Principios de Auditora

DECIMOCUARTA EDICIN

Whittington Pany

Gerente de divisin: Leonardo Newball Gonz:lez Gerente de producto: Ricardo del Bosque Alayn Editor de desarrollo: No Islas Lpez Supervisor de produccin: Zeferino Garca Garca

PRINCIPIOS DE AUDITORA Decimocuarta edicin

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R McGraw-Hill n lnteramericana DERECHOS REsERVADOS 2005 respecto a la segunda edicin en espaol por McGRAW-HILUINTERAMERlCANA EDITORES, S.A. DE C.V. A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies. lnc.

Cedro Nm. 512 Col. Atlampa Delegacin Cuauhtmoc, 06450 Mxico, D.F. Miembro de la Cmara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Nm. 136

ISBN 970-10-4665-X (ISBN 958-410--039-4 edicin anterior)

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Traducido de la decimocuarta edicin en ingls de: PRlNClPLES OF AUDITING AND OTHER ASSURENCE SERVICES. Published by McGraw-Hill, a business unit ofThe McGr.w-Hill Companies, !ne. Copyright 2004. 2001, 1998, 1995. 1992. 1989, 1988, 1985, 1982, 1977, 1973, 1969, 1964, 1959, 1953 by The McGraw-Hill Companies. !ne. Ali rights reserved. ISBN 007-2822732

1234567890

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Resumen del contenido

Papel del contador pblico en la economa 1

2 Normas profesionales 28 3 Etica profesional 53

4 Responsabilidad legal de los contadores pblicos certificados 89

5 Evidencia y documentacin de la auditora 118

6 Planeacin de la auditora: conexin de los procedimientos de auditora con el ries~o 161

i Control interno 212

8 Examen del control interno en un ambiente de tecnologa de la informacin 253

9 El muestreo en la auditora 288 10 Efectivo e inversiones financieras 336

11 Cuentas por cobrar; document< e ingresos 377

12 Inventarios y costo de los prod vendidos 441

13 Propiedades, planta y equipo: ' deterioro 4 78

14 Cuentas por pagar y otros pasi 15 Deuda y capital contable 53( 16 Auditora de las operaciones y

de la auditora 565 17 Informes de los auditores 60. 18 Informes especiales y servicio?

contabilidad y de revisin 63 19 Otros servicios de opinin 6' 20 Auditora interna, operacional

cumplimiento 692 NDICE 723

'

' "

440 CAPTULO 11

Apndice 11 B Ptoblemas

Se Pide:

s~pide:

11B1. En la pane U (Apndice 11 A) del caso de auditora, el personal de Adams. Barnes & Co., identi-fic las dos debilidades siguientes del control incerno: a. Las faccuras de venta se preparaban y enviaban anees de encregar los produccos. b. Las cuencas por cobrar no se cancelan en fonna peridica. Revisar el programa de audicorfa de las pginas 437-438 e idenciticar los procedimiencos princi pales que fueron diseados para deteccar los errores que se deben m;s probablemence a escas debi 1 idades.

118-2. Keyscone Compucers & Networks. loe. (KNC) ciene 433 cuencas por cobrar. con un valor total en libros de $ l 023 545. De esca poblacin el despacho concable Adams. Bames & Co. (ABC). extrajo una muestra de 94 cuentas para confirmarlas. correspondientes al ao que temlin el J 1 de diciembre de 20X5. como se indica en d documenco de Crabajo de la pgina ~39. La prim

441 CAPTULO 12

gntes y naturaleza Fu~ los inventarios y d costo de los oductos vendidos

p V,todo pata auditar Mfps inventarios y el

1 costo de los roductos vendidos

p

sobre la situacin financiera", que es obligatoria en el formulario anual 10-K presentado ante la Securities and Exchange Commission.

El trmino inventarios se emplea en este captulo para designar 1) productos listos para vender-se, ya sea mercanca de una empresa comercial o los productos terminados de un fabricante; 2) bienes en proceso de produccin; 3) insumos consumidos directa o indirectamente en la produc-cin como materias primas, piezas compradas y suministros.

