conceptos generales de gestion de proyectos
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DIPLOMADO EN
PROJECT MANAGEMENT
2011
Introducción a la gestión de
proyectos
Ing. Magda Panaitescu
Objetivo
• Capacitar a los participantes en las
metodologías de gestión de proyectos
establecidas por el Project Management
Institute, a fin de que logren una
administración eficiente de sus proyectos
y estén en capacidad de presentar el
examen de Project Management
Professional.
Ing. Magda Panaitescu
Magda Panaitescu
Módulos
• Gestión de Proyectos
• Planificación de proyectos con MS
Project
• Coaching para la preparación del
examen de PMP(Project
Management Professional) y/o CAPM
Magda Panaitescu
Aspectos generales de la Gestión de Proyectos
• Importancia de la administración
profesional de proyectos.
• La identificación de proyectos.
• Estándares internacionales en la gestión
de proyectos.
• El ciclo del proyecto.
• Objetivos y alcance del Proyecto.
Magda Panaitescu
Tom Peters: uno de los intelectuales de
la gerencia y los negocios mas
reconocidos a nivel mundial indica:
“Las tareas son cosa del pasado.
Para tener éxito en los negocios,
debe dominar el arte de crear,
vender e implantar proyectos”. “Los proyectos se están convirtiendo en la unidad de trabajo fundamental de la mayoría de las empresas. En el proceso, están cambiando las reglas organizacionales: las jerarquías rígidas, los departamentos y las descripciones de cargo están pasando a la historia”.
Magda Panaitescu
Estrategia:
• Para hacer frente a la situación actual se requieren estrategias sofisticadas que no pueden ser ejecutadas por organizaciones estructuradas jerárquicamente.
• Consecuentemente surgen los grupos de trabajo interdisciplinarios, uniones transitorias de unidades de negocios,
alianzas estratégicas,
procesos metodológicos,
trabajo conjunto cliente / proveedor
y otras nuevas formas de operación.
Magda Panaitescu
Contexto de la Gestión de Proyectos
Magda Panaitescu
¿Qué es el Project Management ?
• El Project Management es una disciplina integradora de las diferentes actividades relacionadas de las organizaciones con las habilidades de liderazgo, organizador y estratega.
• Es indispensable para el éxito de las organizaciones, constituyéndose en una herramienta fundamental para satisfacer las necesidades de los clientes mediante la aplicación de mejores prácticas y probadas metodologías.
Magda Panaitescu
La dirección moderna de proyectos:
• Proactiva, Inter-funcional, Basada en trabajo en equipo, Metodológica.
• Tiene como objetivo fundamental gerenciar la triple restricción (Alcance – Costo – Tiempo).
• Reconoce la importancia y la necesidad de la aplicación de habilidades no técnicas de conducción (motivación, influencia, negociación, etc.) para alcanzar el éxito en los proyectos
Magda Panaitescu
Triple Limitante
Expandida Análisis
Integración
Balance
Control
Influencia
19/04/2007
Cost Management
Costo
S
cope M
anagem
ent
Alc
ance
Tim
e M
anagem
ent
Tie
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R
isk Managem
ent
Rie
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Qualit
y M
anagem
ent
Calidad
19/04/2007
Stakeholders Requierement and Analysis
Satisfacción del Cliente
Por: Rita Mulcahy, PMP PMP® Exam Prep
Alcance
Magda Panaitescu
Gerencia de Proyectos:
“Es la aplicación del conocimiento,
habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del
proyecto para satisfacer los
requerimientos del proyecto”.
PMBoK-2004
ANSI/PMI 99-001-2004
Prince2, que traduce Projects In Controlled Environments
(proyectos en ambientes controlados), de dominio público y
originario en el Reino unido es un estándar para la gestión
de proyecto.
Tan de moda está esto, que la ISO ha anunciado el
desarrollo de la norma ISO21500 precisamente para manejo
de proyectos. Magda Panaitescu
Áreas de Competencias en la Gestión de un Proyecto
Conocimiento y Destrezas
Administrativas General
Entendimiento del Entorno del
Proyecto
Conocimiento del Área de Aplicación,
Regulaciones y Estándares
Destrezas Interpersonales
PMBOK Guide -Ciclo de Vida del Proyecto
- Nueve Áreas de
Conocimiento
- Cinco Grupos de Proceso
Magda Panaitescu
Gray CF, Project Management, Mc Graw Hill
2008
Magda Panaitescu
¿Cómo aproximarse al estudio de la Gerencia de
Proyectos?
