ciclo de gestion

Ciclo de Gestión de los VoluntariosAdaptación a la Cruz Roja Colombiana

Cruz Roja ColombianaSociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana

Dirección General de VoluntariadoDirecciones Nacionales de Damas Grises, Juventud y Socorrismo

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Cruz Roja Colombiana

INTRODUCCIÓN

Esta herramienta que hoy compartimos con todos(as), es el producto de un trabajo en equipo de manera integrada, buscado implementar de manera sistemática el proceso de evolución del voluntariado de la institución desde el momento en que se incorpora, hasta su promoción en la estructura de gobierno y gestión, o retiro según sean sus intereses. La propuesta brinda la oportunidad de establecer un modelo que por lo demás ya se ha experimentado en otros países, con excelentes resultados. Esta metodología nos muestra cómo podemos administrar, motivar y cultivar ese recurso humano que responderá a las necesidades internas y externas, para fortalecer la intervención de la Cruz Roja Colombiana en el ámbito Nacional, permitirá así mismo el fortalecimiento de la capacidad de respuesta institucional y la prestación de un efectivo servicio humanitario, así como el desarrollo del voluntario como persona como y ciudadano que hace parte de un conglomerado.

La tarea es iniciar su socialización de este documento en las seccionales que conforma la organización de la Cruz Roja, “Ciclo de Gestión del Voluntariado”, el cual debe ser conocido por el personal voluntario, requiriendo ser compartido con los órganos de gobierno y gestión, para dar claridad al proceso, buscando con ello dar asertividad a los contenidos y programas que se requieren.

Se pretende la generación de espacios de participación en la Seccional, que permitan la implementación del Ciclo con los compromisos de todos los que intervienen en la vida institucional.

Con aprecio

Fabio Betancur RDirector General de Voluntariado Cruz Roja Colombiana

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El Ciclo de Gestión de los Voluntarios es un conjunto de etapas y procesos, que son utilizados como herramienta para los administradores y dirigentes que brinda pautas que nos permite mejorar la vinculación de los voluntarios y su permanencia en la institución así como mejorar el desempeño final, permitiendo tener una buena imagen de la institución y sus principios mientras existe la vinculación o cuando ella termina.

Describir que es el Ciclo de Gestión de los Voluntarios; estas etapas dan la forma como se ha dividido

Primera Fase: Esta etapa surge desde diagnóstico hasta la graduación: antes de adquirir la categoría como Voluntario.

Segunda Fase: Son los procesos paralelos, que permiten tener un mantenimiento permanente de la labor voluntaria y permite visualizar el proceso de salida cuando desee terminar la vinculación.

Tercera Fase: Son los procesos permanentes que se cumplen desde el inicio del Ciclo de Gestión de los Voluntarios hasta el final (comunicación, motivación, evaluación).

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Ciclo de Gestión de los Voluntarios

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FASE UNO

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1.DIAGNOSTICO: Es la etapa inicial del Ciclo de Gestión de los Voluntarios y está orientado a identificar las necesidades de vinculación y permanencia de nuevos voluntarios para los Grupos de Apoyo, Unidades Municipales y Seccionales de la Cruz Roja Colombiana.

Los Dirigentes del Voluntariado a través de este proceso deben tener claro los aspectos tanto externos como internos los cuales influyen en la vinculación de nuevos miembros para las agrupaciones de Damas Grises, Juventud, Socorrismo o aquellas modalidades de vinculación aprobadas por la Junta Directivamente Nacional, necesidades de la comunidad, intereses de los niños, jóvenes y adultos en términos de asociación, propósitos institucionales para la vinculación de voluntarios y otros aspectos que permitan captar voluntarios para garantizar mejor capacidad de respuesta de la Cruz Roja en cumplimiento de su misión humanitaria.

Lo anterior nos permite el fortalecimiento del voluntariado y la mejora continua institucional.

El diagnóstico en todo caso debe permitir la identificación de:

« La población objeto que pretendemos vincular a la Institución (voluntarios de sede, sector escolar, corporativo, directivo y comunitario).

« Las causas que influyen en la deserción de los voluntarios.

« La capacidad Institucional para el desarrollo de acciones humanitarias.

« Las necesidades de la Cruz Roja para vincular nuevos voluntarios.

2.PLANIFICACIÓN: Una vez establecido el diagnóstico, se debe establecer un plan de trabajo consistente en dos momentos de planificación (se deben realizar en forma simultáneos), (vinculación) uno que va desde la captación hasta finalizar el curso básico y una segunda planificación (para la permanencia del voluntario) que tiene en cuenta desde la orientación, pasando por los proceso paralelos, en este proceso de planificación se debe establecer tiempos, responsables, recursos, entre otros aspectos.

