guia excel basico

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CURSO

PRESENTA

ISC. BALAM CAN PLÁCIDO

DURACION

40 HRS.

FELIPE CARRILLO PUERTO, QUINTANA ROO, NOVIEMBRE DE 2014

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ÍNDICE

CONCEPTO DE EXCEL ................................................................................................................. 3

AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO ............................................................... 3

CINTAS BÁSICAS .......................................................................................................................... 4

ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO EXCEL ...................................................................................... 4

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO. ......................................................................... 7

APLICACIÓN EN EL CAMPO LABORAL ........................................................................................ 7

ACTIVIDAD 1. ............................................................................................................................. 7

DESPLAZARSE AL INTERIOR DE UN ARCHIVO .......................................................................... 8

INTRODUCIR DATOS .................................................................................................................... 8

INTRODUCCIÓN DE VALORES NUMÉRICOS .............................................................................. 9

INTRODUCCIÓN DE VALORES DE TEXTO ................................................................................ 10

DAR NOMBRES A LAS CELDAS ................................................................................................. 10

FORMATO DE CELDAS ............................................................................................................... 11

MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO .......................................................................................... 12

CREACIÓN DE SERIES ............................................................................................................... 12

TIPOS DE DATOS ........................................................................................................................ 14

FORMATO DE CELDAS ............................................................................................................... 15

UNIR Y DIVIDIR CELDAS ............................................................................................................ 15

ACTIVIDAD 2. ........................................................................................................................... 17

FORMULAS Y FUNCION ............................................................................................................. 19

ACTIVIDAD 3. ........................................................................................................................... 21

FUNCIONES EN EXCEL .............................................................................................................. 23

ACTIVIDAD 4. ........................................................................................................................... 27

ACTIVIDAD 5. ........................................................................................................................... 28

GRAFICAR DATOS ...................................................................................................................... 30

ACTIVIDAD 6. ........................................................................................................................... 32

CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 33

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CONCEPTO DE EXCEL

Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo que está divida en filas y columnas, al cruce

de estas se le denomina celdas sobre las cuales se almacena información (letras o números) que

podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones,

cálculos financieros, estadísticos, de ingeniería, amortizaciones, etc.

AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

La pantalla principal

La pantalla principal de trabajo de Excel 2010, es muy similar a la de cualquier otra aplicación

Windows Office 2010. Es de recordar que está estructurada por cintas de trabajo que van

cambiando dependiendo la selección que se haga en el menú principal. Las cintas se ubican en la

parte superior de la pantalla del programa, en el centro está el área de trabajo y abajo algunas áreas

de localización y operaciones rápidas.

Los archivos de Excel se pueden gravar por defecto con la terminación *.xlsx, a diferencia de las

versiones anteriores si existen macros o código la terminación es *.xlsm. La estructura de un archivo

de Excel ®, se compone de hojas inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3),

sin embargo esto se puede configurar. Al interior de cada hoja está el área de trabajo que es la

celda, organizadas por filas (identificadas con números), y columnas (identificadas con letras).

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CINTAS BÁSICAS

Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se tengan abiertas o

de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las cintas por defecto son:

Archivo: Guardar, información del archivo, imprimir y Opciones

Inicio: Operaciones básicas de visualización y formato

Insertar: Objetos de ayuda de visualización e inserción.

Diseño de página: Configuración de página y ajustes de impresión.

Fórmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

Revisar: Proteger el documento y comentarios.

Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar.

ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO EXCEL

Los componentes de un archivo EXCEL son:

Hoja: es el área de trabajo donde están contenidas las filas y columnas. Las Hojas por defecto se

denominan en orden, hoja1, hoja2…etc., sin embargo se pueden cambiar el nombre con botón

derecho del mouse o haciendo doble clic.

Celda: Las celdas son al unidad básica de almacenamiento de información el ella se pueden

almacenar datos, formulas y ecuaciones. Su designación básica es una letra y un número por

ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45 la fila donde está la celda. En algunos casos se

puede dar nombre a las celdas o rangos.

Columna: Su denominación se hace con letras la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después

de la columna Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC... y así hasta la AZ. Seguidamente,

comenzaría la BA, BB... Y así hasta la última columna que es la XFD en la versión 2010.

