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Carta técnica versión 6.0.0

Versión anterior 5.1.5 (octubre 2012) Liberación 26 de diciembre de 2012 Disponible como CONTPAQ i® CONTABILIDAD:

Con costo de actualización para CONTPAQ i® CONTABILIDAD versión 5.1.5 o anteriores.

CONTPAQ i® BANCOS: Con costo de actualización (Si tienes CheqPAQ ® versión 12.0.0 o anterior).

Con costo de actualización para CONTPAQ i® BANCOS versión 5.1.5 o anteriores. Recuerda Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuentas con una

versión en Red. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo.

Solicitud de certificados sin costo

Si activaste tus sistemas versión 2012 a partir del 31 de julio del 2012 tienes derecho a las versiones 2013 sin costo. Para generar y/o consultar certificado de actualización realiza lo siguiente:

1. Ingresa a contpaqi.com y fírmate como Usuario o Distribuidor. 2. Selecciona del menú Quiero servicio la opción Certificados sin Costo. 3. Captura la información solicitada y haz clic en el botón Continuar. 4. Haz clic en el botón Generar para que el certificado se envíe a tu correo electrónico.

Contenido

CARTA TÉCNICA VERSIÓN 6.0.0 ......................................................................................................................................... 1 NOVEDADES CONTABILIDAD-BANCOS........................................................................................................................... 3

Reporte Conciliación Cuenta Bancaria vs Auxiliar contable .................................................................................................. 3 NOVEDADES CONTABILIDAD ......................................................................................................................................... 5

Contabilización de comprobantes de gastos ........................................................................................................................ 5 Reporte Comprobantes con Póliza...................................................................................................................................... 10 Reportes Resumen de movimientos general para R21 y R54 en Excel® ............................................................................. 11 Reportes auxiliares con información de comprobantes ..................................................................................................... 15

NOVEDADES BANCOS .................................................................................................................................................. 17 Módulo Control de Gastos .................................................................................................................................................. 17 Transacciones electrónicas para Banco del Bajío ................................................................................................................ 25 Reorganización menú Reportes .......................................................................................................................................... 26 Mejoras al módulo Categorías ............................................................................................................................................ 27 Reportes Auxiliar de bancos y Auxiliar por cuenta agrupadora .......................................................................................... 30 Ingresos no identificados en Calendario financiero ............................................................................................................ 31 Conciliación bancaria diaria ................................................................................................................................................ 32

MEJORAS CONTABILIDAD - BANCOS ........................................................................................................................... 35 CDF/CFDI ............................................................................................................................................................................. 35

Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 35 D7028 y otros .............................................................................................................................................................. 35

Pólizas ................................................................................................................................................................................. 35 Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 35 C503 ............................................................................................................................................................................ 35

http://www.contpaqi.com/CONTPAQi/

MEJORAS CONTABILIDAD ........................................................................................................................................... 36 Búsqueda incremental ........................................................................................................................................................ 36

Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 36 D6937 .......................................................................................................................................................................... 36

Control de IVA ..................................................................................................................................................................... 36 Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 36 D6934 y otros… .......................................................................................................................................................... 36

Pólizas / Prepólizas.............................................................................................................................................................. 36 Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 36 D6992 - 631395 ........................................................................................................................................................... 36 D7013 .......................................................................................................................................................................... 36

MEJORAS BANCOS ...................................................................................................................................................... 37 Categorías ........................................................................................................................................................................... 37

Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 37 C519 - 632100 ............................................................................................................................................................. 37

CFD/CFDI ............................................................................................................................................................................. 37 Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 37 D7029 y otros… .......................................................................................................................................................... 37

Reportes .............................................................................................................................................................................. 37 Folio - Caso ................................................................................................................................................................. 37 D6948 y otros… ........................................................................................................................................................... 37

Novedades CONTABILIDAD-BANCOS

Reporte Conciliación Cuenta Bancaria vs Auxiliar contable C508

Beneficio Identifica qué movimientos a la cuenta de flujo de efectivo no cuentan con un documento

bancario que lo soporte y cuál de los documentos bancarios no han sido contabilizados, consultando el reporte Conciliación Cuenta Bancaria vs Auxiliar contable.

Configuración Este reporte mostrará información cuando detecte diferencias entre el importe del documento

bancario y el importe a la cuenta de flujo de efectivo. Este nuevo reporte sustituye a tres reportes que se manejaban en CONTABILIDAD y BANCOS:

• Flujo de efectivo CONTABILIDAD-BANCOS • Flujo de efectivo BANCOS-CONTABILIDAD • Auditoría CONTABILIDAD-BANCOS

Podrás filtrar la información ya sea por cuenta bancaria o por cuenta contable, o si lo deseas, buscar información por un rango de fechas sin considerar ninguna cuenta especial. Al hacerlo de esta forma el reporte mostrará:

• Todos los documentos bancarios con sus pólizas, que existen en el rango de fecha (busca los documentos por la fecha de emisión o de aplicación, según hayas seleccionado)

• Todas las pólizas que no tienen relación a BANCOS, que existen en el rango de fechas (busca por la fecha de póliza)

Cuando decides filtrar los datos por cuenta bancaria, el reporte arrojará: • Los documentos bancarios de la

cuenta filtro, con sus pólizas

• Los documentos bancarios de la cuenta filtro que no tienen póliza

Cuando busques por cuenta contable, el reporte mostrará: • Las pólizas de la cuenta filtro,

con sus documentos bancarios

• Las pólizas de la cuenta filtro que no tiene documentos bancarios asociados

Continúa en la siguiente página

Reporte Conciliación Cuenta Bancaria vs Auxiliar contable, Continuación

Configuración, (continúa)

Dependiendo del filtro que selecciones se mostrará información en el apartado de la izquierda (Cuenta bancaria) o el de la derecha (Cuenta contable).

