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MÓDULO 6

Comunicación paraAlertas Comunitarias

SERIE ’’PREGUNTANDO CAMINAMOS’’

Comunicación para Alertas ComunitariasMódulo 6, Serie Preguntando Caminamos.

Guatemala, Primera Edición, 2008.

Mediación desde la forma:Enrique Castellanos

Revisión y validación de contenidos:José Urbina,

Danilo Santos yEdgar Quisquinay

Diagramación e Ilustración:Edgar QuisquinayTaller K’ai’ B’atz’

[email protected]/(502) 2434 8707

Colectivo Poder y Desarrollo Local2a calle 2-10, Colonia Arévalo, zona 00

Puerto San José, Escuintla,Guatemala, Centro América.

Telefax: (502) 7881 3236. Email: [email protected]

El contenido de esta publicación puede ser utilizado indicando la fuente.

¿Qué contiene este módulo?

Paso uno: COMUNICACIÓNPARA ALERTAS COMUNITARIAS..............................................5Una emergencia que de lugara la emisión de alertas............................................................ 7Condiciones determinantes para difundir losdistintos tipos de alerta........................................................... 7Contenido de mensajes para distintostipos de alertas......................................................................... 8Difusión de alertas en medios masivos................................9Bitácora de avisos y mensajes...............................................10

Paso dos: SISTEMA DE RADIOCOMUNICACIÓNPARA ALERTAS COMUNITARIAS..............................................11Componentes del sistema de radio comunicación........11Recomendaciones: para su instalación............................. 12Botones del radio y su función.............................................. 13El micrófono...............................................................................15El regulador de voltaje............................................................15La antena...................................................................................15El radio portátil.......................................................................... 15

Paso tres: CUIDADOS QUE DEBE TENERSE CONEL EQUIPO................................................................................... 16Corriente o electricidad......................................................... 16Mantenimiento del equipo de radio comunicación.......17Cuidados del Radio................................................................. 17Cuidados del radio portátil.................................................... 17Protocolos de verificación de funcionamientodel equipo de radio comunicación.................................... 18Protocolo de mantenimiento de la bateríade ciclo profundo.................................................................... 20Protocolo de mantenimiento de unidad de radio,cables y antena........................................................................20La comunicación y mensajes................................................21Formato para la elaboración y recepción dereportes a transmitir por los radios........................................22Bibliografía..................................................................................23Nota importantísima................................................................ 23

PASO UNO

Tema: COMUNICACIÓNPARA ALERTAS COMUNITARIAS

¡Hola! Vamos a recordar algo que ya vimos enel folleto cuatro -El sistema de Alerta Temprana-especialmente en el Paso tres, en dondeestudiamos los principales elementos de losSistemas de Alerta Temprana. Ahoraprofundizáremos esos elementos en el marcode la COMUNICACIÓN PARA ALERTASCOMUNITARIAS, otro componente muyimportante en la Reducción de Riesgo aDesastres.

A través de este folleto conoceremos un poco más sobre la difusión dealertas antes y durante las emergencias que nos toquen vivir. Es muyimportante que todos los temas que estudiemos ahora, lo hagamos conmucha atención, porque necesitamos aprender bien todo lo relacionadoa la difusión de las alertas, especialmente para que todo el trabajo queestemos haciendo sobre la Reducción de Riesgo a Desastres tengaresultados positivos y vaya en armonía con el aprovechamiento y buenuso de los recursos que tengamos al alcance.

Uno de los componentes principales de nuestro Sistema de AlertaTemprana es la difusión de las alertas a las comunidades que seránafectadas por los fenómenos. Por eso se hace necesario desarrollar formasde anunciar las alertas. La difusión de la alerta tiene como objetivo finalque pongamos en práctica las actividades de preparación en lasorganizaciones locales y población en general. En el caso de lasorganizaciones locales, las alertas inician la ejecución de los planes deemergencia que acaparan actividades tales como búsqueda y rescate,montaje y operación de albergues o refugios temporales, primeros auxiliosy actividades de coordinación general.

Cuaderno de Capacitación 6

Colectivo Poder y Desarrollo Local6

Desde las comunidades, las alertas tienen como objetivo despertar unarespuesta eficiente que involucra la evacuación en algunos casos, o laimplementación de medidas de protección, entre otros.

