código: instructivo para generar, registrar y...

1. OBJETO Este instructivo tiene por objeto establecer los pasos que deberán cumplirse en el sistema SAP para realizar los inventarios generales, cíclicos o con WMS en Olímpica S.A. 2. ALCANCE Este instructivo será de aplicación en todos los Puntos de Venta, Centros de Distribución / Producción de Olímpica S.A. a nivel nacional y al Área Control de Inventarios. 3. DEFINICIONES Radiofrecuencia: Es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto, utilizado para transmitir la identidad de un objeto mediante ondas de radio. WMS: (WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM / sistema de gestión de almacenes) es una aplicación de software que da soporte a las operaciones diarias de un almacén. Los programas WMS permiten la gestión centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de inventario y la ubicación de existencias con su trazabilidad. 4. CONDICIONES GENERALES

Para la aplicación de este instructivo deberá tenerse en cuenta las condiciones registradas en el Procedimiento para la Realización de Inventarios en Olímpica S.A.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Para realizar los pasos en la generación, registro y contabilización de inventarios se debe tener en cuenta los tipos de inventario que se va a realizar y aplicarlo de acuerdo a:

Si se va a realizar Inventario General aplicar los pasos del numeral 5.1 INVENTARIOS GENERALES

Si se va a realizar Inventario Cíclico aplicar los pasos del numeral 5.2 INVENTARIOS CICLICOS

INSTRUCTIVO PARA GENERAR, REGISTRAR Y CONTABILIZAR INVENTARIOS EN OLIMPICA S.A

Código: IOGDI 02

Versión: 1

Proceso: Gestión de Inventarios

Macroproceso: Gestión de

Almacenamiento

DOCUMENTO NO CONTROLADO

Fecha: Julio 15 de 2016

Elaboró: Rafael Guerrero Méndez

Revisó: José Ávila

Aprobó: Luis Vergara

Rol: Profesional Gestión de Riesgo y Control

Cargo: Analista Control de Perdidas

Cargo: Director Nacional de Control Inventarios

Si se va a realizar Inventario General o Cíclico con WMS aplicar los pasos del numeral 5.3 INVENTARIOS WMS

5.1 INVENTARIOS GENERALES Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para generar, registrar y contabilizar los inventarios generales. 5.1.1 Verificación de Existencia de Documentos de Inventarios Previos Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para verificar si existe documentos previos de inventario y definir trámite que se les dará, con el fin de que estos listados no restrinjan la creación de nuevos documentos: 5.1.1.1 Ingresar en SAP a la transacción MI24 “Lista de Inventario”.

5.1.1.2 Ingresar el código del centro, el almacén y presionar ejecutar ó F8

Aparecen los documentos creados con los diferentes Status que pueden ser:

• No contado aún: Para los documentos no ha sido registrado ningún conteo.

• Contado: Para el documento de inventario se registró un conteo de artículos.

• Contado, eliminado: El documento luego de registrar un conteo fue ajustado o contabilizado.

• Contado, eliminado, borrado: El documento ha sido borrado. Nota: Los Status No contado Aún y contado, impedirán crear un nuevo documento de inventario para los artículos que allí se encuentren relacionados. El funcionario decidirá si es posible utilizar esos documentos para realizar el inventario o si definitivamente hay que borrarlos. 5.1.2. Borrar Documento de Inventario. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para efectuar la eliminación de un documento de inventario cuando se requiera. 5.1.2.1. Ingresar en SAP a la transacción MI02 5.1.2.2. En la pantalla que aparece registrar en el campo “Documento inventario”, el número del documento de inventario a eliminar, en el campo “Ejercicio” el año al que pertenece y presionar

el icono .

5.1.3. Borrar Documento de Inventario masivo. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de, para efectuar el borrado de documentos de inventario de forma masiva.

5.1.3.1. Ingresar en SAP a la transacción LSMW

5.1.3.2. Dar clic en ejecutar con los datos ingresados como muestra la pantalla anterior

5.1.3.3. Aparece la siguiente pantalla, seleccionar la opción

5.1.3.4 Dar clic en ejecutar 5.1.3.5 Especificar la ruta en la cual está el archivo creado con los números de documentos de inventario a borrar y la fecha (año)

5.1.3.6 Dar clic en , cambia de “Display” a “Change”

5.1.3.7. Cada vez que se ejecute un archivo el cambia al próximo automáticamente y solo se debe seguir ejecutando

5.1.4. Creación Documentos de Inventario Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para crear Documentos de Inventario utilizando la transacción MI31: 5.1.4.1. Ingresar a la transacción MI31 de SAP

5.1.4.2. Presionar el botón “Seleccionar variante” y aparecerá la pantalla:

Nota: Es importante tener en cuenta que para la creación de los listados de inventario se debe elegir una variante según el tipo de inventario a realizar

5.1.4.3. En el campo “creado por” borrar el nombre de nuestro usuario, presionar ejecutar y tendremos la ventana:

5.1.4.4. En esta ventana seleccionar la variante para el listado que vamos a crear. Si se va a

hacer el listado para la sección de frutas y verduras, seleccionar la variante y dar doble clic en esta línea

5.1.4.5. En la pantalla que aparece, en el campo Fecha planif.recuento, ingresar la fecha en la cual se planea ingresar el conteo de los artículos del Documento para Inventario, y en los campos Número de inventario y Referencia de inventario, ingresar algún texto que relacione el tipo de inventario que se va a realizar o marcar alguna estantería y lote que se va asignar.

5.1.4.6. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8. En la ventana emergente, se visualiza el Batch input de documento para inventario.

5.1.4.7. Regresar a la pantalla inicial de la transacción MI31, presionando la tecla F3 y seleccionar la opción Crear.doc.directam.

5.1.4.8. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8 y se refleja mensaje que “los documentos de inventario se han creado directamente”

5.1.4.9. Dar clic en el botón “Mostrar resultado” y se refleja el número(os) de documento de inventarios creados.

5.1.5. Impresión de Documentos de Inventario Los siguientes son los pasos que deberá efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para imprimir (NO aplica para conteo con radiofrecuencia) el documento de inventario. 5.1.5.1. Ingresar a la transacción ZCDLTQ0012, en donde por defecto debe aparecer el último número de documento generado, de lo contrario, ingresar en el campo “Documento para inventario” el número del documento a imprimir.

5.1.5.2. Dar ejecutar y aparece reflejado el documento de inventario (listado de inventario) 5.1.5.3 En la ventana emergente, del Listado de Inventario, dar clic en el botón Visor de listas

para organizar los datos para la impresión.