Ubicación Para ejecutar este reporte, ve al menú Reportes submenú Auxiliares y selecciona la opción

Conciliación cuenta bancaria vs auxiliar contable.

Novedades CONTABILIDAD

Contabilización de comprobantes de gastos C492 – 540728, C509 - , C503

Beneficio Ahora desde la ventana de captura de pólizas podrás registrar y clasificar comprobantes

fiscales digitales y a partir de esta información generar los movimientos de la póliza.

Configuración Ahora CONTPAQ i® CONTABILIDAD está preparado para generar los movimientos de

póliza a partir de la información de los XML asociados a ella, de esta forma puedes contabilizar automáticamente los CFD, a partir de una vista previa. Con este módulo podrás generar la póliza a partir de la información contenida en el XML, además de generar su correspondiente control de IVA. Para realizar la contabilización de los comprobantes es necesario realizar lo siguiente:

1. Configurar cuentas de gastos y retenciones


En este nuevo catálogo puedes asociar los conceptos a las cuentas contables para que al momento de desglosar los CFD puedas identificar más fácilmente el concepto. Alimentar y utilizar esta información servirá para clasificar tus comprobantes. Ve al menú Configuración y selecciona la opción Cuentas de gastos y retenciones y en la ventana asigna a cada campo la cuenta contable con la que deseas relacionarlo.

Contabilización de comprobantes de gastos, Continuación

Configuración (continúa)

1. Agregar nombres de impuestos

Al analizar la información del XML, se analizan impuestos locales como Hospedaje, propinas, etcétera, estos impuestos deben estar contenidos en una lista para que CONTPAQ i® CONTABILIDAD pueda mostrar la etiqueta del impuesto que viene en el XML.

Para ello, será necesario que modifiques el archivo ContpaqCuentasImpuestos.properties y agregues las diferentes formas de nombrar los impuestos. Nota: Este archivo se localiza en <C:\Program Files\Compac\Contabilidad> 2. Registrar póliza egresos

Es necesario registrar y guardar, por lo menos, el encabezado de la póliza para que se habilite el botón Comprobantes. Nota: No olvides registrar una póliza de tipo Egresos para utilizar este módulo.

Haz clic en el botón Comprobantes para desplegar la ventana Asociación de documentos. Ahí podrás visualizar los datos de la póliza que se va a crear.

La asociación de los documentos la podrás realizar de dos formas:

• Asociar CFD/CFDI: Haz clic en el botón Asociar CFD/CFDI. Se desplegará la ventana Asociación de CFD que ya conoces. Especifica los filtros para que se desplieguen los comprobantes y asocia el CFD/CFDI deseado. Una vez asociados los comprobantes haz clic en el botón Desglosar CFD/CFDI Al ejecutar esta acción, CONTPAQ i® CONTABILIDAD analiza la información de los XML asociados y sugiere al usuario como quedarían los movimientos de póliza con base en dicha información.

Resultado: Se desglosará en la ventana Asociación de documentos la información del comprobante, mostrando por renglón cada movimiento generado al proveedor.




• Desglose manual: Captura la cuenta afectable y presiona la tecla <Insert> para desplegar la ventana Detalle de Movimiento.

Si lo prefieres haz clic derecho con el ratón sobre el área de movimientos y del menú flotante, selecciona la opción Agregar

Al Guardar los cambios, la información se despliega en la ventana Asociación de documentos.


En la ventana Detalle de Movimiento debes capturar la fecha, serie, folio, UUID, referencia. No olvides los datos del proveedor: RFC y su concepto de IETU. En la tercera sección de la ventana debes especificar la información de los conceptos con sus importes y la cuenta asignada para cada uno.

Observa que en la parte inferior encontrarás un resumen de los importes y conceptos para que tengas una vista rápida de la información.


Configuración (continúa) Una vez que tienes la información de los movimientos de la póliza entonces estarás listo para llevar a cabo la contabilización; para ello basta con hacer clic en el botón Contabilizar. Acepta el mensaje informativo para ver los movimientos de póliza que se crearon satisfactoriamente.

En la ventana Pólizas se despliegan los movimientos generados con la información de los XML que fueron asociados y desglosados.

Concentrar movimientos

Dentro de la ventana Asociación de Movimientos se localiza la casilla “Concentrar movimientos” márcala para concentrar aquellos que manejan cuentas iguales, de esta forma aparecerá un solo movimiento en la póliza. Esta agrupación o concentración de movimientos también puede realizarse por segmentos de negocio y si el movimiento es de cargo o abono.

