CONSULTORIA Y ASESORIA A PELETERIA EL PUMA

ULISES CÓRDOBA DELGADOCODIGO 0224382

PRESENTADO A:PROF. CARLOS PRATO

INFORME DE PELETERIA EL PUMA

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PLAN DE ESTUDIOS CONTADURIA PUBLICA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2013

CONSULTORIA Y ASESORIA A PELETERIA EL PUMA

ULISES CÓRDOBA DELGADO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PLAN DE ESTUDIOS CONTADURIA PUBLICA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2013

CONTENIDO

RESUMEN

INTRODUCCION

IMPORTANCIA DEL TRABAJO

1. CONFORMACIÓN DE NEGOCIOS Y DIAGNOSTICO

1.1. NECESIDAD DE ASOCIARSE

1.2. ESTUDIO DE CADA UNA DE LAS SOCIEDADES

1.2.1. De personas: Limitada, colectiva, en comandita simple, EU empresas

Unipersonales. Asociativas de trabajo.

1.2.1.1. Sociedades de Responsabilidad Limitada

1.21.2. Sociedad Colectiva

1.2.1.3. Sociedad en Comandita Simple

1.2.1.4. Empresa Unipersonal

1.2.1.5. Empresas Asociativas de Trabajo

1.2.2. De capital: Anónima, en comandita por acciones.

1.2.2.1. Sociedad Anónima

1.2.2.2. Sociedad por acciones simplificada S.A.S.

1.2.2.3. Sociedad en Comandita por Acciones

1.3. CARACTERÍSTICAS EN CUANTO A:

1.3.1. Razón social.

1.3.2. Número de socios y objeto social.

1.3.3. Capital social, cuotas de aportación.

1.3.4. Organización y administración.

1.3.5. Revisoría fiscal.

1.3.6. Disolución y liquidación.

1.4. DIAGNOSTICO

1.4.1. Área legal

1.4.2. Área administrativa

1.4.3. Área financiera

1.4.4. Área de mercadeo

1.4.5. Área de producción

1.4.6. Área de sistemas

2. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

2.1. OBTENCIÓN DEL NIT.

2.2. REGISTRO MERCANTIL.

2.3. REGISTRO EN LA SECRETARIA DE SALUD E INVIMA.

2.4. REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA CAMARA DE

COMERCIO.

2.5. TRAMITACIÓN Y OBTENCIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO.

2.6. REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

2.7. AFILIACIÓN PATRONAL A LOS FONDOS DE: SALUD, PENSIONES Y

CESANTIAS.

2.8. AFILIACIÓN A LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA, ICBF Y

SUBSIDIO FAMILIAR.

2.9. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.

2.10. PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

2.10.1. Perfil estratégico: Objetivos, Políticas, Misión, visión, valores.

2.10.2. Organigrama.

2.10.3. Descripción de funciones.

2.11. MANUAL CONTABLE

2.11.1. Normas legales.

2.11.2. Plan de cuentas codificado

2.11.4. Libros de contabilidad.

2.12. INFORMES FINANCIEROS.

2.13. CONTROL ADMINISTRATIVO

2.13.1. Agremiaciones

2.13.2. Dueños o socios

2.13.3. Control fiscal

2.14. MANUAL DE ARCHIVO

2.14.1. Normas legales.

2.14.2. Archivo activo.

2.14.3. Archivo semiactivo.

2.14.3. Archivo inactivo o de descarte.

3. DISEÑO DEL SISTEMA FINANCIERO.

3.1. ENTRADAS AL SISTEMA.

3.1.1. Normas legales.

3.1.2. Codificación del plan de cuentas.

3.1.3. Formas adaptadas o formatos, contables adaptados.

3.1.4. Recursos materiales y humanos

3.2. PROCESOS DEL SISTEMA

3.2.1. Libros do Contabilidad

3.2.2. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

3.2.3. Flujogramas de proceso

3.2.4. Ajustes y cierros

3.3. SALIDAS O INFORMES A OBTENER

3.3.1. Estado de efectivo o flujo de caja

3.3.2. Estado de resultados.

3.3.3. Balance General

3.3.4. Estado de cambio en la Situación Financiera

3.3.5. Estado de Ganancias no Apropiadas.

3.3.6. Estado de Cambio en las Cuentas Patrimoniales.

3.3.7. Notas explicativas a los Estados Financieros.

3.4. ANALISIS FINANCIERO PRÁCTICO

3.4.1. Estados financieros actuales

3.4.1.1. Estado de Ganancias y Pérdidas

3.4.1.2. Balance General

3.4.1.3. Estado de Cambios en la Situación Financiera

3.4.1.4. Estado de Ganancias no apropiadas

3.4.1.6. Análisis vertical y horizontal

3.5. CALCULO DE LOS INDICES FINANCIEROS Y SU ANALISIS

3.5.1. Razones de liquidez

3.5.2. Razones do Endeudamiento

3.5.3. Razones de Actividad

3.5.4. Razone, do Rentabilidad

3.5.5. Análisis del punto de equilibrio.

4. CONCLUSIONES.

5. RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA

RESUMEN

En el presente trabajo se encuentran definidos y explicados cada uno de los pasos que se necesitan para constituir una empresa legalmente teniendo en cuenta la parte administrativa y financiera.

Además de dar a conocer los requisitos para constituir una empresa de comercialización, se explica de forma clara y completa la constitución, administración y disolución de cada una de las sociedades que existen en el mercado.

También se explica el sistema financiero, los documentos contables, formatos, libros de contabilidad que se deben llevar en cada empresa para lograr controlar y conocer los procesos contables de tal manera que se tenga una información oportuna y transparente para administrar y fortalecer la utilización de los recursos financieros para garantizar un crecimiento económico y social de la empresa.

INTRODUCCION

Es indispensable para la realización óptima e integral de un trabajo, la recopilación de información adecuada, amplia, de carácter sucinto, para poder analizar cada planteamiento expuesto y hacer una globalización de conceptos de forma clara y precisa, es de gran importancia la realización de este trabajo teórico práctico, ya que vamos a llevar a la realidad los conocimientos adquiridos, y de alguna manera ver plasmada la realidad que tenemos al culminar los estudios profesionales.

La realización del presente trabajo pretende ser la base fundamental al momento de conformar una empresa, el fin es proporcionar una serie de conocimientos, formatos, que se necesita para desarrollar una empresa, dando una guía ordenada y clara que lleve paso a paso todo el desarrollo de conformación de la empresa, tanto en la parte legislativa como en la organización administrativa que debe realizar una empresa antes de la apertura y funcionamiento de la misma que garanticen su correspondiente posición legal como organización o como fuente de ingresos de una persona natural o jurídica; para tal fin se deben llenar unos requerimientos legales como la obtención de la escritura pública según lo amerite el caso, obtener el registro notarial y mercantil, registro en la secretaria de salud, registro de libros de contabilidad en la cámara de comercio, licencia de funcionamiento, registro de industria y comercio, afiliación patronal a los fondos de salud, pensiones y cesantías, caja de compensación familiar, Sena, ICBF y subsidio familiar.

Después de realizada la organización administrativa se procede a diseñar el sistema financiero que consta de la correcta gestión de todo los bienes y recursos de la empresa como una herramienta para cumplir el objeto social de la empresa y los objetivos trazados por la misma por medio de la información tomada de los estados financieros.

IMPORTANCIA DEL TRABAJO

PARA LA EMPRESA

Es de vital importancia el implementar en todos los aspectos como conformación, sistema financiero, costos, facturación, control interno, que le permita a la empresa el mejoramiento de los procesos y esto se verá reflejado en la calidad del servicio con clientes y proveedores.

A NIVEL PERSONAL

Nos permitirá conocer a fondo lo importante que es el trabajar en todos los aspectos de la institución, para ponerlo en práctica donde nos desempeñemos laboralmente y en nuestra vida personal ya que nosotros mismos debemos tratar de hacer las cosas de la mejor manera.

PARA LA CARRERA

Nosotros como futuros Contadores Públicos debemos tener en cuenta que todos los temas tratados son imprescindibles en las empresas, porque en el presente estas deben tener un mejoramiento continuo y al hacer este podemos brindarles a los clientes un producto de mayor calidad.

Por lo anterior es indispensable que nuestras bases sean solidas y estos conocimientos que adquiramos sean puestos de manera práctica en las empresas.

1. CONFORMACIÓN DE NEGOCIOS Y DIAGNOSTICO

1.1. NECESIDAD DE ASOCIARSE

La naturaleza humana y sus necesidades obligan al hombre a trabajar de manera asociativa, ya que sus limitaciones así se lo imponen, no es posible a imaginar a un solo hombre cultivando su alimento, produciendo su vestuario, haciendo su propia vivienda, produciendo sus propias medicinas, educándose solo, etc., el secreto del gran avance de la humanidad ha sido precisamente haber trabajado asociado a otras personas con sus mismas necesidades, conocimientos, expectativas, intereses, etc.

Además si revisamos la historia de la humanidad observamos que el hombre ha realizado todos sus proyectos, descubrimientos, satisfacción de sus necesidades, dentro de organizaciones; todas las actividades de producción de bienes ( productos) o la prestación de servicios ( actividades especializadas), son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas dentro de organizaciones. Todas las organizaciones están constituidas por personas y recursos no humanos (recursos físicos, financieros, tecnológicos, etc.).

La vida del hombre depende de las organizaciones, ya que dentro de ellas el hombre nace, crece, trabaja, aprende, se cura, se divierte, se reproduce y muere. Siendo además las organizaciones complejas, diversificadas, heterogéneas y con objetivos diferentes.Además las organizaciones se pueden clasificar sin ánimo de lucro como la iglesia, el ejército, el estado, etc., y las otras como empresas ya que persiguen las ganancias económicas para sus dueños.

Las empresas constituyen una forma de asociación que permite al hombre desarrollar las actividades económicas para la producción de bienes y prestación de servicios, de una manera organizada, planeada y controlada. Las empresas se pueden constituir y regular jurídicamente de diversas formas.

Toda empresa, grande o pequeña, requiere tres factores para realizar su actividad. Ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas está representado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio.

1.2. ESTUDIO DE CADA UNA DE LAS SOCIEDADES

Empresa. Toda empresa, grande o pequeña, requiere tres factores para realizar su actividad. Ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas está representado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio.

Clases de empresa. De acuerdo con su función, las empresas se clasifican en agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios.

Empresas agropecuarias. Son aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades. Ejemplos: granjas avícolas, granjas porcinas, invernaderos, haciendas de producción agrícola.

Empresas colectivas o sociedades. Son las empresas de propiedad de dos o más personas llamadas socios. Por ejemplo, David & Vélez, Cía. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez.

Empresas comerciales. Son las que se dedican a la compra y venta de productos, colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, con lo que obtienen una ganancia.

Empresas de economía mixta: Son las que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ejemplo: universidad semioficial.

Empresas de servicios. Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea en salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros servicios. Ejemplos: empresas de aviación, centros de salud, universidades, compañías de seguros, corporaciones recreativas.

Empresas individuales. Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, su actividad se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Por ejemplo, Almacén Don Pedro, de propiedad exclusiva de Pedro Ruiz.

Empresas industriales. Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fábricas de telas, de camisas, de muebles, de calzado.

Empresas mineras. Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.

Empresas oficiales o públicas: Son las que reciben aportes del Estado para su funcionamiento. Ejemplos: hospitales departamentales, colegios nacionales.

Empresas privadas: Son las personas que necesitan aportes de personas particulares para su constitución y funcionamiento. Ejemplos: centros educativos privados, supermercados de propiedad de una familia.

Empresas - según el número de propietarios. Según el número de propietarios, las empresas se clasifican en individuales y unipersonales.

Empresas - según la procedencia del capital. Según la procedencia del capital, las empresas se clasifican en: privadas, oficiales o públicas y de economía mixta.

Empresas según su tamaño - clasificación. Según el tamaño, las empresas se clasifican en:

Pequeña empresa: es la que maneja poco capital y pocos empleados. Se caracteriza porque no existe una delimitación clara y definida de funciones entre el administrador o propietario del capital de trabajo y los trabajadores, por lo cual existe una reducida división y especialización del trabajo. Su contabilidad es sencilla, debido a que maneja poca información en este campo. Ejemplos: talleres de mecánica con dos empleados, almacenes de telas con un empleado, misceláneas con dos empleados.

Mediana empresa: en este tipo de empresa puede observarse una mayor división y especialización del trabajo; en consecuencia, el número de empleados es mayor que en el anterior, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables. Su información contable es más amplia. Ejemplos: distribuidoras de electrodomésticos con 10 empleados, fábricas de dulces con 15 empleados.

Gran empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico especializado para cada actividad. En este tipo de empresa se observa una gran división y especialización del trabajo, y la inversión y las utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información

contable que se maneja en desarrollo de las actividades mercantiles también es mayor y se lleva en forma sistematizada. Ejemplos: Almacenes Éxito S.A., Coca-Cola, Sofasa, Carvajal.

Empresas unipersonales. Son las personas naturales o jurídicas que, reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destinan parte de sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurídica.

1.2.1. De personas: Limitada, colectiva, en comandita simple, EU empresas Unipersonales. Asociativas de trabajo.

Se caracterizan por dar importancia a las cualidades de las personas que van a conformar la sociedad. En este grupo se encuentran las siguientes:

1.2.1.1. Sociedades de Responsabilidad Limitada

Para este tipo de sociedad, el número de socios máximo permitidos es veinte y cinco y mínimo dos, de acuerdo al código de comercio. El capital se distribuye en cuota partes de acuerdo a los aportes de los socios, responsabilizándose limitadamente hasta por el monto de sus contribuciones. La razón social puede estar dada por una expresión cualquiera seguida de la abreviatura “Ltda.” o la palabra “Limitada”. La representación legal puede ser ejercida por un socio u otra persona diferente a la empresa.

Razón Social: La sociedad girará bajo una denominación o razón social en ambos casos seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.” Que de no aparecer en los estatutos hará responsables a los asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros. Artículo 357.

Número de socios: de dos a veinticinco. Máximo que permite la ley. Artículo 356 del Código de comercio.

Capital social, cuotas de aportación: formado de los aportes que cada socio promete entregar a la sociedad: puede ser objeto de aporte: el dinero, los créditos, los muebles e inmuebles, los privilegios de invención, el trabajo manual, la mera industria y en general toda cosa comerciable, capaz de prestar alguna utilidad. Cuando se aportan bienes los socios son solidariamente responsables del valor atribuido a ellos en la escritura social. Artículos: 122-123-124-125-126-127 y 354.

Organización y Administración: corresponde a todos y cada uno de los socios quienes podrán delegar en sus consorcios o en extraños, caso en el cual los delegantes quedarán inhibidos para gestión de los negocios sociales “Art. 358 CC”.

Revisoría fiscal: No es obligación tener revisor fiscal, solo las sociedades por acciones, las sucursales de compañías extranjeras, las sociedades en que por ley o por estatutos, la administración no corresponda a todos los socios. (Art. 203 C.Co.)

Disolución y Liquidación:

Por reducción del número de asociados Por declaración de quiebra de la sociedad Por decisión de los socios Por decisión de autoridad

Además de los causales generales de disolución, las sociedades de responsabilidad limitada se disolverán cuando ocurran pérdidas que reduzcan el capital por debajo del 50%, o cuando el número de socios exceda de 25 (Artículo 370 C.C)

1.2.1.2. Sociedad Colectiva

Los aspectos básicos de una sociedad colectiva se fundamentan en el artículo 294 de Código de Comercio. La responsabilidad de los socios es limitada y solidaria, respaldando sus obligaciones con el patrimonio de cada propietario. En la razón social debe ir el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los propietarios agregando al final las expresiones “y compañía”, “hermanos”, “e hijos” u otras palabras similares

Razón Social: se forma con el nombre completo o el solo apellido de alguno o alguno de los socios seguido de las expresiones “& compañía” “hermanos” “e hijos” u otras análogas si no se incluye el nombre completo o apellidos de todos los socios, no podrá incluirse el nombre de un extraño.

Número de socios: Dos o más. Artículo 294 del Código de Comercio.

Capital social, cuotas de aportación: formado por los aportes que da cada socio, puede ser objetos de aportes en dinero, créditos, muebles e inmuebles, los privilegios de invención, en general toda cosa comerciable. Capaz de prestar alguna utilidad, ningún socio puede ser obligado a aumentar su aporte o reponerlo si se pierde durante la sociedad.

Organización y Administración: la administración corresponde a todos y cada uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en extraños, caso en el cual los delegantes quedaran inhibidos para gestión de los negocios sociales.

Revisoría Fiscal: Aún delegada la administración, los socios tendrán derecho de inspeccionar, por sí mismos o por medio de representantes, los libros y papeles de la sociedad en cualquier tiempo.

Disolución y Liquidación: Por vencimiento del término previsto Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social Por reducción del número de asociados Por la declaración de quiebra de la sociedad Por decisión de los asociados Por decisión de autoridad competente por muerte de alguno de los socios por incapacidad sobreviniente de alguno de los socios por declaración de quiebra de alguno de los socios por renuncia de alguno de los socios o retiro justificado.

1.2.1.3. Sociedad en comandita Simple

El código de comercio en su artículo 323 menciona los dos tipos de socios que deben integrar una sociedad en comandita simple. El primer tipo de socio realiza aportes en industria, comprometiéndose de manera solidaria e ilimitadamente por sus operaciones sociales, el cual se denomina socio gestor o colectivo. El segundo tipo de socio se llama comanditario y se limita al valor de sus aportes, que son efectuados en especie. La razón social, mencionada en el artículo 324 del mismo código indica que, será formada con el nombre completo o sólo el apellido de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía” o la abreviatura “& CIA” y seguida de la indicación “s. en c”.

Razón Social: se forma con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios colectivos y se agrega la expresión “& compañía” o sus abreviaturas, seguida en todo caso de la indicación abreviada s en c “sociedad en comandita simple, el socio comanditario o la persona extraña que tolere su nombre en la razón responderá como socios colectivo.

Número de socios: Uno o más colectivos o Gestores. Uno o más comanditarios capitalistas. Artículo 323 del Código de Comercio.

Capital social, cuotas de aportación: se forma con los aportes de los socios comanditarios o con los de estos y los de los socios colectivos simultáneamente, el socio comanditario no puede aportar su capacidad, crédito o industria personal.

Organización y Administración: La administración de la sociedad estará a cargo de los socios colectivos, quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados, con sujeción a lo previsto para la sociedad colectiva. Los comanditarios no podrán ejercer funciones de representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos y para negocios determinados. En estos casos deberán indicar, al hacer uso de la razón social, que obran por poder, so pena de responder solidariamente con los gestores por las operaciones sociales que celebren o ejecuten.

Revisoría Fiscal: Las facultades de inspección y vigilancia interna de la sociedad serán ejercidas por los comanditarios. Sin perjuicio de que se puedan designar un revisor fiscal. Cuando la mayoría de ellos así lo decida.

Disolución y Liquidación: Por vencimiento del término previsto Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social Por reducción del número de asociados Por la declaración de quiebra de la sociedad Por decisión de los asociados Por decisión de autoridad competente

1.2.1.4. Empresa Unipersonal

Como su nombre lo indica, es una empresa que pertenece a una sola persona, ya sea natural o jurídica, siempre que éstos reúnan las cualidades que establece la ley para ejercer el comercio. La constitución de una empresa unipersonal origina automáticamente una persona jurídica, sin importar el tipo de persona que la haya creado, limitando la responsabilidad del propietario al valor de sus aportes. La ley 222 de 1995 en su artículo 71 fundamenta este tipo de unidad económica. De acuerdo a la legislación comercial se debe denominar con la expresión “Empresa Unipersonal” o la sigla “E.U”, es decir, el nombre de la empresa ira seguido de la anterior denominación.

Razón Social: La Empresa Unipersonal debe tener un nombre o razón social, seguida de la expresión Empresa Unipersonal o de su sigla “E.U.”, so pena de que el empresario responda ilimitadamente.

Terminación de la Empresa: La empresa unipersonal se disolverá en los siguientes casos: Voluntad del titular de la empresa. Vencimiento del término inicialmente previsto. Imposibilidad para desarrollar las actividades previstas en los Estatutos. Orden de autoridad competente. Pérdidas que reduzcan el patrimonio de la empresa en más del cincuenta por ciento. Iniciación del trámite de liquidación obligatoria

Para la disolución de la empresa, excepto en el caso del vencimiento del término inicialmente previsto, sencillamente es necesario hacer constar esta decisión en un documento privado que deberá inscribirse en el Registro Mercantil.

1.2.1.5. Empresas Asociativas de Trabajo

Son organizaciones económicas productivas, basadas en la Ley 10 de 1991, que tienen como fin la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación de servicios conjuntos o individuales de sus asociados. Para la producción de bienes el número de socios debe estar entre tres y diez, y para la

presentación de servicios entre tres y veinte. Los miembros aportan como mínimo, por tiempo indefinido, su capacidad laboral. Además se pueden hacer aportes en alguna tecnología o destreza, como también en activos que permitan cumplir con los objetivos trazados. La relación que existe entre los asociados es comercial y no laboral, por lo tanto se rigen por las disposiciones de la normatividad comercial. Cualquier expresión puede formar la razón social acompañada por la denominación “Empresa Asociativa de Trabajo” o la abreviatura “EAT”.

1.2.2. De capital: Anónima, en comandita por acciones.Son aquellas que dan mayor valor a la capacidad de invertir que tiene una persona y a los aportes que pueda ofrecer a la sociedad. Estas son:

1.2.2.1. Sociedad Anónima

El mínimo requerido para la constitución y funcionamiento es de cinco accionistas, los cuales tendrán una responsabilidad limitada hasta por el valor de sus aportes, según el artículo 373 de Código de Comercio. La negociación de los derechos sobre las empresas, es decir, las acciones podrán ser comercializadas libremente. Antecediendo a las palabras “Sociedad Anónima” o las letras “S.A.” puede ir cualquier expresión, conformando la razón social.

Razón Social: se identifica con la denominación que determinen los socios seguida de las palabras “sociedad anónima” o su abreviatura “S.A.”

Número de socios y Objeto social: se debe conformar mínimo con cinco accionistas, no tiene un tope máximo de accionistas y su responsabilidad es limitada al valor de sus aportes. La representación de la sociedad y administración de los negocios sociales, corresponden al representante legal y suplentes, quienes podrán ser nombrados indefinidamente y removidos en cualquier tiempo. Son elegidos por junta directiva aunque en los estatutos pueden delegarse esta designación a la asamblea de accionistas.El objeto social corresponde a la actividad comercial que vaya a desarrollar la Sociedad Anónima.

Capital social, cuotas de aportación: el capital se divide en acciones de igual valor que se representan en títulos valores libremente negociables y se dividen en tres clases:

Autorizado: Es la cuantía fija que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad; este tope es fijado por los accionistas libremente.

Suscrito: Es la parte del capital autorizado que los accionistas se comprometen a pagar a plazo, y debe ser al momento de su constitución no menos de la mitad del autorizado.

Pagado: Es la parte del suscrito que los accionistas efectivamente han pagado y que ha ingresado a la sociedad el cual, al constituirse esta no puede ser menos de la tercera parte del capital suscrito.

Los activos de una sociedad anónima pertenecen a la empresa y no a los accionistas. Una sociedad anónima tiene el estatus legal ante la ley, es decir puede tener demanda o demandar a otra persona.

Organización y Administración: los accionistas, eligen una junta directiva que se encarga de administrar todos los negocios de la compañía. La forma de administrar la sociedad quedará fijada en los estatutos (con el notario), basándose en una de las siguientes formas prefijadas:

Administrador Único: Un socio ostenta todas las funciones de gestión y representación de la sociedad.

Dos Administradores Solidarios: Cada uno por separado tiene autoridad para obligar a la sociedad.

Dos Administradores Mancomunados: Sólo obligan a la sociedad si actúan conjuntamente.

Consejo de Administración: Se actúa por mayoría absoluto, por lo que el número mínimo de administradores es de 3.Los administradores que designéis no tienen por qué ser accionistas. Consejo de Administración, junto con la Comisión Ejecutiva o uno o más consejeros delegados. El consejo debe determinar sus respectivas competencias.

Revisoría fiscal: dictamina que los estados financieros reflejen la real situación de la Importadora y que la contabilidad esté de acuerdo a las normatividades de las leyes colombianas que los procedimientos contables que se rigen estén de acuerdo a la normatividad Colombiana. También debe tenerse en cuenta, lo dispuesto en el artículo 48 de la ley 222 de 1993, en lo que respecta a la revisoría fiscal, tendrá obligación de ella, se reúnen las condiciones estipuladas en el artículo 13, parágrafo segundo de la ley 43 de 1990

Disolución y Liquidación: además de las causales indicadas en el artículo 218 del Código de Comercio, la sociedad se puede disolver por tiempo de creación, desaparición de alguno de los socios y la pérdida que reduzca el valor de los activos sociales por debajo de un 50% del capital social o cuando el número d de socios exceda a menos de cinco socios.