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Fila: Están organizadas de forma horizontal, su denominación es con números, se numeran desde

la 1 hasta la 1´048.576 que es la última en la versión 2010.

Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión *.xlsx con todas

las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden vincular datos de otros archivos en importante que

la fuente de los datos conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.)

Rango: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:A5

significa que estamos afectando un rango formado por 5 celdas, ya que los dos puntos (:) significan

“hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1; B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el

punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor

este concepto.

Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina

inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el

puntero toma la forma de una cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para

copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla.

Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario

del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos

más adelante.

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Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel presenta 3 hojas de cálculo, pero desde

este ícono podemos agregar más.

Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de

texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los

números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de

cálculo.

Diferentes punteros que opta el mouse en Excel.

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DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO.

APLICACIÓN EN EL CAMPO LABORAL

• Tareas de balances

• Creación de presupuestos o previsiones

• Cotizaciones

• Facturas

• Estadísticas

• Hacer listados

• Tareas financieras.

ACTIVIDAD 1.

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DESPLAZARSE AL INTERIOR DE UN ARCHIVO

Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic dentro de la celda que

queremos ubicarnos. Otras formas son:

Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.

Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el campo nombre de

la celda actual. Ver ilustración No.1

Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5

Ilustración No. 1

INTRODUCIR DATOS

Existen diferentes tipos de datos que se pueden trabajan en Excel. Entre ellos datos; numéricos,

texto, fecha, entre otros. Estos pueden ser constantes a variables. Los constantes son datos que

son únicos y no están referenciados a otra celda o celdas, los variables son aquellos que cambian

dependiendo otros datos.

Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc., y que producen

un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=), algunas veces se pude

empezar con el signo más o menos pero no es aconsejable. Si modificamos el valor de una celda a

la que la fórmula esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.

= SUMA (H3:H7): ejemplo de dato variable

Ventas, 23/12/2011, ejemplo de dato constante

Escribir texto

Nos situamos en la celda que queremos almacenar información y escribimos directamente el texto,

en algunos casos es importante revisar el idioma configurado en el computador para otras

operaciones de edición por ejemplo días semanas y meses del año. Una vez escrito, podemos

aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón Introducir. Ver

ilustración 2.

Ilustración No. 2

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Modificar y borrar el texto

Para modificar el texto de una celda podemos, realizar varias operaciones:

Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.

Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de fórmulas.

Pulsar doble clic en la celda del texto

Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2

Para borrar el texto de una celda podemos:

Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr.

Ir a Edición – Borrar

Pulsar el botón derecho y escoger la opción Eliminar.

INTRODUCCIÓN DE VALORES NUMÉRICOS

La presentación de los datos numéricos está sujeta al tipo de formato que utilicemos. Por ejemplo

si introducimos en una celda 6000000 es posible que se presente así o $6´000.000,00 pesos. Ya

que el tipo de dato condiciona las operaciones que podemos hacer es muy importante en la

definición del mismo. Algunos elementos del formato predefinido son:

El punto (.) para separar los millares.

La coma (,) para expresar decimales.

El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar también

entre paréntesis.

El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numéricos son:

Lo datos fecha se pueden ingresar con signos de separación como – o /, sin embargo es

importante tener en cuenta que no se confundan con las fracciones y que estén en el formato

global de configuración del software.

Algunos mensajes de error contiene el símbolo de #, a excepción del mensaje con #######

solamente, que informa que la celda que contiene un número es muy corta para mostrar

toda la extensión del mismo.

Otro símbolo para informa a Excel que el dato es texto aunque esté representado por

números como es el caso de un teléfono o una cedula. Se antepone el símbolo ‘(comilla)

ejemplo ‘5936160. Esto llevará que este valor solo se podrá tratar como texto.

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INTRODUCCIÓN DE VALORES DE TEXTO

Cuando introducimos un texto en alguna celda de Excel, el automáticamente reconoce que la

cadena de caracteres introducida es un texto y habilita las funciones de edición para textos. Algunas

funciones y aplicaciones también reconocen algunos números dentro de la cadena.

Introducción de fechas y horas

El dato fecha u hora se almacenan como números de serie que Excel ®cuenta desde el día 1 de

Enero de 1990 y dependiendo del formato que esté definido se presenta de diferentes formas. El

usuario puede introducir y presentar las fechas de varias formas:

dd/mm/aa = 12/01/2012,

dd-mmmm-aa = 12-diciembre-12

dd/mmm/aaaa = 12/mar/2012

etc.

Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm, 14:10 con

segundos o una integración de fechas y horas en un mismo dato o celda

TIPS: Algunos datos recurrentes pueden ser presentados rápidamente con ayuda de la combinación

de teclas:

Ctrl+Mayúsc+; La fecha actual

Ctrl+Mayúsc+: La hora actual

DAR NOMBRES A LAS CELDAS

En algunos casos es necesario dar nombres específicos a las celdas o rangos, para diferentes fines

como:

Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente

Utilizar los nombres en una fórmula o una selección – lista desplegable

Identificar mejor los rangos

Por ejemplo: TRM, salario mínimo, cedula de los trabajadores.

Para dar nombre a una celda es posible hacer cualquiera de estos dos procedimientos:

a) Ubicarnos con el curso o con la selección del mouse en una celda o rango

b) Ir al campo nombre de la celda actual, y colocar el nombre que identifica su contenido y

c) Verificar que en la lista desplegable aparezca

Y otra forma es utilizar el área de trabajo Nombres definidos de la cinta Formulas

1. Abrir la ventana de Nombres definidos dentro del área de trabajo Administración de

nombres…, ver ilustración No. 3.

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2. Y en la nueva ventana:

Ilustración No. 3

3. Seleccionar Nuevo…

4. Llenar los datos de la Ventana Nombre de nuevo y Aceptar.

FORMATO DE CELDAS

Dependiendo de la información y de la forma como se ha de presentar la información contenida en

una celda es necesario configurarla según las necesidades. Esta configuraron puede contener tipo

de dato, alineación, fuente, Bordes, tramas y protección del documento. Para seleccionar los

parámetros que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se quiere definir el

formato y botón derecho del mouse. Ver ilustración No. 4.

Ilustración No. 4

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MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

Cuando el cursor está situado en una celda o estamos seleccionando un rango, el puntero del

mouse puede adquirir varias formas según donde esté situado. Por ejemplo, si lo situamos (sin

pulsar clic) sobre la selección, el puntero del mouse adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma

significa que estamos en modo selección normal.

Cuando se sitúa el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la selección

(sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere una forma de cruz negra. Esta forma indica

que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botón izquierdo,

realizaremos un llenado de celdas. Y si se arrastra con el oprimiendo el botón derecho aparece

menú de despliegue con diferentes acciones: ver ilustración No. 5

Ilustración No. 5

CREACIÓN DE SERIES

Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas, ya sean

números, textos numerados o patrones de calendario. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro

de llenado y Excel creará una serie automática. Se selecciona el rango o la celda y se arrastra,

hasta donde se quiere generar la secuencia.

Un ejemplo de ello es hacer el encabezado con los siguientes datos: ver ilustración No. 6

Ilustración No. 6

Arrastrarlos con botón izquierdo del mouse manteniendo oprimido el botón. Ver ilustración No. 7

Si se arrastra con botón derecho aparecerá el meno de selección para escoger el método de llenado.

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Pegado especial

Esta orden se encuentra ubicada en la cinta de Inicio en el menú de pegar. Ver ilustración No. 8

Ilustración No. 8

Esta acción nos permite realizar pegados más específicos que con la orden Pegar habitual. Y es el

caso donde queremos copiar solo los datos sin copiar las formulas en otra posición o en una hoja

nueva.

Otra posibilidad de este orden es copiar el formato de una celda sin su contenido, transponer celdas

verticales a Horizontales, pegar vínculos, etc. Esta orden dependerá de los elementos que tenga en

el portapapeles existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial.

Otras posibilidades de pegado de documentos se pueden seleccionar de la ventana de pegado

especial. Ver ilustración No. 9

Ilustración No. 9

Buscar y remplazar datos

Una de las características importantes de edición con Excel es la posibilidad de buscar algún dato

en el libro de trabajo desde Edición – Buscar. En esta pantalla además de buscar podemos

remplazar datos o símbolos, una de esas aplicaciones muy utilizada es la de cambiar puntos (.) por

(,) comas. Ver ilustración No. 10

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Ilustración No. 10

Seleccionar todos los datos de la hoja

Una opción rápida para seleccionar para modificar el tamaño de las celdas, formato, copiar los datos

o borrarlos, es utilizar la selección de toda la hoja de trabajo. Pulsa en el cuadro de la esquina

superior derecha (encima de los rótulos de las filas y a la izquierda de los rótulos de las columnas).

