Excel Ver

documento para imprimir

Temas: (Haga clic sobre el tema para ver el contenido, botón derecho / Abrir hipervínculo)

• Introducción.• Ingreso de datos, llenado de celdas y manejo de hojas.• Formato de celdas, relación de las hojas.• Ordenar datos , Filtros• Ingreso de fórmulas y Funciones• Subtotales y Consolidar • Formularios, Validación, Proteger y Comentarios• Tablas dinámicas• Gráficos, y Macros• Impresión de hojas y gráficos.

IntroducciónExcel es una planilla electrónica de cálculos un programa que permite manejar en la computadora la información que habitualmente se maneja en una planilla.Se organiza sobre una matriz de filas (identifican con números) y columnas (identifica con letras) Esta división designa casilleros a los cuales se llaman celdas. Excel es un programa que se usa para realizar listas y tablas. Debido asu facilidad de uso y a la manera de manejar los números, es una aplicación que se utiliza mucho para llevar al día la contabilidad y para realizar listados, cálculos de gastos mensuales, anuales, etc.Los usuarios comunes generalmente lo utilizamos para saber cuánto gastamos semanal o mensualmente, es decir para llevar al día la contabilidad hogareña. La área de trabajo de esta aplicación, que se abre haciendo clic en Inicio/Programas/Microsoft Excel.

Abrir Excel

Para abrir cualquier programa de Windows, haga clic justo arriba del botón Inicio, que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla, y verifique que se despliega un submenú con comandos.Este menú contiene una lista de opciones; la única que nos interesa por ahora es Programas, ya que es allí donde se “esconden” todas las aplicaciones instaladas en nuestra PC (entre ellas Excel).

Ubique el puntero (la flechita que indica la posición del mouse en la pantalla) sobre Programas, y compruebe que la palabra aparece resaltada y que al lado se despliega un submenú mostrando todos los programas instalados en su PC.Es por eso que para pasar a este submenú deberá desplazar rápidamente la flechita del mouse hacia la derecha, sin titubeos, de modo de entrar de lleno en el listado de programas. Evite mover el puntero lentamente cuando realiza esta acción, porque la flechita se irá hacia arriba o hacia abajo y, cuando esto ocurra, la lista de programas desaparecerá.Una vez en el submenú que muestra todos los programas, baje hasta encontrar el nombre completo de la aplicación, que es Microsoft Excel, y una vez que la palabra Microsoft Excel aparezca resaltada, recién entonces haga doble clic.

Profesora: Graciela Barreneche

Barra de fórmulas Barra de Menú

Panel de Tareas

Panel de Nombres

Encabezado de Filas

Panel de navegación de hojas

Pestañas de hojas

Menú Celda activa

Barra de Herramientas

Encabezados de columnas

Celdas

Barra de Desplazamiento

Barra de Estado

Crear un nuevo libro En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.Del panel de tarea a la derecha haga clic sobre Libro en blanco,En la ficha General y, a continuación, haga clic en Libro, pulse Aceptar

Plantillas En el menú Archivo, haga clic en Nuevo, Panel Tarea elegir En mi PC – ficha Soluciones de hoja de cálculo – Factura o cualquiera de las plantillas que vienen predeterminadas, pulse aceptar. En la vista previa muestra una miniatura de la plantilla. Te permite utilizar modelos o plantillas de documentos frecuentes, lo cual deberá sustituir los datos. En la opción Plantillas en Office Online permite conectarse al sitio oficial de Microsoft y bajar nuevas plantillas (es necesario tener concepción de Internet)

Guardar su primer libro Para guardar lo que ha escrito, haga clic con el mouse en el menú Archivo, que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.Una vez hecho esto, aparecerá un menú con la opción Guardar. Ubique el puntero justo arriba de la palabra y en la ventana Guardar habrá que indicarle a Excel en qué lugar se almacenará el nuevo documento y bajo qué nombre. Por ahora no se preocupe por buscar un lugar para su documento y directamente acepte el que le propone Excel, que es dentro de la carpeta Mis documentos. Esto significa que lo único que tiene que hacer en esta ventana es reemplazar, en el casillero Nombre de archivo: la palabra Libro 1 por el nombre con el cual desea guardar el documento.

Para ingresar este nombre no toque el mouse, y aproveche directamente que el nombre Libro 1 ya está resaltado, en Nombre de archivo tipear el nombre que le quiere asignar al documento. La extensión predeterminada es .xls

Guardar como tipo: puede guardar el libro con diferentes extensiones, las mas usadas son:.htm - .html Pagina Web (formato para subir a la Web).xlt Plantillas (formato para agregar el libro como plantilla).csv Delimita por comas (formato importar y exportar libreta de correo)

Salir de Excel Una vez guardado el documento, el programa se cierra haciendo clic en la primera cruz de la esquina superior derecha de la pantalla. Cuando Excel se cierra, si hay otros documentos abiertos, el programa preguntará si quiere guardarlos. Por ahora elija no hacerlo y presione el botón Aceptar.

Ingreso de datos

En este programa la información está contenida en celdas. Usamos las flechitas que hay en el teclado para movernos entre las celdas y escribir los números y el texto en las filas y columnas correspondientes.Cada vez que terminemos de escribir un valor o una palabra, para confirmar el ingreso hay que pulsar ENTER.

Introducir números, texto, una fecha o una hora Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por

ejemplo 05-09-2002 ó 5-sep-2002. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y,

a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.

Modificar texto introducido Seleccione la celda donde quiere modificar. Diríjase hacia el espacio de introducción al lado del signo = haga un clic

adentro y podrá modificar el texto de forma habitual como hacia en el word.

Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser adyacentes. Escriba los datos y presione ENTRAR. Si selecciona la celda al pasa el mouse por la esquina derecha donde hay

un punto se trasforma en una cruz negra más fina mantenga apretado el botón y arrastre para abajo o para el costado, copia el dato de la celda anterior.

Ordenar datos Permite ordenar datos introducidos en una tabla.Seleccione el rango - Menú Datos – Ordenar – Ordenar por (campo) - Ascendente o Descendente – El rango tiene filas de encabezamiento – Si.El botón opciones permite ordenamientos especiales (meses, semana)

Rellenar datos basados en celdas adyacentesEs posible rellenar varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). Copiar datos dentro de una fila o columna Al arrastrar el controlador de

relleno de una celda, se puede copiar el contenido de una celda a otras celdas de la misma fila o columna.

Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos Si una selección contiene un número, una fecha o un período de tiempo, se puede extender la serie. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

Selección inicial 1 y rellena con el que continua 2, 3, 4,5, 61, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Lu. ma., mi., ju. Lunes martes, miércoles, jueves Ene. feb., mar., abr. Ene., Abr. jul., oct., ene.

Si la selección contiene números, se puede controlar si se va a crear una serie lineal o una serie geométrica.Crear una serie de relleno personalizada Podrá crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilice con frecuencia, como las regiones de ventas de su organización.

Menú Edición / rellenar / series (permite definir el autorrelleno)

Las opciones de autorrelleno

Con el uso del puntero de estirar también tenemos novedades a partir de la versión XP: luego de estirar en la forma habitual (con el botón izquierdo), Es el botón de opciones de autorrelleno.Las opciones de autorrelleno aparecieron en Excel XP. No existen en Excel 2000 ni en las versiones anteriores. Éstas nos permiten desde Copiar celdas hasta Rellenar sin formato.Autorelleno en XP La extensión automática de formatos no está en las versiones anteriores a Excel 2000. Esta herramienta nos evita aplicar formatos de manera reiterada.

Mover o copiar celdas ver la forma que adopta el puntero. Cuando se convierte en cuatro pequeñas flechas, presionando y arrastrando podrá mover el contenido a otra celda, si desea copiar seleccione pulse el botón derecho copiar situé el lugar donde desea pegar el mismo contenido botón derecho pegar.

Pegado especial permite pegar pero limitar algunas opciones.Pegar fórmulas, valores, formatos, etc.Transponer permite pegar, pero cambia la orientación, datos en columnas pegarlos en una sola fila.

Formatos automáticosLas opciones de autorrelleno aparecen luego de estirar un dato en la forma habitual.Haciendo un clic en este botón, se muestran cuatro opciones: Con la opción Copiar celdas copiamos contenido y formato. Es lo que hace

Excel de manera automática, si no indicamos otra cosa. Con la opción Rellenar serie se rellenan las celdas en forma secuencial de

acuerdo con los datos provistos por la planilla. En este caso, se sumarán en cada celda un valor, poniendo en B3 $ 951, en C3 $ 952, y así sucesivamente.

Con la opción Rellenar formatos sólo copiamos el formato y no el contenido. Con la opción Rellenar sin formato copiamos solamente el contenido. Las opciones de autorrelleno pueden cambiar según el tipo de dato que se

estira. Éstas son las opciones asociadas a un dato de tipo fecha.

Llenado de celdas

Relleno de Celdas: Agregar bordes, colores y tramas Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.

Aplicar bordes a celdas Seleccione las celdas a las que desee

agregar bordes. Para aplicar el estilo de borde seleccionado últimamente, haga clic en

Bordes en la barra de herramientas Formato. Para aplicar un estilo de borde diferente, haga clic en la flecha que aparece

junto a Bordes y, a continuación, haga clic en un borde de la paleta.

Configuraciones de borde adicionales. Para aplicar estilos de borde adicionales, elija Celdas en el menú Formato y, a continuación, haga clic en la ficha

Bordes. Elija el estilo de línea que desee y haga clic en un botón para indicar la

posición del borde.

Bordes y texto girado Para aplicar bordes a las celdas seleccionadas que contengan texto girado,

utilice los botones Contorno e Interior en la ficha Bordes. Los bordes se aplicarán a los extremos de las celdas, que se girarán el

mismo número de grados que se ha girado el texto. Estilos de borde Para cambiar el estilo de línea de un borde existente, seleccione las celdas

en que aparece el borde. En la ficha Bordes, haga clic en un nuevo estilo de la lista Estilo y, a

continuación, haga clic en el borde que desee cambiar en el diagrama en Bordes.

Sombrear celdas con colores sólidos Seleccione las celdas a las que desea aplicar un sombreado. Para aplicar el color que se ha seleccionado últimamente, haga clic en Color

de relleno en la barra de herramientas Formato. Para aplicar un color diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a

Color de relleno y elija un color en la paleta.

Autoformato en el menú formato elija autoformato este incluye estilos predefinidos que permiten aplicar diferentes combinación de formatos al rango de la celda seleccionada.

Formato de celdas

CeldasDar formato al texto y a los caracteres individuales. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la menú Formato elija celdas.Pulse en la etiqueta: Número: permite definir si los datos serán de tipo fecha, moneda, texto, etc. Alineación: permite definir la ubicación y orientación del texto, etc. Fuente: permite definir fuente, estilo, tamaño, color, etc. Bordes: permite definir el borde, estilo de línea, color, etc. Tramas: permite definir el sombreado de la celda con color o tramas. Proteger: permite bloquear o ocultar las celdas.

