circuitos funcionales 1. adelanto a proveedores

Circuitos FuncionalesPublished on Instructivos on line (https://instructivos.sistemas.unpa.edu.ar)

Circuitos FuncionalesEn esta sección se desarrollan y describen los circuitos que posee el sistema SIU-Pilagá. Estos circuitos serán deutilidad para la comprensión y uso del sistema.

Nota: Algunos circuitos ya vienen desarrollados con versiones anteriores del sistema por lo que podrán encontraren algunos circuitos capturas de pantallas que no coinciden con la versión actual (3.0.1) pero la funcionalidadsigue siendo la misma.

1. Adelanto a Proveedores

"El Circuito de Adelanto a Proveedores permite otorgar anticipos de fondosa cuenta de una futura entrega de un bien o un servicio"

A través del siguiente enlace podrá descargar el circuito completo en formatoPDF:

Adelanto a proveedores

2. Adelanto a Responsables

"El Circuito de Adelanto a Responsables permite otorgaranticipos de fondos a agentes de la institución, para realizardeterminados pagos específicos a cuenta de una futurarendición, con la presentación de los comprobantescorrespondientes"


Adelanto a Responsables

2.1 Rendición en borradorLa rendición en borrador permite ir cargando los comprobantes a medida que se van recibiendo, en

Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]ágina 1 de 99

https://instructivos.sistemas.unpa.edu.ar/sites/default/files/imagenes/pilaga/PIL_ADELANTO%20A%20PROVEEDORES_V2.1.pdf

https://instructivos.sistemas.unpa.edu.ar/sites/default/files/imagenes/pilaga/PIL_ADELANTO%20A%20PROVEEDORES_V2.1.pdf


vez de cargarlos todos juntos, y luego rendirlos si fueran autorizados. El total de las partidas nonecesariamente debe coincidir con el total de los comprobantes hasta su emisión. Esta operación sepuede utilizar luego del pago de un giro.

Las operaciones a mostrar en esta sección son las siguientes:

1. Cargar rendición borrador2. Editar rendición borrador3. Eliminar rendición borrador4. Listado de rendiciones borrador

1. Cargar rendición borrador

Para acceder a esta operación se debe ingresar al menú Gastos/Adelantos aResponsables/Carga de Rendiciones (Borrador)/Cargar Rendición . Previamente debe haberserealizado la autorización del giro de fondo a responsables.

Figura 2.1: Cargar rendición borrador. Filtrar.

Para seleccionar el adelanto para el cual se va a generar la rendición en borrador, se puede ingresarel número de adelanto u otro dato y hacer clic sobre el botón Filtrar (en caso de no filtrar porningún dato en particular el sistema traerá todos los adelantos que encuentre). Luego de filtrar sedesplegará la siguiente pantalla donde se podrá seleccionar el adelanto que desee.



Figura 2.2: Cargar rendición borrador. Generar rendición.

Para seleccionar el adelanto se debe hacer clic sobre el icono de la flecha de la Figura 2.2. Luego deseleccionar el adelanto se visualizará una pantalla con cuatro solapas a completar:Documentos,Datos de Gestión, Comprobantes y Partidas.

a) Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configuradoa este circuito. Se deberá seleccionar el documento que corresponda, también se podrán incluirDocumentos Asociados.

Figura 2.3: Cargar rendición borrador. Solapa Documentos.

b) Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemploImporte Total Reservado. Los campos a completar son Detalle (no es obligatorio) y el Monto a Rendircomo borrador:



Figura 2.4: Cargar rendición borrador. Solapa Datos de Gestión.

c) Comprobantes: Aquí se deben ingresar los datos de los comprobantes a rendir. Comoestá activada la funcionlidad de Comprobantes de 3ros, previamente estos comprobantes debenser cargados desde la operación Gastos/Comprobantes de 3ros/ABM - Comprobantes de 3ros.

Como primer paso se deben buscar los comprobantes, esto filtrando por algún dato en particular ono especificando ninguno y filtrar todos los comprobantes, como se muestra en la Figura 2.5.

Figura 2.5: Cargar rendición borrador. Solapa Comprobantes.Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 4 de 99


Luego de filtrar los comprobantes se mostrará un pantalla similar a la siguiente:

Figura 2.6: Solapa Comprobantes - Listado de comprobantes.

Desde la pantalla de la Figura 2.6 se deben seleccionar los comprobantes que correspondanhaciendo clic sobre las casillas de verificación que se encuentran al incio de cada comprobante yluego hacer clic sobre le botón Seleccionar. Luego de agregar dichos comprobantes se visualizaráuna pantalla similar a la siguiente:

Figura 2.7: Solapa Comprobantes - Comprobantes seleccionados.Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 5 de 99


d) Partidas: El sistema no trae la imputación presupuestaria que realizamos en la etapa de laAutorización de Giro. Por lo tanto debemos seleccionar cada uno de los componentes de la partidasegún la erogación de gastos que corresponde. Se deben completar los datos de la partida y elimporte a comprometer.

Figura 2.8: Cargar rendición borrador. Solapa Partidas.

Luego de completar los datos de las cuatro solapas se puede guardar temporalmente la rendiciónhaciendo clic sobre el botón Guardar en Borrador. En caso de querer rendir se debe hacer clicsobre el botón Generar Rendición. En este último caso, el sistema verificará que el total de loscomprobantes coincida con el monto de la rendición.

En caso de querer cargar otra rendición en borrador para un mismo adelanto, el sistema le informaráque ya existe una rendición para ese Adelanto a Responsable en Borrador y le pedirá suconfirmación para cargar una nueva, si así lo desea.

2. Editar Rendición Borrador

En caso de querer agregar más comprobantes o ir completando los datos de la partidas osimplemente necesitar editar alguna rendición en borrador ya generada, esto se puede haceringresando a la operación Gastos/Adelantos a Responsables/Carga de rendiciones(Borrador)/Editar rendición.



Figura 2.9: Editar rendición borrador.

En la pantalla de la Figura 2.9 se muestra el resultado de haber filtrado todas rendiciones enborrador, también se puede realizar el filtro utilizando algún otro dato más específico como el Nro.de adelanto u otro dato, si así lo desea.

Para editar un adelanto en borrador se debe seleccionar el mismo con el icono de la flecha.Seguidamente se desplegará una pantalla similar a la Figura 2.3 con las cuatro solapas quemencionamos al realizar la carga de la rendición en borrador.

Para guardar los datos se debe hacer clic sobre el botón Guardar en Borrador como se muestrapor ejemplo de la Figura 2.8, o en caso de realizar la rendición se deberá hacer clic sobre elbotón Generar Rendición.

3. Eliminar Rendición Borrador

Para eliminar una rendición en borrador se debe acceder a la operación Gastos/Adelantos aResponsables/Carga de rendiciones (Borrador)/Editar rendición , como se muestra en laFigura 2.9. Se elige la rendión a borrar y se debe hacer clic sobre el ícono del tachito. Luego, elsistema solicitará la confirmación de la operación como se muestra en la siguiente figura.

Figura 2.10: Eliminar rendición borrador. Confirmar.

Si realmente desea borrar la redición en borrador deberá hacer clic sobre el botón Aceptar, casocontrario hacer clic sobre el botón Cancelar.

4. Listado de Rendiciones Borrador



El sistema permite consultar las rendiciones en borrador. Para ello, deberá acceder a la operación Gastos/Adelantos a Responsables/Consultas y listados/Listado de rendiciones deadelantos a responsables en borrador.

Figura 2.11: Listado de rendiciones borrador. Filtros.

Desde la pantalla de la Figura 2.11 se deben buscar las rendiciones borrador, para esto se debeingresar algún dato en particular o no especificar ninguno (se buscarán todas las rendiciones enborrador), y luego hacer clic sobre el botón Filtrar. El resultado se mostrará al final de pantallacomo se puede ver en la Figura 2.12.

Figura 2.12: Listado de rendiciones borrador - Resultado.Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 8 de 99


Se puede imprimir el listado haciendo clic sobre el botón Imprmir de la Figura 2.12. Dicho listadotambién se puede descargar en formato PDF y/o xls.

3. Conciliación Bancaria

La Conciliación Bancaria es un proceso que permite comparar y conciliar valoresfinancieros que un Organismo fue registrando en una cuenta bancaria, contra losmovimientos que el banco suministra por medio del extracto bancario.

El Sistema SIU-Pilagá registra cada uno de los movimientos hechos en unacuenta bancaria, como son el giro de cheques, transferencias, anulación decheques y transferencias, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta realiza también unregistro completo de cada movimiento que el cliente, en este caso la UNPA,efectúa en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la Universidad un extractoen el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de lacuenta al último día del respectivo mes.

En los casos en que el saldo del extracto bancario no coincida con el saldo que laUniversidad tiene en su contabilidad es preciso identificar las diferencias y lascausas por las que esos valores no coinciden. A través delproceso de conciliación bancaria que brinda el sistema SIU-Pilagá se permitiráidentificar dichas diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar losrespectivos ajustes y correcciones.

En las siguientes secciones se explicará el uso del circuito de ConciliaciónBancaria desde el sistema SIU-Pilagá.

Pasos para iniciar una conciliación bancaria

Realizar una Conciliación Bancaria (CB) en el sistema SIU-Pilagá para unadeterminada cuenta bancaria es, en resumen, identificar todos aquellosmovimientos que están en el Extracto Bancario, conciliarlos en el sistema yrealizar idéntica operación con aquellos movimientos que están en el Resumende Cuenta Bancaria que emite el sistema y no están registrados en el ExtractoBancario con el objetivo de identificar las inconsistencias.

Los pasos necesarios para iniciar una conciliación bancaria en el sistema SIU-Pilagá son los siguientes:



1) Definir la fecha de inicio del módulo de Conciliación bancaria, ya que losmovimientos de cheques y transferencias se consideraran a partir de la fechaconfigurada. En nuestro caso, la fecha se ha configurado al 01/01/2018 y esrealizado por única vez.

