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Cierre del proyecto

Obje+vos ! Proveer un enfoque sistem+co para iniciar proyectos. ! Asegurar el enfoque comn a las necesidades del proyecto. ! Denir y manejar el alcance del producto y del proyecto de

manera coordinada. ! Alinear los recursos con las necesidades y prioridades del

proyecto. ! Asegurar que el trabajo del proyecto este integrado con las

operaciones con+nuas.

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Productosentregablesdel proyecto

Registrosdel proyecto

Usuariosfinales

Activosde los

procesos

Iniciador/Patrocinadordel Proyecto

Entradas del proyecto

Lmites del proyecto

Desarrollar el Enunciado del

Alcance del proyecto (preliminar) 3.2.1.2 (4.2)

Desarrollar el acta de Constitucin

del Proyecto3.2.1.1 (4.1)

Definicin del Alcance 3.2.2.3 (5.2)Desarrollar el Plan

de Gestin del Proyecto

3.2.2.1 (4.3)

Planificacin del Alcance 3.2.2.2 (5.1)

Crear EDT 3.2.2.4 (5.3)

Definicin de las Actividades

3.2.2.5 (6.1)

Establecimiento de la secuencia de las actividades 3.2.2.6 (6.2)

Estimacin de Recursos de las

Actividades 3.2.2.7 (6.3) Estimacin de

la Duracin de las Actividades

3.2.2.8 (6.4)

Desarrollo del Cronograma 3.2.2.9 (6.5)

Estimacin de Costos

3.2.2.10 (7.1)

Preparacin del Presupuesto

de costos 3.2.2.11 (7.2)

Planificacin de Calidad

3.2.2.12 (8.1)

Planificacin delos Rec. Humanos

3.2.2.13 (9.1)

Planificacin de las Comunic. 3.2.2.14 (10.1)

Planificacin de la Gestin de

Riesgos 3.2.2.15 (11.1)

Identificacin de Riesgos

3.2.2.16 (11.2)

Anlisis cualitativo del Riesgos

3.2.2.17 (11.3)

Anlisis cuantitativo de riesgos

3.2.18 (11.4)

Planificacin de la Respuesta a

los Riesgos 3.2.2.19 (11.5)

Planificar las Compras y

Adquisiciones 3.2.2.20 (12.1)

Planificar la Contratacin

3.2.2.21 (12.2)

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 3.2.3.1 (4.4)

Realizar Aseguramiento

de Calidad 3.2.3.2 (8.2)

Adquirirel Equipo

del Proyecto 3.2.3.3 (9.2)

Desarrollar el Equipo

del Proyecto 3.2.3.4 (9.3)

Distribucin de la Informacin 3.2.3.5 (10.2)

Solicitar Respuestas deVendedores 3.2.3.6 (12.3)

Seleccin de Vendedores 3.2.3.7 (12.4)

Control del Alcance

3.2.4.4 (5.5)Control de

Cronograma 3.2.4.5 (6.6)Control de

Costos 3.2.4.6 (7.3)

Realizar Control de Calidad 3.2.4.7 (8.3)

Gestionar el Equipo del Proyecto 3.2.4.8 (9.4)

Informar el Rendimiento 3.2.4.9 (10.3)Gestionar los Interesados

3.2.4.10 (10.4)Seguimiento y

Control de Riesgos 3.2.4.11 (11.6)

Supervisar y Controlar elTrabajo del Proyecto

3.2.4.1 (4.5)

Control Integradode Cambios3.2.4.2 (4.6)

Verificacin del Alcance 3.2.4.3 (5.4)

Administracin del Contrato

3.2.4.12 (12.5)

Cerrar Proyecto

3.2.5.1 (4.7)

Cierre del Contrato

3.2.5.2 (12.6)

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalizacin formal del trabajo del proyecto, y la liberacin de los recursos de la organizacin para afrontar nuevos esfuerzos.

4.6 Cerrar el Proyecto o Fase

Gua del PMBOK - Quinta Edicin, p. 100 Fig. 4-12

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Gua del PMBOK - Quinta Edicin, p. 101 Fig. 4-13

Revisar Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminacin o salida de la fase o del proyecto, Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a produccin y/u operaciones; y Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el xito o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.

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4.6.1 Cerrar el Proyecto o Fase: Entradas 4.6.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto Descrito en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto formaliza el acuerdo entre el director del proyecto y el patrocinador al definir en qu consiste la culminacin del proyecto. 4.6.1.2 Entregables Aceptados Descritos en la Seccin 5.5. Los entregables aceptados pueden incluir las especificaciones aprobadas del producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeo del trabajo. Se pueden incluir tambin entregables intermedios o parciales en los casos de proyectos de varias fases o de proyectos cancelados. 4.6.1.3 Activos de los Procesos de la Organizacin Descritos en la Seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Cerrar el Proyecto o Fase incluyen, entre otros: Guas o requisitos para el cierre del proyecto o fase (p.ej., procedimientos administrativos, auditoras del proyecto, evaluaciones del proyecto y criterios de transferencia); e Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y documentos del proyecto, toda la informacin y documentacin de cierre del proyecto, informacin sobre los resultados de las decisiones de seleccin y sobre el desempeo de proyectos previos, e informacin sobre las actividades de gestin de riesgos).

