Success Story

Iberia Mantenimiento

Cliente Iberia Mantenimiento www.iberiamaintenance.com

En colaboración con: Atos Origin www.es.atosorigin.com/es-es/

Sector Aeronáutica

Retos• Sustituirlastarjetasdetrabajoenpapelportarjetaselectrónicasconfirmadigital

•Mayoragilidadyeficaciaenlasrevisiones,ahorrandoentiemposycostes

•Aumentarlavisibilidaddelastareasdemantenimientoylatrazabilidaddesudocumentación

Solución• SistemaAlejandría. SoluciónpioneraenelsectorMROquepermitelautilizacióndetarjetasdetrabajodigitalesbasadasenformularioselectrónicosconeFirmageneradosygestionadosconsolucionesAdobeLiveCycle

Resultados•Mejorasentiempos,calidadyproductividadquepermitenafrontarunarevisiónCextracadaaño

• IntercambiodeinformaciónconlosclientessobrelaevolucióndesusencargosypresentacióndeladocumentacióndelasrevisionesenunCD

•Ahorroenpapel,impresoras(2,5ton./añoy100tóneresanuales)ypersonalinvolucradoensuadministración

9ª empresa del mundo en mantenimiento e ingenieríaIberia Mantenimiento es una de las tres líneas de negocio de las que consta Iberia, el primer grupo de transporte aéreo en España y cuarto en Europa, junto al transporte de pasajeros y carga, y la asistencia en aeropuertos. Esta división se encarga de realizar revisiones y reparaciones de aviones, motores y componentes de la propia aerolínea y de los de un centenar de clientes. Es la 9ª empresa del mundo en este sector, cuenta con 200.000 m² de instalaciones MRO (siglas en inglés de Mantenimiento, Reparaciones y Revisiones) y cerró 2009 con 321,5 millones de euros de facturación a terceros.

Certificada por agencias nacionales e internacionales como Aviación Civil Española, Agencia Europea de Seguridad Aérea o la Federal Aviation Administration (FAA) de EE.UU, tiene en la calidad y la competitividad las máximas de su negocio. En este sentido, se planteó hace dos años sustituir las tarjetas de trabajo de papel que se utilizaban en cada revisión por tarjetas electrónicas dotadas de firma digital buscando tanto una mayor agilidad y eficacia en el trabajo, como un ahorro en tiempos y costes.

Para ello era necesario cambiar el sistema de generación de tarjetas existente. Iberia maneja documentación técnica (AMM) procedente de fabricantes en formato SGML o XML. Esa información se carga en el gestor documental Documentum en XML y la planificación de tareas se realiza en su ERP SAP. Esta aplicación enviaba órdenes de impresión a un sistema, denominado Enigma, que generaba las tarjetas específicas a partir del ‘despiece’ y la recomposición de los distintos manuales. Luego, para cada una de las órdenes, el gestor documental creaba un archivo en formato Adobe PDF que era impreso y era el documento sobre el que los trabajadores realizaban sus tareas, cumplimentándolo a mano. Una vez finalizadas las tarjetas de trabajo y firmadas, eran escaneadas, generándose un archivo Adobe PDF para cada una que se guardaba en Documentum.

Visualizar en pantalla lo mismo que en papel“Con este sistema estábamos bloqueados. Queríamos mejorar en tiempos, control de revisión y trazabilidad de la documentación. El reto era encontrar una solución que permitiera que el usuario visualizara en la pantalla lo mismo que cuando utilizaba papel”- indica Carlos Expósito, Jefe de la Unidad de Sistemas de Mantenimiento e Ingeniería de la Dirección de Sistemas de Iberia – “Se licitó el proyecto mediante invitación a consultoras internacionales y fue Atos Origin, en colaboración con Adobe, quien planteó una alternativa no continuista y diferente al resto, basada en soluciones de Adobe LiveCycle”.

La propuesta de Atos Origin es Alejandría, un sistema que le permite a Iberia mantener tal cual su infraestructura de servidores, base de datos, ERP y gestión documental existente, sustituyendo solamente el anterior sistema Enigma por Adobe LiveCycle para poder emitir tarjetas de trabajo en formato electrónico. De esta manera, el archivo Adobe PDF imprimible que se generaba ha evolucionado a formulario electrónico de Adobe que incluye el uso de firma digital, en este caso DNIe. Una vez cumplimentada la tarjeta, Alejandría la almacena en el repositorio como no modificable, pudiéndose imprimir también en cualquier momento.

