colla paz cuestionario de control interno

EMPRESA :

APLICADO A :

FECHA DE APLICACIÓN :

DEPARTAMENTO : CONTABILIDADSI NO N/A EVAL

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

a).- Lentitud en la toma de decisiones, como resultado de demasiados

canales o excesiva burocracia.

b).-Inadecuada comunicacion, lo cual se deriva en departamentos o

dependencias que no están consientes de lo que está sucediendo en

otras áreas de la organización.

c).- Confusión en cuanto a "Quien realiza cada función" debido a

responsabilidades no definidas.

d).- Conflictos con respecto a la jurisdicción sobre ciertas funciones o

duplicación de ciertos esfuerzos, por ejemplo, dos departamentos que

llevan a cabo innecesariamente funciones idénticas

e).- Ejecutivos sobrecargados o ineficientes como resultado de tener

funciones de control excesiva, (como es el caso de una persona que

supervisa a demasiados subordinados).

f).- Existe una alta moral y espíritu de grupo entre los miembros del

personal?

6.-

7.-

8.-

9.-

10.-

¿Existe en la actualidad un sistema presupuestal?

¿Se basa el presupuesto anual en metas y objetivos claramente definidos?

¿Cubre el presupuesto anual todas las funciones y actividades del

Organismo?

¿Se revisa y ajusta el presupuesto en forma regular y oportuna?

¿Es satisfactoria la actitud del Organismo hacia el sistema de

presupuestos?

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

¿Existen gráficas de organización (Organigramas) que estén efectivamente

en vigor?

¿Se revisan y modifican periódicamente las gráficas de organización para

reflejar los cambios efectuados en el Organismo?

¿Se aplica manual de organización (Este manual deberá incluir la política,

función y objetivos del Organismo, así como la responsabilidad de cada

uno del personal que labora en dicha institución)?

¿Es revisado y actualizado periódicamente dicho manual de

organización?

¿El Organismo está libre de las siguientes deficiencias?

1Cuestionario de estudio y evaluacion de contro interno

Prieto Gatelum y Asociados S.C.

EMPRESA :

APLICADO A :




11.-

12.-

13.-

14.-

a).- Estado de Ingresos y Egresos

b).- Estados Financieros

c).-Análisis de movimientos de inversiones en mercado de dinero mensual

d).- Análisis Presupuestales

e).-Antigüedad de saldos por cobrar a funcionarios y empleados

15.-

16.-

17.-

18.-

19.-

20.-

21.-

22.-

¿Es supervisado el presupuesto por personal que cuente con adecuado

nivel jerárquico?

¿Se llevan a cabo comparaciones con los resultados reales; y las

variaciones se analizan y evalúan en forma regular y oportuna?

¿Es puntual el sistema de informes relacionados con el presupuesto?

¿Se ha efectuado, recientemente, algún estudio acerca de la utilización y

efectividad de dichos informes?

¿Se proporcionan los siguientes informes en forma regular y oportuna?

¿Se llevan registros auxiliares adecuados de las cuentas por cobrar, a

funcionarios y empleados evitándose duplicaciones innecesarias?

¿Incluyen los Informes y Estados Financieros, datos con respecto al mes

de curso, cifras acumuladas del año en curso y las correspondientes cifras

comparables del año anterior y las presupuestadas?

¿Son útiles los Informes que actualmente se preparan?

¿Los actuales informes son elaborados en forma oportuna?

¿Consideraría usted que es satisfactorio el actual sistema de informes?

¿Para la otorgación de prestamos a personal existen políticas establecidas

por el Organismo?

¿Son adecuados los esfuerzos de recuperación de prestamos de la

Institución y la supervisión de su eficiencia?



EMPRESA :

APLICADO A :




23.-

24.-

25.-

26.-

27.-

28.-

29.-

30.-

31.-

32.-

33.-

34.-

35.-

36.-

37.-

¿Cuántas son las cotizaciones realizadas en cada adquisición?

¿Se verifica que el proveedor tenga sus pagos de impuestos federales al

corriente?

En caso de ser así ¿Existe un archivo de estos presupuestos?

¿Estos Presupuestos son revisados y Aprobados por alguna otra persona

distinta de la encargada de la compra?

¿Se efectúan periódicamente inventarios de Activos Fijos?

¿Se han clasificado los inventarios, con la finalidad de poner un mayor

énfasis en el control de las partidas de mayor valor?

¿Funciona adecuadamente el sistema de control de materiales (el cual

incluye la recepción, registro y control físico de las materias primas,

accesorios y herramientas pequeñas)?

¿Existe un Control, por parte del Organismo, sobre las adquisiciones de

Activos Fijos?

En el caso de adquisiciones de nuevos Activos Fijos, ¿Se formulan

comparaciones entre proveedores y se elige el de mayor conveniencia para

el Organismo?

¿Se ha considerado la posibilidad de cargar intereses sobre saldos

vencidos a funcionarios y empleados?

¿Es eficiente y efectivo el procedimiento para la toma física de los

inventarios de materiales?

¿Existen instalaciones y procedimientos para el almacenamiento de

materiales, que faciliten un eficiente manejo de las existencias?

