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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

AUDITORÍA EXTERNA DP COTOPAXI

D R 9-D P C -A E -0030-2015

EMPRESA ELÉCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A. ELEPCOSA.

INFORME GENERAL

Examen especial a los procedimientos de contratación, adquisición, recepción y entrega de bienes; y, a la contratación de servicios y seguimiento a su cumplimiento en la Empresa

Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A. ELEPCOSA. por el período comprendido entre el 1 de enero de2011 y el 30 de abril de 2015.

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2011/01/01 HASTA: 2015/04/30

EM PRESA ELÉCTRICA PROVINCIAL CO TO PAXI S.A ELEPCOSA.

Exam en especial a los procedim ientos de contratación, adquisición, recepción y entrega de bienes; y, a la contratación de servicios y seguim iento a su cum plim iento en la EM PRESA ELÉCTRICA PRO VINCIAL CO TOPAXI S.A. ELEPCOSA. por el período com prendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015.

DELEGACIÓN PROVINCIAL DE COTOPAXI

Latacunga - Ecuador

INDICE

CONTENIDO

Carta de presentación

CAPÍTULO I

Información Introductoria

Motivo del examen

Objetivos del examen

Alcance del examen

Base legal

Estructura orgánica

Objetivos de la entidad

Montos de recursos examinados

Servidores relacionados

CAPÍTULO II

Resultados del ExamenNo se ingresó información relevante de los procedimientos de contratación pública al portal.

El Administrador del Contrato no consideró en sus informes las novedades presentadas por Fiscalización.

Incumplimiento de cláusulas de los contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios.

No se designó al técnico para la suscripción de las actas de entrega recepción de bienes.

Prórrogas otorgadas sin justificación técnica y actas legalizadas posteriores a su plazo.

Garantías Caducadas y no actualizadas

Contratos sin considerar cláusulas obligatorias

Demora en las liquidaciones de los contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios.

Anexos


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49

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

ELEPCO S.A Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi Sociedad

Anónima.

GPS Sistema Americano de Navegación y Localización

Mediante Satélites.

INCOP Instituto Nacional de Contratación Pública

IVA Impuesto al Valor Agregado

LONSCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de ContrataciónPública

PAC Plan Anual de Contratación

POA Plan Operativo Anual

SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública

SNCP Sistema Nacional de Contratación Pública

USD Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

Ref. Informe aprobado eh

Latacunga, § J OíC 2015SeñorPresidente EjecutivoEmpresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A. ELEPCOSAPresente.-

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procedimientos de contratación, adquisición, recepción y entrega de bienes; y, a la contratación de servicios y seguimiento a su cumplimiento en la EMPRESA ELÉCTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A. ELEPCOSA., por el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,Dios, Patria y Libertad,

Delegada Provincial de Cotopaxi (e)

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial en la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A. ELEPCOSA se

realizó en cumplimiento a la orden de trabajo 0016-DR9-DPC-AE-2015 y memorando

0329-DR9-DPC de 5 y 6 de mayo de 2015, respectivamente, con cargo al plan

operativo de control año 2015, de la Unidad de Auditoría Externa de la Delegación

Provincial de Cotopaxi de la Contraloría General del Estado.

Objetivos del examen

Generales

Determinar si los procedimientos de contratación, cumplieron con las fases

precontractuales, contractuales y de ejecución; y, si estas se sujetaron a las

disposiciones legales vigentes, pliegos y contratos.

Verificar que los procedimientos de recepción y entrega de bienes, se hayan

realizado de acuerdo a las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normativa establecidas para el efecto.

Específicos

Determinar si los bienes adquiridos y la contratación de servicios fueron

planificados, conforme a las necesidades de la entidad y ejecutados de acuerdo a

los pliegos y a los contratos suscritos para el efecto.

Verificar si la recepción y entrega de los bienes cuentan con la documentación

suficiente y pertinente que justifique su ingreso y egreso.

Alcance del examen

Se analizó los procedimientos de contratación, adquisición, recepción y entrega de

bienes; y, a la contratación de servicios y seguimiento a su cumplimiento, por el

período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015.fllo o S

2

Base legal

Mediante Escritura Pública de 25 de noviembre de 1983, ante el Notario Segundo

Público del cantón Latacunga, se constituyó la Compañía Empresa Eléctrica Cotopaxi

Sociedad Anónima ELEPCOSA, la misma que se rige por la Ley de Compañías, Ley

Básica de Electrificación, Código Civil y sus Estatutos Sociales.

Con Resolución ADM 84-008 de 16 de enero de 1984 el Superintendente de

Compañías, aprobó la Constitución de la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi

Sociedad Anónima ELEPCOSA.

Según Escritura Pública de 17 de febrero de 1989, ante el Notario Primero del cantón

Latacunga, se reformó los estatutos de la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi

Sociedad Anónima ELEPCO S.A.

Con Resolución 89.1.1.1.00536 de 22 de abril de 1989 el Superintendente de

Compañías aprobó la primera reforma a los estatutos de la Empresa Eléctrica

Provincial de Cotopaxi S.A. ELEPCOSA

Mediante escritura pública de 7 de julio de 1995 celebrada ante el Notario Tercero del

cantón Latacunga y resolución 95.1.1.1.2604 de 15 de agosto del mismo año, del

Intendente de Compañías de Quito, se aprobó la reforma a los estatutos y aumento de

capital.

Con escritura pública de 18 de diciembre de 1997 celebrada ante el Notario Tercero

del cantón Latacunga y resolución 98.1.1.1.0573 de 12 marzo de 1998, el Intendente

de Compañías de Quito, aprobó el aumento de capital y reforma a los estatutos.

Según escritura pública de 16 de febrero de 2001 celebrada ante el Notario Primero

del cantón Latacunga y resolución 01.Q.IJ. 2220 de 4 de mayo de 2001 el Intendente

de Compañías de Quito, aprobó el aumento de capital y reforma a los estatutos.

Con escritura pública de 15 de enero de 2003 celebrada ante el Notario Primero del

1' ' atacunga y resolución 03.Q.IJ.0345 de 24 de enero de 2003, el Intendente de

3

Compañías de Quito, Encargado, aprobó la prórroga del plazo de duración, aumento

de capital, reforma y codificación de estatutos de la compañía.

Mediante escritura pública de 19 de mayo de 2009 celebrada ante el Notario Primero

del cantón Latacunga y resolución 09.A.DIC.120, de 22 de mayo de 2009, la

Intendenta de Compañías de Ambato, aprobó el aumento de capital y reforma del

estatuto de la compañía Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S. A. ELEPCOSA.

Estructura orgánica

De conformidad al Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, aprobado por el

Directorio de la Empresa el 30 de diciembre de 1997, con Resolución 138-97, se

mantiene la siguiente estructura organizacional

Nivel DirectivoJunta General de Accionistas Directorio

Nivel EjecutivoPresidente EjecutivoComité de Coordinación Administrativa

Nivel de ControlComisarios Auditoría Interna

Nivel de Asesoría y CoordinaciónAsesoría Jurídica Dirección de Planificación Secretaría General

Nivel AdministrativoDirección de Relaciones Industriales Dirección de Finanzas

Nivel OperativoDirección Comercial Dirección Técnica

i de Generación

4

Objetivos de la entidad

La Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi en el Plan Estratégico 2014 y 2017

aprobado en julio de 2014, por la Junta de Accionistas, identifica los objetivos a los

que deberá alinearse a fin de alcanzar una plena contribución a las metas del Estado

Ecuatoriano, definiéndolos de la siguiente manera:

- Incrementar el nivel de satisfacción de los clientes

- Incrementar la cobertura de la población con servicio eléctrico

- Incrementar el uso eficiente de su presupuesto destinando eficientemente los

recursos.

- Incrementar la eficiencia energética.

- Incrementar el uso de fuentes de energía alternativas.

- Reducir los impactos socio- ambientales e incrementar la vinculación con la

comunidad.

- Incrementar la eficiencia y eficacia institucional.

- Incrementar el desarrollo tecnológico que garantice una adecuada gestión.

- Incrementar el desarrollo del talento humano.

Monto de recursos examinados

Los recursos financieros analizados en el período sujeto a examen correspondiente a

adquisición de bienes y prestación de servicios realizados por la Empresa Eléctrica

:ial Cotopaxi S.A. ELEPCOSA, fueron de 4 729 178,18 USD, así:

5

(En Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)

BIENES

N' Proceso Objeto Valor

1 SIE-ELEPCO-055-2011Adquisición de Transformadores de diferentes capacidades

203 220,00

2 MCBS-ELEPCO-202-2011Adquisición de Equipos de Atención Virtual a Clientes mediante pantallas de consulta interactiva

25 000,00

3 RE-ELEPCO-132-2012Adquisición de repuestos para la reparación del vehículo grúa No. 48.

8 780,09

4 SIE-ELEPCO-171-2012 Adquisición de medidores electrónicos monofásicos y bifásicos.

255 849,00

6 SIE-ELEPCO-204-2012Adquisición de aceite hidráulico de viscosidad grado 46 y 68

10 000,00

7 PE-ELEPCO-028-2013

Adquisición de un lote de terreno a los cónyuges: señor Almeida Cabascango Luis Genarito y Señora Pozo Gordon Angelita del Rocio para el paso de la línea de subtransmisión San Rafael- Pujilí

24 815,18

8 SIE-ELEPCO-044-2013Adquisición de medidores electrónicos trifásicos y bases socket para medidores electrónicos trifásicos

64 730,00

9 SIE-ELEPCO-058-2013

Adquisición de luminarias de diferentes capacidades para obras de electrificación con financiamiento Ferum. REP. PMD 2013 y convenio Elepco S.A.-CNEL

451 873,00


Adquisición De Transformadores De Diferentes Capacidades Para Obras De Electrificación Con Financiamiento Ferum. REP. PMD 2013 y Convenio Elepco S.A.-CNEL.

250 180,00

11 SIE-ELEPCO-055-2013Adquisición de cinco camionetas doble cabina y dos vehículos tipo jeep

214 098,21


Adquisición de cables y conductores para obras de electrificación con financiamiento FERUM. REP. PMD 2013 y Convenio ELEPCO S.A.-CNEL

640 430,30

13 SIE-ELEPCO-083-2013Provisión de ropa de trabajo para el personal masculino operativo de ELEPCO S.A

34 104,00

14 SIE-ELEPCO-084-2013Provisión de ropa de trabajo para el personal femenino

61 040,00

15 RE-ELEPCO-118-2013Adquisición de repuestos para el parque automotor.

22 515,80

16 SIE-ELEPCO-128-2013Adquisición de materiales para mantenimiento de alumbrado público.

117 997,50

17 SIE-ELEPCO-181-2013Adquisición de un camión grúa para remodelación y mantenimiento de redes en el sistema eléctrico La Maná

150 000,00

18 RE-ELEPCO-143-2014provisión de uniformes institucionales para el personal masculino y femenino administrativo

29 800,00

Suman 2 564 433,08Fuente: Portal de com pras púb licas www.compraspubiicas.qob

Fecha corte del exam en: 2015-10-15

6

http://www.compraspubiicas.qob

(En Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)

SERVICIOS

No. Proceso O bjeto V a lo r

1 PUB-ELEPCO-030-2011Contratación de arriendo de local para las oficinas de inventarios, medidores nuevos y archivo

10 320,00

2COBS-ELEPCO-089-2011

Servicios técnicos especializados para recolección digitalizada de datos comerciales y entrega de avisos de pago en el área de concesión de ELEPCO S.A

272 709,84

3 LIBS-ELEPCO-228-2011 Contratación de pólizas de seguros 410 000,00

4 LIBS-ELEPCO-214-2012 Contratación de pólizas de seguros para el ejercicio económico 2013

445 000,00


Contratación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales en las instalaciones de ELEPCO S.A

516 125,76


Contratación de servicios para el reemplazo de los sistemas de medición en el sistema eléctrico La Maná

107 142,76

7COBS-ELEPCO-112- 2013

Contratación para el reemplazo de los sistemas de medición en el sistema eléctrico La Maná mediante la modalidad llave en mano

107 142,76

8COBS-ELEPCO-131- 2013

Contratación de servicio de dirección técnica y mano de obra para la construcción de redes de distribución y remodelación de redes en el cantón Pujili - con fondos FERUM, PMD Y REP 2013

111 290,00

9 PE-ELEPCO-016-2014Procedimiento especial para la contratación de arriendo de un local para las oficinas de control de energía

5 160,00


Contratación de servicio de mecánica en general incluido repuestos para el parque automotor de ELEPCO S.A.

82 098,21

11 SIE-ELEPCO-048-2014Contratación de servicio de limpieza para las instalaciones de ELEPCO S.A.

97 755,77

Suman 2 164 745,10Total 4 729 178,18

Fuente: Portal de com pras púb licas www.compraspubticas.Qob

Fecha corte del exam en: 2015-10-15


1 .

t in c .

7

http://www.compraspubticas.Qob

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

No se ingresó información relevante de los procedimientos de contratación

pública al portal

En el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015, la

Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A. ELEPCOSA, realizó 510 procedimientos

de contratación por adquisición de bienes y prestación de servicios, determinándose

que en 180 procesos la información relevante no fue ingresada al portal de compras

públicas, por lo que estos procesos no se encontraron finalizados, así:

Estado del Proceso Servicios Bienes

Adjudicación 49 16

Adjudicado y Reqistrado 35 19

Ejecución del Contrato 29 26

Negociación 1 2

Recepción 0 3

Sum an 114 66

Total 180

Situación que se originó debido a que la Jefe de Adquisiciones responsable de la

administración del portal de compras públicas, no ingresó la información de la fase

precontractual como: oferta técnica, negociación, recepción y calificación de ofertas,

convalidación de errores, cronogramas de ejecución, y acta de adjudicación; además,

a pesar de haber puesto memorandos a través de la Presidencia Ejecutiva a los

Directores y Jefes Departamentales de la Institución, sobre la información que debían

presentar y subir al portal los Administradores del Contrato en la fase contractual y de

ejecución, como: contratos, disponibilidad del anticipo, garantías, actas de entrega

recepción, informes de liquidación y facturas de los procedimientos de contratación

pública; no efectúo el respectivo seguimiento, lo que ocasionó que la información no

este actualizada ni finalizada y por lo tanto disponible para el conocimiento de la

ciudadanía en general.