4.6.2 Cerrar el Proyecto o Fase: Herramientas y Tcnicas 4.6.2.1 Juicio de Expertos El juicio de expertos se aplica cuando se realizan las actividades de cierre administrativo. Estos expertos aseguran que el cierre del proyecto o fase se realice de acuerdo con los estndares apropiados. La experiencia puede provenir de diversas fuentes, entre otras: Otros directores de proyecto dentro de la organizacin, La oficina de direccin de proyectos (PMO), y Asociaciones profesionales y tcnicas. 4.6.2.2 Tcnicas Analticas Descritas en la Seccin 4.4.2.2. A continuacin se citan algunos ejemplos de tcnicas analticas utilizadas en el cierre de proyectos: Anlisis de regresin, y Anlisis de tendencias. 4.6.2.3 Reuniones Descritas en la Seccin 4.3.2.3. Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales. Pueden involucrar a miembros del equipo del proyecto y a otros interesados implicados o afectados por el proyecto. Los tipos de reuniones incluyen, entre otros, reuniones de lecciones aprendidas, de cierre, de grupos de usuarios y de seguimiento.

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4.6.3 Cerrar el Proyecto o Fase: Salidas 4.6.3.1 Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final Esta salida se refiere a la transferencia del producto, servicio o resultado final para el que se autoriz el proyecto (o, en el caso del cierre de una fase, el producto, servicio o resultado intermedio de esa fase). 4.6.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Los activos de los procesos de la organizacin que se actualizan como resultado del proceso Cerrar el Proyecto o Fase incluyen, entre otros:

! Archivos del proyecto ! Registros indexados del proyecto ! Registros nancieros ! Bases de datos histricas actualizadas ! Ejemplos (electrnico, papel u otro):

oCronogramas oEs+mados oDatos reales oDocumentacin de ges+n de cambios oEtc.

Lecciones aprendidas ! Reuniones de revisin internas /externas. ! Iden+car variaciones con respecto al plan de lnea base y las acciones correc+vas. ! Revisar los resultados de la ges+n de riesgos. ! Categorizarlos en posi+vos y nega+vos. ! Documentar.

Cerrar el proyecto

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12.4 Cerrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentacin relacionada para futura referencia.

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El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro. El proceso Cerrar las Adquisiciones aborda cada uno de los contratos aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples, puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable nicamente a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cerrar las Adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio tras del cierre. Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos especficos para el cierre del acuerdo. El proceso Cerrar las Adquisiciones brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase (Seccin 4.6) al asegurar que los acuerdos contractuales sean completados o terminados. La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato as lo prevea. Los derechos y responsabilidades de las partes en caso de finalizacin anticipada estn incluidos en la clusula de rescisin del contrato. Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del mismo, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este ltimo, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.

12.4.1 Cerrar las Adquisiciones: Entradas

12.4.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto Descrito en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto contiene el plan de gestin de las adquisiciones, que proporciona los detalles y las guas para llevar a cabo el cierre de las adquisiciones. 12.4.1.2 Documentos de las Adquisiciones Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentacin de la adquisicin. Se cataloga la informacin del contrato relativa al cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeo del costo, junto con toda la documentacin sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones. Esta informacin se puede utilizar para las lecciones aprendidas y como base de evaluacin de contratistas para contratos futuros.

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12.4.2 Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Tcnicas

12.4.2.1 Auditoras de la Adquisicin Una auditora de la adquisicin es una revisin estructurada del proceso de adquisicin, desde el proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones hasta el proceso Controlar las Adquisiciones. El objetivo de una auditora de la adquisicin es identificar los xitos y los fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organizacin ejecutora. 12.4.2.2 Negociacin de Adquisiciones En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin es un objetivo fundamental. En los casos en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la negociacin directa, puede examinarse el empleo de algn mtodo alternativo para la resolucin de conflictos (ADR), incluidos la mediacin o el arbitraje. Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opcin menos deseable. 12.4.2.3 Sistema de Gestin de Registros Descritos en la Seccin 12.3.2.7. Para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros. Mediante el sistema de gestin de registros se archivan los documentos y la correspondencia del contrato, como parte del proceso Cerrar las Adquisiciones.

12.4.3 Cerrar las Adquisiciones: Salidas 12.4.3.1 Adquisiciones Cerradas El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisicin se definen en los trminos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestin de las adquisiciones. 12.4.3.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Los elementos de los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros: Archivo de la adquisicin. Se prepara un juego indexado completo de la documentacin del contrato, incluido el contrato cerrado, para su incorporacin a los archivos finales del proyecto. Aceptacin de los entregables. Puede exigirse que la documentacin de aceptacin formal de los entregables proporcionados por el vendedor sea retenida por la organizacin. El proceso Cerrar las Adquisiciones asegura el cumplimiento de este requisito de documentacin. Por lo general, los requisitos de aceptacin formal de los entregables y el tratamiento de los entregables no conformes se definen en el acuerdo. Documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso se deben elaborar para incluirlas en los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.

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PARA TENER EN CUENTA: Este Grupo de Procesos tambin establece formalmente el cierre prematuro del proyecto. Los proyectos cerrados prematuramente podran incluir, por ejemplo, proyectos abortados, proyectos cancelados y proyectos en crisis. En casos particulares, cuando algunos contratos no pueden cerrarse formalmente (p.ej., reclamaciones, clusulas de rescisin, etc.) o algunas actividades han de transferirse a otras unidades de la organizacin, es posible organizar y finalizar procedimientos de transferencia especficos. En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente: Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o fase, Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase, Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso, Que se documenten las lecciones aprendidas, Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organizacin, Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin de proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos histricos, Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la finalizacin de todos los acuerdos relevantes, y Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.

Notas

Evite el cierre que nunca termine o el alargamiento elegante

Criterios de aceptacin concisos, especficos y medibles

El contrato se ha cumplido cuando se terminan todos los elementos de la lista

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GRACIAS