La comunicación como aliada estratégica del proyecto

La comunicación como apoyo en la planeación de proyecto

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos o Guía del PMBOK define que la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales.

Fuente: Guía del PMBOK

• Identificar a los interesados: Personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentar información relevante relativa a sus intereses.

• Planificar las Comunicaciones: necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

• Distribuir la información: poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

• Gestionar las expectativas de los interesados: comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades.

• Informar el desempeño: recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

Procesos de Gestión de lasComunicaciones

Fuente: Guía del PMBOK

• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de

comunicación, público)• Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos,

conversaciones ad hoc)• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y Horizontal (entre colegas)• Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)• Escrita , verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)

Dimensiones de la actividad de comunicación

Fuente: Guía del PMBOK

Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e información relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento, expectativas y niveles de influencia.Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podría generar, y clasificarlos para definir una estrategia de abordaje. En el caso de grandes comunidades de interesados, es importante priorizar a los interesados clave a fin de garantizar el uso eficaz del esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas.Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

Procesos: 1. Identif icar a los interesados

Fuente: Guía del PMBOK

• Información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, contenido y nivel de detalle.• Motivo de la distribución de dicha información.• Plazo y frecuencia para la distribución de la información.• Persona responsable de comunicar la información.• Persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.• Persona o los grupos que recibirán la información.• Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o los comunicados de prensa.• Recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos tiempo y presupuesto.

Procesos: 2. Planif icar las comunicaciones

Fuente: Guía del PMBOK

• Escalas de mando (nombres) con identificación de los plazos para la notificación de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.

• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.

• Glosario de la terminología común.

• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, entre otros.

• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología y de políticas de la organización.

Procesos: 2. Planif icar las comunicaciones

Fuente: Guía del PMBOK

• Notificaciones a los interesados: información que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

• Informes del proyecto formales e informales: describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras áreas de conocimiento.• Presentaciones del proyecto: información y método de presentación deben ser relevantes respecto de las necesidades de la audiencia.• Registros del proyecto: registros del proyecto como correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.

Procesos: 3. Distribuir la información

Fuente: Guía del PMBOK

• Retroalimentación de los interesados: La información que se recibe de los interesados, relativa a las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto.

• Documentación sobre lecciones aprendidas: Documentación que incluye las causas

de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros

tipos de lecciones aprendidas sobre la distribución de la información. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen a fin de que pasen a formar parte de la base

de datos histórica tanto del proyecto como de la organización ejecutante.

Procesos: 3. Distribuir la información

Fuente: Guía del PMBOK

• Actualizaciones a los activos de procesos de la organización: entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse se incluyen las causas de los problemas, el razonamiento subyacente a las acciones correctivas elegidas, las lecciones aprendidas a partir de la gestión de las expectativas de los interesados.

• Solicitudes de cambio: es la generación de una solicitud de cambio al producto o al proyecto. Puede incluir acciones correctivas o preventivas.

• Actualizaciones al plan para dirección del proyecto y documentos: incluye el plan de gestión de las comunicaciones cuando se identifican requisitos nuevos o modificados. Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, entre otros: estrategia de gestión de los interesados (por preocupaciones o incidentes), el registro de interesados (cargos, nombre), registro de incidentes (se identifican nuevos y se resuelven actuales).

Procesos: 4. Gestionar las expectativas de los interesados

Fuente: Guía del PMBOK

Informes: organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado comparando la línea base para la medición del desempeño. Incluyen:

• Análisis del desempeño pasado.• Estado actual de los riesgos e incidentes.• Trabajo completado durante el período reportado.• Trabajo que deberá completarse durante el siguiente período de reporte.• Resumen de los cambios aprobados en el período.• Resultados del análisis de variación.• Conclusión proyectada del proyecto (incluido el tiempo y el costo)• Información relevante que debe ser revisada y analizada

Procesos: 5. Informar el desempeño

Fuente: Guía del PMBOK

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización: se incluyen los formatos de informe y la documentación sobre las lecciones aprendidas, incluidas las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas relativas a los informes de desempeño.

Solicitudes de cambio: el análisis del desempeño del proyecto a menudo genera solicitudes de cambio. Las acciones correctivas recomendadas incluyen cambios que ajustan el desempeño futuro del proyecto alineándolo con el plan para la dirección del proyecto; las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del proyecto.

Procesos: 5. Informar el desempeño

Fuente: Guía del PMBOK