carta envío informe de gestión periodo 1-2020 departamento
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034-
Medellín, 1 de julio 2020 61147
Padre
CARLOS ENRIQUE CARDONA QUICENO
Rector General
Universidad Católica Luis Amigó
Medellín
Asunto: informe de gestión 1-2020
Reciba un cordial saludo.
Envío informe de gestión del Departamento de Gestión Humana con sus tres
áreas, correspondiente al periodo 1-2020.
Agradezco su atención,
MARIANA YEPES BUSTAMANTE
Jefa
Departamento de Gestión Humana
Anexo: lo enunciado
Copia: Francisco Javier Acosta Gómez, Secretario General.
Lisbeth C.
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UNIVERSIDAD CATÓLICA LUIS AMIGÓ
61147
INFORME DE GESTIÓN SEMESTRAL
AÑO 2020
MEDELLÍN
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Tabla de contenido
1. ACCIONES ANTES Y DURANTE EL TRABAJO EN CASA ................................ 5
1.1. Medidas para la prevención y contención del COVID-19 del 2 al 13 de
marzo de 2020. ........................................................................................................ 5
1.1.1. Medidas sanitarias: ........................................................................................... 5
1.2. Medidas para evitar la propagación del COVID-19 del 16 de marzo a la
actualidad ................................................................................................................ 5
1.3. Medidas para prevenir el riesgo psicosocial .................................................... 6
1.4. Medidas para prevenir el riesgo físico y ergonómico .................................... 7
1.5. Creación, socialización e implementación del Protocolo de Bioseguridad
de la Institución. ..................................................................................................... 7
1.6. Estrategias de bienestar laboral de los empleados ........................................ 7
2. PROCESOS DE SELECCIÓN ................................................................................ 10
2.1. Buenas prácticas .................................................................................................. 10
2.2. Docentes vinculados al 2020-01........................................................................ 11
2.3. Idoneidad del Personal Directivo ...................................................................... 13
3. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO .......................................................................... 14
3.1. Logros generales ................................................................................................. 14
3.2. Indicadores ............................................................................................................ 15
4. APOYO PARA DOCTORADO ................................................................................ 16
5. SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................................. 17
6. ÁREAS DE RELACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIAL ................. 18
6.1. Programa de preparación para el retiro laboral ............................................. 18
6.2. Actividades realizadas durante el primer semestre del año 2020 .............. 19
6.2.1. Conciliación en derecho ................................................................................ 19
6.2.2. Apoyo jurídico en la revisión de asuntos de índole legal y contractual.
............................................................................................................................. 19
6.2.3. Procesos y procedimientos ........................................................................... 19
6.2.4. Tramites acciones judiciales ......................................................................... 21
6.2.5. Capacitación ..................................................................................................... 21
6.2.6. Revisión proceso créditos ............................................................................. 21
6.2.7. Necesidades jurídicas y legales a partir de la emergencia Sanitaria por
el COVID-19 ....................................................................................................... 21
6.2.8. Quejas docente ante instancias administrativas ...................................... 22
6.2.9. Solicitudes ........................................................................................................ 23
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6.2.10. Asistencia Jurídica en la revisión de asuntos propios del área ...... 23
7. RETOS DEL DEPARTAMENTO ............................................................................ 24
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INFORME DE GESTIÓN 1-2020
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN HUAMANA
El Departamento de Gestión Humana de la Universidad Católica Luis Amigó desde
su conformación en el año 2010, propicia el desarrollo del talento humano y las
competencias humanas en el contexto social del trabajo, a través de los procesos
de selección, contratación, inducción, capacitación, evaluación y conciliación; que
adelanta con los empleados del cuerpo docente y administrativo de la Institución.
Durante los últimos cuatro años de gestión, el Departamento ha logrado consolidar
y fortalecer su materia prima: la confianza de los empleados, en respuesta a dicha
confianza, los integrantes de la unidad enmarcan sus actuaciones en la ética, el
servicio y la imparcialidad, de forma responsable en favor de los empleados y de la
Institución.
La cercanía con lo empleados no nubla la objetividad, al contrario, favorece la
empatía y permite exigirle a los directivos, administrativos y docentes con mayor
rigor que sus actuaciones sean favorecedoras de la relación laboral.
Como Departamento y bajo el liderazgo de la Rectoría General, somos conscientes
de la complejidad y riqueza humana, creemos que las personas no son recursos
sino talentos y capacidades, creemos que más que gestionar lo humano, nuestro
reto es liderar y acompañar lo humano en el cumplimiento de nuestra misión
Institucional, por ello, nos hemos propuesto que cada acto, proceso y decisión
Institucional que se toma, propenda por el fortalecimiento de un clima laboral basado
en el buen trato, sin embargo, somos conscientes de que esta búsqueda es una
constante, sensatos también, frente al largo camino que falta por recorrer (sin
desconocer el terreno ganado), pero sobretodo, conocedores y convencidos de que
esta labor es colectiva, que no es responsabilidad de una unidad o de una persona
y que será al interior de las unidades administrativas y de cada uno de los programas
académicos quienes, a través de su micro-clima, sus prácticas cotidianas y su
liderazgo, darán forma, sentido y congruencia a lo aquí planteado.
