conceptos básicos y principales de registros y controles

5/22/2018 Conceptos Bsicos y Principales de Registros y Controles

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Conceptos bsicos y principales de registros y controlesEnviado porFredy Cardona RecinosPartes:1,2,3

1. Breve historia de la correspondencia 2. Introduccin y texto3. Qu es correspondencia

4. Normas prcticas de redaccin5. Principios bsicos del control6. Clasificacin del control7. Etapas de la administracin8. Instrumentos de la correspondencia en la administracin educativa 9. Bibliografa

CAPTULO IBrevehistoriade la correspondenciaDesde las ms primitivas organizaciones humanas los individuos han necesitadomanifestar sus sentimientos e ideas.

Al principio las expresiones efectivas del hombre se realizaron por medio de la

mmica y de simples sonidos que manifestaban alegras o dolor. Luego formaronlas lenguasmonosilbicas como el chino, evolucionando en la historia hasta lograrlas magnificas vocesde las lenguas romances: espaol, italiano, francs, rumano.

As surgi la expresin del pensamientopor medio de la palabra hablada. Fue unanecesidad innata en el hombredesde las primeras manifestaciones, las cuales sepueden apreciar en las inscripciones y grabados que se han logrado localizar enrudimentarias tablas de piedra y arcilla. Despus se usaron pequeas piezas demadera revestidas por capas de cera en las que se grababan las palabras pormedio de punzones o estiletes.Mas tarde los egipcios utilizaron el papiro. En Pergamo, Asia menor, se uso elpergamino en el siglo IX, los rabes llevaron a Europa el papel, originando juntocon los ms primitivos medios de impresin, una verdadera Florencia intelectual.Con la guerra y el comercio se hizo indispensable la creacin de medios paramantener conexiones con los seres que Vivian en territorios distintos y aqu esdonde se puede decir que se origino la palabra escrita y con ella lacorrespondencia. (5:2)Conceptos bsicos y principales deregistrosy controles

Membrete, Nmero de oficio y referencia, Vocativo, Saludo, Lugar y fecha, Destinatario, Contenido o cuerpo del oficio Introduccin Texto Despedida Firma y cargo de quien enva o remite Indicadores dearchivoo de copia

Membrete Nombre o razn social de la oficina o dependencia, ubicado en parte

superior, ocupa un espacio de dos pulgadas, si el papel bond no tiene
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membrete dejar 3, 6 o 4 espacios del borde superior para escribir nombresocial, puede aparecer centrado a lo largo del papel.

Numero de oficio y referencia , siglas de la institucin, orden numricoascendente, siglas de las que dicta y firma, lnea diagonal, siglas o apellidode quien realiza el oficio.

Lugar y fecha, a 15 espacios despus del borde superior del papel, los

nombres de los meses se escriben con minscula, el membrete ocupa laparte superior izquierda a la fecha puede colocarse al lado opuesto tratandode justificar laescritura.

Destinatario, se escribe de 4 a 6 espacios despus de la fecha segntamao del papel contra margen izquierdo consta de: a) tratamiento (seor oseora) o titulo profesional b) nombre de la persona a quien se dirige c)cargo que desempea d) direccin y lugar.

Vocativo, se utiliza para dirigirse a altas autoridades, excelentsimo seorministro, distinguido seor ministro, saludo: trato entre remitente ydestinatario.

Despus de escrita la direccin y comenzando el margen izquierdo dejando dos

espacios horizontales (rengln abierto) y cinco espacios del margen izquierdo seescribe saludo debe preferirse elempleode frmulas sencillas y discretas as comoel respeto y consideracin que dentro de determinadas actividades debenguardarse uno con otros.

Contenido o cuerpo del oficio, se escribe dos espacios abajo del saludo ovocativo y en l se expresa al objeto del oficio siempre a las caractersticasfundamentales de la correspondencia. Consta de dos partes:

Introduccin y textoIntroduccin, es el inicio del texto del oficio para luego seguir con la parteexpositiva o fundamental de la misma. Evite el uso de trminos escogidos o pococonocidos y si se trata de dar respuesta a una carta indique la fecha de ellaprocure que su lenguaje sea breve, sencillo y natural. Comunico a usted que, lapresente tiene elobjetivode informarle, enterados por suinformede fecha.

Texto, es la parte que expresa el objeto de la carta y para ello debe tener unconceptoclaro yconcretode lo que se desea expresar. No olvide que para lograrun xitodeseado en la correspondencia oficial debe de ser de buena voluntad noimpositiva, queel lenguajesea utilizado en forma clara y apropiada.Despedida,es la ltima frase de cortesa con que se da por terminada la carta,seescribe a dos espacios de la ltima lnea del cuerpo de la carta, atentamente,respetuosamente, firma y cargo de quien enva o remite, se escribe a cuatroespacios despus de la despedida, consta del nombre del firmante escrito con elmismo tiro de letra que el apartado registra, igualmente abajo del membrete seescribe el cargo profesional del puesto detrabajo.Indicadores dearchivoo de copias,cuando de un mismo oficio se envan copiasa otras personas, departamentos o instituciones, la referencia al respecto debeescribirse al final del textopartiendo del margen izquierdo. Ejemplo: Cc. DireccinDepartamental deEducacin,Jefe depersonalMineduc, Claustro de Catedrticos.(13:24)El papel, debe de ser de buenacalidad,con un membrete normal no exagerado detamao, de dos pulgadas lo mximo. El papel bond de 60 gramos, para la misma
http://www.monografias.com/trabajos16/metodo-lecto-escritura/metodo-lecto-escritura.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/metodo-lecto-escritura/metodo-lecto-escritura.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/metodo-lecto-escritura/metodo-lecto-escritura.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/teoria-empleo/teoria-empleo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/teoria-empleo/teoria-empleo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/teoria-empleo/teoria-empleo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/concepto-de-lenguaje/concepto-de-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/concepto-de-lenguaje/concepto-de-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/teca/teca.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/teca/teca.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/histoconcreto/histoconcreto.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/histoconcreto/histoconcreto.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/histoconcreto/histoconcreto.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/desarrollo-del-lenguaje/desarrollo-del-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/desarrollo-del-lenguaje/desarrollo-del-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/desarrollo-del-lenguaje/desarrollo-del-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/trainsti/trainsti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/trainsti/trainsti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/trainsti/trainsti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/desarrollo-del-lenguaje/desarrollo-del-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/histoconcreto/histoconcreto.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/teca/teca.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/concepto-de-lenguaje/concepto-de-lenguaje.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos36/teoria-empleo/teoria-empleo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/metodo-lecto-escritura/metodo-lecto-escritura.shtml


