cartilla 4 - proceso de compras standar version 6.1

SIIGO

Versin 6.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION

PROCESO DE COMPRAS

4

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ..................................................................................................................... 2 1. PROCESO DE COMPRAS....................................................................................................... 3

1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS .............................................................. 3 1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ........................................................... 4

2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS .............................................................................. 5 2.1. PRIMER CASO DE CRUCE............................................................................................... 6 2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE ............................................................................................ 6 2.3 TERCER CASO DE CRUCE ............................................................................................... 7 2.4. CUARTO CASO DE CRUCE ............................................................................................. 7

3. ORDEN DE COMPRA ............................................................................................................ 9 3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS .................................................................................. 16

4. NOTA DE ENTRADA .......................................................................................................... 19 4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ......................................................................... 19

5. REGISTRO DE COMPRAS .................................................................................................... 29 5.1. ELABORACIN DEL REGISTRO DE COMPRA .................................................................. 29

5.1.1. Registro De Compras De Inventarios ..................................................................... 29 5.1.2 Como Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras................................ 43

5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) ..................................... 44 5.2.1. Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras (Servicios) ........................ 51

6. NOTA DE DEVOLUCION DE COMPRAS ............................................................................... 60 6.1. ELABORACIN DE NOTA DE DEVOLUCION DE COMPRAS ............................................ 61 6.2. Como Verificar La Contabilizacin De Una Devolucion de Compras ............................ 43

7. COMPROBANTE DE EGRESO CHEQUE .............................................................................. 60 7.1. ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE EGRESO ........................................................... 61 7.2. IMPRESIN DE CHEQUES ............................................................................................ 65 7.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES ..................................................................... 68 7.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS ................................................... 71

8. NOTA DEBITO .................................................................................................................. 75 8.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO........................................ 83

INTRODUCCION En la presente cartilla queremos mostrar como la gestin en las empresas es hoy en da el

motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestin de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos especficos de mercado, al contar con la informacin detallada del comportamiento de segmentos de clientes potenciales, que estn agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad econmica a que pertenecen, ubicacin geogrfica, tamao de

empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectacin, entre otros. Adems veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como

son la definicin de los documentos y la definicin de catlogos (creacin de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras. Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitir conocer el proceso de compras

de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.

1. PROCESO DE COMPRAS

A partir de dos parmetros como son la definicin de los documentos y la definicin de catlogos (creacin de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en

el proceso de compras a partir de los cuales se pueden generar, analizar informes de verificacin y gestin. Al final de este proceso tendr las herramientas necesarias para registrar toda transaccin comercial con los proveedores de la empresa.

1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercanca hasta la

contabilizacin de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con

dicha transaccin comercial. Identificar los diferentes documentos que existen al interior del movimiento de

compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces entre ellos y as utilizar el ms adecuado para las necesidades de la compaa.

Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos que se

trabajen. Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas.

Determinar el procedimiento a seguir despus de la compra para su respectivo

pago.

Definicin de Catlogos Definicin de Documentos

Elaboracin de Documentos

CasosCruces

Documentos

Transformacin Materia Prima

Informes de Verificacin y Gestin

Definicin de Catlogos Definicin de Documentos

Elaboracin de Documentos

CasosCruces

Documentos

Transformacin Materia Prima

Informes de Verificacin y Gestin

Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema.

BENEFICIOS Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se puede controlar el movimiento de las mismas as:

Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores) Movimiento por documento Unidades compradas y unidades pendientes por recibir Anlisis de existencias Estadsticas de producto por proveedor Auxiliar de compras Estado de cuenta del proveedor Proyeccin de vencimientos Anlisis de las compras a proveedores

1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parmetros para poder realizar de forma efectiva

tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:

Definicin de documentos: Segn el tipo de ente econmico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como orden de compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de produccin, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que se identifique que documentos se utilizarn dentro de este proceso.

