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Compra regular de bienes y servicios Gestin de requerimiento y pedido de compra

PRO-27-1-02-01 FECHA PUBLICACIN 11/07/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Gestin Administrativa Compras de bienes y/o servicios Generar orden de compra y/o servicio

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1 Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2 Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 2

4.1 Responsable del Proceso ............................................................................................................. 2

4.2 Responsabilidades ....................................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................. 4

6.1 Diagrama de flujo Gestin de requerimiento y pedido de compra ....................................... 4

6.2 Descripcin de actividades - Gestin de requerimiento y pedido de compra .......................... 4

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...................................................................................................... 8

8. INDICADORES .................................................................................................................................. 9

9. RIESGOS ......................................................................................................................................... 10

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 10

11. APROBACIN ............................................................................................................................... 10

12. ANEXO ......................................................................................................................................... 11





1. OBJETIVO

Gestionar la adquisicin de bienes y servicios que siguen un proceso regular de compra y que no

pertenecen a las estrategias definidas.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud o requerimiento del bien o servicio por parte de la Unidad acadmica y/o

administrativa y termina con el envo de la orden de compra al proveedor seleccionado.

3. NORMATIVIDAD

3.1 Directrices

Directriz de Compras de Bienes y Servicios

Poltica de Proveedores

Reglamento del Comit de Compras

3.2 Lineamientos

Este proceso podr iniciar con la solicitud de acompaamiento por parte de las unidades

acadmicas y/o administrativas a Compras y Activos Fijos para la bsqueda y seleccin de

ofertas para atender el requerimiento o podr iniciar con base en cotizaciones previas

realizadas por la Unidad.

Este proceso aplicar para los requerimientos de bienes y servicios que sean requeridos

para compra nacional o en el exterior o que estn asociados con un proceso de

exportacin de bienes y que siguen un proceso regular de compra.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Responsable del Proceso

Coordinador de Compras

4.2 Responsabilidades

Unidad Acadmica o Administrativa:

Suministrar informacin clara y detallada de los requerimientos.

Participar en la revisin y seleccin de ofertas.

Direccionar la correcta adquisicin de los bienes y servicios por parte de la Universidad en concordancia con la Directriz de Compras de Bienes y Servicios y otorgando las aprobaciones pertinentes.





Coordinador de Compras

Supervisar la correcta gestin de atencin a los requerimientos de las Unidades acadmicas y/o administrativas en concordancia con la Directriz de Compras de Bienes y Servicios.

Supervisar la correcta adquisicin de los bienes y servicios en concordancia con la Directriz de Compras de bienes y Servicios.

Gestor de proveedores / Gestor de compras especializado

Ejecutar y gestionar las actividades necesarias para la atencin de los requerimientos de las Unidades acadmicas y/o administrativas en concordancia con la Directriz de Compras de Bienes y Servicios.

Ejecutar y gestionar las actividades necesarias para la adquisicin los bienes y servicios en concordancia con la Directriz de Compras de Bienes y Servicios.

Proveedor

Generar y enviar las ofertas de bienes y servicios de acuerdo a las especificaciones.

5. DEFINICIONES

Bien: Cualquier cosa, tangible o intangible que satisface directa o indirectamente una

necesidad asociada a la operacin de la Universidad.

Servicio: Conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente.

Proveedor: Persona natural o jurdica que realiza el suministro de determinados bienes o

servicios, requeridos por las Unidades Acadmicas y/o Administrativas.

Formato de Especificacin de la Compra: Formato complementario al proceso el cual

permite detallar las caractersticas de un requerimiento.

Solicitud de Pedido: Documento de SAP mediante el cual la Unidad acadmica y/o

administrativa solicita la adquisicin de un bien o servicio.

Pedido: Documento de SAP mediante el cual la Universidad formaliza la adquisicin de un

bien o servicio.