5.1.5.4 Dar clic en el botón , para imprimir el Listado de Conteo Físico

5.1.5.5 Seleccionar la impresora o dispositivo de salida a utilizar y dar clic en el botón “Atributos”.

5.1.5.6. En el campo Edición ingresar X_65_80 o X_44_120 para que el Listado se acomode a la hoja de tamaño normal.

5.1.5.7. Dara clic en aceptar y aparecerá el siguiente mensaje:

5.1.5.8. Seleccionar la opción “Sistema” del menú de opciones de SAP, que aparece en la parte superior de la pantalla, y escoger “Órdenes SPOOL propias” del menú de opciones, marcar la

casilla con un Check la orden SPOOL a imprimir y dar clic en el botón “Imprimir” .

5.1.6 Salvar saldos o Fijar Stock Teórico de forma masiva Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para salvar saldos o fijar el stock teórico de forma masiva a los documentos para inventario creados previamente: Para los Puntos de Venta se debe tener en cuenta que se haya cargado la venta en SAP y realizado cierres de producción en grupos perecederos 5.1.6.1. Ingresar en SAP a la transacción MI33 5.1.6.2. En la pantalla que aparece registrar en el campo “Documento para inventario”, los números de documentos de inventario que se están trabajando y la fecha de recuento

5.1.6.3. Presionar el botón ejecutar y aparece el mensaje que permite fijar stock a los documentos seleccionados.

5.1.6.4. Dar clic en , aparece el siguiente mensaje:

5.1.6.5. Dar clic en , aparece la siguiente ventana, dar clic en el juego de datos y luego en ejecutar:

5.1.6.6. Seleccionar las opciones de la siguiente imagen y dar clic en ejecutar

5.1.6.7. Aparece el siguiente mensaje , dar clic

en el botón para hacerle seguimiento al proceso

De esta manera el documento queda con los saldos fijos hasta el cruce con el conteo físico. 5.1.7 Fijar Recuento en Cero Masivo Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para fijar recuento en cero de forma masiva a los documentos para inventario creados previamente:

5.1.7.1. Ingresar en SAP a la transacción MI35 5.1.7.2. En la pantalla que aparece registrar en el campo “Documento para inventario”, los números de documentos de inventario que se están trabajando y la fecha de recuento

5.1.7.3. Presionar el botón ejecutar y aparece el mensaje que permite fijar recuento en cero a los documentos seleccionados.




5.1.7.7. Aparece el siguiente mensaje , dar clic

en el botón para hacerle seguimiento al proceso

De esta manera el documento queda con el recuento en cero hasta el cruce con el conteo físico. 5.1.8 Conteo con Radiofrecuencia Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para realizar el ingreso por medio de radiofrecuencia: 5.1.8.1 Ingresar al icono “TelnetCE” configurado en la radiofrecuencia:

5.1.8.2. Sale el siguiente mensaje y se debe dar enter para conectar:

5.1.8.3. Se muestra la siguiente pantalla en donde se debe colocar el usuario, clave y tipo de dominio asignado al centro (cada vez que se coloca un dato se da enter):

5.1.8.4. Aparece la siguiente pantalla en donde se debe digitar el usuario y la clave de ingreso asignado en el sistema SAP y dar enter

Nota: También se puede capturar los artículos a inventariar desde un PC ingresando por la transacción ZRF en SAP

5.1.8.5. Dar clic en la tecla “Función” y luego en opción F9 – “Documento Inventario”. Cuando es realizado en el PC solo se selecciona directamente la opción F9

5.1.8.6. Aparece los módulos disponibles según metodología de inventario: F2- Recuento de inventario: permite ingresar los conteos de inventario (captura de datos) F6- Prelistado: Permite grabar los códigos para luego imprimir un listado solo con descripciones F7- Recuento rápido Inv: Esta opción coloca por defecto 1 unidad en la cantidad del artículo que se captura, es ideal para realizar textiles, droguería o secciones que agrupan demasiadas referencias y requieran registro artículo por artículo F8- Recuento Rápido INS: Esta opción se usa para inventariar productos de sección droguería que están catalogados como uso institucional, funciona llevando el código de barras a tabla de equivalencias ZEIC WMS, que permite leer el código de barras para que aparezca el código INS equivalente.

5.1.8.7 Para el caso de la captura de las unidades a inventariar se da clic en tecla “Función” F2 – “Recuento Inventario”, se muestra la siguiente Pantalla, en la cual se ingresan los datos relacionados a continuación: Centro: Registre el código del centro Almacén: Registre el almacén donde está la mercancía Estante: Generalmente números completando 3 cifras Ej. 001 - 010 – 100 Lote: Generalmente números completando 3 cifras Ej. 001 - 010 – 100 F. recuento: Fecha en que se ingresa el conteo UM alterna: Para el caso de registro de fracciones en sección droguería colocar BL, de lo contrario dejar este espacio en blanco

5.1.8.8. Presionar tecla “función” F7 , aparece la siguiente ventana en donde digitamos los siguientes datos: EAN: Código de barras del artículo. (En esta ventana se lee la barra del artículo o el plu-sap anteponiendo Una Z), en caso de no ser leído el código deberá ser digitado. Cód.: Luego de leer la barra o digitar el código aparece la descripción del producto. Ctd: Cuadro para digitar la cantidad del producto. N° Recuentos: Numero de veces que se repite un artículo en un mismo lote, ubicado en distintas posiciones.

5.1.8.9. Presionar la tecla “Función” y F2 para continuar con el siguiente artículo, si durante la toma de inventario aparece en el mismo lote un artículo igual pero en otra posición, cuando se lee la barra muestra lo que anteriormente se inventarió y se procede a digitar la otra cantidad. El sistema suma las nuevas cantidades agregando un nuevo recuento al mismo artículo

5.1.8.10. Presionar “Función” y F8 2 veces para grabar el lote y muestra el mensaje que ha sido creado un documento de inventario:

5.1.8.11. Ingresar a la transacción ZCDLTP0006 de SAP (Impresión lista de Inventario)

5.1.8.12. Ingresar los siguientes datos: Centro: Registre el código del centro Almacén: Registre el almacén donde está la mercancía Estante: Registrar el (los) número (s) de estante (s) que se le creo al inventario Lote: Registrar el (los) número (s) de lote(s) que fueron asignados al inventario

Variante de Visualización: Seleccionar variante Fecha de planificación: colocar la fecha de realización de la toma física 5.1.8.13. Dar clic en ejecutar, muestra el reporte de la siguiente manera

5.1.8.14 Dar clic en recuadro de imprimir

5.1.8.15 Muestra pantalla en donde se debe seleccionar la impresora y en el campo “Edición” colocar z_65_200 para la salida de impresión completa:

5.1.8.16 Dar clic en el flag y a aparecerá el siguiente mensaje:

5.1.8.17. Seleccionar la opción “Sistema” del menú de opciones de SAP, que aparece en la parte superior de la pantalla, y escoger “Órdenes SPOOL propias” del menú de opciones

5.1.8.18 Marcar la casilla con un Check la orden SPOOL a imprimir y dar clic en el botón

“Imprimir” .

