capÍtulo tÉcnico, tÉrminos de referencia ......por pagar y de esta forma garantizar el pago...
TRANSCRIPT
RFI – No. Page 1
COMPENSAR
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EXPLORACIÓN
DE MERCADO
TERMINOS Y CONDICIONES
SERVICIOS OPERACIÓN LOGISTICA PARA CEDI
SALUD COMPENSAR
BOGOTÁ D.C. 29 octubre 2019
RFI – No. Page 2
1. NECESIDAD DEL NEGOCIO
COMPENSAR requiere hacer exploración en el mercado para servicios de administración
logística de los CEDI para los procesos de salud.
2. OBJETIVO
Validar en el mercado los posibles participantes que puedan satisfacer las necesidades
planteadas por Compensar.
3. REQUERIMIENTOS DEL SERVICIO
COMPENSAR está interesado en obtener de los proponentes invitados a esta exploración
de mercado, “OPERACIÒN LOGISTICA PARA CEDIS SALUD”, que considere las
premisas que se presentan a continuación:
Los proponentes presentarán su documentación ordenada en cinco (5) capítulos dirigidos
a:
Capítulo de Servicios
Capítulo Funcional
Capítulo Técnico
Capítulo Administrativo
Capítulo Financiero
4. CAPÍTULO DE SERVICIOS
Descripción Servicios producto de la Exploración:
RFI – No. Page 3
1. Ingresos
1.1. El operador logístico debe garantizar la recepción de los documentos a los proveedores,
donde se debe validar paramentos como el precio, cantidades, unidades de medida,
referencias, IVA, etc. Esta validación se debe generar versus la orden de compra generada
por la empresa.
1.2. En caso de generarse alguna inconsistencia en la validación de los parámetros
mencionados anteriormente se procederá a realizar la devolución total de la orden de
compra al proveedor. El operador logístico deberá informar de manera inmediata al
coordinador o a quien designe la empresa.
1.3. El operador logístico debe garantizar el ingreso de la información en el ERP corporativo
(SAP), correspondiente a la orden de compra y facturas validadas1. El operador logístico
debe confirmar la disponibilidad en tiempo real del producto en el inventario.
1.4. El operador logístico debe garantizar el ingreso de la información en el ERP corporativo
(SAP), correspondiente a la orden de compra y facturas validadas de los diferentes
convenios.
1.5. El operador logístico debe generar la radicación electrónica de facturas y notas crédito
(Operación logística salud – Convenios) a través del aplicativo corporativo de acuerdo con
los tiempos y parámetros establecidos Acuerdo Nivel Servicio; a su vez se debe garantizar
la custodia y control del archivo físico resultado de esta operación.
1.6. El operador logístico debe gestionar cualquier novedad presentada en el ingreso documental
de igual forma debe garantizar de manera oportuna el proceso para el pago a proveedor.
1.7. El operador logístico mensualmente debe gestionar la conciliación con el área de cuentas
por pagar y de esta forma garantizar el pago oportuno al proveedor y los respectivos
descuentos financieros que apliquen.
2. Recepción
1 Según numeral tecnología de este documento
RFI – No. Page 4
2.1. El operador logístico debe realizar el proceso de recepción de los productos adquiridos por
la empresa garantizando que el trasporte en el cual el proveedor realiza la entrega cumpla
con los requerimientos de ley (decreto 1609 de 2002 Manejo y transporte terrestre automotor
de mercancías peligrosas por carretera, Decreto 1815 de 1992 Transporte Público Terrestre
Automotor de Carga, Resolución 0001223 de 2014 Requisitos del curso básico obligatorio
de capacitación para los conductores de vehículos de carga que transportan mercancías
peligrosas-decreto 1403 de 2007 Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico) y los
mínimos requeridos por la empresa.
2.2. El operador logístico debe contar con personal idóneo para realizar la recepción técnica de
los productos, establecer un plan de muestreo (militar estándar) y dejar evidencia de estos,
en donde se garanticen las fechas de vencimiento de acuerdo con su rotación, lotes de los
productos, descripciones, presentación, control de cadena de frio, vigencia de los registros
INVIMA y propiedades organolépticas de los mismos.
2.3. El operador logístico debe realizar la recepción técnica de las sustancias controladas y
medicamentos de control especial (al 100%) y dejar evidencia de esta, en donde se
garanticen las fechas de vencimiento de acuerdo con su rotación, lotes de los productos,
descripciones, presentación, control de cadena de frio, vigencia de los registros INVIMA,
propiedades organolépticas y cumpliendo los requisitos legales para este proceso.
