventas $500.00b. Costo $150.00; ventas $500.00c. Costo $178.50; ventas $700.00d. Costo $216.80; ventas $800.00e. Costo $127.80; ventas $450.00f. Costo $610.00; ventas $2,000.00

Resuelva:

Calcule el costo, dada la información:

a. %costo 28.0%; ventas $500.00

b. %costo 34.5%; ventas $2,400.00

c. %costo 24.8%; ventas $225.00

d. %costo 31.6%; ventas $1,065.00

e. %costo 29.7%; ventas $790.00

f. %costo 21.2%; ventas $4,100.00

Resuelva:

Calcule las ventas dada la información:

a. %costo 30.0%; costo $90.00

b. %costo 25.0%; costo $500.00

c. %costo 33.3%; costo $1,000.00

d. %costo 27.3%; costo $1,300.00

e. %costo 24.5%; costo $88.20

f. %costo 34.8%; costo $1,113.60

Resuelva:

Enumere tres ejemplos de costos que son fijos.

¿Son estos controlables? Explique su respuesta.

Enumere tres ejemplos de costos variables. ¿Son

estos controlables? Explique su respuesta.

Resuelva dada la información:

El costo presente del rest. Kun Fu por un “steak a la carte” es de $3.20. Esto representa un 40% del precio de venta en el menú.

¿Cuál es el precio de venta en el menú?

Record en venta de artículos:ArtículoArtículo Sales mixSales mix

Item AItem A

Item BItem B

Item CItem C

Item DItem D

Item EItem E

Item FItem F

Item GItem G

TotalTotal

Resuelva:

1. Calcule el promedio de dólar de venta por cliente:

a. Ventas: $1,000.00; número de clientes: 125

b. Ventas: $1,300.00; número de clientes: 158

c. Ventas $8,720.53; número de clientes: 976

Resuelva

La tabla de abajo indica el número de covers servidos y las ventas por mesero en tres horas de periodo en el rest. Sally. Determine:

a. El número de promedio de cover servido por horas por mesero

b. El promedio por mesero en un periodo de 3 horas.

MeseroMesero Covers Covers servidosservidos

Ventas Ventas por por

meseromesero

AA 7171 $273.40$273.40

BB 6666 $263.95$263.95

CC 5858 $188.25$188.25

Income StatementVentas

Comida $786,250Bebida $138,750

Total de ventas $925,000Costo de ventas

Comida $275,187Bebida $ 34,688

Total de costo de ventas $309,875Ganancia bruta $615,125Gastos controlables

Nómina $185,000Beneficios de empleados $ 46,250Otros gastos controlables $138,750

Total de gastos controlables $370,000Ganancia antes de renta, intereses, $245,125Depreciación e impuestosCostos de renta $ 78,625Intereses $ 13,875Depreciación $ 46,250Ganancia del restaurante $106,375

Parte II: Proceso de Control

Control- es el proceso usado por la gerencia para dirigir, regular y monitorear las acciones de los empleados de forma que las metas establecidas puedan ser alcanzadas.

Control de costos- proceso usado por la genrencia para regular los costos y velar por el gasto excesivo.

Proceso de control envuelve desde compra, recibo, almacenamiento, entrega, preparación, emtrenamiento de empleados e itinerario del personal envuelto.

Causas más comunes

Ineficiencia

Desperdiciar

Ej: Almacenar alimentos en neveras que no enfrían lo suficiente, o guardar cerveza en un lugar caluroso causará que esta se dañe.

Control de Ventas

Un “steak” en el menú tiene un precio de $18.95pero se le vende al cliente por $15.95

por error.• El mesero debe saber los precios y marcarlos

así mismo a la hora de cobrar al cliente.• Comparar records de ventas• Duplicar las cuentas para compararlas con el

inventario de ser necesario.

Técnicas de Control

1. Establecer estándares

2. Establecer procedimientos

3. Entrenar empleados

4. Mostrar ejemplos

5. Observar y corregir las acciones de los empleados

6. Requerir récords y reportes

7. Disciplinar empleados

8. Preparar y seguir presupuestos

Establecer estándares

• Estándard- reglas o medidas establecidas para hacer comparaciones y juicios.

