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MANUAL DE GASTOS

Código: MOP 0001

Estado: A

Versión: 6

Proceso: Financiero

DOCUMENTO CONTROLADO Fecha: Mayo 22 de 2012

Elaboró: Mauricio J. Cerón Freyle

Revisó: Marta Isaza

Aprobó: Humberto Insignares

Cargo: Profesional de Métodos y Procedimientos

Cargo: Gerente de Planeación y Presupuestos

Cargo: Vicepresidente Administrativo

1. OBJETO Este manual establece los niveles de solicitud, revisión y aprobaciones para compras de bienes y contrataciones de servicios No Retail. 2. ALCANCE Aplica para todos los funcionarios que laboran para Olímpica, ya sea de manera directa o indirecta. En los Puntos de Venta debe ser de conocimiento de Gerente de Negocio, Administradores y Secretaria Tesorera. 3. DEFINICIONES: Solicitante: (S) Cargo de la compañía autorizado para solicitar una compra o contratación de bienes o servicios No Retail. Ver matriz de Autorizaciones. Visto Bueno: (VB) Cargo de la compañía con autoridad para revisar o dar el visto bueno a una compra o contratación No Retail (No implica que tiene autoridad de aprobación), este cargo deberá estar relacionado con el rubro de gasto. Ver matriz de autorizaciones. Aprobador: Cargo de la compañía con la autoridad para aprobar la realización de una compra o contratación No Retail y su correspondiente pago, registrando su firma en la factura. (A). Ver matriz autorizaciones. Monto SMLV: Monto máximo permitido para autorizar el pago de un rubro para un determinado cargo, está definido en salario mínimo legal vigente. Ver matriz de autorizaciones. En algunos casos el monto máximo está dado por el valor definido en el presupuesto de acuerdo a la asignación presupuestal. Responsable: Nombre del cargo responsable por aprobar de acuerdo al rubro. Ver matriz de autorizaciones.

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Impuestos: Es un tributo que se puede definirse como la contribución obligatoria que se impone autoritariamente a las personas naturales y jurídicas respecto de las cuales se realiza cualquiera de los hechos generados de la obligación tributaria. A estas personas se les llama contribuyentes: 4. CONDICIONES GENERALES Gastos Olimpica S.A.

Olímpica S.A. divide sus gastos en tres grandes grupos:

51-Gastos de Administración 52-Gastos de Ventas 53-Gastos Financieros

o Gastos de Administración: Gastos directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas financiera, comercial, legal y administrativa. Grupo 51.

o Gastos de Ventas: Gastos relacionados con la gestión de ventas encaminado a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de las actividades de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutivas de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y venta. Grupo 52

o Gastos Financieros: Representan los valores causados o pagados por la empresa, relacionados con el costo del dinero, así como los demás gastos financieros en los cuales se incurre para la adquisición o construcción de activos. Grupo 53.

Centros de Beneficio y Centros de Costo

En su organización, Olímpica S.A. para controlar, analizar y asignar responsabilidades ha dividido todos sus operaciones por centros de costos, que pueden ser comerciales, administrativos y centros de producción ó distribución.

En Olímpica el centro de beneficio ó costo está conformado por el número que identifica 1- La Compañía 11-función del centro este puede ser 1 Puntos de venta, 7- Producción 8 Centros de Distribución y 9 Oficinas Administrativas , de tal manera que si hablamos, por ejemplo del negocio 093 la sección de víveres y la línea de categoría (Cuidado de mascota) de Sao 093, el centro de costos será 1109318031, siendo los dos primeros la compañía y función del centro los otros tres números los que indican el negocio (093) y los cinco últimos son el grupo de compra y la línea (18031 - cuidado de la mascota ). En el caso de los centros de costos administrativos, por ejemplo, el Departamento de Contabilidad de la Oficina Central Barranquilla será 1998099109, siendo dos primeros la compañía y función del centro los tres números siguiente indican el negocio (980 oficina central) y los cinco últimos números el grupo de gasto y la línea de categoría (99109, Departamento de Contabilidad).

El centro de costo están asociados a las cuentas de gastos 51-52 y 53

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Los centros de beneficio están asociados a los Ingresos, costos y producción 4 -6-7 y 8.

Negocios Administrativos: Los negocios administrativos están representados por las oficinas centrales de cada regional así:

19705 - Oficinas Administrativas Cartagena 79706 - Oficinas Administrativas Montería 19708- Oficinas Manizales 19722 - Oficinas Administrativas Pereira 19720 - Oficinas Administrativas Santa Marta 19909 - Centro Ejecutivo Olímpica (CEJOL) 19910 - Socios 19950 - Dirección Distrito Cali 19970 - Sindicato 19971 - Avión 19975 - Eventos Tarjeta Plata 19976 - Taller Automotriz 19977 - Taller de Mantenimiento 19978 - Eventos Tarjeta 19980 - Dirección General 19981- Costa Rica 19990 - Dirección Distrito Bogotá 19721- Oficinas Valledupar 19707- Oficina Sincelejo 19930- Oficinas Medellin 19991- Activos Obsoletos Centro 19709- Oficina Armenia 19951- Activos Obsoletos 19960- Oficinas de Galeria

Negocios Comerciales: Como su nombre lo indica, son todos los puntos de venta, que normalmente se identifican como función del centro por un código de un digito 1-y tres dígitos, tales como: 1405 Sao Plaza de las Américas, 1036 STO de la 14, 1105 Sao La Plazuela, etc. Existen varios tipos de negocios los cuales son:

Dispensarios DIS Droguerías DO Súper Droguerías SDO Supertiendas STO Superalmacenes SAO Tiendas el Junior TDP Comercio al Por Mayor CAP

Negocios de Producción o Distribución: Bodegas donde se almacena productos para luego ser distribuidos a los diferentes puntos de venta, así como también los

CENTRO DE COSTOS = COMPAÑIA +FUNCION DEL CENTRO+ OFICINAS + GRUPO

DE GASTO +LINEA DE CATEGORIA.

CENTRO DE BENEFICIO = COMPAÑIA+ FUNCION DEL CENTRO+ NEGOCIO+GRUPO

DE COMPRA +LINEA DE CATEGORIA

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centros de producción, en donde se procesan materias primas y se obtiene un producto final que también será distribuido. Este tipo de negocio se distingue con las dígitos 7-Producción y 8 Centros de Distribución.

8001-Centro distribución Norte 7001-CPR Central Carnes Norte 8002-Bodega Éticos Norte 7002-CPR Panificadora Norte 8003-Bodega centro de distribución centro 7003-CPRCentral de carnes Centro 8004-Bodega centro de distribución Occidente 7004- Panificadora Centro 8005-Bodega centro de precederos Norte 7005- CPR Papas Centro 8006-Bodega centro Perecedero Centro 7006- CPR Carnes Occidente 8007-Bodega Centro Precederos Occidente 7007- CPR Carnes Sincelejo 8008-Bodega Centro Perecedero Cafetero 7008- CPR Carnes Montería 8009-Bodega Centro Perecedero Bucaramanga 7009- CPR Carnes Medellín 8010-Bodega Centro Perecedero Medellín 7010- CPR Carnes Galería 8011-Bodega de Distribución Éticos Bogotá. 7011- CPR Carnes Cafetero 8012-Bodega de Distribución Éticos Cali 7012- Central Prov. Directos 8013-Domicilio Éticos. 8014- Centro Distribución Fontibón. 8015- Recambio Barranquilla. 8016- Recambio Bogotá. 8017- Recambio Cali. 8018- Domicilio Éticos Centro. 8019- Domicilio Éticos Occidente. 8020- Centro de distribución Carnes. 8499- Recobro

Grupo de Gastos y Línea De Categoría: La línea de categoría es el mínimo nivel de detalle en que se registran las operaciones, de igual manera que los negocios, las línea de categoría también se identifican para las áreas administrativas y comerciales así:

o Línea De Categoría Administrativas: Estas líneas de categorías fueron creadas para identificar cada departamento que conforman las oficinas centrales de cada regional así:

SECCIÓN DESCRIPCIÓN SECCIÓN DESCRIPCIÓN

99 Administrativa 99.122 Dir.tarjeta Plata

99.101 Activos Fijos 99.123 Dir.Nal.Aseg. Calidad

99.102 Proyectos Aprovisionamiento 99.124 Dir.Nal. Elec.Muebles

99.103 Archivo General Dir,Nal.. Ferreteria

99.104 Aseguramiento de la Calidad 99.126 Dir.Nal. Mercadeo

99.105 Aseo y Cafeteria 99.127 Vec.de Operaciones

99.106 Auditoria Interna 99.128 Dir.Importaciones

99.107 Dir.Adm y Financiera 99.129 Dir.Nal. Confecciones

99.108 Comunicación- Redes 99.130 Dir.Nal. Delikatessen

99.109 Contabilidad 99.131 Dir.Nal. Droguerias

99.110 Contraloría 99.132 Dir.Nal. Viveres

99.111 Control de Perdida 99.133 Dir.Proyecto Financiero

99.112 Control de Presupuesto 99.134 Diseño y Construcción

99.113 Control de Operaciones 99.135 Dir.Nal Aseo

99.114 Coord.Gest.Estrategica 99.136 Gastos del Exterior

99.115 Costos Indirectos 99.137 Estudio de Mercadeo

99.116 Créditos y Cobranza 99.138 Ger.Comercial

99.117 Cuentas por pagar 99.139 Ger.Logistica

99.118 Decoración 99.140 Vicp.de Mercadeo

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99.119 Dept.Juridico 99.141 Ger.Nal. Negocios

99.120 Dir.Nal.Operac.SAO 99.142 Ger.de Precederos

99.121 Dir.Tarjeta Olimpica 99.143 Ger,Recursos Humanos

99.145 Ger. Proyecto Logistico 99.144 Gcia. Trade.Mketing

99.146 Proyecto SAP 99.154 POS

99.147 Incapacidades permanente 99.155 Presid.Gcia Regional

99.148 Inventarios 99.156 Dir.Nal.Pescado y Aves

99.149 Jef.Personal y Adm 99.157 Redes y Comunicaciones

99.150 Jefe de Nomina 99.158 Remodelaciones

99.151 Marcas Propias 99.160 Revisoria Fiscal

99.152 Organización y Metodos 99.161 Dir.Nal. Granos

99.153 Dir.Nal. Fruver 99.162 Salud Ocupacional

99.163 Secretarias 99.164 Dir.Nal Carnes

99.165 Seguros 99.166 Selección personal

99.167 Servicio al Cliente 99.168 Sev.Operacion Logistica

99.169 Servicios Generales 99.170 Sistema Comercial

99.171 Sis.Financiero y Adm 99.172 Sistemas

99.173 Dir.Nal.Licores 99.174 Dir.Nal . Cafeteria

99.175 Taller Mantenimiento 99.176 Tesoreria

99.177 Transporte 99.178 Dir.Nal.Misc 2

99.179 Ventas Institucionales 99.180 Vic.Planeacion PTTO

99.181 Vecp.Priyecto y Logistica 99.182 Vicp.Adminstativa

99.183 Vicp.Comercial 99.184 Vicp.FinancieraVic.Administrativa

99.185 Seguridad 99.186 Op.Logistica

99.187 Cierre Presta. Sociales 99.188 Dir.Nal Droguerias

99G99 Admi. Varios

o Líneas Comerciales:

LÍNEA DESCRIPCIÓN LÍNEA DESCRIPCIÓN

01005 Aseo del bebe NR092 Ropa de trabajo

02090 Aves NR093 Empaques y envases

03015 Carnes res y otros NR094 Sostenimiento carros S/M

04017 Carnes frias NR095 Heramientas de trabajo

05033 Cuidado del cabello NR096 Vta de activo fijo

06038 Delikatessen NR097 Elem.de aseo y cafeteria

07024 Comunicación NR201 Operacion Logistica

08013 Frutas NR202 Mercadeo

09004 Arroces empacados y granel NR203 Cartera

10010 Bebidas alcohólicas NR205 Convenios

11029 Cuidado de la salud NR206 Medios de pago

12009 Lenceria y acc.baño NR207 Concesiones Financieras

13007 Automotores NR208 Recaudos de terceros

14091 Pescaderia NR209 Servicios

15044 El mundo del bebe NR210 Concesion de locales

16065 Panaderia empacada NR211 Canastilla

17094 Cafeteria NR212 Reciclaje

18001 Aceites NR213 Convenios comerciales

19096 Tarjeta plata 4NR214 Aprovechamiento

99XX Adimistrativas PP001 Panaderia

AP214 Aprovechamiento PP002 Reposteria

NR090 Utiles y papeleria

NR091 Repuestos y accesorios

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Indicadores de IVA Solo Para Cuentas de Gastos

Estos indicadores solo deben ser usar para las cuentas de gastos el IVA se contabiliza en una cuenta transitoria 1355300300 para al finalizar el mes se prorratean de acuerdo a la proporción de los ingresos del mes una parte de este se contabiliza a la cuenta de gastos 5115700000 IVA descontable y la otra se hace un debito a la cuenta por pagar Cta. 2408030000.

INDICADOR TARIFA % DESCRIPCIÓN CUENTA

CONTABLE (PUC)

VD N.A Iva Bienes y Servicios no gravados 1355300300

VE N.A Iva Bienes y Servicios excluidos para el consumo

1355300300

VF 0% Exentos para el Consumo 1355300300 VH 10% Iva 10% Bienes y Servicios 1355300300 VJ 16% Iva 16% Bienes y Servicios 1355300300 VK 20% Iva 20% Bienes y Servicios 1355300300 VL 1,6% Iva 1.6% Bienes y Servicios 1355300300 VR 25% Iva 25% Bienes y Servicios 1355300300 S1 5% Bien gravados 10% (RegSimp 50% IVA) 1355300300 S2 8% Bien gravados 16% (RegSimp 50% IVA) 1355300300 VV 8% Iva 8% Tiquetes internacionales 1355300300 VX N.A Solo para provisiones modulo GL

IVA MAYOR VALOR DEL GASTO O COMPRA VN 10,00% INCOPAC Servicios.> mayor Gasto 512010/521010 VO 16,00% INCOPAC Servicios.> mayor Gasto 5210/5235 VP 1,60% INCOPAC Servicios.> mayor Gasto 523510/513510

S3 5% INCOPAC Bien/Serv gravados 10%(RS 50% IVA)

512010/521010

S4 8% INCOPAC Bien/Serv gravados 16% (RS 50% IVA)

5210/5235

Servicios Excluidos De IVA (Indicador VE) A continuación se detallan todos los servicios excluidos del IVA los cuales siempre deben tener indicador VE:

Servicios médicos, odontológicos, hospitalarios, clínicos y de laboratorios que recaen sobre la persona humana, en sus facetas preventiva, reparadora y mitigadora.

Servicio de transporte público, terrestre, fluvial y marítimo de personas en el territorio nacional.

El servicio de transporte público o privado, nacional e internacional de carga.

Los intereses y rendimientos financieros por operaciones de crédito, siempre que no formen parte de la base gravable señaladas en el articulo 447 ET.

El arrendamiento financiero (Leasing)

Los servicios vinculados con la seguridad social de acuerdo con lo previsto de la ley 100

Las comisiones pagadas por colocación de seguros de vida y las de títulos de capitalización.

Los servicios públicos de energía, acueducto y alcantarillado, aseo público recolección de basura y gas domiciliario ya sea por tubería o distribuido en cilindros, en el servicio telefónico local se excluyen los primeros (250) impulsos mensuales en los estratos 1 y 2.

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El arrendamiento de inmuebles para vivienda y el arriendo de espacio para exposiciones y muestras artesanales y ferias.

Servicio de Educación preescolar, primaria, media e intermedia, superior y especial o educación para el trabajo y el desarrollo humano reconocidos por el gobierno y los prestados por personas naturales a dichos establecimientos.

Las boletas de entrada a cine, a los eventos deportivos, culturales los musicales y de recreación familiar y los espectáculos de toros, hípicos y caninos.

Los servicios funerarios, los de cremación inhumación y exhumación de cadáveres, alquiler y mantenimiento de tumbas y mausoleos.

Comisiones percibidas por la utilización de las tarjetas de crédito y débito.

Los honorarios percibidos por los miembros de las juntas directivas.

Las tasas, peajes y contribuciones que se perciben por el Estado o por las entidades de derecho público a través de concesiones.

Las cuotas de administración fijadas por las juntas de copropietarios administradores de edificios en propiedad horizontal o condominios.

Las cuotas de afiliación y sostenimiento de los sindicatos, padres de familia, profesionales políticos y religiosos. Organizaciones de alcohólicos y drogadictos.

Servicios Exentos De IVA (Indicador VF)

Están exentos los libros y revistas de carácter científico y cultural.

Los bienes que se exporten

Los Impuestos.

Bienes donados a entidades oficiales o sin ánimo de lucro. Autorizaciones de Gastos

• La Matriz de autorizaciones de gastos contiene la información de los cargos autorizados aprobar pagos para cada rubro de gastos. No deberá efectuarse ningún gasto, sin estar previamente aprobado por el funcionario correspondiente según la Matriz de Autorizaciones de Gastos.

