Programa Nacional de Informática

TABLAS DINAMICAS

Instructor: Ing. Enrique Alfaro Asmad

TABLA DINAMICA

• Es un objeto de Excel que genera informes resumidos de una Lista con datos históricos.• Ejemplos: Exportación de Espárragos en

el último quinquenio (datos mes a mes del 2008 al 2012), Alumnos del SENATI por Cursos en el 2012 (Datos mes a mes de cursos dictados), etc.• La lista puede ser de una hoja de cálculo

o de otra fuente de Origen.

Ejemplo

Crear la TD

• De la ficha insertar pulsar en la Hta. Tabla dinámica.

Crear la TD

2. Aceptar “tabla o rango” y “Nueva hoja de cálculo”.

Crear la TD

• Reconocemos una zona del informe y un panel de campos de tabla dinámica.

• En este panel los campos de la lista y las 3 Áreas para resumir datos repetidos y 1 Area (Valores) para funciones de cálculo.

Crear la TD

3. Arrastramos por ejemplo RUBRO a Area de FILAS y automáticamente resume 1 rubro diferente por fila.

Crear la TD

4. Arrastramos por ejemplo MONTO a Área de VALORES y automática-mente resume la Sumatoria por Rubro.

Uso de 2 Campos o más en un Area

• Sólo arrastrar debajo o encima de otro campo que ya está en una Area.

Uso de 2 Campos en Areas diferentes (Tabla de Referencias Cruzadas)

• Arrastrar hacia el área nueva.

Cambiar de función de cálculo

• En configuración de campo de valor podemos elegir otra función de cálculo como Cuenta, Promedio, etc.

Cambiar de formato de Número

• Para dar otro formato a los valores elegimos <Formato de número> y luego la Categoría y finalmente el formato lo Aceptamos.

Cambiar a formato Personalizado

• También encontra-mos el formato personali-zado para casos especiales.

Varios Cálculos con un mismo campo

• Varios Cálculos con diferente función para un mismo campo.

Cambio de Títulos por defecto

• Se pueden cambiar los títulos de campo a nuestro gusto

Agrupar personalizadamente• Podemos agrupar los datos

resumidos según la clasificación que creamos conveniente.

Agrupar personalizadamente• 2do grupo de selección

personalizado

Agrupar personalizadamente• Vemos como han quedado los

grupos

Agrupar personalizadamente• Podemos renombrar nuestros títulos de Grupo

Desagrupar lo agrupado• Para retornar como estaba antes

seleccionamos toda la columna y escogemos desagrupar. Con 1 sola vez basta.

Desagrupar lo agrupado

• Resultado otra vez como antes.

RECORDAR• En el caso de función Cuenta es posible que queden

celdas vacías (B), esto significa que no hay, según el ejemplo de la figura, en la Empresa EL TRIGAL ningún contrato por MANTENIMIENTO.

• Supongamos que tenemos este resumen de 2 veces la suma del monto y queremos que la 2da columna (Suma de Monto2) represente el porcentaje del total.

Caso mostrar como porcentaje del total

• Solución: Seleccionamos Suma de Monto2, y configuración de campo de valor…

Caso mostrar como porcentaje del total

• Luego: Activamos ficha Mostrar valores como y escogemos “% del total general”.

Caso mostrar como porcentaje del total

• Resultado: Por ejemplo verificamos que el 3.41% es el porcentaje que resultaría si dividiéramos 12010 (de alimentos) entre 351700 (el Total general)

Caso mostrar como porcentaje del total

SEGMENTACION DE DATOS

• Para probar este caso hagamos 1ro el resumen de las Licitaciones y la suma de sus Montos.

SEGMENTACION DE DATOS• En Analizar pulsar en Insertar Segmentación de

datos y luego activar Rubro.

SEGMENTACION DE DATOS

• Se abre una caja de Rubro con todos los campos de la lista y se encuentran sin filtro como indica el “ojito” y listos para escoger uno de estos campos.

SEGMENTACION DE DATOS

• Ejemplo1: Se obtuvo un resumen adicional: Licitaciones que sólo contrataron por el rubro alimentos

SEGMENTACION DE DATOS• Ejemplo2: 2 cajas de segmentación: Rubro y Duración,

nos ofrece el resumen de Licitaciones de Equipos que duraron 12 meses.

RESETEAR EL RESUMEN POR SEGMENTACION DE DATOS• Presionar en los embudos con “aspa

roja” en la esquina superior derecha de cada caja de segmentación.

RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA

• Excel trata a los campos de fecha con un resumen especial de agrupamiento de fecha ya sea por año, trimestre, mes, etc.

1. Para probar ello genere 1ro este informe de Cuenta de Montos por Mes de Término.

RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA

2. Ubique el puntero de celda sobre algún dato de fecha en la TD.

RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA

3. En ficha Analizar, luego Agrupar escoja Agrupar Campos.

RESUMIR POR CAMPOS DE FECHA

3. Escoja por ejemplo Años y Meses (si se equivocó en escoger uno vuelva a presionar en el mismo para de-seleccionarlo) y Acepte.

RESUMIR POR CAMPOS DE FECHAEl resumen se llamaría “Número de veces que se hicieron contratos por mes en cada año”

RECORDARSi hacemos 2ble click sobre un dato automáticamente se abre una hoja con todos los registros relacionados a ese resumen.

Para ver este tema haremos el siguiente problema Averiguar que porcentaje es el dinero de Garantía del Monto de licitación.

Campo Calculado…

Obtenga esta tabla dinámica 1ro para seguir los pasos luego de campo calculado para solucionar este problema.

Elija los puntos indicados en figura:

Campo Calculado…

Escriba un nombre de campo calculado cualquiera, Escriba la formula (puede elegir los campos de la lista inferior e insertar) =Garanía/Monto, presione Sumar y Aceptar

Campo Calculado…

Se tiene finalmente el nuevo campo y ahora se sabe que el dinero por garantía para todos los rubros es igual a la mitad del Monto de Licitación.

Campo Calculado…

Otro ejemplo de formula puede ser =Monto*0.2

Campo Calculado…