2) Crear los Conceptos de Conciliación Bancaria. En este caso el sistema SIU-Pilagá ya trae unos conceptos por defecto y el resto son aquellos definidos porla Universidad. En la siguiente imagen se muestran dichos conceptos:

Figura 1: Conceptos de conciliación bancaria.

Nota: La Universidad puede agregarotros conceptos además de los que

ya ha definido.

3) Marcar Débitos: Marcar cheques y/o transferencias.

4) Marcar Créditos: Marcar cheques y/o transferencias.

5) Generar el alta de la conciliación bancaria.

Circuito general de conciliación bancaria

La documentación necesaria para realizar el alta de una conciliación es lasiguiente:Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 10 de 99


Resumen de cuenta bancaria emitido por el sistema SIU - PILAGA (RCB):Este resumen muestra los movimientos y saldo final del mes a conciliar.Dicho resumen se puede consultar desde Tesorería > Consultas ylistados > Cuenta bancaria > Resumen de cuenta bancaria.Extracto bancario del Banco (EB): Muestra los movimientos y saldo final delmes de la cuenta bancaria a conciliar proporcionado por el banco.Conciliación bancaria del mes anterior al mes a conciliar: La conciliación delmes anterior permitirá consultar los movimientos que quedaronpendientes de registrar en el sistema. Las conciliaciones se puedeconsultar accediendo a Tesorería > Operaciones bancarias >Conciliación bancaria > Consultas y listados > Listado deconciliaciones bancarias.

Teniendo en cuenta la documentación antes mencionada y los pasos para iniciaruna conciliación bancaria (Ver sección Pasos para iniciar una conciliaciónbancaria), se muestra el siguiente gráfico:

Figura 2: Circuito general de conciliación bancaria.

Desde el área PAS hemos generado unos videos tutoriales del circuito básico deConciliación Bancaria que se encuentran en el canal de YouTube del área. Paraacceder a los videos tutoriales de este circuito puede acceder a la siguiente listade reproducción SIU-Pilagá / Conciliación Bancaria.



En las siguientes secciones se explica paso a paso cada una de las operacionesque se muestran en la Figura 2.

Marcar Débitos

El objetivo de marcar débitos es encontrar movimientos financieros que seprodujeron en la Tesorería y se encuentran pendientes para debitar en el sistemade gestión, cómo así también contar con la posibilidad de corregir cualquiermovimiento debitado erróneamente.

La operación para marcar débitos en el sistema SIU-Pilagá es la siguiente:

Marcar cheques, trasferencias y tarjetas como debitados

La operación para corregir movimientos debitados erróneamente es la siguiente:

Corregir ch., transf. y tarj. marcados como debitados

Existe una operación que se utiliza para marcar cheques debitados en formaautomática, la operación es la siguiente:

Marcar cheques como debitados automáticamente

Marcar cheques, transferencias y tarjetas comodebitados

Para marcar los cheques, transferencias y/o tarjetas como debitados se ingresa ala operación Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliaciónbancaria --> Débitos --> Marcar cheques, transferencias y tarjetas comodebitados. La pantalla que aparece al ingresar a dicha operación será similar a lasiguiente:



Figura 3: Marcar débitos - Filtros de búsqueda.

Desde esta pantalla se deben ingresar en forma obligatoria los siguientes datos:

BancoSucursalCuenta

En forma opcional se ingresan las fechas, el número y/o el medio depago (Cheques, Transferencias o Tarjetas de débito).

Una vez ingresados los datos se debe hacer clic sobre el botón Filtrar. Losresultados encontrados se mostrarán de la siguiente manera:



Figura 4: Listado de débitos para marcar.

En la pantalla de la Figura 4 se muestran los movimientos registrados en elsistema que están pendientes de débito. A continuación se deberán marcar losdébitos que aparezcan en el extracto bancario. Los movimientos que figuren en elextracto bancario y no estén en el sistema para marcar deberán conciliarse, esdecir que deberán ser incluidos dentro de la conciliación bancaria.

Los débitos pueden ser marcados uno por uno, tildando las casillas, o sepueden seleccionar todos haciendo clic sobre el botón Seleccionar Todos /Ninguno.

Para completar el marcado de los débitos se deberá ingresar en forma obligatoriala fecha de débito que se puede visualizar en la parte superior de la Figura 4.Esta fecha es la que quedará registrada en el sistema para todos losmovimientos que se marquen. Si el marcado se realiza diariamente la fecha dedébito se corresponderá con la fecha actual, si el marcado se realiza a fin de mesla fecha de débito que se debe ingresar es la fecha del último día del mes aconciliar.

Una vez ingresada la fecha de débito y marcados los movimientos se deberáprocesar la operación. Para ello, deberá ir al final de la pantalla como se muestraen la siguiente figura y hacer clic sobre el botón Procesar.



Figura 5: Procesar movimientos marcados como debitados.

Luego de procesar el sistema marca losmovimientos como debitados emitiendo el siguiente mensaje:

Figura 6: Mensaje de operación efectuada.

Nota: Esta operación no solicita laconfirmación para procesar los

movimientos.

VIDEO TUTORIAL: Marcar débitos

Corregir débitos

Para corregir los movimientos marcados como debitados se debe ingresar a laoperación Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliación bancaria -->Débitos --> Corregir ch., transf. y tarj. marcados como debitados.Seguidamente se despliega la siguiente pantalla:



Figura 7: Corregir movimientos debitados - Filtros de búsqueda.


BancoSucursalCuenta

En forma opcional se pueden ingresar los siguientes datos:

Número

Medio de pago: Cheques, Transferencias o Tarjetas de débito.Fecha desde-hasta del medio de pagoFecha desde-hasta de débito




Figura 8: Corregir movimientos debitados - Listado de débitos

La corrección de un movimiento que ha sido marcado comodebitado puede derivar en:

Desmarcar un débito: Para desmarcar un débito se debe tildar la casilla deverificación ¿Corregir? y luego destildar la casilla deverificación Debitado, como se muestra en la pantalla de la Figura 8 en lasección remarcada con color rojo. Esto vuelve el movimiento a pendientede débito y se puede volver a marcar a través de la operación Marcarcheques, transferencias y tarjetas como debitados.Modificar fecha de débito: Para modificar la fecha de débito de unmovimiento se debe tildar la casilla de verificación ¿Corregir? con lo cualse habilitará un calendario para seleccionar la nueva fecha, como semuestra en la sección marcada en color verde de la pantalla de la Figura 8.

Luego de realizar las modificaciones se sebe ir al final de la pantalla, como semuestra en la siguiente Figura:

Figura 9: Procesar modificación de débitos.



Una vez realizado todos los cambios se deberá hacer clic sobre elbotón Procesar de la pantalla de la Figura 9. Dependiendo de losmovimientos que se modificaron, si todo es está correcto el sistema emite elsiguiente mensaje:

Figura 10: Mensaje de débitos corregidos correctamente.

Si hay algún error, por ejemplo en el cambio de la fecha de débito el sistemaemitirá un mensaje similar al siguiente:

Figura 11: Mensaje de error al corregir débitos.

Marcar Créditos

El objetivo de marcar créditos es encontrar movimientos financieros que seprodujeron en la Tesorería y se encuentran pendientes para acreditar en elsistema de gestión, cómo así también contar con la posibilidad de corregircualquier movimiento acreditado erróneamente.

La operación dentro del sistema SIU-Pilagá para marcar créditos es la siguiente:

Marcar cheques y transferencias como acreditadosPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 18 de 99


La operación para corregir movimientos acreditados erróneamente es lasiguiente:

Corregir cheques y transferencias marcadas como acreditadas

Marcar cheques y transferencias como acreditados

Para marcar los cheques y/o transferencias como acreditados se ingresa a laoperación Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliación bancaria ->Créditos --> Marcar cheques y transferencias como acreditados. La pantallaque aparece al ingresar a dicha operación será similar a la siguiente:



Figura 12: Marcar créditos - Filtros de búsqueda.


BancoSucursalCuenta



En forma opcional se ingresan las fechas y el medio de cobro.


Figura 13: Listado de créditos para marcar.

En la pantalla de la Figura 13 se muestran los créditos registrados en elsistema que están pendientes de acreditación. A continuación se deberánmarcar los créditos que aparezcan en el extracto bancario. Los movimientos quefiguren en el extracto bancario y no estén en el sistema para marcar deberánconciliarse, es decir que deberán ser incluidos dentro de la conciliación bancaria.

Los créditos pueden ser marcados uno por uno, tildando las casillas, o sepueden seleccionar todos haciendo clic sobre el botón Seleccionar Todos /Ninguno.

Para completar el marcado de los créditos se deberá ingresar en formaobligatoria la fecha de crédito que se puede visualizar en la parte superior de laFigura 13. Esta fecha es la que quedará registrada en el sistema para todos losmovimientos que se marquen. Si el marcado se realiza diariamente la fecha decrédito se corresponderá con la fecha actual, si el marcado se realiza a fin demes la fecha de crédito que se debe ingresar es la fecha del último día del mes a



conciliar.

Una vez ingresada la fecha de crédito y marcados los movimientos se deberáprocesar la operación. Para ello, deberá ir al final de la pantalla como se muestraen la siguiente Figura y hacer clic sobre el botón Procesar.

Figura 14: Procesar movimientos marcados como acreditados.

Luego de procesar el sistema emite un mensaje de confirmación como semuestra a continuación:

Figura 15: Mensaje de confirmación.

Si está seguro de acreditar los movimientos seleccionados debe hacer clic sobreel botón OK de la pantalla de la Figura 15, caso contrario debe hacer clic sobre elbotón Cancelar. Una vez que se acreditan los movimientos el sistema emite elsiguiente mensaje:

Figura 16: Mensaje de operación efectuada.