¿Existe una adecuada y oportuna determinación, control y disposición de

las mercancías obsoletas o de movimiento lento?

¿Existe un adecuado control sobre las cuentas que han sido canceladas

por incobrables?

¿Se considera razonable el margen de tiempo que existe en la

recuperación de prestamos a funcionarios y empleados y su otorgamiento?



EMPRESA :

APLICADO A :




39.-

40.-

41.-

42.-

43.-

44.-

45.-

46.-

47.-

48.-

49.-

50.-

51.-

a).- Nivel de sueldos y salarios

b).- Seguro de gastos médicos mayores y hospitalización

c).- Gratificaciones e incentivos

d).- Planes de pensiones

52.-

53.-

54.- ¿Cuenta el Organismo con un programa efectivo de desarrollo del

personal?

¿Existe sindicato?

¿Se encuentra el Organismo a nivel de otras instituciones en relación a las

siguientes prestaciones?

¿Existen incentivos a través de sueldos para el personal?

¿Son efectivos los programas de incentivos que se han establecido a

través de sueldos?

¿Existe una especificación o descripción de cada uno de los puestos

dentro del Organismo?

¿Existe algún manual de políticas de personal o su equivalente, que defina

las políticas del Organismo con respecto a vacaciones, ausencias,

retardos, permisos, etc.?

¿Existe un programa formal de adiestramiento para nuevos empleados?

¿Es satisfactoria la función de la administración de sueldos y salarios?

¿Se preparan oportunamente los estados financieros periódicos?

¿Considera usted satisfactoria la moral del personal?

¿Existe rotación de personal?

¿Considera usted normal la actual rotación del personal?

¿Son satisfactorios los registros de nóminas?

¿Existe un catálogo de cuentas adecuado, desde el punto de vista de

actualización, claridad, sistema numérico y clasificación de cuentas?

¿Utiliza el Organismo números estándar y formas preimpresas para sus

asientos de diario recurrentes y de fin de mes?



EMPRESA :

APLICADO A :




55.-

56.-

57.-

58.-

a).- Facilita el adiestramiento de nuevos empleados.

b).-Elimina la posibilidad de que empleados clave se conviertan en

indispensables para las operaciones del Organismo.

c).- Proporciona una respuesta a muchas dudas, sin incurrir en tiempo de

supervisión.

59.-

El manual incluye instrucciones de trabajo detalladas, diagramas de trabajo

o flujo de información e instrucciones acerca de rutinas de oficina; entre las

principales ventajas resultantes de la documentación de procedimientos en

un manual de tal naturalez

¿Se mantiene al corriente el manual de procedimientos, por medio de una

revisión periódica de operaciones?

¿Se evalúa el rendimiento del personal en forma periódica?

¿Se han adoptado medidas adecuadas para el reemplazo del personal

clave, en caso necesario?

¿Se encuentran definidas las rutinas, sistemas y procedimientos en un

"Manual de Procedimientos de Oficina" o su equivalente?



EMPRESA :

APLICADO A :




60.-

61.-

62.-

63.-

64.-

65.-

II.- SUPERVISIÓN

66.-

67.-

68.-

69.-

70.-

¿Asegura los responsables de departamentos que los sistemas contables

incluyendo los aspectos de informática y de control interno están

debidamente diseñados; se han realizado pruebas de aceptación sobre

estos y han sido aprobados?

¿Vigilan y supervisan los responsables de cada departamento los sistemas

de contabilidad (incluyendo los aspectos de informática) y los controles

internos?

¿Existe una política uniforme de desarrollo de sistemas (incluyendo

pruebas de aceptación) que se utiliza en todos los programas comprados o

desarrollados internamente?

¿Requieren estas políticas la participación activa de usuarios en las fases

importantes de desarrollo o de cambio, incluyendo una aprobación final?

¿Existe un método establecido y eficaz para comunicar al personal las

políticas contables, procedimientos, controles internos, requisitos

legislativos y regulatorios?

¿Satisface el programa de retención de registros el doble criterio de, por

una parte, economía en el espacio de archivo y por la otra, una adecuada

protección?

¿Cuenta el Organismo con estándares para medir la productividad del

trabajo de oficina?

¿Considera usted que las maquinas de oficina (excluyendo equipo de

procesamiento de información) son satisfactorias con respecto a su

numero, tipo y empleo?

¿Considera usted satisfactoria la distribución de las oficinas?

¿Cuenta el Organismo con un programa efectivo de control de formas?

¿Cuenta el Organismo con un programa de retención y destrucción de

archivos?



EMPRESA :

APLICADO A :




IV.- SEGREGACION DE FUNCIONES

71.-

72.-

73.-

74.-

* Iniciación de transacciones.

* Preparación de documentos fuentes

* Autorización de transacciones

* Custodia de activos

* Corrección de errores de registro

75.-

* Programación de sistema

* Captura de datos

* Control y conciliación de entrada/salida

* Custodia física de programas y archivos de datos

* Administración de base de datos

* Administración de seguridad de datos

V.- DESVIACION GERENCIAL

76.-

¿Se requiere que todo el personal tome vacaciones?