A todo esto hay que agregarle el orden necesario. No cualquier personapuede decretar una alerta, para eso hay reglas que seguir a las quellamaremos: Protocolos. Los Protocolos de difusión de alertas debenenfocarse en los siguientes aspectos:

1. Que exista una emergencia que de lugar a la emisión dealertas.

2. Condiciones determinantes para difundir los distintos tipos dealerta (verde, amarilla, naranja y roja).

3. Contenidos de los mensajes que se emiten en las alertas,formatos de divulgación y boletines.

4. Difusión de alertas mediante medios de difusión (mediosmasivos o el uso de sirenas en comunidades locales, etc.).

5. Bitácora de avisos.

A continuación se describe en forma más detallada cada uno de estosnumerales relacionados con la difusión de alertas.

Comunicación para Alertas Comunitarias

Serie ’’Preguntado Caminamos’’ 7

1. Que exista una emergencia que de lugar a la emisión de alertas:Una vez que el comité o unidad encargada de análisis y pronóstico sabeque ya se viene un fenómeno natural, es responsabilidad del operadorencargado del sistema iniciar actividades para la difusión de alertas. Parafacilitar la operación de esta fase del sistema de alerta temprana serequiere que el operador encargado del sistema cuente con un manualde procedimientos, que debe incluir:

A. A quién o quienes se debe notificar sobre un posible evento.B. Cómo debe hacer la notificación sobre el posible evento.C. Cuándo debe proceder a hacer la notificación.D. Dónde se debe hacer la notificación.

2. Condiciones determinantes para difundir los distintos tipos de alerta:Reconociendo que algunos fenómenos como las inundaciones puedenpredecirse con algún tiempo de anticipación, se puede entonceselaborar protocolos para la emisión de cuatro tipos de alertas distintas:VERDE: Cuando existen las condiciones generales para que se presentenfenómenos, AMARILLA: cuando se están generando las condicionesespecíficas para un fenómeno potencialmente grave, NARANJA: cuandose han concretado las condiciones necesarias para que se presente elfenómeno y sólo sea cuestión de minutos y horas para que se manifiesteel fenómeno y ROJA: cuando ya se manifestó el fenómeno y ha causadoo está causando daños.

En cualquiera de estos cuatro casos es necesario que se cuente conprotocolos que indiquen qué actividades se deben ejecutar, quéprocedimientos se deben implementar y cómo se debe dar unseguimiento al evento.



VERDE: cuando existen las condiciones generalespara que se presenten fenómenos

AMARILLA: cuando se están generando lascondiciones específicas para un fenómenopotencialmente grave.

NARANJA: cuando se han concretado lascondiciones necesarias para que se presente elfenómeno y sólo sea cuestión de minutos y horaspara que se manifieste el fenómeno.

ROJA: cuando ya se manifestó el fenómeno y hacausado o está causando daños.

Es importante que en el manual de procedimientos se indique:

a. A quién se debe notificar de acuerdo al tipo de alerta a ser emitida.b. Cómo debe hacer la notificación con relación al tipo de alerta a ser

emitida.c. Cuándo debe proceder a hacer la notificación de acuerdo al tipo de

alerta.d. Dónde se debe hacer la notificación en cada caso.

3. Contenido de mensajes para distintos tipos de alertas:Reconociendo que la información que emana del SAT -Sistema de AlertaTemprana- con respecto a alertas tiene que llegar a las autoridades y adistintos tipos de instituciones, es necesario que cualquier mensaje seaclaro, preciso y contenga la información necesaria para explicar lasituación que se está presentando.



Como se observa, el mensaje debe explicar qué tipo de situación se estápresentando y qué clase de acción se debe tomar como resultado delmensaje.

4. Difusión de alertas en medios masivos:Sabiendo que la información que sale del SAT con respecto a alertastiene que llegar a la población amenazada, se puede hacer uso demedios masivos como la radio, la televisión o la prensa para este fin. Elmedio a usarse depende del grado de anticipación con el cual se cuentapara difundir la alerta.

