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CIRCULAR: BM-010-99ASUNTO: Proceso de implementación del nuevo

sistema informático en su primer etapa del Módulo del DiarioFECHA: 22 de enero de 1999

En vista del proceso de implementación del nuevo sistema informático en su primer etapadel Módulo del Diario, a continuación se les indica algunos procedimientos quetemporalmente deben realizar al momento de calificar los documentos que les sonasignados en el reparto.

1. VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTREN ANOTADOS EN ELVIEJO SISTEMA. DE NO APARECER LA ANOTACION CORRESPONDIENTE, DEBEPROCEDERSE DE INMEDIATO CON LA RESPECTIVA ANOTACION DELMOVIMIENTO.

2. CONTROLAR QUE LOS ENTEROS BANCARIOS SE ENCUENTRENDEBIDAMENTE MARCADOS.

3. MARCAR LOS DOCUMENTOS INSCRITOS Y DEFECTUOSOS EN EL NUEVOSISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.

CIRCULAR BM-027-99ASUNTO: Aplicación del Código Notarial y puntos afines.

Asignación de reparto.FECHA: 10 de febrero de 1999

A efectos de dar correcta aplicación a la normativa dispuesta en el Cogido Notarial, queentró a regir el 22 de noviembre del año pasado, a continuación se expone el criterio aseguir en carios casos, respecto de los cuales se ha determinado existen dudas sobre losrequisitos exigibles y procedimientos de inscripción.

1. MANDAMIENTOS: (arts. 282, 635, 636 del C.P.C., 468 del C.C. y 14 de la Ley deTránsito)

• Los mandamientos expedidos por autoridad judicial competente deben inscribirse,excepto que existen documentos antes de traspaso o prenda, en cuyo caso seanotarán como defectuosos. Procede la inscripción si el mandamiento versa sobre elcrédito prendario propiamente dicho. Practicada la anotación, a partir de lapresentación del mandamiento, la transmisión de la propiedad o la constitución decualquier derecho real sobre la cosa se entenderá hecha sin perjuicio del acreedoranotante, razón por lo que no es necesario la aceptación expresa del gravamen oanotación. Se exceptúan los gravámenes de tránsito (art. 207 de Ley de Tránsito).

• En las demandas ordinarias, se procederá a su anotación e inscripción, sin importarquién sea el propietario (arts. 452 y 468, incisos 1,2,3, y 469 del C.C.), ya que lo quese discute es la titularidad del bien. En el caso de créditos personales, debe exisitirrelación entre el titular y el demandado (s); de lo contrario se cancelará supresentación. La anotación de demanda tendrá una vigencia de diez años, contadosa partir de la fecha de presentación al Registro.

• Los decretos de embargo sobre vehículos, ahora tenidos por practicados, caducan depleno derecho a los cuatro años y el Registrador al inscribir títulos nuevos procederá asu cancelación de oficio. Al certificar el asiento respectivo se hará caso omiso de ellos(art. 56 inc. 4 del Reglamento de Organización del Registro Público de la PropiedadMueble).

2. FORMALIDADES DE LOS MANDAMIENTOS

• Todo mandamiento de anotación, cancelación y ejecutorias deberá presentarse con larespectiva boleta de seguridad destinada para uso de las autoridades judiciales o ensu defecto con la boleta de seguridad del notario que lo tramita.

• Los mandamientos deberán indicar: acreedor, embargante (s), monto: el que se indicaen el mandamiento, así como el actor (es) y demandado (s), citas exactas de losbienes a embargar y al menos el tipo de proceso y el número de cédula de identidadde las partes procesales (art. 282 C.P.C.).

• El Registrador señalará el defecto –si procediere- y el mandamiento se entregará a laSecretaría de esta Dirección, quien lo remitirá a la Oficina del Poder Judicial ubicadaen este Registro Nacional para su entrega al despacho Judicial respectivo.

• Por convenio entre la Dirección Ejecutiva del Poder Judicial y este registro, en materiade tránsito los mandamientos por colisión se remitirán mediante listados, el cualvendrá acompañado por una Boleta de Seguridad, una copia del listado de marras seremitirá al Consejo de Seguridad Vial a Proceso de Servicio al Usuario.Temporalmente, por imposiblidad material de dar trámite a estos docuemtnos, no seinscribirán los mismos a fin de incluir en nuestra base de datos la información relativaal número de causa y partes involucradas, razón por lo que la publicidad dada a estosgravámenes se seguirá realizando únicamente con base en el número de boleta decitación y los otros datos que son trasferidos electrónicamente por el Consejo deSeguridad Vial. El Registro no tramitará gravámenes de tránsito por multas fijas, sinoque el listado respectivo se enviará al Consejo de Seguridad Vial.

• Conforme al artículo 1 de la Ley de Aranceles del registro Público, los mandamientosde anotación en material civil deben pagar dos mil colones en timbres del registroNacional, independientemente de la cantidad de los muebles de que se trate. Dichostimbres se deben adherir al mandamiento con el sello de cancelado o firma del jefe dela Oficina para cancelados o bien donde existan agencias del Banco de Costa Rica,los dos mil colones se podrán cancelar mediante Entero de Gobierno. La constituciónde gravámenes en garantía de excarcelaciones, certificaciones y mandamientosprovenientes de autoridades judiciales en materia penal, de trabajo, agraria, de familiay tránsito están exentos de derechos de inscripción, (art. 9 de la Ley de Aranceles delregistro Público).

• Los levantamientos y todo documento relativo a cancelación de gravámenes yanotaciones está exento de timbres del registro Nacional.

3. RETIROS SIN INSCRIBIR (art. 15 de la Ley No.6145)

• Cuando se solicite el retiro sin inscribir de un documento que requiera la formalidad dela escritura pública, a partir del 22 de noviembre de 1998, el retiro también deberáhacerse en escritura pública. En los otros casos, tratándose de documentos privadoso inscripciones mediante solicitud, en retiro podrá hacerse mediante solicitudformulada por la persona legitimada, debidamente autenticada por Notario. Lasolicitud de retiro estará exenta de pago de derechos de registro y cualquier otroimpuesto.

4. SELLO BLANCO

• La Dirección de Notariado el día 29 de noviembre de 1998, publicó en los distintosdiarios nacionales un aviso estableciendo la información que debe contener dichosello: nombre, carné abogado y notario y:

• Plazo de tres meses para confeccionarlo ante empresas autorizadas por la DirecciónNacional de notariado. Mientras tanto, se admite el sello blanco o de tinta.

• A partir del 01 de marzo de 1999, se debe exigir el sello blanco con lasespecificaciones indicadas.

5. APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 2 Y 3 DE LA LEY DE ARANCELES

• Todos los actos o contratos inscribibles en el Registro deberán cancelar, al serpresentados, todos los tributos, timbres e impuestos respectivos, los cuales secancelarán mediante entero bancario. Todos los documentos sujetos a inscripción oanotación pagarán un mínimo de dos mil colones –excepción hecha de los exentos-salvo que les corresponda pagar una suma mayor según la Ley de Aranceles.

• Cuando son varios actos o contratos en un mismo documento que se pretendeinscribir y los derechos son inferiores a dos mil colones en derechos de Registro, eldocumento debe pagar como mínimo ese monto. El pago mínimo del arancel seestablece por documento, y no por los actos o operaciones que él contenga.

• Las ejecutorias de divorcio o separación judicial, o ejecutorias de sentencia en juiciosordinarios, deben cancelar dos mil colones en timbres del Registro Nacional. Cuandoson varias las operaciones se suman y si es una suma inferior a ese monto, siemprese debe pagar como mínimo los indicados dos mil colones.

6. USO DE PAPEL DE TAMAÑO OFICIO

Conforme al artículo 76 del Código Notarial, todos los documentos en los que seintervenga un Notario, como autorizante de las escrituras públicas o testimonios –deberánexpedirse siempre en papel de tamaño oficio-. El Registrador no dará trámite a losdocumentos que no cumplan con esta formalidad, No se exigirá el uso de papel detamaño oficio para actuaciones notariales extraprotocolares.

7. OTORGAMIENTO DE PRENDAS EN ESCRITURA PÚBLICA

• Al tenor de la reforma hecha al artículo 537 del Código de Comercio, a partir del 22 denoviembre pasado, las prendas en las que se ofrezca como garantía vehículosautomotores, buques o aeronaves deberán ser constituidas en escritura pública. Enestos casos las modificaciones, prórrogas, endosos nominativos o cesiones,novaciones, cancelaciones totales o parciales o cualquier otro acto jurídico vinculadocon ella también deberá hacerse en escritura. Las prendas que tengan las garantíasindicadas, constituida antes del 22 de noviembre en documento privado, puedeninscribirse siempre y cuando tengan razón de fecha cierta anterior al 22 de noviembrede 1998.

• Las prendas que no tengan como garantía vehículos, buques o aeronaves podrán serconfeccionadas en documento privado o en fórmulas oficiales de contrato, perodeberán venir autenticadas por un notario público y traer consignada razón de fechacierta.