Los objetivos son los siguientes: 1. Examinar el riesgo inhereme, entre otras cosas los riesgos de fraude. 2. Examinar el control interno de los inventarios y el costo de los productos vendidos. 3. Verificar la existencia de inventarios y la realizacin de transacciones que afectan al costo

de dichos productos. 4. Verificar la integridad de los inventarios. 5. Comprobar si el cliente tiene derechos sobre los inventarios registrados. G. Comprobar la veracidad administrativa de los registros, de los programas que soportan a los

inventarios y el costo de los productos vendidos. 7. Determinar si la valuacin de los inventarios y del costo de los productos vendidos se obtu

vo con mtodos apropiados. 8. 'Determinar si la presentacin y la revelacin ~,~_mbas cosas son adecuadas: por ejemplo, la

revelacin de las clasificaciones de los inventarios","los mtodos contables y los inventarios pignorados en garanta de prstamos.

Adems de la auditora de inventarios y del costo de los productos vendidos, tambin se obtiene informacin sobre las compras, las ventas, las devoluciones y las cuentas de devoluciones.

El famoso caso de fraude de McKesson & Robbins nos permite entender las obligaciones de los auditores independientes respecto a la validez de los inventarios. Las audiencias realizadas por la Securities and Exchange Commission en 1939 revel lo siguiente: los estados financiero< de esa empresa farmacutica que cotizaba en la Bolsa de Valores de Nueva York contenan $19 millones de activos ficticios, o sea cerca de la cuarta parte de los que aparecan en el balanc~ general. Inclua $10 millones de inventarios inexistentes. Cmo fue posible que en este caso lo' auditores independientes realizaran una auditora y emitieran un informe sin salvedades, sin qur descubrieran un fraude tan enorme? El programa seguido en los in ventarios se ajustaba a lo prctica habitual de auditora de la dcada de 1930. Lo importante es que en ese periodo '~ acostumbraba limitarse a examinar los registros solamente; las normas de la poca no requerf11 11 observar, contar fsicamente ni tener un contacto real con los inventarios.

Antes de este famoso caso, los auditores eludan la responsabilidad de verificar la veracidud de las cantidades del inventario y la existencia fsica de los bienes. Con una lgica muy cuestin nable, decan que eran expertos en manejar cifras y en analizar los registros contables, pero q11~ no estaban preparados para identificar ni medir la gran variedad de materias primas y de produr tos manufacturados que hay en las fbricas, las bodegas y los edificios de almacenamiento de su clientes.

El caso McKeeson & Robbins puso fin a ideas tan estrechas de las actividades de audi torl11 En 1939 los Statements on Auditing Procedures 1 y 2-las primeras normas formales de audito ra emitidas por el A!CPA- sealaron la importancia de la observacin fsica del inventn1l11 , pero autorizaron sustituirla por otras tcnicas en ciertas circunstancias. La directriz SAS J (A 11 331 .09-.1 l) procede a distinguir entre las compaas que determinan las cantidades slo medi1111 te un conteo fsico anual (sistema peridico de inventario) y las que cuentan con regisll "' perpetuos debidamente conservados. Las segundas tienen a menudo un estricto control intc11111 del inventario y recurren a las tcnicas de muestreo para verificar los registros mediante contru a lo largo del ao, en vez de realizar un conteo anual de todo el inventario. En este caso 111 observacin del inventario fsico puede limitarse a los conteos que se juzguen convenientr pueden efectuarse durante el periodo auditado o despus de l.

El mtodo con que se verifican los inventarios y el costo de los productos vendidos deh~ 1 1i1 incluir la posibilidad de fraude, as como la prevalencia de errores accidentales al determin111 11

Control interno de los inventarios y del

costo de los productos vendidos

Ambiente de control

Evaluacin del riesgo

Monitoreo

Ciclos de compras y de produccin:

sistemas contables y ;ctividades de

control

Inventarios y costo de /os productos vendidos 443

cantidades e importes. A menudo se recurre al fraude para evadir el impuesto sobre la renta, para ocultar los faltantes procedentes de estratagemas ilegales y para engaar a los accionistas o a dueos inactivos respecto a las utilidades de la compaa y a su posicin financiera.