Por ejemplo, en el caso de huracanes, se tienesuficiente tiempo desde que se forman para utilizarlos distintos medios para difundir información sobreel fenómeno. Sin embargo, en el caso deinundaciones repentinas, quedan fuera comomedios de alerta los periódicos. En estos casos, lasradioemisoras y la televisión pueden jugar un papelprotagónico.

No obstante, un punto crítico es el control de los medios para que alertensin provocar crisis y generar el pánico en la población.

Contenido de los Mensajes1. Fecha, día y hora a la cual se emite el mensaje__________________2. Fuente o persona que emite el mensaje _________________________3. Tipo de evento que se está presentando, dimensión o impacto

esperado ______________________________________________________4. Acción sugerida o necesaria que se debe tomar, lo que puede

incluir el inicio de coordinaciones institucionales__________________________________________________________________________________

5. Estado de verificación __________________________________________



En la práctica, existen algunos medios con mayor disposición a apoyaren la difusión de alertas sobre todo siguiendo lineamientos preestablecidospor la entidad. De esa cuenta, se recomienda el uso de mensajes conformatos pre-establecidos para evitar confusión en la información. Asícomo en el caso anterior, los boletines de prensa deben contener elsiguiente formato:

Boletín de prensa1. Encabezado: Boletín No.________________________________________2. Fecha, día y hora a la cual se emite el mensaje__________________3. Fuente o persona que emite el mensaje _________________________4. Tipo de evento que se está presentando, dimensión o impacto

esperado ______________________________________________________5. Acción sugerida o necesaria que se debe tomar, lo que puede

incluir el inicio de coordinaciones institucionales__________________________________________________________________________________

6. Estado de verificación __________________________________________

5. Bitácora de avisos y mensajesEl manejo de la información en forma ordenada y sistemática es unindicador del profesionalismo con el cual opera un SAT, por tal motivo, sehace necesario dotar a los operadores del SAT con una bitácora en lacual queden archivados todos los mensajes que emanan del mismo. Eluso de la bitácora permite a su vez a los operadores llevar a cabo trestipos de actividades:a. Operación normada con un control de calidad basado en la emisión

de información.b. Generación de historial de casos, lo que puede ayudar a operaciones

más fluidas en base a prácticas o experiencias anteriores.c. Evaluación de la operación rutinaria y en casos de eventos del SAT

para el reconocimiento de puntos críticos, deficiencias existentes yposibles mejoras.



PASO DOS

Tema: SISTEMA DE RADIO COMUNICACIÓNPARA ALERTAS COMUNITARIAS

Parte importante de la difusión de las alertases que las poblaciones que puedan serafectadas por las emergencias, tengan ellasmismas, la capacidad de alertar a supoblación y a la población de otrascomunidades. Sabemos que la mayoría delas veces es difícil moverse rápido para llegary alertar personalmente a las comunidadesvecinas, por lo que se hace necesario quetengamos otras formas de avisar ante cualquieralerta. Una de esas formas es el equipo deRADIO COMUNICACIÓN, ya que con éste,podemos tener información sobre qué pasa,en dónde pasa la emergencia y qué ayudasolicitar en casos extremos.

Para empezar, veamos que el sistema de RADIO COMUNICACIÓN, constade tres partes: La base, la antena y los radios portátiles.

RADIO BASE ANTENA RADIO PORTÁTIL



El equipo de radio comunicación se adquiere localmente en los paísespara contar con el respaldo de una garantía cercana por parte delproveedor. La instalación del sistema de comunicación debe hacersesiguiendo las orientaciones de las personas encargadas de lacomunicación de las comunidades (previa capacitación).

Veamos estas otras recomendaciones:

ÜEn cada zona deben instalarse radios para monitoreo y respuesta.ÜLos radios base se instalan en sitios de monitoreo, en sitios de respuesta,

así como en la sede de pronóstico.ÜLos radios portátiles se otorgan al personal del comité de pronóstico,

así como a las autoridades comunitarias que puedan dar seguimientoa las actividades rutinarias del SAT o a actividades en casos deemergencia.

Ü Todos los radios cuentan con un respaldo basado en una bateríaque garantice la comunicación aún en casos de emergencia,cuando no se cuente con energía eléctrica común.