Los Directivos de las agrupaciones voluntarias deben establecer para qué quieren vincular a los voluntarios a la misión humanitaria. Esta decisión debe ser establecida con toda claridad de tal forma que permita reconocer en los voluntarios el soporte a los programas y proyectos que desarrolla la institución.

Una vez la institución haya definido las acciones que desarrollaran los voluntarios en los programas, proyectos y actividades; es conveniente considerar y establecer:

« La relación y complementariedad entre las diferentes personas que van a trabajar en los programas, proyectos y actividades.

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« La relación y complementariedad entre los diferentes procesos que desarrollan los voluntarios que van a trabajar en los programas, proyectos y actividades.

La institución en cumplimiento de su misión y de los principios universales del voluntariado determinará un perfil general e incluirá los requisitos para la vinculación como voluntarios, este perfil está establecido en los reglamentos nacionales.

El programa de formación es responsabilidad de la institución. Este debe ser atractivo para los voluntarios, de manera que le permita el crecimiento a nivel personal y dentro de la institución (formación).

Es conveniente dar cabal cumplimiento al cronograma de formación presentado, ya que su incumplimiento genera en los aspirantes pérdida de interés y credibilidad en la institución (formación).

El proceso de formación debe ser evaluado para conocer si la persona cumple y satisface las expectativas que tiene la institución, fortaleciendo los ejes temáticos en los cuales presente debilidades (logros no alcanzados) (formación).

Se debe determinar entre otros recursos: los humanos, físicos y financieros que se requieren, con los que se cuenta y los que hacen falta para desarrollar cada uno de los programas, proyectos y actividades, así como la forma de consecución.

Cuando la institución define en cuales de sus programas, proyectos y actividades va a involucrar voluntarios, es indispensable que el Director de agrupación designe qué persona(s) van a tener la responsabilidad, la autoridad y las competencias para la dirección, control y evaluación de los programas, proyectos y actividades.

La persona que coordinará a los voluntarios debe contar con un nivel de formación que sea acorde con el perfil que se exige a los candidatos, ser un líder que convoque y oriente procesos y demostrar alto compromiso tanto con la institución como la responsabilidad que se le ha asignado.

Es recomendable que el equipo directivo de la agrupación defina qué mecanismos se van a utilizar para realizar el acompañamiento, supervisión y evaluación de los voluntarios.

Es importante que el aspirante y el voluntario (diferenciar las dos etapas) se sientan valorados, acompañados, respaldados, asesorados y evaluados dentro del proceso, pues a la vez que esta información le permite a la agrupación tomar decisiones frente al voluntario, este evidenciará su desarrollo en la institución .

La institución debe realizar una evaluación continua de la acción voluntaria para identificar y corregir las desviaciones que se presentan en lo planificado.

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3. CAPTACIÓN: Proceso mediante el cual la CRC, por diferentes mecanismos da a conocer la apertura para vincular potenciales aspirantes y va desde la información y promoción hasta la inscripción. Se pretende buscar las personas que mejor se acomoden a las necesidades y retos que enfrenta la institución. A través de la promoción se debe dar información veraz y concreta respecto a las diferentes actividades que se desarrollan en el voluntariado, así como brindar información relacionada con el proceso de vinculación y los criterios de selección.

Este proceso involucra la captación de voluntarios para las agrupaciones de Juventud, Socorrismo, Damas Grises, Voluntariado Comunitario, Corporativo y otras formas de vinculación establecidas en el futuro por la Sociedad Nacional.

En la captación, los Dirigentes del Voluntariado deben:

« Motivar al público objeto hacia las acciones de la Cruz Roja.

« Inscribir las personas interesadas en pertenecer a la respectiva agrupación voluntaria de la Cruz Roja.

« Dar la inducción a las personas inscritas en temas relacionados con su papel en la Institución, proceso de vinculación y formación.

Cuando hacer un proceso de captación.Presentar ejemplos que se puedan dar.

4. SELECCIÓN Proceso sistemático y objetivo en donde se elige de los inscritos, aquellas personas que cumplen con los requisitos y características indispensables para iniciar el proceso de formación. Se pretende identificar las posibles conductas que puedan favorecer o perjudicar las acciones humanitarias.