5.1.9 Correcciones de cantidades Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios para la realización de correcciones en la cantidad, en el caso que se presente errores en el registro o conteos. 5.1.9.1 Ingresar a la transacción ZMI05 de SAP 5.1.9.2 Ingresar los datos del centro, almacén y año

Cuando se actualiza o registra un lote aparece el siguiente mensaje

5.1.9.3 Dar enter

5.1.9.4. Dar clic en pestaña “selección” – “por contenidos”

5.1.9.5. Dar clic en “INVNU” (Lote) y “Referencia invent”. (Estante)

5.1.9.6. Dar clic en seleccionar

5.1.9.7. Se aploma el lote y presionar el botón “Posicionar para”

5.1.9.8. Cambiar la cantidad a corregir en el campo “Ctd. Um entrada”. En caso de que la cantidad a colocar sea cero marcamos la ficha “recuento RC” (recuento cero)”.

5.1.9.9. Dar clic en el botón contabilizar para grabar el nuevo conteo Nota. En caso de que necesitemos anexar un código al lote, ingresamos a la transacción ZRF21 y seguimos los pasos normales para el ingreso por RF.

5.1.10 Correcciones de datos de cabecera Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios para la realización de correcciones en los datos de cabecera, en el caso que se presente errores en estos registros. 5.1.10.1 Ingresar a la transacción ZMI02 de SAP

5.1.10.2 Ingresar los datos del centro, almacén y año

Cuando se actualiza o registra un lote aparece el siguiente mensaje

5.1.10.3 Dar enter.

5.1.10.4. Dar clic en pestaña “selección” – “por contenidos”.

5.1.10.5. Dar clic en “INVNU” (Lote) y “Referencia invent”. (Estante)

5.1.10.6. Dar clic en seleccionar

5.1.10.7. Modificar el dato a corregir en el campo “Estante”, “Lote”, o “Nombre”. Igualmente se puede corregir la fecha de recuento para dejarla con fecha del mismo día del inventario.

5.1.10.8. Dar clic en el botón contabilizar para grabar los nuevos datos

5.1.11 Generación de inventario por Tabla Intermedia Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios para la generación de inventario por medio de tabla intermedia: 5.1.11.1 Ingresar a la transacción ZCDLTP0006 de SAP 5.1.11.2 Ingresar los datos del centro, almacén, estante y lote a cargar; el rango de fecha de planificación, debe ser aquel durante el cual hemos estado haciendo la toma física. En la variante de visualización se selecciona la variante “/Estantes”

5.1.11.3. Dar clic en ejecutar y se genera la lista para inventario.

5.1.11.4 Una vez generada la lista se procede a descargar la copia de los estantes para lo cual

se debe presionar el botón hoja de cálculo ubicado en la barra superior 5.1.11.5 Se desplega ventana y se selecciona las siguientes opciones “ Tod. Los formatos

Disponibles” “08 Excel (In Existing XXl Format)”. Dar clic en aceptar

5.1.11.6 Se muestra la siguiente ventana, Seleccionar la opción “Tabla” y dar clic en aceptar

5.1.11.7 Descargar el formato Excel y dar guardar en el escritorio del PC.

5.1.11.8 Se observa el listado donde la columna centro contiene los datos concatenados de centro, almacén, estante y lote utilizados.

5.1.11.9 Se procede a la contabilización del conteo para conciliar diferencias con el esperado, para lo cual se generan el (los) lotes utilizados.

5.1.11.10 Dar clic en para marcar todas las posiciones y dar clic en ejecutar

5.1.11.11 Una vez contabilizado aparecen los Job de fondo.

Nota. Para verificar que todos los lotes se han contabilizado, ingresamos nuevamente a la transacción y si aparece mensaje de “La Lista no contiene datos” se ha terminado el proceso. Otra forma puede ser verificando la ZMI05 en la columna status, todos los lotes lanzados deben decir “Contabilizado”. 5.1.12 Revisión de IDOCS Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios para la revisión de los IDOCS contabilizados: 5.1.12.1 Ingresar a la transacción WE02 de SAP En esta transacción se verifica el estado de los idocs contabilizados. Status 53 - Idoc Verde (Totalmente contabilizado) Status 51 – Idoc Rojo (No contabilizado, se debe reprocesar por la transacción WPIA) Status 64 – Idoc Amarillo (Contabilizado Parcialmente, se debe reprocesar por la transacción BD87) Cuando se contabiliza los estantes el status que se refleja en la transacción WE02 al finalizar el proceso puede ser cualquier de los 3 mencionados, para relanzar el idoc utilizamos la transacción WPIA o BD87, si el idoc esta en Rojo utilizamos la transacción WPIA, si utilizando alguna de estas 2 transacciones y el idoc no cambia el status o se vuelve rojo, debemos utilizar la transacción ZIDOC_INVENTARIO y colocar los idocs con el fin de diagnosticar a que se debe el status. En la transacción se verifica en que status quedo el IDOC generado. 5.1.12.2 Se debe colocar la clave WVINVE en el campo de “Mensaje Lógico” y en el campo “Numero de Interlocutor EDI” colocar el código del centro.

5.1.12.3 Dar clic en ejecutar y se observan los status de los IDOCS

.

5.1.12.4 Para los status 51 (IDOC rojo) ingresar a la transacción WPIA de SAP

5.1.12.5 En el campo IDOC, colocar todos los idocs no procesados utilizando el campo

selección múltiple y dar clic en ejecutar . En la parte inferior aparece un mensaje con el número de idocs a reprocesar.

Terminado el reproceso, aparece un listado de todos los idocs con el mensaje de proceso satisfactorio, en caso de no ser satisfactorio (Ver Transacción ZIDOC_INVENTARIO). 5.1.12.6 Para los status 64 (IDOC amarillo) ingresar a la transacción BD87 de SAP 5.1.12.7 En el campo IDOC, colocar todos los idocs procesados parcialmente utilizando el

campo selección múltiple y dar clic en ejecutar .

5.1.12.8 Aparece el mensaje “Listo para traspaso a la aplicación” y se procede a dar clic en

procesar .

Terminado el reproceso, aparece un listado de todos los idocs con el mensaje de proceso satisfactorio, en caso de no ser satisfactorio (Ver Transacción ZIDOC_INVENTARIO).

5.1.12.9 Para los status que no cambiaron se procede a ingresar a la transacción ZIDOC_INVENTARIO de SAP, para visualizar el error que está generando

5.1.12.10 En el campo IDOC, colocar todos los idocs no procesados utilizando el campo

selección múltiple y dar clic en ejecutar De esta manera visualizamos el tipo de error que contiene la posición del idoc los cuales pueden ser.

Error en la conversión de unidad de medida.

