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CIRCULAR DPJ-001-2019

DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA.

ASUNTO: Comunicación del Criterio Registral SUB-DGL-558-2018 emitido por la Dirección General del Registro Nacional.

FECHA: 09 de enero de 2019

En fecha 18 de diciembre del 2018 la Dirección General del Registro Nacional

procede a emitir el Criterio Registral SUB-DGL-558-2018 denominado “Criterio

Registral en cuanto a la autenticación de firmas de los titulares de bienes y

derechos inscritos, en los documentos privados que formen parte de los trámites,

actuaciones y procesos que se realizan en el Registro Nacional y que no modifiquen

asientos registrales”.

El Criterio en mención, cita en lo que interesa:

“En los documentos privados no inscribibles, que formen parte de los trámites, actos

y procesos que no alteren o modifiquen asientos registrales, y que por su naturaleza

requieran autenticación de firma, el Registro Nacional únicamente aceptará la

realizada por parte del notario público (en tanto cumpla con la normativa y

los lineamientos establecidos al efecto, por parte de la Dirección Nacional de

Notariado); salvo en los supuestos que exista norma legal en contrario.”

(Las negritas son del original)

En vista de lo anterior, en cualquier trámite, actuación, y/o proceso que se lleve a

cabo en la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, se deberá cumplir con lo

establecido por la Dirección General del Registro Nacional en Criterio Registral

SUB-DGL-558-2018.

La presente Circular rige a partir del 09 de enero del 2019.

Atentamente,

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PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA

TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES

ASUNTO: Circular DGL-0001-2019

FECHA: 15 de febrero de 2019

Se anexa copia de la Circular DGL-0001-2019, denominada Implementación del

Curso Virtual “Caminando hacia la igualdad; por un servicio seguro e inclusivo

para la población LGBTI”, del 08 de febrero del presente año, para su

conocimiento y estricto cumplimiento.

Se instruye a los funcionarios para que comuniquen a su superior inmediato el

momento en que concluyan el curso. A su vez, los coordinadores llevarán el control

y comunicarán a la Coordinadora Administrativa cuando todos los colaboradores a

su cargo hayan concluido el curso.

Favor proceder conforme a lo establecido.

Atentamente,

Público Restringido

CIRCULAR DGL-0001-2019

PARA: Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional Directores de Registro Jefes de Departamento Coordinadores Unidades de Trabajo

DE: Lic. Fabiola Varela Mata Directora General FECHA: 08 de febrero del 2019 ASUNTO: Implementación del Curso Virtual “Caminando hacia la igualdad; por un servicio seguro e inclusivo para la población LGBTI”. ***************************************************************************** De conformidad con el Decreto Ejecutivo N° 38999 del 12 de mayo del año 2015 - “Política del Poder Ejecutivo para erradicar de sus instituciones la discriminación hacia la población LGBTI”, y en acatamiento a la Circular Presidencial DP-001-2018 de 28 de junio del 2018, hacemos de su conocimiento la apertura del Curso Virtual “Caminando hacia la igualdad; por un servicio seguro e inclusivo para la población LBGTI. Dicha actividad de capacitación, busca sensibilizar a los funcionarios del Registro Nacional sobre la importancia de construir espacios libres de discriminación por concepto de orientación sexual e identidad de género. Lo anterior, mediante una vinculación directa de la temática LGBTI con los procesos, procedimientos, estrategias y métodos de trabajo desarrollados a nivel institucional. En virtud de la relevancia de este tema, se han coordinado los trámites necesarios para hacer extensiva la actividad formativa al 100% de nuestra población laboralmente activa. Con este propósito, se ha diseñado un Cronograma que integra

FABIOLA

VARELA MATA

(FIRMA)

Firmado digitalmente por

FABIOLA VARELA MATA

(FIRMA)

Fecha: 2019.02.08 16:58:16

-06'00'

los estratos ocupaciones que conforman la Institución; lo anterior, con el afán de mantener y garantizar el orden durante dicho proceso formativo. En la primera fase de esta iniciativa, se capacitarán todos los funcionarios que ostenten cargos gerenciales (Miembros de la Junta Administrativa, directores, jefes y coordinadores); posteriormente, en dos fases sucesivas, se incluirá en el Curso Virtual a los funcionarios de nivel profesional, para finalizar con los servidores que ocupen puestos de nivel técnico, asistencia/oficina y operativo. El Cronograma adjunto, presenta las fechas de inicio y conclusión del Curso para cada uno de los Estratos Ocupacionales indicados, con detalle adicional del total de semanas hábiles para cada grupo. Para aquellos servidores que - por razón debidamente justificada - no hayan logrado completar la totalidad de este Programa Formativo dentro de las fechas previstas, se habilitarán dos semanas más, entre el 17 y el 28 de junio de 2019, para que así puedan concluir los módulos correspondientes.


para la población LBGTI”

Estrato Fecha Inicio

Fecha Conclusión

Duración Total

-Junta Administrativa y Gerentes.

18-Feb-2019 29-Mar-2019

6 semanas hábiles.

-Profesionales. 01-Abr-2019 03-May-2019

5 semanas hábiles.

-Técnico, Asistencia/Oficina y Operativo.

06-May-2019 31-May-2019

4 semanas hábiles.

-Funcionarios que no completen el Curso en el tiempo establecido.

03-Jun-2019 14-Jun-2019 2 semanas hábiles.

Esta actividad formativa presenta las siguientes características:

1. Es completamente auto-gestionable. 2. Es autodidáctica. 3. Tiene una duración promedio de 2 horas académicas. 4. Es virtual al 100%. 5. Se puede accesar las 24 horas del día. 6. Puede ser accesada desde cualquier punto remoto de conexión a internet

(Oficina y/o cualquier otro sitio). 7. La plataforma tiene compatibilidad con diferentes navegadores de internet

(Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari e Internet Explorer). 8. Es gestionable desde computadora de escritorio, portátil, tablet y teléfono

celular. 9. Tiene certificación de cumplimiento digital.

Para ingresar al Curso Virtual, se deben completar los siguientes pasos:

A. Ingrese a la plataforma virtual www.integra-rse.com (Se sugiere utilizar Google Chrome como navegador de Internet).

B. Regístrese como usuario, completando los datos solicitados:

· Correo electrónico institucional.

· Crear contraseña (Debe incluir caracteres alfanuméricos).

· Nombre.

· Apellidos.

· Cargo ocupacional.

· Empresa u organización.

· Sector de la empresa u organización.

· Tamaño de la empresa u organización.

· País.

· Tipo de documento.

· Número de documento. C. Acepte las condiciones de Recaptcha. D. Acepte los términos y condiciones de uso del sitio web integra-rse.com E. De clic en Registrarme. F. Una vez que se encuentre registrado en la plataforma virtual mencionada,

ingrese desde Login como usuario regular, digite su correo institucional, su contraseña y haga clic en Iniciar.

G. Una vez que se encuentre en el Catálogo de cursos dispuestos en la plataforma virtual integra-rse.com, seleccione el Curso “Caminando hacia la igualdad; por un servicio seguro e inclusivo para la población LBGTI”.

H. Una vez que haya ingresado al Curso, ejecute progresivamente cada uno de los módulos que conforman la actividad formativa. Se le recuerda que debe avanzar en orden secuencial por cada uno de dichos módulos.

I. Al finalizar los cuatro módulos formativos, ejecute de inmediato el Certificado Digital que evidencia la conclusión de la actividad. Este Certificado debe ser enviado vía correo electrónico al Subproceso de Gestión del Desarrollo, Gestión Institucional de Recursos Humanos, a la dirección [email protected]).

En caso de ser la primera vez que ingresa a la plataforma virtual integra-rse.com a través de Google Chrome, debe habilitar las ventanas emergentes del sitio web, mediante el siguiente procedimiento:

o Ingrese al sitio web www. integra-rse.com, y diríjase a la parte superior derecha de su pantalla. Ahí va a encontrar un cuadro con una “X roja”, haga clic en dicho cuadro y pulse Habilitar (permitir siempre ventanas emergentes para este sitio web).

o Posteriormente, haga clic en la Página Principal e ingrese de manera normal al portal web indicado.

o La plataforma integra-rse.com guardará de manera automática los avances o cambios generados cada vez que se accede al Curso.

Con el propósito de garantizar el cumplimiento del presente programa formativo, se habilitará el Centro de Computo “El Poro” (ubicado en el Sótano del Módulo 3) para aquellos funcionarios que no tengan acceso a internet desde sus estaciones de trabajo, o que, por motivo de sus labores – por ejemplo, atención al público - se les haga difícil disponer de tiempo para realizar el Curso virtual; por lo que, se coordinará de previo con las unidades organizativas correspondientes el espacio y fechas de realización del Curso según los requerimientos. Es importante recalcar que la participación de los funcionarios del Registro Nacional en esta iniciativa de formación, es de carácter obligatorio en todos sus extremos. Lo anterior, en virtud de la importancia que representa para el Gobierno de la República, la implementación efectiva de la Política para erradicar de sus instituciones todo tipo de discriminación hacia la población LGBTI. Por tanto, cada una de las autoridades y jefaturas de la Institución, en coordinación con el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos, deberá velar por la realización oportuna y satisfactoria de este Curso Virtual, por parte de los respectivos colaboradores. La ejecución de esta iniciativa formativa, constituye una prioridad institucional; por tanto, se instruye a las autoridades y jefaturas para que cada funcionario disponga del espacio de tiempo necesario por completar el Curso, de acuerdo con la conveniencia de cada unidad de trabajo y las posibilidades del propio colaborador. De manera complementaria, se instruye a Gestión Institucional de Recursos Humanos, en conjunto con la Comisión Institucional LGBTI, para que monitoree la ejecución y los avances del presente Curso, y posterior a ello, elaboren un informe técnico final sobre los resultados del mismo. Dicho informe deberá ser entregado a este Despacho en la primera quincena del mes de julio del año 2019.

C: Comisión Institucional LGBTI Archivo

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TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINADOR Y

REGISTRADORES DE ASOCIACIONES

ASUNTO: Cobro del Timbre del Colegio de Abogados en autenticaciones

FECHA: 27 de enero de 2019

De conformidad con el Decreto Ejecutivo: “Arancel de Honorarios por Servicio

Profesionales de Abogacía y Notariado”, N° 41457-JP, del 17 de octubre de 2018,

publicado en el Diario Oficial La Gaceta, Alcance Número 23, el 01 de febrero del

año en curso. Se hace de conocimiento lo concerniente al monto que se debe de

cancelar por concepto del Timbre del Colegio de Abogados en las autenticaciones a

realizar ante el Registro de Personas Jurídicas:

Artículo 107.- Tarifa del timbre en las autenticaciones y prendas. En las

autenticaciones de firmas en documentos de carácter privado y certificados de

prenda, se pagará el timbre a razón de doscientos setenta y cinco colones por

cada firma autenticada.