Por lo que la servidora incumplió los artículos 4 Principios, 14 Alcance del Control del

SNCP números 1 y 6, y 21 Portal de compras públicas de la Ley Orgánica del Sistemaj ty o CMC

Nacional de Contratación Pública, 13 Información relevante de su Reglamento, la

Resolución 053-2011 de 14 de octubre de 2011, Resolución 080-2013 de 17 de enero

de 2013 y la Circular No. INCOP-DE-DNCPCP-2013-001-C de 25 de febrero de 2013.

Con oficios circulares 002 y 004-DPC-EE-ELEPCOS.A.-2015 de 30 de junio y 20 de

agosto de 2015, se comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo y

la Jefe de Adquisiciones responsable del portal de compras públicas.

La Jefe de Adquisiciones en comunicación de 2 de julio de 2015, señaló:

. .A partir de la emisión de la resolución INCOP No. 053-2011 ...la Presidencia Ejecutiva en coordinación con el Departamento de Adquisiciones remitió memorandos a las Direcciones y Jefaturas de la Institución, a fin de que se dé cumplimiento a la Resolución ibídem.- En este marco, los administradores son quienes, po r su propia naturaleza, conocen al detalle el contenido y condiciones del contrato, así como los docum entos.. además de la oportuna publicación en el portal.- El usuario adm inistrador del porta l no tiene acceso para ingresar la documentación relevante en la fase contractual y de ejecución

Lo manifestado por la servidora no modifica lo comentado por el equipo de auditoría,

debido a que como administradora del portal de compras públicas, debió ingresar la

información relevante de las etapas precontractual y de liquidación para finalizar los

procesos; y, coordinar con los Administradores de los Contratos su ingreso respecto a

la fase contractual y de ejecución, lo que no permitió actualizar y en otros casos

finalizar los procesos de contratación.

El Presidente Ejecutivo en comunicación de 26 de agosto de 2015, recibido el 3 de

septiembre de 2015, expresó:

“...Hago referencia a la comunicación de resultados....- Esta presidencia Ejecutiva, a través de varios comunicados , dispuso que los administradores de contratos, ingresen la información al porta l de compras públicas, situación que se operativiza a través (sic) de la unidad de Adquisiciones...- la Secretaría Nacional de Contratación Pública, habilitó en su porta l informático la opción para cada adm inistrador al porta l de compras púb licas ...”.

Lo manifestado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto la información relevante en la fase precontractual, contractual y ejecución

ingresada al portal de compras públicas es operativizada por la unidad deivweue

9

Adquisiciones por lo que la Jefa de Adquisiciones como responsable de esta

herramienta, debió requerir a los Administradores de Contrato el ingreso y

actualización de la misma; y efectuar el seguimiento a fin de verificar que los procesos

se encuentren finalizados.

La Jefe de Adquisiciones responsable del portal de compras públicas en comunicación

de 3 de septiembre de 2015, manifestó:

“ ...La Jefatura de adquisiciones coordinó po r intermedio de Presidencia Ejecutiva la obligación que tienen los Adm inistradores de Contrato de publicar y rem itir al departamento de Adquisiciones...- dispone se instruya al personal a su cargo que hayan sido designados como Adm inistrador de Contrato, que cuenta con un plazo determinado para rem itir al departamento de Adquisiciones la documentación relevante con la finalidad de proceder con la finalización de los procedim ientos de contratación...- siendo el adm inistrador del contrato el único que puede acceder al Portal para efectuar el registro, puntualizando que n i el Adm inistrador del Portal Institucional tiene la posibilidad de acceso ...”.

Lo manifestado por la servidora no modifica lo comentado por el equipo de auditoría,

por cuanto en la revisión de la información relevante del portal de compras públicas, se

verificó que en 180 procesos no se ingresaron ni actualizaron; además, a pesar de

haber coordinado con la Presidencia el envío de memorandos a los Directores y Jefes

Departamentales a fin de que den a conocer a los Administradores del Contrato, la

obligación de remitir la información relacionada con la ejecución de los procesos, como

responsable de la administración del portal de compras públicas, no efectúo el

seguimiento e insistió al Presidente Ejecutivo para que se tome las medidas

necesarias y se actualicen y finalicen estos procesos de contratación.

Conclusión

En la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi, se realizaron 510 procedimientos de

contratación para la adquisición de bienes y prestación de servicios, de los cuales en

180 la información relevante no fue ingresada en su totalidad al portal de compras

públicas; situación que se originó debido a que la Jefe de Adquisiciones como

responsable del portal de compras públicas no ingresó la información de la fase

precontractual; ni verificó el ingreso respecto a la etapa de ejecución que era

responsabilidad de los Administradores del Contrato, lo que ocasionó que la

10

información no este actualizada ni finalizada como disponible para el conocimiento de

la ciudadanía en general.

Recomendaciones

A la Jefe de Adquisiciones responsable de la administración del portal de

compras públicas

1. Ingresará al portal de compras públicas toda la información relevante de forma

oportuna en la fase precontractual de los procesos de contratación, para

conocimiento de la ciudadanía en general.

2. Realizará la coordinación y el seguimiento periódico a los Administradores del

Contrato del ingreso de la información relevante de los procesos de contratación

de la fase de ejecución y liquidación para actualizar y finalizar el estado de los

procesos de contratación.

A los Administradores del Contrato

3. Ingresarán al portal de compras públicas la información relevante bajo su

responsabilidad, y remitirán en forma oportuna a la Jefe de Adquisiciones,

servidora responsable de la administración del portal de compras públicas, para el

trámite de finalización de los procesos de contratación.

El Administrador del Contrato no consideró en sus informes las novedades

presentadas por Fiscalización

El Presidente Ejecutivo de la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi suscribió el contrato

037/2013 para la prestación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada,

custodia de bienes y materiales en las instalaciones de ELEPCO S.A con una compañía

de seguridad por 531 816,00 USD incluido el IVA; por el período comprendido entre el 1

de abril de 2013 y el 31 de marzo de 2014.

11

La cláusula cuarta “Objeto del Contrato” del contrato, señala que para el cumplimiento de

los objetivos propuestos, la Contratista designará personal permanente, debidamente

uniformado y armado, selecto e idóneo, capacitado para el desempeño de las funciones.

De acuerdo a la cláusula novena “De la administración y fiscalización” del contrato, se

designó al Director de Relaciones Industriales (e) como Administrador y al Auxiliar de

Personal como Fiscalizador del Contrato, posteriormente el Presidente Ejecutivo con

memorando ELEPCOSA-PE-2013-12496-M de 25 de julio de 2013, designó como

Fiscalizador al Supervisor de Servicios Generales.

En relación a las inspecciones e informes presentados por estos servidores y que

sustentaron los pagos por este servicio, se determinó las siguientes novedades:

Con oficio ELEPCOSA-AUXP-2013-11897-M de 18 de julio de 2013, el Fiscalizador dio

a conocer al Administrador del Contrato que el 17 de julio de 2013, se procedió a la

inspección de varios puestos de trabajo del servicio de vigilancia, adjuntando el

formulario de control y uso adecuado de uniformes y equipos de comunicación, donde

se presentaron novedades con respecto a que no contaban con el armamento, ponchos

de agua, pitos, linternas, botas de caucho, cinturón, par de esposas, funda de revolver y

municiones, lo que incumplieron lo establecido en la cláusula octava de las

Responsabilidades del Contratista número 7, en donde se señaló que el contratista

debió entregar uniformes, armas y demás implementos a los trabajadores.

El Fiscalizador con memorando ELEPCOSA-SSG-2013-13936-M de 21 de agosto de

2013, puso en conocimiento del Administrador del Contrato:

“ ...en base a las supervisiones realizadas en los puestos de seguridad que mantiene la Empresa con la Compañía (...), debo señalar que el personal de seguridad no cuenta con la asignación del arma respectiva.

Por lo expuesto, no se cumplió con la cláusula octava del contrato número 7 y número

4.10.1.1 Oferta Técnica y los puntos 12 y 13 de los pliegos y contrato.

Con memorando ELEPCOSA-SSG-2013-13977-M de 22 de agosto de 2013, el

Fiscalizador informó al Administrador del Contrato que de la inspección física realizada

a los puestos de trabajo los días 15, 19 y 21 de agosto de 2013, se constató que el/P ccxe

12

personal de vigilancia no posee el armamento, por lo que solicitó se oficie a la

compañía esta inobservancia.

Sin embargo el Administrador del Contrato no consideró estas novedades, emitiendo

los informes para que procedan al pago, tampoco comunicó a la máxima autoridad para

que realice los trámites legales para la terminación unilateral del contrato por intermedio

del Asesor Jurídico por incumplimiento.

El Administrador del Contrato con memorando ELEPCOSA-DRI (E)-2013-13988-M de

22 de agosto de 2013, informó al Director de Finanzas que en comunicación de 21

agosto de 2013, el Gerente General de la Compañía de Seguridad, indicó que por

inconsistencias en las licencias y la adquisición de armamento se contará con vigilancia

armada a partir del 10 de septiembre de 2013; lo que fue validado por el Fiscalizador

conforme consta en el memorando ELEPCOSA-SSG-2013-17281-M de 23 de octubre

de 2013 en el cual señaló que en inspecciones realizadas a los puestos de seguridad

los días 1, 4, 7, 8, 16, 17, 18, 22 y 23 de octubre de 2013, el personal encargado

contaba con todo lo requerido en los pliegos para esta contratación indicando que el

armamento era fogueo no letal, evidenciándose que no existió oportunidad en la

dotación y equipamiento, por cuanto desde el 1 de abril al 9 de septiembre de 2013 el

personal de vigilancia no contó con el armamento por lo que incumplió con la cláusula

octava del contrato número 7 y número 4.10.1.1 Oferta Técnica y los puntos 12 y 13 de

los pliegos.

El Contador General al realizar el control previo a la contabilización de la

documentación sustentatoria de las mensualidades correspondientes a junio, julio y

agosto de 2013, objetó mediante sumillas insertas en el formulario “órdenes de pago”

dirigidas al Director de Finanzas el que fue ratificado en memorando ELEPCOSA-CG-

2014-011426-M de 28 de enero de 2014, señalando la inobservancia de los números 2,

4 y 7 de la cláusula octava del contrato respecto a la dotación de armamento y

equipamiento así como a los permisos individuales de armas; observaciones que no

fueron consideradas por este servidor, efectuándose los pagos por parte del Tesorero.

Estos hechos se originaron debido a que el Administrador del Contrato al solicitar el

pago al Director de Finanzas en su informe no consideró ni comunicó todas las

novedades presentadas en los reportes de fiscalización referente a la falta de dotaciónJtyieece

13

de armamento en los meses de junio, julio y agosto de 2013 y vestimenta en la

inspección realizada el 17 de julio de 2013, ni requirió a la máxima autoridad que por

intermedio del Asesor Jurídico se analice la terminación del contrato aplicando la

cláusula duodécima numerales 1 y 4, por cuanto la Compañía de Seguridad incumplió

con lo establecido en los pliegos y contrato; el Director de Finanzas y el Tesorero a

pesar de tener conocimiento de lo sucedido constantes en los informes de fiscalización

y en comunicaciones y sumillas insertas por el Contador General en los comprobantes

de pago; autorizaron y cancelaron respectivamente; lo que ocasionó que se cancele al

Contratista sin que cumpla con el objeto del contrato.

Por lo que el Administrador del Contrato, Director de Finanzas y Tesorero incumplieron

lo señalado en los artículos 70 Administración del Contrato de la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública; 121 Administrador del Contrato de su

Reglamento, cláusulas SÉPTIMA Obligaciones de las partes número 6 de las

Obligaciones de la Compañía de Seguridad; OCTAVA Responsabilidades del

Contratista números 2, 4 y 7; NOVENA De la Administración del Contrato y

Fiscalización, DÉCIMA De las Sanciones punto 9 y DUODÉCIMA Terminación del

Contrato números 1 y 4 del Contrato 037/2013 suscrito el 17 de abril de 2013; códigos

2.30.05 de las Actividades Básicas del Director de Finanzas punto 1, 2.15.10 de las

funciones del Tesorero del Manual de Clasificación y Valoración de Puestos punto 4,

aprobado por el Directorio de la Empresa el 30 de diciembre de 1997; e, inobservaron

las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 403-08 Control

previo al pago y 405-04 Documentación de respaldo y su archivo.

Con oficio circular 004-EE-ELEPCOSA.-2015 de 20 de agosto de 2015, se comunicaron

los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Director de Finanzas, Jefe de

Adquisiciones, Contador General, Tesorero, Administrador del Contrato y

Fiscalizadores.

El Presidente Ejecutivo con comunicación de 26 de agosto de 2015, recibido el 3 de

septiembre de 2015, señaló:

“...Corresponde al Adm inistrador del contra to ...... velar po r el cabal y oportunocumplim iento de todos y cada uno de las obligaciones derivadas del contrato (Etapa Contractual).- Presidencia Ejecutiva ha dictado políticas de contratación referente a las responsabilidades y funciones que deben cum plir los adm inistradores...”.