¿Autorizan o realizan las siguientes funciones usuarios que no pertenecen

al departamento de procesamiento electrónico de datos?

Están segregadas las siguientes funciones:

¿Ha considerado los factores de riesgo de que la gerencia desvíe los

controles internos contables?

La segregación de funciones es un requisito muy importante para la

mayoría de los controles internos. Se debe establecer si parece haber una

segregación adecuada de las funciones para que los errores solo puedan

ocurrir por la Confabulación entre dos o mas

¿Parece adecuada la estructura de la organización para proveer una

debida segregación de funciones?

¿Se mantiene la segregación de funciones durante la ausencia del

personal (Vacaciones, enfermedad, o vacantes)?



EMPRESA :

APLICADO A :




VI.- COMPETENCIA DEL PERSONAL

77.-

* Contabilidad

* Procesamiento electrónico de datos

* Otros con responsabilidad de control interno

* Jefe de departamento

78.-

* Contabilidad




79.-

* Contabilidad




80.-

* Departamento de contabilidad

* Departamento de procesamiento electrónico de datos

81.-

Es relativamente estable la fuerza administrativa, es decir no existe

demasiada rotación en:

Indican los siguientes factores la competencia del personal:

Los métodos empleados para supervisar al personal, están orientados a

conseguir que sean competentes en posiciones de:

Se deben considerar los factores relacionados con la competencia del

personal al desempeñar sus responsabilidades, ya que el personal

incompetente puede invadir los controles internos debido a su incapacidad

de realizar los controles indebidamente.

Los métodos empleados para capacitar al personal están orientados a

conseguir que sean competentes en las posiciones de:

Es probable que los métodos de evaluación y remuneración del personal

aseguren que las personas en las siguientes posiciones sean competentes

de cumplir sus responsabilidades



EMPRESA :

APLICADO A :




* Baja frecuencia en los ajustes contables internos

* Pocos errores que requieran atención por el personal de informática

* Bajo nivel de quejas por los departamentos de usuarios de las

aplicaciones de informática.

* Baja frecuencia de ajustes de auditoria en años anteriores



EMPRESA :

APLICADO A :




VII.- FISICA

82.-

* Efectivo

* Documentos valiosos (cheques, acciones al portador, escrituras,

discos, etc.)

* Inventarios

*Otros activos movibles y valiosos.

*El equipo de procesamiento de datos.

83.-

* Oficinas (recepcionistas, guardia, candado, etc.)

* Documentos de contabilidad (archivos con candados, caja fuertes,

vigilancia, etc.)

* Terminales de computadora

* Instalaciones de computadoras

* Programas de computadora, discos, cintas, y otros medios de

almacenamiento de datos.

* Documentación en papel (códigos fuente, documentación de

sistemas), etc.

VIII.- LOGICA

84.-

85.-

* Datos contables

* Programas de aplicación

* Programas utilitarios

* Sistemas operativos

* Entrada de datos en línea

Existe una seguridad física adecuada sobre:

Existen métodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a:

¿Existe una política del Organismo para proteger la información

confidencial?

Existen procedimientos (controles de contraseña) para restringir el acceso

lógico a:



EMPRESA :

APLICADO A :




IX.- PROTECCION DE ACTIVOS Y REGISTROS

86.-

*Registros manuales (cajas fuertes y gabinetes a prueba de fuego)

* Datos almacenados en medios magnéticos

* Equipo de computadora

* Inventario

*Edificio (detectores de incendio y sistema de regadío)

87.-

* Ambiente físico controlado (temperatura y control de humedad,

limitaciones de acceso)

* Mantenimiento preventivo que se realice regularmente

88.-

89.-

* Rutinas de respaldo y recuperación?

* Almacenamiento externo de archivos programas, y sistemas críticos de

documentación

* Instalaciones de procesamiento de respaldo

Esto incluye las medidas para prevenir la destrucción de, o el acceso no

autorizado a activos y registros, a fin de reducir la posibilidad de que el

sistema de control contable se deteriore por accidente o catástrofe, y para

asegurar la recuperación si es

En caso de que ocurra un accidente o catástrofe, ¿existe protección física

adecuada para lo siguiente?

¿La protección del equipo incluye?

¿Existe un plan escrito de recuperación por causa de desastre?

¿Está asegurado el continuo procesamiento y protección de archivos y

programas por?



EMPRESA :

APLICADO A :




X.-RETENCION DE REGISTROS

90.-

* Operacional

* Legales y regulatorios

* Informes financieros

XI.-SEGUROS

91.-

* Daño a activos

* Pérdida consecuente

* Robo

* Responsabilidad de productos

* Fidelidad

* Pérdida de información

SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Para efecto de la evaluación del Control Interno se consideró la ponderación:

CLASIFICACION Y EVALUACION

DE CADA PREGUNTA

1

2

3

EVALUACION

BUENO

REGULAR

MALO

¿Tiene el Organismo un seguro adecuado para?:

¿Requiere la política de retención de registros que éstos sean retenidos y

estén disponibles para cumplir con los siguientes requisitos?



colla paz cuestionario de control interno

Documents