Conceptos básicos de la entrevista

Edgardo Castro Rivera, CFEAyudante Ejecutivo

Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno

6 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2Contraloría a sus órdenes...

Objetivo

Proveer información general a los participantes sobre el proceso de

entrevistas para obtener información durante las auditorías.

3Contraloría a sus órdenes...

• 6TA NORMA DE TRABAJO DE CAMPO

–Obtener evidencia suficiente, competente y relevante

–Conservar el registro de la labor efectuada, con determinadas características

• Evidencia testimonial – entrevistas y testimonios. Merecen más crédito los testimonios que se obtienen libremente, sin intimidación

NORMAS

4Contraloría a sus órdenes...

7MA NORMA DE TRABAJO DE CAMPO

–El trabajo debe conservarse y documentarse

en hojas de trabajo

• Deben tener información suficiente que permita

su entendimiento y comprensión por otro

auditor

• Deben contener determinadas características

Cont. NORMAS

5Contraloría a sus órdenes...

¿QUE ES UNA ENTREVISTA?

Es una conversación entre dos o más personas con el próposito de obtener información.

Una sesión de preguntas y contestaciones estructuradas.

6Contraloría a sus órdenes...

PROPÓSITOS

Obtener información mediante la contestación a las preguntas:

Qué Quién Cómo Cuándo Dónde Porqué

Cuánto

Lograr un propósito específico de acuerdo a la etapa en que se encuentra la auditoría.

7Contraloría a sus órdenes...

Obtener datos para el desarrollo de la auditoría o investigación.

Recopilar información sobre un posible esquema.

Obtener información que establezca o refute los elementos esenciales de un delito o violación a normas y reglamentos.

Cont. Propósitos

Las entrevistas requieren la planificación de las preguntas, a quién entrevistar, el momento adecuado, el lugar, la documentación, para obtener la información que se necesita.

9Contraloría a sus órdenes...

Apertura

Cuerpo o Interrogatorio

Cierre

PARTES DE LA ENTREVISTA

10Contraloría a sus órdenes...

Se presentará de una manera cortés y profesional.

Informará al entrevistado el propósito de la entrevista.

Solicitará al entrevistado que se identifique.

Cont. Partes de la Entrevista

En la apertura el entrevistador:

11Contraloría a sus órdenes...

El entrevistador

Dirigirá sus preguntas de conformidad con el propósito de la entrevista y su teoría del caso.

Estará atento a lo que el testigo dice, como a lo que no dice, y a su reacción corporal.

Se relaciona con documentos, el entrevistador solicitará al entrevistado que los examine, identifique y declare sobre su autenticidad.

Cont. Partes de la Entrevista

Cuerpo de la entrevista:

12Contraloría a sus órdenes...

TIPOS DE PREGUNTAS

Cerradas

Se contestan con Sí o No

Se utiliza para obtener información

específica

Abiertas

Hay que explicar para contestar la pregunta.

Se usa para obtener mayor cantidad de

información

13Contraloría a sus órdenes...

El entrevistador debe resumir para el entrevistado los puntos claves. Para ello puede hacer las siguientes tres preguntas abiertas:

Cont. Partes de la Entrevista

¿Hay algo más que quizás se nos olvidó preguntarle?

¿Qué otras personas pueden tener conocimiento sobre este asunto?

¿Hay algo más que usted quiera añadir?

Cierre:

14Contraloría a sus órdenes...

El entrevistador solicitará al entrevistado que mantenga en la confidencialidad de los asuntos tratados.

El entrevistador agradecerá al entrevistado su colaboración.

Cont. Partes de la EntrevistaCont. cierre

15Contraloría a sus órdenes...

Preparación para la entrevista

• Estudiar la reglamentación y documentación.

• Preparar una guía de preguntas. Debe ir dirigida a contestar las siete preguntas: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Cuánto y Porqué.

• Ser cortés, respetuoso y neutral, pero firme con el entrevistado para dirigirlo a contestar lo que se le ha preguntado.

• Ser un buen oyente y observador.

16Contraloría a sus órdenes...

Cont. Preparación

• Recordar que cada persona es diferente, vaya preparado para cualquier imprevisto.

• Realizar la entrevista en un lugar apropiado y crear un ambiente positivo.

• Preparar y documentar la minuta de la entrevista.

• Validar la información obtenida.

• Concluir sobre la entrevista y evaluar los resultados.

17Contraloría a sus órdenes...

Redacción de la Entrevista

Información sobre:• Fecha• Lugar• Hora• Entrevistado

(nombre completo – dos apellidos)• Entrevistador• Asunto• Detalles de la información obtenida• Otros

Formato

18Contraloría a sus órdenes...

Las entrevistas por sí solas, generalmente, no son suficientes para sustentar una conclusión.

•Documentos

•Hojas de trabajo

•Análisis de datos

19Contraloría a sus órdenes...

Preguntas

20Contraloría a sus órdenes...

Información adicional

División de Auditorías de:

• Municipios: (787) 200 -7252, ext 561

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