central hidroeléctrica de caldas s - chec · pdf filetérminos de referencia para...

i

SUBGERENCIA DE SUBESTACIONES Y LÍNEAS LABORATORIOS Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TOMA DE MUESTRAS DE ACEITE, MARCACIÓN Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE

TRANSFORMADORES.

MANIZALES, OCTUBRE DE 2015

i

TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES ..................................................................... 4

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA ............................... 4

1.1.1. OBJETO .................................................................................................................... 4 1.1.2. ALCANCE DEL CONTRATO .................................................................................... 4 1.1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ........................................................................... 4 1.1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA .............................................................. 6 1.1.5. VISITA AL SITIO DE LAS OBRAS ............................................................................ 7 1.1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ..................................................... 7

1.2. INFORMACIÓN GENERAL .......................................................................................... 7

1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ............................................ 7 1.2.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN . 8 1.2.3. TRANSPARENCIA .................................................................................................... 8 1.2.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ............ 9 1.2.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................. 9

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ........................ 10

1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ..................................................... 10 1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ................................................................................................. 10 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ........................................................... 10

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA ................................................................................ 11

1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ............................................................................... 11 1.4.2. IDIOMA DE LA OFERTA ......................................................................................... 12 1.4.3. VIGENCIA DE LA OFERTA .................................................................................... 12 1.4.4. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA .................................................................................................................... 12 1.4.5. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ........................................................................... 13 1.4.6. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN .............................................. 16 1.4.7. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES .................................................................... 16 1.4.8. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ........................ 16 1.4.9. PRECIO ................................................................................................................... 17 1.4.10. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ......................................................... 20 1.4.11. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ........................................................ 21 1.4.12. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN..................................................... 21 1.4.13. OTRAS CONDICIONES .......................................................................................... 21

1.5. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ....................... 22

1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ......................................................................... 22 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ........................................................ 23 1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ...... 24 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA ..................................................................................... 24 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ..................................................... 24

1.5.5.1. DESVIACIONES ............................................................................................... 24 1.5.5.2. PRESELECCIÓN .............................................................................................. 25 1.5.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ............................................................. 25 1.5.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD .................................................... 27 1.5.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS .................................... 28

ii

1.5.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ........................................ 29 1.5.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA .............................................................................. 29

1.5.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ................................................................................ 30 1.5.6.2. AJUSTE ECONÓMICO ..................................................................................... 30

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ...................................................... 31

1.6.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ........................................................................... 31 1.6.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO .............. 31 1.6.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ........................................................... 31 1.6.4. DOMICILIO CONTRACTUAL ................................................................................. 32 1.6.5. FONDOS ................................................................................................................. 32 1.6.6. CANTIDADES ......................................................................................................... 32 1.6.7. VALOR DEL CONTRATO ....................................................................................... 32 1.6.8. FORMA DE PAGO .................................................................................................. 32 1.6.9. RETENCIÓN DE PAGOS ....................................................................................... 33

1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO .................................................................................. 34

1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ............................................................................ 35 1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ................................................ 35 1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ................................................................ 35 1.11. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ................................................................. 37 1.12. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ..................................................................... 38 1.13. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ............................................................................. 39 1.14. REQUISITOS DE LA FACTURA ................................................................................ 39 1.15. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ......................................................... 40 1.16. COMPENSACIÓN ....................................................................................................... 40 1.17. INTERVENTORÍA ....................................................................................................... 40 1.18. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ................................................................... 40 1.19. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................................................................ 41 1.20. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ....................... 45 1.21. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ........... 46 1.22. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ................................................................................... 47 1.23. INDEMNIDAD .............................................................................................................. 47 1.24. POLÍTICA AMBIENTAL .............................................................................................. 47 1.25. CONTROL DE REGISTROS ....................................................................................... 49

iii

1.26. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ....................................................................... 49 1.27. TERMINACIÓN ........................................................................................................... 50

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ....................................................................... 51

2.1. CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS ....... 51

2.1.1. INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN ............................................................................ 51 2.1.2. RESPONSABILIDAD DE BIENES Y/O MATERIALES ........................................... 51 2.1.3. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL ....................................................................... 52 2.1.4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA .................................................................. 53 2.1.5. TRANSPORTE Y VEHÍCULOS .............................................................................. 56 2.1.6. SALARIOS .............................................................................................................. 57 2.1.7. REQUISITOS Y PERFIL DEL PERSONAL ............................................................ 58 2.1.8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................................ 60 2.1.9. GRUPOS DE TRABAJO ......................................................................................... 62 2.1.10. LISTADO DE HERRAMIENTAS ............................................................................. 63

2.2. PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 65

2.2.1. ÍTEM 1.GESTIÓN DE INFORMACIÓN: .................................................................. 66 2.2.2. ÍTEM 2: TOMA DE MUESTRA DE ACEITE ............................................................ 66 2.2.3. PROGRAMA DE TRABAJO .................................................................................... 68 2.2.4. PRECISIONES DEL PROCESO ............................................................................. 68

3. FORMATOS......................................................................................................... 69

3.1. FORMATO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN ............................................................. 69 3.2. FORMATO 2: INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS .............. 72 3.3. FORMATO 3: CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL 73 3.4. FORMATO 4: APARTAMIENTOS .............................................................................. 74

4

1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. 1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

1.1.1. OBJETO Prestación del servicio de toma de muestras de aceite, marcación y gestión de información de transformadores. 1.1.2. ALCANCE DEL CONTRATO Esta contratación está concebida para que el contratista ejecute las actividades en los circuitos definidos por CHEC, suministrando, por su propia cuenta y riesgo, el capital humano certificado, transporte, equipos, computadores y herramienta requeridos para la ejecución de las actividades para la toma de muestras de aceite en transformadores de distribución de energía. La ejecución de las actividades estará ligada a lo establecido en la Resolución 0222 de 2011 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, los procedimientos establecidos por CHEC, los presentes términos de referencia y las especificaciones técnicas. De esta manera, el contratista deberá garantizar el correcto e integral trámite de todos los asuntos y permisos pertinentes para la ejecución de las actividades, la protección de quienes interactúen en el contrato, el cumplimiento con el pago de los salarios y prestaciones sociales, gastos de alimentación y alojamiento (cuando se requiera), el transporte de personas y materiales, el cuidado y almacenamiento de materiales, equipos y herramientas a él encomendados por CHEC, así como la entrega de todos los residuos producto del muestreo a CHEC (en la Estación Uribe) debidamente empacado y rotulado, el mantenimiento y vigilancia en las oficinas y bodegas destinadas por el contratista para la ejecución del objeto del contrato; la recopilación y entrega de la información solicitada en los formatos establecidos por CHEC para la actualización y el manejo de sus bases de datos, también se incluye la gestión de la información de los equipos con fluidos dieléctricos propiedad de la CHEC y toda aquella actividad requerida por CHEC para dar cumplimiento al objeto del contrato. 1.1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán participar las personas naturales o jurídicas que acrediten experiencia en los últimos cinco años en actividades relacionadas con la construcción, reposición o mantenimiento en sistemas de distribución de energía o en toma de muestras de aceite a transformadores. Haber facturado en contratos terminados como mínimo un valor de $100’000.000,00 (CIEN

5

MILLONES DE PESOS). Esta cuantía puede ser el resultado de un sólo contrato o la suma de varios contratos. Esta experiencia debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin. Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. Adicional a la declaración de experiencia que haga el oferente ante el Registro de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, el oferente deberá diligenciar el formato 2.1 relacionando la experiencia adquirida. Para efecto de la experiencia no se tendrá en cuenta obras de iluminación, alumbrado público, instalaciones internas, diseño de obra y actividades de tipo comercial de energía (lectura, visita a predios, atención de PQR). El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada. El objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo, en proporción al tiempo en el cual se haya ejecutado el contrato. En caso de haber sido subcontratista, sólo se admitirá la experiencia que sea debidamente certificada por el contratista principal y la entidad contratante para la cual se ejecutaron las actividades, siempre y cuando ellas hayan sido autorizadas por estas últimas. Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. No se acepta la participación de consorcios ni uniones temporales, empresas de trabajo asociado, asociaciones de profesionales o cooperativas, así como tampoco la presentación de ofertas alternativas.

6

Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas. 1.1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA

Para que la oferta sea tenida en cuenta, el oferente deberá asistir a la reunión obligatoria dispuesta por CHEC. La reunión se llevará a cabo el día jueves 5 de noviembre de 2015, a las 10:00, en la Sala San Francisco, ubicada en la Sede Principal de CHEC, Estación Uribe, Manizales. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta. Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social de la persona jurídica que representará en la reunión. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la reunión, es causal de rechazo de la oferta.

7

1.1.5. VISITA AL SITIO DE LAS OBRAS En este proceso de contratación, CHEC no ha considerado visita al sitio de los trabajos. En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, el oferente deberá investigar e informarse, completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte, disponibilidad de materiales de construcción, mano de obra, y todos los demás aspectos que de acuerdo a la ubicación de las obras puedan influir o afectar los trabajos, tales como la situación de orden público. El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones o incumplimientos. La visita a cualquiera de las áreas definidas en los términos de referencia donde se realizarán las actividades, y los costos y riesgos asociados a ésta correrán por cuenta de los interesados.

1.1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de TRESCIENTOS VEINTIDÓS MIL CIENTO SETENTA Y CINCO PESOS ($322.175) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected] . El pago permite al oferente la presentación de la oferta.

1.2. INFORMACIÓN GENERAL 1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.

mailto:[email protected]

8

1.2.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

La protección y recuperación del medio ambiente.

La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás

1.2.3. TRANSPARENCIA CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren

9

a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432 La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra. 1.2.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato. 1.2.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.

10

CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades. 1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día 29 de octubre de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC. 1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA

SOLICITUD DE OFERTAS. Los términos de referencia podrán consultarse en la Subgerencia de Subestaciones y Líneas de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Francisco Javier Gómez Cardona, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 8899000 extensión 1326 o a través del correo electrónico [email protected]. Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales. 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 12 de noviembre de 2015 a las 10:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.

http://www.chec.com.co/

mailto:[email protected]

11

CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. 1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.

Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.

12

Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín. 1.4.2. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. 1.4.3. VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad. 1.4.4. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O

CONTRATISTA Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta: 1. Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad

ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.

2. Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas

a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.

3. Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita

de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.

13

4. Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.

5. Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos

y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.

6. Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o

indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.

7. Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o

socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.

8. El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios

probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.

1.4.5. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

14

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.

Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte al 31 de diciembre de 2014.

