CIRCULAR No. 08

PARA: Ordenadores del Gasto, Directores Financieros, Alcaldes Locales, Jefes de Presupuesto,

Tesoreros o quienes hagan sus veces en los organismos y entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, Veeduría, Personería, Contraloría, Ente Autónomo Universitario, Metrovivienda, Transmilenio, Canal Capital, Empresa de Acueducto y Alcantarillado, Fondos de Desarrollo Local y Unidades Ejecutivas de Localidades.

DE: MARCO FIDEL USECHE ACOSTA Tesorero Distrital ASUNTO: Diligenciamiento, Radicación, Trámite e Instrucciones Órdenes de Pago y Relaciones de

Autorización en Tesorería Distrital FECHA: Con el propósito de continuar en el año 2006 las operaciones de diligenciamiento, trámite y presentación de Órdenes de Pago y Relaciones de Autorización, generadas por cada una de las entidades ordenadoras del gasto, para su pago por parte de la Dirección Distrital de Tesorería, de conformidad con el PAC programado y en atención a los compromisos ordenados oportunamente, la radicación de cuentas (Órdenes de Pago y Relaciones de Autorización), durante la vigencia 2006, se realizará de acuerdo con las fechas establecidas en el siguiente cuadro, siempre hasta las 12:00 m. del día previsto como fecha límite, así:

Mes Detalle ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Fecha límite radicación general de OP y RA

Jueves 26

Jueves 23

Martes 28

Martes 25

Jueves 25

Martes 27

Miércoles 26

Lunes 28

Martes 26

Jueves 26

Lunes 27

Jueves 21

Fecha límite radicación RA de nómina

Viernes 20

Viernes 17

Miércoles 22

Miércoles 19

Viernes 19

Viernes 09

Miércoles 19

Martes 22

Miércoles 20

Viernes 20

Martes 21

Lunes 11

Fecha límite radicación RA de aportes

N. A. Miércoles 1

Miércoles 1

Lunes 3

Martes 2

Jueves 1

Martes 4

Martes 1

Viernes 1

Lunes 2

Miércoles 1

Jueves 21

Fecha límite radicación OP de transferencias

Viernes 13

Lunes 13

Lunes 13

Miércoles 12

Viernes 12

Martes 13

Jueves 13

Viernes 11

Miércoles 13

Jueves 12

Martes 14

Miércoles 13

Fecha límite radicación OP de monetización recursos Banco Mundial establecimientos públicos

Miércoles 18

Miércoles 15

Miércoles 15

Lunes 17

Lunes 15

Jueves 15

Lunes 17

Martes 15

Viernes 15

Martes 17

Miércoles 15

Jueves 21

Fecha límite radicación OP de monetización recursos Banco Mundial entidades sector central

Lunes 23

Lunes 20

Martes 21

Viernes 21

Lunes 22

Miércoles 21

Lunes 24

Martes 22

Miércoles 20

Lunes 23

Miércoles 22

Jueves 21

Carrera 30 No. 24-90 PBX 3385000 www.shd.gov.co Información: Línea 195

El cuadro especifica claramente que las Relaciones de Autorización para el pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales, causados con ocasión de la nómina, deben radicarse el primer día hábil de cada mes, teniendo en cuenta que los aportes a pagar corresponden a los causados en el mes anterior y la fecha de radicación siempre indicará el mes de afectación de PAC. En relación con el giro de transferencias del Distrito a Establecimientos Públicos, Contraloría, Universidad Distrital, Transmilenio, Metrovivienda, Canal Capital y Acueducto y Alcantarillado, la fecha límite de radicación de Órdenes de Pago está dada para la Dirección Distrital de Presupuesto. Los plazos previstos para la presentación de Órdenes de Pago para monetización de recursos Banco Mundial, están acordes con el Instructivo para el Trámite de Desembolsos, Monetización y Reporte de Información aplicable a los proyectos cofinanciados por el Banco Mundial. En la elaboración, aprobación y radicación de cada Orden de Pago o Relación de Autorización, se reitera a las entidades tener en cuenta:

La identificación corresponde al número del documento del beneficiario del pago, es decir, Cédula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, NIT u otro documento y NO debe presentar, en ninguna parte, dígito de verificación, guión, puntos o caracteres adicionales. Si el beneficiario creado en PREDIS contiene error, deberá adelantarse el trámite para su corrección.

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Las cuentas corrientes o de ahorro a donde se deben girar los recursos correspondientes, precisarán los dígitos reales y, por lo tanto, NO se les deberá adicionar puntos, guiones o ceros que NO correspondan y su titular principal debe ser el beneficiario del pago.

La Dirección Distrital de Tesorería reitera la solicitud formulada para que las entidades propendan por que los pagos a proveedores y contratistas, así como los descuentos de nómina, se efectúen a través de abono en cuenta por transferencia electrónica de fondos, modalidad que brinda mayor seguridad y agilidad en los pagos.

Toda Orden de Pago aprobada debe contener los descuentos de Ley correspondientes (Retención en la Fuente, Retención IVA, Retención ICA, Estampillas, Contribución Especial). Así mismo debe contener la dirección del contratista o proveedor para efectos del reporte de la información exógena.

Las deducciones de Órdenes de Pago que NO correspondan a descuentos de Ley como por ejemplo multas, sanciones, embargos, aportes a seguridad social de contratistas, deben tramitarse como endosos.

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Es responsabilidad de cada ordenador del gasto implementar los controles necesarios para aprobar y firmar sólo las Órdenes de Pago y Relaciones de Autorización que cumplen con los requisitos necesarios para su pago.

En el sistema OPGET cuando el PAC se compromete, no puede volver a utilizarse a menos que se haya anulado la respetiva Orden de Pago o Relación de Autorización, por lo tanto deberá tenerse un control específico para que ello no ocurra.

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Toda Orden de Pago o Relación de Autorización debidamente aprobada y que NO sea radicada en los términos previstos en la presente Circular, debe ser anulada por la entidad ordenadora del gasto, máximo el último día hábil del mes en que es aprobada.

Toda Orden de Pago o Relación de Autorización radicada en la Dirección Distrital de Tesorería que presente inconsistencia o error y no pueda tramitarse efectivamente su pago, será anulada por la Tesorería mediante Acta, máximo el último día hábil del mes en que fue aprobada, de oficio o mediante solicitud previa suscrita por el ordenador del gasto y el responsable de presupuesto de la entidad correspondiente, indicando la causa de la anulación.

En el período comprendido entre la fecha límite mensual para la radicación y el primer día hábil del mes siguiente, el Sistema de Operación y Gestión de Tesorería -OPGET-, NO permitirá la aprobación de Órdenes de Pago y Relaciones de Autorización.

Las entidades Distritales responsables de emitir actos administrativos actualizando tarifas por servicios prestados, deben remitir copia de tales actos, con la información que regirá para el 2006, antes del cierre de la presente vigencia a las entidades que lo requieran, para el desempeño de sus actividades y funciones. Solamente con la efectiva participación y compromiso de cada una de las entidades involucradas continuaremos garantizando confiabilidad, agilidad y seguridad para las operaciones de ordenación del gasto y pago de compromisos. Cabe resaltar que la efectiva administración de los excedentes de liquidez del Distrito, producto de un flujo adecuado de ingresos y una programación técnica y responsable de los pagos y exigibilidades a cargo de las entidades operativas, redunda en un mayor monto de rendimientos financieros, los cuales como fuente aplican para el financiamiento de los proyectos sociales en que esta comprometido el Gobierno Distrital. Cordialmente, Marco Fidel Useche Acosta

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