Aunado a lo anterior y conforme a lo establecido en el artículo 114 de dicho decreto,

se deroga el Decreto Ejecutivo N.º 39078-JP publicado en el Diario Oficial La

Gaceta N.º 157 del 13 de agosto de 2015. De igual forma se deja sin efecto la

Circular Administrativa DPJ-013-2015 del 13 de agosto de 2015.

Atentamente,

../2015/CPJ-013-2015%20(deja%20sin%20efecto%20Directriz%20DPJ-004-2011).pdf

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PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA LEGAL, ASESORÍA TÉCNICA,

COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES


FECHA: 02 de abril de 2019

Se anexa copia de la Circular DGL-0004-2019, denominada “Comunicación de

mecanismo para la presentación de ideas innovadoras” del 15 de marzo del

presente año, para su conocimiento.

Atentamente,


CIRCULAR

DGL-0004-2019

PARA: Directores del Registro Jefaturas Auditora Interna

DE: Lic. Fabiola Varela Mata Directora General FECHA: 15 de marzo de 2019

ASUNTO: Comunicación de mecanismo para la presentación de ideas innovadoras.

*************************************************************************************

En concordancia con los temas abordados en los siguientes documentos que se detallan:

· Plan Nacional de Desarrollo y de inversiones públicas, específicamente en el área estratégica: Innovación y competitividad,

· Objetivos de desarrollo sostenible: Industria, innovación, infraestructura;

· Lo definido por el documento “Estrategia y transformación digital hacia la costa Rica del Bicentenario que indica en uno de sus ejes: Convertir la innovación, ciencia y tecnología en política de estado para el desarrollo,

· Lo establecido en la autoevaluación de Control Interno 2018-2019, en la cual se estableció como medida de administración, disponer de un mecanismo para la presentación de ideas innovadoras.

FABIOLA

VARELA MATA

(FIRMA)

Firmado digitalmente

por FABIOLA VARELA

MATA (FIRMA)

Fecha: 2019.03.17

15:11:25 -06'00'

La Dirección General comprometida con los temas mencionados, plantea la necesidad de establecer un mecanismo de innovación, que propiciará el desarrollo de acciones, las cuales podrán verse materializadas en un nuevo servicio, en la mejora de un servicio existente o en la mejora de la gestión institucional. Para tales efectos, se remite para su conocimiento y respectiva comunicación a sus colaboradores, el enlace mediante el cual todas las personas funcionarias del Registro Nacional, que resulten interesadas en presentar sus ideas para mejorar la gestión institucional, puedan materializarlo de una manera fácil y directa: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAO__RwxOf9UMVgxV0RPVExXS1RFUjcxN045Q01MSEE2UC4u

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TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES

Y REGISTRADORES.

ASUNTO: Comunicación de la Circular DLG-007-2019 emitida por la Dirección General del Registro Nacional. (Formato de plantilla Power Point y Excel)

FECHA: 26 de julio de 2019

La Dirección General del Registro Nacional, mediante Circular DGL-0007-2019,

remite el formato de plantillas institucionales para el uso de Power Point y Excel,

formato el cual fue a su vez remitido a las Dirección General por la Comisión de

Estandarización del Registro Nacional, la cual se anexa.

Asimismo, se adjuntan los formatos correspondientes.

Atentamente,

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PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, COORDINACIÓN

GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES.

ASUNTO: Capital mínimo banca privada y empresas financieras no bancarias.


De conformidad con el artículo 6 del acta de la sesión N° 5875-2019, celebrada el

08 de mayo del 2019 y publicada en la Gaceta N° 92, del 20 de mayo de 2019, el

Banco Central de Costa Rica resolvió modificar el capital mínimo de la banca

privada y de las empresas financieras no bancarias de la siguiente forma:

El capital mínimo de los bancos privados se ubicará en ¢16.348,00 millones de

colones y rige a partir de la publicación en la Gaceta. Los bancos privados que a esa

fecha estén funcionando con un capital mínimo inferior al monto indicado y,

aquellos cuya licencia de operación estuviese siendo estudiada por la SUGEF y el

CONASSIF, deberán elevarlo a ¢15.979,00 millones, en un plazo que no excederá

de 90 días naturales después de tomado el Acuerdo y a ¢16.348,00 millones, 150

días naturales después de tomado el Acuerdo.

En cuanto a las empresas financieras no bancarias que inicien operaciones a partir

de la fecha de publicación en la Gaceta, deberán mantener un capital mínimo no

inferior a ¢3.270,00 millones (El capital social de estas debe ser como mínimo un

20% de capital social de los bancos comerciales privados). Las empresas

financieras no bancarias inscritas y en funcionamiento con un capital mínimo de

operación inferior al monto citado, así como aquellas cuyas licencias de operación

estuvieran siendo estudiadas por la SUGEF y por el CONASSIF, a la fecha de

publicación, tienen un plazo de 90 días naturales después de tomado el Acuerdo

para ajustar su capital mínimo de operación a ¢3.196,00 millones y a ¢3.270,00

millones en un plazo que no excederá 150 días naturales después de tomado el

acuerdo.


Atentamente,

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COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES Y

REGISTRADORES

ASUNTO: Número de legalización de libros publicitado en el Sistema de Personas Jurídicas.


Con la finalidad de esclarecer la correcta operativa del proceso de legalización de

libros de sociedades mercantiles, conforme a lo dispuesto en los artículos 252 y 263

del Código de Comercio, reglamentados por la Junta Administrativa del Registro

Nacional en el Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de Libros de

Sociedades Mercantiles, aprobado mediante acuerdo firme número 530 de sesión

ordinaria número 49-2012 del 12 de diciembre de 2012 y sus reformas; y evitar con

ello confusión al determinar la Institución de Gobierno involucrada en el proceso

de legalización de libros de una entidad jurídica, y a su vez determinar los alcances

de entidades con un número de legalización diferente al publicitado, se

complementa la Circular D.R.P.J. 010-2012 con el siguiente detalle.

Mediante resolución administrativa dictada por esta Dirección a las 15:00 horas del

14 de febrero de 2019 se resolvió publicitar en el Sistema de Personas Jurídicas el

número de autorización de legalización de libros que le asignó de oficio la Dirección

General de Tributación Directa a través de la resolución número DGT-R-016-2012,

de las 09:00 horas del 06 de agosto de 2012, a todos aquellos contribuyentes e

interesados que no contaban con dicho número de autorización y que hubieren

realizado dicha gestión antes del primero de noviembre de 2011.

Por lo tanto, se les instruye en el siguiente sentido:

1. En el supuesto que la sociedad cuente con un número de autorización de

legalización en el Sistema Automatizado de Personas Jurídicas, con fecha de

legalización 06 de agosto de 2012 -cuya situación constituye el presupuesto

regulado en el artículo 14 del mencionado Reglamento- y, a efecto de no

mantener anotaciones innecesarias en la publicidad registral, procederá la

cancelación del asiento de presentación al Diario, ello, previa consignación de

la marginal correspondiente, donde se indique que la sociedad cuenta con un

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número de autorización asignado con anterioridad y se consigne dicho número

en la marginal.

2. Ante el eventual supuesto de que el Notario Público indique en las daciones de

fe con vista en el libro legalizado un número de legalización de trece

dígitos y este difiera al publicitado en el Sistema de Personas Jurídicas, se

procederá a consignar el defecto, donde se indique que existe inconsistencia

entre el número de legalización indicado y el número de legalización que

publicita el Sistema de Personas Jurídicas, el cual se consignará en el defecto.

En el caso de que el Notario o el interesado se presente a la Coordinación respectiva

y exhiba el libro legalizado con el número de legalización de trece dígitos distinto al

que se publicita, se remitirá a ese usuario al Departamento de Asesoría Legal de

este Registro para lo que corresponda.

Esta Circular deja sin efecto la DPJ-007-2018 del 4 de junio de 2018.

Favor proceder con lo establecido.

Atentamente,

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Y REGISTRADORES



Se anexa copia de la Circular DGL-0013-2019, denominada “Simulacro de

evacuación en caso de emergencia”, para su conocimiento y estricto cumplimiento.


Atentamente,

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COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES,

REGISTRADORES DE MERCANTIL Y ASOCIACIONES

ASUNTO: Modificaciones al proceso de Diario Único y reparto de documentos


Con el propósito de hacer de conocimiento las nuevas disposiciones relacionadas con la Oficina de Diario Único del Registro Nacional y el reparto de documentos, puestas en producción a partir del 26 de julio de 2019; y siendo la finalidad optimizar la calidad y exactitud en la anotación, calificación e inscripción de documentos correspondientes a este Registro, garantizando seguridad jurídica, se disponen las siguientes indicaciones:

A. Anotación: El procedimiento de validación se realizará al momento que el Registrador reciba el documento en el Sistema de Personas Jurídicas, lo anote nuevamente, o actualice, según sea el caso, de modo que las validaciones referentes a la CCSS, FODESAF y la Ley número 9428, se realizarán automáticamente, consignándose el defecto o cancelación respectiva, según corresponda, si la entidad resulta morosa.

B. Reparto:

Los documentos se repartirán mediante distribución automática, aleatoria y equitativa entre todos los Registradores activos, según sea su especialidad, por parte de la Oficina de Diario Único, una vez se dé el cierre de recepción de documentos. El reparto tomará en consideración tanto la cantidad de documentos como la cantidad de operaciones. No deberá el Registrador realizar ningún tipo de trámite referente a anotaciones en horario de las 15:30 horas a las 16:00 horas, de manera que no deberá hacer nuevas anotaciones o eliminarlas en ese horario.

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C. Reparto por rol: Los documentos de un Registrador que se encuentre inactivo, por motivo de vacaciones, incapacidad, renuncia, permiso o algún otro motivo justificado; el Diario Único los repartirá por rol, de manera automática, justa, equitativa e inmediata, entre los Registradores que se encuentren activos en la recepción de documentos por despacho, tomando en consideración el peso de los mismos. Los coordinadores solo deben hacer reasignación de documentos en aquellos casos en que un Registrador se ausente del trabajo y por algún motivo no se pudo deshabilitar de previo en el Diario Único, para lo cual deberá considerar los promedios suministrados por el Sistema de Personas Jurídicas.

D. Administrativo:

Los documentos depositados en las carpetas de cada Registrador referente al reparto diario estarán disponibles para retirar al inicio de la jornada laboral. El Registrador tendrá acceso a la lista de calificación, mediante el Sistema de Personas Jurídicas, donde podrá imprimirla en caso de requerirlo.

E. Pase y reasignación de documentos: Con el fin de resguardar la equidad de los repartos de documentos y cargas de trabajo de los Registradores, cada vez que el Coordinador o Coordinador General realice un “pase de documentos entre registradores” o una “reasignación masiva de documentos”, los documentos que sean reasignados serán consignados con su peso respectivo, lo cual se verá reflejado en el Diario Único y en Sistema de Personas Jurídicas a la hora que se realicen los repartos. De igual manera que en el reparto por rol, los coordinadores deberán considerar los promedios suministrados por el Sistema.