• Estándares de calidad- definen la excelencia de los productos crudos, productos terminados y el trabajo realizado.

Ej: Grados en las carnes, huevos, leche.

Estableciendo Estándares

• Estándares de cantidad – medidas de peso, volumen o conteo para hacer comparaciones y juicios.

La gerencia debe establecer un número de comparaciones y juicios.

Ej: Tamaño de porciones iguales, cantidades de camarones en un plato que sean iguales en cada uno.

Estableciendo Estándares

• Costo estándard – es el costo de los alimentos, productos o servicios identificados, aprobados y aceptados por la gerencia.

Este se utiliza para establecer el precio de venta de un artículo, plato o servicio.

Ej: uan botella de licor de 32 oz cuesta $11.83. Cada onza tendrá un costo de $0.37. A base de esta información se dará precio del trago.

Estableciendo Procedimientos

• Procedimiento – métodos empleados para preparar productos o realizar un trabajo.

• Procedimiento estándard – son aquellos que se han establecido como los métodos, rutinas y técnicas correctas en el día a día de la operación.

Ej: Ordenar, comprar, recibir y almacenar una compra

Entrenar

Es el proceso por el cual la gerencia enseña a los empleados cómo hacer el trabajo utilizando los estándares y procedimientos estándares espablecidos por la compañía.

Ej: Si el menú tiene un hamburger de 4 oz, todos los empleados son responsables que ese hamburger tenga 4 oz.

Mostrar ejemplos

Los empleados siguen las directrices impuestas por la gerencia.

Observar y corregir las acciones de los empleados

Si el jefe no muestra acción cuando un empleado está haciendo las cosas mal, entonces el empleado pensará que está bien hecho.

Una tarea importante del supervisor es observar las acciones de todos los empleados continuamente. Si los estándares no se hacen es la responsabilidad del supervisor corregir su desempeño.

Requerir reportes y récords

El reporte ayuda a observar y estudiar las ventas de los empleados.

Ej: Cuando un empleado no está vendiendo en comparación con el resto de los comapñeros.

Disciplinar Empleados

Disciplina – acción tomada para amonestar o reprender a un empleado por algún comportamiento personal o en el trabajo el cual no está dentro de los estándares de la compañía.

Preprarar y seguir presupuestos

Presupuesto – es un plan financiero y puede describir las metas y objetivos reales de la gerencia expresada en términos financieros.

Presupuesto de operación – este está hecho en término de dolares y pronostica las actividades de ventas y estima los costos incurridos en el proceso de generar esas ventas.

Proceso de Control

Consiste en cuatro pasos:1. Establecer estándares y procedimientos

estándares para la operación.2. Entrenar todos los individuos para seguir

estándares establecidos y procedimientos.3. Monitorear el trabajo y comparar el trabajo

actual con los estándares establecidos.4. Tomar acción apropiada para corregir

desviaciones de los estándares.

Ejercicios:

1. Compare el estándard de calidad utilizado en una cafetería de una escuela y en un restaurante “fine dinning” para una porción de pavo asado con “gravy”.

2. ¿Será el estándard de calidad para los trabajadores en un “fine dinning” el mismo que para aquellos que trabajan en la cafetería?

3. ¿Es la disciplina la única técnica de control que tiene implicaciones negativas? ¿Por qué?

4. El gerente de Phil’s Cocktail Lounge compró y mostró a los bartenders el uso de un aparato que mide automáticamente las cantidades para las bebidas alcohólicas. A los bartenders se les permitió mezclar las bebidas sin medirlas. ¿Qué efectos negativos y positivos tiene esto para la operación de la barra?

Ejercicios:

5. De tu propia experiencia, cita un ejemplo donde la incosistencia de la gerencia ha confundido un día en la operación.

6. ¿Cómo un presupuesto puede ser utilizado en una operación?

7. ¿Cuál es el propósito del control de costo? ¿Y del control de venta?

8. Calcule el costo de la bebida si una botella de 32oz cuesta $6.76a. 1 onzab. 1 ¼ onzac. 1 ½ onza

Ejercicios:

9. Dada la información resuelva el income statement para el próximo año:a. Aumento en las ventas por un 10%b. Aumento de las ventas de bebidas en un 6%c. Food cost y beverage cost se queda iguald. Salarios fijos -$69,300 para este income statement-

aumentará $8,000. Salarios variables aumentarán 16% de las ventas de comida esperadas.e. Controllable expenses aumentará $12,000f. Occupancy cost aumentará $5,000

Productos perecederos y no perecederos

Perecederos – usualmente productos frescos los cuales tienen poco tiempo de vida después de recibidos.