Es importante que las Direcciones locales y Seccionales de los grupos voluntarios, integren un grupo para la selección de aspirantes a voluntarios, conformado por integrantes de los Equipos Directivos y de ser posible profesionales, conforme a las capacidades de cada municipio o seccional con el fin de tener distintas perspectivas, buscando ser integrales y objetivos al momento de tomar decisiones para la vinculación de estos.

Para la selección de los aspirantes a voluntarios, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos como:

Entrevista (obligatorio para Damas Grises, Juveniles y Socorristas).Evaluación médica general (obligatorio para Damas Grises, Juveniles y Socorristas).Visita domiciliaria y prueba psicotécnica (opcional para Damas Grises, Juveniles y Socorristas).

Entrevista: El proceso de selección, se debe fundamentar en una entrevista prediseñada, la cual es aplicada individualmente a cada uno de los aspirantes por parte del equipo de trabajo, ésta debe permitir interactuar entre los entrevistadores y el aspirante a voluntario.

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En el caso de infantiles y Prejuveniles se recomienda no realizar entrevista de selección, sino una reunión de padres o adultos responsables con el fin de dar a conocer las acciones que desarrollaran sus hijos al ingresar a la institución, la cual se formalizara con la firma de autorización de los padres para su vinculación.

Los voluntarios del sector escolar tienen vinculación abierta y no se requiere de la entrevista para su ingreso.

Cuando un voluntario brigadista, estudiante del servicio social, o profesor monitor, desea vincularse a un grupo de sede, no debe hacerse el proceso de selección como cualquier aspirante, se facilitará su participación y se avalará la formación recibida en el sector escolar. Podrá realizarse una reunión de carácter informativa.

« Evaluación Médica: Debe indagar el estado de salud general de los aspirantes a voluntarios de la Cruz Roja a nivel de la sede; busca igualmente identificar las capacidades que tienen los aspirantes para el desarrollo de las diferentes acciones en la Institución. Esta información será fundamental en el proceso de orientación y en ningún caso la evaluación médica debe descalificar al aspirante.

El certificado médico, que presenta el aspirante a voluntario, cumplirá las mismas funciones de la evaluación médica.

Es importante para los dirigentes contar con una información básica de los voluntarios en cuanto a los aspectos de salud, como herramienta para la toma de decisiones al momento de vincular a las personas a cada una de las actividades de la Cruz Roja. Este proceso debe estar sujeto a la capacidad que tienen los grupos locales de contar con el personal profesional idóneo y disponible para apoyar dicha labor.

La evaluación médica no aplica para la selección de voluntarios en el sector escolar ni en los grupos de Infantiles y Prejuveniles.

« Visita Domiciliara: Herramienta utilizada para identificar aspectos personales, familiares y sociales, que puedan incidir en el desempeño de los voluntarios en las actividades Institucionales y de proyección comunitaria, así como su relación con los demás miembros de la Cruz Roja.

La visita domiciliaria es importante para establecer comunicación entre la familia y la Institución, aplica especialmente para los grupos de Jóvenes, con el fin de que los padres de familia o adultos responsables tengan conocimiento acerca del papel que cumplen los voluntarios en la Cruz Roja, y si lo considera el Equipo Directivo se podrá aplicar a los grupos de adultos.

« Prueba Psicotécnica: Test que se aplica para identificar algunos rasgos o aspectos generales de la personalidad de cada aspirante y que nos permite acercarnos al perfil requerido en cada una de las agrupaciones de la Cruz Roja. Estas pruebas solo deben ser aplicadas por profesionales en el área de la psicología.

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Una vez se tengan los aspirantes seleccionados, el Director Seccional de cada agrupación, tramitará ante la Dirección Nacional respectiva la expedición del carné provisional. De la misma manera el aspirante deberá diligenciar el formato de designación de beneficiarios y remitirlo a la Dirección Nacional.

5. FORMACIÓN BÁSICA: Es la primera fase de formación que un aspirante a voluntario recibe al ingresar a la Cruz Roja Colombiana y tiene los siguientes objetivos:

« Proporcionar los conocimientos actualizados y necesarios para la realización efectiva de las funciones que desarrollará como voluntario.

« Promover la cultura y la ética del voluntario.

« Satisfacer las necesidades de aprendizaje de los voluntarios.

« Desarrollar sus competencias y habilidades.

Cada una de las clases de vinculación a la Cruz Roja Colombiana tiene determinado su curso de formación básica que han sido elaborados por las Direcciones Nacionales de Voluntariado en coordinación con las áreas y aprobados conjuntamente con la Dirección Nacional Docencia. Estas clases de vinculación son:

« Damas Grises.