La disciplina de la Gerencia de Proyectos puede ser estudiada desde dos puntos de vista:
• Ciclo de Vida del Proyecto: Inicio, en algunas organizaciones incluye estudios de factibilidad, Planificación, Ejecución, Control, Cierre y Evaluación final de todos los Stakeholders
• Sus 9 áreas de conocimiento que incluyen varios procesos .
Magda Panaitescu
Configuración de Componentes del PMBOK® Guide
1. Iniciación
2. Planificación
3. Ejecución
4. Control
5. Cierre
Gestión del
Proyecto
Manejo de: 6. Recursos
Humanos 7. Comunicaciones 8. Riesgos 9. Adquisiciones
Manejo de: 1. Integración 2. Alcance 3. Tiempos 4. Costos 5. Calidad
Áreas de Conocimiento ___Ciclo de vida___
Magda Panaitescu
¿Que es PMI?
• El Instituto de Administración de Proyectos (PMI),
con más de 250,000 miembros en 140 países, es
la principal autoridad mundial en la profesión de
administración de proyectos.
• PMI establece estándares de la industria, conduce
investigaciones, proporciona educación,
certificación y oportunidades de intercambio
profesional para fortalecer e impulsar la profesión
Información proporcionada por PMI Capitulo Panamá: http://pmi-pa.org/A55A62/home.nsf/P_Historia?OpenPage
Magda Panaitescu
Certificaciones de PMI
• El programa de certificación PMP®: Profesional en Manejo de Proyectos del Project Management Institute es la más ampliamente reconocida a nivel mundial en materia de manejo de proyectos.
• El PMI® ha mantenido el prestigio de este programa, gracias a que el proceso (que cuenta con la certificación ISO 17024) involucra una rigurosa revisión de requisitos, y a que culmina en un examen de conocimientos con 200 preguntas:
• En ambos casos, deben haber tenido experiencia en los 5 grupos de procesos (inicio, planeación, ejecución, monitoreo y cierre), aunque no necesariamente tuvo que haber tratado con estos 5 dominios en un solo proyecto. Asimismo, deben haber recibido por lo menos 35 horas efectivas y presenciales (contact hours) de educación en manejo de proyectos. http://www.liderdeproyecto.com/certificaciones.html Magda Panaitescu
REQUISITOS PARA EL EXAMEN DE PMP http://www.iaap.com.ar/admin/IAAP_CertificacionPMP.pdf
Magda Panaitescu
Fechas exámenes Panamá 2011
Fecha Límite para procesar
solicitud, ser aceptado y pagar examen
Fecha examen Número de Grupo de Examen
11 de Febrero de 2011 19 de Marzo de 2011 0667 0667031911
29 de abril de 2011 4 de junio de 2011 0667060411
14 de Octubre de 2011 19 de noviembre de 2011
0667111911
http://www.pmi-panama.org/index.php?option=com_content&task=view&id=45&Itemid=1
Magda Panaitescu
CAPM: Certified Associate in Project Management).
• Para convertirse en CAPM sólo se requieren
1,500 horas de experiencia acumulada en los
últimos 2 o 3 años, y un curso de solo 23 horas.
• El examen es muy similar al de PMP, lo cual
permite darle a las empresas la confianza de
estar contratando profesionales que se han
esforzado por prepararse en las mismas
prácticas que un PMP;
• Costo examen CAPM:
Miembros PMI: US$ 225, No Miembros PMI: US$ 300 http://www.liderdeproyecto.com/articulos/certificacion_para_project_manage
rs_principiantes_CAPM.html
Magda Panaitescu
Otros organismos de Administración de
Proyectos:
• International Project Management
Association
http://www.ipma.ch/Pages/IPMA.aspx
Fundada en Vienna en 1965, IPMA tiene
40,000 miembros en 40 paises.
Estándar: IPMA Competence Baseline (ICB)
Magda Panaitescu
1. Proyecto y Gerencia
Proyecto.
2. Contexto Proyecto
3. Ciclo de Vida del Proyecto.
4. Aprobación del Proyecto.
5. Metas, Objetivos y
Estrategias.