8. MANEJO DE CORRESPONDENCIA DEL PODER JUDICIAL

• Los Despachos Judiciales que hacen uso de correro interno organizado por el PoderJudicial (Despachos ubicados en los Circuitos Judiciales I y II de San José, Heredia,Alajuela y Cartago, así como las Flores, Alajuelita, Aserrí, Desamparados, SanSebastián, Hatillo, Pavas, Escazú, Santa Ana, La Unión y San Pablo de Heredia)tramitarán toda la correspondencia dirigida a este Registro a través de la Oficinadestacada en el Registro Nacional. Para las oficinas del Circuito Judicial deGuanacaste, toda remisión de mandamientos de anotación, cancelación y ejecutoriassobre muebles se remitirán a la regional del Registro Nacional de Liberia.

• La correspondencia que ingresa por correo ordinario será clasificada por la Unidad deMicrofilm y la que corresponda se trasladará al Diario para la asignación de asiento.Las solicitudes de certificación para su trámite, quien luego las entregará a la Oficinadel Poder Judicial ubicada en el Registro Nacional.

9. OBLIGATORIEDAD DE RECOGER DIARIAMENTE LOS REPARTOS

Finalmente se les informa a los funcionarios registradores la obligatoriedad de recogerdiariamente el reparto de documentos a él asignado para su calificación, de forma que nose permitirá que existan repartos sin retirar en la Unidad de Diario, bajo pena de lasmediadas disciplinarias que se adopten para quien incumpla esta disposición.

Ningún registrador o certificador podrá tomar vacaciones, permiso sin goce de sueldo ocualquier otra licencia que implique ausencia al trabajo, si tiene repartos pendientes detrámite, Por esta razón, dado el atraso de varios días que existe en el reparto dedocumentos, el funcionario debe informar a su Jefe Inmediato a partir de qué fecha deseatomar la licencia, a efectos de que él decida sobre la viabilidad del premiso y en caso deque se considere justificable, ante un atraso en el trámite de sus repartos y logre retirarsedejando al día su trabajo.

De igual manera deberá procederse cuando por razón de enfermedad el funcionario nose presente algún día a laborar y se haya asignado reparto de documentos para sucalificación.

Al respecto se les informa, que conforme al artículo 20 del Reglamento de Organizacióndel registro Público de la Propiedad Mueble, el registrador cuenta en principio con cincodías hábiles, luego de recibido los documentos, para proceder a su calificación,entendiendo esta Dirección que por razones ajenas al servidor, como los problemasactuales que enfrentamos con el sistema de información, a veces deviene difícil observareste término.

CIRCULAR: BM-031-99ASUNTO: Complemento a la circular DRPM-430-95

FECHA: 11 de febrero de 1999

En aplicación de¡ Principio de Prioridad y las normas legales citadas, se adiciona laCircular DRPM-430-95 de¡ 20 de setiembre de 1995 en el sentido de que en caso degravámenes prendarios en los que no se indica el grado de la obligación, el Registradordeberá inscribirlo como de lo grado cuando no existen otros gravámenes inscritos o biende 20 grado si existiera gravámen de 1° y así sucesivamente, pues el acreedor quepresentó el documento se beneficia de la publicidad registral y adquiere mejor derechosobre cualquier otro que no haya presentado el documento al Registro.

Asimismo, en los casos en que se constituya el gravámen en un grado inferior y no estáinscrito el de grado superior, el Registrador lo inscribirá consignándole el gradoinmediatamente siguiente, pues éste adquirirá la prelación o prioridad sobre otros de igualo mayor rango que sean presentados al Registro con posterioridad en razón de que ennuestro sistema registral se produce el avance automático de puestos, a no ser queexpresamente las partes hayan solicitado la reserva de grado correspondiente.

CIRCULAR: BM-033-99ASUNTO: Inscripción de buquesFECHA: 16 de febrero de 1999

En vista del atraso actual en la calificación de documentos y considerando que losdocumentos en que se constituyen derechos sobre embarcaciones no representan unacantidad importante dentro del reparto que diariamente recibe el Registrador, se lessolicita su colaboración a fin de que dichos documentos sean calificados con prioridady así poder ser retirados con la mayor prontitud por parte de los interesados quegeneralmente son personas que residen en lugares alejados de la capital y no puedenestarse desplazando con mucha regularidad al Registro debido al alto costo de lospasajes y hospedaje en que tienen que incurrir.

Asimismo, se les recuerda que de previo a la calificación de dichos documentos debenser anotados en los expedientes que se custodian en archivo de Buques o bien en elsistema informático de ese Registro. Además, las dudas sobre dicha materia deben serconsultadas en primera instancia con el señor Jorge Rodríguez o con esta Dirección a finde cumplir con lo, establecido en esta circular.

CIRCULAR BM-035-99ASUNTO: Derogatoria del arancel de profesionales en derecho,modificación del cobro del timbre de Colegio conforme lo indica

la ley no. 3245 del 03 diciembre de 1963FECHA: 13 de enero del 2000

Con el fin de unificar criterio con el Registro Publico de la Propiedad Inmueble, externadomediante la circular DRP-10-99 de fecha 10 de febrero del presente año, se emite lapresente circular con las modificaciones pertinentes a los actos y contratos inscribibles eneste Registro.

1. En vista de que el Poder Ejecutivo derogó, en base al dictamen de la ProcuraduríaGeneral de la República N° 20307-J del 11 de marzo de 1991 y sus reformas (Arancelde Profesionales en Derecho), se les instruye para que a partir de la publicación dedicha derogatoria, no se continúe con la aplicación de las tablas de cobro de timbre decolegio actuales, relacionados en el citado Arancel Capitulo X denominado Timbre delColegio de Abogados. Artículos del 102 hasta el 109 ambos inclusive.

En lo que concierne a los actos o contratos susceptibles o no de inscripcion en losRegistros Públicos (entre ellos el Registro Público Bienes Muebles), la expresada Ley3245 en el articulo 5, establece el cobro del timbre con la siguiente tabla:

“ a) En un colón si el acto o contrato no excede de 1.000,00 colones;

b) En dos colones si el acto o contrato no excede de 1.000.00 colones y no pase de5.000.00 colones, o si es de cuantía inestimable .

NOTA: En razón de no existir en la actualidad timbres del Colegio de Abogados de doscolones, los actos inestimables inscribibles en este Registro estará exentos del timbrecomo cambio de color, características en general, liberación de Derechos de Aduana,refaccionamientos, etc.

En las inscripciones de vehículos y buques la cuantía la determinara el valor fiscal delbien otorgado por la Dirección General de Tributación.

c) En cinco colones si el acto o contrato excede 5.000.00 colones y no pase de 10.000.00colones

d) En diez colones si el acto o contrato excede de 10.000,00 colones y no pase de20.000.00 colones

e) En veinte colones si el acto o contrato excede de 20.000.00 colones y no pase de50.000.00 colones

f) En cincuenta colones si el acto o contrato es superior a 50.000.00 colones

En caso de que el documento contuviere vanas operaciones, el aumento de honorarios secobrará en relación con la cantidad resultante de la suma de ellas, pero respecto de actos

o contratos inestimables o indeterminados, cada uno soportará el aumento qué lecorresponde. ... "(énfasis agregado)

II. Fecha a partir de la cual se vuelve al cobro de timbre como lo establece la citada Ley3245 de 03 de diciembre de 1963.

El cobro del timbre de colegio conforme lo establece dicha ley, es aplicable a todos losactos y contratos que se otorguen a partir del 10 de febrero de 1999.

Los documentos de archivo otorgados antes de esa fecha, les sigue rigiendo el cobroestablecido en el Arancel que se derogó, por lo tanto, deberán subsanar el defecto delreintegro del timbre conforme a los montos correspondientes del citado Arancel.

CIRCULAR: BM-037-99ASUNTO: Implementación de la directriz de la Dirección Nacional de

Notariado no. 7-99: papel de seguridad para uso de los notarios públicos.FECHA: 17 de setiembre de 1999

En acatamiento a lo dispuesto por los artículos 7, inciso d), 24, inciso d), 76 y 79 delCódigo Notarial, 30 y 31 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el registro Públicoy a afecto de dar cumplimiento de la directriz no. 7-99, emitida por la Dirección Nacionalde Notariado, la cual fue publicada en el Boletín Judicial no. 66 del 7 de abril del presenteaño, referente al papel de seguridad para uso de los notarios públicos, se lescomunica que a partir del día 19 de setiembre de 1999, es un requisito de admisibilidadel uso del papel de seguridad para los testimonios de escritura que se presenten al diariode este Registro para su anotación y posterior inscripción.

Características del papel de seguridad:

Tamaño oficio de color blanco, tiene el código de barras impreso en el lado derechoinferior, viene con un sello de agua centrado y a lo largo de todo el papel que se observaa trasluz.

Para hacer exigible el papel de seguridad, se debe verificar la fecha de expedición deltestimonio, tomando como punto de partida los que son expedidos a partir del día 19de setiembre de 1999, fecha a partir de la cual es obligatorio el uso de ese papel.

En el caso de que el respectivo testimonio de escritura se haya expedido en la mismahora y fecha del otorgamiento de la principal (escritura matriz), debe verificarse la fechade expedición del testimonio con el fin de proceder conforme a lo dispuesto en la presentecircular. Es necesario aclarar, que dicho requisito se exige a todo testimonio expedido apartir del 19 de setiembre de este año, no importando que la matriz haya sido otorgadaen cualquier tiempo antes de esa fecha.