« Juveniles (Infantil, Prejuvenil y Juvenil).

« Socorristas.

« Sector Escolar (Brigadas Educativas, Servicio Social y Profesores).

« Voluntarios Comunitarios.

« Voluntarios Corporativos.

« Juntas Directivas.

La formación básica incluye:

« Las habilidades para el desarrollo de las acciones asignadas.

« El desarrollo de cualidades y el fortalecimiento como ser humano.

La formación básica para los voluntarios de los grupos de Damas Grises, Juveniles y Socorristas, que es de obligatorio cumplimiento en el territorio nacional, consta de 70 horas teóricas y 30 horas practicas para un total de 100 horas, que se debe realizar en un periodo no mayor a cuatro (04) meses, y le da la competencia para realizar servicios básicos institucionales. Este proceso básico de formación por ningún motivo debe considerarse como un filtro para la permanencia dentro de la institución.

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Los miembros de las Juntas Directivas nombrados por estas y que previamente no hayan sido integrantes de las agrupaciones voluntarias se establece una formación básica que consta de 20 horas con énfasis en la parte doctrinal, ética de voluntario y responsabilidad civil de las juntas directivas. En el caso de los voluntarios de las agrupaciones que hayan sido promovidos a ser miembros de junta o hayan sido nombrados Directores es obligatorio recibir la formación en la temática de responsabilidad civil.

6. GRADUACIÓN: Una vez culminado el proceso de formación básica y en un periodo no superior a dos (02) meses, se debe realizar el acto de graduación, en el cual mediante ceremonia especial se entrega el certificado que lo acredita como Voluntario de la Cruz Roja Colombiana, esta se hace mediante Resolución y entrega de identificación (Carné).

Para la graduación, la seccional debe solicitar a la respectiva Dirección Nacional de Agrupación la expedición de carnés, previo diligenciamiento de la hoja de vida en el Sistema de Información de la Cruz Roja Colombiana –SICRC y los certificados.

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FASE DOS

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7. ORIENTACIÓN: Al finalizar el proceso de formación básica y antes de la graduación y con el propósito de direccionar las potencialidades de los voluntarios, se debe brindar asesoría e información para facilitar el proceso de toma de decisiones sobre los posibles campos de acción y especialidades en los cuales se pueden desempeñar.

Esta orientación debe estar relacionada con los procesos establecidos en el diagnóstico, la planificación y la selección, de acuerdo con los programas y necesidades de cada una de las seccionales, unidades municipales y grupos de apoyo.

La Cruz Roja Colombiana considera que las siguientes etapas del Ciclo de Gestión de los Voluntarios son paralelas y no se dan en secuencia, dando de esta forma un proceso más integral.

8. FORMACIÓN ESPECIALIZADA: Dada la diversidad de campos de acción humanitaria de la institución, y la complejidad de competencias especificas requeridas, se debe contar con voluntarios especializados en cada uno de ellos.

Cuando se habla de formación especializada, cada una de ellas debe tener un currículo del orden nacional que debe ser aprobado en conjuntamente por las agrupaciones, las áreas y docencia nacional, garantizando la definición de competencias y luego de ella se brindará formación complementaria que garantice la actualización permanente. La formación especializada hace parte del Proyecto Educativo Institucional (PEI) teniendo en cuenta a todas las áreas de la institución . Contempla tres categorías:

Formación en programas.

« Capacitación para el desempeño en los diferentes programas de la institución y en los propios de cada agrupación.

Formación como facilitador, instructor o tutor.

« Es la capacitación orientada al desarrollo de competencias pedagógicas, para el ejercicio de la función docente.

Formación para Dirigentes

Es la que permite que los miembros de la institución se formen para dirigir y orientar el desarrollo organizacional, la toma de decisiones a diferentes niveles y el manejo adecuado de las agrupaciones voluntarias del orden nacional, seccional y municipal.

La formación especializada abarca los niveles básico, intermedio y avanzado. Esta última incluye el desarrollo de competencias investigativas.

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La formación especializada requiere un perfil específico y algunos de ellos un proceso de selección adicional, que pueden incluir la aplicación de pruebas complementarias, exámenes médicos, pruebas psicotécnicas, evaluaciones de conocimientos y otros que se consideren necesarios, los cuales se reglamentan en los respectivos manuales de formación, aprobados conjuntamente con la Dirección Nacional de Docencia.