• Los montos de aprobación por cargos están estipulados en Salarios Mínimos Legales Vigentes (SMLV) o presupuesto.

• Los niveles de aprobación están asignados a cargos, no a personas, por lo tanto en los casos en que funcionarios se trasladen de cargo al interior de la compañía, su nivel de aprobación pasará a ser el del nuevo cargo que le sea asignado de acuerdo con la matriz de autorizaciones de gastos.

• Cuando no sea posible obtener el Vo.Bo. del funcionario de la otra dependencia, será necesario solicitarlo a sus superiores siguiendo la línea de autoridad según el organigrama de la compañía. En última instancia podrá acudirse al Presidente, para su aprobación definitiva.

Modificaciones de la Matriz de Autorizaciones

• Las modificaciones a los niveles y montos de aprobación de las vicepresidencias serán aprobados por la presidencia de la compañía.

• Las modificaciones a los niveles y montos de aprobación para los cargos distintos a presidencia y vicepresidencias, deberán ser aprobados por el Vicepresidente Administrativo de la compañía.

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• Toda solicitud de modificación a la Matriz de Autorizaciones deberá ser efectuada a la Vicepresidencia Administrativa por medio del diligenciamiento del Formato Solicitud de Cambios a la Matriz de Autorizaciones.

Aprobaciones de facturas por compras No Retail

• Toda aprobación de facturas por compras No Retail deberá ser precedida por la verificación del cumplimiento de las formalidades establecidas en la Matriz de Visado (Ver procedimiento de visado) y Matriz de Autorizaciones de Gastos.

• Las autorizaciones propias de un cargo, por ausencia hasta 15 días hábiles, las asume el superior inmediato. En los casos de ausencias de mayor duración, las autorizaciones pueden delegarse por escrito, con el Vo.Bo. de la Presidencia o Vicepresidencia respectiva. Los reemplazantes deben anotar al lado de su firma la letra (E) que significa encargado.

5. RESPONSABILIDADES

El Presidente, Vicepresidentes, Jefes de Área, Gerentes de Distrito, Directores de Área de la Compañía son responsables por:

• Revisar y registrar Visto bueno de los conceptos por los montos definidos de acuerdo a la Matriz de Autorizaciones de Gastos.

• Revisar y registrar aprobación de los conceptos por los montos definidos de acuerdo a la Matriz de Autorizaciones de Gastos.

• Verificar el cumplimiento de los requisitos de las facturas que requieran de su aprobación de acuerdo a la Matriz de Visado.

El Vicepresidente Administrativo es responsable por:

• Realizar seguimiento al cumplimiento del Manual de Autorizaciones de Gastos.

• Actualizar la Matriz de Autorizaciones de Gastos, de acuerdo a la dinámica del negocio.

• Aprobar las modificaciones al Manual de Autorizaciones para Manual de Autorizaciones de Gastos.

El Jefe de Contabilidad es responsable por:

Definir y actualizar la descripción de los rubros de gasto. Todos los funcionarios que laboran para Olímpica S.A. Directa o indirectamente son responsables por:

• Cumplir los niveles de aprobación para compras no retail de acuerdo a la Matriz de Autorizaciones de Gastos, así como las políticas contempladas en este manual.

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Los funcionarios que realizan actividades relacionadas con visado son responsables por:

Hacer cumplir el presente manual durante las actividades de visado. 6. CONTENIDO

A continuación se explica detalladamente cada rubro del presupuesto y su correspondiente cuenta en el PLAN UNICO DE CUENTAS autorizado en la compañía, y con las cuales se podrán realizar las consultas en el sistema de información financiero SAP. En el sistema de información SAP el mínimo nivel en que se registran las operaciones es de 10 dígitos así: Sueldos 5105060000 ó 5205060000 6.1. GASTOS DE PERSONAL 5105 o 5205: Corresponde a las cuentas mayores 5105 o 5205. Registra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el reglamento interno del ente económico, pacto laboral o laudo.

SUBCUENTA DESCRIPCION TIPO DE DOC. CÓDIGO PRESUP.

ENTIDADES DE CONTROL

5105 ó 5205-03000 Salario Integral S1-S6 1

5105 ó 5205-06000 Sueldos y sueldo bono S1-S6 1A Y 1B

5105 ó 5205-15 Horas Extras y Recargo S1-S6

5105 ó 5205-151500 Extras S1-S6 2 5105/52-15

5105 ó 5205-151600 Recargo S1-S6 3 5105 /52-15

5105 ó 5205-151700 Dominical y Festivo S1-S6 4 5105/52-15

5105 ó 5205-18 Comisiones

5105 ó 5205-1818 00 Comisiones S1-S6 5 5105/52-18

5105 ó 5205-181900 Por Concesiones S1-S6 5 5105/52-18

5105 ó 5205-240000 Incapacidades S1-S6 6

5105 ó 5205-270000 Auxilio de Transporte JS1-S6 7

5105 ó 5205-300000 Cesantías S3 8

5105- ó 5205-330000 Intereses de Cesantías S3 9

5105 ó 5205-360000 Prima de Servicio S3 10

5105 ó 5205-390000 Vacaciones y las pagadas S3-S1-S6 11 y 11A

5105 ó 5205-42 Primas Extralegales

5105 ó 5205-420100 Prima de Vacaciones S3- S1-S6 13 5105/52-42

5105 ó 5205-420200 Prima de Navidad S3-S1-S6 14 5105 /52-42

5105 ó 5205-420300 Prima de Antigüedad S3-S1-S6 15 5105 /52-42

5105 ó 5205-420400 Prima de Matrimonio S1-JS 16 5105 /52-42

5105 ó 5205-420500 Prima de Nacimiento S1-S6 17 5105 /52-42

5105 ó 5205-45 Auxilios

5105 ó 5205-450100 Auxilio Escolar S1-S6 18 5105 /52-45

5105 ó 5205-450200 Auxilio de lentes S1-S6 19 5105 /52-45

5105 ó 5205-450300 Auxilio por arriendo KS 20 5105 /52-45

5105 ó 5205-450500 Auxilio Mortuorio S1-S4 21 5105 /52-45

5105 ó 5205-48 Bonificaciones

C 5105 ó 5205-484800 Bonificaciones KS-KR-S1 22 5105 /52-48

5105 ó 5205-484000 Incentivo operativo KS-KR-S1 12 5105 /52-48

5105 ó 5205-484900 Incentivo de Inventario KS-KR-S1 23 5105 /52-48

5105 ó 5205-510000 Dotación y Suministro JJ –JE 24

5105 ó 5205-590000 Pensión de Jubilación S1 25

10

5105 ó 5205-600000 Indemnizaciones S4 26

5105 ó 5205-630000 Capacitación KR-KS-JM-JE 27

5105 ó 5205-660000 Gastos Deportivos KR-KS 28

5105 ó 5205-680000 Aportes ARP S3 29

5105 ó 5205-690000 Aportes I.S.S JS 29

5105 ó 5205-700000 Aportes Fdo Pensión. S3 29

5105 ó 5205-720000 Aportes Caja S3 30

5105 ó 5205-750000 Aportes I.C.B.F S3 31

5105 ó 5205-780000 Aportes Sena S3 32

5105 ó 5205-81 Aportes Sindicales 34

5105 ó 5205-840000 Gastos Médicos KX-KR 33

Todos los gastos de personal son responsabilidad del Departamento de Gestión Humana, los cuales son controlados por el Sistema ADAM y pasan a la contabilidad por interface cada 15 días, solo las cuentas de provisiones de prestaciones sociales son ajustadas por contabilidad a fin de año por un documento tipo SA, previa consolidación de dichas prestaciones sociales por cada empleado, la cual es reportada por el departamento de Gestión Humana. 6.1.1. Salario Integral (5105-5205-03) 0000 Ce-Co Rubro 1 En esta cuenta se registran los gastos asociados a pago de salario integral, el cual se define como la remuneración pactada mediante un contrato por escrito donde se compensan de antemano el valor de las prestaciones sociales, recargos, primas extralegales, cesantías y sus intereses, excepto las vacaciones. En ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de 10 salarios mínimos mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la empresa el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía este salario es la base para las cotizaciones a la seguridad social, liquidación de indemnizaciones por terminación del contrato sin justa causa y la remuneración de las vacaciones. Base del Presupuesto: Multiplique el numero de trabajadores vinculados a la empresa con esta modalidad de contrato por 13 salarios mínimos ajustando todos los años en el mes de enero con el salario mínimo decretado por el gobierno. 6.1.2. Sueldos (5105-5205-06) 0000 Ce-Co Rubro 1A En esta cuenta se registra la contraprestación principal y directa que reciben los trabajadores de la compañía por sus servicios. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario respetando siempre el salario mínimo legal vigente. Mas 0.25%

6.1.3. Horas Extras y Recargos (5105 ó 5205-1515) 00 Ce-Co Rubro 2 Se registra el trabajo que se desarrolla más allá de la jornada ordinaria o de la máxima legal, este trabajo debe remunerarse de manera especial. El trabajo extra diurno comprende entre 6:00 AM a 10:00 PM se remunera con un recargo del 25% sobre el valor del trabajo ordinario diurno. El trabajo extra nocturno comprende entre 10:00 PM a 6:00 AM, se remunera con un recargo del 75% sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

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Base del Presupuesto Horas extras diurnas: Vr. hora diurna normal x 1.25% x No. de horas trabajadas. Horas extras nocturnas: Vr. hora diurna normal x 1.75% x No. De horas trabajadas. Horas extras diurnas dominicales: Vr. hora diurna normal x 2.25% x No. de horas trabajadas. Horas extras nocturnas dominicales: Vr. hora diurna normal x 2.75% x No. de horas trabajadas.

6.1.4. Recargo Nocturno (5105 ó 5205-1516) 00 Ce-Co Rubro 3 En esta cuenta se registran el trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno, se remunera con un recargo del 35% sobre el valor del trabajo ordinario diurno. Comprende de 10:00 PM a 6:00 AM. Base para liquidar horas extras nocturnas en festivo: Valor hora diurna normal x 35% x 2.75% x No. De horas trabajadas. 6.1.5. Dominicales y Festivos (5105 ó 5205-1517) 00 CE-Co Rubro 4 En esta cuenta se registran los pagos por trabajo efectuado en días de descansos y los días señalados como festivos. Es de obligatorio cumplimiento conceder a los trabajadores descansos remunerados en los domingos siempre y cuando el empleado haya laborado todos los días hábiles de la semana. 6.1.6. Comisiones (5105 ó 5205-18)0000 Rubro 5 En esta cuenta se registran las comisiones pagadas a personal de ventas de acuerdo a política de pago de comisión de vendedores por cumplimiento de presupuesto de ventas de las secciones definidas en la política. 6.1.7. Comisiones por Concesiones (5105 ó 5205-1819)00 Ce-Co Rubro 5 En esta cuenta se registra lo cancelado por comisiones de relación contractual, que no constituyen base para calcular aportes parafiscales ni forman parte del sueldo. Base Del Presupuesto Total de lo cancelado en el mes de las cuentas 4155-0515 00 Espacios adicionales de productos 4155-0518 00 Espacio Adicionales Publicidad 4155-1010 00 Comisión concesionarios. La suma pagada por cada mes se multiplica por 1 %

6.1.8. Auxilio de Transporte (5105 ó 5205-27)0000 Ce-Co Rubro 7

Este pago tiene la naturaleza de un auxilio económico con destinación específica, por mandato de la ley se debe incorporar al salario única y exclusivamente para efectos de liquidación de prestaciones sociales, aún en los casos en que el transporte sea suministrado por el empleador. Base Del Presupuesto $67.800,oo mensuales para trabajadores que devenguen menos de tres salarios mínimos, (por convención).

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6.1.9. Cesantías (5105 ó 5205-30) 0000 Ce-Co Rubro 8 En esta cuenta se registran los pagos realizados a trabajadores por concepto de auxilio de cesantías, que todo patrono está obligado a pagar a sus trabajadores al terminar el contrato de trabajo por valor de un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracciones de año. Sistemas de Liquidación: Sistema tradicional: Se aplica a los trabajadores antiguos vinculados por contrato de trabajo antes del primero de enero de l99l, siempre que no se acojan al nuevo sistema de liquidación anual. Base: se toma como base el último salario mensual, siempre y cuando no haya tenido variación en los últimos tres meses anteriores, en caso contrario se tomara un promedio mensual del último año. Sistema de liquidación anual y definitiva con destino a los fondos de cesantías: Se aplica obligatoriamente a los trabajadores contratados a partir del primero de enero de 1991, y a los antiguos que se acogieron voluntariamente y consiste en liquidar a 31 de diciembre en forma definitiva a cada trabajador ya sea por anualidad o fracción correspondiente, y luego consignar en los fondos de cesantías el valor liquidado antes del 15 de febrero. Base: Salario mensual (sueldo, subsidio de transporte, horas extras, dominicales, festivos recargo nocturno, comisiones) multiplicado por el 8.33%

6.1.10. Intereses Sobre Cesantías (5105 ó 5205-33)0000 Ce-Co Rubro 9 Se registran los pagos por interés sobre las cesantías, que todo empleador que según la ley esté obligado a pagar cesantías, paga a sus trabajadores, equivalente al 12% anual, independientemente del sistema para liquidar y pagar el auxilio de cesantías que cobije al trabajador. 6.1.11. Prima de Servicios (5105 ó 5205-36) 0000 Ce-Co Rubro 10 Se registra en esta cuenta la prima legal de servicios que debe cancelar la compañía a sus empleados en cumplimiento a la legislación laboral. La cuantía de la prima legal de servicios es 15 días de salario pagaderos en forma semestral por partes iguales y proporcionalmente por fracción igual o superior a tres meses de servicios en el respectivo semestre. La prima de servicio correspondiente al primer semestre del año, se paga a más tardar el 30 de junio y la del segundo semestre en los 20 primeros días del mes de diciembre. Base Del Presupuesto Salario mensual (sueldo, subsidio de transporte, horas extras, dominicales, festivos recargo nocturno, comisiones) multiplicado por el 8.33% 6.1.12. Vacaciones (5105 ó 5205-39)0000 CE-Co Rubro 11 En esta cuenta se registran los pagos realizados a trabajadores por concepto de vacaciones remuneradas. Todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicio, quince días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por fracciones .

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6.1.13. Prima de Vacaciones (5105 ó 5205-4201)00 Ce-Co Rubro 13 Aquí se registran los pagos que la compañía concede a sus trabajadores por concepto prima de vacaciones, equivalente a dieciséis (16) días de salario básico. 6.1.14. Prima de Navidad (5105 ó 5205-4201)00 Ce-Co Rubro 14 En esta cuenta se registran los pagos que la compañía concede a sus trabajadores por concepto de prima de navidad, equivalente a 17 días de salario básico mensual, para los trabajadores que hayan laborado más de 3 a 5 seis meses en el semestre . 6.1.15. Prima de Antigüedad (5105 ó 5205-4202)00 Ce-Co Rubro 15 En esta cuenta se registran los pagos registrados a los trabajadores por concepto prima de antigüedad de acuerdo a su tiempo de prestación de servicios.

10 años: 36 días de salario básico mensual 15 años: 52 días de salario básico mensual 20 años: 67 días de salario básico mensual 25 años: 82 días de salario básico mensual 30 años: 97 días de salario básico mensual

35 años 97 días de salario básico mensual 6.1.16. Prima de Matrimonio (5105 ó 5205-4204)00 Ce-Co Rubro 16 En esta cuenta se registran los pagos que la compañía reconoce a sus trabajadores que contraigan matrimonio, estipulada según la convención colectiva de trabajo, para el año 2012 $243.428 ajustada cada año por el IPC .mas 0.25% 6.1.17. Prima de Nacimiento (5105 ó 5205-4205)00 Ce-Co Rubro 17 Se registran los pagos que la compañía reconoce por concepto de prima en caso de nacimiento de un hijo de la empleada, esposa o compañera permanente de los empleados, por un monto estipulado en la convención colectiva de trabajo, para el año 2012 $468.097. Ajustada cada año por el IPC. Mas 0.25% 6.1.18. Auxilio Escolar (5105450100 ó 5205450100) Rubro 18 Se registran los desembolsos realizados a trabajadores por concepto de auxilio para educación de sus hijos. Base Del Presupuesto Estudios primarios: $184.308,oo Estudios secundarios: $233.145,oo Estudios Universitarios: $388.340,oo Además 30 becas anuales por el 100% del valor de la matricula, para los trabajadores, así:

o 8 para estudios secundarios o 22 para estudios universitarios con el cumplimiento de los requisitos

establecidos en convención de trabajo.