La Oficina del Diario, perteneciente al Departamento de Recepción y Entrega deDocumentos a partir de ese día, deberá abstenerse de recibir testimonios de escrituraque no vengan impresos en el citado papel, con las salvedades aquí señaladas, conrespecto a la fecha de expedición que corresponden a cada testimonio.

En tratándose de segundos testimonios expedidos por los notarios públicos a partir deese día o después de esa fecha, deben cumplir con el uso del papel de seguridadindicado. Los expedidos por el Archivo Notarial, continúan como hasta la fecha, sinexigírseles ese requisito.

Con relación a las razones notariales consignadas por los notarios públicos, se puedendar dos situaciones:

1. Para los documentos (testimonios de escritura) que se hayan expedido antes del 19de setiembre supracitado y que se encuentren defectuosos se aceptan como válidaslas razones notariales impresas en papel corriente, siempre y cuando esas razonessean de fecha anterior al 19 de setiembre indicado. Si son de esa fecha o posterioresa la misma, se debe exigir que sean consignadas en el respectivo papel se seguridad,tal y como se indicará en el punto siguiente, numerado como 2.

2. Corrección de defectos en testimonios expedidos a partir del 19 de setiembre: estasrazones también deben confeccionarse en papel de seguridad para todos aquelloscasos en que consignen con fecha del 19 de setiembre de 1999 en adelante.

Con ese fin, el Agente Aduanero deberá presentar ante la Aduana respectiva, un Alcancede Corrección de Póliza de Importación, para su homologación por parte delAdministrador de la Aduana o su designado. Para ello el Agente Aduanero deberá hacerconstar en dicho alcance que ha verificado físicamente que los datos a corregir oadicionar corresponden fielmente, por lo cual será responsable y ante eventualesfalsedades de la información suministrada, queda sujeto a las acciones que procedan deacuerdo con las normas sobre el Contrabando y la defraudación Fiscal y otros delitos quehubiere cometido.

Con base en dicho Alcance, la Aduana internamente procederá mediante Resolución, acorregir lo correspondiente y pondrá en conocimiento de su hecho al registro Público de laPropiedad de Vehículos Automotores, por la misma vía del correo electrónico.

El Alcance homologado por la Aduana, lo presentará el agente aduanero, junto con losdemás documentos al departamento de revisión Técnica del Ministerio de Obras Públicasy Transportes, para que emita el documento respectivo. (lo resaltado es propio).

Así las cosas, queda claro que es responsabilidad del departamento de revisión Técnica,advertir sobre los errores en las características de los vehículos a efecto de que seancorregidos por la respectiva aduana y que en principio no debe emitir la respectiva“Boleta de Revisión Técnica”, hasta tanto la Aduana no haya realizado las correcciones.

Es criterio de esta Dirección que el Registro está obligado a cumplir con el Principio deCeleridad en la inscripción de los actos que le son sometidos, con fundamento en elartículo 1° de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el registro público que estableceen su párrafo segundo:

“...Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripciónde documentos, sin menoscabo de la seguridad registral.Son contarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcanesos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto.”

Por lo anterior, afecto de proceder con la inscripción de los vehículos en los que hayainconsistencia entre los datos consignados en el documento electrónico y la boleta derevisión técnica, el registrador una vez que verifique que los datos anteriormenteseñalados están correctos, procederá a incluir en la base de datos el resto de lascaracterísticas del vehículo que consten en la boleta de revisión técnica.

CIRCULAR: BM-050ASUNTO: Código Notarial

FECHA: 3 de marzo de 1999

A. Al tenor de esta normativa y en concordancia con el artículo 452 del Código Civil, elRegistrador deberán cancelar la presentación de los documentos que no se puedaninscribir en los casos que existan documentos anotados pendientes de inscripción,pues son actos que resultan ineficaces y el notario protocolizante asume laresponsabilidad ante los otorgantes ya que no puede ignorar la situación registral delbien objeto del contrato.

Asimismo esta disposición es aplicable, para aquéllos casos de documentos que tienencomo parte a una persona jurídica que aún no se encuentra inscrita o se encuentra enproceso de inscripción en el Registro de Personas Jurídicas, ya que el artículo 34 delmismo Código creó la figura de la reserva de prioridad que podrá solicitar el interesadomientras se completa el trámite de inscripción de la sociedad.

B. De acuerdo con el artículo 99 de ese mismo cuerpo legal, por medio de escrituraadicional se deberán corregir los errores u omisiones de la escritura principal, pero nopodrá constituirse un nuevo acto o contrato, de tal manera que el Registrador deberáproceder con la cancelación de la presentación de las adicionales en que se otorguennuevos contratos como traspasos o gravámenes prendarios, en virtud de lo dispuestoen este numeral.

C. En vista de que aún se siguen presentado quejas por parte de los usuarios por la faltade unificación de criterios al no señalarse los defectos de un documento de una solavez, en violación del principio de calificación unitaria, de lo cual esta Dirección hainsistido reiteradamente sobre esa obligación del Registrador mediante diversascirculares, se les transcribe el artículo 6 bis de la Ley Sobre Inscripción de Documentosen el Registro Público, que fue reformado por el artículo 184 del Código Notarial, en elque se dispone una sanción contra el funcionario que incumpla en forma reiterada esedeber.

Artículo 6 bis.- Los funcionarios de las dependencias de los registros que recibandocumentos para su inscripción, una vez que los califiquen, indicarán los defectos en unsolo acto. El incumplimiento hará incurrir al funcionario público en responsabilidaddisciplinaria, con la sola denuncia del notario o el interesado. El jefe administrativo odirector aplicará de inmediato la sanción. La reiteración facultará al jefe inmediato parareubicar al funcionario. ( el subrayado no es del original)

D. Por último se les recuerda que. el articulo 31 de la Ley Sobre Inscripción deDocumentos Públicos que también fue reformado por el articulo 184 del código de citadispone que cuando una escritura pública sea otorgada ante varios notarios, bastarácon la boleta de seguridad de cualquiera de ellos.

CIRCULAR: BM-069-99ASUNTO: Varios


A continuación se detallan algunos criterios y procedimientos que deben ser observadospro los Registradores en el proceso de calificación e inscripción de los documentossujetos a estudio.

A. Aunque el articulo 179 de¡ Código Notarial en su reforma al artículo 3 de la Ley (leAranceles M Registro Público, se establece la posibilidad de aplicar un descuento de¡6% a los tributos y timbres de los documentos que son presentados al Registro,mediante oficio 000935 de fecha 30 de junio de 1998, la Dirección General de laTributación Directa ha manifestado que: "" Sobre el particular esta Dirección General lemanifiesta que la reforma contenida en el artículo 179 de/ Código Notarial, Ley 7764,que modifica el artículo 3 de la Ley de Aranceles de/ Registro Público, Ley N* 4564, serefiere únicamente a los tributos y timbres contenidos en la Ley de Aranceles de/Registro Público, no así para los impuestos de traspasos de bienes inmuebles y a lapropiedad de vehículos, aeronaves y embarcaciones, porque para que dicho descuentode/ seis por (6%) afectara estos impuestos, debió reformarse la leyes que crearon loscitados tributos en este sentido." Por lo tanto, de acuerdo a lo anterior, no es aplicabledicho descuento en el impuesto de transferencia de vehículos y embarcaciones,debiéndose exigir el pago total de los mismos.

B. A efecto de agilizar el trámite en la eliminación de anotaciones de prendas en el nuevosistema, el registrador deberá llenar el formulario que les fue suministrado para talefecto, haciendo entrega del mismo a la secretaría de la Dirección para luego serentregado al señor Juan Diego Varela del Departamento de Informática, quien seencarga de realizar la eliminación correspondiente.

C. Debido a una errónea interpretación de parte de esta Dirección que en su momentoemitió un criterio equivocado sobre el monto a cancelar de timbres fiscales y derechosde registro en los certificados de prenda, se aclara que tratándose de gravámenesprendarios constituidos como parte del precio de venta del vehículo, debe cancelarse el13 X 1000 en timbres fiscales, además del 1 X 1000 en derechos de registro. Loanterior, en razón de que la reforma a la Ley Reguladora del Mercado de Valoresúnicamente eximió de¡ pago de timbres fiscales a los gravámenes prendarios que seconstituyan como producto de un préstamo, no así los que se otorguen por parte delprecio.

D. Por razones de seguridad con el fin de reducir las posibilidades de que los enteros depago de derechos de registro sean utilizados indebidamente, se les solicita lacolaboración a todos los funcionarios para que adhieran con goma dichos enteros aldocumento o bien que consignen las citas de presentación en el mismo.

E. Tratándose de inscripción de buques resultando el documento inscrito, el registradorrealizará el mismo procedimiento que se utiliza con los gravámenes prendarios cuandoson pasados al departamento de microfilm. Si el documento queda defectuoso, deben

pasarse los mismos utilizando el programa de VP03 indicándose el número de lamatrícula o las citas de presentación como ADJ.

F. Se les recuerda, que el artículo 84 del Código Notarial establece que en caso de nocomprobarse la certeza de la personería indicada por el notario, el registrador debecancelar la presentación de¡ documento en forma inmediata..