VIDEO TUTORIAL: Marcar créditos



Corregir créditos

Para corregir los movimientos marcados como acreditados se debe ingresar a laoperación Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliación bancaria -->Créditos --> Corregir cheques y transferencias marcadas como acreditadas.Seguidamente se despliega la siguiente pantalla:

Figura 17: Corregir movimientos acreditados - Filtros de búsqueda.


BancoSucursalCuenta



En forma opcional se pueden ingresar los siguientes datos:

Fechas y medio de pagoFechas de crédito

Una vez ingresados los datos se debe hacer clic sobre el botón Filtrar de lapantalla de la Figura 17. Los resultados encontrados se mostrarán de lasiguiente manera:

Figura 18: Listado de créditos para corregir.

La corrección de un movimiento que ha sido marcadocomo acreditado puede derivar en:

Desmarcar un crédito: Para desmarcar un crédito se debe tildar la casilla deverificación ¿Corregir? y luego destildar la casilla deverificación Acreditado, como se muestra en la pantalla de la Figura 18 enla sección remarcada con color rojo. Esto vuelve el movimiento a pendientede crédito y se puede volver a marcar a través de la operación Marcarcheques y transferencias como acreditados.Modificar fecha de crédito: Para modificar la fecha de crédito de unmovimiento se debe tildar la casilla de verificación ¿Corregir? con lo cualse habilitará un calendario para seleccionar la nueva fecha, como semuestra en la sección marcada en color verde de la pantalla de laFigura 18.

Luego de realizar las modificaciones se sebe ir al final de la pantalla, como se



muestra en la siguiente Figura:

Figura 19: Procesar modificación de débitos.

Una vez realizado todos los cambios se deberá hacer clic sobre elbotón Procesar de la pantalla de la Figura 19. El sistema emitirá un mensaje deconfirmación antes de procesar la operación:

Figura 20: Mensaje de confirmación para corregir créditos.

Si realmente desea procesar los datos deberá hacer clic sobre el botón OK de lapantalla de la Figura 20, caso contrario deberá hacer clic sobre elbotón Cancelar. Luego de hacer clic sobre el botón OK y dependiendo de losmovimientos que se modificaron, si todo es está correcto el sistema emite elsiguiente mensaje:

Figura 21: Mensaje de crédito corregido correctamente.

Si hay algún error, por ejemplo en el cambio de la fecha de crédito el sistemaemitirá un mensaje similar al siguiente:



Figura 22: Mensaje de error al corregir créditos.

Alta de Conciliación Bancaria

Una vez que los créditos y los débitos que correspondan son marcados en elsistema, es decir aquellos movimientos que estén en el extracto bancario, sedebe dar de alta la conciliación bancaria. Para ello, se debe acceder a laoperación es Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliaciónbancaria --> Alta de conciliación bancaria. A continuación se despliega lasiguiente pantalla:

Figura 23: Alta de conciliación bancaria - Filtros de búsqueda.

Desde la pantalla de la Figura 23 se deben completar los siguientes datos enforma obligatoria:

BancoSucursalCuentaFecha: Esta fecha generalmente es el último día del mes que se va aconciliar, determina los movimientos a conciliar.

Una vez completados todos los datos se debe hacer clic sobre el botón Filtrar. Lapantalla que se abre a continuación es la siguiente:



Figura 24: Alta de conciliación bancaria - Ingreso de conceptos.

En la parte superior de la pantalla de la Figura 24 se muestra el saldo de lacuenta bancaria que surge de los saldos bancarios del sistema SIU-Pilagá y lafecha de inicio que definió la Universidad para comenzar a utilizar el circuito deconciliación bancaria.

Para comenzar a completar la conciliación se debe contar con el saldo final quefigura en el extracto bancario que emite el banco, el cual se ingresa en elconcepto "Saldo extracto bancario", y tener identificados los conceptos y valoresque causan diferencias. Si hay diferencias se procede a realizar los respectivosajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

Los conceptos que se visualizan en la pantalla de la Figura 24 son aquellos queel sistema trae por defecto, cuyos saldos conciliados seactualizan automáticamente.

Para agregar a la conciliación los conceptos que ayudan a realizar losajustes necesarios (creados por la Universidad), se debe hacer clic sobre elbotón con el signo + (signo mas), lo cual va agregando dichos conceptos al finalde la tabla. Para cada concepto que se agregue se debe completar elconcepto (obligatorio), el saldo (obligatorio) y una descripción (opcional).

En la siguiente figura puede observarse la conciliación completa:



Figura 25: Alta de conciliación bancaria - Conceptos Completos.

Si en la conciliación anterior se agregaron ajustes, al quedar movimientospendientes de marcar en el sistema, se visulizarán junto con losdemás conceptos. Cualquier concepto que se haya agregado puede serquitado de la conciliación haciendo clic sobre el icono del tachito.

Nota: Los movimientos que quedanpendientes en una conciliación,pendiente porque estaban en el

extracto bancario y no en el sistema, seseguirán manteniendo en la

próxima conciliación. Al realizar lanueva conciliación se deberá verificar si

dichos movimientos yaestán registrados en el sistema, si lo

están deberán ser marcados yluego quitados de la conciliación.

Una vez que la conciliación está completa se debe guardar haciendo clic sobre elbotón Guardar de la pantalla de la Figura 25. A continuación el sistema muestrala siguiente pantalla:



Figura 26: Alta de conciliación bancaria - Finalizada con diferencia cero.

Desde esta pantalla se puede imprimir un comprobante de la conciliaciónbancaria haciendo clic sobre el botón Imprimir, lo que abriráuna ventana emergente visualizando dicho comprobante para luego imprimir.Para salir de la pantalla de la Figura 26 debe hacer clic sobre el botón Finalizar.

La diferencia conciliada en la pantalla de la Figura 26 dio como resultado cero, esdecir que se encontraron los ajustes que provocaban las diferencias. En elcaso en que la diferencia de la conciliación sea diferente de cero el sistemapermite guardar la misma pero advirtiendo que existe tal diferencia. El mensajeen este caso es el siguiente:

Figura 27: Alta de conciliación bancaria - Finalizada con diferencia distinta a cero.

Si desea guardar la conciliación con diferencia conciliada diferente de cero puedehacerlo haciendo clic sobre el botón OK, caso contrario deberá hacer clic sobre elbotón Cancelar retornando a la pantalla de la Figura 26 para continuarPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 29 de 99


completando la conciliación.

VIDEO TUTORIAL: Alta de Conciliación Bancaria

Cerrar conciliación bancaria

El último paso del circuito es cerrar la conciliación bancaria. Para ello, sedebe acceder a la operación es Tesorería --> Operaciones bancarias -->Conciliación bancaria --> Cerrar conciliaciones bancarias. A continuación sedespliega la siguiente pantalla:

Figura 28: Cerrar conciliación bancaria - Filtros de búsqueda.

Desde la pantalla de la Figura 28 se completan los datos del los filtros quenecesite para realizar la búsqueda de las conciliaciones que desee cerrar. Unavez completos los datos se debe hacer clic sobre el botón Filtrar. El resultado delas conciliaciones encontradas se muestran en la Figura 29.

Figura 29: Listado de conciliaciones bancarias para cerrar.

Desde esta pantalla se selecciona la conciliación a cerrar haciendo clic sobre elicono de la flecha desplegándose una nueva pantalla como se muestra en laFigura 30.



Figura 30: Datos de la conciliación bancaria a cerrar.

Si está de acuerdo con los datos cargados en la conciliación podrá cerrar lamisma haciendo clic sobre el botón Cerrar conciliación de la pantalla de laFigura 30. A continuación el sistema emitirá un mensaje de confirmación antes deproceder a cerrar la conciliación bancaria:

Figura 31: Mensaje de confirmación al cerrar una conciliación.

Nota: Si bien las conciliacionesbancarias que no tienen diferencia ceropueden ser cerradas, deben buscarse y

conciliarse todas las diferencias.

Si realmente desea cerrar la conciliación bancaria deberá confirmar laoperación haciendo clic sobre el botón Ok de la Figura 31, caso contrariodeberá hace clic sobre el botón Cancelar. En caso dePlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 31 de 99


cerrar dicha conciliación bancaria el sistema emitirá un último mensaje indicandoel estado de dicha conciliación, como se muestra en la Figura 32.

Figura 32: Mensaje de conciliación cerrada.

Para finalizar se debe hacer clic sobre el botón Aceptar de la Figura 32.

VIDEO TUTORIAL: Cerrar Conciliación Bancaria

Modificar / Eliminar conciliación bancaria

Una vez que se da de alta una conciliación bancaria puede ser modificada através de la operación Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliaciónbancaria --> Modificación de conciliación bancaria. A continuación sedespliega la siguiente pantalla:

Figura 33: Modificar conciliación bancaria - Filtros de búsqueda.

Desde la pantalla de la Figura 33 se deben completar los siguientes datos enforma obligatoria:Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 32 de 99


BancoSucursalCuenta

De forma opcional se puede ingresar un rango de fechas para acotar labúsqueda de las conciliaciones bancarias.

Una vez completados todos los datos se debe hacer clic sobre el botón Filtrar dela pantalla de la Figura 33. La pantalla que se abre a continuación es la siguiente:

Figura 34: Listado de conciliaciones bancarias.

En la pantalla de la Figura 34 se muestra el listado deconciliaciones bancarias encontradas según los filtros de búsquedas utilizados enla pantalla de la Figura 33. Para cada conciliación se tendrán dos opciones: unaopción para modificar (icono de la flecha) y otra opción para eliminar laconciliación (icono tachito).

