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PROCESO COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS CÓDIGO CIA-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y

ALIANZAS

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NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Identificar la oferta y gestionar la demanda de cooperación internacional y alianzas que puedan ser de interés del CNMH.

2. ALCANCE

Desde el mapeo de la oferta de cooperación internacional de interés para el CNMH, incluyendo el cruce con anteproyectos sin financiar hasta la postulación de proyectos ante el cooperante y/o aliado.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Asesor de la Dirección General

4. DEFINICIONES

COOPERACIÓN INTERNACIONAL: Es la ayuda que se entrega para apoyar el desarrollo económico y social de países en desarrollo, mediante la transferencia de tecnologías, conocimientos, habilidades o experiencias por parte de países u organizaciones multilaterales.

5. NORMAS LEGALES

Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE

DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS

CÓDIGO CIA-PR-001 VERSIÓN 001

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6. CONDICIONES GENERALES

Se deben recibir las fichas de anteproyecto no financiadas por recursos del presupuesto del CNMH, las cuales han sido priorizada según focalización por direccionamiento estratégico.

Existen proyectos que no necesitan formalización por medio de convenios o actos administrativos debido a los convenios marco anteriormente suscrito por el CNMH o a los procedimientos establecidos por el cooperante.

Las solicitudes para aplicar a los diferentes apoyos de cooperación podrán ser vía electrónica, telefónica o personal.

El mapa de oferta de Cooperación del CNMH incluye las ofertas para cubrir anteproyectos no financiados y aquellas propuestas que puedan servir a sus diferentes áreas.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Consolidar información

Acopia y organiza información de programas país o líneas de apoyo priorizadas por cooperantes internacionales y aliados.

Grupo de Cooperación Internacional

Mapa de ofertas

2

Realizar cruce de intereses de cooperantes con necesidades a financiar del CNMH

Compara los anteproyectos a financiar del CNMH con el mapa de oferta de cooperación y escoge aquellas ofertas que podrían cubrir la necesidad o aquellos que pudiesen ser de interés para las diferentes áreas del centro. Diligencia la matriz líneas de cooperación

Asesor de dirección (Cooperación)

Mapa de ofertas país ajustada a necesidades del CNMH Matriz Líneas de




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Es oferta para anteproyecto a financiar? SI continuar con actividad N. 3 NO: Continuar con actividad 11

Demanda de Cooperación y Alianzas CIA-FT-001

3 Contactar al Cooperante o aliado

Establece comunicación con el cooperante para presentar interés en apoyo y un anteproyecto La respuesta es positiva? SI: Continuar con actividad N. 4 NO: Regresar a actividad N. 2 NO: fin del procedimiento

Asesor de dirección general Director general

No Aplica

4 Solicitar información para aplicar

Solicita listado de requisitos para aplicar al apoyo Grupo de Cooperación Internacional

No aplica

5 Formalizar los requerimientos para la postulación

Recibe listado de requerimientos Necesita documentación soporte? SI: Continuar con actividad N 6 NO: Continuar con Actividad N.7

Profesional Universitario en CIA

No aplica

6 Solicitar documentos soporte

Solicita a procesos de apoyo documentación soporte requerida para la postulación del proyecto


Comunicación interna solicitando documentos GDC-FT-008




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


7 Solicitar formulación del Proyecto

Contacta al responsable del anteproyecto y solicita el diligenciamiento de la ficha de proyecto.


Comunicación interna GDC-FT-008

8 Formular proyecto Diligencia ficha de proyecto tanto de cooperante como de CNMH, siguiendo instrucciones de cada uno.

Responsable anteproyecto

Ficha de proyecto diligenciada propuesta Ficha de Proyecto cooperante. EXT

9 Revisar y ajustar anteproyecto

Revisa y ajusta ficha de proyecto propuesta Esta completa? SI: Continuar con actividad N.10 NO: Regresar a actividad N. 8


Ficha de proyecto diligenciada ajustada

10

Postular el proyecto

Presenta la propuesta ante el cooperante La respuesta es Favorable? SI: Continuar con CIA-PR- 002 Formulación de Proyectos de Cooperación Internacional y Alianzas NO: Fin de procedimiento - volver a postular a otro cooperante


Comunicación oficial enviada GDC-FT-007 Comunicación recibida

Proyectos de interés para el centro

11 Informar a las áreas interesadas

Divulga la oferta encontrada específicamente a las áreas posiblemente interesadas.