14

Lo expresado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría por

cuanto el Administrador del Contrato es el responsable de velar por el cabal y oportuno

cumplimiento de todas las obligaciones del Contratista.

El Administrador del Contrato con comunicación de 3 de septiembre de 2015, recibido

el 8 de septiembre de 2015, indicó:

" ......... las armas de fuego de la que (sic) com pañía.. ..presento (sic) fue para suparticipación en el proceso, y es una incidencia precontractua l....e l tiempo de abril a jun io el F iscalizador...no reportó ninguna novedad al respecto lo que hace sospechar que si bien conocía del particular no lo reportó a su debido tiempo haciendo que la administración del contrato tome decis iones...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría,

por cuanto en los informes presentados por los Fiscalizadores constaron novedades

las que no fueron consideradas por el Administrador del Contrato previo a solicitar el

pago al Director de Finanzas.

El Fiscalizador del Contrato designado por el Presidente Ejecutivo con memorando

5063-PE-2013 de 2 de abril de 2013, en comunicación de 4 de septiembre de 2015,

señaló:

“ ...Según memorando N°7077-AXP-2013 ,.. .solicito para dar cumplimiento a las funciones y responsabilidades establecidas en el contra to .. ..se requiera al contratista determinada información...- En memorando N° 7264-AUXP- 2013, ...propongo en calidad de Fiscalizador el Plan de Fiscalización del Contrato...sin embargo en m em orando...d irigido D irector de Finanzas...señalando que en base al informe em itido...en calidad de fiscalizador del contrato luego de la verificación del fie l cumplim iento del mismo, solicita se autorice a quien corresponda...se realice el pago respectivo...- índico en detalle que al realizar el control, se aprecia claramente novedades como: que el personal supervisado el 2015/07/17, no porta el revólver, así como también en la misma supervisión respecto a la dotación de ponchos de aguas, pito, linterna, botas de caucho, cinturón, un pa r de esposas, funda de revolver, munición, no tienen...- Memorando n°.: ELEPCOSA-AUXP-2013- 11897-M., en el m ismo comuniqué varías novedades al Adm inistrador de Contrato...en la misma orden consta sumillas po r parte del Contador General dirigida a la Dirección Financiera, en las que se menciona algunas novedades...”.

El Fiscalizador designado por el Presidente Ejecutivo con memorando ELEPCOSA-

PE-2013-12496-M el 25 de julio de 2013, en oficio ELEPCOSA-SSG-2015-1587-0 de

2 de septiembre de 2015, indicó:¡JÍQuwcih.

15

“ ...Con memorando ELEPCOSA-SSG-2013-13073, de fecha 7 de agosto de2013 se solicita al adm inistrador de contrato se proporcione la información de la fiscalización realizada...pero no se tuvo respuesta...- Con memorando N° ELEPCOSA-SSG-2013-13585-M .. .se solicita nuevamente al adm inistrador del contrato se proporcione la información de la fiscalización realizada...tam poco se tuvo respuesta. . .- Con memorando N° ELEPCOSA-SSG-2013-13936-M, de fecha 21 de agosto de 2013, se in form a...no cuenta con la asignación del arma respectiva y se solicita oficie a la Compañía sobre este incumplim iento.- Con oficio N° 1665 C. S.C. 2013 de 21 de agosto de 2013, la compañía de seguridad in form a...señala que la compañía se hará cargo de la reposición de lo sustraído...Con memorando N°ELEPCOSA-SSG-2013-13977-M, de fecha 22 de agosto de 2013 se da a conocer.. .nuevamente que el personal que efectúa el trabajo de vigilancia, no tiene asignado el armamento requerido en los p liegos....- Con Memorando N° ELEPCOSA-SSG-2013-14276-M, de fecha 27 de agosto de 2013... - La empresa de seguridad ..., entre el 23 y 25 de septiembre de 2013 dota de armamento no le ta l a todo el persona l...- Con memorando N°ELEPCOSA-SSG-2013-17281 -M de fecha 23 de octubre de 2013, se inform a...que la dotación del armamento se ha dado en todos los puestos de seguridad contratados pero que el armamento es de fogueo (no le ta l)...- se indica además que a su debido tiempo se informó que el armamento presentado es de fogueo (no letal)...- En los 4 prim eros meses de ejecución., .no tuve respuesta po r parte del administrador.

Lo manifestado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de auditoría

con respecto a que los Fiscalizadores comunicaron al Administrador del Contrato las

novedades que se presentaron en la ejecución del contrato de vigilancia, así como las

observaciones realizadas por el Contador General, las cuales no fueron consideradas

previo al pago de este servicio.

El Director de Finanzas en comunicación de 2 de septiembre de 2015, expresó:

“. . Hay que recalcar que, la compañía....dentro de los pliegos establecidos para el proceso, presentó copias de los permisos de las armas a ser utilizadas por su personal, debidamente notarizados (s ic)...- A partir del mes de Mayo del 2013, estos se lo han efectuado en base al informe presentado po r .... quien señala que no existen novedades que destacar...- Sobre las multas establecidas en el informe, es de exclusiva responsabilidad de quienes están a cargo de la administración y fiscalización...- No comparto con lo manifestado en el informe, en el que señala que, a la Dirección Financiera y Tesorería, con conocim ientos de hecho, autorizaron estos haberes, reitero, éstos se los hizo en base a los informes del adm inistrador y fiscalizador....- llama la atención, las sumilías impresas po r el señor Contador General, en la parte inferior derecha de ciertas órdenes de pago, sumilías que en su mayoría no cuenta con la recepción de la Dirección F inanciera ...”.

O te a s e s

16


por cuanto de la revisión a la documentación que respalda los pagos, se determinó

que en los informes de los Fiscalizadores en su turno dieron a conocer al

Administrador del Contrato las novedades presentadas con respecto al incumplimiento

de lo establecido en los pliegos y contrato; por lo tanto como Director de Finanzas

responsable de la planificación, organización, dirección, coordinación y control de las

actividades económicas financieras debió tomar las medidas necesarias y comunicar a

la máxima autoridad sobre este inconveniente.

Respecto a las sumilías insertas por parte del Contador General en donde señala que

no cuenta con la recepción en la Dirección Financiera, el servidor en mención con

memorando ELEPCOSA-CG-2014-01426-M de 28 de enero de 2014, dio a conocer al

Director de Finanzas las observaciones referentes al incumplimiento de las cláusulas

contractuales en este proceso, acotando que en varias ocasiones comunicó las

mismas en sumilías insertas en los comprobantes de pago, sin embargo estos

documentos no fueron objetados por el Director de Finanzas.

El Contador General con comunicación de 3 de septiembre de 2015, manifestó:

“ ...E l suscrito en el control previo de los diferentes pagos mensuales a la firma ...realizó objeciones a los pagos, informó también a la Dirección Financiera novedades y observaciones...- El suscrito en el control previo de los diferentes pagos mensuales a la firma ... realizó objeciones a los pagos, informó también a la Dirección Financiera novedades y observaciones...- Estas observaciones principalmente en el caso de las relacionadas con informes que refieren incumplim ientos po r parte del proveedor respecto a los perm isos de armas y dotación de armas han sido reiterativas, y a pesar de que en algunos casos informa el Fiscalizador al Adm inistrador del Contrato, éste último no considera las novedades y solicita los pagos a la Dirección Financiera, lo cual también fue comunicado po r el suscrito a esta Dirección...- Así también se resalta que la Dirección Financiera a pesar de conocer estas novedades, autorizó los pagos...- En tal sentido se recalca que el suscrito efectuó un riguroso control de estos pagos, y los objetó, como queda demostrado, comunicó también observaciones o novedades a la Dirección Financiera, y que como también queda demostrado esta Dirección recibió las comunicaciones de estas situaciones.... ”.

Lo manifestado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría por

cuanto objetó los pagos y dio a conocer al Director de Finanzas mediante sumilías

insertas en los comprobantes de pago que fueron formalizadas con el memorando

17

ELEPCOSA-CG-2014-01426-M de 28 de enero de 2014, dirigido y recibido por el

Director de Finanzas.

Conclusión

De la documentación que sustenta los pagos mensuales del servicios de vigilancia,

protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales en las instalaciones de

ELEPCO S.A, los fiscalizadores determinaron en sus informes novedades respecto a

la falta de dotación de armamento y equipamiento para el personal de vigilancia, las

que no fueron consideradas por el Administrador del Contrato previo a solicitar el

pago, tampoco informó a la máxima autoridad estos inconvenientes para que por

intermedio del Asesor Jurídico se analice la terminación del contrato por

incumplimiento del contratista; el Director de Finanzas y Tesorero autorizaron y

pagaron respectivamente estos valores sin que el Contratista cumpla con el objeto del

contrato.

Recomendaciones

Al Administrador del Contrato

4. Vigilará el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las cláusulas

establecidas en los contratos; y, en el caso de incumplimiento impondrá las multas

y sanciones a que hubiere lugar; e, informará oportunamente al Presidente

Ejecutivo para la aplicación de las acciones legales pertinentes.

Al Director de Finanzas y Tesorero

5. Previo a la autorización y cancelación, considerarán todas las novedades

presentadas en los informes de la administración y fiscalización, con la finalidad de

aplicar las sanciones y multas establecidas en los contratos.W D IE c í c O H O

18

Incumplimiento de cláusulas de los contratos de adquisición de bienes y

prestación de servicios

En las adquisiciones de bienes y prestación de servicios, efectuadas por la Empresa

Eléctrica Provincial Cotopaxi, en el período de 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de

2015, en 4 procesos asignados con los códigos MCBS-ELEPCO-202-2011, COBS-

ELEPCO-131-2013, COBS-ELEPCO-112-2013 y RE-ELEPCO-143-2014, por

260 580,83 USD, se determinaron los siguientes hechos:

1. MCBS-ELEPCO-202-2011

Con Resolución 009/2012 de 19 de enero de 2012, el Presidente Ejecutivo adjudicó a

un Proveedor el contrato 024/2012 para la adquisición de equipos de atención virtual a

clientes mediante pantallas de consulta interactiva, suscrito el 3 de febrero de 2012; en

la cláusula octava, se estipuló el plazo de 30 días contados a partir de la adjudicación

del contrato; es decir, la entrega del bien objeto del contrato, debió ejecutarse el 18 de

febrero de 2012; sin embargo, no se cumplió con el plazo establecido, toda vez que el

3 de octubre de 2012, se suscribió el acta de entrega recepción de los equipos

adquiridos, 8 meses después.

El Administrador del Contrato, en el acta de entrega recepción de equipos adquiridos,

en la parte correspondiente a plazos de entrega, señaló que los bienes fueron

recibidos en la bodega general el 3 de octubre de 2012, existiendo 226 días de mora,

de los cuales 22 días no fueron imputable al proveedor por las pruebas realizadas por

ELEPCO S.A al software de aplicación.

Entre la fecha de terminación del plazo (18 de febrero de 2012) y suscripción del acta

de entrega recepción (3 de octubre de 2012), transcurrieron 228 días; por lo que de

conformidad a la cláusula décima del contrato, debió aplicarse una multa de

12 400,00 USD y no de 9 832,80 USD por los 204 días de retraso, como lo aplicó el

Fiscalizador y avalizó el Administrador del contrato, según orden de pago 060/02 de 13

de febrero de 2013, existiendo un error en el cálculo de días, por cuanto transcurrieron

228 entre los cuales consta 22 días que le justificaron al proveedor y que no

correspondían en virtud de que en la cláusula décima tercera del contrato, se estipuló

que la recepción del bien se realizará a petición del proveedor dentro de máximo 5WfiÍEc)

19

días previa la formulación por escrito y la verificación se efectuará antes o en el

momento mismo de la entrega recepción, aclarando que la petición del proveedor se

realizó con oficio 038-MTE-2012 sin fecha, constando la recepción del documento por

parte de la empresa el 3 de octubre de 2012; determinándose la multa no aplicada de

1 567,20 USD.

El Contador General con memorandos 4204/CG/12 de 30 de marzo de 2012; 17811-

CG-12 de 26 de diciembre de 2012 00954-CG-13 de 18 de enero de 2013; 2322-CG-

13 de 14 de febrero de 2013 y 9319-CG-13 de 7 de junio de 2013, informó al Director

de Finanzas las novedades que se presentaron al incumplimiento de las cláusulas

contractuales entre las cuales lo referente al tiempo no imputable al Proveedor de 22

días por requerimiento de ELEPCO S.A para realizar pruebas en el Software de

aplicación, la que no se encontraba sustentada.

El Director de Finanzas, a pesar de las observaciones efectuadas por el Contador

General, no tomó las acciones pertinentes, respecto a la aplicación de multas por

incumplimiento de plazos y el Tesorero, no se percató de los días efectivamente

incurridos en mora, ni objetó el pago, ocasionando que no se apliquen multas por

1 567,20 USD.

Con oficio circular 004-EE-ELEPCOSA.-2015 de 20 de agosto de 2015, se

comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Asesor Legal,

Director de Finanzas, Director Técnico, Jefe de Adquisiciones, Contador General,

Tesorero, Administrador y Fiscalizador del Contrato.

Al respecto, el Administrador del Contrato con comunicación de 25 de agosto de 2015,

expresó:

“ ...En calidad de adm inistrador...se nombra fiscalizador...quien está vinculado directamente con la entrega-recepción, previo a las pruebas de los equipos de atención virtual elaborando el acta respectiva con las multas que determina el fiscalizador, es facultad de este aplicar la multa respecto a los bienes y servicios entregados.

