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ACTA nº. 27-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas de 8 de

diciembre de 2017; con la asistencia de los siguientes miembros: Eugenia María

Hernández Alfaro, presidente de esta Comisión Nacional; Javier Gómez Jiménez, jefe

del Departamento de Archivo Histórico y vicepresidente de la Comisión; Carlos Zamora

Hernández, historiador; Rosemary Morera Quesada, encargada del Archivo Central del

Banco Nacional de Costa Rica (BNCR); Elizabeth Vega León, encargada del Archivo

Central de la Municipalidad de San Ramón; Maribel Cubero Arias, encargada del

Archivo Central de la Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope); y Melissa Díaz

Valverde, encargada del Archivo Central de la Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos (Aresep). También asisten: Carmen Campos Ramírez, subdirectora general

del Archivo Nacional y directora ejecutiva de esta Comisión Nacional Ivannia Valverde

Guevara, jefe del Departamento de Servicios Archivísticos Externos (DSAE) quien

levanta el acta; y María Elizabeth Villalta Arroyo., funcionaria de la Aresep. Ausentes

con justificación: Natalia Cantillano Mora, técnica nombrada por la Dirección General

del Archivo Nacional y secretaria de la comisión por encontrarse de vacaciones.

Ausentes sin justificación: Alejandra Mazza Corrales, encargada del Archivo Central de

la Municipalidad de Tibás; Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central de la

Dirección General del Archivo Nacional. Se deja constancia de que la señora Campos

Ramírez se retiró a las 12:30 horas.

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CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. --------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. ---------------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta

sesión. ACUERDO FIRME.

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CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS. ----------------------------------------

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ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta n° 26-2017 de 17 de

noviembre del 2017.

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ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n° 26-2017 de 17 de noviembre del

2017. Se deja constancia de que las señora Rosemary Morera Quesada, encargada del

Archivo Central del Banco Nacional de Costa Rica (BNCR); aprueba el acta con

respecto a la deliberación y acuerdo que se tomó en su presencia y relacionado con la

institución que representa. ACUERDO FIRME.

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CAPITULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. ---------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio CISED-015-2017 de 15 de noviembre del 2017 recibido el 29 de

noviembre del 2017, suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica

Nacional; por medio del cual presenta 2 tablas de plazos de conservación de

documentos con 119 series documentales de la Escuela Centroamericana de

Ganadería. Los subfondos presentados a valorar son: Consejo Directivo y Dirección

General. -------------

ACUERDO 3. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento

Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED-015-2017 de 15 de noviembre del

2017 recibido el 29 de noviembre del 2017, suscrito por la señora Laura Espinoza

Rojas, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de

la Universidad Técnica Nacional; por medio del cual presenta 2 tablas de plazos de

conservación de documentos con 119 series documentales de la Escuela

Centroamericana de Ganadería; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el

análisis y preparación del informe de valoración correspondiente. Enviar copia de este

acuerdo a la señora Laura Espinoza Rojas, secretaria del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional.

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ACUERDO FIRME.

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ARTÍCULO 4. Oficio DGAN-DSAE-AI-502-2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el

6 de diciembre del 2017, suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara y Denise

Calvo López, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y coordinadora de

la Unidad de Archivo Intermedio, respectivamente; por medio del cual presenta 1

valoración parcial con 97 series documentales correspondiente a la transferencia T10-

1994 Presidencia de la República, despacho del Presidente de la República que se

custodia en esa unidad. ------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Trasladar para una próxima sesión el análisis de la solicitud de

valoración parcial de documentos presentada mediante oficio DGAN-DSAE-AI-502-

2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el 6 de diciembre del 2017; suscrito por las

señoras Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos

Externos; y Denise Calvo López, coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio de ese

departamento; correspondiente al subfondo Despacho del Presidente de la República;

transferencia T10-1994 custodiada en la Unidad Archivo Intermedio. ACUERDO

FIRME. ---------------

ARTÍCULO 5. Oficio DGAN-DSAE-AI-503-2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el

6 de diciembre del 2017, suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara y Denise

Calvo López, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y coordinadora de

la Unidad de Archivo Intermedio, respectivamente; por medio del cual presenta 1

valoración parcial con 154 series documentales correspondiente a la transferencia T05-

1994 Ministerio de Seguridad Pública, despacho del Ministro que se custodia en esa

unidad. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Trasladar para una próxima sesión el análisis de la solicitud de

valoración parcial de documentos presentada mediante oficio DGAN-DSAE-AI-503-

2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el 6 de diciembre del 2017; suscrito por las

señoras Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos

Externos; y Denise Calvo López, coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio de ese

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departamento; correspondiente al subfondo Despacho del Ministro de Seguridad

Pública; transferencia T05-1994 custodiada en la Unidad Archivo Intermedio.

ACUERDO FIRME. ---------------

CAPITULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.

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ARTÍCULO 6. Análisis del informe de valoración IV-031-2017-TP. Asunto: tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de San Ramón.

Convocada: la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la

Municipalidad de San Ramón. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la

sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para

su consulta. Al ser las 8:45 ingresa la señora Vega León y el señor Javier Gómez

Jiménez procede con la lectura del informe de valoración.

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ACUERDO 6. Comunicar a la señora Elizabeth Vega León, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de

San Ramón; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental

presentada mediante oficio MSR-AM-GA-AC-032-2017 de 9 de junio del 2017; para el

fondo Municipalidad de San Ramón; subfondos: Bienes Inmuebles; Valoración; Sistema

Municipal Territorial (Simut); Cobros; Patentes; Plataforma de Servicios; Gestión

Administrativa; Proveeduría; Oficina Comunicación organizacional (Comunicación

Corporativa); Archivo Central; y declara con valor científico cultural las siguientes series

documentales: -----------------------------------------------------------------------------------------------Fondo: Municipalidad de San Ramón ------------------------------------------------------------Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Sistema Municipal Territorial (SIMUT)1 -----------------------------------------------------------------------------------------------------

1 En relación con las series documentales (Tabla de Plazos del Sistema Municipal Territorial (SIMUT)): Registro de propiedades; Formularios o Mapas de movimientos censales; Tarjetas de Catastro urbano y rural (registro de propiedades que se llevaba antes del proyecto de actualización del Catastro) y Tarjetas de propietarios, mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, el CISED de la Municipalidad indicó lo siguiente: “No. No producimos esos documentos, los tipos documentales mencionados forman parte del expediente catastral del Item N°05 de la Tabla de Plazos del Sistema Municipal Territorial (SIMUT).” --------------------------------------------------------------------------------------------------

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Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------

5. Expedientes Catastrales.2 Original sin

copia. Contenido: son expedientes

compuestos por diversos tipos documentales

relacionados con la Administración Tributaria.

Contienen tipos documentales originales y

copias, tales como declaraciones de

impuestos sobre bienes inmuebles

(originales), planos catastrados, escrituras,

estudios registrales, avalúos, resoluciones

administrativas relacionadas con las

propiedades declaradas o no declaradas,

correspondencia, recursos de revocatoria,

fichas catastrales (tarjetas), copias de

permisos de construcción, boletas de

plataforma de servicios, copias de cédula de

identidad. El expediente cuenta con un

identificador numérico (# de distrito, bloque,

predio, mantenimiento que es cuando existen

segregaciones. Ejemplo: 01-130-003-00).

Existen planos relacionados que no se

archivan en el expediente por su tamaño o

dimensión. Se encuentran archivados dentro

de la misma oficina pero en otro sector.

Soporte: papel. Fechas extremas: 2002-2016.

Cantidad: 188 metros y 3 metros de los

Sí. Conservar una muestra

representativa del 5% de los diferentes

predios del cantón (expedientes

sustantivos y que represente a todos

los distritos del cantón), permiten

conocer información base para el

planeamiento urbano y rural, cálculo

del monto de contribuciones como el

impuesto inmobiliario, protección de la

seguridad jurídica del derecho de

propiedad. La selección debe

realizarla el Jefe o Encargado del

Archivo Central en conjunto con el

Jefe de la Oficina Productora. Se

complementa con la serie documental

N° 5 de la Tabla de Plazos de “Bienes

Inmuebles”.

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2 Según indicó el CISED de la Municipalidad de San Ramón mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, en esta serie documental se incluyen los “Planos de Catastro” (serie documental N° 7). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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planos. Vigencia Administrativa legal: 10 años

en la oficina y permanente en el Archivo

Central. ---

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----------Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Gestión administrativa. Subfondo 3: Proveeduría --------------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------

6. Expedientes de contratación administrativa.

Original. Copia: de algunos contratos en

Gestión Jurídica. Contenido: se conserva en

estos expedientes originales y copias de la

información relacionada con la contratación

administrativa, en sus diferentes modalidades

(licitaciones y contrataciones directas).

Contiene tipos documentales como:

correspondencia, solicitud de bienes y

servicios, justificaciones, cartel de

contratación, ofertas recibidas, análisis de las

ofertas, recomendación de adjudicación,

actas de apertura, orden de compra,

contratos, documentos del adjudicado,

certificaciones presupuestarias. Soporte:

papel. Fechas extremas: 2007-2016.

Cantidad: 32.84 metros. Vigencia

Sí.3 Resolución CNSED-02-2014,

norma 03.2014.

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----------------------------------------------------3 La resolución CNSED-02-2014, norma 03.2014 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5 de jueves 8 de enero del 2015, punto B. Proveedurías de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Expedientes de contratación administrativa”. Esta serie documental se declara con valor científico cultural. Sin embargo, la serie deberá ser sometida a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de los expedientes de contratación administrativa adjudicados, los cuales serán seleccionados a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la institución de acuerdo con la relevancia de la contratación para la institución. Se aclara que el expediente estará conformado por documentos originales y copias que justifiquen y demuestren el acto de la contratación de acuerdo con la legislación vigente, por lo que será la Proveeduría Institucional la unidad responsable de la custodia de este tipo documental. Asimismo, en los expedientes deberán constar documentos como órdenes de compra, contratos, certificaciones presupuestarias, solicitudes de bienes y servicios, resoluciones de adjudicación, y cualquier otro documento que haya sido producido o esté en custodia de otras dependencias de la institución.”

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Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15

años en el Archivo Central. -------

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----------------------------Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Gestión administrativa. Subfondo 3: Oficina Comunicación Organizacional (Comunicación Corporativa)4 --------------Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------

2. Afiches. Original sin copia. Contenido:

afiches públicos. Relacionados con todas las

actividades que realiza la Municipalidad y que

hay que promoverlas y anunciarlas. Soporte:




años en el Archivo Central.

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Sí.5 Resolución CNSED-01-2016,

norma 01.2016. Conservar un

ejemplar de cada afiche que refleje las

funciones sustantivas de la institución.

La selección debe realizarla el Jefe o

Encargado del Archivo Central en

conjunto con el Jefe de la Oficina

Productora. ----------------------------------

3. Fotografías digitales. Original. Original y

copia: Servidor Institucional. Contenido:

revelan las diferentes actividades realizadas

en la Municipalidad. Se detalla la actividad:

motivo, participantes, fecha, lugar. Soporte:

Sí.6 Ya que reflejan de manera gráfica

las actividades realizadas por la

Municipalidad. Conservar de tres a

cinco unidades que evidencien o

reflejen las funciones sustantivas de la

4 En relación con la Tabla de Plazos de la Oficina Comunicación Organizacional (Comunicación Corporativa) mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, el CISED de la Municipalidad indicó: “Esta Oficina es muy nueva, Existe desde meses antes de finalizar el período del Alcalde anterior y lo que lleva de esta nueva administración. Y los únicos tipos documentales localizados son los que se describieron en la Tabla de Plazos.” ----------------------------------------------------------------------5 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto de 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones. “Afiches. Conservar un ejemplar considerando los siguientes aspectos del ámbito de producción: a. Públicos: aquellos que reflejen las funciones sustantivas de la institución. b. Privados y particulares: aquellos que reflejen su relación con la sociedad costarricense. Por ejemplo los afiches relacionados con los programas de responsabilidad social, ambiental, entre otros. c. Internacionales: aquellos en donde conste la participación costarricense como copatrocinador o colaborador en el extranjero de algún evento relevante en el ámbito político, académico, deportivo, cultural o científico.” ---6 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto del 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de los “Fotografías (positivo, negativo y digital: Conservar de 3 a 5 unidades de cada evento o actividad que evidencie o refleje las funciones sustantivas, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.” ----------------

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digital. Fechas extremas: 2014-2016.

Cantidad: 30 GB. Vigencia Administrativa

legal: permanente en servidor institucional

(NAS) y no se indica plazo en el Archivo

Central. ------

institución a criterio del Jefe de la

Oficina Productora y el Jefe o

Encargado del Archivo Central.