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o Además 15 becas universitarias anuales por el 50% del valor de la matricula con el cumplimiento de los requisitos establecidos por convención de trabajo

6.1.19. Auxilio de Lentes (5105 ó 5205-4502)00 Ce-Co Rubro 19 Se registran los pagos que la compañía reconoce a aquellos trabajadores a quienes les sea prescritos lentes por un optómetra de la caja de compensación o EPS. El valor de los lentes hasta por un monto de $149.795,oo para el año 2012. Ajustada cada año por el IPC. Mas 0.25% 6.1.20. Auxilio por Arriendo (5105 ó 5205-4503)00 Ce-Co Rubro 20 En esta cuenta se registran los desembolsos por Auxilio de Arriendo que la compañía reconoce a los empleados que necesita trasladar a otras ciudades distintas a donde fueron contratados. El monto es pactado entre la empresa y el trabajador de acuerdo a la ciudad. 6.1.21. Auxilio Mortuorio (5105 ó 5205-4505)00 Ce-Co Rubro 21 Se registran los desembolsos que la compañía reconoce a sus empleados en caso de muerte de los padres legítimos o putativos, esposo (a), compañero (a) permanente, o de hijos legítimos o naturales, siempre que el fallecido no se encuentre al servicio de otra empresa. El Monto para el año 2012 $1.076.716 y de $ 1.872.553.oo cuando fallezca el trabajador. 6.1.22. Bonificaciones (5105 ó 5205-4848)00 Ce-Co Rubro 22 En esta cuenta se registran los pagos efectuados al personal que a juicio de sus superiores deben recibir por logros laborales o los pagos efectuados al personal por renuncia voluntaria, que a juicio de sus superiores deban recibir al concluir su contrato de trabajo. 6.1.23. Bonificaciones: Incentivos (5105 ó 5205-4840)00 Ce-Co Rubro 12 Se registran los pagos realizados al personal de la compañía por concepto de bonificaciones por incentivos, basados en el plan de incentivos autorizados por Presidencia. 6.1.24. Bonificaciones: Inventarios (5105 ó 5205-4849)00 Ce-Co Rubro 23 Se registran los pagos realizados al personal del área comercial de la compañía por concepto de bonificaciones por inventarios, basados en el plan de incentivos autorizados por Presidencia. 6.1.25. Dotación y Suministros (5105 ó 5205-51)0000 Rubro 24 En esta cuenta se registran gastos en que incurre la compañía para suministrar a sus trabajadores permanentes dos dotaciones al año (cada seis meses), que consisten en dos pares de zapatos y seis uniformes de buena calidad. Base: número de empleados por el valor de cada dotación.

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6.1.26. Pensión de Jubilación (5105 ó 5205-59) 0000 Ce-Co Rubro 25 En esta cuenta se registra el valor pagado a los pensionados, cuyo obligación por este concepto está a cargo del la empresa. Base Del Presupuesto Número de pensionado por el salario mínimo. 6.1.27. Indemnizaciones (5105 ó 5205-60)0000 Ce-Co Rubro 26 En esta cuenta se registran los desembolsos que la compañía debe realizar al trabajador, cuando da por terminado el contrato de trabajo, sin que medie ninguna de las causales estipuladas para el despido por justa causa, dependiendo del tipo de contrato que se haya suscrito. Base Del Presupuesto Por contrato a término fijo: El tiempo que falte para el vencimiento pactado Por contratos a término indefinido:

o Trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos, que hayan laborado hasta un año de servicio, tienen derecho a 30 días de salario.

o Trabajadores que devenguen 10 o más salarios mínimos, que hayan

prestado hasta un año de servicio tienen derecho a 20 días de salario.

o Trabajadores que devenguen 10 o más salarios mínimos, que hayan prestado más de un año de servicio tienen derecho a 20 días de salario por el primer año y 15 días adicionales por cada año

o Los trabajadores que a 30-12-1990 tenga 10 años laborados tienen

derecho a 45 días por el primer año más 30 días por ano subsiguiente al primero y proporción por año no completo, además tienen derecho a reintegro.

o Los trabajadores que a 30-12-1990 tenga 10 años laborados tienen

derecho a 45 días por el primer año más 40 días por ano subsiguiente al primero y proporción por año no completo, sin derecho a reintegro.

6.1.28. Capacitación al Personal (5105 ó 5205-63)0000 Ce-Co Rubro 27 En esta cuenta se registran los pagos efectuados por la compañía a entidades privadas y estatales que dictan cursos y/o seminarios de capacitación al personal, además los gastos que se generen por traslados, pasajes aéreos o terrestres, hospedajes alimentación para los empleados y los materiales y útiles necesarios para la capacitación. IVA VJ 16% S2 (8%) Régimen Simplificado ó P.N Retefuente RH -01 (10%) no declarante RH-02 (11%) declarantes

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ReteIva VA-06 (8%) VS-01(8%) Régimen Simplificado Reteica De acuerdo a la actividad económica 6.1.29. Gastos Deportivos (5105 ó 5205-66)0000 Rubro 28 En esta cuenta se registra el valor del 50% de los uniformes de fútbol para los hijos de los trabajadores que se vinculen a las jornadas deportivas impulsadas por Olímpica, provisión para juguetes de los hijos de los trabajadores que son entregados a fin de año, Compra de trofeos, medallas, estímulos, ocasionalmente transporte para los deportistas, pagos a los entrenadores de fútbol y alquiler de polideportivos. IVA VJ (16%) S2( 8%) Regimen Simplificado ó P.N Retefuente RS-01 (4%) declarantes RS-02(6%) No declarantes Reteiva VS-01(8%) Regimen simplificado VA-06(8%) Reteica De acuerdo a la actividad economica 6.1.30. Aportes al ISS (Seguridad Social) En las siguientes cuentas se registran los pagos que realiza la compañía, por concepto de la afiliación a sus trabajadores al sistema de seguridad social que el trabajador escoja voluntariamente, para cubrir los riesgos que puedan afectar su salud o sus ingresos. 6.1.30.1. Aporte ARP (5105 ó 5205-68)0000 Rubro 29 Corresponde a los pagos generados para el cubrimiento de afiliación de los empleados a la Aseguradora de Riesgos Profesionales. En el sistema de riesgo profesional la cotización está totalmente a cargo del empleador y corresponde a la clase y grado de riesgo en que está clasificada su actividad económica. 6.1.30.2. Aporte salud EPS (5105 ó 5205-69)0000 Rubro 29 En esta cuenta se registran los desembolsos que realiza la compañía para cubrir el aporte que le corresponde por concepto de seguridad social (Salud) para los empleados. En el sistema de salud la cotización es del 12,5% del salario base, el cual no puede ser inferior al salario mínimo legal. Dos terceras partes (2/3) 8.5% de la cotización están a cargo de empleador y una tercera parte (1/3) 4% a cargo del empleado. 6.1.30.3. Aporte a Fondo de Pensiones (5105700000 ó 5205700000) Rubro 29 En esta cuenta se registran los pagos realizados por la compañía para cubrir los aportes que le corresponde realizar por concepto de la cotización de sus empleados en el sistema de pensiones. En el sistema de pensiones la tasa de cotización es en total del 16% del salario mensual. Estos aportes se distribuyen así: el 75% a cargo del empleador (12%) y el 25% a cargo del trabajador.(4%) Los trabajadores que devenguen más de cuatro salarios mínimos mensuales, deberán pagar el uno por ciento (1%) adicional sobre su salario.

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6.1.31. Aportes Parafiscales Corresponde a los pagos que la compañía efectúa para cumplir con su obligación como empleador de carácter permanente con trabajadores a su servicio, de efectuar aportes parafiscales del 9% de su nómina mensual con destino al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Este aporte se realiza por intermedio de las Cajas de Compensación a que esté afiliado el Empleador. 6.1.31.1. Aporte a Cajas de Compensación (5105 ó 5205-72)0000 Rubro 30 Se registra el aporte equivalente al 4% de la respectiva nómina mensual de salarios, entendiéndose por tal la totalidad, los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario, en los términos del Código Sustantivo de l Trabajo y los pagos hechos por descansos remunerados de ley, convencionales y contractuales, es decir que se debe incorporar al concepto de nómina todo lo pagado por sueldos básicos, salarios mínimos, comisiones, horas extras, recargos, y todo lo que se pague al trabajador, cualquiera que sea su denominación, siempre que implique retribución directa de servicios. 6.1.31.2. Aporte al ICBF (5105 ó 5205-75)0000 Rubro 31 Se registran el valor de los aportes realizados al ICBF de acuerdo a la nómina mensual de salarios. 3% del valor de la nómina mensual de salarios. 6.1.31.3. Aporte al SENA (5105 ó 5205-78)0000 Rubro 32 Se registran el valor de los aportes realizados al SENA de acuerdo a la nómina mensual de salarios. 2% del valor de la nómina mensual de salarios.

6.1.32. Aporte al Sindicato (5105 ó 5205-81)0000 Rubro 34 En esta cuenta se registra el auxilio de $ 12.000.000, que la compañía concede anualmente (1 Sola vez al año), al Sindicato, los cuales deben ser destinados por el Sindicato para los fines de su organización. 6.1.33. Gastos Médicos (5105 ó 5205-84)0000 Rubro 33 En esta cuenta se registran todos los gastos relacionados con los servicios médicos prestados a los trabajadores pensionados por la compañía (servicio de ambulancia, medicamentos, consultas) adicionalmente los surtidos de botiquín, medicamentos, consulta veterinaria y vacunas para las mascotas de seguridad. 6.2. HONORARIOS (5110-5210) Rubro 35

Renta de trabajo que corresponde a los servicios personales independientes, resultantes del ejercicio de una profesión liberal con causa jurídica distinta al contrato de trabajo. Se entienden por servicios personales independientes donde predomina el factor intelectual sobre el puramente mecánico o material y se prestan sin subordinación, en desarrollo de cualquier actividad remunerada. 6.2.1. Revisoría Fiscal (5110-5210-10)0000 Rubro 35

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En esta cuenta se registran todos los pagos a Price Waterhouse Coopers (Auditores Externos) por el servicio de revisoría fiscal. Entiéndase como revisoría fiscal, el Órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal y con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas, dictamina los estados financieros de la compañía, evalúa y supervisa el cumplimiento de la normatividad y control interno. Esta actividad es realizada por una persona o una firma de contadores públicos, ajena a la empresa o entidad sometida a la revisión.

6.2.2. Auditoria Externa (5110-5210-15)0000 Rubro 35 En esta cuenta se contabilizaban todos los pagos efectuados a la auditoria interna, actualmente no se debe afectar ya que Olímpica cuenta actualmente con un departamento de Auditora Interna. 6.2.3. Avalúos (5110-5210-20)0000 Rubro 35 En este rubro se contabilizan los pagos efectuados a los peritos encargados de efectuar los avalúos de los Bienes Inmuebles, activos fijos, vehículos y otros. El avalúo es un proceso aplicado por persona natural o jurídica de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia, para determinar el valor de realización, actual o presente de la propiedad planta y equipo; el avalúo debe prepararse al cierre del período en el cual se adquirieron o formaron los activos; éste se hará de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes reglas:

o Presentará un monto discriminado por unidades o por grupos homogéneos. o Tratará de manera coherente los bienes de una misma clase y

característica o Tendrá en cuenta los criterios utilizados por el ente económico para

registrar adiciones, mejoras y reparaciones o Indicara la vida útil remanente que se espera tenga el activo en condiciones

normales de operación. o Segregará los bienes muebles de los inmuebles.

6.2.4. Asesoría Jurídica (5110-5210-25)0000 Rubro 35 En este concepto se registran todos los pagos efectuados a los abogados que la compañía contrata para dar repuestas a demandas laborales, jurídicas y otros procesos en contra de esta. Los siguientes son los abogados que contrata la compañía: José Navarro Sarmiento, Abello Abogados y Cía., Cure Núñez y Cía., Zuluaga y Duran Abogados, Jaime Granados Peña. 6.2.5. Asesoría Financiera (5110-5210-30)0000 Rubro 35 En esta cuenta se registran todos los pagos realizados a los asesores externos para dar consultoría sobre los temas tributarios, aduaneros y otros en contra de Olímpica. Olimpica contrata este servicio con Orozco Pardo y Asociados. 6.2.6. Asesoría Técnica (5110-5210-35)0000 Rubro 35

En este concepto se registran todos los pagos realizados a los representantes químicos de las Droguerías. Grabación en el Módulo (AP) de Cuentas por Pagar

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En SAP los impuestos están asociados al producto (IVA) y se define en el maestro de artículos o al servicio. La retención en la fuente: al proveedor ó cliente, en SAP existen los Tipos de Retención e Indicadores de Retención. Tipo De Retención e Indicadores De Retención Son claves de agrupación por clases de retención e indicadores el que determina el porcentaje a retener

TIPO DE RETENCIÓN

CONCEPTO INDICADOR TARIFA PUC

RA Arri.Bim.mueble 1 4% 2365300000

RA Arr.Bim.inmueble 2 3.5% 2365300000

RC Compras 1 3.5% 2365400000

RC Com.Pro.Agricola 2 1.5% 2365400000

RC Combustible 4 0.1% 2365400000

RC Bien.raices,vehiculo 5 1% 2365400000

RF Rendi.Financiero 1 7% 2365350000

RH Honorario PN 1 10% 2365150000

RH Honoraio PJ 3 11% 2365150000

RM Comisiones PN 1 10% 2365200000

RM Comisión PJ 3 11% 2365200000

RL Loterias 1 20% 2365450000

RS Sev.Declarante PN 1 4% 2365250000

RS Sev.No declarnte PN 2 6% 2365250000

RS Sev.Temporales 3 1% 2365250000

RS Sev.Aseo y Vigilan. 4 2% 2365250000

RS Sev.Salud.Lab.Hospi 5 2% 2365250000

RS Sev.trasp.carga 6 1% 2365250000

RS Sev.Tran.pasajero 7 3.5% 2365250000

RD Dividendos 1 20% 2365100000

RO Hotel y restaurante 1 3.5% 2365700000

RO Otros ing.Tribu 2 3.5% 2365700000

RT Timbre 1 0.5% 2365650000

Cuando Usar los Indicadores de IVA y Retención para Grabar las Facturas o Pedidos de Gastos por Honorarios

OLIMPICA JDE/SAP TIPO DE

SERVICIO

IVA RETE IVA RETE FUENTE ICA

INDICADOR

TARIFA

TIPO DE

RETENCIÓN

INDICADOR

TIPO DE RETENCIÓN

INDICADOR

TIPO DE RETENCIÓN

INDICADOR

H-8 9 Grandes

contribuyentes autoretenedor

Honorario VJ 16% MPIO.donde

preste el servicio

S:A:E

H-8 8

Grandes contribuyentes

NO autoretenedor

Honorario VJ 16% RH "03 S:A:E

H-8 7 Reg.Comun

auto retenedor Honorario VJ 16% VA "06 S:A:E

H-8 3 Reg.Comun

NO auto retenedor

Honorario VJ 16% VA "06 RH "03 S:A:E

H-8 4 Reg.Simplifica

do Honorario S1 5% VS "01 RH "02 S:A:E

H-8 4 Reg.Simplifica

do

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H-8 4 Persona Natural

Tipo de Retención: RH Indicador de Retención. 01 Persona Natural 10% 02 Declarante P:N 11% 03 Persona Jurídica 11% IVA: S2 reg. Simplificado (8%) del IVA del 16% VJ Personas Jurídicas (16%) VX Solo para provisiones modulo GL Retención de IVA: VS -01= Retiene de IVA Reg .simplificado el 8%. Ó 5% VA-06= Reteiva 8%(50% del IVA del 16%) Retención de ICA: Lo hace seleccionando el indicador de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde se prestó el servicio. Tipos de Contribuyentes

2 Régimen Especial

3 Régimen Común

4 Régimen Simplificado

5 Extranjeros (Bienes)

7 Persona Jurídica Autoretenedor

8 Gran contribuyente No Auto retenedor

9 Gran Contribuyente Auto retenedor En la segunda pantalla de cada documento se deberá afectar las cuentas que se detallan a continuación, de acuerdo al tipo de persona que preste el servicio .los tipo de documentos son KS (solicitud de cheque) KR (factura) RE (Nota de pedido) SP (provisiones) Cuando se trata de una provisión esta se debe realizar por el modulo (GL) tipo de documento SP indicador de IVA (VX), una vez llegue la factura se reversa por el modulo GL y se contabiliza por el modulo de Cuentas Por Pagar (AP) y se aplican los indicadores correspondiente para cada tipo de contribuyente.

SUBCUENTA DESCRIPCIÓN CE-CE CE-CO TIPO DE

DOCUMENTO CÓDIGO

PRESUPEUSTO

5110 ó 5210-100000

Re|visoria Fiscal 1998099160 KS-KR-RE 35

5110 ó 5210-150000

Auditoria Externa

1998099160 KS-KR-RE 35

5110 ó 5210 -200000

Avalúos 1998099184 KS-KR-RE 35

5110 ó 5210-250000

Asesoría Jurídica

1998099119 KS-KR-RE 35

5110 ó 5210-300000

Asesoría Financiera

1998099184 KS-KR-RE 35

5110 ó 5210-350000

Asesoría técnica 1104599175 KS-KR-Re 35

5110 ó 5210-950000

Otros 1800199175 KS-KR-RE 35

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6.3. IMPUESTOS Rubro 36-37-38-39

Es un tributo que puede definirse como la contribución obligatoria que se impone autoritariamente a las personas naturales y jurídicas respecto de las cuales se realiza cualquiera de los hechos generados de la obligación tributaria. A estas personas se les llama contribuyentes: 6.3.1. Industria y Comercio (5115-5215-05)0000 Ce-Co Rubro 36

En este rubro se registran todos los pagos que la compañía realiza relacionados con el Impuesto de industria y Comercio, en todos los municipios donde tenga puntos de venta. La base para calcular dicho impuestos son las ventas más los otros ingresos directos por cada punto de venta multiplicado por las tarifas establecidas en cada acuerdo municipal menos los descuentos por pronto pago.

