contabilidad computarizada
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Presentasion
Sustentante
ELSA MARIA JIMENES. 2011-6241
FRANCISCO VALDEZ MATEO. 2011-6685
RAFAEL ELIAS BELEN. 2011-6847
ORLANDO DE JESUS CASTILO RAMIREZ. 2011-7116
Asignatura
Imformatica II
Tema
CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
Profesor(a)
NIEVE LORENZO
Fecha de entrega
17-4-2013
INTRODUCCIÓN
La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la
aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los
diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el
punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las
operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la
organización.
Estamos convencidos de la necesidad de reorientar las estrategias para facilitar
a las empresas ya que es imposible continuar realizándolo como hace treinta
años atrás, la realidad indica que no podemos continuar con los mismos
esquemas, la dinámica está entonces, a punto de envolvernos.
LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
“La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la
aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los
diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el
punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las
operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la
organización”.
A finales de los años setenta y comienzos de los ochenta los programas
administrativos computarizados, como consecuencia de la globalización de las
transacciones comerciales, trajo como consigo la necesidad de contar con
información confiable y refinada para la toma de decisiones, así como la
emisión oportuna de informes y reportes financieros para un cabal
cumplimiento de los deberes formales de la empresas.
La situación antes mencionada produjo un cambio significativo en la dinámica
administrativa de las empresas, por otra parte los entes gubernamentales
afinaron y comenzaron a exigir en sus controles en los aspectos laborales y
tributarios; situación que dinamizo positivamente los sistemas administrativos,
los cuales se fueron adaptando a ese nuevo escenario.
Por otra parte los recursos humanos que deben atender dicha situación, se han
preparando sobre la marcha de manera informal. Mientras que las
Universidades han permanecido con sus mismos programas de formación en
las carreras de las ciencias administrativas, así como el mantenimiento de las
mismos recursos y estrategias en el proceso de enseñanza aprendizaje.
Es fundamental un cambio profundo e innovador, no solo en las estrategias,
también deben implementarse nuevos recursos ya que la dinámica contable de
las operaciones, cambio a la velocidad de la luz, anteriormente las
transacciones se efectúan vía telex, ahora se realizan vía email, se pagaba con
cheque o efectivo ahora existen transacciones electrónicas, entre otras.
Los facilitadores deben abrir su mente, sus conocimientos ponerlos al servicio
de sus participantes, colaborando y cooperando para que estos se conviertan,
en los directores de sus procesos de aprendizajes, creando en ellos los
espacios para que compartan los conocimientos adquiridos.
La nueva tecnología de la información se basa en mecanismos complejos que
se han descubierto en los últimos tiempos: la computación, la microelectrónica
y las telecomunicaciones. En cada una de ellas se inventa permanentemente, a
un ritmo sorprendente, nuevos materiales, sistemas, herramientas y técnicas
cada vez más eficientes. Toda esta combinación de alta tecnología, nos
ofrecen oportunidades que pocos hemos imaginado, oportunidades que han
alcanzado a hacerse presentes en muchos campos, tal como de su aplicación
en la educación y en la Administración.
En nuestras universidades normalmente se inicia el proceso de enseñanza en
sesiones meramente presénciales, donde el docente es el dueño de la
información, la cual es trasmitida de acuerdo a esquemas tradicionales, donde
los únicos recursos y materiales son la pizarra y la tiza o marcador. Los
profesores de Contabilidad es fundamental que efectúen un cambio en sus
estrategias de enseñanza, ya que el aumento de las transacciones y la
globalización los registros contables que antes se realizaban a mano,
actualmente deben hacerse en tiempo real a la velocidad de luz o muy cerca de
ella. Por lo tanto, si los productos que genera la contabilidad se mueven con tal
rapidez transportados por ordenadores; los profesores se muevan a la misma
velocidad de hace treinta años atrás, lo cual lo desdibuja en el escenario actual.
La computación tiene vital importancia en la educación superior, porque hace
posible una amplia gama de simulaciones docentes. En el campo de la
Administración y específicamente en la asignatura de contabilidad es
indispensable que el estudiante tenga pleno conocimiento del uso de las hojas
de cálculo electrónicas para realizar estados financieros, proyecciones y
análisis contables; y que además tenga la experiencia del funcionamiento de un
sistema contable automatizado.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
VENTAJAS:
* Velocidad
* Volumen de producción
* Reducción de errores
* Pases automáticos al mayor
* Obtención de información contable oportuna
* Menores costos
* Impresión automática de documentos
DESVENTAJAS:
* Disminución en la confiabilidad de la información contable
* Complicado Proceso de Auditoria
* Costos Elevados de Software y Hardware
* Recurso Humano indispensable para el análisis de la
información
Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de
computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas,
manejándolas hasta producir las informaciones finales.
Ventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado
• Mediante un Sistema Computarizada se pueden tener procedimientos
adicionales del Control Interno.
• A través de estos se pueden mantener actualizados los saldos de las cuentas,
como las cuentas del mayor auxilia, los registros del inventarios permanente y
en general la mayor parte de las cuentas del mayor general.
• Pueden generar información adiciona casi sin costo extra, ya que mediante el
Sistema del Contabilidad puede ser llevado a diario de ventas, y con el
computador se puede reordenar esta información para mostrar los totales de
las ventas diarias por departamentos de ventas por vendedor y por un
producto.
• Se dispone de retroalimentación instantánea a medida que se van realizando
las transacciones; la persona que realiza las transacciones tiene acceso
inmediato a la información contable útil para ejecutar una transacción corriente.
• Pueden ser procesadas de manera rápida y eficiente grandes cantidades de
datos ahorrando así tiempo en cada paso del proceso contable.
Desventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado Para Los Auditores:
• Alto costo de inversión para instalarlo.
• Alto y complejo costo de mantenimiento
• Alto costo para el entrenamiento del personal
• Confiabilidad del Programa (deben ser confiables)
• La lógica de estos deben ser comprensibles y con aplicaciones adecuadas.
• Alto costo de desarrollo
• Numero limitado de reportes y consultas
• Estos dependen del sistema de uso en la entidad auditada
• Tienen necesidad de mantenimiento
COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO
SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL:
Se desarrolla trabajando manualmente, y se utilizan algunas maquinas como
sumadoras o calculadoras.
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA:
Se valen de computadores
Debido a que estos sistemas les ofrecen muchas oportunidades para logar sus
objetivos de maneras eficaces y confiables; y estos brindan diversos beneficios
por el uso de estos sistemas, como rapidez, oportunidad, mayor volumen de
producción, protección contra errores, realizan pases automáticos al mayor, la
preparación automática de informes, la impresión automática de documentos.
SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA.
Los conceptos de los diarios especiales y los mayores y los auxiliares se
aplican los sistemas de contabilidad computarizada, como también a los
sistemas manuales. En consecuencia, los diarios especiales y los mayores
auxiliares operan mucho mas fácilmente en los sistemas computarizados. Se
ha hecho énfasis en los dos propósitos de los diarios especiales consiste en
reducir la cantidad de tiempo destinado a escribir los asientos de diarios y
trasladarlos a las cuentas de mayor. En un sistemas computarizado, el
contador solamente los asientos de diarios. Todas las escrituras y el traslado a
la cuenta de mayor general y del mayor general lo maneja la maquina sin
ningún esfuerzo humano adicional.
VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO
La ventaja principal del computador es su increíble velocidad. El tiempo
requerido para que un computador mayorice una transacción o determina su
saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas millonésimas de
segundo. Esta velocidad origina varias ventajas comparativamente con los
sistemas de contabilidad manuales, como los siguientes:
• SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES
CANTIDADES DE DATOS: Las empresas grandes pueden tener cientos de
miles de transacciones por día. Al procesar volúmenes tan grandes de datos
los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del
proceso contable, incluyendo el registro de transacciones, su traslado a las
cuentas del mayor y la preparación de registros contables, informes y reportes.
• SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS: La
velocidad con la que un computador puede procesar los datos, permite que las
empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar, los registros
de inventarios permanentes y las mayorías de las cuentas del mayor general.
• SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO
EXTRA: Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas.
Más aun el computador puede además reordenar esta información para
mostrar los totales de las ventas diarias por departamento de venta por
vendedor y por un producto.
• SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A
MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES: En los
sistemas computarizados en línea de tiempo real (OLRT), el empleado que
ejecuta la transacción puede disponer de un Terminal en comunicación directa
con el computador. Por tanto, el empleado tiene acceso inmediato a la
información contable útil para ejecutar una transacción corriente.
• SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL
INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO: La aprobación de cada venta
a crédito, constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer
uso las capacidades únicas del computador.
Tal procedimiento del control puede no ser práctico en un sistema manual,
especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene
permanente.
DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES
Los sistemas computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas
limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con
los grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:
• Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado
• El costo de mantenimiento es alto y complejo
• El alto costo en el entrenamiento del personal
• Los programas deben ser confiables
• La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas
• Elevado costo de desarrollo
• Limitado numero de reportes y consultas
• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada
• Necesidad de mantenimiento del sistema, debido a las modificaciones que
habrá tenido la aplicación en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios
de aplicaciones
En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema
computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para
muchos no es preocupante.
COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO
Los computadores se pueden programar para ejecutar tareas mecánicas con
una gran velocidad y exactitud. Por ejemplo, se pueden programar para leer
informaciones, para ejecutar cálculos matemáticos, para reorganizar los datos
en cualquier formato deseado. Sin embargo, los computadores no pueden
pensar. Por tanto, no son capaces de analizar las transacciones comerciales.
Si la guía humana los computadores no pueden determinar cuales
transacciones se deben registrar contablemente o cuantas de deben debitar y
acreditar para registrar adecuadamente una transacción.
Con estas habilidades y limitaciones en mente, se exploraran los efectos de los
sistemas computarizados sobre el ciclo contable básico.
PROGRAMAS DE APLICACIÓN CONTABLE
ContaCHIP
• Chaves Informática Programación
• Requisitos del hardware:
• Procesador 200 MHZ.
• 32 MB de memoria.
• 100 MB libres de disco duro
• Sistema operativo Windows 95/98
• Características:
Transparencia
Se logra guiando al operador de forma interactiva por display/teclado.
Seleccionando lógicamente las respuestas, se obtiene el resultado deseado.
De ese modo, personas sin conocimientos de informática pueden efectuar la
explotación fácilmente.
Adaptabilidad
Hay un fichero que indica a cada programa las características del usuario. De
esta forma, procedimientos generales se comportan como programados a
medida en el momento de su ejecución. Por otra parte, la separación de
procesos permite elegir cualquier nivel de complejidad dentro de la explotación.
También se puede partir de utilizaciones sencillas iniciales y progresivamente ir
incorporando nuevos procesos a la explotación conforme se vaya teniendo más
dominio en su uso.
Protección de la información
El acceso a los programas queda protegido mediante claves que el
responsable puede cambiar periódicamente si lo cree conveniente. Se hace
notar que la protección se efectua a nivel de cada programa.
Seguridad
Los datos son filtrados en el momento de su introducción, evitando perdidas de
tiempo en repaso y corrección de errores.
Flexibilidad
Los niveles de totalización del plan de cuentas son indeterminados y no es
necesario especificarlos previamente. Solo es imprescindible confeccionar un
plan de cuentas adecuado a las necesidades de la empresa, pudiendo evitar en
los desarrollos de los códigos dígitos de relleno si se cree oportuno.
La codificación es libre aunque ha de ser numerica y los desarrollos siempre
serán en base a múltiplos de diez respecto al nivel anterior (x10, x100,x1000
etc.).
No es necesaria la uniformidad de códigos ni de niveles.
El proceso diario puede efectuarse aunque no se haya cerrado el período o
ejercicio anterior. Esto permite tener siempre actualizadas todas las cuentas y
subcuentas a falta solo de los asientos de cierre.
Multiusuario
Excepto en determinados procesos (ejem. Cierre/Apertura), se hace posible la
explotación simultánea de los programas desde varios terminales ya sea
actuando sobre los mismos ficheros o sobre ficheros independientes.
Contabilidad analítica
CONTABPRO
• Serinfo Automotriz S.A.
• Requisitos del hardware:
Computador con Windows 98, 2000, XP, ME
• Características:
Es un programa ideal para manejar la contabilidad general de una o varias
empresas. Este programa es tan flexible que se puede configurar para usar la
contabilidad desde una microempresa hasta una empresa mediana. Además
de las denotadas virtudes de nuestra versión básica, la Contabilidad profesional
emite el libro de compras, libro de ventas y libro de retenciones.
• Funcionalidad
- Plan de Cuentas a cinco Niveles
- 24 meses de proceso en línea
- Cierres mensuales
- Cierre y Apertura Anual
- Cuentas Corrientes x Cobrar y Pagar
- Control de Flujos de Vencimientos x Cobrar y Pagar
- Control de la Cobranza
- Generación de Pagos Masivos
- Conciliaciones Bancarias
- Generación de Libros Contables
- Generación de Informes Financieros y Balances
- Generación de Reportes a Medida
- Emisión de Certificados a Medida
- Emisión de Resumen de I.V.A.
- Control y Administración de Multi-Moneda.
CONTASOlSistema operativo: Win 2000/XP/2003/Vista
Licencia de uso: Freeware (Gratis)
Fecha: 10/01/2010
Autor: Sistemas Multimedia y de Gestión, S.L.
Web: http://www.sistemasmultimedia.com/
Tamaño: 51,2 MB
ContaSol es un programa profesional de contabilidad general del que te
sorprenderá su potencia, rapidez y flexibilidad en la introducción de datos,
consultas e informes.