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4. Invitaciones. Original sin copia. Contenido:

invitaciones a participar en actividades

internas y externas a la institución. Soporte:





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---

Sí.7 Ya que reflejan las actividades

relacionadas con la institución.

Conservar permanentemente las

invitaciones ligadas a actividades

sustantivas, a criterio del Jefe de la

Oficina Productora y el Jefe o

Encargado del Archivo Central.

Resolución CNSED-01-2016, norma

01.2016 ---------------------------------------

5. Publicaciones Original sin copia.

Contenido: materiales de pequeño formato:

desplegables, folletos, programas, volantes,

trípticos, relacionados con las actividades

municipales que se desarrollan. Soporte:


Sí.8 Ya que reflejan de manera gráfica

las actividades realizadas por la

Municipalidad. Conservar un ejemplar

por publicación que refleje información

de carácter sustantivo. La selección

debe realizarla el Jefe o Encargado del

7 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto del 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Invitaciones de actividades relevantes para la institución.” ------------------------------------------------------------------------------------------------8 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto del 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Publicaciones (materiales de pequeño formato: folletos, programas de mano, volantes, trípticos, boletines, revistas institucionales) que reflejen información de carácter sustantivo. Conservar un ejemplar por publicación.” -------------------------

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años en el Archivo Central (un ejemplar de

cada uno). -----------------------------

Archivo Central en conjunto con el

Jefe de la Oficina Productora.

----------------------------------------------------

----------------- Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Gestión administrativa. Subfondo 3: Archivo Central -----------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------

2. Expediente del Plan Regulador. Original sin

copia. Contenido: contiene originales de

documentos del plan regulador municipal,

entre otros: publicaciones de la licitación #1

2000 “Contratación de firma consultora,

encargada de la realización de plan regulador

urbano y rural para el cantón de San Ramón,

contrato por servicios profesionales entre la

Municipalidad de San Ramón y la Fundación

de la UCR para la Investigación (FUNDEVI),

quienes ejecutan los servicios a través del

Programa de Investigación en Desarrollo

Urbano Sostenible (PRODUS), informe de

labores, plan de trabajo, correspondencia,

copias de actas de sesiones del Concejo

Municipal, resumen ejecutivo, resoluciones.



Sí.9 Ya que refleja el criterio de

planificación local que define la política

de desarrollo y los planes de

distribución de la población, usos de la

tierra, vías de circulación, servicios

públicos, facilidades comunales, y

construcción, conservación y

rehabilitación de áreas urbanas.

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9 En relación con la oficina productora de esta serie documental, el CISED de la Municipalidad de San Ramón mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, indicó lo siguiente: “En cuanto al Expediente del Plan Regulador, les explicaré lo sucedido: Desde que se inició todos los trámites para el proceso del Plan Regulador en San Ramón, se formó una Comisión del Plan Regulador, la cual en ese entonces me nombraron como secretaria de la Comisión y yo llevaba el Expediente, luego al llegar otra administración me nombraron de Coordinadora y también llevaba parte de secretaria, por eso es que el Expediente ha estado en el Archivo Central, y cada vez que hay algún documento nuevo que llega a Ingeniería me lo pasan a mí.” ---------------------------------------------------------------------------------------------------

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Administrativa legal: permanente en la oficina

y no se indica plazo en el Archivo Central.

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--------Se levantan las siguientes declaratorias de valor científico cultural por razones de

oportunidad, conveniencia, y posible desactualización, de acuerdo con los artículos 152

y 153 de la Ley General de la Administración Pública a las siguientes series

documentales: ------------------------------------------------------------------------------------------------

Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Patentes. ------------------------------Tipo / serie documental --------------------------------------------------------------------------------

4. Expedientes patentes activas. Original sin copia. Contenido: están ordenados los

expedientes por distritos y a su vez alfabéticamente. Contienen la solicitud de

patente, la resolución de patentes, documentos del contribuyente, formularios de

traslado de patentes, certificaciones de salarios, certificaciones del Registro Nacional,

copia de cédulas, permisos sanitarios y algún otro documentos necesario para

obtener una patente comercial o de licores nacionales o extranjeros. Antes del 2008,

no se utilizaban expedientes, sino tarjetas, que se colocaron dentro del expediente en

algunos expedientes, no en todos. La tarjeta detalla información personal del

patentado, sobre servicios, la propiedad, la patente, traspaso patente, el negocio,

monto a pagar y observaciones. Soporte: papel. Fechas extremas: 2006-2016.

Cantidad: 74 metros. Vigencia Administrativa legal: mientras estén activas. Y de ser

canceladas, 2 años más en la oficina y 0 años en el Archivo Central.

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5. Expedientes patentes inactivas. Original sin copia. Contenido: son patentes

inactivas (canceladas o cerradas). Están ordenados los expedientes por distritos y a

su vez alfabéticamente. Contienen la solicitud de patente, la resolución de patentes,

documentos del contribuyente, formularios de traslado de patentes, certificaciones de

salarios, certificaciones del Registro Nacional, copia de cédulas, permisos sanitarios y

algún otro documento necesario para obtener una patente comercial o de licores

nacionales o extranjeros. Estos expedientes finalizan con el formulario de cancelación

de la patente. Antes del 2008, no se utilizaban expedientes, sino tarjetas, que se

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colocaron dentro del expediente en algunos expedientes, no en todos. Soporte: papel.

Fechas extremas: 2009-2016. Cantidad: 8.5 metros. Vigencia Administrativa legal: 2

años después de cancelada en la oficina y no se indica plazo en el Archivo Central.

8. Tarjetas de Patentes. Original. Original o copia: Algunas se incluyeron en

expedientes de Patentes. Contenido: son tarjetas de registro de datos sobre el pago

de patentes (fecha, trimestre, # recibo, cargos, abonos, saldo). Están ordenadas por

distritos y a su vez alfabéticamente. Contienen además: nombre, dirección, acuerdo

del Consejo, # de cuenta, distrito, clase del negocio, información de la propiedad,

traspaso de patente. Soporte: papel. Fechas extremas: 2009-2013. Cantidad: 1.19

metros. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el Archivo

Central. ------

9. Solicitudes de Patentes.10 Original sin copia. Contenido: formulario cumplimentado

con la información relacionada a la patente. Ordenados por distritos y a su vez

alfabéticamente. Soporte: papel. Fechas extremas: 1998-2004. Cantidad: 3.74

metros. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el Archivo

Central. ------

El señor Javier Gómez Jiménez está en desacuerdo en el levantamiento de la

declaratoria de valor científico cultural de las series 4. Expedientes patentes activas, 5.

Expedientes patentes inactivas y 9. Solicitudes de Patentes, de acuerdo con el

siguiente razonamiento “Considero que con el fin de emitir un criterio técnico más

fundamentado, es necesario conocer la opinión de las profesionales del DASE que

realizan valoración documental, por lo tanto, considero que se debe de mantener la

declaratoria de valor científico cultural, hasta tanto se conozca la propuesta de

declaratoria general que presentará el DSAE con base en las decisiones tomadas en el

Comité de Criterios de Valoración, específica para las municipalidades”. Asimismo, la

señora Carmen Campos Ramírez coindice en que no se debe realizar el levantamiento

de las declaratorias, sino que, la Comisión Nacional debería realizar un análisis más

10 Según indicó el CISED de la Municipalidad de San Ramón mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, “estas solicitudes son las mismas que están en el Expediente de patentes.”

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profundo sobre la conveniencia de mantener esas declaratorias y homologar el criterio

para esos tipos de series documentales en el sector municipal.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio MSR-AM-GA-AC-032-2017 de 9 de junio

del 2017; para el fondo Municipalidad de San Ramón; subfondos: Bienes Inmuebles;

Valoración; Sistema Municipal Territorial (Simut); Cobros; Patentes; Plataforma de

Servicios; Gestión Administrativa; Proveeduría; Oficina Comunicación organizacional

(Comunicación Corporativa); Archivo Central; y que esta comisión no declaró con valor

científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal,

de acuerdo con los artículos n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202.

Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente”

en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso

1 de la Resolución n°. CNSED-1-200911, que establece: “Si estos documentos carecen

de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de

custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son

declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para

su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En

cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y

otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

11 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. --------------------------------------------------------------Página 12 de 56

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que

están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la

Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016

publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos

Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman

el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a los señores Álvaro

Fuentes G., jefe de Bienes Inmuebles; Denis Chaves Rodríguez, jefe de Valoración;

Carlos Chaves Garita, jefe de Cobros; Diego Chavarría Hidalgo, jefe de Patentes; Jorge

Eladio Araya picado, jefe de Proveeduría; a las señoras María Gabriela Sequeira B.,

jefe de Sistema Municipal Territorial (Simut); Nidia Prendas Vega, jefe de Plataforma de

Servicios; Jenny Chaves Madrigal, jefe de Gestión Administrativa; Vanessa Gutiérrez

Fallas, jefe de Oficina Comunicación organizacional (Comunicación Corporativa);

Elizabeth Vega León, jefe del Archivo Central; y al expediente de valoración de la

Municipalidad de San Ramón que custodia esta Comisión Nacional.

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ARTÍCULO 7. Análisis del informe de valoración IV-035-2017-TP-VP. Asunto: tablas de

plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales. Fondo: Refinadora

Costarricense de Petróleo (Recope). Convocada: la señora Maribel Cubero Arias,

encargada del Archivo Central de Recope. Hora: 9:45 a.m. Se deja constancia que

durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la

Comisión para su consulta. Al ser las 10:00 horas ingresa la señora Cubero Arias y el

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señor Gómez Jiménez procede con la lectura del informe de valoración y se destaca la

siguiente consideración: “Se observó que la tabla de plazos de conservación de

documentos del Departamento de Control de Calidad Moín se incluyó la serie

documental “Certificados de Calidad” de 2011-2017, cuyo contenido se refiere a las

pruebas de análisis de los productos combustibles. De igual manera, en la tabla de

plazos del Departamento de Control de Calidad Central Pacífico, se incluyó la serie

documental “Informes de ensayos” de 1990-2017 con un contenido similar a los

Certificados de Calidad en la Sede de Moín. Al respecto, el CISED aclaró que los

"Informes de Ensayo" y los "Certificados de Calidad" se refieren al mismo tema, sin

embargo la homologación del término se dio a partir de la implementación en la

empresa del Sistema LIMS (Laboratory Information Manegement System), en el año

2014, denominándose "Informe de Ensayo". También, se debe indicar que en ambos

casos la elaboración de las pruebas es diaria, para muestreo y aprobación de ventas

de combustible. Asimismo, el CISED señaló que se elabora un informe anual con el

promedio de los resultados de análisis de cada producto, está información se refleja en

el Manual de Productos que confecciona Recope y que publica anualmente en el sitio

web de la institución. Por lo anteriormente expuesto, se considera importante declarar

con valor científico cultural el documento que se elabora a partir de los certificados de

calidad y los informes de ensayos, que tal como lo indicó el CISED es el “Manual de

Productos”, cuyo contenido corresponde al promedio de resultados de análisis de cada

producto a nivel nacional, esto por cuanto permiten conocer la calidad de los productos

combustibles y de asfalto que se comercian en el país. En caso de que la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos considere esta recomendación, la

declaratoria se deberá realizar independientemente del subfondo que produce o

custodia dicho manual, pues el CISED no aclaró más detalles al respecto.”

---------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 7. Comunicar al señor Hernán González Rodríguez, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Refinadora

Costarricense de Petróleo (Recope); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud

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de valoración documental presentada mediante oficio CISED-004-2017 de 21 de julio

del 2017; para el fondo Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope); subfondos:

Departamento de Negociaciones Comerciales; Departamento de Operaciones

Comerciales; Dirección Aseguramiento de la Calidad; Departamento Control de Calidad

Moín; Departamento Control de Central Pacífico; Departamento Metrología;

Departamento de Construcción para Distribución y Ventas; Departamento de

Contaduría; y declara con valor científico cultural las siguientes series

documentales: ---------------Fondo: Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope) -----------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Comercio Internacional de Combustibles. Subfondo 1.1.1.1.2: Departamento de Operaciones Comerciales. -----------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------

12. Minutas del Comité de Coordinación Operacional12. Contenido: Minutas que

registran lo tratado en el Comité de Coordinación Operacional, donde se discute el

volumen de inventarios y disponibilidad de espacios de productos de importación en

los planteles y observaciones varias. Soporte: papel. Fechas extremas: 1999-2010.

Cantidad: 0.42 ml. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 1 año en el

Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2011-2016. Cantidad: 153

MB. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 1 año en el Archivo Central.

Criterio de valor científico cultural: Sí, ya que reflejan la toma de decisiones

institucionales en relacionadas con los embarques de combustibles.