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:

a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma).

b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la

oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima

(recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

d) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente, el cual podrá descargarse

de la página www.procuraduria.gov.co (Subsanable).

e) Certificado de antecedentes fiscales del oferente, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable).

f) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50

la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto (Subsanable).

http://www.procuraduria.gov.co/

http://www.contraloriagen.gov.co/

15

g) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas).

h) Anexo Formato 5 de Experiencia del Oferente, debidamente diligenciado

(Subsanable, siempre y cuando la experiencia haya sido obtenida antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas).

i) Constancia de asistencia a la reunión aclaratoria obligatoria (Subsanable, siempre

y cuando haya asistido a la reunión y a la visita).

j) Documento de autorización de asistencia a la reunión aclaratoria obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable).

k) Oferta económica, para lo cual el oferente debe diligenciar el formato 6 anexo. (No

subsanable salvo informalidades o errores aritméticos)

l) Formato 7 de Análisis de Precios Unitarios diligenciado. (Subsanable)

m) Formato 8 de Factor Prestacional y Parafiscal diligenciado. (Subsanable)

n) Formato 9 de Administración y Utilidad diligenciado. (Subsanable)

o) Certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado al oferente por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas; en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).

p) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las

especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)

q) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto.

(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

16

1.4.6. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser rechazada. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. 1.4.7. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta. 1.4.8. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

“OFERTA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TOMA DE MUESTRAS DE ACEITE, MARCACIÓN Y GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE TRANSFORMADORES”

Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.

17

La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral de DOCUMENTOS DE LA OFERTA.

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados,

los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares. 1.4.9. PRECIO La oferta se debe presentar en pesos colombianos. Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia. Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato. Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada. Los precios ofrecidos estarán vigentes por el año 2015. A partir del 1 de enero de cada año, los valores cotizados en la oferta “Formato 7 ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS”, serán incrementados con base en el IPC publicado por el DANE para el año inmediatamente anterior. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y

18

en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio. Deberá tener en cuenta dentro del valor de la AU todos los costos relacionados con: costos del proceso de contratación, valor de los pliegos, garantías (pólizas) del contrato, impuestos de ley, salarios, prestaciones, transporte del personal, herramientas, equipos y comunicaciones (voz y datos) del personal administrativo, gastos de arrendamiento, servicios públicos, mantenimiento de equipos, papelería, transporte de materiales desde las bodegas CHEC a las bodegas del contratista, permisos y los demás que considere pertinentes el proponente para el desarrollo del contrato. El oferente deberá considerar, a la hora de ofertar, que los recursos que se pagarán por hora, laborarán 48 horas semanales (descontando 8 horas por cada día festivo), y por lo tanto deberá ofertar un valor hora ordinario que le permita recuperar sus costos fijos. Con este mínimo garantizado el contratista dimensionará adecuadamente los requerimientos de recursos cumpliendo con los términos contractuales y en especial con la legislación laboral vigente. La cantidad de horas requeridas para efectuar las actividades, independientemente de su calidad de ordinarias, se realizarán de acuerdo con las necesidades específicas, sin tenerse en cuenta cualquier otra consideración. Por ello, El Contratista, no se podrá negar a ejecutar cualquier actividad. Las horas serán variables mes a mes y se causarán de acuerdo con las necesidades expresas de la interventoría del contrato. Se deberá tener en cuenta, además, que en el componente de vehículo en los diferentes ítems, el salario y gastos de los conductores deberán estar incluidos en los valores unitarios cotizados. Dentro de los costos deberá tenerse en cuenta que se requiere como herramienta básica para el análisis, un computador portátil y dos computadores de mesa con las siguientes características: Sistema Operativo Windows 7 profesional o superior, MS Office 2013 o superior, Internet Explorer 10 o superior, unidades de lectura (CD y USB), Procesador Intel Core i5, Memoria RAM mayor o igual a 4 GB, Pantalla de 14", tarjeta de red, Puertos video con HDMI y VGA y Almacenamiento con DD como mínimo de 250 GB. De igual forma, todo el software que se encuentre instalado en los equipos de cómputo deberá contar con su respectiva licencia. CHEC instalará en ellos las aplicaciones empresariales del caso. También deberá considerar dentro del AU los costos por puesta en marcha del programa de Salud Ocupacional, elaboración y presentación de cuentas mensuales y demás trámites administrativos del contrato, los cuales el contratista se compromete a asumir de tal manera que posteriormente no podrá alegar que dichos costos no fueron incluidos en su oferta. Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC.

19

Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos. En el orden de ideas anterior, el oferente declara expresamente que para la fijación de los valores relacionados en el formulario precios, para el desarrollo de este contrato, tuvo en cuenta todos los gastos correspondientes a:

Mano de obra;

Transporte de personal;

Operación y mantenimiento de los vehículos;

Herramientas y equipo requerido teniendo en cuenta otros gastos de transporte, cuidado e instalación de materiales y equipos suministrados por CHEC y que sean requeridos para la ejecución de cada actividad;

El pago de los costos legales, trámites, permisos e impuestos generados por la actividad contractual;

El pago de servicios, tanto públicos como particulares;

La administración y la utilidad estimada (AU); y

Cualquier otro costo adicional que se requiera, así como los costos directos e indirectos que la afecten, teniendo en cuenta actividades en tiempo ordinario, con los días de descanso obligatorios y festivos, las prestaciones legales y contractuales así como todas las demás que se generen en desarrollo del contrato con el fin de ejecutar adecuadamente las actividades objeto del contrato.

Adicionalmente debe tener en cuenta todos los costos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato y demás gastos que demanden la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. El proponente deberá indicar, en el Formato 7, el valor unitario cotizado para todos los ítems solicitados. En dicho formato se deberán plasmar los análisis de precios unitarios detallados de tal forma que los recursos, componentes, elementos o dispositivos de cada una de las actividades sean claramente determinadas. CHEC podrá demandar cualquier componente de alguno de ellos durante la ejecución del contrato como una actividad parcial, el cual se pagará teniendo en cuenta el valor ahí detallado. Se advierte expresamente que los valores cotizados por los proponentes en el Formato 6, deberán considerar y contener el pago de trabajos debidamente terminados, de conformidad con las especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en equipos, materiales, herramientas, maquinaria, transporte, mano de obra, prestaciones sociales, dirección y administración, utilidad del proponente, y todos los gastos que puedan afectar el costo directo e indirecto de las mismas. Las actividades ejecutadas y recibidas a satisfacción por CHEC se liquidarán de acuerdo con lo plasmado en dicho formulario de precios ítems del formulario de precios a los valores aceptados y pactados para el contrato

20

en las cantidades requeridas y las demás estipulaciones de los términos, revisadas y aprobadas por la interventoría que designe CHEC. Las cifras consignadas en los formatos 6 y 7, deben ser valores enteros. Nota: Si el oferente dentro de la preparación de su oferta detecta que los formatos preestablecidos no permiten depositar con certeza y claridad todos los costos asociados a la administración del personal, así lo hará saber a CHEC, antes de la presentación de su oferta y así CHEC tomará las acciones del caso, si se considera procedente.

1.4.10. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales. El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente

Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.

- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la

presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.

- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.

21

- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la

falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente. 1.4.11. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.4.12. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. 1.4.13. OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria, aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la propuesta conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

22

Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. 1.5. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas. 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes, en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones,

23

informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser rechazada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC. 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a. Cuando el oferente no tenga inscripción o inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM.

b. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.

c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.

d. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para

obligarse o personas naturales o jurídicas que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.

e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos

en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.

f. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o su representante legal, en las condiciones establecidas en la esta solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en

el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde

a la realidad.

i. Cuando el oferente presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

24

1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

a. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.

b. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por CHEC.

1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes. Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa. 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.5.5.1. DESVIACIONES Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, de la siguiente manera: a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga

multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.

b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de

subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido. c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en

palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales a) y b) precedentes.

El oferente debe cotizar todos los ítems de insumos o recursos (cantidades, precios, materiales, mano de obra etc.) descritos en el formulario de precios unitarios. En caso de

25

existir espacios en blanco, para efectos de la evaluación se tomará el mayor valor ofertado por los demás oferentes para ese ítem y para efectos de la aceptación de la oferta se tomará el menor valor propuesto por los oferentes para ese ítem. En el caso de que el ítem coincida en blanco para los oferentes se entenderá que el valor propuesto es cero y no se tomará como omisión y error del oferente. Si el ítem se presenta con valor cero se entenderá que el oferente no cobrara algún valor por ese ítem.

1.5.5.2. PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán rechazadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final. 1.5.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

Análisis contractual y legal.

Análisis financiero.

Verificación cumplimiento de requisitos para participar.

Evaluación técnica.

Calidad comercial de la oferta. a) Análisis contractual y legal:

Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Análisis financiero Se trata de un análisis habilitador, para continuar el proceso de selección. En éste se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas en caso de resultar favorecido, los que aprueben la solidez financiera, puntaje mayor o igual a 14 puntos, continúan con la evaluación.

26

El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2013 que el oferente presente, para lo cual se aplicarán los siguientes cuatro (4) indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Ítem Nombre del indicador

Fórmula Aplicada Puntaje si cumple la condición.

Condición

1 EBITDA

Ingresos operacionales - Costos de venta efectivos - Gastos de administración

efectivos

8

No puede ser

menor de $ 23.420.034

2 Capital de

Trabajo Neto Operativo

Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios –

Cuentas por Pagar a proveedores de bienes y

servicios

6 No puede ser menor de $ 16.613.356

3 Índice de

Endeudamiento Pasivo Total / Activo total 3

No puede ser mayor a 0,6

4 Cubrimiento

Carga Financiera

EBITDA/Gastos Financieros del Periodo.

3 No puede ser menor que 1,5

veces

Para efectos de calcular el EBITDA

En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.

En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.

En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.

Para efectos de calcular el Capital de Trabajo Neto Operativo

Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos entregados distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.

Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después de las provisiones de cartera.

27

En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo corriente, menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.

En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.

Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.

Datos para el cálculo de los indicadores financieros

Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.

Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido en el análisis financiero serán descartadas.

c) Verificación cumplimiento de requisitos para participar:

Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.

d) Evaluación técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos.

e) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada. 1.5.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.