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ciudad o pas. El papel para segundas hojas debe ser de menor grosor, de otrocolor(papel copia) del mismo tamao que el de la primera hoja pero sin membrete.Las diferentes clases de papel de oficio, de acuerdo con su calidad uso ytamao: papel peridico, papel bond, papel alemn, papel ingls, papel espaol,papel copia, papel cebolla, papel carbn, papel estncil, papel factura, papeltabular, papel areo.

Qu es correspondenciaEs lacomunicacinescrita entre personas que se encuentran en diversos lugares obien podemos decir que es el medio de interrelacin entre hombres, originado pordistintos sentimientos de sociabilidad, los cuales dan origen a diversos estilos oformas de redactar, as: comercial, diplomtico, familiar y oficial.Correspondencia oficialDebido a que el sistemaen que se desenvuelve el AdministradorEducativo es eloficial, se estudiara el estilo de correspondencia utilizado en el mismo.Se denomina correspondencia oficial la que trata de asuntos relacionados con elestado, ya sea dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas delgobierno y entre funcionarios pblicos.

Suredaccindebe ser clara, concisa y como requisito indispensable, debe usarseen esta un membrete sencillo, conteniendo nicamente el nombre de la oficina obien con la direccin donde esta ubicada.En la correspondencia oficial no debe usarse abreviaturas. Entre lascomunicacionesescritas de estegnerode correspondencia podemos considerar:La nota oficial, la notificacin, el oficio, el acuerdo, la providencia, el decreto, laresolucin, elinforme,el dictamen y la trascripcin.Para la aplicacin de las normas es necesario, utilizar instrumentos decorrespondencia oficial que deben de responder a determinadas caractersticas,entre otras:

No usar abreviaturas El destinatario se escribe despus de la firma del emisor del documento. Anotar el nmero de registro y las referencias, de quien instruye como de

quien elabora el instrumento. (11:4)Normas prcticas de redaccin

A) Para conseguir claridad 1. Ordene las ideas en forma lgica 2. Evite el exceso de aclaraciones 3. Suprima las notas entre parntesis B) Para lograr precisin 1. Expresen ideas y conceptos completos 2. Sea directo al tratar el tema 3. Evite las repeticiones C) Para expresarse con prioridad 1. Utilice las palabras de acuerdo a su significado yfuncin. 2. Escriba con perfecta ortografa 3. Utilice correctamente lossignosde puntuacin 4. Estructure correctamente los prrafos D) Para dar concisina la escritura 1. Evite palabras innecesarias 2. Elimine las frases de relleno y los trminos vagos 3. No trate la misma idea en prrafos separados
http://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/prens/prens.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/prens/prens.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/manual-ingles/manual-ingles.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/manual-ingles/manual-ingles.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/oriespa/oriespa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/oriespa/oriespa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/documenmercant/documenmercant.shtml#FACThttp://www.monografias.com/trabajos14/documenmercant/documenmercant.shtml#FACThttp://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/habi/habi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/habi/habi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/derpub/derpub.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/derpub/derpub.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/ortografia/ortografia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/ortografia/ortografia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/ortografia/ortografia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/geli/geli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/geli/geli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/geli/geli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/signos-simbolos/signos-simbolos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/signos-simbolos/signos-simbolos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/signos-simbolos/signos-simbolos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/signos-simbolos/signos-simbolos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/geli/geli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/ortografia/ortografia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/derpub/derpub.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/habi/habi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/documenmercant/documenmercant.shtml#FACThttp://www.monografias.com/trabajos5/oriespa/oriespa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/manual-ingles/manual-ingles.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/prens/prens.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtml


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4. Planee el texto antes de construirlo 5. No construya frases largas (12:34)

Estructura interna de un escrito

Principales instrumentos de correspondencia oficialOficio, Oficio circular, Acta, Conocimiento, Dictamen, Resolucin, Notificacin,Memorando, etc.

De acuerdo al asunto de que se trata y considerando la ubicacin de las acciones,as ser el instrumento a utilizar, basndose en el cuadro metodolgicoadministrativo as:

Los requisitos oprocedimientospara la toma de posesin son:Presentar el nombramiento expedido por laautoridadnominadora correspondiente.

Que exista la partida especfica con saldo disponible en el presupuesto. Que se fraccione acta de rigor. Entregar el nombramiento de la UDA, Seccin de Recursos Humanos,dejar

en direccin de Educacin. Mineduc, adjuntando lo siguiente:Primer ingresoOriginal de nombramiento completo y dos fotocopias segn sea el caso. Unafotocopia de la cedula de vecindad. Una fotocopia de la cedula docente. Unafotocopia del carn del IGSS.Media, traslados, ascensos y permutaOriginal y seis copias del aviso de entrega. Original de los nombramientoscompletos y dos fotocopias segn se el caso. Una fotocopia de la cedula devecindad. Una fotocopia del carn del IGSS. Una fotocopia de certificacin deescalafn. Una fotocopia del codo del ltimochequecobrado.

