cómo hacer presupuestos en excel xp

Cómo hacer presupuestos en Excel XP

Introducción 1


Introducción.................................................................................................... 3

Tema 1: Organizar el libro de trabajo ............................................................. 4

Objetivos.............................................................................................. 4

Añadir una nueva hoja......................................................................... 4

Cambiando el nombre a una hoja........................................................ 5

Eliminando una hoja del libro............................................................... 6

Ordenando las hojas del libro de trabajo ............................................. 6

Tema 2: Fórmulas y Funciones ...................................................................... 8

Objetivos.............................................................................................. 8

Introducción ......................................................................................... 8

Fórmulas.............................................................................................. 8

Funciones ............................................................................................ 8

Ejercicios de repaso .......................................................................... 13

Tema 3: Incrustación y vinculación .............................................................. 16

Objetivos............................................................................................ 16

Utilizando el portapapeles.................................................................. 16

Vinculación de hojas de cálculo......................................................... 17


Tema 4: Gráficos.......................................................................................... 23

Objetivos............................................................................................ 23

Introducción ....................................................................................... 23

Componentes de un gráfico............................................................... 23

Creación de un gráfico....................................................................... 24

Edición de un gráfico ......................................................................... 28


Tema 5: Bases de datos, tabla resumen y consolidación de datos.............. 35

Objetivos del Tema............................................................................ 35

Introducción ....................................................................................... 35

Bases de datos .................................................................................. 35

Tabla resumen................................................................................... 42

Consolidación de datos...................................................................... 47


Casos prácticos ................................................................................. 51


Introducción 2

Tema 6: Mejorando el aspecto de la hoja de cálculo. .................................. 53

Objetivos............................................................................................ 53

Estilos ................................................................................................ 53

Esquema de una hoja de cálculo....................................................... 56

Dividir la hoja ..................................................................................... 58

Vistas de una hoja ............................................................................. 61

Personalizando el Área de Trabajo.................................................... 62

Ejercicios de Repaso ......................................................................... 73

Tema 7: Ayuda en Excel .............................................................................. 74

Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú ................................................ 79

Archivo............................................................................................... 79

Edición ............................................................................................... 81

Ver ..................................................................................................... 83

Insertar............................................................................................... 85

Formato ............................................................................................. 87

Herramientas ..................................................................................... 90

Tabla.................................................................................................. 92

Ventana ............................................................................................. 94

Ayuda o ?........................................................................................... 94

Índice Alfabético ........................................................................................... 97

Créditos del Manual ................................................................................... 105


Introducción 3

Introducción Excel XP es un programa que se ejecuta bajo Windows proporciona herramientas para el análisis de datos, mantenimiento de listas y realización de cálculos así como las herramientas de presentación indispensables para crear informes en base a los resultados obtenidos. Estas herramientas son: • Hoja de Cálculo. Es posible almacenar, manipular, calcular y analizar datos

tales como números, texto y fórmulas en una hoja de cálculo. Se puede agregar elementos gráficos como líneas, rectángulos, cuadros de texto y botones a las hojas de cálculo, hojas de macro y gráficos. También se pueden usar formatos predefinidos para la creación de tablas.

• Base de datos. Se puede ordenar, buscar y administrar convenientemente una gran cantidad de información en una hoja de cálculo usando operaciones estándar para bases de datos.

• Gráficos. Puedes representar rápidamente los datos de la hoja de cálculo en forma representativa por medio de un gráfico. Además puede elegir una de las numerosas variaciones incorporadas en tipos de gráficos 2-D y 3-D.

• Presentaciones. Puedes usar modelos de celda, herramientas de dibujo, galería de gráficos y formatos de tabla para crear presentaciones de alta calidad. Se pueden imprimir o presentar directamente en la pantalla.

• Macros. Puede automatizar tareas que se ejecuten frecuentemente, realizar cálculos especializados, y personalizar Excel al crear y almacenar macros propias.

Estas herramientas hacen de Excel un programa ideal para el control presupuestario y de tesorería, así como simulaciones de gastos e ingresos, recursos de financiación, amortizaciones, etc. Al ser este un curso en el que se utilizan herramientas avanzadas, se supone que se poseen los conocimientos básicos de Excel y que se sabe utilizar algunas de las herramientas descritas anteriormente. En los capítulos siguientes vamos a profundizar en el programa Excel para sacarle un mayor partido a este potente programa.


Tema 1: Organizar el libro de trabajo 4

Tema 1: Organizar el libro de trabajo Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Diferenciar entre un libro de trabajo y una hoja de cálculo

• Insertar, y eliminar hojas de cálculo.

• Cambiarle el nombre a una hoja de cálculo.

• Ordenar las hojas de un libro de trabajo.

Añadir una nueva hoja Los archivos se Excel se denominan “libros de trabajo”. Un libro de trabajo a vez puede estar compuesto por una o varias “hojas”. Cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, por defecto aparece un número determinado de hojas (en la instalación, Excel pone el número de hojas a 3, aunque este número puede cambiarse en la opción Opciones... del menú Herramientas). Excel trabaja con libros de trabajo, estando estos libros compuestos por hojas de cálculo, hojas de gráficos, hojas de macros, etc. En el libro de trabajo podemos añadir, eliminar, cambiar el nombre, ordenar, etc. las hojas del libro. Para insertar una nueva hoja de cálculo primero seleccionamos la pestaña de la hoja a la izquierda de la cual se insertará la nueva hoja. Entonces seleccionamos la opción Hoja de cálculo del menú Insertar. Si lo que deseamos insertar es una hoja de gráfico, una hoja de macro, etc., pulsamos el botón derecho del ratón en la pestaña a la izquierda de la que se va a insertar la nueva hoja y seleccionamos la opción Insertar... (también sirve para insertar una hoja de cálculo).


Aparece el siguiente cuadro de diálogo donde seleccionaremos el tipo de hoja a insertar.

Pulsando el botón Aceptar nos creará la nueva hoja en el libro de trabajo.

Cambiando el nombre a una hoja El nombre de la hoja que aparece en la pestaña de la misma puede ser modificado realizando cualquiera de las siguientes procesos: 1. Seleccionar la opción Cambiar nombre del submenú Hoja del menú

Formato.

2. Pulsando con el botón derecho sobre la pestaña y seleccionar la opción Cambiar nombre del menú contextual.

3. Haciendo doble clic en el nombre de la pestaña.



Con cualquiera de estas opciones lo que ocurre es que el nombre de la pestaña se marca en vídeo inverso.

De esta forma ya podemos introducir el nombre que deseamos dar a nuestra hoja.

Al terminar pulsamos la tecla “INTRO”.

Eliminando una hoja del libro Para eliminar una hoja de cálculo del libro de trabajo nos situamos en la hoja de cálculo que deseamos eliminar y seleccionamos la opción Eliminar hoja del menú Edición o bien la opción Eliminar del menú contextual que aparece tras pulsar con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja a eliminar. En ambos casos aparece una ventana como la mostrada en la figura en el que se nos pide confirmación de la eliminación ya que ésta es definitiva y no se puede deshacer el borrado, perdiéndose todos los datos (y enlaces) que pueda tener la hoja.

Pulsando el botón Aceptar se eliminará la hoja.

Ordenando las hojas del libro de trabajo Las hojas del libro podemos cambiarlas de lugar, de forma que tengamos las ordenadas según nuestras necesidades. Para cambiar una hoja primero tenemos que seleccionarla y a continuación seguir uno de los siguientes procedimientos: 1. Seleccionar la opción Mover o copiar hoja... del menú Edición o bien la

opción Mover o copiar ... del menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja a mover. En ambos casos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.



En la lista desplegada Antes de la hoja pulsamos sobre el nombre de la hoja por delante de la cual vamos a colocar la hoja activa.

2. Pulsando con el botón izquierdo del ratón sobre la hoja a mover y sin soltar el botón arrastramos a derecha o izquierda hasta situar la hoja donde deseamos. Para ayudarnos a colocar la hoja en su sitio, el puntero del ratón cambia y aparece un triángulo con el vértice hacia abajo indicándonos donde se situará la hoja. Esto se muestra en la siguiente figura.

Una vez movida Mi hoja de Cálculo a la primera posición las pestañas quedarían como se muestra en la figura:



Tema 2: Fórmulas y Funciones 8

Tema 2: Fórmulas y Funciones

Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Definir los conceptos ”fórmula” y “función”.

• Describir la sintaxis de una fórmula y de una función.

• Realizar cálculos utilizando fórmulas y funciones.

Introducción Una vez introducidos los datos en nuestra hoja de cálculo, podemos efectuar cálculos con ellos. Éstos se realizan mediante las fórmulas y las funciones. Excel distingue un dato de una fórmula o función porque ésta última comienza por el signo igual (=).

Fórmulas Una vez introducidos los datos en nuestra hoja de cálculo, podemos efectuar cálculos con ellos. Éstos se realizan mediante las fórmulas. Excel distingue un dato de una fórmula porque ésta última comienza por el signo igual (=). Por lo tanto, una fórmula tendrá el siguiente esquema general: = [Referencia a celda] [operador] [referencia a celda] [operador]... Los operadores disponibles en Excel son los que se muestran a continuación (suponemos que la celda A1 contiene el valor 4 y la celda B1 contiene el valor 2, para calcular el resultado): Aritméticos:

Operador Operación Ejemplo Resultado + Suma. =A1+B1 6 - Resta. =A1-B1 2 * Multiplicación =A1*B1 8 / División. =A1/B1 2 ^ Exponente =A1^B1 (A1 elevado a

B1) 16

% Porcentaje =A1*B1% 0,08 Comparativos:

Operador Operación Ejemplo Resultado = Igual =A1=B1 Falso

<> Distinto =A1<>B1 Verdadero


> Mayor =A1>B1 Verdadero < Menor =A1<B1 Falso

>= Mayor o igual =A1>=B1 Verdadero <= Menor o igual =A1<=B1 Falso

De texto:

Operador Operación Ejemplo Resultado & Concatenar =A1&B1 42 =A1&Hola 4Hola

A la hora de realizar cálculos hay que tener presente la precedencia de los operadores, esto es, en un cálculo con varios operadores que operaciones se realizan antes y cuales después. En Excel, primero se realiza el exponente, luego la multiplicación o la división (se realiza primero la operación que se encuentre más a la izquierda), luego la suma o la resta, después la concatenación y por último las comparaciones. Así, si tenemos la siguiente expresión: =A1+B1-C1*D1/E1^F1, lo primero que se efectúa es E1^F1 lo siguiente es C1*D1, este resultado se divide por el calculado anteriormente, luego suma A1 y B1 y a la suma le resta lo calculado anteriormente. Para alterar el orden de precedencia tendremos que utilizar los paréntesis. Si lo que deseábamos en la fórmula anterior es que se siguiera el orden de izquierda a derecha tendríamos que escribir la fórmula como sigue: =((A1+B1-C1)*D1/E1)^F1. De esta forma primero se sumará A1 y B1 y se le restará C1, el resultado se multiplicará por D1 y se dividirá por E1 y, por último, se elevará a F1. Si los valores para A1, B1, C1, D1, E1 y F1 son 10, 15, 5, 9, 6 y 2 respectivamente, el resultado para la primera fórmula es 23,75 mientras que con la segunda es 900.

Siempre que no se esté seguro de la precedencia de los operadores es preferible la utilización de paréntesis ya que de esta forma, aunque no sean necesarios, nos aseguramos de que el resultado será correcto.

Referencias Cuando se utiliza varias veces un valor para la realización de un cálculo o cuando el valor que se va a utilizar en una fórmula está ya escrito en la hoja, es aconsejable utilizar las referencias.




Una referencia indica la posición de las celdas en las que se deben buscar los datos. Para introducir una referencia en una fórmula, deberá introducir el nombre de la columna y de la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos. Existen tres tipos de referencias:

• Relativas: indican la posición de la celda de datos como un desplazamiento a partir de la celda actual en la que se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de posición, Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situación.

• Absolutas: estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de cálculo. Una referencia absoluta se indica añadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el número de columna.

• Mixtas: es una combinación de los tipos de referencias anteriores. Para indicar que se trata de una referencia mixta, debemos de poner el símbolo $ delante del nombre de fila o de columna que se quiera dejar fija, dejando libre la otra parte de la referencia.

Existen unos operadores para construir referencias en las fórmulas:

• Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas existentes entre las dos referencias escritas. Por ejemplo B1:C4, incluiría las celdas B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3 Y C4.

• Unión ( , ): produce una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemplo C3,C5 incluye sólo las celdas C3 y C5.

