caso: dirección de finanzas balanced scorecard mecd

Caso: Dirección de FinanzasCaso: Dirección de Finanzas

BALANCED SCORECARD MECDBALANCED SCORECARD MECD

“Constituirse en la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el campo del conocimiento, la cultura y el deporte, como aspectos fundamentales en el desarrollo del integral del ser humano……………………….. ”.

“Constituirse en la Institución rectora en materia de política educativa, cultural y deportiva, identificada con los planes y lineamientos nacionales, proclive a las innovaciones y cambios en el campo del conocimiento, la cultura y el deporte, como aspectos fundamentales en el desarrollo del integral del ser humano……………………….. ”.

El MECD tiene como El MECD tiene como


“Contribuir con los procesos administrativos y

gerenciales de las unidades administradoras

centrales y desconcentradas habiendo

cumplido tanto con especificaciones normativas

como técnicas en los procesos de ejecución del

presupuesto de gastos ordinario y

extraordinario, garantizando la exactitud,

veracidad y oportunidad de la provisión de

información”.

“Contribuir con los procesos administrativos y

gerenciales de las unidades administradoras

centrales y desconcentradas habiendo

cumplido tanto con especificaciones normativas

como técnicas en los procesos de ejecución del

presupuesto de gastos ordinario y

extraordinario, garantizando la exactitud,

veracidad y oportunidad de la provisión de

información”.

La Dirección de FinanzasLa Dirección de Finanzas del MECD tiene como del MECD tiene como


DIRECCION DE FINANZASDIRECCION DE FINANZASDIRECCION DE FINANZASDIRECCION DE FINANZAS

¿Cuáles son las principales ¿Cuáles son las principales funciones?funciones?

Dirección de Dirección de FinanzasFinanzas

División deDivisión deHabilitaduríaHabilitaduría

División de División de Ordenes de Ordenes de

Pago y Registro Pago y Registro PresupuestarioPresupuestario

División de División de Contabilidad Contabilidad

FiscalFiscal

SecretSecretaríaaría

BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD NUESTRA ESTRUCTURANUESTRA ESTRUCTURA

……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada.

Artículo 313: En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles del Gobierno, deberá establecerse de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos responsables de tales resultados. Estos deberán establecerse en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño……….

Artículo 313: En los presupuestos públicos anuales de gastos, en todos los niveles del Gobierno, deberá establecerse de manera clara, para cada crédito presupuestario, el objetivo específico a que esté dirigido, los resultados concretos que se espera obtener y los funcionarios públicos responsables de tales resultados. Estos deberán establecerse en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño……….

CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 1999CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 1999

BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGALMARCO LEGAL

……. que fundamenta la aplicación del BSC en órganos de la Administración Pública Central y Descentralizada.

Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes.

Artículo 6°: Los Planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

……..Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes.

DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS

DECRETO CON RANGO Y FUERZA DE LEY SOBRE LA SIMPLIFICACIÓN DE TRAMITES ADMINISTRATIVOSNUEVO

BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD MARCO LEGALMARCO LEGAL

Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos……..

Plan de la Nación: Proyecto Bolívar 2000

Propaís (6 meses, contingencias)Propatria (2 años)Pronación (Largo Plazo)

Plan Estratégico:“Desarrollo Integral de la Educación Nacional y Reducción de los desequilibrios Sociales”.


Considerar los lineamientos superiores para la formulación de los Objetivos Estratégicos……..

El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el seguimiento, control y evaluación de la gestión como aporte significativo para la toma de decisiones.

El Plan Estratégico del sector educativo, cultural y deportivo es concebido para direccionar la política, introducir un instrumento de gestión y sentar las bases para el seguimiento, control y evaluación de la gestión como aporte significativo para la toma de decisiones.


Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se analizaron algunas Áreas Criticas……..

Falta de capacidad física instalada.

Presupuesto y financiamiento inadecuados.

Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión.

Falta de capacitación de docentes.

