CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC

SUBGERENCIA DE SUBESTACIONES Y LINEAS

ÁREA DE EXPANSIÓN Y REPOSICIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EFECTUAR ESTUDIOS DE EDIFICACIONES DE CHEC, PARA REALIZAR LOS ANÁLISIS DE

VULNERABILIDAD SÍSMICA, LOS DISEÑOS DE INTERVENCIÓN PARA REFORZAMIENTO, REHABILITACIÓN Y REPOTENCIACIÓN ESTRUCTURAL,

BASADAS EN LAS EXIGENCIAS DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE.

MANIZALES, ABRIL DE 2.015

TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES ...................................................................................... 4

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA ............................ 4 1.2. INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................... 12 1.2.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN .............................................................................. 12

1.2.2. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ...............................................12 1.2.3. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ...............13 1.2.4. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ...................................................................13

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ..................... 14 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ...........................................................14 1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA

SOLICITUD DE OFERTAS ..........................................................................................................14 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS .................................................................14 1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA ..............................................................................................15 1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA ..........................................................................................15

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA ........................................................................... 15 1.4.1. DOCUMENTOS DE LA OFERTA .................................................................................15 1.4.2. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ..................................................18 1.4.3. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ..........................................................................18 1.4.4. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ..............................19 1.4.5. PRECIO ..........................................................................................................................20 1.4.6. ASPECTOS JURÍDICOS ................................................................................................20 1.4.6.1. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS PERSONAS JURÍDICAS ....20

1.5. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ....................... 22 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ................................................................................23 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ...............................................................23 1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO ...................................................................................24 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA ............................................................................................24 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA .............................................................25

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO.................................................. 29 1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ...................29 1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO ..................................................................................29 1.6.3. FONDOS ........................................................................................................................29 1.6.4. VALOR DEL CONTRATO ..............................................................................................30 1.6.5. FORMA DE PAGO ........................................................................................................30 1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS ..............................................................................................31 1.6.7. PLAZO DE EJECUCIÓN ...............................................................................................32 1.6.8. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ...............................................................................32 1.6.9. DOMICILIO CONTRACTUAL ......................................................................................32 1.6.10. ADICIÓN O PRÓRROGA .........................................................................................32 1.6.11. GARANTÍAS DEL CONTRATO ................................................................................32 1.6.12. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ..........................................................................34 1.6.13. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ..............................................34 1.6.14. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ...............................................................35 1.6.15. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS ..........................................................36 1.6.16. COMPENSACIÓN .....................................................................................................38 1.6.17. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA .......................................................38 1.6.18. REQUISITOS DE LAS FACTURAS ..........................................................................39

1.6.19. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ...................................................................39 1.6.20. INTERVENTORÍA .....................................................................................................40 1.6.21. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ...........................................................................40 1.6.22. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL .................................................................40 1.6.23. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS .................................................................................40 1.6.24. RESPONSABILIDAD POR EQUIPO, HERRAMIENTAS Y MATERIALES ..............41 1.6.25. SALUD OCUPACIONAL ..........................................................................................41 1.6.26. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ........................43 1.6.27. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ........44

1.6.28. DERECHOS DE AUTOR ..........................................................................................44 1.6.29. CONTROL DE REGISTROS .....................................................................................44 1.6.30. REUNIONES PERIÓDICAS ......................................................................................45 1.6.32. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA ....................................................................45 1.6.33. INDEMNIDAD ..........................................................................................................47 1.6.34. POLÍTICA AMBIENTAL ...........................................................................................47 1.6.35. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA..............................................................48 1.6.36. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................48 1.6.37. TERMINACIÓN .........................................................................................................48

2. CANTIDADES ............................................................................................................................49

2.1. CANTIDADES ....................................................................................................... 49 2.2. INFORME FINAL ................................................................................................... 49

3. FORMATOS ...............................................................................................................................50

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN ........................................................ 50 3.2. FORMATO 2 - RELACIÓN DE MULTAS Y/O SANCIONES DE CONTRATOS

EJECUTADOS EN LOS ÚLTIMOS TRES (3) AÑOS .......................................................... 53 3.3. FORMATO 3. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS ............................................ 54

PARTE I

1. CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

1.1.1. OBJETO

Estudios de edificaciones de CHEC para realizar los análisis de vulnerabilidad sísmica, los diseños de intervención para reforzamiento, rehabilitación y repotenciación estructural, basadas en las exigencias de la normatividad vigente. 1.1.2. ALCANCE

El contratista deberá presentar a la Interventoría un paquete en medio físico y magnético (planos en AutoCAD 2014 o superior e informes en Excel y Word) del levantamiento de información existente de la edificación consistente en planos estructurales, arquitectónicos, redes hidrosanitarias, eléctricas y de datos, para lo cual CHEC permitirá realizar la búsqueda en su archivo, en caso que no exista información, el contratista adelantará los estudios necesarios para levantar la información del estado actual de la edificación. El contratista se basará en las exigencias de la norma colombiana de diseño y construcción sismo resistente NSR-10 y Decreto de Microzonificación Sísmica respectivo, ley 400 de 1997, Decreto 340 de 2012 y cualquier otra norma, decreto o ley que aplique, para realizar el análisis de vulnerabilidad sísmica, el diseño para reforzamiento, rehabilitación y repotenciación estructural, incluidos elementos no estructurales. El contratista presentará una evaluación del estado actual de la edificación incluyendo elementos estructurales y no estructurales basado en la normativa sismo resistente, aplicando las exigencias del Título A de la NSR-10 donde se definen los criterios con los que se deben evaluar las edificaciones preexistentes donde concluirá si los hallazgo realizados corresponden a vulnerabilidades que deben ser intervenidas y solucionadas mediante reforzamiento y actualización estructural. En función a la evaluación del estado actual de la edificación, el Contratista deberá entregar a CHEC un informe final en medio físico y magnético (planos en AutoCAD 2014 o superior e informes en Excel y Word) con los análisis basado en la NSR-10 y