Administrativo, primer ingresoOriginal de nombramiento completo y dos fotocopias. Una fotocopia del carn delIGSS. Una fotocopia de la cedula de vecindad. Certificacin original de colegiadoactivo (si es profesional) certificacin de Onsec.Administrativo traslado o ascensoOriginal y seis copias del aviso de entrega. Original de nombramiento completo ydos fotocopias. Una fotocopia del carn del IGSS. Una fotocopia de la cdula devecindad. Certificacin de la cdula de vecindad. Certificacin original de colegiado
http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/clapre/clapre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/clapre/clapre.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Humanos/http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Humanos/http://www.monografias.com/trabajos11/opertit/opertit.shtml#CHEQhttp://www.monografias.com/trabajos11/opertit/opertit.shtml#CHEQhttp://www.monografias.com/trabajos11/opertit/opertit.shtml#CHEQhttp://www.monografias.com/trabajos11/opertit/opertit.shtml#CHEQhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Humanos/http://www.monografias.com/trabajos13/clapre/clapre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml


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activo, (si es profesional). Calificacin de Onsec. Una fotocopia del codo del ltimocheque cobrado.Instrumentos a utilizar como estrategiaUtilizaremos losindicadorespara levantar un acta de toma de posesin, en un libroautorizado para el efecto, por la contralora o por el Director Departamento deEducacin, dicha acta debe de contener los siguientes elementos que lo

conforman: lugar, fecha, y hora. Identificacin de participacin. Cuerpo del acta osea las clusulas o puntostratados,cierre. Firma de los participantes.Casos y procedimientosToma de posesin de catedrtico en un instituto Experimental Oficial Bsica. Enesta institucin el nombramiento lleva las firmas del Contador y el Director.Toma de posesin de maestros de grado en una escuela oficial preprimario oprimario. En esta institucin el nombramiento lleva las firmas del director de laescuela y del supervisor educativo.El acta de toma de posesin tanto del nivel preprimario, primario y medio vanfirmadas por el director de cada institucin o sea del instituto Experimental Oficial ydel Director de la Escuela Oficial nivel preprimario o primaria y formada por el

supervisor educativo respectivo o por el capacitador tcnico administrativo.Resolucin o aplicacinLas actividades que se desarrollan como parte de est funcin son las siguientes:Para toma de posesinDar posesin a los directores de los centros educativos del nivel preprimario,primario y medio de la jurisdiccin a cargo de CTA, Supervisin Educativo, oreubicado que hace funciones de CTA o Supervisor Educativo. Firmar y Sellar laCasilla correspondiente a los nombramientos de los docentes, cuando seanecesario instruir a los directores de los centros educativos a cargo del CTA oSupervisor Educativo para que consignen correctamente los datos que seannecesarios en los nombramientos y sobre todo respete las fechas establecidaspara el efecto.Orientar a los directores y/o docentes que han tomado posesin, para que seadjunten al nombramiento, las fotocopias de losdocumentosque sean necesarios ylo trasladen a la seccin de RecursosHumanos de la Direccin Departamental deEducacin, para los trmites correspondientes (Direccin de personal del Mineduc.Oficina deServicioCivil yContabilidaddelEstadodeFinanzas.(12:72-73)Caractersticas de un sistema decontrolefectivo

Los controles deben ser sencillos, fciles de comprender. Los controles deben de adaptarse a la forma deorganizacin. Los controles han de registrar las desviaciones con prontitud. Los controles deben ser apropiados para la actividad a controlar. Los controles deben adaptarse a las situaciones cambiantes. Los controles deben ser convenientes desde el punto de vista econmico. Los controles deben sealar el camino para aplicar una accin

correctiva.(14:120)Principios bsicos del controlCon respecto a la funcin administrativa del control, han sido planteadas poralgunas tcnicasy prcticas de la administracin,ciertas verdades, las cuales ancuando no han sido comprobadas empricamente, constituyen criterios quepermiten la creacin, implantacin ydesarrollode un eficiente sistema de control.Entres estas verdades oprincipios,tenemos los siguientes:
http://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICAhttp://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICAhttp://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICAhttp://www.monografias.com/trabajos13/librylec/librylec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/librylec/librylec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/librylec/librylec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/dertrat/dertrat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/dertrat/dertrat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/dertrat/dertrat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/artcomu/artcomu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/artcomu/artcomu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/docentes-evaluacion/docentes-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/docentes-evaluacion/docentes-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/docentes-evaluacion/docentes-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/artcomu/artcomu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/dertrat/dertrat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/librylec/librylec.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/valoracion/valoracion.shtml#TEORICA


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Clasificacin del control 1. IntroduccinDiversos autores han elaborado su propia clasificacin del control, segn el puntode vista particular de cada uno, lo cual ha dado origen a una amplia gama de tiposde controles, algunas veces complementarios.