Si desea eliminar la conciliación bancaria deberá hacer clic sobre el icono deltachito. Seguidamente el sistema emitirá un mensaje de confirmación como elque se muestra en la Figura 35.

Figura 35: Listado de conciliaciones bancarias.

Si realmente desea eliminar la conciliación deberá hacer clic sobre el botón OK,caso contrario deberá hacer clic sobre el botón Cancelar.

En caso de que solo se necesite realizar modificaciones sobre laconciliación bancaria deberá hacer clic sobre el icono con una flecha como se



muestra en la pantalla de la Figura 34. Seguidamente se abrirá lasiguiente pantalla:

Figura 36: Listado de conciliaciones bancarias para modificar.

Los conceptos que el sistema trae por defecto solo pueden seractualizados mediante el icono que tiene dos flechas. Esta opción lo que hace esrecalcular los montos que el sistema genera automáticamente dependiendo delos movimientos que se hayan realizado en el sistema (Marcar/ Desmarcar).

El resto de los conceptos pueden ser modificados o quitados de la conciliación.Para quitar un concepto solo se debe hacer clic sobre el icono del tachito.

Además de modificar o quitar los conceptos de una conciliación se puedenagregar otros haciendo clic sobre el icono que tiene el signo mas (ubicado arribade la tabla de conceptos) completando el concepto (obligatorio), el saldoconciliado (obligatorio) y una descripción (opcional).

Una vez realizados todos los cambios se debe hacer clic sobre el botón Guardar,caso contrario debe hacer clic sobre el botón Cancelar de la pantalla de laFigura 36. Luego de guardar los cambios se despliega la siguiente pantalla:



Figura 37: Detalle de la conciliación modificada.

Desde esta pantalla puede realizar una impresión de los cambios realizados en laconciliación bancaria haciendo clic sobre el botón Imprimir lo cual abre unanueva pantalla donde se muestra una vista preliminar de lo que se va a imprimir.Para salir de la pantalla de la Figura 37 debe hacer clic sobre el botón Finalizar.

Re-abrir conciliación bancaria

Si una conciliación bancaria está CERRADA y serequiere realizar modificaciones deberá volver a abrir dicha conciliación a travésde la operación Tesorería --> Operaciones bancarias --> Conciliaciónbancaria --> Re-abrir conciliaciones bancarias. A continuación se despliega lasiguiente pantalla:



Figura 38: Re-abrir conciliación bancaria - Filtros de búsqueda.

Desde la pantalla de la Figura 38 se pueden ingresar los filtros de búsqueda quedesee, ya que todos son opcionales, y luego se debe hacer clic sobre elbotón Filtrar. Seguidamente se desplegará la siguiente pantalla:

Figura 39: Listado de conciliaciones bancarias para re-abrir.

En la pantalla de la Figura 39 se muestran las conciliaciones bancariasresultantes del filtro aplicado en la pantalla anterior. Para re-abrir unaconciliación bancaria primero se debe seleccionar la misma haciendo clic sobre lacasilla de la columna ¿Marcar? y luego se debe hacer clic sobre elbotón Procesar. Seguidamente el sistema emite un mensaje deconfirmación como se muestra en la Figura 40.


Si realmente desea re-abrir la conciliación bancaria debe hacer clic sobre elPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 36 de 99


botón OK, caso contrario debe hacer clic sobre el botón Cancelar. En caso deconfirmar la reapertura de una conciliación bancaria el sistema mostrará unmensaje como el siguiente:


4. Gestión de Sueldos - Interfaz Mapuche

"El Circuito de Gestión de Sueldos-Interfaz Mapuche permiterealizar la ejecución de gastos de sueldos con la información queproviene desde el sistema SIU-Mapuche"


Gestión de Sueldos - Interfaz Mapuche

5. Gestión de Cajas Chicas

El circuito de Caja Chica tiene por objetivo registrar en el sistema SIU-Pilagá laautorización y los gastos realizados por un responsable durante un período detiempo.

El circuito tiene un proceso determinado y definido, diferenciándose de los otrostipos de gastos, cuenta con los pasos necesarios para cada etapa de la carga dedatos. Además permite su configuración de acuerdo a la normativa interna de launiversidad.

El sistema SIU-Pilagá permite la configuración de la caja chica que la universidadnecesite, como por ejemplo la autorización y designación de un responsable parallevar adelante las necesidades urgentes, este responsable a su vez estará



designado por una dependencia o área.

A continuación se presenta de manera gráfica el circuito general donde semuestra casi la totalidad de las operaciones disponibles en el sistema para laGestión de una Caja Chica:

Figura 5-1: Circuito General de Cajas Chicas.

Como se puede visualizar en la Figura 5-1, una vez que se crea una caja chicacon un responsable designado, y se inicializa la misma con un giro de fondos, elcircuito básico consistirá en registrar los diferentes gastos a través de lasrendiciones de caja chica, donde cada rendición repondrá automáticamente laPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 38 de 99


caja chica por el monto rendido.

En caso de ser necesario modificar el giro de fondos, el sistema permiteactualizar el tope de la caja chica, donde se podrá ampliar (realizar un nuevo Girode Fondos) o achicar la misma (Devolver caja chica por un importe menor altotal).

Yendo al final del circuito, si el responsable designado en algún momento cesa suactividad, el sistema permite cerrar la actuación de éste mediante la operaciónRendir Caja Chica Final y la operación Cerrar Caja Chica, para luego volver ainiciar el circuito desde la creación de una nueva caja chica asignando un nuevoresponsable designado por la autoridad competente.

La reglamentación que avala al circuito de Cajas Chicas es la siguiente:

Ley 24.156 - de Administración Financiera y de los Sistemas de Control delSector Público Nacional.Decreto 1344/07.Resol. S.H. 71/03.Resol S.H. 358/92

5.1 ABM de Cajas Chicas

El objetivo de la operación ABM de Cajas Chicas es registrar el alta de una cajachica y sus posibles modificaciones. El alta de una caja chica es la primeraoperación que debemos realizar para iniciar con el uso del circuito. Para ellodebemos acceder al menú Gastos/Cajas Chicas/ABM de Cajas Chicas.

a) Alta de Caja Chica:

Antes de realizar el alta de la caja chica, el sistema permite verificar si la caja adar de alta no existe a través de una serie de filtros que se muestran en lasiguiente figura:



Figura 5-2: ABM de Cajas Chicas.

Una vez verificado que la caja chica no existe (usando los diferentes filtros yhaciendo clic sobre el botón Filtrar) se debe hacer clic sobre el botónAgregar para crear una nueva caja chica. A continuación se despliega lasiguiente pantalla:



Figura 5-3 Alta de Caja Chica.

Los datos a completar son los siguientes:

Número: Puede ser numérico, alfabético o alfanumérico, tiene unalimitación de hasta 4 caracteres. Sugerimos asignar un valor numérico enforma creciente de acuerdo a la cantidad de responsables autorizados amanejar los fondos a través del proceso de Caja Chica.

Descripción: Denominación, detalle. Por ejemplo podría ser RC-Fac. deCiencias Económicas. Entiéndase RC como Régimen Caja Chica y acontinuación la denominación de la dependencia.

Responsable(*): Buscar la persona que será la responsable. Este datodebe encontrarse preexistente en el sistema SIU – Pilagá como personapropiamente dicha. Recordemos que un responsable puede ser cualquieragente que se desempeñe en la universidad y sea designado bajo la figurade responsable.



Responsable suplente: Segundo responsable (Carga no obligatoria).

Autorizante: Persona que autorizará la Caja Chica (Carga no obligatoria).Este dato es informativo y no tiene ningún impacto.

Autorizante suplente: Segunda persona que podrá autorizar la Caja Chica(Carga no obligatoria).

Unidad Principal, Unidad Sub Principal y Unidad Sub. Sub.(*): Sedeberá seleccionar la dependencia que corresponde al responsableprecedente.

Nota: Tener en cuenta que en el caso de quese utilicen Unidades de Gestión el usuario

solamente podrá ver y operar la caja chica sitodos los elementos definidos en este paso son

compatibles con la misma.

Es Anual: Si la universidad desea manejar la caja chica en forma Anual,debe tildar este campo. Caso contrario, la caja chica se irá reponiendo en lamedida en la que se realicen las rendiciones de la misma.

Monto máximo por comprobante: Completar este dato en caso de sernecesario. (Dato no obligatorio)

Tipo de Caja Chica: La opción General nos permite procesar toda ladocumentación que se presenta como rendición, en cambio la opción Mixtasirve para determinadas operaciones. Se sugiere siempre seleccionar laopción General.

Cuenta de pago: Seleccionar contra que cuenta de tesorería (elementopreexistente) impactará la entrega de dinero. (Dato no obligatorio)

CBU: Se debe ingresar el CBU de la cuenta de tesorería. (Dato noobligatorio)

Una vez completados todos los datos necesarios se debe hacer clic sobre el



botón Confirmar de la Figura 5-3.

b) Modificar / Eliminar una Caja Chica:

Para modificar o eliminar una caja chica primero debemos filtrar por alguno desus datos, por ejemplo por número de caja como se muestra en la Figura 5-4.

Figura 5-4 Buscar Caja Chica.

El resultado del filtro se muestra al final de la pantalla de la Figura 5-4. Paraacceder a los datos de una caja chica se debe hacer clic en el número de de lacaja. Una vez hecho se desplegará la siguiente pantalla:



Figura 5-5 Modificar/Eliminar Caja Chica.

Desde esta pantalla se podrán realizar los cambios necesarios y luego hacer clicsobre el botón Confirmar para guardar dichos cambios.

La eliminación de una caja puede hacerla directamente haciendo clic sobre el icono del tachito quese visualiza en la pantalla de la Figura 5-4 o haciendo clic sobre el botón Eliminar de la Figura 5-5.