----------------------------------------------

12 En la columna observaciones se indica que: “El Comité de Coordinación Operacional está conformado por los directores de la Dirección de Comercio Internacional de Combustibles, la Dirección de Distribución y Ventas, la Dirección de Ventas, las jefaturas del Departamento de Procesos Industriales, del Depto. Operaciones Comerciales y actualmente se incluyó la Dirección de Procesos Industriales y Portuarios y la Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Función: Coordinación de los embarques de combustible, recepción de embarques, niveles de inventario y ahora problemas de calidad, tancaje.” -----------------------

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22. Programa cuatrimestral de importación-exportación de productos13. Contenido:

Programa por cuatrimestre de importación / exportación que muestra datos de los

diferentes combustibles en cifras en miles de barriles, tales como, volumen, días,

Cargo, además la producción, importaciones, ventas, inventarios, flete, seguros e

impuestos. Soporte: papel. Fechas extremas: 2002-2013. Cantidad: 0.06 ml. Vigencia

Administrativa legal: 5 años en la oficina y 2 años en el Archivo Central. Soporte:

electrónico. Fechas extremas: 2014-2016. Cantidad: 457 Mb. Vigencia Administrativa

legal: 5 años en la oficina y 2 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico

cultural: Sí, ya que permite conocer la importación y exportación de combustibles en

el país. Conservar el programa anual.

-------------------------------------------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. --------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------

7. Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad.14 Contenido:

Manuales, Procedimientos, Instructivos, Registros, Ensayos y Pruebas para

laboratorios, Documentos técnicos, Planes, corresponden al Sistema de

Aseguramiento de la Calidad. Esta serie describe los diferentes procesos de trabajo

de las dependencias de todas la gerencias de la empresa, como parte del Sistema de

Gestión de la Calidad correspondiente a la Norma ISO 9001. Soporte: papel. Fechas

extremas: 1993-2012. Cantidad: 5 ml. Vigencia Administrativa legal: permanente en la

oficina y 0 años en el Archivo Central. Soporte: electrónico15. Fechas extremas: 2010-

13 El CISED aclaró que existe un programa anual sobre las importaciones y exportaciones, el cual se custodia en un servidor del Departamento Operaciones Comerciales de la Dirección de Comercio Internacional de Combustibles. Dicho programa, se elabora a partir de 2014 pero no se genera en papel, solamente en formato digital. Los documentos en papel los custodia el Archivo Central. Este documento es importante ya que es el programa de importaciones de los combustibles a nivel país, incluye la siguiente información: datos de los diferentes combustibles en cifras en miles de barriles, volumen, días, Cargo, producción, importaciones, ventas, inventarios, flete, seguros e impuestos. ---------------------------------------14 Según lo indicado por el CISED, los documentos contenidos en las series documentales “N° 17 “Expediente Normas ASTM”, Nº 18 “Expedientes Normativas de calidad”, Nº 19 “Expediente Reglamentos Técnicos y Decretos Ejecutivos”, Nº 20 “Expedientes especificaciones técnicas de combustibles”, Nº 21 “Expediente Nacional de Combustibles CNC”, incluidas en la tabla de plazos del Departamento Control de Calidad Central Pacífico, también se encuentran reflejados en esta serie documental. -------------------------15

En la columna observaciones se indica que se encuentran almacenados en el Gestor ALFRESCO, dentro de la documentación empresarial.

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2017. Cantidad: 500 Mb. Vigencia Administrativa legal: permanente en la oficina y 0

años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, ya que reflejan la

normativa nacional e internacional que regula las funciones específicas de RECOPE.

Conservar, en ambos soportes, los documentos que reflejen la ejecución de funciones

sustantivas y técnicas específicas del quehacer de RECOPE, a criterio del jefe de la

oficina productora y el Jefe de Archivo Central. --------------------------------------------------

9. Documentación Técnica. Contenido: Documentación técnica externa de apoyo para

el Sistema de Gestión de los Laboratorios (Manuales de equipo, normas técnicas

internacionales, documentos científicos de consulta). Soporte: electrónico. Fechas

extremas: 2010-2016. Cantidad: 500 Mb. Vigencia Administrativa legal: Permanente

en la oficina y 0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, ya

que reflejan la función específica de RECOPE. Conservar, en ambos soportes, los

documentos que reflejen la ejecución de funciones sustantivas y técnicas específicas

del quehacer de RECOPE, a criterio del jefe de la oficina productora y el Jefe de

Archivo

Central.-------------------------------------------------------------------------------------------------------

11. Convenios Interinstitucionales. Original. Copia: Dirección Jurídica Contenido:

Convenios suscritos cuyo objetivo es la prestación de servicios de muestreo,

verificación y calibración. Ej.: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos,

Universidad de Costa Rica, Laboratorio Costarricense de Acreditación, Universidad

Nacional. Soporte: papel. Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 0,06 ml. Vigencia

Administrativa legal: no se indica cantidad de años en la oficina y permanente en el

Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 60,3

Mb. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo

Central. Criterio de valor científico cultural: Declarara con valor científico cultural

mediante Resolución CNSED-01-2014. Conservar los convenios (principalmente los

originales) de mayor impacto institucional que no se encuentren repetidos en las

siguientes series de convenios que ya fueron declarados con valor científico cultural

---------------------------------------------------------------------------------------------Página 17 de 56

por la CNSED: -“Expedientes de Convenios” de 1970-1998, declarados en la sesión

3-99 y “Expedientes de convenios nacionales y de cooperación interinstitucional” de

1990-2016, custodiados en la Dirección de Asesoría Legal, -“Convenios de

Cooperación”. 1998-2003, custodiados en la Gerencia de Comercio Internacional,

declarados en la sesión Nº 6-2004. -“Convenios de Cooperación Interinstitucional” de

2010-2015, “Convenios de asistencia con gobiernos de otros países” de 1967-2016 y

“Convenios interinstitucionales” de 1994-2009, todos declarados en la tabla de plazos

de la Presidencia, en la sesión 30-2016. -“Convenios con Bancos” de 2015-2016,

custodiados en la Gerencia de Administración y Finanzas, declarados en la sesión Nº

12-2017. -“Convenios” de 2012-2016, custodiados en el Departamento de

Investigación y declarados en la sesión Nº 12-2017. La selección deberá realizarse a

criterio del jefe de oficina productora y del encargado de Archivo Central. Se

recomienda conformar una sola serie de convenios.

----------------------------------------------------------------------------

12. Expediente de Auditorías de Calidad por parte de ECA (Ente Costarricense de

Acreditación). Original. Copia: Depto. de Control de calidad Central Pacífico, Depto.

de Control de Calidad Moín, Depto. de Metrología. Contenido: Registros de las

auditorías internas de calidad, previo a la auditoría externa del ECA, correspondencia

relacionada con las conformidades de los procesos y aspectos a mejorar. Soporte:

electrónico. Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 500 Mb. Vigencia Administrativa

legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio de valor

científico cultural: Sí, porque permite conocer las auditorías de calidad que realiza el

ECA en Recope a fin de que se cumpla con las normas de calidad de los productos

que expende. ----------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Subfondo 1.1.1.2.1: Departamento de Control de Calidad Moín. ---------------------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------

3. Certificados de Calidad16. Original. Contenido: Análisis de pruebas químicas 16 De acuerdo con lo indicado por el CISED, a partir de las pruebas realizadas en los laboratorios se elaboran informes generales con la ayuda del Sistema de Informes de Pruebas (SIP), en donde se incluyen los resultados obtenidos y se exportan los datos a Excel y posteriormente se pasa a formato pdf.

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realizadas a diferentes productos combustibles y asfaltos, que se realizan para

certificar la calidad de los productos que vende Recope. Soporte: electrónico. Fechas

extremas: 2011-2017. Cantidad: 3.27 Gb. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la

oficina y permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico. Criterio de valor

científico cultural: Conservar los informes generales sobre la calidad de los productos

a nivel nacional, los cuales se elaboran a partir de los certificados de calidad,

independientemente del subfondo que los elabora y custodia. -------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Subfondo 1.1.1.2.1: Departamento de Control de Central Pacífico. ------------------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------

8. Expediente ARESEP (Autoridad Reguladora de Servicios Públicos). Original y

copia. Contenido: Acta de Análisis17, Apertura de Muestras18, Certificación de

Productos19, Cumplimientos, Incumplimientos, Muestras Testigos, Órganos

para firmarlos y guardarlos en carpetas. Estos informes con los resultados de calidad se producen todos los días del año y contienen información tal como: los resultados de análisis físico-químicos de los tanques de almacenamiento del plantel Moín y de los barcos que atracan con alta frecuencia en el muelle de Moín y que se realizan para certificar la calidad de los productos que vende Recope. Sin embargo, se elaboran informes de la calidad de productos a nivel nacional, los cuales se custodian o almacenan en el sistema Alfresco (Gestor de contenido documental utilizado en la Empresa). ------------------------------------------------17 De acuerdo con lo indicado por el CISED, estas actas de se elaboran con el propósito de documentar lo relacionado con la muestra que será custodiada y recolectada para el proceso de intervención por incumplimiento de Normas de ASTM (Testificación de Muestras). No tienen una periodicidad establecida, sino que se elaboran cuando se determina o se reportan incumplimientos de las Especificaciones Técnicas de los ensayos. Estos documentos permiten respaldar la información que el ente fiscalizador recopila en relación con la muestra que será custodiada y recolectada para el proceso de intervención, por incumplimiento de Normas de ASTM (Testificación de Muestras). El contenido de las actas es el siguiente: número de acta, número de muestra, fecha, hora, lugar de procedencia de la muestra, nombre y cédulas de los funcionarios testigos de Recope y del Ente fiscalizador (ARESEP-Celeq-Lanamme), horas en las que se realiza el método de análisis, hora del resultado de la prueba, se indica si se cumple o no con las normas establecidas, observaciones al procedimiento, finaliza con las firmas de los testigos. ---------------18 La "Apertura de Muestras" se refiere al Acta inicial de Revisión por parte del ente fiscalizador, en el cual se notifica a Recope que se iniciará con el proceso de análisis de la muestra testigo del producto que está incumpliendo con las Especificaciones Técnicas de los ensayos, por lo que se aplica a un producto específico. Las "Muestras Testigo" se refieren a una porción de producto que recolecta el ente fiscalizador, como prueba en caso de haber una disputa por incumplimiento de Especificaciones Técnicas. Estas muestras se consideran importantes porque permiten tener pruebas e información confiable y precisa, tanto para el Ente fiscalizador como para Recope, en caso de haber una disputa por incumplimiento de Especificaciones Técnicas. -------------------------------------------------------------------------------------------------------19 La certificación de productos se realiza de manera Local. Estas certificaciones corresponden a un producto en específico cuando presente incongruencias con las Especificaciones Técnicas de los ensayos. Estas certificaciones No son las mismas que se mencionan en la tabla de plazos de

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Directores, Reclamos, Resoluciones, Citatorias, Fijación de Precios, Calidad de

productos, Audiencias. Soporte: papel. Fechas extremas: 1998-2008. Cantidad: 0.13

ml. Vigencia Administrativa legal: 3 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central.

Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2009-2017. Cantidad: 769 Mb. Vigencia

Administrativa legal: 5 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central. Criterio de

valor científico cultural: Si ya que reflejan los resultados de las inspecciones

realizadas por el Ente fiscalizador (ARESEP-Celeq-Lananme) para verificar la calidad

de los productos ofrecidos por RECOPE o para tramitar las denuncias de

incumplimiento reportadas.

16. Expediente Acreditación de Laboratorios de Control de Calidad Central -Pacífico.

Original y copia. Contenido: Los Alcances de Acreditación, Certificados de

Acreditación, Registros de Capacitación, Sistema de Gestión, Expedientes de

Capacitación. Soporte: papel. Fechas extremas: 1998-2008. Cantidad: 0.25 ml.

Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo

Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2009-2017. Cantidad: 71.9 Mb.

Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo

Central. Criterio de valor científico cultural: Si ya que reflejan la calidad de los

laboratorios utilizados por RECOPE para probar los productos que ofrece en el

mercado. ------------------------------------------------------------------------------

17. Expediente Normas ASTM (American Society for Testing and Materials). Original y

copia. Original y copia: dependencias involucradas. Contenido: Normas de referencia

internacional sobre los ensayos que se ejecutan en los laboratorios, forma de realizar

los métodos de ensayo. Desde su fundación en 1898, ASTM International es una de

las organizaciones internacionales de desarrollo de normas más grandes del mundo.

En ASTM se reúnen productores, usuarios y consumidores, entre otros, de todo el

mundo, para crear normas de consenso voluntarias. Soporte: papel y electrónico.