Sera difcil exagerar la importancia de un buen control interno de los inventarios y del costo de los productos vendidos, desde el punto de vista de los directivos y de los auditores. En algunas compaas se hace hincapi en el control del efectivo y de los valores. pero se presta poca aten-cin al del inventario. Quiz: ello se deba a que muchos tipos de inventario se componen de elementos poco expuestos al robo. No se dan cuenta de que los controles del inventario inciden casi en todas las funciones referentes a la produccin y a la venta de los bienes .

Como se dijo en el captulo 7, refleja la actitud, la conciencia y las acciones globales de los directivos y del consejo de administracin ante la importancia del control y ante a manera de utilizarlo en la empresa. He aqu los aspectos que son particularmente significativos al examinar los inventarios y el costo de los productos vendidos:

l. Compromiso con la competencia y polticas y prcticas de recursos humanos. Ayudan a garantizar que se asigne a personal calificado y capacitado la responsabilidad de comprar bienes y servicios, de recibirlos y almacenarlos. El compromiso con la competencia del personal de la planta contribuye a garnntlzar que el proceso de manufactura sea eficaz y eficiente y que se lleven a cabo las actividades obligatorias de control.

2. Integridad y valores ticos. Las compras y los desembolsos en efectivo son actividades que ofrecen gran oportunidad de que los empleados -lo mismo que los ejecutivos- cometan fraude. La comunicacin de la integridad y de los valores ticos de estos ltimos contribuye a dos cosas: los desembolsos se destinan a bienes autorizados y legtimos que se reciben en realidad; la contabilidad de las compras es correcta. La importancia de la competencia y de la integridad se ejemplifica si consideramos a los agentes que negocian las condiciones de compra con los proveedores. Si son incompetentes, pueden comprometer a la compaa a grandes compras en condiciones desfavorables. Si aceptan sobornos, la compaa no slo perder los montos aceptados, sino que adquirir bienes de calidad inferior o pagar precios excesivos.

3. Estructura organizacional y asignacin de autoridad y de responsabilidad. El control interno mejora cuando la estructura organizacional del cliente es apropiada. cuando los ni-veles de autoridad y de responsabilidad en las actividades de compra y produccin se comu-nican con toda claridad. Es muy importante que el personal encargado de comprar, de recibir y de producir conozca su responsabilidad referente a aplicar los l!Ontroles.

El riesgo de error material en los estados financieros disminuye cuando los ejecutivos evalan y administran los riesgos relacionados con la compra y con la produccin de bienes y servicios. Entre los aspectos que les interesan figuran los siguientes: 1) disponibilidad d~ una oferta de bienes. de servicios y de mano de obra calificada: 2) estabilidad de precios y tarifes salariales; 3) generacin de suficiente flujo de efectivo para pagar las compras; 4) cambios en la tecnologa que afectan a los procesos de manufactura; 5) obsolescencia del inventario.

Los controles de monitoreo del ciclo de compras incluyen el establecimiento de un proceso formal para obtener retroalimentacin de los proveedores, entre otras cosas sus quejas referentes al pago. Uno de los controles del ciclo de produccin consiste en que los supervisores de produc-cin observen la ejecucin de varias actividades y funciones, as como evaluaciones de la calidad y del desempeo. Tambin los gerentes deberan tener un proceso formal para atender las reco-mendaciones de los auditores internos tendientes a mejorar las funciones de compra y de produc-cin, lo mismo que las actividades respectivas de control.

Comprar, recibir. almacenar. emitir, procesar y embarcar son las funciones fsicas relacionadas directamente con los inventarios; el sistema contable de costos y los registros de inventaro per-petuo constituyen las funciones de registro. Los auditores quieren conocer el resultado final de

442 CAPTULO 12

Fuentes y naturaleza de los inventarios y

costo de los productos vendidos

Mtodo para auditar los inventarios y el

costo de los productos vendidos

sobre la situacin financiera", que es obligatoria en el formulario anual 10-K presentado ante In Securities and Exchange Commission.

El trmino inventarios se emplea en este captulo para designar l) productos listos para vender-se, ya sea mercanca de una empresa comercial o los productos terminados de un fabricante; 2) bienes en proceso de produccin; 3) insumos consumidos directa o indirectamente en la produc cin como materias primas, piezas compradas y suministros.