5.2 Etapa Adelantos

Esta etapa consiste en la entrega de la disponibilidad de dinero al responsable dela caja chica. Durante esta etapa se genera una orden de pago no presupuestariade fondos para las Cajas Chicas.

El siguiente gráfico muestra el circuito de la etapa de adelantos:Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 44 de 99


Figura 5-6: Circuito Etapa Adelanto.

5.2.1 Autorización de Giro de Fondos

Después de haber creado la Caja Chica desde ABM - Cajas Chicas nosdirigiremos a la operación de Autorizar giro de fondos, desde el menú Gastos/Caja Chica/ Autorización de giro de fondos que a diferencia de las CajasChicas Anuales generará automáticamente un preventivo.

Al ingresar a la operación accederemos a una pantalla inicial de búsqueda y através de los filtros podremos ubicar la caja, como se muestra en la siguientefigura:



Figura 5-7: Autorización de Giro de Fondos.

Una vez seleccionada la caja chica para la cual emitiremos el giro de fondos, elsistema desplegará la siguiente pantalla:



Figura 5-8: Autorizar Giro de Fondos - Solapa Documentos.

Aquí podremos visualizar tres solapas a completar: Documentos, Datos deGestión y PPGS:

a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentosque se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda,también se podrán incluir Documentos Asociados.

b) Solapa Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datospredefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos acompletar son Motivo (no es obligatorio), el Monto del Giro y las fechas.

Figura 5-9: Autorizar Giro de Fondos - Solapa Datos de Gestión.

c) Solapa PPGS: Debido a que este tipo de Caja no contiene reserva previa, enesta solapa hay que seleccionar la partida sobre la cual se va a realizar elpreventivo y luego procesamos para confirmar la operación.



Figura 5-10: Autorizar Giro de Fondos - Solapa PPGS.

Para confirmar la operación, presionar el botón Procesar. El sistema controlaráque los importes ingresados tanto en la solapa Datos de Gestión y PPGScoincidan. Una vez procesada la operación, el sistema emitirá un comprobantedel giro realizado.

5.2.2 Anular Autorización de Giro de Fondos

Esta operación nos permitirá anular un giro de fondos de caja chica siempre ycuando el mismo no se encuentre pagado. Para acceder a la misma ir al menúGastos/ Caja Chica/ Autorización de Giro de Fondos/ Anulación autorizaciónde Giro de Fondos:



Figura 5-11: Anular Giro de Fondos - Filtrar.

Seleccionar el giro de fondos a anular y luego presionar el botón con icono deflecha que se encuentra a la derecha de la fila. A continuación, el sistema nosmostrará los datos cargados en la 1° instancia de carga, las solapasDocumentos, Datos de Gestión y PPGS (solo si la caja chica es No Anual). Elsistema no nos permitirá modificar ningún campo ya que solo se muestra confines informativos.



Figura 5-12: Anular Giro de Fondos - Solapa Documentos.

Para finalizar con la anulación, presionar el botón Procesar. En este caso, elsistema no desplegará la opción de impresión de comprobantes.

5.3 Etapa Rendición

Durante la Etapa de Rendición se registran los comprobantes de rendición de unacaja chica. A continuación se presenta el circuito con las operaciones del sistemaque pueden intervenir dentro de esta etapa:



Figura 5-13: Circuito Etapa de Rendición.

5.3.1 Rendir Caja Chica

Esta funcionalidad permite rendir los comprobantes de rendición de unadeterminada caja chica. Aquí ingresaremos el monto a rendir y el impactopresupuestario (partidas presupuestarias de gastos) para una Caja Chica y unejercicio. El impacto presupuestario no tiene efecto, es decir, no se registran lasetapas de Compromiso Definitivo, devengado y Pagado hasta que no se confirmala rendición. En el caso de haberse ingresado partidas presupuestarias de gastosdiferentes a la que se utilizaron en la operación "Autorización de Giro de Fondos",esta operación realiza una reestructuración de la reserva (Preventivo) para laCaja Chica.

Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/ Caja Chica/ Rendir cajachica:



Figura 5-14: Rendir Caja Chica - Filtrar.

Nota: Para poder seleccionarlapreviamente debe haberse autorizado

el giro de fondos.

Como primera medida debe seleccionar la Caja Chica para generar la rendiciónpresionando en el botón con icono de flecha que se muestra en la esquina inferiorderecha. Una vez que ya filtramos y seleccionamos la Caja podremos visualizarcuatro solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión, comprobantes yPPGS.

a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentosque se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda,también se podrán incluir Documentos Asociados seleccionando el botón +.



Figura 5-15: Rendir Caja Chica - Solapa Documentos.

b) Solapa Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datospredefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos acompletar son Detalle y el Monto a Rendir:

Figura 5-16: Rendir Caja Chica - Solapa Datos de Gestión.

c) Solapa Comprobantes: Aquí se deben ingresar los datos de loscomprobantes a rendir, Tipo de Comprobante, Número, Fecha e Importe. ParaPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 53 de 99


seleccionar el proveedor debemos ingresar el N° de CUIT y luego presionar elbotón "Lupa" y automáticamente nos mostrará la razón social asociada con eseCUIT. En el caso de que el CUIT no esté asociado a ningún proveedor, podremoscargar la razón social y se creará automáticamente un perfil de proveedorprovisorio. Podremos ingresar la cantidad de comprobantes que sean necesariospresionando el botón +.

Figura 5-17: Rendir Caja Chica - Solapa Comprobantes.

IMPORTANTE: Recordar que si elproveedor no existe se debe completarel cuadro con la razón social del mismoy será ingresado en estado provisoriohasta que se complete la información

faltante desde el ABM - Personas,proveedores y clientes. Los

proveedores marcados comoprovisorios no son sincronizados con elsistema SIU-Diaguita. Solo se podráningresar proveedores provisorios con

un CUIT. En el caso de que elproveedor haya sido ingresado como

extranjero, se deberá imputar utilizandootro documento (PAS o NIF) ya que losCUITs extranjeros son genéricos. Los

proveedores extranjeros no pueden sercreados como provisorios.

d) Solapa PPGS: El sistema no trae la imputación presupuestaria que realizamosen la etapa de la Autorización de Giro. Por lo tanto debemos seleccionar cadauno de los componentes de la partida según la erogación de gastos quePlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 54 de 99


corresponde.



Figura 5-18: Rendir Caja Chica - Solapa Comprobantes.

Una vez que hayamos completado todos los datos hacer clic en el botónProcesar para finalizar la operación. Hecho esto se emitirá un resumen de larendición generada donde finalizamos la gestión y podremos imprimir uncomprobante de la operación.

3.3.2 Confimar Rendición de Caja Chica

Esta funcionalidad permite confirmar la rendición de la caja chica, donde loscomprobantes y las partidas están asociadas al gasto final. En caso de tratarsede una rendición no final se genera reposición automática. Además, genera lasetapas presupuestarias de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado, comoasí también una liquidación de pago de fondos al responsable de la Caja Chica.

Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/ConfirmarRendición de Caja Chica, donde se deberá buscar la caja, por algún filtro comose muestra en la siguiente figura:

Figura 5-19: Confirmar Rendición de Caja Chica - Filtros.



Para seleccionar la caja se deberá hacer clic sobre el icono de la flecha de laFigura 5-19. A continuación se desplegará una nueva pantalla conformadapor cuatro solapas: Documentos, Datos de Gestión, Comprobantes y PPGS.Desde esta funcionalidad no se podrán modificar los datos.

Figura 5-20: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa Documentos.

Figura 5-21: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa Datos de Gestión.



Figura 5-22: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa Comprobantes.

Figura 5-23: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa PPGS.

Una vez visualizados todos los datos hacer clic en el botón Procesar. Luego seemitirá un resumen de la rendición generada donde finalizamos la gestión,teniendo la posibilidad de imprimir un comprobante como respaldo de la misma.

5.3.3 Rectificar Rendición de Caja Chica

Esta funcionalidad permite modificar aquellos datos que fueron cargados desde laoperación Rendición de Cajas Chica.

Para acceder a la operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/RectificarRendición de Cajas Chica, seguidamente se desplegará la siguiente pantalla enla cual ingresaremos como filtro el número de caja que se rendió con anteriordad:



Figura 5-24: Rectificar rendición de caja chica – Filtros.

Luego seleccionar la caja chica para la cual se desea rectificar la rendición, paraello presionar el botón que se muestra con el icono de flecha en el extremoinferior derecho de la pantalla. A continuación, el sistema desplegará la siguientepantalla:



Figura 5-25: Rectificar rendición de caja chica – Solapa Documentos.

a) Solapa Documentos: Los datos mostrados en esta solapa se mostrarán amodo solo lectura.

b) Solapa Datos de Gestión: Desde esta solapa se pueden modificar loscampos fecha, detalle y monto.

Figura 5-26: Rectificar rendición de caja chica – Solapa Datos de Gestión.



Nota: En caso de requerir anular larendición, desde la solapa Datos de

Gestión se deberá ingresar el monto 0(cero) y luego actualizar también las

solapas Comprobantes y PPGS.

c) Solapa Comprobantes: Desde esta solapa se podrán modificar o eliminar loscomprobantes que hayamos cargado en la rendición original, así tambiénpodremos agregar nuevos. Para agregar nuevo comprobantes se deberáseleccionar el botón con icono + que se ubica en la parte inferior de la tablamostrada en la siguiente figura:

Figura 5-27: Rectificar rendición de caja chica – Solapa Comprobantes.

Nota: En caso de requerir anular larendición, desde esta solapa se

deberán eliminar todos loscomprobantes.