en la normatividad vigente, planteando soluciones técnicas, funcionales y económicas, informando conclusiones y entregando planos, estudios, diseños, despieces, recomendaciones constructivas, memorias de cantidades y presupuestos. Toda la información entregada por el contratista deberá estar debidamente firmada por el diseñador y el representante legal del contratista, también se debe incluir el número de matrícula profesional del ingeniero responsable de los estudios y diseños. La información entregada deberá ser clara y completa. Los informes finales deben incluir las especificaciones técnicas de los materiales a utilizar para realizar los reforzamientos y los métodos constructivos de cómo realizar la intervención en la edificación. Para el diseño del reforzamiento de los elementos estructurales de la edificación, se debe tener en cuenta los pasos y etapas establecidas para la Intervención de edificaciones existentes en el capítulo A.1.3.4 de la NSR-10 y demás reglamentación vigente, y para el diseño de elementos no estructurales lo establecido en el capítulo A.9 de la NSR-10 y demás regulaciones vigentes. El oferente ganador debe tener claro que los diseños realizados no deberán intervenir con el funcionamiento de la edificación Es importante aclarar que el diseño para el reforzamiento estructural no puede interferir con el funcionamiento de las edificaciones en su etapa constructiva. Para el diseño del reforzamiento estructural, además de lo mencionado anteriormente, se debe tener en cuenta la existencia de las redes de instalaciones hidrosanitarias, eléctricas, datos, aire acondicionado o cualquier otra red existentes, y además dentro del diseño del reforzamiento estructural se deben incluir las recomendaciones definidas los criterios del Título J y Titulo K de la NSR-10 para su cumplimiento. Es claro que el contratista no deberá limitarse a lo dispuesto en el alcance y que deberá dar cumplimiento a lo exigido por la normatividad vigente. Entregará también, toda la documentación necesaria para la realización de los trámites de aprobación de diseños ante las autoridades competentes, organizada en paquetes por subestación. Además, deberá realizar el trámite de presentación y aprobación para la realización de las obras de reforzamiento para cuatro (4) subestaciones, para realizar su intervención en el presente año. Por lo anterior, el Contratista dará prioridad a la realización de estudios de estas cuatro (4) subestaciones según definición de CHEC. Los ensayos requeridos para el levantamiento de la información, realizar el análisis de vulnerabilidad y la definición de diseños podrán ser destructivos y no destructivos, pero en el caso de los ensayos destructivos se deberá aprobar por la interventoría y la reparación de la zona afectada deberá ser realizada con métodos técnicos aprobados por la interventoría y su acabado deberá ser igual o mejor al que se encuentra su estado actual. De igual forma como lo exige la norma se requiere realizar estudio de suelos y en algunos casos se podrá exigir como complemento la realización de estudios de refracción sísmica para determinar con mejor precisión el perfil del suelo, con una firma o ingenieros de reconocida experiencia en dicho tipo de estudios. El valor cotizado será por m2 y deberá incluir todos los costos necesarios para cumplir con el objeto contractual incluyendo transportes, desplazamientos, ensayos, estudios, levantamiento de información, etc.

Las cantidades del contrato pueden aumentar o disminuir, de igual forma CHEC podrá adicionar o cambiar edificaciones y/o subestaciones en caso de verlo necesario 1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Podrán presentar ofertas las personas naturales que sean ingenieros civiles especialistas en diseño de estructuras certificados mediante la presentación diplomas universitarios y con una experiencia general de 5 años a través de su vida profesional demostrables a partir de la expedición de la matricula profesional o personas jurídicas nacionales cuya actividad principal sea el ejercicio de la ingeniería civil, su objeto social deberá tener relación directa con el objeto contractual de estos términos de referencia y deberá haber sido constituida por lo menos hace 5 años contados a partir de la inscripción en el registro mercantil de la sociedad. Los proponentes deberán contar con una experiencia específica en el diseño de estructuras aporticadas (edificaciones mínimo de 3 pisos de altura) y en el diseño para el reforzamiento, rehabilitación o repotenciación de estructuras aporticadas (edificaciones mínimo de 3 pisos de altura), durante su vida profesional. Esta experiencia específica se representará con el cumplimiento obligatorio de las dos condiciones presentadas a continuación:

La presentación de un (1) contrato celebrado, ejecutado y liquidado con personas jurídicas o naturales, cuyo alcance haya sido el diseño de estructuras aporticadas de nivel de uso IV o del grupo de uso III literal a) ó de grupo de uso II literales e) ó f) de acuerdo a la NSR 10; y cuya cuantía inicial sea al menos de ochenta (80) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes Actuales ($644.350).

y la presentación de hasta TRES (3) contratos celebrados, ejecutados y liquidados con personas jurídicas o naturales cuyo alcance haya sido el estudio y diseño de obras para el reforzamiento estructural de edificaciones de nivel de uso IV o del grupo de uso III literal a) ó de grupo de uso II literales e) ó f) de acuerdo a la NSR 10; y cuya cuantía inicial sume entre los tres como mínimo ochenta (80) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes Actuales ($644.350).

Con respecto a la experiencia con personas naturales, será necesaria la presentación de la licencia de construcción y el contrato celebrado con dicha persona, siendo el titular o contratista el oferente. Los certificados de experiencia deben estar registrados en Konfirma.

En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. En el presente proceso de contratación podrán presentar oferta las personas naturales o jurídicas que cumplan los siguientes requisitos: Personas Naturales: a) Acreditar ser ingeniero civil especialista en estructuras con una experiencia general a través de su vida profesional demostrable a partir de la expedición de la matricula profesional y que no deberá ser menor a cinco (5) años, para lo cual deberá presentar fotocopia legible de la matricula profesional y certificado de vigencia de la matrícula profesional expedido por el COPNIA y el diploma de grado como especialista. b) Acreditar la experiencia específica solicitada. No se aceptará valores de contratos traídos a valor presente y sólo será válida la experiencia solicitada. c) Asistir a la totalidad de la reunión obligatoria. d) Asistir a la totalidad de la visita obligatoria. e) Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y

contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable sólo si está inscrito en el registro liviano), en los plazos que estipula CHEC.

