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MANUAL DE USUARIO - CAJA GENERAL

Código: MN-GF-001 Fecha: 10/12/2015 Versión: 01

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CONTROL ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre

Margarita Henao Arroyave Adriana Mejía Luisa Fernanda Serna

Miguel David Blanco Quintero. Margarita Henao Arroyave

Cargo Jefe de tesorería Analista de facturación y cartera Auxiliar de tesorería

Analista de Procesos Jefe de Tesorería

Fecha 20/11/2015 10/12/2015 11/12/2015

1. OBJETIVO:

Garantizar la correcta aplicación en el sistema de información, de los recursos financieros derivados de la prestación de servicios, de acuerdo a la reglamentación vigente.

2. ALCANCE: Aplica para toda la Universidad CES incluyendo los centros de servicios

3. DEFINICIONES:

Cuadre de caja: Hace referencia a las actividades relacionadas con el resumen de las operaciones realizadas durante el día donde se analizan y revisan los ingresos de recursos monetarios por las vías de pago destinadas por la institución. También se incluye la realización de un conteo físico (arqueo) de los recursos en efectivo, revisión del cierre de datafono y revisión de títulos valores. Al final deben coincidir los registros del sistema con los soportes físicos.

Compensación: cruce de dos o más registros contables en relación con el movimiento del extracto bancario

Recaudo: son los cobros efectuados como producto de una actividad financiera, la cual permite registrar los ingresos de recursos financieros derivados de la venta de bienes y servicios.

Recibo de cartera: Hace referencia a un documento interno que registra contablemente el ingreso del dinero vs el saldo pendiente por pagar de los deudores (cartera).




Recibo de anticipo: El recibo de anticipo se utiliza para abono a tratamientos odontológicos en la caja de la IPS Sabaneta

Recibo de actividades puntuales (aplica solo para caja sabaneta): El recibo de anticipo se utiliza para abono a tratamientos odontológicos en la caja de la IPS Sabaneta: Los recibos de actividades puntuales son aquellos que se generan principalmente en los puntos de servicio de dermatología, psicología, fisioterapia y en algunas ocasiones en odontología. Son actividades que se efectúan en el momento de la atención y no requieren que el paciente vuelva. Es decir aquella atención que no necesita de una supervisión o permanencia en el tiempo y que por su carácter deben ser canceladas inmediatamente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Reglamento de tesorería

Procedimiento para facturación.

Procedimiento para la realización del recaudo

5. CONDICIONES GENERALES:

El proceso de recaudos se hará diariamente de acuerdo a las políticas de recaudo institucionales vigentes que se encuentran estipuladas en el Reglamento de tesorería, Capitulo II.




6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 6.1 RECIBO DE CARTERA:

Hace referencia a un documento interno que registra contablemente el ingreso del dinero vs el saldo pendiente por pagar de los deudores (cartera).

Para el caso de la cartera de empresas se debe tener inicialmente el reporte de consignaciones bancarias, la información es suministrada por el área de caja de la sede poblado para la sociedad UCES e ICMT, de acuerdo al canal previamente definido.

Antes de ingresar la información al sistema se debe seguir un protocolo en el área de cartera que permite identificar las retenciones aplicadas, después de tener la información clara se procede con la elaboración del recibo de cartera en el sistema de información institucional.

Para el ingreso en SAP se deben seguir los siguientes pasos:

6.1.1 Ingresar a la transacción F-28

6.1.1.1 Información de cabecera

Fecha documento: se ingresa la fecha del día que se procesa el recaudo en el sistema de información

Clase: clic en F4 y se elige la opción de acuerdo a la sede a la que pertenece el usuario de caja




Sociedad: clic en F4 y se elige la opción de acuerdo a la sociedad a la cual pertenece el recaudo (UCES o ICMT)

Fecha contab: se ingresa la fecha del día que se procesa el recaudo en el sistema de información

Periodo: se ingresa el mes en el que se procesa el recaudo en el sistema de información