Cuando trabajamos con referencias, en ocasiones, es necesario hacer referencias a datos en otras hojas del libro. En Excel para indicar una referencia en otra hoja, se debe de indicar el nombre de la hoja separado de la referencia de la celda mediante el signo de exclamación. Por ejemplo Hoja2!B8 sería la celda B8 de la hoja de cálculo Hoja2.

Funciones Además de estos operadores, Excel dispone de una gran cantidad de funciones para realizar cálculos tanto para celdas como a rangos de celdas. Excel ofrece funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, etc. Las funciones más utilizadas son la suma de un rango de celdas (para realizar totales), el promedio (cálculo de la media) y contar (cuenta el número de celdas que contiene información). Para introducir una función en una celda podemos hacerlo manualmente escribiendo el signo igual, el nombre de la función y entre paréntesis los argumentos de dicha función. Por ejemplo podemos escribir en la celda A11 =SUMA(A5:A10)con lo que aparecerá la suma de los valores existentes en las celdas A5, A6, A7, A8, A9 y A10.


También podemos seleccionar la opción Función... del menú Insertar o el botón . Aparece el cuadro de dialogo mostrado en la figura.

En esta ventana distinguimos los siguientes elementos: • Buscar una función: este cuadro nos permite buscar una determinada

función insertadon una pequeña descripción de la misma. • Categoría de la función: permite seleccionar subgrupos de todas las

funciones disponibles. Si se selecciona "Todas" se listarán todas las funciones disponibles ordenadas alfabéticamente, en otro caso, se enumeran sólo aquellas funciones que pertenecen a esa categoría.

• Nombre de la función: enumera las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la categoría seleccionada.

Debido a que la suma de un rango de celdas es quizás la función más utilizada,

esta se puede introducir en una celda pulsando el botón de la barra de herramientas. Además de las funciones puramente de cálculo Excel dispone de funciones que nos permite la toma de decisiones en función de los valores existentes en determinadas celdas. Veamos un ejemplo de este tipo de funciones. Tenemos una hoja de cálculo para la realización de facturas. Los artículos llevarán un descuento dependiendo del número de unidades vendidas. Así, si se venden de 1 a 5 unidades el descuento es del 10% y si es más de 5 unidades el descuento será del 15%.



La siguiente figura muestra la estructura de la tabla:

Para solucionar este problema Excel dispone de la función SI(<condición>;<si es verdadera>;<si es falsa>). Esta función evaluará la condición y ejecutará la acción <si es verdadera> si es cierta y en caso contrario ejecutará la acción <si es falsa>. En la celda marcada en la figura anterior deberemos introducir la siguiente fórmula:

=SI(B7<=5;B7*C7*10/100; B7*C7*15/100) Y la de la celda de importe sería:

=(B7*C7)-D7 Si en lugar de tener dos descuentos tuviéramos tres o más sólo tendríamos que anidar las funciones SI:

=SI(B7<=5;B7*C7*10/100;SI(B7<=10;B7*C7*15/100;B7*C7*20/100))

Existen una gran cantidad de funciones en Excel y en este curso sería imposible verlas todas. Se deja al alumno para que practique con ellas haciendo uso de la ayuda para posibles consultas de la sintaxis y utilidad de la función.



Ejercicios de repaso

Casos prácticos En este apartado vamos a desarrollar la utilización de fórmulas y funciones realizando una serie de ejercios prácticos.

Simulación de procesos La simulación de procesos consiste en la creación de varias tablas en las que introduciendo distintos valores para los mismos conceptos nos muestren distintos resultados finales, seleccionando la tabla que se adapte mejor a nuestras necesidades.

Caso práctico: Actualización de tarifas de Agua. Tras un análisis se observa que los costes reales de la empresa de abastecimientos de aguas AGUA SALUDABLE S.A. es de 69.035 €.

En la siguiente tabla se muestra las tarifas actuales:

Como se puede apreciar es deficitaria.

Se trata de adaptar las nuevas tarifas para que, al menos se cubran los gastos.

Para ello hay que modificar precios y bloques.



Analítica presupuestaria En algunos casos sería necesario realizar un documento base para su aplicación en un estudio de saneamiento financiero o informe complementario que acompañe a la liquidación del ejercicio anterior, entre otros usos. El siguiente caso práctico es un ejemplo de lo expuesto anteriormente.

Caso Práctico: En base al Estado de Ejecución siguiente, correspondiente a la Liquidación del Presupuesto de 2009, obtener las tablas analíticas que muestren la información solicitada en los siguientes puntos:

a) Grado de participación de cada uno de los capítulo de

Ingresos y Gastos en el Total, tanto en términos de Previsiones Iniciales, Previsiones Definitivas como en ejecución real.

b) Distribución de los Gastos, respecto a Previsiones Definitivas y Obligaciones Reconocidas, según su carácter (funcionamiento, cargas financieras, transferencias e inversiones).

c) Distribución de los Gastos, respecto a Previsiones Definitivas y Obligaciones Reconocidas, según su estructura ( gastos corriente y gastos de capital).

d) Distribución de Ingresos, respecto a Previsiones Definitivas y Derechos, según sus fuentes de financiación (Tributos y Precios Públicos, Transferencias, Ingresos Patrimoniales y operaciones Financieras).

e) Distribución de Ingresos, respecto a Previsiones Definitivas y Derechos, según la estructura de




financiación (Ingresos Corrientes e Ingresos de Capital).

f) Análisis del esfuerzo fiscal y Carga financiera por habitante respecto a derechos y obligaciones respectivamente. Población: 12.300 habitantes.

Comparativa presupuestaria Son muchos los casos en los que nos puede interesar comparar aspectos presupuestarios entre distintos ejercicios.

Caso práctico: Estudiar los presupuestos de gastos e ingresos iniciales y definitivos, por capítulos, de los últimos cuatro años (2005-2008).

a) Para el año 2008 toma los valores de las tablas del caso práctico anterior.

b) Inventa los valores para el resto de los años.


Tema 3: Incrustación y vinculación 16

Tema 3: Incrustación y vinculación Objetivos En Excel se puede trabajar con más de un libro de trabajo, además de con más de una hoja de cálculo por libro. Vamos a ver el intercambio de información entre distintos documentos. Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Intercambiar información entre distintos libros/hojas de Excel utilizando el portapapeles.

• Definir los conceptos de incrustación y vinculación

• Vincular hojas de cálculo.

Utilizando el portapapeles Con el portapaleles se pueden copiar o mover datos, objetos, gráficos o imágenes de un sitio a otro dentro del un mismo documento o de un documento a otro. Para copiar o mover información con el portapapeles, marcamos las celdas con los datos, el objeto, el gráfico o las imágenes. Seleccionamos la opción Copiar (si vamos a copiar la información) o Cortar (si vamos a mover la información de sitio) del menú Edición o del menú contextual. Excel rodea la información marcada con un borde en movimiento. Una vez copiada o cortada la información nos situamos en el lugar donde deseamos situar dicha información (en otra zona del mismo documento o en otro documento) y seleccionamos la poción Pegar del menú Edición o del menú contextual.


El portapapeles de Office XP (a diferencia de versiones anteriores), no almacena solamente el último elemento cortado o copiado, si no que almacena los últimos 24 elementos, por lo que en cualquier momento podremos pegar cualquiera de esos últimos 24 elementos, para ello bastará con mostrar el panel de tareas del portapapeles, nos aparecerá los últimos elementos cortados o copiados, y pulsamos sobre el que queramos pegar:

Para Copiar, Cortar y Pegar podemos utilizar la combinación de teclas "Control" + "C", "Control" + "X" y "Control" + "V" respectivamente.

El borde en movimiento se cancelará al seleccionar un comando, al cambiarse a la barra de fórmulas o al presionar la tecla "Esc".

Ejercicio: Copia el rango A4:F15 de la hoja de cálculo de la base de datos a la celda M3 de la hoja de cálculo de la tabla sinóptica

Vinculación de hojas de cálculo Las hojas de cálculo se pueden vincular dinámicamente a datos fuentes de otra hoja de cálculo, de tal modo que cualquier cambio que se haga en una de ellas se refleje de inmediato en la otra. Vamos a explicar algunos términos utilizados al vincular objetos: • Referencia externa: es una referencia otra celda de hoja de cálculo, rango

de celdas o nombre definido de Excel. A la fórmula que contiene una referencia externa se le llama fórmula de referencia externa.



• Hoja de cálculo dependiente: es una hoja de cálculo que contiene un vínculo con otra hoja de cálculo. Es decir, una hoja de cálculo que depende de la información contenida en otra hoja.

• Hoja de cálculo fuente: es una hoja de cálculo donde se encuentra la información a la que se hace referencia en una formula de referencia externa. Las hojas de cálculo dependientes hacen referencia a las hojas de cálculo fuentes.

Creación de vínculos entre hojas de cálculo Para crear una vinculación seguimos los siguientes pasos: 1. Marcamos la celda o rango de celdas en la hoja de cálculo fuente.

2. Seleccionamos la opción Copiar del menú Edición, o Control + C o el botón Copiar ( ) de la barra de herramientas.

3. Activamos la hoja de cálculo dependiente, pulsamos en la celda donde deseamos que aparezcan los datos vinculados.



4. Seleccionamos la opción Pegado especial... del menú Edición. Con lo que aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionamos el botón Pegar vínculos, con lo que los datos de la hoja fuente aparecerán vinculados en la hoja dependiente. Al situarnos en cualquiera de las celdas vinculadas, en la barra de fórmula de la hoja de cálculo dependiente aparecerá la referencia a la celda de la hoja de cálculo fuente (los formatos de las celdas no se vinculan):

De esta forma hemos vinculado los datos de una hoja de cálculo en otra, por lo que al modificar cualquier dato en la hoja de cálculo fuente se modificará automáticamente en la dependiente.

Si deseamos vincular los datos como una imagen, hay que mantener pulsada la tecla "Mayúscula" mientras seleccionamos el menú Edición y la opción Pegar vínculo imagen. De esta forma al insertarse como imagen se puede mover por toda la hoja sin estar adjunta a ninguna celda de la hoja de cálculo dependiente.



Ejercicio: Introduce en la hoja de cálculo vacía del libro de trabajo los datos de personal de la delegación de Cádiz de EJEMPLO S.A. y crea una nueva hoja de cálculo fuera del libro de trabajo con las siguientes características:

- "Salario neto del personal de EJEMPLO S.A." como título.

- "Nombre del empleado" "Sueldo neto" como cabeceras de tabla.

- Vincular las columnas "Nombre del empleado" y "Total a percibir" de las tres delegaciones de EJEMPLO S.A. en las columnas "Nombre de empleado" y "Sueldo neto" respectivamente.

Hay que tener cuidado con los datos vinculados ya que si editamos una celda con un valor vinculado y lo modificamos se perderá el vínculo. Si deseamos desvincular las celdas conservando el valor, marcamos la celda o celdas que deseamos desvincular, seleccionamos la opción Copiar del menú Edición y a continuación seleccionamos la opción Pegado especial... del menú Edición y marcamos el radio-botón Valores

Finalmente pulsamos el botón Aceptar, con lo que desaparece el vínculo y quedando en la celda o celdas el valor.

Ejercicio: Vincula Sueldo base y % de I.R.P.F. de las tres sucursales de EJEMPLO S.A. en la nueva hoja de cálculo y realiza los siguientes apartados:

- Elimina el vínculo de la columna Sueldo Base dejando los valores.

- Elimina totalmente el vínculo %de I.R.P.F.




Casos prácticos La vinculación es muy útil para resumir datos de distintas hojas de cálculo en otra, de forma que al modificar un valor en la hoja origen se actualice en la hoja destino. Vamos ha realizar un caso que podría ser útil para el control de tesorería.

Estimación de cobros y pagos de un ejercicio Para un mejor control de los cobros y pagos en un ejercicio sería bueno tener previamente hecho un estudio con la estimación por meses de dichos pagos y cobros.

Caso práctico: Se trata de realizar una estimación por meses de los cobros y pagos de un ejercicio determinado.

a) Crea doce hojas de cálculo y nómbralas con los nombres de los doce meses. Crea otra hoja con el nombre “Resumen”.

b) En la hoja de Enero incluye las siguientes tablas(los totales son fórmulas):



c) En la de Febrero las tablas (los totales son fórmulas):

d) Haz lo mismo con el resto de las hojas de cálculo

inventándote los datos.

e) Crea una tabla con los una columna como Saldo Inicial, doce con los meses del año y una de totales. En una fila pon los pagos y en otra los cobros de forma que estén vinculados con las celdas de totales de los respectivos meses (inventa el valor de los saldos iniciales).

f) Incluye una fila con el saldo de caja para cada mes.



Tema 4: Gráficos Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Definir cada uno de lo componente de un gráfico.