Indefinición de una política de personal.

Falta de capacidad física instalada.

Presupuesto y financiamiento inadecuados.

Deficiente control, seguimiento y evaluación de la gestión.

Falta de capacitación de docentes.

Indefinición de una política de personal.


Para traducir la visión y los lineamientos en términos operacionales se establecieron los siguientes Objetivos Estratégicos……..

Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa.

Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo.

Implementar una estructura orgánica y funcional.

Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos.

Maximizar la supervisión, el seguimiento y control de la gestión educativa.

Adecuar la gestión administrativa a las necesidades del Sistema Educativo.

Implementar una estructura orgánica y funcional.

Optimizar los procesos gerenciales y Administrativos.


Comunidad-SociedadMaximizar la supervisión, el seguimiento y

control de la gestión educativa. Incrementar la supervisión.

Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa.

Comunidad-SociedadMaximizar la supervisión, el seguimiento y

control de la gestión educativa. Incrementar la supervisión.

Optimizar el seguimiento y control de la gestión educativa.

……….estos Objetivos Estratégicos generan Objetivos Específicos que se agrupan de acuerdo con las cuatro perspectivas……..


Procesos internosOptimizar los procesos gerenciales y

administrativos.Sistematizar los procesos.

Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes.

Optimizar la atención de quejas.

Procesos internosOptimizar los procesos gerenciales y

administrativos.Sistematizar los procesos.

Agilizar la elaboración de cheques y presentación de informes.

Optimizar la atención de quejas.



Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional.

Reducir gastos de funcionamiento.

Racionalizar el empleo de Recursos.

Financiera Implementar una estructura orgánica y funcional.

Reducir gastos de funcionamiento.

Racionalizar el empleo de Recursos.


Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un Sistema de Incentivos. Incorporar nuevas formas de aprendizaje.

Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva.

Maximizar los beneficios de la tecnología Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías.

Aprendizaje y Crecimiento Diseñar un Sistema de Incentivos. Incorporar nuevas formas de aprendizaje.

Establecer un ambiente de aprendizaje, innovación e inteligencia colectiva.

Maximizar los beneficios de la tecnología Acelerar la incorporación de nuevas tecnologías.


APRENDIZAJECRECIMIENTO

COMUNIDAD SOCIEDAD

FINANCIERA

Maximizar la supervisión, el seguimiento

Y el control de la gestión educativa

PROCESOS

Racionalizar el empleo de recursos financieros

Optimizar los procesos Gerenciales y administrativos

Agilizar la elaboración de Cheques e Informes

Implementar unaEstructura orgánica

funcional

Maximizar los beneficios de la tecnología

Diseñar un sistema de incentivos

Incorporar nuevas Formas de aprendizaje

Optimizar el seguimiento y control

Incrementar la supervisión

Sistematizar los procesos

Promover condiciones Idóneas para ejecutar

Los proyectos educativos

BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD DIAGRAMA CAUSA EFECTODIAGRAMA CAUSA EFECTO

DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Demandas VALOR

PLANIFICADO OBJETIVO PATRON DECOMPARACION

VALORACTUAL

Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:

Permite verificar el grado de demandas de la elaboración de cheques respecto las demandas diversas a la Dirección de Finanzas.

Total de solicitudes de elaboraciónde cheques

Total de solicitudes de elaboraciónde cheques

Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de

Finanzas

Total de demandas de solicitudes de servicios a la Dirección de

Finanzas

Grado de Demandasde Elaboración

de Cheques

Total de solicitudes de elaboraciónde informes

Total de solicitudes de elaboraciónde informes

Total de Unidades Administrativas demandantes de informes


Grado de Demandasde Informes

Total de quejas por todas las causas consignadas

Total de quejas por todas las causas consignadas

Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de

Finanzas

Total de Unidades Administrativas usuarias de la Dirección de

Finanzas

Grado de Inconformidad

Institucional

Total de retenciones exigidas Total de retenciones exigidas

Total de Figuras Jurídicas y Naturalesexistentes

Total de Figuras Jurídicas y Naturalesexistentes

Grado de Requerimientode Retenciones

Total de instituciones bancarias seleccionadas


Grado de Requerimientode Apertura de

Fideicomisos

Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas

Total de Aperturas de Fideicomiso requeridas

Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas.