La evaluación médica especializada, se puede aplicar específicamente para los grupos conformados en la Institución y en los casos en los cuales se debe conocer más detalladamente antecedentes en este campo de los voluntarios (Grupos de Rescate, Atención Pre Hospitalaria, Módulos de Estabilización Clasificación, entre otros).

Los voluntarios que se han certificado como especialistas en cualquier área, recibirán actualización periódica.

9. APOYO: Para el cumplimiento de sus funciones y objetivos el voluntario requiere de medios, recursos y condiciones necesarias.

Este apoyo se puede dar en tres aspectos importantes que son:

Aspecto Logístico:« Asignación de presupuesto para las actividades.

« Brindar condiciones de seguridad (bioseguridad, elementos de protección personal, de tipo industrial o de operaciones).

Bienestar de Voluntariado:« Espacios de trabajo acorde con la función a desempeñar.

« Gastos de manutención.

« Seguro de accidentes en servicio.

« Bienestar del Voluntariado.

« Promoción de la salud y prevención de la enfermedad a nivel físico, mental y social.

« Pólizas de responsabilidad civil.

« Fondo de solidaridad para apoyar al voluntariado cuando es víctima de desastres y calamidades.

Dotación:« Dotación de oficinas.

« Dotación para el servicio.

« Otros que puedan beneficiar a los voluntarios.

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10. PRESTACIÓN DE SERVICIOS: La razón de contar con voluntarios es brindar servicios a las comunidades más vulnerables y contribuir a su bienestar y desarrollo, es por ello que este componente del ciclo de gestión es considerado por la Cruz Roja Colombiana como elemento esencial, el cual los dirigentes de voluntariado deben tener siempre presente. Los voluntarios también proyectan su trabajo hacia el interior de la Sociedad Nacional para contribuir a su desarrollo y buen funcionamiento.

La participación del voluntario se materializa en la planificación, ejecución y evaluación de las actividades, igualmente en la coordinación, el trabajo en equipo, para lo cual debe asumir diversos roles según intereses y competencias (como ser coordinador del servicio o integrante de un equipo de trabajo), labor que posteriormente se registra de acuerdo a los resultados de impacto.

Estos servicios se presentan a nivel externo beneficiando a las comunidades objeto de nuestra intervención e interno

Tanto el voluntario como el dirigente o coordinador deben registrar de manera permanente las experiencias (logros, dificultades, lecciones aprendidas, impacto, valor agregado) y el número de horas de servicio voluntarias prestadas, pues además de ser un factor para la motivación y el seguimiento, el total de horas de servicio de los voluntarios hacen parte del aporte social que hace la institución a las comunidades y la sociedad en general.

Por otro lado y hacia el interior de la institución el voluntario presta servicios en diversos campos como son: el desarrollo organizativo ocupando cargos directivos, como instructor para la formación de nuevos voluntarios y voluntarias, en la elaboración de documentos técnicos, en la planificación y asesoría de proyectos internos y externos, en la movilización y desarrollo de recursos, en apoyo a otras áreas como coordinadores, integrantes de los equipos técnicos de trabajo, dinamizadores o facilitadores.

11. RECONOCIMIENTO: Con el propósito de reconocer en forma objetiva la labor desarrollada por los voluntarios de las agrupaciones, se deben otorgar estímulos. Se consideran estímulos todas aquellas acciones tendientes a mejorar las condiciones y cualidades personales de los voluntarios. Estos reconocimientos pueden ser individuales o colectivos.

Otros tipo de reconocimiento esta relacionado con la reposición de los elementos que por desgaste incurra el voluntario, siempre y cuando estos hayan sido autorizados por el director.

También es considerado reconocimiento, la capacitación que se le brinda al voluntario, para el mejoramiento de la labor humanitaria.

Para obtener la finalidad que con el estímulo se persigue, éste deberá ser proporcional al acto o situación de servicio por el cual se otorga y con la prontitud requerida; buscando en lo posible resaltar su importancia, formalizando su entrega en ceremonias especiales, reuniones nacionales o seccionales, ceremonias de graduación, reuniones de Junta Directiva Nacional, Junta Directiva Seccional o Junta Directiva Municipal.

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Los estímulos serán otorgados por medio de disposiciones escritas (oficios, resoluciones o menciones), de acuerdo con la competencia específica de quien los otorgue y el carácter del estímulo. En dichas disposiciones se deberá especificar la clase de estímulo otorgado y consignar los hechos y las circunstancias del servicio por los cuales se concede.

Aunque la institución tiene debidamente establecido los planes de estímulos al voluntariado, es necesario que apliquen las pautas para el cumplimiento de su aplicación.