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1. ACCIONES ANTES Y DURANTE EL TRABAJO EN CASA
1.1. Medidas para la prevención y contención del COVID-19 del 2 al 13 de
marzo de 2020.
1.1.1. Medidas sanitarias:
· Con el apoyo de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Publicas se
desarrollaron campañas relacionadas con el virus: cuidado, prevención, mitos y
medidas de higiene.
· Con el apoyo del Departamneto de Servicios Generales se veló por la
disposición de forma permanente de agua y jabón en los baños.
· Se instalaron dispensadores antibacteriales en lugares de atención al usuario
como: Portería, Recepción, Bienestar Institucional, Administración de
Documentos, Almacén, Registro, Biblioteca, Tesorería, Facultades y
Comunicaciones.
· Con aprobación de la rectoría general se suspendieron las actividades
presenciales académicas, culturales, deportivas y administrativas que
implicaban la congregación de más de 50 personas.
· Se reforzaron las medidas de limpieza de la infraestructura de la Institución con
el personal de Servicios Generales, el cual fue capacitado y dotado con los
elementos para el aseo y desinfección necesarios.
Otras acciones
· Se cancelaron los traslados internacionales Institucionales (entrantes y
salientes) de estudiantes, empleados y visitantes.
· Se informó a toda la comunidad las rutas de atención en caso de que
presentaran síntomas como tos, fiebre y malestar general, debian permanecer
en casa y reportar a las líneas dispuestas por el Ministerio de Salud: 123 o
3218533928, para que se les orientara adecuadamente.
Evidencia: ver comunicado N.01 enviado a toda la comunidad
1.2. Medidas para evitar la propagación del COVID-19 del 16 de marzo a la
actualidad.
A partir del lunes 16 de marzo de 2020 la Universidad adoptó la medida de “trabajo
desde casa” avalada por el Ministerio del Trabajo, esta medida gradual de enviar a
los empleados para su casa comenzó priorizando la población más vulnerable como
mujeres en estado embarazo, madres cabeza de familia que por la suspensión
escolar se complejiza el cuidado de sus hijos, adultos mayores y empleados con
condiciones de salud especiales.
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Al jueves 19 de marzo la totalidad de empleados administrativos y docentes de todo
el país, ya se encontraba laborando desde sus hogares.
1.3. Medidas para prevenir el riesgo psicosocial.
En articulación con la Dirección de Bienestar Institucional y la ARL Colmena se han
realizado capacitaciones quincenales dirigidas por la Psicóloga Claudia Patricia
Lopera con el propósito de prevenir el riesgo psicosocial en los empleados, estos
encuentros virtuales han contado con la participación de 210 empleados y se han
realizado en las siguientes fechas:
Guía para el manejo de la ansiedad en
situaciones de alta tensión
Viernes 3 de abril de 2020
Pautas para la sana convivencia en el
hogar
Viernes 17 de abril de 2020
Como afrontar la cuaentena en soledad
y retorno al trabajo
Miércoles 29 de abril de 2020
Otras acciones:
Acompañamiento permanente a los empleados que han manifestado algún tipo
de inconveniente ya sea a nivel de cumplimiento de responsabilidades,
intensificación del trabajo o afectación emocional.
Remisión a asesoría psicológica gratuita para administrativos y docentes que
requieran un acompañamiento más focalizado y continuo, esta estrategia se ha
brindado con apoyo de la Dirección de Bienestar Institucional.
Encuesta para monitorear el estado de salud emocional de los empleados
durante el trabajo en casa y detectar casos de alerta que ameriten mayor
acompañamiento.
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1.4. Medidas para prevenir el riesgo físico y ergonómico
Durante la contingencia se ha impactado a la comunidad amigoniana, enviando
información de trabajo seguro en casa, así como, con las pausas activas virtuales
dirigidas por un Fisioterapeuta, tres veces por semana.
Se realizó y difundió una encuesta para conocer y monitorear el estado de salud
física de los empleados en todo el país y se han realizado las siguientes
capacitaciones lideradas por médico y ergónomo, respectivamente:
Mitos y Realidades cerca del Covid -19
Jueves 14 de mayo de 2020
Ergonomía en casa
viernes 5 de junio de 2020
1.5. Creación, socialización e implementación del Protocolo de Bioseguridad
de la Institución.
La Universidad Católica Luis Amigo, comprometida y responsable frente a la
situación de riesgo biológico por la presencia del COVID-19, y en el marco del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, ha definido diversas
estrategias para efectuar el retorno seguro al trabajo, para que se pueda prevenir,
contener y mitigar el riesgo de contagio del COVID-19, atendiendo a los protocolos
y medidas de prevención definidas por el Gobierno Nacional.