Por lo general se usan antenas direccionales en todas las estaciones,excepto en la estación de pronóstico, para la cual se usan antenasomnidireccionales. A continuación se presenta una descripción delequipo de radio típico que se instala:

ÜRadio base: 45 watts de potencia, 8 ó 16 canales.ÜRadio portátil: 5 watts de potencia y 8 ó 16 canales.ÜAntena: 1505 o equivalente direccional.ÜBatería: ciclo profundo de 105 amperios.ÜCables para antena: RG-8.ÜConectores: Amphenol PL 259 y conectores mini UHF.



La antena se coloca siguiendo técnicas convencionales de fijación enun mástil construido con un tubo de hierro galvanizado de unos dossegmentos, con alturas de seis a nueve metros y sujetado con tensoresde alambre galvanizado. Por lo general se logran instalar de uno a dosradios por día, dependiendo de la facilidad del acceso al sitio donde sedesea instalar la unidad de radio. El entrenamiento en el uso del radio sehace una vez completada la instalación. Posteriormente se hacen visitasa los operadores para afianzar la capacitación sobre el uso del radio.Adicionalmente, se buscará que los miembros más capacitados de lascomunidades que poseen radios apoyen a los otros miembros en su uso.

Componentes de equipo de transmisiónEl radio, consta de 4 componentes:

a. El radio transmisor y receptor.b. El micrófono.c. El regulador de voltaje.d. Antena.

El radio transmisor -receptorEs el aparato que tiene botones y una pantalla pequeña, cuando estáencendido se ilumina con una lucecita en la pantalla.

Los botones del radio:

APAGAR YENCENDER

CANALES

VOLUMEN



Botones del radio y su función:

1. Apagado y encendido:El mismo botón se utiliza para apagado y encendido. Un toque paraencender y para apagar se mantiene presionado hasta que seapaga la luz que indica si el radio está encendido.

2. Volúmen:Son dos botones:a. Aumenta el volumen.b. Disminuye el volumen.

3. Canales:El radio tiene cuatro canales:

o CANAL 1: Transmite en la frecuencia 155.84o CANAL 2: Transmite en la frecuencia 155.85o CANAL 3: Transmite en la frecuencia 157.9055o CANAL 4: Transmite en la frecuencia 158.325

Todos los canales utilizan la banda VHF.

Para efectos de comunicación en la red de emergencia de CPDL, todoslos radios utilizarán el canal No. 1.

El radio portátil tiene más canales pero sólo están habilitados los primeros4 (canales 1, 2, 3 y 4). En los otros hay un bloqueador de canal, por lo quese escucha un sonido agudo (como un pito) al sintonizarlos.

Aumenta el volumen.

Disminuye el volumen.



Otros componentes

El micrófono:Está conectado al radio por un cable enrolladopara facilitar su extensión. Consta de un botónen un costado y un sostenedor pegado al radiopara su colocación y evitar que se caigacuando no se está usando.

El regulador de voltaje:Es el aparato que está pegado al radio y le sirvede base. Su función es regular el voltaje deenergía del radio. Los radios están diseñadospara funcionar con 12 voltios, (la corriente deuna batería de carro) el regulador se conectaal radio cuando se utiliza corriente 110 voltios.(corriente de las casas)

Antena:Está colocada en la parte exterior delobservatorio en alto y se conecta al radio porun cable grueso en la parte de atrás del radio.Esta antena está diseñada para transmitir entodas direcciones por lo que no es necesariomoverla.

El radio portátil:Es la unidad móvil y consta de antena flexible,botón de encendido y apagado, volumen yotro botón para seleccionar el canal a utilizar.En uno de los costados tiene un botón largoque sirve para transmitir, éste, se oprime paratransmitir y al terminar de hablar se libera paraescuchar a la otra persona con quien noscomunicamos.



PASO TRES

Temas: CUIDADOS QUE DEBE TENERSE CONEL EQUIPO

Como hemos visto, el equipo de RadioComunicación es muy importante en laReducción de Riesgo a Desastres, si por algúnmotivo, este equipo no funcionara bien, seríaotro elemento más de los desastres; así queveremos a continuación una serie derecomendaciones para que aprovechemos almáximo su utilización. Veamos.