IMPORTANTE: Recordar que si elproveedor no existe se debe completar

el cuadro con la razón social delmismo, el cual será ingresado enestado provisorio hasta que se

complete la información faltante desdeel ABM - Personas, proveedores y

clientes. Los proveedores marcadoscomo provisorios no son sincronizadoscon el sistema SIU-Diaguita. Solo se



podrán ingresar proveedoresprovisorios con un CUIT. En el caso deque el proveedor haya sido ingresadocomo extranjero, se deberá imputar

utilizando otro documento (PAS o NIF)ya que los CUITs extranjeros son

genéricos. Los proveedores extranjerosno pueden ser creados como

provisorios.

d) Solapa PPGS: Desde esta solapa se podrá modificar la partida actualasignada o agregar/ quitar partidas.

Figura 5-28: Rectificar rendición de caja chica – Solapa PPGS.

Nota: En caso de requerir anular larendición, desde esta solapa se deberáingresar el importe en negativo por el

total definido en cada una de laspartidas asignadas dentro de la

rendición.

Luego de haber completado todas las pestañas y haber procesado la información,podremos imprimir un comprobante de la operación.



5.3.4 Revertir Confirmación de Caja Chica

Esta funcionalidad permite buscar una caja chica donde en su rendición suscomprobantes fueron aprobados y desaprobarla para que se modifique algúndato de la misma. Podremos acceder a esta operación desde el menúGastos/Cajas Chicas/Revertir Confirmación de Caja Chica.

Al igual que en otros circuitos, primero se deberá buscar la caja chica a través delos diferentes filtros que se muestran en la Figura 5-29, luego ingresar a lamisma con el botón que tiene el icono de la flecha.

Figura 5-29: Revertir Confirmación de Caja Chica - Filtrar.

Una vez que ya filtramos y seleccionamos la Caja podremos visualizar una nuevapantalla con cuatro solapas: Documentos, Datos de Gestión, Comprobantes yPPGS como se muestra en la Figura 5-30.



Figura 5-30: Revertir Confirmación de Caja Chica - Solapa Documentos.

Desde esta pantalla no se podrá modificar ningún dato, excepto agregardocumentos asociados desde la solapa Documentos presionando el botón +.

Para finalizar la operación, presionar el botón Procesar de la Figura 5-30.

5.4 Etapa de Cierre

Esta etapa corresponde cuando la caja chica se dejará de utilizardefinitivamente. Para poder cerrar la misma, se deberá realizar la rendición finaly el posterior cierre. Si la rendición implica una devolución parcial o total, elsistema automáticamente registrará el monto devuelto para que sea cobradodesde Tesorería.



Figura 5-31: Etapa final de una caja chica.

5.4.1 Rendir Caja Chica Final

Esta funcionalidad permite procesar dos órdenes de pagos, por un lado larendición por comprobante y por otro lado la devolución de la disponibilidad. Seutiliza en el caso de que no se haya rendido el total del dinero de caja chicaentregada.

Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/Rendir CajaChica (Final). Seguidamente se desplegará una pantalla como se muestra en laFigura donde deberemos filtrar y seleccionar la caja que pretendemos rendir:



Figura 5-32: Rendir caja chica (final) - Filtro.

Una vez seleccionada la caja chica podremos visualizar cuatro solapas acompletar: Documentos, Datos de Gestión, comprobantes y PPGS como muestrala Figura 5-32.

a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentosque se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda,también se podrán incluir Documentos Asociados.



Figura 5-33: Rendir caja chica (final) - Filtro.

b) Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos,como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son FechaValor, Fecha de Vencimiento, Detalle y el Monto a Rendir:

Figura 5-34: Rendir caja chica (final) – Solapa Datos de Gestión.

c) Comprobantes: Aquí se deben ingresar los datos de los comprobantes a



rendir, Tipo de Comprobante, Número, Fecha e Importe.

Figura 5-35: Rendir caja chica (final) – Solapa Comprobantes.

IMPORTANTE: Recordar que si elproveedor no existe se debe completar

el cuadro con la razón social delmismo, el cuál será ingresado enestado provisorio hasta que se

complete la información faltante desdeel ABM - Personas, Proveedores y

Clientes. Los proveedores marcadoscomo provisorios no son sincronizadoscon el sistema SIU-Diaguita. Solo se

podrán ingresar proveedoresprovisorios con un CUIT. En el caso deque el proveedor haya sido ingresadocomo extranjero, se deberá imputar

utilizando otro documento (PAS o NIF)ya que los CUITs extranjeros son

genéricos. Los proveedores extranjerosno pueden ser creados como

provisorios.

d) PPGS: El sistema no trae la imputación presupuestaria que realizamos en laetapa de la Autorización de Giro. Por lo tanto debemos seleccionar cada uno delos componentes de la partida según la erogación de gastos que corresponde.

Completamos los datos de la partida y el Importe a comprometer:



Figura 5-36: Rendir caja chica (final) – Solapa PPGS.

Una vez que hayamos completado todos los datos solicitados haremos clic en elbotón Procesar para finalizar la operación. Luego se emitirá un resumen de larendición generada y nos permitirá imprimir un comprobante.

5.4.2 Cerrar Caja Chica

Esta operación permite efectivizar el cierre de Cajas Chicas activas y una de lassituaciones donde se puede requerir cerrar una caja chica es cuando se requierecambiar de responsable. Para ello, valida que la caja no esté activa para ningúnejercicio y que no tenga saldo pendiente de rendición, ni saldo pendiente dedevolución. Podremos acceder a la operación desde el menú: Gastos/CajasChicas/Cerrar Caja Chica.

Filtraremos por el número de Caja Chica a la que le daremos cierre, el sistemamostrará el resultado de la búsqueda y podremos seleccionar la caja chica acerrar:



Figura 5-37: Cerrar Caja Chica – Filtros.

Una vez seleccionada la caja chica que se desea cerrar, el sistema desplegará lasiguiente pantalla donde el sistema solicitará ingresar la fecha de cierre de lamisma:



Figura 5-38: Cerrar Caja Chica – Procesar.

IMPORTANTE: La caja chica que sequiere cerrar debe estar en estado

inactivo.

5.5 Otras OperacionesEn esta sección se mencionarńa operaciones que pueden ser de utilizada según el circuito en el quese encuentren.

5.5.1 Devolver Caja Chica

Esta operación permite achicar el monto de la caja chica o devolver ladisponibilidad total del saldo de una caja chica que no tendrá movimientos arendir. Luego de realizar una devolución de una caja chica se deberá realizar elcobro de dicha devolución.

A continuación veremos como realizar la operación Devolver Caja Chicadebiendo achicar el monto de una caja chica no anual. El caso querepresentaremos será el siguiente: Se autoriza el primer giro de la caja chica noanual por $35.000 pero en realidad el monto de dicha caja debía haber sido de$30.000, por lo cual se deberá proceder a devolver $5000.

Como primer paso acceder a la operación Gastos/Cajas chicas/Devolver CajaChica, como se muestra en la Figura 5-39. Ingresar alguno de los filtros debúsqueda y luego hacer clic sobre el botón Filtrar. El resultado de la búsqueda semostrará al final de la pantalla. En nuestro caso buscaremos por el número decaja chica 503.



Figura 5-39: Devolver Caja Chica - Filtros.

Para acceder a la caja chica se debe hacer clic sobre el icono de la flecha que seencuentra en la última columna, como se muestra en la Figura 5-39.Seguidamente se accederá a una nueva pantalla en la cual deberá completar losdatos de las solapas Documentos y Datos de Gestión como se muestra en laFigura 5-40.



Figura 5-40: Devolver Caja Chica - Documentos.

Solapa Documentos: Desde esta solapa aparecerán automáticamente lostipos de documentos configurados para este circuito. Se deberá seleccionarel tipo de documento que corresponda y si hace falta asociar otrosdocumentos presionando el botón con el símbolo + . Luego pasar a lasiguiente solapa, como se muestra en la Figura 5-41:



Figura 5-41: Devolver caja chica – Solapa Datos de Gestión.

Solapa Datos de Gestión: Desde esta solapa se deberá completar elmotivo y el monto de la devolución. En nuestro caso el monto a devolverserá de $5000, de este modo la caja chica quedará con un saldo a rendirde $30.000.

Luego de completar todos los datos se debe hacer clic sobre el botón Procesarde la Figura 5-41. Seguidamente se mostrará una pantalla con el resumen de laoperación realizada con la posibilidad de imprimir un comprobante como semuestra en la Figura 5-42.



Figura 5-42: Devolver caja chica – Comprobante.

Para salir de la pantalla de la Figura 5-42 se debe hacer clic sobre el botónFinalizar.

La devolución de caja chica puede ser anulada a través de la operaciónGastos/Cajas chicas/Anular devolución de caja chica. El desarrollo de estaoperación podrá consultarlo en la sección “Anular Devolución de Caja Chica”.

Los movimientos que se realicen con las cajas chicas se pueden consultaraccediendo a los listados Gastos/Cajas chicas/Consultasy listados/Movimientos de cajas chicas y Gastos/Cajas chicas/Consultas ylistados/Listado del estado actual de la reserva de una caja chica. Estoslistados podrán ser consultados en la sección “Consultas y Listados”.

5.5.2 Anular Devolución de Caja ChicaPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 75 de 99


Esta operación tiene por objetivo anular la devolución realizada para una cajachica. Dicha devolución no debe haber sido cobrada.

Ingresar a la operación Gastos/Cajas chicas/Anular devolución de cajachica. Se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

Figura 5-43: Anular devolución de caja chica.

Desde esta pantalla se deberá realizar la búsqueda de la caja chica ingresandoalgún filtro, en nuestro caso buscaremos la caja chica número 502. Seguidamentese mostrará el resultado en la parte inferior de dicha pantalla.

Para anular una devolución se debe hacer clic sobre el icono del tachito que sevisualiza en la última columna de la tabla de la Figura 5-44. A continuación, elsistema emitirá un mensaje de confirmación.