Personas Jurídicas: a) Haber sido constituida como mínimo hace cinco (5) años contados a partir de la

fecha de matrícula en el registro mercantil, esta información será revisada por quien designe CHEC directamente en la base de datos de la Cámara de Comercio.

b) Acreditar la experiencia específica solicitada.

No se aceptará valores de contratos traídos a valor presente y sólo será válida la experiencia solicitada. c) Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y

contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable sólo si está inscrito en el registro liviano), en los plazos que estipula CHEC.

c) Asistir a la totalidad de la reunión obligatoria. d) Asistir a la totalidad de la visita obligatoria. e) Acreditar que la persona jurídica cuenta con un ingeniero civil especialista en

estructuras matriculado como tal desde hace más de cinco (5) años, contados desde la fecha de expedición de la matrícula profesional, hasta la fecha de apertura del presente proceso de contratación, puede ser el representante legal, uno de los socios o el que abona la oferta, y se acredita mediante la presentación de una fotocopia legible de la matricula profesional y el certificado expedido por el COPNIA sobre la vigencia de la matricula profesional y será el que se hará cargo del contrato durante todo el plazo de ejecución, también deberán presentar el diploma de grado de especialización en diseño de estructuras de dicho ingeniero. En caso de que este ingeniero no pueda continuar al frente del contrato, la persona jurídica deberá presentar a la interventoría, para su aprobación, un candidato de iguales o mejores características.

La experiencia específica que haya sido lograda en consorcio o en unión temporal se valdrá únicamente en el porcentaje de participación en el consorcio o en la unión temporal. El objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas. No se admiten ofertas alternativas ni la participación de consorcios o uniones temporales. De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas. 1.1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Y VISITA OBLIGATORIA

Se realizará reunión de carácter obligatorio con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de contratación. Dicha reunión se llevará a cabo el día martes 21 de abril de 2015 a las 8:00 a.m., con sitio de encuentro en la sala Esmeralda, ubicada en el edificio inteligente, Estación Uribe, Manizales. En ella se realizará una presentación

de las edificaciones sobre las que se realizará el estudio. Esta reunión será coordina por el profesional Diego Fernando Cruz de la Cuadra. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta Se realizará visita de carácter obligatorio. Una vez finalizada la presentación de la reunión obligatoria, se iniciará con el recorrido de las subestaciones objeto del contrato. Las visitas se realizaran los días 21 y 22 de abril. La asistencia a los dos recorridos de las subestaciones es obligatoria y deberá ser realizada por la misma persona que asista a la reunión obligatoria, en caso de la no asistencia a alguno de los recorridos, esto será motivo suficiente para descalificación del oferente. Para los recorridos se requiere la presentación de los pagos al día de seguridad social y aportes de parafiscales presentados y entregados en medio físico el día de la reunión obligatoria, en caso de no presentarlos, no podrán ingresar a las subestaciones y serán descalificados para presentar la propuesta. Para el ingreso a las subestaciones el proponente debe llevar obligatoriamente botas dieléctricas y casco dieléctrico, en caso de no llevarlos, no se permitirá el ingreso a la subestación y esto será causal de descalificación. Para la realización del recorrido los proponentes podrán asistir en su propio vehículo. En caso de no tener medio de transporte, deberán enviar la solicitud con los datos de una persona (especificando nombre completo, numero de cedula, ARL, EPS, Pensión), para ser incluida en el transporte que suministrará CHEC. Esta información debe ser enviada por correo electrónico a más tarde el 20 de abril antes de las 04:00 p.m. al correo electrónico Diego.Cruz@chec.com.co, se aclara que la persona inscrita para el recorrido debe ser la misma que asista a la reunión obligatoria. El recorrido 1 se realizará el día 21 de abril inmediatamente finalice la reunión obligatoria saliendo de la Estación Uribe y visitando subestación Enea, subestación Peralonso, subestación Villamaría y subestación Aránzazu. El recorrido 2 iniciará el 22 de abril a las 8 am, el punto de encuentro será la portería de la Estación Uribe y se visitaran la subestación Irra, subestación Insula, subestación la Rosa y Subestación Armenia. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final del recorrido. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta

Aquellos representantes legales de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En todo caso el delegado debe ser profesional en áreas afines con la labor a ejecutar con el fin de que pueda integrarse al proceso que se surte en la reunión y en la visita obligatoria. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga el conocimiento suficiente y necesario para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión y de la vista, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la visita y/o reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable en el término que la CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. Los asistentes deben tener presente que en la CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el asistente deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para el inicio de la reunión. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la asistencia a la reunión causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la reunión y a la visita es causal de rechazo de la oferta. 1.1.5. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA

CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyen al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

• Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los

involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto

por las diferencias.

• Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones

malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de

CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

• Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y

respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades

de cada uno.

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

• El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de

su actuación.

• El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la

dignidad humana.

• La protección y recuperación del medio ambiente.

• La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

• El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

• El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa.

1.1.6. TRANSPARENCIA

La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética 01-8000-912432. La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre.

1.2. INFORMACIÓN GENERAL

1.2.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN

Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable, siempre y cuando se encuentre inscrito y vigente al momento de la presentación de la oferta.) Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2013. (Si aplica)

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.

Por lo anterior, estos documentos deberán estar actualizados en el registro integral de proveedores y contratistas grupo EPM a más tardar a la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas (Subsanable) En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente debe tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío, ni la radicación de documentos en Konfirma indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando Konfirma le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez registrados en Konfirma, deben permanentemente actualizar la información que allí reposa. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co , teléfono 4445656, Medellín.