6.3.2. Avisos y Estampilla (5115-5215-05200) 0000 Ce-Co Rubro 39 Se registra el pago del impuesto de Avisos y Tableros, por la colocación de Avisos y Tableros que se utilizan como propaganda o identificación de una actividad o establecimiento público dentro de la Jurisdicción del Municipio. Será el 15% sobre el impuesto mensual de Industria y Comercio. 6.3.3. De Timbre (5115-5215-10)0000 Ce-Co Rubro 37 En este rubro se registran todos los pagos que la compañía realiza relacionados con el Impuesto de timbre, el cual es un Impuesto esencialmente documental, ya que recae sobre los documentos públicos o privados en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, el impuesto es del 0.0% cuya cuantía sea superior a 56.684.000 año 2012 , es FORMAL, pues sólo grava los formas escritas; DIRECTO, porque está dirigido a gravar al destinatario del impuesto, es decir a la persona que incurre en el acto o contrato. Cómo se determina la cuantía del contrato: El valor de los pagos periódicos que deban hacerse durante la vigencia del convenio, en los contratos de cuantía indeterminada es sobre los pagos mensuales Este gasto no es deducible del impuesto de renta. 6.3.4. A la Propiedad Raíz (5115-5115-15) 0000 Ce-Co Rubro 38

En este rubro se registran todos los pagos que la compañía realiza relacionados con este tributo, el cual recae sobre todos los bienes inmuebles que posee una persona natural o jurídica, Olímpica liquida este impuesto de dos maneras en la ciudad de Bogotá se paga en base al Autoavalúo y en resto del país es en base a la liquidaciones que expedidas por los acuerdos municipio para cada año. 6.3.5. De Valorización (5115-5215-25) 0000 Ce-Co Rubro 39 En este rubro se registran todos los pagos que la compañía realiza relacionados con este tributo, bien sea en desarrollo de sus operaciones, así como por ser propietario de inmuebles ubicados en los respectivos sectores objeto de los gravámenes de acuerdo con las normas fiscales vigentes. 6.3.6. De Vehículos (5115400000-5215400000) Rubro 39

22

Se registra el valor de los impuestos liquidados por concepto de rodamientos y otros directamente relacionados con los vehículos de propiedad de la compañía. Este gasto no es deducible del impuesto de renta 6.3.7. IVA Descontables (5115-5215-70) 0000 Ce-Co Rubro 40

En esta cuenta se registra la parte proporcional al iva pagado por Olímpica en los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento y se destinen indistintamente a operaciones gravadas, exentas o excluidas del impuesto y no fuere posible establecer su imputación a unas u otras , el cómputo del descuento se efectúa en proporción al monto de los ingresos del período, esta proporcionalidad oscila entre un 74% y 60% del IVA por gastos contabilizado en la cuenta transitoria 1355.300300

6.3.8. Otros: 5115-5215-95. 0000 Ce-Co. Rubro 39

Se registra el valor de los impuestos diferentes a los relacionados anteriormente que la compañía debe pagar a las entidades del Gobierno del orden nacional, departamental, estatal, distrital o municipal.

Contabilización del Gasto IVA: No aplica para ninguna cuenta por ser impuestos Tarifa: No aplica (Los impuestos no están gravados) Retención: No aplica (Entidades del Estado) En la segunda pantalla de cada documento se deberá n afectar las cuentas que se detallan a continuación, de acuerdo al tipo de impuesto.

SUB CUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE

DOCUMENTO CÓDIGO

PRESUPUESTO

5115 Ó 5215-050000 Industria y Comercio SA-KS-SM 36

5115 Ó 5215-100000 De Timbre 37

5115 Ó 5215-150000 A la Propiedad Raíz KR-SM 38

5115 Ó 5215-200000 Derecho sobre ints.pub KS 39

5115 ó 5215-250000 De Valorización KR-KS 39

5115 ó 5215-400000 De Vehículo KS-KR 39

5115 ó 5215-700000 I.V.A Descontable KS-SA 40

5115 ó 5215-950000 Otros KR-SA 39

6.4. ARRENDAMIENTOS 5120-5220 Son los gastos pagados o causados por la compañía originada por servicios de arrendamiento de bienes, mueble o inmueble, usados para el desarrollo de su objeto social: 6.4.1. Construcciones y Edificaciones (5120-5220-10) (Bienes Inmuebles) 0000 Ce-Co. Rubro 41

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Se registra el valor pagado ó causado por concepto de arriendo de los locales comerciales, parqueaderos u oficinas en los cuales existe un contrato de arriendo. Este gasto se contabiliza de acuerdo a un valor fijo incrementado con el IPC anual ó sobre un porcentaje de las ventas del negocio. A este rubro se calcula impuestos así: Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Tipo de Retención: RA Indicador: 02 (3.5%) Retencion en la fuente Cta contable 2365300000 IVA: VH (10%) Cta contable 1355300300 S1 (5%) Regimen simplificado ó P.N Retención de IVA: VA -05 (5%)EL (50% del IVA del 10%) VS-01 (5%) Regimen Simplificado ó P,N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio

Cuando Usar Los Indicadores De IVA y Retención Para Grabar Las Facturas O Pedidos De Gastos Por Arriendo De Bienes Inmuebles

OLIMP JDE /SAP

TIPO DE

SERVICIO


INDIC TARF T RET INDIC T RET INDIC T RETEN INDIC

H-8 9 Grandes


Arre.Inmuebles

VH 10% MPIO.donde preste el servicio

S:A:E

H-8 8 Grandes

contribuyentes NO autoretenedor

Arre.Inmuebles

VH 10% RA "02 S:A:E

H-8 7 Reg.Comun auto

retenedor Arre.Inmue

bles VH 10% VA "05 S:A:E

H-8 3 Reg.Comun NO auto


bles VH 10% VA "05 RA "02 S:A:E

H-8 4 Reg.Simplificado Arre.Inmue

bles S1 5% VS "01 RA "02 S:A:E

H-8 4 Persona Natural Arre.Inmue


6.4.2. Arrendamiento de Bienes Muebles Rubro 42 Se registra el valor pagado o causado por la compañía por el alquiler de bienes muebles que la compañía utilice para el desarrollo de su actividad económica, tales como: Maquinaria y Equipo, Equipo de oficina, Equipo de computación, Vehículos, Aéreos, médicos, andamios, grúas más el transporte en que incurre para llevarlo al negocio, oficinas y bodegas. Cuando se trate de una provisión esta se debe contabilizar por el mosulo de Contabilidad (GL) con el tipo de comprobante (SP) y el indicador del iva VX una vez llege la factura se reversa esta provisión y se contabiliza por el modulo de Cuentas Por Pagar ( AP) aplicando al proveedor los indicadores respectivo de acuerdo al tipo de contribuyente. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Tipo de Retención : RA Indicador de Retención: 01 (4%) Cta contable 2365300000

24

IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 VX si es una provision modulo GL Retención de IVA: VA-06 = (50% del IVA del 16%, si pertenece al régimen simplificado le calcula8% y le retiene ese mismo porcentaje). Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presta el servicio. Si se trata de un Régimen Simplificado: Tipo de Retención: RA Indicador de retención 01 (4%) Cta contable 2365300000 IVA S2 (8%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VS-01 (Lo mismo que el iva 8%) Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio

Cuando Usar Los Indicadores De IVA Y Retención Para Grabar Las Facturas

OLIMP JDE /SAP

TIPO DE

SERVICIO



H-8 9 Grandes


Arre.Inmuebles

VJ 16% MPIO.donde preste el servicio

S:A:E

H-8 8 Grandes


Arre.Inmuebles

VJ 16% RA "01 S:A:E



bles VJ 16% VA "06 S:A:E



bles VJ 16% VA "06 RA "01 S:A:E

H-8 4 Reg.Simplificado Arre.Inmue

bles S2 16% VS "01 RA "01 S:A:E

H-8 4 Persona Natural Arre.Inmue


En la segunda pantalla de cada documento se deberán afectar las cuentas que se detallan a continuación, de acuerdo al tipo de Arrendamiento.

SUBCUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

PRESUPUESTO

5120 ó 5220 Construcciones y Edi KR-KS 41

5120 ó 5220 Maquinaria y Equipo KR-KS 42

5120 ó 5220 Equipo de Oficina KR-KS 42

5120 ó 5220 Equipo de Computo KR-KS 42

5120 ó 5220 Equipo Medico KR-KS 42

5120 ó 5220 Equipo de Transporte KR-KS 42

5120 ó 5220 Equipo aéreo KR-KS 42ª

5120 ó 5220 Aeródromos KR-KS 42

5120 ó 5220 Otros KR-KS 42

6.5. CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 5125-5225 Rubro 43

Corresponde al valor de los gastos pagados o causados por el ente económico por concepto de contribución, aportes, afiliaciones y / o cuotas de sostenimiento, con organismos públicos o privados por mandato legal o libre vinculación. 6.5.1. Contribuciones (5125-5225-05)0000 Ce-Co Rubro 43

25

En esta cuenta se contabiliza lo pagado a las entidades que ejercen control y vigilancia como Supervalores, Supersociedades, Cámaras de Comercio, FENALCO, la policía entre otras entidades. 6.5.2. Afiliaciones y Sostenimiento (5125-5225-10)0000 Ce-Co Rubro 45 En este concepto se registra el valor de los gastos pagados o causados por Olímpica por concepto de aportes y afiliaciones y/o cuotas de sostenimiento con organismos públicos o privados por mandato legal o libre vinculación. Tales como clubes, Cámara de Comercio, FENALCO y otros. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Contribuciones entidades de Control (Superfinanciera Cámara de Comercio) Indicador IVA VD (No tiene IVA) VX cuando es una provisión modulo GL tipo de comprobante SP Afiliaciones pagadas a Sindicatos, asociaciones gremiales de exalumnas, padres de familia. Políticas y religiosas administración de la propiedad raíz IVA (VE) Excluidos. Cuando se trate de una provisión estas se deben contabilizar por el modulo de contabilidad (GL) tipo de documento SP e indicador de IVA (VX) no lleva ninguna clase de retención, en el mes que llegue la factura se reversa la provisión y se contabiliza la factura por el modulo de Cuentas por Pagar y se le realizan todos los impuestos de acuerdo al tipo de contribuyente. En la segunda pantalla de cada documento se deberá n afectar las cuentas que se detallan a continuación,

SUBCUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE

DOCUMENTO CÓDIGO

PRESPUESTO ENTIDADES DE

CONTROL

5125 ó 5225 Contribución KR-KS 43

5125 ó 5225 Afiliaciones y Sostenimiento

KR-KS 45

6.6. SEGUROS 5130-5230 Rubro 46

Registrar el valor de los gastos pagados por Olímpica por concepto de seguros en sus diversas modalidades, la compañía suscribe pólizas de seguros con vigencia de un año, por esta razón al momento de contabilizarlas, se registran como un gasto a la cuenta 5130 ó 5230 por el modulo de cuentas por pagar tipo de documento KR ,copia de la facturas deben ser enviadas a Contabilidad para reversar y contabilizar como un pago anticipado en la cuneta 1.1705.20, con el tipo de documento SM , para luego amortizarlo mensualmente durante su vigencia: Indicador de IVA VJ (16%) Cta contable 1355300300 Rete Iva VA-06 si no es Gran Contribuyente Rete Ica Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio Rete Fuente Las Primas de Seguros no están sometidas a retención en la fuente (Art 17 Dec.2509/85).

OLIMP JDE /SAP

TIPO DE

SERVICIO



26

H-8 9 Grandes


Seguros VJ 16% MPIO.donde preste el servicio

S:A:E

H-8 8 Grandes


Seguros VJ 16% S:A:E


retenedor Seguros VJ 16% VA "06 S:A:E


retenedor Seguros VJ 16% VA "06 RS "01 S:A:E

Contablemente se registran las pólizas según su tipo de cobertura.


DOCUMENTO CÓDIGO

PRESUPUESTO

5130 ó 5230 Manejo KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Cumplimiento KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Vida Colectiva KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Incendio KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Sustracción y Hurto KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Transporte KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Equipo Aéreo KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Responsabilidad. Civil KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Obligatorio de Accidente KR-KS-SM 46

5130 ó 5230 Transporte M/cia KR-KS-SM 46

6.6.1. Manejo (5130 ó 5230-05)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra la póliza que ampara a la compañía contra cualquier empleado contratado que al prestar sus servicios cometiere alguno de los siguientes actos:

Falsificación Desfalco Hurto Abuso de confianza Se amparan los dineros o bienes del asegurado, previa comprobación de la falta cometida. 6.6.2. Cumplimiento (5130 ó 5230-10)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra la póliza que ampara a la compañía, garantiza la correcta y oportuna ejecución de un contrato celebrado entre el contratista y el asegurado, ejemplo en los casos de ejecución de nuevas obras o reparación de obras, por suministros, pago de prestaciones sociales , licitación, disposiciones legales, presentación de un espectáculo, depósito de garantías, arrendamientos etc. 6.6.3. Vida Colectiva (5130 ó 5230-20)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra el valor que mediante ésta póliza cubren todas las obligaciones que impone la ley, para el pago de salarios y otras prestaciones a que tienen derecho los trabajadores (ejecutivos) por muerte, incapacidad total o permanente, indemnización por accidente de trabajo o enfermedad profesional, gasto médicos y gastos funerarios. 6.6.4. Incendio (5130 ó 5230-25)0000 Ce-Co Rubro 46

27

Se registra la póliza que ampara las pérdidas que el fuego imprevisto cause a los bienes muebles e inmuebles, indemnizando el valor de tales pérdidas, para que los bienes afectados puedan ser reemplazados o sigan prestando el mismo servicio, a continuación se detallan algunos de los eventos más comunes que cubre una póliza contra incendio:

• Incendio o conato de incendio

• Caída de rayo

• Explosiones de cualquier clase

• Corto circuito y fenómenos eléctricos

• Anegación, daño por agua

• Atentados Terroristas

• Daños causados por fenómenos naturales (Vientos fuertes, Granizo, Temblores, etc.).

Incluye todo lo que afecte, motores, equipos de aire acondicionado, equipos de refrigeración, neveras, cajas registradoras, computadoras, impresoras, conmutadores telefónicos, fotocopiadoras, etc. 6.6.5. Sustracción (5130 ó 5230-35)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra la póliza que ampara el apoderamiento ilícito de los bienes asegurados y contenidos dentro de los establecimientos asegurados, que ocurra mediante el empleo de la violencia, a las personas o a las cosas, también se ampara el apoderamiento ilícito, sin el empleo de la violencia física para entrar o salir del establecimiento. 6.6.6. Equipo Aéreo (5130 ó 5230-50)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra la póliza que ampara el avión Piper Cheyenne tipo PA-31T2 matrícula HK-2963, así como también la tripulación y pasajeros, además de las coberturas de cascos, guerra, gastos de búsqueda, rescate, responsabilidad civil general, accidente personales y gastos médicos de la tripulación y pasajeros, según valores y límites estipulados en la póliza. 6.6.7. Responsabilidad Civil (5130 ó 5230-60)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra la póliza que cubre las lesiones que sufran personas externas a la empresa (clientes, terceros), en predios de los establecimientos de Olímpica, originadas por caídas, resbalones, uso de escaleras eléctrica, lesiones causadas por personal de seguridad, propio o contratado a terceras persona (excepto a presuntos delincuentes) en el desarrollo de sus funciones. Además cualquier reclamación o amenaza de demanda que se pretenda hacer a la empresa por cualquier causa. 6.6.8. Seguro Obligatorio SOAT (5130 ó 5230-75)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra el valor de los seguros que cubren las lesiones corporales causadas a terceros por el automotor de la empresa o funcionarios, exista o no culpa o responsabilidad del conductor. 6.6.9. Transporte de Valores (5130 ó 5230-8501)0000 Ce-Co Rubro 46

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Se registra el valor de la póliza que cubre el atraco a las personas encargadas de transportar dineros y títulos valores entre oficinas de la empresa, establecimientos, Bancos y viceversa. 6.6.10. Transporte de Mercancía (5130 ó 5230-8502)0000 Ce-Co Rubro 46 Se registra la póliza que cubre las pérdidas o daños de mercancías, maquinarias, equipos muebles, enseres, despachados por vía aérea, terrestre, marítima, fluvial y férrea, por accidente del vehículo transportador, atracos, retenes, huelgas en carreteras, etc. 6.7. SERVICIOS

Registre el valor de los gastos pagados o causados por Olímpica por los diferentes conceptos de servicios tales como: 6.7.1. Control Sanitario (5135-5235-0504)00 Ce- Co Rubro 47 Aquí se registran los pagos efectuados a los laboratorios microbiológicos, empresas de fumigación para el control de plagas en los diferentes puntos de ventas, bodegas y oficinas administrativas, asi como también a la compra de veneno u otro tipo de componente que sea utilizado para fumigaciones. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Si es persona Natural Régimen Simplificado Tipo de Retención: RS Indicador 02 (6%) Cta contable 2365250000 IVA S2= (8%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VS-01 Calcula el 8% y le retiene ese mismo porcentaje. Rete ICA Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio. Si se trata de un servicio prestado por un régimen común: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención: 01 (4%) Cta contable 2365250000 IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) Retiene el 50% del valor del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio 6.7.2. Aseo (5135-5235-0505)00 Ce-Co Rubro 48 Se registra en esta cuenta los pagos efectuados por Olímpica a las Empresas de Servicio de aseo (Grupo Maestra, Tecnoempresarial, Efiventas y Servicios S.A.S servief S.A.S y Prese S.A.S y otras), también registre lo pagado por cajas menores en cuantías inferiores a $104.000 por los siguientes conceptos:

• Limpieza de los almacenes, oficinas y bodegas.

Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

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• Si se trata de un servicio prestado por alguna de las empresas diferente a cooperativa:

Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 01 (4%) Cta contable 2365250000 IVA VJ (16%) Cta contable 1355300300 Rete IVA VA-06 Calcula el 50% del iva 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio

• Si se trata de un servicio prestado por una empresa de aseo: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 04 (2%) Cta contable 2365250000 IVA: VL (1.6%) Cta contable 1355300300 Rete IVA VA-09 (0.8%) el 50% del 1.6% Rete ICA La hace sobre el AIU de acuerdo a la actividad económica y la ciudad del servicio 6.7.3. Vigilancia (5135-5235-0506)00 Ce-Co Rubro 49 En esta cuenta se registra todo lo pagado ó causado por vigilancia en los Negocios, Bodegas y Oficinas, igualmente lo pagado por escoltas

Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

• Si se trata de un servicio prestado régimen común Tipo de retención: RS Indicador de Retención: 04 (2%) Cta contable 2365250000 IVA: VL (1.6%) VJ (16%) Monitoreo y Seguridad Retención de IVA: VA -09 (0.8%) del 50% del iva 1.6% VA-06 (8%) Monitoreo y Seguridad ICA La hace sobre el AIU de acuerdo a la actividad económica y la ciudad del servicio. 6.7.4. Servicios Temporales (5135-5235-10)0000 Ce-Co Rubro 1D Aquí se registran todas aquellas erogaciones efectuadas por la compañía a personas que no tienen vínculo laboral directo con la compañía, y prestan sus servicios a través de empresas de servicios temporales ó por medio de contratación independiente. 6.7.5. Temporales Fijos (5135101000-5235101000) ó 6135959700 Rubro 1D

En este concepto se registran los pagos efectuados por servicios prestados por personal fijo suministrado por Efiventas y servicios, Servief S.A.S, Prese S.A.S Cooservicios, quienes trabajan por reemplazo en vacaciones, licencias de maternidad, incapacidades superiores a 15 días también en reemplazo los domingos y festivos. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

• Si se trata de un servicio prestado por Empresa temporal de empleo:

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Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) Cta contable 2365250000. IVA: VA (16%) Cta contable Retención de IVA: VA-06(Se le calcula el 50% del 16% ICA La hace sobre a la actividad económica y la ciudad del servicio Cuando el servicio sea prestados por las SAS se debe tener en cuenta a que secciones están vinculados los trabajadores : si pertenece a un negocio en las secciones de electrodoméstico y misceláneos el IVA es del 16% descontable indicador V4, Panadera ,carnes, pescado debe ser facturada como maquila el IVA debe ser 0 y el indicador V2 ó V1. Cuando los empleado presten servicios en diferentes secciones y no pueda ser asociado a una especifica como los cajeros, empacadores, control de perdida y administradores estos se deben contabilizar a la cuenta 5235101000 ó 5135101000 el IVA es del 16 y el indicador VJ 6.7.6. Contratados (5135-5235-1005)00 Ce-Co Rubro 51 Se registran aquí, todas las erogaciones que la compañía realiza a personas naturales ó jurídicas, derivadas de una relación contractual con estas, autorizadas por la Vicepresidencia Administrativa. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

• Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 02 ( 6%) Cta contable 2365250000 IVA S2 (8% ) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VS-01 (8%) Le retiene el mismo porcentaje que le calcula, en IVA Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica Y ciudad del servicio Si el valor de la factura es menor de $104.000, el sistema no le calcula ningún impuesto.

• Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención: 01(4%) Cta contable 236525000 IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio Si el valor de la factura es menor de $104.000, el sistema no le calcula ningún impuesto.

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6.7.7. Servicio a Domicilio (5135-5235-1010) ó 6135951011 Rubro 51A Bajo este concepto se registran los pagos realizados a un tercero por el servicio puerta a puerta a nivel nacional que la compañía presta a sus clientes para la entrega de sus pedidos en una forma rápida y oportuna, con un costo mínimo de $ 1.000, el resto es asumido por esta, los proveedores que prestan este servicio son: Troter, Colombiana de Comunicación, Colaboramos, Naar Vergara Armando y otros Área Fiscal.

Si se trata de un servicio prestado por una empresas antes mencionadas:

Tipo de Retención: RS Indicador de retención 06 (1%) Cta contable 2365250000 IVA VL (1.16%) Reteiva VA-09(0.8%) Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio 6.7.8. Aprendiz Sena (5135-5235-1015)00 Ce-Co (1E) 5X35101600 Aprendiz S.A.S Rubro 1F Se registran los pagos efectuados por la compañía de acuerdo a los convenios realizados con esta para que los estudiantes realicen las prácticas en los establecimientos de la compañía. 6.7.9. Servicios Temporales Plan Colombia (5135-5235-1020) Rubro 51 Se registran los pagos efectuados por Olímpica en convenio con el Gobierno para mejorar la calidad de vida de las personas que son afectadas por los conflictos que vive el país dándole la oportunidad de desarrollar las prácticas empresariales de acuerdo a los programas de capacitación desarrollados por este con un costo de $ 30.000 por persona. 6.7.10. Servicios Temporales Ocasionales (5135-5235-1025) ó 6135959800 Rubro 1C Se registran los pagos realizados a Efiventas y Servicios S.A.S , Servief S.A.S y Prese S.A.S por el personal ocasional que suministra para realizar trabajos en periodos menores a 15 días como sabatinos, miércoles de plaza, incapacidades menores de 15 días y otros trabajos eventuales que se requieran en los puntos de venta. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Tipo de Retención: RS Indicador de Retención: 01 (4%) Cta contable 2365250000 IVA: V4 =16% Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 ( 50% del 16% del iva ICA Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio. 6.7.11. Servicio de empaque (5235-1030)00 Rubro 44

En esta cuenta se contabiliza lo pagado a la (s) entidad (es) que prestan servicio de empaque en puntos de venta.

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6.7.12. Asistencia Técnica (5135-5235-15)0000 Ce-Co Rubro 52 Este concepto se utiliza para registrar los pagos por la asistencia recibida mediante contrato de prestaciones de servicio incorporales, para la utilización de conocimientos tecnológicos aplicados por medio del ejercicio de un arte ó técnicas. Dicha asistencia comprende también el adiestramiento de personas para la aplicación de ella. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 02(6%) Cta contable 2365250000 IVA S2 = 8% Cta contablr 1355300300 Retención de IVA: VS-01(8%) Le retiene el mismo porcentaje que le calcula, de IVA. Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio. 6.7.13. Procesamiento Electrónico de Datos (5135-5235-20)0000 Ce-Co Rubro 53 Se registran aquí las erogaciones que la compañía realiza para confirmación de los cheques, enlaces de las redes de comunicación, consulta de créditos entre otros.

Si se trata de un servicio prestado Régimen común: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4% ) Cta contable 2365250000 IVA: VJ -(16% ) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: retiene el 50% del 16% Retención de ICA: Lo hace automáticamente el sistema de acuerdo a la actividad económica. En las Cuentas de Servicios Públicos (Agua, Luz, Teléfono y gas) la compañía tiene implementado el sistema de provisiones para causar el gasto en el mes que le corresponde. Este debe causarse por el modulo de contabilidad con el tipo de documento SP e indicador de IVA (VX) por ser una provisión al mes siguiente se reversa la provisión y se contabilizan las facturas por el modulo de cuentas por pagar con los indicadores correspondiente al tipo de contribuyente. 6.7.14. Acueducto y Alcantarillado (5135-5235-2525)00 INDICADOR DE IVA ( VE) 0% SERV.EXCLUIDOS Y (VX) PARA LA PROVISIÓN Rubro 54 En esta cuenta se registran los pagos efectuados por el suministro de agua potable y el servicio de alcantarillado para las aguas negras en los diferentes negocios y oficinas que la compañía posee. También se registran en este rubro los pagos realizados por compra de agua. 6.7.15. Aseo Público (5135-5235-2526)00 INDICADOR DE IVA (VE) 0% SERV.EXCLUIDO Y (VX) PARA LA PROVISIÓN Rubro 55 En esta cuenta se registra lo cancelado por la compañía por concepto del servicio de recolección de los desperdicios en los diferentes puntos de ventas y oficinas a través de las Empresas de Servicios Públicos creadas en cada ciudad donde Olímpica tenga negocios, oficinas o Bodegas.

33

6.7.16. Energía Eléctrica (5135-5235-30)0000 INDICADOR DE IVA (VE) 0% SERV.EXCLUIDO Y (VX) PARA LA PROVISIÓN Rubro 56 En esta cuenta se registran todos los pagos efectuados por compañía a las Empresas que suministren este servicio ya sean públicas o privadas por el consumo en los diferentes puntos de ventas, oficinas y bodegas a nivel nacional. También, se registran los pagos por concepto de Alumbrado Público. 6.7.17. Servicio Telefónico (5135-5235-3501)00 INDICADOR DE IVA ( VK) 20 % Y (VX) PARA LA PROVISIÓN Rubro 57 En esta cuenta se registran todos los pagos que la compañía realiza por concepto del consumo telefónico en los puntos de ventas, oficinas y bodegas, ya sea locales o a larga distancia. 6.7.18. Celulares (5135-5235-3502)00 INDICADOR DE IVA ( VK) 20 % Y (VX) PARA LA PROVISIÓN Rubro 58 En esta cuenta se registra lo pagado por el servicio de celular y avantel a los funcionarios autorizados por la compañía, lo mismo que lo cancelado por la compra de tarjeta prepago a los negocios. 6.7.19. Portes y Telegramas (5135-5235-40)0000 IVA ( no aplica para esta cuenta ) VD servicio no gravado Rubro 59 En esta cuenta se registra todo lo pagado por Olímpica por concepto de envío de encomiendas, correspondencia a los diferentes negocios, oficinas y otras entidades.

6.7.20. Transporte Flete y Acarreo (5135-5235-50)0000 INDICADOR DE IVA (VE) 0 % SERV. EXCLUIDO INDICADOR DE RETENCIÓN RS 06 (1%) Rubro 61 En esta cuenta se registra todo lo pagado por Olímpica por concepto de transporte de la entrega de mercancía a sus clientes, también el transporte de materiales y activos fijos a los diferentes puntos de venta, incluyendo el conjunto de medios para realizar el transporte, ejemplo peajes (exclusivamente los de transporte de carga), coteros. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

Si se trata de una persona natural o empresas que presten este servicio:

Tipo de Retención: RS Indicador de retención 06-(1%) Cta contable 236525000 Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio IVA VE (0%) Excluido Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 06 (1%) Cta contable 2365250000 IVA VE (0%) Excluido Retención de ICA Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio

34

6.7.21. Gas (5135-5235-55)0000 Indicsador de IVA VE ( 0%) SERV.EXCLUIDO y VX CUANDO ES UNA PROVISIÓN Rubro 62 En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía por el suministro de gas en los diferentes puntos de ventas a nivel nacional para las secciones de cafetería y panadería. 6.7.22. Propaganda y Publicidad (5135956000-5235956000) Rubro 63

En esta cuenta se registran todos los pagos efectuados a terceros por intermedio del Contrato de Mandato que Olímpica tiene con Sonovista por concepto de publicidad en radio, televisión y prensa, que tengan una relación directa con el desarrollo del objeto social de la compañía. En este rubro se incluyen gastos por vallas publicitarias. Estos gastos son contabilizados en los centros administrativos de cada regional de acuerdo a las especificaciones de cada factura. A la cuenta de oficinas administrativas sección 99 cuenta 5135.956000. El servicio publicitario en periódicos ,emisoras de radio y televisión son EXCLUIDOS del iva indicador (VE) siempre que sus ventas del año anterior no superen las 180.000 UVT periodicos 30.000 UVT emisoras y 60.000 UVT televisión . Cuando superan estos valores son gravados con la tarifa del 16% indicador (VJ). Cuando se trate de una provisión se debe usar el (VX) solo por el modulo de contabilidad y reversar cundo se ingrese la factura por cuentas por pagar (AP) Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Calcula los siguientes impuestos: IVA: VJ (16%) VE (0%) Excluido VX Cuando es una provisión S2 (8%) personas naturales o Regimen simplificado Retención en la fuente: RH-03 (11%) Jurídica Sonovista base servicios propios RH-01 (10%) P.N. No declarante RH-02 (11%) P.N. Declarantes Retención de IVA: VA-06 (8%) retiene el 50% del 16% VS-01(100% del IVA calculado Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio.

OLIMP JDE /SAP

TIPO DE

SERVICIO



H-8 9 Grandes


Publicidad VJ 16% MPIO.donde preste el servicio

S:A:E

H-8 8 Grandes


Publicidad VJ 16% RH “03 S:A:E


retenedor Publicidad

VJ 16% VA "09 S:A:E


retenedor Publicidad

VJ 16% VA "09 RH “03 S:A:E

H-8 4 Reg. Simplificado Publicidad S2 8% VS “01 RH “02 S:A:E

H-8 4 Persona natural Publicidad S2 8% VS "01 RH "02 S:A:E

35

Todos aquellos pagos realizados en forma directa por el negocio en los casos de contratación de locución, modelos, decoración de vitrinas, perifoneo, regalos a los clientes en fiestas especiales se deben registrar en la cuenta de gastos de publicidad de cada negocio sección cuenta 5235.60. Todos estos pagos sin excepción deben estar presupuestados y aprobados por la gerencia de publicidad y mercadeo. 6.7.23. Transporte de Valores (5135-5235-9561)00 INDICADOR DE IVA (VE) SERV.EXCLUIDO Rubro 64 En esta cuenta se registran los dineros que Olímpica cancela a la transportadora de valores a nivel nacional por concepto de:

Servicio de recolección de valores simultáneamente con la recolección de los dineros de la venta.

Servicio de entrega de valores.

Penalización cuando un negocio utiliza los servicios para transportar los valores inferiores a $ 8.000.000, estos son penalizados con el 35% adicional.

En la segunda pantalla de cada documento se deberán afectar las cuentas que se detallan a continuación, de acuerdo al tipo de servicio prestado.


DOCUMENTO CÓDIGO

PRESUPUESTO ENTIDADES DE

CONTROL

35 ó 5235-05 Aseo y Vigilancia KR 5135/52-05

5135 ó 5235-0504

Control Sanitario KR 47 5135/52-05

5135 ó 5235-0505

Aseo KR 48 5135/52-05

5135 ó 5235-0506

Vigilancia KR 49 y 49 A 5135/52-05

5135 ó 5235-10 Temporales

5135 ó 5235-1001

Serv.Temporales Fijos

KR 1D 5135/52-10

5135 ó 5235-1005

Serv. Contratados KX KR 51 5135/52-10

5135 ó 5235-1010

Serv.Domicilio KX KR 51A 5135/52-10

5135 ó 5235-1015

Aprendiz Sena S1 1E 5135/52-10

5135 ó 5235-1020

Serv.Temp.Plan Col.

S1 51 5135/52-10

5135 ó 5235-1025

Serv. Temp. Ocasional

KR 1C 5135/52-10

5135 ó 5235-15 Asistencia Técnica KX-KR 52

5135 ó 5235-20 Procesamiento de datos

KR 53

5135 ó 5235-25 Acueducto y Alcantarillado

5135 ó 5235-2525

Acueducto y alcantarillado

SP-KR 54

5135 ó 5235- 2526

Aseo Público SP-KR 55 5135/52-25

36

5135 ó 5235-30 Energía Eléctrica SP-KR 56

5135 ó 5235-3501

Serv .Telefónico SP-KR 57 5135/52-35

5135 ó 5235-3502

Celulares SP-KR 58 5135/52-35

5135 ó 5235-40 Correo, porte y Telegrama

KX-KR 59

5135 ó 5235-45 Fax y Telex KX 60

5135 ó 5235-50 Transporte ,Flete y acarreo

KR-KX 61

5135 ó 5235-55 Gas SP-KR 62

5135 ó 5235-60 Propaganda y Publicidad

KR-KX 63 5135/95

5135 ó5235-95 Otros

5135 ó 5235-9561

Transporte de Valores

KR 64 5135/52-95

5135 ó 5235-9595

Diversos 64A

6.8. GASTOS LEGALES

Son los gastos pagados o causados por la compañía en cumplimiento de disposiciones legales de carácter obligatorio tales como: Gastos notariales, aduaneros, registro mercantil, trámites y licencias y otros. 6.8.1. Notariales (5140-5240-05) Rubro 65 En esta cuenta se registran los pagos efectuados por Olímpica a las Notarias por concepto de: Autenticaciones de documentos, firmas, escrituraciones, poder y otros trámites. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 01 (4%) Cta contablr 2365250000 IVA: VJ- 16% Cta Contable 1355300300 Rete Iva VA -06 (8% ) 50% del 16% Rete ICA Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio 6.8.2. Registro Mercantil (5140-5240-10)0000 Indicador de IVA (VD) No Sujeto a Retención Rubro 65 En esta cuenta se registran los Pagos efectuados a las cámaras de Comercio a nivel Nacional por concepto de inscripción de libros, actas, certificados de cámara de Comercio, Registro de Proponentes y documentos, respecto de los cuales la ley exige dicha formalidad, así como también, la renovación de la matrícula de los comerciantes y los establecimientos de comercio.