Figura 5-44: Anular devolución de caja chica - Confirmación.

Si realmente desea anular la devolución seleccionada en el paso anterior deberáhacer clic sobre el botón OK, caso contrario deberá hacer clic sobre el botónCancelar.

5.5.3 Cobro de Devolución de adelanto

Luego de haber realizado una devolución de una caja chica se debe realizar elcobro de la misma. Para ello, se debe ingresar a la operaciónTesorería/Cobros/Cobro de devoluciones de adelantos como se muestra en lasiguiente figura:



Figura 5-45: Cobro de devolución - Filtros.

Desde esta pantalla se deberá realizar la búsqueda de la devolución ingresandoalgún filtro de búsqueda y luego hacer clic sobre el botón Filtrar. En nuestro casobuscaremos la devolución por circuito de Cajas Chicas y número de documentoigual 1. El resultado se mostrará al final de la pantalla, como se puede observaren la siguiente figura.



Figura 5-46: Cobro de devolución - Seleccionar devolución.

A continuación se debe seleccionar la devolución a cobrar, en nuestro caso ladevolución es la DCRE:1/2019, tildando la casilla correspondiente como semuestra en la Figura 5-46, y luego se debe hacer clic sobre el botón Confirmarselección. Seguidamente se muestra una pantalla similar a la siguiente concuatro solapas:

Figura 5-47: Cobro de devolución - Solapa Asignar Importes.

En la solapa Asignar Importes de la Figura 5-47 se mostrará información delsaldo disponible y podrá ingresar el importe que desea devolver, que paranuestro caso será de $5.000.

Desde la siguiente solapa Documentos podrá completar los datos del tipo dedocumento principal y contenedor que correspondan, como así también asociarotros documentos haciendo clic sobre el botón con el signo + como se muestra enal Figura 5-48.



Figura 5-48: Cobro de devolución - Solapa Documentos.

Al pasar a la siguiente solapa Datos de gestión deberá ingresar el detalle delcobro de la devolución como se muestra en la Figura 5-49.

Figura 5-49: Cobro de devolución - Solapa Datos de Gestión.

Desde la última solapa Medio de Cobro se podrán ingresar N medios de cobros para los cualesdeberá especificar la Cuenta destino, el Medio de cobro y el Importe a cobrar como se puedeobservar en la Figura 5-50.Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 80 de 99


Figura 5-50: Cobro de devolución - Solapa Medio de Cobro.

Cada vez que ingrese un medio de cobro deberá hacer clic sobre el botónAgregar de la Figura 5-50. Los medios de cobro que se vayan agregando severán en la parte superior de la pantalla, como se muestra en la Figura 5-51.

Figura 5-51: Cobro de devolución - Medios de cobros agregados.

Tener en cuenta que el importe total de los medios de cobros que se vayan



agregando debe ser igual al importe a devolver especificado en la solapa Asignarimportes de la Figura 5-47.

Para finalizar la operación debe hacer clic sobre el botón Confirmar de lapantalla de la Figura 5-51.

5.6 Consultas y Listados

Para el circuito de cajas chicas se pueden consultar los siguientes listados:

Movimientos de cajas chicas: Listado que se accede desde el menúGastos/Cajas chicas/Consultas y listados.

Figura 5-52: Listados - Movimiento de Cajas Chicas.

Listado del estado actual de la reserva de una caja chica: Listado que seaccede desde el menú Gastos/Cajas chicas/Consultas y listados.



Figura 5-53: Listado del estado actual de la reserva de caja chica.

7. Gestión de Garantías

Las operaciones de Gestión de Garantías permiten registrar y administrar todoslos valores físicos o monetarios entregados en garantía de cumplimiento dedistintas etapas del proceso de Compras o Contratos de Obras Públicas.

Los tipos de garantías que se utilizan en la UNPA son los siguientes:

Garantía de OfertaGarantía de AdjudicaciónGarantía de Fondo de Reparo

En las siguientes secciones se explicarán como proceder con el circuito deGarantías de Oferta y Adjudicación las cuales se gestionan a través de laconexión entre los sistemas SIU-Diaguita y SIU-Pilagá.

7.1 Garantías de ofertaLas garantías de ofertas se utilizan para asegurar que el proveedor mantendrá las condiciones propuestas de suoferta. Las mismas se utilizan en el acto de apertura al momento de realizar la apertura de sobres.

A continuación se presenta el circuito general de Gestión de garantías de ofertas en el cual semuestra la interrelación entre los sistemas SIU-Diaguita y SIU-Pilagá en cuanto al ingreso y egresode dichas garantías de ofertas:



Figura 7.1: Circuito Gestión de garantías de ofertas.

Las garantías de oferta se basan en preventivos por lo que se requerirá la informaciónpresupuestaria desde SIU-Pilagá para poder realizar la asociación y así poder enviar las garantías deofertas dadas de alta en SIU-Diaguita a SIU-Pilagá para relizar directamente el ingreso y egreso delas mismas.

Una vez vinculado el número de preventivo de compra de SIU-Pilagá con la reserva presupuestariade SIU-Diaguita, ya no hace falta realizar la operación de "Asignación de garantías of - alta " deSIU-Pilagá.

Al realizar el alta de la garantía desde SIU-Diaguita, ya no hace falta realizar la operación de"Verificación de garantías of - alta" desde SIU-Pilaga.

Las operaciones que mostraremos a continuación serán aquellas que se realizan directamente desdeSIU-Pilagá relacionado con el ingreso y egreso de garantías de ofertas:

1. Ingresar garantías exportadas desde SIU-Diaguita:



Desde el sistema SIU-Pilagá se debe realizar directamente el ingreso de la garantía de oferta. Paraello, se debe ingresar a la operación Fondos no presup. / Garantías / Ingreso de garantíasfísicas.

Figura 7.2: Ingreso de garantía física.

Se busca la garantía de oferta que se desea ingresar, se hace clic sobre la flecha y luego el sistemapermite cargar los datos del trámite.

En la primera solapa se ingresan datos como el tipo de comprobante y número de expediente:

Figura 7.3: Ingreso de garantía física - Solapa Documentos.

En la segunda solapa se visualizan los datos del medio de cobro cargados al momento de dar de altala garantía al oferente en SIU-Diaguita:Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 85 de 99


Figura 7.4: Ingreso de garantía física - Solapa Medios de cobro.

Para hacer efectivo el ingreso de la garantía se debe tildar la casilla y confimar la operación.Seguidamente el sistema generará el comprobante asociado al ingreso de la garantía:

Figura 7.5: Ingreso de garantía física - Comprobante.

2. Egresar garantías exportadas desde SIU-Diaguita:

El siguiente paso es realizar el egreso de la garantía de oferta desde SIU-Pilagá ingresando a laopción Fondos no presup./ Garantías / Egreso de garantías físicas:



Figura 7.6: Egreso de garantía de oferta.

Desde esta pantalla se busca la garantía de oferta que se desea egresar, se hace clic sobre la flechay luego el sistema permite cargar los datos del trámite.

En la primera solapa se ingresan datos como el tipo de documento y número de expediente:

Figura 7.7: Egreso de garantía de oferta - Solapa Documentos.

En la segunda solapa se visualizan los datos del medio de cobro cargados al momento de dar de altala garantía al oferente en SIU-Diaguita:



Figura 7.8: Egreso de garantía de oferta - Solapa Medios.

Para hacer efectivo el egreso de la garantía se debe tildar la casilla y confimar la operación.Seguidamente el sistema generará el comprobante asociado al egreso de la garantía:

Figura 7.9: Egreso de garantía de oferta - Comprobante.

7.2 Garantías de adjudicaciónEl siguiente diagrama presenta el circuito general de Gestión de garantías de adjudicación en elcual se muestra la interrelación entre los sistemas SIU-Diaguita y SIU-Pilagá.



Figura 7.10: Circuito Gestión de garantías de adjudicación.

Las garantías de adjudicación se basan en compromisos presupuestarios por lo que se requerirá lainformación presupuestaria desde SIU-Pilagá para poder realizar la asociación y así poder enviar lasgarantías de adjudiación dadas de alta en SIU-Diaguita a SIU-Pilagá para relizar directamente elingreso de la misma.

Una vez vinculado el número de compromiso de compra de SIU-Pilagá con el compromisopresupuestaria de SIU-Diaguita, ya no hace falta realizar la operación de "Asignación de garantíasadj - alta." de SIU-Pilagá.

Al realizar el alta de la garantía desde SIU-Diaguita, ya no hace falta realizar la operación de"Verificación de garantías adj - alta" desde SIU-Pilaga.

Las operaciones que mostraremos a continuación serán aquellas que se realizan directamente desdeSIU-Pilagá relacionado con el ingreso de las garantías de adjudicación:



1. Ingresar garantías exportadas desde SIU-Diaguita:

Desde el sistema SIU-Pilagá se debe realizar directamente el ingreso de la garantía de adjudiación.Para ello, se debe ingresar a la operaciónFondos no presup. / Garantías / Ingreso de garantíasfísicas.

Figura 7.11: Ingreso de garantía de adjudicación.

Se busca la garantía de adjudiación que se desea ingresar, se hace clic sobre la flecha y luego elsistema permite cargar los datos del trámite.

En la primera solapa se ingresan datos como el tipo de comprobante y número de expediente:

Figura 7.12: Ingreso de garantía de adjudicación- Solapa Documentos.



En la segunda solapa se visualizan los datos del medio de cobro cargados al momento de dar de altala garantía de adjudicación en SIU-Diaguita:

Figura 7.13: Ingreso de garantía de adjudicación- Solapa Medios de cobro.

Para hacer efectivo el ingreso de la garantía se debe tildar la casilla y confimar la operación.Seguidamente el sistema generará el comprobante asociado al ingreso de la garantía:

Figura 7.5: Ingreso de garantía de adjudicación - Comprobante.