Los objetivos son los siguientes: 1. Examinar el riesgo inherente, entre otras cosas los riesgos de fraude. 2. Examinar el control interno de los inventarios y el costo de los productos vendidos. 3. Verificar la existencia de inventarios y la realizacin de transacciones que afectan al costo

de dichos productos. 4. Verificar la integridad de los inventarios. 5. Comprobar si el cliente tiene derechos sobre los inventarios registrados. 6. Comprobar la veracidad administrativa de los registros, de los programas que soportan a los

inventarios y el costo de los productos vendidos. 7. Determinar si la valuacin de los inventarios y del costo de los productos vendidos se obtu

vo con mtodos apropiados. 8. octerminar si la presentacin y la revelacin ~~nbas cosas son adecuadas; por ejemplo, la

revelacin de las clasificaciones de los inventarios, tos mtodos contables y los inventario! pignorados en garanta de prstamos.

Adems de la auditora de inventarios y del costo de los productos vendidos, tambin se obtien~ informacin sobre las compras, las ventas, las devoluciones y las cuentas de devoluciones.

El famoso caso de fraude de McKesson & Robbi11s nos permite entender las obligaciones dr los auditores independientes respecto a la validez de los inventarios. Las audiencias realizad111 por la Securities and Exchange Commission en 1939 revel lo siguiente: los estados financic1 m de esa empresa farmacutica que cotizaba en la Bolsa de Valores de Nueva York contenan $1'1 millones de activos ficticios, o sea cerca de la cuarta parte de los que aparecan en el bala1w1 general. Inclua $1 O millones de inventarios inexistentes. Cmo fue posible que en este caso h11 auditores independientes realizaran una auditora y emitieran un informe sin salvedades. sin 411r descubrieran un fraude tan enorme? El programa seguido en los inventarios se ajustaba u 111 prctica habitual de auditora de la dcada de 1930. Lo importante es que en ese periodo '" acostumbraba limitarse a examinar los registros solamente; las normas de la poca no re4uerl1111 observar, contar fsicamente ni tener un contacto real con los inventarios.

Antes de este famoso caso, los auditores eludan la responsabilidad de verificar la veraci1l111I de las cantidades del inventario y la existencia fsica de los bienes. Con una lgica muy cucst 111 nable, decan que eran expertos en manejar cifras y en analizar los registros contables, pero t11 no estaban preparados para identificar ni medir la gran variedad de materias primas y de prod111 tos manufacturados que hay en las fbricas, las bodegas y los edificios de almacenamiento de 111 clientes.

El caso McKeeson & Robbins puso fin a ideas tan estrechas de las actividades de audit01 l11 En 1939 los Statements on Auditing Procedures l y 2-las primeras normas formales de audi111 ra emitidas por el AICPA- sealaron la importancia de la observacin fsica del invenltllil pero autorizaron sustituirla por otras tcnicas en ciertas circunstancias. La directriz SAS 1 (Al i 331.09-.11) procede a distinguir entre las compaas que determinan las cantidades slo mcdl1111 te un conteo fsico anual (sistema peridico de inventario) y las que cuentan con regiNt111 perpetuos debidamente conservados. Las segundas tienen a menudo un estricto control intt111 del inventario y recurren a las tcnicas de muestreo para verificar los registros mediante co11111 a lo largo del ao, en vez de realizar un conteo anual de todo el inventario. En este CllNll 1 observacin del inventario fsico puede limitarse a los conteos que se juzguen convenic111 pueden efectuarse durante el periodo auditado o despus de l.

El mtodo con que se verifican los inventarios y el costo de los productos vendidos dclw11 incluir la posibilidad de fraude, as como la prevalencia de errores accidentales al determin111 1

Control interno de los inventarios y del

costo de los productos vendidos

Ambiente de control

Evaluacin del riesgo

Monitoreo

Ciclos de compras y de produccin:

sistemas contables y ctividades de

control

Inventarios y costo de los productos vendidos 44'.

cantidades e importes. A menudo se recurre al fraude para evadir el impuesto sobre la renta, par ocultar los faltantes procedentes de estratagemas ilegales y para engaar a los accionistas o dueos inactivos respecto a las utilidades de la compaa y a su posicin financiera.