Profesional universitario

Comunicación interna informando




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


oferta GDC-FT-008

12 Hacer seguimiento a ofertas

Contacta a las áreas para recibir respuesta a oferta Se aplicará a la oferta? SI: Regresa a actividad N. 4 NO: fin del procedimiento

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma

9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

5 Formalizar los requerimientos para la postulación

Recibe listado de requerimientos Necesita documentación soporte? SI: Continuar con actividad N 6 No: Continuar con Actividad N.7

Cada vez que se presente un anteproyecto

Profesional Universitario en CIA

No aplica

9 Revisar y ajustar Revisa y ajusta ficha de proyecto Cada vez que se Grupo de Ficha de




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No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

anteproyecto propuesta Esta completa? SI: Continuar con actividad N.10 NO: regresa a actividad N. 8

presente un anteproyecto

Cooperación Internacional

proyecto

diligenciada

ajustada

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual para Acceso a Cooperación Internacional Técnica o financiera no reembolsable con la Banca Multilateral para entidades públicas,

Procedimiento para la gestión de Demanda de Cooperación.

11. ANEXOS

No Aplica

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION

INTERNACIONAL PÁGINA: 1 de 5


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Formalizar y legalizar los proyectos de Cooperación internacional y alianzas del CNMH

2. ALCANCE

Inicia con la aprobación del proyecto por parte del cooperante y/o aliado hasta la formalización del convenio o contrato para ejecución del proyecto


Profesional especializado

4. DEFINICIONES

CONVENIOi: Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes involucradas, en este caso el CNMH y el cooperante y/o aliado establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollar de manera planificada actividades de interés común.

o Convenio Marco: Es aquel en que las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación y se ejecutan a través de convenios específicos.

o Convenio Específico: es aquel convenio en el que las partes establecen compromisos determinados de cooperación, los cuales pueden surgir de un convenio marco o de la necesidad de desarrollar un proyecto específico en un tiempo determinado,

CONTRATO: es un acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga a hacer algo a cambio de una contraprestación en dinero y/o especie

PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION INTERNACIONAL


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5. NORMAS LEGALES

Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.


Cuando los recursos ofrecidos por el cooperante vayan a ser incorporados al presupuesto del CNMH, se debe tener en cuenta que la solicitud debe realizarse desde la vigencia anterior para poder ser incorporados como recursos propios.

Dentro de la identificación del mecanismo de formalización de apoyo siempre habrá participación del cooperante

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1

Identificar el mecanismo para la formalización del apoyo

Identifica el mecanismo de formalización. Requiere convenio, contrato u otro acto administrativo? SI: Continuar con actividad N.3 NO: Continuar con actividad N. 2

Asesor de la Dirección Jefe de oficina de Asesoría Jurídica

Comunicación interna GDC-FT-008

2 Realizar comité de formalización

Formaliza por medio de un comité las actividades, compromisos, cronograma y mecanismos de seguimiento del apoyo.

Asesor de la Dirección Gerentes de Proyectos

Acta de comité de formalización de apoyo SIP-FT-001



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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


3 Identificar tipo de Convenio o contrato

Identifica tipo de convenio a suscribir con el cooperante Existe Convenio Marco? SI: Continua con actividad 7 NO: Continua con actividad N. 4


No Aplica

4 Elaborar estudios previos

Diligencia formato de estudios previos y solicita a Oficina Jurídica elaborar el acto administrativo. Continua con procedimiento de control de legalidad GJU-PR-003

Grupo de Cooperación Internacional Gerente de Proyecto

Estudios previos ABS-FT-005

5 Gestionar minuta convenio avalada

Recibe minuta de convenio avalada por la oficina asesora jurídica y se envía al cooperante Aprueba minuta? Si: Procede a firma de Director General No: Se devuelve a actividad N 2

Asesor de la Dirección

Convenio firmado

6

Perfeccionar convenio marco, convenio o contrato

Firma convenio marco, convenio o contrato Director General Cooperante

Acto administrativo perfeccionado

7 Ejecutar obligaciones suscritas

Ejecuta obligaciones suscritas en el convenio y parte del proyecto aprobado por el cooperante.

Procesos Misionales Informes



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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


No. NOMBRE

ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

5

Gestionar minuta convenio avalada

Recibe minuta de convenio avalada por la oficina asesora jurídica y se envía al cooperante Aprueba minuta? Si: Procede a firma de Director General No: Se devuelve a actividad N 2

Anual Asesor de la dirección

Convenio

firmado


Manual de formulación de proyectos de Cooperación, APC



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11. ANEXOS

No Aplica




No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001

i Guía para el trámite de convenios, ORI, UNAL


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LOS APOYOS DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL Y ALIANZAS PÁGINA: 1 de 6


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento a la ejecución de los apoyos de cooperación para garantizar su adecuado desempeño y cumplir con los acuerdos pactados con el cooperante.

2. ALCANCE

Desde determinar la metodología del seguimiento, incluyendo la coordinación y celebración de comités de seguimiento hasta el cierre del proyecto.


