CÓMO SELECCIONARUNA HERRAMIENTA DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOSpara Microsoft Dynamics™

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► Qué buscar en una solución de elaboración de presupuestos

► Herramientas de elaboración de presupuestos disponibles para clientes de Microsoft Dynamics

► Una breve comparativa de herramientas de elaboración de presupuestos para Microsoft Dynamics

► Escoja la herramienta de elaboración de presupuestos adecuadaparalograreléxitofinanciero

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Elaboración de presupuestos en Microsoft DynamicsSi usted es como los cientos de usuarios con los que hemos hablado acerca de la elaboración de presupuestos en Microsoft Dynamics, estará de acuerdo con nosotros en que no es un proceso sencillo. Entre la complejidad de cuadrar los números y el manejo de decenas de hojas de cálculo descontroladas, muchos clientes han comparado el proceso de elaboración de presupuestos con «correr como un pollo sin cabeza».

Esta enorme insatisfacción con la elaboración de presupuestos en Microsoft Dynamics se debe a una serie de problemas. El número de recursos necesarios, el tiempo que se pierde en la consolidación, la incapacidad de los departamentos para colaborar entre ellos y las pocas herramientas disponibles son solo algunos ejemplos.

Aunque es evidente que existen retrasos, imprecisiones y falta de control y deeficaciageneralen losprocesosdeelaboracióndepresupuestosdeunaempresa, también se duda mucho a la hora de añadir una nueva solución de elaboración de presupuestos a esta ecuación. En general, hay confusión sobre los plazos y costes necesarios para implementar una solución nueva, incertidumbre sobre qué productos de elaboración de presupuestos se integran con Microsoft Dynamics y dudas con respecto a cómo la adoptarán el equipo directivo de la empresa, los responsables de presupuestos y los colaboradores.

Para aprovechar al máximo el tiempo, los recursos y el dinero que invierte en una solución de elaboración de presupuestos, es importante identificar lasprestaciones que necesita y las herramientas disponibles. En este documento técnico, explicamos qué necesita exactamente para optimizar sus procesos de elaboración de presupuestos actuales y presentamos una comparación de las soluciones disponibles en el mercado. Nuestro objetivo es ayudarle a ser máseficienteyalcanzarsusmetasfinancierasmásrápidoconunasolucióndeelaboración de presupuestos para Microsoft Dynamics mejor.

Qué buscar en una solución de elaboración de presupuestos

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Herramientas de elaboración de presupuestos disponibles para clientes de Microsoft Dynamics

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Una breve comparativa de herramientas de elaboración de presupuestos para Microsoft Dynamics

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Escoja la herramienta de elaboración de presupuestos adecuada para lograr el éxito financiero

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1. Control

Microsoft Excel es una de las herramientas de elaboración de presupuestos más utilizadas hoy en día por los clientes de Dynamics, pero también es la que proporciona el menor grado de control. Tanto si adopta un enfoque ascendente como uno descendente para la elaboración de presupuestos, siempre hay una persona responsable de la gestión y múltiples colaboradores en distintos departamentos. Cuando un documento se comparte con varias personas que deben contribuir a su elaboración, el control de las versiones es esencial.

2. Precisión

Los errores de cálculo, las previsiones de costes que se quedan cortas y la introducción incorrecta de datos en un presupuesto anual pueden provocar la toma de malas decisiones y afectar a la capacidad paramantenerelcumplimientodelasnormativasfinancieras.Lamayoríadelosproblemasdeprecisiónnacen de la falta de control durante el proceso de elaboración de presupuestos, por lo que debe buscar unaherramientaque leayudeagestionarmejordichoprocesoy leofrezcaflexibilidadparaajustarelpresupuesto cuando sea necesario.

3. Facilidad de uso

Como sucede con cualquier solución de software, el rendimiento de una herramienta de elaboración de presupuestos depende en gran medida de las personas que la utilizan. Para elaborar presupuestos precisos y efectivos, necesita una solución fácil de usar y con la que estén familiarizados los directores financieros,jefesdedepartamentoyejecutivos.DebeincluirintegraciónconExcelyunportalwebintuitivoque ofrezca la máxima visibilidad del presupuesto y le ayude a tomar decisiones mejor documentadas, basadas en el rendimiento real.

4. Colaboración

Crear un presupuesto es un proceso muy colaborativo y que involucra a toda una organización. Las personas tienenquedebatir lasprediccionesyexpectativasparael añofiscal, pero la comunicaciónno es una prioridad en muchas herramientas de elaboración de presupuestos. En vez de cruzar los dedos y esperar que los números introducidos sean correctos, busque una solución de elaboración de presupuestos que ofrezca transparencia y la posibilidad de hacer comentarios y realizar un seguimiento de las conversaciones de los usuarios.