Lo expuesto por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto no consideró que su responsabilidad como Administrador del Contrato es velar

20

por el estricto cumplimiento de las cláusulas contractuales y de las actividades que

realiza el Fiscalizador.

El Fiscalizador en oficio ELEPCOSA-PE-DC (E)-2015-1612-OF de 4 de septiembre de

2015, señaló:

“ ...Los equipos de atención virtual según lo establecido en el contrato tenían que ser entregados el 18 de febrero de 2012...- Como Fiscalizador se presentó en su debido tiempo toda la información referente a este contrato...se informó al Adm inistrador 12 días en mora sobre la entrega...existía 34 días en m ora...existe una mora de 53 días...incurría en mora 74 días...- En relación al tiempo no imputable al contratista, debo indicar que según acta entrega recepción fue de 22 días correspondiente al periodo comprendido desde el 22 de ju lio de 2012 al 30 de agosto de 2012, esto debido a que el 22 de ju lio de 2012 el contratista presentó a la Fiscalización el software desarrollado para que ELEPCO S.A proceda a su aprobación; Fiscalización presentó al Adm inistrador y a la Jefatura de Informática., para el análisis y revisión ante lo cual el suscrito no recibió respuesta a lguna...- Con lo expuesto se justifica los 22 días señalados po r el Adm inistrador no son imputables al Contratista...”.


por cuanto los 22 días para realizar las pruebas software de aplicación, según la

cláusula décima tercera del contrato, se estipuló que la recepción del bien se efectuará

a petición del proveedor dentro de máximo 5 días previa la formulación por escrito y la

verificación se realizará antes o en el momento mismo de la entrega recepción,

aclarando que la petición del proveedor se realizó con oficio 038-MTE-2012 sin fecha,

constando la recepción del documento por parte de la empresa el 3 de octubre de

El Director de Finanzas en comunicación de 2 de septiembre de 2015, señaló:

. .Por otro lado, en Memorando No. 4074-AJ-2013, remitido po r el señor D r.... Asesor Jurídico de la em presa.. en donde en una de sus partes se resalta que es de responsabilidad única del adm inistrador y fiscalizador el cumplim iento del presente contrato con las consiguientes multas y sanciones que devienen exclusivamente de ellos...Ante lo expuesto, esta Dirección se deslinda de cualquier responsabilidad . . . ”


por cuanto el Administrador del Contrato y el Fiscalizador son los responsables de la

aplicación de las multas y sanciones; pero el Director de Finanzas a pesar de tener

conocimiento del incumplimiento de las cláusulas contractuales en memorandos

2012 .

21

4204/CG/12 de 30 de marzo de 2012; 17811-CG-12 de 26 de diciembre de 2012;

00954-CG-13 de 18 de enero de 2013; 2322-CG-13 de 14 de febrero de 2013 y 9319-

CG-13 de 7 de junio de 2013 enviados por el Contador General, dispuso que se

continúe con el trámite en sumilla insertada en el memorando 4607-AJ-2012 de 10 de

abril de 1012 y solicitó el pago al Tesorero con memorando 9098-DF-2013 de 6 de

junio de 2013.

El Contador General en comunicación de 3 de septiembre de 2015, manifestó:

“...Para el pago po r concepto de liquidación del contrato en referencia, mediante Memorando No. 17811-CG-12, de fecha 26 de diciembre de 2012, el suscrito informó a la Dirección Financiera, varias novedades, relacionadas con inconsistencias en la recepción de materiales, ausencia de documentación de recepción, consideración de tiempos no imputables al proveedor con la particularidad de que no se encuentran sustentados con documentos, moras que no se cobran al proveedor, y al no recib ir los bienes de manera oportuna se debió considerar la terminación unilateral del contrato, y referencia de que durante el proceso ya efectúan una pregunta solicitando previamente ampliación de 75 días en el plazo de entrega...”.

Lo manifestado por el Contador General ratifica lo comentado por el equipo de

auditoría, respecto a observaciones efectuadas a los pagos, relacionado a tiempos

que no fueron imputables al Contratista.

El Tesorero con oficio ELEPCOSA-JT-2015-1590-OF de 2 de septiembre de 2015,

señaló:

“...Sobre el desfase....e l adm inistrador del contrato...justificó el valor a descontar...

Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría

debido a que no presentó documentación que sustente lo señalado por el

Administrador del Contrato.

2. COBS-ELEPCO-131-2013

Con Resolución 096/2013 de 22 de agosto de 2013, el Presidente Ejecutivo adjudicó el

contrato por 111 290,00 USD por el servicio de dirección técnica y mano de obra para

la construcción de redes de distribución y remodelación de redes en el cantón Pujilí-

22

con fondos FERUM, PMD y REP 2013, el contrato 107/2013 fue suscrito el 11 de

septiembre de 2013.

La cláusula octava del referido contrato, estipuló un plazo de 120 días contados a

partir de la notificación de la disponibilidad del anticipo por parte de Tesorería.

El Presidente Ejecutivo con oficio ELEPCOSA-JT-2013-1337-OF de 17 de septiembre

de 2013, notificó al Proveedor el pago del anticipo realizado con orden de pago

00066/09 de 11 de septiembre de 2013, es decir el plazo del contrato concluía el 15 de

enero de 2014.

El Presidente Ejecutivo con oficio ELEPCOSA-PE-DT-2013-1589-OFC de 24 de

octubre de 2013, a petición del proveedor, autorizó la ampliación de veinte días para la

ejecución del contrato, justificando esta ampliación por cuanto algunos materiales

suministrados para este proyecto se encontraban en proceso de adquisición.

Con la prórroga otorgada por el Presidente Ejecutivo, el Contratista debía entregar el

servicio objeto del contrato el 4 de febrero de 2014, sin embargo el Contratista, con

oficio Of.CB.08/2013 de 27 de enero de 2014, informó al Fiscalizador que concluyó los

trabajos físicos correspondientes al contrato 107/2013.

Conforme consta en el acta de entrega recepción, legalizada el 21 de febrero de 2014,

17 días posteriores a la fecha de finalización del contrato; en el punto 4 del acta de

entrega recepción, se hace referencia al cumplimiento del contrato donde el

Administrador del Contrato señaló que no se cumplió con la entrega de los servicios el

4 de febrero de 2014, por cuanto el GPS que recibe los datos del satélite para realizar

la corrección diferencial se encontraba dañado desde el 14 de diciembre de 2013,

hecho que no se pudo evidenciar por cuanto en el expediente de este proceso no se

encontró el informe detallado que señale el tipo de daño y el tiempo a utilizar en la

solución de este problema.

Por lo expuesto se concluye que el acta de entrega recepción de servicios, se legalizó

17 días posteriores a la terminación del plazo, en contraposición a lo señalado en la

cláusula décima tercera del contrato que estipula que la recepción del servicio se

realizará máximo cinco días antes del vencimiento del contrato, situación ocurrida por

cuanto el Administrador y Fiscalizador del contrato, no velaron por el fiel cumplimiento

del contrato al permitir la recepción del servicio posterior a los plazos establecidos,

ocasionando que el servicio no se entregue oportunamente.

El Contador General en sumilías insertas en los comprobantes 00066/09 de 11 de

septiembre de 2013; 00049/03 y 00033/03 de 10 y 11 de marzo de 2014,

respectivamente, emitió las observaciones relacionadas al incumplimiento del contrato,

las cuales no fueron consideradas por el Director de Finanzas y Tesorero.

Con oficio circular 004-EE-ELEPCOSA.-2015 de 20 de agosto de 2015, se comunicó

resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Jefe de Adquisiciones como

responsable de la Administración del portal de compras pública, Administrador del

Contrato y Fiscalizador.

El Presidente Ejecutivo en comunicación de 26 de agosto de 2015, señaló:

“ ...La decisión de otorgar la ampliación del plazo para la ejecución de estos contratos, es fundamentado. ..además que era de ELEPCO S.A la que debía entregar los materiales y equipos para la ejecución de los p royectos ...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría;

puesto que a pesar de las prórrogas existió 17 días de retraso en la entrega del

servicio.

El Fiscalizador del Contrato en comunicación de 1 de septiembre de 2015, manifestó:

“ ...La Presidencia otorgó una prórroga de 20 días en el plazo de entrega a todos los contratistas...- La base GPS...se encontraba descompuesta desde el 14 de diciembre de 2013 ...”.

Lo manifestado por el Fiscalizador del Contrato no modifica el comentario del equipo

de auditoría, ya que existió un desfase entre la nueva fecha de finalización del contrato

y la firma del acta entrega recepción; además en el expediente correspondiente a este

proceso no se contó con el informe técnico pormenorizado de los daños sufridos por el

GPS, y la fecha en la cual se podrá corregir estos problemas.

24

El Administrador de Contrato en comunicación de 2 de septiembre de 2015, expresó:

“...Existe un oficio de 8 de octubre de 2013 con número de trámite 5435 presentado po r los contratistas.. En atención a este oficio, el Presidente Ejecutivo, amplía el plazo de entrega en 20 d ías...- Para finalizar la fiscalización, es necesario ingresar las coordenadas de los elementos instalados...- El 14 de diciembre de 2013 hubo un apagón y el servidor sufrió un daño irreparable. Esto ocasionó que no se pueda corregir los datos GPS.. .- En el oficio...rem itido po r el Presidente E jecutivo...cabe indicar que la georreferenciación será realizada po r el personal de fiscalización de la em presa...- Con O ficio....inform a al fiscalizador que los trabajos físicos...se encuentran concluidos en su totalidad...- Por tales razones, el tiempo adicional no es imputable al contratista, debido a que la fiscalización es de responsabilidad de ELEPCOSA. ..”.

Lo manifestado por el servidor modifica parcialmente el comentario del equipo de

auditoria, en lo referente a que el Contratista concluyó en los plazos establecidos

considerando la prórroga; pero con respecto al desfase que existió entre la nueva

fecha de finalización del contrato y la legalización del acta entrega recepción no se

justifica.


"...En lo que respecta a multas y plazos determinados, le corresponderá al adm inistrador y fiscalizador del contrato, presentar los justificativos respectivos, en razón de que, a la Dirección Financiera llegan actas y más documentos relacionados con el mismo, debidamente legalizados y con las firmas de responsabilidad de quienes lo ejecutaron...”.


por cuanto las actas y documentos legalizados son remitidos a la Dirección Financiera;

sin embargo, el Contador General mediante memorando y sumilías insertas en las

órdenes de pago dio a conocer las observaciones en cuanto al incumplimiento de las

cláusulas contractuales, las mismas que no fueron consideradas al realizar el control

previo de la información presentada.

El Contador General en comunicación de 3 de septiembre de 2015, expresó:

“ ...quien suscribe efectuó observaciones en el control previo al pago, relacionadas con el cumplimiento de cláusulas del contrato, incluso haciendo referencia al cumplim iento de éstas de manera individualizada del contrato principal respecto al contrato com plem entario...”./U E W le y C mCjc

25

Lo manifestado por el servidor ratifica el comentario del equipo de auditoría, por

cuanto realizó objeciones con respecto al incumplimiento de las cláusulas

contractuales.

3. COBS-ELEPCO-112-2013

Con Resolución 118/2013 de 15 de octubre de 2013, el Presidente Ejecutivo adjudicó

el contrato 137/2013 por 11 577,00 USD para el reemplazo de los sistemas de

medición en el sistema eléctrico La Maná mediante la modalidad llave en mano,

legalizado el 5 de noviembre de 2013.

En la cláusula octava del contrato se estipuló un plazo de 120 días contados a partir

de la notificación de la disponibilidad del anticipo por parte de la Tesorería de la

Empresa, la que realizó con oficio JT-2013-1950 el 19 de diciembre de 2013; es decir

el plazo regía hasta el 18 de abril de 2014.

El 30 de enero de 2014, el Administrador de Contrato con memorando ELEPCOSA-

ZLAMANÁ-2014-373-ME, informó al Presidente Ejecutivo la suspensión del trabajo por

60 días detallando aspectos relevantes del Informe presentado por el Fiscalizador con

memorando ELEPCOSA-ZLAMANÁ-2014-370-ME de 26 de enero de 2014 y del acta

de reunión de 13 de enero de 2014, suscrita por el Jefe de Clientes, Jefe de Control de

Energía, Auxiliar Profesional, Administrador del Sistema Eléctrico La Maná,

Fiscalizador y Contratista; los puntos más importantes que justificaron la suspensión

fueron:

1. El Fiscalizador en la inspección realizada el 16 al 18 de enero de 2014, determinó

la necesidad de incorporar rubros nuevos a los materiales previstos en el contrato

principal como: conectores, ranuras paralelas, y eliminar otros rubros.

2. Se determinó que la cantidad de instalación de sistemas de medición bifásica eran

de 700 y no lo establecido en el contrato, por lo que los materiales sufrieron

variaciones y reajustes.

3. Se estimó un tiempo adicional para que el Contratista adquiera los nuevos

materiales, señalando el Administrador del Contrato se eximía de solicitar partidaÜ " Í'V iE Í m T £ . y s e t o

26

presupuestaria debido a que los montos determinados por el Fiscalizador del

contrato son menores.

En la cláusula sexta del contrato referente a la forma de pago, se estableció que el

50% de anticipo se otorgará hasta 30 días posteriores a la suscripción del contrato y el

restante 50% se cancelaría de la siguiente manera: el 30% en planillas mensuales de

trabajo con presentación de la factura y visto bueno del Administrador y Fiscalizador

del Contrato y el 20% en la liquidación del trabajo; lo cual no se efectuó, debido a que

el Contratista cobró el 50% en la liquidación final no presentando las planillas

mensuales de avances.