Fuentes: editar texto elegir el tipo de letra, estilo, tamaño, color, etc.

Copiar Formatos El botón Copiar formato permite aplicar en una celda el formato de otra.

Borrar Formato Llega el momento en que tenemos que limpiar una celda de todos los formatos que hayamos aplicado. Hay, por lo menos, dos maneras de hacerlo. La oficial consiste en usar las opciones Edición/Borrar/Formatos. Borrar

formatos: Seleccione una celda “virgen”, donde no haya aplicado ningún formato.

Haga un clic en el botón Copiar formato. Seleccione el rango de donde quiere eliminar los formatos. Con esto le aplicamos a la celda el formato de otra celda que, en cierto modo, no tiene ningún formato aplicado. Borrar formatos

Formatos personalizadosCada tanto nos damos cuenta de que nos faltan formatos. Por ejemplo, en la planilla tenemos una lista de personas con sus pesos, y éstos incluyen el signo Kg. junto a cada valor. En los pesos de la columna B se aplicó un formato personalizado para que muestren el símbolo “Kg.”.Ninguno de los formatos normales admite este símbolo. Lo hicimos creando unnuevo formato, un formato personalizado.

Crear un formato personalizado Seleccione las celdas en donde quiere aplicar el nuevo formato. Tome las opciones Formato/Celdas y vaya a la ficha Número. Dentro de Categoría, elija Personalizada. En Tipo escriba #,000 “Kg.”. El cuadro Formato de celdas, que nos permite crear un formato

personalizado de las celdas, también aparece presionando la combinación CTRL+1.

Eliminar un formato personalizado Tome las opciones Formato/Celdas y seleccione la ficha Número. Dentro de Categoría, elija Personalizada. Busque y seleccione el formato dentro de la lista de tipos. Haga un clic en Eliminar. Haga un clic en Aceptar. Si el botón para eliminar está atenuado, es porque ese formato no lo hemos

creado nosotros y no podemos borrarlo. Algunos formatos personalizados que aparecen en este menú están incorporados de manera estándar en Excel, y por eso no podemos quitarlos.

El botón atenuado indica que no podemos eliminar este formato personalizado.

Alineación vertical Seleccione el rango Tome las opciones Formato/Celdas. En la ficha Alineación, dentro del cuadro Orientación, indique la opción 90

grados, Aquí indicamos orientación vertical para la escala de fechas. Haga un clic en Aceptar.

Títulos oblicuos

Pasemos ahora a algunos efectos especiales que podemos lograr con las opciones de formato. Por ejemplo, la planilla de la Figura 36 tiene muchas columnas, cuyos Títulos oblicuosTítulos son muy largos, aunque sus valores tienen pocas cifras. Para no tener que ensanchar demasiado esas columnas podemos usar títulos oblicuos.Estos títulos inclinados son adecuados para ver textos largos en columnas angostas. Seleccione el rango de títulos. Tome las opciones Formato/Celdas y vaya a la ficha Alineación. Dentro de

Orientación indique la inclinación adecuada. Un buen rango es 37. Luego haga un clic en Aceptar.

Aquí indicamos la inclinación para el rango seleccionado.

En la planilla aplicamos también bordes sobre las celdas, que se inclinan automáticamente en el mismo ángulo que sus datos.

Doble títuloSea la tabla, donde las columnas corresponden a regiones, y las filas, a meses. En la primera fila dice: Norte, Sur, Este, etc.; y en la primera columna,Enero, Febrero, Marzo, etc. ¿Qué escribimos en la esquina superior izquierda?¿Región o Período? Podemos ingresar las dos cosas en la misma celda.En la celda A3 queremos escribir dos títulos: Región y Período.

Escriba Región. Oprima la combinación ALT+ENTER. Escriba Período. Inserte espacios en blanco para recostar el primer título contra la derecha y

el segundo contra la izquierda. Oprima ENTER.

La combinación ALT+ENTER separa el dato en dos renglones; equivale a un “retorno de carro” interno en la celda.

En la figura mejoramos el efecto estableciendo una línea diagonal que separe los dos títulos de la primera celda de la tabla:

Separar títulos Tome las opciones Formato/Celdas y seleccione la ficha Bordes. Indique la línea que baja de izquierda a derecha. Así indicamos la línea

diagonal que separa los dos títulos. Haga un clic en Aceptar. Una vez obtenida la línea, puede ser necesario ajustar la posición de los

títulos insertando o eliminando espacios entre ellos.

Formatos parciales de textoSi en una celda tenemos un texto largo, con varias palabras, podemos aplicar distintos formatos a las diferentes partes del dato. Por ejemplo, pusimos en letra cursiva la segunda palabra de la celda B2:Podemos aplicar distintos formatos de texto dentro del mismo dato: Seleccione la celda donde está escrito el título. Haga un clic en la barra de fórmulas, para acceder al modo de modificación. Seleccione el texto al que va a aplicarle el formato, como si estuviera en un

procesador tradicional. Haga un clic en el botón Cursiva y oprima la tecla ENTER. De la misma manera, podemos aplicar formatos de negrita, subrayado, etc.

Combinar celdas para unir varias columnas o filas

Microsoft Excel coloca únicamente los datos ubicados en el extremo superior izquierdo del rango seleccionado en la celda combinada. Para incluir todos los datos en el rango de la celda combinada, copie los datos en la celda ubicada en el extremo superior izquierdo del rango. Para obtener más información sobre cómo copiar los datos, haga clic en Seleccione las celdas que desee combinar. Para combinar las celdas de una fila y centrar el contenido de las mismas,

haga clic en Combinar y centrar en la barra de herramientas Formato. Para combinar cualquier rango de celdas en una fila o columna, elija Celdas

en el menú Formato, haga clic en la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Combinar celdas.