1.2.2.2. Sociedad por acciones simplificada S.A.S.

Basada en la ley francesa de S.A.S: 1994, reformada en 1999 y 2001. Creada mediante la ley 1258 del 2008.Es un nuevo tipo de sociedad comercial y una nueva oportunidad de negocios, ha sido diseñada para facilitar trámites, reducir costos y tener más flexibilidad en las organizaciones colombianas.Se puede constituir por una o varias personas atreves de un documento privado, siempre será de naturaleza comercial sin importar las actividades que contemplen en su objeto social.

Su estructura orgánica y las formas que rijan su funcionamiento, serán determinadas libremente en los estatutos, deben tener al menos un representante legal. Los accionistas no son responsables de las obligaciones de la sociedad. No están obligadas a tener revisor fiscal solo será obligatorio cuando la ley lo exija y no pueden inscribirse en el registro nacional de valores y emisores, ni negociarse en bolsa, por lo cual se afirma que las S.A clásicas seguirán existiendo.

Razón Social: se identifica con la denominación que determinen por su abreviatura “S.A.S”

Número de socios y Objeto social: Podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas. El objeto social corresponde a la actividad comercial que vaya a desarrollar la S.A.S.

Capital social, cuotas de aportación: La suscripción y pago del capital puede convenirse libremente pero, en ningún caso, el plazo para el pago de las acciones excederá de dos (2) años. Las acciones podrán ser privilegiadas, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, acciones con dividendo fijo anual y acciones de pago. Los accionistas serán responsables hasta por el monto de sus aportes.Los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza de la sociedad. Sin embargo el art 42 de la ley 1258 aclara que cuando se utilice a las S.A.S. En fraude a la ley, los accionistas o administradores que hubieren participado en dichos actos fraudulentos, responderán solidariamente por los daños y perjuicios causados

Organización y Administración: No es obligatorio tener junta directiva. La asamblea de accionista podrá realizarse fuera de domicilio principal, aunque no están representados o presentas la totalidad de los accionistas.

Disolución y Liquidación:

Por vencimiento del término previsto en los estatutos, si lo hubiere, a menos que fuere prorrogado mediante documento inscrito en el Registro mercantil antes de su expiración.

Por imposibilidad de desarrollar las actividades previstas en su objeto social. Por la iniciación del trámite de liquidación judicial. Por orden de autoridad competente, y Por pérdidas que reduzcan el patrimonio neto de la sociedad por debajo del

cincuenta por ciento del capital suscrito. Por las causales previstas en los estatutos. Por voluntad de los accionistas.

1.2.2.3. Sociedad en Comandita por Acciones

Se asimila a una sociedad en comandita simple, con unas pocas diferencias. Una diferencia es el número de socios, pues para su conformación se requiere uno ó más socios gestores que tendrán una responsabilidad limitada y por lo menos cinco socios comanditarios que responderán únicamente por el valor de sus aportes. Otra diferencia es la libre negociación que puede realizar un socio comanditario con sus acciones. Además se obliga a constituir una reserva legal. Por último, la razón social será formada con el nombre completo o sólo el apellido de uno o más socios gestores, acompañada de las palabras “Sociedad en Comandita Por Acciones” o su abreviatura “S.C.A.”

Razón Social: se agregara en todo caso la indicación abreviada S.C.

Número de socios: Uno o más colectivos y por lo menos cinco comanditarios. Artículo 343 de Código de Comercio.

Capital social, cuotas de aportación: el capital está representado por acciones de igual valor mientras las acciones no hayan sido pagadas íntegramente será necesariamente nominativas, el aporte de industria de los socios gestores no formara parte del capital social. Al constituirse la sociedad deberá suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divida el capital autorizado y pagarse siquiera 1/3 parte del valor de cada acción suscrita, se prohíbe enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y el pagado y expresar el capital suscrito sin indicar el pagado, el plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no excederá de un a partir de su suscripción.

Organización y Administración: la administración estará a cargo de los socios colectivos como en la comandita simple.

Revisoría Fiscal: Es obligatorio tener un revisor fiscal, su función es control y vigilancia sobre los actos de la sociedad y de los administradores, para que tengan cabal ejecución de las disposiciones legales y estatutarias.

Disolución y Liquidación:

Por vencimiento del término previsto Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social Por reducción del número de asociados Por la declaración de quiebra de la sociedad Por decisión de los asociados Por decisión de autoridad competente Por perdida que reduzca el capital debajo del 50% cuando el número de socios

excede de 25.

1.3. CARACTERÍSTICAS EN CUANTO A:

1.3.1. Razón social.

La empresa se denomina Peletería Puma, está constituida como persona natural, que es

aquella que está en capacidad de contraer obligaciones y ejercer sus derechos. Con un

establecimiento de comercio ubicado en la Avenida 9 No. 9-53 en el Barrio el Llano. Está

inscrita en la DIAN, pertenece el régimen común. Se encuentra registrada en la Cámara de

Comercio de Cúcuta con matricula 58623 y en Industria y Comercio en la Secretaria de

Hacienda del municipio de Cúcuta con placa número 29563.

1.3.2. Número de socios y objeto social.

Tiene como socio y dueño al señor Jaime González, su objeto social es la comercialización

de insumos para la fabricación de calzado y productos de marroquinería como calzado

(para damas, caballeros y niños), correas, bolsos, carteras, entre otros; los insumos que

vende son: cueros, sintéticos, suelas, pegantes, herrajes, hilos, tacones, plantillas, puntillas,

tachuelas, entre otros.

1.3.3. Capital social, cuotas de aportación.

El capital inicial lo coloco el propietario y se utilizo parte de las utilidades para reinvertirlas

en el crecimiento y fortalecimiento de la empresa.

1.3.4. Organización y administración.

La administración está a cargo del propietario, quien la puede delegar a otra persona si

fuera necesario.

1.3.5. Revisoría fiscal.

No requiere.

1.3.6. Disolución y liquidación.

Estas son las siguientes causales generales: Puede pactarse una duración definida pero a diferencia de las sociedades

comerciales puede señalarse una duración indefinida. Por imposibilidad de desarrollar la empresa social. Por reducción del constituyente. Por declaración de quiebra o Escisión. Por decisión de autoridad.

1.4. DIAGNOSTICO

1.4.1. Área legal

La empresa cumple todos los aspectos legales:

Esta registrada en la Cámara de Comercio.

Tiene RUT, y pertenece al régimen común.

Tiene NIT

Se encuentra inscrita ante Industria y Comercio, y se encuentra al día del impuesto

1.4.2. Área administrativa

El área administrativa está a cargo del propietario quien desempeña las funciones básicas de planear (los objetivos de la empresa, la misión, visión), organizar (los recursos humanos, capital, inventarios y la estructura de la empresa), dirigir y controlar los procesos.

Principios de trabajo aplicados: Hay división del trabajo por áreas Se tienen claras las responsabilidades de cada persona en la empresa Se mantiene un orden en las actividades, mediante la disciplina, obediencia y

normas de comportamiento. La dirección general está en cabeza del propietario Se tienen claras las estrategias y planes de trabajo por parte de todo el personal, lo

cual le da unidad de dirección. La remuneración del personal es la justa y de acuerdo a toda la normatividad legal Hay estabilidad laboral Se mantiene el trabajo en equipo

1.4.3. Área financiera

La empresa realiza su análisis financiero utilizando el balance general, el estado de ganancias y pérdidas, estado de flujo de caja, y los indicadores básicos de gestión financiera, para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. El análisis financiero permite determinar la conveniencia de invertir o conceder créditos; así mismo, determinar la eficiencia de la administración de una empresa y evaluar las decisiones tomadas. La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero, le permite a la gerencia medir el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones

La empresa lleva su contabilidad al día, se conocen las utilidades reales de cada línea de productos, se fijan los precios de acuerdo a las políticas de la rentabilidad, competencia y condiciones especiales. Las ventas de contado son del 60% y a crédito el 40%, generalmente las compras se realizan para un mes, en algunas oportunidades se requiere del crédito bancario para las compras.

1.4.4. Área de mercadeo

Para desarrollar su función de mercadeo, tienen en cuenta las variables: Producto: para lo cual se asegura de tener la mejor calidad, buenas marcas y

variedad

Precio: en el sector donde opera la empresa es una variable muy importante y definitiva para asegurar la venta, por esto se realizan constantes chequeos y se trata de obtener buenas negociaciones en el proceso de la compra.

Promoción: la empresa otorga descuentos, realiza ventas personales, tiene anuncios radiales.

La empresa vende sus productos a nivel local y nacional, los fabricantes de calzado son personas de estrato medio alto, aunque su mercado objetivo actual son las empresas fabricantes de calzado y artículos de marroquinería de la ciudad de Cúcuta y el área metropolitana, se destaca la confianza de los clientes en la calidad de los productos y la atención prestada. Existen políticas de descuento por pronto pago, volumen y ventas al contado; realiza publicidad radial, en páginas amarillas y cartas de presentación.La empresa cuenta con una base de datos de sus clientes, la cual se mantiene actualizada, esto le permite mantener contacto directo y una relación cercana, ya que en este sector es muy importante.

1.4.5. Área de producción:

La empresa no produce artículos, ya que su objeto social es la comercialización de insumos para el sector de la marroquinería, es decir actúa como intermediario entre productores de las materias primas y las empresas fabricantes del sector.

El portafolio de productos ofrecidos es:

Cueros

Sintéticos

Suelas

Pegantes

Herrajes

Hilos

Tacones

Plantillas

Otros

1.4.6. Área de sistemas

La empresa un programa de contabilidad para tener registro y control de sus operaciones, además cuenta con aplicaciones para manejo de inventarios, clientes, y temas administrativos, lo cual le permite estar actualizada y realizar una gestión integral de sus áreas.

2. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

2.1. OBTENCIÓN DEL NIT.

El número de identificación tributaria, NIT, forma el código de descripción de los inscritos en el RUT. El NIT está establecido por nueve dígitos tratándose de personas jurídicas y por el número de la cedula en el caso de las personas naturales.

Es un documento mediante el cual se cumple ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el deber de comunicar sobre la actividad económica que realizara la sociedad, a fin de que pueda ser catalogada y registrada como responsable de las obligaciones tributarias que debe cumplir. Además de asignar el número de registro tributario con el cual se identificara la sociedad ante las autoridades impositivas. Dicho número consta de nueve dígitos que depende de la actividad de la empresa y un número de control y verificación.

Requisitos para la obtención del NIT Certificado de la cámara de comercio Cédula de ciudadanía del representante legal Diligenciar el formulario del registro único tributario RUT

2.2. REGISTRO MERCANTIL.

El registro mercantil está a cargo de las cámaras de comercio, pero la superintendencia de Industria y Comercio determina los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y da las instrucciones que tiendan a su perfeccionamiento.

El registro mercantil tiene por objeto Llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de los actos, libros y documentos que la ley determine. El registro mercantil es de carácter público.

De acuerdo con el Código de Comercio deben inscribirse en el registro mercantil, no solo las personas que profesionalmente ejerzan el comercio, sino también sus establecimientos y ciertos actos y documentos, con el fin de que produzcan efectos frente a terceros.

Pasos para matricularse en el registro mercantil

Estudio previo del nombre. Averiguar en la cámara, personalmente o por Internet si existe un nombre igual al que se quiere colocar para evitar los casos de homonimia.

Solicitud de matrícula. La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el negocio fue abierto. Tratándose de sociedades, la petición de matrícula se formulara por el representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento, según el caso, acompañando tales documentos.

Presentación del formulario. La matrícula del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su renovación, se efectuaran mediante el diligenciamiento

del formulario de registro único empresarial (RUE) expedido por la cámara de comercio.

Contenido de la solicitud de matrícula de comerciante. La petición de matrícula del comerciante indicará:El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido, detalles de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos.

Contenido de solicitud de matrícula de establecimiento comercial. La petición de matrícula de establecimiento indicará: Su denominación, dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.

Inscripción y prueba. Diligenciados y presentados los formularios se efectúa la inscripción. La inscripción se prueba con certificado expedido por la respectiva Cámara de Comercio.

2.3. REGISTRO EN LA SECRETARIA DE SALUD E INVIMA.

La empresa El Puma no requiere certificado de la secretaria de salud pues solo lo requieren aquellas empresas de alimento, flores y animales.

2.4. REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN LA CAMARA DE

COMERCIO.

Por la ley todos los comerciantes deben registrar los libros de contabilidad en la cámara de Comercio.

Libros de contabilidad que debe inscribir el empresario persona natural

Libro diario. Libro mayor y de balances. Libro de inventarios y de balances.

Libros de contabilidad que debe inscribir el empresario persona jurídica

Libro diario Libro mayor y de balances. Libro de inventarios y balances. Libros de actas, de registro de socios, de asambleas y juntas.

2.5. TRAMITACIÓN Y OBTENCIÓN DE LA LICENCIA DE

FUNCIONAMIENTO.

Por primera vez se debe seguir los siguientes pasos: Comprar el formulario de licencia, tesorería municipal y estampillas de previsión

social. Diligenciar los formularios de control urbano, se expide certificado de suelos,

servicios seccional de salud y licencia de sanidad. Cuerpo de Bomberos voluntarios certifica sobre la protección y seguridad. Establecimientos de música deben solicitar certificados de SAYCO. Se llevan los formularios a la Secretaría de Hacienda Municipal. Fragmentar en la Secretaría de Hacienda el Registro de establecimiento.

Para renovación de Licencia debe seguir los siguientes pasos: Comprar el formulario y obtener certificación de las entidades anteriores. Presentar los documentos en la Secretaría de Hacienda y adjuntar fotocopia

autenticada del recibo de pago del Impuesto de Industria y Comercio.

2.6. REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

Es un tributo de carácter municipal, que grava el ejercicio de las actividades industriales, comerciales y de servicios, cuyo producto se destina a atender los servicios públicos y las necesidades colectivas del respectivo municipio o distrito.

Características de impuesto de Industria y Comercio

Es un impuesto de orden municipal.

Recae sobre las actividades comerciales, industriales y de servicios que se realizan en el respectivo municipio.

Las actividades pueden ejercerse directamente por la persona natural, o a través de un intermediario.

El ejercicio de la actividad puede cumplirse con establecimientos de comercio o sin ellos.

Actividades sobre las que recae este impuesto

Industrial. Comercial. Servicios.

En consecuencia, los ingresos netos obtenidos en la realización de una o varias de estas actividades, estarán sometidos al impuesto de industria y comercio.

Base gravable

En las actividades industriales, comerciales y de servicios la base gravable está conformada por los ingresos netos obtenidos por el contribuyente durante el período gravable.

Presentación de declaración privada de industria y comercio.

Todas las personas naturales, jurídicas o sociedades de hecho, que ejerzan actividades industriales, comerciales o de servicios, están obligadas a presentar ante la Sección de Impuestos su declaración y liquidación privada de Impuesto de Industria y Comercio, mediante el formulario que para tal efecto debe adquirir en la Tesorería Municipal en donde indicaran las actividades desarrolladas en el año inmediatamente anterior, sus ingresos brutos y demás datos que contemple el formulario.Además debe anexar junto con el formulario los siguientes documentos:

Pequeños contribuyentes:

Fotocopia autenticada del último recibo de pago del impuesto de industria y comercio.

Estampilla de Previsión Social Municipal

Grandes y medianos contribuyentes:

Fotocopia autenticada del último recibo de pago de Industria y Comercio. Fotocopia autenticada de la Declaración de Renta del año anterior al que declara el

impuesto de industria y comercio. Estado de ganancias y pérdidas del año anterior, certificado por un contador. Estampilla de previsión social Municipal.

2.7. AFILIACIÓN PATRONAL A LOS FONDOS DE: SALUD, PENSIONES Y

CESANTIAS.

Requisitos

Copia del Contrato de Trabajo Copia de la Cédula de Ciudadanía Copia de entrada de ingreso al instituto de seguridad lo cual firmada por el patrono

y el empleador Copia del Registro Mercantil Copia de la ultima nómina

Afiliación a Fondos de Salud

Las cotizaciones o aportes para el sistema general de seguridad social en salud para los trabajadores afiliados al régimen contributivo, deben hacerse dentro de los diez primeros días de cada mes, y en conjunto están a cargo del empleado y el empleador, en una suma equivalente al 12% del salario mensual del trabajador; de ese 12% le corresponde pagar 8% al empleador y 4% al trabajador. El ingreso base de cotización del afiliado, correspondiente a un periodo mensual de autoliquidación es la suma de los siguientes factores: Total devengado en el mes excluyendo el auxilio de transporte. Si hay incapacidad, el valor de los días de incapacidad correspondientes al periodo de liquidación. En ningún caso la base de cotización podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente.Los pasos son:

Solicitud de formulario a la EPS. Diligenciamiento del formulario de inscripción Entrega de formulario diligenciado y con sus respectivos documentos soportes Recibo de la solicitud

Afiliación a Fondo de Pensión

El sistema general de pensiones tiene por objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones determinadas por la ley.

Los empleadores pagarán el 75% de la cotización total y los trabajadores el 25% restante. Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a cuatro (4) salarios mínimos

mensuales legales vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional de un uno por ciento (1%) sobre el ingreso base de cotización, destinado al fondo de solidaridad pensional contemplado en los artículos 25 y siguientes de la Ley 100 de 1993.

Este sistema está compuesto por dos regímenes: el denominado régimen solidario de prima media, del cual es administrador el Instituto de Seguros Sociales y el régimen de ahorro individual con solidaridad, a cargo de las sociedades administradoras de fondos pensiónales, AFP, y administradoras de fondos pensiónales y de cesantías, AFPS.

Ambos regímenes protegen y reconocen las mismas prestaciones, a saber:1. Pensión de vejez.2. Pensión de sobrevivientes.3. Pensión de invalidez.4. Auxilio funerario.

Los pasos para la afiliación son: Solicitud de formulario al Fondo de Pensiones Protección y Fondo de Pensiones Diligenciamiento del formulario de inscripción Entrega de formulario diligenciado y con sus respectivos documentos soportes Recibo de la solicitud

Afiliación a Fondo de Cesantías

El empleador debe cancelar al trabajador, a más tardar el 31 de enero del año siguiente, los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquida definitivamente de acuerdo con las normas sobre el sistema tradicional de cesantía.

El valor liquidado, a 31 de diciembre por concepto de cesantía debe ser consignado antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantías que el mismo elija.

Las sumas abonadas solo podrán ser retiradas por el trabajador en los siguientes casos:A la terminación del contrato de trabajo, y en los eventos en que la legislación vigente autoriza su liquidación y pago parcial para la financiación de vivienda.Para pagar los gastos de matrícula del trabajador, cónyuge, compañera permanente y sus hijos, por concepto de estudios de educación superior.Por transferencia que haga el trabajador afiliado del valor total que tenga en un fondo de cesantía a otro fondo de la misma naturaleza, en cualquier momento.

Solicitud del formulario al Fondo de Cesantías Protección, Fondo de Cesantías Diligenciamiento del formulario de inscripción Entrega de formulario diligenciado y con sus respectivos documentos soportes Recibo de la solicitud Formularios de afiliación y copia de pagos

2.8. AFILIACIÓN A LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA, ICBF Y

SUBSIDIO FAMILIAR.

El Sena.

El SENA o Servicio Nacional de Aprendizaje, es un establecimiento adscrito al Ministerio de la Protección Social, encargado de ejecutar las políticas gubernamentales sobre promoción y formación profesional de los recursos humanos, como las de formar trabajadores en diversas actividades económicas y mantener el sistema nacional de aprendizaje para aumentar la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social del país.

Están obligados a contribuir con la financiación del SENA, todos los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes, con excepción de las universidades públicas y privadas que sean entidades sin ánimo de lucro.

El empleador aporta al SENA, por medio de la caja de compensación a la cual se encuentra inscrito, un monto equivalente al 2%.

El ICBF. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es un establecimiento público adscrito al Ministerio de la Protección Social que tiene como objetivo primordial fortalecer la familia y proteger al menor.

Todos los empleadores sin excepción, deben aportar al ICBF el 3% del valor de la nómina mensual de salarios. Los aportes se pagan a través de la caja de compensación a la cual esté afiliado el empleador. Este incremento de los recursos está destinado a darle continuidad, desarrollo y cobertura a los hogares comunitarios de bienestar infantil, organizados por el instituto.

La Caja de Compensación Familiar

Las cajas de compensación familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, que administran todo lo relacionado con el subsidio familiar y que cumplen funciones de seguridad social.Del total de aportes parafiscales que hace el empleador el 4% le corresponde a la caja compensación familiar a la cual esté afiliada. Debe pagarse a todo trabajador que devengue menos de cuatro salarios mínimos mensuales y siempre tenga a cargo hijos matrimoniales, extramatrimoniales, adoptivos, hijastros, no mayores de 18 años y en todo caso hasta los 23 años, siempre que sean estudiantes; hermanos huérfanos de padre hasta la edad de 18 años, salvo que sean inválidos o que

tengan disminución de la capacidad laboral hasta en un 60%, en cuyo caso no opera límite de edad; los padres del trabajador mayores de 60 años, o aquellos que teniendo cualquier edad se hallen disminuidos en su capacidad laboral en un 60% y siempre que no perciban salario, renta o pensión alguna. Es la encargada de recaudar los aportes patronales y girarlos al ICBF e Institutos Técnicos

Requisitos para la afiliación a una Caja de Compensación Familiar:

Escritura de constitución Certificado expedido por la Cámara de Comercio Copia de la nómina mensual firmada por el contador o Revisor Fiscal.

2.9. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.

El reglamento interno de trabajo es el conjunto de normas que regulan las condiciones a las que deben sujetarse empleador y empleados en desarrollo de la relación laboral, está obligado a tenerlo todo patrono que ocupe más de cinco (5) trabajadores en empresas comerciales, más de diez (10) en empresas industriales o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas y forestales.

CAPITULO 1Sometimiento de empresa y trabajadores

Artículo. 1.- El presente es el Reglamento Interno de Trabajo prescrito por PELETERIA EL PUMA ubicada en la Avenida 9 No. 9-53 en el Barrio el Llano, de la Ciudad de Cúcuta, y a sus disposiciones quedan sometidas tanto PELETERIA EL PUMA como todos sus trabajadores. Este reglamento hace parte de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores salvo estipulaciones en contrario que sin embargo solo pueden ser favorables al trabajador.

CAPITULO IIPeriodo de prueba

Artículo. 2- La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipular con él un periodo inicial de prueba, que tendrá por objeto apreciar por parte de la empresa, las aptitudes del trabajador y por parte de éste, las conveniencias de las condiciones de trabajo.

Artículo. 3- El período de prueba debe ser estipulado por escrito y en caso contrario los servicios se entienden regulados por las normas generales del contrato de trabajo (artículo

77, numeral primero, C.S.T.).

Artículo. 4- El período de prueba no puede exceder de dos (2) meses. En los contratos de trabajo a término fijo, cuya duración sea inferior a un (1) año, el período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses. Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo sucesivos, no es válida la estipulación del periodo de prueba, salvo para el primer contrato (artículo séptimo. Ley 50 de 1990).

Artículo. 5- Durante el periodo de prueba, el contrato puede darse por terminado unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso, pero si expirado el periodo de prueba y el trabajador continuará al servicio del empleador con consentimiento expreso o tácito, por ese solo hecho, los servicios prestados por aquel a éste, se considerarán regulados por las normas del contrato de trabajo desde la iniciación de dicho periodo de prueba. Los trabajadores en período de prueba gozan de todas las prestaciones (artículo 80 C.S.T).

CAPITULO IIIHorario de trabajo

Artículo. 06- Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son las que a continuación se expresan así: En la mañana: de 7:00 am a 12:00pm. En la tarde: 2:00pm a 6:00pm. Parágrafo: Los días laborables son: lunes, martes, miércoles, jueves, viernes y sábado en jornada continua.

CAPITULO IVDías de descanso legalmente obligatorio

Artículo. 07- Serán de descanso obligatorio, los domingos y días de fiesta que sean reconocidos como tales en nuestra legislación laboral.

Artículo. 08- El descanso en los días domingos y los demás días expresados en la legislación laboral, tiene una duración mínima de 24 horas, salvo la excepción consagrada en el literal c) del artículo 20 de la Ley 50 de 1990 (artículo 25, Ley 50 de 1990).

Artículo. 9- Cuando por motivo de fiesta no determinada en el artículo 177 del C.S.T., la empresa suspendiere el trabajo, está obligada a pagarlo como si se hubiere realizado no está obligada a pagarlo cuando hubiere mediado convenio expreso para la suspensión o compensación o estuviere prevista en el reglamento, pacto, convención colectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio se remunerará sin que se entienda como trabajo suplementario o de horas extras.

CAPITULO V

Servicio médico medidas de seguridad, riesgos profesionales, primeros auxilios en caso de accidentes de trabajo, normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.

Artículo. 10- Es obligación del empleador velar por la salud, seguridad e higiene de los trabajadores a su cargo Igualmente, es su obligación garantizar los recursos necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial, de conformidad al programa de salud ocupacional, y con el objeto de velar por la protección integral del trabajador.

Artículo. 11- Los servicios médicos que requieran los trabajadores se prestarán por el Instituto de Seguros Sociales en donde aquellos se hallan inscritos. Estará a cargo del empleador en aquellos sitios en que dicha asistencia no sea prestada por tal entidad.