El nuevo plazo establecido para la entrega del servicio considerado los 60 días de

suspensión, fue el 17 de junio de 2014; fecha en la que, el Contratista con oficio

0311/2014, solicitó la petición por escrito de recepción del servicio al Presidente

Ejecutivo, indicando que el trabajo estaba concluido; incumpliendo lo señalado en la

cláusula décima quinta del contrato referente al acta de entrega recepción en donde se

estipuló que el contratista debía realizar esta petición cinco días antes de la

terminación del contrato. Además en la cláusula décima tercera del contrato, se

estipuló que la verificación del servicio se deberá realizar antes o en el momento

mismo de la recepción y terminado este proceso se procedería a la suscripción del

acta de entrega recepción, situación que no fue considerada por el Administrador del

Contrato, elaborando este documento el 23 de julio de 2014, 36 días posteriores a la

recepción del servicio.

Previa a la suscripción del contrato no se observó que el Proveedor mantenía

contratos pendientes de liquidación de procesos anteriores: COBS-ELEPCO-189-2012

y MCBS-194-2012, por incumplimiento de plazos con la entidad, generándose un valor

pendiente de pago por parte del proveedor de 16 201,67 USD, que fue cancelado con

un cheque, mismo que no fue efectivizado por falta de fondos, devengándose en la

liquidación del proceso COBS-ELEPCO-112-2013, por 23 630,94 USD, mediante

transferencia de 26 de noviembre de 2014.

El Contador General con sumilla inserta en el comprobante 00128/12 de 17 de

diciembre de 2013, manifestó al Tesorero, las observaciones referentes a los contratos

pendientes del proveedor y se analice la pertinencia o no del pago; igualmente conÜjvJ yyETE

27

memorando ELEPCOSA-CG-2014-18059-M de 20 de noviembre de 2014, dirigido al

Director de Finanzas, presentó las observaciones referente al incumplimiento de las

cláusulas: Sexta Formas de Pago en la cual señaló que el Contratista no presentó las

planillas mensuales.

Por lo expuesto se determinó que el Fiscalizador, elaboró el informe técnico el 23 de

julio de 2014, posterior a la fecha de terminación del contrato, en contraposición a lo

dispuesto en la cláusula décima quinta del contrato que señala que la verificación del

servicio se realizará antes o en el momento mismo de la entrega recepción,

considerando que está se efectuó el 17 de junio de 2014.


comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Asesor Legal,

Director de Finanzas, Director Técnico, Jefe de Adquisiciones, Contador General,

Tesorero y Fiscalizador del Contrato.

El Fiscalizador en comunicación de 2 de septiembre de 2015, señaló:

“ ...Conforme el memorando N°ELEPCOS.A-ZLA MANÁ-2014-671 de 23 de ju lio de 2014 se presentó el informe de liquidación del contra to ...”.


cuanto el Fiscalizador señaló que presentó el informe el 23 de julio de 2014; 36 días

posteriores a la recepción del servicio.


“...En lo que respecta a plazos y multas, son los administradores y fiscalizadores de los contratos, quienes son los responsables de efectuar el cálculo y revis ión...- Como usted puede apreciar, la Dirección Financiera ha actuado en función de las disposiciones superio res...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría; ya que el

cumplir disposiciones superiores no le exime de realizar observaciones, las mismas

que tuvo conocimiento con el memorando ELEPCOSA-CG-2014-18059-M de 20 de

2014 presentado por el Contador General.

28


“ ...ELEPCO suscribe el contrato No. 137/2013, el que se liquida de acuerdo a disposición de la Dir. Financiera, compensado con las liquidaciones de los contratos 123/2012(p) y 125/2012(p), de los cuales también se presentó observaciones y se solicitó ratificación a la Dirección Financiera. Cabe indicar que de acuerdo a información de la Jefatura de Tesorería:...el Banco Nacional de Fomento ha protestado por insuficiencia de fondos el cheque No. 322 del Banco Pichincha, girado por e l ... a favor de ELEPCOS.A. por un valor de 12.444,20 USD y que corresponden a anticipos no devengados, intereses calculados y multas de los contratos 123 y 125 de 2012. (lo resaltado en negrilla corresponde al suscrito)...Tam bién se informó la estimación del suscrito de que no debieron contratar con el S r...., puesto que a esa fecha registra contratos no liqu idados...’’.


cuanto previo a la contratación no se verificó que el Contratista mantenía obligaciones

pendientes con la entidad.

El Tesorero con oficio ELEPCOSA-JT-2015-1590-OF de 2 de septiembre de 2015,

señaló:

“...Tesorería procedió al pago del contrato 137/2013...de acuerdo a sumilla de Director de F inanzas.. .que indica proceder de acuerdo a disposición de Presidencia E jecutiva . . . ”

Lo comentado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría

debido a que en la documentación que sustenta el pago y en los puntos de vista

presentados no adjuntó ningún documento en el que se haya objetado la disposición

del pago, considerando que tuvo conocimiento en memorandos y sumilías insertadas

en las órdenes de pago correspondientes a este proceso.

4. RE-ELEPCO-143-2014

El proceso de contratación RE-ELEPCO-143-2014 por 29 800,00 USD, para la

provisión de uniformes institucionales para el personal masculino y femenino

administrativo de ELEPCO S.A., se legalizó con la suscripción del contrato 004/2015 el

14 de enero de 2015.j í f U E¡ U7£ V HUEue

29

En la cláusula octava PLAZO, del contrato, el vencimiento de la entrega de los

uniformes institucionales era de 60 días contados a partir del 26 de enero de 2015,

fecha en la cual se notificó al Proveedor la transferencia del anticipo con oficio

ELEPCOSA-JT-2015-131-OF de 26 de enero de 2015, cumpliéndose el plazo el 27 de

marzo de 2015; evidenciándose que en la recepción de materiales suscrito por la Jefe

de Bodega, las prendas ingresaron el 23 marzo de 2015.

El acta de entrega recepción, informes de la Administradora de Contrato y la factura, no

constaron en el expediente del proceso entregado por la Dirección Financiera;

posteriormente en oficio ELEPCOSA-DRI(E)-2015-0990-C>F de 8 de junio de 2015, la

Administradora de Contrato, remitió estos documentos, en los cuales se encontraron las

siguientes novedades:

El 25 de marzo de 2015, se suscribió el acta entrega recepción de los uniformes

para el personal, entre la Administradora del Contrato, Jefe de Bodega y la

representante de empresa proveedora, la misma que no contó con la participación

de un Técnico que no haya intervino en la ejecución del mismo de conformidad al

artículo 124 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública.

En el Comprobante de Transacción 100006662 de 10 de junio de 2015, se pudo

evidenciar que los bienes fueron ingresados al sistema informático l-SERIES de

bodega general, 77 días posteriores a la firma del acta de entrega recepción.

Los bienes, objeto del contrato fueron entregados al personal beneficiario, según

constó en el detalle de uniformes administrativos femenino y masculino, el que no

tiene la fecha de recepción, número de prendas entregadas y observaciones en el

caso que las hubiere.

Determinándose el retraso en el ingreso de los bienes al sistema informático, tampoco

se pudo evidenciar en el detalle las cantidades entregadas al personal y fechas,

ocasionando que los beneficiarios de los uniformes no se encuentren conforme con los

mismos, según certificación del Director de Finanzas, Jefe de Contabilidad y Tesorero

en oficio ELEPCOSA-DF-CG-JT-2015-01348-OF de 30 de julio de 2015.

30


comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Director de

Finanzas, Director Técnico, Director Comercial, Contador General, Jefe de

Adquisiciones responsable del portal de compras públicas, Tesorero, Asesor Jurídico y

Administrador del Contrato.

El Presidente Ejecutivo en comunicación de 2 de septiembre de 2015, señaló:

“ ...es necesario m anifestar que el adm inistrador designado para controlar la ejecución del mismo no me informó de los inconvenientes...sin em bargo.. .insistió bajo su exclusiva responsabilidad la recepción sin multas del contrato argumentando que se ha cumplido con la entrega...- mis actuaciones en materia de contratación pública. . ..realizo en base a los informes que me son entregados...”.

Lo manifestado por el servidor confirma lo comentado por el equipo de auditoría ya

que la Administradora del Contrato no informó a la máxima autoridad los

inconvenientes presentados.

La Administradora del Contrato con oficio ELEPCOSA-SG-2015-01520-OF de 1 de

septiembre de 2015, manifestó:

" . . . Si bien no constan los listados con detalle y fecha de recepción , se evidencia el número de rol, nombre y firma de la recepción de los uniformes entregados a todo el personal...- Con fecha 25 de marzo de 2015 se firma el acta de entrega recepción...determ inándose que recibe a satisfacción los uniformes institucionales...aclarando que, de existir cambios po r realizar o arreglos en las prendas de acuerdo a cada a las necesidades de cada uno de los trabajadores, estas se realizarán en base a la garantía técnica. . .Por lo expuesto...de imposición de multas o sanciones al contratista, pues se cumplió con la entrega de uniformes , objeto del contrato, dentro del plazo contractua l...”.

Lo manifestado por la servidora ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto no cumplió con lo establecido en el punto 7 de los pliegos referentes a la

Metodología de Trabajo.

La falta de vigilancia en el cumplimiento de las cláusulas contractuales para la

adquisición de bienes y servicios de la Empresa, por parte de los Administradores de

Contratos y Fiscallzadores; así como la Comisión Técnica no validó la información

presentada por los oferentes en la calificación del proceso de contratación, el DirectorW t ¿ ü V VJKIO

31

de Finanzas y Tesorero no efectuaron el control al registro y pago, lo que ocasionó

que la adquisición de bienes y prestación de servicios no se ejecute de conformidad a

lo establecido en los pliegos y contratos, tampoco se legalizaron oportunamente ni a

satisfacción de los beneficiarios como no se aplicó la multa por 1 567,20 USD; por lo

que los servidores mencionados incumplieron los artículos 70 Administración del

Contrato; 71 Cláusulas obligatorias de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública; 80 Responsables de la Administración del Contrato; 121

Administrador del Contrato de su Reglamento; Resolución 103-2013 Administrador de

Contratos y Fiscalizador emitida por el INCOP el 13 de septiembre de 2013 cláusulas

OCTAVA Plazos, DÉCIMA Multas, DUODECIMA de la Fiscalización Administración,

DÉCIMA TERCERA Recepción de Bienes del contrato 024/2012 el 3 de febrero de

2012 proceso MCBS-ELEPCO-202-2011; NOVENA Multas, UNDECIMA De la

Administración y Fiscalización, DÉCIMA TERCERA Recepción única del contrato y

DÉCIMA QUINTA Terminación del Contrato; del contrato 107/2013 legalizado el 4 se

septiembre de 2013 del proceso de contratación COBS-ELEPCO-131-2013; SEXTA

Forma de Pago, DÉCIMA Obligaciones del Contratista, DÉCIMA QUINTA Acta de

Entrega Recepción y Décima sexta Terminación del Contrato, del contrato 137/2013

legalizado el 5 de noviembre del año 2013 del proceso de contratación COBS-

ELEPCO-112-2013, Generalidades de los Términos de Referencia párrafo 1, 2, 3, 5, 7,

8, 9 y 10 de los pliegos, cláusulas CUARTA Objeto del Contrato, OCTAVA Plazo,

Décima Otras Obligaciones del Contratista, Décima Cuarta de la Administración, del

Contrato 004/2015 suscrito el 14 de enero de 2015 del proceso de contratación RE-

ELEPCO-143-2014; códigos: 2.30.05 de las Funciones del Director de Finanzas punto

3, 2.15.10 de las Funciones del Tesorero puntos 1 y 4 del Manual de Clasificación y

Valoración de Puestos, aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre

de 1997; e, inobservaron las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del

control interno, 403-08 Control previo al pago 405-04 Documentación de respaldo y su

archivo y 406-03 Contratación.

Conclusiones

En el proceso MCBS-ELEPCO-202-2011, existió demora en la entrega del bien

objeto del contrato de 228 días, por lo que la empresa aplicó erróneamente una

multa de 9 832,80 USD, por 204 días, efectuado por el Fiscalizador y avalizado por

el Administrador del Contrato, determinándose la multa no aplicada de

1 567,20 USD.

32

En los procesos de contratación COBS-ELEPCO-131-2013, COBS-ELEPCO-112-

2013 y RE-ELEPCO-143-2014, no se efectuaron de conformidad con las cláusulas

contractuales, por cuanto los Administradores de Contratos y Fiscalizadores no

velaron por su fiel y estricto cumplimiento; así como la ausencia de controles

internos previos al pago, por parte del Director de Finanzas y Tesorero,

ocasionaron que la adquisición de bienes y prestación de servicios no se ejecute

de conformidad a lo establecido en los pliegos y contratos.

Hecho subsecuente

Respecto al proceso RE-ELEPCO-143-2014, la Administradora del Contrato 004/2015

de 14 de enero de 2015 en memorando ELEPCOSA-AP-2015-10117-M de 8 de junio

de 2015, solicitó al Director de Finanzas el pago al Contratista adjuntando la factura

electrónica 001-004-000000142 de 5 de junio de 2015, con la finalidad de proceder a

la liquidación del contrato.

Recomendaciones

A la Jefe de Adquisiciones servidora Responsable de la Administración del

Portal de Compras Públicas

6. Entregará a los Administradores del Contrato y a los Fiscalizadores los contratos y

pliegos para su conocimiento de lo cual deberá dejar constancia de su recepción.


7. Supervisará, vigilará y coordinará de forma continua el trabajo del Fiscalizador con

el propósito de que se cumpla a cabalídad el contrato, precautelando los intereses

institucionales.