Fechas extremas: 1998-2008 (papel) y 2009-2017 (electrónico). Cantidad: 0,20

Departamento de Control de Calidad Moín. Se refieren únicamente a los productos que están siendo objeto de cuestionamiento por parte del Ente fiscalizador. ---------------------------------------------------------------------------

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metros (papel) y 38,9 Mb (electrónico). Vigencia administrativa legal: permanente en

la oficina en ambos soportes y 0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico

cultural: Sí, porque permite conocer las normas que se aplican en los ensayos que

realiza Recope a los productos que expende.

-------------------------------------------------------------------------

18. Expedientes Normativas de Calidad. Original y copia. Original y copia:

dependencias involucradas. Contenido: Contiene las normativas de calidad, las

cuales establecen los parámetros de los combustibles, con el propósito de que los

combustibles tengan la calidad adecuada para proteger el medio ambiente y cumplir

con la normativa correspondiente. Soporte: papel y electrónico. Fechas extremas:

1998-2008 (papel) y 2009-2017 (electrónico). Cantidad: 0,24 metros (papel) y 30,5 Mb

(electrónico). Vigencia administrativa legal: permanente en la oficina en ambos

soportes y 0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, porque

permite conocer las normas de calidad que aplica Recope al combustible que

expende en protección de ambiente y en cumplimiento de la normativa nacional e

internacional que corresponda.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

23. Expediente Auditorías Lanamme20. Original y copia. Contenido: 1- Informes

Mensuales de Verificación de Calidad de Ligante Asfáltico distribuido por RECOPE. 2-

Datos Históricos de calidad de Asfalto y Emulsiones Asfálticas. Soporte: papel.

Fechas extremas: 1998-2008. Cantidad: 2 ml. Vigencia Administrativa legal: 5 años

en la oficina y permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas

extremas: 2009-2017. Cantidad: 598 Mb. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la

oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Si, ya

20 Estos informes y datos históricos, se refieren a la calidad de los productos que expende Recope a nivel nacional, los documentos originales los conserva el Ente Fiscalizador (ARESEP). Los Resultados de Análisis de Lanamme son copias digitales que el Departamento de Control de Calidad Central - Pacífico custodia en el Gestor Documental "Alfresco". Las copias de Resultados de Análisis Celeq, se mantienen en archivo físico en el Departamento de Control de Calidad Central - Pacífico por 3 años y posteriormente son remitidas al archivo central de Recope. Sin embargo esta información también se digitaliza y se almacena en el Gestor Documental "Alfresco" ------------------------------------------------------------------------------

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que reflejan los datos históricos sobre la calidad del asfalto y emulsiones asfálticas

durante un período determinado. Conservar los datos históricos e informes que se

consideren de impacto a nivel institucional y nacional, a criterio del Jefe de oficina

productora y el Encargado de Archivo Central.

---------------------------------------------------------------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Subfondo 1.1.1.2.1: Departamento de Metrología. ----------------------------------------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------

14. Convenios Interinstitucionales. Original. Contenido: Convenios suscritos con: -

LACOMET: Convenio de entendimiento bilateral para la designación, como

laboratorio nacional de referencia en metrología, en el marco de los requerimientos

del acuerdo mutuo con el comité internacional de pesas y medidas (CIMP-MRA) en el

alcance de medición de grandes masas y volumen: desde 50 kg hasta 1000 kg y

desde 20 dm3 hasta 5 000 dm3. - ECA: Convenio de cooperación para la prestación

de servicios de acreditación. Soporte: papel. Fechas extremas: 2009-2014. Cantidad:

0.03 ml. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el

Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Declarada con valor científico

cultural por Resolución CNSED-01-2014. Conservar los convenios de mayor impacto

institucional a criterio del jefe de la oficina productora y el Jefe del Archivo Central. Se

recomienda conservar los convenios originales que no se encuentren repetidos en la

serie documental Nº 11 “Convenios Interinstitucionales” incluida en la tabla de plazos

de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Se beben priorizar los convenios

originales para conformar una sola serie de convenios.

-------------------------------------------------------------

16. Certificación de calibración. Original y copia. Original: Dirección de Aseguramiento

de la Calidad. Copia: Departamento de Control de calidad Central Pacífico,

Departamento de Control de Calidad Moín. Contenido: Manuales, Procedimientos,

Instructivos, Registros. Todos esos documentos corresponden al Sistema de

Aseguramiento de la Calidad. Esta serie describe los diferentes procesos de trabajo

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de las dependencias de todas la gerencias de la empresa, como parte del Sistema de

Gestión de la Calidad correspondiente a la Norma ISO 9001. Soporte: papel y

electrónico. Fechas extremas: 2014-2017 (papel) y 2015-2017 (electrónico). Cantidad:

0,06 metros y 500 Mb. Vigencia administrativa legal: en soporte papel permanente en

la oficina y 0 años en el Archivo Central; en soporte electrónico 3 años en la oficina y

0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, porque permite

conocer la calibración en los diferentes procesos de trabajo de Recope. -----------------VALORACIONES PARCIALES ----------------------------------------------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.3: Gerencia de Desarrollo. Subfondo 1.1.1.3.1: Departamento de Construcción para Distribución y Ventas. -----------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------

2. Álbum fotográfico21. Contenido: Fotografías de obras realizadas en Estaciones de

Bombeo, Turrialba y Limón. Soporte: papel Fechas extremas: No se indican.

Cantidad: 0.8 ml. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el

Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Declarada con valor científico

cultural mediante resolución CNSED-01-2016.

--------------------------------------------------------------------------

Se somete a consideración de los miembros la declaratoria de valor científico cultural

de la serie documental “Álbum fotográfico”, siendo que la señora Maribel Cubero Arias

está en contra de que se emita la declaratoria de esa serie documental de acuerdo con

el siguiente razonamiento: “En atención a su solicitud, con motivo de nuestra reunión el

día de hoy en la sesión No. 27-2017 de la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, para analizar el Informe de Valoración nº IV-035-2017-

TP_VP y con el fin de dejar constancia de mi divergencia de criterio con respecto a la

declaratoria de valor científico cultural para el tipo documental número 2

21 En la columna observaciones se indica que: “Se encuentran en mal estado, húmedas y contaminadas con hongos, no cuentan con ninguna referencia de fecha, lugares, ni otras.” Debido a lo anterior, se considera que no se cuenta con la información necesaria para que la suscrita pueda emitir un criterio de recomendación sobre el valor científico cultural de esta serie. Sin embargo, es importante recordar, a manera de antecedente, que mediante las resoluciones Nº 02-2009 y 01-2016, la CNSED declaró la serie documental “Fotografías” con valor científico cultural. Estas declaratorias se realizaron en los Despachos de la Presidencia, Consejo de Gobierno y Despachos de Ministros y oficinas de prensa de las instituciones públicas. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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"Álbum fotográfico", correspondiente a la Valoración Parcial de Documentos del

Departamento de Construcción para Distribución y Ventas, a continuación le reitero mi

razonamiento, mismo que fuera avalado por el CISED cuando se analizó esta

Valoración Parcial de Documentos: Consiente de que el tipo documental fotografía,

tiene una declaratoria general de valor científico cultural y que despierta el interés por

el valor histórico que eventualmente puede contener, una vez realizada la

correspondiente valoración consideramos que estas fotografías se encuentran en muy

mal estado de conservación, ya que presenta manchas por hongos y humedad, que

aunque este estado de conservación se puede mejorar con la aplicación de técnicas

especializadas, tal como ustedes lo ilustraron en esta reunión, las fotografías, que son

de obras y materiales de obras de las estaciones de bombeo de Turrialba y Siquirres

no contienen ninguna descripción ni referencia que permita identificar las fechas,

personajes y la obra específica que se desarrollaba, motivo por el cual se consideró

oportuno incluirlas dentro de esta valoración parcial para obtener la aprobación de su

eliminación.” -----------------------------------------------------------------------Se levanta la siguiente declaratoria de valor científico cultural por razones de

oportunidad, conveniencia, y posible desactualización, de acuerdo con los artículos 152

y 153 de la Ley General de la Administración Pública:

---------------------------------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. -----------Tipo / serie documental --------------------------------------------------------------------------------

En el año en el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie

documental “Expedientes de casos Subcontraloría de Servicios Moín de 1998-2003”,

incluida en el instrumento de valoración correspondiente al Área Departamento de

Aseguramiento de la Calidad, conocida por la CNSED en la sesión Nº 06-2004 de 19

de mayo de 2004. Sin embargo, el CISED aclaró que esta serie documental no se

incluyó en la actual tabla de plazos de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad

debido a que la Contraloría de Servicios es una dependencia directa de la

Presidencia y al estar visible en el organigrama de la Empresa tiene una tabla de

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plazos propia, aprobada por esa CNSED según Resolución (sic) CNSED-353-2016,

sesión No. 30-2016 del 9 de setiembre de 2016. La Contraloría de Servicios lleva

todos los casos que se presentan a su competencia en el “Expediente de Casos” (tipo

documental No. 4 de la tabla de plazos de la Contraloría de Servicios, con fechas

extremas 1996-2015). Además, el CISED indicó al respecto que: “este tipo

documental “Expediente de casos”, NO fue identificado con valor científico cultural por

la CNSED en su Resolución CNSED-353-2016, según sesión No. 30-2016 del 9 de

setiembre de 2016, motivo por el cual, el CISED de RECOPE solicita a esa Comisión

considerar se elimine la declaratoria de valor científico cultural al documento

“Expedientes de casos Subcontraloría de Servicios Moín de 1998-2003”, por las

siguientes razones: 1. Analizada la documentación contenida en dicho expediente (un

único expediente) se verificó que contiene sólo correspondencia administrativa de

rutina, órdenes para confección de brochures informativos y copia de brochures. La

descripción que originalmente se le asignó en la tabla de plazos, que indicaba como

“contenido” “Documentos relacionados con la atención de quejas y denuncias que

involucre dependencias de otras gerencias ubicadas en la provincia de Limón”, no es

ni exacta ni correcta. 3. No se declaró el tipo documental “Expediente de Casos” de

La Contraloría de Servicios con valor científico-cultural, por lo cual consideramos se

contradice el valor asignado a esos dos documentos. 4. Por lo anterior hemos

considerado que este tipo documental “Expediente de casos” de la antigua

Subcontraloría de Servicios no reviste de importancia ni contiene ningún valor

documental, como para conservar esta la declaratoria de valor científico-cultural.”

--------------------------------------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-004-2017 de 21 de julio del 2017;

para el fondo Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope); subfondos:

Departamento de Negociaciones Comerciales; Departamento de Operaciones

Comerciales; Dirección Aseguramiento de la Calidad; Departamento Control de Calidad

Moín; Departamento Control de Central Pacífico; Departamento Metrología;

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Departamento de Construcción para Distribución y Ventas; Departamento de

Contaduría; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser

eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos

n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos

documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el

Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°.

CNSED-1-200922, que establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-

cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar

permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados

como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su

custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a

los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con

el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe

documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros

procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que


están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la

Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016

publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la









el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las señoras Ana Lyz

Acuña Prado, jefe del Departamento de Negociaciones Comerciales; Alina Soto

Alarcón, jefe del Departamento de Operaciones Comerciales; a los señores Roberto

Coto Rojas, jefe de la Dirección Aseguramiento de la Calidad; Carlo Marco Chaves

Jiménez, jefe del Departamento Control de Calidad Moín; Róger Gurdián López, jefe

del Departamento Control de Central Pacífico; Esteban Castillo Valverde,

Departamento de Metrología; Álvaro Morales Navarro, jefe del Departamento de

Construcción para Distribución y Ventas; Melvin Hernández Solano, jefe del

Departamento de Contaduría; y al expediente de valoración de Recope que custodia

esta Comisión Nacional. -----------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Análisis del informe de valoración IV-036-2017-TP. Asunto: tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos (Aresep). Convocada: la señora Melissa Díaz Valverde, encargada del Archivo

Central de la Aresep. Hora: 11:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los

documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.