Articulo no actualizado en centro

Periodo de inventario diferente al actual

5.1.13 Visualizar listado de diferencias Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para visualizar las diferencias entre el stock teórico y el esperado en unidades y costo: 5.1.13.1. Ingresar en SAP a la transacción MI20 5.1.13.2. Registrar el centro correspondiente en donde se está realizando el inventario y dar clir

en ejecutar

5.1.13.3. Aparece pantalla en donde se observa la cantidad teórica para cada artículo, la cantidad física o contada y la diferencia. Aparte en dos columnas se observa clasificados los costos para los faltantes en los artículos y en otra columna los costos para los sobrantes

Si en la verificación de las diferencias se detectan errores se debe proceder a realizar las correcciones seleccionando con flag el ítem a corregir, dar clic en pestaña de “Modificar

recuento”, se corrige el dato y se da clic en botón “grabar”.

5.1.14 Ajuste de diferencias Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para ajustar las diferencias de los documentos de inventario realizado: 5.1.14.1. Ingresar en SAP a la transacción WSTI_R_PI_CALC

5.1.14.2. Ingresar el número del documento de inventario en el campo “Documento para

inventario” y dar clic en ejecutar .

5.1.14.3. Se observa el siguiente mensaje en color verde, luego ingresar a la transacción MI37 de SAP

5.1.14.4. Ingresar a la transacción MI37 de SAP para contabilizar documentos de inventario de manera masiva, para lo cual es obligatorio haber ejecutado la transacción WSTI_R_PI_CALC antes de este proceso. 5.1.14.5 Ingresar los documentos de inventario que se van a contabilizar en el campo “Documento para inventario” y la fecha donde valorizamos el inventario del ejercicio contable en

el campo ”Fecha de contabilización” y se da clic en ejecutar

En esta pantalla nos indica los documentos que se van a contabilizar, la fecha de contabilización.




5.1.14.9. Aparece el siguiente mensaje , dar

clic en el botón para hacerle seguimiento al proceso De esta manera los documentos se contabilizan de forma masiva. 5.1.15 Generación del resultado del Inventario Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios para generar el resultado preliminar de inventario: 5.1.15.1. Ingresar a la transacción FBL3N para generar cuentas de “Mermas Ventas” y seleccionar la variante “ADAVILA”

5.1.15.2. Se debe establecer el periodo de inventario en el status “Todas las partidas”

5.1.15.3. Dar clic en delimitaciones opcionales, digitar el centro de beneficio y ejecutar

5.1.15.4. Descargar el reporte como fichero local con subtotales.

5.1.15.5. Ingresar a la transacción ZMI20 para generar el listado de diferencias 5.1.15.6. Seleccionar en variante de visualización “ /DIF OCC” y dar clic en ejecutar

5.1.15.7. Descargar el listado de diferencias generado como fichero local 5.1.15.8. Una vez descargados los archivos de SAP se deben abrir junto al archivo

Es importante identificar en macro creada el tipo de informe que queremos generar.

Nota 1: Las “Diferencias de Inventario” generan el reporte “Listado de diferencias” y sólo es necesario tener el archivo ZMI20 Nota 2: El “Resultado Preliminar” Es el informe generado con diferencias de inventario y registros contables FBL3N Y ZMI20 Nota 3: El “Resultado Preliminar Contable” es el informe Preliminar de los registros contables FBL3N en un determinado periodo

5.1.15.9. Después de tener los archivos abiertos, se debe copiar las hojas con información en el archivo de la Macro de la siguiente manera:

5.1.15.10. Para generar las Diferencias de Inventario: Copiar la información de la ZMI20 en

la hoja y presionar

5.1.15.11. Seguir el siguiente proceso en los formularios de confirmación

5.1.15.12. Después de generar el informe se detallan los siguientes botones de comando:

Ejemplo de informe de confiabilidad:

Ejemplo de valor Umbral de $300.000

Nota: El área de Impresión de las diferencias se establece automáticamente. 5.1.15.13. Para generar Resultado Preliminar: Copiar la información de la ZMI20 en la hoja

y la información de la FBL3N en y presionar

En ZIM20:

EN FBL3N:


Ejemplo resultado preliminar detallado:

5.1.15.15. Para generar el Resultado Preliminar Contable: Copiar la información de la

FBL3N en , presionar en la hoja “PROCESAR DATOS”


5.1.15.17. Después de generar el informe se detallan los siguientes botones de comando:

Ejemplo resumen resultado preliminar:

Nota: El archivo de la Macro no necesita ningún tipo de actualización de periodo o de centros nuevos.

5.2 INVENTARIOS CICLICOS Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para generar, registrar y contabilizar los inventarios cíclicos. 5.2.1 Verificación de Existencia de Documentos de Inventarios Previos Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para verificar si existen documentos previos de inventario y definir trámite que se les dará, con el fin de que estos listados no restrinjan la creación de nuevos documentos: 5.2.1.1 Ingresar en SAP a la transacción MI24 “Lista de Inventario”.

5.2.1.2 Ingresar el código del centro, el almacén y presionar ejecutar ó F8

Aparecen los documentos creados con los diferentes Status que pueden ser: • No contado aún: Para los documentos no ha sido registrado ningún conteo.

• Contado: Para el documento de inventario se registró un conteo de artículos.

• Contado, eliminado: El documento luego de registrar un conteo fue ajustado o contabilizado.

• Contado, eliminado, borrado: El documento ha sido borrado. Nota: Los Status No contado Aún y contado, impedirán crear un nuevo documento de inventario para los artículos que allí se encuentren relacionados. El funcionario decidirá si es posible utilizar esos documentos para realizar el inventario o si definitivamente hay que borrarlos. 5.2.2. Borrar Documento de Inventario. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para efectuar la eliminación de un documento de inventario cuando se requiera. 5.2.2.1. Ingresar en SAP a la transacción MI02 5.2.2.2. En la pantalla que aparece registrar en el campo “Documento inventario”, el código del documento de inventario a eliminar, en el campo “Ejercicio” el año al que pertenece y presionar

el icono .

5.2.3. Creación Documentos de Inventario Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para crear Documentos de Inventario en inventarios cíclicos: Se pueden crear documentos de inventario por las transacciones MI01 o MI31 de acuerdo a la necesidad del mismo: 5.2.3.1 MI01: Para crear pocas posiciones en un documento de inventario Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para crear Documentos de Inventario utilizando la transacción MI01: 5.2.3.1.1. Ingresar a la transacción MI01 de SAP 5.2.3.1.2. Ingresar la fecha del documento y la fecha de planificación que es el día en que vamos a realizar el conteo físico, generalmente sale predefinido el día actual.