A continuacin comentaremos en forma somera las clasificaciones ms comunesefectuadas sobre el control. Bsicamente nos referiremos a los enfoques declasificacin basados ena) Los factores sujetos al control, como son calidad, cantidad, costo y uso deltiempo.b) Las reas administrativas bsicas en que se aplica al control.

c) La forma de operar del control.d) En la oportunidad en que se ejerce el control. 2. Controles Claves en la Administracin a) Control de Cantidad

Consiste en la supervisin de la intensidad con que se ejecutan las tareas.La intensidad es el grado de duracin del esfuerzo realizado y el volumen es lacantidadfsicade unproducto,resultante de unproceso.

b) Control de calidadEl control de calidad es de vital importancia en las empresas educativas, parapoder subsistir en un mercado de libre competencia. Consiste en comprobar lascaractersticas de los servicios,mediante la comparacin con la norma o estndar

fijado previamente, a fin de mantener una calidad satisfactoria, acorde con losobjetivosdel servicio, ms que la mejor calidad posible.El control de calidadpuede efectuarse mediante la aplicacin de uno o de ambosde los siguientesmtodos:

I. La inspeccin II. El control de calidad estadstico III. El control de uso del tiempo IV. El control decostos(14:125-127)

ControlConsiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemasde las actuaciones o actividades, para tomar medidas correctivas que seannecesarias-Control administrativo (Administrative control)

ADM. Proceso que uti lizan los directivos para influir sobre las actividades, losacontecimientos y las fuerzas de la organizacin, para propiciar que los objetivosque se han propuesto y las tareas que se han asignado, se ejecuten de acuerdocon los planes de la misma.Control correctivoMecanismo diseado par medir y evaluar el tiempo empleado para devolver a unindividuo,departamento u organizacin, alguna situacin predeterminada.Etapas de la administracin
http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costohttp://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costohttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/volfi/volfi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/volfi/volfi.shtmlhttp://www.monografias.com/Fisica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Fisica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Fisica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mercado/mercado.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mercado/mercado.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/compro/compro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/compro/compro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/herba/herba.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/herba/herba.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/herba/herba.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/herba/herba.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/compro/compro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mercado/mercado.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtmlhttp://www.monografias.com/Fisica/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/volfi/volfi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costo


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Planeacin, organizacin,integracinde personal, direccin y control.Aqu el control implica medir y corregir el desempeo individual y organizacionalpara asegurar que los hechos se ajustan a los planes. Implica medir el desempeocontra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones de losestndares y ayuda a corregirlas. En resumen, el control facilita el logro de losplanes, los cuales no se logran por si solos. Estos orientan a los gerentes en el uso

de los recursos para cumplir con meta especfica, despus se verifican lasactividades para verificar si se ajustan a los planes.Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medicindel logro.

Algunos medios de control, como el presupuesto de gastos, los registros deinspeccin y los registros de las horas laborales perdidas, son generalmenteconocidos. Cada uno mide y muestra si los planes funcionan bien. Si persisten lasdesviaciones se aplica la correccin. Pero que se corrige? Las actividades, atravs de las personas. Forzar los acontecimientos para que se ajusten a losplanes significa identificar a las personas que tienen la responsabilidad de losresultados que difieren de la accin planeada y despus dar los pasos necesariospara mejorar el desempeo. As, los resultados se controlan al controlar lo que

hacen las personas.Los controles deben basarse en los planes claros, su propsito es evaluaractividades y comprender acciones para asegurar que se realizan los planes y lascorrecciones; ello da lugar a disear las metas y objetivos verificables de carctercualitativo y cuantitativo.El control es una arte de trabajar con ms personas sobre las que se ejerceautoridad. William R. Van Dersal (1972:13) indica varios principios:

1. Que es importante que cada subordinado comprenda en forma clara loque se espera de el.

2. Que los subordinados deben ser guiados en la ejecucin de las tareas. 3. Que el coordinador siempre reconozca una buena labor. 4. Que hay necesidad de hacer una critica constructiva 5. Que hay que dar al individuo la oportunidad de demostrar que puede

aceptar mayores responsabilidades mediante unacapacitacin.En toda supervisin educativa, direccin educativa, se desarrollan tres etapas, queson:planeamiento,seguimiento y control.El control es la tercera fase de la labor de la supervisin y acta sobre la base delos resultados de los trabajos realizados, a fin de prevenir desviaciones, efectuarrectificaciones y aun alteraciones que adopten mejor accin de la escuela a lasnecesidades del educando y de lacomunidad.El controlDefinicin de Madlock. "Es la medicin de los resultados actuales y pasados, enrelacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir,mejorar y formular nuevos planes.Control de direccin:Seguimiento estrecho y reforma de la actividad organizativa, utilizacin de recursoscon objeto de asegurar la consecucin de los estndares previstos y la ejecucinde los planes establecidos.RegistroEs el ordenamiento de informacin recopilada, donde estrictamente se fijan losresultados de lasoperacionesde una institucin.Registro record
http://www.monografias.com/trabajos11/funpro/funpro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/funpro/funpro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/funpro/funpro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/la-estadistica/la-estadistica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/la-estadistica/la-estadistica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega.shtml#gahttp://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega.shtml#gahttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtmlhttp://www.monografias.com/Arte_y_Cultura/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Arte_y_Cultura/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos910/comunidades-de-hombres/comunidades-de-hombres.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos910/comunidades-de-hombres/comunidades-de-hombres.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos910/comunidades-de-hombres/comunidades-de-hombres.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos910/comunidades-de-hombres/comunidades-de-hombres.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/Arte_y_Cultura/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega.shtml#gahttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/la-estadistica/la-estadistica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/funpro/funpro.shtml


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Informe estadstico: recopilacin de hechos relacionados, tratados como unaunidad.InformacinRecopilacin de informacin relativa a un rea de actividad, en un sistema deprocesosde datos.Registro register

INF. Dispositivo capaz de almacenar datos.SIS. Unidad o maquina para almacenar temporalmente informacin, mientras ohasta que sea usada.Instrumentos de la correspondencia enla administracineducativaNota oficialSe usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que elasunto a tratar en un oficio. Su extensin, estilo y cortesa, vara de acuerdo con laimportancia y el asunto de que se trate, as como de la jerarqua de losfuncionarios pblicos.En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que enel oficio y sin mayor trascendencia.

Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferencindose del llamado oficio ensu formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos yentre jefes de menor jerarqua.

Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy encuenta la jerarqua de los funcionarios, as tenemos:

Entre funcionarios de mayor jerarqua es muy respetuosa. De superior a inferior, tiene cierto don de mando. De inferior a superior, debe ser ms atenta y respetuosa.

