MICROSOFT EXCEL 2010

Historia de Excel• La verdad es que Excel no nació sin competencia. Por el contrario llegó al mundo teniendo

dos fuertes competidores que lideraban el mercado de hojas de cálculo que nacieron en 1979 y 1982 respectivamente: Visicalc y Lotus 1, 2, 3.

• Visicalc fue la primera aplicación real en lo que a hojas de cálculo se refiere, este software fue creado para Apple II y podía: sumar, dividir, multiplicar, y hasta obtener porcentaje de los resultados, solo podía ser usado con el teclado ya que en la época no se contaba con el ratón, no poseía menú y tenía muy pocas funciones y solo dos colores por el tipo de pantalla que existía en esa época.

• Lotus 1-2-3 es un clásico programa desarrollado por la empresa Lotus Development Corporation y fue lanzado oficialmente al mercado en el año 1983, Lotus 1-2-3 fue la primera hoja electrónica en introducir las celdas, rangos y macros, Con Lotus 1-2-3 es más fácil la utilización de planillas de cálculo y agrega la posibilidad de hacer gráficos y bases de datos. Lotus 1-2-3 es aún uno de los paquetes de aplicaciones más vendido de todos los tiempos.

• Excel hace su aparición en el año 1985, aun y cuando Microsoft lanzó al mercado una hoja de cálculo llamada Multiplan en 1982 que fue muy popular en grandes sistemas, pero no pudo superar a Lotus 1-2-3 el cual funcionaba muy bien en computadores personales. Por esta razón Microsoft desarrollo una nueva hoja de cálculo para competir con Lotus 1-2-3: Excel.

• En 1985, la primera versión de Excel fue lanzada para ordenadores Apple Macintosh. La primera versión para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanzó en 1987. En 1988 Excel superó por primera vez la popularidad de Lotus 1-2-3. No obstante la primera vez que Excel se introdujo en la suite de Office fue en 1993.

EXCEL - CRONOLOGÍA• 1987 Excel 2.0• 1990 Excel 3.0• 1992 Excel 4.0• 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3)• 1995 Excel 7.0 (Office ‘95)• 1997 Excel 8.0 (Office ‘97)• 1999 Excel 9.0 (Office 2000)• 2001 Excel 10.0 (Office XP)• 2003 Excel 11.0 (Office 2003)• 2007 Excel 12.0 (Office 2007)• 2010 Excel 14.0 (Office 2010)• OFFICE 365 (NUBE ) SERVIDORES DE MICROSOFT

VISI CALC Presentación en pantalla de la hoja de cálculo VisiCalc, primera hoja de cálculo electrónica que fue desarrollada por Dan Bricklin en 1979.

http://isis.faces.ula.ve/COMPUTACION/Israel/Hoja_de_Calculo_archivos/frame.htm#slide0020.htm

Varias informaciones acerca de los sistemas de información y algunas personas, confirman que la primera hoja electrónica, llamada Visicalc fue creada en el año 1978 por Daniel Bricklin, quien fue alumno de la facultad de negocios de Harvard, además cabe mencionar que fue él quien inventó las Hojas Electrónicas. Bricklin supuestamente estaba preparando una Hoja Electrónica para un HBS (caso de estudio) y para la creación de esta tenía dos alternativas

1.-Hacerlo a mano,o 2.-Usar una terminal de tiempo compartido que usaba un Mainframe. Bricklin, quería hacer un programa donde los usuarios obtuvieran la capacidad de visualizar una hoja cuadriculada tal y como los Contadores hacían a mano. Su visión era “una pizarra electrónica y una tiza electrónica en un aula”.

LOTUS 1-2-3 Versión 2.01 para MS-DOS.

Presentación en pantalla de la hoja de cálculo electrónica Multiplan, desarrollada por Microsoft en 1982

EXCEL 97

EXCEL 2003

EXCEL 2007

EXCEL 2010

DESCRIPCION • Este curso le permite hacer uso de hojas de

cálculo para almacenamiento de datos y procesamiento de los mismos a través de las herramientas de análisis. Además de la generación de datos y escenarios posibles, calculados automáticamente haciendo uso de formulas y funciones brindadas por la aplicación.

¿QUE ES EXCEL 2010?

• Excel es una aplicación desarrollado por Microsoft y distribuido en el paquete Office para usarse en Windows y Macintosh. Excel se utiliza para la creación de hojas cálculo.

• El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso. Es uno de los programas más populares para realizar hojas de cálculos.

Un nuevo formato de archivo

• Excel tiene un nuevo formato de archivo. Todavía es posible abrir y modificar libros de versiones anteriores en Excel 2010.

• Excel 2010 tiene un nuevo formato de archivo. ¿Para qué? Para proporcionar mayor seguridad, reducir el riesgo de que se dañen; reducir el tamaño y otra serie de características nuevas.