Puede cambiarse la alineación del texto en la celda combinada haciendo clic en Alinear a la izquierda, Centrar o Alinear a la derecha. en la barra de herramientas Formato. Para realizar otros cambios en la alineación del texto, incluida la alineación vertical, utilice las opciones de la ficha Alineación (comando Celdas, menú Formato).

Las celdas combinadas utilizando la técnica de anchos variables pueden generar problemas si más tarde tenemos que modificar la estructura de la planilla.

Dividir una celda combinada en celdas separadas Haga clic en la celda combinada. En el menú Formato, elija Celdas y, a continuación, haga clic en la ficha

Alineación. Mostrar Desactive la casilla de verificación Combinar celdas.

Anchos variables

Los números de estas columnas son chicos, de modo que las columnas necesitan ser anchas. Pero en la última fila se calculan los totales, y éstos sí tienen muchas cifras, por lo que hay que ensanchar las columnas para que puedan mostrarse.Para mostrar los totales ensanche las columnas.

Insertar Filas o ColumnasUbique el cursor donde desea insertar la fila o columna Menú Insertar elija Fila o Columna Se desplaza e insertar una fila o columna donde estaba ubicado el cursor

Eliminar Filas o ColumnasUbique el cursor donde desea eliminarla Puede desplazar celdas hacia izquierda o arribaO elimina toda la fila o columna

Ocultar de forma temporal y poder recuperar luego, vaya al menú formato y en la lista fila o columna, elija ocultar.

Ajuste automático de la altura o el ancho de una celdaEn función de su contenido, seleccione la celda y elija autoajustar en la lista de fila o columna del menú formato

Alto de las filas o columnasMenú Formato filas o columna luego elija alto, introduzca el valor pulse aceptar

Cambiar el ancho de columnaArrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.

El ancho de columna que aparece corresponde al número medio de dígitos de 0 a 9 de la fuente estándar que caben en una celda.

Cambiar el alto de filaArrastre el borde inferior del título de la fila hasta que tenga el alto que desee.

Mostrar varias líneas de texto dentro de una celda Seleccione las celdas a las que desea dar formato. En el menú Formato, elija Celdas y, a continuación,

haga clic en la ficha Alineación. Mostrar En Control del texto, active la casilla de verificación

Ajustar texto.

Símbolos desde el menú insertar – símbolo – seleccione el símbolo - insertar Permite insertar símbolo que no se encuentra en el teclado ejemplo copyright

Ilustración o una imagen como fondo de la planilla para embellecer nuestro trabajo, con la opción Formato/Hoja/Fondo.

Aplicar un fondoSi hacemos un clic en Edición mientras apretamos la tecla SHIFT, se descuelga un menú distinto del habitual.Haga un clic en Pegar vínculos de imagen.Esta opción pega en el rango de destino una “foto” de la celda original, Lo que se ve en A3 es una foto de la celda A1, con todos sus formatos.

En la figura, la foto se ve cortada, porque solamente muestra lo que cabe en la celda.Si ensanchamos la columna A, el título de A1 se verá completo.La foto obtenida con este comando es dinámica en el sentido de que, si cambiamos el contenido o el formato de la celda original, cambia también la foto.

Manejo de hojas.

En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Al trabajar con un libro este tiene de forma predetermina 3 planillas de calculas (Hoja 1 / Hoja2 / Hoja 3)

Hojas de cálculo Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.Seleccionando una hoja pulsando el botón derecho usted podrá insertar, eliminar, cambiar nombre, mover o copiar, seleccionar todas las hojas, cambiar el color de etiqueta y ver el código

Insertar (Hoja Nueva) haga clic en las etiquetas de las hojas. Pulse el botón derecho en el submenú elija Insertar.... aparece una ventana puede elegir entre insertar una hoja de cálculos, gráfico, cuadro de diálogo, macro, etc. pulse aceptar (Hoja 4)

Eliminar Hoja haga clic en la etiqueta de la hoja que desea eliminar. Pulse el botón derecho en el submenú elija Eliminar aparece cuadro de diálogo en el cual si pulsa aceptar elimina la hoja, carcelar si se arrepiente de eliminarla.

Cambiar Nombre Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. Para moverse de una hoja a otra, haga clic en las etiquetas de las hojas. Para cambiar el nombre haga clic botón derecho Cambiar nombre tipee el nuevo nombre pulse aceptar.

Cambiar a otra hoja en un libroHaga clic en la etiqueta de la otra hoja. Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta. Sugerencia Si el libro contiene varias hojas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en los botones para desplazar etiquetas y, a continuación, haga clic en la etiqueta que desee.

Mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibirá las hojas.Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuación, seleccione las hojas. ¿Cómo? En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja.En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas. Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas.

Copiar las hojas en vez de moverlas, active la casilla de verificación Crear una copia. Sugerencia Para mover hojas dentro del libro actual, pueden arrastrarse las hojas seleccionadas a la fila de las etiquetas de hoja. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, arrastre las hojas; suelte el botón del mouse (ratón) antes de soltar la tecla CTRL.

Exportar a otro libro abra el documento original y destino y en el primero de ello elija mover o copiar. En el cuadro que abre elija el libro destino y la ubicación de la planilla dentro de éste.

Moverse y desplazarse por una hoja de cálculoPara desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda activa. Para ver un área diferente de la hoja, utilice las barras de desplazamiento.Para desplazarse, una fila hacia arriba o hacia abajo Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Una columna a la izquierda o a la derecha Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal.

