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COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN

Sección Administrativa

INFORME DE LA EJECUCIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

DEL AÑO 2016

El presente informe corresponde a la Evaluación de la ejecución del plan compras 2016, su eficacia y su alineamiento con el plan estratégico, con el propósito verificar el cumplimiento y éxito de este en términos de su contribución al logro de la estrategia organizacional, atendiendo lo establecido en el Índice de Gestión Institucional, en lo que respecta a:

4.12 ¿La institución realiza, al final del período correspondiente, una evaluación de la ejecución del plan o programa de adquisiciones, su eficacia y su alineamiento con el plan estratégico?

4.13 ¿Se prepara un plan de mejoras para el proceso de adquisiciones con base en los resultados de la evaluación de la ejecución del plan o programa de adquisiciones?

La eficacia del Plan de Compras 2016, fue elaborada por la Sección Administrativa y la verificación del alineamiento con el plan estratégico fue realizada por la Jefatura del Departamento de Planificación. De acuerdo con ambos resultados se presentan recomendaciones que buscan atender las oportunidades de mejora detectadas. Datos relacionados con los montos gastados en las subpartidas presupuestarias son informados en el Informe de la Liquidación Presupuestaria 2016.

Evaluación y eficacia del plan de compras 2016

A continuación se presenta el resultado sobre el cumplimiento (efectividad) del Plan de Compras 2016, donde se consideran tanto las actividades programadas en el Presupuesto Ordinario, como también las modificaciones realizadas durante el mismo ejercicio. Los procedimientos de Escasa Cuantía son dictaminados en la Sección Administrativa por la Unidad de Contratación Administrativa y fueron aprobados por las jefaturas de la Sección Administrativa y la del Departamento Financiero, mientras que las licitaciones las aprobó el Consejo Directivo. El Plan Anual de Adquisiciones de bienes y servicios 2017 está en trámite de publicación en diario oficial La Gaceta.

La agenda institucional consolidó la recepción de solicitudes de compra y decisiones iniciales en fecha mensual definida (primer viernes de cada mes) y conocida por la Institución.

El cuadro “Ejecución del Plan de Compras al 31 de diciembre de 2016” publicado en la web de CONAPE, demuestra que se realizaron procedimientos de compra para 230 actividades, mientras que quedaron otras 61 que por diversos motivos no se recibieron solicitudes para tramitar las compras.

A partir del mes de febrero de 2016, con la resolución R-DC-014-2016, emitida por la Contraloría General de la República se incluye a CONAPE en el estrato E, teniendo los siguientes límites económicos aplicables para la compra de bienes y servicios:

A fin de brindar apoyo a los diferentes objetivos institucionales, la Sección Administrativa atendió la totalidad de solicitudes de compra presentadas durante el período 2016, con un total de 306 compras directas, 10 licitaciones abreviadas y 2 licitaciones públicas, todas compras ordinarias, no se generó proceso alguno relacionado con obra pública. Respecto al período anterior, se aumentó en un 8% los procedimientos de contratación realizados.

1. Procedimientos de compras de Escasa Cuantía realizados

Las compras ejecutadas responden a procesos de mantenimiento de edificios, mantenimiento de equipos, desarrollo de sistemas informáticos, suministros de oficina, textiles, mobiliario de oficina, entre otros.

De la totalidad de procedimientos generados en el año 2016, por de escasa cuantía o de excepción se tramitaron un total de 290 compras, las cuales fueron debidamente adjudicadas. Además se generaron 2 procedimientos de compra desiertos, 7 compras resultaron infructuosas y 4 procesos se anularon. En el grafico siguiente se muestra la relación porcentual de esta condición.

Según la dependencia solicitante, se presenta la siguiente tabla con la cantidad de procedimientos ejecutados en la Institución y su valor porcentual.