Artículo. 12- Todo trabajador, desde el mismo día en que se sienta enfermo, deberá comunicarlo al empleador, a su representante, o a quien haga sus veces, el cual hará lo conducente para que sea examinado por el médico correspondiente, a fin de que certifique si puede continuar o no en el trabajo, y en su caso determine la incapacidad y el tratamiento a que el trabajador debe someterse. Sí éste no diere aviso dentro del término indicado o no se sometiere al examen médico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la oportunidad debida.

Artículo.13- Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamiento que ordena el médico que los haya examinado, así como a los exámenes y tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos ordena la empresa en determinados casos. El trabajador que sin justa causa se negare a someterse a los exámenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perderá el derecho a la prestación en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa negativa.

Artículo.14 - Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas de higiene y seguridad que prescriban las autoridades del ramo en general, y en particular a las que ordene la empresa para prevención de las enfermedades y de los riesgos en el manejo de las máquinas y demás elementos de trabajo especialmente para evitar los accidentes de trabajo.

Artículo. 15- En caso de accidente de trabajo, el jefe de la respectiva dependencia, o su representante ordenará inmediatamente la prestación de los primeros auxilios, la llamada al médico si lo tuviere, o uno particular si fuere necesario, tomará todas las demás medidas que se impongan y que se consideren necesarias para reducir al mínimo, las consecuencias del accidente.

Artículo.16- En caso de accidente no mortal, aún el más leve o de apariencia insignificante, el trabajador lo comunicará inmediatamente al empleador, a su representante, o a quien haga sus veces, prevean la asistencia médica y tratamiento oportuno y den cumplimiento a lo previsto en el artículo 220 del Código Sustantivo del Trabajo. El médico continuará el tratamiento respectivo e indicará las consecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad.

Artículo. 17- La empresa no responderá por ningún accidente de trabajo que haya sido provocado deliberadamente o con culpa grave de la víctima. En este caso, solo estará obligada a prestar los primeros auxilios. Tampoco responderá de la agravación que se presente en las lesiones o perturbaciones causadas por cualquier accidente por razón de no haber dado el trabajador, el aviso oportuno correspondiente o haberlo demorado sin justa causa.

Artículo. 19- De todo accidente se llevará registro en libro especial, con indicación de la fecha, horas, sector y circunstancias en que ocurrió, nombre de los testigos especiales si los hubiere, y un relato sucinto de lo que puedan declarar

CAPITULO VI

Artículo. 20- Son obligaciones especiales del empleador:

1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores.2. Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de protección contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garantice razonablemente la seguridad y la salud.

3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto e establecimiento mantendrá lo necesario según reglamentación de las autoridades sanitarias.4. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos.5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, sus creencias y sentimientos.

Artículo.21- Se prohíbe a los trabajadores:

1. Sustraer de la fábrica, taller o establecimiento los útiles de trabajo, las materias primas o productos elaborados sin permiso de la empresa.2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcótico o de drogas enervantes.3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepción de las que con autorización legal puedan llevar los celadores.

Las multas que se prevean solo pueden imponerse por retardos o faltas al trabajo sin excusa suficiente Tales multas no pueden exceder de la 1/5 parte del salario de un día.

Cuando la sanción consista en suspensión del trabajo ésta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez ni de dos 2 meses en caso de reincidencia de cualquier grado.

En ningún caso las sanciones disciplinarias podrán consistir en penas corporales ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador.

CAPITULO VIIVigencia

Artículo. 22- El presente Reglamento entrará a regir ocho (8) días después de su publicación hecha en la forma prescrita en el artículo anterior de este Reglamento (artículo 121 C.S.T.).

CAPITULO VIIIDisposiciones finales

Artículo. 23.- Desde la fecha que entra en vigencia este reglamento, quedan sin efecto las disposiciones del reglamento que antes de esta fecha, haya tenido la empresa.

CAPITULO XICláusulas ineficaces

Artículo. 24. No producirá ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbítrales los cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al trabajador (artículo 109, C.S.T.).

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Se expide en San José de Cúcuta a los 5 días del mes de junio del año 2001

._____________ . __________________PROPIETARIO SECRETARIA

2.10. PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

2.10.1. Perfil estratégico: Misión, visión, Objetivos, valores.

Misión Peletería Puma. Satisfacer la necesidad de nuestros clientes, usuarios finales para contribuir a su progreso y al desarrollo de la región, a través del suministro de materiales y productos de primera calidad, con altos niveles de profesionalismo y eficiencia en el servicio, promocionar el desarrollo humano, profesional y económico de nuestros.

Visión: Ser en los próximos cinco años, una empresa con una imagen consolidada, seria, eficiente, rentable, innovadora y competitiva, con productos y servicios de excelente calidad, reconocidos por su certificación nacional, adoptando tecnologías limpias, de avanzada, en búsqueda de un mejoramiento en sus procesos, equipos e instalaciones, para competir y crecer con éxito en los mercados objetivos.

Nos vemos con un talento humano profesional, altamente calificado y comprometido con los objetivos de la empresa y su sistema de calidad, para satisfacer los requerimientos de nuestros clientes.

Objetivos corporativos. Son los resultados globales que una organización espera alcanzar en el desarrollo y ejecucion concreta de su misión y su visión. Los objetivos deben cubrir e involucrar a toda la organización, por eso deben tenerse en cuenta todas las áreas que integran la empresa. Deben ser mensurables y con posibilidad de evaluación, es decir aplicar indicadores de gestión.

Objetivos corporativos propuestos para la Peletería Puma:

Liderazgo. Consolidar el liderazgo al ofrecer productos integrales, eficientes y efectivos que le sirvan a los fabricantes de la industria del calzado y marroquinería para cumplir con las normas de calidad establecidas, de acuerdo con la reglamentación que se expida para tal propósito.

Ampliación de la cobertura. Prestara los servicios y ofrecerá a la población lo que se requiera en todo lo relacionado con la industria del cuero, abrir nuevos establecimientos, con el fin de ampliar la cobertura de comercialización de los productos de la empresa.

Talento humano. Diseñar un sistema para el manejo del recurso humano que incluya su selección, vinculación, evaluación del desempeño, promoción y bienestar, que permita conformar un grupo de colaboradores idóneos, altamente profesionales con claro sentido de pertenencia a la peletería y comprometidos con el logro de los objetivos personales y organizacionales, para así alcanzar una óptima calidad de vida laboral.

Servicio al cliente. Establecer un sistema de servicio al cliente, mediante el cual se escuche y conozca la calificación que hacen los clientes de la calidad del servicio que reciben.

Valores organizacionales. Son el conjunto de creencias que una organización tiene sobre su quehacer diario. Los valores organizacionales son el soporte de la cultura corporativa, inspiran y dan marco a la misión, visión y objetivos de la empresa. Para la Peletería Puma se definen los siguientes valores organizacionales:

Respeto. La empresa respeta las creencias y los derechos de los ciudadanos y los colaboradores en todos los niveles de su vida personal y familiar, sus creencias y principios, como también su vida profesional. Calidad. Calidad como cultura, como norma de vida corporativa será un compromiso y obligación de todos los miembros de la empresa. Calidad en los productos, servicios, en el talento humano y en el servicio al clientes serán características fundamentales del actuar diario de la Peletería Puma.Responsabilidad social. La peletería y quienes lo integran tienen como responsabilidad contribuir en la medida de sus capacidades al desarrollo de la región.Ética. El comportamiento de los colaboradores y de las empresas estará enmarcado, en toda circunstancia, dentro de principios de honestidad, integridad y justicia.Compromiso. El trabajo en equipo, el amor por él, la lealtad y transparencia frente a la organización son características indispensables de nuestros colaboradores.

2.10.2. Organigrama.

GERENTEGERENTE

SECRETARIASECRETARIA

2.10.3. Descripción de funciones.

CARGO FUNCIONES

GERENTE

1. Designar todas las posiciones gerenciales. 2. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento

de las funciones de los diferentes departamentos. 3. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto

con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

COMPRASCOMPRASMERCADEOMERCADEOFINANZASFINANZAS

ALMACENISTAALMACENISTAASESOR COMERCIALASESOR COMERCIAL

AUXILIAR CONTABLEAUXILIAR CONTABLE

CONTADOR PUBLICOCONTADOR PUBLICO

VENDENDORESVENDENDORES

4. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están llevando correctamente.

5. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

CONTADOR PUBLICO

1. Las aperturas de los libros de contabilidad. 2. Establecimiento de sistema de contabilidad. 3. Estudios de estados financieros y sus análisis. 4. Certificación de planillas para pago de impuestos. 5. Aplicación de beneficios y reportes de dividendos. 6. La elaboración de reportes financieros para la toma de

decisiones

AUXILIAR CONTABLE

1. Ingresar las compras y ventas al sistema2. Elaboración de los comprobantes3. Registrar en los libros de contabilidad4. Preparar declara declaraciones de renta, IVA y retención

en la fuente5. Las demás que le sean competentes.

SECRETARIA

1. Llevar el archivo2. Atender el teléfono y suministrar al público la

información necesaria.3. Recibir la correspondencia, radicarla y distribuirla.4. Responder de manera oportuna la tramitación de la

información solicitada.

VENDEDOR

1. Atender a los clientes que requieren venta de mercancía2. Elaborar la factura de venta3. Hacer la distribución de la factura de venta al cliente,

auxiliar contable, almacén y archivar el documento.4. Las demás que le sean competentes

JEFE DE BODEGA

1. Hacer los pedidos necesarios2. Despachar la mercancía a los clientes3. Hacer la salida de almacén4. Llevar el control de los inventarios

AUXILIAR DE BODEGA

1. Alistar los pedidos realizados por los clientes2. Entregar pedidos autorizados

2.11. MANUAL CONTABLE

Contabilidad es la metodología mediante la cual la información financiera de un ente económico es registrada, clasificada, interpretada y comunicada; esto con el fin de que sea utilizada por los gerentes, inversionistas, autoridades gubernamentales y otras personas y empresas, como ayuda para la toma de decisiones en cuanto a asignación y utilización de recursos.

En el corazón de la contabilidad se encuentra la medición de transacciones financieras, las cuales representan transferencias del derecho de propiedad legal, según una relación contractual. Quedan excluidas expresamente aquellas transacciones no financieras, según varios de sus principios generalmente aceptados.

Los sistemas contables comunican información económica; es una forma de saber en qué estado se encuentra la empresa.

Concepto

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

La contabilidad se encarga de: Analizar y valorar los resultados económicos. Agrupar y comparar resultados. Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.

Controlar el cumplimiento de lo programado.

Objetivos

Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero del negocio.

Establecer en términos monetarios, la información histórica o predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.

Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera del

negocio. Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico. Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de todos aquellos actos de

carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a Ley. Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias, referidas

a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de emisión. Suministrar información requerida para las operaciones de planeación, evaluación y

control, salvaguardar los activos de la institución y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la empresa.

Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización.

2.11.1. Normas legales.

En cuanto a la normatividad maneja para llevar a cabo la sistematización contable es la siguiente:

Decreto 2650 de 1993, por el cual se modifica el plan único de cuentas PUC. Decreto 2894 de diciembre 30 de 1994, por el cual se modifica el Decreto 2650 del

29 de diciembre de 1993 Decreto 2116 de 21 de noviembre de 1996, por el cual se modifica el Plan Único de

Cuentas para los Comerciantes Decreto 95 de 16 de enero de 1997, por el cual se modifica el Plan Único de

Cuentas para Comerciantes Decreto 2649 de diciembre 29 de 1993 Reglamento General de la Contabilidad Ley 100 de 1993 Ley 715 de 2001 Resolución 0106 del 22 de Enero de 1998 Decreto 2649 de 1993

2.11.2 Plan de cuentas codificado

Figura 2. Clasificación de las cuentas

El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

Cuadro 2. Plan de cuentas

CLASE El primer dígitoGRUPO Los dos primeros dígitosCUENTA Los cuatro primeros dígitosSUBCUENTA Los seis primeros dígitosAUXILIARES Con siete dígitos o más

Teniendo en cuenta la actividad económica de la empresa, se identificaron siete clases para utilizar en el plan de cuentas, así:

Cuadro 3. Clases de cuentas

CLASE CODIGOCuentas del Activo 1Cuentas del Pasivo 2

Cuentas del Patrimonio 3Cuentas de Ingreso 4Cuentas de Costos y Gastos 5Costos de Ventas 6Costos de Producción o de operación

7

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas ó estado de resultados.

Los grupos se identifican con el segundo dígito y han sido clasificados con criterios de realización y exigibilidad para las cuentas del activo y del pasivo respectivamente y con carácter de operatividad para las

ESTRUCTURA DEL CODIGO:1 2 3 4 5 6 7 8

ClaseGrupo

Cuenta Mayor Subcuenta

Cuenta Auxiliar

ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

Agrupación Codificación Auxiliar Analítico

Kardex Descripción

Grupo

Sub-grupo

CuentMayor

Sub-cuenta

Cuenta Auxiliar

X Un (1) dígito

X Dos (2) dígitos

XXXX Cuatro (4)Digt.

XX Seis (6) dígitos

XX Ocho (8) Digt.

Son los soportes de la empresa.

001 al 999

Son tarjetas de control.

2.11.4. Libros de contabilidad.

Los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

a) Libros de contabilidad.b) Libro de registro de accionistas.c) Libro de actas de juntas directivas y de socios.No llevar libros de contabilidad existiendo la obligación de hacerlo, constituye fiscalmente un hecho irregular, el cual es sancionable.

libros de contabilidad debe inscribir el empresario persona jurídica

Debe inscribir en el registro mercantil los siguientes libros:

a) Libro diario.b) Libro Mayor y de balances.c) Libro de inventarios y balances.d) Libros de actas, de registro de socios, de asambleas y juntas.

No tener registrados los libros principales de contabilidad, si existiere la obligación de registrarlos, constituye fiscalmente un hecho irregular, el cual es sancionable.

El libro diarioPor culpa de los errores que se cometen en las cuentas se utiliza el libro diario que engloba las cuentas deudoras y acreedoras que se usan en una operación.El libro diario sirve para recoger día a día o por totales mensuales (como máximo) las operaciones de la empresa siempre que el detalle diario aparezca en otros libros auxiliares. Es obligatoria.Para registrar las operaciones se utilizan asientos. que constan de: Parte deudora en la que se anota el importe y la denominación de las cuentas que se han cargado y parte acreedora en la que se anota las cuentas y el importe de las mismas que se han abonado. En todo asiento la parte deudora es igual a la parte acreedora.

Libro mayor y balanceUna vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el libro mayor, que no es obligatorio pero útil para conocer la evolución de cada cuenta.En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 pag. de la izquierda para el debe y la derecha para el haber. Sin embargo a efectos didácticos cada cuentas queda representada mediante una T que no es sino la forma del libro en el que está situado.

Libro de inventarios y balanceLibro obligatorio, que relaciona los bienes, derechos y obligaciones que constituyen su patrimonio en un momento determinado así como desarrolla sus cuentas anuales que nos permiten conocer cuál es la situación económica de la empresa.Este libro se abrirá con el inventario inicial. Trimestralmente se realizan balances de comprobación de sumas y saldos y al final de cada ejercicio económico se recogerá en el balance de situaciones, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

Libros de actas, de registro de socios, de asambleas y juntasPor regla general las actas de juntas no necesitan inscripción; a excepción de aquellas que por mandato legal se les exige.

Los libros auxiliares de contabilidad requieren de su inscripción en el registro mercantil.

EL Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos, al igual que los obliga el artículo 49 del código de Comercio.

Las actas de juntas de socios que se registran son las siguientes:

1. Las de designaciones de miembros de junta directiva –cuando existe dicho órgano- así como la designación de representantes legales y de revisores fiscales (C. Co., art. 163).

2. Las de apertura de sucursales, así como el nombramiento de factores de las mismas.3. Las que limiten los actos del gerente a una determinada cuantía, cuando la misma se

haga en desarrollo del contrato social, y por haberse previsto tal situación en los estatutos (en los demás casos es necesaria la escritura pública).

2.13.5.5 Pasos a seguir en la inscripción de los libros:

1. Adquirir los libros.2. Elevar una solicitud de inscripción de libros antes la cámara de comercio, realizada

mediante carta firmada por el representante legal.3. La inscripción de los libros puede hacerse en cualquier tiempo.4. Las cámaras de comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante

un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

Formato 1. Libro diario columnario

LIBRO DIARIO COLUMNARIO FECHA DETALLE REF. CUENTA No. CUENTA No. CUENTA No. CUENTA No.Mes Día Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber

Formato 2. Libro mayor y balance

LIBRO MAYOR Y BALANCES CÓDIGO NOMBRE DE SALDOS MES:_______________ 20____

LA CUENTA ANTERIORES MOVIMIENTO NUEVO SALDO

Debito Crédito Debito Crédito Deudor Acreedor

Formato 3. Libro inventario y balnces

LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCESBalance general el 1 de julio de

Cuentas Valorunitario

Valorparcial

Valortotal

Formato 4. Libros auxiliares

LIBROS AUXILIARES

FECHA DETALLE CÓDIGO DEBE HABER SALDO

2.12. INFORMES FINANCIEROS

Balance General

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo Qué partes conforman el balance general: Activos, Pasivos, Patrimonio.

Estados de Pérdidas y Ganancias

Es un documento contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio. La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de mercancía hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultadosQué partes conforman el estado de pérdidas y ganancias: ventas netas, compras totales o brutas, compras netas, costo de lo vendido

Estados de cambio de situación financiera

El estado de cambios en la situación financiera debe elaborares de tal manera que se pueda identificar —en primer lugar— las fuentes y aplicaciones de recursos, detallando sus diferentes componentes:a) Utilidad neta,b) Partidas que no afectan el capital de trabajo,c) Fuentes externas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo, yd) Aplicaciones o usos de los recursos obtenidos.Y, en segundo lugar, la explicación de las variaciones en las diferentes cuentas que integran el capital de trabajo, separando los aumentos o disminuciones del activo corriente y los aumentos o disminuciones del pasivo corriente.

Estados de movimiento patrimonial.

El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado.

Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa.

Para la empresa es primordial conocer el por qué del comportamiento de su patrimonio en un año determinado. De su análisis se pueden detectar infinidad de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomas decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del patrimonio.

La elaboración del estado de cambios  en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar una simple variación.

Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variación. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo].

Estado de flujo de efectivo

El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar.

Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo”.El objetivo del flujo de efectivo es básicamente  determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversión y expansión. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer un estudio o análisis de cada una de las partidas con incidencia en la generación de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el diseño de políticas y estrategias encaminadas a realizar una utilización de los recursos de la empresa de forma más eficiente.

2.13. CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

Sistemas de control:

Sistema de control por excepción: Según el principio de Pareto “en un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeño porcentaje en términos de causas es equivalente a un porcentaje grande en términos de efecto”.

Sistema de control preventivo: Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un pronóstico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección respectiva.

Sistema de información y control: El sistema de información es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeación y control.

Sistema de control empresarial: Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compañía y sus interrelaciones.

2.13.1 Agremiaciones

Persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, que agrupa personas naturales con la misma profesión u oficio o que desarrollan una misma actividad económica, siempre que estas tengan la calidad de trabajadores independientes, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos.

No requiere

2.13.2 Dueños

Es la denominación que recibe cada una de las partes en un contrato de sociedad. Mediante ese contrato, cada uno de los socios se compromete a aportar un capital a una sociedad, normalmente con una finalidad empresarial. Por extensión, también se llama socio a cada una de las partes que trabajan conjuntamente en desarrollar un negocio empresarial, cualquiera que sea la forma jurídica utilizada. Asimismo, se denomina socio a un miembro de una asociación. En este caso, no existe la finalidad empresarial, dado que la asociación suele tener una finalidad social, cultural, deportiva, u otras.

2.13.3. Control fiscal

Su función es evaluar el sistema de control administrativo para lograr un dictamen acerca de la efectividad administrativa con que opera la empresa. La auditoria administrativa trabaja en los siguientes frentes:

Evaluación de cada uno de los componentes del control empresarial. Detección de áreas de ineficiencia. Mejoramiento de los métodos y procedimientos administrativos. Mejoramiento de los sistemas de información, incluyendo tanto el contable

como el estadístico.

2.14. MANUAL DE ARCHIVO

Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como un elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades interrelacionadas ligadas con más de un elemento del sistema de la calidad.

El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

2.14.1 Normas legales

Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposiciones

Mecánica para organización de archivo

Matricular correctamente las carpetas y los legajos. Escribir el marbete colocando primero la palabra de orden, la cual debe ir en mayúscula

fija. Hacer guías principales si es necesario, guías auxiliares y subguías. Armar el archivo agrupando las carpetas detrás de las guías o subguías siguiendo las

normas para la ordenación de los nombres o por documento de identificación

Características del archivo.

Un archivo debe adaptarse a los objetivos o fines de la empresa, que la identificación de su

contenido sea lo más sencilla y siempre posible, el tipo de organización del archivo debe

facilitar su consulta y agilidad en el trabajo.

Procedimiento general para archivar.

En el archivo de la correspondencia debemos seguir estos pasos:

Inspeccionar.

Determinar si el documento está listo para ser archivado, es decir si lleva una inicial o firma

de la persona que lo tramite.

Clasificar.

Consiste en determinar de acuerdo con el sistema, el nombre o asunto o código bajo el cual

es más solicitado el documento y se puede clasificar bajo los siguientes títulos:

• Nombre del membrete

• Nombre de la persona o compañía a quien la carta va dirigida

• Nombre de quien firma la carta

• Código especial

• Nombre especial

Marcar.

Es la forma de señalar con lápiz de color el nombre que se ha escogido para archivar el

documento sino aparece en el contenido, se escribe en la parte superior derecha.

Distribuir.

Es el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con la primera letra del nombre o tema

que se ha subrayado o escrito en los papeles durante el procedimiento de marcar.

Por su ubicación

. Archivo Centralizado: Este archivo es el que se lleva en las empresas pequeñas, y en el

se mantiene toda la información de la misma.

. Archivo Descentralizado: Este archivo se lleva en las grandes y medianas empresas, por

que se maneja en cada dependencia o sección de la empresa, conteniendo la información a

que corresponda.

2.14.2. Archivo activo.

Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de

consulta frecuente

Es considerado por la nueva normatividad como archivo de gestión el cual es aquel que

comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite

se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

2.14.3. Archivo semiactivo.

Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado

sobre ellos el trabajo concreto

Es considerado por la nueva normatividad como Archivo CENTRAL en el que se agrupan

documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya

consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por

las propias oficinas y particulares en general.

2.14.4. Archivo inactivo o de descarte.

Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,

conservan valor histórico, político, o documental

En la nueva norma es llamado archivo histórico siendo aquel a donde se transfieren desde

el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. El descarte se

realiza de acuerdo a lo emanado por la norma 594 de 2000 donde de acuerdo a los

documentos esta da los lineamientos para su respectivo descarte teniendo en cuenta la

preservación del medio ambiente. (Ley 594/2000).

3. DISEÑO DEL SISTEMA FINANCIERO.

3.1. ENTRADAS AL SISTEMAEn el sistema de información contable, la norma decisoria está compuesta por la Junta Directiva y la Gerencia y son los que toman la decisión al implantar un sistema. La norma

decisoria tiene tres pasos:Los insumos: los componen las normas legales, según la clase de sociedad; las políticas de la empresa, el organigrama, las diferentes funciones de los departamentos, el plan de cuentas, los formatos adaptados, los programas y los recursos materiales y humanos.Los procesos: son los procedimientos contables, los libros de contabilidad, los flujogramas de proceso, los diagramas de flujo, los ajustes y cierres contables.El producto real: se obtienen los informes de cualquier tipo, los estados financieros, pronósticos, diseños de programas y los procedimientos financieros.

Grafico 1. Diseño del sistema financiero

3.1.1. Normas legalesDECRETO NÚMERO 2649

(29 de diciembre de 1993)De 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o

normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

JUNTA DIRECTIVAGERENCIA

Procesos en CPUContabilidad.Procesos costos.Procesos tesorería.Procesos contables.Elaboración informes.flujogramas

Producto real OUPUT

Estados financieros.Indicadores de gestión.Informes de entidades de control.Declaraciones tributarias.Balances

RetroalimentaciónRevisor fiscal.Control Interno.Sistema.Contabilidad.

ControlControl - Interno.

Producto

Esperado

Insumos INPUTNormas legales.Objetivos y políticas.Organigrama.Misión, visión y valores.Recursos humanos.Recursos financieros.Recursos técnicos.Software.Funciones.

TITULO PRIMEROMarco conceptual de la contabilidad

CAPITULO IDe los principios de contabilidad generalmente aceptados

ARTICULO 1. Definición. Se entiende por principios o normas de contabilidad conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. En resumen la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un arte económico en forma clara, completa y fidedigna.

ARTICULO 2. Ámbito de aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba (Código de Cio. Art. 48: E.T. Art. 364).

CAPITULO IIObjetivos y cualidades de la información contable

ARTICULO 3. Objetivos Básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones

que tenga d transferir los recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.