5.2.3.1.3. En el campo artículo colocar los códigos SAP que queremos inventariar y presionar enter, si la posición cambia el artículo no tiene documentos activos

Nota: Si hay algún documento activo con el artículo que se quiere crear el documento, sale el siguiente mensaje:

5.2.3.1.4. Si el artículo no tiene documento activo se aploma la posición y se procede a dar clic

en contabilizar

Se genera el siguiente mensaje confirmando que se creó documento para inventario

5.2.3.2. MI31 Para crear varias posiciones en un documento de inventario Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción, para crear Documentos de Inventario utilizando la transacción MI31 5.2.3.2.1 Ingresar a la transacción MI31 de SAP

5.2.3.2.2 Presionar el botón “Seleccionar variante” y aparecerá la pantalla:

Nota: Es importante tener en cuenta que para la creación de los listados de inventario se debe elegir una variante según el tipo de inventario a realizar 5.2.3.2.3 En el campo “creado por” borramos el nombre de nuestro usuario, presionamos

ejecutar y tendremos la ventana:

5.2.3.2.4. En esta ventana seleccionar la variante para el listado que vamos a crear. Si queremos hacer el listado para la sección de frutas y verduras, seleccionar la variante

y dar doble clic en esta línea

5.2.3.2.5. En la pantalla que aparece, en el campo Fecha planif.recuento, ingresar la fecha en la cual se planea ingresar el conteo de los artículos del Documento para Inventario, y en los campos Número de inventario y Referencia de inventario, ingresar algún texto que relacione el tipo de inventario que se va a realizar o marcar alguna estantería algún lote.

5.2.3.2.6. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8. En la ventana emergente, se visualiza el Batch input de documento para inventario.

5.2.3.2.7. Regresar a la pantalla inicial de la transacción MI31, presionando la tecla F3 y seleccionar la opción Crear.doc.directam.

5.2.3.2.8. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8 y se refleja que los documentos de inventario se han creado directamente

5.2.3.2.9. Dar clic en el botón “Mostrar resultado” y se refleja el número(os) de documento de inventarios creados

5.2.3.3. Inventario por Proveedor 5.2.3.3.1. Para realizar inventario por Proveedor se ejecutan los pasos 5.2.3.2.1 al 5.2.3.2.3.

luego se selecciona la variante y dar doble clic en esta línea en donde se refleja la siguiente pantalla:

5.2.3.3.2. Seleccionar los artículos del proveedor, identificando el campo “Material” y se

presiona el botón con el fin de seleccionar varios artículos.

5.2.3.3.3. Dar clic en el botón “Selección múltiple” de la ventana que aparece.

5.2.3.3.4. Registrar el código del proveedor o del artículo a seleccionar ´para el inventario.

NOTA: En caso de no conocer el código SAP del Proveedor, se podrá realizar su búsqueda de la siguiente manera estando en la pestaña “Material para el número de material del Proveedor”

5.2.3.3.5. Ubicarse en el campo Proveedor y dar clic en el botón

5.2.3.3.6. En la ventana emergente, se puede seleccionar al proveedor con base en un criterio, el cual se debe escribir en el campo Nombre una palabra en mayúsculas que relacione al proveedor, esta palabra debe ir precedida y sucedida de un asterisco (*).

5.2.3.3.7.Presionar la tecla ENTER.

5.2.3.3.8. Presionar la tecla ENTER nuevamente para visualizar el código del proveedor.

5.2.3.3.9. En la pestaña “Material para el número del material del proveedor” ingresar el código SAP del proveedor en el campo “Proveedor”

5.2.3.3.10. Dejar en blanco el campo “Ctd. máxima aciertos”, luego presionar .

En la ventana emergente, aparecerá la lista de artículos del proveedor codificada en SAP

5.2.3.3.11. Seleccionar los artículos a los que se les aplicará el inventario. Estos aparecerán en la ventana Selección múltiple por material.

Todos: Presionar el botón y luego

Algunos: Colocar un “Check” al lado de cada código. 5.2.3.3.12. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8.

5.2.3.3.13. En la pantalla que aparece, en el campo “Fecha planif.recuento”, ingresar la fecha en la cual se planea ingresar el conteo de los artículos del Documento para Inventario, y en los campos “Número de inventario” y “Referencia de inventario”, ingresar algún texto que relacione el tipo de inventario que se va a realizar o marcar alguna estantería algún lote.

5.2.3.3.14. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8. En la ventana emergente, se visualiza el Batch input de documento para inventario.

5.2.3.3.15. Regresar a la pantalla inicial de la transacción MI31, presionando la tecla F3 y seleccionar la opción Crear.doc.directam.

5.2.3.3.16. Dar clic en el botón “Ejecutar” o presionar F8 y se refleja que los documentos de inventario se han creado directamente

5.2.4. Impresión de Documentos de Inventario Los siguientes son los pasos que deberá efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para imprimir (NO aplica para conteo con radiofrecuencia) el documento de inventario. 5.2.4.1. Ingresar a la transacción ZCDLTQ0012, en donde por defecto debe aparecer el último número de documento generado, de lo contrario, ingresar en el campo “Documento para inventario” el número del documento a imprimir.

5.2.4.2. Dar ejecutar y aparece reflejado el documento de inventario (listado de inventario) 5.2.4.3 En la ventana emergente, del Listado de Inventario, dar clic en el botón Visor de listas

para organizar los datos para la impresión.

5.2.4.4 Dar clic en el botón , para imprimir el Listado de Conteo Físico

5.2.4.5 Seleccionar la impresora o dispositivo de salida a utilizar y dar clic en el botón “Atributos”.

5.2.4.6. En el campo Edición ingresar X_65_80 o X_44_120 para que el Listado se acomode a la hoja de tamaño normal.

5.2.4.7. Dara clic en aceptar y aparecerá el siguiente mensaje:

5.2.4.8. Seleccionar la opción “Sistema” del menú de opciones de SAP, que aparece en la parte superior de la pantalla, y escoger “Órdenes SPOOL propias” del menú de opciones, marcar la

casilla con un Check la orden SPOOL a imprimir y dar clic en el botón “Imprimir” .

5.2.5. Ingresar otros artículos. Los siguientes son los pasos que deberá efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para agregar artículos al listado. 5.2.5.1. Ingresar a la transacción MI02, en el campo “Documento inventario” se registra el número de documento de inventario a modificar y presionar la tecla ENTER.

5.2.5.2. Seleccionar la opción posiciones nuevas y agregar los nuevos artículos, buscando en la parte superior de la pantalla la opción “Tratar” y el menú que se despliega seleccionar la opción “Posiciones nuevas” o F7, ubicándonos en la última posición del documento.