7.3 Videos tutoriales

A continuación les dejamos los enlaces a los vídeos con ejemplos de los circuitosde garantías. En los mismos podrán ver como se interrelacionan los sistemas SIU-Diaguita y SIU-Pilagá para realizar el ingreso y egreso de las garantías.

Circuito básico de Garantía de OfertaCircuito básico de Garantía de Adjudicación

9. Gestión de Viáticos Sin Reserva

"El Circuito de Gestión de Viáticos sin reservas permite registrar, pagar yrendir las comisiones de servicios por viáticos y pasajes con lapresentación de los comprobantes correspondientes si fuere necesario"

A través del siguiente enlace podrá acceder al circuito de viáticos:

Gestión de Viáticos Sin Reserva

Mejoras del circuito:

Al momento de generar la comisión de servicios el sistema solicitará seleccionar el tipo derendición a realizar, siendo los valores posibles los siguientes:

Comisión con rendición posterior: Este tipo de rendición se corresponde con el circuito detrabajo habitual, donde luego de generada la comisión de servicios el sistema esperará quese registre la rendición de la misma.Comisión sin rendición: Esta opción se utiliza cuando la comisión de servicios no requierede una rendición. Si se elige esta opción automáticamente una vez hecho el pago delviático el mismo queda rendido.Reintegro de viático: Esta opción se utiliza cuando se desea registrar una comisión deservicos luego de realizado el evento que da origen a la misma. Una vez realizado el pago dela comisión, automáticamente el sistema registra la rendición.

11. ABM Comprobante de TercerosLa operación ABM - Comprobantes de 3ros permite realizar la carga de comprobantes de terceros ysu imputación presupuestaria, facilitando así la carga de rendiciones para los diferentes circuitos delSistema (Caja Chica, Compras y Rendición de adelantos a Responsables). Esta carga puederealizarse mediante la importación de datos por medio de un excel o txt (lote) o de maneramanual. Esta operación acepta tipos de comprobantes autonuméricos sólo si se asocian aPlan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 92 de 99


un trámite de caja chica o adelanto a responsable.

A continuación se presenta el circuito general de uso de la operación:

El circuito se inicia con la carga de un comprobante de 3ros desde el sistema SIU - PILAGA, el cuálluego puede ser utilizado desde el circuito de Compras, Caja Chica o Rendición de Adelanto aResponsables. Actualmente el uso de comprobantes de 3eros esta solo vinculado con los circuitosantes mencionados en la UNPA y se podrá utilizar en la etapa de devengado y/o rendición segúncorresponda. El circuito aqui presentado esta instanciado para el circuito de compras, pero para losotros circuitos el comportamiento es muy similar.

Luego de realizada el alta de un comprobante de terceros, si alguno de los ítems corresponde aInciso 4, el sistema SIU - PILAGA automáticamente genera y envía una solicitud de alta de bienpatrimonial en estado BORRADOR al sistema SIU - DIAGUITA. La carga de los comprobantes de 3rosse puede realizar de 3 formas distintas:

Carga simpleImportar LOTEImportar LOTE AFIP

Indistintamente sea la forma en la que se den de alta los comprobantes de 3eros, luego el sistemapermite modificar y/o eliminar los comprobantes siempre y cuando los mismos no se encuentrenasociados a un tramite que NO ESTE PAGADO.



IMPORTANTE: Si se modifica y/o elimina algúncomprobante de 3eros que corresponda a inciso4, se deberá contactar al área de compras que

utilice el sistema SIU - DIAGUITA e informar de laactualización realizada, ya que el sistema no

realiza ninguna notificación automática alrespecto, para que dicha área tome las acciones

que correspondan.

11.1 Alta de Comprobante de 3rosComo mencionamos anteriormente, el alta de comprobantes de terceros desde el sistema SIU -PILAGA se puede llevar adelante de alguna de las siguientes maneras:

Carga simpleImportación de LoteImportación de Lote AFIP

Para acceder a la operación seleccione el Menú: Gastos/Comprobantes de 3ros/ABM -Comprobantes de 3ros:

Carga Simple

A continuación se presenta un vídeo donde se muestra como realizar el alta de un comprobante de3eros de manera simple. En este caso en particular durante la carga del comprobante, se vincula elmismo con un tramite de Caja Chica:

NOTA: Para visualizar el vídeo anterior desde Youtube hacer clic en la palabra youtube en la barrainferior de reproducción dentro del cuadro de vídeo.

IMPORTANTE: La opción de cargar elcomprobante en formato PDF no esta aún

disponible por no estar en uso el módulo ARAI-DOCUMENTOS.

A continuación se describe las otras dos alternativas para realizar el alta de comprobantes deterceros de manera masiva:

Importación por lote



Desde esta opción el sistema permite importar de manera masiva comprobantes de terceros apartir de una planilla de .xls o a partir de un archivo de texto. El formato de la planilla o archivo detexto esperado por el sistema es el siguiente:

Figura 11-1: Formato esperado Importación por Lote.

Nota: El sistema también ofrece la posibilidadde descargar un modelo de la planilla .xls con elformato esperado para utilizar en la importación

como se muestra en la figura anterior.

A continuación se presenta el siguiente vídeo donde se muestra de qué manera se realiza laimportación en el sistema a través del botón Importar Lote:

NOTA: Para visualizar el vídeo anterior desde Youtube hacer clic en la palabra youtube en la barrainferior de reproducción dentro del cuadro de vídeo.

Nota: Durante el proceso de importación elsistema controla que los proveedores que

figuran en la planilla existan en el sistema, por lotanto antes de realizar el proceso verificar quelos mismos existan, caso contrario realizar el

alta de los mismos en el sistema.



Importación Lote AFIP

El sistema SIU-Pilagá cuenta con la opción de cargar en lote los comprobantes que se visualizandesde el servicio "Mis Comprobantes" de AFIP. Para utilizar esta funcionalidad será necesarioconfigurar los comprobantes desde Mapeo comprobantes SIU-Pilagá - AFIP. El archivo necesariose podrá descargar presionando en botón "Excel" en la web del servicio.

Luego de exportado el archivo desde el sitio de la AFIP, el siguiente paso será importarlo a SIU-Pilagá, esto lo haremos presionando el botón Importar lote AFIP:

Figura 11-2: Formato esperado Importación por Lote AFIP.

Luego de seleccionado el archivo, y asociado el tramite si correspondiese, presionar el botón ValidarLote.

Antes de confirmar se nos mostrará la información recolectada. Es importante aclarar que el sistemaadecua el punto de venta y número de factura al formato válido para AFIP 00000-00000000, por loque en el caso de utilizar formato para tipos de documentos será necesario modificar la expresiónregular al formato mencionado.



Figura 11-3: Comprobantes a importar.

Finalizaremos presionando el botón Guardar.

IMPORTANTE: Independientemente sea la forma en la que se halla realizado el alta delcomprobante de 3ro, si el mismo presentó algún ítem de inciso 4, una vez finalizada la operación, elsistema automáticamente generará una solicitud de alta de bien patrimonial en estado BORRADORen el sistema SIU - Diaguita.

Nota: El sistema controla para que no secarguen comprobantes duplicados, es decir no

se repitan comprobantes con igual tipo ynúmero.

11.2 Modificar/ Eliminar Comprobante de 3rosLos comprobantes de 3ros dados de alta o importados se pueden modificar/ eliminar mientras noestén vinculados con ningún tramite ya PAGADO. En caso que el comprobante a modificar o eliminareste asociado con algún tramite, primero se deberá acceder a rectificar el mismo y desvincular elcomprobante en cuestión, luego desde la operación ABM - Comprobante de 3ros recién proceder amodificar/ eliminar el comprobante.

Nota: Si el comprobante a modificar o eliminarpresenta algún ítem correspondiente a inciso 4,se deberá notificar del cambio a realizar al área

de Compras que gestiona el sistema SIU -DIAGUITA para que realicen los cambios quecorrespondan en la solicitud de alta del bien

patrimonial.

Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 97 de 99


11.3 Vincular comprobante de 3ros con un tramiteA continuación se presenta un vídeo donde a través del circuito de Caja Chica se muestra comovincular un comprobante de 3ros con una rendición de caja chica.

Todos los comprobantes de 3ros que se den de alta desde la operaciónGastos/ Comprobantes de3ros/ ABM Comprobantes de 3ros o bien se hallan exportado desde el sistema SIU -Diaguita, podrán utilizarse por el momento en los circuitos Adelanto a Responsables (Rendición),Compras (Devengado) y Caja Chica (Rendición).

IMPORTANTE: Un comprobante NO PUEDEVINCULARSE con más de un tramite.

IMPORTANTE: Si durante la carga delcomprobante de 3ero se completó el número deexpediente, al momento de vincular el mismo

con un tramite en particular, el sistemacontrolará que ambos expedientes coincidan

para poder mostrar los comprobantes dentro deldevengado (compras, caja chica o adelanto a

responsable). Por tal motivo verificar si elnúmero coincide o si tiene punto u otro carácter

especial.

12. Rendiciones SITRAREDEn esta sección se desarrollan las operaciones de Envío de información a SITRARED como asitambién la modificación del envío de información. Se accede a dichas operaciones desde el menúRendición Cuentas/ Rendiciones SITRARED/ Resoluciones bienes y servicios o viáticos.

Nota: Las operaciones aquí descriptas seencuentran solo disponibles para algunos

perfiles funcionales en la sede de Rectorado.

Envío de Información a SITRARED

Modificación de envío a SITRARED

Plan de Acción de Sistemas - PSTI - UNPA - [email protected]

Página 98 de 99


URL de origen: https://instructivos.sistemas.unpa.edu.ar/instructivo/circuitos-funcionales


circuitos funcionales 1. adelanto a proveedores

Documents