Permite verificar el nivel de solicitudes de informes elaborados por cada Unidad Administrativa, ante la Dirección de Finanzas.

Permite verificar el cumplimiento del nivel de retención tal como se exige en los instrumentos legales que regulan la materia por cada una de figuras jurídicas y naturales que establecieron relaciones con el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.Este indicador señala el nivel de requerimiento de aperturas de Fideicomisos respecto de las instituciones bancarias seleccionadas, en consecuencia se puede verificar el mayor o menor nivel de concentración de las mismas en una de ellas.

38.4 31.3 38.4

2 1 2

0 4.7 2

1 1 1

2 5.4 2

MES:

BALANCED SCORECARD MECD BALANCED SCORECARD MECD INDICADORESINDICADORES

DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Insumo VALOR


VALORACTUAL


Permite verificar el nivel de utilización del recurso humano de la Dirección de Finanzas, concibiéndose que esta utilización se mide desde el punto de vista de la presencia al trabajo.

Total de horas-hombre utilizadas Total de horas-hombre utilizadas

Total de horas-hombre disponiblesTotal de horas-hombre disponibles

Eficiencia Laboralen Finanzas

Total de horas-computador utilizados

Total de horas-computador utilizados

Total de horas-computadordisponibles

Total de horas-computadordisponibles

Eficiencia del Uso de Tecnología

Total de bolívares invertidosTotal de bolívares invertidos

Total de bolívares presupuestadosTotal de bolívares presupuestados

Nivel de Inversión

0.74 0.61 0.70

Permite verificar el nivel de utilización de la tecnología existente en la Dirección de Finanzas, así como su comparación con los niveles de utilización del resto de los recursos de dicha Unidad de Análisis.

0.83 0.71 0.78

Permite verificar el nivel de ejecución de los recursos presupuestarios tanto para la Dirección de Finanzas, como para el Ministerio de Educación como una totalidad, y vincularlo a lo estipulado en los instrumentos legales asociados.

0.90 0.41 0.80

MES:


DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Producto VALOR


VALORACTUAL


Permite verificar el grado de efectividad de la producción, como expresión de la respuesta a las demandas de clientes internos y/o externos Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna.

Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE

Total de cheques elaborados OPORTUNAMENTE

Total de solicitudes de elaboración de cheques

Total de solicitudes de elaboración de cheques

Efectividadde la elaboración de

Cheques

Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE

Total de informes elaborados OPORTUNAMENTE



Efectividad de laElaboración de

Informes

Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE

Total de quejas atendidas OPORTUNAMENTE

Total de quejas consignadasTotal de quejas consignadas

Nivel de Atención a las Quejas Consignadas

Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE

Total de retenciones ejecutadas OPORTUNAMENTE

Total de retenciones exigidasTotal de retenciones exigidas

Efectividad de las Retenciones



Balance Aperturas de

Fideicomiso-Instituciones

Bancarias

Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas OPORTUNAMENTE

Total de Aperturas de Fideicomiso ejecutadas OPORTUNAMENTE

MES:

Permite verificar la efectividad de la elaboración de informes ante un determinado nivel de demanda del resto de las unidades administrativas de la institución. Este cumplimiento debe realizarse de manera oportuna.

0.90 0.61 0.80

1.00 0.61 0.90

1.00 0.91 1.00

1.00 1.00 1.00

1 - 3 1 1 - 3

Permite conocer la capacidad que tiene la organización para atender oportunamente las quejas planteadas ante la Dirección de Finanzas por una diversidad de causas.

Permite conocer el nivel de retenciones realizadas oportunamente, de acuerdo a las normas establecidas.

