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¿Cómo utilizar Excel para

facilitar el tratamiento de

datos para bibliometría?

José Manuel Moreno CarreteroLicenciado en Informática por la Universidad de GranadaExperto en accesibilidad y usabilidad Web por

La Universidad de Alcalá de HenaresWebmaster del Grupo Cooperativo CajamarCajamar Caja Rural

¿Cómo utilizar Excel para facilitar el tratamiento de datos para bibliometría?

OBTENCIÓN DE DATOS A PARTIR DEL FORMATO “RIS”

A partir del archivo RIS, obtendremos el archivo Excel para poder tratar los datos.

En nuestro ejemplo “resultados datos cirugia periodontal regenerativa” tenemos las

siguientes tablas en el mismo archivo:

CORE: Registro completo. Esta tabla contiene los registros completos. Los campos de

esta primera tabla son: Id_article, Authors, Title, Year, Source title, etc.

AU: Para cada articulo identificado en la tabla anterior con “Id_article”, nos da el autor

que ha intervenido en la elaboración “Authors”. Como veis un “Id_article” aparecerá

tantas veces como autores han intervenido en el.

DE-ID: No se ha utilizado

JCR: No se ha utilizado

CAT: No se ha utilizado

CONCEPTOS BÁSICAS PARA EL TRABAJO

Filas de la tabla: Son las líneas horizontales. Cada una de ellas es un registro excepto la

primera que es la cabecera de la tabla.

Columnas: Líneas verticales de la tabla

Celda: Cada casilla que se produce con el cruce de una columna y una fila.

Cabecera: Fila Superior de la tabla

Campos: Cada una de las celdas de la cabecera.

Hoja: Cada una de las pestañas inferiores. Cada una contiene una tabla diferente.

Necesitaremos nuevas pestañas o abrir otro archivo para usarla temporalmente en la

obtención de datos finales. Lo veremos con algún ejemplo.

Ordenación: Cualquier tabla podremos ordenarla fijando una de las columnas de

ordenación. Por ejemplo la tabla CORE podremos ordenarla por el campo “year” y de

esta forma tener agrupados todos los artículos de cada año.

- 1 -


Subtotales: Podremos realizar operaciones de subtotales sobre la tabla. Siguiendo con

el ejemplo anterior podremos “contar” los registros para cada cambio que nos

encontremos en “year”, de esta forma tendríamos el número de publicaciones por año.

Seleccionar celdas visibles: Habrá un momento en el que podremos ocultar ciertos

registros. De esta forma solo seleccionaremos las visibles, desechando el resto. Lo

veremos con ejemplos.

Filtro: Podremos filtrar una tabla seleccionando un campo determinado de dicha tabla.

Por ejemplo publicaciones del año 1986.

Visualización de la tabla: La tabla no tiene porque tener que visualizarse completa,

como en nuestro caso. Podemos desplazarnos por la tabla mediante las barras de

desplazamiento (Inferior y derecha). El ancho de las columnas podemos variarlo a

voluntad, poniendo el ratón en la zona superior derecha de cada una de las columnas y

moviéndolo mientras lo mantenemos pulsado. Si hacemos doble clic en la columna se

adaptará al ancho mínimo para poder mostrar todo el contenido de dicha columna. Todo

lo relativo a cambio de columnas (ancho, etc) es trasladable a cualquiera de las tablas

siguientes.

EJEMPLO BÁSICO

Supongamos la siguiente tabla (“Ejemplo Básico.xls”):

Nombre Apellido Nota

Antonio Lopez 5

Juan Murcia 5

Mercedes Castillo 6

Miguel Ventura 3

Irene Moreno 9

Javier Pérez 9

Mario Ariza 10

Begoña Sánchez 2

Francisco Gutiérrez 9

Torcuato Membrives 0

Emilio Cuadra 1

- 2 -


El nombre Apellido y Nota es la cabecera de la tabla. Indican los campos de cada uno

de los registros. El resto son los datos Un registro, por ejemplo: Antonio López con un 5

de nota.