Sera difcil exagerar la importancia de un buen control interno de los inventarios y del costo d los productos vendidos, desde el punto de vista de los directivos y de los auditores. En algun:i compaas se hace hincapi en el control del efectivo y de los valores. pero se presta poca ater cin al del inventario. Quiz ello se deba a que muchos tipos de inventario se componen d elementos poco expuestos al robo. No se dan cuenta de que los controles del inventario incide casi en todas las funciones referentes a la produccin y a la venta de los bienes.

Como se dijo en el captulo 7, refleja la actitud, la conciencia y las acciones globales de I< directivos y del consejo de administracin ante la importancia del control y ante ia manera e utilizarlo en la empresa. He aqu los aspectos que son particularmente significativos al examin; los inventarios y el costo de los productos vendidos:

l. Compromiso con la competencia y polticas y prcticas de recursos humanos. Ayudan garantizar que se asigne a personal calificado y capacitado la responsabilidad de compr bienes y servicios, de recibirlos y almacenarlos. El compromiso con la competencia d personal e la planta contribuye a garJntlzar que el proceso de manufactura sea eficaz eficiente y que se lleven a cabo las actividades obligatorias de control.

2. Integridad y valores ticos. Las compras y los desembolsos en efectivo son actividades qt ofrecen gran oportunidad de que los empleados -lo mismo que los ejecutivos- carnet; fraude. La comunicacin de la integridad y de los valores ticos de estos ltimos contribu: a dos cosas: los desembolsos se destinan a bienes autorizados y legtimos que se reciben 1 realidad; la contabilidad de las compras es correcta. La importancia de la competencia y ' la integridad se ejemplifica si consideramos a los agentes que negocian las condiciones . compra con los proveedores. Si son incompetentes, pueden comprometer a la compa:i grandes compras en condiciones desfavombles. Si aceptan sobornos, la compaa no s perder los montos aceptados. sino que adquirir. bienes de calidad inferior o pagar preci excesivos.

3. Estructura organizacional y asignacin de autoridad y de responsabilidad. El cont1 interno mejora cuando la estructura organizacional del cliente es apropiada, cuando los 1 veles de autoridad y de responsabilidad en las actividades de compra y produccin se cotr nican con toda claridad. Es muy importante que el personal encargado de comprar, de recil y de producir conozca su responsabilidad referente a aplicar los controles.

El riesgo de error material en los estados financieros disminuye cuando los ejecutivos eva!a1 administran los riesgos relacionados con la compra y con la produccin de bienes y servici Entre los aspectos que les interesan figuran los siguientes: 1) disponibilidad de una oferta bienes, de servicios y de mano de obra calificada; 2) estabilidad de precios y tarifas salariales; generacin de suficiente flujo de efectivo para pagar las compras : ~ cambios en la tecnolo: que afectan a los procesos de manufactura; 5) obsolescencia del inventario.

Los controles de monitoreo del ciclo de compras incluyen el establecimiento de un proce formal para obtener retroalimentacin de los proveedores, entre otras cosas sus quejas referen al pago. Uno de los controles del ciclo de produccin consiste en que los supervisores de prodt cin observen la ejecucin de varias actividades y funciones. as como evaluaciones de la cali

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444 CAPTULO 12

La necesidad de controlar debidamente la funcin de com-pras se aprecia de modo impresionante en un caso en que los compradores de la cadena hotelera Sheraton manipularon frau-dulentamente la oferta de productos agricolas, proporcionan-do a un proveedor informacin competitiva. Gracias a ella, obtuvo varios contratos al presentar la oferta ms barata. A

las. A continuacin se enumeran algunos factores que indi-can un posible soborno:

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de registro; de ah la necesidad

14 CAPITULO 12

La necesidad de controlar debidamente la funcin de com-prJs se aprecia de modo impresionante en un caso en que los compradores de la cadena hotelera Sheraton manipularon frau-rlulcntamente la oferta de productos agrcolas, proporcionan-do a un proveedor informacin competitiva. Gracias a ella, obtuvo va rios contratos al presentar la oferta ms barata. A cambio de la informacin los compradores supuestamente recibieron miles de dlares de soborno, que el proveedor les enviaba cada mes en un sobre que deslizaba bajo la puerta de las oficinas de los compradores.