Como aspectos para el otorgamiento de los estímulos se pueden destacar:

« Sustentar el trabajo voluntario en el Balance Social (N° de voluntarios, horas de servicios, actividades realizadas, población beneficiada), se demuestra la importancia de invertir y presupuestar en el reconocimiento voluntario ya no como un gasto.

« Generar un proceso de acompañamiento (empalme, inducción) a los directores de agrupación en las indicaciones del cumplimiento de sus funciones administrativas y de gestión se puede mejorar la aplicación de los estímulos dándole prioridad, convirtiéndola en tarea vital de seguimiento y control.

12. PARTICIPACIÓN: La participación es un derecho y una responsabilidad de los voluntarios dentro de la organización y juega un doble papel contribuyendo a la motivación y desarrollo de ellos dentro de la organización.

Los “equipos directivos” en el voluntariado tienen la responsabilidad de promover, facilitar y garantizar la participación de los voluntarios en la vida asociativa de la organización.

En muchos casos algunos directores de voluntariado y los propios voluntarios limitan la “participación” casi exclusivamente a aspectos operativos como la asistencia a servicios, atención de desastres y actividades, pero un buen dirigente se esfuerza y trabaja activamente para fortalecer y generar una más significativa y trascendente participación de los voluntarios dentro de la institución.

Como elemento del ciclo de gestión de los voluntarios la participación es un factor fundamental y permanente, que adquiere un significativo valor en la vida institucional una vez que los voluntarios se han graduado y se convierten en miembros activos con plenos derechos y deberes.

La participación del voluntariado en la Cruz Roja Colombiana puede darse a través de algunos o la totalidad de los siguientes mecanismos:

« En el ejercicio de la democracia de la vida asociativa, al elegir y ser elegido para cargos directivos dentro de cada agrupación y en la Seccional o Unidad Municipal , de acuerdo con los requisitos y mecanismos establecidos en los Estatutos de la Sociedad Nacional, de la Seccional y en el Reglamento Nacional de las agrupaciones voluntarias.

« A través del cumplimiento de funciones como coordinadores e integrantes de los equipos de trabajo de las Direcciones de cada agrupación, como instructores o como coordinadores de otras áreas o direcciones, designados por la respectiva Junta o persona responsable.

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« Cuando se realizan encuestas, reuniones, grupos de trabajo u otras actividades para conocer sus necesidades, opiniones, sugerencias, propuestas para el mejoramiento de la agrupación o de la Seccional y de sus planes, programas, estructuras, etc.

« Cuando por intermedio de sus Directores, como representantes ante las Juntas Directivas dan a conocer sus propuestas, opiniones, planes, etc.

« Contribuyendo con sus ideas y acciones en la gestión de los proyectos y programas, durante todas sus etapas, es decir participando en la planificación, la organización y coordinación, la ejecución, monitoreo, seguimiento y la evaluación.

« Con su participación activa en las actividades propias de la Seccional o unidad municipal

« Aportando ideas o por medio de votaciones, consultas u otros mecanismos por ejemplo para la selección de los mejores voluntarios de la seccional o unidad municipal o siendo parte de comisiones para hacerlo.

« Siendo parte de comisiones o grupos de trabajo de los programas.

« Contribuyendo en todos los servicios, programas o actividades de la Seccional como parte de la organización o como parte del equipo ejecutor.

Para promover, facilitar y garantizar la participación de los voluntarios en la vida institucional, los dirigentes de voluntariado de la Cruz Roja Colombiana pueden consultar la información pertinente en los reglamentos nacionales y en los Estatutos, así como en las guías de los programas.

13. PROMOCIÓN: La institución genera su propio mecanismo de formación y crecimiento interno en cuanto al tema de promoción del Voluntariado de forma innata sin olvidar que se tienen establecidos perfiles y requisitos para los diferentes escalafones (en el caso de docencia y programas de las áreas de voluntariado, socorros, salud, cooperación, doctrina y otros), pues se destaca la permanencia y liderazgo de voluntarios que crecen con la institución y desarrollan habilidades por experiencia para escalar en cargos operativos (coordinador de eventos, sede), administrativos (coordinador de programa, agrupación, Junta Directiva, presidencia), docencia (monitor, instructor) y espacios laborales remunerados (radioperador, conductor, servicios generales y de oficina, entre otros), dándose casos de alta jerarquía como directores de áreas (salud, docencia, socorros, doctrina, cooperación entre otros).