• Crear un gráfico a partir de una tabla de datos en Excel.

• Modificar la apariencia de los gráficos creados con el asistente de Excel.

Introducción Un gráfico en Excel es una representación de los datos de una hoja de cálculo. Excel ofrece distintos tipos de gráficos tanto bidimensionales como tridimensionales con distintos formatos integrados para cada uno de ellos. Además, los formatos se pueden personalizar, para adaptar el gráfico a nuestras necesidades. Excel proporciona una forma fácil de incrustar un gráfico en nuestra hoja de cálculo. Ésta es mediante el asistente para gráficos. Dicho gráfico podemos incrustarlo en una hoja de cálculo o en una hoja de gráfico.

Componentes de un gráfico En un objeto gráfico se pueden distinguir los siguientes componentes:

A Barra de herramientas de gráficos.

Tema 4: Gráficos 23


B Marcador de datos. También puede aparecer junto a cada marcador de datos el valor concreto de ese punto, es lo que se llama rótulo de datos.

C Marca de graduación del eje. D Titulo del gráfico. E Líneas de división. F Leyenda. G Eje Z. H Eje X. I Eje Y. J Serie de datos del gráfico. K Nombre del eje, en este caso del eje Z, cada uno de los ejes puede

tener un título.

Creación de un gráfico Con independencia de donde se crea el gráfico lo primero que debemos hacer es marcar los datos que deseamos representar.

A la hora de marcar los datos debemos tener en cuenta la existencia de filas y columnas ocultas, ya que si marcamos un rango éstas también entrarán en la gráfica. Para que no entren las filas y/o columnas ocultas tendremos que marcar el rango zona a zona manteniendo pulsada la tecla "Control".

Como hemos comentado, para facilitar la creación de un gráfico Excel ofrece el "Asistente de gráficos". Para ejecutar este comando habrá que

hacer clic en el botón que aparece en la barra de herramientas estándar. Este "Asistente para gráficos" nos ayuda a crear o editar un gráfico haciendo preguntas y luego creando o modificando el gráfico en base a las respuestas que se vayan realizando. Cuando hacemos uso de este "Asistente para gráficos" nos irán apareciendo en pantalla distintos cuadros de dialogo en los cuales debemos elegir distintas opciones.



El primer cuadro de dialogo nos pide el tipo de gráfico

En él podemos seleccionar entre un gran número de tipos y subtipos de gráficos entre los que se encuentran columnas, barras, líneas y circular tanto en 2 dimensiones como en 3 dimensiones. Pulsando el botón Siguiente > pasamos al paso 2 donde se hace referencia al rango de donde se tomarán los datos para realizar el gráfico. El asistente tomará el rango de celdas marcados en el paso previo a la ejecución del asistente, pero aquí podremos modificarlo en caso necesario.



En el tercer paso podremos definir características auxiliares de nuestro gráfico como el título, características de los ejes, propiedades de la leyenda, etc..

En este paso tenemos distintas fichas: Título: en esta ficha podemos configurar todo lo referente a título del gráfico y título de cada uno de los ejes de valores. Eje: en esta ficha indicamos si queremos que en el gráfico se muestren los ejes de categorías. Líneas de división: aquí indicamos las líneas de división del grafico que queremos que se muestren. Leyenda: desde esta ficha activamos y desactivamos la leyenda. En caso de dejarla visible, podemos indicar el lugar del gráfico en el que se mostrará.

Rótulos de datos: desde aquí podremos indicar si queremos activar los rótulos de datos en el gráfico. Los rótulos de datos nos proporciona información adicional acerca de un punto de datos en un gráfico. También podremos indicar la información que nos proporcionará ese rótulo de datos (nombre de la serie de datos, nombre de la categoría o eje punto del eje X, valor o punto del eje Y, etc. Tabla de datos: desde aquí podremos indicar si queremos que



En el último paso se nos solicita el lugar donde se ubicará el gráfico, bien en una hoja de cálculo existente (normalmente la misma hoja de cálculo que contiene los datos) o bien en una hoja de cálculo nueva.

Una vez finalizada esta operación pulsamos el botón Terminar y el gráfico aparecerá incrustado en la hoja de cálculo seleccionada tal y como se puede ver en la ilustración siguiente:

Ejercicio: Inserta un gráfico en cada una de las sucursales de EJEMPLO S.A. de tipo Barra3-D. Y otro en la tabla consolidada. Utiliza las distintas formas de insertar un gráfico descritas en el capítulo.



Edición de un gráfico Para modificar el gráfico basta con hacer clic sobre él con lo que las opciones de menú cambian para adaptarse al gráfico.

Como podemos apreciar en la figura, el menú Datos desaparece y en su lugar tenemos Gráfico, además el resto de los menús tienen reducidas las opciones o cambiado por completo su contenido. El menú Gráfico presenta el siguiente menú:

Desde este menú podremos cambiar el tipo de gráfico (Tipo de gráfico... ) cambiar los datos de donde se obtiene la gráfica (Datos de origen... ), cambiar las características del gráfico (Opciones de gráfico... ), etc.



Por ejemplo si deseamos cambiar el tipo de gráfico de columnas 3-D a barras 3-D, seleccionamos la opción Tipo de gráfico... del menú Gráfico. Aparece entonces la ventana con los distintos tipos de gráficos, seleccionando el tipo Barras y el subtipo en 3-D.

Pulsamos el botón Aceptar (o si deseamos seleccionar otro formato pulsamos antes en éste y luego el botón Aceptar) y nuestro gráfico tomará el nuevo tipo.



Podemos cambiar la escala del eje X. Para ello pulsamos con el ratón sobre el eje X, y seleccionamos la opción Eje seleccionado... del menú Formato aparece un cuadro de diálogo con distintas pestañas. Haciendo clic en Escala tendremos las siguientes opciones.

En esta ventana podemos cambiar el valor mínimo y máximo para representar, el incremento de unidades para los ejes (principal y secundaria), en que unidad se cruzan los ejes, si la escala es normal o logarítmica, presentar las ordenadas en orden inverso y cruzar los ejes en la ordenada mínima. Vamos a cambiar la Unidad mayor introduciendo 75000 en lugar de 50000 y pulsamos el botón Aceptar.



Otra modificación que podemos realizar es la de cambiar de sitio la leyenda. Para ello, pulsamos sobre la leyenda y seleccionamos la opción Leyenda seleccionada... del menú Formato.

En la pestaña Posición podemos seleccionar la posición de la leyenda. Pulsamos el radio-botón Inferior. También disponemos de pestañas para cambiar el diseño y las fuentes de la leyenda. Vamos a pulsar la pestaña Tramas para ponerle sombra al recuadro de la leyenda.

Seleccionamos la casilla de validación Sombreados. Además del sombreado, podemos cambiar el estilo, color y grosor de los bordes y el diseño , color y fondo del área de la leyenda.



Al pulsar el botón Aceptar Excel nos presenta el siguiente gráfico:

La mayoría de las opciones del menú Formato pueden ser accedidas mediante la doble pulsación en el objeto que deseamos modificar. Así si deseamos cambiar el diseño de la leyenda, haciendo doble clic en ella accedemos a ventana Diseño del área mostrada anteriormente.

Volvemos a cambiar el gráfico al tipo columnas 3-D, quedado definitivamente como el de la figura


Además de los cambios vistos se pueden realizar una gran cantidad de ellos. Se deja al alumno para que practique diferentes cambios al gráfico.


Para salir de la edición del gráfico y volver a los valores de la hoja de cálculo basta con hacer clic sobre cualquier celda de la hoja. El resultado final sería:

Ejercicio: Modifica las gráficas realizadas en el ejercicio del apartado anterior para que tengan la leyenda en la parte inferior, líneas en ambos ejes (modifica además aquellos aspectos necesarios para una buena presentación).




Casos prácticos

Incluir gráficos en las tablas de los caso prácticos anteriores. Incluye un gráfico para cada una de las tablas de los casos prácticos anteriores. Utiliza diersos tipos y subtipos para romper la monotonía de la presentación.



Tema 5: Bases de datos, tabla resumen y consolidación de datos 35

Tema 5: Bases de datos, tabla resumen y consolidación de datos Objetivos del Tema Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Definir distintos conceptos sobre base de datos (campo, registro, base de datos etc.)

• Consultar y filtrar datos en una tabla de Excel, utilizando tanto el filtro avanzado como el autofiltro.

• Realizar una tabla resumen.

• Consolidar datos.

Introducción En este capítulo veremos cómo Excel puede tratar grandes cantidades de información, de forma que podamos sacar el máximo partido. Vamos a utilizar tres herramientas: las bases de datos, las tablas resumen (tablas dinámicas) y la consolidación de datos.

Bases de datos En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

• Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. • Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en

la base de datos. • Cada fila de la lista es un registro en la base de datos. Una base de datos en Excel se puede utilizar para: • Buscar o consultar datos específicos. • Ordenar datos alfabética y numéricamente por filas o columnas en orden

ascendente o descendente. • Extraer subconjuntos de los datos basándose en criterios definidos. • Efectuar cálculos estadísticos con los datos para realizar análisis y tomar

decisiones. • Imprimir los datos organizados de acuerdo a propósitos específicos.


En una hoja de cálculo SÓLO se pueden aplicar las operaciones de base de datos a una lista a la vez, aunque puedan, además de ésta, contener otras listas de datos.

Componentes de una base de datos Antes de utilizar una base de datos en Excel vamos a definir algunos puntos importantes: • Rango de la base de datos: El rango de una base de datos es un grupo

rectangular de celdas de una hoja de cálculo que define la base de datos cuya primera fila contiene los nombres de campo.

• Registro: Un registro es una fila individual de una base de datos. Todos los registros de una base de datos contienen las mismas categorías de datos.

• Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de un campo pueden ser texto, números, fechas, fórmulas o funciones. Para cada elemento que se desee recuperar individualmente se debe usar un campo separado. Por ejemplo si se desea ordenar direcciones por código postal, se crearía un campo para las direcciones y otro separado para los códigos postales, en lugar de un solo campo que contenga la dirección y el código postal.

• Campo calculado: Cuando un campo contiene fórmulas o funciones se llama campo calculado.

• Nombre de campo: es un nombre que identifica los datos guardados en él. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres de campo.

• Tamaño de la base de datos: Una base de datos puede ocupar desde una celda hasta toda la hoja de cálculo.

• Ubicación de los nombres de campo: Los nombres de los campos deben estar obligatoriamente en la primera fila de la base de datos.

• Valores permitidos en los nombres de campo: Los nombres de campo deben ser constantes de texto. Si utilizamos números, éstos deben tener formato de texto. No se pueden utilizar como nombre de campo un número (con formato no texto), una fórmula, una celda en blanco o un valor lógico ya que los comandos de la base de datos no funcionarán correctamente.

• Longitud del nombre de campo: Pueden contener un máximo de 255 caracteres. Es conveniente utilizar nombres cortos

• Tamaño del registro: Todos los registros tendrán los mismos campos, aunque no es necesario que tengan información. Hay que tener cuidado con los espacios en blanco, ya que un espacio en blanco al principio o al



final de la información de un elemento afectará al resultado de una búsqueda.

• Uso de mayúsculas: Se pueden usar mayúsculas o minúsculas. Excel no distingue entre ambas cuando realiza una búsqueda.

• Fórmulas: Una base de datos puede incluir fórmulas que determinen el valor del campo a partir de otro u otros.


Los nombres de los campos no deben contener espacios en blanco, ya que si exportamos la base de datos a otros programas es posible que estos no los permitan y por tanto se produzcan errores. Un ejemplo sería al intentar tomar los datos para realizar un mailing en Word 2.0

Ordenar una base de datos Para ordenar una base de datos, nos situamos en cualquiera de las celdas de la lista y seleccionamos la opción Ordenar... del menú Datos.

Al aparecer este cuadro de diálogo se marca toda la base de datos menos la cabecera, en el caso de que haya incluido la cabecera en la selección y ésta incluya los encabezados de las columnas deberemos marcar la casilla La lista tiene encabezamiento a Sí, A continuaciónn ya podemos seleccionar el campo por el que ordenar y el tipo de ordenación (ascendente o descendente) Podemos ordenar por un máximo de tres campos.


Consultas en la base de datos Para realizar consultas en una base de datos de Excel, seleccionamos la opción Autofiltro del submenú Filtro del menú Datos.

Nos aparecerá en las cabeceras de las columnas un indicador de lista desplegable:

Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, haremos clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar y haremos clic en el valor. Por ejemplo, supongamos que solamente queremos ver los datos referentes al producto 2:

Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra columna, repetiremos los pasos vistos anteriormente.



Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparación distintos a Es igual a, haga clic en la flecha de la columna y después en (Personalizar...).

Nos aparecerá un cuadro como el que se muestra en el siguiente figura, en él podremos seleccionar la condición o condiciones que queremos añadir a la columna. La siguiente figura muestra la condición en el caso que queramos mostrar aquellos productos cuyo precio esté entre 20 y 40 €:

En este cuadro de diálogo podemos definir condiciones de búsqueda complejas.


Autofiltro permite aplicar un máximo de dos condiciones en una columna. Si debemos aplicar tres o más condiciones a una columna, utilizaremos valores calculados como criterios o copiaremos registros a otra ubicación, podemos también usar filtros avanzados.


Extraer datos Para extraer los datos vamos a utilizar el filtro avanzado. El filtro avanzado tiene más flexibilidad a la hora de añadir condiciones que el autofiltro. En el filtro avazando tenemos que tener claros dos criterios:

• Rango de la lista: rango donde se encuentran los datos que queremos filtrar, es decir todo el conjunto de datos, en el ejemplo que estamos siguiendo el rango de criterios es A1:C11:

• Rango de criterios: es el conjunto de celdas en el que hemos escrito los criterios que queremos que se cumpla una vez hayamos aplicado el filtro. Entre el rango de la lista y el rango de criterios debe exister por lo menos una fila o columna de separación. Para hacer el rango de criterios tendremos que seguir las siguientes reglas:

En la primera fila del rango, escribe el nombre del campo o campos sobre los que vas a aplicar el filtro. Debajo del campo, escribe la condición que quieres que cumplan los datos (debajo de cada campo su criterio correspodiente). Si los criterios están escritos en la misma fila, se tienen que cumplir todos, es como si utilizaramos la cláusula Y. Si los criterios están escritos en el distintas filas, solamente tiene que cumplirse uno de ellos, es como si utilizaramos la cláusula O. Algunos ejemplos de rangos de criterios: Productos cuya cantidad sea mayor de 30 Y su precio menor o igual a 350:



Productos cuya cantidad sea menor de 25 O su precio mayor de 300:

Productos cuya cantidad sea mayor o igual a 50. O aquellos que se su cantidad sea menor de 20, pero su precio mayor de 250:

Para hacer el filtro avanzado, debemos seguir los siguientes pasos: 1. Escribimos el rango de criterios siguiendo las reglas que acabamos de

ver. Recuerda que el rango de criterios debe estar separado del rango de la lista por al menos una fila o una columna.

2. En el menú Datos, seleccionar la opción Filtro del menú Datos y hacer clic en Filtro avanzado.

3. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, hacer clic en Filtrar la lista sin moverla. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, hacer clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área de pegado.

4. En la casilla Rango de la lista escribimos su referencia, incluidos los rótulos de datos.

5. En la casilla Rango de criterios introducimos su referencia, incluidos los rótulos de criterios.

6. Por último pulsamos el botón Aceptar




Si la hoja de cálculo contiene un rango de nombre Criterios, su referencia aparecerá automáticamente en la casilla Rango de criterios.

Tabla resumen Otra utilidad de Excel es la de poder realizar tablas dinámicas (tablas resumen) de nuestra información. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que permite resumir y analizar los datos procedentes de las listas y tablas existentes. Utilizaremos el Asistente para tablas dinámicas para especificar la lista o tabla que deseamos utilizar y para definir cómo deseamos organizar los datos en la tabla dinámica. Una vez creada una tabla dinámica, pueden reorganizarse los datos arrastrando los campos y los elementos. Supongamos los siguientes datos:


Creando una tabla dinámica El primer paso será colocarnos dentro de los datos, a continuación seleccionamos la opcíon Informes de tablas y gráficos dinámicos... del menú Datos:

Seleccionamos la fuente de los datos para crear la tabla dinámica y si queremos crear una tabla o un gráfico dinámico. En nuestro caso como tenemos los datos en el mismo libro de trabajo de Excel, seleccionamos la opción Lista o base de datos de Microsoft Excel, también seleccionamos Tabla dinámica, pues en este ejemplo es lo que vamos a crear. Pulsamos el botón Siguiente > con lo que entramos en la siguiente pantalla del asistente.

Si antes de entrar en el asistente hemos seleccionado el rango de celdas que vamos a utilizar para la creación de la tabla dinámica (o hemos seleccionado alguna celda del mismo), en el cuadro de texto aparecerá dicho rango, en caso contrario deberemos especificarlo.



Pulsamos en el botón Siguiente> con lo que pasamos al último paso del asistente.

En esta última pantalla pulsamos seleccionaremos donde se creará la tabla dinámica: En una hoja de cálculo nueva o en la misma hoja de cálculo (en este caso debemos definir la celda donde comenzará a crearse la tabla). Para finalizar pulsaremos el botón Finalizar, con lo que en nuestra hoja de cálculo quedaría como se muestra (se ha seleccionado en hoja de cálculo nueva):

Como puedes ver, se nos ha creado en una nueva hoja de cálculo, una tabla dinámica, pero en ella no aparece ningún dato, ahora tenemos que definir el campo o campos que se van a utilizar para las fila, columnas y datos de la tabla dinámica.



El mecanismo de definición es haciendo clic en el nombre del campo que tenemos en la barra Lista de campos de tabla dinámica (en la imagen anterior ésta se muestra a la derecha) y arrastrarlo hasta el área de FILA, COLUMNA o DATOS respectivamente. En este caso seleccionamos el campo DEPARTAMENTO para las filas, CATEGORIA para las columnas y SUELDO BRUTO para los datos:

El resultado de nuestra tabla dinámica será el siguiente:

Como podemos observarnos aparece los DEPARTAMENTOS en filas y las CATEGORÍAS en columnas, en el centro de la tabla nos muestra la suma de los SUELDOS, por departamente y categoría.

Ejercicio: Crea una tabla sinóptica de la base de datos de la hoja de cálculo NOMINAS1 para obtener la de la figura.



Modificando una tabla dinámica Para cambiar las categorías que tenemos en filas, columnas o datos, bastará con seleccionar el nuevo campo a mostrar de la barra de herrmientas Lista de campos de la tabla dinámica tal y como lo hicimos cuando creamos la tabla dinámica. Si lo que queremos es eliminar un campo que hemos puesto anteriormente en la tabla dinámica, bastará con arrastrar la etiqueta del mismo, desde la tabla al cuadro Lista de campos de la tabla dinámica:

Ejercicio: Modifica la tabla dinámica para que en lugar del sueldo base aparezca el Total a percibir.

Si quisiéramos modificar la operación a realizar, por ejemplo, en vez de hacer la suma de los sueldos queremos hacer la media o promedio. Para ello pulsamos con el botón secundaria del ratón sobre la etiqueta Suma de Sueldo bruto y seleccionamos la opción Opciones de campo:



Nos aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación, desde la cual podremos seleccionar la operación a realizar sobre el campo.

Si se modifica cualquier celda de la tabla de donde se toman los valores para calcular la tabla dinámica, ésta no se actualiza hasta que nosotros no forzamos a ello. Para hacer esto debemos activar cualquier celda de la tabla dinámica y seleccionar la opción Actualizar datos del menú Datos. Otra forma de hacerlo es si tenemos visible la barra de herramientas Tabla

dinámica podemos pulsar el botón

Consolidación de datos En muchas ocasiones es necesario resumir grandes cantidades de datos introducidos en hojas de cálculo separadas. A este proceso se denomina consolidación. Por ejemplo, supongamos que tenemos una empresa con tres departamentos de ventas y para cada departamento tenemos una hoja de cálculo y deseamos conocer el volumen de ventas de la empresa. Esta información la obtendríamos consolidando las tres hojas de cálculo.

Antes de desarrollar el ejemplo vamos a definir unos conceptos previos: • Área destino: rango de celdas marcadas en la hoja destino antes de

consolidar los datos. Este rango debe de estar limpio, ya que Excel no



reemplazará los formatos que tengan las celdas (excepto los formatos de números) ni las fórmulas.

• Área fuente: rango de celdas de cada una de las hojas de cálculo fuentes. Se pueden definir hasta 255 áreas fuente para consolidar. No es necesario que la hoja de cálculo que contiene un área fuente esté abierta a la hora de realizar la consolidación.

Cuando definimos el área de destino debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Marcamos Acción Una sola celda Excel toma todo el área que necesita para

realizar la consolidación. Rango de celdas en una fila Excel toma hacia abajo todo el área que

necesita para realizar la consolidación pero sólo utiliza las columnas marcadas ignorando el resto.

Rango de celdas en una columna

Excel toma hacia la derecha todo el área que necesita para realizar la consolidación pero sólo utiliza las filas marcadas ignorando el resto.�

Rango de celdas en filas y columnas

Excel se ajusta al rango seleccionado.

Para realizar la consolidación primero marcamos en la hoja de cálculo que va ha contener los datos consolidados el área destino según la tabla anterior. Seleccionamos la opción Consolidar... del menú Datos.

En la lista desplegable Función seleccionamos la operación que deseamos realizar con las áreas fuentes. Por defecto viene seleccionada la operación SUMA (entre otras podemos seleccionar CONTAR, PRODUCTO, PROMEDIO, etc.).



En el cuadro de texto Referencia se introduce el área fuente de la primera hoja de cálculo. Para ello, primero nos situamos en el cuadro de texto Referencia, activamos la primera ventana fuente (en nuestro ejemplo donde se encuentra los datos del Departamente 1) y con el ratón marcamos el área fuente. Automáticamente la referencia se introduce en Referencia. Una vez seleccionada, activamos la ventana destino y pulsamos el botón Agregar, con lo que dicha referencia pasará a la lista. Repetimos el proceso para todas las tablas que deseamos consolidar.

Podemos introducir referencias de hojas de cálculo que no se encuentran abiertas. Para ello podemos escribir en el cuadro de texto el nombre completo de la hoja de cálculo (incluida su ruta de acceso) seguido del signo admiración (!) y después el área fuente. Para seleccionar el nombre completo de la hoja de cálculo podemos pulsar el botón Examinar...

Si deseamos eliminar alguna referencia basta con seleccionarla de la lista y pulsar el botón Eliminar. Si las áreas fuentes contienen las cabeceras de filas y columnas de las tablas (o algunas de ellas) marcamos las casillas de validación correspondientes del cuadro Usar rótulos en. Si deseamos que los datos de la tabla consolidada quede vinculada a sus fuentes, marcamos la casilla de validación Crear vínculos con datos fuente. Para nuestro ejemplo, una vez terminado el proceso, la ventana Consolidar presentaría el siguiente aspecto:



Ya sólo nos queda pulsar el botón Aceptar para que se realice la consolidación, obteniendo el siguiente resultado:

El formato de las cabeceras y el ajuste de celdas no se copia. Si nos fijamos podemos apreciar que la tabla esta en formato de esquema, ocultando las filas de nivel 2. Si mostramos todas las filas obtendremos el siguiente resultado:

Ejercicio: Consolida la tres sucursales de EJEMPLO S.A. en una hoja de cálculo incluida en el libro de trabajo y llamada Resumen.




Casos prácticos Vamos a ver tres casos prácticos : uno utilizando las tablas como base de datos para consultar y extraer datos, otro haciendo uso de las tabla dinámicas y por último, otro realizando una consolidación de tablas.

Base de datos: consultas de gastos e ingresos El uso de tablas como bases de datos facilitan la consulta e impresión de datos, así como la extración de parte de los datos para un uso concreto.

Caso práctico: Crear una tabla para el control de caja con los campos FECHA, CONCEPTO, CANTIDAD, GASTO/INGRESO Y SALDO.

a) El campo saldo debe mostrar ERROR en caso de introducir una letra distinta de una I o una G en el campo Gasto/Ingreso.

b) Introduce al menos 10 registros entre gastos e ingresos (no deben estar consecutivos los gastos por un lado y los ingresos por otro, sino que deben estar alternativos).

c) Imprime los gastos realizados en caja.

d) Imprime los ingresos producidos con posterioridad a la fecha del primer ingreso.

Tabla resumen: Control de Prestamos Los préstamos bancarios es algo que se utiliza con suma frecuencia y que, debido a lo dilatado en el tiempo y a la variación que en cada pago hay de capital y de intereses, hacen necesario un control exhaustivo.

Caso práctico: Dada una tabla con los campos: PRESTAMO, AÑO, FECHA, REEBOLSO, AMORTIZACIÓN, CAP. AMORTIZADO, CAP. PENDIENTE, realiza los siguientes apartados.

a) Crea una tabla resumen agrupando los datos por préstamo, año y fecha; y que muestre los datos Amortización, Intereses y Reembolsos.

b) Modifica el campo para que aparezcan como listas desplegables los datos por los que se realiza el agrupamiento.