Permite conocer el nivel de concentración de las Aperturas de Fideicomiso de manera oportuna con respecto a las instituciones bancarias seleccionadas. La Dirección de Finanzas deberá ser selectiva de acuerdo al interés institucional.


DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Resultados VALOR


VALORACTUAL


Permite conocer la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para colocar los recursos del Ministerio en aquellos bancos con mejores tasas promedio del mercado.

Total de instituciones bancariasseleccionadas por encima del promedio de tasas de interés

Total de instituciones bancariasseleccionadas por encima del promedio de tasas de interés

Total de instituciones bancarias en el promedio y por debajo del

promedio

Total de instituciones bancarias en el promedio y por debajo del

promedio

Capacidad Selectivapara la

Realización de Depósitos

Total de bolívares-interés ganados por encima del promedio de las

tasas de interés

Total de bolívares-interés ganados por encima del promedio de las

tasas de interés

Total de bolívares-interés ganados en el promedio y por debajo del

promedio si se hubiesen colocados en dichas instituciones

Total de bolívares-interés ganados en el promedio y por debajo del

promedio si se hubiesen colocados en dichas instituciones

Nivel de Rentabilidad

de las Colocaciones

Total de multas aplicadas al M.E.C.D.

Total de multas aplicadas al M.E.C.D.

Total de cancelaciones de retención de impuestos

realizadas OPORTUNAMENTE

Total de cancelaciones de retención de impuestos

realizadas OPORTUNAMENTE

Nivel de Cancelación Oportuna de Impuestos

Total de opiniones de prensa en contra de la Gestión de Finanzas

Total de opiniones de prensa en contra de la Gestión de Finanzas

Total de opiniones de prensa en contra del M.E.C.D.

Total de opiniones de prensa en contra del M.E.C.D.

Imagen Institucional

Total de emisiones de cheques elaborados

Total de emisiones de cheques elaborados

Nivel de Devoluciones

Total de emisiones de cheques devueltos

Total de emisiones de cheques devueltos

MES:

Permite conocer el nivel de remuneración del dinero colocado en instituciones bancarias una vez seleccionadas las instituciones financieras del mercado.

Permite conocer el incumplimiento de la Dirección de Finanzas en cuanto al nivel de cancelaciones de retenciones de impuestos, lo cual se expresará mediante el nivel de multas aplicadas por la institución correspondiente a través de multas.Permite conocer los juicios de valor asumidos por informantes externos y por diversas causas, tomando en cuenta la totalidad de los juicios de valor en contra del Ministerio.

Permite conocer el nivel de devoluciones de cheques con respecto al total de los emitidos, permitiendo dominar la capacidad que tiene la Dirección de Finanzas para cumplir con especificaciones técnicas de elaboración de cheques.

0.20-030 0.00 0.20-0.30

0.10-0.12 0.10 0.10-0.12

0.00 0.03 0.00

0.00 0.10 0.00

0.00 0.10-0150.05-0.10


DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Proceso VALOR


VALORACTUAL

Dirección de FinanzasUNIDAD DE ANALISIS: FECHA:MES:

Permite conocer el nivel de cumplimiento del tiempo establecido por la Dirección de Finanzas, y su capacidad para racionalizar factores que limitan dicho cumplimiento.

Celeridad delProceso “a”

Total de días-proceso utilizados en la elaboración de cheques

Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración

de cheques

Celeridad delProceso “b”

Total de días-proceso utilizados en la elaboración de informes

Total de días-proceso ACORDADOS en la elaboración

de informes

Celeridad delProceso “c”

Total de días-proceso utilizados en la atención a quejas

Total de días-proceso ACORDADOS para atender

quejas

Celeridad delProceso “d”

Total de días-proceso utilizados en la ejecución de retenciones

Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar

retenciones

Celeridad delProceso “e”