Dependencia solicitante

Cantidad trámites solicitados

Participación porcentual

Administrativo

114

37%

Auditoría

5

2%

Cobro

22

7%

Contabilidad

2

1%

Contraloría de Servicios

1

0%

Control Interno

1

0%

Crédito

3

1%

Desembolsos

11

4%

Gestión

3

1%

Gestión Ambiental

2

1%

Informática

28

9%

Mercadeo

53

17%

Planificación

1

0%

Recursos Humanos

37

12%

Salud Ocupacional

7

3%

Secretaría Ejecutiva

6

2%

Tesorería

10

3%

Total general

306

100%

De las 17 dependencias solicitantes de compras en el 2016, son cinco unidades las que demandaron mayor cantidad de compra de bienes y servicios, a saber, Sección Administrativa (37%), Mercadeo (17%), Sección de Recursos Humanos (12%) y Sección de Informática 9% y Sección de Cobro con un 7%. Sumados los procedimientos de estas cinco dependencias se obtiene un total de 254 (83%) de las compras tramitadas.

De acuerdo a las metas establecidas para la Sección Administrativa, en cuanto a gestión de compras por escasa cuantía, se registra trimestralmente el indicador de tiempo de ejecución de un trámite de compra de bienes y servicios, cuyo plazo debe ser igual o inferior a 20 días hábiles. Para el año 2016, se contabilizaron un total de 293 concursos, de los cuales el 95.56% fueron ejecutadas dentro del plazo previsto la meta establecida. Este indicador mejoró el 94% obtenido en el período 2015.

Entre los procesos concursales realizados se pueden mencionar a manera de ejemplo:

Número de licitación

Detalle del bien o servicio requerido

Estado de la Contratación

Alineamiento con el plan estratégico

2016CD-000010-01

Arrendamiento de una Solución Integral para la Automatización del Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN) de CONAPE, basado en el Estándar ISO 22301:2012

Adjudicada a Price Waterhouse Coopers Consultores por 12 meses a un costo de ¢11.400.000.00

OE-06 Consolidar la gestión integral del riesgo acorde con la normativa y mejores prácticas para garantizar la continuidad del negocio

2016CD-000041-01

Arco Detector de Metales

Se adjudicó a Sistemas De Protección Incorporados S.A., a un costo de ₡2.561.119.65

OE-06 Consolidar la gestión integral del riesgo acorde con la normativa y mejores prácticas para garantizar la continuidad del negocio

2016CD-000050-01

Estudio de Percepción de Imagen para CONAPE

Adjudicado a Demoscopia S.A. por un monto de ₡6.985.000.00

OE04 - Garantizar el enfoque social de la institución y el reconocimiento de su participación activa en la educación superior y técnica

OE05 - Ser la mejor opción de crédito educativo que acompaña al estudiante y su familia en apoyo económico que facilita su acceso a la educación superior y técnica

2016CD-000059-01

Aires acondicionados tipo mini split

Adjudicado a Refrigeración Industrial Beirute S.A., 6 unidades en ₡5.426.000.00

OE01 - Desarrollar una institución dinámica capaz de atender necesidades de clientes internos y externos acorde con los fines de su creación

2016CD-000071-01

Alarma Contra Robo

Se adjudicó a Servicios de Protección Americanos APS S.A., por un monto de ₡444.043.21


OE06 - Consolidar la gestión integral del riesgo acorde con la normativa y mejores prácticas para garantizar la continuidad del negocio

2016CD-000079-01

Sistema Informático para el Control y Evaluación de Servicios de Notariado (CODENO)

Se contrató el desarrollo de sistema a Jorge Hernández Rojas en ₡9.250.000.00


2016CD-000090-01

Adquisición de Equipo de Cómputo

Adjudicado a PC Notebook de Costa Rica S.A. en ₡3.055.688.02


2016CD-000100-01

Evaluación de Seguridad Humana y Riesgo de Incendio y Simulacro

Adjudicado al Benemérito Cuerpo de Bomberos de Costa Rica por ₡870.000.00


2016CD-000108-01

Inspección, Mantenimiento y Recertificación del Sistema Anticaidas

Se adjudicó a Soluciones Floruma LTDA, en ₡1.139.100.00


2016CD-000111-01

Servicio anual de Administración, monitoreo del rendimiento de dispositivos de seguridad (firewall), telecomunicaciones (switches y routers), enlaces de internet, enlaces dedicados externos, VPN y correo electrónico y DNS. Soporte en configuración, segmentación y monitoreo de seguridad de la red de datos, voz y video