28

La evaluación económica es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el formato de oferta económica, el cual incluye todos los ítems del contrato que deben ser calculados por el oferente. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

Dónde: P: Puntaje de ponderación. P1: Valor oferta evaluable más baja. Px: Valor oferta que se está ponderando. Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. 1.5.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se les disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales, así como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años, contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa, cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución

100 * 1

X P

P P

29

En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS. 1.5.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado. El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes y estará disponible para tales efectos en el Equipo de Cadena de Suministro. En ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta. Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes. 1.5.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC, las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.

30

Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC. Si es del caso, CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.

1.5.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico. Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican. 1.5.6.2. AJUSTE ECONÓMICO Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas, se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes, CHEC decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorables para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

31

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.6.1. NATURALEZA DEL CONTRATO El contrato se entenderá como de PRESTACIÓN DE SERVICIOS y por lo tanto, el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada. 1.6.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo, ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar las garantías requeridas por CHEC, necesarias para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. Las garantías y el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja) las debe dirigir al Equipo Cadena de Suministro. Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC. Si el contrato definitivamente no se formaliza por causas imputables al oferente que ocupó el primer lugar en el orden de elegibilidad, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta a quien haya ocupado el segundo puesto, a quien se le aplicará el mismo tratamiento y así sucesivamente en el orden de elegibilidad. 1.6.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato es de setecientos treinta (730) días calendario, contados a partir de la firma del Acta de Iniciación. El contrato se entenderá finalizado cuando se cumpla el plazo o cuando se agote el valor, cualquiera ocurra primero.

32

1.6.4. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.6.5. FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios. 1.6.6. CANTIDADES Las cantidades estipuladas en estos términos de referencia son estimadas y sirven de referente para que el oferente pueda presentar su oferta y para el análisis de la misma. Las cantidades pueden aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades de CHEC. CHEC no se obliga a ejecutar todos los ítems y cantidades enunciados, sin que por tal circunstancia se adquiera algún tipo de responsabilidad. Así mismo, los ítems requeridos pueden variar y en dicho caso, si no existe precio pactado para el ítem requerido, se solicitará precio al contratista y se le adjudicará siempre y cuando éste se ajuste a los valores del mercado. Si el valor cotizado no es favorable para CHEC, la Empresa podrá contratar la impresión de dichos ítems de forma separada, acorde con el manual de contratación. 1.6.7. VALOR DEL CONTRATO El contrato es de cuantía indeterminada y su valor real será el que resulte de multiplicar las cantidades de actividades realmente ejecutadas por el contratista y recibidas a satisfacción, por los precios unitarios cotizados y aceptados por CHEC. 1.6.8. FORMA DE PAGO CHEC pagará al contratista las actividades ejecutadas en la siguiente forma y de acuerdo con las condiciones que se estipulan a continuación: El contratista presentará a la terminación de cada mes, cuentas mensuales de cobro por el valor que resulte de multiplicar los precios unitarios de este contrato por las cantidades de actividades realmente ejecutadas. CHEC hará los pagos al Contratista mediante consignación en una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. Los pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura en Soporte Administrativo (Gestión Documental) de CHEC. Será requisito indispensable para el trámite de estas cuentas y por tanto para que empiece a correr el plazo estipulado anteriormente que el contratista se encuentre al día con CHEC

33

en la entrega de cualquier informe o documento que de acuerdo con el contrato deba suministrar. Así mismo, para el pago final, debe elaborarse un acta final correspondiente al último mes de ejecución, por el valor restante de las actividades, una vez se reciban a satisfacción por parte de la interventoría. Será requisito indispensable para el pago de las actas, la presentación por parte del contratista de un informe de labores ejecutadas en el período (original y copia en físico y en magnético, con 3 fotos de cada transformador las cuales serán solo en medio magnético), y de los pagos causados por seguridad social y pagos parafiscales de todo el personal del contrato. De igual manera deberá presentar la nómina cancelada. Para el pago se tendrán en cuenta los precios ofertados en el formato 6 Oferta Económica de la siguiente manera:

Los ítems 1.1 - 1.2 – 1.3 – 1.4 será por hora laborada;

Los ítems 2.1 - 2.2 serán por toma de muestra realizada; y

Los ítems 2.3 – 2.4 por unidad. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

Número del contrato

Formato Distribución de la Ejecución de Servicios u obra por Municipios, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (En caso de que aplique)

Número de la suborden

Número de batch de recepción (En caso de que aplique)

Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece) Para el primer pago el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. CHEC deducirá del pago las deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la Ley y las estipulaciones contenidas en este documento. En ningún caso se concederá anticipo. 1.6.9. RETENCIÓN DE PAGOS CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los

34

mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna. 1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO El contratista presentará garantías a favor de particulares que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia y preferiblemente con sucursal en Manizales. El Contratista podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. El contratista deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Estas garantías serán las siguientes: a. De cumplimiento, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado

del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.

b. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.

35

c. De responsabilidad civil extracontractual, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y sesenta (60) días más.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del contratista de las obligaciones que aquí se establecen, CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el contratista se niega a constituir las prórrogas, modificaciones o renovaciones de las garantías y seguros aquí estipulados, CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de CHEC, para lo cual efectuará examen de la solicitud, valores, condiciones generales y particulares con sujeción a la póliza o certificado matriz e idoneidad del garante, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato. 1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente. 1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC o su delegado para tal fin. Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte. CHEC verificará que el cesionario cumpla con las calidades exigidas al cedente. 1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS El contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en

36

cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, industria y comercio y contribución de obra pública), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas, el IVA o el impuesto al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en tal caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura.

37

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA

En los contratos de obra se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. 1.11. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta, en el contrato o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de éste u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor total del contrato. Las causales de deducciones por incumplimiento son las siguientes:

38

a) Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del contrato.

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la carta de aceptación de la oferta, CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor estimado del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento. b) Por retardo o incumplimiento

En caso de mora o incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones establecidas en el contrato, éste autoriza a CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor de la entrega retardada, si se trata de compraventa o suministro de bienes o del valor estimado del contrato, para los demás casos, por cada día calendario que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

c) Por suspensión injustificada del contrato

Si cumplido el plazo fijado para iniciar o reiniciar la ejecución del contrato, el contratista no ha dado inicio al mismo, CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. d) Por omitir información sobre multas, deducciones y sanciones

La omisión o el ocultar información sobre multas, deducciones y sanciones dará como resultado la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. e) Por omitir el reporte oportuno de accidentes de trabajo Si el contratista no reporta los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del mismo, se cobrará una deducción equivalente al cero punto veinticinco (0.25) del SMLMV, por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento.

1.12. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO De conformidad con la ley, el contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada.

39

Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse fuerza mayor o caso fortuito aceptado por CHEC y que no interfiera en la prestación del servicio, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de CHEC al contratista. Los inconvenientes de caso fortuito o fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo. 1.13. RESERVA DE LA INFORMACIÓN La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. El Contratista se obliga a guardar absoluta reserva de la información confidencial de CHEC de la que tenga conocimiento y que le sea suministrada para la ejecución del objeto contractual. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputable al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea. 1.14. REQUISITOS DE LA FACTURA

Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley y la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del proceso de Gestión Documental. Si la factura es título valor, en

40

el original y las dos copias se pondrá un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura. En la factura o título valor se debe indicar el número de la aceptación de oferta o contrato que CHEC haya asignado. 1.15. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. No se autorizan órdenes verbales procedentes del interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista. 1.16. COMPENSACIÓN

Por el hecho de presentar la oferta, el contratista autoriza a CHEC para que compense cualquier valor que adeude en virtud de la ejecución del contrato que se celebre como consecuencia de la esta solicitud de oferta o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto, así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal, todo lo cual no obsta para que CHEC pueda reclamar los valores que el contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.

1.17. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas instrucciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. Todos los informes que el contratista deba presentar a la interventoría deberán allegarse en medio magnético. 1.18. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

41

1.19. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1443 de 2014 y decreto 1072 de 2015, el cual será evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC S.A. E.S.P, una vez se haya adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; deben identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos. El plan de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá contener como mínimo:

A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas aplicables en materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo, considerándose principalmente las siguientes:

TITULO NORMA

Por la cual se dictan medidas que buscan preservar, conservar y mantener la salud de los individuos en sus ocupaciones.

Ley 9 de 1979 Tít. III, Tit VII. Congreso de Colombia

Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Resolución 2400 de 1979.Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional en el país.

Decreto N° 614 de 1984. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo. COPASO.

Resolución 2013 de 1986 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual de dictan disposiciones para la implementación del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST).

Decreto 1443 de 2014 Presidencia de la República.

42

Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones

Ley 100 de 1993, decretos y resoluciones reglamentarias.

Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto Ley N° 1295 de 1994, y sus actualizaciones.

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Especial

Decreto 174 de 2001. Ministerio de Transporte

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Mixto.


Regula todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos

Decreto 3075 de 1997 Ministerio de Salud

Organización, administración y prestaciones del SGRP

Ley 776 de 2002.

Ley de Acoso Laboral, por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros.

Ley 1010 de 2006. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Resolución 2346 de 2007, Ministro de la Protección Social

Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

Resolución 1401 de 2007 Ministerio de la Protección Social

Por la cual se adoptan medidas en relación con el consumo de cigarrillo o de tabaco.

Resolución 1956 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Establece la obligatoriedad del registro del COPASO ante el Ministerio de la Protección Social


Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.


Por la cual se adopta el Reglamento de Salud Ocupacional en los Procesos de Generación, Transmisión y Distribución de Energía Eléctrica en las empresas del sector eléctrico (cuando aplique).

Resolución Número 1348 de 2009, Ministerio de la Protección Social

43

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas

Resolución 1918 de 2009 Ministerio de la Protección Social

Ley de Seguridad Vial Ley 1503 de 2011. Ministerio de Transporte. Resolución 1565 de 2014.

Creación de comité de convivencia laboral. Resolución 652 de 2012. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Ley 1562 de 2012. Ministerio de la Protección social.

Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas (cuando aplique)


Por el cual se modifica el reglamento de protección contra caídas en trabajo en alturas.


Por el cual se reglamentan los artículos 33,4,5,6,7,9,10,12,13,18 y 19 de la ley 1503 de 2011


Por la el cual se reglamenta el pago de incapacidades laborales a cargo del empleador

Decreto 2941 de 2013. Ministerio de Trabajo

Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector trabajo.

Decreto 1072 de 2015. Presidencia de la república

B. Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASTT) El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 que resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional.

C. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. El oferente contratista deberá presentar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo establecido en el decreto 1443 de 2014 y decreto 1072 de 2015, este debe incluir el cronograma de actividades de gestión; adicionalmente deberá contar y entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC, lo mismo que la investigación de los accidentes graves o fatales, en cumplimiento a la resolución 1401 de 2007.

44

El contratista deberá contar con un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo con experiencia y licencia en salud ocupacional vigente y dedicación del 100%, 192 horas al mes durante el desarrollo del contrato (contratos que involucren riesgos críticos y aquellos que los que disponga el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC), quien hará acompañamiento y gestionará el plan de seguridad y salud en el trabajo. Para el caso en que el contrato no involucre riesgos críticos, deberá contar con una disponibilidad de mínimo 96 horas, equivale a medio tiempo mensual. En todo caso se deberá contar con la asesoría de un profesional, quien hará acompañamiento y gestionará el plan de seguridad y salud en el trabajo durante el desarrollo del contrato. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de Chec y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar.

D. Programa de Capacitación e Iinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo El oferente contratista deberá presentar su programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicado a la obra o servicio con base en la Identificación de peligros y evaluación de riesgos, a la normatividad legal vigente, mecanismos de control e identificación de aspectos e impactos ambientales e impacto social. Antes de iniciar el contrato el personal del mismo deberá recibir una Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo.

E. Exámenes médicos ocupacionales al personal

El contratista deberá realizar los exámenes médicos ocupacionales de ley y exámenes especiales de acuerdo a su actividad económica, cuando aplique, a los trabajadores adscritos al contrato. El contratista deberá tener disponibles los conceptos de aptitud del examen médico para la interventoría de CHEC, los cuales serán verificados antes de iniciar las actividades, éstos pueden estar en forma física o en medio digital.

F. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para el contrato a ejecutar. El oferente/contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

- Inventario de actividades y tareas.

- Identificación de peligros en cada actividad.

45

- Evaluación del riesgo asociado al peligro.

- Personal expuesto

- Valoración del riesgo

- Control existente

- Calificación del riesgo - control existente

- Tratamiento - controles futuros

- Implementación y seguimiento a las medidas de prevención y control para cada riesgo conforme lo establecido por la legislación nacional vigente, incluyendo las aplicables para el sector eléctrico.

G. Plan de emergencias. El oferente que resulte seleccionado, antes de iniciar el contrato, deberá tener diseñado y difundido el plan de emergencias, el cual debe estar alineado con el plan de emergencias de CHEC. La interventoría CHEC solicitará las evidencias del cumplimiento de éste requisito.

H. Descripción del equipo de protección personal, ropa y herramientas de trabajo. El contratista deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato. El oferente, deberá tener en cuenta su oferta la cantidad y las características de los equipos de protección personal y ropa de trabajo resultante de la matriz de peligros y evaluación de riesgos, para cada actividad que se desarrolle en el contrato. Está terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o que no cumplan normas técnicas de calidad colombiana o reconocidas internacionalmente, así mismo no podrá hacer uso de herramientas en mal estado. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. 1.20. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL El contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente

46

contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensiones), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará copia magnética de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensiones) y parafiscales, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o factura, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente.

El oferente debe tener en cuenta que la Ley 1607 de 2012 creó un tributo con destinación específica, denominado impuesto de renta para la equidad – CREE a cargo de las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo, y la inversión social, gravamen atribuible a la utilidad reportada en desarrollo del contrato. Pese a que las personas naturales no ostentan la calidad de sujetos pasivos del referido impuesto, el artículo 25 de la citada ley exoneró a las personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto de renta complementarios y las personas naturales empleadoras que contraten dos (2) personas o más de los aportes parafiscales con destino al SENA e ICBF a partir del 1 de mayo de 2013, sobre los trabajadores que individualmente considerados devenguen hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales, por tanto, las personas naturales y jurídicas no deberán incluir dichos conceptos como costos de personal al momento de preparar las ofertas.

El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1 de enero de 2014, de los trabajadores que devenguen individualmente considerados hasta 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la Ley 1607 de 2012. Por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en la propuesta. Los empleadores de trabajadores que devenguen individualmente considerados más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7 de la Ley 21 de 1982, los artículos 2 y 3 de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1 de la Ley 89 de 1988 y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables en concordancia con los parágrafos 1 y 2 del artículo 25 de la ley 1607 de 2012. 1.21. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

47

Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de 25 SMLMV ni ser inferior a un SMLMV, so pena de ser reportado a la UGPP (Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones de la Protección Social). Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte de la interventoría. Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013, expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementarias, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas personas naturales al Sistema General de Riesgos Laborales, a la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada, el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada, cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas, al sistema general de riesgos laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgos I, II o III y efectuar el recobro al contratista, en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC.

1.22. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS El Contratista deberá proveer al personal que utilice para el desarrollo del objeto contractual de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad.

1.23. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de este contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra CHEC por este concepto, el Contratista será notificado lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado. 1.24. POLÍTICA AMBIENTAL

48

El contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Política Ambiental de CHEC y de manera estricta de las normas ambientales vigentes que le apliquen a las actividades que se deriven del contrato. Lineamientos de la Política Ambiental de CHEC:

Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes.

Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua.

Además deberá solicitar apoyo al equipo de trabajo de Gestión Ambiental de CHEC, para la obtención de los permisos ambientales que se requieran para el desarrollo de las actividades propias del contrato, para ejercer control y mitigación de los impactos ambientales que se puedan derivar en su desarrollo. El equipo de trabajo Ambiental, llevará acabo visitas de campo, solicitará reportes, certificados o reuniones de ser necesario, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de estos requisitos. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción, con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Este canal entre contratista – CHEC será mediante la interventoría de dicho contrato. Requisitos legales aplicables Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país. Igualmente debe presentar de manera consolidada la forma en que dará cumplimiento a los requisitos legales que le aplican con base en las actividades a desarrollar en el contrato. En caso de que se emita una norma nueva durante la ejecución del contrato, el contratista deberá establecer un plan de acción para darle cumplimiento. Programas y Planes El contratista favorecido para el desarrollo del contrato deberá presentar un programa de gestión ambiental acorde con la identificación y valoración de los riesgos ambientales identificados y el programa de capacitación en los temas aplicables durante el desarrollo del contrato. Los programas deben contener los objetivos, metas, indicadores y sistemas de control y seguimiento a la evolución de los mismos.

49

El contratista deberá presentar un informe mensual con los resultados de los avances en la ejecución de los programas de gestión y con los resultados al seguimiento de los indicadores. Manejo de residuos: El CONTRATISTA deberá depositar de acuerdo a los procedimientos empleados los residuos y/o materiales generados durante el desarrollo de las actividades propias del contrato, para gestionar la adecuada disposición final, cumpliendo con la normativa ambiental vigente para tal fin. Los residuos que no tengan valor comercial serán dados de baja y a estos se les dará una correcta disposición final de acuerdo a la normatividad ambiental vigente, cabe destacar que en estos procedimientos CHEC podrá solicitar certificados de disposición final, certificados de eliminación, formatos, informes, etc. El contratista se responsabiliza ante CHEC y las entidades de control y vigilancia, de las mencionadas disposiciones, por el cumplimiento de ellas por parte del personal a su cargo. 1.25. CONTROL DE REGISTROS En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros. 1.26. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios:

Para los contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio.

Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y reclamos y asesoría y conocimiento técnico.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su Sistema de Gestión de Calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

50

1.27. TERMINACIÓN El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes o en forma unilateral por el contratante cumplido, cuando se presente un incumplimiento total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte.

51

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 2.1. CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

2.1.1. INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN Dentro de los cinco (5) días anteriores a la iniciación de las labores objeto de esta contratación, el personal que participará en la ejecución del contrato deberá cumplir con una etapa de inducción concertada con CHEC, con el fin de que el día de iniciación de las labores se tenga un conocimiento de todos los procesos objeto de esta contratación. El tiempo que el personal deba dedicar a la presente capacitación correrá por cuenta del contratista. El Contratista deberá impartir capacitación referente a normas de salud ocupacional, manejo de PCBs y su impacto en el medio ambiente y la salud de las personas, seguridad industrial, procedimientos en caso de emergencia, derrame de aceites y manejo de situaciones difíciles a su personal, capacitación en señalización vial, capacitación en manejo de muestras de aceite y en tipos de transformadores para toma de muestra y todo lo pertinente en estos aspectos que garantice la realización adecuada y segura de la actividad. Cuando el contratista tenga rotación y/o vinculaciones de personal que vayan a tener relación con el contrato deberá hacer las capacitaciones correspondientes en los temas antes descritos e informará a la interventoría del cumplimiento de las mismas. CHEC coordinará con el Contratista la inducción a sus empleados sobre la adecuada atención al cliente, de tal forma que se garantice un óptimo servicio de información, trato y manejo de las situaciones que en el terreno se pueden presentar. El personal que sea contratado por el contratista, debe poner al servicio del contratista toda su capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva, en el desempeño de las responsabilidades propias del cargo u oficio mencionado y en las labores anexas y complementarias del mismo. De igual forma, no deben prestar durante la vigencia del contrato laboral suscrito, directa ni indirectamente servicios laborales a otro u otros contratistas, ni a trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, ni en otro que se le asemeje.

2.1.2. RESPONSABILIDAD DE BIENES Y/O MATERIALES Será responsabilidad del Contratista el cubrimiento del valor comercial de todos los bienes que resultaren afectados, salvo cuando se demuestre la fuerza mayor o el caso fortuito. Cuando se presente algún incidente o siniestro en el cual se vean involucrados bienes de CHEC, el Contratista deberá informarlo inmediatamente por escrito a la Empresa. Si los hechos se derivan de un acto doloso de un tercero, el Contratista deberá presentar con el informe, copia de la denuncia ante las autoridades respectivas. CHEC podrá descontar de los pagos pendientes al Contratista, el costo de los daños y/o faltantes por los cuales no haya respondido.

52

El Contratista será responsable por la pérdida o deterioro materiales suministrados por CHEC y deberá reponerlos o remplazarlos por unos similares, en un término no superior a quince (15) días calendario. El Contratista deberá mantener los equipos y herramientas en la mejor forma posible, CHEC se reserva el derecho de rechazar o exigir el reemplazo de aquellos equipos o herramientas que a su juicio sean inadecuados, ineficientes, o que por sus características no se ajusten a los requerimientos de seguridad o sean un obstáculo para el cumplimiento de lo estipulado en los documentos del contrato. El Contratista deberá proveer al personal de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de trabajos en instalaciones eléctricas y en particular dar cumplimiento a la resolución 1409 de julio de 2012 respecto al trabajo en alturas, debiendo cumplir las mismas con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad y adecuado a las tareas que realiza, de acuerdo a las especificaciones que para cada caso tenga estipulado CHEC. El Contratista deberá poseer un sistema de comunicación adecuado para garantizar la comunicación con cada uno de sus grupos de trabajo y con las personas designadas por CHEC para el manejo del contrato.