Verás que toda la hoja queda seleccionada. Ver ilustración No. 11

Ilustración No. 11

Se obtiene el mismo resultado que con Ctrl+e

TIPOS DE DATOS

Ya se había mencionado del tipo de formato de datos, ahora se explica los dos tipos de datos

dependiendo su relación con la posición, estos pueden ser Valores Contantes y Valores Variables

o fórmulas.

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede

ser un número, una fecha u hora, o un texto, esta no varía cuando cambian otras celdas.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden

realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc...

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y

funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

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FORMATO DE CELDAS

Las características de formato de celdas son importantes para hacer una buena presentación o

identificar valores que son importantes. Además allí existe una posibilidad de proteger las celdas y

bloquear su contenido. Las carpetas de Formato de celdas son:

Numero: selección de formato de presentación de los datos

Alineación: dirección del texto

Fuente: tipo de carácter , tamaño

Bordes: líneas de contorno y división de las celdas.

Relleno: Características de color y textura al interior de las celdas.

Proteger: selección de celdas a bloquear.

Se podrá apreciar en la ilustración No. 12

Ilustración No. 12

UNIR Y DIVIDIR CELDAS

Cuando es necesario unir en un solo especio más de una celda, para contener un texto o dato. En

la ventana de Formato de Celda, quede forma rápida lo pueden llamar con botón derecho del mouse

después de haber seleccionado el rango unir.

Otra posibilidad es utilizar la ventana de formato de celda en el meno de Control de texto, Combinar

celdas.

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Mensajes de error

Cuando introducimos datos y formulas y Excel y no se encuentra una relación con su contexto o los

datos de entrada, puede enviar mensajes de error.

Algunos de ellos se identifican por los mensajes que generan, por ejemplo:

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan .

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

El mensaje ##### no se considera como un mensaje de error, se produce cuando el ancho de una

columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

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ACTIVIDAD 2.

Objetivo

particular:

Al término de la actividad, los participantes podrán desplazarse en la

aplicación de Excel, de igual forma de los distintos formatos.

Instrucciones: Lee y realiza correctamente cada uno de los puntos propuestos.

Material: Aplicación de Excel

Guía del participante

Lápiz o bolígrafo

Tiempo: 30 min.

Practica 1. Rellenar datos automáticamente

1. Abra un nuevo libro de Excel.

2. En la celda A1 introduzca el número 1.

3. Seleccione la celda A1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

A5.

4. En la celda B1 introduzca el número 1.

5. Seleccione la celda B1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

B5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

6. En la celda C1 introduzca la palabra EXCEL.

7. Seleccione la celda C1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

C5.

8. En la celda D1 introduzca EXCEL 2010.

9. Seleccione la celda D1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

D5.

10. En la celda E1 introduzca EXCEL 2010.

11. Seleccione la celda E1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

E5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

12. En la celda F1 introduzca la fecha de hoy.

13. Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

F5.

14. En la celda G1 introduzca la fecha de hoy.

15. Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

G5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

16. Observe qué sucedió en cada caso y saque sus propias conclusiones.

17. Cambie el nombre de la Hoja 1 por ACTIVIDAD 2. Para ello, puede hacer doble clic sobre

la etiqueta y reemplazar el texto, o hacer clic con el botón secundario sobre la etiqueta y

seleccionar la opción Cambiar nombre del menú contextual.

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Practica 2. Otra forma rápida de rellenar datos

1. Pase a la Hoja2

2. Seleccione el rango A1:B5

3. Escriba EXCEL 2010 (se escribirá en la celda A1. Asegúrese que el rango permanezca

seleccionado)

4. Presione simultáneamente las teclas Ctrl y Enter.

5. ¿QUÉ PASÓ?

6. Cambie el nombre a Hoja 2 por Actividad 3.

Practica 3: Eliminar hojas

1. Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la Hoja3 y en el menú

contextual elija la opción Eliminar.