Proveedores registrados al desglosar CFD/CFDI

Cuando estés desglosando los comprobantes que se van a asociar a la póliza, si el proveedor de dicho comprobante ya existe en el padrón de proveedores de CONTPAQ i® CONTABILIDAD entonces, en la ventana Detalle de Movimiento va a mostrar automáticamente el Concepto de IETU y la cuenta contable, en caso que los tenga asignados. Recuerda: la asociación la podrás realizar desde la ventana Pólizas, botón Almacén digita o bien, desde la ventana Comprobantes.



Consideraciones Cuando trabajes con el módulo Comprobantes, ten en cuenta las siguientes consideraciones:

• Para que este módulo funcione correctamente es necesario contar con las versiones:

o AdminPAQ versión 7.2.1 o posterior o CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.2.1 o posterior

• Si asocias más XML a la póliza después de haber asociado y desglosado unos,

únicamente se van a generar los movimientos de los nuevos registros.

• Si decides desasociar un XML no se va a modificar la información ya registrada de la vista previa.

• Al contabilizar genera los movimientos de la póliza y su respectivo Control de IVA. Si

agregas nuevos comprobantes y ya existen movimientos de póliza estos no sufren modificaciones únicamente generar los movimiento nuevos y su control de IVA.

Bajar y cargar pólizas

Cuando ejecutes los procesos Bajar y Cargar Pólizas también podrás bajar y cargar los comprobantes asociados a la póliza.

Reporte Comprobantes con Póliza C511

Beneficio CONTPAQ i® CONTABILIDAD está preparado para generar información que indique a qué

póliza pertenece un comprobante gracias al reporte Comprobantes con Póliza.

Configuración En esta versión se incluye el reporte Comprobantes con Póliza con el cual podrás conocer

en qué póliza quedó registrado un comprobante que se asoció o se dio de alta a través del módulo Comprobantes.

Este reporte podrás obtenerlo filtrando los registros por fecha del comprobante. La información se filtra por fecha del comprobante fiscal digital, tal como se muestra en la siguiente ventana:

Observa que el reporte despliega un registro por cada movimiento de CFD, mostrando la información del comprobante al que pertenece, la póliza con la cual está asociada dicho CFD y el detalle del movimiento.

Ubicación Para ejecutar este reporte selecciona del menú Reportes submenú Reportes auxiliares,

opción Comprobantes con póliza.

Reportes Resumen de movimientos general para R21 y R54 en Excel® C506

Beneficio Ahora CONTPAQ i® CONTABILIDAD te permite realizar un análisis fiscal de una sola vista,

con sus nuevos reportes Resumen de movimientos generales para las declaraciones R21 y R54.

Configuración Los nuevos reportes Resumen de movimientos generales son reportes multi-hoja donde

podrás visualizar el resumen de los movimientos y en el mismo reporte, el detalle, como la Vista del concepto predefinido o visualizar los conceptos creados por el usuario. Consulta las siguientes imágenes para conocer los filtros que solicita cada reporte:


Reportes Resumen de movimientos general para R21 y R54 en Excel®, Continuación

Ubicación Para ejecutar estos reportes, del menú Reportes submenú Declaraciones de IVA y de IETU,

selecciona las opciones: Resumen de movimientos general para R21 IVA en Excel® y Resumen de movimientos general para R54 IETU en Excel®

R21 para IVA El reporte Resumen de movimientos general para R21 IVA en Excel® contiene dos hojas

de Excel: En la hoja 1, Resumen R21 IVA muestra de forma mensual los conceptos de la declaración R21 con lo que puedes identificar el comportamiento de las principales variables fiscales. Los resultados mostrados en cada renglón corresponden con la información mostrada en el reporte Declaración mes con mes.

La hoja 2, Por tipo para IVA es la representación mensual del reporte Declaración R21 Impuesto al valor Agregado, pero mostrando el detalle de cada uno de los conceptos de IETU (para IVA). Al consultar esta hoja podrás conocer por cada concepto para IVA los movimientos que ha tenido la empresa, considerando todas las tasas de impuestos o alguna en particular.



R21 para IVA (continúa)

R54 IETU El reporte Resumen de movimientos general para R54 IETU en Excel® contiene tres horas

de Excel: En la hoja 1, Resumen R54 IETU muestra de forma mensual lo presentado en las declaraciones.

En la hoja 2, Por tipo para IETU se muestra un análisis de la misma declaración, presentado mes por mes, pero por cada concepto de IETU, con lo que puedes analizar el comportamiento de ellos.



R54 IETU (continúa)

La hoja 3, Por concepto de IETU muestra el análisis de la declaración desde los conceptos de IETU dados de alta por el usuario.

Reportes auxiliares con información de comprobantes C510

Beneficio Ahora los reportes Póliza con formato para contadores y Diarios y pólizas permiten incluir

información de los comprobantes registrados a través del módulo Comprobantes; es decir, filtrar los registros por XML asociado

Configuración En la ventana Redefinir empresa, pestaña 3. Pólizas y su captura se incluye la casilla

“Imprimir póliza con información relacionada” para que las pólizas consideren al momento de imprimir información de los CFD y sus movimientos.