Realicemos una ordenación por nota de mayor a menor


Mario Ariza 10

Irene Moreno 9

Javier Pérez 9


Mercedes Castillo 6

Antonio Lopez 5

Juan Murcia 5

Miguel Ventura 3

Begoña Sanchez 2

Emilio Cuadra 1

Torcuato Menbrives 0

- 3 -


Realicemos subtotales: Para cada cambio en nota Usar la función cuenta y agregar el

subtotal a nota


Mario Ariza 10

Cuenta 10 1

Irene Moreno 9

Javier Pérez 9


Cuenta 9 3

Mercedes Castillo 6

Cuenta 6 1

Antonio Lopez 5

Juan Murcia 5

Cuenta 5 2

Miguel Ventura 3

Cuenta 3 1

Begoña Sanchez 2

Cuenta 2 1

Emilio Cuadra 1

Cuenta 1 1

Torcuato Menbrives 0

Cuenta 0 1

Cuenta general 11

Si “plegamos” al 2


Cuenta 10 1

Cuenta 9 3

Cuenta 6 1

Cuenta 5 2

Cuenta 3 1

Cuenta 2 1

Cuenta 1 1

Cuenta 0 1

Cuenta general 11

- 4 -


La ordenación y los subtotales la vamos a realizar durante el ejemplo de forma mucho

más compleja y anidada. Es decir de resultados, volveremos a realizar ordenaciones y

nuevos subtotales y así sucesivamente. En el ejemplo podrían pedirnos cuantas notas

han sido sacadas por un solo alumno.

ANÁLISIS

Números de publicaciones: Este dato lo obtenemos viendo el total de registros que

tiene la tabla CORE. Hacer notar que la cabecera no cuenta. Vamos al final de la tabla

vemos el número de registros, le restamos uno (la cabecera) y obtenemos el dato.

Números de publicaciones= 1795-1(cabecera) = 1794 publicaciones.

Número de publicaciones por año: Ordenaremos la tabla por “year”,

Datos – ordenar. Ordenar por “Year” Ascendente.

En 2007 pincharemos en el icono Ordenar.

- 5 -


Y pediremos que nos de los subtotales. Deberá de darnos la cuenta para cada cambio

que encuentre en “Year”.

Datos – Subtotales. Para cada cambio en “Year” usar la función “cuenta” y agregar

subtotal a “Year”.

En 2007, icono subtotales

En este punto tenemos en la zona superior izquierda tres números. Si pinchamos en:

1.- Obtenemos el total de la cuenta 1794

2.- Obtenemos la cuenta para cada año: Cuenta 1980 = 32, Cuenta 1981 = 30, etc

3.- Obtenemos la tabla completa pero con registros intermedios que nos dan el total para

cada cambio en el año.

- 6 -


Pulsando la opción 2 podremos seleccionar cuantos artículos ha habido por año.

- Haremos una selección de celdas visibles.

- Copiaremos la selección y nos la llevaremos a un nuevo archivo Excel que

denominaremos área de trabajo. La idea es no machacar datos en la tabla original.

Vemos que nos aparece un nuevo archivo con tres hojas (pestañas) en las que podremos

incluir los datos temporales para retocar, obtener finales e incluso hacer nuevas

operaciones. El número de pestañas podremos ir aumentándolas pinchando con el ratón,

botón derecho.

En 2007 pinchando a la derecha de la pestaña

- 7 -


Cambiaremos la cabecera con los nombres correctos (Año y nº de publicaciones) y

eliminaremos de todos los registros la palabra “Cuenta “ (con espacio final). Para no

tener que hacer uno a uno podremos darle un reemplazar “Cuenta “ por “”

Edición – Reemplazar. Buscar “Cuenta “ y remplazar por “” (dejar vacío. Las comillas

no se ponen). Pulsamos reemplazar todos y tenemos la tabla lista.

Control B en 2007

- 8 -


Esta tabla podrá seleccionarse y tras copiarla, pegarla en el procesador de texto.

Seleccionamos con el ratón. Edición – copiar. Nos vamos a Word, nos colocamos en el

punto elegido y damos a Edición – Pegar.

- 9 -


Para realizar una gráfica con estos datos, el año lo deberá de tomar como texto y no

como un número para evitar que lo tome como dato. Un número se transforma en texto

colocándole una ‘ (comilla simple) por delante. Podríamos haberlo hecho de una vez al

remplazar “Cuenta “ por “’” (comilla simple).