2. Guarde el libro en su carpeta (se guardarán TODAS las hojas) como Actividad 1-2-3

Practica 4: Creación de planilla.

a) Realiza los siguientes cambios a la planilla:

1. Selecciona el rango A1:I1, combinar y centra las celdas seleccionadas.

2. Seleccionar el rango A2:I2, combinar y centra las celdas seleccionadas.

3. Seleccionar el rango A4:D16, aplicar bordes interiores y exteriores. Color azul.

4. Seleccionar el rango D5:D16, aplicar formato moneda, centrar los valores.

5. Seleccionar el rango C5:C16, aplicar formato contabilidad, centrar los números.

6. Seleccionar el rango E4:I16, aplicar borde interiores y exteriores. Color rojo.

7. Seleccionar el texto HALMACENES HILL, aplicar:

Fuente: Algerian

Tamaño: 16 pto.

Color de fuente: Azul oscuro

8. Seleccionar el texto Precios del mes de Noviembre de 2013, aplicar:

Fuente: Algerian

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Tamaño: 14 pto.

Color de fuente: Purpura.

9. Mostrárselo al instructor en turno

10. Guardar la practica 4 en su dispositivo de almacenamiento.

11. Cerrar Excel.

FORMULAS Y FUNCION

Las formulas y las funciones son uno de los elementos más importantes en el uso de Excel, la

versión 2010 tiene grandes cambios con versiones anteriores.

Para escribir una fórmula es necesario conocer con claridad algunos elementos de edición y

presentación.

Estructura de una Fórmula

La estructura de una formula puede tener la combinación de varias fuentes de datos integrados en

una celda y que relaciona valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado. Una fórmula

comienza con el signo igual (=), algunas vez puede introducir + o – pero no es aconsejable además,

puede contener textos, números, referencias de celdas, etc. En la celda que contiene una fórmula

se visualiza siempre el resultado de la misma y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.

La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos operadores son:

Operadores Signo

Aritméticos

Suma +

Resta -

Producto *

División /

Porcentaje %

Exponente ^

De comparación

Igual =

Diferente <>

Mayor >

Menor <

Mayor o igual >=

Menor o igual <=

De texto

Concatenación &

Ejemplos de fórmulas serían:

=2+50 Suma los valores numéricos 2 y 50 (Valores constantes)

=G1+G5 Suma el contenido de las celdas G1 y G5

=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.

=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos

=2^3 Eleva a la tres el número 2

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Es muy recomendable que se establezca la secuencia de operaciones por medio de paréntesis ya

que existe prioridades entre las formulas y el resultado puede ser diferente al esperado.

Referencias absolutas y Relativas.

Cuando copiamos, el contenido de la fórmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o

en vertical. Si te sitúas en las celdas C15 y D15 del ejemplo mostrado en la barra de fórmulas, se

observa que cada celda contiene la fórmula de su columna correcta. La referencia indica la posición

de la celda contenida en la fórmula. Observa La ilustración No. 13 de la siguiente hoja:

Ilustración No. 13.

En este caso, en la primera fórmula de la celda C15 hemos sumado la columna. En la primera celda

no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las celdas de al lado, observaremos en la

celda D15 lo siguiente: =D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel ha

copiado la fórmula, pero también ha desplazado la referencia de la celda C15 y ahora la ha

convertido en D15.

Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado

hacia su derecha.

Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia absoluta es decir, que

aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la celda C15 no cambie nunca.

Tipos de Referencia de celdas:

Celdas relativas: son celdas que su formulación depende de la posición donde se comience a

utilizar, la referenciarían. Por ejemplo una celda que tome la información de datos a la derecha si

se llegar a copiar a otra posición tomaría el dato que se encuentre a la derecha de esta nueva celda.

Celdas absolutas: referencian solamente una celda y su posición independientemente de la

posición donde sea llamada o solicitada siempre será la misma así se “arrastren las formulas”, el

símbolo que se utiliza es ($). Por ejemplo $C$4,

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Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $C4, C$4... Por

ejemplo: C$4 O $C4 dependiendo que es lo que se quiere dejar variable o fijo.

Una celda se convierte en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y

escribiendo el símbolo pesos ($) o y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el signo

pesos a la columna y la convierte en absoluta, si de forma repetida pulsamos esta tecla el signo

cambiara de posición.

ACTIVIDAD 3.