Adicionalmente, en los reportes Póliza con formato para contadores y Diarios y pólizas se agrega el filtro “Imprimir Comprobantes” para que puedas visualizar datos del XML como fecha, serie, folio, UUID, RFC.


Esta casilla aparecerá marcada por omisión, de forma que si deseas imprimir la póliza sin la información relacionada deberás ir a la Redefinición y deshabilitarla.

Reportes auxiliares con información de comprobantes, Continuación


Ubicación Para ejecutar estos reportes selecciona del menú Reportes submenú Reportes auxiliares.

Novedades BANCOS

Módulo Control de Gastos C502, C509, C512

Beneficio Ahora en CONTPAQ i® BANCOS puedes llevar el control de los documentos que se generan

de los procesos de pago de gastos, caja chica y reposición de viáticos; de una manera fácil y ordenada, para después contabilizarlos. Así los comprobantes del gasto forman parte de la póliza generada de la contabilización. Además, por cada comprobante podrás asignar una categoría, la cual se hereda del documento bancario, para que lleves un control de tu operación.

Consideraciones Para que el módulo Control de Gastos funcione de forma correcta es necesario que lleves la

contabilización al día.

Ubicación Ve al menú Control de gastos y selecciona la opción Documentos de gastos.

Configuración Para utilizar el módulo Control de Gastos es necesario realizar lo siguiente: 1. Registrar responsable del gasto

En el catálogo Beneficiarios/Pagadores registra a la persona que se encargará de llevar el control de los gastos. Para lograrlo, asegúrate de marcar la casilla “Responsable de gasto”.


Cuando indicas que el registro hará las veces de responsable de gasto, por omisión también será un Beneficiario/Proveedor. Por ello, la casilla “Beneficiario/Proveedor” está en gris cuando marcas “Responsable de gasto”.

Módulo Control de Gastos, Continuación


Por cada responsable de gasto se podrá referenciar una sola cuenta contable. Esto significa que si hay distintas formas de pago, se deberá registrar un responsable para cada una de esas formas.

Ejemplo: Juan Domínguez es responsable del gasto y se generan egresos tanto en efectivo como con tarjeta de crédito. En este caso, será necesario registrar dos veces en el Catálogo Beneficiarios/Pagadores a Juan Domínguez, primero con una cuenta deudora en efectivo y después con una cuenta contable con tarjeta.

2. Crear la relación de gastos

Ve al menú Control de Gastos y selecciona la opción Documentos de gastos.


Enseguida, en la pestaña 3. Contabilidad asígnale una cuenta contable para que puedas rastrear sus saldos (saber si hay dinero a favor o en contra, según el gasto efectuado). Recuerda: La cuenta contable que asignes a un administrador de gastos no puede repetirse en otro registro.


Configuración (continúa) Es necesario que especifiques la información general del documento que va a concentrar los comprobantes de los gastos efectuados. Para empezar, indica quién es el administrador del gasto. Recuerda que debes seleccionar un dato previamente registrado en el Catálogo Beneficiarios/Pagadores. Enseguida, indica el tipo de gasto. Estos datos solo son informativos y funcionan como una clasificación. CONTPAQ i® BANCOS cuenta con cuatro tipos de gasto por omisión:

Captura el folio que tendrá este documento de gasto. Debes saber que el folio será único y solo estará disponible para la empresa en la cual realices el registro. En el campo “Fecha” especifica el día a partir del cual quieres controlar los gastos realizados. Podrás indicar un concepto y llevar su manejo tal como se hace en las pólizas, así como utilizar una referencia de hasta 20 caracteres.

Para anexar los comprobantes podrás realizar cualquier de las siguientes acciones:

A. Asociar los CFD Utiliza esta opción cuando manejes la interfaz con AdminPAQ y hayas validado los XML recibidos en el Administrador del Almacén Digital. Para asociar los comprobantes realiza lo siguiente: 1. Asociar CFD/CFDI: Primero haz clic en el botón Asociar CFD/CFDI para seleccionar

el(los) comprobante(s) deseados. Observa que después de seleccionarlos se habilita el botón Desglosar CFD/CFDI y Ver CFD.

2. Desglosar CFD/CFDI: Haz clic en el botón Desglosar CFD/CFDI para que se desglose

la información de los comprobantes digitales en el área de movimientos y prepare la información para usarlo posteriormente en CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Nota: Al seleccionar la opción Desglosar CFD/CFDI se marcarán con el modo de captura completa, para asegurar que se asocien los comprobantes al documento (bancario o póliza). Podrás editar los movimientos desplegados si así lo decides.

Ver CFD/CFDI: Esta opción te permite visualizar los XML asociados al control de gastos. Nota: Una vez que asocies y desgloses los CFD o CFDI a un documento de gasto, estos no podrán utilizarse en ningún otro tipo de documento.

B. Capturar los comprobantes

En esta modalidad puedes capturar los comprobantes manualmente, de forma completa o simplificada. Esta acción deberás realizarla cuando no cuentes con AdminPAQ.




Captura completa Captura simplificada

Al utilizar esta forma de captura tendrás información: • Completa del comprobante como NETO, IVA otros

impuestos, otras retenciones, etcétera. • Contable. A cada concepto Neto, IVA, le puedes

asignar una cuenta contable que posteriormente es usada en su contabilización.