Orden de Compra: Documento mediante el cual la Universidad solicita a un proveedor el

suministro de bienes y/o servicios, detallando cantidades, caractersticas, precios y dems

condiciones negociadas.

Servicios Centralizados: son aquellos en los que los procesos de adquisicin son liderados

por Compras y Activos Fijos o una Unidad Central.

https://es.wikipedia.org/wiki/Actividad_econ%C3%B3micahttps://es.wikipedia.org/wiki/Cliente_(econom%C3%ADa)





6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1 Diagrama de flujo Gestin de requerimiento y pedido de compra

6.2 Descripcin de actividades - Gestin de requerimiento y pedido de compra

ENTRADA Solicitud/necesidad de adquisicin del bien o servicio

PROVEEDOR Unidades acadmicas y/o administrativas

SALIDA Orden de Compra enviada al proveedor seleccionado

CLIENTE Unidades acadmicas y/o administrativas

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1

Realizar la solicitud

(adquisicin de bien o

servicio nacional o en el

exterior y exportacin)

Realizar la solicitud por medio de un correo electrnico indicando las especificaciones del bien o servicio requerido. En el caso de servicios, aplica para servicios centralizados y para aquellos en los que la Unidad requiera apoyo o acompaamiento previo.

Unidad acadmica y/o administrativa

Formato de especificacin de la compra (opcional y complementario)

2 Confirmar con el usuario

la solicitud presentada

Confirmar por medio de un correo

electrnico el recibo de la solicitud y las

condiciones del proceso.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

Confirmacin de

recibo de la solicitud

3 Buscar proveedores

Realizar la bsqueda de proveedores que

puedan cotizar el bien o servicio requerido

segn las especificaciones definidas.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

4 Enviar la solicitud de

cotizacin

Compras y Activos Fijos es la dependencia

encargada de solicitar al proveedor la

cotizacin del bien de acuerdo a las

caractersticas informadas por la Unidad.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

Solicitud de

cotizacin

5 Generar oferta

El (los) proveedor(es) genera(n) la oferta a

travs una cotizacin, la cual debe estar

enmarcada dentro de las caractersticas

del bien solicitado y de acuerdo a la

Directriz de Compras de Bienes y

Servicios.

Proveedor Cotizacin

PRO-27-1-02-01

COMPRA REGULAR DE BIENES Y SERVICIOS - GESTIN DE REQUERIMIENTO Y PEDIDO DE COMPRAP

RO

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PR

AS

9- Buscar los Vo. Bo. o

viabilidades requiere la adquisicin

Va a continuar el proceso de compra?

No

10- Elaborar la solicitud de

pedidoSi

Solicitud de pedido

12- Enviar la solicitud de

pedido a compras

16- Determinar si se requiere la

recomendacin del Comit de

Compras

Se requiere recomendacin del Comit de Compras?

Si

23- Crear pedido

No

24- Liberar pedido

Bienes y servicios Centralizados

(nacional, en el exterior, exportacin)

Tipo de compra

Servicios

25- Enviar orden de compra al

proveedor

11- Liberar la solicitud

Orden de compra

1- Solicitud de pedido2- Soportes

22- Verificar si el proveedor est

creado

Proveedor est creado?

Si

No

Administracin de Datos de Acreedores-Proveedores

PRO-25-5 -01-06

El dato maestro de

material esta creado?

Creacin de materiales y

servicios en el maestro de materiales y

servicios PRO-27-1-01-01

No

Si

Se cumple la Poltica de

Cotizaciones?