Moneda/TC: se elige de acuerdo al caso (COP, USD o EUR)

Referencia: Se diligencia el número de la factura, cuando se trata del recaudo de varias se ingresa el texto “CARTERA”

Txt. Cab. Doc.: se ingresa el texto “PAGO FACTURAS CARTERA”

Texto compensación: se utiliza para ingresar información relevante

6.1.1.2 Información: datos bancarios

Cuenta: clic en F4 y se elige la cuenta de mayor de acuerdo al caso. Si el recaudo es en efectivo (se elige la caja del usuario de acuerdo al caso) TC/TD/CHEQUE se elige la cuenta contable previamente asignada por el área de tesorería la cual es personaliza para cada usuario de caja. Cuando la consignación es en el banco, se elige la cuenta contable de la cuenta bancaria (AHORROS/CORRIENTE):




AHORROS UCES CORRIENTE UCES

1120050103 PUC BANCOLOMBIA CTA 10245000033 CONSIGNACION 1110050103 PUC CORPBANCA CTA 27218916 CONSIGNACION

1120050203 PUC BANCOLOMBIA CTA 33363834260 CONSIGNACION 1110050303 PUC BANCOLOMBIA CTA 9798400213 CONSIGNACIÓN

1120050403 PUC BANCOLOMBIA CTA 24566636341 CONSIGNACION 1110050403 PUC BANCOLOMBIA CONSIGNACION 33343998940


1120050703 PUC BANCOLOMBIA CTA 333-184455-38 CONSIGNACION 1110050803 PUC BANCOLOMBIA CTA 33382183014 CONSIGNACIÓN

1120050903 PUC CORPBANCA CTA 61000707-4 CONSIGNACION 1110050903 PUC BCO PICHINCHA CTA 410261028 CONSIGNACION


1120051103 PUC BANCOLOMBIA CTA 33342991926 CONSIGNACION 1110100203 PUC COMP BANCOLOMBIA PANAMA 10291741 CONSIG.

AHORROS ICMT CORRIENTE ICMT

1120050303 PUC BANCOLOMBIA CTA 608282203 CONSIGNACION 1110050503 PUC BANCOLOMBIA CTA 608282200 CONSIGNACION


1120050503 PUC BANCOLOMBIA CTA 64575709344 CONSIGNACION 1110051003 PUC BANCOLOMBIA CTA 333 332910 15 CONSIGNACION

Importe: se ingresa el valor exacto recibido, si son varias consignaciones se debe ingresar el valor de cada una.

Fecha valor: si es consignación se ingresa la fecha de la consignación que aparece en el banco, si es efectivo/TC/TD/CHEQUE se deja el campo en blanco

Texto: clic en F4 y se elige la vía de recaudo




CHEQ CHEQUE

CONS CONSIGNACION

DMC Debito Master Card

DVIS Debito Visa

EFEC EFECTIVO

INTE INTERNET

TAME TARJETA AMERICAN EXPRESS

TDEB DEBITO MAESTRO

TDIN TARJETA DINNERS

TMC TARJETA MASTER CARD

TVIS TARJETA VISA

Asignación: si es consignación se deja en blanco, si es efectivo/TC/TD/CHEQUE se ingresa la fecha de recepción del pago.

6.1.1.3 Información: selección de partidas abiertas

Cuenta: clic en F4 y se digita el número de identificación del cliente en el campo “Conc. Busq” o se busca por el campo “nombre” con la ayuda de

asteriscos al inicio y al final de texto, es decir:

Se selecciona la(s) factura(s) a cancelar, el pago de las facturas puede ser total o parcial, el pago parcial (solo aplica para EPS cuando realizan glosas

a las facturas y estas deben estar soportadas por el comprobante enviado por parte del pagador o para personas naturales con acuerdo de pago en




cuotas). Si el pago se recibió incompleto, se deben verificar las retenciones aplicadas, la contabilización de las retenciones se efectúa de la siguiente

forma:

Nota: la sociedad UCES es una entidad sin ánimo de lucro y pertenece al régimen tributario especial, por esta razón no se debe aplicar retenciones

en la fuente, de IVA ni de ICA. En caso de presentarse se debe reportar el caso al área contable para que se encargue de hacer la reclamación ante

el pagador.