2. Predecir flujo de efectivo.3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los

negocios.4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. 9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de

un ente represente para la comunidad (Arts. 16, 20, 22 y ss).

ARTICULO 4. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.La información es útil cuando es pertinente y confiable.La información es pertinente cuando posee valor de reglamentación, valor de predicción y es oportuna.La información es confiable cuando es natural, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes (Arts. 18,

32).CAPITULO IIINormas básicas

ARTICULO 5. Definición. Las normas básicas son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce de las cualidades indicadas en el artículo anterior.

ARTICULO 6. Ente Económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes (Arts. 1, 7, 9).

ARTICULO 7. Continuidad. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando en un futuro. En caso de que el ente económico no vaya continuar en macha, la información contable así deberá expresarlo.

Al evaluar la continuidad de un ente económico, debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se señalan a continuación, pueden indicar que el ente económico no continuará funcionando normalmente:1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo,

flujos de efectivo negativos).2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones,

problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes).3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de

operar, huelgas, catástrofes naturales).

ARTICULO 8. Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida (la unidad de medida la moneda funcional). La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

ARTICULO 9. Período. EI ente económico debe preparar y difundir periódicamente diferentes estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.

ARTICULO 10. Valuación o medición. Tanto los recursos como los hechos económicos que le afectan deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.ARTICULO 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.

ARTICULO 12. Realización. Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados,

comprobándose que por consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos. El ente o tendrá un beneficio o un sacrificio económico.

ARTICULO 13. Asociación. Deben asociarse con la cantidad de dinero que se hayan obtenido en un periodo previamente determinado, se debe también hacer un registro de los gastos y costos que se hubieran podido presentar en el proceso de obtención de dichos recursos. Explicando de una manera clara como se llevaron a cabo cada uno de estos gastos. Cuándo por alguna circunstancia se destinan cierta cantidad de dinero como partida sin beneficio para la empresa. No se tiene en cuenta como costo o gasto registrarse como resultados en el período corriente.

ARTICULO 14. Mantenimiento del patrimonio. Se denota de esta manera el hecho que un ente económico solo tiene utilidad o excedente cuando por un cierto tiempo de funcionamiento se haya obtenido el dinero que se invirtió en la creación y puesta en marcha de la empresa. Esta evaluación debe hacerse respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflación.

ARTICULO 15. Revelación plena. Toda empresa debe diseñar un sistema, mediante el cual de una manera resumida y comprensible pueda informar su situación financiera, los cambios que se puedan presentar en el patrimonio resultado de sus operaciones y capacidad para generar utilidades. Esta norma se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de la información suplementaria y de otros informes, como el informe de los administradores que informan sobre el estado económico y financiero de la empresa. También informes de auditoria emitidos por personas legalmente habilitadas para ello.

ARTICULO 16. Importancia relativa o materialidad. Principalmente se refiere al informe que se realiza de los hechos económicos, la materialidad se da cuando por desconocimiento no se tiene en cuenta alguna situación que se llevó a cabo, dentro de la empresa. Lo cual impide que los usuarios del sistema tomen decisiones acertadas sobre la operabilidad del mismo. De tal manera al operar los estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, activo corriente, pasivo corriente, al capital de trabajo.

ARTICULO 17. Prudencia. Cuando por cualquier circunstancia se considere que dentro del sistema contable de una empresa se han cometido errores se debe diseñar un medio que permita encontrar la falta y corregir el posible error. Para tal efecto el medio a utilizar debe ser uno que tenga menos posibilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. Los sistemas especiales de valoración a precios de mercado se tendrán en cuenta como bases confiables y verificables de los hechos económicos realizados.ARTICULO 18. Características y prácticas de cada actividad. Para obtener una mayor información del sistema contable de una empresa a la hora de una evaluación. Se debe diseñar un sistema teniendo en cuenta las cualidades de la información tales como la naturaleza de las operaciones, con que otras organizaciones o empresas se trabajan, ubicación geográfica, desarrollo económico, social y tecnológico.

CAPITULO IVDe los estados financieros y sus elementos

SECCION IDe los estados financieros

ARTICULO 19. Importancia. Son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tiene acceso a los registros de un ente económico.

ARTICULO 20. Clases principales de estados financieros. Se dividen en estados de propósito general y de propósito especial.

De Propósito General: Estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de cambies en

el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, estado de flujo de efectivo. Estados financieros consolidados. Presentan los estados de un ente matriz y sus subordinadas, o un ente dominante y Tos

dominados como si fuesen los de una sola empresa.

De Propósito Especial: Balance inicial, estados financieros de períodos intermedios, estados de costos, estado

de inventarios, estados financieros extraordinarios, estados de liquidación, estados financieros que se presentan a las autoridades.

ARTICULO 21. Estados financieros de propósito general. Son aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por los usuarios indeterminados. Entre estos tenemos los estados financieros básicos y los consolidados.

ARTICULO 22. Estados financieros básicos. Balance general, estado de resultados, estados de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, estado de flujo de efectivo.

ARTICULO 23. Estados financieros consolidados. Presentan la situación financiera, las características del artículo 22 como si fuesen los de una sola empresa.

ARTICULO 24. Estados financieros de propósito especial. Se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable.

ARTICULO 25. Balance inicial. Se elabora un balance general que permita conocer de una manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio.

ARTICULO 26. Estados Financieros de períodos intermedios. Son los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso del período.

ARTICULO 27. Estados de costos. Se preparan para conocer en detalle las erogaciones

y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios.

ARTICULO 28. Estado de inventario. De elaborarse mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.

ARTICULO 29. Estados financieros extraordinarios. Se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades.

ARTICULO 30. Estados de liquidación. Los que debe presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de realización de sus actividades y de cancelación de sus pasivos.

ARTICULO 31. Estados preparados sobre una base comprensiva de contabilidad de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Con sujeción a las normas legales, para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios.

ARTICULO 32. Estados financieros comparativos. Presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

ARTICULO 33. Estados financieros certificados y dictaminados. Son aquellos firmados por el representante legal, por el contador público dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.

SECCION IIDe los elementos de los estados financieros

ARTICULO 34. Enumeración y relación. Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden.

ARTICULO 35. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados.

ARTICULO 36. Pasivo. Representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados.

ARTICULO 37. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.

ARTICULO 38. Ingresos. Representan flujo de entrada de recursos.ARTICULO 39. Costos. Representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la liquidación o la producción de los bienes o la prestación de los servicios.

ARTICULO 40. Gastos. Representan flujos de salidas de recursos no recuperables.

ARTICULO 41. Corrección monetaria. Representa la ganancia o pérdida obtenida por un ente económico.

ARTICULO 42. Cuentas de orden contingentes. Reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

ARTICULO 43. Cuentas de orden fiduciarias. Reflejan los activos, los pasivos y el patrimonio.

ARTICULO 44. Cuentas de orden fiscales. Deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y el estado de resultados.

ARTICULO 45. Cuentas de orden de control. Son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquel.

TITULO SEGUNDODe las normas técnicas generales

CAPITULO IDe las normas técnicas generales

ARTICULO 46. Propósito. En el desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas generales regulan el ciclo contable.

ARTICULO 47. Reconocimiento de los hechos económicos. Reconocer es identificar, registrar o incorporar en la contabilidad de los hechos económicos.

ARTICULO 48. Contabilidad de causación. Los hechos económicos serán reconocidos en el período que se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado en efectivo o su equivalente.

ARTICULO 49. Medición al valor histórico. Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuera necesaria la norma básica de la prudencia.ARTICULO 50. Moneda funcional. La moneda funcional de Colombia es el peso.

ARTICULO 51. Ajuste de la unidad de medida. Los estados financieros se deben ajustar para reconocer el efecto de la inflación; el ajuste se debe calcular con relación a las partidas no monetarias, utilizando el PAAG anual, mensual acumulado o mensual, según corresponda. Las partidas monetarias que a la fecha de ajuste estén expresadas al valor actual o al valor presente, no serán objeto de ajuste de inflación.Los activos y pasivos representados en otras monedas, deben ser re-expresados en la moneda funcional, utilizando la tasa de cambio vigente a la fecha de cierre; cuando se trate de partidas expresadas en UPAC el ajuste de la unidad de medida se efectuará con base en la cotización del UPAC.

ARTICULO 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingentes de pérdidas probables, así como para disminuir el valor re-expresado si fuere el caso, de los activos en el momento que sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

ARTICULO 53. Clasificación. Los hechos económicos deben ser propiamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registre en las cuentas apropiadas; la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.

ARTICULO 54. Asignación. Los de los activos y los ingresos y gastos diferidos re-expresados como consecuencia de la inflación deben ser asignados en las cuentas de resultados de manera sistemática.

ARTICULO 55. Diferidos. Deben contabilizarse como diferidos los ingresos hasta que la obligación correlativa este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el beneficio económico esté total o parcialmente consumido.

ARTICULO 56. Asientos. Los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano por el sistema de partida doble.

ARTICULO 57. Verificación de las afirmaciones. La administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas en cada uno de sus elementos.Las afirmaciones son: existencia, integridad, derecho y obligaciones, valuación, presentación y revelación.

ARTICULO 58. Ajustes. Deben efectuarse los ajustes para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos incorrectamente y reconocer las pérdidas de poder adquisitivo de la moneda.

ARTICULO 59. Tratamiento de las informaciones conocidas después de la fecha de cierre. Debe reconocer el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros.

ARTICULIO 60. Cierre contable. Deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada de patrimonio.

CAPITULO IINormas técnicas específicas

SECCIÓN INormas sobre los activos

ARTICULO 61. Inversiones. Están representadas en títulos valores. Cuando hay activos

de fácil enajenación, los cuales se tiene el propósito de convertirlos en efectivo antes de un año se denominan cotizaciones temporales, las que no cumplen con estas condiciones se denominan inversiones permanentes.

ARTICULO 62. Cuentas y documentos por cobrar. Representan derechos a reclamar efectivos u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamo y otras operaciones crédito. Las cuentas y documentos por cobrar, fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

ARTICULO 63. Inventarios. Representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios. El valor de los inventarios se debe determinar utilizando el método PEPS (primeros en entrar, primeros en salir) UEPS (últimos en entrar, primeros en salir).

ARTICULO 64. Propiedades, planta y equipos. Representan los activos tangibles adquiridos, constituidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente.

ARTICULO 65. Activos agotables. Representan los recursos naturales controlados por el ente económico. Su cantidad y valor disminuyen en razón de manera conmensurable con la extracción o remoción del producto.

ARTICULO 66. Activos intangibles. Son los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material implican un derecho o privilegio oponible a terceros, distintos de los derivados de otros activos. Para reconocer la distribución de los activos intangibles a la generación del ingreso, se debe amortizar de manera sistemática durante su vida útil.

ARTICULO 67. Activos diferidos.1. Gastos anticipados. Tales como intereses, seguros, arrendamientos y

otros incurridos para recibir en el futuro servicios.2. Cargos diferidos. Representan bienes o servicios recibidos de los cuales

se espera recibir beneficios económicos en otros períodos.

ARTICULO 68. Ajuste anual del valor de los activos no monetarios. Con el fin de reconocer el efecto de la inflación, al final el año se debe ajustar el costo de los activos no monetarios, tales como los que expresan el derecho a recibir especies o servicios futuros.

ARTICULO 69. Ajuste del valor de los activos representados en moneda extranjera, en UPAC o con pacto de reajuste. La diferencia entre el valor en libros de los activos expresados en moneda extranjera y su valor re-expresado el último día del año, representa el ajuste que se debe registrar como un mayor o menor valor del activo y como ingreso o gasto financiero, según corresponda.

ARTICULO 70. Procedimiento para el ajuste de valor de otros activos no monetarios.

El ajuste anual del valor de los activos respecto de los cuales no se haya previsto un procedimiento especial se debe efectuar de conformidad con la reglamentación.

ARTICULO 71. Tratamiento de los gastos financieros capitalizados. Los intereses, la corrección monetaria proveniente de la UPAC, así como los demás gastos financieros en los cuales se incurra para la adquisición o construcción de un activo, no se puede ajustar por el PAAG durante el mes o año que se capitalicen.

ARTICULO 72. Ajuste mensual del valor de los activos no monetarios. En este caso el ajuste se realiza sobre los valores iniciales del respectivo mes utilizando, cuando no sean aplicables otros índices, el PAAG mensual. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes, no son objeto de ajuste.

ARTICULO 73. Ajuste diferido. Las construcciones en curso, los cultivos de mediano y tardío rendimiento en período improductivo, las empresas en período improductivo, los programas de ensanche que no estén en condiciones de generar ingresos o de ser enajenados y los cargos diferidos no monetarios se deben re-expresar teniendo en cuenta las normas generales de los ajustes sobre activos.

SECCION IINormas sobre los pasivos

ARTICULO 74. Obligaciones financieras. Corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal.

ARTICULO 75. Cuentas y documentos por pagar. Representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios recibidos.

ARTICULO 76. Obligaciones laborales. Son aquellas que se originan en un contrato de trabajo.1. Su pago sea exigible o probable.2. Su importe se pueda estimar razonablemente.

ARTICULO 77. Pensiones de jubilación. Representan el valor presente de todas las erogaciones futuras que el ente económico deberá hacer a favor de empleados, luego de su retiro, derecho que se adquiere por alcanzar una edad y acumular cierto número de años.

ARTICULO 78. Impuestos por pagar. Son obligaciones de transferir al estado o alguna de entidad, cantidades de efectivo que no dan lugar a contraprestación directa alguna.

ARTICULO 79. Dividendos, participaciones o excedentes por pagar. Representan el monto de las utilidades o excedentes que hayan sido distribuidos o reconocidos a favor de los entes que tengan derecho a ellos.

ARTICULO 80. Contingencias de pérdidas. Se deben reconocer las contingencias de pérdidas, en la fecha en la cual se conozca información con la cual su prudencia sea

probable y puedan estimarse razonablemente.

ARTICULO 82. Ajuste del valor de los pasivos. El valor de los pasivos poseídos el último día del período o del mes, se debe ajustar con base en la tasa de cambio vigente al cierre del período o del mes para la moneda en la cual fueron pactados.

SECCION IIINormas sobre el patrimonio

ARTICULO 83. Capital. Representa los aportes efectuados al ente económico, en dinero, en industria, o en especie, con el ánimo de proveer recursos, para la actividad empresarial.

ARTICULO 84. Prima en la colocación de aportes. Representa el mayor valor cancelado sobre el valor nominal o sobre el costo de los aportes, el cual se debe contabilizar por separado dentro del patrimonio.

ARTICULO 85. Valorizaciones. Representan el mayor valor de los activos, con relación a su costo neto ajustado, establecido con sujeción a las normas técnicas. Se deben registrar por separado dentro del patrimonio.

ARTICULO 86. Intangibilidad de la prima en colocación de aportes y de las valorizaciones. No se pueden utilizar para compensar cargos o créditos aplicables a cuentas de resultados, ni pueden mezclarse con las ganancias o pérdidas acumuladas.

ARTICULO 87. Reservas o fondos patrimoniales. Representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de a sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatuarios u ocasionales.

ARTICULO 88. Aportes propios readquiridos o amortizados. Reflejan la compra de los derechos o partes alícuotas representativas de su propio capital que un ente económico realiza con sujeción a las normas legales. La readquisición debe ser aprobada previamente por el órgano competente y se debe hacer de una reserva o fondo patrimonial equivalente por lo menos al costo de los aportes. La readquisición se debe registrar por su costo y su presentación se debe hacer en el balance, dentro del patrimonio, como factor de resta de la reserva o fondo respectivo.

ARTICULO 89. Dividendos, participaciones o excedentes decretados en especie. Representa los dividendos, participaciones o excedentes que se ha decidido capitalizar, respecto de la cual aún no se han expedido los documentos representativos del aporte.ARTICULO 90. Revalorizaciones del patrimonio. Refleja el efecto sobre el patrimonio originado por la pérdida del poder adquisitivo de la moneda.

ARTICULO 91. Variaciones del patrimonio. Ocasionadas por aumentos de capital, distribución de utilidades o excedentes, readquisición o amortización de aportes propios, colocación de los aportes propios readquiridos y movimiento de reservas o fondos

patrimoniales, deben cumplir con las formalidades legales establecidas, registrarse en el período en que ocurren y en las cuentas apropiadas.

ARTICULO 92. Ajuste anual del patrimonio. El patrimonio al comienzo de cada período debe ajustarse con base en el PAAG.

ARTICULO 93. Ajuste del patrimonio que ha sufrido aumento o disminución en el año. Modificado D.1446/94, art. 1º. Ajuste del patrimonio que ha sufrido aumentos o disminuciones en el año. Cuando el patrimonio inicial del ejercicio haya sufrido aumentos o disminuciones en el año, se deben efectuar algunos ajustes al finalizar el respectivo año.

ARTICULO 94. Ajuste mensual del patrimonio. El patrimonio al comienzo de cada mes, excluidas las utilidades, excedentes, o pérdidas que se vayan acumulando durante el respectivo ejercicio, debe ajustarse con base en el PAAG mensual.

ARTICULO 95. Valores a excluir del patrimonio. Al practicar los ajustes por inflación, del patrimonio se debe excluir también los rubros correspondientes a valorizaciones de activos, “good will”, “know how y demás partidas estimadas o que no hayan sido producto de una adquisición efectiva.

SECCION IVNormas sobre las cuentas de resultados

ARTICULO 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas, los egresos e ingresos deben dejar constancia o un registro que permita un balance o cómputo en un determinado instante.

ARTICULO 97. Realización de ingresos. Todo ingreso debe dejar constancia y ser reconocido en las cuentas devengar es el lucro obtenido por un bien o servicio.

ARTICULO 98. Reconocimiento de ingreso por la venta de bienes. (Ingreso generado por venta). La venta es un intercambio definitivo: el comprador conocerá los beneficios y derechos sobre el bien adquirido; los precios serán registrados y controlados; se debe estimar un costo final para sufragar al vendedor y recaudar la venta; el costo debe cubrir un margen ofrecido de garantía; la utilidad bruta será conocida como ingreso a medida que se recaude el valor de la venta.

ARTICULO 99. Reconocimiento de ingresos por prestación de servicios. Los ingresos generados por servicios deben ser prestados en forma satisfactoria; el costo debe ser fijado y conocido según el servicio; en servicios continuados o contratos, el valor se determina según el avance o en caso contrario en su culminación en contratos a largo plazo, se estimarán pérdidas futuras previstas.

ARTICULO 100. Reconocimientos de intereses, regalías, dividendos y otros. En intereses son proporcionales al tiempo considerado capital y tasa. Regalías con base a su valor acumulado. Dividendos, participaciones que no se manejen por este método, queda

establecido el derecho del asociado a recibirlos.

ARTICULO 101. Daciones en pago. Las ganancias o pérdidas de activos se diferencian entre el costo neto en libros y el valor.

ARTICULO 102. Diferencia en cambio. Corresponde al ajusto de activos y pasivos en moneda extranjera.

ARTICULO 103. Devoluciones, rebajas y descuentos. Se reconocen por separado de los ingresos brutos.

ARTICULO 104. Gastos financieros. Los intereses y la corrección monetaria por obligaciones en UPAC son gastos en el momento que el proceso esté en marcha.

ARTICULO 105. Reconocimiento de la extinción o pérdida de la utilidad futura. Si se pierde el beneficio futuro esperado de un activo se considera como gasto o pérdida.

ARTICULO 106. Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. La corrección de errores contables pasados inadvertidos se deben incluir en resultados del período que se advirtieron.

ARTICULO 107. Ajuste anual de ingresos y gastos. Se deben ajustar, incrementándolos con el resultado que se obtenga de multiplicarlos por el PAAG mensual acumulado.

ARTICULO 108. Ajuste mensual de ingresos, costos y gastos. El saldo acumulado de las cuentas de este tipo que no tienen forma particular de ajuste se hace por el PAAG mensual al final de cada mes salvo el saldo de la corrección monetaria (Art. 10, 41, 51).

ARTICULO 109. Utilidad o pérdida por exposición a la inflación. Es el resultado de la resta entre las partidas contabilizadas y los débitos registrados en la corrección monetaria en un período (Art. 10, 41).

SECCION VNormas sobre las cuentas de orden

ARTICULO 110. Registros en las cuentas de orden. Los compromisos o contratos que puedan derivar derecho se registran bajo “cuentas de orden por derechos contingentes” los que se realizan con posibles obligaciones se deben registrar bajo “cuentas de orden por responsabilidades contingentes” los diferentes conceptos se agrupan en cuentas según la transacción y utilizan la cuenta deudora o acreedora por contrapartida; las que no puedan emplearse como sustituto para omitir el registro de pérdidas contingentes. Exigen la creación de provisiones para las cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad aceptados al finalizar el período o mes se deben ajustar las cuentas de orden no monetarias.

SECCION VI

Operaciones descontinuadas y empresas en liquidaciónARTICULO 111. Operaciones discontinuadas. Son las secciones de un negocio, claramente identificable que se va a liquidar; cuando se disponga la liquidación se deben identificar los activos a método contable, el período de liquidación, el resultado de las operaciones que se va a discontinuar, en caso de ganancia esta no se reconoce hasta que no se convierte en efectivo.

ARTICULO 112. Contabilidad de las empresas en liquidación. Los activos y pasivos se valúan de acuerdo a su valor neto, sin tener en cuenta su amortización; los ingresos no debe diferir de gastos. Los activos devueltos en espacio se tendrán por separado. Cuando la liquidación sea obligatoria se tendrá en cuenta las consecuencias de pérdida dependiendo la situación.

CAPITULO IIINormas técnicas sobre revelaciones

ARTICULO 113. Ámbito de aplicación. Los estados financieros se rigen por normas especiales, para la evaluación de la situación financiera de las empresas.

ARTICULO 114. Notas a los estados financieros. Las notas de las prácticas contables son parte integral de los estados financieros las cuales deben prepararse por los administradores con base a unas reglas:

a) Notas identificadas mediante números o letras debidamente tituladas.b) Se debe identificar el ente económico.c) Se deben presentar en secuencia lógica. Las notas no son un

sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

ARTICULO 115. Norma general sobre revelaciones. Los estados financieros deben revelar la naturaleza y cuantía de los asuntos mediante cuadros o en notas:a) Ente económico.b) Fecha de corte.c) Políticas y prácticas contables.d) Tasas de cambio.e) Clases de activos y pasivos.f) Primas y descuentos.

Parágrafo. No pueden hacerse compensaciones de saldo deudores o acreedores originados por operaciones de diferente origen, salvo de conformidad con la Ley o contrato.

ARTICULO 116. Revelaciones sobre rubros del balance general. Según lo dispuesto en la norma general se debe revelar la naturaleza y cuantía de:a) Principales inversiones permanentes.b) Principales cuentas y documentos por cobrar.c) Principales clases de inventarios.d) Activos no operativos.e) Obligaciones financieras y laborales.

f) Capital proyectado, comprometido y pagado.g) Desgloce de rubros distintos de los anteriores que equivalgan a más de 5% del activo

total.

ARTICULO 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados. Según lo dispuesto en las normas generales se debe revelar:a) Ingresos brutos.b) Monto de los ingresos percibidos, cuando cualquiera de estos rubros represente en su

conjunto más de 50% de los ingresos brutos menos descuentos o individualmente más de 20% de los mismos.

ARTICULO 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo relativo a los cambios en el patrimonio se deben revelar:a) Distribuciones de utilidades durante el período.b) Indicación del valor pagadero por aporte.c) Fechas y formas de pago.d) Movimiento de la prima y de las valorizaciones.

ARTICULO 119. Estado de cambio en la situación financiera. Se debe divulgar por separado:a) El monto acumulado por todos los recursos provistos a lo largo del período.b) El capital de trabajo proporcionado.c) La adquisición y producto de venta de activos corrientes.d) La emisión y compra de aportes.

ARTICULO 120. Estado de flujo efectivo. El estado de flujo debe presentar el efectivo recibido o pagado a lo largo del período, clasificado por: operaciones, inversión de recursos y financiación de recursos.

ARTICULO 121. Revelación de las cuentas de orden. Las cuentas de orden se deben presentar a continuación del balance general, se deben revelar en notas: derechos y responsabilidades, tales como, bines de propiedad de terceros, garantías otorgadas, documentos en custodia.

ARTICULO 122. Estados financieros consolidados. El ente económico que posea más de 50% del capital de otros entes económicos, debe presentar junto con sus estados financieros básicos, los estados financieros consolidados. La consolidación debe efectuarse en estados cortados a una misma fecha. Al prepararse la consolidación contable, un ente económico no puede presentar utilidades o pérdidas efectuadas consigo mismo.

TITULO TERCERODe las normas sobre registros y libros

ARTICULO 123. Soportes. Un soporte es un documento donde se registran operaciones comerciales, donde consta de dicha operación fue realizada.

ARTICULO 124. Comprobantes de contabilidad. Los comprobantes de contabilidad son los que respaldan toda operación financiera hecha, donde se fundamentan los soportes para llevar un debido control en dicha operación.

ARTICULO 125. Libros. Los libros nos ayudan a llevar un debido registro de todas las operaciones realizadas, respaldado por los comprobantes de contabilidad.