Por ejemplo: quesos, leche, frutas, mariscos frescos, vegetales

No perecederos – productos que tienen más tiempo de durabilidad. Se les llama también “groceries” y “staples”.

Por ejemplo: enlatados, congelados, empaques como el arroz, harina.

Desarrollo estándard y procedimientos estándard de compra

1. Calidad de los productos comprados

2. Cantidad de los productos comprados

3. Precios en los cuales los productos fueron comprados

Compras

Especificaciones estándard de compra

Ej: Toronja Florida Mediano a grande, 3- 3 ¾ a 4” de diámetro

Amarillos en color, aprox. De 12-14 secciones, ovalada a redonda

Piel fina, tierna, pulpa delicada Acidez – dulce mediana, un poco de amargo sabor

Especificaciones estándar de compra

Estas se utilizan para:1. Forzan al dueño o al gerente determinar los requisitos

exactos por adelantado de cualquier producto.2. Se utilizan en preparaciones en menús: es posible utilizar

un mismo corte de carme, con especificaciones exatas, para preparar diferentes platos del menú.

3. Eliminan el malentendido entre el vendedor y el que compra.

4. La circulación de especificaciones para un producto a varios proveedores hace la competencia posible.

5. Elimina la necesidad de descripciones detalladas verbales para un producto cada vez que se ordena.

6. Facilita la verificación del producto a la hora de recibirlo.

Establecer costo de compra mensual

Inventario de apertura $ 23.50

+Compras__________ +150.00

=Total disponible = 173.50

- Cierre de inventario__ - 47.40

=Costo de alimentos =$126.40

Ajustes a costos de alimentos

Transferencias- si hay transferencias entre la cocina y la barra, deben hacerse los ajustes en contabilidad.

1. Transferencia de bebidas de la barra a la cocina o “cooking liquor” para cocinar.

2. Transferencias de comida a la barra o “food to bar” para preparar alún trago. Ej: chinas, limones, etc.

Ajustes a costos de alimentos

3. “Grease sales” – vende algún producto que se ha sacado de otro que se ha comprado. Ej: cascarones de camarones para hacer caldos, grada de cerdo para convertirlo en aceites.

4. “Steward sales”- ventas de productos vendidos a los empleados. Ej: algún trozo de carne que no se consigue en el supermercado.

5. “Gratis to bar”- comida o picadera que prepara la cocina pero la envía a la barra para regalar al cliente. Ej: pretzels, frituras, maní, entremeses.

6. Gastos de promoción- invitaciones a comer a clientes, “tasting” de platos para escoger un menú.

Establecer el costo de comida consumidaInv. Apertura

+compras =total disponible para venta - cierre de intentario =costo de alimentos utilizados +cooking liquor +transferencias de otras unidades - food to bar - grease sales - stweard sales - gratis to bar - gastos de producción =costos de alimentos consumidos

Costos de comida de empleados Los siguientes son de uso general:1. Costo de notas o requisiciones separadas- no se mezcla nada de

empleados con el resto de la compra. Cada una va individual.2. Se pre-escribe la cantidad de dinero por comida por empleado- Ej:

Todos los desayunos serán a $1.50, los almuerzos serán la $2.50 y las cenas serán a $3.50. No importa la cantidad de emplados que haya.

3. Se pre-escribe la cantidad de dinero por periodo, no por empleado – puede ser cualquier cantidad que sea utilizada sólo para empleados. Ej: Se utilizará esta semana la cantidad de $300 para las comidas de los empleados en general.

4. Valor de la venta por el porciento de costo- se registra el valor de venta real de cada plato servido, el empleado no paga nada, pero al final se suma y se multiplica por el food cost %. La cantidad que da serámultiplicada por el “food cost” presente en vigencia en la cocina.