F. Archivo:

Una vez que el Registrador saca de la lista de calificación un documento, sin importar el estado –inscrito, defectuoso, cancelado, retirado sin inscribir, u otro– este se pondrá en trámite “por entregar al archivo”, con excepción de los documentos de aportes; a partir de este momento se habilita la recepción de los documentos y podrán ser recibidos por el Archivo. Cuando los documentos son sacados de la lista de calificación, deben ser llevados al Archivo materialmente en el transcurso del día siguiente hábil de dicho trámite–siempre que se esté dentro del plazo de calificación de ley– para que sean recibidos.

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Lo anterior, consecuencia de la publicidad que se da al estado y trámite del documento, una vez que se saca de la lista de calificación. En el caso de los documentos sometidos al procedimiento de verificación de calificación del Sistema de Gestión de Calidad, el Registrador debe seguir el procedimiento establecido al efecto.

G. Cambios de clase de documentos: Los cambios de clase de los documentos, los deberá realizar la Oficina de Diario en el Sistema del Diario Único, una vez hecho, la modificación se verá reflejada en el Sistema de Personas Jurídicas y el documento será repartido de manera automática entre los Registradores que corresponda.

H. Aportes: A partir de la fecha indicada se integra el Registro de Bienes Muebles en la tramitación de documentos, de modo que se reflejará en el Sistema de Personas Jurídicas la trazabilidad completa del documento, tanto del Registro Mobiliario como del Registro Inmobiliario. Al momento de realizar la consulta correspondiente se mostrará el trámite del documento en los demás Registros. Para lo anterior, el Registrador de documentos con aportes recibirá las instrucciones oportunamente. Esta Circular deja sin efecto las siguientes disposiciones de la Circular registral DPJ. 008-2015 del 08 de julio de 2015: Párrafo primero del inciso A, inciso C, inciso D, inciso E, inciso H, inciso I. Favor proceder conforme a lo establecido.

Atentamente,

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REGISTRADORES

ASUNTO: Medios de Difusión y Agencias de Publicidad

FECHA: 14 de agosto de 2019

Con el fin de adecuar, ajustar, y a su vez recapitular los requerimientos a verificar

en la calificación e inscripción de documentos correspondientes a este Registro, en

relación con lo dispuesto en la Ley número 6220, denominada: Regula Medios de

Difusión y Agencias de Publicidad, y su reglamento, que es Decreto Ejecutivo

número 11379, se dispone lo siguiente:

De conformidad con los artículos tres y cinco de la citada Ley, se establece:

“Artículo 3º.-Podrán explotar los medios de difusión y las agencias de publicidad, las personas físicas o jurídicas, bajo la forma de Sociedades Personales o de capital con acciones nominativas. Tales sociedades deberán inscribirse en el Registro Público, y su capital deberá pertenecer íntegramente a personas que cumplan con los requisitos exigidos en el artículo anterior.”

Es importante aclarar que la frase final que dice “artículo anterior” haciendo referencia al artículo dos, relacionado con la nacionalidad de las personas constituyentes de este tipo de sociedades fue anulado por Resolución de la Sala Constitucional Nº 5965-94 de las 15:51 horas del 11 de octubre de 1994-.

“Artículo 5º.- Créase en el Registro Público, una nueva sección que se denominará Sección de Propiedad de medios de Difusión y Agencias de Publicidad, en la cual se inscribirá la constitución de sociedades a que se refiere esta ley […]”

Acorde a lo anterior, al momento de la calificación registral de la constitución, fusión por constitución, transformación, y en las reformas relacionadas con la razón u objeto social, además de los requisitos establecidos en el Código de Comercio, y en la citada Ley, así como en el reglamento; en lo concerniente con el plazo para su presentación, razón, y objeto social, se deben seguir, según sea el caso, las siguientes instrucciones:

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1. Plazo para su presentación, razón, y objeto social

El testimonio de escritura pública de constitución de la sociedad deberá

presentarse a la corriente registral a más tardar tres meses después de su

otorgamiento de conformidad con el artículo seis de la Ley 6220, de no presentarse

dentro del plazo citado se cancelará el asiento de presentación. La marginal de

cancelación deberá indicar: “Se cancela presentación de conformidad con el

artículo 6 de la Ley número 6220, presentación extemporánea”

La presentación no podrá realizarse mediante la plataforma digital de

CrearEmpresa, regulada en el Reglamento para el Funcionamiento y la Utilización

del Portal "CrearEmpresa," Decreto Ejecutivo número 37593-JP-MINAE-MAG-

MEIC-S, y sus reformas.

La constitución de sociedades a las que se refiere la mencionada ley las determina

claramente su razón y objeto social. Dado que el objeto es el elemento principal

diferenciador de este tipo de sociedades, debe necesariamente guardar relación con

la actividad de los medios de difusión o agencias de publicidad,

independientemente de que su razón social haga alusión o no a ese tipo de

actividad, de no ser así deberá consignarse el defecto correspondiente.

En los casos en que producto de la fusión de sociedades resulte una nueva, o se

transforme a una sociedad, reguladas por la Ley número 6220; o en los casos en

que una sociedad de la misma clase o especie reforme o modifique su razón u

objeto social haciendo alusión a una sociedad de medios de difusión o agencias de

publicidad, además de los requisitos establecidos en la normativa correspondiente,

deberán ajustar su razón y objeto social según los términos anteriormente dichos.

2. Procedimiento técnico para la captura de datos

Una vez realizada la inscripción de la constitución, fusión por constitución,

transformación, o reformas a la razón u objeto social de la sociedad

correspondiente, deberá procederse a incluir los datos requeridos por la Ley

número 6220, en la siguiente función:

I. Ley 6220, regulación de medios y agencias de publicidad

Dentro del módulo de calificación que al efecto tiene el Registrador se habilita una

función denominada: Ley 6220, regulación de medios y agencias de publicidad, en

la que se carga una consulta por número de cédula jurídica, que funcionará como

consulta e insumo de interacción, con las pestañas:

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1. Inclusión Ley 6220: En la que se debe incluir o excluir las sociedades reguladas

por la ley citada.

2. Registro de Accionistas: En la que se registra los accionistas o cuotistas de

entidades reguladas por la Ley número 6220, sean personas físicas o jurídicas.

3. Registro de accionista o copropietarios: En esta subsección se registrará la

conformación de acciones o cuotas de una Persona Jurídica que figure como

accionista de una entidad regulada por la Ley número 6220.

II. Inclusión Ley 6220

Incluyendo: Se debe incluir la cédula jurídica de la entidad regulada por la Ley

número 6220. Se digita la cédula jurídica, se pulsa el botón consultar y luego sobre

la pestaña inclusión Ley 6220, se digita un motivo: “Inscripción, fusión,

transformación, reforma razón social u objeto Ley 6220” según sea el caso, y luego

se pulsa el botón incluir. Los registros se actualizarán automáticamente, y se

mostrará el cambio aplicado indicando: La cédula jurídica SI se encuentra

registrada como parte de la regulación de la Ley 6220.

Excluyendo: Se debe consultar la Persona Jurídica, y luego sobre la pestaña

inclusión Ley 6220, se mostrará como resultado el nombre social, el estado de la

entidad jurídica, y la leyenda: La cédula jurídica SI se encuentra registrada como

parte de la regulación de la Ley número 6220. Se debe colocar un motivo: “Incluida

por error, reforma razón social u objeto, Ley 6220” según sea el caso y luego se

pulsa el botón excluir. Los registros se actualizarán automáticamente, y se mostrará

el cambio aplicado indicando: La cédula jurídica NO se encuentra registrada como

parte de la regulación de la Ley 6220.

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III. Registro de accionistas

Al seleccionar la opción se muestra en la pantalla la opción para registrar a las

personas dueñas de las acciones o cuotas de la entidad regulada por la Ley número

6220 y su reglamento:

Puede ser una Persona Física o Jurídica.

Persona Física:

La pantalla se divide en dos secciones: Donde se debe capturar:

a. Identificación del accionista o cuotista.

Tipo de identificación

Nombre y apellidos, en caso de extranjeros.

b. Datos del Accionista:

Tomo-asiento y secuencia del documento con que se inscribe al propietario de

las acciones o cuotas.

Tipo de acciones o cuotas.

Número de acciones o cuotas

Domicilio del accionista.

Persona Jurídica: Para los casos en que una Persona Jurídica figure como accionista o cuotista, de conformidad con el artículo 8 inciso f) del reglamento citado, deberá previo a incluirla en el Registro de accionistas, consignar-capturar el nombre de sus accionistas. Antes de esa captura de datos, deberá consultarse a la Persona Jurídica propietaria de acciones o cuotas de la entidad regulada por la Ley número 6220, para verificar su vigencia.

Luego, sobre la pestaña Registro de accionista o copropietarios, se muestran los

siguientes campos de captura para ingresar una Persona Física o Jurídica.

Persona Física: La pantalla se divide en dos secciones: Donde se debe capturar:


Tipo de identificación.

Nombre y apellidos, en caso de extranjeros.

Teléfono


5

b. Datos del accionista.

Tomo- asiento y secuencia del documento con que se inscribe al propietario de




Domicilio del accionista

Persona Jurídica: La pantalla se divide en dos secciones: Donde se debe capturar:


Ingresar cédula jurídica.

Muestra la razón social de la Persona Jurídica.

b. Datos del accionista.

Tomo-asiento y secuencia del documento con que se inscribe al propietario de




Domicilio del accionista.

La cantidad de acciones o cuotas que conforman el capital social de la Persona

Jurídica accionista o copropietaria debe coincidir con la publicidad registral.

Una vez registrados esos datos, se debe ir a la pestaña Registro de accionista, para

ingresar a la Persona Jurídica dueña de las acciones o cuotas, y capturar sus datos

según los campos establecidos al efecto para la Persona Jurídica.

Para efectos de control, las modificaciones que se realicen quedaran guardadas en

las respectivas bitácoras.


Atentamente,

Teléfono


1



PARA: SUBDIRECCIÓN, COORDINACIÓN ASESORÍA JURÍDICA,

COORDINACIÓN GENERAL, Y COORDINACIONES

ASUNTO: Circular DAD-GRH-1322-2019


Se anexa copia de la Circular DAD-GRH-1322-2019, denominada “Suplencia de

jefaturas en Ausencia temporal de estas”, para su conocimiento y estricto

cumplimiento.