• Bancaria. A cada comprobante le puedes asignar una categoría, así al generar el documento bancario, llevas el control de las mismas).

Para utilizar esta forma de captura asegúrate de marcar la casilla “Captura completa”.

Con este tipo de captura solo podrás editar además de la identificación del comprobante, el total y datos bancarios; datos de categorías y subcategorías.

Para utilizar esta modalidad verifica que la casilla “Captura completa” esté deshabilitada – por omisión aparecerá sin marcar, pero asegúrate que así sea- y haz doble clic sobre el área de los movimientos; o presiona la tecla <Insert> para desplegar la ventana Detalle de Movimiento.

Posteriormente, haz doble clic sobre el área de los movimientos o bien, presiona la tecla <Insert> para que se despliegue la ventana Detalle de movimiento. Notarás que algunos datos de los que aquí se capturen no se visualizan en el área de movimientos del Documento de Gasto, pero la información se almacena y podrás visualizarla desde el módulo Comprobantes de pólizas.

Captura completa Captura los datos generales del movimiento como: fecha, serie, folio, UUID, referencia.

Indica los datos del proveedor: RFC y el concepto de IETU al que aplica. Enseguida, captura el detalle del movimiento incluyendo: impuestos, importes, cuentas a afectar, segmentos de negocio. Al finalizar la captura guarda los datos y repite el procedimiento para el resto de los comprobantes que desees integrar.




Captura simplificada

En la captura simplificada únicamente es necesario capturar los datos generales del movimiento como: fecha, serie, folio, UUID, referencia. Los datos del proveedor: RFC; el total del gasto y si lo deseas, la categoría y subcategoría a la que pertenecen.

3. Generar documento (bancario/póliza)

Después de capturar todos los movimientos de gasto debes generar el documento, ya sea bancario o la póliza. Es importante que sepas que No podrás generar ambos. Si optaste por el documento bancario, ya no será posible generar la póliza y viceversa. Para crear el documento bancario haz clic en el botón Documento bancario. El documento que se va a crear, va a depender del tipo de documento de gasto que hayas registrado, así como del saldo. Importante: Después de haber generado el documento (ya sea el bancario o la póliza) el documento de gasto se cerrará y no podrá editarse a menos que se cancele o elimine el documento que se originó.

Según el tipo de documento que desees generar, será el botón a utilizar

Consideraciones Toma en cuenta las siguientes consideraciones:

• Una vez generado el documento bancario o la póliza, según sea el caso, debes

contabilizar el documento para actualizar los saldos. • El documento de gasto no puede borrarse, pero sí los movimientos que lo integran. • Al generar la póliza del documento de gasto o la póliza del documento bancario

proveniente del gasto, se heredan los comprobantes registrados así como los CFD/CFDI asociados siempre y cuando los movimientos hayan sido capturados o desglosados de forma completa.

• Al generar el documento bancario se hereda la vista previa de BANCOS (comprobantes) más no los CFD asociados al documento de gasto.

• Cuando eliminas la póliza también se elimina la relación con el documento.



Apartado Documento bancario

Notarás que el apartado Generar documento bancario no es editable, simplemente es una vista general que muestra datos del documento bancario que se generó desde el Control de Gastos.

Otras funciones Entre otras funciones que podrás realizar desde la ventana Documento de reposición de

gastos está imprimir la información del documento en cuestión. Al hacer clic en el botón Imprimir se desplegará un reporte con todos los movimientos generados; además podrás seleccionar la salida del reporte. En el botón Movimientos Auxiliares podrás ejecutar el reporte Movimientos, Auxiliares del catálogo para que visualices por cuenta la información de los movimientos correspondientes a los 60 días inmediatos anteriores a la fecha del día del Trabajo.

Permisos de usuario

Para que puedas utilizar el módulo Control de gastos deberás tener permisos para trabajar con él. Para ello, activa los permisos para los conceptos de caja chica (crear, ver, modificar, eliminar) así como para los reportes



Permisos de usuario (continúa)

Reportes Los reportes de este módulo podrás ejecutarlos desde el menú Control de gastos.

Reporte Control de gastos


Podrás consultar por responsable del gasto, cuánto se debe a la empresa o al deudor. Recuerda que para obtener información correcta y confiable es necesario realizar la contabilización al día.


Reportes (continúa)

Reporte Control de gastos en Excel

Saldo cero Cuando ejecutes el proceso Saldo cero se eliminará la información de los documentos de

control de gastos que se hayan creado.

Bajar y Cargar Beneficiarios y pagadores

Al Bajar y Cargar beneficiarios y pagadores se guardará la información correspondiente con el responsable del gasto y su cuenta contable.

Consulta por responsable del gasto, cuánto se debe a la empresa o al deudor pero en una vista de Excel®. No olvides que para obtener información correcta y confiable es necesario realizar la contabilización al día.

Transacciones electrónicas para Banco del Bajío C516 – 602098

Beneficio Ahora CONTPAQ i® BANCOS está preparado para realizar transacciones electrónicas con el

Banco del Bajío.