2.1.3. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL El Contratista dotará a todos sus trabajadores, desde el inicio del contrato y desde el ingreso del personal, de uniformes de trabajo de acuerdo con el régimen laboral Colombiano cumpliendo con el anexo (MANUAL DE IMAGEN.PDF). Como requisito de CHEC, cada uniforme del personal operativo debe comprender como mínimo: para la primera entrega de dotación dos pantalones, dos camisas, un par de zapatos dieléctricos, una gorra, una chaqueta impermeable y un par de botas pantaneras y los elementos de seguridad necesarios para cada tipo de actividad que el funcionario deba realizar. Para las entregas posteriores de dotación (cada 4 meses) un pantalón y una camisa. El personal del Contratista deberá contar con:

Uniformes según lo estipulado en el anexo MANUAL DE IMAGEN.PDF

Carné que lo identifique como Contratista y lo autoriza para ejecutar las actividades. Este debe portarse en un lugar visible, siempre que se adelanten actividades materia del contrato. El carné debe cumplir con lo estipulado en el anexo MANUAL DE IMAGEN.PDF.

El Contratista se obliga a mantener la identificación de sus trabajadores y asumirá los costos para la expedición de este documento, el cual debe ser elaborado con base en las condiciones especificadas por CHEC. Se aclara que las identificaciones se deben hacer en material PVC o similar.

53

Para los uniformes, carné, identificación de vehículos y demás elementos que tengan que ver con la imagen corporativa de la Empresa, el oferente deberá tener en cuenta para efectos de la propuesta todos los costos asociados al cumplimiento del anexo MANUAL DE IMAGEN.PDF de estos términos. El Contratista debe completar el total del equipo requerido de acuerdo con las actividades del contrato.

2.1.4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Sin perjuicio de las labores comprendidas en el objeto contractual, el Contratista responderá ante CHEC o ante terceros por los perjuicios que se causen a personas o bienes por su culpa, por negligencia o por descuido de las personas que tenga bajo su dependencia para el desarrollo de las actividades. Los daños que se causen deberán ser reparados a satisfacción de CHEC y se presentarán los paz y salvos respectivos. El contratista deberá garantizar la disponibilidad de personal, equipos, herramienta, transporte y recursos locativos durante el plazo contractual, debiendo reforzarlo cuando las exigencias de las actividades así lo requieran. Igualmente, dispondrá de equipos de cómputo necesarios, personal, instalaciones suficientes para atender sus responsabilidades y acatará instrucciones impartidas por el interventor cuando deba iniciarlas actividades. CHEC instalará al CONTRATISTA el software necesario para la conexión remota al módulo de inventarios de JD Edwards Enterprise One y aplicativos empresariales que se requieran. La responsabilidad técnica es del contratista, para lo cual deberá ceñirse estrictamente a las instrucciones impartidas por CHEC, a responder por los materiales o elementos que CHEC le entregará al empezar los trabajos y a las indicaciones de la interventoría. El contratista deberá tener en cuenta que ni CHEC, ni el interventor, harán manejo administrativo de su personal. Además de todas las obligaciones que tiene el Contratista en virtud de la ejecución del contrato, éste se obliga a:

Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas, recursos y materiales necesarios para la adecuada realización del contrato. Los insumos que suministre el Contratista serán de la mejor calidad, de manera que se asegure un óptimo servicio.

Reportarle al Equipo de Trabajo de Mantenimiento de Redes correspondiente (Subgerencia de Distribución) los transformadores que fallen cuando se energicen después de la toma de muestra de aceite o etiquetado para que estos procedan de conformidad.

54

Abstenerse de utilizar el personal asignado al contrato con otros fines diferentes al cumplimiento del mismo.

Asegurar la discreción del personal a su cargo en cuanto a la documentación e información que le ha sido encomendada.

Cumplir todas las normas de seguridad indicadas por CHEC. Su incumplimiento será causal suficiente para la suspensión de la actividad por parte de la interventoría, sin que esto influya en el cumplimiento de los plazos establecidos.

Asegurar que sus empleados porten durante la jornada laboral uniforme y escarapela de identificación en lugar visible.

Llevar un control diario de las cantidades de actividades ejecutadas para efectos de los pagos. Dichos controles podrán ser requeridos por el Interventor en cualquier momento, durante la ejecución del contrato.

Gestionar todos los temas administrativos relacionados con el contrato. Léase vinculación y desvinculación de personal, programación y coordinación de la toma de muestras, gestión de la información, y todas las actividades conexas que conlleven a la exitosa ejecución del objeto contratado.

Asegurar el cumplimiento pleno de las actividades objeto del contrato.

Acatar los comentarios y sugerencias hechas por la interventoría de CHEC al igual que ejecutar las modificaciones que se deriven de los mismos, estando obligado, además, a rehacer las actividades en caso de que las mismas hayan sido desarrolladas de manera deficiente. Todo lo anterior sin que ello represente un sobrecosto para CHEC.

Ajustar la prestación de sus servicios a las especificaciones técnicas establecidas, las instrucciones que CHEC curse al Contratista, las normas y reglamentaciones administrativas que estén en vigencia hasta la terminación del contrato y a los valores ofertados.

Recibir de CHEC, en la Estación Uribe tanto los materiales como la documentación necesaria para la realización de las labores objeto de la contratación.

Transportar el personal y todos los elementos hasta el lugar de la prestación de los servicios, encargándose además de la recepción, carga, descarga, almacenamiento y manipulación.

Verificar el material entregado, dar recibido a satisfacción y velar por el buen transporte y utilización del mismo. Nota: CHEC no se hace responsable por pérdidas y/o daños de material si el contratista ya recibió a satisfacción. En este caso, CHEC se reserva el derecho de descontar el material faltante en la liquidación del contrato. El oferente deberá tener

55

en cuenta en la elaboración de su oferta los costos asociados al transporte de materiales desde su entrega en CHEC hasta el lugar de la prestación de los servicios.

Asumir, para todos los efectos legales, la completa responsabilidad de los accidentes a él imputables que puedan producirse durante el desarrollo del contrato. Dicha responsabilidad comprende todo accidente que pueda sufrir cualquier persona que al servicio del Contratista tome parte en la ejecución del trabajo, cualquiera que sea el servicio que se realice.

Garantizar un buen trato a los clientes y orientarlos hacia la oficina de Atención al Cliente de CHEC más cercana, en el evento en que requieran de información adicional relacionada con la prestación del servicio de energía, e indicándoles sobre el procedimiento a seguir.

Entregar en medio magnético y físico, toda la información relacionada con el contrato, de tal manera que se facilite su transferencia al Sistema de Información Eléctrico Comercial y a las bases de datos diseñadas para verificar el cumplimiento de las metas establecidas, cumpliendo con la estructura definida por CHEC.

Entregar a CHEC en medio magnético de todas las hojas de vida del personal seleccionado para realizar las actividades objeto de esta contratación con toda la documentación soporte, especialmente documento de identidad y el certificado del SENA que acredite la Norma de Competencia Laboral 220201030 “Realizar muestreo de fluidos aislantes y/o superficies sólidas para la detección de sustancias peligrosas según procedimientos establecidos”.

Suministrar al interventor, dentro de los primeros 15 días, los contratos de trabajo suscritos con todos y cada uno de los empleados que se relacionen y sean requeridos para las diferentes actividades objeto del presente contrato.

Todos los trabajadores adscritos al contrato deberán contar con un contrato de trabajo conforme a las normas laborales vigentes. Dicho contrato podrá ser a término fijo, indefinido o por duración de las actividades. La relación contractual entre trabajador y contratista (empleador) deberá estar vigente mientras el primero esté laborando. La vigencia de estos deberá cobijar incluso el periodo de capacitación de los trabajadores para las actividades que se pretendan desarrollar.

Será obligación del contratista realizar los respectivos exámenes de ingreso y egreso para todos los empleados contratados.

Cuando se cambie un trabajador o se solicite el ingreso de un recurso adicional, deberá presentarse la copia del contrato antes del inicio de las labores de dicho recurso.

Todo ingreso de personal debe ser previamente informado mediante la presentación de la hoja de vida al Interventor para el correspondiente análisis del perfil y

56

verificación de la capacitación respectiva dada por el contratista, como también los movimientos y retiros de personal. El interventor podrá recomendar la desvinculación de personal, cuando considere que se lesionan los intereses de CHEC o sea inconveniente para el desarrollo del contrato.

Reemplazar el personal que la interventoría recomiende sustituir, a simple petición de ésta, dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del recibo de la solicitud.

Aumentar o disminuir el personal solicitado al contratista de acuerdo con las necesidades de la Empresa en cumplimiento del objeto contractual.

Mantener la seguridad en las labores a ejecutar y en el entorno de actuación durante la realización de las mismas, así como del estado final en que éstas queden y su área circundante, para impedir posibles accidentes. CHEC, en consecuencia, no será responsable de los accidentes que pueda sufrir el Contratista, su personal o terceros en el curso de los trabajos adelantados por éste o con ocasión de ellos.

Dotar a sus trabajadores de todos los elementos de protección personal requeridos en atención a la naturaleza de los trabajos y de acuerdo a las especificaciones que exige la ley y CHEC.

Asegurar que el servicio de transporte requerido para desempeñar las labores objeto de esta contratación, se ciña a las disposiciones vigentes en esta materia de acuerdo con lo estipulado en la Ley 105 de 1993 que consagró el marco legal de la actividad del transporte y la Ley 336 de 1996, denominada Estatuto Nacional del Transporte, que estableció los lineamientos generales que tienen que ver con el transporte público y demás normas que sean aplicables.

Observar rigurosa confidencialidad con toda la documentación entregada por CHEC, tanto de su propiedad, como de terceros, que hubieran podido servir de soporte en el estudio de otros documentos. Por ello, ninguno de los documentos podrá ser revelado total o parcialmente a terceros. Así mismo, el Contratista se obliga a no publicar libros, artículos, dar charlas, conferencias o a realizar cualquier otra actividad que revele información facilitada por CHEC, sin previo consentimiento por escrito de ésta. Este acuerdo de confidencialidad obliga al Contratista, no sólo durante la duración del Contrato con CHEC sino hasta que dicha documentación se haya hecho pública sin restricción.