La sociedad ICMT es una entidad sin ánimo de lucro, por esta razón no se debe aplicar retenciones en la fuente, de IVA ni de ICA sobre los valores

facturados por concepto de servicios, solo se retiene sobre conceptos facturados con IVA siempre y cuando la empresa sea gran contribuyente o

empresa del estado. ICMT solo pago impuestos sobre ingresos no procedentes.

Estampillas: Clave de contabilización 40, cuenta contable 5195500100, centro de costos de la factura, asignación (nit del retenedor), Texto

descripción de la retención aplicada, clic en otros Datos y se diligencian los campos “clave ref. 1” NIT del retenedor, “clave ref. 3” Razón social, Clic

en el campo “Vis. Resumen documento”, al final los débitos y créditos deben ser iguales para que el recibo de caja pueda ser grabado, de lo contrario

aparecerá el mensaje de error “Determ. ctas. para la operación ZDI sin definir en PlCtas. .”

Retenciones (ICA, IVA, FUENTE): Clave de contabilización 40, cuenta contable 1355150100 RETENCION EN LA FUENTE, 1355180100 RETENCIÓN ICA,

1355170100 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO, asignación (nit del retenedor, Texto descripción de la retención aplicada, clic en otros Datos y se

diligencian los campos “clave ref. 1” NIT, “clave ref. 3” Razón social, Clic en el campo “Vis. Resumen documento”, al final los débitos y créditos deben

ser iguales para que el recibo de caja pueda se grabar e imprimir.




Los valores D y H deben ser iguales para poder grabar el recibo de caja, luego clic en contabilizar

Luego ingresa a la transacción ZRCAJA, se digita el número del recibo de caja y clic en ejecutar o F8.




Se ingresa el número de copias requerido de acuerdo a la necesidad:




Fin.




6.2 RECIBO DE ANTICIPO

El recibo de anticipo se utiliza para abono a tratamientos odontológicos en la caja de la IPS Sabaneta

Para el ingreso en SAP se deben seguir los siguientes pasos:


Para generar la solicitud de anticipo, este documento genera una partida estadística

6.2.1.1 Información de cabecera


Clase: siempre queda con clase de documento DZ


Fecha contab.: se ingresa la fecha del día que se procesa el recaudo en el sistema de información



Referencia: Se diligencia el número del pedido/cotización (de acuerdo al caso)

Txt. Cab. Doc.: Se diligencia el número de la cotización

6.2.1.2 Información de deudor






In. CME dest.: siempre queda con la letra “A”. Enter

Se diligencian los campos de acuerdo a la información de la siguiente imagen y clic en contabilizar





Para contabilizar el anticipo, este documento genera una partida contable y afecta la cuenta del deudor.





Clase: se selecciona la clase de documento de acuerdo a la sede a la que pertenece, se puede buscar con la tecla F4


Fecha contab.: se ingresa la fecha del día que se procesa el recaudo en el sistema de información



Referencia: Se diligencia el número del pedido/cotización (de acuerdo al caso)

Txt. Cab. Doc.: Se diligencia el número de la cotización

6.2.3.1 Información de deudor






In. CME dest.: siempre queda con la letra “A”. Enter

6.2.3.2 Información banco

Cuenta: clic en F4 y se elige la cuenta de mayor de acuerdo al caso. Si el recaudo es en efectivo o TC/TD/CHEQUE se elige la cuenta contable

previamente asignada por el área de tesorería la cual es personaliza para cada usuario de caja. Cuando la consignación es en el banco, se elige la

cuenta contable de la cuenta bancaria (AHORROS/CORRIENTE). De acuerdo al cuadro del punto 1.1.2


Fecha valor: si es consignación se ingresa la fecha de la consignación que aparece en el banco, si es efectivo/TC/TD/CHEQUE se deja el campo en

blanco

Texto: clic en F4 y se elige la vía de recaudo, se podrá consultar el listado con la tecla F4





Una vez ingresados los datos, clic en posición nueva




Contabilización Anticipo De Deudor: este documento genera una partida contable y afecta la cuenta del deudor.