Al ser las 11:30 ingresan las señoras Díaz Valverde y María Elizabeth Villalta Arroyo,

funcionaria del Archivo Central de la Aresep. El señor Javier Gómez Jiménez procede

con la lectura del informe de valoración. ---------------------------------------------------------------

Página 27 de 56

ACUERDO 8. Comunicar a la señora Melissa Díaz Valverde, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Autoridad

Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep); que esta Comisión Nacional conoció la

solicitud de valoración documental presentada mediante oficio 19-CISED-2017/24687

de 28 de agosto del 2017; para el fondo Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos (Aresep); subfondos: Intendencia de Transporte; Dirección General del Centro

de Desarrollo de la Regulación (CDR); Dirección General de Atención al Usuario;

Dirección General de Operaciones; Dirección de Recursos Humanos; Dirección de

Tecnologías de Información; Dirección Financiera; Departamento de Gestión

Documental; Departamento de Proveeduría; Departamento de Servicios Generales; y

declara con valor científico cultural las siguientes series documentales:

--------------------------------------------------------Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) --------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.1: Intendencia de Transportes. -----------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

2. Correspondencia interna. Contenido: Oficios

enviados y recibidos por la intendencia a cada

dependencia de la Institución. Soporte: papel. Fechas

extremas: 2012-2016. Cantidad: 3 ml. Vigencia

Administrativa legal: 2 años en la oficina y 3 años en el

Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas

extremas: 2012-2016. Cantidad: 15 Gb. Vigencia

Administrativa legal: 2 años en la oficina y 3 años en el

Archivo Central. -------------

Declarada con valor científico

cultural mediante resolución

CNSED-01-2014. Conservar

la correspondencia de

carácter a criterio del Jefe de

oficina productora y el Jefe

de Archivo Central.

---------------------------------------

-----------------

3. Correspondencia externa. Contenido: Oficios

enviadas y recibidos por la intendencia a instituciones

externas. Soporte: papel. Fechas extremas: 2012-

2016. Cantidad: 3 ml. Vigencia Administrativa legal: 2

años en la oficina y 3 años en el Archivo Central.




la correspondencia de

carácter a criterio del Jefe de

Página 28 de 56

Soporte: electrónico23. Fechas extremas: 2015-2016.

Cantidad: 7 Gb. Vigencia Administrativa legal:

permanente en la oficina y 0 años en el Archivo

Central. ---------------------

oficina productora y el Jefe

de Archivo Central.

---------------------------------------

------------------

4. Expediente ET24. Copia. Original: Archivo Central

Contenido: Expedientes administrativos

correspondientes a las solicitudes de Estudio Tarifario

presentadas por los concesionarios de las diferentes

servicios regulados: Transporte público remunerado de

personas modalidad buses, transporte público

remunerado de personas modalidad taxis, puertos y

estibas, servicios aeronáuticos en aeropuertos,

cabotaje, ferrocarril, revisión técnica vehicular, peajes

del CONAVI, servicios de Correos de Costa Rica.


Cantidad: 16 ml. Vigencia Administrativa legal: 2 años

en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Soporte:

electrónico25. Fechas extremas: 2006-2016. Cantidad:

No se indica. Vigencia Administrativa legal: 2 años en

la oficina y 8 años en el Archivo Central.

-----------------------------------

Se mantiene el criterio

emitido por la CNSED en el

año 2012: “Evidencian los

cambios en modelos y

metodologías utilizadas para

la regulación de los servicios

públicos del país. Conservar

una muestra del 25% anual

de los expedientes originales

que comprendan la

representatividad de todos

los sectores que regula y

conoce la ARESEP. A criterio

del Encargado del Archivo

Central y el Jefe de la Oficina

Productora.” --------------------

7. Expedientes OT26. Contenido: Expedientes de

seguimiento tarifario para casos especiales con

Si, ya que evidencian el

seguimiento de la aplicación

23 En la columna observaciones se indica que la correspondencia en soporte electrónico son documentos en formato Excel que envían las empresas de transporte público modalidad autobús, los cuales son informados vía internet al sistema denominado INTRAN. ---------------------------------------------------------------24 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la CNSED en la sesión Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012. ---------------------------------------------------------------------------------------------------25 En la columna observaciones se indica que son documentos electrónicos digitalizados, de acuerdo con la definición del reglamento a la Ley de Certificados, Firmas digitales y documentos electrónicos 8454. ---26 Según lo indicado por el CISED, los expedientes OT contienen series documentales relacionadas con temas tales como: el precio de los combustibles, el modelo tarifario, los valores promedio de autobuses, la contabilidad regulatoria, información de carácter administrativo, concesiones, metodología. ------------------

Página 29 de 56

operadores de distinto género tramitados bajo una

perspectiva especial. Soporte: papel. Fechas extremas:

2012-2016. Cantidad: 16 ml. Vigencia Administrativa

legal: 2 años en la oficina y 3 años en el Archivo

Central. Soporte: electrónico27. Fechas extremas: 2012-

2017. Cantidad: No se indica. Vigencia Administrativa


Central.

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--------------------------------------------------------------------------

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--------

de los modelos tarifarios y



públicos del país. Conservar

una muestra del 10% de los

expedientes originales que

comprendan la

representatividad de todos

los sectores que regula y

conoce la ARESEP. A criterio

del Encargado del Archivo


Productora. ---------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.2: Dirección General de Desarrollo Regulatorio. -----------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

5. Expedientes OT28. Copia. Original: DEGD Contenido:

Estudios de modelos tarifarios ordinarios y

extraordinarios en materia de transporte, electricidad,

agua, entre otros. También se custodian copias de


emitido por esta Comisión en

el año 2012: “Evidencian los

cambios en modelos y 27 En la columna observaciones se indica que la correspondencia en soporte electrónico son documentos en formato Excel que envían las empresas de transporte público modalidad autobús, los cuales son informados vía internet al sistema denominado INTRAN. ---------------------------------------------------------------28 Es importante indicar que en la sesión de la CNSED Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012 se conoció una tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación y esta ocasión se declararon con valor científico cultural los “Expedientes de Otros Trámites” originales correspondientes al período 2009-2011. Sin embargo, en la actual tabla de plazos de esta oficina se indica que la serie “Expedientes OT” que custodia son copias, cuyos originales se encuentran en el Departamento de Gestión Documental. Al respecto el CISED indicó que “Cada oficina productora es la responsable de registrar sus series documentales, por lo tanto, la tabla de plazos de conservación de documentos del Departamento de Gestión Documental (DGED) solamente registra los expedientes OT que ésta produce. Para el caso de los expedientes OT del Centro de Desarrollo de la Regulación, se indica que el expediente original se localiza en el DEGD, la copia espejo en el Centro de Desarrollo de Regulación…” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Página 30 de 56

expedientes relacionados con convenios con

instituciones públicas y privadas. Soporte: papel.

Fechas extremas: 2009-2016. Cantidad: 0.2 ml.

Vigencia Administrativa legal: 2 años en la oficina y 3


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públicos del país. Elegir los

que reflejen las funciones

sustantivas de la ARESEP y

de mayor impacto social. A

criterio del Encargado del

Archivo Central, el Jefe de la

Oficina Productora y un

funcionario de la Dirección

General del Archivo

Nacional”Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.3: Dirección General de Atención al Usuario. ----------------------------------------------

5. Expedientes AU. Original y copia. Original: DEGD.

Copia: DGAU. Contenido: Expedientes tramitación de

quejas que presentan los usuarios29. Soporte: papel y

electrónico. Fechas extremas: 2012-2016 en papel y

2009-2016 en electrónico. Cantidad: 4 metros, en

electrónico no se indica. Vigencia administrativa legal:

2 años en la oficina y 3 años en el Archivo Central.

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

-------

Sí, porque permite conocer

los trámites que realiza la

Dirección General de

Atención al Usuario. Elegir

los expedientes que reflejen

las funciones sustantivas de

la ARESEP y de mayor

impacto social; a criterio del

Encargado del Archivo


Productora. ---------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. -------------------------------------------------------

6. Expedientes OT. Copia. Original: DEGD. Contenido: Sí, porque permite conocer 29 La señora Melissa Díaz Valverde comenta en la sesión que estos expedientes AU no son quejas sencillas son quejas relacionadas con usuarios y operadores del servicio por lo que algunos casos contienen documentación de trascendencia institucional.

Página 31 de 56

Contiene información relacionada a proyectos

institucionales. Soporte: papel. Fechas extremas: 2014-

2016. Cantidad: 2 metros. Vigencia administrativa


Central. En la columna observaciones se indicó: “Es

declarado de Valor Científico Cultural por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación De Documentos,

en la sesión N°52-2012 del 21 de noviembre de 2012.

Elegir los que reflejen las funciones sustantivas de la

Aresep y de mayor impacto social. A criterio del jefe de

la Oficina Productora, el Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos. La vigencia

de los expedientes OT es de 5 años, los mismos

permanecerán 2 años en el archivo de gestión y 3 en el

Archivo Central. La aplicación de esta norma para las

copias espejo es igual, en el entendido de que una vez

finalizada la etapa de gestión (2 años a partir del cierre

por parte del Director) se remitirán las copias espejo

para su eliminación inmediata, manteniendo el original

en el Archivo Central por los restantes 3

años.-------------------

los trámites que realiza la

Dirección General de

Operaciones. Elegir los

expedientes que reflejen las

funciones sustantivas de la

ARESEP y de mayor impacto

social; a criterio del



Productora.

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----------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.1: Subfondo Dirección de Recursos Humanos.-----------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

3. Expedientes de personal activos. Original.

Contenido: Historial de movimientos de personal,

formación, capacitación, evaluación de desempeño,

estudios de puestos, procesos disciplinarios, gestiones

del funcionario activo. Soporte: papel. Fechas

Declarado con valor científico


CNSED-01-2014. Se

mantiene el criterio emitido

por la CNSED en el año

Página 32 de 56


Administrativa legal: permanente en la oficina y 18


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2012: “Conservar muestra

del 5% de expedientes, de

los funcionarios que se han

destacado por su influencia

en el desarrollo institucional o

por la jerarquía de sus

puestos. A criterio del



Productora.” -----------

4. Expedientes de personal inactivo. Original.

Contenido: Historial de movimientos de personal,

formación, capacitación, evaluación de desempeño,

estudios de puestos, procesos disciplinarios, gestiones

del funcionario inactivo. Soporte: papel. Fechas


Administrativa legal: 50 años en la oficina y 0 años en

el Archivo Central.

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CNSED-01-2014. Se

mantiene el criterio emitido

por la CNSED en el año

2012: “Conservar muestra

del 5% de expedientes, de

los funcionarios que se han

destacado por su influencia

en el desarrollo institucional o

por la jerarquía de sus

puestos. A criterio del



Productora.” -----------

22. Informe de fin de gestión. Original. Contenido:

Definen la forma en que los jerarcas y los titulares

subordinados de la Administración activa, deben

presentar al final de la gestión un informe mediante el




los informes de fin de gestión

Página 33 de 56

cual rinde cuentas de los resultados logrados en

cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad.

De conformidad con el artículo 12 de la Ley General de

Control Interno, con el fin de garantizar la transparencia

en las actuaciones de los funcionarios públicos ante los

administrados y para que los respectivos sucesores

cuenten con información relevante en el desempeño

del puesto designado. Soporte: papel. Fechas

extremas: 2015-2016. Cantidad: 0.5 ml. Vigencia


el Archivo Central.

--------------------------------------------------------------

originales de los funcionarios

de mayor jerarquía y

relevancia de la institución.

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--Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.2: Subfondo Dirección de Tecnologías de la Información.----------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

3. Proyectos. Original. Contenido: Son proyectos que

se realizan con diferentes dependencias en conjunto

con la Dirección de Tecnología de Información

relacionada a temas de tecnología. Toda la

documentación relacionada con el proyecto que se

está o se desarrolló en su momento por el área

solicitada. Soporte: papel. Fechas extremas: 2000-

2016. Cantidad: 0.5 ml. Vigencia Administrativa legal:


Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2000-

2016. Cantidad: 186000 Mb. Vigencia Administrativa

legal: permanente en la oficina y 0 años en el Archivo

Central. ----------------------------------

Si, ya que reflejan el

desarrollo tecnológico de la

institución. Conservar los

proyectos relevantes que

evidencien el desarrollo

tecnológico de las funciones

sustantivas de la institución,

a criterio del jefe de la oficina

productora y el jefe de

Archivo Central.

---------------------------------------

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7. Plan Táctico de Tecnologías de Información. Si ya que reflejan la

Página 34 de 56

Original. Contenido: Es donde se consideran todos los

proyectos institucionales a corto, mediano y largo plazo

categorizados de la siguiente forma: a. Proyectos

nuevos: se refiere a proyectos de desarrollo sobre

sistemas no existentes. b. Proyectos de adquisición de

hardware y software: se refiere a proyectos de

implementación y actualización de la plataforma

tecnológica. c. Proyectos de migración: se refiere a

proyectos que implican la modernización en la

arquitectura o versionamiento de un sistema de

información ya existente. d. Proyectos de capacitación:

se refiere a proyectos que buscan la inserción de

conocimiento relacionado con el uso de las tecnologías

de información. Soporte: electrónico30. Fechas

extremas: 2013. Cantidad: 1.89 ml. Vigencia

Administrativa legal: permanente en la oficina y 0 años

en el Archivo Central. -------------------------------------------

planificación de proyectos

institucionales que permiten

el desarrollo tecnológico de

la entidad.