Configuración A partir de esta versión podrás utilizar el archivo para transacciones electrónicas con el Banco

del Bajío. Para lograrlo, ingresa al menú Documentos y selecciona la opción Bajar egresos a archivo de transacciones electrónicas. Especifica los datos como comúnmente lo realizas y en el campo “Configuración de datos” presiona la tecla <F3> y de la lista de Transacciones electrónicas haz clic en la opción BancoBajíoTE.xls

Reorganización menú Reportes C517

Beneficio CONTPAQ i® BANCOS reorganiza el menú Reportes para facilitar la búsqueda y consulta

de información.

Configuración Ahora los reportes de CONTPAQ i® BANCOS están organizados de mejor forma lo que va a

ayudar a localizarlos más fácilmente.

Ubicación Ve al menú Reportes y conoce la nueva organización de los submenús:

A partir de esta versión desaparecen los siguientes submenús: • Posición bancaria • Listados Importante: Esto no significa que los reportes hayan sido eliminados, sino que fueron reubicados en otro submenú para ordenarlos de mejor manera. Los reportes que pertenecían tanto al submenú Posición bancaria como los de Listados ahora forman parte de los Auxiliares. Adicionalmente, el submenú Saldos cambia de nombre a Categorías. El reporte Saldo promedios diarios queda obsoleto para esta versión pero si deseas ejecutarlo podrás encontrarlo en la opción Mis Reportes.

Detalle de reportes

Para conocer el detalle de cómo se reorganizaron los reportes te recomendamos consultar el Listado de Reportes de CONTPAQ i® BANCOS. Ahí encontrarás cuál es el objetivo de cada reporte así como los filtros solicitados y columnas que despliega cada uno.

Mejoras al módulo Categorías C498

Beneficio El módulo Categorías de CONTPAQ i® BANCOS se rediseña para que su uso y

funcionalidad sean más fáciles.

Configuración El rediseño al módulo Categorías se compone de dos puntos principales:.

1. Catálogo Categorías El catálogo cuenta con una etiqueta que permite identificar el nivel de la categoría, es decir, para especificar si el registro es una categoría o una subcategoría Como en este caso , la Categoría1 es considerada como la categoría Padre o agrupador del resto. Y con la nueva etiqueta puedes identificar su nivel.

En este otro ejemplo, la Categoría4 depende de la Categoría1 por ello se convierte en una subcategoría

(hija)


Mejoras al módulo Categorías, Continuación

Configuración (continúa) 2. Reportes

Esta versión incluye dos nuevos reportes

• Movimientos de categorías en documentos bancarios Este reporte muestra un listado de documentos bancarios que incluyen categorías. Cuenta con dos formatos de salida:


Salida a Pantalla Muestra de manera agrupada categorías con movimientos bancarios, subcategorías con documentos bancarios o ambas, dependiendo del filtro seleccionado. Además, calcula los totales generales de los importes asociados a las categorías de los grupos de categorías y subcategorías. Salida en Excel® Muestra la información en Excel® lo que permite explotar más los datos ya que puedes utilizar tablas dinámicas, así como obtener totales globales.

Mejoras al módulo Categorías, Continuación

Configuración (continúa) • Análisis de presupuestos por subcategorías en Excel®

Con este reporte podrás realizar un análisis del presupuesto ejercido y por ejercer de las subcategorías seleccionadas; así como un comparativo entre las operaciones del último periodo seleccionado contra las operaciones acumuladas del rango de periodos seleccionados. Podrás analizar hasta dos (2) ejercicios. Por ejemplo, de enero 2011 a diciembre 2012. El reporte calcula el presupuesto del último periodo seleccionado y lo compara contra lo gastado en dicho periodo; posteriormente realiza el análisis del presupuesto acumulado, de los periodos seleccionados, contra el gasto acumulado.

El reporte únicamente tiene salida a Excel.

Si marcas la casilla “Incluir documentos proyectados” el reporte te informará de lo que falta por afectar, incluyendo los cálculos para el análisis.

Reportes Auxiliar de bancos y Auxiliar por cuenta agrupadora C505

Beneficio Ahora es más fácil consultar información de tu empresa ya que los reportes Auxiliar Bancos

y Estado de cuenta se estandarizan para ofrecerte una consulta más acertada.

Configuración Se realizaron algunas modificaciones a los siguientes reportes:

Submenú Reporte anterior a la versión 6.0.0. Reporte versión 6.0.0

Estado de cuenta

• Estado de cuenta (saldo en bancos) • Estado de cuenta por cuenta agrupadora

(saldo en bancos)

Se modifica la forma de presentar la información y muestra únicamente los movimientos conciliados.

Auxiliares • Auxiliar de bancos • Auxiliar por cuenta agrupadora

• Auxiliar de bancos (antes Estado de cuenta – saldos contables)

• Auxiliar por cuenta agrupadora

(antes Estado de cuenta por cuenta agrupadora-saldos contables) *

* Entre la información que presenta están además de los documentos conciliados, los documentos en tránsito.

Conciliación • Estado de cuenta bancario

• Estado de cuenta bancario importado por el usuario (antes Estado de cuenta bancario)

• Conciliación bancaria (reporte nuevo)

Ubicación Para consultar estos reportes ve al menú Reportes y selecciona el submenú Estado de

cuenta, submenú Auxiliares y submenú Conciliación.