5.2.5.3. Ingresar los códigos de los artículos a agregar al documento 5.2.5.4. Presionar la tecla ENTER y dar clic en el botón “Guardar” y aparecerá el siguiente mensaje:

5.2.6 Salvar saldos o Fijar Stock Teórico Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para salvar saldos o fijar el stock teórico a los documentos para inventario creados previamente: Para los Puntos de Venta se debe tener en cuenta que se haya cargado la venta en SAP y realizado los cierres de producción en grupos perecederos. 5.2.6.1. Ingresar en SAP a la transacción MI02 5.2.6.2. En el campo “Documento inventario” se registra el número de documento de inventario a fijar stock y presionar la tecla ENTER

5.2.6.3. Dar clic en el botón de la ventana emergente que se visualiza

5.2.6.4. Seleccionar la opción “Fijar stock teórico” y dar clic en el botón “Guardar”.

5.2.6.5. El sistema indica que el documento para inventario ha sido modificado

5.2.7 Fijar Recuento en Cero Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para fijar recuento en cero a los documentos para inventario creados previamente: 5.2.7.1. Ingresar en SAP a la transacción MI04 5.2.7.2. En la pantalla que aparece registrar en el campo “Documento para inventario”, el número de documento de inventario creado y la fecha de recuento

5.2.7.3. Dar clic en el botón “Fijar recuento cero” y así se marca la columna RC, con lo cual le decimos al sistema que para estos artículos hay cero existencias. Luego dar clic en el botón “Grabar” y SAP arroja un mensaje indicando que el recuento para el documento de inventario ha sido registrado

5.2.8 Conteo con Radiofrecuencia Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para realizar el ingreso por medio de radiofrecuencia: 5.2.8.1 Ingresar al icono “TelnetCE” configurado en la radiofrecuencia:

5.2.8.2 Sale el siguiente mensaje y se debe dar enter para conectar:

5.2.8.3 Se muestra la siguiente pantalla en donde se debe colocar el usuario, clave y tipo de dominio asignado al centro (cada vez que se coloca un dato se da enter):

5.2.8.4 Aparece la siguiente pantalla en donde se debe digitar el usuario y la clave de ingreso asignado en el sistema SAP y dar enter

Nota: También se puede capturar los artículos a inventariar desde un PC ingresando por la transacción ZRF en SAP

5.2.8.5. Dar clic en la tecla “Función” y luego en opción F9 – “Documento Inventario”. Cuando es realizado en el PC solo se selecciona directamente la opción F9

5.2.8.6 Aparece los módulos disponibles según metodología de inventario: F2- Recuento de inventario: permite ingresar los conteos de inventario (captura de datos) F6- Prelistado: Permite grabar los códigos para luego imprimir un listado solo con descripciones F7- Recuento rápido Inv: Esta opción coloca por defecto 1 unidad en la cantidad del artículo que se captura, es ideal para realizar textiles, droguería o secciones que agrupan demasiadas referencias y requieran registro artículo por artículo F8- Recuento Rápido INS: Esta opción se usa para inventariar productos de sección droguería que están catalogados como uso institucional, funciona llevando el código de barras a tabla de equivalencias ZEIC WMS, que permite leer el código de barras para que aparezca el código INS equivalente.

5.2.8.7 Para el caso de la captura de las unidades a inventariar se da clic en tecla “Función” y F2 – “Recuento Inventario”, se muestra la siguiente Pantalla, en la cual se ingresan los siguientes datos: Centro: Registre el código del centro Almacén: Registre el almacén donde está la mercancía Estante: Generalmente números completando 3 cifras Ej. 001 - 010 – 100 Lote: Generalmente números completando 3 cifras Ej. 001 - 010 – 100 F. recuento: Fecha en que se ingresa el conteo UM alterna: Para el caso de registro de fracciones en sección droguería colocar BL, de lo contrario dejar este espacio en blanco

5.2.8.8 Presionar tecla “función” F7 , aparece la siguiente ventana en donde digitamos los siguientes datos: EAN: Código de barras del artículo. (En esta ventana se lee la barra del artículo o el plu-sap anteponiendo Una Z), en caso de no ser leído el código deberá ser digitado. Cód.: Luego de leer la barra o digitar el código aparece la descripción del producto. Ctd: Cuadro para digitar la cantidad del producto.

N° Recuentos: Numero de veces que se repite un artículo en un mismo lote, ubicado en distintas posiciones.

5.2.8.9 Presionar la tecla “Función” F2 para continuar con el siguiente artículo, si durante la toma de inventario aparece en el mismo lote un artículo igual pero en otra posición, cuando se lee la barra muestra lo que anteriormente se inventarió y se procede a digitar la otra cantidad. El sistema suma las nuevas cantidades agregando un nuevo recuento al mismo artículo

5.2.8.10 Presionar “función” F8 2 veces para grabar el lote y muestra el mensaje que ha sido creado un documento de inventario:

5.2.8.11 Ingresar a la transacción ZCDLTP0006 de SAP (Impresión lista de Inventario)

5.2.8.12 Ingresar los siguientes datos: Centro: Registre el código del centro Almacén: Registre el almacén donde está la mercancía Estante: Registrar el número de estante que se le creo al inventario Lote: Registrar el (os) número (s) de lote(s) que fueron asignados al inventario

Variante de Visualización: Seleccionar variante Fecha de planificación: colocar la fecha de realización de la toma física

5.2.8.13 Dar clic en ejecutar, muestra el reporte de la siguiente manera:

5.2.8.14 Dar clic en recuadro de imprimir

5.2.8.15 Muestra pantalla en donde se debe seleccionar la impresora y en edición colocar z_65_200 para la salida de impresión completa:

5.2.8.16 Dar clic en el flag y a aparecerá el siguiente mensaje:

5.2.8.17. Seleccionar la opción “Sistema” del menú de opciones de SAP, que aparece en la parte superior de la pantalla, y escoger “Órdenes SPOOL propias” del menú de opciones

5.2.8.18 Marcar la casilla con un Check la orden SPOOL a imprimir y dar clic en el botón

“Imprimir” .

5.2.9 Registro de Cantidades por medio de la transacción MI04 Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para ingresar las cantidades físicas contadas diferentes a lo contado por radiofrecuencia: 5.2.9.1. Ingresar a la transacción MI04 de SAP. 5.2.9.2. Registraren el campo “Documento inventario” el número de Documento para Inventario creado para el conteo físico que ha finalizado y en el campo “Fecha de recuento” la fecha en la que se realizó el inventario. Finalmente, dar clic en el botón Ejecutar o presionar F8.

5.2.9.3. En la columna “Cantidad”, para cada referencia en cuestión, se ingresan las cantidades arrojadas por el conteo físico, dejando en blanco los campos en donde no haya existencias de estos productos.

5.2.9.4. Cuando se han ingresado todas las cantidades encontradas, para todas las referencias en cuestión, se da click en el botón “Fijar recuento cero” y así se marca la columna RC, con lo cual le decimos al sistema que para estos artículos hay cero existencias. Luego dar click en el botón “Grabar” y SAP arroja un mensaje indicando que el recuento para el documento de inventario ha sido registrado.