6. Criterios de Éxito y Fracaso.
7. Estándares y Regulaciones
8. Sistema de Enfoque
e Integración
9. Iniciación del Proyecto
10. Definición Trabajo
y Estructuración
11. Planeación del Tiempo
12. Planeación de Recursos
13. Planeación Financiera y
Costos
14. Medida del Desempeño
15. Control del Proyecto.
16. Cierre del Proyecto.
17. Organización del proyecto
18. Información y Comunicación.
19. Equipo de Trabajo.
20. Liderazgo
21. Gerencia del Conflicto.
22. Desarrollo de Personal.
23. Configuración y Gerencia del
Cambio.
24. Compras.
25. Gerencia del Riesgo.
26. Gerencia de la Calidad.
27. Seguridad, Higiene y Medio
Ambiente.
28. Programa y Gerencia de
Programas
“The Sunflower” Structure of INTERNATIONAL PROJECT
MANAGEMENT ASSOCIATION (IPMA) Switzerland
Magda Panaitescu
¿Que es un proyecto?
• “Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un único servicio o producto”
Características de un proyecto:
• Un objetivo claro.
• Incluye un conjunto de tareas.
• Necesaria la intervención de especialistas.
• Existen limitaciones en los recursos.
• Tiene principio y fin en el tiempo.
• Requiere un nivel de calidad.
• Requiere una planificación
Magda Panaitescu
“Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado
único” (PMBok 4-2009)
Temporal significa que cada proyecto tiene
comienzo definido y un final definido.
Único. Un proyecto crea productos
entregables únicos. La presencia de
elementos repetitivos no cambia la
condición fundamental de único del
trabajo de un proyecto.
PROYECTO
Magda Panaitescu
TIPOS DE PROYECTOS
De infraestructura:
• Edificación
• Urbanización
• Caminos
• Puentes
• Túneles
• Comunicaciones
• Puertos
• Aeropuertos
• Represas
De Investigación:
• Científicos
• Tecnológicos
• Económicos y
Sociales
De Informática:
• Sistemas de
Información
• Sistemas de Control
• Creación de
Software
De Productos:
• Consumo masivo
Magda Panaitescu
Tipos de proyectos:
• Proyecto de vida: el que define un individuo de forma personal para dar sentido a las acciones del diario vivir, 'proyectando' una trayectoria de vida ???.
• Proyecto de inversión:
• Proyecto de desarrollo: a su vez se clasifica en: – Proyecto de desarrollo social: Conjunto de acciones
institucionales, locales, nacionales o internacionales destinadas a un fin específico, por ejemplo, promover el desarrollo de una zona deprimida social y económicamente. Es una idea de asignación de recursos que sigue un objetivo y que genera beneficios y costos, cualitativos y cuantitativos, tanto al realizador del proyecto como a terceros.
– Proyecto de desarrollo rural integral.
– Proyecto de desarrollo de zonas urbano
• Proyecto de ingeniería
• Megaproyecto
• Multiproyecto: un conjunto de proyecto
Magda Panaitescu
Interesados- Steakholders
• Son los individuos y organizaciones activamente involucrados en el proyecto, o aquellos cuyos intereses se pueden ver afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o finalización exitosa del Proyecto
• Pueden ser “internos” o “externos”
• El equipo de proyecto debe: – Identificarlos
– Determinar sus necesidades y expectativas
– Gestionar o influir en tales expectativas
Magda Panaitescu
Magda Panaitescu
Ciclo de vida del proyecto.
• Ciclo de Vida de un
Proyecto, es el
nombre dado al
progreso constante
de un proyecto
desde su comienzo
hasta su
terminación.
(relativo a tiempo)
Modelos de Ciclo de vida de desarrollo de
software: Modelo Cascada
Magda Panaitescu
Modelos de Ciclo de vida de desarrollo de
software: Modelo espiral
Magda Panaitescu
PERIODO 1 PERIODO 2
Planeación Producción
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Inicial Intermedia Intermedia Final
Conceptual Planeación Ejecución Terminación
Identificar Desarrollar Realizar el Terminar
necesidad solución proyecto el proyecto
propuesta
Idea de Estudios de Inversión Operación
proyecto preinversión
Propuesta Factibilidad Diseño y Transferencia
Construcción
Las fases del proyecto
Magda Panaitescu
Distribución del esfuerzo
Fases en la Construcción
• Construcción
– Factibilidad: estudio, diseño y aprobación.
– Planificación y Diseño: diseño, presupuesto,
cronograma, términos y condiciones,
planificación detallada, firma de contratos.
– Construcción: fabricación, entrega, obra
civil, instalaciones y pruebas.
– Habilitación y Puesta en Marcha: Prueba
final y mantenimiento.