Adjudicado a Control Electrónico S.A. por un costo mensual de ₡825.000.00


2016CD-000128-01

Auditoría Interna de estados financieros 2015

Se adjudicó a Despacho Lara Eduarte S.A., por ₡7.000.000.00

OE03 - Garantizar el equilibrio financiero para lograr la

sostenibilidad y el cumplimiento de los compromisos institucionales

2016CD-000134-01

Rectificación de medidas y área de finca ubicada en Limón plano L599093-99 e inscripción en Registro Nacional

Se adjudicó a Anny Mejías Padilla, por ₡500.000.00


2016CD-000169-01

Licencia Adobe Acrobat Pro DC Perpetual 2015, 5 licencias

Adjudicado a Interhand Servicios Profesionales por ₡1,177.313.75


2016CD-000173-01

Radios intercomunicadores para brigadistas compatible con Motorola DTR 620, siete unidades

Se adjudicó a Holst Van Patten por ₡696.785.41


2016CD-000181-01

Estación de reciclaje cuatro unidades

Adjudicado a Productos Técnicos para Centroamérica y el Caribe PRODUCOL en ₡925.696.00


2016CD-000196-01

Adquisición e implementación de un sistema para la Contraloría de Servicios de CONAPE que permita el control y seguimiento de quejas e inconformidades de los usuarios respecto al servicio que brinda la Institución.

Adjudicado a Aktek en ₡10.800.000.00


2016CD-000200-01

Inventario de activos (toma física) de la Institución

Adjudicado a Consorcio Desarrollo De Contabilidades Y Consultorías DCC Ltda, Carlos Castro Umaña y Germán Izaba Mena por ₡6.096.000.00


2016CD-000201-01

Diagnóstico de cima organizacional utilizando una encuesta electrónica que permita medición, evaluación y análisis de clima laboral.

Adjudicado a Tims Assessment Group Latin America por ₡860,552.00

OE02 - Desarrollar el talento humano con identidad CONAPE, para lograr la estrategia de la institución

2016CD-000241-01

Solución para gestión de activos fijos con códigos de barra tecnología RFID, incluye licencia handheld, licencia software, mantenimiento y asesoría por un año, implementación, instalación de sistema y capacitación

Adjudicado a por Consorcio Grupo Paxe Grupo CMA / Grupo Computación Modular Avanzada S.A. por ₡21.034.072.07


2016CD-000247-01

Campaña publicitaria y de comunicación integral y planificada para el año 2017, incluye todo esfuerzo directo e indirecto relacionado con publicidad, promoción y ventas, mercadeo directo, mercadeo digital, comunicación interna, redes sociales, publicidad en Internet y cualquier otra, así como acompañamiento en la campaña durante el año 2017.

Se adjudicó a HWP por ₡1.325.000.00



2016CD-000254-01

348 Horas por demanda para servicio de Migración de los desarrollos existentes en la versión STX 3.0 actual a la versión STX 5.0, de aplicaciones de conectividades bancarias y cajas.

Adjudicada a Logística Transaccional del Istmo por ¢8.352.000.00


2016CD-000268-01

Vehículo tipo rural 4x2

Se adjudicó a Vehículos Internacionales por ₡17,712,690.00


2016CD-0000284-01

Licencias Tableau desktop profesional, a perpetuidad, incluye 12 meses de soporte y actualización de versiones, 2 licencias

Adjudicada a Itecsa Software en ¢2.000.000.00


El detalle con todos los procedimientos realizados en el 2016 puede ser visualizado en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de la Contraloría General de la República.

2. Licitaciones Abreviadas

Se desarrollaron 10 licitaciones abreviadas que se citan a continuación:

Número de licitación

Detalle del bien o servicio requerido

Estado de la Contratación

Alineamiento con el plan estratégico

2016LA-000001-01

Material promocional por demanda, tipo bolsas de tela, bolsas de papel, lapiceros ecológicos, libretas, llaveros.

Se adjudicó a la Tienda Publicitaria por un plazo de 12 meses, con posibilidad de prorrogar por 3 años.



2016LA-000002-01

Migración, Soporte, Hospedaje y Mantenimiento Del Sitio Web

Se adjudicó a Intergraphic Design por un plazo de 12 meses, con posibilidad de prorrogar por 3 años.