1.2.2. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa,

patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico.

1.2.3. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud de oferta y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el ‘contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2001 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9°, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de la empresa. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato

1.2.4. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.

CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día el día lunes 13 de abril de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC

1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Expansión y Reposición de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con el profesional Diego Fernando Cruz de la Cuadra, teléfono 8899000 Ext. 1304, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., y por escrito a través del correo Diego.Cruz@chec.com.co. Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co, en días hábiles y horarios laborales.

1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día miércoles 29 de abril de 2015 a las 4:00 p.m., horas en el reloj de

dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, Manizales, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico En CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.

1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última. En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA

1.4.1. DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, ni los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

- Certificado de Existencia y Representación Legal. - Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas

respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2013. (Cuando aplique)

- Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR.

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, y su estudio y evaluación por parte de CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta. Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, el oferente deberá incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan. Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Los documentos son los siguientes: Contractuales y legales a) Contenido de la oferta, para lo cual el oferente debe relacionar los documentos y

sus respectivos folios solicitados en este numeral. (Subsanable). b) Carta de presentación de la oferta, según Formato 1 adjunto. (Subsanable a

excepción de la firma). c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar

la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

d) Original de la garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago

(no se aceptan constancias o certificados de pago) de la prima, el recibo, debe

ser expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

e) Certificado de antecedentes fiscales del oferente. Consultar en

www.contraloriagen.gov.co e imprimir. (Subsanable). f) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente. Consultar en

www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable). g) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo

50 la ley 789 de 2002. (Subsanable).

a) Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable sólo si está inscrito en el registro liviano), en los plazos que estipula CHEC. Este documento no debe ser presentado en la oferta pues será revisado por quien designe CHEC, directamente en la herramienta destinada para tal fin.

Técnicos b) Oferta económica, presentada conforme al Formato 3 adjunto, LISTA DE

CANTIDADES Y PRECIOS, la cual debe indicar los valores unitarios, el costo directo total, el valor del IVA y el valor total de la oferta económica. Debe diligenciarse y presentarse en el Formato suministrado en el link ANEXOS. El formato no podrá ser alterado so pena de rechazo de la oferta. (Subsanable únicamente para errores matemáticos).

c) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria. (Subsanable, siempre y cuando haya asistido).

d) Constancia de asistencia a la visita obligatoria. (Subsanable, siempre y cuando haya asistido).

e) Documento de autorización de asistencia a la visita obligatoria, en caso tal que no

se haya sido aportado el día de la reunión. (Subsanable).

f) Medio magnético en el cual se encuentren contenidos todos los documentos y formatos de la oferta, debidamente diligenciados, además que contenga archivo en Excel de la oferta económica Formato 3 LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS. (Subsanable).

g) Certificado expedido por el COPNIA dentro de los seis (6) meses anteriores a la

fecha de cierre de la solicitud de ofertas, sobre vigencia de la Matricula Profesional del oferente para personas naturales o del representante legal o del ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor que avala la oferta. (Subsanable).

h) Fotocopia legible de la Matrícula Profesional del oferente para personas naturales,

o para personas jurídicas, del ingeniero civil que abona la oferta. (Subsanable).

i) Fotocopia legible del diploma de grado de la especialización de diseño estructural del oferente para personas naturales, o para personas jurídicas, del ingeniero civil que abona la oferta. (Subsanable).

j) Experiencia específica certificada de acuerdo con los requerimientos indicados en

el numeral 1.1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN, (Subsanable ante la firma que administra el registro de proveedores y contratistas del Grupo Empresarial EPM; siempre y cuando se haya obtenido la experiencia antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas).

k) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según Formato 2 adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

En cuanto a requisitos subsanables, éstos serán solicitados vía correo electrónico y deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

1.4.2. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN

CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental

1.4.3. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por la CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción del formato de cantidades y precios el cual, en caso de existir, no podrá ser modificado toda vez que no tiene posibilidad de ser subsanado, por tanto genera el rechazo de la oferta.

1.4.4. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA

Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán rembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado: “ESTUDIOS DE EDIFICACIONES DE CHEC PARA REALIZAR LOS ANÁLISIS DE

VULNERABILIDAD SÍSMICA, LOS DISEÑOS DE INTERVENCIÓN PARA REFORZAMIENTO, REHABILITACIÓN Y REPOTENCIACIÓN ESTRUCTURAL,

BASADAS EN LAS EXIGENCIAS DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE”

(Original o copia según sea el caso) Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA. (Subsanable).

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y

presentados. (Subsanable). Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC.

La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.

El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.

No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.

1.4.5. PRECIO

La oferta debe ser presentada en pesos colombianos. Los precios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en estos términos de referencia. Los precios ofrecidos deberán ser firmes durante la duración del contrato. Si se cotizan precios reajustables o ajustables con otro tipo de indexación, la oferta será eliminada. Serán por cuenta del oferente todos los costos directos e indirectos en que incurra para la ejecución del contrato, además de los impuestos y gastos legales que se ocasionen, así como de los costos en que incurra como consecuencia de la liquidación del contrato. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.

1.4.6. ASPECTOS JURÍDICOS

1.4.6.1. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema Konfirma, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.

La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema Konfirma, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.

Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.

1.4.6.2. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado. - El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó. - Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.

1.4.6.3. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.

1.4.6.4. OTRAS CONDICIONES

El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

1.5. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

El día de apertura se leerán los siguientes datos: Nombre de los oferentes y el valor total de la oferta incluido IVA (si aplica). La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.

1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.

1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a) Cuando el oferente no tenga inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM.

b) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para

obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud pública de ofertas.

c) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta

solicitud de ofertas.

d) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las

ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC.

e) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el

representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

f) Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas.

g) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o

influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

h) Cuando la CHEC al verificar la información presentada, encuentre que ésta no

corresponde a la realidad.

i) Cuando el oferente presente precios reajustables. La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO

CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.