Profesional especializado

4. DEFINICIONES

RESPONSABLE TÉCNICO : Responsable de la ejecución de las actividades del proyecto

RESPONSABLE FINANCIERO: Operador o dirección administrativa y financiera del CNMH, encargado del seguimiento a la ejecución de recursos del proyecto.

INFORMES DE AVANCE : Informes narrativos de los proyectos e informes financieros de ejecución de acuerdo a presupuestos

5. NORMAS LEGALES

Ley 1450 del 16 de junio de 2011, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”

Decreto 4152 de 2011, por el cual se fusionó el establecimiento público “Agencia Colombiana de Cooperación Internacional, ACCI” al establecimiento público “Red de Solidaridad Social”, que en adelante se denominará Agencia Presidencial para la Acción Social y la cooperación Internacional, Acción Social.

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE

COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS


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De acuerdo a los convenios suscritos con los diferentes cooperantes y a los criterios de la estrategia de cooperación se realizan reuniones de seguimiento y monitoreo la ejecución del proyecto y de balance proyecto

En los casos que haya novedades en los proyectos. La ruta a seguir es primero se discuten en reunión interna entre el grupo de cooperación y el responsable de proyecto y posteriormente se somete a consideración en los comités operativos y se acogen las instrucciones del cooperante para los ajustes formales que den a lugar.

Los informes de gestión financiera se realizan en dos vías:

o Si es un operador de recursos se establece un comité operativo que se convoca periódicamente en donde se revisan el reporte de la ejecución de los recursos, elaborado por el operador. Y se toman decisiones acerca de asuntos administrativos de los proyectos. Integrantes: Grupo de cooperación y representante del operador. Eventualmente responsable de proyecto.

o Si los recursos fueron incorporados al presupuesto general de la nación se realizan reuniones periódicas con la dirección

administrativa y financiera quien elabora los reportes y donde se toman decisiones acerca de asuntos administrativos de los proyectos.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Determinar el mecanismo de seguimiento

Convoca a reunión a responsable del proyecto y de acuerdo a los términos del apoyo, a la estrategia de cooperación del CNMH y a los indicadores establecidos, establece los mecanismos de seguimiento. Prepara, coordina y celebra los comités de seguimiento y establece la documentación necesaria para cada comité.


Acta de reunión determinado mecanismos de seguimiento SIP-FT-001

2 Solicitar informes de avance por proyecto.

Solicita elaborar los informes requeridos por los cooperantes, incluyendo los avances en relación a objetivos propuestos e indicadores.


Matrices de Seguimiento articuladas al banco de proyecto. Comunicación interna enviada por correo electrónico solicitando informes.

3 Realizar Informes de avance general

Elabora informes narrativos y de ejecución presupuestal de acuerdo a requerimiento de cooperante.

Responsable técnico de proyecto Responsable financiero del proyecto

Informes de Avance narrativo. EXT Informes de ejecución




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


presupuestal. EXT

4 Revisar y ajustar Informes da avance

Revisa y realiza ajustes a informes de acuerdo a lineamientos generales del cooperante y a la estrategia de cooperación del CNMH Esta Completo el informe? SI: Continuar con actividad N. 5 NO: Regresa a actividad N. 3

Profesional Universitario en Cooperación

Informe de Avance Ajustado

5 Enviar Informe a Cooperante

Enviar informe a cooperante de acuerdo a sus requerimientos vía física o electrónica El cooperante tiene observaciones? SI: Continuar con la actividad N 6 NO: Continuar con actividad N. 7


Comunicación oficial enviada GDC-FT-007 Comunicación enviada por correo electrónico Informe de Seguimiento al Cooperante

6 Realizar ajustes solicitados

Remite observaciones a responsable de proyecto para realizar ajustes solicitados y Regresar a actividad N.4


Informe con observaciones Comunicación recibida




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


7 Cerrar Proyecto

Cierra el proyecto y elabora acta de liquidación o finalización de proyecto.

Grupo de Cooperación Internacional Gerente de Proyecto Cooperante

Comunicación Oficial GDC-FT-007 Acta de liquidación de proyecto SIP-FT-001

8 Consolidar Información de Proyectos

Consolida y remite información a la oficina de planeación respecto a los proyectos financiados por cooperación. Incluye información financiera y técnica de proyectos.

Profesional universitario en Cooperación

Informe consolidado de Cooperación

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


No. NOMBRE


5 Revisar y ajustar Informes da avance

Revisar y ajustar informes Esta Completo el informe? SI: Continuar con actividad N. 6

Cada vez que se presente informe


Formato de Avance Ajustado




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No. NOMBRE


NO: Regresa a actividad N. 4

6 Enviar Informe a Cooperante

Enviar informe El cooperante tiene observaciones? SI: Continuar con la actividad N 7 NO: Continuar con actividad N. 8

Cada vez que se solicite según requerimiento


Informe


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica




No Aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001

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