OficioEs un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes,acusar recibo, trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Su redaccin debe sercuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondenciacomercial, referente a laesttica,puntuacin, redaccin, etc.Cuando en el oficio se tratan dos o ms asuntos, se aconseja separarlos en prrafodistinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trmite y resolucin delmismo.El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, oa diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.Es usado entre jefes de alta categora y de subalternos a jefes. En su contenido setratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formar expediente.Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo,trasmitir disposiciones u ordenes, etc. Generalmente se aplica para informar algunadisposicin relacionada al servicio.Este instrumento deber contener destinatario. Los elementos que forman el oficioson:

Numero de oficio y referencia. Lugar y fecha. Destinatario. Identificacin del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio. Vocativo. Contenido o cuerpo del oficio. Despedida.
http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/estetica/estetica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/estetica/estetica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/estetica/estetica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos36/estetica/estetica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE


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Firma y cargo de quien enva. Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.

El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menorrango o mayor rango o viceversa.Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar elDirector del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la empresa

educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio deEducacin, supervisores Educativos, Capacitadores tcnico pedaggicos,Capacitadores tcnico administrativos y viceversa.Ejemplo de oficio:MINISTERIO DE EDUCACINDIRECCIN DEPARTAMENTALDE EDUCACINGUATEMALA C. A.Oficio No. DDEG-25-2008.Ref. FCR/PivaralGuatemala, 21 de mayo de 2008.

Lic. Mynor Estrada BolaosCoordinador del Sector OrienteDepartamento deGuatemala.Distinguido Licenciado Estrada BolaosLa presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado paraparticipar en laConferenciaMundial de la Educacinpara la Paz, que se realizaraen la Universidadde Salamanca, Espaa,del 1 al 14 de septiembre del presenteao, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad de Relaciones Publicasde esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto posible.Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo quetambin deber proporcionarnos a mas tardar el 28 de septiembre, copia de lostemas que usted escoger, as como el material necesario para proporcionar a losparticipantes en el mismo.Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferenciay el viaje que la Unesco le concede.

Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos yrespeto.Lic. Fredy Cardona RecinosDirector Departamental de EducacinCc. archivoEstructura de una carta comercialI. Encabezamiento1. Membrete2. Fechaa) Tratamiento y ttulo del destinatariob) Nombres y apellidos del destinatario3. Direccin4. Asunto o referencia c) Seas5. Lnea deatencind) Lugar de destino6. SaludoII Cuerpo de la carta7. Introduccin
http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/presguat/presguat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/presguat/presguat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/presguat/presguat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/orat/orat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/orat/orat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/orat/orat.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/admuniv/admuniv.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/admuniv/admuniv.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/hies/hies.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/hies/hies.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/biore/biore.shtml#autohttp://www.monografias.com/trabajos6/hies/hies.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/admuniv/admuniv.shtmlhttp://www.monografias.com/Educacion/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/orat/orat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/presguat/presguat.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml


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8. Ideas fundamentales o asuntos de la carta9. Despedida10. Ante firma11. Firma a) Firma autgrafab)Reproduccinde la firmac) Cargo, posicin u otros datos del firmante.

III. Otros elementos12. Iniciales identificadores del que redacto, firmo o escribi la carta.13. Visado14. Anexos, inclusos, adjuntos.15. Post-scriptum. (Postdata)16. Nota Bene17. Vale18. Indicadores de copias19. Continuacin en la pgina siguiente, segunda, terceras, etc. Paginas. (5:11)

A continuacin se presentan los diferentes estilos de cartas que se utilizancomnmente en el medio oficial:

Carta estilo bloque extremo y puntuacin StandardGuatemala, 7 de agosto de 2008Seora DirectoraColegio deCienciasComerciales5. Avenida 2-24 zona 1

Apreciable Directora:Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguidoCentro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante parael conocimiento y laglobalizacin.Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto demanifiesto, para que las mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bienrecibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo,Lic. Fredy Cardona RecinosSupervisor DepartamentalCarta estilo semibloque y puntuacin abiertaGuatemala, 7 de mayo de 2008Seora DirectoraColegio de Ciencias Comerciales5. Avenida 2-24 zona 1

Apreciable Directora:Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguidoCentro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante parael conocimientoyla globalizacin.Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto demanifiesto, para que las mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bienrecibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyoLic. Fredy Cardona RecinosSupervisor Departamental
http://www.monografias.com/trabajos/reproduccion/reproduccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/reproduccion/reproduccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/reproduccion/reproduccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/concient/concient.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/concient/concient.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/concient/concient.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/bafux/bafux.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/bafux/bafux.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/bafux/bafux.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/curriculum/curriculum.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/curriculum/curriculum.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/globalizacion/globalizacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/globalizacion/globalizacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/globalizacion/globalizacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/globalizacion/globalizacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/curriculum/curriculum.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/bafux/bafux.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/concient/concient.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/reproduccion/reproduccion.shtml


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Carta estilo bloque y puntuacin completaGuatemala, 7 de mayo de 2007.Seora Directora,Colegio de Ciencias Comerciales5. Avenida 2-24 zona 1,

Apreciable Directora:

Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguidoCentro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante parael conocimiento y la globalizacin.Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto demanifiesto, para que las mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bienrecibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo,Lic. Fredy Cardona RecinosSupervisor DepartamentalCarta estilo colgante y puntuacin completa

Guatemala, 7 de febrero de 2007.Seora Directora,Colegio de Ciencias Comerciales5. Avenida 2-24 zona 1,

Apreciable Directora:Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguidoCentro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante parael conocimiento y la globalizacin.Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto demanifiesto, para que las mismas se adapten al currculo; toda ayuda ser bienrecibida por este despacho.