1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA

CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.

Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia (si aplica) si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa.

Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.

1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA

1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN

El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas.

La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.

1.5.5.1.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

Análisis Contractual y legal.

Verificación cumplimiento de requisitos para participar.

Análisis Técnico

Calidad comercial de la oferta

CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.

a) Análisis contractual y legal: Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Experiencia del oferente: Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica así como los demás

requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.

c) Análisis técnico: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos

d) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada.

1.5.1.1.2. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores. En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para obtener el valor total del ítem, razón por la cual se hará la selección para los valores del ítem debidamente corregidos. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor total e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

Dónde:

P: Puntaje de ponderación. P1: Valor oferta evaluable más bajo. Px: Valor oferta que se está ponderando.

Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones.

100 * 1

X P

P P

En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.

1.5.1.1.3. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS

Al oferente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el oferente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” debe entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución. En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el Contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.

1.5.2. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico. Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.

1.5.2.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA

Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente.

Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.

El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.

Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

1.5.2.2. AJUSTE ECONÓMICO

Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas, se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que

para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorables para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del contrato será de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. Se deben enviar las garantías requeridas por CHEC debidamente firmadas por el Contratista, con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja). Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato las garantías deberán estar previamente aprobadas por parte de CHEC.

1.6.2. NATURALEZA DEL CONTRATO

El contrato se entenderá como de PRESTACIÓN DE SERVICIOS y por lo tanto el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada.

1.6.3. FONDOS

El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

1.6.4. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato es estimado y su valor real será el que resulte al totalizar las operaciones de multiplicar las cantidades de cada ítem ejecutado por el contratista y recibido a satisfacción por CHEC, por los precios unitarios cotizados, aceptados y aprobados por éstas, y los otros pagos a que tenga derecho el contratista en virtud del contrato.

1.6.5. FORMA DE PAGO

La forma de pago se realizará en de la siguiente manera:

Para las edificaciones especificadas por el interventor al inicio del contrato; (4) edificaciones que serán intervenidas en el año 2015, para su reforzamiento estructural, se realizará el pago una vez se obtenga la licencia de construcción requerida.

Para las demás edificaciones estudiadas, el pago se realizará una vez el contratista entregue el informe final y los paquetes solicitados, por edificación, para radicación en curaduría, previa aprobación de la Interventoría.

Toda la información para aprobación del pago deberá ser entregada en medio físico y magnético. Los valores pagados por los servicios prestados serán liquidados a los precios pactados para cada uno de los estudios en la propuesta realizada por el contratista en su oferta. (Es decir que podrán efectuar hasta 8 pagos, uno por cada subestación). Para efectuar cualquier pago al Contratista se debe suscribir entre las partes, acta de recibo a entera satisfacción por parte de CHEC de las actividades realizadas. Para el respectivo pago, se deberá acompañar el acta de paz y salvos y parafiscales correspondientes y además deberá llevar un informe con copia digital de las actividades realizadas y la información obtenida con un amplio registro fotográfico. No se autoriza el pago del servicio contratado:

Cuando se presenten errores de cualquier índole en la cuenta de cobro, o en la factura y no se reúnan los requisitos exigidos para su radicación, éstas serán informadas por CHEC y se devolverá la factura, indicando claramente la razón por la cual se efectúa la devolución

La devolución se hará al Contratista dentro de los cinco (5) días calendario siguiente a la fecha de recibo de la cuenta de cobro o factura correspondiente. La cuenta de cobro o factura devuelta no dará lugar al pago de intereses moratorios. Una vez efectuada la devolución, el Contratista debe corregirla dentro de los cinco

(5) días calendario siguiente al recibo de la misma, plazo dentro del cual deberá radicarla nuevamente y el plazo para su pago empezará a contarse de nuevo.

CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

Número del contrato

Número de la suborden

Número de batch de recepción (en caso de que aplique)

Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)

Formato “Distribución de la ejecución de servicios u obra por municipios”, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (en caso de que aplique)

Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. En ningún caso se concederá anticipo.

1.6.6. RETENCIÓN DE PAGOS

La CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista. En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

1.6.7. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato es de cien (100) días calendario, contados a partir de la firma del Acta de Iniciación.

1.6.8. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado.

1.6.9. DOMICILIO CONTRACTUAL

Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales.

1.6.10. ADICIÓN O PRÓRROGA

El contrato podrá ser adicionado o prorrogado por convenio entre las partes. Si el contrato es adicionado se conservarán los precios pactados.

1.6.11. GARANTÍAS DEL CONTRATO

El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago). El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista.

En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes y deben expedirse con IVA incluido: El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago). El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes y deben expedirse con IVA incluido:

De cumplimiento, equivalente al 10% del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.

De calidad del servicio, equivalente al 30% del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y dos (2) años adicionales.

De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, equivalente al 10% del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia

será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y tres (3) años más.

De responsabilidad civil extracontractual, equivalente al 20% del valor total del contrato (incluido IVA) y su vigencia será a más tardar desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 120 días calendario adicional. Esta póliza debe cubrir los amparos adicionales de responsabilidad civil patronal, contratistas y subcontratistas, gastos médicos, vehículos propios y no propios, propiedades adyacentes.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista.

En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato.

1.6.12. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.

1.6.13. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El Contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de la CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso

de que no se acepte.

1.6.14. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS

El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio, ICA, impuesto de guerra…), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las ofertas el IVA o el impuesto al consumo tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA

El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna.

1.6.15. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS

En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta o en el contrato, o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de este u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. La CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista. En el evento en que el Contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la

mencionada comunicación se le concederá al Contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el Contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por la CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al Contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del Contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el Contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor estimado del contrato. Las causales de deducción por incumplimiento son las siguientes:

Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del contrato

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato, tales como las garantías exigidas y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma, CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, la CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento.