Objetivo

particular:

Al término de la actividad, los participantes tendrán los conocimientos y las

habilidades de crear una planilla de Excel, utilizando los operadores

aritméticos básicos.




Lápiz o bolígrafo

Tiempo: 30 min.

Practica 5. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas.

a) Determine las siguientes columnas Comisión:

1. Enero 15%: Ventas * C5

2. Febrero 15%: Ventas * E6

3. Marzo 15%: Ventas * G5

4. Autosuma del total de ventas

5. Suma del total de comisiones

6. Aplicar formato a la planilla similar a la imagen.

7. Total mensual: autosuma de las columnas.

8. Guardar el libro como Practica 5 en su dispositivo de almacenamiento

9. Cerrar Excel.

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1) Importe: Precio * Cantidad

2) Descuento: Importe*B3, utilizar referencias vista en clases.

3) Importe con descuento: Importe-Descuento

4) Totales: Autosuma de las columnas D16, E16, F16

5) Total con IVA: Total de Importe con descuento * B4, utilizar referencias mixtas.

6) Incluir un rotulo que diga total a pagar en la celda E19.

7) Ubicar la celda F19 y calcular:

Total a pagar: Total de importe con descuento + total con IVA.

8) Aplicar formato similar a la planilla.

9) Guardar el libro como Practica 6, en tu dispositivo de almacenamiento.

10) Cerrar Excel.

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FUNCIONES EN EXCEL

Es una fórmula ya programada y preparada para realizar cálculos y reducir el uso de fórmulas

extensas, algunas de ellas no son posibles ser construidas con operaciones matemáticas.

Las funciones tienen un nombre propio declarado en el idioma que se encuentra el computador o la

selección del idioma en la instalación de Programa, existen multitud de funciones clasificadas en

categorías. Ver ilustración 14.

Ilustración 14.

La razón de las funciones frente a las ecuaciones es simplificar las operaciones y su formulación.

Sintaxis de una función

Todas las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis o estructura, tal y como se indica en

el siguiente ejemplo:

En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es decir, que dentro de

los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a sumar.

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Cuando no se conoce la sintaxis de una ecuación, es posible solicitar la edición de la misma por

medio del área de edición de ecuaciones, para el caso de suma aparece la

siguiente ilustración No. 15

Allí se exponen de forma individual cada argumento, su explicación y su resultado. Aunque este sea

un error. El acceso de la ayuda desde esta ventana es fácil y contienen ejemplos del uso de la

función

Algunas funciones Importantes

Existen algunas funciones más utilizadas que otras. Ya sea por su funcionabilidad o por su uso

especializado en resultados.

Suma

Promedio

Potencia

Máximo o Mínimo

Si condicional

Función =Suma (

Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de cálculo, razón por la cual se proporciona

con múltiples acceso y formas.

Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o en el botón: de la cinta

Fórmulas, biblioteca de funciones.

Función =PROMEDIO (

Está muy relacionada con la función suma, funciona exactamente igual que la suma, pero no existe

ninguna tecla predefinida, por lo que debemos introducirla manualmente, o formularla por medio de

la combinación de las funciones =suma (, y =contar (. Cuando introducimos una función mediante

el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:

1. Borra el contenido de la última fórmula

2. Escribe lo siguiente:

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=PROMEDIO (

3. Selecciona con el mouse el rango de números.

4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano.

5. El resultado obtenido es la media de los datos numéricos.

Otra opción es utilizar la ventana de la fórmula, ver ilustración No. 16

Ilustración No. 16

Otras funciones: = MAX (, =MIN (y =CONTAR (

Estas funciones son de las primeras formas de encontrar información en una tabla o grupo de datos

ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un grupo de datos ya sean números, fechas o

resultados de funciones. Y Contar cuenta la cantidad de datos sin importar su tipo.

La función =MIN (encuentra el valor mínimo

La función =MAX (encuentra el valor máximo dentro de un grupo

La función =CONTAR (regresa el número de datos seleccionados

La función =SI ()

Una de las funciones que tiene un gran número de aplicaciones especialmente en el campo de las

decisiones y automatización de operaciones es la función =SI (, que se utilizan en Excel, Su

estructura está compuesta de tres argumentos así:

=SI (condición; verdadero; falso)

Donde condición es una comparación de argumentos que se tiene que cumplir, y se utilizan los

símbolos de las operaciones de comparación. Si ésta se cumple, se ejecutará verdadero, o en caso

contrario, se ejecutará falso.