A los Administradores y Fiscalizadores del Contrato

8. Previo a la suscripción del acta de entrega recepción verificarán que los bienes y

servicios se reciban a entera satisfacción de la entidad y cumplan con las

especificaciones técnicas constantes en los pliegos y contratos.^ re tí uta y

33

9. Realizarán controles continuos al cumplimiento de lo establecido en los pliegos y

contratos durante la etapa de ejecución de manera que les permita detectar las

novedades y aplicar los respectivos correctivos a tiempo.

A los miembros de la Comisión Técnica

10. Previo la adjudicación del contrato solicitarán a los oferentes ganadores la

presentación de los documentos originales que permita la validación de la

información.

No se designó al técnico para la suscripción de las actas de entrega recepción

de bienes.

En los años 2011, 2012 y 2013, la entidad efectuó adquisiciones de bienes,

determinándose que para la entrega recepción las actas fueron suscritas por el

Administrador del Contrato y el Contratista, en los siguientes procesos:

No. Proceso Objeto1 SIE-ELEPCO-224-2011 Adquisición de luminarias de sodio con accesorios

2SIE-ELEPCO-204-2012 Adquisición de aceite hidráulico de viscosidad grado 46 y 68

3RE-ELEPCO-118-2013 Adquisición de repuestos para el parque automotor de ELEPCO S.A.

4 SIE-ELEPCO-128-2013Adquisición de materiales para mantenimiento de alumbrado público en el sistema de ELEPCO S.A.

5

SIE-ELEPCO-181-2013Adquisición de un camión de grúa para remodelación y mantenimiento de redes en el Sistema Eléctrico Provincial de Cotopaxi S.A ELEPCO S.A Y ALEMINSA.

6 SIE-ELEPCO-199-2013 Contratación para la adquisición de herrajes para obras de electrificación

Situación que se originó por cuanto la máxima autoridad, no designó la comisión para

que intervengan en la legalización del acta de entrega recepción de bienes; lo que

ocasionó que el acto administrativo no cuente con la validación técnica, por lo que

incumplió el artículo 124 Contenido de las actas del Reglamento de la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de Contratación Pública; e, inobservó la Norma de Control

Interno 100-03 Responsables del control interno.

Con oficio circular 004-EE-ELEPCOSA.-2015 de 20 de agosto de 2015, se comunicó

los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, quien en comunicación de 26

agosto de 2015, recibida el 3 de septiembre de 2015, señaló:YujAIRO

34

“ ...E l Presidente Ejecutivo en función del artículo 124...efectúa la designación del técnico que no ha intervenido en el proceso de contratación...han sido hechos excepcionales y aislados lo que me observa...detallaré las siguientes puntua lizaciones...- S IE-ELEPCO-224-2011...- S IE-ELEPCO-204-2012...- SIE-ELEPCO-128-2013...- SIE-ELEPCO-199-2013...- En la liquidación del contrato usted podrá encontrar el m em orando...en el que designa la com isión...- SIE-ELEPCO-181-2013...- se ha efectuado a cargo del Adm inistrador del Sistema Eléctrico La M aná...’’.


por cuanto no adjuntó el acto administrativo donde conste la designación de la

comisión de servidores.

Conclusión

En los años 2011, 2012 y 2013, la entidad efectuó adquisiciones de bienes,

determinándose que las actas de entrega recepción fueron suscritas por el

Administrador del Contrato y el Contratista; al respecto la máxima autoridad no

designó la comisión para que intervenga en la legalización de la recepción de los

bienes, lo que ocasionó que el acto administrativo no cuente con la validación técnica.

Recomendación

Al Presidente Ejecutivo

11. Designará la comisión de servidores que intervendrán en la legalización de las

actas de entrega recepción, con la finalidad que los mismos cuenten con la

validación técnica.

Prórrogas otorgadas sin justificación técnica y actas legalizadas posterior a su

plazo

Con Resoluciones 120, 121, 122, 123-2011, de 21 de noviembre de 2011, el

Presidente Ejecutivo, adjudicó a cuatro Contratistas la prestación de servicios técnicos

especializados para la georreferenciación, codificación, levantamiento y digitalizacíón

de datos de la red de distribución de energía eléctrica para los ítems Salcedo, Mulaló,

Lasso, La Cocha, Sígchos, La Maná, Calvario, San Rafael y La Cocha; celebrando los

contratos 137, 138, 139 y 140-2011 el 6 de diciembre de 2011, respectivamente, con

35

un plazo de 210 días contados a partir de la suscripción del mismo, determinándose

con respecto a las prórrogas de plazo, las siguientes novedades:

El Presidente Ejecutivo con sumilías insertas en comunicaciones suscritas por el

Auxiliar de Ingeniería, procedió a conceder 90 días de prórroga a los Contratistas con

las siguientes justificaciones:

Con memorando 1485-2012-AIP-PE de 1 de febrero de 2012, el Auxiliar de

Ingeniería, informó al Administrador del Contrato que por la suspensión de energía

eléctrica, se averió uno de los discos duros produciendo problemas en el sistema

operativo; novedad que fue comunicada al Contratista el 3 de febrero de 2012,

informándole además que durante 60 días no se receptaría ninguna información

relacionada al servicio contratado.

Con memorando 7967-A/I-2012 de 14 de junio de 2012, el Auxiliar de Ingeniería

manifestó al Administrador del Contrato la suspensión para la gestión de la

información geográfica, por cuanto las licencias para el uso de ArcFM, se

encontraban inactivas, sin embargo estas novedades no fueron ratificadas por el

Jefe de Informática; procediéndose a informar a los Contratistas, que por el lapso

de 30 días no se receptaría ningún avance del servicio contratado.

Por lo que se determinó que los tiempos de prórroga dispuesto por el Administrador

del Contrato y sumillados por el Presidente Ejecutivo, no fueron sustentados con un

informe técnico o aval del Jefe de Informática de la entidad, donde se detallen las

actividades o procedimientos a realizarse para subsanar estos inconvenientes,

tampoco la máxima autoridad emitió la correspondiente resolución para la autorización

de las prórrogas de plazo.

A más de los 90 días de prórroga que fueron solicitados por el Auxiliar de Ingeniería;

los Contratistas presentaron el pedido de prórroga por 75 días, evidenciándose las

siguientes observaciones:W T e e v tJ iA y

36

Contrato 137/2011 - Salcedo

El Contratista en oficio 0112-2012 de 26 de septiembre de 2012, argumentó su pedido

de prórroga señalando causas como: lluvias, dificultades al acceso, usuarios que no se

encontraban en las viviendas, falta de colaboración de los usuarios, lo que imposibilitó

la revisión de los medidores; el Administrador del Contrato y Fiscalizador con

memorando 131196-I/E-2012 de 26 de septiembre de 2012, presentaron al Presidente

Ejecutivo el pedido, el que fue autorizado mediante sumilla en el mismo documento.

Contrato 138/2011 - Mulaló, Lasso

El Contratista con oficio APP-COM-UIO-038-2012 de 26 de septiembre de 2012,

señaló como causas las precipitaciones lluviosas, incendios forestales en las zonas de

San Agustín del Callo, accidentes geográficos, vías de acceso, daños de vehículos;

para lo cual el Administrador del Contrato y Fiscalizador con memorando 131164-l/E-

2012 de 26 de septiembre de 2012, presentaron el pedido al Presidente Ejecutivo, el

que fue autorizado mediante sumilla en el mismo documento.

Contrato 139/2011 - La Cocha, Sigchos y la Maná

El Contratista, con oficio GEOIS-2012-011 de 27 de septiembre de 2012, indicó como

causas la entrega de anticipo después de 19 días de haber firmado el contrato,

intricada topografía de la zona asignada para el trabajo, área asignada más extensa y

difícil de toda la provincia, exceso número de postes en relación a lo esperado; por lo

que el Administrador del Contrato y Fiscalizador con memorando 13336-I/E-2012 de

28 de septiembre de 2012, presentaron el pedido al Presidente Ejecutivo el que

autorizó mediante sumilías en el mismo documento.

Contrato 140/2011 - El Calvario, San Rafael y la Cocha

El Contratista en comunicación de 26 de septiembre de 2012, expresó como causas

las lluvias continuas, topografía del terreno, difusión del trabajo a la ciudadanía,

anticipo recibido el 10 de abril de 2012; el Administrador del Contrato y el Fiscalizador

con memorando 13196-I/E-2012 de 10 de abril de 2012, presentaron el pedido al

Presidente Ejecutivo, el que autorizó en sumilla en el mismo documento.« A v S ie t e .

37

Determinándose que las prórrogas solicitadas por los Contratistas no cumplieron con

la cláusula Novena de los contratos, que establece:

“ ...La ELEPCO S.A podrá prorrogar el plazo de entrega de los datos comerciales, si la Contratista, así lo solicita po r escrito y justifique los fundamentos de su pedido, dentro de los dos días de suscitado el evento o cuando los hechos se evidencie de tal necesidad: .- a) Por fuerza m ayor o caso fortuito, conforme lo define en el artículo 30 del Código Civil; b).-Cuando ELEPCO S.A ordene la suspensión en el cumplim iento del contrato que no se deban a causas imputables de la Contratista; y, en casos de prórroga de plazo, las partes acordarán un nuevo cronograma de entrega...”.

El artículo 30 del Código Civil, indica:

“ ...Se llama fuerza m ayor o caso fortuito, el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos po r un funcionario público, e tc..”.

Con las prórrogas otorgadas y autorizadas por el Presidente Ejecutivo, los Contratistas

debían entregar los servicios técnicos el 15 de diciembre de 2012; quienes con oficios

y comunicación solicitaron al Presidente Ejecutivo la fiscalización de los trabajos

relacionados con este servicio se encontraban concluidos, los que fueron presentados

entre el 13 y 14 de diciembre de 2012, antes del vencimiento del contrato; sin embargo

las actas de entrega recepción fueron legalizadas hasta 155 días posteriores a la

solicitud por parte de los Contratistas; así:

C o n tra to F ech a P la zo

P ro r ro g aF ech a

E n tre g a

O fic io s C o n tra t is ta In fo rm e T é c n ic oIn fo rm e

F is c a liz a d o rA c ta de E n tre g a R e c e p c ió n

E le p c o C o n tra t is ta N° F ech a s N® F e ch a s N° F ech a s N° F e ch a s D iasR e tra so

137/2011 20 11-12 -06 210 90 75 2012-10-01 01 18-2012 2012-12 -13 S/N 2013-04 -176009-A /l-2013

20 13-04 -17 S/N 2013-05 -17 155

138/2011 2011-12 -06 210 90 75 2012-10-01A P P -C O M -

U IO -053-2013

2012-12 -14 S/N 20 13-05 -065906-A / l-2013

20 13-04 -17 S/N 20 13-05 -17 154

139/2011 2011-12 -06 210 90 75 2012-10-01G E O IS -

2012-0242012-12 -14 S /N 20 15-05 -07

6010-A / l-2013

2013-04 -17 S/N 2013-05 -17 154

140/2011 20 11-12 -06 210 90 75 2012-10-01 S/N 2012-12 -14 S/N 20 13-05 -066008-N -2013

20 13-04 -17 S/N 2013-05 -17 154

El Contador General en el control previo a los pagos de anticipos, avances y

liquidaciones de los contratos en referencia, solicitó al Director de Finanzas

ratificaciones y efectuó varias observaciones conocidas además por el Tesorero, entre

estas las ampliaciones de plazos o solicitud de prórrogas señalando la aplicación de

multas de acuerdo a la cláusula décima del contrato; lo cual se pudo evidenciar en ely!"T(2£i:\STA V cCHo

38

memorando 10313-CG-2013 de 24 de junio de 2013 dirigido al mencionado servidor y

en sumilías insertas en las órdenes de pago y los compromisos presupuestarios.

Estos hechos se originaron debido a que el Administrador del Contrato y Fiscalizador

solicitaron la autorización de prórrogas a la máxima autoridad tanto de aquellas

presentadas por el Auxiliar de Ingeniería de la entidad, sin informes técnicos

avalizados por el Jefe del Departamento Informático y por parte de los Contratistas sin

la suficiente documentación sustentatoria que justifiquen los pedidos de ampliación de

plazos; sin embargo el Presidente Ejecutivo autorizó las mismas, sin emitir las

respectivas resoluciones; y con relación a las actas de entrega recepción, el

Fiscalizador no elaboró el informe oportunamente y el Administrador del Contrato no

requirió el cumplimiento por lo que las actas de entrega recepción se realizaron con

retraso de hasta 155 días posteriores a la solicitud realizada por los Contratistas; el

Director de Finanzas y el Tesorero a pesar de tener conocimiento de las novedades

presentadas comunicadas a través de los memorandos y sumilías insertas en las

órdenes de pago por parte del Contador General, las autorizaron y cancelaron

respectivamente, lo que ocasionó que las prórrogas de plazos concedidos no tengan

sustento y que no cuente con la información para la toma de decisiones en la

ampliación y mejoramiento del servicio, por lo que los servidores mencionados

incumplieron los artículos 30 del Código Civil; 5 Interpretación, 70 Administración del

Contrato, 80 Responsable de la administración del contrato, 81 Clases de recepción

de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 121 Administrador

del contrato, 122 Negativa de recibir, 124 Contenido de las actas y 125 liquidación del

contrato de su Reglamento; las cláusulas, Décima Quinta.- De la Fiscalización y

Administración, Décima Séptima.- Recepción Definitiva, Décima Novena - Acta de

Liquidación y Finiquito y Duodécima Otras Obligaciones de la Contratista número 1 de

los contratos 137, 138, 130 y 140 /2011 suscritos el 6 de diciembre de 2011 Códigos

2.30.1 punto 1 de las Actividades Básicas del Director de Finanzas y 2.15.10 de las

Funciones del Tesorero puntos 1 y 4, del Manual de Clasificación y Valoración de

Puestos aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997 e

inobservaron las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno,

403-08 Control previo al pago 405-04 Documentación de Respaldo y su archivo y

406-03 Contratación. uta yivjvipje

39



Finanzas, Contador General, Tesorero, Jefe de Adquisiciones como responsable del

Portal de Compras Públicas, Asesor Jurídico, Administradores y Fiscalizadores de los

Contratos.