Consolidación: Resumen anual La consolidación de tablas nos ayuda a agrupar tablas que poseen la misma estructura de datos y que hacen referencia a periodos de tiempo distintos.

Caso práctico: Realiza la consolidación por trimestres y del año de las hojas de datos de la Estimación de cobros y pagos.

a) Crea una hoja de cálculo por cada trimestre b) En cada una de las hojas creadas consolida el

trimestre correspondiente.

c) En la hoja de cálculo Resumen introduce debajo de los datos del ejercicio anterior la tabla consolidada del año completo.


Tema 6: Mejorando el aspecto de la hoja de cálculo. Objetivos Al finalizar esta unidad, la/el alumna/o será capaz de:

• Definir el concepto de estilo.

• Crear, modificar, eliminar y aplicar estilos en Excel.

• Realizar esquemas sobre una hoja de cálculo.

• Dividir la hoja de cálculo para poder ver diferentes partes de la misma en la misma pantalla.

• Realizar distintas vistas de un libro de trabajo.

• Personalizar el área de trabajo.

Estilos Excel permite especificar una combinación de formatos para una celda, aplicando éstos de forma simultánea. A esta combinación se le llama Estilo. Con los estilos sólo tendremos que definir una vez los formatos a aplicar, asignarle un nombre y llamarlo cada vez que se desee utilizar. Se puede volver a definir un estilo cambiando alguno de los formatos asignados. También podemos eliminar un estilo.

Definiendo un estilo Podemos crear un estilo de dos formas: 1. Seleccionando la opción Estilo... del menú Formato. De esta forma aparece la ventana de la figura.

Tema 6: Mejorando el aspecto de la hoja de cálculo. 53


Introducimos el nombre del nuevo estilo en el cuadro de texto de la lista desplegable Nombre del estilo. En el cuadro El estilo incluye aparecen las características que tiene el estilo, pudiendo desactivar la casilla de validación de la categoría que no deseamos que se incluyan en el nuevo estilo. A la derecha de las casillas de validación aparece el valor que tiene la categoría. Para cambiar cualquier valor pulsaremos el botón Modificar...

Esta ventana es igual a la que aparecería si hubiésemos seleccionado la opción Celdas... del menú Formato, por lo que no se explica aquí su contenido.

Ejercicio: Crea los estilos siguientes de las dos formas vistas: Título: Estilo para títulos de tabla (realizarlo mediante la primera forma). Con las características:

- Tipo de letra Arial, Negrita, Tamaño 16, Alineación centrada.

Cabecera: Estilo para la cabecera de tabla (realizarlo mediante la primera forma). Con las características:

- Tamaño 12, Negrita, Alineación centrada.

Totales: Estilo para celdas de totales (realizarlo mediante la segunda forma). Con las características:

- Tipo de letra Arial, Negrita, Cursiva, Moneda sin decimales.



Aplicando un estilo Para aplicar un estilo a una celda o rango de celdas seleccionamos éstas y, en el caso de disponer de la lista desplegable de estilos en una barra de herramientas, elegimos el modelo a aplicar de dicha lista.

En el caso de no disponer de la lista despegable en una barra de herramientas, seleccionaremos la opción Estilo... del menú Formato y en la lista desplegable Nombre del estilo seleccionamos el nombre del estilo que deseamos aplicar, pulsando a continuación el botón Aceptar.

Ejercicio: Escribe en la celda A1 el siguiente texto y aplícale el estilo "Título". Nóminas del personal de EJEMPLO S.A. (Córdoba).

Modificando un estilo Una vez creado un estilo podemos modificar alguna de sus características seleccionando la opción Estilo... del menú Formato, buscamos el estilo a modificar en la lista desplegable Nombre del estilo y pulsamos el botón Modificar...



Cuando modifiquemos cualquier característica del estilo se activa el botón Agregar. Una vez terminado la modificación, pulsamos el botón Agregar y dependiendo de si queremos aplicar el estilo o no pulsaremos el botón Aceptar o el botón Cancelar respectivamente.


Si modificamos un estilo que ha sido utilizado, todas aquellas celdas que tienen el estilo cambiarán su formato adaptándose a las nuevas características.

Ejercicio: Añade al estilo Totales las siguientes características: - Contorno de grosor medio. - Primer plano gris claro.

Eliminando un estilo Para eliminar un estilo seleccionamos la opción Estilo... del menú Formato, buscamos el estilo a borrar en la lista desplegable Nombre del estilo y pulsamos el botón Eliminar. Hay que tener cuidado a la hora de borrar un estilo ya que una vez borrado no hay forma de recuperarlo, salvo que volvamos a definirlo.

Si borramos un modelo que está siendo utilizado, todas aquellas celdas que lo tienen adquieren el modelo Normal. Si definimos de nuevo el modelo, las celdas que lo tenían NO volverán a tomarlo y tendremos que dárselo manualmente.

Ejercicio: Crea un modelo llamado BÓRRAME, dale algunas características y borrarlo.

Esquema de una hoja de cálculo En Excel se le puede dar a una hoja de cálculo una estructura esquemática que incluya hasta ocho niveles de información. El esquema facilita el desplazamiento por varias filas de datos, el ordenamiento de partes de una hoja de cálculo y la creación de gráficos a partir de datos de niveles similares provenientes de diferentes partes de la hoja. Puesto que las hojas de cálculo tienen filas y columnas, la información se puede esquematizar en forma horizontal y vertical.


Una vez creado un esquema en la hoja de cálculo, se pueden ocultar o mostrar los datos subalternos contrayendo o expandiendo las filas y las columnas. Cuando trabajamos con esquemas es conveniente mostrar la barra de herramientas Tabla dinámica, o bien insertar en la estándar los botones para ampliar un nivel, disminuir un nivel y mostrar/ocultar símbolos del esquema.


Para poder utilizar los esquemas es necesario la utilización de fórmulas en la hoja de cálculo, ya que es a nivel de ésta donde se establecen los niveles.

Creando un esquema Disponemos de la siguiente hoja de cálculo (se muestra la fórmula en lugar de su valor para aclarar la explicación)

Para crear un esquema primero seleccionamos el rango de celdas a las que se le va a aplicar (si es a toda la hoja de cálculo basta con seleccionar una celda). Seleccionamos la opción Autoesquema del submenú Agrupar y esquema del menú Datos. Una vez creado el esquema, la hoja de cálculo queda como la mostrada en la figura.

Podemos contraer o ampliar un nivel pulsando sobre el botón o respectivamente. También podemos mostrar hasta un nivel pulsando en los botones numéricos de niveles .

Ejercicio: Crea un esquema para el rango A4:F13 de la tabla NOMINAS1.


Cambiando el esquema Si deseamos ampliar el tamaño del esquema con nuevas filas o columnas, marcamos el rango de celdas, seleccionamos la opción Autoesquema del submenú Agrupar y esquema del menú Datos. Entonces aparece una ventana donde se nos pide confirmación de la modificación.

En ese momento podríamos modificar el esquema existente, añadiendo o eliminando filas.

Ejercicio: Modifica el esquema de la tabla NOMINAS1 para que sea del rango A4:F15.

Eliminando un esquema Para eliminar un esquema basta con seleccionar la opción Borrar esquema del submenú Agrupar y esquema del menú Datos. Si tenemos seleccionada una celda se borrarán todos los esquemas que tengamos definidos, en cambio si deseamos borrar solamente un esquema, deberemos marcarlo antes.

Dividir la hoja En Excel es posible estar viendo simultáneamente hasta cuatro zonas distintas de una hoja de cálculo.



Para ello seleccionamos la opción Dividir del menú Ventana. De esta forma nuestra hoja queda como la de la figura.

Depediendo de lo que tengamos seleccionado la ventana se dividirá en dos o cuatro zonas, horizontales o verticales:

• Si seleccionamos una fila: la ventana quedará dividida en dos zona horizontales, quedando la división de la ventana justo por encima de la fila seleccionada:

• Si seleccionamos una columna: la ventana quedará dividida en dos zonas verticales, quedando la división de la ventana a la izquierda de la columna seleccionada:



• Si seleccinamos un celda, la ventana quedará dividida en cuatro zonas, dos en la parte inferior y dos en la parte inferior, haciendo la división a la izquierda y en la parte superior de la celda seleccionada:

En cada una de los divisiones vistas aparecen barras de desplazamiento verticales y horizontales. De esta forma, podemos tener diferentes visiones de la hoja. Esto significa que una barra de desplazamiento controla dos vistas (bien horizontales o verticales), por lo que no podremos tener dos o cuatro vistas independientes. Podemos eliminar una división (la vertical o la horizontal) haciendo doble clic sobre la barra de división. Si deseamos quitar completamente la división seleccionamos la opción Quitar división del menú Ventana (esta opción sustituye a División, que vuelve a aparecer al anularla).

Ejercicio: Divide la hoja y después quita la división vertical.



Vistas de una hoja En muchas ocasiones tenemos una hoja de cálculo a partir de la cual generamos diversos informes o consultas. Excel dispone de la herramienta Vista para ayudarnos a hacerlo. Una vista proporciona una forma fácil y eficaz de ver los datos en un formato diferente. Se pueden mostrar e imprimir las vistas sin guardarlas como documentos separados. Para crear una vista primero la definimos, ocultando filas y columnas que no deseemos que aparezcan, dando formato a las celdas, etc. Una vez preparada la vista seleccionamos Vistas personalizadas... del menú Ver.

Para dar el nombre pulsamos el botón Agregar... y en el cuadro de texto Nombre de la ventana que aparece ponemos el nombre

En el cuadro Incluir en la vista podemos definir si deseamos que la vista incluya las configuraciones de impresión o no y si deseamos que se incluyan las fila y las columnas ocultas. Para mostrar una vista seleccionamos el nombre de la lista y pulsamos el botón Mostrar de la ventana Vistas personalizadas. Para eliminar una vista seleccionamos el nombre de la lista y pulsamos el botón Eliminar de la ventana Vistas.


Si se van a utilizar distintas vistas sería conveniente que la primera fuera la de la hoja completa para, de esta forma, una vez que se utiliza una vista podamos volver fácilmente a la original.



Ejercicio: Crea las siguientes vistas (partiendo siempre de la tabla completa) y muestra cada una de ellas:

- Vista Total: vista de la hoja completa.

- Vista 1: Oculta las filas 4 y 5.

- Vista 2: Oculta las columnas C y D.

- Vista 3: Oculta las filas 4-5 y las columnas C-D.

Personalizando el Área de Trabajo Podemos cambiar las características de la ventana de trabajo que presenta Excel. Así, podemos personalizar la barra de herramientas o mostrar más de una barra, mostrar las fórmulas o sus valores, que se muestre u oculten los encabezados de filas y columna, mostrar u ocultar barra de fórmulas, y otras muchas funciones que veremos a continuación.


Las barras de Herramientas Al seleccionar la opción Barras de Herramientas del menú Ver entramos en una submenú donde podemos seleccionar la/s barra/s de herramientas a mostrar u ocultar.

Las barras que se están mostrando en estos momentos tendrán una marca de validación a la izquierda del nombre. Para ocultarla bastará con hacer clic sobre ella de forma que esta señal de validación desaparece. Las barras de herramientas pueden cambiar su localización e incluso verse como una ventana. Para ello hacemos clic en la doble barra vertical y arrastramos hasta la nueva posición. Podemos mostrar u ocultar todas las barras de herramientas, incluso podemos personalizarlas añadiéndole botones o crear nuestras propias barras de herramientas.



Para modificar una barra de herramientas o crear una nueva seleccionamos la opción Personalizar...del submenú Barras de Herramientas del menú Ver.

La ventana nos muestra una serie de pestañas para realizar los distintos trabajos que se pueden hacer con las barras de herramientas. Otra forma de acceder a esta ventana es seleccionando la opción Personalizar... del menú Herramientas. En la pestaña Barras de herramienta se muestran las barras de herramientas que tenemos disponibles. Además dispone de una serie de botones que se activan o desactivan dependiendo de la barra de herramientas seleccionada. Para crear una nueva barra de herramientas pulsaremos el botón Nueva... con lo que aparece el siguiente cuadro de diálogo donde se nos solicitará el nombre de la nueva barra de herramientas.

Para añadir botones a una barra de herramientas (nueva o existente), seleccionaremos la pestaña Comandos. Aquí se nos mostrará, por categorías, los botones disponibles en Excel. Entonces hacemos clic sobre un botón y lo arrastramos el botón hasta la barra de herramientas que deseamos.