G. Se les aclara que de conformidad con el artículo 8 de la Ley Sobre Inscripción deDocumentos en el Registro Público, cuando se van a inscribir varios documentos quese complementan y que han sido presentados con diversas citas de presentación, lecorresponderá la inscripción de todos ellos, al registrador que se le haya asignado elúltimo documento presentado al Diario. Si trata de un documento adicional, de acuerdocon el artículo 29 del Reglamento de este Registro, se le asignará al Registrador quecalificó el documentos principal y que rechazó por adolecer de defectos, queprecisamente son los que se subsanan mediante la escritura adicional.

CIRCULAR: BM-070-99ASUNTO: Control de documentos


A la fecha la mayoría de los registradores no han cumplido con la disposición de estaDirección de actualizar el sistema de control de documentos, pues gran cantidad de ellosya han sido trasladados al microfilm o archivo y esa información no consta en el sistemacausando gran confusión, atraso y malestar entre los usuarios y los mismos funcionariosque se encargan de hacer entrega de los documentos a los interesados.

Dado lo imperativo que resulta tener actualizada esa información, no solo por las razonesya indicadas, sino también para poder hacer la respectiva conversión de la informacióndel sistema "viejo" al nuevo sistema, esta Dirección les concede a todos los funcionariosque tienen que realizar ese tipo de proceso un plazo improrrogable hasta el día 9 de abrildel presente año para que se realice la actualización de la información.

De no cumplirse lo ordenado, esta Dirección estará levantando el respectivo expedienteadministrativo al funcionario que incumpla esta disposición a efecto de que se lesimpongan las sanciones reglamentarias que correspondan por desobediencia eincumplimiento de las directrices que les son impuestas.

No omito manifestarles, que a ésta Dirección se le estará haciendo entrega en lospróximos días por parte de la Empresa Desarrolladora del nuevo sistema, un informedetallado de los documentos que cada funcionario tiene pendientes, lo que le permitirácontrolar que a la fecha indicada se haya cumplido con la disposición ya expuesta.

CIRCULAR: BM-080-99ASUNTO: Prioridad en la inscripción de prendas aduaneras

FECHA: 13 de abril de 1999

En razón de que la Administración Aduanera concede un término improrrogable de unmes a las empresas que caucionan el pago de los impuestos mediante prenda aduanera,a efectos de presentar el respectivo documento inscrito en este registro, esta Dirección enforma atenta les solicita, en virtud del atraso en la calificación de documentos que tienenalgunos registradores, se sirvan dar prioridad en el trámite a este tipo de títulos,procurando que todo el procedimiento registral se logre finiquitar dentro del términoindicado

CIRCULAR: BM-087-99ASUNTO: Entrega de documentos de microfilm

FECHA: 29 de abril de 1999

Con el fin de brindar un mejor servicio y mejorar los procesos en el Departamento deMicrofilm y Archivo, se dispuso lo siguiente:

1. Se nombraron dos encargados (interinos) para el buen funcionamiento y marcha delas siguientes unidades:

• Unidad de Microfilm y Archivo es la Sra. Mariaelena Vega Aguilar.• Unidad Recepción, Digitación, Microfilm de entrada y Reparto es el Sr. Allan

Rainholds Quirós.

2. A partir del 03 de mayo del presente año se recibirán diariamente en el departamentode Microfilm un máximo de 45 documentos, los que incluirán defectuosos o inscritos.Es importante recordar que el registrador debe entregar estos documentos antes delas 9:30 a.m. para que se proceda a la microfilmación.

CIRCULAR: BM-093-99ASUNTO: Establecimiento de unidades de trabajo por grupo de registradoresl

FECHA: 11 de mayo de 1999

Con el fin de distribuir de una forma más equitativa el trabajo diario de los registradores,se acordó lo siguiente:

1. A partir del 12 de mayo del presente año, la estructura actual de los Grupos deRegistradores se modificara con el fin de constituir Unidades de Trabajo las cualesestarán conformadas por 5 o 6 registradores.

2. Con esta integración existirá un control de calidad en la calificación y una colaboraciónconstante entre los miembros de la Unidad. Además, con esta medida losregistradores de cada unidad deberán coordinar las vacaciones para que en cadaequipo solo haya un miembro en vacaciones, ya que los documentos defectuosos querecibirá cada Unidad de Trabajo serán únicamente los documentos de los miembrosque se encuentren en vacaciones o inhabilitados.

3. Es importante, indicar que en las unidades de trabajo se integraron los registradoresinhabilitados y de esta forma los documentos defectuosos de estos funcionarios sedistribuirán dentro de la unidad a que pertenecen.

4. Adjunto encontrarán, los cuadros que muestran la integración de las unidades detrabajo por Grupo de Registradores.

GRUPO 11-01

Reg. 03 Patricia Castro JiménezReg. 22 Martha Ureña NúñezReg. 34 Adriana Chavarría CorderoReg. 54 Kattia Salazar VillalobosReg. 01 Patricia Rojas Avila

1-02Reg. 13 María Martha Machado FloresReg. 14 Gilbert Bonilla MongeReg. 21 Lucía Sánchez VelazcoReg. 41 Llineth Arias CastilloReg. 05 Carlos Mckoy Doyle

1-03Reg. 06 Mauricio Soley PérezReg. 10 José Alexis Solís RetanaReg. 42 Nuria Umaña RamosReg. 58 Oscar Rodríguez SánchezReg. 08 Luis Soto Bolaños

1-04Reg. 35 Ricardo Sibaja QuirósReg. 36 Wender Campell ReidReg. 38 Gilda Jiménez BarrantesReg. 43 Alejandra Varela FallasReg. 20 Flor Mora Solís

1-05Reg. 04 José Manuel Núñez JiménezReg. 17 Jessica Lobo CarrilloReg. 45 Gabriela Rojas VillalobosReg. 32 Jorge Rojas Rodríguez

GRUPO 02

2-01Reg. 15 Oscar Madrigal EstradaReg. 23 Freddy Sancho RodríguezReg. 27 Carlos Esquivel PortuguézReg. 62 Grettel Orozco RodríguezReg. 11 Manuel Hernández Gutiérrez

2-02Reg. 39 Lizethe Aguilar RomeroReg. 51 Viria Barrantes FloresReg. 52 Roberto Lambert GrantReg. 68 Jorge Hernández DíazReg. 46 Marvin Madrigal B

2-03Reg. 37 Marjorie Bastos GonzálezReg. 55 William Santamaría MongeReg. 60 Norman Maynard FernándezReg. 67 Mauren Guerrero MejíaReg. 57 Walter Salazar Chaves

2-04Reg. 18 Ana Lorena Rodríguez ChavesReg. 26 Oscar Camacho CastroReg. 29 Rocío Mora CedeñoReg. 65 Alvaro González GonzálezReg. 44 Jeannette Badilla Madrigal

GRUPO 3

3-01Reg. 16 Xinia Castrillo SequeiraReg. 25 Juan Carlos Brenes HernándezReg. 28 Margoth Fernández MoralesReg. 47 Ileana Cerdas ContrerasReg. 09 Flora Oviedo Chaves

3-02Reg. 02 José Fco. González CorralesReg. 49 Hermelinda Murray MorrisonReg. 53 Gerardo Jiménez GarcíaReg. 66 Cecilia Ruiz NavarreteReg. 31 Arnoldo Moreno Alvarado

3-03Reg. 07 Jimmy Morera FallasReg. 19 Sandra Moya SerranoReg. 30 Nidia Abarca JiménezReg. 56 Eunice Mora CalderónReg. 57 Martha Arias PovedaReg. 48 Rodolfo Coirrales González

3-04Reg. 12 Wilson Corella CorralesReg. 24 Walter Huertas GonzálezReg. 33 Ernesto Ureña AbarcaReg. 64 Nuria Sevilla NavarreteReg. 50 Vera Montero Ménedez

CIRCULAR: BM-094-99ASUNTO:

1. Correcciones a los certificados electrónicos de aduana.2. Requisitos de inscripción de las prendas aduaneras.

3. Microfilmación de prendasFECHA: 11 de mayo de 1999

1. Correcciones a los certificados electrónicos de aduana.

En virtud de que en las últimas semanas se ha venido presentando algunos problemas decarácter técnico en el programa de transmisión de resoluciones y correcciones a loscertificados electrónicos de aduana, a partir del día de hoy, mientras se hace undiagnóstico de las causas que generan las fallas y se adoptan las soluciones pertinentes,para efectos de inscripción de los documentos, no se bloquearán los relacionadoscertificados al asignárseles asiento de presentación en el Diario.

Debe aclararse que para efectos de admisión de documentos al Diario y emisión deplacas temporales, el nuevo sistema del Diario continuará bloqueando los certificados deaduana, pero este proceso no se refleja en el sistema utilizado por los Calificadores.

En consecuencia, al realizar la calificación, corresponderá a los registradores, como sehacía en años pasados, marcar los certificados de aduana con el tomo y asientocorrespondiente, siempre y cuando no se determine un defecto que amerite correcciónpor parte de la Aduana de algún dato mal digitado en el certificado electrónico. Alreingresarse el documento al registro, una vez subsanado el error, deberá el registradorverificar que toda la información esta correcta y que no ha sido modificada, y seprocederá en forma inmediata a su bloqueo. Este procedimiento no excluye el uso delprograma de resoluciones por parte de la Aduana, en casos en que éste funcionecorrectamente.

Si por error se bloquea un certificado de aduana que requiera de corrección, sólo losCoordinadores del Área registral, la Licda. Marjorie Franco del Departamento de AsesoríaJurídica y este servidor están autorizados para levantar el bloqueo.