ARTICULO 126. Registro de los libros. Todo libro puede ser registrado de tal forma que halla un respaldo en las operaciones cronológicas mercantiles de una empresa.

ARTICULO 127. Lugar donde se deben guardar los libros. Cada libro deberá exhibirse en el domicilio principal de todo ente económico ante personal encargado de la empresa.

ARTICULO 128. Formas de llevar los libros. Un libro en su total manejo puede llevarse en forma mecánica o electrónica para que así tenga un reconocido valor técnico contable para que no haya alteraciones.

ARTICULO 129. Inventario de mercancías. El inventario de mercancías nos ayuda a llevar un registro auxiliar para así saber si dicha empresa tiene un patrimonio estable y puede realizar conversiones.

ARTICULO 130. Libro de accionistas o similares. Además de los libros se recomienda llevar libro de accionistas o similares o libros auxiliares para así anotar los movimientos y registros de los aportes de socios otras personas.

ARTICULO 131. Libros de actas. Toda organización económica necesita llevar un libro de acta para registrar movimientos, decisiones y acuerdos para así crear una organización integrada.

ARTICULO 132. Corrección de errores. Los errores se pueden corregir a través de varios mecanismos resaltado por una nota de pie de página.

ARTICULO 133. Exhibición de libros. La revisión de libros debe hacerse ante personas encargadas de la empresa.

ARTICULO 134. Conservación y destrucción de los libros. Para posibles problemas a largo plazo, toda empresa debe conservar sus documentos debidamente ordenados.

ARTICULO 135. Pérdida y reconstrucción de los libros. Cualquier anomalía respecto a los libros, debe ser denunciada y corregida en los siguientes seis meses.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hace un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

TITULO CUARTODisposiciones finales

ARTICULO 136. Criterios para resolver conflictos de normas. Los principios de la contabilidad son los encargados de resolver los conflictos de las normas.

ARTICULO 137. Ejercicio de las facultades reguladoras en materia de contabilidad. Sólo el Presidente de la República y otras altas autoridades pueden reformar las normas contables.

ARTICULO 138. Consejo permanente para la evaluación de las normas sobre contabilidad. Las normas contables están cobijadas por la Constitución Política y vigilado por un Consejo de Evaluación a nivel nacional.

ARTICULIO 139. Derogatoria. Toda empresa en Colombia se rige bajo el Decreto 2649 93 y cualquier norma opuesta no se debe tener en cuenta.

ARTICULO 140. Vigencia. Este decreto rige desde el primero de Enero de 1994.

Dado en Cartagena de Indias el 29 de diciembre de 1993.

Firmado: Ministro de Desarrollo y Presidente de la República

3.1.2. Codificación del plan de cuentas

Objetivo: el plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable, y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Art. 1º. Decreto 2894 de 1994.

Contenido: el plan único de cunetas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para su aplicación, las cuales deben observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

Catálogo de cuentas: el catálogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costo de Producción o de Operación y cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. Art. 3º. Decreto 2894 de 1994.Cuentas auxiliares: adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastará con incorporarlas a partir del séptimo dígito. Art. 7º. Decreto 2894 de 1994.

Abreviaturas: “la denominación dada a los rubros que conforman el Catálogo del Plan Único de Cuentas, podrá ser aplicada utilizando abreviaturas o parte de la denominación, según le corresponda”. (Art. 9º. Decreto 2894 del 30.12.1994).

El plan está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

Clase

Grupo

Cuenta

Subcuenta

Auxiliares

El primer dígito

Los dos primeros dígitos

Los cuatro primeros dígitos

Los seis primeros dígitos

Con siete o más dígitos

Las clases que identifica el primer dígito, son:

Clase 1Clase 2Clase 3Clase 4Clase 5Clase 6Clase 7Clase 8Clase 9

ActivoPasivoPatrimonioIngresosGastosCosto de VentasCostos de Producción o de OperaciónCuentas de Orden DeudorasCuentas de Orden Acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o Pérdidas o Estado de Resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de Orden.

Cuadro . Codificación del plan de cuantasClase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Descripción

1 ACTIVO11 DISPONIBLE

1105 CAJA05 Caja General10 Cajas Menores

1110 BANCOS05 Moneda Nacional

01 Bancafe 1120 CUENTA DE AHORRO

12 INVERSIONES1205 ACCIONES1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES

SOCIAL1215 BONOS1220 CEDULAS1225 CERTIFICADOS

05 Certificados de Depósito a Término (CDT)1230 PAPELES COMERCIALES1235 TITULOS1240 ACEPTACIONES BANCARIAS O

FINANCIERAS1295 OTRAS INVERSIONES

13 DEUDORES1305 CLIENTES

05 Nacionales1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y

ACCIONISTAS05 A Socios10 A Accionistas

1345 INGRESOS POR COBRAR10 Intereses15 Comisiones20 Honorarios25 Servicios 30 Arrendamientos 95 Otros

1350 RETENCIONES SOBRE CONTRATOS1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y

CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR

1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

05 Vivienda10 Vehículos15 Educación25 Calamidad doméstica

1380 DEUDORES VARIOS1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO1399 PROVISIONES

Continuación Cuadro . Codificación del plan de cuentasClase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Descripción

14 INVENTARIOS

1430 PRODUCTOS TERMINADOS1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA

EMPRESA05 Mercancías Nacionales99 Ajustes por Inflación

1460 Envases y empaques15 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS

1518 MATERIALES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

01 Medicamentos1520 MAQUINARIA Y EQUIPO

99 Ajustes por Inflación1524 EQUIPO DE OFICINA

05 Muebles y Enseres10 Equipos Electrónicos

1528 EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN

05 Equipos de Procesamiento de Datos1592 DEPRECIACIÓN ACUMULADA

16 INTANGIBLES1605 CREDITO MERCANTIL1635 LICENCIAS1698 DEPRECIACIÓN Y/O AMORTIZACIÓN

ACUMULADA17 DIFERIDOS

1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS05 Intereses 10 Honorarios 15 Comisiones 35 Mantenimiento de Equipos40 Servicios

1710 CARGOS DIFERIDOS08 Remodelaciones16 Programas para Computador (Software)20 Útiles y Papelería44 Publicidad, Propaganda y Promoción48 Elementos de Aseo y Cafetería99 Ajustes por Inflación

19 VALORIZACIONES1905 DE INVERSIONES

05 Acciones10 Cuota o Partes de Interés Social

2 PASIVOS21 OBLIGACIONES FINANCIERAS

2105 BANCO NACIONALES10 Pagarés

2115 CORPORACIONES FINANCIERAS

Continuación Cuadro . Codificación del plan de cuentas

Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Descripción22 PROVEEDORES

2205 NACIONALES15 De Mercancías

23 CUENTAS POR PAGAR2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

05 Gastos Financieros10 Gastos Legales20 Comisiones25 Honorarios35 Servicios de Mantenimiento40 Arrendamientos45 Transportes, Fletes y Acarreos50 Servicios Públicos95 Otros

2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE05 Salarios y Pagos Laborales15 Honorarios20 Comisiones25 Servicios 40 Compras 75 Autorretenciones

2367 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO2368 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

RETENIDO2370 RETENCIONES Y APORTES DE NÓMINA

05 Aportes a Entidades Promotoras de Salud E.P.S.06 Aportes a Administradoras de Riesgos

Profesional A.R.P.10 Aportes al ICBF, SENAS y Cajas de

Compensación2380 ACREEDORES VARIOS

30 Fondo de Cesantías y/o Pensiones24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS

2404 DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR

PAGAR2412 DE INDUSTRIA Y COMERCIO

25 OBLIGACIONES LABORALES2505 SALARIOS POR PAGAR2510 CESANTÍAS CONSOLIDADAS2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS2520 PRIMA DE SERVICIOS2525 VACACIONES CONSOLIDADAS2535 CUOTAS PARTES PENSIONES DE

JUBILACIÓN2540 INDEMNIZACIONES LABORALES

26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES2605 PARA COSTOS Y GASTOS

Continuación Cuadro . Codificación del plan de cuentas

Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Descripción27 DIFERIDOS

2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO05 Intereses10 Comisiones15 Arrendamientos

3 PATRIMONIO31 CAPITAL SOCIAL

3115 APORTES SOCIALES32 SUPERAVIT DE CAPITAL33 RESERVAS

3305 RESERVAS OBLIGATORIAS05 Reserva Legal

3510 PARTICIPACIONES DECRETADAS EN CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL

36 RESULTADO DEL EJERCICIO3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO3610 PERDIDA DEL EJERCICIO

37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

3705 UTILIDADES ACUMULADAS3710 PERDIDAS ACUMULADAS

4 INGRESOS41 OPERACIONALES

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

42 NO OPERACIONALES4210 FINANCIEROS

5 GASTOS51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

5105 GASTOS DE PERSONAL06 Sueldos12 Jornales 15 Horas Extras y Recargos18 Comisiones 21 Viáticos 24 Incapacidades 27 Auxilio de Transporte30 Cesantías 33 Intereses sobre Cesantías36 Prima de Servicios39 Vacaciones48 Bonificaciones 51 Dotación y Suministro a Trabajadores59 Pensiones de Jubilación60 Indemnizaciones Laborales63 Capacitación al Personal68 APORTES A ADMINISTRADORAS DE

RIESGOS PROFESIONALES A.R.P.

Continuación Cuadro . Codificación del plan de cuentas

Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Descripción69 APORTES A ENTIDADES

PROMOTORAS DE SALUD E.P.S.70 APORTES A FONDOS DE PENSIONES

Y/O CENSANTÍAS72 APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN

FAMILIAR75 APORTES ICBF78 SENA

5110 HONORARIOS05 Junta Directiva10 Revisoría Fiscal25 Asesoría Jurídica30 Asesoría Financiera35 Asesoría Técnica

5115 IMPUESTOS05 De Industria y Comercio

5120 ARRENDAMIENTOS5130 SEGUROS

20 Vida Colectiva25 Incendio30 Terremoto35 Sustracción y Hurto85 Transporte de Mercancía

5135 SERVICIOS05 Aseo y Vigilancia25 Acueducto y Alcantarillado30 Energía Eléctrica35 Teléfono 40 Correo, Portes y Telegramas50 Transporte, Fletes y Acarreos

5140 GASTOS LEGALES05 Notariales10 Registro Mercantil15 Trámites y Licencias

5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES20 Equipo de Oficina25 Equipo de Computación y Comunicación

5150 ADECUACIÓN E INSTALACIÓN5160 DEPRECIACIONES5165 AMORTIZACIONES

52 OPERACIONALES DE VENTAS5205 GASTOS DE PERSONAL5210 HONORARIOS5215 IMPUESTOS5220 ARRENDAMIENTOS5230 SEGUROS5235 SERVICIOS5240 GASTOS LEGALES

Continuación Cuadro . Codificación del plan de cuentas

Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares Descripción5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES5250 ADECUACIÓN E INSTALACIÓN5260 DEPRECIACIONES5265 AMORTIZACIONES

53 NO OPERACIONALES5305 FINANCIEROS

05 Gastos Bancarios54 IMPUESTO DE RENTA Y

COMPLEMENTARIOS59 GANANCIAS Y PERDIDAS

6 COSTOS DE VENTAS61 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR

MENOR62 COMPRAS

6205 DE MERCANCÍAS05 Nacionales

7 COSTOS DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

3.1.3. Formas adaptadas o formatos, contables adaptados

El registro contable de los hechos económicos realizados debe ser soportado en documentos de origen interno o externo. Los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia o comprobación de sus operaciones para su uso, o de terceros. Los soportes deben ser archivados en orden cronológico.Soportes de origen externo: Facturas. Recibos de caja o comprobantes de ingreso. Recibos de caja menor. Títulos valores: cheques, letras de cambio, pagarés, libranzas, cartas de crédito, CDT,

entre otros. Consignaciones bancarias. Comprobantes de pago o de egreso de diferentes obligaciones. Notas débito o crédito de devoluciones. Escrituras de compra-venta de inmuebles. Documentos privados con las firmas autógrafas de sus suscriptores. Cuentas de cobro.

Soportes de origen interno: sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como: Los que sustentan el movimiento de reservas. Los que sustentan el movimiento de diferidos. El kardex (o movimiento de inventarios) Las remisiones. Las salidas de almacén. La nómina. Los arqueos de caja. Las conciliaciones bancarias. Las actas de Junta de Socios o de Asamblea. Los que soportan ajustes, traslados, reclasificaciones.

Para todos los procesos en el desarrollo de la empresa es necesario utilizar papelería como soportes a las transacciones que ocurren; los formatos que a continuación se enuncian son una relación total de los documentos necesarios para PELETERIA EL PUMA

Recibo de caja: el recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente, y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante

diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de venta al contado, ya que para ellas el soporte es la factura.

Formato . Recibo de caja|

Comprobante de egreso o comprobante de pago: llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en PELETERIA EL PUMAse elabora con duplicado, el original para anexar el comprobante diario de contabilidad, copia para el archivo consecutivo y otra copia para el beneficiario; para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta Bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago. Formato 6. Comprobante de egreso

Cheque: es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario, por lo tanto PELETERIA EL PUMA utiliza este título valor como medio para realizar pagos a proveedores y otros gastos que requiere la empresa, su chequera es del BBVA.

El banco es una institución de crédito, creada bajo leyes y reglamentos especiales, que tiene por objeto promover la movilización y desarrollo de la riqueza, facilitando así las operaciones de comercio y consecuentemente el progreso y mejoramiento social.Una de las principales actividades que desarrollan los bancos, es recibir depósitos de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro y evitarse el inconveniente de realizar pagos en efectivo.

Formato . Cheque

Recibo de consignación bancaria: es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuenta habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Formato 8. Consignación bancaria

Factura de venta: la factura comercial es un documento que PELETERIA EL PUMA entrega al comprador y contiene, además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de la mercancía vendida, fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.Desde el punto de vista de PELETERIA EL PUMA se denomina Factura de Venta, generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.Venta a crédito: PELETERIA EL PUMA elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable; así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Nota débito: es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los

intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora PELETERIA EL PUMA se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita Clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

Formato . Nota debito

Nota crédito: cuando PELETERIA EL PUMA conceda descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.Este comprobante se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se acredita Clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.

Formato . Nota credito

Recibo de caja menor y reembolso de caja menor: este recibo lo realizamos como soporte de los gastos pagados en efectivo por cantidades pequeñas que no requieran giros de cheques.

PELETERIA EL PUMA posee un fondo de caja menor por el valor de DICIENTOS MIL PESOS M/Cte. ($200.000), la persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un período determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado.

Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Estos documentos se anexan al comprobante de diario.

Formato . Reembolso de caja menor

Formato . Recibo de caja menor

Nota de contabilidad: es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre, aunque también puede utilizarse una nota debito o nota crédito según la cuenta que afecte.

Formato. Nota de contabilidad

Comprobante diario de contabilidad: el comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen (Art. 53 del C. de Co.).En este documento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que diariamente se realizan en una empresa. No se requiere efectuar boletines diarios, si el volumen de las operaciones no lo justifica; se puede hacer por períodos mayores: semana, décadas, quincena o máximo cada mes.

Formato . Comprobante diario de contabilidad

Kardex (o movimiento de inventarios): Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimiento de rutina, que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex.

El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.

Cada tarjeta de kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Formato . kardex

Remisión: es un documento constancia, elaborado para acompañar el movimiento, traslado o envío de un artículo o mercancía determinada, de un lugar a otro dentro de la empresa o fuera de ella. En ésta se detalla los artículos despachados con todas sus características, la cantidad enviada, el número de cajas despachadas y su peso respectivo, la vía de transporte y nombre de la persona responsable de entregar la mercancía, o igualmente las condiciones de venta, objetivo, entre otros.

La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de las mercancías solicitadas en él y elabora una remisión en la cual se detallan los artículos con todas sus características.

Formato . Remisión

Pedidos. Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomadas la determinación de comprar, se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se especifican los datos necesarios para identificar los artículos solicitados, el número de la cotización y demás condiciones de la compra. El pedido u orden de compra es un documento por el cual una empresa se compromete a adquirir mercancías a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por el vendedor.

Formato . Pedido

Cotización: la cotización es la información suministrada por un vendedor a un posible comprador sobre determinados artículos, estipulando para ellos un precio dentro de un plazo determinado. Toda cotización nace de una solicitud de información por parte de la persona interesada en adquirir servicios o mercancías, quien generalmente efectúa dicha solicitud por medio de una carta.

Formato . Cotización

.

Nómina: la nómina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un período determinado, ya sea por semana, década, quincena o mes.

Formato . Nomina

3.1.4. Recursos materiales y humanos

3.1.4.1. Recursos materiales

Son los elementos indispensables para el funcionamiento de la empresa. Los equipos requeridos para PELETERIA EL PUMAson las siguientes: paquete contable. Libros de contabilidad. Computadores con su respectiva impresora.

Los muebles y enseres requeridos para el normal desarrollo de son los siguientes:

Sillas para escritorio Escritorios Silla para Gerente. Escritorio para Gerente. Estantes. Archivador. Fax. Identificador de llamadas. Teléfono fijo. Teléfono celular en un plan cerrado para llamadas a larga distancia. Perforadoras. Calculadoras. Papelería. Elementos de oficina.

3.1.4.2. Recursos humanos

La contratación del personal administrativo-operativo, se hará mediante contrato de trabajo de acuerdo a las normas legales vigentes, lo anterior previa selección y análisis de candidatos a través del estudio de hojas de vida que deben requerirse cuando arranca el proceso de selección. El personal de PELETERIA EL PUMAestá formado por: Gerente. Contador Público. Secretaria.

Perfil del personal que ejercen labores administrativas: dados los atributos personales, conocimientos, valores y experiencias en labores propias administrativas, la oportunidad de surgimiento, desarrollo y posicionamiento en la ciudad de San José de Cúcuta, traerá

consigo significativos beneficios económicos.Los empleados: el personal que se requiere debe ser idóneo, con una excelente presentación personal, facilidad de expresión (ello contribuye al desempeño normal en la interacción con los clientes) y con amplia experiencia en el ramo. Dado el tipo de servicio y de clientes a quienes se pretende llegar, con base a esto se hará la selección y contratación de los mismos.

3.2. PROCESOS DEL SISTEMA

3.2.1. Libros de contabilidad

Libros de contabilidad. Documentos en donde los entes públicos realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad pública, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o sistematizada.

Forma de llevar los libros de contabilidad: en los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.Los errores de trascripción deben corregirse mediante una anotación al pie de página respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de la anulación, nombre y firma del funcionario responsable.

Clasificación de los libros de Contabilidad: según su importancia, dentro del sistema de contabilidad adoptado, los libros pueden ser:

Principales: Aquellos en que se basa fundamentalmente el sistema y por sí solos pueden llenar las finalidades de la contabilidad. En la partida doble clásica tienen este carácter de libros Diario, Mayor, y de Inventarios y Balances.

Auxiliares: libros en que se detallan y desarrollan las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales, y cuyas anotaciones guardan una íntima relación con las cuentas del Mayor o sirven de preparación para las anotaciones del Diario.

Registros: destinados a inscribir ciertos datos, antecedentes, recordatorios o documentos relacionados con las operaciones que se realizan, han de realizarse o se han realizado.

Complementarios o accesorios: A este grupo corresponden todos los demás libros que pueden existir en una empresa, coordinados dentro de un sistema contable.

Desde este punto de vista lego, los libros se dividen en:

Obligatorios: Son aquellos cuya tenencia ineludible está prescrita por las disposiciones emanadas del Estado, y que varían según las naciones.

Voluntarios: cualesquiera otros que se lleven en una empresa.

La obligatoriedad de los libros especiales puede prescribirse también para empresas que trabajen en ramos determinados de la producción económica, respondiendo a necesidades fiscales o de garantía pública.

Prohibiciones con respecto a los libros: En los libros de los comerciantes se prohíben los siguientes eventos: Alterar la fecha o el orden de los asientos (anotaciones). Dejar espacios en blanco que permitan intercalaciones o adiciones al texto de los

asientos. Hacer correcciones o raspaduras a los asientos. Borrar o tachar, total o parcialmente, los asientos. Arrancar hojas. Mutilar los libros. Alterar el orden de las hojas.

Libro de inventarios y balances: al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. (Art. 52 C. de Cio.). Ellos deben registrase en el libro de Inventarios y Balances, de acuerdo con las normas legales.

Libro diario columnario: es un libro principal en el que se registran en orden cronológico cada comprobante de diario elaborado por PELETERIA EL PUMAdurante un mes. Este libro puede ser de 12 o más columnas, según el número de cuentas que maneje la empresa.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

NºCantida

dCuentas y Detalle Valor Unitario Valor Parcial Valor Total

1234567891011121314151617181920212223

Formato . Libro de inventario y balances

125

Formato . Libro diario columnario

FECHA DETALLE1105CAJA

1110BANCOS

1305CLIENTES

2205NACIONALES

2408IMPUESTO

SOBRE VTAS POR PAGAR

4135CIO. AL POR

MAYOR Y AL POR MENOR

20__ Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber1 12 23 34 45 56 67 78 89 910 1011 1112 1213 1314 1415 1516 1617 1718 1819 1920 2021 21

126

1 2 3 5 64

Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro

Mayor en la columna de movimiento mensual.Registros en el libro Diario Columnario: una vez elaborado el comprobante diario con sus soportes, se procede a digitalizar, teniendo en cuenta las columnas que la conforman.

Procedimiento:

- Se abre el Diario Columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que corresponde al Inventario General Inicial y se traslada esta información al Libro Mayor y Balances.

- Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes a un mes.

- Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.

- Al finalizar el período contable, se registran, en igual forma que el comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta información se traslada al libro mayor y Balances.

Corrección de errores: cuando se escriben en alguna cuenta valores incorrectos, éstos deben corregirse en la fecha que se advierte el error, por medio de un contra-asiento: se escribe en un renglón, entre paréntesis, el valor errado en la misma columna, y en otro renglón, el valor correcto en la columna correspondiente. En el detalle se explica la anulación y corrección del error cometido.

Libro Mayor y Balances: es un libro principal que lleva PELETERIA EL PUMApara registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética; la información se toma del libro Diario Columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

Registros en el libro mayor y balances: una vez asentado el movimiento mensual en el libro Diario Columnario, se procede a pasar al Mayor la información, teniendo en cuenta las columnas que la componen.

Formato . Libro mayor y balance

126

MAYOR Y BALANCES

Nº NOMBRE DE LAS CUENTASSALDOS

ANTERIORES

Operaciones del______________ al___________

Operaciones del______________ al___________

Nº MOVIMIENTOS SALDOS

MOVIMIENTOS SALDOS

Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

Los saldos de las cuentas de Activo, generalmente, son débitos, aunque pueden darse el caso, como en Bancos, que resulte saldo crédito, cuando está en sobregiro. Las cuentas de costos y gastos tienen saldo debito, y las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas tienen saldo crédito.Procedimiento:- Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anterior, se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al movimiento.- Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, éstos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente.- Al finalizar el período contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados financieros.- Se registra por último, el comprobante de cierre, para cancelar en libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al Balance General.Corrección de errores: cuando se comenten errores en este libro, pueden corregirse así:- Si hay una corrección en el código o en el nombre de una cuenta, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.- Si hay error en la cantidad de una o varias cuentas, se anula la columna y se vuelve a registrar el movimiento o los saldos correctos en las columnas siguientes.- Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador. Libro de actas y registro de socios: la sociedad llevará un libro, debidamente registrado,

en el que se anotarán, por orden cronológico, las actas de las reuniones de la Asamblea o de la Junta de Socios. Estas serán firmadas por el Presidente o quien haga sus veces y el Secretario de la Asamblea o Junta de Socios.

Formato . Libro de registro de sociosLIBRO DE REGISTRO DE SOCIOS

FechaEscritura númeroCuotas o partes de interés socialValor nominalValor del aporteNombre del socioIdentificaciónNacionalidadDomicilioDirección

Firma del socio ______________________________ Libros Auxiliares: son los libros de contabilidad en los que se registran en forma

analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio.

Registro en los libros auxiliares: se traslada a los libros auxiliares la información presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar, o tomando la información directamente de los soportes codificados para el registro contable. Correcciones y errores: pueden presentarse varios casos:

- Omisión de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se advirtieren, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de la omisión en el detalle.

- Error en el registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrige con un contra-asiento.

LIBRO AUXILIARDE BANCOS

Banco:____________________________ Código:_______________

NºFecha20__ DETALLE C.D. DEBE HABER SALDO

Mes Día 1234

- Registro en otra cuenta: en este caso se anula el registro en la cuenta equivocada, por medio de un contra-asiento, y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda.

- Error en la fecha: en este caso, como no puede alterarse el orden cronológico y los auxiliares tienen hojas removibles, debe cambiarse la hoja.