Para quitar un botón de una barra de herramientas, situados en cualquier pestaña de la ventana Personalizar, hacemos clic en el botón a eliminar y lo arrastramos fuera de la barra de herramientas.

Si arrastramos y soltamos el botón en otra barra de herramientas lo que hacemos es quitarlo de la primera para ponerlo en la segunda. Si deseamos eliminarlo definitivamente debemos soltarlo fuera de cualquier barra de herramientas (incluida la barra de menús)

Si deseamos separar un grupo de botones de otros marcamos el primer botón del grupo de la derecha y en la pestaña Comandos pulsamos en el botón Modificar selección y seleccionamos la opción Iniciar un grupo. Si una vez modificada la barra deseamos deshacer los cambios realizados, si es una de las barras de herramientas predefinidas basta con pulsar el botón Restablecer... de la pestaña Barra de herramientas, en otro caso, es decir la que nosotros creamos, no podemos restablecerla, sólo podremos eliminarla.

Recuerda que los botones de las barras de herramientas realizan acciones con parámetros predeterminados. Si quieres realizar esa acción con otros parámetros tendrás que seleccionar el comando desde el menú correspondiente.

Ejercicio: Incluye en la barra de herramientas estándar los botones de zoom + y zoom - de la categoría utilidades.



El Área de trabajo Para cambiar opciones del área de trabajo, seleccionamos Opciones... del menú Herramientas. Aparece la siguiente ventana:

Esta ventana presenta una serie de pestañas que iremos viendo en este capítulo. En la primera pestaña, Ver, podremos definir las siguientes características:

• En el grupo Mostrar nos encontramos con las siguientes casillas de validación:

• Barra de fórmulas: Muestra u oculta la barra de fórmulas.

• Ventanas en la barra de tareas: si activamos esta opción cuando tenemos varios libros abiertos se mostrarán como botones independientes en la barra de tareas de Windows.

• Panel de tareas de inicio: es el panel que aparece en la zona izquierda de la pantalla al iniciar Microsoft Excel y que nos proporciona distintas opciones para hincar libros en Excel (abrir nuevo libro, abrir libro existente, abrir libro basado en plantilla etc.)

• Barra de estado: Muestra u oculta la barra de estado.

• En el grupo Comentarios se encuentran los radio-botones Ninguno (no presentará ni el indicador de que la celda posee un comentario ni el comentario en sí), Sólo indicador de comentario (mostrará el indicador de que la celda tiene un comentario pero no mostrará el comentario al situar el puntero del ratón sobre dicha celda) y Indicador y comentario (mostrará el indicador de que la celda posee un comentario y al situar el puntero del ratón sobre la celda mostrará el comentario).

• El grupo Objetos define como se mostrarán los objetos incrustados en la hoja de cálculo (gráficos, imágenes, cuadros de texto, etc.). Así, podemos mostrar todos los objetos (Mostrar todos), mostrar sólo un recuadro indicando la posición de dicho objeto (Mostrar marcadores de




posición) u ocultar todos los objetos gráficos, botones, cuadros de texto, objetos dibujados e imágenes (Ocultar todos).

• En el cuadro Opciones de ventana tenemos las siguientes casillas de validación:

• Saltos de página: Muestra (activado) con una línea discontinua u oculta (desactivado) los límites de una página.

• Fórmulas: Muestra en la celda la fórmula (activado) o su resultado (desactivado).

• Líneas de división: muestra las líneas de división de las celdas.

• Color de las líneas de división: establece el color con el cual se van a mostrar las líneas de división del libro de trabajo. Si establecemos automáticos este color vendrá determinado por el color de texto definido en el panel de control de Windows.

• Encabezados de fila y columna: Muestra (activado) u oculta (desactivado) los encabezados de las filas y las columnas.

• Símbolos del esquema: Muestra (activado) u oculta (desactivado) los símbolos del esquema.

• Valores cero: Muestra (activado) u oculta (desactivado) el valor cero de una celda.

• Barra de desplazamiento horizontal: Muestra (activado) u oculta (desactivado) la barra de desplazamiento horizontal.

• Barra de desplazamiento vertical: Muestra (activado) u oculta (desactivado) la barra de desplazamiento vertical.

• Etiquetas de hojas: Muestra (activado) u oculta (desactivado) las pestañas de hojas.

Ejercicio: Oculta las líneas de división y los valores 0.


En la pestaña Calcular encontramos la siguiente pantalla:

En esta ventana podemos indicarle a Excel el modo de actualizar la fórmula cuando se cambia el valor de una celda que forma parte de la fórmula. Así podemos seleccionar que el cálculo se haga de forma automática (Automático) con lo que se calculará la fórmula cada vez que se cambie un valor, calcular las fórmulas existentes en una hoja de cálculo excepto las que pertenecen a una tabla de datos (Automático excepto tablas) o bien que no se calculen las fórmulas hasta que nosotros lo hagamos de forma manual (Manual). En este último caso, para que se calculen las fórmulas debemos marcarlas y pulsar la tecla [F9] o pulsar el botón [Calcular ahora (F9)] en esta ventana, para el cálculo de toda la hoja pulsaremos el botón [Calcular hoja]. En el caso de que utilicemos fórmulas que requieran iteraciones de cálculos (por ejemplo en el cálculo de amortizaciones de productos en años consecutivos) podemos definir el número máximo de iteraciones que se realizarán en los cálculos y la variación mínima entre el valor anterior y el actual para que no se siga iterando.


Para que Excel realice cálculos con referencias circulares, la casilla de validación Iteración debe estar activada

En el cuadro Opciones del libro tenemos las siguientes casillas de validación:

• Actualizar referencias remotas: Si se activa esta casilla de validación se calculará y actualizarán las fórmulas que incluyen referencias a otras aplicaciones.


• Precisión de pantalla: Cambia permanentemente de precisión completa (15 dígitos) a cualquier formato, incluyendo cifras decimales, los valores almacenados en celdas.

• Sistema de fechas 1904: Cambia la fecha inicial a partir de la cual se calculan todas las fechas, del 1 de enero de 1900 al 2 de enero de 1904.

• Guardar valores de vínculos externos: Guarda copias de los valores contenidos en un documento externo vinculado a una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

• Aceptar rótulos en las fórmulas: Utiliza nombres de rótulos en las fórmulas si los rangos de la hoja de cálculo tienen rótulos de fila o de columna.

La pestaña Modificar presenta la siguiente ventana:

Las casillas de validación de esta ventana (todas bajo el título de Configuración) son:

• Modificar en celda: se utiliza para modificar dentro de una celda, haciendo doble clic en ella, en lugar de modificar el contenido de la misma en la barra de fórmulas.

• Permitir arrastrar y colocar: marcaremos esta casilla de validación para poder mover y copiar celdas y datos arrastrándolos. Si esta opción está seleccionada, también se puede arrastrar el controlador de relleno para copiar datos y rellenar las celdas adyacentes con una serie de datos, además podremos definir si deseamos que parezca o no un mensaje antes de reemplazar celdas marcando o desmarcando la casilla de validación Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas.

• Mover selección después de ENTRAR: Hace que una celda adyacente sea la siguiente celda activa después de presionar [Intro] en la actual celda activa. En el cuadro Dirección, indique qué celda adyacente será la activa. En la lista desplegable Dirección podremos definir a la celda que se moverá tras pulsar la tecla [Intro].




• Número fijo de decimales: Escribiremos el número de posiciones decimales en el cuadro Posiciones decimales para indicar a Microsoft Excel donde pondrá automáticamente la coma decimal en los números a medida que se escriban constantes en una hoja de cálculo. Un número positivo mueve la coma decimal a la izquierda, un número negativo lo mueve a la derecha. Si el cuadro Posiciones decimales se deja en blanco o a 0 (cero), deberá escribirse manualmente la coma decimal.

• Cortar, copiar y ordenar objetos junto con las celdas: Mantiene la ubicación de los objetos con las celdas cortadas, copiadas, filtradas u ordenadas.

• Consultar al actualizar vínculos automáticos: Muestra un mensaje cada vez que se actualizan automáticamente elementos vinculados.

• Informar mediante animaciones: Muestra el movimiento y los cambios de la hoja de cálculo al insertar o eliminar celdas, filas o columnas. La animación puede ralentizar el rendimiento del vídeo en algunos sistemas.

• Habilitar Autocompletar para valores de celda: Completa el texto que se ha comenzado a escribir en una columna de datos. Si los primeros caracteres que escribamos en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente el resto del texto.

• Extender formatos de listas y fórmulas: seleccionamos esta opción para dar formato automáticamente cuando se agreguen elementos al final de una lista para que su formato coincida con el del resto de la lista. También copiará todas las fórmulas que se repiten en todas las filas. Para poder extenderse los formatos y fórmulas deben aparecer en al menos 3 de las últimas 5 filas.

• Habilitar la inserción automática de porcentajes: si tenemos seleccionada esta opción, se multiplicarán por 100 todos los números menores de 1 que se introduzcan en celdas con formato porcentaje. Si desactivamos esta casilla se multiplicarán por 100 todos los números introducidos en celdas con formato porcentaje, sean o no menores de 1.

• Mostrar botones de opciones de pegado: seleccionamos esta opción para Microsoft Excel presente automáticamente un diálogo con opciones especiales al pegar, por ejemplo: Solo Formato y Vincular celdas.

• Mostrar botones de opciones de inserción: seleccionamos esta opción si queremos que Microsoft Excel muestre automáticamente un diálogo con opciones especiales, al insertar celdas, filas o columnas, por ejemplo, El mismo formato de arriba o Borrar formato.

Ejercicio: Configura la hoja para que nos movamos con la tecla "Intro" y fija el número de decimales a 3


La pestaña General presenta la siguiente ventana:

Desde esta ventana podremos definir las siguientes características de configuración:

• Estilo de referencia F1C1: Cambia el estilo de referencia de los títulos de filas y columnas, así como las referencias de las celdas, del estilo A1 al estilo F1C1. Con el estilo A1, las columnas se etiquetan alfabéticamente y las filas numéricamente. Con el estilo F1C1, las columnas y las filas se etiquetan numéricamente.

• Omitir otras aplicaciones: Evita el intercambio de datos con otras aplicaciones que utilicen DDE (intercambio dinámico de datos).

• Información sobre herramientas de funciones: muestra breves descripciones de los botones y de los cuadros de las barras de herramientas. La información sobre herramientas se muestra cuando se coloca el puntero del ratón sobre el botón o cuadro combinado.

• Archivos usados recientemente: Muestra una lista de archivos recientemente utilizados en la parte inferior del menú Archivo, para que pueda abrir archivos de forma rápida. Escribiremos el número de archivos que deseamos mostrar en el cuadro entradas.

• Solicitar información de propiedades: Permite solicitar información de las propiedades de los objetos.

• Informar mediante sonidos: Asocia un sonido a los cuadros de diálogo que muestran errores o avisos.

• Hacer Zoom al usar la rueda de IntelliMouse: Para desplazarse y ampliar o reducir la vista de la hoja de cálculo o gráfico utilizando el dispositivo señalador Microsoft IntelliMouse.

• Número de hojas en nuevo libro: Establece el número de hojas de cálculo que deseamos al crear un nuevo libro.



• Fuente estándar: Establece la fuente estándar (predeterminada) de las nuevas hojas y libros. La nueva fuente estándar se utilizará la próxima vez que se inicie Microsoft Excel y se cree una nueva hoja de cálculo o libro.

• Tamaño: Establece el tamaño de fuente estándar (predeterminado) de las nuevas hojas y libros. El nuevo tamaño de fuente estándar se utilizará la próxima vez que se inicie Microsoft Excel y se cree una nueva hoja de cálculo o libro.

• Ubicación predeterminada del archivo: Para establecer la carpeta de trabajo predeterminada, escribiremos la ruta en el este cuadro. Si deseamos escribir una ruta a un servidor de red como ubicación predeterminada del archivo, la escribiremos utilizando la sintaxis UNC (\\nombreservidor\nombrecarpeta). Debemos reiniciar Microsoft Excel para cambiar la ubicación de la carpeta de trabajo predeterminada a un servidor de red.

• Al inicio, abrir todos los archivos en: Al iniciar Microsoft Excel, se abrirán automáticamente los archivos de la carpeta que se especifica aquí. Escriba la ruta completa de la carpeta en el cuadro de texto para indicar la ubicación de archivos.

• Nombre de usuario: Permite cambiar el nombre de usuario.


Se deja al alumno el análisis del resto de las pestañas del cuadro de diálogo Opciones.


Ejercicios de Repaso



Tema 7: Ayuda en Excel Excel XP ofrece un menú donde podemos obtener ayuda sobre cualquier duda que pueda surgirnos a la hora de trabajar con él. Una forma de hacerlo es seleccionando la opción Ayuda de Microsoft Excel del menú ?, o bien pulsando la tecla "F1".

De esta forma aparecerá el asistente de ayuda de Excel XP.

En el cuadro de texto ¿Qué desea hacer? podemos escribir el tema sobre el que deseamos obtener ayuda. No es necesario que el texto que escribamos se ajuste a un formato o estilo concreto, el asistente se encargará de buscar los temas que se relacionen con las palabras que hayamos escrito. Una vez escrito el texto pulsamos el botón [Buscar], con lo que tras breves segundos aparecen una serie de temas que tendrán relación con lo solicitado. Para entrar en uno de ellos basta con pulsar sobre dicho tema.

Tema 7: Ayuda en Excel 74



Excel ofrece la posibilidad de cambiar la imagen animada que aparece en la ayuda seleccionándola de entre una colección de imágenes animadas.

Si queremos utilizar el contenido e índice de la ayuda tendremos que desactivar el asistente. Para ello sólo tenemos que hacer clic con el botón derecho sobre el asistente y en el menú que nos aparece seleccionar Opciones.

Nos aparece un cuadro de opciones desde el cual podemos configurar ciertos aspectos del ayudante. Si desactivamos la casilla Utilizar el Ayudante de Office el ayudante desaparecerá.


Cuando tenemos el ayudante desactivado, y accedemos a la opción Ayuda de Microsoft Excel del menú Ayuda (?) nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Desde esta ventana podemos acceder a cualquier tema. Existen dos fichas más, la segunda, Asistente para Ayuda es similar al Ayudante de Office y al cuadro Escriba una pregunta, se escribe la pregunta y en la parte inferior se muestra una lista con los temas relacionados.



Si deseamos buscar información sobre un tema específico, podemos buscarla directamente pulsando la pestaña Índice. Esta pestaña da paso a la siguiente ventana:

Conforme vamos escribiendo en el cuadro de texto, se va desplazando la lista desplegable inferior de modo que nos va acercando al tema que deseamos buscar. Una vez escrita la palabra o seleccionada de la lista pulsamos el botón [Buscar], con lo que aparecerá en el cuadro Elija un tema los temas relacionados con la palabra buscada. En la parte superior de la ventana de ayuda tenemos una barra con varios botones, entre los que se encuentran, el botón de imprimir, atrás y adelante para facilitar la navegación entre los temas de ayuda visitados, así como ocultar y acceso a opciones de la ayuda.

.

Para salir de la ayuda tendremos que cerrar la ventana con cualquier método usado por Windows.


La ventana de ayuda es una ventana independiente de Excel, por lo que si pulsamos fuera de la ventana, y tenemos maximizado Excel, quedará oculta pero no cerrada.

Además Excel dispone de ayuda sensible a contexto. Esto quiere decir que nos ofrece ayuda sobre el comando en el que estamos. Para ello seleccionamos la opción ¿Qué es esto? del menú ? o bien pulsando la



combinación [Mayúscula] + [F1]. Con esto el cursor del ratón cambia a un puntero con un signo de interrogación y bastará hacer clic sobre el objeto u opción de la que queremos obtener ayuda. Otras opciones del menú de ayuda de Excel son: el submenú Office en la Web y Acerca de Microsoft Excel....

Ejercicio: Solicita ayuda a Excel sobre los siguientes temas: - Comandos. - Crear un formato de número personalizado. - Colocar un encabezado.


Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú Archivo El menú que presenta es :

Nuevo...

Abre el panel “Nuevo documento”, desde él podemos abrir un documento ya existente, abrir uno en blanco, abrir un documento nuevo basado en uno ya existente o abrir un documento nuevo basado en una plantilla.

Abrir...

Abre un documento existente.

Cerrar

Cierra el documento actual. Si el fichero no tuviese nombre, Word nos mostraría un Cuadro de Diálogo donde nos pregunta si deseamos guardar el documento.

Guardar

Almacena el documento en el disco de donde se abrió. Si no tiene nombre, aparece la ventana de Guardar como.

Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú 79


80 Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú

Guardar como...

Se utiliza para guardar un documento con otro nombre o para darle por primera vez nombre al documento.

Guardar como página Web...

Guarda el documento con formato HTML para presentarlo en una página Web de Internet.

Buscar

Nos permite buscar un documento. Abre el panel de Búsqueda básica a través del cual podemos buscar un archivo que contenga un determinado texto. Indicarle el tipo de archivo a buscar y las ubicaciones posibles. También da acceso a opciones de Búsqueda avanzada.

Versiones...

Permite mantener distintas versiones de un documento.

Vista previa de la página Web

Abre el explorador y muestra como se verá nuestro documento en él, en el caso de que lo guardemos como una página web.

Configurar página...

Podemos modificar todas las características correspondientes a la página entera , es decir, los márgenes, tamaño y orientación, etc...

Vista preliminar

Nos muestra el documento tal y como saldrá por impresora.

Imprimir...

Imprime todo o parte del documento.

Enviar a

Permite enviar el documento a determinados lugares como a un correo electrónico, un fax, a otra aplicación, etc.


Propiedades

Muestra las propiedades del documento actual.

Salir

Abandona Word.

Edición Esta opción presenta el siguiente menú:

Deshacer

Deshace la ultima operación realizada sobre el documento. Si la última acción es deshacer, rehace la modificación.

Repetir

Permite repetir la última acción realizada.

Cortar

Cortar elimina el bloque de una posición copiándolo en el portapapeles.

Copiar

Copia el bloque marcado al portapapeles.




Portapapeles de Office...

Muestra el panel del portapapeles de Office, desde él puedes pegar elementos copiados anteriormente.

Pegar

Pega lo que hay en el portapapeles en el lugar del cursor.

Pegado especial...

Esta opción se utiliza, entre otras, para la vinculación de objetos.

Pegar como hipervínculo

Permite vincular texto de páginas Web de Internet.

Borrar

Esta opción se utiliza para borrar un carácter, bloque u objeto seleccionado.

Seleccionar todo

Marca todo el texto del documento.

Buscar...

Se usa para buscar una palabra o texto en el documento.

Reemplazar...

Si queremos buscar para reemplazar una palabra elegimos ésta opción.

Ir a...

Permite saltar a una página determinada.

Vínculos...

Permite cambiar las características del vínculo o abrir el programa con el que se creó el objeto vinculado.

Objeto...

Abre el programa con el que se creo el objeto para una posible modificación.


Ver El menú que presenta es :

Normal

Presenta una visión normal del documento.

Diseño Web

Presenta el documento como si fuera una página Web.

Diseño de impresión

Presenta una visión de la página como se verá impresa.

Esquema

Presenta el documento en formato esquema.

Panel de tareas

Muestra el panel de tareas.

Barras de herramientas

Presenta un submenú para mostrar u ocultar las distintas Barras de Herramientas.




Regla

Muestra u oculta la Regla.

Mapa del documento

Muestra u oculta la ventana de los estilos Títulos del modo de ver Diseño en pantalla.

Encabezado y pie de página

Permite la inclusión de notas en la parte superior (Encabezado) o en la parte inferior (Pie de página) de una página.

Notas al pie

Nos muestra las anotaciones al pie.

Marcas

Nos permite mostrar el contenido de un comentario.

Pantalla completa

Oculta todos los elementos de la pantalla, como barras de herramientas, menús, barras de desplazamiento, barras de título, la regla, el área de estilo y la barra de estado. Cuando se elige Pantalla completa, Word mostrará la barra de herramientas “Pantalla completa”. Para volver a mostrar en pantalla los elementos, hacemos clic en el botón Cerrar pantalla completa de la barra de herramientas situada en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Zoom

Permite realizar una ampliación o disminución de la visión de la página.


Insertar El menú presentado al seleccionar esta opción es:

Salto...

Inserta un salto de página, salto de columna, salto de ajuste de texto o un salto de sección.

Números de página...

Inserta la inclusión del número de página.

Fecha y hora...

Inserta la fecha o la hora, pudiéndose mostrar ésta en diferentes formatos.

Autotexto

Lugar de almacenamiento para texto o gráficos que utilizamos en repetidas ocasiones; por ejemplo, una dirección postal que utilicemos con frecuencia, una cláusula de contrato estándar o una lista larga de distribución de memorandos. Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Autotexto y se le asigna un nombre exclusivo.

Campo...

Inserta un campo.




Símbolo...

Inserta un símbolo o carácter especial que no aparece en el teclado.

Comentario

Inserta un comentario.

Referencia

Dentro se encuentran agrupadas opciones que en versiones anteriores se encontraban dispersas en el menú. Tenemos las siguientes opciones: Nota al pié: inserta una nota al pié. Título: permite crear títulos al pié de una imagen, tabla o ecuación. Referencias cruzadas: inserta en el documento una referencia cruzada a un elemento (ilustración, tabla etc.) Índices y tablas: crea índices, tablas de contenido y tablas de ilustraciones.

Componente Web

Permite insertar distitos tipos de componentes para páginas web (vistas de documentos, barras de vínculos etc.)

Imagen

Inserta una imagen en el lugar donde se encuentra el cursor.

Diagrama

Permite crear un diagrama en el lugar donde se encuentre el cursor. Word Xp incluye diferentes tipos de diagramas (organigrama, de ciclo, radial, piramidal, de Venn y de círculos concéntricos.

Cuadro de texto

Inserta un cuadro de texto en la posición actual del documento con el que trabajamos.

Archivo...

Inserta un archivo en la posición actual del documento con el que trabajamos.


Objeto...

Inserta un objeto en el lugar donde se encuentra el cursor.

Marcador...

Inserta un marcador en la posición actual del documento. Un marcador es Posición o selección de texto a la que se le asigna un nombre para poder hacer referencias. Word marca la posición con el nombre especificado por el usuario. Estos marcadores tienen más utilidades que los marcadores de posición, ya que sirven, por ejemplo, para crear y numerar referencias cruzadas.

Hipervínculo...

Inserta un hipervínculo. Un hipervínculo es un texto o gráfico en colores y subrayado donde se puede hacer clic para saltar a un archivo, a una parte determinada de un archivo, a una página HTML en World Wide Web o a una página HTML en una intranet. Los hipervínculos pueden saltar a Gopher, Telnet, grupos de debate y sitios FTP.

Formato El menú que presenta es:




Fuente...

Nos permite elegir distintos tipos de fuentes de letras, su tamaño, su aspecto, etc.

Párrafo...

En párrafo podemos definir las características que tendrá el párrafo o párrafos seleccionados.

Numeración y viñetas...

Permite la definición de la numeración o viñetas que se utilizarán en el documento.

Bordes y sombreado...

Define las características de los bordes y del sombreado.

Columnas...

Permite la definición de columnas de estilo periodístico.

Tabulaciones...

Permite definir los tabuladores que deseamos utilizar.

Letra capital...

Da formato a una letra, palabra o texto seleccionado para que aparezca como una inicial grande o letra capital.

Dirección del texto...

En tablas y cuadros de texto permite cambiar la orientación del texto.

Cambiar mayúsculas y minúsculas...

Cambia los caracteres seleccionados por todas las letras en mayúsculas, todas las letras en minúsculas o una combinación de letras en mayúsculas y minúsculas.

Fondo

Define las características del fondo del documento.



Tema...

Aplica un tema al documento. Un tema es un conjunto unificado de elementos de diseño y combinaciones de colores.

Marcos

Permite dividir el documento en marcos, siguiendo una estructura de página Web.

Autoformato...

Analiza un documento de Word para identificar elementos específicos y da formato al texto aplicando estilos de la plantilla adjunta.

Estilo y formato...

Permite definir o cambiar los estilos.

Mostrar formato...

Abre el panel Mostrar formato en el que se nos muestra el formato del texto seleccionado.

Objeto...

Esta opción se activa cuando tenemos seleccionado un objeto, imagen o cuadro de texto. Permite cambiar las características de estos.


Herramientas El menú de la opción herramientas es:

Ortografía y gramática...

Revisa la ortografía y la gramática del documento.

Idioma

Permite cambiar el idioma para la corrección ortográfica y gramática, búsqueda de sinónimos, traducción y separación de palabras con guiones final de línea.

Contar palabras...

Cuenta el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas de un documento.

Autorresumen...

Examina el documento seleccionando las frases más relevantes relacionadas con el tema principal..

Control de cambios...

Permite controlar los cambios que se realizan a un documento, permitiendo resaltar estos cambios, aceptar o rechazar los cambios realizados y comparar dos documentos.




Comparar y combinar documentos...

Esta opción se utiliza para la combinación de un documento con otro.

Proteger documento...

Elimina la protección de los documentos a excepción de las opciones especificadas. También sirve para escribir la contraseña necesaria para desbloquear un documento.

Cartas y correspondencia...

Dentro se encuentran agrupadas varias opciones que antes estaban dispersas en el menú: Asistente para combinar correspondencia: esta opción se utiliza para la combinación de documentos (mailing, circulares, etc.). Mostrar barra de herramientas de combinar correspondencia: muestra la barra de herramientas de combinar correspondencia, de manera que podamos hacer un mailing sin necesidad de utilizar el asistente. Sobres y etiquetas: imprime un sobre, una única etiqueta postal o el mismo nombre y dirección en una hoja completa de etiquetas postales. Asistente para cartas: ejecuta un asistente para la creación de cartas tipos.

Macro...

Graba una macro, ejecuta cualquier macro o comando de Word estándar o abre una macro para modificarla.

Plantilla y complementos...

Adjunta una plantilla diferente a la que se está utilizando al documento activo.

Opciones de autocorrección...

Personaliza las especificaciones utilizadas para corregir texto automáticamente según se escribe.

Personalizar...

Personaliza las asignaciones de los botones de barras de herramientas, los comandos de menús y las teclas de método abreviado.


Opciones...

Modifica las opciones de Word que controlan la presentación en pantalla, la impresión, la información sobre el usuario, las opciones de edición, ortografía, gramática y otras.

Tabla El menú que presenta al seleccionar esta opción es:

Dibujar tabla

Crear una tabla a medida, dibujando el número de filas y columnas con sus altos y anchos correspondientes.

Insertar

Permite insertar una tabla, columnas (a la derecha o a la izquierda de la seleccionada) filas (arriba o debajo de la fila seleccionada) o celdas.

Eliminar

Permite eliminar la tabla, fila/s seleccionada/s, columna/s seleccionada/s o celda/s seleccionada/s.

Seleccionar

Selecciona la tabla, fila, columna o celda en la que nos encontremos.




Combinar celdas

Une las celdas seleccionadas.

Dividir celdas...

Divide las celdas seleccionadas.

Dividir tabla

Divide la tabla en dos tablas partiendo por la fila activa.

Autoformato de tablas...

Aplica automáticamente formatos a una tabla, incluyendo bordes y sombreado predefinidos.

Autoajustar

Permite ajustar el ancho de las columnas según diferentes criterios (según el contenido de la celda, según la ventana o tener siempre un ancho fijo). También incluye las opciones Distribuir filas uniformemente que da igual alto de fila a la tabla o filas seleccionada y Distribuir columnas uniformemente que da igual ancho de columna a la tabla o columnas seleccionadas.

Repetición de filas de título

Si esta opción se encuentra marcada cuando la tabla quede cortada por un salto de página repetirá la primera fila de la tabla al comienzo de la segunda hoja.

Convertir

Tiene dos opciones: Covertir texto en tabla la cual crea una tabla e introduce el texto marcado en dicha tabla. Y Convertir tabla en texto si estamos en una tabla, convierte el contenido de ésta en texto normal.

Ordenar...

Organiza la información de las filas, listas o párrafos seleccionados por orden alfabético, numérico o de fecha.

Fórmula...

Efectúa cálculos matemáticos con los números e inserta su resultado en forma de campo.


Ocultar líneas de división

Presenta una cuadrícula en la tabla señalando las celdas. Esta cuadrícula no aparece en la impresión.

Propiedades de la tabla

Abre el cuadro de propiedades de la tabla, desde el cual podemos indicar el tamaño de la filas y columnas, ajuste del texto, alineación horizontal y vertical etc.

Ventana El menú desplegado al seleccionar la opción es:

Nueva ventana

Nos presenta una nueva visión del documento activo.

Organizar todo

Organiza los documentos en mosaico.

Dividir

Divide una ventana en dos paneles. La forma del puntero cambiará para indicar una división.

Ayuda o ? El menú de Ayuda es:




Ayuda de Microsoft Word

Abre el asistente de Ayuda de Microsoft Word.

Contenido e índice

Presenta el contenido del sistema de Ayuda de Word, instrucciones para utilizar Word, información de referencia, ejemplos y demos de las funciones de Word, información sobre el lenguaje de las macros de WordBasic e información sobre soporte técnico. Además, presenta un índice completo de la información que contiene el sistema de Ayuda de Word.

¿Qué es esto?

Permite obtener ayuda de un objeto de Word haciendo clic sobre él.

Office en el Web

Conecta con direcciones de Internet donde se ofrece diversa información.

Activar producto

Activa el programa.

Ayuda para WordPerfect...

Ofrece información y demostraciones para llevar a cabo tareas en Word para Windows. También se puede acceder a la Ayuda para usuarios de WordPerfect haciendo doble clic en "AWP" en la barra de estado.

Detectar y reparar...

Detecta y corrige los errores de la aplicación automáticamente

Acerca de Microsoft Word...

Presenta información acerca de la copia de Microsoft Word instalada en el sistema, incluidos el número de versión, los avisos de derechos de autor, legales y de licencia, y la información de nuestro sistema.

¿

Índice Alfabético 97

Índice Alfabético ¿

¿Qué es esto?, 95 A

Abrir..., 79 Aceptar rótulos en las fórmulas, 71 Acerca de Microsoft Word..., 95 Activar producto, 95 Actualizar datos, 49 Actualizar referencias remotas, 70 Agrupar y esquema, 59, 60 Ampliar un nivel de un esquema, 59 Anular división, 62 Apéndice A: Opciones de la Barra de Menú, 79 Aplicando un estilo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 57 Archivo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 79 Archivo..., 86 Area destino, 49 Area fuente, 50 Asistente para tablas dinámicas..., 45 Atotexto, 85 Autoajustar, 93 Autoesquema, 59, 60 Autoformato de tablas..., 93 Autoformato..., 89 Autorresumen..., 90 Ayuda, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 4 Ayuda de Microsoft Word, 95 Ayuda o ?, 94 Ayuda para WordPerfect..., 95

B

98 Índice Alfabético

B

Barras de herramientas, 65 Barras de Herramientas, 65, 66, 83 Base de datos, 3 Bordes y sombreado..., 88 Borrar, 82 Borrar esquema, 60 Buscar, 80 Buscar..., 82

C

Calcular automáticamente, 70 Calcular execpto tablas, 70 Calcular manualmente, 70 Cambiando el esquema, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 60 Cambiar mayúsculas y minúsculas..., 88 Campo..., 85 Cerrar, 79 Columnas..., 88 Combinar celdas, 93 Combinar correspondencia..., 91 Combinar documentos..., 91 Comentario, 86 Comentarios, 84 Componente Web, 86 Configurar página... \b, 80 Consolidación de datos, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 49 Consolidar..., 50 Contar palabras..., 90 Contenido e índice, 95 Contraer un nivel de un esquema, 59 Control de cambios..., 90 Convertir tabla a texto, 93 Copiar, 18, 19, 21, 81

D


Copiar información, 18 Cortar, 18, 81 Creación de un gráfico, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 26 Creación de vínculos entre hojas de cálculo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 19 Creando un esquema, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 59 Creando una tabla dinámica, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 45 Crear una barra de herramientas, 66 Cuadro de texto, 86

D

Datos de origen..., 30 Definiendo un estilo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 55 Deshacer, 81 Detectar y reparar..., 95 Diagrama, 86 Dibujar tabla, 92 Dirección del texto..., 88 Diseño de página, 83 Diseño en pantalla, 83 Distribuir filas uniformemente..., 93 Dividir, 61, 94 Dividir celdas..., 93 Dividir la hoja, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 60 Documento maestro, 83

E

Edición, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 81 Edición de un gráfico, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 30 Eje seleccionado..., 32 El Area de trabajo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 68

F


El contenido y el índice del documento, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 55 Eliminando un esquema, 60 Eliminando un estilo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 58 Eliminar, 92 Eliminar una división, 62 Eliminar una vista, 63 Encabezado y pie de página, 84 Encabezados de filas y columna, 64 Enviar a, 80 Esquema, 83 Esquema de una hoja de cálculo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 58 Estilo..., 55, 57, 58, 89 Estilos, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 11, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 55

F

Fecha y hora..., 85 Fondo, 88 Fondo..., 89 Formato, 87 Fórmula..., 93 Fórmulas, 69 Fuente..., 88

G

Gráfico, 30 Gráficos, 3, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 25 Guardar, 79 Guardar como HTML, 80 Guardar como..., 80 Guardar valores de vínculos externos, 71

H

Herramientas, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 90

I


Hoja de Cálculo, 3 Hoja de cálculo dependiente, 19 Hoja de cálculo fuente, 19

I

Idioma, 90 Imagen, 86 Imprimir..., 80 Incrustación y vinculación, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 18 Iniciar un grupo, 67 Insertar, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 85 Insertar columna, 92 Insertar tabla..., 92 Intercambio de información, 18 Ir a..., 82

L

La barra de fórmulas, 64 La barra de herramientas, 64 La herramienta Vista, 63 Las barras de Herramientas, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 65 Letra capital..., 88 Leyenda seleccionada..., 33

M

Macro..., 91 Macros, 3 Mapa del documento, 84 Marcador..., 87 Marcos, 89 Microsoft en el Web, 95 Modificando un estilo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 57 Modificando una tabla dinámica, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 48

N


Modificar la barra de herramientas, 66 Mostrar, 68, 72 Mostrar indicador y comentario, 68 Mostrar marcadores de posición, 69 Mostrar sólo indicador, 68 Mostrar todo, 68 Mostrar/ocultar barra de desplazamiento horizontal, 69 Mostrar/ocultar barra de desplazamiento vertical, 69 Mostrar/ocultar barra de estado, 68 Mostrar/ocultar barra de fórmulas, 68 Mostrar/ocultar encabezados de filas y columnas, 69 Mostrar/ocultar etiquetas de hojas, 69 Mostrar/ocultar fórmulas, 69 Mostrar/ocultar saltos de página, 69 Mostrar/ocultar símbolos del esquema, 59, 69 Mostrar/ocultar valores cero, 69 Mover información, 18

N

Normal, 83 Notas al pie, 84 Nueva ventana, 94 Nuevo..., 79 Numeración y viñetas..., 88 Números de página..., 85

O

Objeto..., 82, 87, 89 Oculatar líneas de división, 94 Ocultar indicador y comentario, 68 Ocultar la barra de herramientas, 65 Ocultar todo, 69 Opciones de autocorrección..., 91 Opciones de gráfico..., 30 Opciones..., 68, 92 Ordenar..., 93

P


Organizar todo, 94 Ortografía y gramática..., 90

P

Panel de tareas, 68 Pantalla completa, 84 Párrafo..., 88 Pegado especial..., 20, 21 Pegado especial... \b, 82 Pegar, 18, 82 Pegar como hipervínculo, 82 Personalizando el Area de Trabajo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 64 Personalizar..., 66, 91 Plantilla y complementos..., 91 Portapapeles de Office..., 82 Precisión de pantalla, 71 Presentaciones, 3 Propiedades, 81 Propiedades de la tabla, 94 Proteger documento..., 91

R

Reemplazar..., 82 Referencia, 86 Referencia externa, 19 Referencias circulares, 70 Regla, 84 Repetir, 81

S

Salir, 81 Salto..., 85 Seleccionar, 92 Seleccionar fila, 93 Seleccionar todo, 82 Símbolo..., 86

T


Sistema de fechas 1904, 71 T

Tabla, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 92 Tabla consolidada vinculada, 51 Tabla dinámica, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 44 Tabla resumen, 44 Tabulaciones..., 88 Tecla F9, 70 Tema..., 89 Tipo de gráfico..., 30, 31

U

Utilizando el portapapeles, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 18

V

Ventana, 94 Ver, 68, 83 Versiones... \b, 80 Vinculación de hojas de cálculo, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 19 Vincular los datos como una imagen, 20 Vínculos..., 82 Visiones de la hoja de cálculo, 62 Vista preliminar, 80 Vista previa de la página Web, 80 Vistas de una hoja, ¡Error! No hay un marcador válido en el elemento de la página 63 Vistas personalizada..., 63

Z

Zoom, 84

Z

Créditos del Manual 105

Créditos del Manual El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 14 de abril de 2010. Para obtener una copia, puede dirigirse al propio departamento de Formación de Eprinsa (Telef.: 957-21-12-18), solicitarlo por correo electrónico a la dirección [email protected]. Los usuarios también tienen a su disposición en Internet, una base de datos con las preguntas y respuestas que habitualmente se resuelven en el depto. de Formación de Eprinsa, todo ello en la dirección www.eprinsa.es/faq.

mailto:[email protected]

http://www.eprinsa.es/faq

cómo hacer presupuestos en excel xp

Documents