Mostrar un número mayor o menor de etiquetasSeleccione la barra de división de etiquetas. Cuando el puntero cambie al puntero de división, arrastre la barra de división de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda y, a continuación, utilice los botones para desplazar etiquetas para desplazarse por las etiquetas de las hojas. Para volver la barra de división de etiquetas a su posición predeterminada original, haga doble clic en la barra de división de etiquetas. Para activar una hoja seleccionándola de una lista de hojas disponibles, con el botón secundario del mouse (ratón) haga clic en cualquier botón de desplazamiento de etiquetas y en la hoja deseada en el menú contextual.

Seleccionar hojas adyacentes o no Si se selecciona más de una hoja, Microsoft Excel repetirá los cambios que se hagan en la hoja activa en todas las demás hojas seleccionadas. Estos cambios pueden reemplazar los datos en otras hojas. Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja. Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a

continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.

Dos o más hojas NO adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Relación de las hojas

Referencias a celdas y rangosUna referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1El estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuación, se muestran algunos ejemplos de referencias.

La celda de la columna A y la fila 10 es A10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15 Todas las celdas de la fila 5 5:5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10 Todas las celdas de la columna H H:H Todas las celdas de las columnas H a la J H:J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20 El estilo de referencia F1C1 También puede utilizarse un estilo de

referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. Obtener información sobre referencias F1C1.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas Según la tarea que se desee ejecutar en Excel, pueden utilizarse referencias relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica. Si un signo de dólar ($) precede a la letra o al número, por ejemplo, $A$1, la referencia de la fila o la columna es absoluta. Las referencias relativas se ajustan automáticamente cuando se copian, pero las referencias absolutas no. Más información sobre las referencias relativas y absolutas.

Rótulos y nombres Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. "Precio", "Cantidad" y "Total" son ejemplos de rótulos. O bien, puede crear nombres descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes. Más información sobre cómo utilizar rótulos o nombres en las fórmulas

Ingreso de fórmulas

Sumar, restar y realizar otros cálculosPara realizar operaciones aritméticas sencillas o calcular expresiones matemáticas, utilice el campo = (Fórmula). Puede utilizar este campo con marcadores en el texto y con referencias a celdas en las tablas. Más información acerca del campo = (Fórmula).

El siguiente campo = (Fórmula) suma los elementos de la columna de la tabla.=A2+B2 (sumar) =A2-B2 (restar)=A2*B2 (multiplicar) =A2/B2 (dividir)

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Microsoft Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual le indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), que están separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. El orden de los operadores se puede cambiar mediante paréntesis.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado de la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Una fórmula puede hacer referencia a valores constantes y a otras celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2.De manera predeterminada, siempre que cambie una celda a la que la fórmula haga referencia, la celda dependiente cambia también. Por ejemplo, si cambia cualquier valor de las siguientes celdas, el resultado de la fórmula =B2+C2+D2 cambia también.

Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.Las fórmulas también pueden hacer referencia a rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan celdas o rangos. Obtenga información sobre referencias a rangos de celdas, nombres o rótulos.Microsoft Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función que se usa con más frecuencia es la función SUMA, que se utiliza para sumar los números de un rango de celdas.

Introducir una fórmula

Para obtener más información sobre cómo se calculan los valores en las fórmulas, haga clic en Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará

un signo igual. Presione ENTRAR. Sugerencias Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, seleccione en

primer lugar el rango, introduzca la fórmula y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR.

También puede introducirse una fórmula en un rango de celdas, copiando una fórmula de otra celda. Para obtener más información sobre cómo copiar una fórmula, haga clic en.

La función de hoja de cálculo SUMA agrega los valores en el rango D5:F5.Obtener información sobre utilizar funciones para calcular valores.Usar funcione para calcular valoresLas funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo.

Auditoria de formula Identificar las celdas en las que se basaran los valores que contiene la formula Menú Herramientas – Auditoria de formulas > Rastrear…Quitar todas las flechas (sacar las flechas que identifica la relación)

Rastrear precedentes

Rastrear dependientes

Rastrear error

Cuando la formula tiene error aparece un triangulo en la esquina de la celda rastrear error, coloca una flecha roja para señalar la celdas que contiene el error

Comentarios

Es una nota pequeña que se puede agregar a celdas individuales. Para ofrecer información complementarias a otros usuarios. Se identifica con un triangulo rojo que aparece el la esquina derecha de la celda se denomina identificadores de comentarios.Menú Insertar – Comentarios – Cuadro amarillo tipear el comentario - Intro

Funciones

Estructura La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Para obtener más información sobre cómo utilizar una función como un argumento para otra función, denominado también anidar funcione.

Introducir una fórmula que contenga una función Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la

barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no

aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales.

Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Funciones anidadas dentro de funcionesEn algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la fórmula en la Figura 1 utiliza una función PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.

Devoluciones válidas Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberán devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA de la Figura 1 son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Anidar funciones Se puede utilizar la Paleta de fórmulas para anidar funciones como argumentos. Se puede anidar la función SUMA en la función SI haciendo clic en el cuadro de edición Valor_si_verdadero, haciendo clic en la flecha

abajo del cuadro Funciones de la barra de fórmulas y, finalmente, haciendo clic en SUMA.

En este ejemplo, la función anidada SUMA se modifica utilizando la paleta de fórmulas. El rango K10:K19 es el único argumento de la función y aparece en el cuadro de edición Número1. El valor en cada celda del rango aparece a la derecha del cuadro de edición. El resultado de la función SUMA (935) aparece debajo de la lista de argumentos. El resultado de la fórmula completa se muestra en la parte inferior; como la suma del rango K10:K19 no es igual o superior a 5.000, el resultado es 0.05 ó 5%.