Formato 25. Libro auxiliar de bancos

Formato . Libro auxiliar de clientes

LIBRO AUXILIARDE CLIENTES

Cliente:_____________________________ Código:_______________

NºFecha20__ DETALLE C.D. DEBE HABER SALDO

Mes Día 1234

Formato . Libro auxiliar de proveedores nacionales

LIBRO AUXILIAR

PROVEEDORES NACIONALES

Proveedor:__________________________ Código:_______________

NºFecha20__ DETALLE C.D DEBE HABER SALDO

Mes Día 1234

3.2.2. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

Son los pasos a seguir por la empresa para hacer los diferentes requisitos de las cuentas como también los cálculos y métodos utilizados para las mismas

Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos1

ActivoAgrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros.

11 Disponible

Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos.

1105Caja

Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico en moneda nacional y extranjera, disponible en forma inmediata.

Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibido por cualquier concepto, en moneda nacional como en moneda extrajera.

Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos.

Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.

Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas bancarias.

Por los faltantes en caja al efectuar arqueos.

Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor.

Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos en que por necesidades del ente económico se requieran.

1110Bancos

Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos del país como del exterior.

Por los depósitos realizados mediante consignaciones.

Por las notas crédito expedidas por los bancos por diferentes conceptos.

Por el valor de los cheques anulados.

Por el valor de los cheques girados.

Por el valor de las notas débito expedidas por los bancos por diferentes servicios.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos12

InversionesComprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias.

1205Acciones

Registra el costo histórico de las inversiones hechas por el ente económico en sociedad por acciones o asimiladas. El valor de las inversiones incluye las sumas pagadas directamente en su adquisición. Se ajustan por inflación conforme a las disposiciones legales.

Por el valor de las acciones adquiridas.

Por el valor del ajuste por inflación.

Por el costo histórico o valor ajustado de las acciones vendidas.

Por los castigos o baja en libros ocasionados por la pérdida de la inversión.

1210Cuotas o partes de interés social

Registra el costo histórico de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedad de responsabilidad limitada o asimiladas (manejo similar a la cuenta 1205 Acciones)

1215Bonos

Registra el valor de las inversiones hechas por el ente económico en bonos, los cuales son títulos valores que incorporan una parte alícuota de un crédito colectivo constituido a cargo de una sociedad.

Por el valor de los bonos adquiridos.

Por el valor de la diferencia en cambio si fuere el caso.

Por el valor en libros de los bonos vendidos o redimidos.

Por los castigos o baja en libros ocasionados por la pérdida de la inversión.

1220Cédulas

Registra el valor nominal de las cédulas emitidas por el Banco Central Hipotecario u otras sociedades de capitalización autorizadas para tal fin.

Por el valor nominal de las inversiones en cédulas.

Por la venta o redención de las cédulas.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos1225

CertificadosRegistra el monto de las inversiones realizadas por el ente económico en certificados emitidos por entidades legales autorizadas.

Por el valor de los certificados y los rendimientos capitalizados.

Por el valor del ajuste por corrección monetaria UPAC o diferencia en cambio.

Por el valor en libros de los certificados vendidos o redimidos.

Por el valor nominal de los certificados utilizados en el pago de impuestos.

13Deudores

Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico incluidas las comerciales y no comerciales. En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida, la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.

1305Cliente

Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de clientes nacionales o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en desarrollo del objeto social principal, así como la financiación de los mismos.

Por el valor de los productos, mercancías o servicios vendidos a crédito.

Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.

Por el valor de los pagos efectuados por los clientes.

Por el valor de las notas crédito que origine el ente económico a favor de sus clientes por: devoluciones, descuentos o por los traslados a cuentas de difícil cobro.

1345Ingresos

por cobrar

Registra los valores devengados por el ente económico, pendientes de cobro, originados en el desarrollo de las operaciones cualquiera que sea su denominación.

Por el valor de los dividendos y participaciones decretados a favor.

Por el valor de los intereses y comisiones causados a favor de la empresa.

Por el valor de los honorarios y servicios pendientes de recaudo.

Por el valor de los arrendamientos causados y

Por los pagos recibidos.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos1355

Anticipo de impuestos y

contribuciones o saldos a

favor

Registra los saldos a cargo de entidades gubernamentales y a favor del ente económico, por concepto de anticipos de impuesto y los originados en liquidaciones de declaraciones tributarias, contribuciones y tasas para ser solicitados en devolución o compensación con liquidaciones futuras.

Por los valores pagados como anticipo.

Por las retenciones en la fuente practicada al ente económico por los diferentes conceptos establecidos en la ley.

Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto a las ventas, al momento del pago o abono en cuenta, en la enajenación de bienes o servicios gravados.

Por el valor del porcentaje retenido sobre el impuesto de industria y comercio, al momento del pago o abono en cuenta en la enajenación de bienes o servicios.

Por el valor del traslado de la cuenta 2408, impuesto sobre las ventas por pagar, en el caso de saldos a favor.

Por aplicación de la retención en la fuente al impuesto de renta del año gravable al cual corresponda.

Por la aplicación del IVA retenido al impuesto sobre las ventas por pagar en cada periodo bimestral.

Por el valor de las sumas obtenidas como devolución.

1365Cuentas por

cobrar a trabajadores

Registra los derechos a favor del ente económico, originados en créditos otorgados al personal con vínculo laboral, así como los valores a cargo de éstos por conceptos como faltantes en caja o inventarios.

Por el valor de los préstamos concedidos previo el cumplimiento de los requisitos.

Por el valor de los faltantes en caja, inventario y otros cargos al trabajador.

Por cancelación parcial o total.

1390Deudas de

difícil cobro

Registra el valor de las deudas a favor del ente económico que no han sido atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor y otra causa cualquiera. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelación sólo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro.

Por el traslado de las cuentas de deudores.

Por el valor castigado contra la provisión correspondiente.

Por la recuperación de la deuda.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentas

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos14

InventariosComprende los artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, que son utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico.

1435Mercancías

no fabricadas

por la empresa

Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico, que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentra disponible para su enajenación.

Por el costo de la mercancía comprada.

Por el valor de los ajustes por sobrantes resultantes de la toma física de inventario.

Por el costo de las mercancías devueltas al ente económico.

Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico.

Por el valor del ajuste por inflación.

Por el costo de la mercancía vendida.

Por el valor de la mercancía devuelta a los proveedores.

Por el valor de los ajustes originados en faltantes o mercancía dada de baja.

Por la merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse, siempre que ésta obedezca a causas naturales.

Por el valor de las mercancías destinadas al consumo interno del ente económico.

Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando se utilice el sistema de inventario periódico.

15Propiedades,

planta y equipo

Comprende el conjunto de las cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con carácter permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios, no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año.

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos1524

Equipo de oficina

Registra el costo histórico del equipo mobiliario, mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones.

Por el costo histórico de los muebles y enseres, así como del equipo electrónico.

Por el costo en libros del equipo dado de baja por pérdida, robo, caso fortuito o fuerza mayor o por venta.

1528Equipo de

computación y

comunicación

Registra el costo histórico del equipo de cómputo y comunicación adquiridos por el ente económico, para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización o comunicación.

Por el costo histórico, mejoras y adiciones de estos bienes.

Por los intereses, corrección monetaria y otros cargos a que hubiere lugar, mientras el Activo entra en funcionamiento.

Por el costo total del bien por venta, retiro o donación del mismo.

Por devolución de equipos o parte de ellos a los proveedores.

1592Depreciación acumulada

Registra el monto de la depreciación calculada por el ente económico sobre la base del costo ajustado por inflación.

Se consideran bienes depreciables las Propiedades, Planta y Equipo tangibles con excepción de los terrenos, las construcciones e importaciones de cuero y la maquinaria en montaje.

La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien. Para la fijación de ésta es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados.

Por el valor acumulado de la depreciación ajustada del Activo que el ente económico haya enajenado o dado de baja.

Por el valor de la depreciación calculada mensualmente con cargo al Estado de Resultados.

16Intangi

bles

Comprende el conjunto de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia, que son valiosos porque contribuyen a un aumento en ingresos

Clase Grupo Cuenta Descripción Dinámica

Créditos Débitos17

DiferidosComprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado por el ente económico en el desarrollo de su actividad, así como otros gastos comúnmente denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos futuros.

2Pasivo

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.

21Obligaciones financieras

Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico, mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores.

2105Bancos

nacionales

Registra el monto del capital de las obligaciones contraídas por el ente económico, en moneda nacional o extranjera, con establecimientos bancarios.

Por el valor de las financiaciones o préstamos recibidos.

Por el valor de las notas débito recibidas.

Por el valor del ajuste por diferencia en cambio, corrección monetaria o pacto de reajuste, si fuere el caso.

Por el valor de los pagos parciales o totales aplicables a las obligaciones registradas.

Por el valor de las notas crédito por abonos o cancelación de obligaciones.

Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentasClase Grupo Cuenta Descripción Dinámica

Créditos Débitos22

ProveedoresComprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social.

2205Nacionales

Registra las obligaciones contraídas en moneda nacional por el ente económico con proveedores para la adquisición de bienes y servicios.

Por el valor de la factura de compra a crédito.

Por el valor de las cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios o suministro de elementos.

Por el valor de las notas crédito enviadas a los proveedores.

Por el valor del abono o cancelación de la factura.

Por el valor de las notas débito que se envíen a los proveedores.

23Cuentas por

pagar

Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros, por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras.

2365Retención

en la fuente

Registra los importe recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos Pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes han impuesto a los entes económicos, como consecuencia del desenvolvimiento del giro normal del negocio cuyas actividades y operaciones son objeto del gravamen.

Por el importe de la retención efectuada por el ente económico.

Por los montos cancelados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentasCla Grupo Cuenta Descripción Dinámica

se Créditos Débitos2370

Retenciones y aportes de

nómina

Registra las obligaciones del ente económico a favor de entidades oficiales y privadas, por concepto de aportes parciales y descuentos a trabajadores, de conformidad con la regulación laboral. Igualmente, registra otras acreencias de carácter legal y descuentos especiales debidamente autorizados, a excepción de lo correspondiente a préstamos y retención en la fuente.

Por el valor de la causación de los aportes laborales pendientes de pago.

Por el valor de los descuentos efectuados a los trabajadores.

Por el valor de pago de los aportes laborales a los respectivos beneficiarios.

Por el valor del pago parcial o total por conceptos diferentes a los aportes laborales.

Por la restitución de los excesos en deducciones o retenciones.

Por las notas crédito que expida el ISS.

24Impuesto graváme

nes y tasas

Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor del Estado y a cargo del ente económico, por concepto de los cálculos con base en las liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el período fiscal.

2408Impuesto sobre las

ventas por pagar

Registra el valor recaudado como el valor pagado en la adquisición de bienes producidos, importados y comercializados, así como de los servicios prestados o recibidos gravados de acuerdo con las normas fiscales vigentes.

Por el valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios gravados.

Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados por la devolución en las compras o servicios a proveedores.

Por el valor del IVA recaudado por intereses por mora.

Por el valor del traslado a la subcuenta 135520 sobrante en

Por el valor del impuesto facturado al ente económico.

Por el valor del impuesto correspondiente a los bienes y servicios gravados por las devoluciones en ventas.

Por el pago del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres.

Por la aplicación de las retenciones sobre el impuesto a las ventas, en la enajenación de bienes y servicios gravados.

Por el valor del porcentaje calculado

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Créditos Débitos

25Obligaciones

laborales

Comprende el valor de los Pasivos a cargo del ente económico y a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos.

27Diferidos

Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, tiene el carácter de Pasivo, que debido a su origen y naturaleza ha de influir económicamente en varios ejercicios.

2705Ingresos recibido

por anticipado

Registra el valor de las sumas que el ente económico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios, entre otros.

Por el valor de los ingresos recibidos anticipadamente por el ente económico.

Por el valor de los servicios suministrados.

Por el valor de las devoluciones de anticipos por no haberse prestado el servicio o entregado la contraprestación correspondiente.

Por el valor de los intereses y comisiones devengados por el ente económico.

3Patrimonio

Agrupa las cuentas que representan el valor residual de comparar el Activo total menos el Pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentasClase Grupo Cuenta Descripción Dinámica

Créditos Débitos31

Capital social

Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas o aportantes ponen a disposición del ente económico mediante cuotas, acciones o monto asignado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de constitución o reformas, o suscripción de acciones según el tipo de sociedad con el lleno de los requisitos legales.

3115Aportes sociales

Registra el valor de los aportes sociales realizados por los socios al momento de constituir el ente económico, respaldados por la escritura pública de constitución; así como los incrementos posteriores efectuados mediante las escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo el cumplimiento de los requisitos legales vigentes al momento de la constitución o del aumento.

Por el valor nominal de los aportes recaudados efectivamente.

Por el valor dado a los aportes efectuados en especie con cargo a la cuenta respectiva del Activo, según la naturaleza del mismo.

Por el valor de aquellas utilidades que la Junta de Socios ordene capitalizar.

Por el valor nominal de los aportes al retiro de los asociados o la cesión de cuotas.

Por el valor nominal de los aportes en la reducción del capital, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

Por el valor nominal de los aportes al momento de liquidarse el ente económico.

33Reservas

Comprenden los valores que por mandato expreso de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios se han apropiado de las utilidades líquidas de ejercicios anteriores obtenidas por e ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos. Las pérdidas se enjugarán con las reservas que hayan sido destinadas para ese propósito y, en su defecto, con la reserva legal, no podrán emplearse para cubrir otras distintas.

Continuación Cuadro 8. Procedimientos contables o dinámica de las cuentasClase Grupo Cuenta Descripción Dinámica

Créditos Débitos3305

Reservas obligatorias

Registra los valores apropiados de las utilidades líquidas, conforme a mandatos legales, con el propósito de proteger al Patrimonio social.

La reserva legal corresponde a la apropiación del 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio y están obligadas a constituirla las sociedades en comandita por acciones, de responsabilidad limitada, anónima y las sucursales de sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia.

Por las apropiaciones de las utilidades de acuerdo con las disposiciones legales.

Por el valor de la utilización de la reserva legal destinadas a enjugar pérdidas.

36Resultados

del ejercicio

Comprende el valor de las utilidades o pérdidas obtenidas por el ente económico al cierre de cada ejercicio.

3605Utilidad del

ejercicio

Registra el valor de los resultados positivos obtenidos por el ente económico, como consecuencia de las operaciones realizadas durante el período.

Por la diferencia resultante de comparar los ingresos con los costos de venta o costos en la prestación de servicios y los gastos, con cargo a la cuenta 5905, Ganancias y Pérdidas.

Por el valor de la apropiación o distribución de las utilidades del ejercicio, sean dividendos, participaciones, reservas y otros afines, aprobada mediante acta por el máximo órgano social

Por el traslado de las utilidades del ejercicio a la cuenta 3705, Utilidades Acumuladas.

3610Pérdida del

ejercicio

Registra el resultado negativo de las operaciones, relacionadas o no con el objeto social, y que constituye una disminución patrimonial para el ente económico.

Por el traslado de las pérdidas del ejercicio a la cuenta 3710, Pérdidas Acumuladas.

Por el valor resultante entre los ingresos, costos y gastos con abono a la cuenta 59, Ganancias y Pérdidas.

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Créditos Débitos

37Resultado de

ejercicios anteriores

Comprende el valor de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por utilidades acumuladas, que estén a disposición de la Asamblea General de Accionistas o por la Junta de Socios, y por pérdidas acumuladas no enjugadas.

3705Utilidades

acumuladas

Por el valor de las utilidades del ejercicio que se encuentran a disposición de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios.

Por el valor de la apropiación o distribución de las utilidades acumuladas.

Por la absorción de las pérdidas mediante la aplicación de utilidades.

3710Pérdidas

acumuladas

Por la absorción de las pérdidas mediante aplicación de utilidades.

Por el valor de las pérdidas del ejercicio.

4Ingresos

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico, en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados, y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos no causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

41Operacionales

Comprende los valores recibidos o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social.

Clase Grupo Cuenta Descripción Dinámica

Créditos Débitos4135

Comercio al por mayor y al por menor

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en las actividades de compra, venta y reparación o mantenimiento de bienes o productos a los cuales no se les realizan procesos de transformación durante el ejercicio.

Por el valor de los ingresos por venta, reparación o mantenimiento de bienes o mercancías, según factura o cuenta de cobro.

Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

4175Devoluciones

en ventas

Registra el valor de las devoluciones, originadas en ventas realizadas por el ente económico.

Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Por el valor de las devoluciones.

Por el valor de los ajustes por inflación.

42No

operacionales

Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de activos fijos o inversiones, dividendos y participantes, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicio anteriores.

5Gastos

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico, en desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación.Mediante el sistema de causación se registrará, con cargo a las cuentas del Estado de Resultados, los gastos causados pendientes de pago.

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos

51Operacionales

de administración

Son los ocasionados en desarrollo del objeto social principal del ente económico, y registra, sobre la base de causación, las suma o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.

5105Gastos de personal

Registra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el reglamento interno del ente económico y por el pacto laboral.

Por el valor pagado o causado en virtud de los contratos de trabajo y normas laborales vigentes.

Por el valor del ajuste por inflación.

Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

52Operacionales

de venta

Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico, y se registran, sobre la base de causación, los valores incurridos durante el ejercicio, directamente relacionado con la gestión de ventas encaminada a l dirección, planeación, organización de las políticas restablecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico, incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas.

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos

53No

operacionales

Registra el valor de los gastos causados, durante el período, en la ejecución de diversas transacciones, con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de fondos.

59Ganancias y

pérdidas

Agrupa las cuentas de resultados al cierre del ejercicio económico, con el fin de establecer la utilidad o pérdida del ente económico. Su saldo podrá ser débito o crédito según el resultado obtenido.

Por la cancelación de los saldos de los gastos al cierre del ejercicio.

Por la cancelación de los saldos de los costos de la producción venida o prestación de servicios al cierre del ejercicio.

Por el valor de la provisión para impuesto de renta y complementarios por el ejercicio determinado.

Por el valor de la utilidad correspondiente al ejercicio, con abono a la cuenta 3605, Utilidad del Ejercicio.

Por la cancelación del saldos de los ingresos al cierre del ejercicio.

Por el valor de la pérdida correspondiente al ejercicio, con cargo a la cuenta 3610, Pérdida del Ejercicio.

6Costo

de Ventas

Agrupa las cuentas que presentan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos o ejecución de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

61Costo de

ventas y de prestación de

servicios

Comprende el monto asignado por el ente económico a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable.

Clase Grupo Cuenta DescripciónDinámica

Débitos Créditos

6135Comercio al por mayor y al por menor

Registra el valor de los costos incurridos por el ente económico en la adquisición, manejo y enajenación de los bienes o productos que no sufren transformación.

Por el costo de adquisición de los bienes o mercancías vendidas.

Por el costo de manejo de los bienes o mercancías vendidas.

Por el resultado al efectuar el juego de inventarios, cuando el ente económico utilice el sistema de inventario periódico.

Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

62Compras

Comprende el valor pagado o causado por el ente económico en la adquisición de materias primas, materiales indirectos y mercancías, para ser utilizadas en la producción y/o comercialización en desarrollo de la actividad social principal, durante un período determinado.

Las compras se deben ajustar por inflación, conforme a las disposiciones legales vigentes.

Al final del ejercicio económico las cuentas de compras se cancelarán con cargo a la cuenta de Ganancias y Pérdidas.

6205De

mercancías

Por el valor de las adquisiciones realizadas durante el período.

Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

6225Devoluciones en compras

Registra el valor de las devoluciones, originadas por compras del ente económico.

Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

Por el valor de las devoluciones.

Por el valor del ajuste por inflación.

3.2.3. Flujo gramas de procesos

Para realizar los flujogramas de procedimientos contables se tiene en cuenta lo siguiente compras, elaboración y pago de nómina, orden de compra, facturación, aportes parafiscales, seguridad social y pensiones.

Sistema de caja. Registra el dinero percibido (el que se recibe) y el emitido (el que se gasta), y sólo es de utilidad en contabilidades muy pequeñas ya que, al no informar sobre los gastos que no se han pagado ni sobre los ingresos de las ventas a crédito, no muestra la realidad de la empresa.

Sistema de causación. Registra todas las operaciones correspondientes a transacciones realizadas en un período determinado. Todas las empresas obligadas por ley a llevar contabilidad (sociedades o personas naturales) deben regirse por este sistema, ya que los resultados del proceso muestran la realidad financiera a ellas mismas y a terceros.En este sistema se deben causar todos los ingresos, egresos, activos y pasivos, porque el hecho de que no se haya cancelado un gasto no quiere decir que la empresa no lo haya realizado, o el hecho de que los clientes no hayan cancelado todas las facturas no quiere decir que no se hayan realizado las ventas, ni el que no se hayan pagado los activos fijos (equipos, bienes raíces, vehículos, etc.) significa que la empresa no los posea.

Ciclo contable. El Auxiliar contable verifica que los documentos que ingresen cumplan con los requisitos exigidos por las normas contables, si los documentos no cumplen con los requisitos se devuelven para su corrección.

Luego el Auxiliar ordena, clasifica, codifica y traslada la información al sistema.

El proceso de traslado de la información al sistema, consiste en transcribir los datos del documento, como: fecha, concepto, vencimiento, etc. E indicar las cuentas afectadas con sus respectivos valores, para que al consultar cualquier cuenta se obtenga inmediatamente su movimiento ya sea de manera detallada o resumida.

Mensualmente el auxiliar entrega los comprobantes con sus respectivos soportes al contador, éste a su vez los revisa, aprueba y si es el caso hace las correcciones para firmarlo.

El contador envía nuevamente los documentos al auxiliar contable para que sean archivados de manera consecutiva y ordenada.

El auxiliar verifica que todos los documentos queden registrados en el sistema de acuerdo a su fecha de elaboración.

Una vez se haya dado entrada a los asientos contables, se consolida la información para que el sistema los registre en libros auxiliares y mayores. Cuando se requiera la presentación de Estados Financieros e informes, el Contador solicita a su auxiliar contable la información que arroja el sistema.

La entrada de datos contables al programa debe hacerse diariamente de acuerdo a las transacciones que se realicen, para que el sistema los mantenga actualizados, verificándose la información por medio de pantalla o impresora.

Flujograma 11. Ciclo contable

Flujograma 12. Registro de información contable

Flujograma13. Elaboración de nomina

Flujograma 14. Elaboración y presentación de informes financieros

Flujograma 15. Registros y traslados bancarios

Flujograma 16. Elaboración de movimientos diarios de caja

3.2.4. Ajustes y cierres

3.2.4.1 Ajustes

Al finalizar el período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Ajustes ordinarios: son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada período contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas: Caja. Bancos. Provisiones y deudas de difícil cobro. Inventario de mercancías. Depreciación acumulada. Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. Ingresos recibidos por anticipado. Ingresos por cobrar. Costos y gastos por pagar. Provisiones para obligaciones laborales.

Comprobantes de ajustes: es el documento que resumen los ajustes correspondientes a un período contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de diario. Por contener únicamente asientos de ajuste se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes ordinarios o como ajustes por inflación.

Hoja de trabajo: la hoja de trabajo, llamada por algunos autores “papel de trabajo”, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el Estado de Ganancias y Pérdidas, los asientos de cierre y el Balance General.

La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, en esta hoja puede escribirse a lápiz

Formato 28. Comprobante de ajustes

COMPROBANTE DE AJUSTE

FECHA No.

CÓDIGO CUENTAS PARCIALES DEBITOS CRÉDITOS1365 CTAS POR COBRAR A TRABAJADOR XXX13659504 faltante en caja XXX2705 INGRESOS RECIB. POR ANTICIPADO XXX270505 Intereses (amortización) XXX5220 GASTO ARRENDAMIENTO XXX XXX5235 GASTO SERVICIO (energía) XXX XXX1592 DEPRECIACIÓN XXX159215 Equipo de oficina XXX5295 GASTOS DIVERSOS XXX529530 Útiles, papelería y fotocopias XXX5299 PROVISIONES-Deudores XXX XXX1105 CAJA XXX110505 Caja general (faltante) XXX1110 BANCOS XXX11100501 BBVA N.D. Chequera XXX1399 PROVISIONES XXX139905 Clientes XXX

1435MCIAS NO FABRICADAS X LA EMPR.

XXX XXX

1592 DEPRECIACIÓN ACUMULADA XXX159215 Equipo de oficina XXX

1705GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

XXX

170525 Arrendamientos XXX2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR XXX233550 Servicios públicos XXX4210 INGRESOS FINANCIEROS XXX421005 Intereses XXX

SUMAS IGUALES $ XXX $ XXXPREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

AUXILIARES DIARIO

Formato 29. Hoja de trabajo

HOJA DE TRABAJO

CODIGO CUENTABALANCE

DE PRUEBAAJUSTES

BALANCE AJUSTADO

GANANCIAS Y PERDIDAS

BALANCE GENERAL

Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber1 1 12 2 23 3 34 4 45 5 56 6 67 7 78 8 89 9 910 10 1011 11 1112 12 1213 13 1314 14 1415 15 1516 16 1617 17 1718 18 1819 19 1920 20 24

158

1 432 5

.

3.2.4.2. Comprobante de cierre: se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. Para su elaboración se deben tener en cuenta:

Asientos de cierre: los saldos de las cuentas nominales, transitorias o de resultado, sirven para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales deben cancelarse o saldarse para que al siguiente ejercicio pasen únicamente las cuentas reales o de balance.Los registros de diario efectuados al finalizar un período, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna Ganancias y Pérdidas de la hoja de trabajo o los saldos del libro Mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede así:

1. Se acredita cada una de las cuentas de Gastos y Costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de Ganancias y Pérdidas.