Una vez bien formada la tabla (texto y datos), la seleccionaremos (incluida la cabecera

que corregimos Año y nº de publicaciones).

Insertar – Gráfico

En 2007 elegimos directamente el tipo de gráfico

Tras elegir el tipo de gráficos, por ejemplo Líneas, Vamos pulsando a siguiente.

Debemos de ir rellenando los datos que se nos piden. Es aconsejable hacer una prueba

“jugando” con todas las opciones para ver los resultados. Se pueden ir viendo sobre la

marcha.

- 10 -


No os preocupéis porque podremos eliminar la gráfica sin problemas si no sale de

nuestro agrado.

Al final pediremos que nos la inserte como objeto en la misma pestaña en la que

estamos. La otra opción es para crearla en una pestaña aparte. Pulsamos finalizar.

- 11 -


Una vez realizada la tabla, podremos marcar sobre la línea y pulsando el botón derecho

del ratón, agregar una línea de tendencia. Interesante ver las posibles opciones de la

línea de tendencia. En cualquier momento podremos pincharla con el ratón y eliminarla.

Edición – Borrar – Línea de tendencia.

En 2007 Botón derecho - eliminar

Título del gráfico

0

20

40

60

80

100

120

1980

1982

1984

1986

1988

1990

1992

1994

1996

1998

2000

2002

2004

2006

2008

2010

Nº de Publicaciones

Lineal (Nº de Publicaciones)

Podremos ponernos sobre la gráfica y con el botón derecho del ratón copiarla para

llevarla al procesador de texto (pegándola) tal como hicimos con la tabla.

El método de copiar tablas y gráficos a Word es exactamente igual en todos los casos,

por lo que únicamente explicaremos la obtención de datos.

Como tenemos que seguir trabajando con la tabla “madre” y la tenemos con los

subtotales, debemos de proceder a limpiar los subtotales para cálculos siguientes:

Datos – subtotales. Quitar todos.

En 2007 igual pero pulsando el icono Datos

- 12 -


Además de lo anterior se pidió hacer la comparación para ver la evolución con la

palabra “dentistry”, para ver si la evolución en publicaciones se correspondía con el

tema tratado. Esta búsqueda se hizo manualmente año a año en el Sopus. Con los datos

se hizo una tabla con una nueva columna y se realizó una gráfica con estas dos

columnas. Para esto se eligió un gráfico tipo personalizado de Líneas y columnas 2

- 13 -


Como la escala utilizada difiere y no se ven a penas nuestros datos por que son

insignificantes con respecto a la búsqueda de “Dentitry”, marcamos en “eje”, “Eje de

valores y”

De esta forma conseguimos que se nos creen dos ejes “Y” una para nuestros datos y otro

para “Dentistry”

0

20

40

60

80

100

120

1980

1982

1984

1986

1988

1990

1992

1994

1996

1998

2000

2002

2004

2006

2008

2010

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

Nº de Publicaciones

Dentistry

De esta forma podemos ver la tendencia de ambas búsquedas.

Distribución de publicaciones por tipo de documento:

- Ordenamos la tabla por “Document Type”.

- Sacamos los subtotales, pidiendo la función cuenta para cada cambio en tipo de

documento.

- Plegamos a 2

- Nos llevamos los datos a otra pestaña del archivo de trabajo, para no tocar el original.

Seleccionando solo visibles.

- 14 -


En esta tabla de trabajo:

Tipo DocumentoNº publicaciones

Cuenta Article 1509Cuenta Article in Press 10Cuenta Conference Paper 36Cuenta Editorial 2Cuenta Letter 5Cuenta Note 3Cuenta Review 229

- Realizaremos una nueva ordenación por Número de publicaciones. Esta vez

descendente.