1.6. Estrategias de bienestar laboral de los empleados.
El Departamento de Gestión Humana, la Dirección de Bienestar Institucional y en
su línea de mando directa, la Rectoría General: buscan, analizan y gestionan las
estrategias, mecanismos y beneficios que favorecen el clima, la cultura
organizacional y sobretodo que promueven el desarrollo de los Amigonianos, en el
marco de los análisis y posibilidades presupuestales de la Universidad.
Por ello, estas tres unidades están trabajando en la creación de un “programa de
bienestar laboral” como un primer ejercicio donde se agrupan las acciones y
condiciones que la Institución ofrece para promover y preservar el bienestar de los
empleados administrativos y docentes. El programa tendrá los siguientes cuatro
ejes:
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Laboral
· Salario
· Estímulos económicos
· Horario
· Descansos del personal
· Promoción de Empleados y Vinculación de Graduados
· Igualdad de Condiciones Salariales entre Hombres y Mujeres-Igualdad de
Posibilidades de Vinculación y Ascenso
· Asesoría Jurídica
· Programa de pre-pensionados y pensionados
Educación
· Pregrado
· Especialización
· Maestría
· Doctorado
· Formación continua
· Cursos de capacitación interna
Salud
· Régimen y pago de incapacidades laborales.
· Subsidio económico de enfermedad
· Póliza de Salud Colectiva (Medicina Prepagada).
· Seguro de vida
· Servicio médico
· Convenios con empresas de salud
· Jornada de salud
· Salud mental
· Evaluación e intervención.
· Asesoría psicológica
· Recursos y mecanismos para la resolución armónica de los conflictos.
Bienestar
· Sala amiga de la familia lactante
· Pausas activas
· Día de la familia
· Pastoral y capellanía
· Recreación y deporte
· Cultura y arte.
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De forma articulada, las unidades nombradas analizan la cantidad de empleados
que hacen uso de los beneficios, así mismo, están interesados en escuchar y
estudiar propuestas, sugerencias y referentes de estímulos en temas de ahorro,
transporte, alimentación, convenios con establecimientos deportivos, de cultura o
arte de la ciudad, espacios de descanso o creatividad al interior de las empresas
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2. PROCESOS DE SELECCIÓN
2.1. Buenas prácticas
En primer lugar, es oportuno nombrar que la Institución cumple cabalmente con las
normas que regulan la contratación, de manera específica en los términos de la
legislación vigente:
Código Sustantivo del Trabajo (artículos 101 y 102, 45), Ley 100 de 1993 artículo
284, Ley 30 de 1992 artículo 106, Sentencia de la Corte Constitucional C-517 de
1999, Código de Derecho Canónico (cánones 815, 810, 812), entre otros.
Dicho esto, se comparten tres buenas prácticas que el Departamento de Gestión
Humana ha fortalecido en sus procesos de selección para atraer y conservar los
mejores perfiles:
· La Universidad Católica Luis Amigó, cree en el talento humano que forma y
es consciente que además de la estabilidad económica y laboral, la filiación y el
reconocimiento, el ser humano busca constantemente su desarrollo y en muchos
casos, ese desarrollo está ligado a la promoción o ascenso, por esta razón,
desde los procesos de selección se viene adelantando una práctica motivante y
sana, “mirar hacia adentro” esto consiste en que la primera alternativa ante la
vacante de un cargo será analizar cuáles son los empleados que cuentan con la
formación, experiencia y capacidades para asumirlo, y que a través de un
proceso de selección desde el mérito y la transparencia puedan ser evaluados y
demostrar que cumplen con el perfil de cargo. No significa este aspecto que la
Universidad adquiera la obligación de ascender a los empleados administrativos
que se forman en pregrado o posgrado, dado que este aspecto no solo depende
del título que se adquiera, depende también de la posibilidad que se genere a
nivel institucional, especificidades del cargo y perfil integral del empleado.
· Se parte de la premisa de que la igualdad de condiciones laborales para
hombres y mujeres es un derecho, sin embargo, resulta necesario reconocer
que en las prácticas organizacionales dicho derecho puede ser desvirtuado o
vulnerado, la Universidad Católica Luis Amigó a través de su código de buen
gobierno, artículo cuadragésimo segundo, parágrafo 7, ha declarado que los
procesos de selección y contratación propenderán por disminuir las brechas de
inequidad de género, desigualdad social y cualquier expresión de discriminación.
Con este contexto, se manifiesta a la comunidad en general que la selección,
vinculación, remuneración y posibilidades de ascenso o promoción de nuestra
Institución no están determinadas o sesgadas por el sexo, estarán determinadas
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por las competencias, desempeño, perfil y responsabilidades de mujeres y
hombres en igualdad de condiciones.