Por ejemplo:

=SI (A2>B12;”Paga póliza”; “No paga”)

Si la celda A2 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Paga póliza, en caso contrario,

aparecerá la palabra No paga

=SI (A1=”cliente”;”Factura”;”cotización”)

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Si la celda A1 contiene la palabra cliente, en la celda actual aparecerá la palabra factura, en caso

contrario, aparecerá la palabra cotización.

=SI(O (A1=B1, C1=D1),"Bien", suma (30,5))

En esta fórmula de cumplirse varias condiciones. Nótese la utilización del operador O, o la función

lógica =O (, que se tiene que cumplir una de las dos condiciones. Si es verdadera la respuesta

será Bien y si es falsa la respuesta será 35. Ver ilustración No. 17

Ilustración No. 17

Funciones anidadas

Son funciones que están contenidos dentro de otras y sus respuestas que actúan como argumento

de otra función. En el proceso de cálculo, Excel realiza primero el cálculo de la función interior y

después, el resultado de la función exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido

con la función interior.

Por ejemplo, la función: =SUMA (RAÍZ (25));3)

Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la RAÍZ, cuyo resultado es 5 y luego

se calculará el resultado de la exterior SUMA, teniendo en cuenta ya este resultado. El resultado de

esta operación es 8.

Las últimas versiones permiten hacer un rastreo de las operaciones por medio del menú Formulas.

Que permiten al usuario buscar el destino o precedentes de los datos calculados.

Los subprocesos o actividades del proceso pueden ser los de corte de espuma para sillas

secretariales:

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ACTIVIDAD 4.

Objetivo

particular:


habilidades de crear una planilla de Excel, utilizando funciones básicas.




Lápiz o bolígrafo

Tiempo: 30 min.


1. Darle formato similar como se muestra en la imagen

2. Guardar el libro como Practica 7, en su dispositivo de almacenamiento.

3. Determinar las columnas:

Suma: Autosuma de cada una de las columnas.

Promedio: Promedio de cada una de las columnas.

4. Incluir un rotulo en la celda A20. Que diga Total. Baje la suma de la suma y del promedio.

5. Guardar cambios

6. Cerrar libro de trabajo.

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ACTIVIDAD 5.

Objetivo

particular:


habilidades de crear una planilla de Excel, utilizando funciones básicas.




Lápiz o bolígrafo

Tiempo: 30 min.


a) Porcentaje: C4:C17.

b) Porcentaje: E4:E17

c) Total: F4: F17

d) Porcentaje: G4:G17

e) Total: B18 y D18

f) Mediana: B19 y D19

g) Moda: B20 y D20

h) Máximo: B21 y D21

i) Mínimo: B22 y D22

j) Aplicar formato a la planilla.

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a. Determinar la suma del cuatrimestre.

b. Obtener el promedio del cuatrimestre.

c. Obtener la autosuma del mes de enero, en la celda B9.

d. Determinar la venta máxima del mes de enero.

e. Determinar la venta mínima del mes de enero.

f. Aplicar formato a la planilla.

Practica 9. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas:

1. Determine la fecha de hoy en la celda de color amarillo

2. Determinar que función le corresponde a las celdas con signos de ?

3. Guardar su libro como Practica 9, en su dispositivo de almacenamiento

4. Cerrar Excel.

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GRAFICAR DATOS

Los gráficos en Excel permiten representar la información más relevante contenida en las tablas de

datos en forma más agradable a la vista. Para poder graficar información, la tabla de datos deberá

contener datos numéricos que son los que se tomaran como los valores de las series de datos en

el gráfico, y datos de texto que se tomaran como los títulos o encabezados de cada serie. Para crear

un gráfico realice lo siguiente:

1. Preferentemente seleccione el rango de celdas que se van a graficar, o sí lo desea solo

posiciónese en alguna celda de la tabla de datos y Excel seleccionará por completo toda

la tabla, después podrá cambiar el rango seleccionado por Excel por uno personalizado.

2. En el grupo de herramientas Gráficos la ficha Insertar, seleccione la categoría adecuada

del gráfico que desea crear.