Si

No

13- Buscar proveedores y/o

cotizaciones adicionales

14- Elaborar cuadro

comparativo

15- Seleccionar Oferta

Sin acompaamiento previo de Compras

1

Formato de Especificacin de laCompra (opcional) o

correo electrnico con la solicitud

5- Generar oferta

2- Confirmar con el usuario la

solicitud presentada

3- Buscar proveedores

Confirmacin de recibo de la solicitud

4- Enviar la solicitud de cotizacin

Solicitud de cotizacin

6- Negociar y elaborar cuadro

comparativo

Cuadro Comparativo

7- Presentar ofertas y/o

cuadro comparativo

Oferta y/o Cuadro Comparativo

8- Seleccionar oferta

1- Realizar la solicitud

(adquisicin de bien o servicio nacional o

en el exterior y exportacin)

Con Acompaamiento de

Compras

Cotizacin

18- Revisar solicitud

Acta de Comit de Compras

Resultado de la revisin de

la solicitud

19- Notificar a la unidad resultado de evaluacin del

Comit de Compras

Continuar con el proceso

de compra

20- Completar y enviar

informacin faltante

Posponer evaluacin

21- Borrar solicitud de

pedido

No continuar con el proceso de compra

Es una exportacin?

No

Si

17- Consolidar documentacin y remitir al comit

1- FOR-27-1-02-03 Formato de viabilidad de instalacin de equipos2- Formato de Comit de Compras

3- Soporte de cotizaciones4- Otra documentacin que requiera

FOR-27-1-02-03 Formato de viabilidad de instalacin de equipos

Cuadro comparativo1

1

PRO-27-1-02-01 Compra regular de bienes y servicios - Gestin de requerimiento y pedido.vsd

Propuesta 2

PrestamoArchivo adjuntoPRO-27-1-02-01 Compra regular de bienes y servicios - Gestin de requerimiento y pedido DF.pdf





6 Negociar y elaborar

cuadro comparativo

Compras y Activos Fijos asegurar las

mejores condiciones para la Universidad y

elaborar el cuadro comparativo segn las

cotizaciones y negociaciones obtenidas

(esto de acuerdo a la poltica de

cotizaciones establecida). Esta actividad

aplica para las compras nacionales o en el

exterior.

Para exportaciones generalmente es un

nico proveedor quien presta el servicio,

entonces pasa a la actividad No. 8

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

Cuadro Comparativo

7 Presentar ofertas y/o

cuadro comparativo

Compras y Activos Fijos asegurar las

mejores condiciones para la Universidad y

presentar a la Unidad las diferentes

alternativas obtenidas.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

Ofertas y/o Cuadro

Comparativo

8 Seleccionar oferta

La Unidad acadmica y/o administrativa

seleccionar en la oferta de acuerdo a los

criterios que sean definidos segn el bien

o servicio a adquirir. Esta seleccin podr

realizarse en conjunto y/o con el

acompaamiento de la dependencia de

Compras y Activos Fijos.

Unidad acadmica

y/o administrativa /

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

9

Buscar los Vo. Bo. o

viabilidades que requiere

la adquisicin

Si la Unidad solicit acompaamiento de

Compras y Activos Fijos en la consecucin

y seleccin de ofertas, el proceso que

antecede ser el de Gestin de

requerimiento de compra. Si la Unidad

realiza su proceso de bsqueda y

seleccin de ofertas sin acompaamiento

el proceso partir de esta actividad.

Buscar con las reas especializadas los Vo.

Bo. requeridos (Diseo y Construccin,

Mantenimiento e Infraestructura,

Departamento Mdico y Salud

Ocupacional y DSIT). La consecucin de

estos Vo. Bo. podr ser apoyada por


Si las viabilidades fueron obtenidas, se

contina con el proceso de compra.

Se valida si el dato maestro de material

esta creado para determinar si puede

continuar o de lo contrario remitirse al

proceso para creacin de datos maestros.

Unidad acadmica

y/o administrativa

FOR-27-1-02-03

Formato de

viabilidad de

instalacin de

equipos





10 Elaborar la Solicitud de

Pedido

Para la adquisicin de bienes y servicios

centralizados (nacional, en el exterior o

exportacin), la Unidad elabora en SAP la

Solicitud de Pedido correspondiente

Unidad acadmica

y/o administrativa SAP Solicitud de Pedido

11 Liberar la Solicitud de

Pedido

La Unidad libera en SAP la Solicitud de

Pedido.