2. Se debita cada una de las cuentas de Ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta Ganancias y Pérdidas.

3. En el sistema de inventario periódico debe cancelarse la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa (Inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inventario final; como contrapartida se utiliza, en ambos casos, la cuenta Ganancias y Pérdidas.

4. Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta Ganancias y Pérdidas quedará con saldo débito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta Ganancias y Pérdidas quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la columna Ganancias y Pérdidas de la hoja de trabajo.

Impuestos y reservas: una vez determinada la utilidad del período, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay pérdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que éstos se calculan sobre la Utilidad Líquida anual.

Cancelación de ganancias y pérdidas: después de calcular los impuestos y reservas, deducidos de la utilidad neta, se obtienen las utilidades por distribuir. Finalmente se cancela el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas, acreditando la cuenta Utilidad del Ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando las cuenta Pérdida del Ejercicio, cuando haya pérdida.

Elaboración del comprobante de cierre: este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y reservas para distribuir utilidades del período.

Traslado del comprobante de cierre a libros de contabilidad: en igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los libros Diario, Mayor y Auxiliares así: A los libros auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales.

Al libro Diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta. Al libro Mayor, como un movimiento.

Formato 30. Comprobante de cierre

FECHA No.

CÓDIGO CUENTASPARCIALES TOTALES

DEBE HABER DEBE HABER1435 MERC NO FABR. POR LA EMPRES XXX

Incorporación del inventario final XXX4135 CIO. AL POR MAYOR Y AL POR M. XXX

Cancelación saldo XXX4210 INGRESOS FINANCIEROS XXX

Cancelación saldo XXX5905 GANANCIAS Y PÉRDIDAS XXX

Por inventario final de m/cías. XXXCancelación Cio. al por > y al por < XXXCancelación saldo otros Ing. Financier. XXX

1435 MERC. NO FABR. POR LA EMPRES XXXCancelación de Inv. Inicial de M/cías. XXX

6205 COMPRAS DE MERCANCÍAS XXXCancelación saldo XXX

5205 GASTOS DE PERSONAL XXXCancelación saldo XXX

5295 GASTOS DIVERSOS XXXCancelación saldo XXX

2404 DE RENTA / COMPLEMENTARIOS XXX30% sobre utilidad neta XXX

3305 RESERVAS OBLIGATORIAS XXXReserva legal 10% sobre Utilid. liquida XXX

3310 RESERVAS ESTATUTARIAS XXX20% Utilidad líquida XXX

3605 UTILIDADES DEL EJERCICIO XXXUtilidad líquida del ejercicio XXX

5905 GANANCIAS Y PÉRDIDAS XXXPor inv. Inicial de m/cías. XXXCancelación compra de m/cías. XXXCancelación gastos de personal XXXPor cálculo de reservas XXXPor traslado a utilidad del ejercicio XXX

SUMAS IGUALES $ XXX $ XXXPREPARADO REVISADO APROBADO CONTABILIZADO

AUXILIARES DIARIO

COMPROBANTE DE CIERRE

3.3. SALIDAS O INFORMES A OBTENER

Los Estados Financieros son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.

La información presentada en los estados financieros interesa a:

La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un período determinado.

La Junta de Socios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía del cumplimiento de sus obligaciones.

El Estado, para determinar si el pago de los impuestos de la empresa está correctamente liquidado.

Clasificación: según el Decreto 2649 de 29.21.93, los estados financieros básicos son:

3.3.1. Estado de efectivo o flujo de caja

El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.

Este provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales.

Especifica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio por sus actividades:

a. De Operación b. De Inversión c. De Financiamiento

Formato 31. Estado de flujo de efectivo

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVOPeríodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 20__

FLUJO DE EFECTIVOACTIVIDADES DE OPERACIONEfectivo recibido de los clientes

FUENTES USOSXXXXXX

SALDO

XXXIntereses y dividendos recibidosOtros cobros operacionalesPago a proveedores por mercancíasPago a proveedores por serviciosPago a empleadosIntereses pagados

XXXXXX

XXX

XXXXXXXXX XXX

ACTIVIDADES DE INVERSIONVenta de títulosVenta de activos fijosCobro de prestamosCompra de títulos valores negociablesCompra de activos fijos

ACTIVIDADES DE FINANCIACIONProducto de préstamo

XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXX

XXX

Efectivo recibido de los propietariosPago de prestamosRecaudo de sumas prestadas

XXXXXX XXX XXX

Dividendos pagados a accionistas XXX

TOTALES XXX

3.3.2. Estado de resultado

Es un documento complementario y anexo al Balance General, en el que se informa detallada y ordenadamente cómo se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

El Estado de Resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultado, o sea, las cuentas de Ingresos y Gastos y Costos. Los valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro Mayor y de los libros auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección Ganancias y Pérdidas de la hoja de trabajo. Para facilitar su interpretación es necesario presentar las cuentas que conforman este documento, clasificadas así:

3.3.3. Balance general

Es un estado financiero básico que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, al presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance sólo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro Mayor y libros auxiliares. Los datos pueden trasladarse directamente de la columna Balance General de la hoja de trabajo.

El Balance General debe elaborarse por lo menos una vez al año y con fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables: contador, revisor y gerente. Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general

El Balance General, debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas bajo tres títulos; así: en primer lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de Activo; en segundo lugar, nombre y valor detallado de las cuentas de Pasivo; por último, las cuentas de Patrimonio. Las cuentas se presentan con su valor bruto y su valor neto.

Formato 32. Estado de resultado o de ganancias y perdidas

ESTADO DE RESULTADOS O DE GANANCIAS Y PÉRDIDASPeríodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 20__

INGRESOS OPERACIONALESComercio al por mayor y al por menor- Devoluciones en ventas

XXXXXX XXX

COSTO DE VENTAS:Inventario inicial de mercancías+ Compras netas(Compras) De mercancías- Devoluciones en compras= Mercancía disponible para la venta- Inventario final de mercancías

XXXXXX

XXX

XXXXXXXXX XXX

= UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL- GASTOS:GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓNGastos de personalServiciosGastos legalesMantenimiento y reparacionesDepreciacionesDiversos

XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXX

XXX

OPERACIONALES DE VENTAS:Gastos de personalDiversos

XXXXXX XXX XXX

= UTILIDAD OPERACIONAL XXX+ INGRESOS NO OPERACIONALES:ArrendamientosUtilidad en venta de inversiones

XXXXXX XXX

- GASTOS NO OPERACIONALESFinancieros XXX XXX= UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS- IMPUESTO SOBRE LA RENTA (35% sobre utilidad neta)

XXXXXX

= UTILIDAD LIQUIDA- RESERVAS:Reservas obligatoriasReserva legal (10% sobre utilidad líquida)Reservas estatutarias (20% sobre utilidad líquida)

XXXXXX

XXX

XXX= UTILIDAD DEL EJERCICIO XXX

___________________ ____________________ ____________________ Contador Revisor Fiscal Gerente

Formato 33. Balance general

BALANCE GENERAL31 de diciembre de 20__

ACTIVODISPONIBLECajaBancos

XXXXXX

XXX

DEUDORESClienteCuenta por cobrar a trabajadores- Provisiones

XXXXXXXXX XXX

XXX

INVENTARIOSMercancías no fabricadas por la empresa XXX

XXX

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOEquipo de oficina- Depreciación acumulada

XXXXXX XXX

XXX

DIFERIDOSGastos pagados por anticipado XXX

XXX

Total Activo XXX

PASIVOOBLIGACIONES FINANCIERASBancos nacionales XXX

XXX

PROVEEDORESNacionales XXX

XXX

CUENTAS POR PAGARCostos y gastos por pagar XXX

XXX

IMPTOS, GRAVAMENES Y TASAS De renta y complementariosImpuesto sobre las ventas por pagar

XXXXXX

XXX

DIFERIDOSIngresos recibidos por anticipado XXX

XXX

Total pasivo XXX

PATRIMONIOCAPITAL SOCIALAportes sociales XXX

XXX

RESERVASReserva legalReservas obligatorias

XXXXXX

XXX

RESULTADO DEL EJERCICIOUtilidad del ejercicio XXX

XXXXXX

Total pasivo y patrimonio XXX ___________________ ____________________ ____________________ Contador Revisor Fiscal Gerente

3.3.4. Estado de cambio en la situación financiera.

Como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y aplicación de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes, se presenta un Estado de Cambio en la situación financiera.

Este informe financiero permite observar la circulación de los fondos de la empresa en un período contable; en él se refleja la práctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; muestran la causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, de dónde provinieron los fondos y hacia dónde se fueron.

Para elaborar un Estado de Cambios en la situación financiera es necesario preparar un Balance Comparativo en el que se muestren los aumentos o disminuciones de las cuentas en por lo menos dos períodos consecutivos; ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicación.

El Estado de Cambios en la situación financiera consta de las siguientes partes: Origen de recursos: está formado por las variaciones del Balance Comparativo que

constituyen: - Disminución del Activo no Corriente.- Aumento del Pasivo no Corriente.- Aumento del Patrimonio.- Utilidades generadas durante el período.

Aplicación de recursos: está formado por las variaciones del Balance Comparativo que constituyen:

- Aumento del Activo Corriente.- Disminución del Pasivo Corriente.- Disminución del Patrimonio.- Pérdidas incurridas durante el período.

Al analizar el Estado de Cambios en la situación financiera, se observa que los recursos se originaron por disminución de Inversiones, Propiedades, Planta y Equipo y Diferidos; y aumento de Proveedores, Cuentas por Pagar, Impuestos, Gravámenes y Tasas, Obligaciones Laborales y Reservas

Formato 34. Balance comparativo

BALANCE COMPARATIVO POR LOS AÑOS 1 Y 2

31 Dic.Año 2

31 Dic.Año 1

Aumento (Disminución)

ACTIVOSDISPONIBLEINVERSIONESDEUDORESINVENTARIOSPROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOINTANGIBLESDIFERIDOS

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXX(XXX)XXXXXX

(XXX)XXX

(XXX)TOTAL ACTIVO XXX XXX XXX

PASIVOSOBLIGACIONES FINANCIERASPROVEEDORESCUENTAS POR PAGARIMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASASOBLIGACIONES LABORALES

XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

(XXX)XXXXXXXXXXXX

TOTAL PASIVO XXX XXX (XXX)

PATRIMONIOCAPITAL SOCIALRESERVAS

XXXXXX

XXXXXX

XXXXXX

TOTAL PATRIMONIO XXX XXX XXXTOTAL PASIVO Y PATRIMONIO XXX XXX XXX

Formato 35. Estado de cambios en la situación financiera

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERAAÑOS 2 - AÑO 1

ORIGEN DE RECURSOS: DISMINUCIÓN DE ACTIVOS:INVERSIONESPROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPODIFERIDOS

XXXXXXXXX XXX

AUMENTO DE PASIVOS:PROVEEDORESCUENTAS POR PAGARIMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASASOBLIGACIONES LABORALES

XXXXXXXXXXXX XXX

AUMENTO DE PATRIMONIO:RESERVAS XXXTOTAL ORIGEN DE RECURSOS XXX

APLICACIÓN DE RECURSOS: AUMENTO DE ACTIVOSDISPONIBLEDEUDORESINVENTARIOSINTANGIBLES

XXXXXXXXXXXX XXX

DISMINUCIÓN DE PASIVOS:OBLIGACIONES FINANCIERAS XXX XXXTOTAL APLICACIÓN DE RECURSOS XXX

3.3.5. Estado de ganancias no apropiadas

Formato 36. Ganancias no apropiadas

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS O GANANCIAS APROPIADAS Y/NO APROPIADAS

AÑOS 2 - AÑO 1

AÑO 1 AÑO 2UTILIDAD (PERDIDA) NETAGANANCIAS APROPIADAS AL PRINCIPIO DEL AÑOMenos: APROPIACIONES O AMORTIZACIONES RESERVA LEGAL RESERVA CAPITAL DE TRABAJO RESERVA FUTUROS ENSANCHES DIVIDENDOS EN EFECTIVOSUBTOTAL

(XXX)XXX

(XXX)(XXX)(XXX)(XXX)(XXX)

(XXX)XXX

(XXX)(XXX)(XXX)(XXX)(XXX)

GANANCIAS APROPIADAS Y NO PROPIADAS (XXX) (XXX)

3.3.6. Estado de cambio en las cuentas patrimoniales

Es el estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un período, además de la aplicación de las ganancias retenidas en períodos anteriores. Este documento muestra por separado el patrimonio de una empresa.

Superávit es la diferencia entre el Capital Contable (Patrimonio) y el Capital Social (aportes de los socios). También se puede determinar el superávit mediante la diferencia entre el Activo Total y el Pasivo Total, incluyendo en el Pasivo los aportes de los socios.

El superávit se utiliza en las sociedades y está formado por siete subgrupos: Superávit de Capital, Reservas, Revalorización del Patrimonio, Dividendos o Participaciones Decretados en Acciones, Cuotas o Aportes de Interés Social, Resultados del Ejercicio, Resultados de Ejercicios Anteriores y Superávit por Valorizaciones.

Formato 37. Estado de cambios en el patrimonio

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO O DE SUPERAVIT31 de diciembre de 20__

CAPITALAPORTES SOCIALES XXX

SUPERAVITSUPERAVIT DE CAPITALPrima en colocación de cuotas o partes de interés socialCrédito mercantil

XXXXXX

XXX

RESERVASReservas obligatorias:Reserva legalReservas EstatutariaReservas Ocasionales

XXXXXXXXX

XXX

RESULTADOS DEL EJERCICIOUtilidad del ejercicio XXX

XXX

RESERVAS DE EJERCICIOS ANTERIORESUtilidades o excedentes acumulados XXX

XXX

SUPERAVIT POR VALORIZACIONESDe inversionesDe propiedad, planta y equipo

XXXXXX

XXX

XXXTotal patrimonio o capital contable XXX

3.3.7. Notas explicativas a los estados financieros

Son Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación del ente público.Explicaciones que complementan la información contable del modelo CGN-96-001, y forman parte integral de ésta; dependen del tipo de entidad, de sus prácticas contables, de las circunstancias y, ante todo, del buen juicio profesional de los responsables de la información contable del ente público. Las notas deberán presentarse de manera clara con el fin de facilitar su lectura, confrontación y análisis, Para ello se sujetarán a las siguientes reglas:a. Identificarse con un título que permita conocer de antemano el aspecto a que se

refieren; b. Presentarse en secuencia lógica, en especial las notas de carácter específico que refieren

información complementaria, las cuales deberán conservar la clasificación estructurada en el Catálogo General de Cuentas.

3.4. ANÁLISIS FINANCIERO PRÁCTICO

3.4.1. Estados financieros actuales3.4.1.1. Estado de ganancias y perdidas

ESTADO DE RESULTADOS O DE GANANCIAS Y PÉRDIDASPeríodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2009

COD CUENTAS NOTAS    

PUC     31 de DIC-2009 31 de DIC-2008

INGRESOS OPERACIONALES

4135 Comercio al por mayor y al por menor 7.530.813.104 7.551.690.125

4145 Transporte y almacenamiento 0 231.307.200

4175 Devoluciones 0 -9.586.500

4180 otros ingresos 116.000.000 16.760.175

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 7.646.813.104 7.790.171.000

COSTOS DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS

6135 Comercio al por mayor y al por menor 6.871.687.301 7.212.895.021

6145 Transporte y almacenamiento 0 224.593.865TOTAL COSTOS DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS 6.871.687.301 7.437.488.886

UTILIDAD BRUTA 775.125.803 352.682.115

MENOS GASTOS OPERACIONALES

51 De administración (Ver Cuadro Resumen de Gastos) 251.534.420 240.051.827

TOTAL GASTOS OPERACIONALES 251.534.420 240.051.827

UTILIDAD OPERACIONAL 523.591.383 112.630.287

42 MAS: INGRESOS NO OPERACIONALES 70.862.179 92.476.450

53 MENOS: GASTOS NO OPERACIONALES 582.940.741 200.047.953

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 11.512.820 5.058.784

MENOS: IMPUESTO DE RENTA 11.087.000 9.213.372

UTILIDAD/PERDIDA DEL EJERCICIO 425.820 -4.154.588

RESERVA LEGAL 10% 42.582 -

UTILIDAD A DISPOSICION DE LOS SOCIOS 383.238 -

__________________ ____________________ ____________________ Contador Revisor Fiscal Gerente

3.4.1.2. Balance general

BALANCE GENERAL31 de diciembre de 2009

CODIGO CUENTAS NOTAS    

PUC     31 de DIC-2009 31 de DIC-2008

ACTIVOS

CORRIENTES

DISPONIBLE

1105 Caja 200.000,00 200.000,00

1110 Bancos 18.472.611,30 314.259.981,73

TOTAL DISPONIBLE 18.672.611,3

0 314.459.981,73

INVERSIONES

1225 Certificados

1260 Cuentas en Participación 20.000.000,00 20.000.000,00

TOTAL INVERSIONES 20.000.000,0

0 20.000.000,00

DEUDORES

1310 Cuentas Corrientes Comerciales

1305 clientes 116.000.015,78 310.056.204,84

1330 Anticipo y avances 16.604.579,00 2.918.000,00

1323 cuentas por cobrar a socios y accionistas 28.258.176,38 17.050.232,00

1355 anticipo de impuestos y contribuciones 3.842.000,00 7.479.000,00

1365 prestamos empleados 1.280.000,33 2.782.500,00

1380 Otros Deudores 28.357.994,88 37.223.834,38

TOTAL DEUDORES 194.342.766,3

7 377.509.771,22

INVENTARIOS

1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 6.142.440,00 1.688.289.958,73

TOTAL INVENTARIOS 6.142.440,0

0 1.688.289.958,73

DIFERIDOS

1705 Gastos pagados por anticipado 1.318.920,00 1.248.333,34

1710 Cargos Diferidos 33.603.802,00 53.637.346,67

TOTAL DIFERIDOS 34.922.722,0

0 54.885.680,01

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 274.080.539,67 2.455.145.391,69

NO CORRIENTES

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1520 Maquinaria y Equipo 540.320,00 540.320,00

1524 Equipos de oficina 41.567.123,00 41.417.123,00

1528 Equipos de computación y comunicación 9.230.525,00 8.912.525,00

1592 Depreciación Acumulada -7.619.795,21 -1.818.378,89

TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 43.718.172,79 49.051.589,11

TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 43.718.172,79 49.051.589,11

TOTAL DEL ACTIVO 317.798.712,46 2.504.196.980,80

PASIVOS

CORRIENTES

PROVEEDORES

2205 Nacionales 74.913.557,38 285.481.107,28

TOTAL PROVEEDORES 74.913.557,38 285.481.107,28

CUENTAS POR PAGAR

2335 Costos y gastos por pagar 586.166,00 11.969.828,00

2365 Retención en la fuente 200.551,00 1.597.324,00

2368 Retención de ICA por pagar 17.153,00 47.813,00

2367 Rete IVA 71.400,00 257.100,00

2370 Retenciones y aportes de nomina 801.123,00 2.596.538,00

2380 Acreedores varios 28.501.155,52 26.955.590,00

CUENTAS POR PAGAR 30.177.548,5

2 43.424.193,00

IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS

2404 De Renta y Complementarios 11.087.000,00 6.091.000,00

2412 De industria y comercio 0,00 121.000,00TOTAL IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS

11.087.000,00 6.212.000,00

OBLIGACIONES LABORALES

2510 Cesantías Consolidadas 3.197.625,0

0 4.873.858,00

2515 Intereses sobre cesantías 368.072,00 457.386,00

2525 Vacaciones Consolidadas 1.955.281,00 2.414.167,00

2525 dotación 240.695,00

TOTAL OBLIGACIONES LABORALES 5.761.673,0

0 7.745.411,00

OTROS PASIVOS

2805 Anticipos y Avances recibidos 69.983.294,69 2.050.884.451,08

2810 depósitos recibidos 93.615.550,00 93.615.550,00

TOTAL OTROS PASIVOS 163.598.844,69 2.144.500.001,08

TOTAL PASIVOS CORRIENTES 285.538.623,59 2.487.362.712,36

TOTAL DEL PASIVO 285.538.623,59 2.487.362.712,36

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

3105 Capital suscrito y pagado 30.000.000,00 15.000.000,00

RESERVAS

3305 Obligatorias 3.770.647,00 3.770.647,00

REVALORIZACION DEL PATRIMONIO

3405 Capital Social 66.072,00 66.072,00

RESULTADOS DEL EJERCICIO

3605 utilidad del ejercicio 425.820,44 -4.154.587,94RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

3705 Pérdidas Acumuladas -2.002.450,56 2.152.137,38

TOTAL PATRIMONIO 32.260.088,88 16.834.268,44

TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 317.798.712,47 2.504.196.980,80

___________________ ____________________ ____________________ Contador Revisor Fiscal Gerente

3.4.1.3. Estado de cambio en la situación financiera

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERAAÑOS 2 - AÑO 1

2009 2008

ORIGEN RECURSOS

CARGOS QUE NO AFECTAN EL EFECTIVO: -2.336.211,67 37.706.469,00

RESULTADOS DEL EJERCICIO A 31 DE DIC/08 -4.154.590,56 37.706.469,00

PROVISION INVERSIONES 0,00

DEPRECIACION ACUMULADA 1.818.378,89  

DISMINUCION DE ACTIVOS 133.354.339,78 0,00

DEUDORES 133.354.339,78

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO    

INCREMENTO DE PASIVO Y PATRIMONIO 1.991.726.251,00 0,00

OBLIGACIONES LABORALES 7.475.411,00

OTROS PASIVOS 1.980.414.121,00

REVALORISACION DEL PATRIMONIO 66.072,00

RESERVAS 3.770.647,00  

TOTAL RECURSOS PROVISTOS 2.122.744.379,11 37.706.469,00

APLICACIÓN RECURSOS

AUMENTOS ACTIVOS 1.675.881.335,82 631.066.886,00

DISPONIBLE 18.963.080,00

DEUDORES 510.864.109,00

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 46.318.689,11

CARGOS DIFERIDOS 21.281.878,00

ANTICIPOS E IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 7.479.000,00

OTRAS INVERSIONES 8.651.000,00 11.349.000,00

INVENTARIOS 1.592.150.768,71 89.890.697,00

DISMINUCION DEL PASIVO Y PATRIMONIO 151.366.141,56 -646.743.584,00

PROVEEDORES 125.982.287,00 -411.463.394,00

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 6.531.264,00 -49.955.457,00

IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 14.698.000,00 -20.910.000,00

CAPITAL SOCIAL 4.154.590,56

OTROS PASIVOS   -164.414.733,00

TOTAL APLICACIÓN DE RECURSOS 1.827.247.477,38 -15.676.698,00

AUMENTO (DISMINUCION) DEL CAPITAL DE TRABAJO 295.496.901,73 53.383.167,00

TOTAL DISPONIBLE A PRINCIPIO DE AÑO 2008 18.963.080,00

TOTAL DISPONIBLE A FINAL DE AÑO 2008 314.459.981,73

3.4.1.4. Estado de ganancias no apropiadas

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS O GANANCIAS APROPIADAS Y/NO APROPIADAS

AÑOS 2 - AÑO 1

AÑO 2009 AÑO 2008UTILIDAD AÑO ENTERIORMas: UTILIDAD DEL EJERCICIOMenos: DIVIDENDOS DADO A SOCIOS

-4.154.588383.238

0

0-4.154.588

0

GANANCIAS APROPIADAS Y NO APROPIADAS -3.77.350 -4.154.588

3.5. CALCULO DE LOS ÍNDICES FINANCIEROS Y SU ANÁLISIS

Las razones financieras son índices que se obtienen al relacionar dos cuentas o grupo de cuentas de un mismo estado financiero o de dos estados financieros diferentes.

Por ejemplo, una razón financiera resulta de dividir la utilidad neta de un periodo entre los activos totales de la empresa. Una vez calculadas, se deben comparar con los mismos índices de la empresa correspondientes a periodos anteriores, o con los índices de las empresas del sector. De esta forma se pueden establecer diagnósticos comparativos sobre sus resultados operativos y su situación financiera. Un índice financiero puede quedar bien calculado, pero mientras no se tenga un término de comparación no prestará ningún servicio.

Como se puede observar, el número de razones financieras podrá ser limitado si se hicieran todas las relaciones que a un usuario de la información contable se le ocurrieran. Sin embargo, en la práctica sólo se utilizan algunos índices que proporcionan información pertinente. Las razones financieras se clasifican básicamente en cinco grupos, a saber:Razones de liquidez.Razones de actividad o rotación.Razones de endeudamiento o apalancamiento.Razones de rentabilidad.

Razones de valor de mercado de la empresa.