Para desarrollar de manera eficiente y clara la promoción del Voluntariado es necesario brindar oportunidades según sus competencias para perfilarse a los diferentes cargos, dándole a conocer estas posibilidades desde el inicio de su labor voluntaria.

La función del dirigente será identificar capacidades y perfilar al voluntariado a cargos dentro de la institución y proporcionar los recursos de formación y desarrollo.

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14. SALIDA: Es un proceso natural y constante en el ciclo de gestión del voluntariado que debe ser sistematizado y evaluado con el fin de disminuirla.

Esta etapa se da por las siguientes causas:

« Retiro voluntario por razones personales, cambios en su proyecto de vida, estudio, trabajo, considera que termino su ciclo en la organización.

« Cuando la institución considera que sus servicios no están beneficiando a la comunidad ni posibilita su crecimiento personal (con la familia, o en su formación académica y/o laboral por lo que es necesario orientarlo al cumplimiento de sus obligaciones), por el no cumplimiento de los deberes.

« Por ser promovido hacia cargos remunerados.

Estos datos deben ser sistematizados y socializados por los dirigentes, quienes con ellos deben tomar decisiones para el futuro de la agrupación.

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FASE TRES

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La siguiente etapa del ciclo de gestión de voluntarios, se considera que debe orbitar todo el proceso, desde el inicio debe ser clara, fluida y permanente, para que de esta forma el voluntario conozca cual será su papel dentro de la institución.

Las siguientes dos etapas se consideran como el eje del proceso del ciclo de gestión de voluntarios:

15. COMUNICACIÓN: Esta se da en doble vía, El voluntariado debe estar debidamente informado de la situación institucional y de los logros que se alcanzan con su aporte al cumplimiento de la Misión. También es importante para conocer en qué aspectos se debe implementar una mejora continua

Deben fortalecerse los espacios naturales de las agrupaciones como son las reuniones generales (mínimo una al mes), las reuniones del equipo directivo de la agrupación Y la reunión de programas y proyectos. Se debe continuar usando las carteleras para trasmitir a los voluntarios los acontecimientos relevantes y otras herramientas tecnológicas de comunicación disponible

Así mismo se debe buscar crear los boletines virtuales, la masificación del internet, promover las visitas a las páginas web de la institución (nacional y de seccionales) y propender por su actualización.Con esta amplitud de información, se da mayor transparencia a la labor institucional.

16. MOTIVACIÓN: La motivación es la fuerza interior que impulsa a una persona a la acción, para que haya motivación tiene que existir una razón de ser; un propósito, algo que resulte significativo y que sea razón lo que lleva a una persona a actuar o no actuar.

La acción voluntaria puede estar motivada por diferentes razones, no se trata de decir que una es mejor que la otra, pero es importante que el voluntario reconozca cual es su verdadera motivación. Hay tres tipos de Motivación:

La motivación extrínseca Es externa, es el tipo de motivación en que la persona actúa por lo que recibe. Hace las cosas por el premio, por el reconocimiento. La persona no está muy interesada en el propósito o sentido de la actividad, sólo le interesa lo que va a recibir por hacerlo.

La motivación intrínseca A diferencia de la motivación extrínseca que se activa por el estímulo externo, en esta los estímulos son internos. La persona se motiva a hacer el trabajo o participar en la actividad, porque le gusta, porque le nace hacerlo, porque se identifica y le parece importante. En esta motivación se presenta un mayor compromiso, además se siente a gusto y satisfecha con lo que hace, lo cual redunda positivamente tanto para el desarrollo de la acción voluntaria, como también en los resultados obtenidos.

La motivación trascendenteEn este caso, la persona ya no solo hace por el reconocimiento o por gusto, sino porque encuentra en la acción voluntaria, una forma de dejar huella, de trascender; porque es afín con su proyecto de vida o con su misión personal y considera que de esta manera está haciendo un aporte significativo a la sociedad, a su generación, al país, al mundo.

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Cada persona según propias circunstancias personales, se motiva y reacciona frente a diferentes estímulos, pero en general todos los seres humanos responden al ambiente positivo y amistoso, a los resultados exitosos de la acción voluntaria realizada, a un ambiente conocido y seguro.

Es responsabilidad de la organización desarrollar y mantener la motivación en sus voluntarios, para motivar es importante establecer un proceso continuo que pretende asegurar el compromiso, la permanencia de los voluntarios y la calidad de las acciones voluntarias.

¿Para qué se necesitan voluntarios y voluntarias motivados?