Por suspensión injustificada del contrato Cuando el contratista suspenda totalmente los servicios contratados sin justificación aceptada por CHEC, será sancionado con un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor total del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. Si el contratista incurre en falta reiterativa en más de cinco (5) veces para alguna de las anteriores deducciones, ello será motivación suficiente para analizar un incumplimiento contractual y la consecuente aplicación de las sanciones a que haya lugar.

Por retardo o incumplimiento En caso de mora o incumplimiento por parte del Contratista de las obligaciones establecidas en el contrato, éste autoriza a la CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y

subsista en el cumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el Contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

Por omitir u ocultar información respecto a multas, penalizaciones o sanciones

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a quince (15) SMLMV. En caso tal de no diligenciar el formato con la información correspondiente y evidenciarse que sí ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. La anterior información debe ser consignada en el formato adjunto “INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS”.

Por no reportar accidentes de trabajo oportunamente Por no reportar los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho horas calendario siguientes a la ocurrencia del mismo, se cobrará una deducción equivalente a 0.25 SMMLV, por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora.

1.6.16. COMPENSACIÓN

Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista autoriza a la CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba, o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta, o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con la CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto, así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal , todo lo cual no obsta para que la CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.

1.6.17. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA

La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. No se autorizan órdenes verbales procedentes del Interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista De toda comunicación se enviará copia al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, además de las dependencias a las cuales pueda afectar el contenido del oficio respectivo.

1.6.18. REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley y la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del proceso de Gestión Documental. Si la factura es título valor, en el original y las dos copias se pondrá un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura. En la factura o título valor se debe colocar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

- Número del contrato

- Municipios en los cuales se prestó el servicio o ejecutó la obra y el valor ejecutado en cada municipio (en caso de que aplique, debe anexarse a la factura el formato correspondiente, el cual debe ser solicitado al interventor)

- Número de la suborden

- Número de batch de recepción del servicio u obra ejecutada (en caso de que aplique)

- Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)

1.6.19. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

De conformidad con la Ley, el Contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana.

En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por la CHEC, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de la CHEC al Contratista.

1.6.20. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas recomendaciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. La entrega de informes, de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético con el fin de facilitar el trámite correspondiente en NEÓN. Dicha situación deberá especificarse en los términos de referencia.

1.6.21. RESERVA DE LA INFORMACIÓN

La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea.

1.6.22. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL

Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre la CHEC y el Contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

1.6.23. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El contratista deberá contar con los equipos y herramientas necesarios para la ejecución de las actividades contratadas. El contratista se obliga a suministrar oportunamente el equipo y herramientas requeridas para la realización del objeto del Contrato. El contratista debe garantizar que los equipos sean operados por personas competentes, calificadas y con amplia experiencia en las labores a desarrollar.

En caso de que estas labores se subcontraten y no puedan realizarse con personal de la obra, se permitirá la subcontratación de las siguientes labores sin que sea necesaria la autorización del Gerente de CHEC, sin embargo, se requerirá aprobación por parte de la interventoría, a quien se le deberá entregar las planillas de seguridad social integral y el certificado de mantenimiento y calibración de los equipos. Las labores autorizadas a subcontratar, previa aprobación de la interventoría son:

Ensayos en general.

Dibujantes.

Estudio de refracción sísmica.

Reparaciones por ensayos destructivos. Igualmente las personas que realicen estas actividades deberán contar con los elementos de protección requeridos y el respectivo pago de seguridad y parafiscales para la labor específica que desarrollarán. El Contratista deberá proveer al personal de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad.

1.6.24. RESPONSABILIDAD POR EQUIPO, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

La responsabilidad por el equipo, herramientas y materiales es directamente del contratista quien deberá tomar las medidas necesarias de seguridad física para preservar sus bienes y para que en desarrollo de sus labores no afecten a terceros. Cuando se presente algún incidente o siniestro en el cual se vean involucrados bienes de terceros o de CHEC, el Contratista deberá informarlo inmediatamente por escrito a CHEC. Si los hechos se derivan de un acto doloso de un tercero, el Contratista deberá presentar con el informe, copia de la denuncia ante las autoridades respectivas.

1.6.25. SALUD OCUPACIONAL

El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1443 de 2014, el cual será evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC S.A. E.S.P, una vez se haya

adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; deben identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos. El plan de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá contener como mínimo:

A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas aplicables en materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo.

B. Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASTT) o VIGIA El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 que resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional.

C. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. Para contratos de prestación de servicios, mano de obra o que en su ejecución realicen labores dentro de las instalaciones de Chec, el contratista deberá presentar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo establecido en el decreto 1443 de 2014, este debe incluir el cronograma de actividades de gestión; adicionalmente deberá contar y entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC, lo mismo que la investigación de los accidentes graves o fatales, en cumplimiento a la resolución 1401 de 2007, Así mismo cuando el contrato no involucre riesgos críticos, el contratista deberá contar con profesional o especialista en salud ocupacional con disponibilidad de 96 horas equivalente a medio tiempo mensual o el número de horas suficiente para garantizar la correcta supervisión respecto a la Seguridad y Salud en el trabajo en las actividades desarrolladas en la ejecución del contrato. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de Chec y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas.

En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar.

1.6.26. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL

El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensión), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensión) y Caja de Compensación Familiar, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o facturas, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó el pago del impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a cargo de las sociedades, personas jurídicas y asimiladas y las personas naturales que contraten dos (2) o más personas, por lo que el oferente no deberá contemplar costos por concepto de ICBF y SENA, únicamente lo concerniente a Caja de Compensación Familiar. Igualmente se reglamentaron los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014 de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012, por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en su oferta. Los empleadores de trabajadores que devenguen individualmente considerados más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7° de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley

89 de 1988, y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables en concordancia con los parágrafos 1º y 2º del artículo 25 de la ley 1607 de 2012.