Unidad acadmica

y/o administrativa SAP

12 Enviar la Solicitud de

Pedido a Compras

La Unidad remite a la dependencia de

Compras y Activos Fijos la Solicitud de

Pedido as como todos los soportes

correspondientes para trmite de compra.

Unidad acadmica

y/o administrativa

Correo

electrnico

Solicitud de pedido y

soportes

13

Buscar proveedores y/o

cotizaciones adicionales

Si la solicitud necesita ms cotizaciones

de acuerdo a la poltica de cotizaciones

vigente, se buscan cotizaciones

adicionales

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

14 Elaborar cuadro

comparativo

Si aplica, se elabora el cuadro

comparativo de cotizaciones.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

Cuadro Comparativo

15 Seleccionar Oferta

La Unidad acadmica y/o administrativa

seleccionar en la oferta de acuerdo a los

criterios que sean definidos segn el bien

o servicio a adquirir. Esta seleccin podr

realizarse en conjunto y/o con el

acompaamiento de la dependencia de


Unidad Acadmica

y/o Administrativa /

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

16

Determinar si se

requiere la

recomendacin del

Comit de Compras

Para la adquisicin de bienes, de acuerdo

a los lineamientos del reglamento del

Comit de Compra se determinar si se

requiere presentar la solicitud al Comit

de Compras.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado

17

Consolidar

documentacin y remitir

al Comit de Compras

Reunir los documentos necesarios para presentar el caso al Comit de Compras

Compras y Activos

Fijos

FOR-27-1-02-03

Formato de

viabilidad de

instalacin de

equipos, Formato de

Comit de Compras,

Cotizaciones y otra

documentacin





18 Revisar solicitud

El Comit de Compras revisa los casos presentados y genera las recomendaciones correspondientes. De cada Comit se genera un acta que

contiene esta informacin.

Comit de Compras Acta de Comit de

Compras

19

Notificar a la Unidad el

resultado de la

evaluacin del Comit

de Compras

Compras y Activos fijos notifica a la

Unidad acadmica y/o administrativa las

recomendaciones resultantes del Comit.

Si la recomendacin es continuar con el

proceso de compra se contina con el

proceso correspondiente.

Compras y Activos

Fijos

20 Completar y enviar

informacin faltante

Si el Comit determina que no se cuenta con la informacin suficiente para tomar una decisin sobre la compra se solicitar a la Unidad volver a presentar la compra. Una vez se rena toda la informacin necesaria para su evaluacin, la Unidad la remitir para nueva evaluacin por parte del Comit.

Unidad acadmica

y/o administrativa

21 Borrar solicitud de

pedido

Si la recomendacin del Comit es no

continuar con el proceso de compra

debido a que el requerimiento presentado

por la Unidad no sea considerado

pertinente o no se ajuste a los

lineamientos institucionales, la Unidad

deber eliminar a solicitud de pedido

correspondiente y no continuara el

proceso de compra.

Unidad acadmica

y/o administrativa SAP

22 Verificar si el proveedor

esta creado

Si la recomendacin del Comit es

continuar con el proceso de compra o si

no fue necesaria su revisin en dicha

instancia, se verifica si el proveedor

seleccionado esta creado en el sistema

para continuar con el proceso. Si no est

creado se debe realizar la solicitud de

documentacin y la creacin del

proveedor de acuerdo al proceso

establecido para tal fin.

Para el caso de servicios descentralizados

la Unidad tambin valida previamente

que el proveedor este creado.

Si no est creado se debe realizar la

solicitud de documentacin y la creacin

Compras y Activos

Fijos / Unidad

acadmica y/o

administrativa

SAP





del proveedor de acuerdo al proceso

establecido para tal fin.