Vence el: Fecha del día en que se recibe el abono.

CeBe: Se escribe el centro de costos que para este caso es 4091000





Texto: clic en F4 y se elige la vía de recaudo

Documento Simular: permite verificar que la información ingresada si sea correcta. Una vez confirmado

Documento Contabilizar: Graba la información total y luego se imprime el recibo de caja por la transacción ZRCAJA




6.3 RECIBO DE ACTIVIDADES PUNTUALES (APLICA SOLO PARA CAJA SABANETA):

Los recibos de actividades puntuales son aquellos que se generan principalmente en los puntos de servicio de dermatología, psicología, fisioterapia y en algunas ocasiones en odontología. Son actividades que se efectúan en el momento de la atención y no requieren que el paciente vuelva. Es decir aquella atención que no necesita de una supervisión o permanencia en el tiempo y que por su carácter deben ser canceladas inmediatamente. Algunas excepciones se dan en el momento en que ese procedimiento requiera de dos o más citas en ese caso y mutuo acuerdo con la persona encargada de la atención (profesional y/o estudiante) autoricen a que en ese tiempo sea realizado dicho pago. Para este caso aplica: Consultas (dermatología, fisioterapia, Psicología, Odontología) El proceso de registro en SAP se hace de la misma forma que se describe el punto 1 (Recibo de cartera)




6.4 CUADRE DE CAJA:

Hace referencia a las actividades relacionadas con el resumen de las operaciones realizadas durante el día donde se analizan y revisan los ingresos de

recursos monetarios por las vías de pago destinadas por la institución. También se incluye la realización de un conteo físico (arqueo) de los recursos en

efectivo, revisión del cierre de datafono y revisión de títulos valores. Al final deben coincidir los registros del sistema con los soportes físicos.

La revisión en SAP se hace de la siguiente forma:

6.4.1 Ingresar a la transacción FAGLL03

Para generar un reporte con la relación de recibos de caja efectuados, se debe ingresar la cuenta de mayor asignada a cada usuario

En el campo “Cuenta de mayor” se puede hacer la búsqueda con F4:




Se ejecuta transacción en partidas abiertas y se filtra la fecha en la cual se está realizando el cuadre de caja.




Se hace la respectiva sumatoria de los diferentes medios de pago, dando clic en Texto, luego clic en subtotal y al final del reporte clic en “**” para que aparezca el total de cada vía de pago




El resumen queda así, esta información hace parte de los anexos que se adjuntan al cuadre de caja físico




Después de tener el resumen de las vías de pago, se debe hacer un arqueo que permita verificar el valor recaudo en SAP en efectivo y cheque, los recaudos con TC/TD deben coincidir con el cierre de datafono.

Posterior a esta revisión se debe verificar el detalle de los recaudos hechos en efectivo para proceder con su compensación, se deben seleccionar todos números de documentos procesados (recibos de caja), se copian y luego se pegan en la transacción F-03. 6.4.2 Compensación de los recaudos en efectivo: Esta actividad de compensación se realiza para hacer la consignación del efectivo a nivel del sistema de información, al siguiente día hábil, donde se realiza un traslado contable y en masa de la cuenta 1105 caja para la 1110 Bancos, así:

En texto filtramos la palabra *EFEC* para seleccionar los documentos que se generaron en efectivo




Después de filtrar el efectivo se debe seleccionar la información con el comando Ctrl+Y, se seleccionan los números de documento con vía de pago EFECTIVO

Después de seleccionarlos se copia la información con el comando Ctrl+C y se procede con la ejecución de la txt F-03

En el campo “cuenta” se debe ingresar la información asignada a cada cajero, digitándola directamente o utilizando la búsqueda con la tecla “F4”

En el campo compensación se debe ingresar la fecha de la consignación que aparece en el banco

En el campo periodo se ingresa el mes actual

En la sociedad se ingresa la información de acuerdo al caso (UCES/ICMT)

En el campo moneda se ingresa COP

Se selecciona la opción No documento y clic en tratar pas




Se pagan los documentos copiados anteriormente y clic en tratar pas.