Corriente o electricidad:El radio está conectado a una batería de carro por dos cables, uno rojoy otro negro: El color Rojo indica el Positivo (+) y se conecta en la Terminalpositiva de la batería. El color negro es Negativo (-) y se conecta a laTerminal negativa de la batería.

Hay que tener mucho cuidado cuando se desconecte la batería paracargarla, hay que volver a conectarla siguiendo la identificación de loscables por colores, recordemos que el Rojo es positivo y el Negro esnegativo. Si no se hace correctamente puede arruinarse el equipo porqueestaríamos conectándolo en forma cruzada.



Cuando se disponga de electricidad o se va a utilizar el radio con unaplanta, se debe conectar el transformador o regulador de voltajesiguiendo la misma guía de colores en los conectores de la parte deatrás (Rojo con Rojo y Negro con Negro). Posteriormente se conecta laespiga del transformador al toma corriente.

Mantenimiento del equipo de radiocomunicación:El mantenimiento del equipo es de vital importancia para garantizar sufuncionamiento, especialmente en casos de desastre, veamos lassiguientes orientaciones:

Cuidados del Radio: Si bien es cierto que el fabricante del radio garantizala resistencia del aparato a diferentes factores climáticos, debemos tenercuidado y seguir las siguientes recomendaciones:

ÜNo se debe exponer al agua.ÜNo se debe exponer al fuego o exceso de calor.ÜSe debe evitar botarlo o golpearlo (se recomienda mantenerlo en

una mesa firme).ÜCuando no se use se debe mantener tapado con tela o nylon, para

protegerlo del polvo u otros elementos que pueden llamarlo.ÜSe debe observar que la batería tenga suficiente carga ya que de

ésta depende el funcionamiento y potencia del radio.ÜCuando la batería necesite carga se debe llevar a cargar o utilizarla

en un vehículo durante cierto tiempo para que se cargue de nuevo.

Cuidados del radio portátil: también deben seguirse las recomendacionesanteriores, con excepción de la carga de la batería, ya que el radioportátil trae incorporada una batería recargable, además de un cargadorde mesa, el cual se conecta a corriente 110 voltios. (la que comúnmenteexiste en las casas) Se recomienda cargarlo toda la noche, pero en casosde emergencia con 3 horas es suficiente. La batería que ha sido cargadadebidamente, tarda un día de trabajo, es decir, entre 8 y 12 horas de usocontínuo.



Hay algunas actividades que debenllevar a cabo los y las operadoras de losradios en las distintas bases paragarantizar el buen funcionamiento delequipo. A continuación e presentan losprotocolos de mantenimiento para estosequipos.

Protocolos de verificación de funcionamiento del equipo deradiocomunicación:

Protocolo de verificación de funcionamiento de la unidad de radio:

a. Encender el equipo de radio y escuchar que emita el sonidotípico preinstalado de fábrica para este propósito.

b. Notar que se enciende el indicador de número de canal defrecuencia asignada.

c. Verificar que se tiene tono (normal o repetidora) cuando seintenta una comunicación hacia otra base.

d. Proceder a hacer un llamado a la base central paraidentificación de estación e indicación de inicio de operacióndel equipo de radio en forma nominal.

e. Verificar que se recibe el mensaje de respuesta por parte de laestación central.

f. Finalizar el llamado a base central indicando la operaciónnominal de la base.

g. En caso de no poder establecer contacto con la base central,proceder a establecer contacto con la base alterna de controlpara garantizar el buen funcionamiento del equipo, para lo cualse siguen los pasos d, e y f.



Protocolo de verificación de funcionamiento de batería de ciclo profundo:La batería de ciclo profundo es la fuente de energía para el radio. Por talmotivo, un buen funcionamiento de la batería se verifica haciendotransmisiones apagando la fuente de alimentación eléctrica externa (unaplanta eléctrica donde no hay energía eléctrica o desconectado eltransmisor del tomacorriente de la pared, por ejemplo)

Protocolo de verificación de funcionamiento de fuente eléctrica dealimentación y batería:a. Encender la fuente y verificar que se encienda la luz roja.b. Establecer una comunicación vía radio para verificar su buen

funcionamiento.

Protocolo de verificación de funcionamiento de antena de radio:El funcionamiento de la antena se verifica en base al funcionamiento delradio.