DefinicinDe

Documentos

Cuentas Contables

Productos

Formas de PagoProveedores

Proceso de Compras

DefinicinDe

Documentos

Cuentas Contables

Productos

Formas de PagoProveedores

Proceso de Compras

Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y caractersticas respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicacin que se dar ms adelante sobre estos cruces.

Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: Inventarios Compras y servicios Descuentos Descuentos comerciales en compras Retencin en la fuente Cargos Fletes Seguros IVA Impuestos Retencin de IVA Retencin de ICA Proveedores y cuentas por pagar Formas de pago Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores

Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificacin de los productos, as como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor,

aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catlogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilizacin del documento. Las ms importantes son:

Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores Bancos

2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS

Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite enlazar automticamente la informacin

de un tipo documento especfico, previamente digitado, a otro. Dicha operacin es posible, realizando el cruce de dichos documentos desde la Definicin de los mismos. En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:

Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automticamente la informacin de un tipo documento especfico,

previamente digitado, a otro. Dicha operacin es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definicin de los mismos.

En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras: 2.1. PRIMER CASO DE CRUCE

CRUCE ORDEN DE COMPRA - NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra (Y) que se enviar al proveedor; recordemos que este es un documento de tipo extracontable. La Nota de Entada ( E ) da la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por ltimo, se elabora el Registro de la Factura de Compra

(P) que afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar proveedores).

2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE CRUCE NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a

elaborar la Nota de Entada (E) para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por ltimo, se elabora el Registro de la Compra (P) que afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar proveedores).

2.3 TERCER CASO DE CRUCE CRUCE ORDEN DE COMPRA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a

elaborar la Orden de Compra (Y) que se enviar al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. Luego se digita el Registro de Compra, donde al utilizar dicho documento, se obtendrn dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los

valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar proveedores), entre otros.

2.4. CUARTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, nicamente se utiliza el documento Registro de Compra, no teniendo un carcter de cruce propiamente dicho. Al elaborar dicho

documento, se obtendrn dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilizacin de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar proveedores), entre otros.

RECUERDE Estos cruces se definen en la creacin del documento por

la ruta: Men Nuevo: Contabilidad Parmetros Parmetros de Documentos Men Tipo Explorador: Contabilidad- Definicin de Documentos Parmetros de documentos

Para que la Orden de Compra cruce con la Nota de Entrada se marca el cuadro de chequeo Cruce ord.Compra/No cruza:

Para que la Nota de Entrada cruce directamente con la Registro de Compra se marca (C) dentro de la definicin del documento Nota de Entrada.

Y se debe marcar (E) dentro de la definicin del documento Registro de Compra, para

realizar el cruce Nota entrada registro de compra.

Para que el registro de compra No Cruce (con ningn documento) se debe marcar N dentro de la definicin de documentos.

RECUERDE La pregunta OBLIGA CRUCE se activar siempre y

cuando el documento est cruzando con otro. Si la respuesta es afirmativa cada vez que se elabore un registro de compra deber existir el documento que lo anteceda (una nota de entrada o un registro de compra)

3. ORDEN DE COMPRA

Ruta Men Nuevo: Orden de Compra Procesos Orden de Compra Elaboracin de Ordenes de Compras

Ruta Men Tipo Explorador: Orden de Compra Elaboracin de Ordenes de Compra

Las rdenes de Compra son documentos extracontables, los cuales no registran ningn tipo de contabilizacin. En SIIGO no tienen ningn efecto contable y su efecto es a nivel administrativo, para controlar los diferentes pedidos realizados a cada uno de los proveedores.

RECUERDE

En la siguiente opcin se debe elegir la Orden de Compra, que debe estar previamente parametrizada por:

Ruta Men Nuevo: Contabilidad Parmetros Parmetros de documentos Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad- Definicin de Documentos.

Al ingresar a elaborar la Orden de Compra, el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el cono

o la tecla de funcin F2 permite consultarlos. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercanca.

Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se elabora Orden de Compra. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del documento, solamente digitando el nmero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se

puede llamar con el cono o las teclas de funcin F2 (alfabticamente) y/o F3

(numricamente). Nombre: El sistema presenta automticamente el nombre del tercero que est amarrado al Nit antes digitado.