3.5.1. Razones de liquidez. Miden la capacidad que tienen la empresa para cubrir sus obligaciones corrientes. Las razones de liquidez más comunes son las siguientes:

Razón corriente: se calcula dividiendo el total del activo corriente entre el total del pasivo corriente

Activo corrienteRazón comente = Pasivo corriente Una razón corriente demasiado baja podría indicar que la empresa tiene problemas de liquidez y, por tanto, estaría en dificultad para atender sus compromisos a corto plazo. Una razón corriente muy alta significaría más tranquilidad para los acreedores, pero para la gerencia de la empresa representaría mucho recurso inmovilizado. No existe un valor deseable para esta razón, sino que depende del sector económico de la empresa. En la actividad de servicio se puede pensar en una razón corriente relativamente baja, lo mismo que en la industria; en el comercio se pueden observar índices más altos por la inversión de estas empresas en mercancías. Sin embargo, razones corrientes de 1 ,5 a 1, y de 2 a 1, pueden considerarse normales en nuestro medio.

Razón acida: conocida también como "prueba de fuego", constituye un índice más exigente para medir la liquidez de una empresa, ya que al activo corriente se le restan los activos menos líquidos como los inventarios y los gastos pagados por anticipado; luego, esta diferencia se divide entre el pasivo corriente.

Razón acida = Activo corriente - inventarios - gastos pagados por anticipado Pasivo corriente

Esta razón mide la capacidad inmediata de la empresa para cubrir sus obligaciones corrientes, es decir, la disponibilidad de activos líquidos que tiene la empresa para hacer frente a sus pasivos más exigibles.

Razón de liquidez a "n" días: en algunos casos es importante conocer la disponibilidad de la empresa para cubrir sus obligaciones que se vencen en "n” días. Para esto se deben determinar los activos corrientes que se espera convertir en efectivo en un periodo menor o igual a "n" días. Esta razón se calcula así:

Activo corriente a "n" díasRazón de liquidez a n días = ——————————————— Pasivo corriente a "n" días

Capital de trabajo neto: se define como la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. No constituye una razón financiera, aunque se considera como una de las herramientas más utilizadas para medir la liquidez de una organización. Muestra la cantidad de dinero de que dispone una empresa para cubrir sus gastos operacionales, una vez deducidas todas sus obligaciones corrientes.

Capital de trabajo neto = Activo corriente - Pasivo corriente

3.5.2. Razones de endeudamiento.

También llamadas razones de apalancamiento. Miden la dependencia de la empresa de sus acreedores externos y permiten conocer su forma de financiación. Las razones de endeudamiento más utilizadas son las siguientes:

Razón de deuda: se calcula dividiendo el total de pasivos de la empresa a una fecha entre el total de activos.

Razón de deuda = pasivo total Activo total

Razón de patrimonio o activo total: se calcula dividiendo el total del patrimonio entre el total de activos de la empresa.

Razón de patrimonio a activo total = total patrimonio Activo total

Razón de composición de la deuda: se calcula dividiendo los pasivos corrientes entre el total de pasivos.

Razón de la composición de la deuda = pasivo corriente Pasivo total

Razón de cobertura de intereses: se calcula dividiendo la utilidad operacional entre los intereses:

Razón de cobertura de intereses = utilidad operacional Intereses

Esta razón relaciona los gastos financieros provenientes de la deuda de la empresa con su capacidad para cubrirnos con resultados operacionales. Este índice es de especial interés para los acreedores de la organización.

Razón de cobertura total: se calcula dividiendo la utilidad operacional entre los gastos fijos periódicos: abonos proyectados periódicos a obligaciones bancarias y cesantías.

Razón de cobertura total = utilidad operacional .

Intereses + abonos a capital 1 – T

T es la tasa de impuesto a la renta y complementarios, para lo cual se va a suponer una tasa del 35%. Los abonos de capital dividen entre el complemento de la tasa de impuestos por no estar exentos de estos últimos.

3.5.3. Razones de actividad.

Conocidas también como razones de rotación, permiten observar el manejo administrativo que da la gerencia de la organización a los activos que se le han confiado. Estas razones muestran el grado de actividad que se logra sobre las inversiones de la empresa. Las principales razones de actividad son las siguientes:

Rotación de cuentas por cobrar: se calcula dividiendo los ingresos operacionales a crédito entre el promedio de la cuenta Clientes.

Ingresos operacionales a créditoRotación de cuentas por cobrar = —-————-——————————— Promedio de la cuenta Clientes

Para calcular el promedio de la cuenta Clientes se suman los saldos inicial y final y se divide entre dos. Si sólo se dispone de información de un año se toma el saldo de la cuenta Clientes. Las dos limitaciones anteriores son muy comunes para los analistas externos que sólo cuentan con los estados financieros como única fuente de información. Para el analista interno, con acceso a una información más detallada, sus resultados pueden ser más precisos. Este último conoce las ventas efectuadas a crédito y puede obtener los saldos de la cuenta clientes, mes a mes, logrando calcular su promedio en forma más precisa.

La rotación de las cuentas por cobrar muestra el número de veces que en el año la empresa convierte sus cuentas por cobrar en efectivo.

Rotación de mercancías: se calcula dividiendo el costo de ventas entre el inventario promedio de mercancías.

Rotación de mercancías = Costo de ventas . Inventario promedio de mercancías

Para las empresas comerciales es aconsejable procurar una mayor rotación de sus mercancías, con el fin de convertirlas más rápidamente en efectivo y estar en disponibilidad de adquirir nuevos lotes.

Además de la rotación de mercancías, las empresas industriales calculan la rotación de productos terminados, materias primas y productos en proceso, de la siguiente manera:

Rotación de materias primas = costo de materia prima usada . Inv. Promedio de materias primas

Rotación de productos en proceso = costo de productos en proceso . Inv. Promedio de productos en proceso

Rotación de productos terminados = costo de productos terminados . Inv. Promedio de productos terminados

Para lograr una adecuada rotación de cada una de las cuentas de inventario y disminuir los periodos de inmovilidad, es necesario que la gerencia de la organización establezca métodos eficientes de administración de inventarios, diseñe formas más efectivas de producción, establezca criterios de saldos máximos y mínimos, y determine lotes óptimos de pedido.

Rotación de activos totales: se calcula dividiendo los ingresos operacionales de un periodo por el total de activos al final del mismo.

Rotación de activos = ingresos operacionales Activo total

Rotación de cuentas por pagar: se calcula dividiendo las compras a crédito entre el promedio de cuentas con proveedores:

Rotación de cuentas por pagar = compras a crédito . Promedio de la cuenta proveedores

3.5.4. Razones de rentabilidad.

Es una de las razones de endeudamiento y aplacamiento, estas razones, consideradas como las de mayor importancia para los usuarios de la información financiera, miden la capacidad desarrollada por la empresa para producir ganancias. Determinan el éxito o fracaso de la gerencia en el manejo de sus recursos físicos, humanos y financieros. Las principales razones de rentabilidad son las siguientes:

Rentabilidad sobre ingresos operacionales: se calcula dividiendo la utilidad neta del periodo entre los ingresos operacionales.

Rentabilidad sobre ingresos operacionales = utilidad del ejercicio . Ingresos operacionales

Rentabilidad sobre el activo total: conocida también con el nombre de rentabilidad económica, se calcula dividiendo la utilidad neta sobre el total de activos.

Rentabilidad sobre activo total = utilidad del ejercicio . Total activo

Rentabilidad sobre patrimonio: conocida también como rentabilidad financiera, se calcula dividiendo la utilidad neta del periodo por el total del patrimonio de la empresa.

Rentabilidad sobre el patrimonio = utilidad del ejercicio . Patrimonio total

3.5.5. Análisis de punto de equilibrio.

Este procedimiento sirve para determinar el volumen mínimo de ventas que la empresa debe realizar para no perder, ni ganar. En el punto de equilibrio de un negocio las ventas son iguales a los costos y gastos; al aumentar el nivel de ventas se obtiene utilidad; y al bajar, se produce pérdida.

Para aplicar este procedimiento es necesario clasificar los costos y gastos del estado de ganancias y pérdidas de la empresa en dos grupos: costos fijos y costos variables.

Los costos fijos son los que se causan invariablemente con cualquier nivel de ventas.

Por ejemplo, el seguro contra incendio de propiedades, planta y equipo, la depreciación por línea recta, sueldos y prestaciones del personal administrativo.

Los costos variables son los que se realizan proporcionalmente con el nivel de ventas.

Por ejemplo, comisión de vendedores y, en general, los gastos relacionados directamente con las ventas. La fórmula que se debe utilizar para establecer el punto de equilibrio es la siguiente:

Ventas en un punto de equilibrio = costos fijos x 1 . 1 - Costos variables Ventas

El costo fijo permanece invariable, independientemente del volumen de ventas, mientras que el costo variable está relacionado directamente con el volumen de ingresos o ventas.

El porcentaje del costo variable en el punto de equilibrio está dado por la relación: costos variables sobre ventas.

Porcentaje de costo variable = costo variable x 100 Ventas

En la práctica, el punto de equilibrio sirve para calcular el volumen de las ventas que debe realizar una empresa para obtener un porcentaje de utilidad determinado.

La formula es la siguiente:

Ventas = ventas en un + porcentaje de utilidad + % de costo Punto de equilibrio deseado variable

Punto de equilibrio

Grafica 2. Punto de equilibrio

$ Ventas 15.000.000 Ganancias 10.000.000 Punto de equilibrio Costos totales * Costos Variables Perdida 5.000.000 Costos fijos

Unidades

1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000

ESTADO RESULTADO COMPARATIVO    

CUENTAS  30-nov-09 ANALISI 30-oct-09 ANALISIS CIFRA ANALISIS

INGRESOS OPERACIONALES

Comercio al por mayor y al por menor 255.613.579 152.928.298 408.541.877

Transporte y almacenamiento 0

Devoluciones 0 0 0

otros ingresos 115.000.000 0 115.000.000

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 370.613.579 100% 152.928.298 100% 523.541.877 100%

COSTOS DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS

Comercio al por mayor y al por menor 243.555.132 144.968.619 388.523.751

Transporte y almacenamiento     0

TOTAL COST DE VENT Y PREST SERV 243.555.132 66% 144.968.619 95% 388.523.751 74%

UTILIDAD BRUTA 127.058.446,7

7 34% 7.959.678,9

5 5% 135.018.126 26%

MENOS GASTOS OPERACIONALES

De administración 19.437.389 17.341.942 36.779.332

De ventas 0 0 0

TOTAL GASTOS OPERACIONALES 19.437.389,2

8 5% 17.341.942,2

8 11% 36.779.332 7%

UTILIDAD OPERACIONAL 107.621.05

7 29% -

9.382.263 -6% 98.238.794 19%

MAS: INGRESOS NO OPERACIONALES 3.151.580 1% 14 0% 3.151.594 1%

MENOS: GASTOS NO OPERACIONALES 176.108 0% 1.104.135 1% 1.280.243 0%

UTILIDAD / PERDIDA ANTES IMPUESTOS

110.596.530 30%

-10.486.385 -7% 100.110.145 19%

MENOS: IMPUESTO DE RENTA 36.496.855 10% 0% 36.496.855 7%

UTILIDAD/PERDIDA DEL EJERCICIO 74.099.675 20% -10.486.385 -7% 63.613.291 12%

RESERVA LEGAL 10% 7.409.968 2% - 0% 7.409.968 1%

UTILIDAD A DISPOSICION DE SOCIOS 66.689.708 18% - 0% 66.689.708 13%

BALANCE GENERAL INTERMEDIO             

CUENTAS 30-nov-09 % 30-oct-09 % VARIACION RAZON % HORIZ

ACTIVOS

CORRIENTES

DISPONIBLE

Caja 200.000 0,04% 200.000 0,07% 0 1 0%

Bancos 130.480.177 22,89% 4.889.054 1,61% 125.591.123 27 2569%

TOTAL DISPONIBLE 130.680.177 22,93% 5.089.054 1,67% 125.591.123 26 2468%

INVERSIONES

OTRAS INVERSIONES 20.000.000 3,51% 20.000.000 6,57% 0 1 0%

TOTAL INVERSIONES 20.000.000 3,51% 20.000.000 6,57% 0 1 0%

DEUDORES

clientes 187.247.796 32,85% 79.659.472 26,19% 107.588.324 2 135%

Anticipo y avances 56.604.579 9,93% 1.604.579 0,53% 55.000.000 35 3428%cuentas por cobrar a socios y accionistas 26.365.408 4,63% 27.151.181 8,93% -785.773 1 -3%anticipo de impuestos y contribuciones 11.321.000 1,99% 11.321.000 3,72% 0 1 0%

prestamos empleados 1.560.000 0,27% 3.226.376 1,06% -1.666.376 0 -52%

prestamos a particulares 0 0 0 0%

Otros Deudores 30.439.439 5,34% 30.439.439 10,01% 0 1 0%

TOTAL DEUDORES 313.538.223 55,01% 153.402.048 50,43% 160.136.175 2 104%

INVENTARIOSMercancías no fabricadas por la empresa 25.605.407 4,49% 43.751.057 14,38% -18.145.650 1 -41%

TOTAL INVENTARIOS 25.605.407 4,49% 43.751.057 14,38% -18.145.650 1 -41%

DIFERIDOS

Gastos pagados por anticipado 468.908 0,08% 172.500 0,06% 296.408 3 172%

Cargos Diferidos 35.427.304 6,22% 37.070.806 12,19% -1.643.502 1 -4%

TOTAL DIFERIDOS 35.896.212 6,30% 37.243.306 12,24% -1.347.094 1 -4%

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 525.720.019 92,24% 259.485.465 85,30% 266.234.554 2 103%

NO CORRIENTES

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Maquinaria y Equipo 540.320 0,09% 540.320 0,18% 0 1 0%

Equipos de oficina 41.567.123 7,29% 41.567.123 13,67% 0 1 0%Equipos de computación y comunicación 9.230.525 1,62% 9.230.525 3,03% 0 1 0%

Depreciación Acumulada -7.128.391 -1,25% -6.636.987 -2,18% -491.404 1 7%TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 44.209.577 7,76% 44.700.981 14,70% -491.404 1 -1%

TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 44.209.577 7,76% 44.700.981 14,70% -491.404 1 -1%

TOTAL DEL ACTIVO 569.929.596 304.186.446 265.743.150 2 87%

PASIVOS

CORRIENTES

PROVEEDORES

Nacionales 332.654.288 65,94% 192.309.117 55,10% 140.345.171 2 73%

TOTAL PROVEEDORES 332.654.288 65,94% 192.309.117 55,10% 140.345.171 2 73%

CUENTAS POR PAGAR

Costos y gastos por pagar 10.521.366 2,09% 517.89

3 0,15% 10.003.473 20 1932%

Retención en la fuente 493.306 0,10% 455.23

0 0,13% 38.076 1 8%

Retención de ICA por pagar 10.935 0,00% 16.71

3 0,00% -5.778 1 -35%

Rete IVA 73.800 0,01% 99.40

0 0,03% -25.600 1 -26%

Retenciones y aportes de nomina 1.854.307 0,37% 1.832.871 0,53% 21.436 1 1%

Acreedores varios 29.249.156 5,80% 29.249.156 8,38% 0 1 0%

CUENTAS POR PAGAR 42.202.870 8,37% 32.171.26

3 9,22% 10.031.607 1 31%

IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS 0

De Renta y Complementarios - 0,00% 0 0 0%

De industria y comercio - 0,00% 0 0 0%TOTAL IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS - 0,00% - 0 0 0%

OBLIGACIONES LABORALES

salarios por pagar - 0,00% - 0 0 0%

Intereses sobre cesantías - 0,00% - 0 0 0%

Vacaciones Consolidadas 375.000 0,07% 375.00

0 0,11% 0 1 0%TOTAL OBLIGACIONES LABORALES 375.000 0,07%

375.000 0,11% 0 1 0%

PASIVOS ESTIMADOS

Cesantías 2.805.869 0,56% 6.155.35

5 1,76% -3.349.486 0 -54%

Intereses sobre cesantías 335.334 0,07% 737.86

5 0,21% -402.531 0 -55%

Vacaciones 1.142.076 0,23% 2.005.953 0,57% -863.877 1 -43%

Prima de Servicios - 0,00% 2.589.510 0,74% -2.589.510 0 -100%

Dotación 207.362 0,04% 140.69

6 0,04% 66.666 1 47%

De renta y complementarios 2.956.293 2.956.293 0,85% 0 1 0%TOTAL OBLIGACIONES LABORALES 7.446.934 1,48%

14.585.672 4,18% -7.138.738 1 -49%

OTROS PASIVOS

Anticipos y Avances recibidos 28.173.469 5,58% 15.951.55

6 4,57% 12.221.913 2 77%

depósitos recibidos 93.615.550 18,56% 93.615.550 26,82% 0 1 0%

TOTAL OTROS PASIVOS 121.789.019 24,14% 109.567.106 31,39% 12.221.913 1 11%

TOTAL PASIVOS CORRIENTES 504.468.111 100,00% 349.008.15

8 100,00% 155.459.953 1 45%

TOTAL DEL PASIVO 504.468.111 349.008.158 155.459.953 1 45%

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

Capital suscrito y pagado 15.000.000 0 15.000.000 -33,47% 0 1 0%

RESERVAS

Obligatorias 3.770.647 0 3.770.647 -8,41% 0 1 0%

REVALORIZACION DEL PATRIMONIO

Capital Social 66.072 0 66.072 -0,15% 0 1 0%

RESULTADOS DEL EJERCICIO

Utilidades/perdidas del ejercicio 48.627.215 1 -10.486.386 23,40% 59.113.601 -5 -564%

RESULTADOS DEL EJERCICIO

perdida del ejercicio 0 0 0 0%

RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORESUtilidades/ pérdidas Acumuladas a SEPTIEMBRE 0 -51.169.596 51.169.596 0 -100%Utilidades/ pérdidas Acumuladas a 2008 -2.002.451 0 -2.002.451 4,47% 0 1 0%

TOTAL PATRIMONIO 65.461.483 -44.821.714 110.283.197 -1 -246%

TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 569.929.596 304.186.446 265.743.150 2 87%

INDICES FINANCIEROS

INDICE CORRIENTE   índices

LIQUIDEZ CORRIENTE ACTIVO CORRIENTE 525.720.018,8 = 1,04PASIVO CORRIENTE 504.468.111,3

Nota: se debe comprobar el inventario conjunto con la cuentas por cobrar y la estructura de la deuda para ver si se puede obtener más efectivo

MOVIMIENTO DE EFETIVO

MOVIMIENTO EFECTIVO VENTAS 255.613.578,8 = 12,0278CAPITAL DE TRABAJO 21.251.908,0

nota: se deberá comprobar el índice anterior con el fin de encontrar la manera de obtener mas efectivo

APALANCAMIENTO TOTAL

APALANCAMIENTO DEUDA TOTAL 504.468.111,3 = 7,71CAPITAL CONTABLE 65.461.483,4

Nota: debemos comprobar la estructura de nuestras deudas sin importar que sean a corto oa largo plazo

INDICE DE RENDIMIENTO

* RENTABILIDAD BRUTAUTILIDAD ANTES IMPUESTO*100 110.596.530,0 = 29,84%VENTAS NETAS 370.613.578,8

nota: se deberá observar el índice mas bajo para el efecto de los intereses e impuestos

* RENTABILIDAD OPERACIONAL

UTILI ANTES RESERVA*100 74.099.675,1 = 19,99%

VENTAS NETAS 370.613.578,8

nota: se beben verificar los gastos en los está incurriendo la empresa con respecto a nuestras expectativas de venta

* RENDIMIENTO DEL PATRIMONIO UTILIDAD NETA *100 66.689.707,6 = 101,88%

PATRIMONIO 65.461.483,4

nota: sé esta realizando un buen manejo de nuestro capital contable de igual manera no esta mal realizar una comprobación de la estructura del capital contable

* RENDIMIENTO DEL ACTIVO TOTAL UTILIDAD NETA *100 66.689.707,6 = 11,70%

ACTIVO TOTAL 569.929.595,7

nota: se recomienda la comprobación de las políticas de operaciones de la empresa para el uso de los activos

TASA PROMEDIO DE COBROS

PROMEDIO DE CORBOSCUENTA POR COBRAR*365 187.247.796,2 365 184,41

VENTA 370.613.578,8

nota: nuestra cuentas por cobrar tiene una rotación muy lenta pr la cual es necesario hacer algunos ajustes a nuestras políticas de crédito

MOVIMIENTO DE INVENTARIO

MOVIMIENTO DE INVENTARIO COSTO PROD VENDIDOS 243.555.132,0 = 9,51INVENTARIO PROMEDIO 25.605.407,1

nota: es recomendable que se realice una inspección de todo el inventario de la empresa y lospedidos que sean necesarios para surtir

ACTIVOS FIJO AL CAPITAL CONT

ACTIVOS AL CAPITAL ACTIVOS FIJOS 44.209.576,9 = 66,29%CAPITAL CONTABLE 66.689.707,6

nota: los activos fijos para la realización de las actividades de la empresa son los adecuados para el desempeño esperado

MOVIMIENTO DE INVERSION

MOVIMIENTO DE INVERSION VENTAS NETAS 370.613.578,8 = 1TOTAL DE ACTIVOS 569.929.595,7

nota: es necesario tener en cuenta la comprobación de la necesidad de todos los activos y deigual manera verificar si no se pueden aumentar las ventas

CAPITAL DE TRABAJO  

ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

$525.720.018,83 - $ 504.468.111,30 = 21.251.907,5 = 0,00

Nota: El Capital de Trabajo, son los recursos con que cuenta la sociedad una vez pagados los Pasivos corrientes, es decir, el exceso de los Activos corrientes sobre los pasivos corrientes.

INDICE DE ENDEUDAMIENTO

ENDEUDAMIENTO TOTAL = PASIVO TOTAL X100 504.468.111,3 = 88,51% ACTIVO TOTAL 569.929.596,0

Nota: El endeudamiento total, informa sobre el porcentaje de los Activos que están respaldando las deudas con acreedores.

PRUEBA ACIDA

LIQUIDEZ INMEDIATA= ACTIVO CORRIENTE 525.720.018,8 = 1,04PASIVO CORRIENTE 504.468.111,3

Nota: Esta razón mide la liquidez de la sociedad a corto plazo; excluyendo de los activos corrientes los inventarios

4. CONCLUSIONES.

Logre entender la importancia sobre la necesidad de asociarse en el momento de crear una empresa de sociedad comercial porque nos permite organizarnos mejor para el desarrollo empresarial, profesional y personal.

Obtuve un conocimiento importante sobre los aspectos desarrollados en el trabajo como la conformación de negocios, la organización administrativa, el diseño del sistema financiero, el análisis financiero practico.

Confirme la importancia que tiene la contabilidad como herramienta para el control y desarrollo financiero de la empresa

El manual de funciones y el organigrama de la empresa son una ayuda para mejorar la estructura y organización de sus empleados y la calidad de servicio que se brinda a la comunidad.

Los estados financieros se convierten en una herramienta fundamental para conocer el estado real de la empresa con el fin de proyectar las ventas, los ingresos, las compras y demás actividades que conlleven al éxito y consolidación económica de la entidad.

La planeación le permite a una empresa atacar y defenderse ante posibles riesgos o beneficiarse de ciertas oportunidades

Con el desarrollo de este trabajo también nos sirvió de motivación e instrucción para proyectarnos en un futuro como empresarios.

Al concluir el anterior trabajo podemos decir que la organización empresarial es una

herramienta la cual debe ser implementada por todas las empresas ya que una excelente

planeación le permite prever a la empresa lo que pueda suceder en un futuro y así poder

organizar sus propósitos como empresa

5. RECOMENDACIONES

Desde que se inicia a conformar una empresa se debe tener en cuenta la clase de sociedad, su característica, organización administrativa (perfil estratégico), manual contable, diseño del sistema financiero, diseño del sistema de costo, diseño del control interno y auditoría.

Como Contadores públicos en la toma de decisiones tenemos en cuenta las condiciones económicas del ambiente, el capital, fuerza de trabajo, niveles de precio, políticas y las necesidades de los clientes. La tecnología ofrece muchos beneficios, pero también algunos problemas. Para comprender el alcance de la tecnología se debe considerar sus numerosas categorías. Existe también un conjunto de factores sociales. Así como contadores públicos debemos conocer las convicciones sociales prevalecientes en nuestro departamento. La actividad del gobierno afecta a todas las empresas, las condiciones políticas cambian junto con las demandas y convicciones sociales; de este modo todas las organizaciones se ven afectadas por leyes, reglamentos y mandatos judiciales.

Evitar fallas a nivel informativo y servicial, no sólo dando a conocer el manual de funciones y de procedimientos, sino logrando que los empleados lo ejecuten de manera completa y adecuada, en nuestra empresa la confianza es el fundamento de las relaciones humanas y de los enfoques modernos de una buena administración.

Realizar capacitación tecnológica al personal para lograr una excelente labor y que las falencias presentadas en la empresa por esta índole puedan ser subsanadas total o parcialmente

La implementación de un sistema de gestión de calidad hace para las empresas la competencia del mercado, la responsabilidad social de nuestra empresa implica para la organización la seria consideración del impacto de sus acciones en la sociedad, la ética trata acerca de lo bueno y lo malo y de los deberes y obligaciones morales que nos permiten crecer como empresa y favorecer el bien para toda la comunidad en la ciudad.

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