Por otra parte, en virtud de que el formato actual del certificado de aduana, en algunoscampos, como por ejemplo el de estilo, tienen limitaciones de espacio en cuanto a lacantidad de caracteres digitables, se permitirá el uso del campo de “observaciones”, paracorregir o aclarar cualquier dato transmitido.

2.- Requisitos de inscripción de las prendas aduaneras:

En lo que respecta a la inscripción de prendas aduaneras, en razón de que se hadeterminado incongruencia de criterios entre los Registradores sobre los requisitos que leson exigibles, se les recuerda lo siguiente:

1. No se les exige que contengan la razón de fecha cierta a la que se refiere el artículo380 del Código Procesal Civil.

2. El Registro ha acordado no exigibles certificación de personería a las partescontratantes, cuando actúen en representación de personas jurídicas, pues la Aduanarespectiva al emitir el título se hace responsables del control de su vigencia yfacultades.

3. Todos los espacios en blanco que contiene el formato de la prenda aduanera, debenestar llenos con la información correspondiente, así también las casillas deben todasvenir marcadas.

4. La firma del deudor o su representante debe venir autenticada por Notario y con larespectiva boleta de seguridad.

5. El plazo de vencimiento de la obligación debe estar claramente consignado, mas noes competencia del registrador señalar cuál plazo es aplicable, por ejemplo seismeses, un año, cinco años, etc., pues los plazos son variables según la garantía setrate de materia prima o maquinaria o equipo.

6. Conforme al principio de especialidad registral, la garantía debe estar lo másindividualizada y determinada posible, verbigracia, tratándose de materia prima por supeso o cantidad, descripción y destino de producción; o bien su marca, serie, modeloetc., tratándose de equipo o maquinaria.

7. Debe darse prioridad al trámite de inscripción de prendas aduaneras, como ya se leshabía informado en la Circular BM-080-99 de 13 de abril de este año.

3. Entrega de prendas al despacho

Finalmente se les informa que, para la buena marcha de la Unidad de Microfilm y Archivode este Registro, se ha dispuesto que los documentos prendarios, inscritos odefectuosos, pasados al Archivo, deben ser remitidos a esa Unidad antes de las docemediodía, a afectos de que en horas de la tarde pueda realizarse adecuadamente elproceso de archivo de los mismos.

CIRCULAR: BM-100-99ASUNTO: Pago de impuesto de transferencia mediante entero


Se les recuerda que mediante el acuerdo N°. J.139 tomado por la Junta Administrativa delregistro nacional en su sesión Extraordinaria N°. 11-99 del 02 de marzo del presente año,se dispuso que a partir del 01 de mayo del presente año, el impuesto de transferencia devehículos deberá cancelarlo el interesado utilizando el mismo entero bancario que seaplica para los derechos y timbres que corresponde a cada acto o contrato.

En dicho entero aparecerá una nueva línea o renglón en el que se indica el monto delimpuesto cancelado sin que sea necesario que el interesado adjunte el formulariosuministrado por la Tributación Directa que hasta se ha venido utilizando para declarardicho pago.

En relación con este mismo asunto, se les informa también, que conforme el Criterio deCalificación registral no. 003-98 emitido por la Dirección General del registro nacional defecha 23 de noviembre de 1998 y que en su oportunidad fue hecho del conocimiento detodos los funcionarios, el monto del impuesto de transferencia de los vehículosautomotores y embarcaciones, se cancelará conforme al mayor valor del vehículo conbase a los valores de Tributación Directa, conforme a la lista que anualmente se publica yque consta en el sistema de información de este Registro y en caso de no constar esevalor fiscal en dicho sistema, el interesado podrá pagar el impuesto calculándolo sobre elvalor del acto o contrato que se presenta para su inscripción.

Por no ser competencia de este Registro, el funcionario registral no deberá realizar elcálculo del impuesto declarado no el monto de las multas que en el caso concretocorrespondieran, ya que es responsabilidad del ente recaudador de impuestos establecerlos mecanismos idóneos para fiscalizar que los montos declarados por el contribuyenteson efectivamente los que por ley deben cancelarse.

En vista de que este nuevo procedimiento ya fue publicado en el Diario La Nación el díade hoy, indicándose que el mismo rige a partir del próximo día 24, se les informa que enreunión celebrada con funcionarios del Banco de Costa Rica y los Directores del registroNacional, se acordó que debido a que el Banco aún no ha realizado ciertos procesos paraque los interesados puedan cancelar el entero en cualquiera de las Agencias ubicadaspor todo el país, este requisito se exigirá formalmente a partir del 01 de julio del presenteaño.

No obstante lo anterior, los usuarios que utilicen del Banco de Costa Rica ubicada en elRegistro Nacional, podrá realizar el pago bajo este nuevo sistema, de tal manera quedurante este lapso (del 24 de mayo al 01 de julio) se estarían recibiendo declaracionesdel impuesto de marras, tanto en las fórmulas que actualmente se utilizan y en el enterode pago de derechos y timbres.

A fin de asegurar el debido cumplimiento de este sistema, el registrador deberá “marcar”el correspondiente entero en el sistema cuando el documento es calificado, con el fin deevitar que un mismo formulario sea utilizado en otro documento.



Para garantizar el orden en los métodos de trabajo de los distintos departamentos queconforman este Registro y en garantía de la seguridad en el manejo y el control dedocumentos, se han dispuesto las siguientes medidas que deben ser observadas portodos los funcionarios del Área Registral y del Área de Servicios:

1. El reparto de documentos podrá ser retirado diariamente por los registradores a partirde las 8:30 a.m. hasta las 3:00 p.m..

2. El acceso al Archivo para funcionarios ajenos a dicho departamento será restringido,cualquier consulta sobre esta área deberá hacerse a través de la encargada la SeñoraMarielena Vega Aguilar. Además, es importante indicar que los documentos inscritoso defectuosos se entregaran únicamente en el área donde se microfilman losdocumentos.

3. Para el servicio de los funcionarios registradores, se les informa que en la Unidad deCertificaciones y Microfilm hay dos máquinas para consultar y una para sacar copias.También podrán utilizar las máquinas destinadas a los usuarios o público en general apartir de las 3:30 p.m..

4. Se reitera, que está prohibida la permanencia de personas ajenas a la Institución ofuncionarios de otros Registros, en las oficinas de los Registradores y las otras delÁrea del Servicio. Los coordinadores velarán porque esta disposición sea cumplida acabalidad.

CIRCULAR: BM-105-99ASUNTO: Control de asistencia para los funcionarios exentos de marca


En razón de las irregularidades que se han podido constatar en la asistencia de losfuncionarios exentos de marca y a fin de mejorar los controles pertinentes, sin olvidar lasupervisión que se debe ejercer sobre todo el personal del Registro, la Dirección de esteRegistro ha dispuesto que los Coordinadores del Área de Servicios y del Área Registral,así como la Asistencia Administrativa velarán por el puntual cumplimiento de la jornadalaboral de todos aquellos servidores que por razones de antigüedad o por gradoacadémico (licenciatura) gozan del beneficio de no registrar su asistencia mediante relojmarcador. Al efecto se observara el siguiente procedimiento:

1. Los Coordinadores del Área Registral y la Coordinación del Área de Servicios deberánreportar semanalmente a la Asistencia Administrativa las ausencias de los indicadosfuncionados que estén a su cargo. Dichos servidores están obligados, al igual que elresto de los servidores, a justificar sus ausencias por medio del formulario dispuestoal efecto. En caso de omisión de este deber, la Dirección del Registro reportará deoficio al Área de Recursos Humanos cualquier irregularidad que se haya presentadoen la asistencia, con base en el informe remitido por las Coordinaciones.

2. Los Coordinadores del Área Registral y la Coordinación del Área de Servicios, losAsesores Jurídicos y los miembros de la Comisión de Usuarios deberán tambiénreportar y justificar sus ausencias a la Asistencia Administrativa en los mismostérminos y condiciones supraindicados.

CIRCULAR: BM-108-99ASUNTO: Control de enteros bancarios


En virtud de que el Banco de Costa Rica, extendió el servicio de pago de derechos ytimbres así como del impuesto a la transferencia de vehículos al resto de Agencias delpaís, el control o "marca" de enteros deberá realizarlo el registrador el mismo día querecibe el reparto cuando verifica las anotaciones de los documentos que le han sidoasignados en el reparto diario.

Este procedimiento debe llevarse de esta forma, en razón de que la actualización de losenteros cancelados en las Agencias Bancarias se realiza hasta el día siguiente de que elusuario realizó el pago correspondiente, de tal forma que si el documento es presentadoal Diario del Registro el mismo día que se canceló el entero, el mismo no consta en elsistema de cómputo.

Este proceso es de vital importancia realizarlo en la forma indicada, para evitar que unmismo entero sea utilizado en otro documento ya sea en este Registro o en el resto queintegran el Registro adicional, quedando bajo la responsabilidad de cada registrador llevara cabo el control indicando para evitar cualquier anomalía que se pudiese presentar coneste tipo de documentos.