Costos de comida de empleadosInventario de Apertura $2000+compras +6000= total disponible =$8000Cierre de inventario -3000=costo de comida que se ha entregado =$5000+ cooking liquor $200+transferencias de otras unidades +250 $450=subtotal $5450Food to bar -$68-transferencias a otras unidades -349-grease sales - 27-steward sales -12-gratis to bar -72-promotion expense -22 $550=costo de comida consumida $4900-costo de comida de empleados -300=costo de comida “vendida” $4600

Ejercicios:1. Determine el total de comida entregado: a. Inv. Apertura $1500 Compras $4600 Cierre inv. $1722

b. Cierre inv $12083 inv. apertura $10371 compras $28468 c. Compras $65851.08

Cierre inv. $18335.10 inv. Apertura $19874.77

Ejercicios:2. Dada la información calcule el costo de la comida entregada y el costo consumidoa. Compras $8300

Inv apertura $2688Cierre inv $2540Grease sales $76Cooking liquor $94Gratis to bar $119

b. Food to bar $189Cierre inv. $6647Transferencia a otras unidades $339Compras $19472Steward sales $53Trasferencia de otras unidades $223Inv. Apertura $6531

c. Inv. Apertura $6622.40Transferencia de otras unidades $47.35Cooking liquor $253.65Compras $24182.55Cierre inv. $6719.30Transferencia a otras unidades $347.60Food to bar $337.40Grease to sales $91.85Gratis to bar $177.35

Ejercicios:

3. Dada la información determine el costo de comida de empleados:a. En la cafetería se sirvieron 337 almuerzos y 381 cenas. El costo acreditdo era de $0.70 por almuerzo y $1.10 por cena. b. En el rest. Cava, los empleados llevan un record se sus selecciones de comida en una cuenta y entran el precio del menú de cada selección. El total de ventas de comida de empleados fue de $7826.95. El food cost promedio es de 35%.c. Al chef se le dió $25 por día para gastar para comida de empleados sin importar la cantidad de empleados en total. El rest. Habre 6 días a la semana.

Ejercicios:

4. Determine el costo de comida “vendida”: a. Cooking liquor $210.50

steward sales $27.58compras $12339.42Food to bar $201.38Gratis to bar $267.50Grease sales $95.60Cierre inv $4278.37Inv. Apertura $4031.19Comidas de empleados:328 almuerzos @ $0.65 c/u449 cenas @ $0.95 c/u

Ejercicios:

b. Cierre inv $3427.30grease sales $92.60compras $11230.45inv. Apertura $3012.80transferencia de otras unidades $128.65cooking liquor $298.40gratis to bar $427.80food to bar $312.45transferencia a otras unidades $155.75Comida de empleados:$2576.45 en valor de ventas; food cost promedio 34%

Ejercicios:c. Compras $68543.36

promotion expenses $81.17grease sales $167.42cierre inv. $20963.71gratis to bar $58.73transferencia de otras unidades $637.38food to bar $296.35Inv. Apertura $22687.40Transferencia a otras unidades $784.29Cooking liquor $543.18Comida de empleados:Ejecutivos: $1833.73 en ventas de comida; food cost % en un 31%Otros empleados:

1422 desayunos @ $0.551208 amluerzos @ $0.801012 cenas @ $1.05

Porciones

Los estándares y los procedimientos estándardes para el control de la producción están diseñados para asegurar que todas las porciones de algún producto vaya acorde con los planes de la gerencia para este producto. Cada porción debe ser idéntica a todas las porciones del mismo producto.

Porciones Las porciones de un producto de un menú debe ser idéntico uno del otro

en 4 aspectos:

1. Ingredientes2. Proporciones de ingredientes3. Métodos de producción4. Cantidad

En orden de alcanzar esta meta, es necesario desarrollar los siguientes estándares de procedimiento para cada producto del menú:

1. Tamaño de la porción estándard2. Receta estándard3. Costo de porción estándard

Porciones

Tamaño de porción estándard:

Se define como la cantidad de un producto que será servido cada vez que que se ordena.

Cada producto en un menú puede ser cuantificado en tres (3) maneras:

1. Peso

2. Volumen

3. Conteo

Costo estándard por porción

Fórmula:

Costo estándard = precio de compra de la unidad

por porción número de porciones por unidad

Ej: $27 precio de compra de la unidad = $0.15

180 porción estándard por caja