CASO No. 4

ESTUDIANTES: Beatriz Guerra Rossi Lizondro

1. DESCRIPCIÓN:Es una aplicación destinada a gestionar el flujo de la información dentro de su empresa, ya que nos permite trabajar en un entorno de colaboración entre los usuarios de una misma organización, que comparten información para que ésta sea utilizada por cualquier miembro de la empresa, que tenga permiso para poder acceder a ella.

2. APLICABILIDAD DE LA HERRAMIENTA PRESENTADA EN LA PÁGINA. La herramienta presentada en la página es de aplicabilidad rápida y fácil de utilizar, pensando en las PYME y grandes empresas que buscan tener y mejorar su sistema de gestión de documentos.

3. QUÉ HACE LA HERRAMIENTADentro de las funciones de la herramienta están:

Motor inteligente de búsqueda por contenidos: el gestor clasifica los documentos para facilitar la búsqueda.

Seguridad en el acceso de la información: se puede tener acceso de lectura, pero no de modificación.

Capa de datos. Propiedades Control sobre el rendimiento de los trabajadores: la información es

accesible para todos los usuarios que forman parte del gestor. Control de versiones: Los documentos almacenados dentro de

DOCSHARE, podrán ser editados y modificados por los usuarios autorizados hasta obtener la versión final. El sistema busca las distintas versiones del documento, guarda la versión actual y crea una nueva, incluso se puede restaurar una versión anterior

Integración con Office y Outlook: está integrado con los programas de office, es decir que al trabajar un documento el gestor automáticamente nos saltará para poder guardar el documento en él.

Independencia en el tipo de fichero

Uso de Plantillas personales y corporativas: permite crear plantillas de documentos que se pueden almacenar en la carpeta para se utilizada posteriormente como modelos.

Intervención en el borrado intencionado o accidental de documentos: una vez que se elimine un documento, se mantienen activos en la papelería de reciclaje, de esta forma se podrán recuperar, o no los documentos. Se puede borrar automáticamente la papelera, pasado un intervalo de tiempo parametrizable.

Log de la vida de cada documento: nos permite controlar todas las acciones que se realizan sobre un documento, además de todas las operaciones que realicen los usuarios.

4. UTILIDAD PARA EL PROYECTODe acuerdo a la descripción de la herramienta y tomando en cuenta que el Instituto Superior Nueva Visión no cuenta con un sistema de digitalización de documentos, se considera que DOCSHARE es muy útil para la gestión de documentos porque cuenta con una gran variedad de ventajas que facilitaran las gestiones que se realizan a diario, entre sus principales ventajas se encuentran las siguientes:

Disminución en la manipulación de papeles Económica Seguridad en la información Integración con Office y Outlook Permite realizar plantillas de documentos entre otros.