Atentamente,

Público

GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS

CIRCULAR DAD-GRH-1322-2019

Para: Directores, Jefaturas, Coordinadores

De: Syra Vega Aguilar, Jefe a.i. Gestión Institucional de Recursos Humanos

V°B°: Fabiola Varela Mata, Directora General

Fecha: 8 de agosto del 2019

Asunto: Suplencia de jefaturas en ausencia temporal de estas

************************************************************************************* Con fundamento en la Ley General de Administración Pública, en el Título Tercer: De la competencia, Capítulo Tercero, Sección Quinta: De la Suplencia y de la Subrogación, artículos 95 y 96, así como los numerales 22 bis y 148 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil y con el fin de mantener la eficiencia, funcionalidad y continuidad del servicio público, como también por razones de oportunidad y conveniencia, se emiten las siguientes disposiciones que deberán aplicarse cuando sea necesaria la designación de un suplente para una jefatura en su ausencia, en adelante se realice de la siguiente manera:

1. La suplencia, independientemente del motivo, corresponderá en primera instancia ejercerla al superior inmediato del jefe que estará ausente.

2. El superior inmediato del jefe que estará ausente, en casos que resulten estrictamente necesarios y justificando su decisión ante Gestión Institucional de Recursos Humanos mediante oficio, podrá designar un sustituto y para su designación, deberá atender lo siguiente:

En caso de no existir disponible económico se asignarán las funciones del cargo que amerite la suplencia, conforme lo establecido en el artículo N°148 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil y adicionalmente, apelando al deber de colaboración inherente al ejercicio laboral en la función pública, máxime en situaciones excepcionales y de carácter temporal, como la que se aborda en estos casos.

svega

Nuevo sello

de 2

En caso de disponerse de contenido económico para cubrir la suplencia, ésta podrá ser remunerada al funcionario designado bajo la figura de recargo de funciones establecida en el artículo 22 bis del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, para lo cual se requiere de previo a la formalización de dicho acto administrativo, la autorización de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

3. Para la elección del suplente se deberán tomar en consideración los siguientes puntos:

Que exista una rotación en la designación de las personas suplentes.

Se les debe dar prioridad a quienes se encuentren nombrados en propiedad.

Se debe respetar la Jerarquía de la estructura ocupacional.

4. Elegido y autorizada la designación del suplente, de previo al ejercicio a.i. del cargo, debe recibir la notificación en la que se indique la fecha exacta de inicio y fin (si se tiene certeza de esta) y sustento normativo de esta labor, con copia a los superiores jerárquicos que correspondan. Una vez que conste el recibido del colaborador designado como prueba de la instrucción girada, deberá ser remitido para que conste en el expediente de personal a Gestión Institucional de Recursos Humanos – que lo resguarda - además de comunicar a quienes se considere oportuno.

5. En los puestos de niveles Gerenciales, entiéndase directores, será el subdirector respectivo quien lo supla en su ausencia.

Finalmente se indica que la presente circular deja sin efecto los documentos que en esta misma línea se emitieron con anterioridad, a saber: DAD-GRH-3740-2018 y DAD-GRH4466-2018, del 16 de agosto y 12 de noviembre respectivamente, ambas del 2018.

Teléfono


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PARA: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, COORDINACIÓN

ASESORÍA JURÍDICA, COORDINACIÓN GENERAL,

COORDINACIÓN MERCANTIL, COORDINACIÓN

ASOCIACIONES, COORDINACIÓN RECONSTRUCCIÓN

ASUNTO: Circular DAD-PRV-697-2019


Se anexa copia de la Circular DAD-PRV-697-2019, denominada “Cierre del

almacén general de suministros”, para su conocimiento y estricto cumplimiento.


Atentamente,

CIRCULAR DAD-PRV-697-2019

De: Lic. Adrián Solís Cambronero, Coordinador General Almacén General de Suministros

Asunto: Cierre del Almacén General de Suministros

Fecha: 14 de agosto, 2019

Para: Lic. Fabiola Varela Mata Dirección General

Lic. Georgina Paniagua Ramírez., Dirección Administrativa a.i.

Lic. Max Lobo Hernández Instituto Geográfico Nacional

Ing. Roger Araya Fonseca Informática a.i.

Lic. Oscar Rodríguez Sánchez Registro Inmobiliario

Lic. Mauricio Soley Pérez Registro Bienes Muebles

Lic. Luis Jiménez Sancho Propiedad Industrial

Lic. Yolanda Víquez Alvarado Registro Personas Jurídicas

Lic. Vanessa Cohen Jiménez Derechos de Autor

Lic. Kattia Salazar Villalobos Servicios Registrales

Lic. María Mayela Naranjo Monge Auditoría Interna

En cumplimiento con el acuerdo de Junta Administrativa, tomado en la Sesión Ordinaria No.46-2010 celebrada el 11 de noviembre, 2010, mediante el cual acogen las políticas generales dirigidas a la atención de inventarios de materiales y suministros fundamentados en el oficio DF-RN-654, punto 5 inciso c) que dicta:

“Una vez al año (en el último trimestre del período), deberá ejecutarse el inventario físico total de la mercadería que se encuentre en custodia en la Bodega General cuya labor será ejecutada por los funcionarios de Contabilidad quién contará con la colaboración de los funcionarios del Almacén General”

Se les informa para que tomen las medidas necesarias, que durante el mes de octubre los funcionarios de Contabilidad en conjunto con los compañeros del Almacén General de Suministros, en presencia de los de Auditoría, llevarán a cabo el inventario total de materiales y suministros custodiados en el Almacén General; razón por la cual se cerrará y no se entregarán materiales y/o suministros hasta el mes de noviembre.

Por recomendación de la Auditoría Interna no se entregará ningún artículo de uso corriente, únicamente aquellos artículos y/o suministros que se necesiten urgentemente y que se consideren imprevistos, los cuales deberán ser pedidos mediante solicitud en línea por el Director(a) correspondiente.

Se les recuerda que las solicitudes en línea se llevan a cabo del 1 al 20 de septiembre, no se recibirán las solicitudes después de esta fecha a menos que sea una necesidad urgente solicitada por el respectivo Director(a); ya que en el resto del mes se alistarán, se entregarán los pedidos y se llevarán a cabo los cierres físicos y contables para tales efectos.

Favor comunicar a sus colaboradores sobre este cierre, para que tomen las medidas necesarias.

Teléfono


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COORDINACIÓN GENERAL, COORDINADORES,

REGISTRADORES

ASUNTO: CIRCULAR-DIN-0023-2019


Se anexa copia de la Circular -DIN-0023-2019 cuyo asunto es “Buzón de correo

“Secretaria Dirección de Informática”. Para su conocimiento.

Atentamente,

Público CIRCULAR-DIN-0023-2019 26 de agosto, 2019 Fabiola Varela Mata Georgina Paniagua Ramírez Directora General Directora a.i. Administrativo Mauricio Soley Pérez Kattia Salazar Villalobos Director de Bienes Muebles Directora, Dirección de Servicios Vanessa Cohen Jiménez Yolanda Víquez Alvarado Directora Derechos de Autor Directora Personas Jurídicas Max A. Lobo Hernández Luis Jiménez Sancho Director, Instituto Geográfico Nacional Director Propiedad Industrial Oscar Rodríguez Sánchez María Mayela Naranjo Monge Director Registro Inmobiliario Auditora Interna

Funcionarios Dirección de Informática Estimados señores (as): Asunto: buzón de correo “Secretaria Dirección de Informática”. Con el fin de continuar promoviendo y realizando la mejora continua en los servicios que provee la Dirección de Informática, se ha creado el buzón de correo ““Secretaria Dirección de Informática”. El buzón tiene como propósito recibir cualquier retroalimentación que desee externar un funcionario del Registro Nacional, con respecto a la calidad de los servicios brindados por la Dirección de Informática. Sin otro particular, DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Róger Araya Fonseca Director a.i. RAF/KBS Cd: Archivo.

Teléfono


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PARA: SUBDIRECCIÓN, COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA,

ASESORÍA LEGAL, ASESORÍA TÉCNICA, COORDINACIÓN

GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES

ASUNTO: Circular DAD-ASG-0629-2019

FECHA: 10 de setiembre de 2019

Se anexa copia de la Circular DAD-ASG-0629-2019, denominada “Uso de

electrodomésticos en el Registro Nacional”, para su conocimiento y estricto

cumplimiento


Atentamente,

CIRCULAR DAD- ASG-0629-2019

DE: Arq. Jorge Rojas Molina

Jefe de Arquitectura y Servicios Generales.

________________________

MSc. Georgina Paniagua

V°B° Dirección Administrativa

FECHA: Jueves 5 de setiembre de 2019.

PARA: Directora y Subdirector General.

Directores y Subdirectores de Registro.

Coordinadores Administrativos.

Asistentes Administrativos de Departamento.

Departamento de Auditoria Interna.

ASUNTO: Uso de Electrodomésticos en el Registro Nacional

Estimados (as) señores (as):

En relación con el uso de electrodomésticos dentro de la institución, se comunican las siguientes disposiciones de acatamiento obligatorio con el objetivo de favorecer y salvaguardar la integridad de las personas y el adecuado uso de las instalaciones físicas de la institución:

• Se autoriza el uso en las áreas que actualmente son cocinetas o lugares donde se encuentran electrodomésticos (refrigeradoras, hornos microondas y coffee maker), sin embargo, los funcionarios del Departamento de Arquitectura y Servicios Generales estarán realizando visitas a dichos lugares para revisar lo siguiente:

o Asegurarse que la alimentación eléctrica de dichos dispositivos sea conectada en los circuitos eléctricos correspondientes para tal fin.

o No contengan extensiones eléctricas o regletas no autorizadas por el Departamento de Arquitectura y Servicios Generales, alimentando los electrodomésticos.

• Se prohíbe establecer nuevas áreas para el funcionamiento de electrodomésticos y o cocinetas sin la debida valoración y autorización previa del Departamento de Arquitectura y Servicios Generales, para tal fin el director del área correspondiente deberá de hacer una solicitud por escrito al Departamento de Arquitectura.

• Los únicos electrodomésticos permitidos son refrigeradoras, hornos microondas y coffee maker. En consecuencia, se prohíbe el uso de hornos tostadores por la peligrosidad que representan en cuanto a producir conatos de incendios por su mal uso debido al descuido de las personas.

• Para las áreas que cuentan con cocinetas o lugares donde se encuentran electrodomésticos (refrigeradoras, microondas y coffee maker) se les indica que los mismos deben estar conectados a los tomacorrientes color blancos o marfiles que son instalados para tal fin, por ninguna circunstancia deben conectar este tipo de equipos a los tomacorrientes de UPS, los cuales son los de color rojo o anaranjado.

• Para la conexión de este tipo de electrodomésticos queda prohibido el uso de regletas y extensiones no autorizadas por el Departamento de Arquitectura y Servicios Generales, si se requiere conectar más de un elemento en un solo tomacorriente, debe llamarse a la Secretaría de Arquitectura (extensión 819 o 820) o realizar el reporte al correo [email protected] para valorar y dar solución a la situación, para considerar todo el tema eléctrico de los circuitos de alimentación.