Magda Panaitescu
Fases en el Desarrollo de Software
Magda Panaitescu
Los procesos del proyecto:
Procesos del Proyectos
• Iniciación: reconoce formalmente que existe un proyecto o que el existente pasa a la siguiente fase, previamente deben haberse completado Estudios de Factibilidad u otros planes o análisis.
• Planificación: se desarrollan y reiteran varias veces antes de completar el plan del proyecto y es un esfuerzo a lo largo de la vida del proyecto.
• Ejecución: se desarrollan las actividades planificadas, aseguramiento de calidad, gestión de personal y comunicaciones, mejora continua y manejo de contratos.
• Control: se mide y monitorea el rendimiento del proyecto, implican y controlan ajustes o cambios en las líneas base de Alcance, Tiempo, Costos, Calidad y Riesgos.
• Cierre: Cierre de contrato y administrativo Magda Panaitescu
Incluye los siguientes procesos:
Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto (Project Charter) Y
Desarrollar el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar.
Procesos de Iniciación
Magda Panaitescu
Desarrollar el
Acta de
Constitución del
Proyecto (Project
Charter)
Matroz de
Interesados
Grupo de Procesos de
Planeación
Grupo de Procesos de
Ejecución
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Iniciación
Magda Panaitescu
Grupo de Procesos de Planeación
El equipo de gerencia del proyecto usa el Grupo de
Procesos de Planeación, y los procesos e
interacciones que lo componen, para planear y
gestionar con éxito un proyecto para la organización.
Los procesos de planeación desarrollan el plan de
gestión del proyecto.
Estos procesos también identifican, definen y
maduran el alcance del proyecto, el costo del
proyecto y planean las actividades del proyecto que
se realizan dentro del proyecto
Magda Panaitescu
Planificación
del Alcance Desarrollar
el Plan de
Gestión del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciación
Definición del
Alcance Definición
de las
Actividades
Estimación de la
Duración de las
Actividades
Establecimiento de
la Secuencia de las
Actividades
Desarrollo del
Cronograma
Estimación de
Recursos de las
Actividades Crear WBS
Estimación
de Costes
Preparación del
Presupuesto de
Costes
Planeación de los
Recursos Humanos
Planear Calidad
Planear las
Comunicaciones
Planear
Contratos
Planear Respuesta
a los Riesgos
Planear Compras
y Adquisiciones
Planificación de
la Gestión de
Riesgos
Identificación de
Riesgos
Análisis
Cualitativo de
Riesgos
Análisis
Cuantitativo de
Riesgos
Grupo de Procesos
de Ejecución
Grupo de Procesos
de Cierre
Grupo
de Procesos de
Seguimiento y
Control
Grupo Procesos de Planeación
Magda Panaitescu
Grupo de Procesos de Ejecución
El Grupo de Procesos de Ejecución se compone de
los procesos utilizados para completar el trabajo
definido en el plan de gestión del proyecto a fin de
cumplir con los requisitos del proyecto.
Este Grupo de Procesos implica coordinar personas
y recursos, así como integrar y realizar las
actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de
gestión del proyecto.
Este Grupo de Procesos también aborda el alcance
definido en el enunciado del alcance del proyecto e
implementa los cambios aprobados
Magda Panaitescu
Realizar
Aseguramien
to de Calidad
Adquirir el
Equipo del
Proyecto
Desarrollar el
Equipo del
Proyecto
Solicitar
Ofertas a los
Proveedores
Dirigir y
Gestionar la
Ejecución del
Proyecto
Distribución
de la
Información
Selección de
Proveedores
Grupo de Procesos
de Iniciación
Grupo de Procesos
de Planeación
Grupo de Procesos
de Cierre
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Ejecución
Magda Panaitescu
Grupo de Procesos de Seguimiento y
Control
El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control se
compone de aquellos procesos realizados para observar
la ejecución del proyecto de forma que se puedan
identificar los posibles problemas oportunamente y
adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario,
para controlar la ejecución del proyecto.
El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el
rendimiento del proyecto se observa y se mide
regularmente para identificar las variaciones respecto del
plan de gestión del proyecto.