37

6.8.3. Trámites y Licencias (5140-5240-15)0000 Indicador de IVA (VD) No sujeto a Retención Rubro 65 En esta cuenta se registra el costo o valores pagados al titular de una patente para la explotación de la misma por parte de la empresa, y lo pagado por licencias de sanidad ambientales ,registro de marcas propias, certificado del uso de suelo, licencias de conducción y las renovaciones de estas, certificados expedidos por las cámaras de comercio. En la segunda pantalla de cada documento se deberán afectar las cuentas que se detallan a continuación de acuerdo al trámite efectuado.

SUB CUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE DOC. CÓDIGO PRESU. ENTIDADES DE

CONTROL

5140/52-050000 Notariales KR-KX 65

5140/52-100000 Registro Mercantil KS 65

5140/52-150000 Trámites y licencias KR- KS 65

5140/52-200000 Aduaneros KR 65

5140/52-250000 Consulares KR 65

5140/52-950000 Otros KR 65

6.9. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

Se registran los gastos ocasionados por concepto de mantenimiento y reparaciones que se efectúan a los activos de la compañía en desarrollo del giro operativo de la compañía. 6.9.1. Maquinaria y Equipo (5145-5245-15)0000 Rubro 66 En esta cuenta se registran los mantenimientos que se le hacen a los activos fijos clasificados en el grupo de activos 1520 de la compañía tales como: Reparación de Sierras eléctricas, hornos, estufas industriales, góndolas, neveras, cuartos fríos, balanzas, básculas, montacargas, plantas eléctricas, Compresores, aires centrales, lámparas, trípticos, mezcladoras, maquina de hielo, fuente de agua, brilladoras, etiqueteadora, freidora, escaleras eléctricas, moto bombas, condensadores, sensores y otros. Grabación en el Módulo de Cuentas por Pagar

Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 02 (6%) Cta contable 2365250000 IVA S2 (8%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VS-(8%)Le retiene el mismo porcentaje que le calcula, Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio

Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Retención 01 (4%) Cta contable 2365250000 IVA: VJ-16% Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 el 50% del IVA del 16%

38

Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio. 6.9.2. Equipo de Oficinas (5145-5245-20)0000 Rubro 67 En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía para el mantenimiento de los activos fijos del grupo 1524 de la compañía tales como: Reparación de teléfonos, sumadoras, fax, contador de moneda, sillas, protector de cheques, micrófonos, candados, duplicados de llaves, cerraduras, y otros.

Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención RS Indicador de Retención 02 (6%) Cta contable 236525000 Iva S2 (8%) Cta Contable 1355300300 Retención de IVA: VS -01 le calcula, el mismo del IVA 8% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio

Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.9.3. Equipo de Computación y Comunicación (5145-5245-25)0000 Rubro 68 Bajo este concepto se registra lo pagado por la compañía para el mantenimiento de los activos fijos del grupo 1528 tales como: Reparación de computadores, radios teléfonos, avanteles, antenas, satélites, conmutadores, impresoras y otros.


Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio

39

6.9.4. Equipo Médico (5145-5245-30)0000 Rubro 69A Bajo este concepto se registra lo pagado por la compañía por concepto del mantenimientos de los activos fijos del grupo 1530 tales como: Reparación de camillas, sillas de ruedas, fonendoscopio, lámpara de cuello y mano, tensiómetros.


Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio. 6.9.5. Equipo de Hoteles y Restaurantes (5145-5245-35)0000 Ce-Co Rubro 69A

En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía por concepto del mantenimiento de los activos fijos tales como: Reparación de licuadoras, marmitas, cafetera, samovares, estufas industriales.

Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención RS Indicador de Retención 02 (6%) Cta contable 236525000 Iva S2 (8%) Cta Contable 1355300300 Retención de IVA: VS -01 le calcula, el mismo del IVA 8% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.9.6. Flota y Equipo de Transporte (5145.5245-40) Rubro 69 En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía por concepto del mantenimiento de los activos fijos del grupo 1540 tales como: Reparación de Camiones, motocicletas, bicicletas y otros, cambio de llantas.

Si se trata de una persona natural:

40

Tipo de Retención RS Indicador de Retención 02 (6%) Cta contable 236525000 Iva S2 (8%) Cta Contable 1355300300 Retención de IVA: VS -01 le calcula, el mismo del IVA 8% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención : RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.9.7. Equipo Aéreo (5145-5245-50) Rubro 69A En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía por concepto del mantenimiento de los activos fijos del grupo 1548 tales como: Reparación de la avioneta y los repuestos para esta como llantas, vidrio, tren de aterrizaje, motor y otros.


Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.9.8. Acueductos Plantas y Redes (5145-5245-60) Rubro 69A En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía por concepto del mantenimiento de los activos fijos del grupo 1556 tales como: Reparación de las plantas eléctricas, acometidas de agua, gas y todos los repuestos que sean necesarios para ponerlos en funcionamiento o buen estado. Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención RS Indicador de Retención 02 (6%) Cta contable 236525000 Iva S2 (8%) Cta Contable 1355300300 Retención de IVA: VS -01 le calcula, el mismo del IVA 8% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio

41

Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.9.9. Armamento de Vigilancia (5145-5245-65) Rubro 69A Bajo este concepto se registra lo pagado por la compañía por concepto del mantenimiento de los activos fijos del grupo 1560 tales como: Reparación de la dotación de armas para la seguridad de la compañía tales como revólver, escopetas, pistolas y la compra de municiones.


Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio

OLIMP JDE /SAP

TIPO DE

SERVICIO



H-8 9 Grandes


Serven General

VJ 16% MPIO.donde preste el servicio

S:A:E

H-8 8 Grandes


Serven General

VJ 16% RS “01 S:A:E


retenedor Serven General

VJ 16% VA "06 S:A:E


retenedor Serven General

VJ 16% VA "06 RS “01 S:A:E

H-8 4 Reg. Simplificado Serven General

S2 8% VS “01 RS “02 S:A:E

H-8 4 Persona natural Serven General

S2 8% VS "01 RS "02 S:A:E

En la segunda pantalla de cada documento se deberán afectar las cuentas que se detallan a continuación, teniendo en cuenta el tipo de mantenimiento realizado.

42

SUBCUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE DOC. CÓDIGO PRESU.

5145/52-150000 Maquinaria y Equipo KR-KX 66

5145/52-200000 Equipo de Oficina KR-KX 67

5145/52-250000 Equipo de Computo y

comunicación KR-KX 68

5145/5245-300000 Equipo Médico KR-KX 69A

5145/5245-350000 Equipo Restaurante KR-KX 69A

5145/5245-400000 Equipo de Transporte KR-KX 69

5145/5245-500000 Equipo Aéreo KR 69A

5145/5245-600000 Acueducto, Plantas y

Redes KR 69A

5145/5245-650000 Armamento de

Vigilancia KR 69A

6.10. ADECUACIONES E INSTALACIONES (5150-5250) Son los gastos ocasionados por concepto de adecuaciones e instalaciones de oficinas, negocios y bodegas efectuadas por la compañía para poner sus instalaciones en buenas condiciones: 6.10.1. Instalaciones Eléctricas (5150-5250 -05) Rubro 70 y 70A En esta cuenta se registran los gastos ocasionados por la compañía en los diferentes puntos de ventas, oficinas y bodegas para adecuarlos en todo lo relacionado con iluminación, sistema POS, Redes y equipo de comunicación y computación tales como:

• Iluminaciones: Se registra lo pagado por compra de balastos, cables eléctricos, suiche, bombillas, tubos fluorescentes, interruptores, toma, caja de fusibles y otros. LINEA de Gasto 99G99.

• Sistema POS: Se registran todos los gastos relacionados con la adecuación del sistemas POS en los puntos de pagos tales como cables lógicos, tomas , mantenimiento de UPS, conectores, regletas y todo lo demás gastos incurridos en la instalación de los sistemas pos. Línea de Gasto 99154

• Redes y equipo de comunicación: Se registran los gastos relacionados con la reparación del sistema de redes y comunicaciones en los diferentes puntos de ventas, oficinas y bodegas tales como antena, mástil, cables, vientos, conectores, cable telefónico, extensiones telefónicas, instalaciones de citófonos, plus, bocinas y otros. Línea de Gato 99157.

Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención RS Indicador de Retención 02 (6%) Cta contable 236525000

43

Iva S2 (8%) Cta Contable 1355300300 Retención de IVA: VS -01 le calcula, el mismo del IVA 8% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio

Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.10.2. Arreglos Ornamentales (5150-5250-10) Rubro 71 En este rubro se registran todos los gastos incurridos por la compañía para el mantenimiento y conservación de plantas y jardines, adquisición de tapetes atrapa mugre, y gastos de ornamentación solicitados por la Presidencia y Vicepresidencias de la compañía. Si se trata de una persona natural: Tipo de Retención RS Indicador de Retención 02 (6%) Cta contable 236525000 Iva S2 (8%) Cta Contable 1355300300 Retención de IVA: VS -01 le calcula, el mismo del IVA 8% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio Si se trata de una persona jurídica: Tipo de Retención: RS Indicador de Impuesto 01 (4%) IVA: VJ (16%) Cta contable 1355300300 Retención de IVA: VA-06 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde presto el servicio 6.10.3. Reparaciones Locativas (5150-5250-15) Rubro 72 y 72A Para un mejor control de los gastos de reparaciones menores en sus puntos de ventas Olímpica se ha reclasificado este rubro en Locales Propio y Locales Arrendados, así, de acuerdo a este orden de ideas se contabilizan los siguientes gastos (Línea del Gasto 99158): Pintura de los negocios oficinas y bodegas, impermeabilización, reparación de piso, baños, puerta ventanas, trabajos de plomerías, destape de cañería, sifones, reparación de las cocinas, cuartos fríos, pasamanos, escalera eléctrica, remodelaciones en general, ascensor ,cubierta de parqueadero, pulida de pisos. Remodelaciones: Remoción de escombros, pintura, traslados de equipos, viáticos, supervisión obras, que se generan con ocasión de los proyectos que adelanta la compañía y que por su cuantía, naturaleza y/o soportes asociados no van a formar parte del activo.

44

Remodelaciones Exigidas por Entidades Estatales: Estas afectan el rubro 72ª y corresponden a toda remodelación realizada por exigencia de un organismos estatal tal como las Secretarias de Salud, las cuales en caso de no ser aplicadas acarrean riesgos de multas o cierres de establecimientos inclusive.


Si se trata de una persona jurídica que trabaja con orden de servicio y el local es arrendado, las siguientes áreas fiscales:

Tipo de Retención : RA Indicador de Retención 01(4%) IVA: VJ( 16%) Retención de IVA VA-05 calcula el 50% del 16% del valor del AIU Retención de ICA: Lo hace al AIU de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde presta el servicio.

Si se trata de una remodelación de un local propio y existe contrato, de construcción:

Tipo de Retención: RC Indicador de Retención 05 (1%) Cta Contable 236540000 Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde se preste el servicio

Para los impuestos del AIU IVA: V7 (16%) del valor del AIU (Lo Suma como mayor Vr.del activo Retención de IVA: VA-02 (8%) el 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde se preste el servicio En la segunda pantalla de cada documento se deberán afectar las cuentas que se detallan a continuación:

SUBCUENTA DESCRIPCION TIPO DE DOC. CÓDIGO PRESU. ENTIDADES DE

CONTROL

5150-52/050000 Intalaciones

Electri- KR-KX 70

5150-52/100000 Arreglo

ornamentales KR-KX 71

5150-52/15 Reparaciones

Locativas 72

5150-5250.15 Loc. arrendado KR-KX 72 5150/52-15

5150-52/15101 Loc.Propios KR-KX 72 5150/52-15

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6.11. GASTOS DE VIAJE (5155-5255) Son las erogaciones ocasionadas por los funcionarios de la compañía para realizar funciones fuera del sitio de trabajo desarrolladas en el giro ordinario del ente económico, tales como capacitaciones, representaciones, seminarios, foros, talleres de entrenamientos, desplazamientos a los sindicalistas, visitas de control del personal de auditoría o toma de inventarios físicos a las diferentes regionales. Los gastos de viajes relacionados con capacitaciones coordinadas por el departamento de Gestión Humana, deberán afectar el rubro 27. 6.11.1. Alojamiento y Manutención (5155-05 Y 5255-05)0000 Ce-Co Rubro 73 En esta cuenta se registran los gastos incurridos por los funcionarios que viajen durante al año, por concepto de, hospedaje, alimentación y transportes (A la terminal de transportes, aeropuerto, e internos dentro de las ciudades) de acuerdo a la tabla de hoteles y la tabla de viáticos anexas. Base Del Presupuesto Cada departamento, negocio o centro de distribución debe suministrar el número de personas a viajar durante el año multiplicado por los valores asignados de acuerdo a las categorías asignadas así: Gerentes, Administradores, Auditores, Jefes de secciones, Supervisores y otros empleados.

Si va a grabar la factura de un hotel régimen común: Tipo de Retención: RO Indicador de Retención 01 (3.5%)Cta Contable 2365700000 IVA: VH (10%) Cta contable 1355300300 Retención de Iva VA-05 (5%) El 50% del 10%. Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica y ciudad donde preste el servicio 6.11.2. Pasajes Aéreo (5155150000 y 5255150000), Pasajes Terrestre (5155-20 Y 5255-20)0000 Ce-Co IVA (VE) Excluido Rubro 74

En las cuentas (5155150000 y 5255150000) se registran los gastos que la compañía incurre por la compra de tiquetes aéreos a las aerolíneas con las que se tengan convenios, mientras que en las cuentas (5155-20 Y 5255-20)0000, se registran los gastos incurridos por el desplazamiento terrestre del personal de la compañía a otras ciudades, para desarrollar actividades fuera del sitio original de trabajo.

En caso de tiquetes aéreos, si se trata de una persona jurídica: No autoretenedor Tipo de Retención: RC Indicador de Retención 01 (3.5%) IVA VJ (16%) VV(8%) TIQUETES INTERNACIONALES Rete IVA VA (06) 8% Retención de ICA Lo hace de acuerdo a la actividad económica y la ciudad donde preste el servicio Para grabar el valor de la tasa aeroportuaria

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Área fiscal VE Excluidos Para pasajes terrestres, en la segunda pantalla de cada documento se deberán afectar las cuentas que se detallan a continuación

SUBCUENTA DESCRIPCION TIPO DE DOC. CÓDIGO PRESU.

5155-52/05 Alojamiento y manutención KR-KX 73

5155-52715 Pasajes aéreos KR-KX 74

5155-52/20 Pasajes terrestres KR-KX 74

6.12. DEPRECIACIONES (5160-5260) La depreciación es el reconocimiento del desgaste de un bien utilizado en la actividad generadora de renta, para la cual el Gobierno concede una deducción anual proporcional al tiempo de la vida útil y del bien hasta completar el 100% de su costo más el ajuste por inflación. Las cuentas utilizadas son: 6.12.1. Construcciones y Edificaciones (5160-5260-05)0000 Rubro 75 En esta cuenta se registra el monto de la depreciación calculada sobre la base del costo ajustado por inflación del grupo de activos de la cuenta 1516 multiplicado por un porcentaje del 5% anual, más el valor de los activos menores a 3 SMLV los cuales se deprecian al mes siguiente de su compra. 6.12.2. Maquinaría y Equipo (5160.-5260-10)0000 Rubro 75 En esta cuenta se registra el valor que resulte de multiplicar el costo ajustado por inflación del saldo de la cuenta del grupo 1520 por un porcentaje del 10% anual, más todas las compras de activos fijos realizadas el mes anterior por valores inferiores a 3 SMLV. 6.12.3. Equipo de Oficina (5160-5260-15)0000 Rubro 75 En esta cuenta se registran los valores que resultan de multiplicar el costo ajustado por inflación del saldo de la cuentas del grupo 1524 por el porcentaje de 10% anual, sumando todas las compras inferiores a 3 SMLV realizadas en el mes anterior. 6.12.4. Equipo de Computo (5160-5260-20)0000 Rubro 75 Bajo este concepto se contabiliza el valor resultante de multiplicar el saldo ajustado por inflación de las cuentas del grupo 1528 por el 20% anual más el valor de las compras inferiores a 3 SMLV, las cuales se deprecian en su totalidad al mes siguiente.