Con relación a la contratación de personas con capacidades diversas, la
Universidad viene adelantando las adecuaciones físicas y culturales, necesarias
para poder garantizar que las vinculaciones actuales y futuras se den en
condiciones de acceso, participación, movilidad y dignidad, en este sentido se
reconoce el arduo trabajo que la Coordinación de Permanencia con Calidad y el
Comité de Inclusión de la Institución, han emprendido al respecto.
· Con el propósito de aportar mayor rigor y objetividad a los procesos de
selección, el Departamento de Gestión Humana de la Universidad, realiza desde
hace 3 años una labor conjunta con el Laboratorio del Programa de Psicología,
esta última unidad a través de su Profesional y Coordinadora realizan las
pruebas psicológicas a los candidatos y presentan los informes al Departamento
de Gestión Humana.
Dichas pruebas cuentan con los indices de confiabilidad y validez necesarios
para evaluar las competencias, personalidad o manejo del estrés de los
candidatos, para los fines exclusivos de los procesos de selección, dado que
quienes realizan los informes no tienen interacción alguna con los aspirantes, la
objetividad y transparencia de los resultados esta garantizada.
Este trabajo articulado es de gran valor en la ardua labor de atraer el talento
humano idóneo y competente para cada perfil de cargo.
2.2. Docentes vinculados al 2020-01.
La Institución cerró el semestre 2020-01 con 1031 docentes vinculados, el 67% de
los docentes cuentan con un nivel de formación igual o superior a maestría y el 48%
cuenta con contrato de tiempo completo, ambos porcentajes han incrementado
significativamente en los últimos seis años, como se puede observar en las gráficas
que nos aporta la Dirección de Planeación, con el número de docentes por
dedicación y formación del año 2014 al 2019, este incremento ha sido posible
gracias a los esfuerzos de la Vicerrectoría Académica y la Rectoría General, esta
última unidad en sinergia con el Departamento de Gestión Humana han otorgado
en los últimos cuatro años, un total de 136 descuentos del 40% para que docentes
y administrativos puedan realizar sus estudios de maestría dentro de la oferta
académica que ofrece la Institución. Así mismo, han aplicado con rigor la exigencia
del nivel de formación, mínimo en maestría, desde sus procesos de selección para
aspirantes a ser docentes de la Universidad, superando el porcentaje exigido por el
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Plan de Desarrollo 2012-2022 del 50% de docentes magister del total de profesores
vinculados de la Institución:
DOCENTES POR DEDICACIÓN
(GRÁFICA APORTADA POR LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN)
DOCENTES POR NIVEL DE FORMACIÓN
(GRÁFICA APORTADA POR LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN)
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2.3. Idoneidad del Personal Directivo
En conformidad con el Plan de Acción Institucional 2017-2020, el cual plantea en su
numeral 1.1.1. directivos y docentes con funciones de dirección y/o coordinación
con experiencia administrativa y docente en educación superior, se destacan los
procesos de selección realizados y los perfiles directivos vinculados en el periodo
comprendido de diciembre de 2018 a junio de 2020, así:
Marlon David García Jiménez- Coordinador del Departamento de Formación
Pedagogía e innovación Didáctica.
Carolina Hidalgo Restrepo- Coordinadora de Extensión en el Centro Regional
Manizales.
Ana María Vanegas Urrego- Directora de Planeación.
Francis Jazmín Granada Giraldo- Directora de Bienestar Institucional.
Catalina Clavijo Urrea- Coordinadora de las áreas de Relaciones Laborales y
Seguridad Social.
Magdalena Trujillo Arango- Coordinadora de Graduados y Promoción
Empresarial.
Juan Esteban Aguirre Espinosa- Decano(E) de la Facultad de Derecho y
Ciencias Políticas.
María Elena Gómez Gómez- Directora (E) del Consultorio Jurídico.
Stella Mateus Martín - Directora (E) del Centro Regional Bogotá.
Santiago Hernández Trejos – Jefe de la Oficina de Cooperación Institucional y
Relaciones Internacionales.
Alexander Rodríguez Bustamante - Director de la Escuela de Posgrados.
Los directivos enunciados, así como, los docentes que han asumido funciones de
coordinación de programas de pregrado o posgrados, tienen en común haber
superado procesos de selección rigurosos y objetivos en los términos del Código de
Buen Gobierno y Trasparencia de la Institución y contar con la formación y
experiencia en educación superior requerida para el cumplimiento cabal del perfil
del cargo. Con estos procesos de selección la Rectoría General ha suplido
oportunamente los cargos directivos vacantes para favorecer el desarrollo de los
procesos y de la institución.
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3. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
3.1. Logros generales
El Departamento de Gestión Humana no concibe la evaluación de desempeño como
un fin en si misma, sino como un medio para fortalecer el desempeño de los
empleados y los planes de capacitación de la Institución, así como, una oportunidad
para robustecer la objetividad y acompañamiento de los lideres hacia sus equipos
de trabajo.