La base de esta aplicación web, que sólo requiere un navegador de Internet y el pluggin de Adobe Reader, son los productos Adobe LiveCycle Forms, que permite la interacción con los formularios; Adobe LiveCycle Output, dedicado a la impresión de las tarjetas si así se quiere; y Adobe

LaaerolíneaespañolaespioneraenlautilizacióndetarjetaselectrónicasdetrabajoentareasdemantenimientodeavionesconlassolucionesAdobe®LiveCycle

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“El mensaje que lanzamos al mercado es que apostamos por la innovación, mejoramos nuestros procesos y somos más competitivos al acortar el tiempo de las revisiones. En las de tipo C queremos ser la referencia en Europa”.CarlosExpósito,JefedelaUnidaddeSistemasdeMantenimientoeIngenieríadelaDireccióndeSistemasIberia

“Con el sistema anterior, estábamos bloqueados. Queríamos mejorar en tiempos, control de revisión y trazabilidad de la documentación. El reto era encontrar una solución que permitiera que el usuario visualizara en la pantalla lo mismo que cuando utilizaba papel”.CarlosExpósito,JefedelaUnidaddeSistemasdeMantenimientoeIngenieríadelaDireccióndeSistemasIberia

LiveCycle Reader Extensions, que otorga los permisos necesarios a los archivos para ser utilizados desde Adobe Reader. La inversión TI se ha encaminado a la instalación de redes Wi-Fi en los hangares y a la compra de dispositivos móviles, en este caso laptops robustos de Panasonic para visualizar y completar los formularios electrónicos a pie de avión, activos y disponibles en todo momento online como offline.

Formación de los técnicos en sólo dos horasEl desarrollo de la solución se fraguó en la Software Factory de Atos Origin en Valladolid con un equipo de 15 personas y cuatro consultores, liderados por Esdras Martín Sánchez, que trabajaron codo a codo durante cerca de un año y medio con otros tres consultores y un usuario por parte de Iberia. Desde noviembre de 2009, está en funcionamiento en el mayor hangar que tiene Iberia Mantenimiento en Madrid, donde se puede trabajar sobre cinco aviones en paralelo. A éste se unirá próximamente otro, y a finales de 2010 también se utilizará en las nuevas instalaciones de Barcelona.

Carlos Expósito destaca que trabajar con tecnología Adobe ha facilitado la formación de usuarios, que pasarán de los 200 actuales a 1.500 previstos próximamente y con un crecimiento a futuro que podría duplicar esta cifra: “Al ser igual que la tarjeta que utilizaban anteriormente, el tiempo de formación es breve: dos horas para un mecánico o cuatro para un encargado”. Atos Origin impartió durante dos semanas tres cursos al día. Ahora ya formamos nosotros, muchas veces son cursos de refresco que damos a pie del avión, conforme a lo que se necesite”.

Evitar riesgos laborales y competir con el mercado asiáticoCarlos Expósito es consciente de las ventajas que les depara esta solución pionera en el sector MRO: “Controlamos en tiempo real las revisiones, ahorrando continuos chequeos visuales de la documentación para evitar olvidos en las firmas, búsquedas de papeles, etc.; además, los técnicos se ahorran desplazamientos a sus PCs para consultar instrucciones o manuales, pues las tarjetas incluyen enlaces a archivos Adobe PDF con esa información. También, el fichaje de inicio y fin de tarea se hace desde el formulario, no tienen que ir al reloj físico a hacerlo. Con esto estás evitando riesgos laborales, puesto que los técnicos se mueven en zonas peligrosas, escaleras, pasadizos, andamios, bodegas…”. En concreto, se manejan cifras de ahorro tan importantes como 4.320 horas/año en el planning de hangar en revisiones; 800 horas/año + impacto TAT (Tiempo de cambio de estado para cada tarea) al evitar la consulta de manuales en papel; 9.900 horas/año + impacto TAT gracias a la firma electrónica; ó 3.800 horas/año en recogidas de revisiones.

Estas mejoras en el trabajo diario tienen como objetivo terminar el año con capacidad para realizar una revisión C adicional, en la que se suele invertir 12-14 días e intervienen unas 60 personas. “El mensaje que lanzamos al mercado es que apostamos por la innovación, mejoramos nuestros procesos, somos más competitivos, al acortar el tiempo de las revisiones, y no sólo facilitamos en un CD toda la documentación relativa a una revisión sino que vía SAP podemos ir informando de cómo van los encargos. Es la única manera de competir con el mercado asiático y su bajo coste horas/hombre. En las revisiones C queremos ser el referente para Europa”.

Y por supuesto, el negocio también se beneficia de los ahorros en costes de papel e impresoras, fomentando un modelo de negocio más sostenible. La empresa ha estimado que con esta solución se dejarán de imprimir 2,5 toneladas / año de papel y de utilizar unos 100 tóneres al año. A lo que hay que añadir el ahorro en el personal que participa en los procesos vinculados al papel, desde comprar a escanear. Así, por ejemplo, en el escaneado de la documentación completa se contempla un ahorro de 500 jornadas de trabajo al año y 500.000 páginas en licencias Kofax (sistema de escaneado) y mantenimiento de escáner, además de 600 horas/año del empaquetado y envío de la documentación.

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