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8. Plan Estratégico de Tecnologías de Información.

Original. Contenido: El Plan Estratégico es el que

presenta las tecnologías de información donde se

define la Visión, la Misión, los Objetivos y las Políticas

básicas que enmarcan el desarrollo de esta actividad

en pos de crear una infraestructura informática acorde

con los requerimientos que los niveles directivos,

gerenciales y administrativos han establecido para tal

fin. Estos elementos orientarán el desarrollo del plan y

contribuirán a que la ejecución de las estrategias



CNSED-01-2016.

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---------------------------------------30 En la columna observaciones se indica: “Esta serie documental se encuentra almacenada en el sitio web de la ARESEP en formato pdf”

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tecnológicas y organizativas fundamentales, apoyen el

logro de los objetivos de mediano y largo plazo

plasmados en el Plan Estratégico Institucional.

Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2013.

Cantidad: 2.77 Mb. Vigencia Administrativa legal:


Central. --------------------------------------------

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--------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.3: Subfondo Dirección Financiera. Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

3. Estados Financieros. Original. Contenido: Estados

Financieros de la Institución elaborados

trimestralmente. Soporte: papel. Fechas extremas:

1997-2016. Cantidad: 2.3 ml. Vigencia Administrativa


Central. -------------------



CNSED-02-2014.

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-------------

5. Modificaciones Presupuestarias Internas,

Administrativas y Externas31. Original. Contenido:

Modificaciones al Presupuesto de ARESEP, las

Internas y Externas son aprobadas por la Junta

Directiva y enviadas a la Contraloría General de la

República; y las Administrativas son aprobadas por

cada Dirección Solicitante. Soporte: papel. Fechas



el Archivo Central.




las modificaciones

presupuestarias que no se

encuentren repetidas en la

Secretaría de la Junta

Directiva.

---------------------------------------

-------------------------

31 En la columna observaciones se indica: “…A partir del 2013, de acuerdo al cambio de funciones en el RIOF, la Dirección de Finanzas no produce ni custodia esta serie documental”. Es importante indicar que en la sesión Nº 18-2017 de 04 de agosto de 2017 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie documental “Modificaciones presupuestarias” de 1967 a 2016, custodiadas en la Secretaría de la Junta Directiva. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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6. Presupuesto. Copia. Original: CGR. Copia: SJD.

Contenido: Presupuesto anual de la Aresep. Soporte:

papel. Fechas extremas: 1998-2013. Cantidad: 1

metro. Vigencia administrativa legal: 10 años en la

oficina y 10 años en el Archivo Central.

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CNSED-01-2014.

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-------------

7. Presupuesto Extraordinario. Copia. Original: CGR.

Copia: SJD. Contenido: Presupuestos Extraordinarios

de la ARESEP, aprobados por la Contraloría General

de la República. Soporte: papel. Fechas extremas:

1998-2013. Cantidad: 1 metro. Vigencia administrativa


Central. --



CNSED-01-2014.

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14. Contratos32. Original y copia. Contenido: Contratos

con terceros para que realicen diferentes servicios a la

ARESEP. Soporte: papel. Fechas extremas: 2006-


10 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central.

--------------



CNSED-02-2014.

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17. Convenios33. Original y copia. Contenido:

Convenios con terceros para que realicen diferentes

servicios a la ARESEP. Soporte: papel. Fechas




CNSED-02-2014.

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32 En la sesión Nº 18-2017 de 04 de agosto de 2017 la CNSED conoció la tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Asesoría Jurídica y en esta ocasión decidió declarar con valor científico cultural las copias de los Contratos y Convenios (2012-2016) conservados en ese subfondo, a pesar que se indicó que los originales se custodiaban en la Dirección de Finanzas. ------------------------------------------33 En la sesión Nº 18-2017 de 04 de agosto de 2017 la CNSED conoció la tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Asesoría Jurídica y en esta ocasión decidió declarar con valor científico cultural las copias de los Contratos y Convenios (2012-2016) conservados en ese subfondo, a pesar que se indicó que los originales se custodiaban en la Dirección de Finanzas. ------------------------------------------

Página 37 de 56


el Archivo Central. -------

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--------------

41. Informe de ejecución presupuestaria y liquidaciones

presupuestarias. Original. Contenido: La ejecución

trimestral incluye el detalle de todos los ingresos y

egresos presupuestarios ejecutados y el detalle de su

ejecución, incluye información del superávit

institucional, modificaciones, transferencias y otros

documentos que respaldan la ejecución. La liquidación

presupuestaria contiene el mismo elemento que la

ejecución pero se refiere a todo el año e incluye los

reportes de respaldo. Soporte: papel. Fechas



el Archivo Central. --------------------



CNSED-02-2014.

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42. Libros Contables. Original. Contenido: Son los

Libros Contables que establece el Código de Comercio

de Costa Rica. Se tienen que llevar; estos libros son

los siguientes: Libro de Inventarios y Balances, Libro

de Diario y Libro de Mayor. Soporte: papel. Fechas



el Archivo Central. ------------------------------------------------



CNSED-02-2014.

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47. Planos35. Original. Contenido: Planos del Edificio de

la Institución. Soporte: papel. Fechas extremas: 1996-


emitido por la CNSED en el

34 En la columna observaciones se indica que “Los 10 años de custodia son después de la vigencia del convenio” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------35 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012. ---------------------------------------------------------------------------------------------------

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1 año en la oficina y 10 años en el Archivo Central.

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-----

año 2012: “Si, ya que reflejan

el desarrollo del diseño,

distribución de usos y

espacios y la manera de

utilizar los recursos

materiales.” ---------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.4: Subfondo Departamento de Gestión Documental. -------------------------------------------------------------------------------------

17. Expedientes OT. Original sin copia. Contenido:

Expedientes relacionados con Proyectos, Comisiones

en concordancia con las labores del Departamento de

Gestión Documental. Soporte: papel y electrónico.

Fechas extremas: 2014-2016 en papel y electrónico.

Cantidad: 0,09 metros y no se indica en electrónico.

Vigencia administrativa legal: 2 años en la oficina y 3

años en el Archivo Central. -----------------------------------

Conservar los dos

expedientes: Gestión

documental y Cised,

específicamente las actas y

el expediente de actas.

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---------------------------------------

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----------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.5: Subfondo Departamento de Proveeduría. ------------------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

3. Contrataciones directas37. Contenido: Contrataciones

directas para la adquisición de bienes y servicios.




electrónico. Fechas extremas: 2014-2016. Cantidad:



CNSED-02-2014.

---------------------------------------

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---------------------------------------36 En la columna observaciones se indica que: “La Dirección de Finanzas a partir del 2012 no produce ni custodia el tipo documental “planos”. -----------------------------------------------------------------------------------------37 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012. ---------------------------------------------------------------------------------------------------

Página 39 de 56

No se indica. Vigencia Administrativa legal: 15 años en

la oficina y 5 años en el Archivo Central.

----------------------

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--------------

4. Licitaciones Públicas y Abreviadas. Contenido:

Licitaciones para la adquisición de bienes y servicios.




electrónico. Soporte: electrónico. Fechas extremas:

2014-2016. Cantidad: No se indica. Vigencia


el Archivo Central.

---------------------------------------------------



CNSED-02-2014.

---------------------------------------

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--------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.6: Subfondo Departamento de Servicios Generales. -------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural

----

7. Documentación del Edificio y Terreno ARESEP.

Contenido: Documentación relacionada con el edificio y

la propiedad (planos, medidas en metros cuadrados de

las oficinas, declaraciones de bienes inmuebles, oficios

referentes, avalúos, certificaciones, entre otros).


Cantidad: 0.09 ml. Vigencia Administrativa legal:


Central. ---------------------

Si, ya que reflejan el uso de

los recursos, así como el

desarrollo del diseño y

distribución de los espacios

en la institución.

---------------------------------------

---------------------------------------

---------------------------------------

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Se deja constancia de que mediante oficio 18-CISED-2017/24469 de 25 de agosto del

2017 recibido el 28 de agosto del 2017, suscrito por la señora Melissa Díaz Valverde,

presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la

Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) se indicó “Se aclara que las

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series documentales Nº 4 Expedientes de Estudios Tarifarios ET, Nº 5 Expedientes

Otros Trámite OT y Nº 8 Expedientes Otros Trámites OT (Metodologías), que se

encuentran registrados en soporte electrónico, corresponden al total aproximado, que

se han generado en los subfondos de la Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos. A continuación, se detalla… el dato total de estas series documentales de

acuerdo con la estructura de almacena almacenamiento actual: … Expedientes de

Estudios Tarifarios ET: 175 GB, Expedientes Otros Trámites OT y Expedientes Otros

Trámites OT (Metodologías): 194 GB”; motivo por el cual no se indicaron las cantidades

en soporte electrónico en las tablas analizadas en esta sesión.

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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio 19-CISED-2017/24687 de 28 de agosto

del 2017; para el fondo Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep);

subfondos: Intendencia de Transporte; Dirección General del Centro de Desarrollo de la

Regulación (CDR); Dirección General de Atención al Usuario; Dirección General de

Operaciones; Dirección de Recursos Humanos; Dirección de Tecnologías de

Información; Dirección Financiera; Departamento de Gestión Documental;

Departamento de Proveeduría; Departamento de Servicios Generales; y que esta

comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su

vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos n°. 120, 132, 135 y 136 del

Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos documentales que el Cised

asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar

en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°. CNSED-1-2009 38, que

establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la

entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos.

2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,

serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla

el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los documentos en soporte electrónico,


es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de

Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas,

operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de

información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y

actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que

se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un

futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre

administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la

Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de

marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de

Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de

2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No.

8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de

Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de

Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas

en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.

Se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014

publicadas en la Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-

01-2016 publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la









el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las jefaturas de

Intendencia de Transporte; Dirección General del Centro de Desarrollo de la

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Regulación (CDR); Dirección General de Atención al Usuario; Dirección General de

Operaciones; Dirección de Recursos Humanos; Dirección de Tecnologías de

Información; Dirección Financiera; Departamento de Gestión Documental;

Departamento de Proveeduría; Departamento de Servicios Generales; y al expediente

de valoración de la Aresep que custodia esta Comisión Nacional.

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CAPITULO V. CORRESPONDENCIA. ----------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de octubre de 2017 suscrito por

la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de

San Ramón; por medio del cual solicita lo siguiente: “… realizar las siguientes

correcciones en las tablas de plazos de conservación de documentos, aprobadas en el

acta #13-2017, Informe Valoración 007-2017. Lo anterior por cuanto, seleccionando el

material autorizado para eliminar y con valor científico cultural, se detectaron algunas

situaciones en relación con tipos documentales con declaratoria, que se detallan a

continuación, importantes para el momento de la transferencia a la Dirección General

del Archivo Nacional. SECRETARÍA DEL CONCEJO MUNICIPAL. 1.- En el ítem 2,

“Correspondencia histórica”, incluir además de los años indicados, los siguientes: 1868,

1885, 1986 y 1992. 2.- En el ítem 28, “Libros de actas de comisiones”, incluir además

de los años indicados, los siguientes: 1989, 2001 y 2002. 3.- En el ítem 29, “Libro

Diario”. Libro de Contrastes. Además del anotado de 1881, apareció otro de 1883. 4.-

En el ítem #38, “Plan estratégico de Desarrollo Cantonal”, incluir el del año 2000. 5.- En

el ítem #40, “Presupuestos”, se detallan las siguientes fechas: 1958, 1965, 1973, 1999,

2001-2005), sin embargo, revisadas las carpetas rotuladas como presupuestos, se

descubre que no tienen información o bien que es correspondencia del departamento

de presupuesto lo que contienen. Las carpetas o tomos que se localizan con

presupuestos son las de los siguientes años: 1973, 1987-1997, 1999, 2000 al 2007.

Tomando en cuenta que del 2007 al 2016 se localizan en el departamento de

Presupuesto. Se deben eliminar las fechas 1958 y 1965. Se conformó una sola serie

“Presupuestos” en el ítem #48 del departamento de Contabilidad. Se unifican los ítems

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#40 de la Secretaría Concejo y el #48 de Contabilidad. 6.- En el ítem 41, “Libro de

Registro Rentas propias y de la Legua”, se anotó el de 1882. Apareció otro de 1877,

que debe incluirse. ALCALDÍA Y VICEALCALDÍA. 1.- En el ítem #19, “Libro Actas

(Registro de Patentes, remates, traspasos 1974-1995.), corresponde realmente a un

libro de actas (Registro de Patentes), correspondiente a las fechas 1989-1998. 2.- En

el ítem #20, “Libro de Actas Comité Cantonal de Deportes”, se consignan las fechas

1986-1996. Siendo realmente las fechas correctas: 1988-1990. CONTABILIDAD. 1.-

En el ítem #13, “Estados Financieros”, se incluyeron las 1987, 1993, 2008-2016.