El carcter extraoficial de los sobornos los hace muy dif-ciles de detecta r en una auditora. En este caso, los dos com-pradores fueron arrestados a raz de una investigacin federal de corrupcin en los mercados urbanos de productos agrco-

las. A continuacin se enumeran algunos factores que indi-can un posible soborno:

Un encargado de compras cuyo estilo de vida no corres-ponda a sus ingresos

Un criterio incorrecto o discutible para se leccionar a los proveedores

Seleccionar a un proveedor cuyos precios son altos o han crecido significativamente desde que fue seleccionado

Registros de compras segn los cuales una compaa siem-pre gana los contratos como el licitador ms barato, a menudo por una cantidad relativamente pequea

Compras ininterrumpidas a un proveedor que suministra productos de calidad dudosa

Denuncias por parte de otros empleados

las funciones de registro; de ah la neces idad de que conozcan y evalen el sistema de contabili -dad de costos y los registros del inventario perpetuo, lo mismo que las actividades de control y los documentos originales en que se basa la preparacin de los datos financieros.

le1iartamento:

La funcin de compras Un buen control interno de compras requiere ante todo, una estructura organizacional que dele gue a un departamento independiente de la compaa la autoridad exclusiva de comprar todos los materiales y los servicios. La compra, la recepcin y el registro son funciones que deberan est:ir claramente separadas y. asignadas a departamentos especiales. En las empresas pequeas este tipo de departamentalizacin acaso no sea posible; pero incluso en ellas puede asignarse a unu persona debidamente supervisada la responsabilidad de todas las transacciones de compras.

La transaccin de compras empieza cuando los almacenes u otro departamento que necesitn los bienes o servicios emite una requisicin de compra debidamente aprobada (tabla adjunta). Una copia de la requisicin se enva al departamento respectivo para que prepare la urden dt

67467500 AA09847 Perfect Manufacturing Co. ORDEN DE COMPRA

Requisicin de compra Perfect Manufacturing Co. 1212 Belaire Blvd.

Fecha: lQ de m~ ?QXX Houston, TX 77062 ,lmJca de rua1eci A: !:rQn S!eel !:;Q. Fecha: 1 2 de m~ 2Qllll OllW

Fecha requerida: 1671 21 1 St. HQu!Qn TX 77021 Va: Entrega SOS 5 de i~niQ ZQXX Condiciones: 2LJJl...nL.J.Q

,111tldJd Descripcin Introducir nuestro pedido con: 000 Lminas de acero Cant. Descripcin Precio Total

lml nas 2 X 8, 1/2" #278473 9 000 lminas Acero 2 x 8, 1/2" $21.00 $189000

#278473 ..

Aprobado por: Perfect Manufacturing Co.

7.2? ~/,',_ Por: 11;,,.1,, z,. ...

Inventarios y costo de los productos vendidos 445

5874983 4503945 Perfect Manufacturing Co. Periect Manufacturing Co.

lniorme de recepcin Requisicin de materiales

Recibido de: Orden de produccin: 8576409

!:~r

,._PITU LO 12

1 Perfect Manufacturing Ca. 54654566

Tarjeta de tiempo de trabajo CONOCIMIENTO DE EMBARQUE Orden de produccin: 8576409

llLll.6LXX 1m.2.J. 1rl'1.ido

mpleado Salario Operacin Nombre por hora Cortar para darle Larry Cobb $22.50 forma Tiempo de Horas Costo total

1 termi nacin totales horas de trabajo A. t1:30A.M. 5.5 $123.75 j terminada U para v lvula

Perfect Manufacturing Ca.