CIRCULAR: BM-109-99ASUNTO: Asignación de placas para vehículos oficiales de uso discrecional


Conforme al artículo 225 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, la Ley No.5691 de 19 de mayo de 1975, el Informe No. 103-98 de 13 de noviembre de 1998 de laContraloría General de la República, “Informe Sobre los resultados del Estudio Efectuadoen Relación con los Vehículos de la Administración Pública Costarricense” y el “Manualsobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento deVehículos, publicado por ese Ente Contralor en diciembre de 1995, procederá laadjudicación de placas de uso discrecional (código particular) únicamente para aquellosvehículos asignados a funcionarios a los cuales por ley se les concede ese beneficio.

Al respecto, según dispone el relacionado informe, “los vehículos de uso discrecionaloficiales son aquellos automotores del Estado que pueden portar placas particulares, queno tienen marcas visibles que los distinguen como logotipo o rótulos que no cuentan conrestricciones en cuanto a combustibles ni horarios, y que están bajo el estricto criterio delfuncionario que lo tiene asignado.”

“Los funcionarios de las entidades, a los que se les aplica la Ley de Tránsito no. 7331,autorizados por el artículo 225 para utilizar vehículos discrecionales son el Presidente dela república, Presidente de la Asamblea Legislativa, Vicepresidentes de la República,Ministros de Gobierno, Viceministros, Magistrados de la Corte Suprema de Justicia y delTribunal Supremo de Elecciones, Contralor General de la República, SubcontralorGeneral de la República, Procurador General de la República, Procurador Adjunto,Presidentes Ejecutivos, Gerentes, Subgerentes, Auditores y Subauditores de lasinstituciones autónomas.En los organismos que rige la ley no. 5691, los funcionarios que están facultados parautilizar esta clase de vehículos son los que aparecen en los reglamentos internosaprobados por la Contraloría”

A la luz de estas disposiciones, todas las instituciones de la administración públicacostarricense, centralizada y descentralizada (a las que pertenecen todas las institucionesautónomas y semiautónomas), incluso las empresas públicas no estatales y los bancosdel Estado, además del Banco Popular, deberán inscribir sus vehículos con código“oficial”. La asignación de placas particulares por parte de este Registro sólo se autorizarácuando en la respectiva solicitud de inscripción el Jerarca del Ente así lo solicite, conexpresa indicación del funcionario al que le va a ser asignado el automotor para su usodiscrecional.

En caso de que no exista en el sistema de información el código correspondiente a unade estas instituciones, el registrador lo comunicará a la Comisión de Usuarios para queésta proceda a su inclusión en la lista oficial de códigos de las placas.

En consecuencia con lo anterior, instituciones como la Compañía Nacional de Fuerza yLuz S.A., la Refinadora Costarricense de Petróleo S.A., el Banco Popular y de DesarrolloComunal, las universidades estatales y otras a las cuales se les venía autorizando lainscripción de sus flotillas vehiculares con placas particulares, deberán de ahora enadelante registrar las mismas con placas oficiales y sólo se autorizará la matrículaparticular en los casos de excepción señalados y en las condiciones aquí dispuestas.


FECHA: 21 de junio de 1999

1. Se reitera el criterio emitido por esta Dirección en la calificación del documentopresentado al Diario bajo el Asiento 049491 del Tomo 09 del día 16 de junio delpresente año, en la que se modifica la Circular DRPM-050-99.

2. En todo negocio jurídico en el que el adquirente del bien o el acreedor del gravámenprendario es una persona jurídica que no se encuentre debidamente inscrita en elRegistro respectivo, de conformidad con el artículo 84 del Código Notarial deberácancelarse la presentación al Diario.

3. De conformidad con el artículo 40 del Código Notarial es obligación del notariodeterminar las facultades de las personas que actúan en carácter de representante deuna-persona jurídica. Por tal razón, es suficiente que el notario de fe de la personeríacon vista al documento o al Registro de Personas Jurídicas, sin necesidad de que serefiera expresamente a la vigencia de la misma.

4. Según así lo dispone el artículo 73 del Código Notarial, todos los documentosnotariales siempre deben llevar un sello blanco que identifica al notario autorizante.Este requisito, se ha considerado exigible para todos los documentos que fueronotorgados a partir del 01 de marzo de 1999. Asimismo, deberá exigirse para aquellosotros documentos que aunque fueron otorgados con anterioridad a esa fecha, soncorregidos mediante escritura adicional o mediante razón notarial, debiendo por lotanto, el notario consignar el sello en la escritura adicional o en la razón notarial segúnsea el caso.

5. De acuerdo al artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro Público, cuando seotorgan o constituyen varios actos o contratos-en un mismo documento, se deberásumar los montos de cada acto o contrato a efecto de cancelar la totalidad de losmismos, manteniendo un mínimo de 2000 colones de derechos de registro.

6. En lo que se refiere a las correcciones que se practican en el correo electrónico acargo de la Aduana respectiva, deberán observarse las siguientes posibilidades aefecto de ordenar la inscripción:

a) Que la corrección aparece en la pantalla principal sustituyendo la información anterioren la que aparecía el error, sin utilizar el archivo de "resoluciones".

Procede la inscripción.b) Que la corrección aparezca en el archivo de "resoluciones" y en la pantalla principal

aparece aún la información incorrecta. En este caso, procede la inscripción pues lafecha de la resolución deberá necesariamente ser posterior a la de la actualización dela pantalla.

c) Que la corrección aparezca en la pantalla principal y en el archivo de resolucionesaparece la información errónea. En este caso, procede también la inscripción, debidoa que la fecha de la actualización de la pantalla deberá ser posterior a la fecha de la"resolución".

7. A continuación se detalla el nuevo horario de entrega y retiro de documentos por partede los registradores en los Departamentos de Reparto y Microfilm.

Retiro del reparto: 8:30 a.m. hasta las 9:30 a.m.Entrega de documentos para su microfilmación y archivo (incluye prendas) Hasta las12 p.m.

8. Con el fin de mantener el Departamento de Archivo al día, cada registrador deberáobligatoriamente pasar un máximo de 45 documentos diarios entre inscritos ydefectuosos, así como un mínimo de 15 documentos diarios.

Las secciones de reparto, archivo y microfilm, remitirán un informe a la Dirección en loscasos de que algún funcionario calificador incumpla con alguna de las disposicionesindicadas a efectos de establecer las sanciones que correspondan, a no ser que elregistrador demuestre la existencia de una causa justa que le haya impedido cumplir conesta disposición.

9. Una gran mayoría de los registradores no están cumpliendo con la obligación demarcar la salida de los documentos cuando son pasados a microfilm, o bien, losmarcan como inscritos encontrándose en realidad defectuosos, lo que trae comoconsecuencia que los funcionarios del Diario deben recibirlo manualmente cuando espresentado de nuevo por usuario, para posteriormente trasladar el documento alregistrador para que le "marque" la salida y así poder ingresarlo formalmente al Diario.

En vista de esta situación, ésta Dirección a partir de esta fecha procederá a sancionar sinexcepción a los funcionarios que no estén realizando este proceso, por lo que se lesapercibe sobre la obligatoriedad de cumplir con esta disposición, a efecto de no sersujetos de una sanción formal.

CIRCULAR: BM-135-99ASUNTO: Copia de cédula de identidad.

FECHA: 5 de julio de 1999

Se les comunica a los funcionados que por recomendación de la Dirección General, apartir de¡ día de hoy deberá exigirse como requisito para el retiro de las placas metálicasuna fotocopia de la cédula de identidad de¡ propietario registral del automotor en lossiguientes casos:

1. Una fotocopia de la cédula si la persona que retira la placa es el propietario registral.

2. En caso de que el propietario autorice a otra persona para que le retire la placa de suvehículo, deberá aportarse una fotocopia de la cédula de identidad del propietarioregistral y de la persona autorizada.

3. Si en la escritura de traspaso del vehículo se autoriza a un tercero para realizar lostrámites registrales que incluye el retiro de las placas metálicas, deberá aportarse lafotocopia e a cédula de identidad únicamente de la persona autorizada siempre ycuando se aporte, una copia de la escritura en la que conste esa circunstancia.

CIRCULAR: BM-158-99ASUNTO: Estilo de vehículos pick up

FECHA: 26 de julio de 1999

Se les adjunta Circular de fecha 20 de julio de 1999 suscrita por el Lic. José AntonioRodríguez Corrales, Director General de Aduanas, en la que se aclara a los Gerentes delas Aduanas la incongruencia que se presenta con el estilo en los vehículos tipo pick up,entre la información que brinda la aduana por medio de¡ correo electrónico y la descritaen la boleta de revisión técnica, lo que ha originado que gran cantidad de documentosson devueltos defectuosos por los registradores.

En vista de lo anterior, el registrador procederá a inscribir el vehículo indicando elestilo consignado por el Departamento de Revisión Técnica siempre y cuando seajuste a los tipos de vehículos que se indican en dicha circular y coincidan susdatos descritos en la misma con los que aparecen en el correo electrónico.

Así entonces, resulta improcedente rechazar como defectuosos los documentossolicitando resolución de aduana, cuando la Aduana y el Departamento de RevisiónTécnica describen de/distinta manera el estilo de un mismo vehículo siempre y cuando setrate de las marcas consignadas.

CIRCULAR: BM-165-99ASUNTO: Requisitos del título de prenda aduanera

FECHA: 9 de agosto de 1999

A efectos de unificar los criterios de calificación relativos a la prenda aduanera, acontinuación se les transcriben en lo que interesa los artículos 31, 32, 33, y 35 delDecreto Ejecutivo no. 26285-H-COMEX, “Reglamento de los Regímenes deperfeccionamiento Activo y Devolutivo de derechos”, con las observaciones del caso.