El Presidente Ejecutivo en comunicación de 26 de agosto de 2015, señaló:

“ ...A l respecto a bien de recoger las normas de control interno 408-27, expedidos p o r la Contraloría General del Estado, Prórroga de P lazo...- Cabe recalcar que debido a que los equipos denominados GPS, con los que se efectúo el trabajo de geo referenciación (sic) geográfica de nuestro sistema de distribución y comercialización de energía eléctrica ; son extremadamente sensibles y no se puede utilizar bajo llu v ia ...- De otro lado, el Adm inistrador del contra to ...- es el funcionario que velará el cabal y oportuno cumplim iento de todas y cada una de las obligaciones...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por equipo de auditoria,

debido a que las prórrogas no estuvieron respaldadas por informes técnicos, además

no se efectuaron mediante la resolución motivada.

El Administrador del Contrato en comunicación de 3 de septiembre de 2015, indicó:

“ ...Con memorando 1485-2012-AIP-PE...se informa al Adm inistrador del Contrato que po r una suspensión de energía eléctrica se averió uno de los discos duros produciendo problem as en el sistema operativo...- produciendo problema lentitud en el acceso al m ism o...luego de una valoración técnica a más de lo expuesto...con el fin de precautelar los intereses institucionales y la información que iba a ser almacenada en los discos me vi en la obligación técnica de suspender 60 d ía ...- Con memorando 7967-A/I-2012 de 14 de jun io de 2012...la suspensión para la gestión de la información geográfica...- 30 días las actividades relacionadas con este contrato hasta que se culmine con el proceso del pago de las licencias...- como se puede apreciar las actividades especialmente las de campo son afectadas con la lluv ia ...- la lluvia también afectó el trabajo del fiscalizador...que tenía que trasladarse a los sectores para verificar datos, tom ar datos, m anejar los equipos, realizar d iagram as...- considere la impostergable condición de otorgamiento de prórrogas que están motivadas y que se justifican a través de libro de obras que registra la pluviosidad y demás condiciones que admitieron las prórrogas necesarias...- los proveedores realizaron la entrega final del 20% restante...entre el 13 y 14 de diciembre del 2012, posterior a esto...tenía que proceder a realizar la fiscalización de este 20% de los cuatro contratistas...- Una vez que se realizó la fiscalización y dicha información constó en la base corporativa...se procedió a firm ar el acta de Entrega - Recepción Definitiva la misma que se firmó el 17 de mayo del 2013 ...”.

40

Lo expuesto por el servidor no modifican el comentario de auditoría, debido a que las

prórrogas otorgadas por la entidad no contaron con los informes técnicos del

departamento informático, que demuestren que era necesario la suspensión de 60

días para subsanar los inconvenientes, los problemas por lluvias debía estar

sustentado en el libro de obra o registro de incidencia, información que no constó en el

expediente, ni se presentó en los puntos de vista; con respecto a la suspensión por no

contar con las licencias actualizadas se procede a justificar ya que como el

Administrador de Contrato señala en sus puntos de vista era responsabilidad del

Fiscalizador administrar estas licencias y mantenerlas actualizadas. En referencia al

tiempo de demora en la firma del acta de entrega recepción definitiva no se justifica

debido a que la fiscalización debía realizarse en el transcurso del trabajo.

Conclusión

Se otorgaron prórrogas de plazo sin contar con informes técnicos y documentación

sustentatoria suficiente, debido que el Administrador del Contrato y Fiscalizador

solicitaron la autorización de prórrogas a la máxima autoridad sin la motivación que

justifiquen la ampliación de plazos; el Presidente Ejecutivo autorizó las mismas, sin

emitir las respectivas resoluciones; y con relación a las actas de entrega recepción, el

Fiscalizador no elaboró el informe oportunamente y el Administrador del Contrato no

requirió el cumplimiento, por lo que se elaboraron con retraso de hasta 155 días

posteriores a la solicitud realizada por los Contratistas; el Director de Finanzas y el

Tesorero a pesar de tener conocimiento de las novedades presentadas a través de los

memorandos y sumilías insertas en las órdenes de pago por parte del Contador

General, las autorizaron y cancelaron respectivamente, lo que ocasionó que las

prórrogas de plazos concedidos no tengan sustento y que no cuente con la

información para la toma de decisiones en la ampliación y mejoramiento del servicio.

Recomendaciones

Al Presidente Ejecutivo

12. Previo a la autorización de las prórrogas de plazo solicitadas por los Contratistas

verificará que se encuentren debidamente sustentadas y cuenten con informes

técnicos, los cuales serán aceptados mediante resoluciones administrativas.M fC U A C E ITA V üMQ

41

A los Administradores y Fiscalizadores del Contrato

13. Solicitarán al Presidente Ejecutivo la autorización de las prórrogas requeridas por

los Contratistas, verificando que estas cuenten con la información de respaldo

suficiente y pertinente que ameriten su aceptación.

14. Elaborarán y legalizarán las actas de entrega recepción en las fechas determinadas

en los contratos, verificando antes o en el momento de la recepción que los bienes

y servicios recibidos se encuentren a entera satisfacción de la entidad.

Garantías caducadas y no actualizadas

En el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015, los

Contratistas y Proveedores presentaron garantías de fiel cumplimiento y buen uso del

anticipo, previo a la celebración de contratos administrativos y complementarios por

adquisición de bienes y prestación de servicios, en los que se determinó las siguientes

novedades:

En la celebración de contratos complementarios para su legalización el Asesor

Jurídico no solicitó a los Contratistas y Proveedores, la presentación de la

garantías adicionales de conformidad al artículo 87 de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública y 119 de su Reglamento, de los siguientes

procesos:

(En Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)N° Proceso Objeto No. Contrato Fecha Valor

1

SIE-ELEPCO-034-2013

Contratación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales en las instalaciones de ELEPCO S.A.

120/2013 Complementario 2013-09-02 27 046,39

2 028/2014 Complementario 2014-02-19 1 125,04

3 046/2014 Complementario 2014-04-01 133 675,35

4 COBS-ELEPCO-112- 2013

Contratación para el reemplazo de los sistemas de medición en el sistema eléctrico la mana mediante la modalidad llave en mano

030/2014 Complementario 2014-02-19 4 199,00

Suman 166 045,78

Además existieron siete contratos que no cumplieron con los plazos establecidos,

sin que el Tesorero comunique al Presidente Ejecutivo para solicitar al Contratista

la renovación de las garantías de los siguientes procesos:OOfte£*JTA v DOS

42

Proceso GarantíaVigencia Acta de

Entrega Recepción

Desfase

Desde Hasta

COBS-ELEPCO-112- 2013

Buen uso del Anticipo 2013-11-08 2014-04-07 2014-07-23 -107

MCBS-ELEPC 0-202- 2011

Fiel cumplim iento del Contrato 2012-01-15 2012-04-15 2012-10-03 -171

SIE-ELEPCO-224-2011 Buen uso del Anticipo

2012-01-19 2012-03-19 2012-04-09 -21

COBS-ELEPCO-131- 2013

Buen uso del Anticipo 2013-09-06 2013-02-03 2013-02-20 -17

LIBS-ELEPCO-194-2011

Fiel cumplim iento del Contrato

2011-12-20 2012-08-16 2013-05-17 -274


2011-12-05 2012-07-02 2013-05-17 -319


2011-12-29 2012-12-28 2013-05-17 -140

Esta situación se originó por cuanto el Asesor Jurídico no requirió previamente para la

elaboración de los contratos complementarios la presentación de las garantías

adicionales a los Contratistas; el Tesorero como custodio, no informó a la máxima

autoridad el vencimiento de las garantías, los Administradores del Contrato no

vigilaron ni requirieron la renovación y actualización y la Jefe de Adquisiciones no

efectuó el control, lo que ocasionó que no se garantice el cumplimiento por parte de

los Contratistas ni salvaguarden los recursos institucionales, por lo que incumplieron

los artículos 87 Normas para la aplicación de los contratos complementarios de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 119 Garantías adicionales

de su Reglamento , Codificaciones 1.45.10 punto 4 de las funciones del Asesor

Jurídico, 2.10.10 punto 8, de las funciones del Jefe de Adquisiciones y 2.15.10 punto 6

de las funciones del Tesorero del Manual de Clasificación y Valoración de Puestos,

aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997; e inobservaron

las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 403-12

Control y custodia de la garantías.


comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Asesor Jurídico, Jefe

de Adquisiciones y Tesorero.

El Asesor Jurídico en comunicación de 2 de septiembre de 2015, señaló:

"...Colegir respecto al proceso en el que se determina las novedades correspondientes a contratación de servicios de seguridad, vigilancia y protección de los bienes e instalaciones de la empresa, en el que no existió pago de anticipo, po r lo tanto al existir la garantía de fiel cumplim iento con un cobertura ya devengada estaba garantizando e l fiel cumplim iento del contrato com plem entario...- Respecto al contrato complementario Nro. 013/2014 (p), es

yfU JA G iiM T A v - t iZ e s

43

necesario clarificar que no se admite garantía po r cuanto modifica en su totalidad el contrato p rinc ipa l...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica el comentario de auditoría, por cuanto en

los contratos complementarios mencionados aumentaron los montos de contratación,

lo que ameritaba solicitar a los Contratistas las garantías adicionales con la finalidad

de velar por el estricto cumplimiento y protección de los recursos institucionales.

El Tesorero con oficio-JT-2015-1590-OF de 2 de septiembre de 2015, manifestó:

“ ...En relación a los contratos complementarios, debo indicar que en ninguno de ellos se incluye una cláusula que requiere garantías, po r lo tanto esta unidad no solicitó la renovación motivo de observación...”.

Lo manifestado por el servidor ratifica el comentario de auditoría por cuanto no se

tomó en cuenta que al elaborarar contratos complementarios aumentaba el valor, por

lo tanto es necesario la actualización y renovación de garantías.

La Jefe de Adquisiciones en comunicación de 3 de septiembre de 2015, expresó:

“...E l m anual de clasificación de puestos establece como una de sus funciones para la Jefatura de Adquisiciones.. .efectuar el control de la renovación de las garantías...com o operadoras del Sistema Nacional de Contratación Pública; estableciendo nuevas funciones para los diferentes ro les...que dentro de las funciones determinadas para este rol, no constan el control de las renovaciones de garan tías....”.

Lo manifestado por la servidora no modifica el comentario del equipo de auditoría, por

cuanto en el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos de la Empresa Eléctrica

Provincial de Cotopaxi aprobado el 30 de diciembre de 1997 y vigente hasta 30 de

abril de 2015, en el código 2.10.10 de las funciones del Jefe de Adquisiciones punto 8

señala que la servidora debe efectuar el control de la renovación de las garantías.

Conclusión

Se suscribieron contratos complementarios por el incremento de rubros, los que no

fueron considerados para solicitar la presentación de garantías adicionales; además

siete contratos no cumplieron con los plazos establecidos, lo cual conllevó a que las

garantías caducaran y no fueran renovadas por los Contratistas; situación que no fue

44

comunicado por el Tesorero y controlado por la Jefe de Adquisiciones, lo que ocasionó

que no se garantice el cumplimiento por parte de los Contratistas, ni salvaguarden los

recursos institucionales.

Recomendaciones

Al Asesor Jurídico

15. Previo a la elaboración de los contratos complementarios que impliquen aumento

de rubros, solicitará al Contratista la presentación de la garantía de fiel

cumplimiento del contrato, considerando el monto total del contrato desde su

celebración.

Al Tesorero

16. Mantendrá un registro actualizado de las garantías de fiel cumplimiento y buen uso

del anticipo e informará a la máxima autoridad y al Asesor Jurídico de forma

oportuna se vencimiento, para que soliciten al Contratista su renovación.

Contratos sin considerar cláusulas obligatorias

En el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015, se

efectuaron adquisiciones de bienes y prestación de servicios, mediante contratos

suscritos entre el Presidente Ejecutivo y los Contratistas, que no se incluyeron las

cláusulas obligatorias referente a las multas y fechas de pago del anticipo como

dispone el artículo 71 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, así:üu acecha i a ¿co

45

Proceso Objeto Contrato Observaciones

LIBS-ELEPCO-194-Contratación de servicios técnicos especializados para la georeferenclación, codificación, levantam iento y digitalización de datos de la red de distribución de energía eléctrica

137/2011No se determina la fecha del pago del Anticipo

138/2011 No se determina la fecha del pago del Anticipo

2011139/2011

No se determina la fecha del pago del Anticipo

140/2011 No se determina la fecha del pago del Anticipo

SIE-ELEPCO-224-2011

Adquisición de luminarias de sodio con accesorios 003/2012No se determina la fecha del pago del Anticipo

SIE-ELEPCO-204-2012

Adquisición de aceite hidráulico de viscosidad grado 46 y 68

018/2013No se determina la fecha del pago del Anticipo

M CBS-ELEPCO-178-2012

Contratación de servicio de lubricadora para el parque automotor 109/2012

No se estipula la cláusula correspondiente a las MULTAS.

MCBS-ELEPCO-021-2014

Contratación de servicio de lavadora y lubricadora para el parque automotor

042/2014(P)

No se estipula la cláusula correspondiente a las MULTAS.