Protocolo de mantenimiento de la batería de ciclo profundo:a. Limpiar los bornes de la batería con un cepillo una vez al mes.b. Verificar el nivel de agua destilada en las celdas abriendo las

tapaderas de plástico e iluminando las celdas.c. Añadir agua destilada conforme sea necesario.d. Una vez al año proceder a una revisión del fluido interno (electrolito

+ agua destilada), para verificar su estado.e. En caso de mal funcionamiento de la batería, informar sobre el daño

para iniciar las gestiones para su reparación o reemplazo.

Protocolo de mantenimiento de unidad de radio, cables y antena:a. Cada mes limpiar con un trapo seco la unidad de radio.b. Cada mes verificar visualmente la integridad de los cables de

conexión y notificar a la entidad nacional sobre defectos.c. Verificar el estado de los cables de conexión del panel al regulador

de voltaje.d. En caso de mal funcionamiento o daño del equipo (radio, cables,

antena), informar para iniciar las gestiones de reparación oreemplazo.



La comunicación y mensajes:Los radios, tanto la base (fija en la mesa) y el móvil (portátil), bienequipados con micrófonos y bocinas incorporadas, con suficientevolumen para no tener que simular el estar hablando por teléfono conellos.

Los botones para transmitir en ambos aparatos son similares (se encuentrancolocados a los costados) y su funcionamiento es el siguiente:

· Se oprime para hablar y se suelta al terminar de hablar.· Si se mantiene oprimido el botón seguimos transmitiendo y no

permitimos que el receptor (la persona que nos escucha) se puedacomunicar.

Los mensajes:Nuestro mensaje tiene que ser claro, corto y preciso. Al terminar el mensajeutilizamos la palabra “cambio” para indicarle al receptor que puedehablar.

Las palabras a utilizar:o Cambio: la decimos al receptor para que pueda hablar.o Cambio y fuera: le informamos al receptor que el mensaje o la

comunicación termina por el momento.o Salimos del aire: le informamos a los receptores que el radio se va a

apagar.

Identificación:Para efectos de la red de emergencia del CPDL, los equipos en lacomunidad se identificarán de la siguiente manera:Por ejemplo:

Radio de mesa, su identificación es: BASE CPDL.Radio Portátil, su identificación es: MÓVIL CPDL.



Formato para la elaboración y recepción dereportes a transmitir por los radios

Situación Descripción de la información

Fecha y hora de laocurrencia y quién informa.

Fenómeno o actividadque está ocurriendo.

Hay personas heridas oenfermas, definir número,sexo, edad y dolencia.

Lugar exacto dondese desarrolla.

Área que afecta.

Viviendas que podríanverse afectadas enlo inmediato.

Existe posibilidad quelos caminos de accesode la comunidad quedenbloqueados.

Desde el terreno qué seríalo más recomendable.



BIBLIOGRAFÍA

MANUAL ESFERA, El Proyecto Esfera, Proyecto Esfera, 2004.

SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA EN EL HEMISFERIO AMERICANO, Contexto,Estado actual y Perspectivas futuras, Juan Carlos Villagrán de León, JohnScott, Camilo Cárdenas y Stacey Thompson. Reporte Final. ConsultaHemisférica de Alerta Temprana. Guatemala, 1999.

SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA PARA EMERGENCIAS DE INUNDACIONESEN CENTRO AMÉRICA, Dr. Juan Carlos Villagrán de León, Centro deCoordinación para la Prevención de Desastres Naturales en AméricaCentral, CEPREDENAC, UNICEF, Panamá, 1999 - 2000.

NOTA IMPORTANTÍSIMA:

Amiga, amigo lector:

Cuando usted lea en este cuaderno la frase «Reducción de Riesgo aDesastres» sepa que es lo mismo que lo que antes se llamaba «Gestiónde Riesgo». Hace muy poco tiempo que se decidió cambiarle de nombrey, si usted encuentra libros o textos sueltos que hablen de «Gestión deRiesgo», como los que se mencionan en la bibliografía de este cuaderno,no tenga ningún miedo de leerlos por que es lo mismo, pero con otronombre.

Atentamente,

Marcela y el equipo del CPDL.

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