2.1.5. TRANSPORTE Y VEHÍCULOS Los vehículos que el Contratista destine para el desarrollo de las actividades vinculadas a la prestación de servicios, deberán:

Ser tipo camioneta doble cabina;

Contar con conductor;

Ser de un modelo que no supere los a 8 años de antigüedad;

57

Tener SOAT vigente y revisión técnico mecánico actualizada, certificada por un centro de diagnóstico automotor autorizado; y

Tener todos los elementos de seguridad exigidos por el Reglamento de Tránsito aplicable.

En casos específicos, plenamente justificados por el contratista, éste podrá solicitar al interventor la autorización para utilizar vehículos con especificaciones diferentes a las mencionadas. En el evento de requerir carro canasta o similar, no tendrá en cuenta la restricción de modelo ya relacionada, pero deberá presentar: certificación de buena operación del sistema hidráulico del brazo del vehículo, SOAT y técnico mecánico al día y certificado de prueba de rigidez dieléctrica de laboratorio acreditado para tal fin.

2.1.6. SALARIOS Los valores ofertados serán entendidos como la base para el proponente calcular los costos por hora medios de la actividad cotizada. Allí deberán contemplarse los costos de horas ordinarias, extras, feriados o recargos nocturnos según lo exija la respectiva actividad. Por lo tanto, CHEC entiende que el contratista tuvo en cuenta dichas variables para el cálculo del valor ofertado y por lo tanto el mismo deberá ser suficiente para efectuar los respectivos pagos. En todo caso el contratista deberá consignar mensualmente al personal los salarios, prestaciones, gastos de alimentación y alojamiento, tiempo extra y demás conceptos sobre la misma base de costos que presente en su oferta. De manera adicional, para la aceptación de las cuentas de cobro respectivas, el contratista deberá presentar el recibido a satisfacción de cada uno de sus trabajadores, en un formato que contenga la liquidación de todos los conceptos. No se aceptarán estipulaciones contractuales en virtud de las cuales se pretenda desconocer esta disposición y por tanto la interventoría dará fe en cada informe del cumplimiento cabal de la misma. El contratista se obliga a efectuar el pago del salario de los trabajadores dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes. Es válida una periodicidad de pago menor a la mensual. La interventoría verificará el cumplimiento de este requisito. Los pagos a los trabajadores se realizarán a través de cuentas bancarias y el contratista deberá aportar los respectivos comprobantes de consignación y/o transferencia. Para el personal contemplado en el ítem “Gestión de Información”, CHEC reconocerá los gastos de alimentación y alojamiento en los casos que aplique, a consideración del interventor. Nota: Para el ítem de toma de muestra de aceite en zona rural, debe quedar incluido en el valor unitario los costos de transporte, alojamiento y alimentación del grupo y del auxiliar de volanteo.

58

2.1.7. REQUISITOS Y PERFIL DEL PERSONAL El personal a contratar deberá ajustarse como mínimo a los requisitos que se mencionan a continuación para cada uno de los cargos:

PROFESIONAL

Educación básica: Profesional en el área de sistemas o ingeniería eléctrica.

Conocimientos directos: Diseño, implementación y administración de aplicativos informáticos y manejo de bases de datos.

Habilidad: Creativa, manual, mental y visual, excelentes relaciones humanas, buena presentación, liderazgo, facilidad de expresión oral y escrita, buen manejo de normas y valores.

Experiencia: Mínimo de seis (6) meses en actividades relacionadas con las labores del cargo y con conocimientos en bases de datos. Se contará como experiencia la práctica universitaria realizada en CHEC.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Digitador)

Educación básica: Bachiller, con estudios en alguna tecnología.

Conocimientos directos: Sistemas, habilidad para el manejo de Internet, Excel, Word, bases de datos, digitación y transmisión de archivos planos.

Habilidad: Manual, mental y visual, excelentes relaciones interpersonales, buena presentación personal, facilidad de expresión oral y escrita.

Experiencia: Seis (6) meses de experiencia en el campo laboral en los últimos dos (2) años.

SUPERVISOR

Educación básica: Tecnólogo Electricista con matrícula profesional vigente. Certificado de Trabajo en Alturas.

Conocimientos directos: Operación de redes de energía, RETIE, mantenimiento de redes, sistemas, administración de personal y estadística.

Habilidad: Creativa, manual, mental y visual, excelentes relaciones humanas, buena

59

presentación, liderazgo, facilidad de expresión oral y escrita, buen manejo de normas y valores. Manejo de herramientas ofimáticas

Experiencia: Un (1) año de experiencia en actividades relacionadas con las labores del cargo en los últimos dos (2) años.

LINIERO

Educación básica: Técnico Electricista con tarjeta CONTE (categoría T5). Certificado por el SENA en la Norma Técnica de Competencias Laborales 220201030 Realizar muestreo de fluidos aislantes y/o superficies sólidas para la detección de sustancias peligrosas según procedimientos establecidos. Certificado vigente en trabajo en alturas avanzado.

Conocimientos directos: Instalación de transformadores y redes de media tensión.

Habilidad: Excelentes relaciones interpersonales, motricidad fina, buena presentación personal, facilidad de expresión oral y escrita, manejo de situaciones difíciles.

Experiencia: Seis (6) meses de experiencia en actividades relacionadas con las labores del cargo en los últimos tres (3) años.

AUXILIAR DE VOLANTEO

Educación básica: Técnico Electricista con tarjeta CONTE (categoría T5). Certificado vigente en trabajo en alturas avanzado.

Conocimientos directos: Instalación de transformadores y redes de media tensión.

Habilidad: Excelentes relaciones interpersonales, motricidad fina, buena presentación personal, facilidad de expresión oral y escrita, manejo de situaciones difíciles.

Experiencia: Seis (6) meses de experiencia en actividades relacionadas con las labores del cargo en los últimos tres (3) años.

Nota:

60

Todo el personal contratado que deba ejecutar actividades técnicas deberá poseer la matrícula de técnico electricista (CONTE) en las categorías que se requiera para cada actividad. La Interventoría revisará que se cumplan los requisitos exigidos en cuanto a la documentación, perfil y experiencia de los operarios en las actividades a contratar. En situaciones especiales CHEC podrá aceptar perfiles diferentes a los solicitados, previo análisis.

2.1.8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Profesional: 1. Recibir bases de datos en Excel con información técnica y de ubicación suministrada

por GIGA de transformadores, organizándola según plantilla o diseños suministrados por Mesa de Ayuda de JD Edwards, para dejarla disponible y ser cargada a JD Edwards en la modalidad de datos.

2. Determinar si en JD Edwards es necesario ingresar información manual, y gestionar la misma.

3. Conciliar la base de datos de activos con la base de datos de SPARD. Esta actividad consiste en determinar los transformadores que según la base de datos de activos se encuentran en operación y que no se encuentran en SPARD, y realizar las gestiones pertinentes como puede ser dar de baja el activo o realizar la corrección del caso.

4. Determinar qué transformadores figuran en la base de datos de SPARD que no se encuentren en la base de datos de activos para gestionar la incorporación de los mismos.

5. Generar y/o gestionar la base de datos de transformadores de terceros. 6. Realizar acompañamiento a Mantenimiento de Equipos para el logro de la gestión de

información de los equipos en JD Edwards. 7. Construir los procedimientos necesarios para administrar el flujo de información del

transformador desde su adquisición hasta su eliminación. 8. Diseñar e implementar mecanismos de reporte de información de campo para alimentar

los sistemas de información JD Edwards y SPARD, lo que consiste en reporte de transformadores retirados e instalados nuevos.

9. Ajustes al Módulo de Sustancias Peligrosas en JD Edwards para la administración de PCBs y puesta en producción.

10. Acompañar el proceso de toma de muestras de aceites para pruebas de PCB, hasta su registro en los sistemas de información.

11. Validar la información de todos los procesos involucrados en la gestión de transformadores.

12. Realizar el respectivo Reporte Inventario Nacional PCB. El Auxiliar Administrativo (digitador): 1. Ingresar (descargar-digitar-escanear) en las bases de datos e CHEC la información

recopilada en el terreno por los grupos de trabajo.

61

2. Actualizar las bases de datos de CHEC como resultado de las actividades ejecutadas por grupos de trabajo.

3. Generar reportes como resultado de las actividades ejecutadas por los grupos de trabajos.

4. Asesorar a los grupos de trabajo, en cuanto a información de las bases de datos. 5. Realizar extracciones de las bases de datos para diferentes análisis de acuerdo con lo

requerido por la interventoría del contrato. 6. Clasificación fotográfica y ratificación de datos. 7. Revisión de órdenes de trabajo y programación en el SGO e ingreso equipos. De igual

forma deberán formalizar las solicitudes de aprobación de las órdenes de trabajo con el fin de poder proceder de conformidad.

8. Diligenciamiento plantilla “datos técnicos del equipo”. Supervisor Tecnólogo: 1. Verificar las condiciones de las redes y/o terreno cuando sea requerido. 2. Programar los grupos de trabajo. 3. Coordinar con CHEC (Operación y Mantenimiento) las diferentes suspensiones de

energía y su registro en los sistemas de información, garantizando las correctas maniobras de aperturas y cierres.

