componente activos fijos

Ayuda impresa de SCAD. COMPONENTE DE ACTIVOS FIJOS

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Derechos Reservados por Informática Especializada NASAJ S.A. (Revisión 2005)

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MODULO DE ACTIVOS FIJOS

Ubicación menú: Componentes Activos fijos

Los activos fijos son parte fundamental de cada empresa, gracias a estos la empresa logra

desarrollar todas sus metas con estas buenas herramientas, sin embargo se debe llevar control de

cuales activos existen así como también generar las depreciaciones que mensualmente requiere la

contabilidad de la empresa. Las opciones del módulo son las siguientes:

Activos

Ubicaciones

Ventana para la definición de las ubicaciones en las que se definirá cada activo fijo, aquí puede

definir ubicaciones tales como gerencia, planta, contabilidad, etc. Tema en Página 3.

Grupos

Ventana en la que se pueden definir las agrupaciones para los activos fijos, grupos de activos

pueden ser tales como mobiliario, vehículos, computadoras, edificios, etc. Tema en Página 4.

Activos

En esta ventana se da mantenimiento a cada activo fijo que utilizará, cada uno debe de llevar toda

la información de ubicación y grupo así como otra que se le solicita. Tema en Página 5.

Movimientos




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Traslado

Un traslado es cuando se cambia de ubicación a un activo, suponga que tiene una computadora en

contabilidad y necesita llevarla al departamento de ventas, así entonces realice el traslado y

asígnele la nueva ubicación. Tema en Página 9.

Mantenimiento

Cada vez que solicite una reparación o mantenimiento a cierto activo de la empresa anótelo aquí y

podrá tener un historial de todos los servicios realizados. Tema en Página 10.

Venta

Excluya un activo fijo por concepto de venta. Tema en Página 11.

Depreciación

Iniciar AcumuladosAquí se escriben los valores iniciales de acumulado de depreciación que tienen todos los activos,

siempre debe llenar estos valores antes de poder efectuar la primer depreciación.

Tema en Página12.

Depreciar

Realice las depreciaciones mensuales para cada activo fijo. Tema en Página 13.

ReportesCon esta opción podrá sacar reportes relacionados con los activos fijos. Los podrá ver por pantalla

o enviarlos a la impresora. Tema en Página 14.




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Ubicaciones

Ubicación menú: Componentes Activos fijos Activos

Las ubicaciones son lugares físicos donde están los activos, estos pueden ser tales como una

oficina, cierta sucursal de la empresa, un piso específico, etc.

Partes del presente artículo

1. Imágenes y explicación de los campos

2. Operaciones y observaciones especiales

Imágenes y explicación de los campos

La siguiente imagen muestra la ventana de ubicaciones:

Observe a continuación como llenar los datos:

Id UbicaciónSCAD asigna automáticamente un número consecutivo a cada ubicación. Este numero no lo puede

cambiar el usuario.

Descripción Escriba el detalle de la ubicación.

Operaciones y observaciones especiales

• Nunca elimine una ubicación si ya la asigno a activos.

Si necesita más información sobre los comandos para utilizar esta ventana, observe el artículo

Herramientas del usuario en el software SCAD bajo el tema de la barra de herramientas.

Ultima revisión el 25-5-2006 por Alonso Salazar.




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Grupos de activos


Los grupos de activos le permiten obtener informes solo de ciertos grupos de activos, por ejemplo

si desea saber cuales son los vehículos que tiene la empresa entonces defina un grupo vehículos y

asígnelo a todos lo activos que concuerden con ese grupo.





Ventana de Grupos de activos:


Id GrupoSCAD asigna automáticamente un número consecutivo a cada ubicación. Este numero no lo puede

cambiar el usuario.

Descripción Escriba el detalle de la ubicación.


• Nunca elimine un grupo si ya la asigno a activos.







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Activos fijos


Cada herramienta que se utiliza para desempeñar una operación en su empresa es un activo de la

misma, al ser algo tan importante es de gran ayuda mantener un inventario de que activos tiene la

empresa y así mismo la contabilidad requiere que esos activos se genere una depreciación mensual

ya que todos los días estos tienen un valor menor. Esta ventana tiene las siguientes sub-ventanas o

etiquetas:

Como observa en la parte inferior de la imagen hay 5 etiquetas (Datos, Depreciación, Movimientos,

Mantenimiento, Cuentas Contables)





La siguiente imagen muestra la etiqueta de

Datos:




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ID ACTIVO Código interno para el Activo. Es un numero automático que no se puede modificar.