5.2.9.5. Ingresar a la transacción M120 de SAP e ingresar “Centro”, “Almacén” y pegar el número del documento para inventario en el campo “Documento para inventario”. Dar click en el botón Ejecutar o presionar F8.

Se visualiza el listado de diferencias de inventario, asociando la diferencia también en dinero. En esta pantalla se puede ver la cantidad teórica para cada artículo, la cantidad física o contada y la diferencia. Aparte en dos columnas se encuentran clasificados los costos para los faltantes en los artículos y en otra columna los costos para los sobrantes.

Si en la verificación de las diferencias se detectan errores se debe proceder a realizar las correcciones seleccionando con flag el ítem a corregir, dar clic en pestaña de “Modificar

recuento”, se corrige el dato y se da clic en botón “grabar”. 5.2.10. Contabilización de Diferencias de Inventario Las siguientes son las actividades que deberá realizar el Representante de Control de Inventarios o Personal del Punto de Venta, Centro de Distribución / Producción para contabilizar las diferencias de inventario en sistema: 5.2.10.1. Ingresar a la transacción WSTI_R_PI_CALC, en la cual se ingresa el centro y el número del documento de inventario ingresar las cantidades físicas contadas.

5.2.10.2 Presionar el botón ejecutar, aparece el siguiente mensaje

Una vez realizada esta operación el inventario queda con el stock teórico en el momento del registro de las diferencias. 5.2.10.3. Ingresar a la transacción en SAP MI20 para realizar los respectivos ajustes de inventario.

5.2.10.4 Ingresar Centro, Almacén y Documento de Inventario 5.2.10.5. Una vez diligenciado los campos, centro y documentos de inventario se da clic en el botón Ejecutar o presionar F8, aparecerá el siguiente pantallazo

5.2.10.6 Para ajustar el documento, marcar con un Check sobre el código a ajustar y seleccionar el botón “Contabilizar Diferencia”. En el caso de aceptarse todas las diferencias del documento, seleccionar todos los artículos. 5.2.10.7 El campo “Fecha de contabilización” debe tener la misma fecha establecida como corte de documentos presionamos grabar y el sistema nos arrojara el siguiente mensaje

El número del documento de material que aparece en el mensaje es el soporte del ajuste que hemos realizado. 5.3 INVENTARIOS WMS Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para generar, registrar y contabilizar los inventarios con WMS. Se debe tener en cuenta las siguientes definiciones:

Cuánto: En SAP es la cantidad de veces que se repite un artículo con distinto lote en una misma ubicación.

Ubicación: Es el sitio donde se envía el articulo cuando se ingresa en el módulo WMS

Tipo de Almacén: Tipo de Almacén en el sistema WMS En el sistema WMS se manejan los siguientes almacenes.

ALMACEN TIPO 210 Almacén General I (Varía según el CEDI)

220 Almacén General II (Varía según el CEDI)

230 Almacén Institucional

240 Almacén Cuarto Frío

250 Almacén Controlado

270 Almacén Sin Ubicación

280 Almacén Devolución

300 Zona interm.picking 2 niv

410 Almacén de Picking Comercial

430 Almacén de Picking Institucional

761 Almacén Picking 1









901 Zona EM producción

902 Zona EM de entradas ext.

904 Devoluciones

910 Zona SM general

911 Zona SM centro de costes

912 Zona SM pedido de cliente

913 Zona SM inmovilizado

914 Zona SM orden fabricación

915 Zona picking ubic.fija

916 Zona envíos, suministros

917 Gestión de calidad

918 Zona envíos, contenedores

920 Traslado centro

921 Traslado almacén

922 Zona traspasos

923 Zona de embalaje

980 R3 --> R2 acumulado

998 Entrada inicial de stocks

999 Diferencias

PHY Diferencias Inventario F

5.3.1 Generación de saldos (listado de stocks) Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para generar los saldos del centro por tipo de almacén, lote de fabricación y ubicación, entre otros. 5.3.1.1 Ingresar a SAP por la transacción LX02 5.3.1.2 Ingresar el número de almacén (Varia según el distrito), tipo de almacén ó Ubicación del artículo.

Ej. Numero de almacén. 200 (Almacén B/quilla) Tipo de Almacén. 210 (Almacén General 1) 5.3.1.3 Dar clic en ejecutar y aparece el siguiente informe.

En este reporte se visualiza las siguientes columnas adicionales: Tipo de Almacén: Identificación del almacén donde está el artículo en el centro. Lote: Lote de fabricación del artículo que se ingresa al sistema previo recibo de la mercancía. Ubicación: Conjunto numérico (01-01-01) dentro del almacén el cual se genera automático, dependiendo de la disponibilidad en el CEDI de espacio. Stock Disponible: Stock con el que cuenta el artículo luego de realizar todos los movimientos de entrada y salida. Stock de Entrada y Salida: Cuando un negocio realiza un pedido a la bodega las unidades del articulo se visualizan en la columna Stock de Entrada, cuando la bodega despacha dicho artículo este stock se traslada hacia el stock de salida. Stock Final: Este debe ser igual que el stock disponible y resulta de finalizar el proceso de pedido (Stock de entrada) y despacho (Stock de Salida), También resulta de sumar el stock disponible y el stock de entrada ó salida si es el caso. 5.3.2 Visualizar número de cuantos por material

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para visualizar el saldo para un solo artículo: 5.3.2.1 Ingresar a SAP por la transacción LS24 5.3.2.2 Ingresar el número de almacén (Varia según el distrito), código del artículo y el centro

5.3.2.3 Dar clic en ejecutar y aparece el siguiente informe en donde muestra los almacenes donde se ubica el artículo, los lotes de fabricación las cantidades y el consolidado de despacho.

El artículo se encuentra en 2 almacenes 210 (Almacén General) en la ubicación 01-01-01

El stock total muestra 45 unidades y el Stock disponible muestra 42 und, en el movimiento se

observa que se van a despachar 3 und, mientras que el proceso de despacho no finalice el

stock de salida no queda en cero.

Cuando se va a realizar un despacho el consolidado de los stock se visualiza en el almacén 916 (Zona de envió, Suministros), en stock de entrada a la espera de ser despachado. 5.3.3 Visualizar stock en almacén por material

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para visualizar el saldo y ubicación de un artículo. 5.3.3.1 Ingresar a SAP por la transacción LS26

5.3.3.2 Ingresar el número de almacén (Varia según el distrito), código del artículo y el centro 5.3.3.3 Dar clic en ejecutar y aparece el siguiente informe en donde muestra los almacenes donde se ubica el artículo, los lotes de fabricación, las cantidades y los diferentes stock.