Agradeciendo su desinteresado apoyo,Lic. Fredy Cardona RecinosSupervisor Departamental. (5:14)Los instrumentos por medio de los cuales se puede dar respuesta a los oficios son:Una providencia administrativa Una providencia resolutivaUn informe Un informe formalUn informe mensual Una resolucin AdministrativaUna resolucin O un acta.ProvidenciaUna providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trmitepara resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existendos clases de providencia.Providencia resolutivaEn ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,


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EjemploMINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN DEPARTAMENTAL COORDINACINSECTOR NORTE---DINACIN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA,VEINTITRS DE MAYO DE DOS MIL OCHO.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCA PREZ, Director de la Escuela

Nacional Urbana Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla,Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para aporte de limpiezayseguridad,para el establecimiento en mencin para el ao dos mil nueve, por lacantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el establecimiento, ante lacomisin de finanzas de esta escuela, adjunto doce folios como constancia deingresosy gastos realizados durante el semestre de enero a junio dos mil siete.PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.

Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artculosNos. 12, 13, y 16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un montode Q.3.00 (tres quetzales exactos) destinada para la seguridad y limpieza delestablecimiento para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo el control de la

comisin de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea paracomunicarlo a los padres defamilia,previo al cierre del ciclo escolar dos mil ocho.Lic. Fredy Cardona RecinosCoordinador Sector Norte GuatemalaCc. ArchivoProvidencia administrativaEs la razn consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indicael trmite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento deuna disposicin legal.La providencia se escribe con los siguientes objetivos:

Solicitar antecedentes

Ratificar Escuchar a otra persona Solicitar pruebas Enviar a archivo.

Los elementos que conforman la providencia son: Nombre de la oficina Administrativa Fecha (escrita en letras), Asuntos objetivos Nmero de la providencia,
http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/fami/fami.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/fami/fami.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/fami/fami.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/fami/fami.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml


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Objetivo de la misma Firma del funcionario que la enva.

AplicacinSe utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una peticin recibida. Esnecesario que en la providencia se mencione de cuantas hojas tiles consta elexpediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con

maysculas. A continuacin se presenta un ejemplo de la providenciaadministrativa:MINISTERIO DE EDUCACINDIRECCIN DEPARTAMENTAL, GUATEMALACOORDINACIN TCNICO ADMINISTRATIVASECTOR NORTE----VISIN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DEDOS MIL OCHO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 aos de edad, guatemalteca,vecina del municipio de Chinautla, Profesora deenseanzaMedia y Catedrtica del

Instituto Rubn Daro del municipio de Chinautla, jornada matutina; solicitaautorizacin para creacin y funcionamiento de la academia de computo "Tecnologay diseo"en jornadas, matutina, vespertina y nocturna, con sede en la126 calle final Jocotales.PROVIDENCIA No. 128-2008 18-2401.

Atentamente pase el presente expediente a la seccin de control Acadmico de laUnidad de Desarrollo de la Direccin Departamental de Educacin delDepartamento de Guatemala, para que se sirva emitir el dictamen correspondiente,adjunto 25 folios.Lic. Fredy Cardona RecinosSupervisor EducativoCc. ArchivoInformeEs la comunicacin escrita que da a conocer el resultado de una revisin,investigacino estudio de un asunto. Este puede ser:

De estudio o de una consulta solicitada, Informe Memorando, Informe formulario, Carta Informe, o Informe formal.

Informe memorndum o memorandoLa palabra memorando o memorando, procede directamente del latnMemorndum, Que quiere decir cosa que debe tenerse en lamemoria.La significacin que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con lascosas que se debe recordar, es la de libreto o agenda donde se apuntan las cosasque uno tiene que acordarse.Sus caractersticas son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita enmaysculas, la palabra "Memorndum, o memorando" y a la izquierda se anota conla palabra "para", (debiendo anotar ac el destinatario. Continuando debajo de estacon la palabra "de" (el nombre del funcionario u oficina de donde emana elMemorndum), seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma breveel motivo del mismo) y "fecha", (en la cual se escribe dicho Memorndum).
http://www.monografias.com/trabajos15/metodos-ensenanza/metodos-ensenanza.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/metodos-ensenanza/metodos-ensenanza.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/metodos-ensenanza/metodos-ensenanza.shtmlhttp://www.monografias.com/Tecnologia/index.shtmlhttp://www.monografias.com/Tecnologia/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/memor/memor.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/memor/memor.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/memor/memor.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/memor/memor.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/Tecnologia/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/metodos-ensenanza/metodos-ensenanza.shtml


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Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternosa jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el nmerocorrespondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superiorderecha.Su redaccin se caracteriza, adems de ser breve, por estar desprovista de frasesde cortesa o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. nicamente se

anotan las iniciales de quien lo enva, manuscritas, ya sea despus de su nombre,en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntosgeneralmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestacin.Es un documento que representa una ciertaeconomade papel y tiempo, dadas lasdimensiones de 21 a 22 centmetros de base por 14 a 15 centmetros de altura,algo as como la mitad de una hoja de papel tamao carta, por lo que se ledenomina tambin "media carta".EjemploMemorandumNo. TESO 120-2008PARA: Personal del Departamento de Tesorera.