• Con respecto al uso de los electrodomésticas, ya sean propiedad o no de la Institución, se debe recordar que la persona usuaria es la responsable directa sobre el buen uso de cada electrodoméstico, además es obligación de la persona o departamento usuario, velar por el buen funcionamiento de estos equipos, lo cual incluye desconexión inmediatamente de la instalación eléctrica de la Institución de los aparatos que se visualicen con fallas o fuera de uso y proceder a su reporte, de igual manera, hacerse cargo, cuando corresponda, de gestionar su respectiva reparación.

Teléfono


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REGISTRADORES

ASUNTO: Circular DGAN-JA-440-2019


Se anexa copia de la Circular DGAN-JA-440-2019, referente al riesgo que existe

alrededor de la pérdida de documentos en información de carácter administrativo y

legal, el cual es calificado como “intolerable”

Favor tomar nota al respecto.

Atentamente,

1 Público

DGL-0892-2019 10 de setiembre de 2019

Señor Róger Araya Fonseca Director a. i. de Informática Señor Mauricio Soley Pérez Director de Registro Bienes Muebles Señora Vanessa Cohen Jiménez Directora Directos de Autor Señor Max Lobo Hernández Director Instituto Geográfico Nacional Señor Oscar Rodriguez Sánchez Director Registro Inmobiliario Señor Luis Jiménez Sancho Director Propiedad Industrial Señora Kattia Salazar Villalobos Directora Servicios Registrales Señora Yolanda Víquez Alvarado Directora Personas Jurídicas Señora Georgina Paniagua Ramírez Directora Administrativa a. i. Estimados señores: Asunto: Oficio Circular DGAN-JA-440-2019

Sírvase encontrar adjunto para que la hagan del conocimiento de todos los funcionarios, circular DGAN-JA-440-2019, de fecha 9 de setiembre del año en curso, mediante la cual informan sobre el riesgo que existe alrededor de la pérdida de documentos en información de valor administrativo y legal llegando a la conclusión de que se trata de un riesgo calificado como “intolerable”. Atentamente, DIRECCION GENERAL

Fabiola Varela Mata Directora General MBG C: Archivo / Consecutivo

Una organización transparente tiene archivos organizados Curridabat, 900 metros sur y 150 metros oeste de Plaza del Sol

Tel: (506) 2283-1400 / Fax: (506) 2234-7312 / Apartado Postal 41-2020, Zapote, Costa Rica [email protected] / www.archivonacional.go.cr / www.mcj.go.cr

CIRCULAR DGAN-JA-440-2019

PARA: Jerarcas Instituciones Públicas de los tres Poderes de la República, Tribunal Supremo de Elecciones y Sector Autónomo

DE: Junta Administrativa del Archivo Nacional

FECHA: 9 de septiembre de 2019

En el proceso de análisis del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) del año 2012, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, como rector del Sistema Nacional de Archivos, abordó el riesgo que existe alrededor de la pérdida de documentos en información de valor administrativo y legal y se llegó a la conclusión de que se trata de un riesgo calificado como “intolerable”. Textualmente, el riesgo en cuestión indica: “Pérdida de documentos e información en cualquier soporte (tradicional o electrónico), con valor administrativo y legal para las instituciones del Estado, parte de los cuales podrían tener valor científico cultural”. Una vez identificado el riesgo antes mencionado, sus causas y efectos, y los controles existentes, se determinó una probabilidad “casi cierta”, con un impacto “crítico” y un nivel de riesgo “intolerable”. Este calificativo obedece al altísimo valor que los documentos descritos ocupan en el Estado. Su pérdida puede acarrear un sinnúmero de perjuicios, entre ellos: impedir una adecuada rendición de cuentas, obstaculizar un proceso probatorio e impedir el derecho constitucional de acceso a la información. La causa de este riesgo se origina en el incumplimiento por parte de las instituciones públicas de la normativa vigente, entre la que se destaca la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, su reglamento ejecutivo; y la Ley General de Control Interno. Por esta razón, se advierte a los jerarcas de las instituciones la obligación de cumplir con la referida normativa con el fin de minimizar este riesgo. Les recordamos que el Archivo Nacional, pone a su disposición y de los encargados de los Archivos Centrales de sus instituciones, espacios de asesoría y capacitación en materia archivística; así como el Índice de Desarrollo Archivístico Nacional que se encuentra publicado en nuestro sitio web: http://www.archivonacional.go.cr Las consultas relacionadas con esta circular se recibirán en la dirección electrónica [email protected]; dirigidas a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

http://www.archivonacional.go.cr/

mailto:[email protected]

Teléfono


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REGISTRADORES

ASUNTO: Cobro del Timbre del Colegio de Abogados


De conformidad con el Decreto Ejecutivo: “Arancel de Honorarios por Servicio

Profesionales de Abogacía y Notariado”, N° 41457 -JP, del 17 de octubre de 2018,

publicado en el Alcance número 23 del Diario Oficial La Gaceta número 23, el día

01 de febrero de 2019, así como en el Decreto Ejecutivo N° 41930-JP del 22 de

mayo de 2019, publicado en el Diario Oficial La Gaceta número 181, el día 25 de

setiembre del año en curso y que reformó el anterior Decreto Ejecutivo. Se hace de

conocimiento lo concerniente a los montos que se deben de cancelar, por concepto

del Timbre del Colegio de Abogados, en todos aquellos trámites realizados ante el

Registro de Personas Jurídicas:

“Artículo 106.- Tarifa del timbre en las autenticaciones y prendas. En las autenticaciones de firmas en documentos de carácter privado y certificados de prenda, se pagará el timbre a razón de doscientos setenta y cinco colones por cada firma autenticada.

Artículo 108.-Tarifa del timbre en los instrumentos públicos. En los instrumentos

públicos se pagará el timbre del Colegio de Abogados (as) de acuerdo con la

cuantía del acto o contrato así:

a) Hasta doscientos cincuenta mil colones estarán exentos.

b) Mil cien colones cuando la cuantía sea mayor de doscientos cincuenta mil

colones y no pase de un millón de colones.

c) Dos mil doscientos colones cuando la cuantía sea mayor de un millón de

colones y no pase de cinco millones de colones.

d) Cinco mil quinientos colones cuando la cuantía sea mayor de cinco millones

de colones y no pase de veinticinco millones de colones.

e) Once mil colones cuando la cuantía sea mayor de veinticinco millones de

colones y no pase de los cincuenta millones de colones.

Teléfono


2

f) Dieciséis mil quinientos colones cuando la cuantía sea de cincuenta millones

de colones a cien millones de colones.

g) Veintisiete mil quinientos colones cuando la cuantía sea de cien millones de

colones a quinientos millones de colones.

h) Cincuenta y cinco mil colones cuando la cuantía sea de quinientos millones de

colones en adelante.

i) Los instrumentos adicionales que no aumenten la cuantía estarán exentos,

así como todos los declarados por ley exentos de timbres.

j) Si el documento contuviere varias operaciones el timbre se tasará sobre la

suma de cada una de ellas, pero si fueren asuntos inestimables, cubrirán

cada uno doscientos setenta y cinco colones de timbre.

k) El timbre se pagará en el primer testimonio o certificación; si se expiden

varios testimonios se agregará a cualquiera de ellos y en los demás se

indicará en cuál testimonio se pagó; pero si no se expide una reproducción el

timbre se cancelará al margen de la matriz.

l) Si se tratare de traspaso de muebles o inmuebles la cuantía se establecerá de

acuerdo con el mayor valor que resulte entre el valor real y el valor fiscal

declarado por las partes.

m) Toda certificación notarial pagará doscientos setenta y cinco colones.”

Aunado a lo anterior y conforme a lo establecido en el artículo 113 de dicho decreto,

se deroga el Decreto Ejecutivo N° 39078-JP publicado en el Diario Oficial La

Gaceta N° 157 del trece de agosto de dos mil quince. De igual forma se deja sin

efecto las Circulares Administrativas DPJ-013-2015 y DPJ-003-2019.

Conforme a lo estipulado en el artículo 3 del Decreto Ejecutivo N° 41930-JP, esta

disposición rige a partir del 25 de setiembre del año en curso.

Atentamente,

Teléfono


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FECHA: 11 de octubre de 2019

Se anexa copia de la Circular DGL-0014-2019, denominada “Política para la

Igualdad y Equidad de Género”. En la cual se solicita completar una encuesta, que

será remitida en línea.

Favor proceder conforme a lo solicitado.

Atentamente,

Público CIRCULAR DGL-0014-2019

Licda. María Mayela Naranjo Monge Auditoría Interna Ing. Róger Araya Fonseca Director Informática a. i.

Licda. Georgina Paniagua R. Directora Administrativa a. i. Lic. Oscar Rodríguez Sánchez Director Registro Inmobiliario

Lic. Mauricio Soley Pérez Director Bienes Muebles

Lic. Cristian Mena Chinchilla Director a. i. Propiedad Industrial

Licda. Gabriela Carranza Araya Asesoría Jurídica

MPA. Kattia Salazar Villalobos Directora Servicios Registrales

Licda. Vanessa Cohen Jiménez Directora Derechos de Autor

Lic. Yolanda Víquez Alvarado Directora Personas Jurídicas

MSc. Max Lobo Hernández Director Instituto Geográfico Nacional

Licda. Gabriela Zúñiga B. Jefe Dpto. Proyección Institucional

Licda. Sandra Rodríguez Chávez Licda. Adelita Abarca Ortega Jefe Proyectos Jefe Udei Licda. Mónica Jaén Solera Contralora de Servicios a. i.

De: Luis G. Alvarez Ramírez

Subdirector General

Fecha: 10 de octubre del 2019 Asunto: Política para la Igualdad y Equidad de Género

Me permito remitir comunicado para su acatamiento. El Ministerio de Justicia y Paz, en cumplimiento del deber de contribuir con la construcción de una sociedad justa e igualitaria, incorporó como una de sus metas elaborar la “Política para la Igualdad y Equidad de Género” de la institución. El proceso se encuentra liderado por el Viceministerio de Justicia, el equipo de trabajo de la Unidad de Género, la Comisión Institucional PLANOVI y la Fundación Justicia y Género como apoyo externo. Esta política será una herramienta fundamental para impulsar las trasformaciones que como país se requiere para alcanzar mayores niveles de justicia y buscar soluciones a los problemas de desigualdad que afectan a mujeres y hombres en todos los niveles de la sociedad. La construcción de esta política se desarrolla mediante un enfoque participativo, de inclusión y de respeto a los derechos humanos. Es por esto que les solicitamos su participación y apoyo en todas las actividades programadas para estos efectos: participación en grupos focales, entrevistas, aporte de información documental, aplicación de guías de observación y específicamente a todas y todos con el llenado de una encuesta en línea. La encuesta es de carácter confidencial y de fácil aplicación (15 a 20 minutos), estará disponible durante tres semanas, no obstante, se les solicita completarla a la mayor brevedad. Les estará llegando a sus correos electrónicos desde la plataforma encuestafácil, gestionada por la Fundación Justicia y Género. Les invitamos a ser parte de este proceso, sus opiniones son muy importantes para la definición de la Política de Igualdad de Género de la institución. Agradecemos su apoyo.