En este sentido, la comunidad en general conoce que en el año 2016 y con el apoyo
del Departamento de Ciencias Básicas se realizó una validación estadística a los
instrumentos de evaluación docente para garantizar su confiabilidad y validez, en el
mismo año el proceso se sistematizo en su totalidad para los tres actores que
participan de la misma: docentes, estudiantes y directivos académicos, permitiendo
así, que todos los profesores puedan contar con su respectiva evaluación de
desempeño y con los mecanismos para manifestar eventuales inconformidades
frente a las valoraciones obtenidas: recurso de reposición.
Sin embargo, el logro más significativo de la Institución entorno a la evaluación de
desempeño se ha dado a nivel de cultura organizacional. Cada vez los resultados
de la evaluación son más coherentes con la realidad del desempeño de los
empleados y los lideres han demostrado mayor apropiación, rigurosidad y
cumplimiento de este proceso.
La estrategias que como Departamento se lideran para la mejora de los procesos
de evaluación deben estar orientadas a:
· Sistematizar la evaluación del personal administrativo, para optimizar el
proceso y reducir el riesgo de omisiones o distorsiones en la información.
· Involucrar otros actores, además del líder, en el proceso de evaluación de
administrativos, tales como, clientes, compañeros del equipo y la
autoevaluación, esto con el propósito de fortalecer el proceso y otorgarle una
visión más integral.
· Sensibilizar y acompañar a los lideres para que realicen procesos cada vez
objetivos, libres de sesgos, basados en eventos o situaciones concretas y en pro
de la mejora de las personas y de los procesos.
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· Acompañar a los lideres para que propongan planes de mejoramiento
retadores pero medibles para sus empleados y que garanticen el seguimiento
de los mismos.
· Fortalecer la cultura de la realimentación constante y de la actitud autocrítica
en todos los empleados.
· Constituir los resultados de las evaluaciones de desempeño en insumos
fundamentales de los planes de capacitación.
3.2. Indicadores
Los empleados de planta tendrán claros los procesos de mejoramiento de su
desempeño (Plan de Acción Institucional 2017-2020).
Este indicador actualmente se encuentra en un nivel de cumplimiento del 96% dado
que la totalidad de docentes vinculados han sido evaluados, sin embargo, de 255
empleados administrativos vinculados a nivel país a la fecha 205 han sido
debidamente evaluados contando con claridad sobre los procesos de mejoramiento
necesarios con respecto a su desempeño.
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4. APOYO PARA DOCTORADO
Actualmente la Universidad cuenta con 66 docentes con formación en doctorado,
titulados y reconocidos en Colombia por el MEN; con el propósito de incrementar el
número de docentes vinculados con este nivel de formación, aportar a la producción
investigativa de la Institución, favorecer el desarrollo de los tres doctorados que
actualmente ofrecemos e impactar positivamente los proyectos académicos de
quienes aspiran a realizar un doctorado; la institución ofrece un crédito condonable
de 53 SMMLV.
En el año 2017 se benefició 1 empleado, año 2018 se beneficiaron 2 empleados,
año 2019 se beneficiaron 7 empleados y en la primera convocatoria del año 2020
se han beneficiado 5 empleados; es evidente el esfuerzo y gestión Institucional
porque, cada vez más docentes, puedan acceder a este beneficio y fortalecer su
formación académica; por esta razón, en el año 2019 se actualizó la Resolución
Rectoral que regula el otorgamiento de estos créditos, renovando el monto a
conceder y abriendo la posibilidad para que el personal administrativo también
pueda beneficiarse de este estimulo.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
2017 2018 2019 2020
# PERSONAS BENEFICIADAS
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5. SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo ha logrado gran
posicionamiento en los últimos tres años de gestión, a continuación se describen 3
de sus logros más representativos, en los cuales cabe destacar también el
acompañamiento brindado por la Arl Colmena y la gestión realizada de capacitación,
asesoría y acompañamiento a toda la comunidad antes y durante el trabajo en casa
en el marco de la crisis sanitaria por COVID-19:
- Cultura del autocuidado: se ha logrado mayor cultura entre los empleados
para el reporte oportuno de los accidentes e incidentes laborales, así como, de
las condiciones inseguras al interior de la Institución en todas sus sedes, sumado
a esta cultura del reporte oportuno, se ha alcanzado una disminución del 99,6%
de accidentes laborales en los últimos 5 años, los empleados comprenden la
importancia de participar en las reinducciones de seguridad y salud en el trabajo
y demuestran, cada vez, mayor responsabilidad en el cumplimiento de las
norman que propenden por su salud, seguridad y bienestar.