Total de días-proceso utilizados en la ejecución de aperturas de

fideicomiso

Total de días-proceso ACORDADOS para ejecutar aperturas de fideicomiso

5 días 13.6 8

10 días 23 15

3 días 12.2 7

30 días 13.6 8

15 días 33 15


DENOMINACION DEL INDICADOR Segundo Nivel-Disfunciones VALOR


VALORACTUAL


Nivel de Inconformidad

de Depósitos en Cuenta

Total de depósitos incorrectamente ejecutados

Total de Bs.-depósitos incorrectos

Total de Bs.-depósitos ejecutados

Total de errores TIPO “A” para depósitos incorrectos

Total de errores de todos los tipos

Total de horas-hombre utilizadas en reelaboración de

cheques Total de horas-hombre

disponibles

0 1.5 0.80 Total de depósitos ejecutados

Permite conocer la magnitud el nivel de depósitos errados en las instituciones bancarias.

Valor Económico de los Depósitos

Incorrectos

Importancia de los Errores

Nivel de Uso Improductivo del Recurso Humano

0 5 2.5

0 17.8 9.0

0 15.2 8.0

Permite conocer el valor económico que representa al nivel de depósitos errados, no entendiéndose como una proporcionalidad entre los valores de ambos indicadores.

Permite conocer el grado de importancia que representa un causa incidente en los depósitos errados con relación a la totalidad de los errores identificados, facilitando su intervención a través de estrategias institucionales. Permite conocer la incidencia que tienen los depósitos errados en las instituciones bancarias, en el uso del recurso humano, por lo se puede saber cuál es su nivel de productividad ante el comportamiento de este indicador disfuncional.


DENOMINACION DEL INDICADOR

Segundo Nivel-Efectividad Gerencial

VALOR PLANIFICADO OBJETIVO

PATRON DECOMPARACION

VALORACTUAL


Personalización de Atención a

Problemas

Total de personas atendidas OPORTUNAMENTE 72 horas 360 180

Total de personas atendidas

Permite conocer la celeridad con que el Director de Finanzas asume la resolución a problemas tanto de funcionarios del Ministerio, así como al resto del tren Directivo de ésta.


Reporte Integral de Gestión Reporte Integral de Gestión Dirección de FinanzasDirección de Finanzas

1.- UNIDAD DE ANALISIS: 4.-FECHA:

16. COSTO DE SOLUCIONES 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOSO REFUERZOS

EJECUTADOPROGRAMADO

S1 Bs.

S2Bs.

S3 Bs.

S4 Bs.

S5Bs.

S1 Bs.

S2Bs.

S3 Bs.

S4 Bs.

S5Bs.

18. BENEFICIO PLANIFICADO18. BENEFICIO PLANIFICADO

B1 .

B2.

B3 .

B4 .

B5.

6.- CAUSAS DE DESVIACIONESPOSITIVAS O NEGATIVAS

7.-UNIDADRESP.

8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS

9.-UNIDADRESP.

12. INDICADORESSATELITES

13. PERIODOS

M1 M2 M3 M4 M5

C1.

C2.

C3.

C4.

C5.

C6.

S1.

S2.

S3.

S4.

S5.

S6.

X =

15. VALORES %

14. INDICADOR PRINCIPAL: Efectividad-Producto)

2.- REPORTE NRO: 3.- REUNION NRO:

5.INDICADOR: 10.

DECISION

17. TIEMPO-17. TIEMPO-EJECUCIONEJECUCION

19. FECHA19. FECHA VERIFICACIONVERIFICACION

APROBADORECHAZADO

M6

Dirección de Finanzas

X

X

X

X

X

X

0

50

100

3 14 16-7-2001

Total de informes elaborados Total de informes elaborados OPORTUNAMENTEOPORTUNAMENTE