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GENERAL, COORDINACIONES

ASUNTO: Circular DAD-1236-2019


Se anexa copia de la Circular DAD-1236-2019, denominada “Devolución de placa

metálica (parqueo institucional).”

Favor proceder conforme a lo solicitado.

Atentamente,

CIRCULAR DAD-1236-2019

DEVOLUCIÓN DE PLACA METÁLICA (PARQUEO INSTITUCIONAL)

DE: ________________________ _________________________ Georgina Paniagua Ramírez, Jorge Rojas Molina,

Directora Administrativa Jefe Departamento de Arquitectura y Servicios Generales

PARA: Directores, Jefes de Departamento y Coordinadores. ASUNTO: Devolución de placa metálica (parqueo institucional). FECHA: 03 de octubre del 2019. ________________________________________________________________________________ En referencia a la Circular Administrativa DAD-GRH-366-2019, con fecha del 25 de enero de 2019, enviada por el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos y dirigida a las Jefaturas y Coordinadores Administrativos del Registro Nacional, la cual entre otros temas se solicitó que:

“La Jefatura inmediata coordinará con el Coordinador Administrativo de la Dirección

que corresponda la devolución del carné y la placa al Subproceso de Seguridad y

Vigilancia, en un plazo no mayor a dos días, para que este deshabilite los accesos y

disponga del espacio de parqueo conforme al “Reglamento para el uso de las áreas de

estacionamiento sede central del Registro Nacional”.

Conteste y soporte con la gestión requerida en la misma, se les reitera que en el momento en que un funcionario por cualquier motivo le entregue la placa correspondiente al beneficiario de uso del parqueo de la institución, deben hacer llegar las mismas de manera inmediata al Subproceso de Seguridad y Vigilancia para que esta unidad proceda conforme a sus competencias y las disposiciones normativas integradas dentro del Reglamento de cita.

Por lo anterior se prohíbe la custodia de estas placas en cualquier dependencia que no sea el Subproceso de Seguridad y Vigilancia, de manera que por ningún motivo podrán las Direcciones o coordinadores administrativos resguardar las mismas.

GPR/SSC/JRM/ENA

Cd. Archivo.

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ASUNTO: Circular DAD-ARC-003-2019


Se anexa copia de la Circular DAD-ARC-003-2019, denominada “Actualización pautas documento confidencial”, para su conocimiento y estricto cumplimiento Favor proceder conforme a lo establecido.

Atentamente,

Público

CIRCULAR DAD-ARC-003-2019 Para: Fabiola Varela Mata Osman Díaz Mendoza Directora General Junta Administrativa María Mayela Naranjo Monge Roger Araya Fonseca Auditora Interna Director Informática Oscar Rodríguez Sánchez Kattia Salazar Villalobos Director Registro Inmobiliario Directora de Servicios Max Lobo Hernández Cristian Mena Chinchilla Director Inst. Geográfico Nacional Subdirector Prop. Industrial Vanessa Cohen Jiménez Yolanda Víquez Alvarado Directora Derec. de Autor y Conexos Directora Personas Jurídicas Mauricio Soley Pérez Director Bienes Muebles De: Wendy Martínez Jiménez V°B° Georgina Paniagua Ramírez Fecha: 14 de octubre, 2019 Asunto: Actualización pautas documento confidencial En atención a la circular DAD-ARC-005-2018, con fecha del 1 de noviembre de 2018; procedemos a divulgar la siguiente actualización y se solicita su acatamiento obligatorio. Cd. Archivo WMJ / GMN Anexos: Pautas de oficio y documentos confidenciales impresos. Ejemplo de cédula de recepción

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Archivo Central Pautas Oficios y Documentos confidenciales impresos Trámite para el envío, recibido y traslado a jefatura y archivo

I) En caso de enviar documentos confidenciales 1. Se redacta el oficio y se coloca la clasificación del activo de información a

“CONFIDENCIAL”. 2. Se procede a imprimirlo para la entrega al interesado.

3. Se debe dejar una copia en el archivo físico de la Jefatura o encargado del trámite; como respaldo de este, y resguardarlo en el archivador o lugar en el que se vayan a ubicar los documentos confidenciales, el cual deberá tener un rótulo que indique “ACCESO RESTRINGIDO”. 4. Para su envió, el oficio y documentos impresos con la clasificación de

Documento Confidencial, será colocado en un sobre de manila cerrado, sellado y firmado.

5. El sobre se rotulará con la palabra “CONFIDENCIAL” además estará acompañado de una cédula de recepción. 6. La cédula de recepción tendrá los siguientes datos: Destinatario: _____________________________________ Nombre de la persona y Nombre de la oficina Remitente: _____________________________________

Fecha de envío: _________________ Hora de recibido y nombre de quien recibe: Se debe incluir la leyenda: “Atención inmediata”

7. El sobre con el documento confidencial será entregado y podrá ser abierto

únicamente por la persona que le está dirigido.

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8. En cuanto a la entrega del documento se considerarán las siguientes

excepciones: a) En el caso de ser dirigido a una Jefatura que se encuentre ausente por más de un día, el documento confidencial se le entregará a la persona asignada como responsable de la oficina. b) En el caso de que el documento confidencial esté dirigido a un funcionario y este no sea ubicable en la oficina, (siendo que la ausencia no sea por motivo de vacaciones, incapacidad o capacitación); se intentará la entrega en una segunda oportunidad al día siguiente; caso contrario de no ubicar al funcionario se dejará el documento en la Secretaría de la oficina, dejando constancia de estos eventos.

9. La secretaría de la oficina será la persona que le corresponda dar el recibido en la cédula de recepción. La secretaría no está autorizada para abrir ningún documento confidencial.

10. La cédula de recepción del documento diseñada al efecto deberá ser entregada

por parte del mensajero a la Jefatura de la instancia emisora de la información.

II) En caso de recibir y dar trámite al documento confidencial 1. Si lo entregan a la persona interesada personalmente se llena la cédula de recepción. En el caso de que se entregue en la secretaría; se recibe el sobre cerrado y no se abrirá. 2. La persona en la secretaría procederá a completar los datos en la cédula

de recepción a saber los datos de: Sello de la oficina

Fecha de recibido Nombre y la firma de la persona que lo recibe

3. Cuando se trata de un documento confidencial dirigido a la Oficina o Jefatura, se ingresan los datos generales que indica el sobre en el control de oficios.

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4. El documento confidencial se le traslada a la Jefatura, quien se encargará de asignar para su correspondiente gestión el trámite. 5. La respuesta que se emita debe darse el mismo tratamiento indicado en el punto 1. en sobre sellado y con las pautas de documento confidencial. 6. En el proceso de trámite es recomendable que el documento confidencial

esté bajo llave y a cargo de una única persona.

III) Archivo del documento 1. Una vez conocido el documento confidencial por parte de la Jefatura, ésta

procederá a la colocación del documento en el sobre y a su correspondiente tramitación, sea asignando el documento para una respuesta efectiva o para su archivo.

2. Si el documento confidencial es para dar una respuesta, la persona asignada con el caso confidencial, luego de preparar la respuesta y entregarla deberá dejar una copia impresa que será archivada junto con el documento de origen.

3. El documento debe colocarse en sobre de manila y almacenado por aparte del archivo de gestión de uso cotidiano. En el proceso de trámite es recomendable que el documento confidencial esté bajo llave y a cargo de una única persona.

4. Al finalizar el trámite de un documento confidencial, se deberá archivar los documentos de la Oficina en un único lugar, al que tendrá acceso únicamente la Jefatura y a quien autorice para tal fin.

5. El archivador con la documentación confidencial se mantendrá con el acceso restringido y de ser posible con llave, para la seguridad a la información que los mismos contienen.

6. Al archivador o lugar en el que se ubiquen los documentos confidenciales deberá tener un rótulo que indique “ACCESO RESTRINGIDO”. Nota: Los demás documentos confidenciales, como lo son los traslados de cargos o los que surjan producto de procesos sumarios por sanción disciplinaria o restricción, modificación o eliminación de derechos subjetivos (procedimientos ordinarios) serán comunicados y tratados bajo la ley de notificaciones.

Cédula de Recepción DOCUMENTO CONFIDENCIAL SOPORTE PAPEL

Destinatario: ______________________________

Remitente: _______________________________

Fecha de envío: _____________________________

Hora de recibido: ___________________________ Nombre de quien recibe: ______________________

“Atención inmediata”

_______________________________________________________ NOTA: *utilizar papel membretado

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REGISTRADORES

ASUNTO: Cobro del Timbre de Educación y Cultura


Con la finalidad de brindar una efectiva aplicación de la Ley del Timbre de

Educación y Cultura, N° 5923, reformada mediante la Ley de Fortalecimiento del

Sistema Nacional de Educación Musical (SINEM), mediante el cual se regulan los

actos o contratos referentes a este Registro y afectos al pago del timbre de

referencia. En tal sentido, dispone el artículo 8, para lo que interesa, lo siguiente:

“Artículo 8- Las sociedades y las subsidiarias de las sociedades

extranjeras inscritas en el Registro Mercantil pagarán el siguiente

timbre de Educación y Cultura:

1) En el acto de inscripción o en cualquier otro acto registrable

pagarán cinco mil colones (¢5000.00).”

Conforme a lo dispuesto por la normativa citada, los documentos que ingresen a

partir de esta fecha y que contengan actos que se encuentran dentro de los

supuestos establecidos, deberán pagar la suma de cinco mil colones por concepto

de timbre de Educación y Cultura.


Atentamente,

Teléfono


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REGISTRADORES

ASUNTO: Actualización del capital social


Con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa vigente y proceder conforme a

lo establecido, se hace de su conocimiento el Acuerdo SGV-A-234, tomado por la

Superintendencia General de Valores el 2 de mayo de 2019. Acuerdo mediante el

cual se establece el capital social al que deben ajustarse las siguientes entidades:

“Artículo 1. Actualización del Capital Social.

Las bolsas de valores, los puestos de bolsa, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las sociedades calificadoras de riesgo, las centrales de valores, las sociedades titularizadoras, las sociedades fiduciarias y las sociedades de compensación y liquidación de valores, deben ajustar el capital social mínimo de la siguiente forma:

a. Las bolsas de valores deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ochocientos cincuenta y tres millones de colones (¢853.000.000).

b. Los puestos de bolsa deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de doscientos tres millones de colones (¢203.000.000).

c. Las sociedades administradoras de fondos de inversión deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ciento treinta y nueve millones de colones (¢139.000.000).

d. Las sociedades calificadoras de riesgo deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ochenta y uno millones de colones (¢81.000.000).

e. Las centrales de valores deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ciento sesenta y dos millones de colones (¢162.000.000).