- Consolidación de los grupos de apoyo: la estabilidad y compromiso de la
brigada de emergencia de la Universidad Católica Luis Amigó en todas sus
sedes es una labor digna de admirar, el grupo de empleados que conforman la
brigada han asumido este rol con entereza y sentido de pertenencia, asistiendo
con regularidad a las capacitaciones y preparandose para brindar una respuesta
oportuna ante una eventual emergencia o situación de peligro en las
instalaciones de la Universidad, a este trabajo juicioso se suma el COPPAST y
el Comité de Convivencia Laboral, grupos de apoyo que renovaron su
conformación este año y cuyos integrantes han asumido la labor con la
responsabilidad que amerita.
- Adquisición de elementos de protección y seguridad: con el apoyo de la
Rectoría General y la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Institución se
ha dotado en todas sus sedes del sistema de alerta y alarma, desfibriladores
automáticos, señalización, camillas, andamio y elementos de protección
personal necesarios para el desempeño de las labores de sus empleados. Estos
elementos sumados a la cultura y las buenas prácticas de uso que tengan las
personas, aportan a que la Institución sea un lugar seguro para trabajar.
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6. ÁREAS DE RELACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIAL
6.1. Programa de preparación para el retiro laboral.
Con el propósito de acompañar al empleado que está próximo a obtener su pensión
de vejez o de invalidez en el manejo asertivo de este proceso, para el inicio de su
nuevo proyecto de vida, el Departamento de Gestión Humana con su área de
Relaciones Laborales y la Dirección de Bienestar Institucional han puesto en marcha
el “Programa de Preparación para el Retiro Laboral” establecido mediante Acuerdo
Superior No. 09 de 2013 y Resolución Rectoral N° 08 del 11 de febrero de 2020,
creando y ofreciendo a los empleados un sistema de apoyo emocional y jurídico
para el futuro próximo del pensionado; dicho programa se fundamenta en la
asesoría, capacitaciones y acompañamiento antes de obtener la pensión y el
ofrecimiento de beneficios una vez pensionados, esto con el propósito de fortalecer
y mantener el vínculo con la Institución. Como parte de este programa y con el apoyo
de la Rectoría General y Secretaria General, el 11 de febrero de 2020 inició la
vigencia de la Resolución Rectoral N° 08 de 2020. Dicho programa esta compuesto
por 5 fases, de la siguiente manera:
· Una primera fase denominada: plan de pre-pensionados en fase de
diagnóstico.
· Una segunda fase denominada: plan de pre-pensionados en fase de
clasificación (pensionados antes del vínculo contractual con la universidad,
pensionados posterior al vínculo contractual con la universidad, pre-pensionados
con requisitos cumplidos de edad y sin trámite ante el fondo para estudio de la
historia laboral).
· Una tercera fase denominada: plan de pre-pensionados en fase de
estructura y diseño de los beneficios, aplicable a empleados de la Universidad
Católica Luis Amigo – Un asunto de responsabilidad social. Fase actual.
· Una cuarta fase denominada: plan de prepensionados en fase de asignación
de los beneficios.
· Una quinta fase denominada: plan de pre-pensionados en fase de
autoevaluación, la experiencia del retiro y la gestión aplicada del beneficio en
perspectiva del pensionado.
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6.2. Actividades realizadas durante el primer semestre del año 2020
6.2.1. Conciliación en derecho
Radicado: MA//50014304-28164
Fecha: 05-febrero de 2020
Inspector: Daniel Andrés López Valencia
Convocante: LUZ BIBIANA BOTERO GONZÁLEZ
Asunto: Se llevó a cabo la conciliación en Derecho convocada por extrabajadora
por una presunta falta de cumplimiento con la obligación de liquidar las vacaciones
al finalizar su contrato de trabajo.
Estado de la conciliación: el concepto fue favorable, se pudo evidenciar que la
Universidad cumplió a cabalidad con sus obligaciones respectivas y se emitió
constancia de desistimiento de pretensión por parte de la trabajadora y avalada por
el inspector de trabajo.
6.2.2. Apoyo jurídico en la revisión de asuntos de índole legal y contractual.
Se ha brindado apoyo a diferentes unidades, departamentos, vicerrectorías y en
general a quienes han solicitado orientación en temas legales y de contratación,
entre los cuales se pueden enmarcar los siguientes:
Apoyo a Dirección de planeación generando claridades sobre la jornada de
trabajo, trabajadores de confianza, dirección y manejo, tratamiento en la
asignación de horas extras y demás asuntos en relación.
Apoyo a la vicerrectoría de Investigaciones en la elaboración de contrato de
Joven investigadora desde los parámetros legales.
Apoyo a la Dirección de Extensión en la generación de contrato con cláusula que
obliga al contratista a la adquisición de póliza de cumplimiento y a su vez el
acompañamiento en los asuntos legales propios del mismo.
Apoyo a trabajadores en asesoría legal para la solicitud de retiro de Auxilio de
cesantías.
Asesoría y respuesta a trabajadores que se encuentran en estado de Demanda
por ineficacia de traslado de fondo de pensiones y que han solicitado al área de
relaciones laborales no seguir aportando al sistema de seguridad social en
pensión.