Direccin-Pas-Ciudad-Telfono: El sistema trae automticamente estos datos si se digitaron en la creacin del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea registrar, para esto el sistema

permite consultar los productos que estn creados con el cono , y al activar esta opcin se encuentran diferentes formas de identificar la bsqueda como se presenta en la siguiente tabla:

Bsqueda por descripcin

Bsqueda por producto

Bsqueda por referencia de fabrica

Bsqueda por cdigo de barras

Bsqueda por marca

Mostrar todos los productos activos e inactivos

Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Mostrar solo productos terminados

Con la tecla de funcin F7 o con la opcin de men Conmutar, permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Descripcin: el sistema trae automticamente el nombre del producto.

Bodega: Se debe incluir el cdigo de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades de producto a solicitar.

Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario de compra del producto. Valor total: El sistema realiza automticamente el clculo del valor total del producto.

Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametriz en el momento de la creacin del documento. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametriz en el momento de la creacin del documento.

Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametriz en el momento de la creacin del documento. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametriz en el momento de la creacin del documento.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automticamente el porcentaje del IVA que se haya parametrizado en el catalogo del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA.

RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotizacin

se debe grabar con la tecla de funcin F1 o con el icono .

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con Enter.

Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traer automticamente el nmero del pedido si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin , vista

preliminar , o enviarlo a un tmplate .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario, para pasar con la tecla de funcin F1.

3.1. MANTENIMIENTO DE RDENES DE COMPRAS Ruta Men Nuevo: Orden de Compra Procesos Orden de compra - Mantenimiento de Ordenes de Compras

Ruta Men Tipo Explorador: rdenes de Compra Mantenimiento de Ordenes de Compra.

Esta opcin se utiliza para modificar o borrar una Orden de Compra que este grabado en el sistema.

Se debe ingresar l nmero del documento que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automtica, los productos que se registraron en la Orden de Compra, y preguntar DESEA ANULARLO SI NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite

repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto.

IMPORTANTE. La opcin de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin informacin en el caso de que la Orden de Compra, no este siendo cruzada con otro documento (Nota de Entrada Registro de Compras).

Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el documento.

4. NOTA DE ENTRADA

Despus de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercanca y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a travs de la nota de entrada.

IMPORTANTE

Si la empresa define dentro del procedimiento de compras la utilizacin de los documentos nota de entrada y registro de compra SIEMPRE deber hacerse de esta forma.

4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opcin de:

Ruta Men Nuevo: Documentos Documentos Notas Documentos Notas

Ruta Men Tipo Explorador: Documentos Notas Documentos notas.

Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.

IMPORTANTE

Al realizar el cruce entre la Orden de Compra y la Nota de Entrada y, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Compra que se cruzar con el presente documento:

En este instante, el sistema permite traer un listado de las

rdenes de Compra pendientes de cruce con el cono o

con la tecla de funcin F3.

RECUERDE

Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Clic sobre la opcin y se finaliza al cruce con el botn Fin Seleccin.

Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la entrada.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el icono o con las teclas de funcin F2 F3, permite consultar los previamente creados. Nit: El sistema trae el Nit del tercero de la Orden de compra (Y) de quien se recibe el

producto o mercanca; en caso de no haber cruce de documentos se tiene que digitar o utilizar los iconos de bsqueda

Nombre: El sistema presenta automticamente el nombre del tercero que este asociado a este Nit

RECUERDE El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado

se puede llamar con la tecla de consulta.

Vendedor: Se digita el cdigo de uno de los vendedores de la compaa. El presente campo es de carcter informativo.

CAMPOS DE TRANSACCIONES:

Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite

consultar los productos que estn creados con el cono y al activar esta opcin encontraremos diferentes formas de identificar la bsqueda como vemos en la siguiente tabla.