SUB CUENTA DESCRIPCIÓN % PORC.

DE DEPRE.

CÓDIGO PRESU.

5160-52/05 Edificios 5% anual 75

5160-52/10 Maquinaria 10% anual 75

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5160-52/15 Eqip.Oficina 10% anual 75

5160-52/20 Equipo.computo 20% anual 75

5160-52/25 Equipo Cientifico 10% anual 75

5160-52/35 Vehículo 20% anual 75

5160-52/55 Plantas y redes 10% anual 75

5160-52/60 Arm.de Vigilancia 10% anual 75

5160-52/99 Ajuste por Inflación

6.13 AMORTIZACIONES

Corresponde al monto de los gastos realizados durante el año o período gravable que tienen el carácter de gastos preliminares que de acuerdo con la técnica contable deben registrarse como activo (1710) y su amortización a mas de un año gravable y representan bienes y servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos tales como: 6.13.1. Cargos Diferidos (1710-08 y 1710-24 Cuenta de gasto: 5265-15)0000 Rubro 76 Se registra el monto de las cuotas de amortización periódicas determinadas técnicamente para cada uno de los activos de acuerdo con sus características o condiciones. Remodelaciones máximo 5 años, mínimo 3 años ó el tiempo del contrato de arriendo. 6.13.2. Canastillas (1710-9501 Cuenta de gasto 5265-9501)00 Rubro 76 Se registra el monto de las cuotas de amortización periódicas determinadas técnicamente para cada uno de los activos de acuerdo con sus características o condiciones (canastillas 3 años) y se ajustan de acuerdo a los inventarios físicos realizados. 6.13.3. Herramientas de Trabajo (1710-9502 - Sección 95 Cuenta de gasto 5265-9502)00 Rubro 76 Se registran los consumos de acuerdo a lo solicitado por los puntos de venta a las bodegas 8001-8005-8003 y 8004, tales como tulas de lona, cuchillos, afilador, cinta para cierra, guantes de seguridad, este valor se registra por interfaces automática al final de cada mes por el departamento de sistemas. 6.13.3. Repuestos y Accesorios (1710-9503 - Sección 91 Cuenta de gastos 5265-9503)00 Rubro 76 Se registran los consumos de acuerdo a lo solicitado por los puntos de ventas, a las bodegas 8001-8005-8003, tales como repuestos para carros de supermercados, estos valores se registran por interfaces automática al final de cada mes. 6.13.4. Papelería (1710-20 - Sección 90 Cuenta de gastos 5265-9520)00 Rubro 76 En esta cuenta se registran los consumos de acuerdo a lo solicitado por las oficinas y negocios, a las bodegas 8001-8005-8004 y otras de las formas diseñadas por Olímpica las cuales no son suministradas por Offi Express y compradas para el consumo de varios meses, las cuales son contabilizadas a un diferido al momento de

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su compra y se llevan a gastos a medida como se solicitan cada mes cales como: Rollos, etiquetas, rollos de las góndolas de fruver, cinta TT, rollo de calculadora. 6.13.5. Elementos de Aseo y Cafetería (1710-48 - Sección 97 Cuenta de gasto 5265-9525)00 Rubro 76 Se registran los consumos de acuerdo a lo solicitado por las oficinas y negocios a las bodegas 900-911-955 compradas para el consumo de varios meses, las cuales son contabilizadas a un diferido al momento de su compra y se llevan a gastos a medida como se solicitan cada mes, tales como: Cajas de toallas de mano, jabón en espuma dermo, jabón liquido, papel higiénico, paño industrial desechables. 6.13.6. Dotación y Ropa de Trabajo (1710-60 - Sección 92 Cuenta de gasto 5165.5265-9560)00 Rubro 76 Se registra el valor correspondiente a la amortización de las dotaciones que la compañía esta obligada a suministrar a sus empleados, dos veces al año, las cuales al momento de la compra se contabiliza a un diferida y se amortiza cada 6 meses, con el fin de no afectar a los negocios en los mese de enero y julio, sino que este sea uniforme durante el año. Bases del Presupuesto No. de trabajadores fijos, estudiante en práctica y aprendices del SENA multiplicada por la dotación compuesta así:

Personal de Negocios: 6 Uniformes, dos pares de zapato.

Personal de carnes: 4 delantales plásticos 2 pares de botas de caucho tapaboca y 4 gorros

Personal panadería y fruver: 6 uniformes tapa bocas, 4 gorras, 4 delantales 2 pares de zapato

Secretarias: 6 uniforme 2 pares de zapato.

Mantenimiento: 6 uniforme 2 pares de botas dieléctrica.

Administradores de droguerías: 6 batas azules.

SUB CUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE

DOC. CÓDIGO PRESU.


5165-52/15 Cargos Diferidos SM-KR 76

5165-52/95 Otros

5165-52/9501 Canastillas JKR-SM 76 5165/52/95

5165-52/9502 Herr. de Trabajo KR-SM 76 5165/52/95

5165-52/9503 Repuestos KR-SM 76 5165/52/95

5165-52/9520 Papelería KR-SM 76 5165/52/95

5165-52/9525 Elem.de aseo KR-SM 76 5165/52/95

5165-52/9560 Dotación KR-SM 76 5165/52/95

6.14. DIVERSOS

Registre los gastos operacionales o de ventas por conceptos diferentes a los anteriores tales como:

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6.14.1. Libros, Suscripciones, Periódicos y Revistas (5195-5295-10)0000 Rubro 78 Registre en esta cuenta lo pagado por concepto de suscripciones a revistas, periódicos, folletos, publicaciones, avisos en los periódicos, directorio telefónicos y otros tales como: Legis, revista semana, dinero, portafolio y todas los periódicos en que la compañía tenga suscripción para sus directivos y personal autorizado para tener derecho a estas, los avisos clasificados en los periódicos de cada regional para anunciar edictos, solicitud de personal, horarios de atención a clientes, paginas amarillas y otros. Los diarios ó publicaciones periódicas cualesquiera que sea su procedencia, libros, revistas, folletos, coleccionables seriados de carácter científico o cultural IVA (VF) Exentos. Suscripción directorio telefónico IVA (VJ) Grabado 16% Empaste de libros Régimen Simplificado ó persona natural IVA (S2) Iva del (8%) Bases Del Presupuesto Multiplique el número de revistas y periódicos de acuerdo con las suscripciones existentes en cada oficinas, negocios y bodegas. 6.14.2. Avisos y Señalizaciones (5195-5295-9512)00 Rubro 79 Aquí se registran los gastos incurrido por Olímpica en la compra de materiales para la elevación de avisos internos en los puntos de ventas, bodegas y oficinas tales como: Aviso de precios en los negocios para anunciar ofertas, Rompetráfico, señalizaciones, pasacalles, fuelles, compra de útiles para material POP, entre otros. IVA: VJ 16% Retención en la fuente: RC -01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $ 663.000 Retención de IVA: VA -06 (8%) 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.3. Música Ambiental (5195-5295-15)0000 Rubro 80 En esta cuenta se registra lo cancelado a las empresas que presten el servicio de música ambiental por medio auditiva ó visual en los puntos de ventas ,oficinas y bodegas, lo mismo que lo cancelado a SAYCO Y ACIMPRO por los derechos de autor, es la facultad de que gozan los autores y que recaen sobre las obras artísticas al momento de ser utilizados, también registre lo cancelado a las empresas de cable que presten el servicio de imagen y sonido de vídeos musicales y otros programas de entretenimientos los cuales son vistos en los puntos de ventas en los televisores. IVA: VJ (16%) VX Solo para provisiones modulo GL VD No tiene IVA Retención en la fuente: RS-01 (4%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. Retención de IVA: VA 06 (8%) 50% del IVA del 16% Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica

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6.14.4. Gastos de Representación y Relaciones Públicas (5195-5295-20)0000 Rubro 81 En esta cuenta se registran los gastos por concepto de atenciones dadas por Olímpica a proveedores, clientes, asesores, empleados y funcionarios de entidades privadas y estatales tales como: fiesta fin de año a los empleados, fiesta día de las secretarias, coronas fúnebres por el fallecimiento de empleados o familiares, bonos de aguinaldos, anchetas, policía nacional. Boletas de rifas o bingos a iglesias o colegios, boletas para obras benéficas.

Cuando el Gasto es gravado IVA: VJ (16%) VH (10%) VD (Sin IVA) VX (Provisiones modulo GL) S2 (8%) Regimen Simplificado VE Servicios Excluidos Retención en la fuente: RS-01 (4%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. RS -02 (6%) No declarantes Retención de IVA: VA-06 (8%) 50% del IVA del 16% VS -01(8%) Régimen Simplificado Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica Compra de Boletas, abonos, eventos, musicales, deportivos, culturales, corridas de toro, se debe usar el indicador de IVA (VE) Excluidos Cuando el gasto no es gravado se debe utilizar el indicador IVA (VD) No Gravados Las provisiones se deben contabilizar por el modulo GL con el indicador de IVA (VX) solo provisiones, cuando se contabiliza la factura se registra por el modulo de cuentas por pagar AP y se le aplican todos los indicadores correspondiente al proveedor y se reversa la provisión por GL. 6.14.5. Elementos de Aseo y Cafetería (5195-5295-25)0000 Rubro 82 En esta cuenta se registra lo pagado por olímpica por la compra de:

• Aseo: Bolsas para la basura, jabón liquido, toallas, paños, papel higiénico, limpiones, canecas para la basura, desengrasantes, desmanchado res, detergentes, servilletas para las manos, traperos, escobas, cepillos, limpia vidrio, ambientadores.

• Cafetería: Azúcar, café, aromáticas, vasos desechables, conos de cartón para el agua, agua empacada.

IVA: VJ (16%) S2 (8%) Regimen Simplificado Retención en la fuente: RC-01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $663.000

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Retención de IVA: VA-06 (8%) 50% del IVA del 16% VS-01(8%) Regimen simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.6. Útiles, Papelería y Fotocopias (5195-5295-30)0000 Rubro 83 Bajo este concepto se registra todo lo pagado por Olímpica por la compra de todos los pedidos de papelería, más las compras realizadas a otros proveedores como cintas, portafolio, tulas, papel, toner, gancho, grapas, bandas de caucho, reglas, borradores, lápiz, plumeros, portaminas, engrapadoras, pegante en barra, marcadores, saca grapas, cinta para impresoras, rollos para calculadoras, también se contabiliza aquí lo pagado por el servicio de fotocopias. IVA: VJ (16%) S2 (8%) Regimen simplificado ó P.N Retención en la fuente: RC-01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $663.000 Retención de IVA: VA-06 (8%) 50% del IVA del 16% VS-01 (8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica. 6.14.7. Combustibles y Lubricantes (5195-5295-35)0000 Rubro 84 Bajo este concepto se registra todo lo pagado por Olímpica por la compra Gas freón, gasolina, ACPM, gas propano, carbón, aceites, grasas y los bonos que otorga la compañía algunos empleados ara utilizar en este tipo de elementos. Para compra de gasolina, ACPM, gas, alcohol para samovares. IVA VF Excento (0%) Retención en la fuente: RC -04 (0.1%) Retención de ICA: Lo de acuerdo a la actividad económica Para compra de gas Freon y otros combustibles gravados IVA: VJ (16%) S2(8%) Regimen Simolificado ó P.N Retención en la fuente: RA-01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. Retención de IVA: VA-06 (8%) 50% del IVA del 16% VS-01(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.8. Empaques y Envases (5195-5295-40)0000 Rubro 86 Se registran aquí los valores cancelados por Olímpica por la compra de empaques y envases utilizados en los puntos de ventas tales como: bolsas de supermercado, bolsas desprendibles para las secciones de verduras y carnes. También se

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contabilizan los rollos, platos desechables siempre que no formen parte del costo del producto. Estos valores se contabilizan mensual mente al gasto de acuerdo al pedido realizado por los diferentes puntos de ventas. IVA: VJ (16%) S2(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención en la fuente: RA-01 (3.5% )si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. Retención de IVA: VA-06 (8%) 50% del IVA del 16% Vs--01(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.9. Taxis y Buses (5195-5295-45)0000 IVA VE Excluido Rubro 87 En este rubro se registran los gastos incurridos para el desplazamientos de los empleados a los diferentes sitios de la ciudad para realizar operaciones de los negocios, oficinas y bodegas tales como; Transporte interno al personal cuando realiza inventarios físicos, desplazamientos a los bancos, peajes, gobernaciones, alcaldias, Dian, notarias, oficinas de los revisores fiscales, transporte al personal de las oficinas y negocios al terminar su horario laboral, auxilio que reconoce la empresa a sus trabajadores por utilizar sus motos y vehículos en tareas de la empresa. Así como el desplazamiento al personal que trabaja en horas nocturnas. Bases del presupuesto: Para los inventarios número de personas por el número de inventarios presupuestados en el año. Desplazamiento al terminar la hora laboral. De acuerdo a los bases utilizados en cada ruta por el numero de meses del año. Auxilio personal con moto y vehículos: numero de empleados por el valor asignada cada año. Desplazamiento al personal que trabaja en horas nocturnas: numero de empleados por el promedio de horas extras programadas. IVA VE (0%) Excluidos Retención en la fuente: RS-07 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.10. Estampillas (5195-5295-50)0000 No aplica IVA ni retencion en la fuente En esta cuenta se registran los pagos por del tributo establecido por el legislador para contribuir a la realización de proyectos especifico dirigidos a determinado sector de la comunidad. Las cuales son canceladas al momento de realizar contratos con empresas publicas o privadas como Sena, Banco de la República, Transito envio de correspondencia y otros. 6.14.11. Casinos y Restaurantes (5195-5295-60) Rubro 88 Bajo este concepto se registra lo cancelado por la compañía por concepto de almuerzos, meriendas y bonos de alimentación.

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Bases del presupuesto: Multiplique el numero de empleados por el valor de cada merienda o almuerzo de acuerdo a los horarios de cierre de los puntos de ventas para el año. Administradores: Multiplique el numero de administradores por los horarios de cierre del negocio por el valor pactado por la convención incrementada todos los años por IPC. Personal de oficinas: de acuerdo a las horas extras presupuestadas por cada departamento siempre que se cumplan las 8 horas continua de trabajo . Reuniones de gerentes y administradores : Numero de asistentes por las reuniones por el valor de los almuerzos aprobados. IVA EN CASINO Y RESTAURANTES

Merienda a Empleados por consumo interno : No tiene indicador de IVA Merienda cancelada por caja menor a empleados : VD no gravados con IVA (MENOR A $ 98.000) Facturas canceladas a los Restaurantes PJ : VJ ( 16%) SUPERIOR A ($98.000) Facturas canceladas a los Restaurantes RS S2 (8%) Cuanto sea una Provisión VX ( Modulo de contabilidad T,D SP ) El ICA solo aplica para las personas Juridicas y Regimen simplificado con RUT 6.14.12. Parqueaderos (5265-5165-65) IVA VJ (16%) ó S2 (8%) Reg.Simplificado Rubro 89 En este rubro se registra lo pagado en los parqueaderos para los funcionarios de Olímpica cuando están realizando funciones relacionadas con las empresas tales como: asistir a los juzgados, reuniones, eventos y otros estipulados por el reglamento de trabajo. Cuando se le cancele a un empleado por caja menor y el valor no supera los $98.000 el indicador de Iva es (VD)

6.14.13. Indemnización Daños a Terceros (5195-5295-70) Rubro 90 En este concepto se registra lo pagado por la compañía a los clientes cuando sufren accidente en los puntos de ventas tales como: consulta medicas, hospitalización, medicamentos, reposición de prendas u objetos personales y otros, de acuerdo al Procedimiento de Accidentes de Clientes. IVA VE (0%) Consulta medica, odontológicos, Hospitalarios, clinicas y laboratorios cancelados al cliente VJ (16%) Pago de reposición de prendas y otos VX Provisión por contabilidad documento SP (Unicamente)

VD (No tiene IVA) 6.14.14. Repuestos y Accesorios (5195-5295-9580) Rubro 91

En este concepto se registran los valores pagados por Olímpica por la compra de los repuestos para realizar los mantenimientos preventivos y correctivos para cada tipo de equipo.