6.2.3. Procesos y procedimientos
Se elaboraron y tramitaron los contratos laborales del personal administrativo,
docente y los contratos de servicios tanto en sistema académico como en
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sistema de nómina en cada momento en que se han solicitado y aprobado por
parte del área de Gestión Humana.
Se tramitaron las vinculaciones a la seguridad social de los empleados tanto
personal administrativo, como docente de pregrado y posgrados y aprendices.
Se han elaborado de manera oportuna los certificados laborales del personal
que los ha requerido, tanto quienes tienen contratación vigente como aquellos
que ya no la tienen.
Se ha dado apoyo en el proceso de contratación de aprendices, sujeto a la
cuota y las diferentes alternativas de patrocinio.
Se han enviado los preavisos de terminación de contratos en términos de ley
Se han enviado cartas de vacaciones en términos de ley.
Se han realizado las prórrogas de los contratos según solicitudes del área de
Gestión Humana y según requerimientos legales, como es el caso de personas
con estabilidad laboral reforzada, a las cuales no se les puede dar por
terminado el contrato de trabajo por la llegada del día que se fijó para ello.
Se han realizado las afiliaciones a la ARL de los estudiantes de la Universidad
en práctica que así lo requieran y de acuerdo con los lineamientos
Institucionales.
Se han realizado las planillas de seguridad social y de pago de las ARL de los
trabajadores de la Universidad.
Se realizó reclasificación de riesgos y revisión de centro de trabajo creados
actualmente por parte de ARL Colmena.
Se está realizando proceso estado de cuenta ante entidades como EPS y AFP
para conocer deuda real y deuda presunta para realizar las depuraciones
correspondientes.
Se han dado respuesta a derechos de petición de personas que han solicitado
información sobre los aportes realizados por la Universidad como
empleadora a la seguridad social.
Se ha generado la nómina de la Universidad Católica Luis Amigó de manera
oportuna y en observancia de los preceptos legales.
Se ha generado la liquidación de prestaciones sociales de los empleados de la
institución en los tiempos exigidos por la ley y en atención a los lineamientos y
disposiciones normativas.
Se ha Suministrado oportunamente la información solicitada por las diferentes
unidades para el apoyo de procesos institucionales.
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6.2.4. Tramites acciones judiciales
6.2.4.1. Contestación de Demanda
JUZGADO: VEINTIDÓS LABORAL DEL CIRCUITO DE ORALIDAD DE
MEDELLÍN.
DEMANDANTE: LUZ MIRIAM CORREA ADARVE
RADICADO:2019-00598
Objeto de la demanda: reclamación un incumplimiento al deber del empleador de
tener autorización por escrito de la empleada de descuento en la liquidación.
ESTADO DEL PROCESO: Proceso que se encuentra en el Juzgado laboral
circuito de Medellín en Estado de recepción de memorial y que aún no fija fecha
para audiencia.
6.2.5. Capacitación
Entre el 21 y el 23 de enero de 2020 se llevó a cabo la jornada de capacitación a
miembros de la Comunidad de Religiosos Terciarios Capuchinos, con la
exposición y puesta en común de temas laborales y de liderazgo, se contó con
participación activa del Área de Relaciones Laborales representada por la
Coordinadora Catalina Clavijo Urrea y la Jefa del Departamento de Gestión
Humana Mariana Yepes Bustamante.
6.2.6. Revisión proceso créditos
Se realizó reunión con el gerente de COOPERAMIGO y la directora de
DAVIVIENDA con la finalidad de unificar conceptos, estrategia de mejora para los
procedimientos de solicitud de créditos, en el marco de la ley y que buscan el
respeto por las garantías tanto institucionales, como de los trabajadores y de la
entidad financiera.
Se contó con la asesoría, los días jueves, de Alejandra Barrios- asesora comercial
de Davivienda en temas de créditos de libranza.
A la fecha se encuentra en proceso de análisis la implementación de nuevas
dinámicas que permitan la interacción WEB con Davivienda para la solicitud de
Crédito de Libranza.
A la fecha se encuentra en estado de solicitud a Cooperamigo la mejora de los
formatos de Crédito de libranza y la organización en la ruta de acceso al crédito.