El programa cubre con creces todas las necesidades del departamento de
contabilidad de una empresa, incluyendo herramientas como punteo,
búsquedas por importes, búsquedas por conceptos, programación de Balances
de situación y Pérdidas y Ganancias, control presupuestario, inventario del
inmovilizado, impresión de modelos oficiales, etc.Sus funciones abarcan
cualquier necesidad de un departamento de contabilidad, incluyendo control de
asientos, libros, informes, analítica, utilidades extra y facturación. Soporta
múltiples empresas, usuarios, ejercicios y diarios, además de disponer
controles de acceso por usuarios, soporte de redes locales y bases de datos
Access.
Las principales características de ContaSol son:
- Aplicación multiusuario y multiempresa, válida para diferentes ejercicios, con
control de accesos por usuario.
- Inclusión de conceptos prefijados y conversión al nuevo PGC 2008.
- Contabilidad analítica/costes.
- Funcionamiento bajo red local y bajo Terminal Server.
- Uso de bases de datos MS-Access.
- Generación de informes en PDF y en Excel.
- Representación gráfica de las estadísticas.
- Realización de copias de seguridad desasistidas.
- Importación de datos de ficheros ASCII/Excel y de otros programas.
- Inclusión del módulo de facturación.
- Impresión de modelos oficiales.
- Sin límite de asientos.
- Actualizaciones automáticas
CECONTASistema operativo: Win 95/98/Me/NT/2000/XP
Licencia de uso: Shareware
Fecha: 13/01/2006
Autor: Ceginfor
Web: http://www.ceginfor.es/
Tamaño: 7,68 MB
CeConta es un programa informático que permite llevar la Gestión Contable de
Empresa.
El programa se caracteriza por: ser multiempresa y multiejercicio; permite
gestionar asientos en tiempo real y diferido; incorpora múltiples opciones con
las que podremos ordenar, localizar y modificar los asientos; efectúa extractos
de las cuentas; contabiliza automáticamente las facturas; localiza de forma
automática los descuadres; gestiona los vencimientos; tiene opciones de libro
mayor; permite gestionar impuestos; y mucho más.
Funcionalidad
• Gestión de asientos en Tiempo Real y diferido
• Múltiples opciones para la ordenación, localización y modificación de asientos
• Extractos de cuentas
• Contabilización automática de facturas
• Detección automática de descuadres
• Gestión de vencimientos
• mayor
• Registros de Itbis
• Balances normal y abreviados definibles
• Generación automática de asientos de amortización, regularización, cierre y
apertura de ejercicio
• Gestión de la memoria e informe de la Gestión
• Ratios financieros
• Origen y aplicación de fondos
• Acta de Junta General de Accionistas
• Gráficos estadísticos definibles
ContaWin
ContaWin Office es una excelente y completísima aplicación creada para llevar
la contabilidad profesional y financiera de empresas. Su mayor virtud es
trabajar con tecnología ADO y su capacidad de trabajo para multiempresa.
Permite la asignación de varias tareas para cada una de los módulos de la
aplicación, así podrás llevar varios ejercicios contables simultáneamente, un
multidiario, varias formas de divisa, capacidad de ser usado por varios usuarios
distintos y varios idiomas aparte del español.
Pero lo que más destaca de ContaWin Office es su absoluta compatibilidad con
Microsoft Office 2000, lo que permite la exportación e importación de los datos
a cualquiera de los programas de Microsoft: plantillas en Excel, datos a
Outlook, tabla dinámica de análisis de datos, etc.
Además, ContaWin Office permite la búsqueda avanzada de todos los tipos de
datos siendo el propio usuario el que establece los filtros de búsquedas. Otras
propiedades destacadas son previsualizaciones de modelos fiscales, balances,
cierres, facturación, amortización, contabilidad, memorias, etc.
CONCLUSION
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos
lo llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas
empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el
motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información
oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los
ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de
satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve
envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de
Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de
Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.
A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la
Problemática del año 2000 frente a los Sistemas de Contabilidad
Computarizados, como están enfrentando los empresarios este problema, y
cuales medidas se están tomando para combatir este inevitable
acontecimiento.
El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más
información sobre esta problemática, que trae de cabezas al mundo, para así
contribuir a aclarar las tantas conjeturas que se han venido formando; y de esta
forma permitir que esté al alcance la documentación necesaria para que las
personas puedan empaparse del asunto y tomar las decisiones oportunamente.
BIBLIOGRAFIA
http://contawin-office.programas-gratis.net/
http://www.programadecontabilidad.cl/software/profesional.htm