Bsqueda por descripc in




Bsqueda por marca



Mostrar Productos Terminados

Con la tecla de funcin F7 o con la opcin de men Bsqueda, permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Centro de costo: Se debe incluir el cdigo de centro de costo a donde se ingresaran los productos. Nit: Presenta automticamente con Enter, el Nit anteriormente digitado. Descripcin: El sistema trae automticamente el nombre del producto.

Debito / Crdito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento

OPCION DE INVENTARIO

Producto: El sistema traer el producto anteriormente digitado. Bodega: Se debe incluir el cdigo de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto.

Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades a dar entrada.

Valor: Se debe digitar el valor total de las cantidades ingresadas.

IMPORTANTE. La Nota de Entrada no se debe valorizar, es decir no se

debe colocar ningn valor en la casilla del mismo nombre, ya que el documento que alimenta en valor de compra de los inventarios es el Registro de Compra.

Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con

la tecla

Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traer automticamente el nmero de la nota de entrada si la numeracin est parametrizada como automtica, de lo contrario pedir el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se

prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresin

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento

Cuando se desea enviar aun formato de Tmplate

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedir un comentario,

para pasar con el icono

5. REGISTRO DE COMPRAS Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisicin de

productos, bienes o servicios, es decir, la causacin de toda transaccin comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. El efecto en el inventario depende de la parametrizacin del documento y del cruce que se

haya registrado en su creacin. 5.1. ELABORACIN DEL REGISTRO DE COMPRA 5.1.1. Registro De Compras De Inventarios

La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transaccin comercial de compra de inventarios o causacin de gastos.

Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opcin: Ruta Men Nuevo: Documentos Documentos Registro de Compra

`

Ruta Men tipo Explorador: Documentos Registro de compra.

Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Nota de Entrada y Registro de Compra el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Entrada que se cruzar con el presente

documento:

El sistema permite traer un listado de las rdenes de Compra o

Notas de Entrada pendientes de cruce con el cono o con la tecla de funcin F3.

Para seleccionar la(s) orden de compra(s) y/ nota(s) de entrada

a cruzar, se realiza haciendo Control + Clic sobre la opcin y se finaliza al cruce con el botn Fin Seleccin.

Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero que ser afectado en el registro de compras, en caso de tener cruce con otro documento el sistema trae esta informacin

RECUERDE El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del

documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado

se puede llamar con la tecla de consulta.

Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algn prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluir el nmero de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.

Nombre: El sistema presenta automticamente el nombre del tercero que est asociado al Nit antes digitado.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectar, con el cono o con la tecla de funcin F2, permite consultarlos.

Fecha: En esta opcin se digitar la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Mdulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentar la obligacin a pagar con este nmero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite

consultar los productos que estn creados con la tecla y al activar esta opcin

encontraremos diferentes formas de identificar la bsqueda como vemos en la siguiente tabla.



Bsqueda por referencia de fbrica


Bsqueda por marca



Mostrar solo Productos Terminados

Con la tecla de funcin F7 o con la opcin de men Bsqueda, permite cambiar la

bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Centro de costo: Se debe incluir el cdigo de centro de costo a donde se quiere ingresar el valor de la transaccin del producto seleccionado. Bodega: Se debe incluir el cdigo de la bodega de donde se va a ingresar el respectivo

producto, con consulta.

Nit: El sistema traer automticamente el nmero y nombre del proveedor el cual ingresamos en el encabezado.

Descripcin: El sistema presenta automticamente el nombre del producto o de la cuenta contable segn sea el caso.

Cuadro informativo: Este cuadro traer automticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el ltimo valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.

Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades de inventario a ingresar. Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se estn ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue parametrizado en el momento de la creacin de el registro de compra.

Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compra. Porcentaje de retencin: Permite colocarle un porcentaje de retencin, si parametriz

en el momento de la creacin de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras.

Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya adquirido.

Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.

El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con Enter.

En la parte inferior de la pantalla se incluirn los descuentos y cargos en donde la base de clculo ser Subtotal o Valor Bruto.

RECUERDE Esta opcin aplica cuando todos los productos o servicios

que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retencin y el mismo porcentaje de descuento.