23 Crear pedido

Para bienes y servicios centralizados Compras y Activos Fijos elabora el pedido en el cual se solicita formalmente al proveedor el bien o servicio indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de servicio, condiciones de pago, plizas requeridas, etc. Para los dems servicios la Unidad elabora el pedido correspondiente.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado /

Unidad acadmica

y/o administrativa

SAP Pedido

24 Liberar pedido

Liberar (aprobar) la compra. Para pedidos de bienes y servicios

centralizados la liberacin est a cargo de

Compras y Activos Fijos, para lo dems

servicios la liberacin est a cargo de la

Unidad que solicita la compra. Los

montos de liberacin estn definidos

acorde a lo establecido por la poltica de

delegaciones y atribuciones.

Jefe de Compras y

Activos Fijos /Unidad

acadmica y/o

administrativa.

SAP

25 Enviar orden de compra

al proveedor

Se enva al proveedor la orden de compra. Para rdenes de compra de bienes y

servicios centralizados el envo est a

cargo de Compras y Activos Fijos, para los

dems servicios el envo est a cargo de la

Unidad acadmica y/o administrativa que

solicita la compra.

Gestor de

proveedores o de

compras

especializado/

Unidad acadmica o

administrativa

Orden de compra

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa,

entidad)

PRO-27-1-01-01 Creacin de materiales en el maestro de materiales

PRO-25-5-01-06 Administracin de Datos de Acreedores-Proveedores

Formato de especificacin de la compra (opcional y complementario)

FOR-27-1-02-03 Formato de viabilidad de instalacin de equipos

Formato de Comit de Compras

No aplica





8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

DURACIN PROMEDIO DEL PROCESO DE GESTIN DE REQUERIMIENTOS DE COMPRA

Cdigo del

indicador IND-27-1-02-011

Tipo de Indicador EFICIENCIA

Responsable del

indicador

Medicin: Gestor de Proyectos e Informacin

Anlisis y toma de decisiones: Jefe de Compras y Activos Fijos / Coordinador de

Compras

Objetivo

El indicador busca medir el tiempo de atencin para la bsqueda seleccin y

formalizacin asociados a los requerimientos generados por las unidades acadmicas y

administrativas.

Mtodo de

Medicin

Se debe registrar la fecha de recepcin de los requerimientos y la fecha de respuesta

para medir el tiempo promedio de atencin.

Unidad de Medida Das.

Frmula

=1 ,

Variables

Fecha de envo de la orden de compra: Se refiere a la fecha en la que se enva la orden

de compra aprobada al proveedor.

Fecha de solicitud del requerimiento: Fecha en la cual la Unidad solicita el

requerimiento.

Cantidad de requerimientos recibidos: es el nmero total de requerimientos recibidos

en el periodo a evaluar.

Limitaciones

El indicador solo mide el tiempo global del proceso y no los tiempos de las actividades

internas. Para hacer la gestin y mejora del indicador es importante que el gestor lleve

el control de la duracin de las actividades y las acciones las emprenda al nivel ms

detallado

Fuente de datos Formatos o herramientas establecidas para el control

Granularidad Por cada solicitud de requerimiento y agregado por cada unidad

Periodicidad El indicador se generar agregado de forma mensual

Meta Por definir

Observaciones Sobre este indicador se construyen y miden los acuerdos de servicio con las unidades.

El indicador se calcular por unidad, pero tambin se calcular el indicador global para





toda la dependencia de Compras y Activos Fijos.

9. RIESGOS

OPERATIVO No encontrar proveedores que cumplan con los requisitos establecidos por la Universidad

Seleccionar proveedores que no puedan cumplir con las exigencias de la adquisicin realizada.

CALIDAD DE SERVICIO

No realizar con los tiempos estipulados las actividades del proceso.

SEGURIDAD Los proveedores no sean fiables y puedan tener brechas de seguridad para la Universidad, tanto por

ellos como por sus empleados.