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IVA VJ ( 16%) S2(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención en la fuente: RC-01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $663.000 Retención de IVA VA -06 (8%) del 50% del Iva VS -01(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica

Si se trata de un régimen simplificado IVA S2 (8%) Retención en la fuente: RC-01(3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. Retención de Iva VS-01 (8%)Le calcula el iva del 8% y a la vez le retiene ese mismo porcentaje Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.15. Administración de Condominios (5195-5295-9585) IVA (VE) EXCLUIDOS Rubro 92 En este concepto se registra lo pagado por Olímpica a los centros comerciales y edificios donde existen puntos de ventas por concepto de administración. Bases Del Presupuesto Multiplique los negocios que estén anclados en los centros comerciales por el valor de la administración incrementada en el IPC cada año. 6.14.16. Sostenimiento carro de supermercado 5195-5295-9590) Rubro 93 En este concepto se registra lo pagado por Olímpica por concepto de mantenimiento de los carros de supermercados (por ejemplo, arreglos de llantas, lavado). IVA VJ (16%) S2 (8%) Regimen Simplificado ó P.N. Retención en la fuente: RC- 01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000. RS-01(4%) Regimen simplificado ó P.N Retención de IVA VA-06 (8%) del 50% del Iva VS 01(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.17. Herramientas de Trabajo (5195-5295-9592) Rubro 94 En esta cuenta se registran las compras menores en el mes que no se hallan contabilizado a la cuenta 5265-9502 como porta comidas, bandejas, moldes de pudines, refractarias utilizadas en las cocina de los puntos de ventas, guantes de seguridad. IVA VJ (16%) S2(8%) Regimen simplificadi ó P.N

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Retención en la fuente: RC-01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $663.000 Retención de IVA VA-06(8%) del 50% del Iva VS-01(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica 6.14.18 Software y Licencias (5195-5295-9503)00 Rubro 96 En esta cuenta se registran los valores pagados por la compra de las licencias de los programas como Excel, Lotus, POS y otros que son fáciles de ser obsoletos por los cambios continuos de tecnología. La Gerencia de Sistemas es responsable de presupuestar este rubro: IVA VJ (16%) S2 (8%) Regimen Simplificado Retención en la fuente: RH-01 ( 10%) P:N si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000 . RH-03 (11%) Persona Juridica Retención de IVA RC-06 (8%) del 50% del Iva VS (8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica

6.14.19. Elementos de Seguridad (5195-5295-9504)00 Rubro 94D En esta cuenta se registran los valores pagados por concepto del mantenimiento de las cámaras de seguridad los puntos de ventas, oficinas y bodegas, compra de pines, la compra de extintores, etiquetas, sensores, servicio técnico, radios de seguridad, mantenimiento preventivo de los equipos de seguridad, compra de repuestos: como antenas, tarjetas, revisión de antenas, revisión touch, revisión de vcr, calibración de antenas, recarga de extintores, revisión e instalación de baterías. Para el Mantenimiento de los radios El jefe nacional de seguridad y la parte encargada de la seguridad industrial son los encargados de presupuestar y controlar este rubro.

Si se trata de un Servicio IVA VJ (16%) S2(8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención en la fuente: RS-01 (4%) si el valor de la factura es igual o mayor de $98.000 RS-02 (6%) Personas No Declarantes Retención de IVA VA-06 (8%) del 50% del Iva VS (8%) Regimen Simplificado ó P.N Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica

Si se trata de una compra IVA VJ (16%) S2 (8%) Regimen Simplificado ó P.N

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Retención en la fuente: RC-01 (3.5%) si el valor de la factura es igual o mayor de $663.000. Retención de IVA VA- 06 (8%) del 50% del Iva VS-01(8%) Regimen simplificado Retención de ICA: Lo hace de acuerdo a la actividad económica

SUB CUENTA DESCRIPCIÓN TIPO DE DOC. CÓDIGO PRESU.


5195-52/10000 Lib,susc,periodic

os y revistas PV-PX 78

519595-52/12 Avisos y

Señalización 79 5195-52/95

5195-52/15000 Música ambiental PV-PX 80

5195-52/20 Gto,Rep.yRelacio

nes públicas PV-PX 81

5195-52/2500 Elementos de

aseo y cafetería PV_PX 82

5195-52/3000 Útiles, papelería

y Fotocopia PV-PX 83ª

5195-52/3500 Combustibles y

lubricantes PV-PX 84

5195-52/4000 Envases y empaque

PV-PX 86

5195-52/4500 Taxis y Buses PV-PX 87

5195-52/5000 Estampilla PV-PX 94ª

5195-52/6000 Casino y

restaurante PV-PX 88

5195-52/6500 Parqueaderos PV_PX 89

5195-52/7000 Indemnización

por daños a terceros

PV-PX 90

5195-52/9580 Repuestos y accesorios

PV-PX 91 5195-52/95

5195-52/9585 Adón

Condominio PV-PX 92 5195-52/95

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5195-52/9592 Herramientas de

trabajo PV-PX 94 5195-52/95

5195-52/9502 Faltantes en caja PV-PX 94 5195-52/95

5195-52/9503 Software y

licencia PV-PX 91 5195-52/95

5195-52/9504 Elementos de

seguridad PV-PX 94C 5195-52/95

6.15. FINANCIEROS: 5305

Es el valor de los gastos causados durante el período, en la ejecución de diversas transacciones con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de fondo, incluye conceptos tales como: intereses, gastos bancarios, Descuentos comerciales y comisiones.

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NEG/SECC.5305-05 Gastos Bancarios OP-SA-SP 99

NEG/SECC.5305-15 Comisiones OP-SA-SP 100

NEG/SECC.5305-20 Intereses JSA-OP´-KA-KB 110

NEG/SECC.5305-25 Diferencia en cambio AB-ZP-ZV-SA 102

NEG/SECC.5305-35 Descuentos comerciales 104 Y 104 A 5305-35

NEG/SECC.5305-40 Gastos emisión de Bonos KR 104 A

NEG/SECC.5305-95 Otros KR 104A

6.15.1 Gastos Bancarios 5305-05 Rubro 99 Bajo esta cuenta se registra el valor de los gastos causados durante el período en la ejecución de las transacciones realizadas con las entidades bancarias tales como : compra de chequeras, pago de portes y otros . 6.15.2. Comisiones 5305-15 Rubro 100 Bajo este concepto se registran los valores cobrados por las entidades Bancarias por ser intermediario en las operaciones comerciales entre las empresas, tales como: comisión por cheque de otras plazas. 6.15.3. Intereses 5305-20 Rubro 110

En esta cuenta se registran los valores pagados a terceros por utilizar recursos monetarios de su propiedad. Los intereses que se pagan ó causen a entidades sometidas por la vigilancia de la Superintendencia Bancaria son deducibles en su totalidad, los intereses causados a otras personas son deducibles en la parte que no exceda la tasa más alta que se haya autorizado cobrar a los establecimientos bancarios, durante el respectivo año la cual será certificada anualmente por la Superintendencia Bancaria. 6.15.4. Diferencia en Cambio 5305-25 Rubro 102

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En esta cuenta se registran los valores utilizados como contrapartida para realizar el ajuste de los pasivos o activos en moneda extranjera poseídos el último día del período o del mes, los cuales deben ajustarse con base en la tasa de cambio vigente al cierre del período por la moneda en la cual fueron pactadas registrando como contrapartida un gasto o un ingreso financiero, según corresponda, salvo cuando tales conceptos deban activarse. 6.15.5. Descuentos Comerciales 5305-35 Rubro 104A Se registran las Bonificaciones que se hacen o se reciben por el pago anticipado de una deuda. Rebaja que se hace al valor de una cuenta, una factura, un documento: También se registran los descuentos otorgados a los clientes. 6.15.6. Gastos Emisión de Bonos 5305-40 Rubro 104A En este rubro se registran los pagos realizados a: Bolsa de Valores, Duff and Phelps, Deceval S.A por administrar y colocar los bonos de la compañía en el mercado de valores. 6.15.6. Perdida en venta y retiro de bienes 5310 Registre el valor de las pérdidas en que incurre la compañía por la venta y retiro de los bienes tales como:

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NEG/SECC.5310-05 Venta de Inversiones 105

NEG/SECC.5310-15 Vta.propie.plta.y equipo 105

NEG/SECC.5310-30 Retiro .activos fijos 105

NEG/SECC.5310-40 Perdida por siniestro 105

• Perdida en venta de Inversiones 5310-05: Se registran las perdidas sufridas por la compañía en la enajenación de las acciones o cuotas de interés social las cuales hacen parte de los activos de esta al momento de venderlas por un menor valor no serán deducibles.

• Perdida en venta de propiedades, planta y equipo 5310-15: Se registra el valor de la perdida en que incurre la compañía por la venta de los activos fijos del grupo 15, una vez de haber restado la depreciación y ajuste por inflación.

• Perdida por retiro de activos fijos 5310-30: Se registra el valor neto resultante de restar del activo fijo ajustado por inflación menos la depreciación, esta perdida se disminuye en el valor de las compensaciones por seguro de aquellos activos dañados, obsoletos por cambio de tecnología y otros. Los registros en esta cuenta solo deben ser efectuados por los encargados del modulo de activo fijo.

Las bajas de activos fijos deben estar respaldadas con actas de bajas firmadas por el Administrador o jefe de área y el departamento de Auditoria, donde se detalla la causa de su deterioro o daño.

• Perdida por Siniestro 5310-40: Se registran las perdidas por siniestros productos de un caso fortuito o imprevisto que no es posible resistir como un naufragio, terremoto, los autos de autoridad ejercidos por un funcionario público, maremotos y otros. Debe reunir las siguientes características: no ser imputado al deudor, no

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haber concurrido con una culpa de éste, sin la cual no se habría producido el perjuicio inherente al cumplimiento contractual, ser irresistible, ser imprevisible.

6.15.7. Perdida Método de Participación y sociedades anónimas: 5313

Se registra el valor correspondiente a la participación en las pérdidas por la aplicación del método de participación de las inversiones que posee la compañía en sociedades subordinadas. 6.15.8. Gastos Extraordinarios 5315

Son los gastos en que incurre la compañía para atender operaciones diferentes a las del giro ordinario de sus actividades tales como:

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NEG/SECC.5315-05 Costo procesos judiciales SA-KR 107

NEG/SECC.5315-10 Actividades civicas SA-KR 107

NEG/SECC.5315-15 Costos y gastos ejer.anteriores SA-KR 107

NEG/SECC.5315-20 Impuestos asumidos SA-KR 107

NEG/SECC.5315-95 Otros SA-KR 107

• Costos y procesos judiciales 5315-05 Rubro 107: Se registran las contingencias de pérdidas en la fecha en la cual se conozca información conforme a la cual su ocurrencia sea probable y puedan estimarse razonablemente. Tratándose de procesos judiciales o administrativos deben reconocerse las contingencias probables en la fecha de notificación del primer acto.

• Actividades Culturales y Cívicas 5315-10 : Se registran los gastos incurridos por la compañía para la compra de aguinaldos para los hijos de los trabajadores.

IVA VX -Provisiones Juguetería fin de año T.D (SP) VJ- (16%) Compras de los juguetes

• Costos y Gastos de Ejercicios anteriores 5315-20 INDICADOR DE IVA (VN-Vo- VP) mayor valor del gasto: En esta cuenta se registran todos los gastos incurrido por la compañía cuyas vigencias corresponda a los años anteriores al del periodo actual, estos gastos no son deducibles en materia tributaria.

• Impuestos Asumidos 5315-20: En esta cuenta se registra lo pagado por la compañía por los siguientes conceptos, sanciones, intereses impuestos por la Dian, secretarias distritales, notarias y otros.

6.15.9. Gastos Diversos 5395

Corresponden a gastos no operacionales ocasionados por conceptos diferentes a los especificados anteriormente:

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NEG/SECC.5395-05 Demandas Laborales SP-WE 109

NEG/SECC.5395-10 Demandas por Incumplimiento SP-KR-KS 109

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NEG/SECC.5395-20 Multas Sanciones y Litigios SP-KR-KS 109

NEG/SECC.5395-25 Donaciones SA-KR-KS 109

NEG/SECC.5395-9501

Gravámen G.M.F OP-SA 101 5395-95

NEG/SECC.5395-9526

Comision TC.2.25% TD $231

OP 97 5395-95

NEG/SECC.5395-9527

Comisión T.C 2% TD $231

OP 97A 5395-95

NEG/SECC.5395-9528

Com.Credisao,AlP 2% OP 97B 5395-95

• Demandas Laborales 5395-05 IVA ( VD) NO TIENE (VX) PROVISIONES POR CONTABILIDAD Rubro 109: Se registran los valores que asume Olímpica S.A., cuando los fallos son dictados en su contra, como resultado de las demandas impuestas por ex empleados. Cuando un trabajador es despedido sin justa causa y el empleador no le cancela las prestaciones a que tiene derecho conforme a lo establecido por la ley, este puede demandar para que le sean restituidos sus derechos.

• Demanda por Incumplimiento 5395-10 Rubro 109: Se registran los gastos incurridos por Olímpica en el incumplimiento de las clausuras pactadas en los contratos celebrados con terceros por las prestaciones de servicios y otros.

• Indemnizaciones 5395-15: Se registran los pagos realizados por Olímpica por concepto de indemnizaciones.

• Multas Sanciones y Litigios 5395-20 Rubro 109: Se registran aquí todas las sanciones y multas que Olímpica debe asumir por haber incumplido con la ley, por ejemplo; Construcción sin licencia, incumplimiento ofertas, multas sanitarias, etc.

• Donaciones 5395-25 Rubro 109: Se registran aquí las donaciones a entidades, fundaciones y organizaciones dedicadas a la defensa, protección y promoción de los derechos humanos, el deporte, la educación y el acceso a la justicia. Debe exigirse la certificación donde conste la donación.

• Gravamen a los movimientos financieros 5395-9501: Se registra el valor del Gravamen a los Movimientos Financieros, el cual es un impuesto instantáneo que se causa en el momento en que se produce la disposición de los recursos objeto de la transacción financiera. La tarifa del Gravamen a los Movimientos Financieros será del cuatro por mil (4x1000) entre los años 2004 y 2012 inclusive. (Ley 863 Reforma tributaria de 2003).Solo el 25% será deducible de la renta bruta de los contribuyentes.

• Comisiones SAOS 5395-9526: Contabiliza los gastos por comisiones que se originan en los SAOS de Olímpica al recibir tarjetas crédito y débito. Las tarifas cobradas son las siguientes: Tarjetas Crédito - 1.55% y Tarjetas Débito - $231 por cada transacción.

• Comisiones STO 5395-9527: Contabiliza los gastos por comisiones que se originan en las STO de Olímpica al recibir tarjetas crédito y débito. Las tarifas cobradas son las siguientes: Tarjetas Crédito - 2% y Tarjetas Débito - $231 por cada transacción.

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• Comisiones Tarjeta Crédito 5395-9527: Se registran los gastos por comisiones que se originan al recibir tarjetas crédito. La tarifa cobrada es dependiendo del la negociación que se haya realizado con el banco así:

BANCO TARJETA PORCENTAJE FORMATO

Davivienda Mastercard – Visa 1.8%

Bancolombia Mastercard – Visa 1.7% - 1.8%

BBVA Mastercard – Visa 1.7% - 1.8%

Santander Mastercard – Visa 1.5%

HSBC Mastercard – Visa 2%

BCSC Mastercard – Visa 1.65%

Bogotá Mastercard – Visa 1.75%

Occidente Visa 1.8% Sao 93 - 53

Occidente Visa 1.79% STO- DO-SDO

Occidente Mastercard 1.32% Sao 53

Occidente Mastercard 1.73% STO

Occidente Mastercard 1.32% SDO

En Santa Marta se maneja un porcentaje del 1.79 para pagos con tarjeta Visa.

• Comisiones tarjeta debito 53959526: Se registran los gastos por comisiones al recibir tarjetas débito definido para cada banco así:

BANCO TARJETA VALOR FORMATO

Davivienda Mastercard – Visa $208 - $231

Bancolombia Mastercard – Visa $231

BBVA Mastercard – Visa $231

Santander Mastercard – Visa $230

HSBC Mastercard – Visa $231

BCSC Mastercard – Visa $231

Bogotá Mastercard – Visa $231

Occidente Visa $231 Sao 93

Occidente Visa $208 Sao 53

Occidente Visa $231 STO- DO-SDO

Occidente (Santa Marta)

Visa $208 STO

• Comisiones Credisao (Serfinansa) 5395-9528: Contabiliza los gastos por comisiones que se originan en los negocios de Olímpica al recibir tarjetas Credisao. La tarifa cobrada es del 1.7% de la venta.

7. ANEXOS

Matriz de autorizaciones de Gastos Formato Solicitud de Cambios a la Matriz de Autorizaciones

Tabla De Los Indicadores De Retención De ICA Por Municipio

TIPO DE

RETENCIÓN DENOMINACIÓN CTA CONTABLE

RETEICA

AR Retención de ICA Armenia

2368010000

BG Retención de ICA Bogotá

BQ Retención de ICA Barranquilla

BU Retención de ICA Buga

CG Retención de ICA Cartagena

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CH Retención de ICA Chia

CL Retención de ICA Cali

GR Retención de ICA Girardot

MD Retención de ICA Medellín

MT Retención de ICA Monteria

NV Retención de ICA Neiva

PE Retención de ICA Pereira

PO Retención de ICA Popayán

RI Retención de ICA Riohacha

SG Retención de ICA Sogamoso

SL Retención de ICA Sincelejo

SM Retención de ICA Sta Marta

SO Retención de ICA Soledad

TJ Retención de ICA Tunja

VL Retención de ICA Villavicencio

8. CONTROL DE CAMBIOS A continuación se describen por rubro, los cambios aplicados a la Matriz de Autorizaciones para su versión 3: Se actualiza teniendo en cuenta la implementación del sistema SAP.

código: manual de gastos mop 0001 estado:...

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