5. Integración con Microsoft Dynamics

Si necesita una solución de elaboración de presupuestos es precisamente porque las herramientas integradas en Microsoft Dynamics no hacen su trabajo. Si desea transformar por completo sus procesos de elaboración de presupuestos, la capacidad de integración con su solución de Dynamics ERP es esencial. De este modo, se abre la puerta a una consolidación de datos más rápida, a informes más precisos y a un mejor seguimiento de los datos reales.

Qué buscar en una solución de elaboración de presupuestosLa precisión de los presupuestos es fundamental para poder tomar decisiones rentables y respaldar los objetivos financierosenlaplanificaciónfiscalalargoplazo.Aunqueelprocesodeelaboracióndepresupuestosestádiseñadoparamantener la empresa en el buen camino y señalar áreas de mejora, lo cierto es que no es una tarea sencilla. Participa muchísimagenteyseprecisanmuchoselementosparaobtenerlaversióndefinitivayaprobadadeunpresupuesto.Dada la cantidad de tiempo y recursos necesarios, a menudo su valor resulta cuestionable.

Gracias a una serie de entrevistas a clientes y socios de Microsoft Dynamics, averiguamos que muchos de los problemas ensusprocesosdeelaboracióndepresupuestossedebenalaconfiguracióndelpresupuesto,laestructurainflexibledelos formularios, las previsiones, el personal y la consolidación de datos. Estas áreas han sido origen de incumplimiento de fechas límite, hojas de cálculo dispares sin control de versiones, complejos procesos manuales y suposiciones incorrectas. Tras revisar las conclusiones, pudimos identificar con claridad cinco elementos clave que ayudarán aeliminar estos problemas en la elaboración de presupuestos. Cuando comience la búsqueda de una solución de software,recuerdequeunaherramientaeficazdeelaboracióndepresupuestosdebetenerlossiguienteselementos:

Ahora que entiende mejor qué prestaciones le ayudarán de verdad a transformar el proceso de elaboración de presupuestos, en la siguiente sección conocerá las herramientas de elaboración de presupuestos que los clientes de Microsoft Dynamics tienen a su disposición actualmente.

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1. Soluciones integradas de elaboración de presupuestosComo sucede con sus capacidades de creación de informes, las herramientas integradas de elaboración de presupuestos de las soluciones Microsoft Dynamics ERP presentan algunas lagunas. Dynamics GP, NAV y 365 Business Central incluyen una herramienta de elaboración de presupuestos que se integra con Excel y que se denomina «Budget Wizard for Excel». Esta herramienta permite a los usuarios copiar presupuestos, crear plantillas y exportarlas a y desde Excel. Elproblemaesque laherramientaensínoes lamás fácildeusar.Además, tiene limitacionesdeflexibilidadqueconsumen tiempo y recursos. Por ejemplo, el número de dimensiones que se pueden usar es limitado, y también lo es el modo de personalizar los formularios.

Asimismo, el asistente de presupuestos no permite ni la colaboración ni los comentarios, una de las principales preocupaciones de los clientes a los que hemos entrevistado. Nos indicaban que sus procesos actuales de elaboración de presupuestos están demasiado compartimentados como para ser realmente efectivos. Aunque Dynamics cuenta con la funcionalidad de gestión de presupuestos, no es fácil acceder a ella si no se cuenta con años de experiencia. Su aspecto positivo es que el asistente de presupuestos se integra con Excel, que es la herramienta de elaboración de presupuestos más utilizada hoy en día.

El veredicto: las herramientas de elaboración de presupuestos integradas son asequibles, pero se limitan a los formatos y las estructuras de Microsoft.

El veredicto: esgratuitoyfácildeusar,perogeneraproblemasdeeficienciayprecisión,ycarecedeopcionesdecreación de informes.

2. Hojas de cálculo de Excel descontroladasA raíz de las limitaciones, la mayoría de los clientes de Dynamics opta por crear sus presupuestos con Excel según sus criterios. La elaboración de presupuestos con Excel es una opción fácilmente accesible y gratuita para todas las empresas. Es una herramienta conocida y, por lo general, cumple su función cuando se tienen que gestionar pocos elementos en una empresa pequeña. Sin embargo, en cuanto una empresa crece, las hojas de cálculo de Excel dejan desersosteniblesy lamontañade ineficiencias,confusióndeversionesy frustracióngeneralcrecesinparar.Esteenfoquedescontroladosellama«Excelmanía»,yesprobablequeestémuyfamiliarizadoconél.Alfinal, lafaltadecontrol y organización que se sufre al tener que gestionar múltiples hojas de cálculo independientes, perseguir a la gente y consolidar de forma manual los datos consume muchísimo tiempo y resulta muy improductiva.

Herramientas de elaboración de presupuestos disponibles para clientes de Microsoft DynamicsUno de los principales retos al elegir una herramienta de elaboración de presupuestos que se integre con su sistema Microsoft Dynamics es encontrar una que se ajuste a sus necesidades y, por supuesto, también a su presupuesto. Existen algunas soluciones gratuitas que no tienen todas las funciones necesarias para crear presupuestos precisos yeficientes.Enel otro extremo, hay soluciones carasque resultan complejas y difícilesde implementar.Vamosaevaluarcuatrosolucionesdeelaboracióndepresupuestosdisponiblesenelmercadoyquepuedeprobarustedmismo:la elaboración de presupuestos integrada en Microsoft Dynamics, los presupuestos basados en Excel, las soluciones CPMy,porsupuesto,nuestrasolución:JetBudgets.