Consignado a: Flour Valve Ca. 5485 Firts St

1212 Belaire Blvd. Houston, TX 77062

Fecha: 21 de oct 20XX

Orden nm. 6779938 Kansas City MO 66 220

Cantidad

150

Transportis ta: Union Pacifi c

Descripcin

Vlvula de efusin de 9 #2988388

Peso

7845

Aprobado por: Empacado por: ~

Recibido por: z,,,, 7.,,,, 7;,..7k~

compaas mayoristas y detallistas las rdenes de embarque, y no las requisiciones de la planta , sirven para autorizar retiros de las tiendas.

la funcin de produccin (conversin) La produccin global debera controlarse con un programa maestro de produccin que pre sente las necesidades generales de produccin en un periodo particular. Como se elabora a parti1 de los pronsticos de la demanda de los productos de la compaia, le ayuda a asegurarse de que atender las necesidades de los clientes, evitando al mismo tiempo saturarse con ciertos produc tos. Tambin garantiza que las materias primas y la mano de obra estn disponibles oportuna mente para cumplir las exigencias de produccin en el periodo. Una vez que se cuenta con lo' recursos requeridos, se preparan las rdenes de produccin que autorizan fabricar ciertos bi~ nes.

La responsabilidad de los bienes en produccin recaer siempre sobre la misma personn, casi siempre los supervisores o superintendentes de la planta. La requisicin de materiales y la ~ tarjetas de movimiento contienen el flujo de bienes y la responsabilidad respectiva a medida que se desplazan por el proceso de produccin. As, desde el momento en que los materiales se entregan en la planta hasta que se terminan y se envan a un almacn de artculos terminados. d supervisor deber tener el control y estar preparado para contestar preguntas concernientes a su

. ubicacin y disposicin. Las tarjetas de tiempo de trabajo (parte superior de esta pgina) se elaboran para indic111

el trabajo o las horas mquina dedicadas a una tarea en particular. Deber revisarlas y aprobarla~ el supervisor del departamento antes de introducirlas en el sistema de contabilidad de costos.

Entre los controles de los bienes en produccin figuran los procedimientos regulares de inspeccin que detectan trabajo defectuoso. Se descubren as ineficiencias en el sistema de pro duccin y tambin se previene que se infle el inventario de esos bienes acumulando el costo de los que terminarn por desecharse. Si los materiales de desecho tienen un alto valor de recupera cin. se separan, se controlan y se inventaran.

la funcin de embarque El embarque de artculos deber hacerse slo despus de recibir la autorizacin respectiva. Nor malmente es una orden de ventas aprobada por el departamento de crdito, aunque la funcin de embarque incluye la devolucin de productos defectuosos a los proveedores. En. este lti mo caso, la autorizacin consistir en el permiso de un ejecutivo del departamento de compras.

Inventarios y costo de los productos vendidos 44 7

El departamento de embarque prepara --0 el sistema de cmputo genera- un conocimiento de embarque prenumerado (pgina 446) donde se incluyen los artculos en cuestin. El departa mento conserva una copia del documento como evidencia del embarque; una segunda copia se enva al departamento de facturacin donde se usa -junto con la orden de compra y de venta del cliente- como base para facturarle al cliente; una tercera copia se guarda como taln de empa que con los artculos cuando se enven. En este procedimiento. el control se fortalece por el hecho de que un externo -el cliente- generalmente revisa el taln y notifica a la compaa cualquier discrepancia entre esta lista. los productos pedidos y los que recibi.

Cuando se embarcan usando un transporte comn, se le da a ste una cuarta copia del docu-mento de embarque. que en este caso deber ser un reconocimiento de embarque. Adems, la que se enva al departamento de facturacin incluir informacin adicional mediante facturas de compaas camioneras, .recibos de transportistas o factura de flete . La auditora se facilita agru-pando los documentos donde se indica que los embarques fueron autorizados y realizados debi-damente.

Las rutas de embarque han de seguirse en todo tipo de envos: venta de desechos, devolucin de artculos defectuosos y embarque de materiales y piezas a subcontratistas.

El sistema de contabilidad de costos Se necesita un buen sistema de contabilidad de costos para el uso de materias primas y de insu-mos. para determinar el contenido y valor de los bienes en el inventario de productos en proceso y para calcular el de los productos terminados . . Abarca tod9s los registros. rdenes y requisicio-nes necesarias para contabilizar el uso de mae~aje~fih:;'[;ar en el flujo de produccin y al pasar

......,;,~ . .~!f-por la planta mientras se convierten en productos terminados. Tambin sirve para acumular los costos de mano de obra y los costos indirectos que entran en los inventarios de productos en proceso y terminados. As pues. el sistema de contabilidad de costos forma parte integrJI del control interno de los inventarios.