Se verifica la sumatoria de los documentos




Clic en resumen de documentos




Clic en el campo clave de contabilización “CLvCT”, se ingresa una partida débito con el código 40 y en el campo “cuenta” se registra el código del banco donde se realizó la consignación, mencionado en el punto 1.1.2

En el campo “importe” se registra el valor total del efectivo consignado en el banco, en el campo “fecha valor” se registra la fecha de consignación (dd.mm.aaaa) que aparece en el banco y en el campo “texto” se indica el concepto “efectivo” la fecha “ddmmaaaa” y el código de la caja, ejemplo: EFECTIVO 251115 SAB01, este texto permite identificar la fecha del recaudo que se está consignando. Clic en resumen de documentos, simular y guardar. Si por algún motivo se llega a presentar un sobrante se debe registrar así: en el campo clave de contabilización “CLvCT”, se ingresa una partida crédito con el código 50 y en el campo “cuenta” se registra el código 4295530100, en el campo de referencia 1 y 3 se diligencian los datos del usuario de caja y en el centro de costos se ingresa el código de la sede a la que corresponde el recaudo.




6.4.3 Elaboración del cuadre de caja

Esta actividad permite resumir y reunir toda la información física que se deberá enviar al área de tesorería

6.4.3.1 Formato de cierre de caja

Se debe diligenciar por cada sociedad




Responsable: Nombre del cajero (a)

Cuenta contable: Número de cuenta de caja de la sede correspondiente según usuario




SOCIEDAD UCES:

SOCIEDAD ICMT:

Sociedad: se selecciona UCES/ICMT de acuerdo al caso

Fecha: del cierre de caja

CUENTA CONTABLE SEDE

1105050100 Caja poblado 01



1105050103 Caja sabaneta 01

1105050104 Caja sabaneta 02

1105050105 Caja envigado 01

1105050106 Caja Envigado 02

1105050107 Caja Envigado 03

1105050108 Caja almacentro

1105050300 Caja POS poblado 01

1105050301 Caja POS sabaneta 01

CUENTA CONTABLE SEDE

1105050100 caja general poblado 01



1105050111 caja general icmt sabaneta 01

1105050112 caja general icmt sabaneta 02

1105050113 caja general icmt apartado 01




Concepto de pago: En este campo se ingresa la sumatoria de los diferentes medios de pagos

Total caja general: sumatoria de todos los conceptos de pago

Firma Responsable: Firma de la persona quien realizo el cierre y número de cédula

6.4.3.2 Documentos anexos al formato de cierre de caja:

Recibos de caja con vía de pago TC/TD/CONSIGNACIÓN con su respectivo soporte

Consignaciones bancarias

Cierre de datafono

Reporte generado en SAP en la txt FAGLL03 con el resumen por vía de pago

Formato de novedades: en este cuadro se registra información relevante relacionada con descuadres, novedades que se deben tener en cuenta en cuadres de caja posteriores, otros.




CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO RESPONSABLE DEL CAMBIO

(Incluya la última fecha de actualización del procedimiento.)

(Detalle el cambio propuesto o razón de creación del documento, frente a la pertinencia que se tiene para el cumplimiento del objetivo del proceso)

(incluya en nombre del responsable que creó o modificó el documento por última vez, cargo y Área de trabajo)

código: mn-gf-001 fecha: 10/12/2015 ... - sitios.ces.edu.co

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