Magda Panaitescu
Verificación del
Alcance
Control del
Alcance
Control del
Cronograma
Control de
costos
Supervisar y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
Grupo de Procesos
de Iniciación
Grupo de Procesos
de Planeación Realizar control de
Calidad
Gestionar el
Equipo del
Proyecto
Informar el
Rendimiento
Gestionar a los
Interesados
Seguimiento y
Control de Riesgos
Administración del
Contrato
Control Integrado
de Cambios
Grupo de Procesos
de Cierre
Grupo de Procesos
de Ejecución
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Magda Panaitescu
Grupo de Procesos de Cierre
El Grupo de Procesos de Cierre incluye los procesos
utilizados para finalizar formalmente todas las
actividades de un proyecto o de una fase de un
proyecto, entregar el producto terminado a terceros o
cerrar un proyecto cancelado.
Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica
que los procesos definidos se completan dentro de
todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto
o una fase del proyecto, según corresponda, y
establece formalmente que se ha finalizado un
proyecto o fase del proyecto. Magda Panaitescu
Cerrar
Proyecto
Cierre del
Contrato
Grupo de Procesos de
Planeación
Grupo de Procesos de
Ejecución
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Cierre
Magda Panaitescu
Interacciones entre procesos
Los Grupos de Procesos de Gerencia de
Proyectos están relacionados por los
resultados que producen. La salida de un
proceso, por lo general, se convierte en una
entrada a otro proceso o es un producto
entregable del proyecto.
Los Grupos de Procesos pocas veces son
eventos discretos o que ocurren una única
vez; son actividades superpuestas que se
producen con distintos niveles de intensidad
a lo largo del proyecto. Magda Panaitescu
Magda Panaitescu
¿Como concebir un proyecto?
• El estudio de un proyecto surge como respuesta a una «idea» que busca ya sea la solución de un problema o la forma para aprovechar una oportunidad.
• Un análisis preliminar de la situación debe permitir un juicio, también preliminar, de la posibilidad de concretar la idea en una acción.
Magda Panaitescu
Situación base:
• Una tarea fundamental en esta etapa es la identificación de posibles opciones de solución. La evaluación de cada una de ellas posibilitará elegir la más conveniente para el inversionista o la sociedad. Obviamente, una alternativa importante podrá ser siempre no hacer nada. Esto se conoce como la situación base o situación sin proyecto.
• Es usual, entre inversionistas e incluso evaluadores de proyectos, estudiar una iniciativa de inversión definida previamente, sin considerar la posibilidad de que exista una mejor solución.
Magda Panaitescu
Cómo lo explicó el
cliente
Cómo lo entendió el
jefe de proyecto
Cómo se diseño
Cómo lo planificaron
Cómo lo describió el
consultor
Cómo se documentó
Cómo lo llevo a cabo
producción
Cómo se le vendió al
cliente
Cómo recibió soporte
el equipo
Lo que realmente el
cliente quería
La Importancia del “Entendimiento” del Alcance de
Proyecto
Magda Panaitescu
Los objetivos del Proyecto
• Método SMART de George Doran para formular objetivos:
• eSpecífico: sea específico al enfocar un objetivo
• Medible: establezca indicadores medibles de avances.
• Asignable: el objetivo deberá poder asignarse a alguien.
• Realista: enuncie lo que realmente se puede lograr dentro del tiempo
• y presupuesto establecidos.
• Ligado a Tiempo: exprese la duración del objetivo. Magda Panaitescu
Magda Panaitescu
Resumen:
• ¿Porque la gerencia de proyectos?
“Para tener éxito en los negocios, debe
dominar el arte de crear, vender e implantar proyectos.” Tom Peters
• ¿Que es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un único servicio o producto.
• ¿Cómo es la Administraciòn Moderna de Proyectos?
Proactiva, Inter-funcional, Basada en trabajo en equipo, Metodológica. ¿Cuales son los procesos de un proyecto?
Inicio, Planificación, Control, Ejecución y Cierre
Magda Panaitescu
From: Jim Chapman
Powerful project management method
http://www.youtube.com/watch?v=GcR-
wpSzr4Y&mode=related&search
Magda Panaitescu
Bibliografía:
• Universidad de Sabana:
http://sabanet.unisabana.edu.co
• PMI: http://www.pmi.org/CareerDevelopment/Pages/Our-Credentials.aspx
• Lider de Proyectos: http://www.liderdeproyecto.com/certificaciones.html
• IAAP: http://www.iaap.com.ar/home.asp
• Tom Peters: http://www.tompeters.com/
• Dr. Franklin Marín, Guanacaste
• Marlen Haayen, Curso de Project Management, Universidad Latina de Panamá
Magda Panaitescu