2016LA-000003-01

Servicios de Apoyo por Demanda para Departamentos de CONAPE

Se adjudicó a Asesores en Recursos Humanos y Talento Empresarial por un año, a un costo mensual definido por persona de acuerdo al perfil requerido.


2016LA-000004-01

Servicios de Desarrollo en Mejoras al Código Fuente y Mantenimiento Preventivo y Correctivo al Sistema Financiero

(Nexsys - Mba Case)

Se adjudicó a Carlos Mora Solano, costo por hora de ¢23.000.00. Un total de 2355 horas a consumo según demanda.


2016LA-000005-01

Diseño y Producción de Impresos por Demanda

Adjudicado a Ofiprinte Comercial MB y Maquilado y Servicios Gráficos AC y Dimpre, por ítems, para entrega por demanda de material impreso requerido en la Institución como volantes, formularios, brochures, carpetas.


2016LA-000006-01

Diseño y Elaboración de Modelo de Competencias para CONAPE

Se recibió una única oferta de Price Waterhouse Coopers Consultores, pero la oferta no reunía requerimientos de la contratación, razón por la cual se recomienda por la Unidad Solicitante declarar proceso infructuoso.

Resolución final INFRUCTUOSO.


2016LA-000007-01

Servicios de médico de empresa

Se adjudicó a Servicios Hospitalarios Latinoamericanos Integrados por 12 meses, con posibilidad de prorrogar por 3 años. Costo mensual de ₡742.463.21


2016LA-000008-01

Elevador

Se adjudicó a Elevadores Centroamericanos Int S.A. por un monto de ₡24.350.000.00.


2016LA-000009-01

Diseño y Elaboración de Modelo de Competencias para CONAPE

Por recomendación de la unidad solicitante, se declaró DESIERTO, recibiendo oferta de Tatum Global Consulting Centro América S.A debido a que los entregables iniciarían hasta el año 2017 y no se contaba con recursos para comprometer obligaciones completas para el año 2017.


2016LA-000010-01

Custodia, Archivo y Foliación de Documentos

Se encuentra en trámite. Se cuenta con recomendación de la unidad solicitante para el acto final y debe ser el Consejo Directivo de CONAPE quién emita aprobación del acto final. Se estima resolución para el mes de enero de 2017.


3. Licitación Pública

Se generó la Licitación Pública 2016LN-000001-01, denominada Adquisición e Implementación de Herramientas Administrador de Procesos de Negocio (BPMS) y Gestor de Contenido (ECM), Modalidad Llave en Mano, cuyo principal objetivo responde a la optimización de procesos internos y la gestión documental de CONAPE sistematizando aspectos de seguimiento y control para la mejora continua, considerando la continuidad operativa de la Institución sustentada en la Continuidad de Negocio.

La apertura se ejecutó el 4 de noviembre de 2016, a las 10:00 horas, recibiendo una única oferta conformada por el Consorcio Control Electrónico S.A. – Soaint Costa Rica Ltda – Software Associates International, SOA INT CA.

Al mes de diciembre de 2016, aún se encuentra en estudio la oferta por parte de la unidad técnica y solicitante de los bienes y servicios requeridos en esta contratación. Se estima que para el mes de febrero se contará con el acto final para la licitación que será publicada en diario oficial La Gaceta.

La Licitación Pública 2016LN-000002-01 corresponde a la Venta de un bien inmueble ubicado en la provincia de Limón. Se invitó mediante diario oficial La Gaceta con apertura el 9 de diciembre de 2016, sin recibir ofertas por lo que será dictaminada por el Consejo Directivo como Infructuosa en el mes de enero 2017. Seguidamente se iniciará un nuevo procedimiento concursal para la venta de ese inmueble.