Para que crezcan como personas integrales y satisfechas

Para que el servicio voluntario sea una parte fundamental de su vida

Para que contribuyan eficaz y eficientemente al logro de los objetivos organizacionales.

Para que su desempeño facilite el mejoramiento continúo de la organización.

La organización puede considerar para el logro de la motivación de los voluntarios entre otras, las siguientes estrategias:

« El reconocimiento a diferentes aptitudes y actitudes de los voluntarios

« La formación, que puede servir a los voluntarios para otras actividades en la vida profesional y personal.

« Exaltar la acción de los voluntarios en el logro de los objetivos organizacionales propuestos.

« Asignación de funciones y tareas especificas teniendo en cuentas las competencias y las motivaciones del voluntario.

« Apoyo y acompañamiento a las labores desempeñadas por los voluntarios.

« Participación del voluntario en las actividades de planeación y toma de decisiones según sea aplicable.

« Dar crédito a las ideas, proyectos , planes, entre otros sugeridos por los voluntarios que aporten al logro de la misión de la organización ,

«Proporcionar espacios que generen vínculos y sentido de pertenencia e identidad con el grupo.

Para que esta sea positiva debe aplicarse durante todo el proceso y debe buscar:

« Reconocer el aporte del voluntario al cumplimiento de la misión institucional en los niveles de gobierno y de gestión.

« La importancia de su participación en la toma de decisiones.

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« Formar, capacitar y actualizar a su talento humano en funciones y acciones especificas según las necesidades institucionales y del voluntario.

« Exaltar (reconocimiento) los logros y acciones del Voluntario.

« Promover al voluntario cuando este demuestra capacidades para dirigir.

« Dar herramientas necesarias para el cumplimiento de su labor.

« El responsable del voluntariado debe inspirar en su personal la confianza necesaria para que ellos exploren sus capacidades.

17. EVALUACIÓN: La evaluación garantiza el cumplimiento de los objetivos descritos en el ciclo de gestión de los voluntarios. Le corresponde al equipo de trabajo de la dirección de agrupación, el analizar el proceso de evaluación establecido. Esta debe estar claramente definida desde la etapa de la planeación y crearse los instrumentos que serán utilizados en ella esta evaluación permite medir:

« La calidad de la estructura organizacional« Los métodos operativos.« La distribución y el uso de los recursos. « La planificación y las desviaciones para futuras mejoras« Asegura el respeto de las normas de calidad. « Aspectos del ciclo de gestión

Para evaluar existen diversidad de instrumentos y en ella participan los voluntarios, la comunidad, entidades, financiadores, partes interesadas y de ella saldrán medidas que podrán ser adoptadas a corto, mediano y largo plazo.

Durante las evaluaciones que se contratan en la ejecución de un proyecto para verificar el logro de las metas, es necesario que se evalué el aporte que el voluntario dio al alcance de los mismos

Evaluación del desempeño del Voluntario

Se podrían destacar tres tipos de evaluación a un voluntario, estas serían:

Autoevaluación: Realizada por el mismo voluntario basado en los parámetros ya establecidos.

Coevaluación: Realizada por un compañero

Heteroevaluación: Esta la realiza el directivo que ha estado durante todo el proceso con el voluntario. Para la éxito de esta evaluación, no debe ser aislada o de espaldas al voluntario, por el contrario, el debe participar en ella y discutir con el evaluador de los resultados en ella determinados.

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Cada Voluntario califica sus habilidades y determina en que áreas tiene fortalezas y en cuales necesita mejorar. El voluntario también tiene la oportunidad de comunicar su deseo de servir en otras funciones dentro de la organización. Las áreas de servicio también pueden ser evaluadas desde la visión del voluntario que puede presentar sugerencias para su mejoramiento continuo del ciclo de gestión.

Las auto evaluaciones de los voluntarios son de máxima utilidad para determinar las necesidades de capacitación durante el servicio o de mejorar el diseño del programa. En cualquier evaluación se debe utilizar un formato Standard y los resultados se comparten únicamente entre los voluntarios o entre el voluntario y el Director del voluntariado. El voluntario debe conocer las normas de evaluación utilizadas con el personal remunerado, tener acceso a los resultados y la oportunidad para discutirlos. La retroalimentación también se utiliza como método para evaluar el desempeño.

Los participantes beneficiarios de un programa evalúan el desempeño por medio de un formulario de evaluación de programa. Cualquier proceso de evaluación debe ser introducido gradualmente, no debe verse como una amenaza sino como una herramienta esencial para mejorar todos los aspectos del ciclo del voluntario.

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