Teléfono


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f. Las sociedades titularizadoras deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ciento treinta y uno millones de colones (¢131.000.000).

g. Las sociedades fiduciarias deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de ciento treinta y uno millones de colones (¢131.000.000).

h. Las entidades de compensación y liquidación de valores deben contar con un capital social mínimo suscrito y pagado de cuatrocientos siete millones de colones (¢407.000.000).

[…]

Artículo 2º—Derogatoria. Se deroga el Acuerdo SGV-A-230”

Conforme lo anterior se deja sin efecto la CIRCULAR DPJ-004-2018. Por favor

proceder con lo establecido.

Atentamente,

Teléfono


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TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL Y

COORDINACIONES

ASUNTO: Circular DIN-ASI-0001-2019

FECHA: 01 de noviembre de 2019

Se anexa copia de la Circular DIN-ASI-0001-2019, denominada “Seguimiento

proceso de Clasificación de Activos del RN, para su conocimiento y estricto

cumplimiento. La fecha límite es el 20 de diciembre de 2019.


Atentamente,

Público

Circular DIN-ASI-0001-2019 22 de octubre de 2019 Fabiola Varela Mata Georgina Paniagua Ramírez Directora General Directora a.i. Administrativo Mauricio Soley Pérez Kattia Salazar Villalobos Director de Bienes Muebles Directora, Dirección de Servicios Vanessa Cohen Jiménez Yolanda Víquez Alvarado Directora Derechos de Autor Directora Personas Jurídicas Max A. Lobo Hernández Cristian Mena Chinchilla Director, Instituto Geográfico Nacional Sub Director Propiedad Industrial Oscar Rodríguez Sánchez María Mayela Naranjo Monge Director Registro Inmobiliario Auditora Interna Osmán Díaz Mendoza Junta Administrativa Estimados Señores (as): Asunto: Seguimiento al proceso de Clasificación de Activos de Información del Registro Nacional Como parte del proceso de identificación y clasificación de los activos de información del Registro Nacional iniciado en años anteriores, anualmente se requiere llevar a cabo la validación del estado de la información de cada una de las unidades organizativas de la Institución. Para el presente año se deben realizar las siguientes actividades:

1) Revisar y actualizar cada uno de los activos de información identificados previamente, los cuales se encuentran enlistados en el Sistema para el Inventario y Clasificación de Activos de Información (SICLA), esto con el fin de validar si el activo se mantiene vigente o si se requiere su actualización o eliminación.

2) Incluir y clasificar en el SICLA todos aquellos activos de información nuevos.

3) En caso de requerirse la clasificación o reclasificación de un activo de información, se deben tomar en cuenta los niveles de clasificación definidos en la Metodología para el inventario y clasificación de activos de información del Registro Nacional. Esta metodología se encuentra en el apartado “Documentación” del sistema SICLA.

4) El proceso descrito anteriormente se debe llevar a cabo anualmente, y se encuentra pendiente la ejecución para el año 2019. Es por este motivo que se les solicita realizar este proceso antes del 20 de diciembre de 2019.

gcordero

Recibido

Público

5) Se agradece que una vez realizada la actualización en el sistema SICLA se notifique por

medio de correo electrónico a las compañeras Lilliam Campos Salas y Lincy Jiménez Fallas. Además, en caso de que cualquier duda o consulta, igualmente pueden contactarlas por ese medio o bien a la extensión 452.

Muy respetuosamente se les solicita por favor informar o comunicar este requerimiento a los encargados de este proceso en las áreas organizativas de cada Dirección, que han estado trabajando en este tema.

En caso de que un coordinador, jefatura o encargado de alguna área organizativa de la Institución, no tenga acceso al SICLA, debe notificarlo a la [email protected], de la Dirección de Informática.

No se omite manifestar que el presente proceso es de impacto Institucional y está debidamente autorizado por la Dirección General.

Cordialmente,

DEPARTAMENTO DE ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Oscar Morales Segura Jefe LCS/ACS. Cd: Archico

OSCAR

VIVIAN

MORALES

SEGURA

(FIRMA)

Firmado

digitalmente por

OSCAR VIVIAN

MORALES SEGURA

(FIRMA)

Fecha: 2019.10.22

19:36:32 -06'00'


INGRESAR AL SISTEMA

Pan

talla

pri

nci

pal

Ingresar al menú principal

Búsqueda rápida de activos de información

Gráfico que muestra la cantidad y clasificación de los activos de información de la Unidad Organizativa

Cantidad de activos que aún no tienen

clasificación asignada

Total de activos de la Unidad Organizativa

GUÍA RÁPIDA PARA EL USO DEL SISTEMA SICLA INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN DE LOS

ACTIVOS DE INFORMACIÓN

INGRESAR AL SISTEMA

AGREGAR ACTIVOS DE INFORMACIÓN

INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN

PASO 1. Ingrese a través del siguiente ícono

PASO 2. Presione el botón Ingresar, la autenticación se hará de inmediato. O bien ingrese nuevamente y utilice sus credenciales de acceso a la computadora: Usuario: rnpcr\nombreusuario Contraseña: ********


PASO 1. Ingresar al menú principal PASO 2. Seleccionar la opción Agregar Activos PASO 3. Seleccionar la opción Activos

PASO 4. Seleccionar el botón de agregar ubicado al margen inferior derecho de la pantalla. PASO 5. En la ventana que se despliega completar el nombre y descripción del activo a agregar.

En esta pantalla se deberán agregar todos los nuevos activos de información de la Unidad Organizativa. De igual manera se deberá ingresar aquí para hacer modificaciones al nombre o descripción de un activo de información ya existente.


PASO 1. Ingresar al menú principal PASO 2. Seleccionar la opción Inventario Activos

En esta pantalla se llevará el inventario de los activos de información de la Unidad Organizativa, se debe consignar los activos secundarios, responsables, los custodios y finalmente asignar el nivel de clasificación.

AGREGAR ACTIVO DE INFORMACIÓN Seleccionar el botón de agregar ubicado al margen inferior derecho de la pantalla.

AGREGAR ACTIVO SECUNDARIO Para cada activo seleccionar en la columna Activo secundario la opción Acciones

AGREGAR CUSTODIO Y RESPONSABLE Para cada activo seleccionar en la columna Acciones secundario la opción Modificar

CLASIFICACIÓN Una vez terminado el proceso de inventario, seleccionar el botón siguiente

MÉTODO Para cada activo seleccionar en la columna Método la opción de la lista desplegable que corresponda.

NIVEL Para cada activo seleccionar en la columna Nivel la opción de clasificación que corresponda: Público / Privado / Público Restringido / Confidencial / Secreto

Para más información puede consultar la Metodología para el inventario y clasificación de los activos de información del Registro Nacional en la sección Documentación del menú principal del SICLA.

PASO 3. Seleccionar la opción Inventario PASO 4. Presione el botón siguiente

Teléfono


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REGISTRADORES

ASUNTO: Validación automática de inhabilitación del Notario


Dada la mejora realizada en el Sistema de Personas Jurídicas en relación con la

consulta de inhabilitación del Notario, dispuesto en el Criterio Registral DGL-017-

2018, así como en la Circular DPJ-016-2018; esta Dirección comunica lo siguiente:

En caso de estar inhabilitado se generará de manera automática la marginal de

cancelación: “Se cancela la presentación, de conformidad con el Criterio

Registral DGL-017-2018. Notario inhabilitado” y el documento cambiará al

estado de cancelado.

Los Registradores deberán confrontar obligatoriamente la fecha de otorgamiento

consignada en el documento, contra la fecha de otorgamiento que consta en el

sistema y en caso de ser distinta, debe corregirla mediante la función ubicada en la

calificación: “cambio de fecha de otorgamiento” la cual únicamente permitirá

el cambio para los documentos presentados por primera vez y documentos

adicionales.

Para tales efectos se debe llenar: las citas de presentación a ser modificadas, la

fecha correcta de otorgamiento, el campo motivo, y luego pulsar el botón modificar,

y en ese momento la nueva fecha es validada de forma automática contra el servicio

web de la Dirección Nacional de Notariado.

En los casos en los que la nueva fecha de otorgamiento ingresada no cancele el

documento, los Registradores deben consignar una marginal al documento

indicando que la marginal anterior no corre, debido a un error en la digitación de la

fecha de otorgamiento del documento, y continuarán con el trámite

correspondiente.

Teléfono


2

Se exceptúan de la anterior disposición los documentos otorgados en conotariado

y en los cuales se expida una razón notarial (defectuosos), por lo que la

consulta debe realizarse mediante el aplicativo: Consulta de Estado de Notarios en

la dirección http://cen/cen/xhtml/login.xhtml de la misma forma instruida en la

Circular DPJ-016-2018.

En caso de que el servicio web no se encuentre disponible (caído), el sistema no

permitirá la recepción de documentos por primera vez, hasta que se restablezca el

mismo.

La citada validación automática cuenta con las bitácoras de consulta y modificación

correspondientes, a los efectos de consulta y auditoria.

Las disposiciones citadas rigen a partir de la comunicación de la presente circular.


Atentamente,

http://cen/cen/xhtml/login.xhtml

Teléfono


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Y REGISTRADORES

ASUNTO: 1. Comunicación de la entrada funcionamiento del servicio de “Ventanilla Digital”

2. Instrucciones sobre marca de documentos en formato digital


Con ocasión de la implementación del servicio de ventanilla digital, se da un

cambio de paradigma en cuanto a la forma en que pueden ser presentados a la

corriente registral, los documentos para su calificación.

La utilización de este mecanismo de presentación implica necesariamente la

desmaterialización del testimonio físico de escritura que emite el notario público,

para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contiene la reproducción de

la escritura matriz más su correspondiente engrose. Para lo que es propiamente los

efectos de su calificación registral, a lo interno del Registro se genera una copia de

ese archivo, pero en un formato TIFF, lo cual le va a permitir al registrador

encargado de su trámite, llevar a cabo todas las anotaciones, marcas y generación

de notas, sin que con ello provoque ningún tipo de alteración en el archivo PDF

aportado y firmado digitalmente por el notario.

En tal sentido, resulta indispensable establecer una serie de parámetros y criterios

comunes en cuanto a la marca de este tipo de documentos, de tal forma que no se

pierda el carácter informativo y de trazabilidad de la labor de calificación que

realiza el registrador, tanto para lo que se refiere a su proceso de digitación como

para la tarea de respuesta a las consultas que se formulan ante los jefes de

registradores. De más está indicar, que la marca de documentos objeto de

calificación es un procedimiento muy personal de cada registrador, lo cual le

permite a futuro poder seguir sus propias huellas generadas en el proceso de

calificación, aspecto este que no tiene por qué perderse con los documentos

presentados mediante ventanilla digital.