Tipo de documento: Presenta la letra (P) automticamente, ya que estamos trabajando la factura o Registro de Compras. Nmero de Comprobante: Presenta automticamente el nmero del tipo de comprobante con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras.

Nmero de documento: Presenta automticamente el nmero de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro., tal como aparece en el grfico:

Vencimiento: se debe colocar el nmero de vencimiento o cuota a pagar la obligacin, en caso de trabajar crdito proveedores.

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el cono

es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento, o el sistema la calcula en forma automtica con base a la fecha del documento y al parmetro establecido en la Apertura del Tercero, llamado Perodo de Pago.

Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.

Por ltimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

Se presenta el nmero de la factura, si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario solicita la digitacin del nmero del consecutivo.

El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.

Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresin o no.

Cuando se desea ignorar la impresin.

Cuando se desea imprimir directamente.

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento.



para pasar con la tecla de funcin F1 o

5.1.2 Como Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras Para verificar la contabilizacin de un registro de compras, se debe ingresar a la opcin de:

Men Nuevo: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes. Men Tipo Explorador: Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes

Indicando el tipo y nmero del documento con el cual fue actualizado.

5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS)

Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opcin: Ruta Men Nuevo: Documentos Documentos Registro de Compra

Ruta Men Tipo Explorador: Elaboracin de documentos Registro de compra. Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del registro de compras.

Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras.

RECUERDE

Si el tercero ya est creado, se puede consultar con la tecla

de lo contrario, el sistema permite crearlo

directamente en la elaboracin de la factura de compra, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocndole los datos principales.

Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el nmero de la misma.

Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con

permite consultarlos. Fecha: En esta opcin se digitar la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES Producto: Con la tecla de funcin F7 se puede cambiar la bsqueda por cdigo,

referencia, cdigo de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.

Nit: Aparecer automticamente el nmero del respectivo Nit que se digit en el encabezado del documento.

Descripcin: El sistema trae automticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transaccin es dbito o crdito. Valor total: Se debe colocar el valor total que se esta ingresando.

Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si ste se parametriz en

el momento de la creacin de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras.

Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si ste se parametriz en el momento de la creacin de el registro de compras.

Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido.

Valor del IVA: El sistema calcula automticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.

RECUERDE: El sistema mostrar los valores totales de los descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del

Descuento Cargo se deben borrar con F9 o el cono los cuales si no tienen alguna modificacin se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con

el cono .

RECUERDE: Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harn las respectivas retenciones

adicionales exigidas por ley, como son la retencin del ICA y la retencin del IVA.

Tipo de documento: Aparecer la letra (P) automticamente, ya que se est elaborando una factura o registro de compras.

Nmero de tipo de documento: Aparecer automticamente el nmero de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podr incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso. Nmero de documento: Aparecer automticamente el nmero de la factura del

proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro. Vencimiento: Se debe colocar el nmero de vencimiento Forma de Pago: El sistema traer automticamente la que se haya definido en la

apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con

consulta las existentes.

Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura de compra. Valor: Se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.

Por ltimo, el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traer automticamente el nmero de la factura de compra si la numeracin est parametrizada como automtica, de lo contrario pedir el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se prefiere ignorarla.





5.2.1. Verificar La Contabilizacin De Un Registro De Compras (Servicios) Para verificar la contabilizacin de un registro de compras, se debe ingresar a la opcin de:

Men Nuevo: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes. Men Tipo Explorador: Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Entrada de Comprobantes

Indicar el tipo y nmero del documento con el cual fue actualizado.