NOMBRE Descripción para el Activo. (letras de A-Z, números de 0-9).

GRUPO Seleccione una opción, según lo definido en Grupos de Activos.

UBICACION Elija la ubicación, según lo que se ajustó en Ubicación de Activos.

ESTADO Elija uno de los disponibles: Activo, InActivo o Vendido.

MODELO Anote el modelo. (letras de A-Z, números de 0-9).

SERIE Número de serie. (sí lo tiene). (letras de A-Z, números de 0-9).

CODIGO

INTERNONúmero interno de la empresa (si lo tiene). (letras de A-Z, números de 0-9).

COMPROBANTEComprobante de compra del activo, puede anotar el numero de la factura cuando compro el

mismo. (letras de A-Z, números de 0-9).

FECHA

COMPRAIndique la fecha de compra.

PRECIOCOMPRA

Especifique el valor de compra. (Escriba solo cifras).

FACTURA

COMPRANúmero del documento de compra.

PROVEEDOR Seleccione el proveedor al que se le compro el activo.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Depreciación:


Tipo Depreciación Seleccione un tipo de la lista que aparece.

Años Dep. Debe escribir la cantidad de años en que se deprecia el activo.

Val. RescateEspecifique el valor rescate que tendrá el activo, si no lo conoce consulte con el contador de la

empresa.

LISTA

En la lista que se muestra aparecerán todo el historial de depreciaciones que ha tenido el activo,

se muestra en la primer columna el identificador de la transacción, después la fecha de

depreciación, a continuación el valor anterior, el monto depreciado y el valor actual.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Movimientos:




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Observe a continuación los datos:

LISTA

En la lista se mostraran todas las transacciones de movimiento que se han realizado, los

movimientos son cualquier cosa que afecte al activo fijo como por ejemplo un traslado de

ubicación, esto quedara registrado y se lo podrá ver aquí.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Mantenimiento:

Observe a continuación los datos:

LISTAEn la lista se mostraran todas las transacciones de mantenimiento que ha recibido el activo fijo

y podrá también llevar un dato de cuando se requiere de nuevo otro mantenimiento.

La siguiente imagen muestra la etiqueta de Cuentas Contables:




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DepreciaciónPor medio del botón con los binóculos seleccione la cuenta contable correspondiente a la

depreciación de este activo.

GastosPor medio del botón con los binóculos seleccione la cuenta contable correspondiente al gasto

del activo.


• Si el activo tiene el estado como VENDIDO entonces los campos de fecha y precio corresponden con la fecha

de venta y el precio de venta.

• Cada vez que se modifique algún dato al activo se incluirá un movimiento indicando que se cambiaron.

• Para la imagen del activo es preferible utilizar formatos como el JPG que son mas pequeños.



Ultima revisión el 27-10-2006 por Felipe Carvajal




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Traslado

Ubicación menú: Componentes Activos fijos Movimientos

Cuando se mueve un activo desde un sitio físico a otro debe ingresar aquí y cambiarlo.

Pantalla de Traslado de activos:

Activo Seleccione el activo que se va a mover

Destino SCAD le mostrará la ubicación actual y posteriormente usted debe cambiar esta por la destino.





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Mantenimiento


Los mantenimientos a los activos aseguran el correcto funcionamiento de estos durante mucho

tiempo, por ello es normal que esto sea continuo, cada vez que suceda asegúrese de incluir un

registro de datos por medio de esta ventana y así tendrá el correcto historial.

Pantalla de mantenimiento de activos:

Activo Seleccione el activo al cual se le realizo el mantenimiento.

Fecha Seleccione la fecha del mantenimiento

Valor Escriba el costo total por el servicio brindado.

Factura Escriba el número de factura que le dio su proveedor de mantenimiento.

Hecho Por Seleccione o Anote la persona o empresa que realizo el servicio de manteniemiento.

Próximo

mantenimientoSeleccione la fecha para cuando se le debería dar el próximo mantenimiento.

Ultima revisión el 25-5-2006 por Alonso Salazar Jiménez.