Revisados los estados financieros en la Contabilidad y el Archivo Central, las fechas

correctas son: 1993, 2000, 2004, 2010-2011. Cabe señalar que constan los estados

financieros en las actas del Concejo. Ya que se aprueban por el Concejo para ser

enviados a la Contraloría General de la República. 2.- En el ítem #14, “Estados

Presupuestarios” (2009-2010), al revisar en el departamento de Contabilidad y Archivo

Central, se corrobora que No son estados presupuestarios, sino Estados Financieros y

la fecha correcta es 2010-2011. 3.- En el ítem #16, “Informes Financieros y de

Ejecución Presupuestaria, se indicaron en la tabla de plazos, las siguientes fechas:

1999, 2001, 2006-2007, 2010-2011. Al realizar la valoración se localizan además de las

indicadas, los siguientes años: 1987, 1997, 2003-2005. 4.- En el ítem #23, “Libro Diario

General (1993, 2004-2016) incluir el año 1979. 5.- En el ítem #28, “Libro Diario Junta

Cantonal de Caminos, corregir las fechas indicadas. Se anotaron de 1963-1970, 1972,

1982. Siendo las fechas correctas las siguientes: 1956-1957, 1959-1960, 1963-1968.

6.- En el ítem #30, “Libros de recaudación y pago”, incluir, además de los años

indicados los siguientes: 1944-1945, 1949, 1953, 1956-1957, 1959 y 1961. 7.- En el

ítem #31, “Libro Diario Mayor General” (1976-1979, 1987-1988, 1993), incluir otro de

1992, 1989 y 1998-2002. 8.- En el ítem #32, “Libro Diario Intervención”, incluir, además

de los citados en la tabla, los siguientes años: 1942, 1945-1946, 1954-1955, 1959. 9.-

En el ítem #35, “Libro Mayor General”, incluir, además de los citados en la tabla, los

siguientes años: 1926, 1929, 1935, 1942, 1974, 1962, 1969. 10.- En el ítem #48

“Presupuestos”, se debe considerar lo anotado en el ítem #40 del departamento de

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Contabilidad. Se conformó una sola serie en Contabilidad compuesta por las siguientes

fechas: 1973,1987-1997, 1999, 2000-2007.” --------------------------------------------------------

ACUERDO 9.1. Comunicar a la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo

Central de la Municipalidad de San Ramón; que esta Comisión Nacional conoció el

oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de octubre del 2017; y le informa que se

tomarán en cuenta las correcciones solicitadas al momento de que se realice la

transferencia a la Dirección General del Archivo Nacional; por lo que se adjuntará en el

expediente de la Municipalidad de San Ramón que custodia este órgano colegiado, una

copia del oficio citado. Sin embargo, se indica que la corrección en las tablas de plazos

de conservación de documentos es una competencia del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos de la municipalidad. Enviar copia de este

acuerdo y del oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de octubre del 2017 al

expediente de valoración documental de la Municipalidad de San Ramón que custodia

esta Comisión Nacional. ----------------------

ACUERDO 9.2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento

Servicios Archivísticos Externos, copia del oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de

octubre del 2017, suscrito por la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo

Central de la Municipalidad de San Ramón; con el objetivo de que actualice el registro

de series documentales declaradas con valor científico cultural, en las series

mencionadas en el oficio citado. Enviar copia de este acuerdo a la señora Elizabeth

Vega León, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón y al

expediente de valoración documental de la Municipalidad de San Ramón que custodia

esta Comisión Nacional.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10.1. Copia del correo electrónico de fecha 15 de noviembre del 2017

suscrito por la señora Natalia Cantillano Mora, coordinadora de la Unidad Servicios

Técnicos Archivísticos, por medio del cual indica lo siguiente al señor Set Durán

Carrión, encargado del Archivo Central de la Dirección General del Archivo Nacional:

“en atención a la consulta verbal que me planteara el día de hoy, sobre cuales años de

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las actas de la CNSED se tienen digitalizadas y firmadas, le informamos que contamos

con las actas digitalizadas con firma de 1991 a 2009. A partir del año 2010 tenemos las

actas en soporte digital pero sin firma.”

-----------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10.2. Copia del correo electrónico de fecha 15 de noviembre del 2017

suscrito por el señor Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central de la Dirección

General del Archivo Nacional; por medio del cual informa lo siguiente a la señora

Natalia Cantillano ““Le agradezco la información, atendiendo la solicitud de la señora

Directora del Archivo Nacional, posterior a la reunión del día de ayer a las 4:00 pm,

donde estuvo doña Carmen Campos y Catalina Zúñiga, se discutió sobre la

alimentación del sitio web mediante Arca tanto la JAAN y la CNSED, me permito

informarle que es necesario digitalizar las actas del año en curso y del año 2016, con el

objetivo de poder colgar en el sitio web de ahora en adelante, estas imágenes que

serán reselladas en ARCA y así cumplir lo establecido en la Ley de Certificados

Digitales. En adelante y para evitar la acumulación de trabajo es necesario que

después de cada sesión, cuando esta acta es firmada es necesario digitalizarla para

poder incluirla en ARCA, copio a Catalina quien es la que se está encargando de esta

labor y la que definirá los rangos de años necesarios del 2016 para atrás que deben

visualizarse en el sitio web. PD: Adicionalmente he abierto en el Cuadro de

Clasificación tres series para la CNSED: Actas, Expedientes de Sesión y

Correspondencia y delegado a la compañera Andrea Torres, para que dentro de la

subida de documentos de REPOFIN a ARCA sea priorizada esta serie de la CNSED

según la solicitud de la Dirección General. En su momento será necesario contactar a

Jorge Sanchez para subir volúmenes grandes de documentos de forma automatizada

cuando estas actas se encuentren listas.” --------------------------------

ARTÍCULO 10.3. Correo electrónico de fecha 16 de noviembre del 2017 suscrito por la

señora Carmen Campos Ramírez, subdirectora general del Archivo Nacional por medio

del cual informa lo siguiente: “Como es del conocimiento de todos, nuestra institución

está trabajando fuertemente en una nueva propuesta de sitio web institucional. En el

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marco de este proyecto, se prevé que las actas de los órganos colegiados y demás

comités y comisiones y, que actualmente se publican en nuestro sitio web, se

publiquen en forma automática y desde el repositorio ARCA, que es otro proyecto

innovador que nos permitirá gradualmente avanzar en la gestión de documentos

electrónicos y contar con un repositorio que cumpla los normas nacionales e

internacionales, para conservar documentos con valor científico y cultural. Por tal razón

y con el aval de la señora Directora, les solicitamos que en adelante las actas que

producen los comités y comisiones institucionales, una vez aprobadas, se impriman y

se firmen, para que seguidamente se digitalicen y se guarden en el citado repositorio.

El señor Set Durán, Coordinador de la Unidad de Archivo Central, brindará las

indicaciones técnicas de cómo guardar los archivos digitalizados de estas actas en el

citado repositorio y como parte del archivo de gestión de dichos órganos. Por su parte,

las especificaciones técnicas para realizar la digitalización de dichas actas serán

brindadas por el Departamento de Tecnologías de Información. Con respecto de las

actas anteriores y que actualmente se publican en el sitio, se les solicita que revisen si

cumplen con este requerimiento (firmadas y digitalizadas), de no ser así, deberá

procederse a su digitalización a partir del acta firmada. Con el fin de dar seguimiento a

este asunto prioritario, les solicito informar sobre el estado de las actas a la compañera

Catalina Zúñiga, Profesional de la Unidad de Proyección Institucional, sobre todo

cuando estén en el repositorio ARCA, con el fin de sincronizar la visualización desde el

nuevo sitio web. No omito manifestarles, que la señora Directora nos ha encomendado

esta tarea de manera prioritaria, por lo que mucho estimaré que le brinden esta

atención. Estoy copiando de este mensaje a las compañeras Secretarias, quienes nos

apoyan en muchas de nuestras comisiones y comités. Quedamos atentas de

requerirse alguna aclaración al respecto.” ----------------------------

ACUERDO 10. Comisionar a la señora Natalia Cantillano Mora, secretaria de esta

Comisión Nacional; para que coordine con el señor Marco Calderón Delgado, jefe del

Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, la

digitalización prioritaria de los tomos de acta de este órgano colegiado correspondiente

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al período 2010-2017. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias,

directora general de la Dirección General del Archivo Nacional. --------------------------------

ARTÍCULO 11. Copia del oficio DGAN-DG-671-2017 de 15 de noviembre del 2017

recibido el 17 de noviembre del 2017, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias,

directora general de la Dirección General del Archivo Nacional; dirigido al señor Javier

Gómez Jiménez, jefe del Departamento Archivo Histórico. La señora Chacón Arias

solicita al señor Gómez Jiménez coordinar la transferencia de los planos de la

Municipalidad de Desamparados al Archivo Nacional en atención al oficio CNSED-313-

2017 de 26 de setiembre del 2017. SE TOMA NOTA. ---------------------------------------------

ARTÍCULO 12. Correo electrónico de fecha 24 de noviembre del 2017 suscrito por el

señor Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central de la Dirección General del

Archivo Nacional; por medio del cual indica lo siguiente “Les agradezco la convocatoria

y me permito solicitarles con cierta precisa en función de la eliminación pactada con la

empresa de acopio del TEC, el acuerdo de estas valoraciones parciales”. Se aclara que

mediante correo electrónico de fecha 27 de noviembre del 2017 se comunicó el oficio

CNSED-369-2017 de 23 de noviembre del 2017, por medio del cual se comunicó el

acuerdo nº 7 tomado en la sesión nº 26-2017 celebrada el 17 de noviembre del 2017.

SE TOMA NOTA.

------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 13. Correo electrónico de fecha 27 de noviembre del 2017 suscrito por la

señora Paola Carvajal encargada del Archivo Central de la Junta de Protección Social,

por medio del cual realiza la siguiente consulta: “Confirmo recibido del documento, por

favor agradezco una justificación del porque el oficio brindando no aclaro los puntos

que la comisión solicitó, si según el oficio emitido por doña Xinia se aclara lo solicitado” .

La Ivannia Valverde Guevara comenta que la señora Carvajal se refiere al oficio

CNSED-364-2017 del 15 de noviembre del 2017 que comunicaba el acuerdo nº9

tomado en la sesión nº 25-2017 celebrada el 3 de noviembre del 2017 que establecía

“Comunicar a la señora Paola Carvajal, secretaria del Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos de la Junta de Protección Social; que esta Comisión

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Nacional conoció el oficio CISED-028-2017 de 24 de agosto del 2017 recibido el 28 de

agosto del 2017 en el que da respuesta al acuerdo nº 8.2 de la sesión 16-2017 de 7 de

julio del 2017 comunicado por medio del oficio CNSED-249-2017 de 8 de agosto del

2017.; y le informa que la información suministrada, no responde en su totalidad a las

consultas planteadas por este órgano colegiado. Razón por la cual se archiva sin

tramitar la tabla de plazos del subfondo Unidad de Valoración Técnica. Se le advierte

que en caso de volver a presentar este instrumento de valoración a esta Comisión

Nacional se deben tomar en cuenta y subsanar las consultas planteadas mediante el

oficio CNSED-249-2017 de 8 de agosto del 2017. Finalmente, se le recuerda que se

mantienen las declaratorias emitidas por este órgano colegiado en la sesión nº 28-2011

de 13 de setiembre de 2011 para las siguientes series documentales de la Unidad de

Valoración Técnica, anteriormente conocida como Departamento Acción Social:

Planos, Expedientes de proyectos constructivos y compra de lote aprobados,

Expedientes de proyectos de equipo médico; Expedientes, proyectos o necesidades

específicas aprobadas. Necesidades que se financian a ONG con montos inferiores a

50 millones. (Mobiliario y equipo, mejoras de instalaciones y otras) y Expedientes de

proyectos y necesidades específicas aprobados. Necesidades que se financian a ONG

con montos inferiores a 50 millones. (Vehículo)…”

ACUERDO 11. Comunicar a la señora Paola Carvajal, encargada del Archivo Central

de la Junta de Protección Social y secretaria del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de esa Junta; que este órgano colegiado analizó el

oficio CISED-028-2017 de 24 de agosto del 2017 y determinó archivar la tabla de

plazos de conservación de documentos del subfondo Unidad de Valoración Técnica, en

vista de que en el oficio CISED-028-2017 se solicitaba realizar correcciones a esa tabla

de plazos, competencia que debe ser asumida por la oficina productora y el Cised de la

institución. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de la

Junta de Protección Social que custodia esta Comisión Nacional. ----------------------------

ARTÍCULO 14. Copia del oficio DGAN-DSAE-495-2015 (sic) de 28 de noviembre del

2017 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios

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Archivísticos Externos; por medio del cual solicita al Departamento Tecnologías de la

Información en que base de datos se va migrar o a incorporar los registros

correspondientes a los acuerdos de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación

de Documentos que desde el 2015 se llevan en Excel. SE TOMA NOTA.