5.3.3.4 Si se requiere observar la ubicación del artículo se da clic sobre el lote y mostrará la

siguiente pantalla:

5.3.4 Consulta de documentos activos

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para consultar aquellos documentos que están activos en inventario:

5.3.4.1 Ingresar a SAP por la transacción LX22 5.3.4.2 Para inventario general se debe generar todos los almacenes, si se quiere filtrar el informe por status, se selecciona la opción y señalamos con el flag según sea el caso.

5.3.4.3 Dar clic en ejecutar y aparece el siguiente reporte en donde se visualiza los los documentos de inventario y su status

5.3.5 Creación de documentos por ubicación

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para crear documentos de inventario individual por ubicación: 5.3.5.1 Ingresar a SAP por la transacción LI01 5.3.5.2 Digitar el número de almacén y el tipo de almacén al cual se quiere hacer inventario, la

fecha de planificación del día en que se realiza el recuento, en referencia de inventario una

breve explicación, tipo de inventario se deja el campo vacio, es importante colocar siempre que

creemos el documento de inventario el nombre del usuario que realizará el conteo, para efectos

de búsqueda del documento activo.

5.3.5.3 Presionar enter y aparece los campos de texto en “ubicación”, en donde se coloca las ubicaciones a inventariar

Ej. Incorrecto. 010101 Correcto 01-01-01

5.3.5.4 Dar clic en el botón “grabar” y se crea el nuevo documento.

5.3.6 Creación de documentos masivos

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para crear documentos de inventario de forma masiva: 5.3.6.1 Ingresar a SAP por la transacción LX16 5.3.6.2 Digitar el número de almacén y el tipo de almacén el cual se quiere hacer inventario, la

fecha en que se realiza el recuento, en referencia de inventario una breve explicación y las

opciones según la necesidad, es importante colocar siempre que creemos el documento de

inventario el nombre del usuario que realizará el conteo, para efectos de búsqueda del

documento activo.

Igual que LI01 pero con más opciones para la creación de documentos.

5.3.6.3 Para ejecutar la transacción se debe desmarcar los flag y generar los grupos de

posiciones depende del almacén que se va a inventariar.

5.3.7 Modificar o activar documento de Inventario

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para modificar o activar documentos de inventario: 5.3.7.1 Ingresar a SAP por la transacción LI02N 5.3.7.2 Digitar el número de almacén y el número de documento de inventario

5.3.7.3 Presionar enter y en el cuadro siguiente, clic en el lápiz para activar el documento.

Aparece el siguiente mensaje.

Luego de activado el documento podemos realizar el conteo de inventario en los documentos.

5.3.8 Anular posición de Inventario Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para borrar las posiciones de los documentos que han sido activados

5.3.8.1 Ingresar a SAP por la transacción LI16 5.3.8.2 Digitar el número de almacén y el número de documento de inventario y dar clic en ejecutar

5.3.8.3 Seleccionar la posición a borrar y contabilizar , aparece el siguiente registro

, se visualiza el documento en donde se observa para este caso que la posición 1 se encuentra aplomada.

5.3.9 Impresión Documento de Inventario

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para imprimir documentos de inventario creados previamente: 5.3.9.1 Ingresar a SAP por la transacción LI104 5.3.9.2 Digitar el número de almacén, número del documento de inventario a imprimir, seleccionar la impresora y en el cuadro de texto seleccionar con el flag las opciones de: Imprimir lista, Impresión de forma apaisado y presionar enter, la información será enviada al spool

5.3.9.3 Ingresar en SAP por la transacción SP02, marcar flag en el No de spool generado y dar

clic en “imprimir” , se selecciona la impresa y dar enter

5.3.10 Ingresar recuento manual

Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para ingresar los conteos de manera manual al sistema e incluir nuevos artículos en la misma posición: 5.3.10.1 Ingresar a SAP por la transacción ZLI11N

5.3.10.2 Ingresar la cantidad física de cada artículo. Si el artículo se encuentra en cero se activa

el flag “cero”. Si la ubicación no posee artículo, también se activa el flag cero.

5.3.10.3. En el caso que en la ubicación se encuentre un artículo no incluido se puede grabar

en el documento activo, para lo cual se debe dar clic en y se ingresa los

datos del artículo, centro, almacén, lote, la misma ubicación, presionar “enter” y se visualiza el

documento con el artículo nuevo.

5.3.10.4 Dar clic en grabar y ya queda el recuento registrado.

5.3.11 Impresión del conteo de Inventario. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para imprimir los conteos de inventario una vez se ha grabado el inventario físico: 5.3.11.1. Ingresar a SAP por la transacción ZIMP_CONT

5.3.11.2 Ingresar el número de almacén y el número del documento de inventario y se da clic en

ejecutar.

5.3.12 Registro de recuento de Inventario. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para realizar las correcciones en los documentos de inventario: 5.3.12.1. Ingresar a SAP por la transacción ZLI12N

5.3.12.2 Digitar el número de almacén, el número de documento de inventario, la fecha del recuento y dar clic en ejecutar 5.3.12.3 Colocar la cantidad correcta contada y dar clic en ejecutar

5.3.13 Generación del listado de diferencias de Inventario. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para generar los listados de diferencias de inventario:

5.3.13.1. Ingresar a la transacción ZLX17

5.3.13.2. Seleccionar la opción según la necesidad, bien sea por tipo de almacén, ubicación o

documento de inventario. Para el caso seleccionar documento de inventario y en delimitaciones

opcionales colocar el número de documento de inventario.

5.3.13.3. Dar clic en ejecutar y se observa la lista de diferencias:

5.3.14 Registro de nuevos recuentos de inventario. Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para registrar un nuevo recuento del documento en el que se haya tenido algún error y se quiera volver a tomar el inventario.

5.3.14.1. Ingresar a la transacción LI14

5.3.14.2. Dar clic en la pestaña “desencadenar recuento de inventario”

5.3.15 Eliminar diferencias de Inventario LVS Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para eliminar diferencias de inventario:


5.3.15.2. Ingresar número de almacén y número de documento de inventario y se da enter

5.3.15.3. En la pantalla generada marcar el flag y se ejecuta en “cancelar”. Esto lleva esta

diferencia a un almacén de diferencias PHY el cual se ejecuta en la transacción LI21, para

finalizar el proceso de ajuste

5.3.16 Compensar diferencias de Inventario MM-IM Los siguientes son los pasos que debe efectuar el Representante de Control de Inventarios o Administrador del Centro de Distribución, para ajustar logísticamente el inventario:


5.3.16.2. Marcar el tipo de almacén y se da clic en ejecutar

5.3.16.3. Posterior se marca el flag y se ejecuta la pestaña Dar de Baja.

6. DIAGRAMA DE FLUJO No aplica. 7. ANEXOS No aplica. 8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

01 Julio 15 de 2016 Primera Emisión del Documento

código: instructivo para generar, registrar y...

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