• No se preocupe porque no tendrá problemas para abrir ni para modificar un libro creado en una versión anterior a Excel 2010.

Excel2010

Ventajas del nuevo formato

• Nuevas características Además de las características vistas en las lecciones anteriores, el número de filas ha crecido en Excel 2007 y 2010 de 65.536 a 1.048.576 y el número de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas más largas en la nueva barra de fórmulas de tamaño variable. Y si hace clic en grandes fragmentos de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no ocupa parte de la cuadrícula de la hoja de cálculo.

• Archivos más seguros Los libros que contienen macros o código no deseado se identifican y bloquean más fácilmente.

• Menor riesgo de que los archivos se dañen Excel ha mejorado la capacidad de abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdería.

• Menor tamaño de archivo Los libros están comprimidos; el tamaño de archivo es entre 50 y 75 por ciento más pequeño que en versiones anteriores de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abría y guardaba cualquier archivo de Excel.

• Datos más útiles Se puede hacer más con los datos porque la base de XML facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa especializado, seleccionar la información que necesita e importarla a un documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

• Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.• Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni código de Microsoft Visual Basic para

Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código VBA.

• Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá para que no elija esta opción.

• Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.• Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de archivo cuando necesite

una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA.• Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga un libro especialmente

grande; este tipo de archivo se abrirá antes que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas características de Excel salvo XML.

• Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007.

• Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.

•

Iconos de los formatos :

FORMAS DE INGRESAR A LA APLICACION

PRIMERA FORMA1. Haga clic en el botón INICIAR2. Seleccione : Todos los programas-

Microsoft Office3. Haga clic en MICROSOFT EXCEL 2010

SEGUNDA FORMA1. Combine las teclas : + R2. Ingrese : EXCEL luego Aceptar

Interfaz de EXCEL 2010A

B C D

E

F

G

H

I

J

KL M N

A Ficha Archivo H Barra de fórmulasB Barra de herramientas de acceso rápido I Celda activaC Barra de título J Filas ( nº----1048576)D Botones de control K Etiquetas de hoja E Cinta de opciones (THE RIBBON) L Barra de estadoF Cuadro de nombres M Área de VistasG Columnas (nº -----16384) N Área de ZOOM

BARRA DE TITULOMuestra el nombre del actual libro de Excel y el nombre de la aplicación

BOTONES DE CONTROLAcceso a los botones : MINIMIZAR, MAXIMIZAR y CERRAR

El nuevo centro de control: la cinta de opciones.

Sí, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en él área superior de la ventana.Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita está más visible y más a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar.

Nota : Para minimizar la cinta de opciones :• Doble clic en cualquier ficha• CTRL + F1• Clic derecho en cualquier ficha y seleccione : Minimizar la cinta de opciones

¿Qué hay en la cinta de opciones ?1

2

3

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos.Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones: Fichas Hay ocho en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí. Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.

1

2

3

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDOAcceso desde cualquier parte a los comandos que mas utiliza , muestra los comandos iniciales : GUARDAR , DESHACER Y REHACER

Personalizando la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic derecho en cualquier comando , por ejemplo en el comando Negrita

2. Luego seleccione : Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido

Agregar comandos :

3. Observe el comando ahora en la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic derecho en un comando de la barra de herramientas , por ejemplo en el comando Negrita luego seleccione : Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido

Quitar comandos :

LA FICHA ARCHIVO

Este nuevo elemento reemplaza al Botón de office que existía en el Excel 2007

Esta ficha muestra acceso a los libros abiertos recientemente y a las opciones ya clásicas en el menú archivo de versiones anteriores o botón de office en Excel 2007.

VISTA BACKSTAGESi se hace clic en el menú Archivo, se puede obtener acceso a la nueva vista de Backstage que permite buscar características usadas comúnmente y descubrir nuevas posibilidades para trabajar con los libros de Excel. La vista de Backstage es donde se administran los archivos y sus datos (creación, guardado, inspección en busca de metadatos ocultos u opciones de configuración e información personal). En resumen, es todo lo que se le hace a un archivo sin hacerlo en el archivo.

Nota :Pulse la tecla ESC para cerrar la vista BACKSTAGE

HERRAMIENTAS CONTEXTUALESLas herramientas contextuales proveen de características y opciones de acuerdo al objeto en el que se está trabajando; por ejemplo si estamos en un gráfico, se muestran herramientas para gráficos como: cambiar el diseño, cambiar el color.

Gráfico en selección

1 Herramienta CONTEXTUAL

2

LA HOJA DE CÁLCULOLa mayor parte de esa ventana está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, constituida por una cuadrícula de 16384  columnas, que nombraremos con las letras del abecedario y combinación de ellas, y 1048576 filas, que estarán numeradas. Para referirnos a una celda en concreto pondremos la letra de la columna, seguida del número de la fila: A1, Z28, etc.