Total de informes demandadosTotal de informes demandados

60 35 52 60 70 89

3.000.000,oo 3.000.000,oo

0.07

0.08

0.07

0.10

0.11

0.13

0.062400

0.82

0.06

0.83

0.07

0.82

0.05

0.85

0.08

0.82

0.09

0.83

Impuntualidad

Ausentismo

Cap. Inst. Tecnológica

Eficiencia Laboral

2080

2400

2720

3200

3200

Efectividad de la Efectividad de la ElaboraciónElaboración de Informesde Informes

Baja capacidad tecnológica instalada

Lentitud de los procesos de compra

Carencia de habilidades para el manejo de

tecnología

Desvinculación de gestión de entrenamiento en el área

tecnológica

Estructura no uniforme de Elaboración y Presentación

de Informes

““A”A”

““D”D”

““C”C”

““B”B”

““A + B + A + B + C + D”C + D”

Adquisición y sustitución de

tecnología.

Racionalizar procesos

Desarrollar Plan de Inventarios de

Habilidades TecnológicasIncrementar cobertura de y capacidad de

Recursos Humanos en el

área tecnológica.Desarrollar

programa de reuniones para

acordar Estructura Unica de

Elaboración y Ensamblaje de

Informes

““A”A”

OrganizacOrganización y ión y

MétodosMétodos

Personal Personal y y

SistemasSistemas

PersonalPersonal

Todas las Todas las UnidadesUnidades

15 días15 días

Aprovechamiento del Recurso HumanoDesarrollo de habilidades y destrezasMejor calidad de informes

Aceleración de decisiones

Dominio situacional de Dirección de Finanzas

14-8-200131-8-2001

4-9-2001

18-9-200127-9-2001


Reporte Integral de Gestión Reporte Integral de Gestión Dirección de FinanzasDirección de Finanzas

1.- UNIDAD DE ANALISIS: 4.-FECHA:

16. COSTO DE SOLUCIONES 16. COSTO DE SOLUCIONES O REFUERZOSO REFUERZOS

EJECUTADOPROGRAMADO

S1 Bs.

S2Bs.

S3 Bs.

S4 Bs.

S5Bs.

S1 Bs.

S2Bs.

S3 Bs.

S4 Bs.

S5Bs.

18. BENEFICIO PLANIFICADO18. BENEFICIO PLANIFICADO

B1 .

B2.

B3 .

B4 .

B5.

6.- CAUSAS DE DESVIACIONESPOSITIVAS O NEGATIVAS

7.-UNIDADRESP.

8.-SOLUCIONES O REFORZADORES RECOMENDADOS

9.-UNIDADRESP.

12. INDICADORESSATELITES

13. PERIODOS

M1 M2 M3 M4 M5

C1.

C2.

C3.

C4.

C5.

C6.

S1.

S2.

S3.

S4.

S5.

S6.

15. 15. VALORES %VALORES %

14. INDICADOR DISFUNCIONAL

2.- REPORTE NRO: 3.- REUNION NRO:

5.INDICADOR: 10.

DECISION

17. TIEMPO-17. TIEMPO-EJECUCIONEJECUCION

19. FECHA19. FECHA VERIFICACIONVERIFICACION

APROBADOAPROBADO RECHAZADORECHAZADO

M6

Dirección de Finanzas

X

X

X

X

X

7 18 16-7-2001

X =

Total de depósitos Total de depósitos INCORRECTAMENTE INCORRECTAMENTE

realizadosrealizadosTotal de depósitos realizadosTotal de depósitos realizados

8 6.5

5.2

2.1

1.7

0.89

2.8 3.4 3.9 4.10

4.8 5.1

48

34.2

0.23

52

0.30

52

0.49

54

0.56

55

0.58

53

0.40

Bs. ErroneamenteDepositados (miles-mill)

Tiempo Unitario de Retrabajo en un Ciclo

(en horas)

Causa Abono Personas

Fallecidas/Errores TotalesSatisfacción de Satisfacción de

UsuariosUsuarios

22.1 20.9 12.5 6.1 2.1

Nivel de Inconformidad Nivel de Inconformidad de Depósitos en Cuenta de Depósitos en Cuenta

al Personalal Personal Procesos manuales ofrecen dicrecionalidad que posiblemente afecta

confiabilidad del producto final.