IMPORTANTE : Control del Calculo retencin de ICA : Cuando se elabore el registro de compra y la devolucin de compra el sistema realice el clculo de retencin de ICA por el

cumplimiento de alguna de las condiciones existentes, el sistema realiza las siguientes validaciones: 1. El sistema debe revisar que la cuenta que se utilizara para contabilizar la retencin de ICA que se ha definido en la

parametrizacin del documento en el campo cuentas ICA Anticipo y si esta cuenta esta marcada como retencin en la fuente se debe tener en cuenta el valor contenido en el campo tope de retencin que se ha indicado en la apertura de cuentas.

b. 2. Debe revisar el valor base que va a tomar para realizar el

clculo de retencin de ICA y compararlo con el valor de tope de retencin que se ha validado anteriormente.

c. 3. Si el valor de la base es igual o superior al valor del tope de retencin se procede a realizar el clculo de la retencin de ICA de la misma manera como se realiza en este momento. Si el

valor es inferior el sistema no debe realizar el clculo de la retencin de ICA.

d. 4. Si el valor es calculado debe continuar el proceso de

contabilizacin de la misma manera como hasta ahora. Si por el contrario el valor de retencin de ICA no es calculado el sistema debe realizar la contabilizacin de la factura sin tener en cuenta la cuenta de retencin de ICA.

IMPORTANTE : Control del Calculo retencin de IVA :

Cuando se elabore el registro de compra y la devolucin de compra el sistema realiza el clculo de retencin de IVA por el cumplimiento de alguna de las condiciones existentes, el sistema debe realizar las siguientes validaciones previas:

1. El sistema debe revisar que la cuenta que se utilizara para contabilizar la retencin de IVA que se ha definido en la parametrizacin del documento en el campo cuenta Retencin IVA y si esta cuenta esta marcada como retencin en la fuente se debe tener en cuenta el valor contenido en el

campo tope de retencin que se ha indicado en la apertura de cuentas.

b. 2. El sistema al capturar el valor base de retencin de IVA (que es el mismo valor de IVA) debe buscar el valor base sobre el cual se calculo el IVA. A esta base la llamaremos Esta base la

debe comparar con el valor de tope de retencin que se ha validado anteriormente para la cuenta de retencin de IVA

c. 3.Si el valor de la base es igual o superior al valor del tope de retencin se procede a realizar el clculo de la retencin de IVA de la misma manera como se realiza en este momento. Si el

valor es inferior el sistema no debe realizar el clculo de la retencin de IVA 4. Si el valor es calculado debe continuar el proceso de contabilizacin de la misma manera como hasta ahora. Si por el contrario el valor de retencin de IVA no es calculado el sistema debe realizar la contabilizacin de la factura sin tener en cuenta

la cuenta de retencin de IVA

6. NOTA DEVOLUCION EN COMPRAS

6.1 COMO ELABORAR UNA NOTA DE DEVOLUCION DE COMPRAS

La Nota de Devolucin en Compras es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en un Registro de Compra (Proveedores IVA- Descuentos Cargos Fletes).

Ruta Men Nuevo: Documentos Documentos Devolucin de Compras

Ruta Men Tipo Explorador: Documentos- Devolucin de Compras

Al ingresar a la opcin el sistema solicita el tipo y nmero de Registro de Compra que se

desea afectar para la devolucin. Con el cono o con la tecla de funcin F2 es posible

realizar dicha consulta.

El sistema pide el nmero del registro de compra que se desea devolver.

El sistema muestra automticamente con enter los datos del registro de compra que se esta devolviendo como Nit, Fra No., nombre, centro de costo, Fecha de Entrega. Se debe indicar el producto, el nmero de unidades que se desean devolver y el Valor de las unidades a devolver. Ya que con esto el sistema har el calculo automtico de los

Cargos y/o descuentos que se hayan registrado en el registro de compra.

RECUERDE Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la

Devolucin de Compras se debe grabar con el cono o con la

tecla de funcin F1.

Forma de Pago: El sistema trae automticamente la forma de pago que se utilizo en el registro de compra.

Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO.

El sistema traer automticamente el nmero de la nota de devolucin de compra si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar la impresin, vista preliminar.


para pasar con la tecla de funcin F1. 6.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION DE COMPRAS

Para verificar la contabilizacin de la Nota de Devolucin de compras, se debe ingresar a la opcin: Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes. Se debe indicar el tipo del documento (U) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de

Devolucin de compras.

