consejo de la judicatura federal...automáticamente los bordes y enfoca el contendido a digitalizar....

CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL MANUAL HERRAMIENTA DE DIGITALIZACIÓN Y ESCANEADO DE DOCUMENTOS

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Proceso para escanear documentos y subirlos a la nube (sitio de colaboración SharePoint)

habilitada por el CJF dentro de cada uno de los órganos jurisdiccionales.

I. Objetivo

Facilitar y agilizar la digitalización de documentos, permitiendo la utilización de dispositivos móviles

para escanear cualquier tipo de documento con la posibilidad de compartirlo dentro de los sitios de

colaboración (SharePoint) proporcionados por el Consejo de la Judicatura Federal (“Consejo”) a

todos los órganos jurisdiccionales.

II. Requerimientos técnicos:

1. Adobe Scan: aplicación desarrollada por Adobe para sistema IOS y Android, la cual

permite escanear documentos, incorpora la tecnología de imagen avanzada que detecta

automáticamente los bordes y enfoca el contendido a digitalizar.

2. SPConnect: aplicación desarrollada para sistemas IOS y Android que permite el

acceso a sitios de SharePoint a través de un dispositivo utilizando usuario y contraseña

permitiendo colaborar con todos los usuarios de una manera fácil y segura.

3. SharePoint: crear un espacio de colaboración y almacenamiento de documentos que permita intercambiar información de una forma ordenada y segura mediante el uso de las tecnologías con las que cuenta el Consejo de la Judicatura Federal (SharePoint).

4. Contar con acceso a un sitio de Microsoft SharePoint en Internet.

III. Configuración de las aplicaciones dentro del dispositivo móvil

III.1. Configuración de aplicación SPConnect El primer paso consiste en descargar dentro del dispositivo móvil la aplicación SPConnect. Una vez descargada, se deberá realizar la siguiente configuración dentro de la aplicación: 1) Dar clic en el signo de “más” dentro de la aplicación


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2) Se desplegará un formulario en donde se deberán llenar ciertos campos:

Nombre del sitio: en este campo se deberá colocar la descripción para identificar el sitio.

URL: deberá colocar la dirección del sitio correspondiente: https://cjfspint.cjf.gob.mx/sitio La dirección deberá registrarse tal cual se le hizo llegar a los órganos jurisdiccionales.

Usuario: deberá colocar la cuenta de usuario que se utiliza para entrar al sitio de SharePoint.

Dominio: deberá señalar el dominio “CJF”.

Contraseña: se deberá colocar la contraseña asociada a la cuenta de usuario. La cuenta de usuario y contraseña son las mismas que utiliza para ingresar a su equipo de cómputo institucional.

Al finalizar, dar clic en la opción de Guardar

https://cjfspint.cjf.gob.mx/sitio


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3) La pantalla mostrará el sitio agregado. Al dar clic sobre el nombre, se desplegará la información

a la que se tiene acceso dentro del mismo.

4) La instalación de la aplicación y su vinculación con el sitio de SharePoint permitirán acceder al contenido de éste. Si desea consultar algún recurso o documento dentro del sitio, deberá dar clic sobre la carpeta o subsitio correspondiente.


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III.2. Configuración de la herramienta Adobe Scan

El primer paso es descargar la aplicación de la tienda de aplicaciones (AppStore o Google Play).

La aplicación le permite entrar utilizando Google, Facebook o registrarse para crear una cuenta.

Deberá optarse por registrar una cuenta.


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Para crear una cuenta, deberá ingresar la información relativa a la dirección de correo electrónico,

el nombre, apellidos, contraseña, fecha de nacimiento y región. Una vez ingresada la información,

dé clic en “Crear Cuenta”


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IV. Digitalización de documentos con dispositivos móviles

La instalación de la herramienta y posterior creación de la cuenta le permitirán utilizar la aplicación

para escanear documentos. De igual forma, el proceso anterior con la aplicación SPConnect

permitirá compartir la documentación digitalizada dentro del sitio de colaboración SharePoint.

Para escanear un documento y compartir el documento en el sitio de colaboración, abra la

aplicación Adobe Scan y realice los siguientes pasos.

1) Al abrir la aplicación, en la parte inferior del programa se mostrará la imagen de una cámara. Al

darle clic, se podrá comenzar a escanear el documento.

2) Concluido lo anterior, al seleccionar la imagen o documento, la aplicación de manera automática

presentará cuatro puntos para identificar los bordes de la imagen. Al identificar el área a escanear,

deberá dar clic en el botón de continuar y la aplicación le dará el formato de “escaneado”.


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3) Se podrá repetir el proceso por cada uno de los documentos que formarán parte del documento

PDF. Al finalizar, deberá dar clic en el botón superior del lado derecho “Guardar PDF”.


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4) Al finalizar, la aplicación mostrará los documentos generados. Seleccione la opción “Compartir”

y, posteriormente, “Compartir una copia”


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5) Seleccione la aplicación SPConnect para compartir el documento.

6) En caso de que no aparezca en las opciones inmediatas, dé clic en la opción “Más”. La pantalla

reflejará el listado de aplicaciones instaladas en el dispositivo. Deberá ubicar la opción “Copiar a

SPConnect”.


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7) Al seleccionar la aplicación SPConnect, se mostrará la pantalla con la opción “Copy to”.

8) Posteriormente, se desplegará el nombre del sitio de SharePoint y la persona usuaria deberá

seleccionar la ubicación en donde se colocará el archivo que se escaneó.


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9) Al seleccionar la carpeta o subcarpeta, en la parte inferior derecha deberá oprimir el botón

“Copiar Aquí”.


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10) Al finalizar, se mostrará en forma de lista los archivos que se encuentran dentro de la carpeta

correspondiente. A partir de este momento, el documento se podrá visualizar en la carpeta

seleccionada y se habrá compartido con todos los usuarios que tienen acceso al sitio de colaboración

de SharePoint.

11) Eliminar del dispositivo los archivos compartidos, para evitar el resguardo, transmisión y/o

difusión no autorizada de la información y datos personales contenidas en expedientes y

actuaciones judiciales.

Las y los servidores públicos del Poder Judicial de la Federación se encuentran obligados a cumplir

con los deberes de seguridad y confidencialidad de los datos personales que obren en los

documentos respectivos, especialmente cuando los archivos compartidos deban eliminarse del

dispositivo móvil, de conformidad con lo estipulado en el artículo 31 de la Ley General de Protección

de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

El uso de dispositivos móviles para la transmisión de información al sitio de colaboración SharePoint

habilitado por el Consejo, resulta una cuestión especialmente delicada, por lo que se deberá tener

presente que el resguardo, transmisión y/o difusión no autorizada de la información y datos

personales que las y los servidores públicos conozcan con motivo del ejercicio de sus atribuciones

será materia de responsabilidad laboral, administrativa o penal, según corresponda.

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