6.2.7. Necesidades jurídicas y legales a partir de la emergencia Sanitaria por
el COVID-19
El área de relaciones laborales y seguridad social ha planteado estrategias en el
marco de los Decretos, Resoluciones, Acuerdos y demás normatividad expedida en
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el periodo de emergencia sanitaria a causa del Covid-19 por diferentes actores
gubernamentales y que involucran directamente los temas competencias del área,
ello con la finalidad de la salvaguarda de los intereses institucionales. Entre los
cuales se pueden destacar los siguientes:
La aplicación del decreto 558 de 2020: cuyo objetivo fue brindar mayor liquidez
a los empleadores, estableciendo en su artículo 3° PAGO DE APORTES DEL
SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, Pago parcial del aporte al Sistema
General de Pensiones: En atención a los hechos que dieron lugar a la
Emergencia Económica, Social y Ecológica declarada mediante el Decreto 417
de 2020, para los períodos de abril y mayo cuyas cotizaciones deben efectuarse
en los meses de mayo y junio de 2020, respectivamente, los empleadores del
sector público y privado y los trabajadores independientes que opten por este
alivio pagarán como aporte el 3% de cotización al Sistema General de
Pensiones, con el fin de cubrir el costo del seguro previsional en el Régimen de
Ahorro Individual con Solidaridad o el aporte a los fondos de invalidez y
sobrevivencia del Régimen de Prima Media, según corresponda, así como el
valor de la comisión de administración. La cotización de que trata este artículo
será pagada de la siguiente manera: El 75% por el empleador y el 25% restante
por el trabajador.
La aplicación de La Resolución 686 de 2020: Numeral 4 del artículo 2 que
modifica el anexo técnico 2” Aportes a seguridad social de activos” en el
numeral 2 del campo 52-Aportes a fondo de solidaridad pensional-
subcuenta de subsistencia:
Cuando el aportante opte por reportar la tarifa del 3% para los períodos de
cotización al sistema general de pensiones de los meses de abril y mayo de 2020,
que se deben pagar en los meses de mayo y junio de la misma anualidad,
respectivamente, no se liquidaran aportes al fondo de solidaridad pensional a la
subcuenta de subsistencia, debido a que el Decreto 558 de 2020, establece
exclusivamente un aporte del 3% al sistema General de pensiones para esos
periodos.
6.2.8. Quejas docente ante instancias administrativas
Respuesta al Ministerio de Educación Nacional por queja de docente.
RADICADO: 2020-ER-091775
QUEJOSO: ANA MARIA CORREA DIAZ
La docente se quejó ante el Ministerio de Educación Nacional contra la Docente
LILIAN JOHANA MARROQUIN NAVARRO, también docente de la Universidad,
ambas adscritas al programa de negocios internacionales, queja consistente en
posible acoso laboral. Si bien no es de competencia del MEN este tipo de
controversias que por su naturaleza le corresponden al Ministerio de trabajo, no
obstante, se le dio respuesta con el propósito de demostrar las actuaciones que
realizó la Institución en cabeza del Departamento de Gestión Humana y el área de
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Relaciones laborales para salvaguardar los derechos de las partes involucradas en
el conflicto.
ESTADO DE LA QUEJA: El día 21 de mayo de la presente anualidad se emitió
respuesta al MEN vía correo electrónico, dirigida a la subdirectora de inspección y
vigilancia CLAUDIA JINETH ALVAREZ BENITEZ.
6.2.9. Solicitudes
Respuesta a solicitud realizada por parte de la Fiscalía General de la Nación
RADICADO: 47296-LEY 600 OT 223/19
SOLICITUD: INFORMACIÓN
ESTADO DE LA SOLICITUD: El día 06 de mayo de la presente anualidad se dio
respuesta oportuna y de fondo en los términos de ley, dirigida a la funcionaria
comisionada MARTINA CRUZ MARTINEZ.
6.2.10. Asistencia Jurídica en la revisión de asuntos propios del área
Se realizo análisis sobre los días de vacaciones de los docentes de año académico,
tomando como base rectora lo establecido por el Código Sustantivo de Trabajo
sobre LAS VACACIONES de Docentes contratados por año académico, que indica
que el término de las Vacaciones de estos debe ser de 15 días y no en proporción
al número de días contratados y laborados.
Argumento Jurídico: los Docentes del sector privado, ya sea de colegios o de
instituciones de Educación superior, tienen regulación especial en los artículos 101
y 102 del CST en tratándose de la prestación social de Auxilio de Cesantías y de
las Vacaciones.
Por lo tanto, una vez realizado el discernimiento se llegó a la conclusión que
las vacaciones anticipadas en el mes de junio-julio para los docentes de año
académico corresponderá a 15 días hábiles y no en proporción a los días
contratados.
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7. RETOS DEL DEPARTAMENTO 61147
El Departamento de Gestión Humana con sus tres áreas asume la responsabilidad
y genuino interés de estar cada vez más presente en la vida laboral de los
empleados, en mejorar sus tiempos de respuesta, en que sus aportes al desarrollo
Institucional sean cada vez más estratégicos y visionarios, en sostener con altura la
postura imparcial y conciliadora, así como, la confianza depositada por parte de los
empleados.
En trabajar en la actualización de los cursos de capacitación, sistematización de los
instrumentos de evaluación de desempeño administrativo y generar aportes a la
calidad de vida laboral de los Amigonianos.
MARIANA YEPES BUSTAMANTE
Jefa del Departamento de Gestión Humana