Tipo DocumentoNº publicaciones

Cuenta Article 1509Cuenta Review 229Cuenta Conference Paper 36Cuenta Article in Press 10Cuenta Letter 5Cuenta Note 3Cuenta Editorial 2

A modo de ejemplo Viendo que algunos datos son insignificantes los vamos a agrupa en

una zona común “Varios”. Copiamos a la derecha los datos a representar, por ejemplo

hasta “Review”. Añadimos un registro “Varios” y como dato ponemos una función. Nos

posicionamos en el dato (vacío) y pinchamos en funciones. Buscamos dentro de

matemáticas la función “Suma”. Aceptamos y marcamos en la zona izquierda los datos

a agrupar. Volvemos a aceptar.

- 15 -


Tipo Documento Nº publicaciones Article 1509 Review 229Varios 56

Con esto vamos a crear un gráfico de tarta. El sistema el mismo que el anterior pero

cambiando el tipo de gráfico a “circular”. Elegimos el que más nos guste y seguimos el

mismo proceso de “nº de publicaciones por año”.

Nº publicaciones

Article

Review

Varios

Índice Lotka: Nicolás envió un PPT powerpoint (Lotka) en el que explica paso a paso

como hacer la gráfica. Con la información que tenéis hasta ahora debéis de poder

hacerlo. A partir de la diapositiva 6 viene el ejemplo para Excel.

Para este cálculo debemos de utilizar la tabla AU.

- Ordenaremos por autores y calcularemos cuantas publicaciones tiene cada autor

utilizando los subtotales.

- 16 -


- Obtener la cuenta en cada cambio en autor.

De esta forma obtenemos el número de artículos en los que ha participado cada autor.

Tendremos autores y número de publicaciones.

Debemos de seguir tratando estos resultados llevándonos la tabla a la zona de trabajo.

Ordenamos (descendente) por Nº de publicaciones. Tenemos agrupados todos los que

han escrito n publicaciones.

- Volvemos a utilizar los subtotales.

- Contar para cada cambio en nº de publicaciones. De esta forma obtenemos cuantos

autores han escrito 35 artículos, 29, etc

- Seleccionaremos esta tabla y no llevaremos a otra pestaña (botón derecho sobre la

pestaña e insertar).

- Pegamos y obtenemos la tabla para trabajar en el Índice de Lotka.

Índice de coautoría: Se contaron el número de autores diferentes utilizando el dato

obtenido para utilizar en Lotka (publicaciones por cada autor tenía tantos registros como

autores había) y se dividió por el total de documentos, obteniendo dicho índice.

Distribución de los documentos y autores: En este dato tenemos que obtener cuantos

artículos hay con un autor, cuantos con dos, etc. Para ello:

En la tabla AU ordenamos por “Id article” y así sabemos cuantos autores han escrito

cada artículo. Nos llevamos esta tabla aun área de trabajo.

En esta tabla tenemos que el artículo 1 está escrito por 6 autores, el 2 por 7, etc

Ordenamos por número de autores y volvemos a contar los cambios con lo que

obtenemos que 270 artículos han sido escritos por un autor, 277 por 2, etc.

Esta tabla la volvemos a seleccionara para llevárnosla a una nueva área de trabajo y tras

retocarla obtenemos la tabla de distribución de los documentos y los autores.

Tasa de autoría única: Utilizamos el nº de documentos con un solo autor, del apartado

anterior, dividido por el total de publicaciones.

Revistas más productivas: Para esto vamos a utilizar la tabla CORE. Ordenamos por

“Source Tittle”. De esta forma obtenemos cuantos documentos se han publicado en cada

revista. Nos llevamos la tabla al área de trabajo. Ordenamos por el número de

- 17 -


publicaciones y obtenemos la tabla definitiva. Al ser muy amplia y tenerla ordenada,

escogemos lo más representativo.

Idioma de publicación: Ordenamos por “Language of Original Document” y

contamos. Nos llevamos los visibles al area de trabajo y ordenamos de nuevo.

Si queremos obtener porcentajes, en la columna del lado hacemos las cuentas

anteponiendo un igual. Número de documentos de cada idioma entre el total de

documentos.

Cambiamos el formato a porcentaje de toda la columna.

Marcamos la columna

Botón derecho

Formato de celdas

Pestaña número

Porcentaje dos decimales.

- 18 -


DIRECCION DE DESCARGA

Podéis descargar todos los archivos para realizar prácticas de:

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