Venta




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Si un activo fijo ha sido vendido, debe realizar esta acción para excluir el activo de futuras

depreciaciones.

Pantalla de Venta de Activos:

Activo Seleccione el activo que se vendió.

Fecha Seleccione la fecha de venta.

Precio Escriba el precio total de la venta.





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Acumulados de depreciaciones

Ubicación menó: Componentes Activos fijos Depreciación

Esta pantalla le permite realizar el ingreso de los acumulados que tendrá cada Activo fijo para

iniciar las correspondientes depreciaciones.

Pantalla de Acumulados de depreciaciones:

REJILLAAquí se mostraran todos los activos que se han incluido mostrando el valor del activo y sugiriendo el

acumulado de depreciación.

Ult.

DepreciaciónSeleccione la fecha de la ultima depreciación si es que no coincide con la que esta.

Generará un valor acumulado estimado basado en los datos para cada Activo fijo, como el valor actual,

la vida útil, el valor de rescate o residual, el tipo de depreciación y la fecha en que se realiza esta acción.

Sin embargo, si estos cálculos no coinciden con el valor que usted desea, escríbalo en la columna

Acumulado.





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Depreciaciones

Ubicación menú: Componentes Activos fijos Depreciación

Esta ventana realiza el cálculo de la depreciación Activo basado en sus datos, tales como el valor

actual, la vida útil, el valor de rescate o residual, el tipo de depreciación y la fecha en que se realiza

la acción.

Pantalla de Depreciar Activos:

LISTA

Muestra todos los activos que existen e indica: Método de depreciación, Ultima depreciación, Vida del

activo, % de vida útil que tiene el activo, Valor actual del activo y Monto a depreciar. Si no desea

depreciar cierto activo quite la marca al inicio de la línea.

Fecha de

depreciaciónEscoja la fecha de corte de cuando se depreciara.

Si cambia la fecha de depreciación debe presionar este botón para que se recalculen todos los valores de

la LISTA de depreciación, revise bien que las fechas de ultima depreciación y valores a depreciar sean

correctos.





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Reportes de Activos fijos

Ubicación menú: Componentes Activos fijos

Usted tiene la posibilidad de listar los reportes requeridos visualizados en pantalla o impresos. Por

cada reporte debe ajustar los parámetros solicitados según sus requerimientos.




3. Restricciones para usuarios


La siguiente imagen muestra la ventana de reportes de activos fijos :

En la parte inferior de cada reporte (Parámetros de reporte) se solicitan datos o parámetros que le

permitirán realizar el reporte que desea de forma específica y personalizada. Haga los ajustes

respectivos y genere el reporte. Cuando envíe reportes por PAPEL, asegúrese de que su impresora

está lista para imprimir. Observe abajo la descripción del funcionamiento de cada reporte.




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Detalle de reportes

Activos

Saca una lista con todos los activos existentes con los datos

básicos de cada activo. También puede filtrar solo una

ubicación o un grupo de activos.

Activos por fecha de

compra

Saca la lista de los activos que fueron comprados en un rango

de fechas indicado.

Historial de mantenimiento

Emite un informe por activo de los mantenimientos que se le

han efectuado en el rango de fechas que se indique, suma los

valores de costo de servicio de mantenimiento.

Valor en libros

Este es el informe que utilizan normalmente los contadores

mensualmente para obtener las depreciaciones y valores de

los activos. El mismo muestra el valor de compra, el monto

despreciado, el valor de rescate, la depreciación del mes, y el

valor en libros.


• En caso de enviar el reporte por pantalla SCAD utilizara el visualizador escogido en la ventana de parámetros

de impresión.

• No envié un reporte a pantalla y luego a imprimir desde ahí, si desea imprimir un reporte seleccione desde un

inicio PAPEL he imprímalo, de lo contrario obtendrá descuadre en la impresión.

Restricciones para usuarios

Estas restricciones evitan que se tenga acceso a los reportes a los cuales se le pone la restricción.

RESTRICCIONES

RepAFActivos;

RepAFActivosXFechaCompra;

RepAFHistorialMantenimiento;

RepAFValorEnLibros;

Estas claves deben ser escritas exactamente como aparecen arriba y si se desea restringir más de

una debe escribirlas de seguido sin ningún espacio en blanco en las restricciones del usuario.

Ultima revisión el 25-5-2006 por Alonso Salazar Jiménez

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