I. Artículo 31: Emisión del Título de Prenda

“Para toda declaración de ingreso al régimen de maquinaria y equipo deberá emitirse einscribirse su correspondiente título de prenda aduanera. Tratándose de materia prima, elbeneficiario presentará semestralmente, una prenda aduanera global, debidamenteinscrita, por el valor de los impuestos correspondientes a la totalidad de la materia primaingresada al régimen en el semestre anterior, o según un estimado si se iniciaraoperaciones en ese semestre...

Artículo 32: Requisitos del Título de Prenda Aduanera

El gravamen prendario legal en primer grado, establecido a favor del Fisco sobre lamaquinaria, equipo y materia prima ingresados al amparo del régimen, sus prórrogas,novaciones, cancelaciones parciales o totales o cualquier otro acto jurídico respecto deaquel título, deberá constar por escrito, en los formatos prenumerados y autorizados porla Dirección. Además deberá estar libre de tachaduras, borrones, entrerrenglonaduras ysuscribirse en letras, sin números ni abreviaturas, salvo cando estos formen parte de unamarca o distintivo.

Todo error u omisión deberá ser salvado por nota aparte. Lo escrito al dorso deldocumento como parte complementaria al mismo se respaldará con la firma delbeneficiario, de conformidad con el punto 12) del siguiente artículo.”

Artículo 33: datos que debe contener el Título de Prenda

El Título de Prenda Aduanera deberá contener al menos la siguiente información:

1. Nombre, apellidos, cédula de identidad y domicilio del beneficiario, si se trata de unapersona física, o la razón social, denominación, cédula jurídica y domicilio si se tratarede una persona jurídica, quien para todos los efectos, es el deudor.

(OBSERVACIÓN: La Dirección acordó no exigir certificación de personaría jurídica en elcaso de personas jurídicas, pues la Dirección de Aduanas lleva un registro de lasempresas y sus representantes legales, razón por lo cual el control de legalidad lo ejerceésta en forma exclusiva).

2. Monto en colones de los impuestos por lo que responde, que al menos debe ser igualal monto total de la liquidación de impuestos de la declaración aduanera quecorresponda...

3. Que la prenda se constituye en primer grado, indicando el nombre de la Aduana deControl, a cuyo favor se rinde.

4. Origen del gravamen, que será la importación de las mercancías al amparo delrégimen, debiéndose indicar el número y la fecha de la respectiva declaraciónaduanera, en el caso de la maquinaria y equipo; o el periodo que cubre tratándose demateria prima.

(OBSERVACIÓN: Cuando el objeto de la prenda es materia prima, no es procedenteexigir que se indique el número y la fecha de la declaración aduanera o póliza dedesalmacenaje, pues lo que se otorga es una prenda global, que se presenta cada seismeses en base a una proyección de lo que va a ingresar durante ese período).

5. Descripción, peso, valor CIF, y cantidad exacta de las mercaderías dadas en garantía.

6. Lugar en que deberán permanecer las mercancías e indicación de quien asume laresponsabilidad por su custodia.

7. Lugar donde se efectuará el pago del adeudo, que será el mismo donde se ubica laaduana de control.

8. Fecha de vencimiento de la prenda o de la prórroga, que nunca debe superar el plazootorgado para la permanencia de la mercancía en el país.

9. Que una vez vencido el plazo de permanencia de las mercancías, sin que hayan sidoreexportadas, importadas definitivamente o se demuestre que la empresa las hausado indebidamente o dado un fin distinto al autorizado, la Aduana de Controliniciará el procedimiento previsto en los artículos 36 a 38 del presente Reglamentopara el cobro del adeudo. Igualmente indicará que concluido dicho procedimiento yvencido el plazo de 5 días que establece el artículo 61 de la Ley, sin quevoluntariamente se haya efectuado el pago, la Aduana de Control procederá a laventa efectiva de las mercancías en pública subasta, según las disposicionesprevistas al efecto.

10. Que la inscripción en el Registro de Prendas del Registro Público es obligatoria y noestará sujeta al pago de ningún tributo, de conformidad con el artículo 185 de la LeyGeneral de Aduanas, no. 7557, publicada en La gaceta no. 212 del 08 de noviembrede 1995.

11. Lugar y fecha de emisión del título.

(OBSERVACIÓN: Por acuerdo emitido por esta Dirección a las prendas aduaneras se lesdispensó del requisito de la fecha cierta consignada notarialmente).

12. Firma del beneficiario o su representante legal, debidamente autenticada por unabogado...”

13. (OBESERVACION: El Notario auténticamente deberá aportar la respectiva Boleta deseguridad. Además, por disposición de esta Dirección, no se está admitiendo que laautenticación notarial se sustituya con la firma de dos testigos presenciales delotorgamiento).

“Artículo 35 : Liberación de la prenda aduanera ante el Registro Público

Una vez que las mercancías han sido reexportadas o importadas definitivamente dentrode los plazos establecidos, a solicitud del beneficiario el jerarca de la Aduana de Control oa quien este delegue, emitirá la respectiva comunicación al Registro de Prendas delRegistro Público, a efectos de que se cancele o libere el gravamen respectivo.

Esta circular complementa lo dispuesto en la circular BM-094-99 de 11 de mayo de1999.

CIRCULAR: BM-203-99ASUNTO: Inconsistencias entre correo electrónico y revisión técnica

FECHA: 20 de setiembre de 1999

En vista de las reiteradas inconsistencias que diariamente se presentan en la informaciónconsignada en el correo electrónico y las boletas de causando que gran cantidadde solicitudes de inscripción de vehículos sean devueltas afectuosas por losregistradores, lo que produce una serie de inconvenientes a los usuarios que tienen queacudir a las respectivas aduanas para que mediante resolución se incluya en el sistemade correo electrónico la respectiva corrección, y debido a los problemas que se presentanen la mayoría de las aduanas que no incluyen en dicho sistema con el debido tiempo lasreferidas correcciones, esta Dirección ha dispuesto que en acatamiento de¡ DecretoEjecutivo No 22636-J-H-MOPT. publicado en la Gaceta el día 10 de setiembre de 1993,el registrador se limitará a verificar la concordancia de los datos de la boleta derevisión técnica con los que constan en el correo electrónico únicamente encuanto:

1- Nombre de¡ importador o consignatario y número de cédula. 2Marca de¡vehículo

2- Año modelo del vehículo3- Número de Serie, Chasis o VIN.4- Datos relacionados con el pago de impuestos

Lo anterior con fundamento en el artículo 5) de dicho Decreto que en lo que interesadispone:"....En caso de encontrar errores u omisiones en cuanto a marca, modelo, año modelo,serie, estilo y combustible que emplea, el Departamento de Revisión Técnica no podráefectuar las modificaciones en el documento que al efecto emita, sino que se limitará aanotarías al dorso del documento de nacionalización para que se realicen lascorrecciones pertinentes.

Con ese fin, el Agente Aduanero deberá presentar ante la Aduana respectiva, un Alcancede Corrección de Póliza de Importación, para su homologación por parte delAdministrador de la Aduana o su designado. Para ello el Agente Aduanero deberá hacerconstar en dicho alcance que ha verificado físicamente que los datos a corregir oadicionar corresponden fielmente, por lo cual será responsable; y ante eventualesfalsedades de la información suministrada, queda sujeto a las acciones que procedan deacuerdo con las normas sobre el Contrabando y la Defraudación Fiscal u otros delitos quehubiere cometido.

Con base en dicho Alcance, la Aduana internamente procederá mediante Resolución, acorregir lo correspondiente y pondrá en conocimiento de su hecho al ,Registro Público dela Propiedad de Vehículos Automotores, por la misma vía de¡ Correo Electrónico.El Alcance homologado por la Aduana, lo presentará el agente aduanero, junto con losdemás documentos al Departamento de Revisión Técnica de¡ Ministerio de ObrasPúblicas y Transportes, para que emita el documento respectivo. lo resaltado es propio)

Así las cosas, queda claro que es responsabilidad del Departamento de Revisión Técnica,advertir sobre los errores en las características de los vehículos a efecto de que seancorregidos por la respectiva aduana y que en principio no debe emitir la respectiva "Boletade Revisión Técnica ", hasta tanto la Aduana no haya realizado, las correccionesEs criterio de esta Dirección que el Registro está obligado a cumplir con el Principio deCeleridad en la inscripción de los actos que le son sometidos, con fundamento en elartículo 1° de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público queestablece en su párrafo segundo:

" ... Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción einscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral.Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcanesos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto. "

Por lo anterior, a efecto de proceder con la inscripción de los vehículos en los que hayainconsistencias entre los datos consignados en el documento electrónico y la boleta derevisión técnica, el registrador una vez que verifique que los datos anteriormenteseñalados están correctos, procederá a incluir en la base de datos el resto decaracterísticas del vehículo que constan en la boleta de revisión técnica.