3. Seleccione enseguida el tipo de gráfico.

NOTA. Sí desea ver todas las categorías y tipos de gráficos, entonces presione la flecha inferior

derecha del grupo de herramientas Gráficos, o la opción Todos los tipos de gráfico de la ventana

emergente de tipos de gráfico de la categoría seleccionada y aparecerá el siguiente cuadro de

dialogo.

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4. Una vez realizados los pasos anteriores, el gráfico aparecerá insertado en la hoja de

cálculo donde se encuentra la tabla de datos.

Propiedades del gráfico

Una vez insertado el gráfico, selecciónelo y enseguida se mostrará la cinta de opciones donde solo

tendrá que cambiar algunas características y propiedades al gráfico.

Cambiar tipo de gráfico, abre el cuadro de dialogo Cambiar tipo de gráfico, donde se

encuentran todas las categorías y tipos de gráficos para cambiar en tiempo real el gráfico

seleccionado.

Guardar como plantilla, permite guardar el gráfico insertado como una plantilla para ser

utilizado en otros gráficos que se necesiten con las mismas características y propiedades del

anterior.

Cambiar entre filas y columnas, alterna el lugar de donde se toman los valores para las series

de datos, de columnas a filas y viceversa.

Seleccionar datos, abre el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos donde se puede

modificar el rango de datos, agregar, eliminar o editar series, etc.

Diseños del gráfico, permite seleccionar el diseño adecuado para el gráfico.

Estilos de diseño, permite seleccionar estilos predefinidos de gráficos en los que se incluyen

colores, sombreados, fondos, bordes, etc.

Mover gráfico, alterna la ubicación del gráfico, hacia una hoja nueva o como objeto dentro

alguna de las hojas de cálculo.

Para eliminar un gráfico solo tendrá que seleccionarlo de los bordes exteriores del área del gráfico

y presione en su teclado SUPR.

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ACTIVIDAD 6.

Objetivo

particular:


habilidades de generar gráficos en la aplicación de Excel, de igual forma

cambiando las características de diseño y formato.




Lápiz o bolígrafo

Tiempo: 30 min.

Practica 10. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas

propuestas.

a) Calcular el Viático que se debe pagar a cada vendedora, sabiendo que a las personas de la

categoría A se les paga 120 pesos de viáticos, y a las de categoría B se les paga 140. Utilizar

la función SI.

b) Utilizar los números escritos en las referencias para escribir la fórmula).

c) Por medio de graficas de barras los viáticos referente a cada vendedor.

d) Grafica por medio de grafica circular los vendedores referente a la categoría

e) Aplicar formato a la planilla.

f) Guardar el libro como Practica 10, en su dispositivo de almacenamiento.

g) Cerrar Excel.

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CONCLUSIONES

Después de haber formado parte de este material, es importante recalcar que es una guía de

autoaprendizaje, que le permite al participante conocer los elementos básicos de la aplicación, que

en sí, es un libro de trabajo (Excel).

Por consiguiente, mencionare que el actor principal de este proceso de enseñanza-aprendizaje es

el participante, por lo cual manifiesto que solo practicando todo lo aprendido lo podrá trascender

eficientemente y poder aplicarlo en su ámbito laboral o profesional.

De igual forma, espero que esta guía le vea una utilidad, y les recomiendo no dejar de practicar

esta aplicación (Excel) que en la actualidad es una herramienta prescindible para todas aquellas

personas que deseen ser competentes, por los cual le permite manipular eficientemente un equipo

informático.

También agradecer a los participantes por haber permitido tener la confianza de llevar este proceso

de enseñanza y el poder transmitirle los conocimientos básicos de esta aplicación.

Crédito: ISC. Balam Can Plácido

Email: [email protected]

Blogger: www.placido13.blogspot.com

Tel. 983-117-35-20

Enseñarás a volar,

Pero no volarán tu vuelo

Enseñarás a soñar,

Pero no soñarán tu sueño

Enseñarás a vivir,

Pero vivirán su vida

Enseñarás a pensar,

Pero no seguirán tus pensamientos

Sino los propios...

De todas formas sabrás que

Cada vez que ellos vuelan,

Sueñan, miran, piensan...

Germinará la semilla

Que tú sembraste en su corazón.

mailto:[email protected]

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