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4. Jet BudgetsUna vez que la elaboración de presupuestos con Excel se queda pequeña, no hay muchas opciones entre las que elegir. Por eso hemos creado nuestro propio producto de elaboración de presupuestos, diseñado específicamentepara integrarse con Excel y satisfacer las necesidades de nuestros clientes de Microsoft Dynamics. Al conocer lo que nuestros clientes querían y lo que faltaba en el mercado, el equipo de Jet Global™ creó una solución de elaboración de presupuestos fácil de usar y basada en la web que ofrece productividad, colaboración, precisión y transparencia.

JetBudgetsesintuitivo,seconfigurarápidamenteyofreceunaexperienciadeelaboracióndepresupuestossimilaraExcel,peroconloscontrolesylacomunicaciónquenecesitaparaagilizarysimplificarlacreacióndepresupuestoseinformes de gran utilidad con Microsoft Dynamics.

3. Soluciones caras de gestión del rendimiento empresarial (CPM)Cuando se cansan de aguantar el descontrol de hojas de cálculo, muchos clientes de Dynamics empiezan a considerar las soluciones empresariales de elaboración de presupuestos que hay en el mercado. Estas soluciones están específicamentediseñadasparalaelaboracióndepresupuestos,locualsepuedededucirporsuprecio.Lassolucionesempresariales de elaboración de presupuestos suelen formar parte de un conjunto de programas de CPM e incluyen variasfuncioneseficacesdeelaboracióndepresupuestosyprevisiones.

Según nuestra investigación, el principal motivo por el que las empresas dudan a la hora de invertir en este software especializado de elaboración de presupuestos es el tiempo de formación e implementación. En comparación con los presupuestos hechos con Excel, la implementación de este software supone una labor que muchas organizaciones no consideran rentable. Aunque quieren un sistema mejor que Excel, no tienen por qué necesitar todas las funciones que estas soluciones incluyen.

El veredicto: amplias funciones de elaboración de presupuestos, pero de implementación lenta y costosa.

El veredicto: esunasolucióndeelaboracióndepresupuestosasequible, sencilla y flexiblepara lapequeñaymediana empresa.

Una breve comparativa de herramientas de elaboración de presupuestos para Microsoft Dynamics:

Soluciones integradas de elaboración de

presupuestos

Hojas de cálculo descontroladas

Herramientas empresariales de

elaboración de presupuestos

Jet Budgets

Control S N S S

Precisión N S S S

Facilidad de uso N S N S

Colaboración N N S S

Integración con Dynamics S N N S

Limitaciones: Complejidad Falta de control Coste

Escoja la herramienta de elaboración de presupuestos adecuada para lograr el éxito financieroEl impacto de las malas prácticas en la elaboración de presupuestos y el uso descontrolado de hojas de cálculo deExcelpuedetenerunefectodevastadorenel rendimiento, laproductividadyel resultadofinaldeunaempresa.Como cliente de Microsoft Dynamics, ahora tiene numerosas opciones entre las que elegir, cada una con su coste, su tiempo de implementación y su conjunto de funciones. Esperamos que esta guía le ayude a dar con la herramienta de elaboración de presupuestos idónea para su empresa, sus colaboradores y su metodología.

Endefinitiva,nuestroobjetivoesayudarleautilizarsusdatosdeDynamicsparaquetomemejoresdecisionesyaumentesu productividad. Jet Budgets es la única solución «todo en uno» para la elaboración de presupuestos e informes disponible en el mercado de Dynamics y permite una transición fácil y rápida desde Excel a cualquier empresa en crecimientoquequieramáscontrol,visibilidadyflexibilidadparasuflujodetrabajopresupuestario.Sideseavercómofunciona Jet Budgets, solicite una demostración con uno de los miembros de nuestro equipo.

CompruebecómoJetBudgetsleotorgaelcontrol,lacomunicaciónylaflexibilidadquenecesitapara agilizar significativamente su proceso de presupuestación, reduciendo el tiempo y losrecursos necesarios para ofrecer un presupuesto valioso y preciso.

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Acerca de Jet GlobalMediantesolucionesflexiblesdecreaciónde informes,análisis rápidoycontrolpresupuestarioqueaprovechan lasfunciones de Excel y Power BI, Jet Global permite a los usuarios de Microsoft Dynamics lograr sus objetivos y ser productivos en un entorno intuitivo, familiar y seguro. Las soluciones de Jet se centran en ofrecer acceso completo a los datos desde Microsoft Dynamics, de modo que pueda tomar decisiones a la velocidad que requiere su negocio, sin congestionar los recursos técnicos ni tener conocimientos de gestión de datos.

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