Teléfono


2

Debido a lo anterior y con fundamento, en los artículos 4, 6, 7, 8, 10, 11, 13, 102, 107

y 124 de la Ley General de la Administración Pública; 1, 2 y 32 de la Ley sobre

Inscripción de Documentos en el Registro Público y 15, 44 y 58 del Reglamento del

Registro Público se emite la siguiente disposición de carácter administrativo para

una adecuada y normalizada aplicación de la marca de documentos presentados

mediante el servicio de ventanilla digital:

I. Por la naturaleza propia de los documentos presentados mediante la ventanilla

digital, estos carecerán de los mecanismos de seguridad de boleta y papel de

seguridad, lo mismo que del sello blanco y firma ológrafa del notario

responsable de su emisión. Constituirá por tanto el único mecanismo de

seguridad aplicable a ellos, el certificado de firma digital del notario por medio

del cual accedió al servicio.

II. El visor de documentos en formato TIFF que se utiliza para la calificación de

documentos presentados en ventanilla digital, le permite al operador resaltar

texto mediante 6 diferentes colores. De manera común y general se determina

que los registradores utilizarán únicamente los siguientes tres colores, para las

finalidades que se indican; a saber:

Color rojo: para marcar defectos;

Color amarillo: para marcar datos a ser confrontados;

Color verde: para marcar datos que serán digitados en el sistema para su

posterior inscripción, según la rogación del documento.

III. De igual forma, el visor señalado permite la utilización de un “lápiz digital” con

el cual se puede hacer trazos en color azul, con el cual el registrador podrá

hacer las marcas relativas a los datos que describen la persona o derecho

registrable que alude el documento, así como la información indispensable

para la inscripción según el objeto del acto o contrato al que se refiere la

rogación contenida en el documento. Asimismo, podrá utilizar el cuadro para

la inserción de texto, para lo cual puede utilizar los márgenes o cualquier otro

espacio en blanco presente en el documento formato TIFF, de tal forma que

deje plasmada toda aquella información útil para la calificación y posterior

digitación de datos en el sistema.

Lo que sí resulta obligatorio es que el registrador marque y deje grabado en el

archivo TIFF, ya sea mediante el resaltado de texto en color amarillo o verde,

mediante trazo con el “lápiz digital” en color azul, o por medio de la inserción

de cuadros de texto, los datos que describen la persona o derecho registrable y

la información indispensable para la inscripción, según el acto o contrato

rogado en el documento.

Teléfono


3

IV. Las correcciones de documentos defectuosos que ingresan en procura de su

inscripción deberán ser presentados a través de un solo documento firmado

digitalmente en formato PDF, que contenga con exclusividad, el texto de la

escritura adicional o razón notarial correspondiente. El registrador procederá

a la calificación y marca de este nuevo archivo, de la misma forma que se

indicó en los puntos anteriores y en caso de determinar que lo dispuesto en el

presente punto fue incumplido, procederá a mantener el defecto señalado y

consignar “sin terminar estudio” en el asiento de presentación del mismo.

V. Será responsabilidad de cada registrador, asegurarse de salvar los cambios en

los archivos en formato TIFF, correspondientes a las marcas en los colores

autorizados, los cuadros de texto, así como los trazos con “lápiz digital” en

color azul, por medio de los cuales marque el respectivo documento. No podrá

por tanto quedar grabado el archivo TIFF luego de la calificación, sin las

correspondientes marcas usuales de este proceso.

VI. Para el caso de que un registrador, distinto de aquel encargado de la

calificación del documento, acceda al archivo TIFF, no deberá en ninguna

circunstancia modificar las marcas incluidas en este; de hacerlo, quedará

grabado en una bitácora informática, de tal forma que se apliquen las medidas

que correspondan.

La aplicación de la presente circular rige a partir de su emisión.

Por favor proceder con lo establecido.

Atentamente,

Teléfono


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REGISTRADORES

ASUNTO: Circular DIN-ASI-0002-2019


Se anexa copia de la Circular DIN-ASI-0002-2019, denominada “Actualización del

Manual de Normas de Aseguramiento de la Información”, para su conocimiento


Atentamente,

Público

Circular DIN-ASI-0002-2019 19 de noviembre de 2019

Estimados Señores(as):

Asunto: Actualización del Manual de Normas de Aseguramiento de la Información

Como parte del proceso de comunicación de la nueva versión del Manual de Normas de

Aseguramiento de la Información, a todos los funcionarios del Registro Nacional se les

indica lo siguiente:

1. Este manual se aprobó mediante acuerdo de Junta Administrativa J550-2019, tomado en sesión ordinaria N°42-2019, del 31 de octubre de 2019, cumpliendo así con la actualización periódica que se debe realizar de este documento.

2. Las directrices y normas estipuladas en este manual de normas son de acatamiento obligatorio por parte de todos los funcionarios del Registro Nacional, así como de terceros y colaboradores que brinden servicios en la Institución.

3. Este documento se encuentra accesible para ser leído y consultado copiando el

siguiente enlace en un navegador: \\rnpcr.priv\inf\Seguridad-pol

Fabiola Varela Mata Directora General

Vanessa Cohen Jiménez Directora Derechos de Autor

Mauricio Soley Pérez Director de Bienes Muebles

Cristian Mena Chinchilla Subdirector de Propiedad Industrial

Kattia Salazar Villalobos Directora Servicios Registrales

Max Lobo Hernández Director Instituto Geográfico Nacional

Roger Araya Fonseca Director a.i. Informática

María Mayela Naranjo Monge Auditora Interna

Georgina Paniagua Ramírez Directora a.i Dirección Administrativa

Osman Díaz Mendoza Junta Administrativa

Oscar Rodríguez Sánchez Director Registro Inmobiliario

Yolanda Víquez Alvarado Directora a.i Personas Jurídicas

Público

4. Se insta a todos los funcionarios y terceros que laboran para el Registro Nacional, a realizar una lectura de este documento, de tal forma que puedan entender y conocer las responsabilidades delegadas en cada uno.

Cordialmente,

DEPTO. ASEGURAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Oscar Morales Segura

Jefe

LCS/ACS

Cd: Archivo

Teléfono


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REGISTRADORES

ASUNTO: Aplicación registral de la Ley 9699, denominada: Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos domésticos, soborno transnacional y otros delitos.

FECHA: 03 de diciembre de 2019

Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido por la Ley número 9699,

denominada: Responsabilidad de las personas jurídicas sobre cohechos

domésticos, soborno transnacional y otros delitos; esta Dirección comunica lo

siguiente:

A. Ámbito de aplicación

Los alcances legales de la citada ley, según su artículo segundo, lo es en cuanto a las

personas jurídicas de derecho privado costarricense o extranjero- filial o sucursal-,

empresas públicas estatales y no estatales, así como instituciones autónomas.

Además de fundaciones, y asociaciones.

B. Medidas cautelares

I. Anotación registral

Durante el desarrollo del proceso penal la autoridad jurisdiccional podrá emitir un

mandamiento en el que ordenará la anotación sobre el asiento de inscripción de la

persona jurídica, lo que prohibirá la disolución voluntaria de la persona jurídica

durante el desarrollo del proceso seguido en su contra.

En caso de presentarse un documento bajo ese supuesto y existiendo anotación del

proceso penal en el asiento de inscripción de la persona jurídica, se consignará el

defecto correspondiente, ello de conformidad con el artículo 22 de la Ley.

Teléfono


2

II. Autorización judicial

Una vez anotado el mandamiento tendiente a informar del proceso penal sobre el

asiento de inscripción de la persona jurídica y hasta que no exista en la publicidad

registral de la sociedad en cuestión, sentencia en firme o el cumplimiento de la

pena impuesta, será necesario la autorización de la autoridad jurisdiccional para la

transformación, fusión o adquisición de la sociedad de interés, todo lo anterior

según lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley. La adquisición aplica para la

sociedad de responsabilidad limitada en caso de así considerarlo los cuotistas. En

caso de no contar con la autorización respectiva se consignará el defecto

correspondiente.

III. Inmovilización

Una vez anotado el mandamiento de inmovilización sobre el asiento de inscripción

de la persona jurídica, cualquier movimiento, transformación, fusión o adquisición

–en el caso de la sociedad de responsabilidad limitada-, que se pretenda sobre la

persona jurídica deberá cancelarse, salvo que medie autorización expresa del juez

penal o de la ejecución de la pena, a cargo del asunto en que se dictó esa orden. La

marginal de cancelación deberá indicar: Cancelada la presentación de conformidad

con el artículo 24 de la Ley 9699, persona jurídica inmovilizada.

C. Disolución de la persona jurídica

Para dar cumplimiento al artículo 11, inciso f) de la Ley, recibida la ejecutoria

judicial correspondiente en la que se comunica la disolución de la persona jurídica,

el Registrador asignado, luego de realizar la anotación correspondiente, lo elevará a

esta Dirección para realizar la publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Finalizado

dicho trámite, se devolverá el documento al Registrador para que proceda a la

cancelación de la inscripción de la entidad, bajo el movimiento creado al efecto. La

disolución no se aplicará a las empresas públicas estatales o no estatales ni a las

instituciones autónomas.

Teléfono


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D. Adiciones al Código de Comercio y Ley de Asociaciones. Reforma a

Ley de Fundaciones.

Código de Comercio:

Artículo 201- Las sociedades se disuelven por cualquiera de las siguientes causas:

[…] e) Por aplicación de la sanción de disolución de la persona jurídica, prevista

en el artículo 11 de la ley Responsabilidad de las Personas Jurídicas sobre

Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y otros Delitos, ordenada por un

juez de la República.

Ley de Asociaciones:

Artículo 13- […] e) Por aplicación de la sanción de disolución de la persona

jurídica prevista en el artículo 11 de la ley Responsabilidad de las Personas

Jurídicas sobre Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y otros Delitos.

Artículo 27- La autoridad judicial será la única competente para decretar, antes

de la expiración del término natural, la disolución de las asociaciones constituidas

con arreglo a esta ley, cuando se lo pidan los dos tercios o más de los asociados o

cuando concurran las circunstancias que indican los incisos a), c), d) y e) del

artículo 13. Decretada la disolución se procederá en la forma que indica el artículo

14 y el Tribunal lo comunicará al Registro de Asociaciones, para la inscripción de

esa circunstancia.

Ley de Fundaciones:

Artículo 17- El juez civil respectivo, a instancia de la Junta Administrativa o de la Contraloría General de la República, podrá disponer la disolución de una fundación, cuando haya cumplido los propósitos para los que fue creada o por motivo de imposibilidad absoluta en la ejecución de sus finalidades.

Igualmente, podrá disponerse la disolución de una fundación por aplicación de la pena de disolución de la persona jurídica, de conformidad con el artículo 11 de la ley Responsabilidad de las Personas Jurídicas sobre Cohechos Domésticos, Soborno Transnacional y otros Delitos.

En caso de acordarse la disolución, el juez ordenará que los bienes pasen a otra fundación o, en su defecto, a una institución pública similar, si el constituyente de la fundación no les hubiera dado otro destino en ese caso, y firmará los documentos necesarios para hacer los traspasos de bienes.


Atentamente,

cchavarriaA

Revisado