----------------------



Archivísticos Externos; por medio del cual remite al Departamento Tecnologías de la

Información la matriz de las series con valor científico cultural de 1991-2013 para que

se migre a la nueva matriz que se rediseñó en el año 2015. SE TOMA NOTA.

----------------



Archivísticos Externos; por medio del cual remitió a la Dirección General el informe del

proyecto Adai 2015/038 denominado “Depuración del cuadro de control automatizado

de todas las series documentales declaradas con valor científico cultural por la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) de 1991 a

2013, II Etapa” SE TOMA NOTA.

-------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 17. Correo electrónico de fecha 29 de noviembre del 2017 suscrito por el

señor José Luis Álvarez Lagos, del área de Planificación y Gestión Estratégica del

Hospital Nacional Psiquiátrico, por medio del cual realiza la siguiente consulta: El

presente correo es para realizar la consulta sobre la presentación de tablas de plazos

de conservación de documentos y valoraciones parciales ante la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos. Como antesala de mi consulta, hago de su

conocimiento que el Hospital Nacional Psiquiátrico, Unidad Programática perteneciente

a la Caja Costarricense del Seguro Social cuenta con un CISED local conformado por:

•Director Administrativo Financiero. •Asesor Legal. •Planificador Económico y Social

(Coordinador y encargado del CISED local). •Profesionales en Registros y Estadísticas

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en Salud. •Secretarias. A su vez, el Hospital ha recibido capacitaciones por parte del

Archivo Nacional de Costa Rica en los temas de Gestión de Archivos y Tablas de

Plazos de Conservación de Documentos. El presente año se dio un refrescamiento con

profesionales de la Universidad Nacional. Este año miembros del CISED del Hospital

participaron del Congreso Archivístico Nacional, el cual fue de gran valor científico,

practico y como parte de un proceso que el Hospital está implementando para cumplir

con la ley e implementar una mejora continua de sus procesos archivísticos. Sin

embargo, se quedó con una inquietud o duda y por eso nuestra consulta, que es la

siguiente: ¿Con base en la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su

Reglamento, fundamentado en los artículos 33, 35, 43 y 138, puede el CISED local del

Hospital Nacional Psiquiátrico someter a la aprobación de la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos las tablas de plazos aprobadas por el

Comité?” --------------

ACUERDO 12. Comunicar al señor José Luis Álvarez Lagos, del área de Planificación

y Gestión Estratégica del Hospital Nacional Psiquiátrico; que esta Comisión Nacional

conoció el correo electrónico de fecha 29 de noviembre del 2017, y le informa que el

Comité Institucional de Selección de Documentos (Cised) del Hospital Nacional

Psiquiátrico, puede presentar a conocimiento de este órgano colegiado instrumentos

como tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales, para

lo cual se deberán cumplir con los requisitos de forma y fondo que podrá encontrar en

la siguiente dirección electrónica http://www.archivonacional.go.cr/index.php?

option=com_content&view=article&id=511:cnsed-normativa-de-valoracion-

documental&catid=75:comision-de-seleccion-y-eliminacion-de-documentos&Itemid=93.

Asimismo, se recomienda que la conformación de ese Cised se formalice de acuerdo

con el artículo nº 33 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos nº 7202 que establece

“Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2o. de la presente ley integrará

un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del

archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la

documentación.” Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental

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http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=511:cnsed-normativa-de-valoracion-documental&catid=75:comision-de-seleccion-y-eliminacion-de-documentos&Itemid=93



del Hospital Nacional Psiquiátrico que custodia esta Comisión Nacional.

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ARTÍCULO 18. Copia del oficio MSC.AM.AC-004-2017 de 16 de noviembre del 2017

recibido el 29 de noviembre del 2017, suscrito por la señora Marlene Zamora Quirós,

encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San Carlos; por medio del cual

solicita al Alcalde Municipal la ratificación de los miembros del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos. SE TOMA NOTA. ------------------------------------

ARTÍCULO 19.1. Oficio DGAN-AI-050-2017 de 30 de noviembre del 2017 recibido el 1

de diciembre del 2017, suscrito por la señora Gioconda Oviedo Chavarría, auditora

interna a.i. de la Dirección General del Archivo Nacional. La señora Oviedo Chavarría

indica que revisando el tomo 34 del libro de actas de esta Comisión Nacional para

proceder a su cierre, observó algunas situaciones que no le quedan claras, a saber, “…

Primeramente, en ciertos momentos, cuando se plantea la aprobación del acta anterior,

algunos de los asistentes indican que “la aprueban en lo conducente”, no

entendiéndose a qué se refieren con esa frase, puesto que, como es de su

conocimiento, las actas no se pueden aprobar en forma parcial, ya que éste es un

documento íntegro, cuya redacción es el término de un proceso de elaboración de

actos administrativos, de los cuales da cuenta. Así, el acta puede reseñar uno o varios

acuerdos y, por ende, indicar qué acuerdos fueron aprobados en la sesión que

documenta, pero no se divide ni se confunde con esos acuerdos, ya que el acta no se

disgrega ni los acuerdos adquieren validez y eficacia fuera de ella, por lo que se

comprende que no es posible una aprobación parcial del acta, debido a que ésta

permite dar certitud de lo conocido, deliberado y decidido en una sesión y, esa certeza

se da respecto de un documento, no de cada uno de los acuerdos individualmente

considerados; aunado a que no existe una norma habilitante, en el ordenamiento

jurídico, que le permita a un órgano colegiado aprobar en forma parcial un acta. Otro

aspecto a indicar es que en el acta número 17-2017, celebrada el 01 de agosto de

2017, entre otras cosas, la señora Guiselle Mora Durán, asesora jurídica de la

Dirección General del Archivo Nacional, en condición de invitada, comenta que “…si

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hay quorum para sesionar no hay problema en que se apruebe el acta de la sesión

anterior, siempre y cuando haya por lo menos un miembro permanente que estuvo

presente en la deliberación de los asuntos que se analizaron en esa sesión y que

dieron como resultado los acuerdos tomados…” /…/ Con base en lo anterior, esta

Auditoría tiene duda en cuanto a la validez del acta si, para la aprobación de ésta,

participa solamente uno de los miembros que estuvieron presentes en la sesión

anterior que se pretende aprobar. Para finalizar, se observa que en el acta 14-2017, del

09 de junio de 2017, en el Acuerdo 2 se indica: “…Asimismo, se deja constancia de

que la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la Municipalidad

de San Ramón indicó vía correo electrónico aprobar el acta en lo conducente.

ACUERDO FIRME”, generando, de igual forma, duda en cuanto a que esta acción sea

válida y legal; por cuanto no es regular observar este tipo de situaciones.”

-----------------------------------

ARTÍCULO 19.2. Copia del oficio CNSED-372-2017 de 5 de diciembre del 2017

suscrito por la señora Carmen Campos Ramírez, directora ejecutiva de la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, por medio del cual se da la

siguiente respuesta al oficio DGAN-AI-050-2017: “1. La señora Natalia Cantillano Mora,

secretaria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

(CNSED) se encuentra de vacaciones, por lo que la suscrita, en calidad de Directora

Ejecutiva de esta Comisión Nacional, procede con la respuesta al oficio DGAN-AI-050-

2017, a fin de cumplir con los plazos de ley. 2. Con respecto a la frase “la aprueban en

lo conducente” lo que se quiso decir es que los encargados de los archivos centrales

aprueban el acta con respecto a la deliberación y acuerdos que se tomaron en su

presencia y relacionados con las instituciones que representan. Este órgano colegiado

en primera instancia había decidido colocar la frase antes citada, y a partir de la sesión

nº 17-2017 celebrada el 1 de agosto del 2017, la señora Guiselle Mora Durán, asesora

jurídica de la Dirección General del Archivo Nacional aclaró que lo correcto era indicar

que los encargados de los archivos centrales aprobaban el acta de la sesión en la que

participaron de la liberación de los instrumentos que presentaron a valorar, sean tablas

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de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales. A partir de ese

momento, así quedó consignado en las actas. Por tanto, este órgano colegiado

siempre ha procurado que el acta sea aprobada en su totalidad. 3. En atención a lo

indicado en el acta nº 17-2017 por la señora Mora Durán, específicamente “…si hay

quorum para sesionar no hay problema en que se apruebe el acta de la sesión anterior,

siempre y cuando haya por lo menos un miembro permanente que estuvo presente en

la deliberación de los asuntos que se analizaron en esa sesión y que dieron como

resultado los acuerdos tomados…”; se le informa que la suscrita solicitará a la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos que solicite de nuevo el

criterio a la asesoría jurídica, a fin de aclarar la duda presentada en el oficio DGAN-AI-

050-2017. Por tanto, se le remitirá el criterio jurídico una vez que la CNSED lo reciba.”

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ACUERDO 13. Trasladar a la señora Guiselle Mora Durán, asesora jurídica de la

Dirección General del Archivo Nacional, copia de los siguientes documentos: 1. Acta

17-2017 de la sesión celebrada el 1 de agosto del 2017; 2. Oficio DGAN-AI-050-2017

de 30 de noviembre del 2017 recibido el 1 de diciembre del 2017, suscrito por la señora

Gioconda Oviedo Chavarría, auditora interna a.i. de la Dirección General del Archivo

Nacional; y 3. Oficio CNSED-372-2017 de 5 de diciembre del 2017 suscrito por la

señora Carmen Campos Ramírez, directora ejecutiva de la Comisión Nacional de

Selección y Eliminación de Documentos, por medio del cual se da respuesta al oficio

DGAN-AI-050-2017. Asimismo, se solicita emitir un criterio jurídico con respecto al

quorum mínimo que se requiere para que esta Comisión Nacional apruebe un acta.

Enviar copia de este acuerdo a la señora Gioconda Oviedo Chavarría, auditora interna

a.i. de la Dirección General del Archivo Nacional y a la Junta Administrativa del Archivo

Nacional. -----------

ARTÍCULO 20. Propuesta de circular CNSED-01-2017 elaborada por la señora Ivannia

Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ---------------

ACUERDO 14. Analizar en una próxima sesión, por falta de tiempo, la propuesta de

circular CNSED-01-2017 elaborada por la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del

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Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO FIRME.

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CAPITULO VI. ACUERDOS PENDIENTES. --------------------------------------------------------

ARTÍCULO 21. Sesión 16-2017 de 7 de julio del 2017. “Acuerdo 7.2. Comunicar a la

señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las Mujeres; que esta Comisión

Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante oficio

INAMU-DAF-CISED-001-2017 de 3 de enero del 2017, para el fondo: Instituto Nacional

de las Mujeres; y le solicitar aclarar en un plazo de diez días hábiles posteriores al

recibo de este acuerdo; dónde se encuentran los “Expedientes de comités, comisiones,

consejos y convenciones institucionales e interinstitucionales (nacional) de 2014 en

adelante. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración del Inamu que

custodia esta Comisión Nacional.” Acuerdo comunicado por medio del oficio CNSED-

247-2017 de 8 de agosto del 2017.

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ACUERDO 15. Comunicar a la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las

Mujeres que esta Comisión Nacional está a la espera de la respuesta del oficio

CNSED-247-2017 de 8 de agosto del 2017; por medio del cual se comunicó el acuerdo

7.2. tomado en la sesión nº 16-2017 celebrada el 7 de julio del 2017 que indica

“Comunicar a la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las Mujeres; que esta

Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante

oficio INAMU-DAF-CISED-001-2017 de 3 de enero del 2017, para el fondo: Instituto

Nacional de las Mujeres; y le solicitar aclarar en un plazo de diez días hábiles

posteriores al recibo de este acuerdo; dónde se encuentran los “Expedientes de

comités, comisiones, consejos y convenciones institucionales e interinstitucionales

(nacional) de 2014 en adelante…” Enviar copia de este acuerdo al expediente de

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valoración del Inamu que custodia esta Comisión Nacional.

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A las 14:15 horas se levanta la sesión. ---------------------------------------------------------------

Eugenia María Hernández Alfaro Javier Gómez Jiménez

Presidente Voto salvado acuerdo nº 6

Maribel Cubero Arias

Voto salvado acuerdo nº 7

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comision nacional de selecciÓn · web viewcorrespondiente a la sesión ordinaria celebrada por la...

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