4. Mejoras desarrolladas en el proceso de compras de bienes y servicios en el año 2016

a) El Plan de Mejora enunciado en el informe del 2015 estableció 14 puntos para mejorar los procedimientos de compra institucionales que se realizarían en el 2016, los cuales fueron atendidos y cumplidos según lo establecido. Respecto al punto 13 y la valoración para incorporar a la institución al Sistema de Compras Públicas (SICOP), se coordinó con la Sección de Informática y se determinó que técnicamente es viable, por lo que en el 2017 se analizará este tema para tratar de que CONAPE pueda participar en el mismo a fin de brindar mayor transparencia, publicidad y control a los procedimientos de compra.

b) Se incluyó en la Agenda Institucional las fechas para recepción de solicitudes de compra y decisiones iniciales para el año 2016. El proceso de compras se realizó en forma ordenada, agrupando solicitudes de compra de determinados objetos contractuales, generando

c) Mensualmente se registró en el sitio Web el avance en la ejecución de compras por mes.

d) Se cuenta con expedientes digitalizados de los procedimientos de compra del año 2016, los cuales están disponibles en la carpeta de uso compartido en la Institución y también pueden ser facilitados a los interesados en caso de que soliciten la revisión del expediente.

e) En el alcance 268 del Diario oficial La Gaceta del 24 de noviembre de 2016 se publicó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa, que actualiza la normativa interna en la materia, mejorando la distribución de responsabilidades en el proceso, ampliando el concepto y actividades del Administrador del Contrato.

f) Se modificaron formularios y otros documentos de uso en contratación administrativa para orientar a los Administradores del Contrato en su papel de ejecución contractual, Metodología sobre razonabilidad del precio, condiciones para tramitar compras, y confección de nuevos formularios orientadores en todo el proceso de compra para los participantes de cada compra.

5. Plan de Mejoras para el año 2017

1. Dar continuidad a las mejoras establecidas en períodos anteriores para obtener procedimientos de contratación eficientes, tales como la planificación de las compras. Responsable, Unidades Solicitantes, 2017

2. Publicar en la web información relacionada con la invitación, adjudicación y modificaciones de las licitaciones abreviadas y públicas. Responsable, Sección Administrativa, 2017

3. Con la aprobación del nuevo Reglamento Interno de Contratación Administrativa, se capacitará al personal de la Institución. De forma ampliada se capacitará también a los Administradores de Contrato en la gestión de compras institucionales en el año 2017 y los cambios en el proceso de compras que regirán a nivel interno a partir del año 2017. Responsable, Sección Administrativa, Marzo 2017

4. Establecer un instrumento institucional para asegurar la razonabilidad del precio en las contrataciones que defina la institución. Responsable, Sección Administrativa, Marzo 2017

5. Establecer formularios nuevos que permitan un mejor desarrollo de la actividad de compras institucionales, orientando a los solicitantes y Administradores de Contrato en su gestión durante todo el proceso de la misma. Responsable, Sección Administrativa, Enero 2017

6. Continuar realizando un informe general de ejecución mensual de compras para dar seguimiento y control al Programa Anual de Adquisiciones, mismo que será publicado en el sitio Web. Responsable, Sección Administrativa, Bimensual a partir de 2017

7. Desarrollar mejoras en el sistema informático de apoyo financiero para las compras institucionales, que permitirá mejorar el control y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones del 2017 y los siguientes períodos. Responsable, Sección Administrativa y Sección Informática, Marzo 2017

8. Analizar la inclusión de la Institución en el Sistema de Compras Públicas (SICOP) para brindar mayor transparencia a los participantes, controles y obtener economías al contar con mayor cantidad de proveedores participantes. Responsable, Sección Administrativa y Sección Informática, Marzo 2017

9. Divulgar el Programa Anual de Adquisiciones 2018 dentro de la Institución y además y publicarlo en la web. Responsable, Sección Administrativa, Diciembre 2017.

10. Evaluar el cumplimiento del Plan de Mejoras para el año 2017, al finalizar el ejercicio, indicando si se cumplió con cada una de las acciones establecidas. Responsable, Sección Administrativa, Enero 2018

En cumplimiento con el inciso 4.14 del Índice de Gestión Institucional, se procede con la publicación en la página WEB de la institución como práctica para fortalecer la transparencia institucional frente a la ciudadanía en general.

Compra directa, menor a ¢19.700.000.00

Licitación Abreviada, igual a ¢19.700.000.00 y menor a ¢197.000.000.00

Licitación Pública, igual o mayor a ¢197.000.000.00

Total

adjudicado anuladodesiertoinfructuoso293427

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