DE: Fredy Cardona RecinosTesoreroASUNTO: Periodo autorizado para almuerzo.FECHA: Guatemala, 3 de septiembre de 2008.Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de la presente fecha,todo el personal deber observar que el periodo de almuerzo autorizado en laUniversidad de San Carlos de Guatemala es de 45 minutos, segn lo establece elEstatuto de relaciones Laborales entre la Universidad y sus trabajadores. Por loque esta jefatura aplicar las sanciones que correspondan para tal efecto.Cc. ArchivoCorrelativoInforme formularioSe utiliza cuando debe darse la misma informacin, cada cierto tiempo.EjemploInforme mensual de actividades realizadasMes: mayo ao: 2008 Fecha del informe: mayo 8/2008Nombre: Juan Prez Galicia.Proyecto:presupuesto 2009Cargo: Tesorero sede: Facultad de Ciencias EconmicasDepartamento: Guatemala Regin: Central/(F)________________________ Vo. Bo.______________________________Informante Lic. Juan Prez GaliciaCarta informeSe utiliza cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.Informe formalSe utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a laconsideracin de superiores, ejemplo:Informe formal

A: JUNTA DIRECTIVAFACULTAD DE HUMANIDADESUNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALADE: Romeo Armando Gonzlez Recinos
http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml


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TESOREROFECHA: 7 de mayo de 2008PROYECTO: PRESUPUESTO 2009

ACTIVIDAD: La elaboracin del proyecto de presupuesto para el ao 2009,contempla recabar la informacin necesaria de las diferentes escuelas ydepartamentos, los cuales a la fecha se han completado en un 75 por ciento del

total de informacin y el tiempo consumido para la presentacin es de un 25 porciento del total disponible, lo cual significa que se realizara en forma oportuna.ESTADO DEL PROYECTO: En la situacin actual el proyecto va en un avance del40 por ciento, por lo tanto de acuerdo al tiempo disponible el mismo se estarentregando en la semana comprendida entre el 21 y 25 de mayo como estaprevisto. Para la presentacin se revisara y analizara en forma conjunta con cadadireccin y departamento para que todas las unidades estn conformes con elcontenido del mismo.

ACCIONES: Para alcanzar los objetivos de presentacin, se prev revisar cadacambioen el proyecto conjuntamente con las autoridades para evitar confusiones ymalos entendidos por lo que la semana anterior a la presentacin se le

proporcionara una copia del mismo para suanlisisy aprobacin final.PRXIMO INFORME DELOGRO A SER ENTREGADO: 18 de octubre. 2008.ActaResea histrica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideranimportantes, para que formen parte de la memoriade una institucin. A esa accinse le nombra como redactar o hacer el acta.Partes de un Acta

A) Introduccin B) Clusula o cuerpo del acta y C) Cierre o finalizacin

La introduccinconsta de: nmero de acta, nombre de la ciudad, da, mes, ao yhora, lugar asede de la reunin o sesin, ttulo, nombre y puesto de las personasque participan, motivo de la reunin. La introduccin puede principiar con o sinsangra.Acta No. 12 2002.En la ciudad de Guatemala, el once de junio de dos mil dos a las ocho horas contreinta minutos se reunieron en la Direccin del Instituto Oficial de MercadotecniayPublicidad IOMP Zona 1 de esta ciudad el Infrascrito Supervisor Educativo,Licenciado Dennos Julio Garca Ibarguren, el Licenciado Julio Jarqun Daz y laProfesora de Enseanza Media Libia Glvez Mndez secretaria de la Direccin; yla Seorita Lissette Barrios Molina, para tomar posicin del cargo de Catedrtica deIngles en 4to Bachillerato del instituto Oficial de mercadotcnica y Publicidad.Las clusulasDeben de ir enumeradas con letras y en maysculas. Es preferible enumerarlashacia el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad. La redaccin de lasclusulas del acta se escribe as.PRIMERO: El seor Director del Instituto procedi a dar la bienvenida a la seoritaBarrios Molina. SEGUNDO: El seor Supervisor Educativo dio lectura al Acuerdode Nombramiento que especifica nombrar a la seorita Lisset Barrios Molina comocatedrtica del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad, a partir de agosto dedos mil dos, con treinta perodos a la semana, con un emolumento de 03,200.00
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sueldo base en clase "A", segn partida presupuestaria No.0200737251.TERCERO: seguidamente el Licenciado Julio Jarqun Daz, DirectorOficial de Mercadotecnia y publicidad dio lectura a las atribuciones inherentes almencionado cago de catedrtica .CUARTO: la seorita Lissete Barrios Molinaagradeci la confianza depositada en su personay prometi cumplir con todas susobligacionescomo catedrtica del Instituto Oficial de Mercadotecnia y Publicidad.

CierreEl cierre del acta deber escribirse as:Se da por terminada la presente sesin, en el mismo lugar y fecha arribamencionados, a las nueve horas con diez minutos. Leda y ratificada, damos fe losque intervenimos.Despus del cierre, se escriben los nombres de las personas que intervinieron paraque cada quien sepa en dnde debe de colocarse su firma.Si una persona o varias no estn de acuerdo con algunas clusulas o con todas,puede negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas se venforzadas a firmar, aun cuando estn de acuerdo. Para no adquirirresponsabilidades, la persona que no est de acuerdo con el acta o con alguna

clusula puede levantar a otro s.OtrosViene del latn alterum otro; sic, que significa adems de esto. El otros se escribeunido con inicial mayscula. Se coloca ante las firmas; de lo contrario, la personalo escribe y seguidamente coloca su firma. Ejemplo:Otros. Hago constar que firmo la presente acta, pero no estoy de acuerdo con todolo que en ella se dice.Firma ________________________El otros puede usarse tambin cuando se ha omitido involuntariamente unaclusula y la persona no seda cuenta se da cuenta hasta que los que intervinieronya han puesto su firma. En conclusin, el otro si se usa para agregar algo que noest escrito dentro del cuerpo del acta.Testado y entrelineadosLas actas se hacen enlibrosen o en hojas numeradas, las cuales son autorizadaspor la contralora de cuentas de la Nacin, en estos libros u hojas no se puedenhacer borrones cuando se cometen equivocaciones. . Qu se hace cuando lapersona encargada de elaborar las actas se equivoca u omite alguna palabra,incluso prrafos o lneas?Lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error, luego entrelinear lao la s palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea vlido, setiene que testar al final del acta, despus del cierre y antes de las firmas.