Situación que se originó por cuanto el Asesor Jurídico como responsable de la

elaboración de los contratos, no incluyó las cláusulas obligatorias sobre multas y

fechas del pago del anticipo, lo que ocasionó que la entidad en el caso de

incumplimiento de contratos, no pueda ejecutar el cobro de las multas respectivas, ni

los servidores del área financiera hayan tenido conocimiento de las fechas de

cancelación del anticipo a fin de precautelar los recursos institucionales; por lo que

incumplió el artículo 71 Cláusulas Obligatorias de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, Código 1.45.10 punto 3 de las funciones del Asesor

Jurídico del Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, aprobado por el

Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997; e inobservaron la Norma de

Control Interno 100-03 Responsables del control interno.


comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo y Asesor Jurídico.

El Presidente Ejecutivo en comunicación de 2 de septiembre de 2015, indicó:

“ ...tengo a bien señalar que Presidencia Ejecutiva autoriza la publicación de los pliegos y establecidos p o r la Secretaria Nacional de Contratación Pública, en estos documentos constan un modelo de contrato establecidos po r esta Secretaría . . . ”

Lo manifestado por el servidor no modifica el comentario de auditoría, por cuanto en

estos modelos de contratos, constan las cláusulas obligatorias las cuales no fueron

consideradas por el Asesor Jurídico para la elaboración del contrato,

El Asesor Jurídico en comunicación de 2 de septiembre de 2015. expresó:

46

. A lo largo de m i defensa, he justificado que no guarda relación el inicio del plazo contractual con el pago del anticipo; la no inclusión del pago de adelanto no causó perjuicio económico a la em presa...- por ser contratos de servicios de lavadoras y lubricantes...pues el hecho generador de la obligación se produce cuando el contratante solicita el se rv ic io ...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría por

cuanto los contratos señalados no contemplan las cláusulas referentes a multas y

fechas de pago del anticipo.

Conclusión

Previo a la suscripción de los contratos por parte del Presidente Ejecutivo y los

Contratistas, se determinó que en dos casos no se incluyeron las cláusulas referente a

las multas y en seis las fechas del pago del anticipo debido a que el Asesor Jurídico

como responsable de la elaboración de los mismos no consideró estas cláusulas

obligatorias, lo que ocasionó que la entidad en el caso de incumplimiento de contratos

no pueda precautelar los recursos institucionales.

Recomendación

Al Asesor Jurídico

17. En los contratos para la adquisición de bienes, ejecución de obra y prestación de

servicios, incluirá las cláusulas obligatorias referentes a la fecha de pago del

anticipo y a las multas que impondrá por el retraso en la ejecución de las

obligaciones contractuales, lo que permitirá precautelar los recursos institucionales.

Demora en las liquidaciones de los contratos de adquisición de bienes y

prestación de servicios

En el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015, en la

adquisición de bienes y prestación de servicios por parte de la Empresa Eléctrica

Provincial Cotopaxi S.A, existieron retrasos en el ingreso de la información de los

bienes a bodega, así como en las liquidaciones de los contratos al sistema informático

de Inventarios I-Series; así:^/tUA(Lt»JTA S S'xEie

47

N o. P ro c e s o O b je to c o n tra toA c ta de e n tre g a

re c e p c ió n

in g re s o a b o d e g a O rd e n d e p a g o D ife re n c ia s D ías

n° F e ch a n ° fe c h aT ra n s fe re n c ia in g re s o

ab o d e g a

o rd e nde

p a g o

(D ías)

1SIE -E L E P C O -128-2013

A d q u is ic ió n de m ate ria les para m an ten im ie n to de a lu m b rad o pú b lico en el s is tem a

117/2013 2013-11 -14 10006500 20 13-12 -06 0 0099/2012 20 13-12 -13 20 13-12 -23 -22 -29 -10

2SIE-E LE P C O -204-2012

A d qu is ic ió n de ace ite h id ráu lico de v iscos id ad gra do 46 y 68

018/2013 2013-03-21 6398 2013-03 -22 00153/03 2013-03 -28 20 13-04 -09 -1 -7 -12

3S IE -ELEP C O -056-2013

A d qu is ic ió n de cab les y con du c to re s para ob ras de e le c tr if ica c ión con fina nc ia m ie n to F E R U M . REP, P M D 2013 y con ven io E LE P C O S .A .-C N E L

057/2013 2013-09-11 10006470 2013-09 -29 00174/09 20 13-09 -30 2013-10-21 -18 -19 -21

4S IE-E LE P C O -054-2013

A d q u is ic ió n de tran s fo rm ad ores d e d ife ren tes cap ac id ad es para ob ras de e le c trif ica c ión con fin a nc ia m ie n to F E R U M . REP. P M D 20 13 y con ven io E LE P C O S .A .-C N E L.

059/2013 20 13-09 -16 10006468 2013-09 -24 00161/09 20 13-09 -30 2013-10-21 -8 -14 -21

Estos hechos se originaron por cuanto la Jefe de Adquisiciones no generó las órdenes

de compra y comprobantes de transacción oportunamente, pese haber solicitado a la

Dirección de Finanzas las liquidaciones de los contratos; tampoco los Administradores

del Contrato vigilaron el cumplimiento de las cláusulas contractuales, el Director de

Finanzas y Tesorero no liquidaron y cancelaron las obligaciones; lo que ocasionó que

no se cumpla con los pagos en los plazos establecidos en los contratos, por lo que los

servidores mencionados incumplieron lo señalado en los artículos 121 Administrador

del Contrato y 125 Liquidación del Contrato del Reglamento a la Ley Orgánica del

Sistema de Contratación Pública; 148 Contenido y finalidad, 152 Obligaciones de los

servidores de las entidades, 153 Contabilización inmediata del Código Orgánico de

Planificación y Finanzas Públicas; Códigos 2.30.05 punto 4 de las funciones del

Director de Finanzas, 2.10.10 de las actividades básicas punto 4 y 7 de las Funciones

del Jefe de Adquisiciones del Manual de Clasificación y Valoración de Puestos,

aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997; e, inobservaron

las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 403-10

Cumplimiento de obligaciones.



Finanzas, Contador General, Tesorero, Jefe de Adquisiciones como responsable del

Portal de Compras Públicas, Jefe de Bodega (E), Jefe de Bodega, Administradores y

Fiscalizadores de los Contratos.(HCa/VZEjvíTA * OOrAO

48

El Administrador de Contrato del proceso SIE-ELEPCO-204-2012, en comunicación de

25 de agosto de 2015, expresó:

“...E l contratista entrega el suministro en bodega según acta de constancia....la recepción del suministro se efectúo 10 días antes del plazo contractual...se suscribe el acta de entrega recepción la cual se envía con la respectiva liquidación el 21 de marzo de 2013...- Una vez recibido el aceite es necesario efectuar las pruebas en operación del mismo...llevó 15 días comprobarse. . .- la demora en la emisión de la liquidación se debe a que el suscrito., .debió ser hospitalizado., .y posterior uso de vacaciones...”.

Lo manifestado por servidor modifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto el servidor presentó certificados médicos de los días que estuvo hospitalizado y

el memorando de autorización de las vacaciones situación que justifica el retraso de la

liquidación; pero con respecto a la comprobación de los bienes de lo cual le llevó 15

días para comprobarse la bondad del producto, significa que el bien estuvo a entera

satisfacción de ELEPCOSA el 29 de marzo de 2013, no es justificable, puesto que

debían ser verificados antes de la firma del acta de entrega recepción.

El Administrador del Contrato del proceso SIE-ELEPCO-128-2013, con oficio

ELEPCOSA-PE-DC (E) -2015-1564-OF de 28 de agosto de 2015, señaló:

..Según cláusula octava del contrato, el plazo para la entrega de bienes es de 60 días contados a partir de la suscripción del m ism o...fecha en la cual se remite el informe técnico de materiales adquiridos y se suscribe el acta de entrega - recepción defin itiva ...”.

Lo manifestado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de auditoría por

cuanto, como Administrador del Contrato su función era el de velar por el cabal

cumplimiento de las cláusulas contractuales y dentro de la Cláusula Sexta del Contrato

FORMA DE PAGO se establecía que el 50 % debió ser cancelado previo al Informe

Técnico.

Los Administradores del Contrato de los procesos SIE-ELEPCO-054-2013 y SIE-

ELEPCO-056-2013 en comunicación de 1 de septiembre de 2015, señalaron:

“ ...cumplió con lo estipulado en los siguientes docum entos...- debiendo aclarar que ninguna de las leyes señaladas obliga al adm inistrador a perm anecer pendiente en el pago de las obligaciones contractuales...”.

y-VC Ü ñíZC K íTA v kjvJCm G

49

Lo manifestado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de auditoría,

por cuanto es obligación del Administrador del Contrato velar por el cabal y oportuno

cumplimiento de cada una de las obligaciones derivadas del contrato.


“ . . .La Dirección Financiera procede a efectuar el trámite de liquidación de la compra de bienes, una vez que el departamento de Adquisiciones, departamento que depende de Presidencia Ejecutiva, proceda con el ingreso de los materiales a la Bodega General, dicho Ingreso deberá reunir todos los requisitos exigidos po r la ley... Es el Departamento de Adquisiciones quien remite a la Dirección Financiera los ingresos de los materiales y una vez que se cuenta con esta información, se procede al pago respectivo ...”.

Lo manifestado por el Director de Finanzas ratifica que la Jefe de Adquisiciones es la

responsable de los ingresos de los materiales a la Bodega General, lo cual colige lo

manifestado por el equipo de auditoría, pero esto no exime de responsabilidad del

Director de Finanzas ya que debió asegurar la liquidación y cancelación oportuna de

las obligaciones de la entidad como lo dispone en el Manual de Clasificación y

Valoración de puestos.

La Jefe de Adquisiciones en comunicación de 3 de septiembre de 2015, expresó:

“...Para el ingreso de los bienes adquiridos po r la ELEPCOSA, el Departamento de Adquisiciones, interviene en la fase de ejecución del contrato únicamente en la generación de la ORDEN DE CO M PRA...- Una vez que se ingresa los documentos a través de la secretaría del Departamento de Adquisiciones, la je fatura de Adquisiciones procede a generar la ORDEN DE COMPRA, en el sistema informático de COMPRAS, legaliza el documento con las firmas de responsabilidad y envía a la Bodega General para que se genere los documentos comprobantes de transacción respectivos...- Con la ORDEN DE COMPRA y COMPROBANTES DE TRANSACCIÓN, se envía el trámite a la Dirección Financiera para que continúe con el trámite correspondiente hasta la liquidación total del p roceso...- La Jefatura de Adquisiciones genera de manera inmediata la ORDEN DE COMPRA, siempre que se cuente con todos los documentos habilitantes para hacerlo, es decir se hayan cumplido los num erales 1, 2 y 3 antes descritos...

Lo manifestado por la servidora no modifica lo comentado por el equipo de auditoría

por cuanto dentro del Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, establece las

funciones de la Jefe de Adquisiciones de organizar, dirigir, coordinar y supervisar las

labores de adquisiciones e intervenir en la liquidación de contratos; por lo tanto debió

50

realizar el seguimiento e insistir al Director de Finanzas que se cumplan estas

liquidaciones en los plazos contractuales.


“ ...efectúo de manera adecuada el control previo a los pagos po r concepto de anticipos o liquidaciones, realizando las siguientes observaciones a través de sum ilías...- Inexistencia de documentos originales de garantías técn icas.. .Inconsistencias en las garantías, pues el contrato se suscribe determinada fecha, m ientras la garantía rige desde una d istinta....Retraso en la entrega de materiales, así como facturas po r lo que debió la mora o analizar la terminación unilateral del contrato...Solicitudes de compra no legalizada.. Transcurso de mucho tiempo entre la recepción de materiales y la elaboración de la orden de compra para el ingreso a bodega, y como tal retazo (sic) las liquidaciones de los contra tos.. a pesar de las observaciones, novedades, u objeciones en los pagos estos han sido dispuestos o ratificados por la Dirección Financiera . . . ”

Lo manifestado por el servidor corrobora lo comentado por el equipo de auditoría, ya

que en la sumilías insertas en las órdenes de pago y memorandos suscritos dio a

conocer al Director de Finanzas las novedades que se presentaron.

Conclusión

En el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015,

existieron retrasos en el ingreso en el sistema informático de la información de los

bienes a bodega y las liquidaciones de los contratos; hechos originados debido a que

la Jefe de Adquisiciones no generó las órdenes de compra y comprobantes de

transacción oportunamente, pese haber solicitado al Director de Finanzas las

liquidaciones de los contratos; tampoco los Administradores del Contrato vigilaron el

cumplimiento de las cláusulas contractuales; el Director de Finanzas y Tesorero no

liquidaron y cancelaron las obligaciones, lo que ocasionó que no se cumpla con los

pagos en los plazos establecidos en los contratos.

51

Recomendaciones

Al Director de Finanzas

18. Dispondrá una vez remitida la información relacionada a las órdenes de compra al

Contador General y Tesorero procedan al registro y cancelación de las

obligaciones de conformidad al contrato.

A la Jefe de Adquisiciones

19. Elaborará las órdenes de compra y comprobantes de transacción de manera

oportuna, dando cumplimiento de lo establecido en las cláusulas contractuales.


20. Informará y remitirá oportunamente a la Dirección de Finanzas una vez realizada la

acta entrega recepción de los bienes, la documentación de respaldo con la finalidad

que se realice la cancelación en cumplimiento al contrato.

Ab. Ximena Chamorro Zurita Delegada Provincial de Cotopaxi (e)

52

contralorÍa general del estado -...

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