1.6.27. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social integral dependerá de la declaración anual de ingreso base de cotización que haga ante las entidades receptoras de los aportes, de acuerdo con lo consagrado en el Decreto 3085 de agosto de 2007. Esto con el fin que los aportes se hagan con el ingreso correcto, acorde con lo estipulado en la norma y evitar con ello el reporte a la UGPP (Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones de la Protección Social). En ningún caso el Ingreso Base de Cotización (IBC) declarado puede ser inferior al valor percibido a título de utilidad. Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013, expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementaria, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas personas naturales, al Sistema General de Riesgos Laborales, a la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada, el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada, cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas al sistema general de riesgos laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgo I, II o III, y efectuar el recobro al contratista en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC. Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte del interventor.

1.6.28. DERECHOS DE AUTOR

El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y seguridad informática que sean aplicables conforme al objeto y alcance del contrato.

1.6.29. CONTROL DE REGISTROS

En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan

“legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros.

1.6.30. REUNIONES PERIÓDICAS

El interventor hará reuniones por lo menos quincenales con el contratista para analizar los aspectos contractuales que requieran de estudio, complementación, modificación o consulta. De cada reunión se elaborará el acta correspondiente, la cual será firmada por la totalidad de asistentes.

1.6.31. PERSONAL DEL CONTRATISTA

El contratista se obliga a mantener durante la ejecución de los trabajos, ensayos, inspecciones o visitas dentro de edificaciones de CHEC, un tecnólogo en salud ocupacional. En caso de requerirse el cambio del personal, se someterá su reemplazo nuevamente a la aprobación de la interventoría y deberá ser una persona de las mismas o mejores condiciones de la persona que se reemplaza. TECNÓLOGO EN SALUD OCUPACIONAL: Profesión: Tecnólogo en Salud Ocupacional titulado en Colombia, con licencia en salud ocupacional. Dedicación: Debe acompañar todas las trabajos, ensayos, inspecciones o visitas realizadas a edificaciones de CHEC, sin su asistencia no se autorizará el ingreso a realizar ninguna actividad. Se deberá entregar al interventor para su aprobación antes del inicio de las obras, la hoja de vida del personal relacionado.

1.6.32. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El contratista ejecutará en terreno los seguimientos de rigor que garanticen la calidad en la ejecución contractual y el cabal cumplimiento de los términos de referencia, especificaciones técnicas, manuales y demás exigencias hechas por CHEC y realizará las siguientes funciones, entre otras: 1. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo el personal, los trabajos, los equipos,

insumos, herramientas, recursos y materiales necesarios para la adecuada realización del contrato.

2. Responder en un tiempo máximo de quince (15) días por los daños que se

causen a equipos, bienes o instalaciones de CHEC, y/o de terceros. Cualquier daño originado en el desarrollo de las actividades por causas imputables al personal del Contratista y que afecten a un tercero, será de exclusiva responsabilidad del Contratista. Cualquier daño realizado en las instalaciones de

CHEC deberá ser reportado y reparado de acuerdo a lo establecido por la Interventoría dejando en igual o mejor estado el elemento a reparar.

3. Atender y reparar cualquier falla que se presente en los equipos para realización

de ensayos de propiedad del Contratista o de sus subcontratistas para la realización de los trabajos

4. El personal del Contratista debe guardar discreción con la documentación y con

la información que se le encomienda. 5. Deberá cumplir todas las normas de seguridad existentes y que consigna la ley

colombiana, además de las indicadas por CHEC para trabajar en subestaciones y su incumplimiento será causa para la suspensión de la actividad por parte de la interventoría, sin que esto influya en el cumplimiento de los plazos establecidos.

6. Los empleados del Contratista deben portar durante la jornada laboral escarapela de identificación en lugar visible.

7. Llevar un control diario (bitácora) de las actividades desarrolladas por el Contratista, para efectos de interventoría. Dichos controles podrán ser requeridos por el Interventor en cualquier momento, durante la ejecución del contrato.

8. El Contratista se responsabilizará plenamente de los trabajos objeto del contrato, aceptar los comentarios y sugerencias de CHEC y las modificaciones que se deriven de los mismos, estando obligado a rehacer las actividades en caso de las deficiencias o errores, sin que esto represente costo para CHEC.

9. La prestación de los servicios contratados se ajustará a las especificaciones técnicas establecidas, a las instrucciones que CHEC curse al Contratista, a las normas y reglamentaciones administrativas que estén en vigencia hasta la terminación del contrato y a los valores ofertados.

10. Para todos los efectos legales el Contratista asume la completa responsabilidad de los accidentes a él imputables que puedan producirse durante el desarrollo del contrato, comprendiendo esta responsabilidad todo accidente que pueda sufrir cualquier persona que al servicio del Contratista tome parte en la ejecución del trabajo, cualquiera que sea el servicio que se realice.

11. Todo ingreso de personal a subestaciones debe ser previamente aprobado por el interventor y para su autorización deberá presentar las afiliaciones al sistema general de seguridad social y riesgos laborales al día. El interventor podrá recomendar la desvinculación de personal cuando considere que se lesionan los intereses de CHEC o sea inconveniente para el desarrollo del contrato.

12. Las actividades que sean subcontratas por el contratista deberán ser

supervisadas por el contratista para su correcta ejecución y para garantizar el

cumplimiento de las normas de seguridad. 13. Será responsabilidad del Contratista el mantenimiento de la seguridad en las

labores ejecutadas y su entorno de actuación durante la realización de las mismas, así como del estado final en que éstas queden y su área circundante para impedir posibles accidentes. CHEC no será en consecuencia responsable de los accidentes que pueda sufrir el Contratista, su personal o terceros en el curso de los trabajos o con ocasión de ellos.

14. El Contratista deberá dotar a sus trabajadores de todos los elementos de protección personal que se requieren en atención a la naturaleza de los trabajos y de acuerdo a las especificaciones que exige la ley.