Modificar fórmulas Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic

en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerán la primera función de la fórmula y cada uno de sus

argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma

fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

Funciones que usa el campo = (Fórmula)El campo = (Fórmula) puede utilizar los valores devueltos por las siguientes funciones. Las funciones seguidas de paréntesis vacíos aceptan cualquier número de argumentos separados por comas (,) o puntos y comas (;). Los argumentos pueden ser números, fórmulas o nombres de marcadores.Las siguientes funciones pueden aceptar referencias a celdas de tablas como argumentos: PROMEDIO(), CONTAR(), MAX(), MIN(), PRODUCTO() y SUMA().

Listado de algunas Funciones usadas frecuentementeABS(x) Valor positivo de un número o fórmula, independientemente de que su valor real sea positivo o negativo. AHORA() permite cargar la fecha y hora de la computadoraBUSCARV ( ) permite buscar valores que ya están cargados en la planillaCONCIDIR( ) encuentra la ubicación o posición de un valor CONTAR( ) El número de elementos de una lista.

DEFINIDO(x) Valor 1 (verdadero) si la expresión x es válida, o valor 0 (falso) si la expresión no puede calcularse. ENTERO(x) Números situados a la izquierda de la posición decimal del valor o fórmula x. FALSO 0 (cero). INDICE( ) encuentra el contenido de una posición determinada. Ej. F14MAX( ) El mayor valor de una lista. MIN( ) El valor más pequeño de una lista. NO(x) Valor 0 (cero) falso si la expresión lógica x es verdadera, o valor 1 (verdadero) si la expresión es falsa. O(x;y) Valor 1 (verdadero) si una o ambas expresiones lógicas x e y son verdaderas o valor 0 (cero) falso, si ambas expresiones son falsas. PAGO() Permite calcular un pago de un préstamoPRODUCTO( ) Resultado de multiplicar una lista de valores. Por ejemplo, la función { = PRODUCTO (1,3,7,9) } devuelve el valor 189. PROMEDIO( ) Promedio de una lista de valores. REDONDEAR(x,y) Valor de x redondeado al número especificado de posiciones decimales; y; x puede ser un número o el resultado de una fórmula. RESIDUO(x,y) Residuo que resulta de dividir el valor x por el valor y un número de veces. SIGNO(x) Valor 1 si x es un valor positivo, o valor -1 si x es un valor negativo. SUMA( ) Suma de una lista de valores o fórmulas. SI ( ) permite devolver o hacer calculo si la prueba lógica es verdadera.Y( x,y) Valor 1 si las expresiones lógicas x e y son verdaderas, o bien el valor 0 (cero) si alguna de ellas es falsa.

BDSUMA – BDCONTAR – BDPROMEDIOFunciones de base de datos, en Excel una base de datos es una tabla con no contiene filas en blanco.

BDSUMA

BUSCAR H - BUSCARV Permite encontrar una valor en una tabla, H busca por fila y V por columnas

CONCIDIR – INDICEFunciones de referencias

PAGO Función financiera, que permite calcular un pago de un préstamo, a partir un tipo de interés constante para periodo diferente. Tasa: si tiene una tasa anual divida por 12 para obtener la mensual. Nper: cantidad de cuotas. Va: valor del importe prestado.

Si anidadaFunción lógica, que permite comprobar una primera condición, si es verdadera devuelve un valor o realiza un calculo, caso contrario comprueba que se cumpla la segunda condición si es verdadera devuelve un valor, si no se cumple comprueba que se cumpla la tercera condición, si no cumple ninguna de las tres condiciones devuelve el valor 0. La estructura tiene que ser Si(condición, valor verdadero, Si(condición, valor verdadero, Si(condición, valor verdadero, valor falso)))

SUMAR SI

Es una combinación de la función sumar con la función lógica si. Ejemplo solo suma las ventas que cumpla con un condición que la zona sea igual a este. Requiere ingresar tres valores el rango a comparar el criterio que debe cumplir y el rango de valores a sumar.

Referencia a celdas individuales Para hacer referencia a las celdas en las fórmulas, se usa una coma para separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la primera y la última celda de un rango, tal como se muestra en los siguientes ejemplos.

Operadores matemáticos y relacionalesEn un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier combinación de valores con los siguientes operadores matemáticos y relacionales

Autosuma (Suma valores de celdas continuas)

Ubique el puntero en la celda B7, que es la que contendrá el resultadode la suma de toda la columna.

Observe que en la barra de herramientas existe un botón que tiene el aspecto de la letra griega epsilon (Σ)(una “e” un poco extraña).

Ubique el puntero del mouse justo encima de este botón y aparecerá el cartel Autosuma.

Haga clic y aparecerá un rectángulo punteado abarcando todas las celdas con los gastos semanales y la siguiente fórmula =Suma(B2:B6)

Al mostrar este rectángulo, Excel le está preguntando si efectivamente es ésta el área con los datos que quiere sumar. Dado que efectivamente es esa, presione la tecla ENTER para aceptar el ingreso.

Una vez hecho esto, el programa mostrará el resultado, que reemplazaráAutomáticamente a la fórmula.

Así se ve la tabla cuando estamos ingresando la función Autosuma. Bien, ahora que ya tenemos lista la tabla vamos a seguir con el siguiente paso, que es guardarla con el nombre Reporte semanal.