CIRCULAR: BM-247-99ASUNTO: Enteros bancarios

FECHA: 5 de noviembre de 1999

Se hace de¡ conocimiento de los funcionarios, que personas desconocidas estánutilizando en la presentación de documentos en el Registro Nacional, enteros bancariosfalsificados haciendo constar el pago de los derechos e impuestos que por leycorresponden.( Se adjunta muestra de un entero presentado en esas condiciones en el Diario delRegistro Público de la Propiedad Inmueble )

Con el fin de ejercer un mayor control en la verificación de los enteros en el sistemacomputarizado y así evitar la comisión de este tipo de ¡lícitos, a partir de esta fechadeberá observarse el siguiente procedimiento.

1. Tratándose de inscripciones de vehículos y cambios de placas en los que debaemitirse una placa temporal, la verificación y -marca". del entero en el sistema serárealizado por los funcionados del Diario que atienden las ventanillas de recepciónde documentos. De constar el pago de los derechos correctamente, el funcionarioadmitirá el documento y extenderá la placa temporal. De no aparecer la informaciónde dicho entero en el sistema de cómputo, el funcionario no deberá recibir eldocumento al interesado pues no se ha cumplido con el requisito de admisibilidadestablecido en el artículo 12 del Reglamento de este Registro, referente a lacancelación de derechos e impuestos de ley.

2. Cuando los registradores procedan a verificar los enteros de los documentos que seencuentran en proceso de calificación, "marcaran" los enteros que aparezcan en elsistema de cómputo. De no aparecer la información correspondiente, deberán dar untiempo prudencia] máximo de 2 días para consultar de nuevo a efecto de que seactualice la información en el sistema de cómputo. De no constar la informacióndespués de transcurrido dicho plazo, el registrador pondrá la situación enconocimiento de la Comisión de Usuarios integrada por el Lic. Marvin MadrigalBermúdez y Lic. Walter Salazar Cháves quienes comprobarán en la Agencia de¡Banco de Costa Rica ubicada en las instalaciones de¡ Registro Nacional si lainformación se encuentra actualizada. De estar actualizada dicha información, elRegistrador procederá a cancelar al Diario la presentación de los documentos que seencuentren en la situación ya explicada

3. Por otra parte, a partir de la fecha de esta circular, esta Dirección no autorizará bajoninguna circunstancia el intercambio de enteros entre documentos cuando los mismoshayan sido adjuntados a los documentos en forma errónea por los interesados. Porser esta una situación extraregistral, la solución al problema le corresponde a losusuarios que cometieron el error y no a esta Institución.

CIRCULAR: BM-257-99ASUNTO: Inscripciones de muebles en sucesiones testamentarias

e intestadas en sede notarialFECHA: 17 de noviembre de 1999

Como complemento a la Guía de Calificación de Documentos, por este medio se les hacesaber los requisitos de fondo que deben de cumplir los documentos presentados a esteregistro, mediante los cuales se adjudiquen bienes en sucesiones testamentarias eintestadas, conforme lo dispuesto en el artículo 129 y 130 del Código Notarial:

1. En sucesorios ab intestato, el Notario debe dar fé del cata de apertura por la cual lefue solicitada su intervención y la tramitación de la mortual, el nombre y calidades delcausante, los herederos y el nombramiento de albacea provisional. Deberá hacerconstar que se cumplieron con los requisitos del artículo 915 del Código ProcesalCivil, con indicación expresa de que no hay menores, incapaces o ausentesinteresados.

2. No es necesariamente que el albaceazgo conste inscrito en el Registro de PersonasJurídicas. Este requisito debe exigirse y es de importancia cuando el albaceacomparezca enajenando bienes de la sucesión (art. 466 inc. 4 del código civil).

3. Si existiere testamento abierto otorgado ante notario, el notario ante quien se tramitala sucesión deberá dar fé además de la existencia del mismo, con indicación de lascitas (número de escritura, tomo, folio del Protocolo y funcionario que lo autorizó) ytambién deberá hacerse constar la aceptación de la herencia por parte de loscausahabientes. Lo anterior de conformidad con el artículo 946 del Código ProcesalCivil.

4. El notario debe dar fé en ambos tipos de sucesiones de la fecha de publicación deledicto en el Boletín Judicial citando a interesados para que hagan valer sus derechosen el sucesorio y de haber transcurrido el término de ley al efecto. En los sucesoriosab intestato, deberá hacerse constar el acta de aceptación de los herederos que endefinitiva resultaren reconocidos como tales.

5. El Notario también debe dar fé del contenido del acta de protocolización del inventarioy avalúo de los bienes, y de que el mismo ha sido aceptado por todos los interesados(art. 947 del Código Procesal Civil). Los bienes objeto de inscripción deben estarplenamente identificados, según lo exige el artículo 39 del Reglamento deOrganización del Registro Público de la Propiedad Mueble.

6. Deberá el Notario transcribir el acta protocolizada en la que constan los acuerdos departicipación de bienes. Debe dar fé que dicha acta fue aprobada por todos losinteresados y de que fueron pagados todos los impuestos correspondientes (art. 948del Código Procesal Civil.

7. Finalmente, el notario autorizante debe dar fé del número de expediente por el cual setramitó el sucesorio y de que guarda copia del mismo en el Archivo de Referencias(art. 131 del Código Notarial).

CIRCULAR: BM-274-99ASUNTO: Tabla de timbres de abogado vigente a la luz de la declaratoria deinconstitucionalidad del decreto ejecutivo 27624-J-MINAE-MAG-MOPT-MP

de 25 de enero de 1999FECHA: 2 de diciembre de 1999

Para los efectos correspondientes se les transcribe el "Extracto" publicado en La Gacetadel 15 de noviembre de este año, que pone en vigencia nuevamente el Decreto EjecutivoNo. 20307-J del 11 de marzo de 1991, del cual se les adjunta copia en lo pertinente alTimbre del Colegio de Abogados.

I. Que fue declarada con lugar la acción de inconstitucionalidad No. 99-1332,presentada por La Unión de Abogados y Abogados de Bancos Estatales en contradel Decreto Ejecutivo No 27624-J-MINAE-MAG-MOPT-MP de 25 de enero de1999, que modificó el cobro del Arancel de Profesionales en Derecho, y elcobro del Timbre del Colegio, por lo tanto a partir de la publicación del extractode esa declaratoria, vuelve a regir lo que establece el Decreto Ejecutivo No20307-J del 11 de marzo de 1991 y sus reformas, con respecto los montos delcobro del expresado timbre. Se les instruye: que a partir de la primerapublicación del "extracto" de dicha declaratoria, que aparece en La Gaceta del15 de noviembre de 1999, se vuelve al cobro del expresado timbre en la formacontenida en el citado Arancel, artículos 102 hasta el 109 ambos inclusive.

II. La citada declaratoria de inconstitucionalidad es declarativa y retroactiva a lafecha de vigencia del Decreto anulado (09 de febrero de 1999), lo que significaque cualquier documento, acto o contrato pendíente de inscripción otorgado apartir de esa fecha, deberá readecuarse al cobro del expresado timbre, a fin decumplir con lo que la Sala Constitucional ordenó. Lo que se ha inscrito no lo afectadicha declaratoria.

Como consecuencia de dicha inconstitucionalidad se deja sin valor ni efecto legal laCircular DRPM-35-99 del 16 de febrero de 1999 emitida por esta Dirección.

CIRCULAR: BM-287-99ASUNTO: Procedimiento para realizar cambios de placas por errores internos.

Cancelación de anotacionesFECHA: 13 de diciembre de 1999

Por este medio les informo que a partir del día de hoy, se toman las siguientesdisposiciones procedimentales, a efectos de realizar correcciones Internas por errores enasignación de placas, así como lo referente a cancelación de anotaciones:

El registrador que ha cometido el error en la asignación de la placa, debe dirigirse aldepartamento de anotación, con los documentos que generaron la placa a corregir, ysolicitar una anotación de cambio de placas, sobre la placa temporal que será asignada através de la siguiente forma:

TMP-ZZ-(últimos seis dígítos del chasis)

Es importante señalar que la anotación se realizará con el mismo tomo y asiento que segeneró el error, y con la secuencia posterior, a la ya utilizada.

En cuanto a la cancelación de anotaciones, las presentaciones asignadas a losregistradores, podrán ser canceladas por ellos mismos, y todas aquellas que no seencuentren asignadas a un registrador determinado podrán ser canceladas por los trescoordinadores del área registral., a través de la aplicación creada al efecto.

CIRCULAR: BM-SN-99ASUNTO: Envío de usuarios al Departamento de Informática.

FECHA: 24 de agosto de 1999

Por este medio les informo que a solicitud de funcionarios de informática, indico que tipode consultas sobre aduanas deberá remitirse al departamento de informática, las cualesdeberán cumplir con los siguientes requisitos:

Haber incluido la información con al menos 24 horas de antelación, y no más de 8 días,ya que en el primer supuesto son 24 horas lo que tarda en llegamos la información, y enel segundo después de 8 días se elimina la información a efectos de no saturar el sistemade aduanas.

No constar la información en el sistema viejo de aduanas.

Contar con el número de archivo que asigna la aduana cuando incluye una póliza dedesalmacenaje en el sistema.

Es importante indicar que de presentarse una consulta que no cuente con los requisitosantes indicados, deberá acudirse a los señores Álvaro Jiménez o José Manuel Hewitt,ubicados en SIANSA (extensión 226), los cuales evacuaran a cualquier consulta que alrespecto pueda surgir.

circular: bm-010-99 asunto: proceso de ......• todos los actos o contratos inscribibles en el...

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