Las cuentas del mayor general deberan controlar las cifras producidas por el sistema. El costo de los materiales directos y de la mano de obra se incorpora a productos individuales (trnbajo) en las cuentas referentes a cada orden o proceso. Peridicamente se aplica un gasto general de manufactura a los trabajos o procesos y se incluye en las cuentas.

Este nivel superior subyacente del control entre los registros de la planta y el mayor general es un sistema de rdenes de produccin, de requisiciones de materiales, de tarjetas de trabajo y de otras distribuciones de la mano de obra. El control se ve afectado por varios procedimientos que comprueban la veracidad de los registros de produccin. La asignacin de los costos directos de materiales y de mano de obra se calcula de nuevo y se concilia con los registros de materiales y de nmina. Los costos generales de manufactura que se aplican usando tarifas preestablecidas se ajustan a los costos reales al terminar el periodo.

Muchas compaas cuentan con sistemas estndar de costos que les ayudan a averiguar las causas de la ineficiencia y del desperdicio. estudiando las variaciones entre los costos reales y los estndar. Son sistemas que permiten fijar de inmediato el precio de los inventarios y controlar las operaciones. Todos los sistemas de contabilidad de costos se parecen en que estn diseados para facilitar el control interno: vigilan el cumplimiento de las directrices gerenciales en la plan- : ta, ofrecen cifras confiables del inventario y preservan los activos de la compaa.

El siscema de invemario perpecuo Los registros de inventario perpetuo forman parte importantsima del control interno. Muestran en todo momento la cantidad de productos disponibles y as suministran informacin esencial a las polticas inteligentes de compra, de venta y de planeacin de la produccin. Gracias a ellos es posible dirigir las compras estableciendo una cantidad mnima y mxima de los productos estn-dar en existencia.

El sistema de inventario perpetuo permite a las compaas controlar los elevados costos de conservar exceso de inventario, disminuyen al mximo el riesgo de que se agoten las existen-cias. La compaia puede controlar los inventarios mediante los puntos de reorden y las cantida-des econmicas a ordenar; por ejemplo. mediante los sistemas de ordenar jusco a ciempo en que los niveles de inventario se mantienen al mnimo.

448 CAPTULO 12

Para que los registros de inventario perpetuo aporten su control intrnseco, conviene que se mantengan las cantidades y el valor monetario de todas las existencias en los libros de la subsi-diaria, que sean controlados por el mayor general y que la balanza de comprobacin se prepare a intervalos razonables. Adems, los registros detallados y las cuentas de control del mayor gene-ral se ajustan para que concuerden con los conteos fsicos tomados.

Los registros de inventario perpetuo desalientan el robo y el desperdicio, pues los almace-nistas y otros empleados conocen la contabilidad de los bienes establecida por este registro con-tinuo de los artculos recibidos. emitidos y disponibles. Sin embargo. hay que veri ficarlos peri-

Documentacin de auditora para

inventarios y costo de los productos

vendidos

dicamente mediante un conteo fsico.

Comrol imemo y la computadora Con un sistema computarizado de inventarios, al cliente le resulta mucho ms fcil mantener el control de los inventarios, las compras y el proceso de manufactura. La computadora genera automticamente las requisiciones y las rdenes de compra cuando los ni veles del inventario llegan a niveles preestablecidos de reorden. El sistema del cliente inclusive puede estar conecta-do al sistema de sus proveedores, lo cual permite al intercambio electrnico de datos (IED) coordinar completamente la produccin y las adquisiciones. Tambin mantiene los registros de responsabilidad de los artculos al ser dirigidos por el proceso de produccin. Se introducen los detalles del trabajo directo y del uso de materiales; la computa:::. :( t(.-;;''

Evaluar I~ ba5es y,Jos mtodos e la fijain.de precio~ al ve~~~:~~~~ p;~r;~~tr~;t;~:k~~~;(:5~i'.i;i~'g~i

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