Más información Para conocer más información sobre estos reportes, consulta el Listado de Reportes.

Ingresos no identificados en Calendario financiero C504

Beneficio Ahora es más fácil identificar aquellos ingresos que fueron registrados al Portador, con la

nueva vista del Calendario Financiero.

Configuración El Calendario Financiero cuenta con una nueva vista donde se filtran exclusivamente

aquellos ingresos o ingresos no depositados cuyo beneficiario es Al portador. .

Al hacer doble clic sobre el registro se habilita la ventana del documento bancario. Observa que el cursor se coloca en el campo “Pagador” para que selecciones el beneficiario/pagador que corresponda.

Ubicación Para ingresar ve al menú Documentos y haz clic en la opción Calendario Financiero; o si lo

prefieres presiona las teclas <Ctrl+C> desde la ventana principal de CONTPAQ i® BANCOS.

Conciliación bancaria diaria C491, C490

Beneficio Ahora, el proceso para llevar a cabo la conciliación bancaria es más ágil y práctica para el

usuario, ya que puede realizarse diariamente sin necesidad de cargar un estado de cuenta.

Configuración Con la conciliación bancaria diaria podrás llevar un mejor control de tu información ya que

podrás registrar en CONTPAQ i® BANCOS los movimientos del estado de cuenta y conciliar diariamente dichos movimientos para tener siempre saldos reales. Para comenzar a registrar la conciliación diaria indica la cuenta bancaria de la que se trata. El campo “Fecha inicial” indica el último cierre de conciliación que se haya efectuado. “Fecha de corte” mostrará la fecha ya guardada de alguna conciliación pendiente que tenga dicha cuenta, en caso contrario, muestra la misma fecha del sistema.

En el apartado Resumen movimientos CONTPAQ i® BANCOS se muestra información del saldo de la cuenta después del último cierre de conciliación; número total de egresos e ingresos y la suma de sus importes; así como el saldo final que corresponde al número total de documentos y el importe equivalente

En el apartado Resumen movimientos estado de cuenta muestra el saldo final de la cuenta después del último cierre de conciliación; el número de egresos e ingresos conciliados y sus respectivos importes; en el saldo final reporta el número total de documentos y el importe equivalente.

Además, podrás conocer la diferencia que existe entre el saldo de los documentos conciliados y los pendientes por conciliar.


Conciliación bancaria diaria, Continuación


Detalle de documentos En este apartado se capturan manualmente y visualizan los documentos bancarios con los movimientos que aparecen en el estado de cuenta. Agregar documentos Para agregar los documentos realiza cualquiera de la siguientes acciones: • Presiona la tecla <Insert> y del menú flotante selecciona Agregar documento • Haz clic en el botón Agregar documento • Haz clic derecho con el ratón y del menú flotante selecciona la opción Agregar

documento. Al agregar un documento debes especificar de qué tipo será: Cheque, Depósito, Egreso o Ingreso.

Según la opción seleccionada será la ventana del documento que se despliegue. Nota: Cuando generas un documento bancario desde este módulo, éste tendrá estatus conciliado. Una vez que tienes documentos capturados podrás filtrarlos por: conciliados, pendientes por conciliar y todos.

Conciliar documentos Una vez capturados los documentos, el siguiente paso consiste es conciliarlos. Para lograrlo, realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona el renglón deseado y presiona la barra espaciadora

• Haz doble clic sobre el registro Resultado: El renglón se marcará con color verde para indicar que ya fue conciliado y en la columna Conciliado aparecerá la leyenda Sí. Nota: Cuando desees conciliar todos los documentos -con estatus “No conciliado”- en un solo paso, bastará con hacer clic en el botón Conciliar todos.

Guardar la conciliación Al hacer clic en el botón Guardar se guarda la conciliación activa pero como “Pendiente”. Esto significa que puedes agregar documentos y hacer modificaciones a los ya agregados. Nota: La conciliación no puede eliminarse pero sí puedes borrar los documentos no conciliados, desde la ventana del propio documento. Cerrar conciliación Para finalizar, haz clic en el botón Cerrar conciliación para que se efectúe el cierre. Es importante que sepas que si la conciliación activa cuenta con movimientos del estado de cuenta relacionados no podrá realizarse el cierre. Recomendación: Realiza este proceso desde el Cierre de conciliación.

Reporte Podrás consultar, a manera de reporte, la conciliación en la que estás trabajando. Para lograrlo, haz clic en el botón Reporte.


Conciliación bancaria diaria, Continuación

Estado de cuenta bancario importado por el usuario

El reporte Estado de Cuenta Bancario importado por el usuario ahora te permite buscar por fecha de corte o por número de conciliación a la que pertenece el estado de cuenta.