4. Gestionar las órdenes de trabajo de los grupos de campo. 5. Vigilar el cumplimiento de las reglas de oro y el uso de elementos de protección personal

por parte de los grupos de trabajo. 6. Recopilar y garantizar en forma oportuna y veraz la información originada por los grupos

de trabajo en relación con las actividades ejecutadas. 7. Verificar la instalación adecuada y las cantidades de materiales de los grupos de trabajo. 8. Informar a la Interventoría la programación para comunicar a Gestión Social y a las

localidades, la ubicación y la actividad a ejecutar de los grupos de trabajo. 9. Velar por la correcta toma de muestras de los aceites de transformador y su custodia

hasta la entrega de estas al laboratorio de aceites. 10. Entrega de muestras al Laboratorio de Aceites. Liniero: 1. Realizar apertura y cierre de los transformadores a intervenir, cumpliendo con las

normas de seguridad. 2. Toma de muestra de aceite al transformador. 3. Etiquetar el transformador. 4. Puesta en servicio del transformador. 5. Conservar la custodia de la muestra como se indica en el anexo 1. 6. Recolección de información como se indica más adelante. 7. Reporte de novedades. 8. Manejo y disposición final de los residuos peligrosos. 9. Verificar los datos de la bitácora con la placa de características del transformador. Auxiliar de volanteo:

62

1. Diligenciar los formatos de suspensión. 2. Distribuir los formatos a los usuarios en los tiempos de notificación establecidos por

CHEC. 3. Dejar la evidencia respectiva de entrega de las comunicaciones. El contratista se obliga a mantener el orden y a emplear personal idóneo. Todos los trabajadores serán de libre vinculación y desvinculación del contratista y no adquieren vinculación laboral, administrativa, ni de ninguna índole con CHEC. Por lo tanto, es responsabilidad única y exclusiva del contratista el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones y prestaciones sociales a que ellos tengan derecho según lo dispuesto por las normas laborales vigentes. No obstante lo anterior, CHEC podrá solicitar al contratista la desvinculación de cualquier trabajador de las actividades materia de este contrato, sin que por ello se adquiera obligación adicional alguna con el trabajador o con el contratista. Durante la ejecución del contrato, el contratista y sus trabajadores se abstendrán de contratar con particulares el desarrollo de trabajos similares o complementarios en las zonas de las actividades materia de este contrato. El contratista deberá mantener informada a la Empresa de manera oportuna, permanente y detallada sobre cualquier conflicto laboral colectivo, real o potencial, en relación con el personal empleado en la ejecución del contrato y de cualquier otro hecho del cual tenga conocimiento que pueda afectar el desarrollo del contrato o la seguridad de las actividades, de CHEC, de sus empleados, agentes o de sus bienes. El contratista deberá tener en cuenta las instrucciones que con respecto a señalización informativa y escarapelas estén vigentes en CHEC al momento de la legalización del contrato.

2.1.9. GRUPOS DE TRABAJO

El contratista deberá asegurar una cantidad propicia de grupos de trabajo que aseguren el cumplimiento oportuno de las actividades encomendadas por CHEC. Cada grupo de trabajo deberá estar conformado por:

Dos (2) linieros; y

Un (1) auxiliar de volanteo.

Adicional a esto, cada grupo de trabajo deberá contar con transporte, tal y como se especifica en el numeral 2.1.5 TRANSPORTE Y VEHÍCULOS y las herramientas necesarias según lo dispuesto en el numeral 2.1.10 LISTADO DE HERRAMIENTAS.

63

2.1.10. LISTADO DE HERRAMIENTAS

DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD

Casco dieléctrico Debe ofrecer protección dieléctrica al usuario (no debe incluir elementos metálicos), que permita un ángulo de visión mayor a 45 grados superior al límite de rotación máxima del ojo, con ranura de ventilación que mejoran la circulación del aire. El cual debe constar de: Suspensión en corona con 4 puntos de apoyo, tafilete en vinilo, cierre o ajuste mediante cremallera y barbuquejo de 3 puntos de apoyo no resortado sin elementos metálicos. El casco debe cumplir con las siguientes normas: Normas ANSI Z89-1, NTC 1523, Resolución 1409 de 23 julio de 2012 – Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas.

und 2

Guante protector en cuero, tipo Vaqueta o ingeniero. par 2

Destornillador de pala ancha aislado a 600 voltios de 6"x1/4" und 2

Cámara fotográfica digital und 1

Chequeador de tensión tipo destornillador und 2

Gafas protectoras contra radiación ultravioleta y anti arco, con antiempañante, lente gris y estuche deben cumplir con norma ANSI Z87.1

und 2

Alicate aislado a 1000 V, 8" tipo electricista und 2

Bolsa porta herramienta elaborada en lona poliéster de alta resistencia, con costuras reforzadas y fondo reforzado con un material altamente resistente, de 8" de diámetro X 14" de profundidad, la bolsa debe tener una cargadera 18" de largo elaborada en riata y asegurada a la bolsa de forma resistente

und 2

Equipo Arnés: Arnés de seguridad con diseño en H, con pectoral y soporte pélvico con 1 argolla de toma dorsal con hebilla reguladora de posición, 2 argollas en cintura, ojales de toma frontal, refuerzo lumbar ergonómico fijo, acolchado en tela de nylon de cordura para mayor comodidad de trabajo, sin porta herramienta. Con una resistencia a la fuerza, al envejecimiento, a la abrasión y al calor, equivalente a las poliamidas. En ningún caso, deberán ser remachados y los hilos de costura deben ser de diferente color para facilitar la inspección. Las argollas del arnés deben tener una resistencia mínima de rotura de 5000 libras (22.2 Kilonewtons – 2.272 Kg.). El ancho de las correas que sujetan al cuerpo durante y después de detenida la caída, será mínimo de 1- 5/8 pulgadas (41 mm). . El arnés de seguridad debe cumplir con las siguientes normas: CE EN 361, ANSI Z359-1, NTC 2037, Resolución 1409 de 23 julio de 2012 – Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas.

gl 2

1 conector de anclaje de 1.8 mts (tercer pretal). Un conector de anclaje es una cuerda o cinta plana, con una capa antiabrasiva en toda su superficie, con una longitud 1,8 m. fijos o regulables. Está constituido por una argolla en D (de acero galvanizado para posicionamiento de 12 mm de diámetro) en uno de los extremos y en el otro por un ojal invertido para enlazar y lograr un perfecto apoyo en la estructura, y no dañar la cinta. Resistencia mínima de rotura de 5000 libras (22.2 Kilonewtons – 2.272

gl 2

64

Kg). EN 354, EN 358, ANSI Z359.1 de 1992, EN-355 y Resolución 1409 de 23 julio de 2012 – Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas

3 mosquetones en acero de cierre automático: Mosquetón en acero de cierre automático con apertura entre 18 a 20 mm máximo, resistencia mínima certificada de 5.000 lb (22.2 kilonewton). Que sirva para múltiples funciones, desde conectar el sistema de aseguramiento al arnés hasta utilizarlo en el extremo de un elemento de amarre. El mosquetón debe cumplir con las siguientes normas: ANSI Z359-1, UNE EN 361 y 362, UNE-EN 12775 – 1999, Resolución 1409 de 23 julio de 2012 – Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas

gl 2

1 cabo de posicionamiento regulable. Una eslinga de posicionamiento es un conector o cuerda con una longitud entre 1,5 y 2 mts. regulables. Para posicionamiento se acopla a las argollas laterales en D pélvicas del arnés evitando que el operario llegue a un lugar peligroso e impidiendo una caída libre vertical. La eslinga de posicionamiento en soga retorcida de fibra sintética poliamida (NYLON 6.6 DUPONT) alta tenacidad posee un calibre de 14 mm, con protector de soga anti-desgaste. Con mosquetones con doble traba de seguridad de 18 mm de abertura, uno estándar y otro de cierre automático. la eslinga debe tener una resistencia mínima de rotura de 5000 libras (22.2 Kilonewtons – 2.272 Kg.). La eslinga o cabo de posicionamiento debe cumplir con las siguientes normas: ANSI A10.14 1991, EN 358, ANSI Z 359. 1 1992, IRAM 3622-1 y 2, EN 12275, EN 354, NTC 2037, Resolución 1409 de 23 julio de 2012 – Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas.

gl 2

1 tula para transporte. gl 2

La línea de vida de posee 15 - 20 metros de longitud (longitud depende de la necesidad de las actividades), debe estar fabricada en una cuerda de 100 % Poliéster trenzado de tres hebras torcidas de 13 mm (según necesidad), con una resistencia mayor a 2700 Kg, con alta resistencia a la fricción y a la tensión. Utilizada también como cuerda estática, con ojal en un extremo con guardacabo, enchaquetada en la conexión del guardacabo, y contrapeso de goma. Puede estar provista de un mosquetón de doble seguro de 55 mm de apertura en uno de sus extremos para conectar a un punto de anclaje o un ojal en un extremo con guardacabo. La línea de vida debe cumplir con las siguientes normas:

- ANSI/ASSE Z359.1, EN 354 (Equipos de protección individual contra caídas. Equipos de amarre).

- EN 12275 (Equipos de alpinismo y escalada. Mosquetones. Requisitos de seguridad y métodos de ensayo).

- Resolución 1409 de 23 julio de 2012 Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo.

gl 1

65

El freno salvacaídas fabricado en acero inoxidable de alta tenacidad para soga de poliéster de 13 mm, sin absorvedor de energía - impacto, sistema de cierre de perno y rosca. Resistencia mínima de rotura de 5000 libras (22.2 Kilonewtons – 2.272 Kg). El freno salvacaída debe cumplir con las siguientes normas: ANSI Z359.1-1998, OSHA 1926.750, EN-353-1, EN-353-2, La Resolución 1409 de 23 julio de 2012 – Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas. medidas de protección y prevención de caídas

gl 1

Pretales de banda con remaches, con manila de polipropileno de 5/8" certificada para pretales.

par 2

Capa Plástica - de pantalón y chaqueta tipo motociclista con costuras vulcanizadas y cinta reflectiva en la espalda.

und 2

Llave de expansión de 8" o 10" o 12" und 1

kit de primeros auxilios y camilla miller. und 1

Verificador de ausencia tensión para 13,2kV con estuche. und 1

Escalera dieléctrica en dos o tres cuerpos. De 10 metros de altura und 1

Marcador industrial de pintura und 1

Protector solar con factor de protección 50. und 2

Pértiga telescópica de 7 cuerpos fabricada en fibra de vidrio, tener acople universal, adicionalmente traer martillo para manipulación de elementos de red, con estuche fabricado en lona de alta resistencia, con costuras reforzadas y cierre mediante broches o fabricado en tubo de PVC, se admiten pértigas de segunda pero con el visto bueno de la interventoría

und 1

Estuche para pértiga und 1

Guantes dieléctricos clase II (17.000 voltios) con guantillos, protectores de cuero y con estuche

par 1

Cono de señalización plegable de 90 cms de alto con cinta reflectiva und 2

Morral fabricado en lona poliéster impermeable de alta resistencia, con doble costura en hilo bondix No. 60, con protección UV, cremalleras en nylon, 4 bolsillos laterales uno de estos para llevar un empaque plástico de 600 mililitros, 2 bolsillos frontales y doble compartimento interno, dimensiones: largo total: 60 cms, ancho total: 43 cms, profundidad total de 15 cms Tapa: largo 55cms, ancho 43 cms, cierre mediante 2 riatas y hebilla metálica de corredera. El cierre del mayor compartimiento debe ser mediante cordón

und 2

Juegos de llaves mixtas (1/2",3/4",15/16",1",5/8",9/16") juego 1

EQUIPO DE PUESTA A TIERRA PARA Baja Tensión, Cumplimiento de RETIE.