RECUERDE La Nota de Devolucin de Compras es un documento contable que permite devolver parcial o total diferentes artculos, los cuales se han registrado su ingreso en un registro de compra o

Nota de Entrada, adicionalmente reversa las contabilizaciones como proveedores, IVA, Devoluciones, Impuestos, entre otros.

7. COMPROBANTE DE EGRESO CHEQUE

El Comprobante de Egreso es un documento contable que se utiliza para pagar las

diferentes obligaciones que adquiere el ente econmico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelacin de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelera, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los mdulos de Proveedores, Presupuesto, Nmina y Contabilidad.

RECUERDE: Para la elaboracin de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opcin:

Men Nuevo: Contabilidad Parmetros- Parmetros de Documentos Men Tipo Explorador: Contabilidad Definicin de Documentos.

RECUERDE

SIIGO permite imprimir los documentos bajo un formato estndar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta Pag.com./Minerva? :

Pag.com./Minerva? : (S) El sistema imprimir el comprobante de egreso y el cheque en pagina completa Pag.com./Minerva? : (N) El sistema

unicamente imprimira el comprobante de egreso en media pagina. Pag.com./Minerva? : (M) El sistema imprimir de acuerdo a los tamaos minerva.

Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dir que (S) siempre y

cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dir que (N). 7.1. ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para la elaboracin del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcin: Men Nuevo: Documentos Documentos Comprobante de Egreso Cheque

Men Tipo Explorador: Documentos Comprobante de EgresoCheque

Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar

Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del comprobante de egreso. Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedar contabilizada la salida del dinero por

concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creacin del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con

permite consultarlos. Cheque: El sistema mostrara automticamente el consecutivo del cheque de acuerdo a la parametrizacin realizada en la cuenta contable en la opcin de Bancos por la ruta:

Nuevo Men: Contabilidad Parmetros Apertura de Cuentas.

Men tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Cuentas Apertura

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar

con la tecla de bsqueda.

Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

Adems me aparecer informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso. SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que

son: Contabilizacin Tipo P Contabilizacin Tipo O

Contabilizacin Tipo P: Esta opcin se utiliza para que el sistema traiga automticamente cada una de las facturas que estn pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por

orden de vencimiento, automticamente digitando la tecla Enter. La contabilizacin Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.

Al terminar el sistema muestra el mensaje:

RECUERDE Con la tecla Esc el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.

Contabilizacin Tipo O: Esta opcin se utiliza cuando se necesita realizar dentro del

comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelacin de facturas cuando no se tiene el modulo de Cuentas por Pagar, etc. Para esto el sistema

pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con consulta.

Para grabar el documento con el cono .

El sistema presenta por defecto el nmero de comprobante de egreso si la numeracin se encuentra parametrizada como automtica, en caso contrario solicita la digitacin del nmero consecutivo.

Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso. 7.2. IMPRESIN DE CHEQUES Luego de realizar la contabilizacin del comprobante, el sistema presenta la opcin de

imprimir cheques:

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si se prefiere ignorarla.





Al seleccionar el recuadro, el sistema permite enviar el comprobante a impresin o presentar por vista preliminar: Al determinar las opciones de impresin, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:

Al elegir el tamao de cheque, se define el formato de fecha:

Si se imprimir en formas continas:

Posteriormente, se confirma a quien se pagar:

Y se ejecutan los comandos de impresin.

El sistema presenta lneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se

hace clic sobre el icono

Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimi bien el comprobante.

7.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compaa a los

terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercanca o por exigencia directa del proveedor. Para realizar y cruzar automticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.

Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrizacin Formas de pago.

En el momento de realizar el anticipo se hace a travs de un Comprobante de egreso con la siguiente contabilizacin:

Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:

Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin del egreso.

Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedar contabilizada la salida del dinero por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el cono

permite consultar los existentes.

Cheque: Se El sistema mostrara automticamente el consecutivo del cheque de acuerdo a la parametrizacin realizada en la cuenta contable en la opcin de Bancos. Es importante

tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un nmero para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso.

Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la tecla

o se puede crear directamente en la elaboracin del comprobante de egreso,

digitando el nmero de identificacin del tercero y colocndole los datos principales. Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

Se debe realizar una contabilizacin Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), creada previamente en las formas de pago colocndole el valor correspondiente al anticipo.

Para grabar el documento se debe dar clic al icono

El sistema traer automticamente el nmero del Comprobante de egreso si la

numeracin esta parametrizada como automtica, de lo contrario solicita el nmero de consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, vista preliminar


para pasar con el icono .

7.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboracin de l

documento por la opcin de:

Ruta Men Nuevo: Documentos Documentos Registro de Compra

`

Men Tipo Explorador: Documentos Registro de compras.

Despus de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opcin de

Tipo:

Con la tecla de funcin F9 o el sistema abrir una ventana con la lista de los

comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicndose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se est elaborando:

Y se termina el proceso de digitacin del Registro de Compra.

Para verificar la contabilizacin del anticipo, se debe ingresar a: Men Nuevo: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes Entrada de Comprobantes.

Men Tipo Explorador: Contabilidad - Generacin de Comprobantes Entrada de Comprobantes. Y paso seguido llamar el registro de compras.

8. NOTA DEBITO

Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Dbito, un documento contable utilizado para registrar las causaciones de las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas.

Para la elaboracin de la Nota Dbito se debe ingresar a la opcin: Men Nuevo: Documentos Documentos - Notas Documentos Notas Nota Dbito.

Men Tipo Explorador: Documentos - Notas Documentos Notas Nota Dbito.

Al ingresar al documento Nota Dbito el sistema muestra la siguiente pantalla

CAMPOS GENERALES:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboracin de la Nota Debito Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o

permite consultarlos

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboracin de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocndole los datos principales, si ya esta creado se

puede llamar con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) F3 (numricamente) o

Nombre: El sistema trae automticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el cdigo del vendedor, con F2 o binoculares permite

consultar.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto o Cuenta: se debe colocar el cdigo del producto, para esto el sistema permite

consultar los productos que estn creados con las teclas de funcin F2 (alfabticamente), F3 (numricamente), F4 (Referencia de fabrica), F5 (cdigo de barras) o Centro de

costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite

consultarlos y al activar esta opcin encontraremos diferentes formas de identificar la bsqueda como vemos en la siguiente tabla.





Bsqueda por marca



Mostrar Productos Terminados

Con la tecla de funcin F7 o con la opcin de men Conmutar, permite cambiar la bsqueda por cdigo, referencia, cdigo de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Centro de Costo: Con la tecla de funcin F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales

Nit: Con la tecla de funcin F2 (alfabticamente) o F3 (numricamente) permite consulta

. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales

Descripcin: El sistema trae automticamente el nombre del producto o la cuenta contable

Debito/Crdito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento

Datos Generales: Esta opcin se genera solamente si la cuenta que se est utilizando en su creacin tiene detalle de por cobrar o por pagar.

En esta opcin se debe colocar el nmero del registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), nmero del tipo (001), nmero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos

pendientes de pago con los binoculares .

NOTA: Los campos de bodega y cantidad nicamente solicita siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto

Bodega: Se debe ingresar el cdigo de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de funcin F2 (permite consulta) o

con el cono .

Cantidad: Se debe colocar el nmero de unidades que se afecten en la Nota Dbito siempre y cuando se este utilizando un producto.

RECUERDE Al terminar de ingresar la informacin de cada una de las cuentas o de los productos de la nota dbito se debe grabar

con la tecla de funcin f1 o con el cono .

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traer automticamente el nmero de la nota debito si la numeracin esta parametrizada como automtica, en caso contrario pedir el consecutivo

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresin, o si prefiere ignorarla.






para pasar con el icono

8.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO

Para verificar la contabilizacin de la Nota Dbito, se debe ingresar a la opcin: Men Nuevo: Contabilidad Procesos - Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

Men Tipo Explorador: Contabilidad-Generacin de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta

opcin el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.

cartilla 4 - proceso de compras standar version 6.1

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