Algunas veces cuando el acta ya est elaborada y las personas han firmado,alguien se percata de un error. En estos casos, se puede entrelinear y testardespus de las firmas; pero para que tenga la validez que se requiere, se hacenecesario solicitar otra firma de las personas que intervinieron en el acta. Si pordescuido se ha omitido una clusula compleja; est puede describirse despus delcierre y se hace uso del otros.Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones; est puede anularsepor medio de otra acta. Luego elaborar la que anulo, pero ya sin errores. Nuncadeber hacerse borrones con borradores corrientes ni con correctores especiales.En las transcripciones o certificaciones de actas, los entrelineados y testados ya nodeben de aparecer. Por lo tanto, la trascripcin de la misma se hace sin errores; sin
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embargo, el otro si debe de escribirse, asimismo el nombre de las personas quefirmaron el acta.Requisitos para elaborar un actaDebe de enumerarse y escribirse en espaol, con letra legible, scrip o de molde.Todos los nmeros deben de ir en letras. En caso de discrepancia, se tomar loescrito en letras su redaccin debe de ser clara, concisa y precisa. Por lo tanto,

debe hacerse uso correcto de las reglas gramaticales.Las clusulas o puntos tratados deben de hacerse al margen izquierdo, con letrasmaysculas de preferencia para realzarlo. Los entrelineados deben salvarse ytestarlos despus del cierre del acta.Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolucin odisposicin; es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo eldocumento; esto entre comillas.Las resoluciones que se tomen en una sesin, debern de ensearse y sealarse eindicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o s hubo alguno que noaprob la mocin o la resolucin.La persona que participe como representante de otra, deber una carta o poder

legal que lo acredite para ello. Los libros de acta deben estar autorizados por lacontralora de cuentas de la nacin y estos deben estar foliados o numeradoscorrelativamente.Los nombres de los participantes en una sesin, deben de escribirse despus delcierre del acta, para identificar cada una de las firmas, ya que muchas de estas sonilegibles. Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitirinterrelaciones.Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que contieneladescripcinde actos o hechos, que ocurren en un momento determinado.Elementos que conforman el acta:

Lugar, fecha y hora, Identificacin de participacin, Cuerpo del acta o clusulas o puntos tratados, Cierre, y Firma de los participantes.

EjemploActa No. 22-2006.En la Ciudad de Guastatoya, Departamento de El Progreso, el da 21 de agosto dedos mil seis, a las quince horas en punto, reunidos en la sede de la DireccinDepartamental de Educacin, ubicada en el Barrio El Golfo de esta cabeceradepartamental, el infrascrito Director Departamental de Educacin Lic. FredyCardona Recinos, el Capacitador Tcnico Administrativo Lic. Nelson Marroqun y laPEM. Ana Maria Morales Prado, con el objeto de renovar el quinquenio escolar2006-2010 de funcionamiento del Instituto PorCooperativa,Carlos Prado de SantaRita, Guastatoya.PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolucin de Educacin Departamental No. Doce(12) de fecha veintiuno (21) de septiembre del ao dos mil, donde se autoriza alinstituto por Cooperativa Carlos Prado, para impartir la carrera de Bachillerato en elnivel medio educativo, bajo la direccin tcnica de la PEM. Ana Maria MoralesPrado.SEGUNDO: La Direccin del Instituto por Cooperativa presento a los LicenciadosOrellana y Marroqun , Director Departamental y Capacitador Tcnico
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Administrativo, el expediente de renovacin quinquenal de funcionamiento, para suestudio y aprobacin correspondiente, comprobndose que cumple con losrequisitos que para el efecto establecen los artculos 23 y 24 del decreto legislativo12-91 y el articulo 78 del acuerdo gubernativo M. de E. 13-78 Reglamento de la Leyde Educacin Nacional; El virtud de lo anterior estas Autoridades Ministeriales, danvalidez a todas las acciones educativas que realice el Instituto por Cooperativa

Carlos Prado, durante el quinquenio 2006-2010, se ordena a la Directora delestablecimiento, transcribir la presente, en original y cinco copias y proceder aenviarlas a estas oficinas. Sin ms que hacer constar, se da por terminada alpresente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las diecisis horas en punto.Leda y ratificada, firmamos los que intervenimos.ConocimientoEs un documento que contiene la manifestacin escrita de haber recibido oentregado alguna cosa.Elementos que conforman el conocimiento:

Lugar y fecha, Nombre de quien recibe,

Descripcin de lo recibido y Nombre y firma del receptor.Aplicacin del conocimientoSe utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, conla finalidad de no olvidarlos u omitirlos.EjemploC o n o c i m i e n t oCONOCIMIENTO No. 01-2008Con fecha, trece de septiembre del ao dos mil ocho, se hace entrega alLicenciado Julio Esteban Quinez, Jefe del Departamento de Procesamiento deDatos, el equipo de cmputo con ficha de ingreso No. 15-2008, que se detalla acontinuacin:

10MonitoresmarcaDELL, serie 1545685MSL 10 Teclados marca DELL, serie 1545685MSL 10CPUmarca DELL, serie 1545685MSL

10Mousemarca DELL, serie 1545685MSL 05Impresorasde tinta marca EPSON

____________________________ __________________________Lic. Julio Esteban Quinez Lic. Fredy Cardona RecinosPersona que Recibe Persona que Entregac.c. archivoLa circularEs el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instruccionesreglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia enva laautoridad a sus subordinados.Elementos que conforman la circular

Numero de orden, Fecha, Destinatarios, Asunto o contenido y Firma.
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conceptos básicos y principales de registros y controles

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