juego 1

Manilas de polipropileno de ½" (20 Mts. c/u.) und 1

KIT para el manejo de derrames de aceite und 1

2.2. PROCEDIMIENTOS El programa de toma de muestras de aceite de transformadores se ejecuta en el marco del cumplimiento a la Resolución 0222 de 2011 del Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible

66

“Por la cual se establecen requisitos para la gestión ambiental integral de equipos y desechos que consisten, contienen o están contaminados con Bifenilos Policlorados (PCB)”, o aquella que la modifique o sustituya. La toma de las respectivas muestras de aceite en transformadores sólo la puede realizar personal certificado por el SENA. Para tal efecto deberán aportar el certificado respectivo en la Norma Técnica de Competencias Laborales 220201030 Realizar muestreo de fluidos aislantes y/o superficies sólidas para la detección de sustancias peligrosas según procedimientos establecidos. A continuación se describen las actividades que conforman la presente contratación:

2.2.1. ÍTEM 1.GESTIÓN DE INFORMACIÓN: Consiste en la conciliación de la información de la base datos de activos JD Edwards relacionándose y gestionando las acciones con los procesos y equipos de trabajo que participen en el desarrollo del Módulo de Sustancias Peligrosas en JD Edwards y en el Inventario Nacional de PCB. Para la ejecución de la actividad de gestión de información, el contratista deberá disponer de:

- Un (1) Profesional en el área de sistemas de información. - Un (1) Auxiliar técnico (digitador).

2.2.2. ÍTEM 2: TOMA DE MUESTRA DE ACEITE La actividad consiste en la visita a transformadores de distribución instalados en las redes de distribución de energía, en el área urbana y rural de las siguientes Zonas y municipios: - Zona Norte: Aguadas, Pacora, Salamina, La Merced, Filadelfia, Aránzazu - Zona Sur: Santa Rosa de Cabal, Dosquebradas, Marsella - Zona Noroccidente: Anserma, Riosucio, Supía. Para la ejecución de esta actividad, el contratista deberá disponer de: Un (1) Supervisor Tecnólogo y los grupos de trabajo de toma de muestra. Realizarán actividades entre la cuales incluye: 1. Identificación de los puntos a intervenir: Visita a los sitios donde se encuentran

instalados los transformadores de distribución objeto de la muestra para recopilar previamente la información necesaria que requerirá la tarea, verificar el estado de los elementos de la red y determinar los inconvenientes que puedan surgir para la toma de muestra.

2. Notificación de suspensión del servicio: Los sitios de intervención se deberán visitar

mínimo 48 horas, si es residencial, o 72 horas, si tiene clientes industriales, previas a la

67

intervención del circuito. En dicha visita se deberá notificarle de forma escrita a todos y cada uno de los usuarios que se encuentran asociados al transformador de distribución, la fecha, la hora y la duración de las actividades que se desarrollarán en el sector, las cuales serán el motivo por el cual se suspenderá el servicio de energía eléctrica en el sector. Para cumplir con la actividad se deberán recoger los soportes que demuestren la mencionada notificación, indicando el código CHEC del circuito, el nombre del usuario notificado, su identificación, la fecha de notificación y la firma. Estas actividades se deberán coordinar con el coordinador CHEC y los volantes serán suministrados por CHEC.

3. Corte del servicio: Coordinar con las diferentes áreas de CHEC la suspensión del

servicio para la toma de las muestras. Efectuar apertura y cierre de los transformadores de distribución, objeto de la toma de muestra, según programación previamente acordada con CHEC y siguiendo el procedimiento establecido por la empresa para este propósito.

4. Toma de muestra de aceite: Acceder al transformador instalado en poste, destapar la

válvula de sobrepresión u otro orificio como tapón, tapa de inspección o por donde pueda acceder al aceite y tomar una muestra de aceite, volver a poner la válvula de sobrepresión y etiquetar la respectiva muestra. En el evento de no poder acceder al aceite por los medios descritos se procederá a destapar el transformador para acceder al aceite, esta maniobra se debe realizar en un día seco para evitar al máximo el ingreso de humedad y volver a tapar el transformador.

CHEC suministrará la totalidad de materiales consumibles requeridos para ejecutar la labor de toma de muestra. Dichos materiales serán suministrados bajo inventario, y el correcto manejo así como la utilización de ellos será responsabilidad exclusiva del contratista. 5. Puesta en servicio: Se cambiaran los fusibles tipo H por duales según la tabla

suministrada por la interventoría. Se deberá inspeccionar el circuito conectado para asegurarse que todo quedó funcionando correctamente y no existan quejas o reclamaciones por parte de los usuarios.

6. Etiquetar transformador: Etiquetar el transformador al que se le ha tomado muestra

según especificaciones de la Interventoría.

Se realizará marcación del transformador con el número de activo en la cuba: con stickers suministrados por CHEC.

En caso de no coincidir el número del activo instalado con el número del activo identificado en el sistema, esta discrepancia deberá ser notificada a la Interventoría, para reprogramar la actividad de etiquetado.

7. Custodia de la muestra: Conservar la custodia de las muestras con las especificaciones establecidas por el Laboratorio.

8. Continuidad de la actividad: Realizar la misma actividad con los siguientes

transformadores.

68

9. Recolección de información: Diligenciar formato con la información solicitada del transformador y generar registro fotográfico de cada toma de muestra con foto de la placa del transformador, foto de la toma de muestra con el rotulo del número del kit y foto panorámica.

10. Reporte de novedades: Informar las anomalías observadas en el punto de

transformación y que requieran posterior mantenimiento. 11. Manejo y disposición final de residuos peligrosos: Todos los residuos de equipos y/o

desechos como mangueras, frascos, limpiones, guantes desechables, entre otros elementos que estén en contacto directo e indirecto con el aceite dieléctrico, deberá ser dispuesto en los lugares indicados por CHEC en la Estación Uribe, para gestionar una adecuada disposición final.

2.2.3. PROGRAMA DE TRABAJO Las actividades se realizaran entre la 6 y las 22 Horas cumpliendo como mínimo con cuarenta y ocho (48) horas semanales, para las semanas sin días festivos. Cuando existan días festivos se descontarán ocho (8) horas por cada día festivo. El Contratista deberá suplir las faltas, incapacidades, vacaciones y licencias de todo el personal a su cargo, garantizando siempre el número de personas requeridas para cada ítem.

2.2.4. PRECISIONES DEL PROCESO

Las actividades que se originen por la necesidad de realizar correcciones, bien sea a los trabajos realizados o a los documentos diligenciados, originadas por errores del Contratista, no serán reconocidas en el pago, puesto que forman parte de la calidad del trabajo del Contratista.

La papelería generada en la actividad deberá ser enviada a CHEC en un plazo de una semana para su digitalización. En caso tal de que CHEC determine un esquema de gestión documental diferente, el plazo podrá ser modificado.

El Contratista debe establecer un proceso de validación de la calidad de la información registrada en los formatos, ya que estos deben estar completamente diligenciados sin tachones ni enmendaduras, entre otros.

69

3. FORMATOS

3.1. FORMATO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC Gerente General Oficina ASUNTO: Oferta Técnico - Económica El (Los) suscrito (s), obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) u obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica):__________________________________________, presenta su oferta en la cual ofrece (n), la “Prestación del servicio de toma de muestras de aceite, marcación y gestión de información de transformadores” La oferta tiene un valor de _________________________________________ ($______________), de acuerdo con el contenido de la solicitud de ofertas. La oferta estará vigente por 90 días, de acuerdo a lo solicitado en términos de referencia. EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE: 1. Tengo la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta

compromete totalmente a la firma que legalmente representa. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de __________.

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas, incluidos sus

adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. He tomado cuidadosa nota de las características de las obras a ejecutar y de las

condiciones que puedan afectar su ejecución. 5. He revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u

omisión.

70

6. Conozco las condiciones generales, información general de la solicitud de oferta, del contrato, la oferta económica, las especificaciones técnicas generales y particulares y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona tiene interés

en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/o globales, tuve en cuenta todos los

gastos e impuestos legales vigentes necesarios para la ejecución de la obra a que se refiere dicho precio.

9. Acepto incondicionalmente y me acojo en su totalidad al contenido de la oferta

suministrado por CHEC como único documento de referencia para la elaboración y calificación de la mía.

10. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias. 11. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a favor de

terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato. 12. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal

de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan.

13. Autorizo a CHEC para que durante el período en el cual se ponga a consideración de

los oferentes los informes de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados.¹

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: (Relacione aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida)

Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas

Que las pólizas sean pagadas por CHEC. y descontadas del primer pago.

Pagaré las pólizas directamente. Atentamente, FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE

71

_______________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE CC El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Nombre del oferente:

NIT:

Nombre de Representante legal

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

1 El oferente deberá indicar cuál de la información consignada en la oferta tiene carácter de reservada y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma específica que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale las normas específicas que le otorgan ese carácter o la señale pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que la Empresa se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.

72

3.2. FORMATO 2: INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en estos términos de referencia.

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que el oferente ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo __________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de __________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia.

FIRMA

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD CONTRATANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA DE LA IMPOSICIÓN DE LA MULTA

CANTIDAD DE MULTAS POR CONTRATO

73

3.3. FORMATO 3: CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL

Ciudad y fecha________________________ Señores CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales Yo, __________________________________identificado con la Cédula de Ciudadanía No.________________ expedida en_________________, manifiesto bajo la gravedad del juramento: Que he cumplido con los pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud y pensiones) y con los aportes parafiscales correspondientes a los empleados que he vinculado por contrato de trabajo, por lo que declaro que me encuentro a paz y salvo con las Empresas Promotoras de Salud – EPS, Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías – AFP, Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, Cajas de Compensación Familiar - CONFAMILIAR, Instituto de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA. Firma________________________ Nombre______________________ Cédula______________________

74

3.4. FORMATO 4: APARTAMIENTOS En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el presente formato para que puedan hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta, no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos. TÉCNICOS

COMERCIALES

CONTRACTUALES

OTROS

central hidroeléctrica de caldas s - chec · pdf filetérminos de referencia para...

Documents