Ocultar ceros Muchas veces tenemos una planilla en la que algunas fórmulas devuelven un valor igual a cero, y no queremos que ese cero se vea, sino que preferimos que la celda parezca vacía. Tenemos una opción para ocultar todos los ceros de la planilla: Vaya a Herramientas/Opciones. Seleccione la ficha Ver. Desmarque la opción Valores cero Ocultar ceros

Formato condicionalLa opción de formato condicional no es nueva, sino que está presente desde Excel 97. Con ella podemos hacer que el formato de una celda dependa de una condición.Destacamos los importes menores a $ 2000 haciendo que aparezcan con fondo de color.Sobre las celdas de la columna B se aplicó un formato condicional que destaca los importes menores a $ 2000.El formato condicional tiene dos partes: el formato propiamente dicho y la condición asociada. Las celdas en las cuales se satisfaga la condición recibirán el formato.

Primero se indica la condición: Seleccione el rango donde quiere aplicar el formato. Tome las opciones Formato/Formato condicional. Aparece una nueva

ventana donde debe indicar la condición asociada al formato. Aquí tenemos que indicar la condición asociada al formato que queremos

crear. En la primera opción elija valor de la celda. En la segunda opción elija menor que. En la tercera escriba 2000. Ya indicamos la condición. Ahora vamos a indicar el formato propiamente

dicho, completando los pasos que vemos a continuación: Haga un clic en Formato.... Aparece el cuadro ,similar al que se presenta

cuando aplica formatos a las celdas de la manera normal. En este cuadro podemos indicar las características del formato condicional. En la ficha Tramas haga un clic en el color rojo. Haga un clic en Aceptar (el formato) y otro clic en Aceptar (la condición). Antes del último Aceptar, El valor adecuado para la altura de las filas es un poco mayor al tamaño de

la letra. Por ejemplo, para una letra de tamaño 10, corresponde un alto de 12,57.

Eliminar un formato condicionalLos formatos condicionales pueden eliminarse: Seleccione el rango en el que haya aplicado el formato por eliminar. Tome las opciones Formato/Formato condicional. Haga clic en Eliminar.... Aparece el cuadro de la Figura 16, con tres

condiciones. Acá tenemos que indicar el número de

orden de la condición asociada al formato que

queremos eliminar. Marque la condición asociada al formato

que quiere quitar. Haga un clic en Aceptar. Haga otro clic en Aceptar.

En muchos casos, las tres condiciones de este formato pueden ser insuficientes, y el problema es que no hay manera de ampliarlas. Pero a no desesperar, ya que sí se puede escribir una macro que asocie un formato distinto a cada una de cuatro o más condiciones.

Ordenar

Ordenar filas en orden ascendente en función del contenido de una columnaSi previamente se ha ordenado una lista en la misma hoja de cálculo, Microsoft Excel utilizará las mismas opciones de ordenación a menos que se cambien. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.Haga clic en Orden ascendente (A / Z)Haga clic en Orden descendente (Z / A)

Ordenar filas en función del contenido de dos o más columnasPara obtener resultados óptimos, la lista que se ordene deberá tener rótulos de columna. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.En el menú Datos, haga clic en Ordenar. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar. Si es necesario ordenar más de tres columnas, ordene en primer lugar las columnas de menor importancia. Por ejemplo, si la lista contiene información acerca de los empleados y es necesario organizarla por Departamento, Apellido y Nombre, ordene la lista dos veces. En primer lugar, haga clic en Nombre en el cuadro Ordenar por y ordene la lista. A continuación, haga clic en Departamento en el cuadro Ordenar por, elija Título en el primer cuadro Luego por, elija Apellido en el segundo cuadro Luego por y ordene la lista. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si es necesario, repita los pasos del 2 al 4, empleando las siguientes columnas más importantes.

Filtros Haga clic en una celda de la lista.En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado (para realizar tareas especificas) Aparece una flecha al lado de los títulos de las columnas, ahora usted podrá filtrar por ejemplo los de una ciudad especifica.

Opciones de autofiltro Todas : Presentar todas las filas Las 10 más :Presentar todas las filas situadas entre los límites superior e

inferior que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los importes hasta el 10% de las ventas

Personalizar: Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar operadores de comparación distintos de Y (el operador predeterminado)

Vacías :Presentar sólo las filas que contienen una celda vacía en la columna

No vacías :Presentar sólo las filas que contienen un valor en la columna

Quitar filtros de una lista

Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la columna y después en Todos.Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Mostrar todo.Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en Autofiltro.

Formularios

Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datosHaga clic en la celda de la lista a la que desee agregar registros.En el menú Datos, haga clic en Formulario.Escriba la información para el nuevo registro. Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos.

Subtotales

Haga doble clic en el botón de campo en el que desee agregar o quitar los subtotales.Siga uno de estos procedimientos: Para mostrar los subtotales de un campo de fila o de columna exterior, haga clic en Automático en Subtotales.Para mostrar los subtotales de un campo de fila o de columna interior, haga clic en Personalizado en Subtotales y, a continuación, haga clic en función de resumen en el cuadro situado a la derecha. Para quitar los subtotales, haga clic en Ninguno en Subtotales.

Validación

Permite definir que tipos de valores se deben cargar o una lista de datos predeterminados. Ejemplo puede validar una celda en la cual tiene que ingresar una fecha mayor a la actual si ingresa una fecha posterior no dejara cargar datos.En mensaje entrante puede dejar un mensaje que los datos que tiene que cargar fecha mayor a la actual En mensaje de error elegir un signo y un titulo de que el valor tiene que ser mayor 0 por ejemplo.