15. El servicio de transporte requerido para desempeñar las labores objeto de esta contratación, deberá ceñirse a las disposiciones vigentes en esta materia y sus costos estarán incluidos dentro de los precios de la propuesta del contratista.

16. El Contratista se obliga y compromete a observar rigurosa confidencialidad con

toda la documentación entregada por CHEC, tanto de su propiedad, como de terceros, que hubieran podido servir de soporte en el estudio de otros documentos; por ello, ninguno de los documentos podrá ser revelado total o parcialmente a terceros. Así mismo, el Contratista se obliga a no publicar libros, artículos, dar charlas, conferencias o a realizar cualquier otra actividad que revele información facilitada por CHEC, sin previo consentimiento por escrito de ésta. Este acuerdo de confidencialidad obliga al Contratista, no sólo durante la duración del Contrato con CHEC sino hasta que dicha documentación se haya hecho pública sin restricción.

1.6.33. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a la CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de éste contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra la CHEC por este concepto, el Contratista será notificado por lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado.

1.6.34. POLÍTICA AMBIENTAL

Dentro de la ejecución de las actividades y/o obras propias y derivadas del objeto del contrato, el Contratista deberá asegurar tanto el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la política ambiental de CHEC como la normatividad ambiental vigente, que le aplique a las actividades que se deriven del contrato.

En todo caso el contratista deberá acatar fielmente las disposiciones que desde el Equipo de trabajo de Gestión Ambiental de CHEC se dicten, para lo cual el contratista y el Equipo de trabajo de Gestión Ambiental coordinarán todos los aspectos. El contratista deberá elaborar un Plan de Manejo Ambiental para cada uno de los puntos de perforación.

1.6.35. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA

El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista responderá civilmente por los perjuicios que cause a la CHEC o a terceros en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato. El Contratista será responsable si por causas imputables hasta por culpa leve por sus actos u omisiones ante CHEC o terceros, por todos los elementos y materiales transportados por él en la ejecución del objeto del contrato, en cualquier sitio que se encuentren durante la vigencia del mismo. El Contratista asumirá toda responsabilidad por cualquier demanda o reclamación contra la CHEC y sus empleados, instaurada por cualquier persona, por cualquier tipo de daño proveniente de sus actos u omisiones de sus funcionarios y/o empleados, en desarrollo del contrato.

1.6.36. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato “REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES” a través del cual se evaluará el desempeño del contratista, de acuerdo con los siguientes criterios:

Para contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Para los contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Oportunidad, calidad del servicio, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

1.6.37. TERMINACIÓN

El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.

PARTE II

2. CANTIDADES

2.1. CANTIDADES

Ver Formato 3, en el Link ANEXOS de la página web. Las cantidades del contrato pueden aumentar o disminuir, de igual forma CHEC podrá adicionar o cambiar edificaciones y/o subestaciones en caso de verlo necesario.

2.2. INFORME FINAL

Los informes finales deberán ser entregados por cada subestación de acuerdo a lo definido en el numeral 1.1.2 ALCANCE.

PARTE IV

3. FORMATOS

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN

Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO Gerente General CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. – CHEC Manizales

ASUNTO: Presentación de oferta.

El suscrito, obrando en nombre y representación legal de la firma (o nombre de la persona natural):________________________ presenta su oferta para contratar “Estudios de edificaciones de CHEC para realizar los análisis de vulnerabilidad sísmica, los diseños de intervención para reforzamiento, rehabilitación y repotenciación estructural, basadas en las exigencias de la normatividad vigente.” La oferta tiene un valor de ____________________________________________ ($______________) incluido IVA y una vigencia de 90 días calendario, de acuerdo con el contenido de los términos de referencia respectivos.

EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE:

1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la

oferta compromete totalmente a la firma que legalmente represento. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _______________________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de ______________________________________

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas,

términos de referencia, incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asumo la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de

las condiciones que puedan afectar su ejecución.

5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión.

6. Conozco las condiciones generales de la solicitud de oferta, del contrato a

celebrar, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares, y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona tiene

interés en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/o globales, tuve en cuenta todos

los gastos e impuestos legales vigentes necesarios para la ejecución de las obras o servicios a que se refiere dicho precio.

9. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias.

10. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a

favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

11. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna

causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan. Así mismo, declaro que no soy trabajador ni miembro de la Junta Directiva de CHEC.

12. Se revisaron, además de los términos de referencia, los Link correspondientes a

las adendas, anexos y observaciones.

13. Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y descontadas del primer pago.

Pagaremos las pólizas directamente.

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: .

. (Relaciones aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida).

Atentamente,

_______________________________________

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE

CC

El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Empresa oferente:

NIT:

Nombre de Representante Legal

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

3.2. FORMATO 2 - RELACIÓN DE MULTAS Y/O SANCIONES DE CONTRATOS EJECUTADOS EN LOS ÚLTIMOS TRES (3) AÑOS

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS

Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del oferente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en estos términos de referencia.

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que la presentación de este formato es obligatoria y deberá manifestarlo expresamente en el presente formato, so pena de rechazo de la oferta. En caso tal que ya se haya aceptado la oferta, habrá lugar a la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. El oferente debe manifestar expresamente si no ha sido objeto de multas, penalizaciones o sanciones. YO ______________, OBRANDO EN NOMBRE PROPIO O EN NOMBRE Y REPRESENTACIÓN DE _________________________, MANIFIESTO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO QUE NO HE SIDO PENALIZADO DURANTE EL LAPSO ESTIPULADO EN ESTOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.

FIRMA CC

No.

CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD

CONTRATANTE

VALOR DEDUCCI

ÓN

FECHA IMPOSICI

ÓN DEDUCCI

ÓN

CANTIDAD DEDUCCIONES

POR CONTRATO

3.3. FORMATO 3. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS

El formato se encuentra publicado en el Link ANEXOS de la página Web.