Inexistencia de un método de eliminación oportuna de renunciantes y fallecidos.

Selección errada de beneficiarios en nómina

Ambigüedad en el proceso de comunicaciones entre las unidades responsabilizadas

del proceso de depósitos

Solicitud de pagos indebidos no ajustados a la normativa legal existente

““D”D”

““A”A”

““B”B”

““C”C”

““E”E”

Racionalizar y automatizar procesos, así como ajustar

mecanismos de control.

Estudiar mecanismo Estudiar mecanismo que genere que genere

simultaneidad de simultaneidad de provisión de provisión de

información entre información entre unidades unidades

involucradasinvolucradasCrear métodos de

control apoyados en automatización

mediante tecnología.Estandarizar Estandarizar estructura de estructura de

comunicaciones comunicaciones entre unidadesentre unidades, ,

mediante reuniones mediante reuniones técnicas.técnicas.Estandarizar Lista Estandarizar Lista

de Chequeo del de Chequeo del Proceso de Pago, Proceso de Pago,

Métodos de Métodos de Validación en los Validación en los sistemas internos sistemas internos entre UNIDADES entre UNIDADES INVOLUCRADAS.INVOLUCRADAS.

OrganizacOrganización y ión y

Métodos Métodos y y

SistemasSistemasOrganizacióOrganización y n y

Métodos, Métodos, Finanzas y Finanzas y Personal.Personal.Personal, Personal, Sistemas Sistemas

y Finanzasy Finanzas

Recursos Recursos HumanosHumanos

Todas las Todas las Unidades Unidades AnterioreAnteriore

ss

Aprovechamiento del Recurso HumanoRescate parcial del patrimonio del MinisterioIncremento de la satisfacción de los usuariosMejores relaciones con instituciones bancarias

4-8-2001

30-8-200114-9-200110-9-2001

22-10-2001

0

50

100

Mejora de la imagen institucional

89.000.000,oo

6.000.000,oo

78.000.000,oo

6.000.000,oo

75 días75 días

30 días30 días


LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS……..

El BSC es perfectamente adaptable al MECD.

Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales.

La automatización del BSC es necesaria.

El reporte manual es una excelente alternativa.

La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC.

Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna.

La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos.

El BSC es perfectamente adaptable al MECD.

Es indispensable el apoyo y la participación de todos lo niveles gerenciales.

La automatización del BSC es necesaria.

El reporte manual es una excelente alternativa.

La reingeniería de procesos, sirvió como plataforma de apoyo para la aplicación de BSC.

Es necesario difundir la información antes de la aplicación a través de una campaña publicitaria interna.

La aplicación del BSC puede efectuarse en ambos sentidos.


LECCIONES APRENDIDAS Y RESULTADOS OBTENIDOS……..

Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD.

Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas.

Suministro de Información oportuna y veraz.

Disminución de los costos de operación.

Cambios en la estructura organizacional e infraestructura.

Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas.

Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos.

Ruptura de paradigmas tradicionales que no agregavan valor a la misión y visión del MECD.

Cambio positivo en la imagen corporativa de la Dirección de Finanzas.

Suministro de Información oportuna y veraz.

Disminución de los costos de operación.

Cambios en la estructura organizacional e infraestructura.

Generación de confianza de todos los niveles hacia la Dirección de Finanzas.

Eliminación de los grupos pesimistas y anarquicos.


Reflexión finalReflexión final

“Como causa inmediata del deterioro de

nuestra posición económica y de nuestro

signo monetario, generalmente se señala

la masiva desinversión de los activos de

Venezuela y por tanto la disminución de su patrimonio

El origen del problema puede encontrarse en la falta

de control administrativo”.

Milán Juranovic

caso: dirección de finanzas balanced scorecard mecd

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