Consolidar

Permite agrupar y realizar operaciones por ejemplo sumar valores de distintas hojas. Se requiere que poseo el mismo orden en las columnas

Tabla dinámica

Es una tabla interactiva que permite resumir, organizar y comparar un gran volumen de datos de una hoja de cálculo, puede reorganizar las filas y columnas de una hoja de cálculos mediante una tabla dinámica para crear varias vistas de resumen. Una tabla dinámica reúne datos tanto de Excel como base de datos externasMenú Datos – Informe de tablas y gráficos dinámicos

Pulsar Diseño para ubicar los campos. Es recomendable del botón opciones destildar total por filas y columnas

Proteger hoja Menú Herramientas – Proteger - Proteger hoja – Contraseña – Confirmar contraseñaPermite asignarle una contraseña para que dicha hoja se modificada por el usuario que introduzca la contraseña después de pulsar Desproteger hoja

Proteger libro: permite proteger ventanas para no modificar la forma de visualizarlas y estructura para que no se muevan las hojas o se elimine Puede desproteger una celda, columna o fila para que el usuario introduzca datos pero no modifique el resto, antes de proteger seleccione las celdas, menú formato – celdas etiqueta Proteger destilde Bloqueada

Compartir libroPermite un libro compartir con varios usuarios y luego controlar las modificaciones que realizaron cada uno. Etiqueta Modificación tilde la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

Control de cambiosPermite insertar un comentario indicando las modificaciones, que día y hora de la modificación y los valores que fueron cambiados.

Gráficos

Crear un gráfico

Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico.

Elija el rango de los datos que desea ver reflejado en el gráfico puede pintar las celdas ante de abrir el asistente o ingresarlo manual

Haga clic en Asistente para gráficos.

Tipear el rango de las celdas si los selecciono anteriormente lo coloca de forma automática.

Ingrese títulos al gráfico y titulo al eje x - y Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen.

Por ultimo elija si desea crear una hoja nueva, tipee el nombre o que se inserte en la hoja actual u otra ( seleccione del listado desplegable) Pulse Finalizar.

Haga clic sobre el gráfico y pulse botón derecho y seleccione Formato de plano lateral para modificar colores del gráfico

Impresión de hojas y gráficos.

Haga clic en menú archivo después elija Imprimir. : Si desea imprimir una parte seleccione y luego tilde Selección. Si desea imprimir una hoja que esta viendo en pantalla elija Hoja Activa. Si lo que desea es imprimir todo el documento elija Todo el Libro

Para imprimir un gráfico seleccione haciendo clic sobre el gráfico y elija la opción Gráfico Seleccionado.

Imprimir una hoja de cálculo en un número de páginas especificado Haga clic en la hoja de cálculo. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Página. Haga clic en Ajustar a. Introduzca el número de páginas en que desea imprimir el trabajo. Los

datos impresos no superan el número especificado de páginas, pero tampoco se aumentan los datos para que las llenen.

Excel pasará por alto los saltos de página manuales cuando se ajustan las hojas de cálculo en un número especificado de páginas. Cuando se cambian los valores de Ajustar a, Excel reduce o amplía el tamaño de la imagen impresa según sea necesario. Para ver en qué medida se ajustará la imagen a los nuevos valores, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Configurar página, en el menú Archivo. En el cuadro Ajustar a de la ficha Página se muestra el porcentaje en el que se ajustará la copia impresa.

Establecer los márgenes de páginaPara establecer los márgenes de página de una hoja, haga clic en la hoja de cálculo. Para establecer los márgenes de varias hojas, selecciónelas. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha

Márgenes. Introduzca el tamaño de margen que desea en las casillas Superior, Inferior,

Izquierdo y Derecho. Para poner números de página u otro texto en la parte superior o inferior de

los datos de la hoja de cálculo en todas las páginas, puede agregar encabezados o pies de página a la hoja de cálculo impresa. Los encabezados se imprimen en la parte superior de las páginas y los pies de página en la parte inferior.

Los encabezados y los pies de página actúan de forma independiente respecto a los datos de la hoja de cálculo: sólo se muestran cuando se aplica una vista previa y cuando se imprimen. Además de los encabezados y los pies de página, puede repetir datos de la hoja de cálculo como títulos impresos en todas las páginas. Para obtener más información, haga clic en "Repetir títulos en cada página" en la lista de contenido que aparece a la izquierda de este tema.

Imprimir rótulos de fila y columna en cada página Haga clic en la hoja de cálculo. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Hoja. Para repetir los rótulos de columna en cada página, haga clic en Repetir

filas en extremo superior e introduzca las filas que contienen los rótulos. Para repetir los rótulos de fila en cada página, haga clic en Repetir

columnas a la izquierda e introduzca las columnas que contienen los rótulos.

Cambiar la orientación de página Haga clic en la hoja de cálculo. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y elija la ficha Página. En Orientación, haga clic en Vertical u Horizontal.

Hoja Área de impresión permite definir un área para imprimir Repetir filas en extremo superior permite que se inserte de forma

automática la fila de títulos de la plantillas en todas las hojas Repetir columnas a la izquierda permite que se inserte de forma

automática la columna de títulos de la plantillas en todas las hojas

Línea de división si se tilda se activa para que se imprima las líneas de división tal como se la ve en la planilla

Comentarios si imprime o no los comentarios y como se imprimirán Hacia abajo, luego hacia la derecha (forma en como imprimirá la planilla) Hacia la derecha, luego hacia abajo (forma en como imprimirá la planilla)

Macros

Menú Herramientas – Macros – Grabar nueva Macro o Macro…(ejecutar un macro)

Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto.

Grabar macros: Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.

Ejecutar fácilmente una macro: Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una

macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método abreviado de teclado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo.

Seguridad de macros: Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los demás usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas.