claves para una gestion eficiente de cobranzas
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Esta es la presentación que utilizamos para el webinar, donde compartimos nuestra experiencia ayudando a más de 1000 empresas a implementar procesos eficientes de gestión de cobranzas.TRANSCRIPT
Claves para reducir losplazos de pago de clientes
Agustín BadanoDirector Comercial Intiza
¿Cuánto le cuesta a tu empresa financiar a sus clientes?
¿Cómo gestionan las empresas sus cobranzas?
Composición de las ventas por cobrar
Ventas que aún no han vencido
Ventas que han vencido
Total ventas por
cobrar
El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible
Proveedores críticos
Proveedores no críticos
Pobre gestión de cobranzas
Buena gestión de cobranzas
1°
2°3°
2°
¿A quién pagan primero los clientes?
El cliente no tiene presente el pago
Recibe la factura
Acusa recibo de la factura Realiza pago
La factura se pierde en el circuito de pagos del cliente
El cliente presentó una disputa a la factura
Recibe la factura
Acusa recibo de la factura Realiza pago
Presenta una disputa y queda a la espera de una respuesta
El cliente no recibió la factura o la recibió tarde
Recibe la factura
Acusa recibo de la factura Realiza pago
El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago
Se otorga un mal crédito
Recibe la factura Realiza pago
Se envía a incobrables o se realizan acciones legales
Causas de demora en los cobros
• El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible
• El cliente no tiene presente el pago
• El cliente presentó una disputa a la factura
• El cliente no recibió la factura o la recibió tarde
• El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago
Artículo: Las 5 causas de demora en las Cobranzas
Claves para reducir los plazos de pago de clientes
1 Optimizar los procesos internos de cobranzas
2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
3 Medir y mejorar
Optimizar los procesos internos de cobranzas
1
Analizar a quién se le otorga crédito comercial
Excelentegestión de cobranzas
Malos clientes Malas cobranzas
Tener una comunicación clara con el cliente
• Especificar condiciones comerciales en cotizaciones y contratos.
• Que el cliente entienda qué se le está facturando– Detallar los conceptos facturados– Comunicar la fecha de vencimiento– Incluir información para el pago– Agregar información relevante (orden de pago, tipo de cambio, etc.)
• Que el cliente pueda acceder en cualquier momento al estado de su cuenta y las facturas.
Tener procesos definidos y cumplirlos
Mail3 días
Grandes clientes
Clientes pequeños
Mail5 días
Tarea7 días
Mail3 días
Mail7 días
Tarea15 días
Mail12 días
Gestiónpersonalizada
Gestiónpersonalizada
MailEmisión factura
MailVence en
3 días
MailVence
hoy
Cuidar el recurso más escaso:El tiempo del equipo de cobranzas
Gestiones de alto valor agregado
Gestiones de bajo valor agregado
Clientes no críticos
Clientes críticos
PERSONALIZADOSEMIAUTOMATICO
AUTOMATICO AUTOMATICO
Automatizar tareas repetitivas
• Envío de mails a clientes
– Notificar nuevas facturas
– Aviso próximo vencimiento
– Reclamos por facturas vencidas
• Derivar clientes
– Otras áreas de la empresa
– Agencias externas de cobranzas
• Envío de cartas documento
• Definir responsables para darle rápida resolución
• Identificar causas
• Corregir para que no se repitan
Dar rápido tratamiento a las disputas
Artículo: ¿Cómo tratar las disputas de facturas por parte de tus clientes?
Optimizar los procesos internos de cobranzas
• Analizar a quién se le otorga crédito comercial
• Tener una comunicación clara con el cliente
• Tener procesos definidos y cumplirlos
• Automatizar tareas repetitivas
• Dar rápido tratamiento a las disputas
Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
2
Ayudarlos a priorizar los clientes a gestionar
Cliente 1
• Deuda $10.000
• Venció ayer
• Se comprometió a pagar
en 5 días
Cliente 2
• Deuda $7.000
• Venció hace 45 días
• Nadie habló con él por
su deuda
Intiza – Fórmula para priorizar clientes a gestionar
Monto de la deuda(35%)
Antigüedad de la deuda
(25%)
Fecha de última gestión(20%)
Tareas pendientes
(20%)
Darles rápido acceso a la información de un cliente
Detalle de las facturas pendientes
Historial de gestiones realizadas y mails intercambiados
Datos de contacto
Tareas a realizar
Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios
Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas
• Priorizar los clientes a gestionar
• Darles rápido acceso a la información de cada cliente
• Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios
Medir y mejorar
3
Métricas de Cobranzas
• Principales métricas:– Plazo Promedio de Cobranza– Antigüedad promedio de la deuda
• Otras métricas:– % deuda vencida– % incobrables– Días promedio de mora
• Poder ver las métricas a nivel empresa y de cliente
• Analizar la evolución de las métricas
Gestiones realizadas
Envío de carta documento
Envío de mail de reclamo
Visitas al cliente
Llamadas no exitosas
Hablamos con el cliente
0 100 200 300 400 500 600
Causas de disputas por parte de clientes
Resumen
…
Resumen
• Una parte de la deuda de clientes se debe a que las gestiones de cobranzas se hacen tarde (o no se hacen).
• Si realizan una buena gestión lograrán cobrar más rápido.
• Claves para una gestión eficiente:– Optimizar los procesos internos de cobranzas– Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas– Medir y mejorar
Recursos
Software para Gestión de Cobranzas www.intiza.com
Blog http://www.blog.intiza.com
Twitter @IntizaSaaS @agustinbadano
Preguntas
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