ADMINISTRATIVO No tener calidad en la informacin registrada en la base de datos de proveedores.

Proveedores que no proporcionen la documentacin solicitada para inscribirlos en la base de datos de

proveedores.

Especificaciones de compra incorrectas y por ende, se adquiera un bien o servicio innecesario.

LEGAL

Seleccionar proveedores que tengan problemas legales que puedan perjudicar el nombre de la

Universidad o vincularla a procesos de blanqueo de capitales o soporte a terrorismo, entre otros.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 09/12/2016

Publicacin 11/07/2017

11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Andrea Milena Gonzalez Coordinadora Activos Fijos 09/12/2016





Manuela Pea Ingeniera de Procesos 09/12/2016

REVIS

Paola Andrea Garca Jefe de Compras y Activos Fijos 27/06/2017

Andrea Milena Gonzalez Jefe de Compras y Activos Fijos

(E) 27/06/2017

APROB Andrea Milena Gonzalez Jefe de Compras y Activos Fijos

(E) 27/06/2017

12. ANEXO

GESTIN DE INCIDENCIAS

RIESGO

OPERATIVO PROBABILIDAD

(Alta, Media, Baja) IMPACTO POTENCIAL ACCIONES DE MITIGACIN

No encontrar proveedores que

ofrezca el bien a comprar.

Seleccionar proveedores que no

puedan cumplir con las exigencias

de la adquisicin realizada.

Media Retrasar actividades en las

cuales se est evaluando

la adquisicin del bien o

servicio.

Contar con un buen nmero

de proveedores que

posibiliten el cumplimiento de

dichos requisitos.

CALIDAD DE SERVICIO

No realizar con los tiempos

estipulados las actividades del

proceso.

Media Retrasar actividades en las

cuales se est evaluando

la adquisicin del bien o

servicio.

Aumentar costos por

aumento de tiempos de

espera.

Realizar seguimiento

permanente a la gestin de

los requerimientos.

SEGURIDAD

Los proveedores no sean fiables y

puedan tener brechas de seguridad

para la Universidad, tanto por ellos

como por sus empleados.

Baja Recibir bienes o servicios

en mal estado o

deteriorados, debido a

una mala manipulacin y

transporte.

Capacitar al personal de

bodega y recepcin para no

recibir elementos que no

cumplan con los requisitos de

calidad, cuidado y seguridad

que deben cumplir.

Implementar indicadores de

seguimiento a este tipo de

actividades.





Establecer indicadores de

control a nivel operativo que

apoye estas actividades.

ADMINISTRATIVO

No tener calidad en la informacin

registrada en la base de datos de

proveedores.

Proveedores que no proporcionen la

documentacin solicitada para

inscribirlos en la base de datos de

proveedores.

Baja Datos errneos o

desactualizados.

Retraso en la bsqueda de

proveedores.

Establecer mecanismos y

canales de comunicacin con

los proveedores que

garanticen la correcta fluidez

de informacin.




Especificaciones de compra

incorrectas y por ende, se oferte un

bien o servicio inadecuado.

Baja Tiempos adicionales por

reprocesos y ajustes de

inconsistencias.

Diseo claro de los formatos o

herramientas utilizadas para

la solicitud de los

requerimientos.

LEGAL

Seleccionar proveedores que tengan

problemas legales que puedan

perjudicar el nombre de la

Universidad o vincularla a procesos

de blanqueo de capitales o soporte a

terrorismo, entre otros.

Baja Poner en riesgo el nombre

y prestigio de la

Universidad.

Entrar en posibles los

legales que afecten a la

Universidad.

Implementar indicadores de

seguimiento a este tipo de

actividades.

Contar con el apoyo de la

Direccin Jurdica de la

Universidad para la revisin

de contratos y temas legales

que estn relacionados con la

dependencia de Compras y

Activos Fijos.




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