16384

1048576

Cuadro de nombre Barra de fórmula

Celda activa

Fila

s

Columnas

Barra de etiquetas Insertar nueva hoja

El cuadro de nombre y la barra de fórmulas, que además de indicarnos las coordenadas de la celda activa, también nos muestra la formula ingresada en una celda.

La barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas que componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos tipos de vista: normal, vista diseño y vista previa de salto de página, y el zoom.

CTRL+ SHIFT +$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).

CTRL+ SHIFT +% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.

CTRL+ SHIFT +# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

CTRL+ SHIFT +@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.

CTRL+ SHIFT +!Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

CTRL+SHIFT+: Inserta la hora actual.

SHIFT + F11 Inserta una hoja nueva

CTRL+; Inserta la fecha actual

CTRL + U Crea un nuevo libro en blanco

CTRL + 9 Ocultar fila

CTRL + SHIFT + 8 Recuperar fila

CTRL + 0 Ocultar columna

CTRL + SHIFT + 8 Recuperar columna

SHIFT + F2 Insertar comentario en la celda seleccionada

ALT+ENTER Más de una línea en la misma celda

CTRL+AVPAG O CTRL+REPAG Desplazarse entre hojas de cálculo de Excel

Algunas combinaciones de teclas para operaciones que se realizan muy a menudo

CELDAS Y RANGOS DE CELDASCELDAIntersección de una columna y una fila . Las celdas se nombran de acuerdo a la letra de la columna y el número de fila en que se intercepte.

Celda : B3

RANGO DE CELDAConjunto de celdas de una hoja de cálculo. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura vemos la representación del rango de ejemplo.

C4

E7

Rango : C4:E7

Tipos de punteros en la hoja de cálculo

SELECCIÓN DE CELDAS Posicione el puntero dentro de la celda , haga clic y arrastre

Rango seleccionado -> A1:C4

SELECCIÓN TOMANDO MÚLTIPLES COLUMNAS Y FILAS

Para hacer selección de múltiples rangos use la tecla

CTRL

En este ejemplo se tiene la selección de los rangos :

A1:C2A4:C5A7:C8

SELECCIÓN DE COLUMNA

Haga clic y arraste hasta la columna C

Observe la selección de las columnas A,B,C

SELECCIÓN DE FILA

Haga clic y arraste hasta la fila 4

Observe la selección de las filas 1,2,3,4

ANCHO DE COLUMNA

Para dar un mismo ancho a un grupo de columnas seleccione las columnas

Luego ubique el puntero en la línea que divide a cualquier columna de las seleccionadas y arrastre a la derecha o izquierda

Observe como las 4 columnas adoptan el mismo ancho

Lo mismo debe de hacer para cambiar el alto de una o mas filas

GENERANDO SERIES Y LISTASEn la celda A2 ingrese un dato que tenga un número al final

Seleccione la celda A2 y ubique el puntero en la parte inferior derecha

Haga clic y arrastre hasta la celda A5 observe el resultado

Haga clic en Opciones de relleno y observe las opciones de copiado

En la celda : B2 ingrese : Enero

Luego seleccione y arrastre desde el punto hasta B5

Series con números En la celda : A2 ingrese : 1

Manteniendo pulsado la tecla CTRL arrastre desde el punto hasta la celda A5 observe resultado

Cuando el dato inicial es solo un número( 1,4,100,…) o un texto (Julio, Pedro,..) se genera soloUna copia…

Mover Ubique el puntero al contorno de la selección hasta que se muestra una cruz flecha luego arrastre y suelte por ejemplo a la celda B6 y observe resultado

Para generar copiar arrastre y suelte manteniendo pulsado la tecla CTRL

Combinar , alinear , orientación ,ajustar texto,…..

Se desea crear el siguiente cuadro :Rango A1:E1 , combinado , alineación al medio y centrado ,

Rango A2:A8 , combinado , alineación al medio y centrado ,

Rango B2:E2 , alineación al medio y centrado ,

Alineación al medio , izquierda y ajustar texto

1. Seleccione las celdas : A1:E1 , luego haga clic en el comando :

modifique el alto de la fila a 39 , e ingrese Reporte de equipos y aplique el formato necesario 2. Luego haga clic en el comando : observe el resultado y

3. Combine las celdas : A2:A8 y aplique un ancho de columna de 64. Modifique el alto de la fila 2 a : 36.75 5. Clic en la celda combinada e ingrese como texto : Ventas 2011 y aplique el formato

necesario haga clic en los comandos : Alinear en el medio y Centrar 6. Para cambiar la orientación seleccione la celda combinada y haga clic en : y seleccione : Girar texto hacia arriba , observe el resultado : 7. Ingrese los títulos respectivos en el rango : B2:E2 y aplique las alineaciones Necesarias , el ancho de las columnas son :B – 10.71 D--11.14C -- 21.43 E-- 10.71Para ajustar el texto de la celda : C2 haga clic en Ajustar texto