Mejoras CONTABILIDAD - BANCOS

CDF/CFDI Folio - Caso D7028 y otros… En esta versión al importar los XML que contienen Complemento a terceros y Leyendas

fiscales son reconocidos por el almacén digital por lo que el sello del comprobante es considerado como válido. Se modificaron los esquemas de AdminPAQ para que funcionen en CONTPAQ i® CONTABILIDAD y se incluyen dichos esquemas a CONTPAQ i® BANCOS. Otros casos: D7052

Pólizas Folio - Caso C503 El campo “Referencia” de la ventana Movimientos de póliza modifica su longitud por lo que

ahora admite hasta 20 caracteres. En versiones anteriores permitía capturar solo hasta 10 caracteres.

Mejoras CONTABILIDAD

Búsqueda incremental Folio - Caso D6937 Ahora cuando en la ventana Redefinir empresa habilites en la pestaña 3. Pólizas y su

captura la casilla “Usa búsqueda incremental para cuentas” y en la póliza utilices las búsqueda incremental, al seleccionar la cuenta deseada ésta se conservará correctamente.

Control de IVA Folio - Caso D6934 y otros… Al dejar abierta una póliza de la cual se generó control de IVA, si la consultas desde otro

módulo e intentas modificar información de ella, no se te permitirá hacer modificaciones para evitar inconsistencias. Anteriormente si desplegabas la ventana de Control o Causación de IVA desde el Calendario Financiero, mientas que la póliza estuviera abierta, era posible editar la información de Control de IVA aunque la póliza estuviese siendo utilizada por otro usuario. Otros casos: D7038

D7128 - 646238 En esta versión cuando captures y guardes una póliza de egresos, al crear el movimiento de Control de IVA valida el concepto de IETU y el proveedor para determinar si el movimiento causa IVA o no.

Pólizas / Prepólizas Folio - Caso D6992 - 631395 Se realizaron mejoras a la búsqueda incremental de las cuentas contables dentro de los

movimientos de la póliza de forma que si capturas parte de la cuenta, la búsqueda incremental se realiza efectivamente. En versiones anteriores era necesario navegar a través de las páginas para que la vista se refrescara y mostrara los datos.

D7013 - 629854 Ahora cuando ejecutes la utilería Verificación de pólizas, CONTPAQ i® CONTABILIDAD va a considerar el número de decimales de la moneda base para que coincidan los importes de los totales de la póliza con los movimientos después de ejecutar dicha utilería.

Reportes Folio - Caso D7091 - 636383 Ahora cuando ejecutes el reporte Auxiliar de Impuestos en Excel® y las pólizas provengan de

CONTPAQ i® BANCOS, CONTPAQ i® CONTABILIDAD va a validar el contenido del concepto del documento bancario y si existen caracteres especiales como salto de línea (caracter = 10) ó retorno de carro (caracter = 13) entre caracteres, sustituirá dichos caracteres por espacios en blanco. Con esto ya no se presentará el mensaje ERROR WS. RANGE ("A100:AC100").VALUE 14/06/2012"|"EG767 BTEMN"|12|PAGO DE FACTURAS: ERROR 10682,1069 como solía hacerlo en versiones anteriores con las condiciones especificadas. Para ejecutarlo ve al menú Reportes Submenú Declaraciones de IVA y de IETU y selecciona la opción Auxiliar de Impuestos en Excel®

Mejoras BANCOS

Categorías Folio - Caso C519 – 632100 y otros…

A partir de esta versión es posible modificar la categoría de aquellos documentos que fueron generados por un traspaso. De esta forma en los ingresos e ingresos no depositados que provengan de un traspaso ya podrás editarle dicha información. Otros casos: C469 - 527305

CFD/CFDI Folio - Caso D7029 - 645455 y otros…

Para timbrar pagos electrónicos de forma exitosa en esta versión CONTPAQ i® BANCOS busca en la ruta de instalación del sistema comercial la librería RuntimeAPI.dll Anteriormente al crear un ingreso, pagar la factura electrónica e ingresar al pago y timbrar el documento se mostraba el mensaje El número de serie no es válido, el documento queda como timbrado pendiente. Esto sucedía debido a que existía incompatibilidad entre las librerías. Otros casos: D7025 - 637063

Reportes Folio - Caso D6948 y otros… Se realizaron diferentes mejoras a los reportes del submenú Saldos

Ve al menú Reportes, submenú Saldos y selecciona la opción Comparativo por categoría por año. Adicionalmente, se modificó la columna donde se detalla el nombre de las subcategorías para que ya no aparezca el punto que mostraba al inicio del nombre. Otros casos: D6947 D6946

Usuarios Folio - Caso D7030 – 637785 y otros…

Se agregó un parámetro a los permisos de usuario para verificar si el usuario está trabajando con CONTPAQ i® BANCOS para que revise el permiso sobre la póliza y el proceso de control o causación de IVA. Todo esto porque ocurría que un usuario al elaborar el Control de IVA y guardar la asociación del control de IVA mostraba una inconsistencia indicando que no tenía permisos para modificar la asociación de proveedores, cuando los permisos sí habían sido otorgados. Otros casos: D6651

L.I. Gloria Violeta González Vargas

Líder de producto CONTPAQ i® CONTABILIDAD- BANCOS

L.C.C. Silvia Marcela Santoyo Nuño

HERRAMIENTAS DE CONOCIMIENTO

20 diciembre 2012

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http://inws.compac.com.mx/q4/perception.dll

carta técnica versión 6.0 -...

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