2.4. Novedades en la recepción, en caso de presentarse cualquier tipo de novedad (faltante,
calidad de los productos, errores en facturación, diferencias en Órdenes de compra. Etc.) el
Operador logístico solicitará la nota crédito al proveedor y/o reposición del producto en el
mismo día, en caso de no tener algún tipo de solución de lo mencionando anteriormente se
procederá con la devolución total de la factura al proveedor.
2.5. El operador logístico debe realizar y garantizar la marcación de los productos de acuerdo
con sus características.
- Datamatrix vacunas, medicamentos y reactivos de laboratorio (fecha de vencimiento,
lote, código material).
- Sticker dispositivos medico quirúrgicos (código material).
RFI – No. Page 5
2.6. El operador logístico debe realizar la recolección de biológicos en SDS (secretaria distrital
de salud) y SSC (secretaria de salud de Cundinamarca) de acuerdo con las fechas y horas
establecidas por la empresa y los requisitos exigidos tales como:
- Contar con el personal idóneo para esta tarea RF (regente de farmacia).
- Unidades térmicas para el transporte.
- Transporte adecuado para el traslado de los Biológicos de acuerdo con normatividad
vigente.
- Recolección en sitio.
- Garantizar la cadena de frio de los biológicos.
- Garantizar el ingreso al inventario de estos productos.
- Garantizar la custodia de los productos ya que son de manejo público.
- Gestionar la creación de productos no codificados con el área correspondiente (Datos
maestros).
2.7. El operador logístico debe contar con certificado de carencia gestionado ante el ministerio
de justicia en donde se le permita el almacenamiento, despacho y transporte de las
siguientes sustancias:
PRODUCTO CANTIDADES
Ácido clorhídrico
4 L
Ácido Sulfúrico 4 L
Alcohol Isopropílico
127.5 L
Metanol 41 L
Permanganato de Potasio
4 Kg
RFI – No. Page 6
2.8. El operador logístico es responsable del el reporte y registro del ingreso y egreso de
sustancias controladas ante el Ministerio de Justicia en la plataforma SICOQ (Sistema de
Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos) cumpliendo con
lineamientos establecidos por este ente. cuando se realicen los ingresos o egresos el
operador logístico debe asociar documentos (facturas, remisión de salida CCIET,
recepciones técnicas) que soporten estos movimientos y dejar evidencia física de estos.
2.9. El operador logístico debe gestionar y contar con los requisitos exigidos por el ministerio de
Justicia para el manejo de la plataforma SICOQ (firma digital, permisos de acceso y
novedades que se puedan presentar).
2.10. El operador logístico debe tramitar ante el FNE la inscripción para la compra,
almacenamiento y distribución de medicamentos de control especial.
2.11. El operador logístico debe realizar y presentar el informe mensual ante el Fondo Nacional
de Estupefacientes en donde indique movimiento de entradas y salidas de medicamentos
de control especial, además de llevar el registro de movimientos en el libro destinado para
tal fin. El operador logístico debe gestionar las bajas por vencimientos y/o averías
presentadas y la posterior destrucción de los medicamentos de control especial.
3. Almacenamiento
3.1. El operador logístico debe almacenar los productos teniendo en cuenta sus condiciones;
cadena de frio, medicamentos de alto costo, medicamentos controlados, sustancias
controladas, riego químico (matriz de compatibilidad), contaminación cruzada y a su vez
garantizando la rotación FEFO (First Expires - First Out, productos con fecha de vencimiento
y rotación FIFO para aquellos que no cuentan con fecha de vencimiento) de tal forma que
garantice la normal entrega de los mismos a los servicios, en consecuencia, en caso que el
inventario tenga variaciones por debajo de los niveles establecidos, el operador logístico
debe notificar dicha circunstancia a la empresa. Para este efecto:
3.1.1. Debe coordinar con el Gerente y/o Coordinador designado por LA EMPRESA, los pedidos
para mantener el inventario promedio mínimo.
RFI – No. Page 7
3.1.2. Asegurar que los Productos recibidos tengan la rotación definida por LA EMPRESA, de
acuerdo con las fechas de fabricación y vencimiento de los Productos. Para esta labor EL
OPERADOR LOGÍSTICO garantizará la correcta identificación y marcación de los Producto.
3.1.3. Ejercer debidamente el almacenamiento y custodia de los Productos hasta que se entreguen
a los servicio, Empresas Transportadoras o personas previamente designadas por LA
EMPRESA empleando para ello toda su diligencia, cuidado y el cumplimiento de la
normatividad legal vigente.
3.1.4. Controlar y supervisar el inventario y buen manejo de los Productos y demás elementos de
propiedad de LA EMPRESA, que le sean entregados al OPERADOR LOGÍSTICO.
3.1.5. Es responsabilidad del operador logístico, identificar y gestionar la rotación del inventario
teniendo en cuenta la obsolescencia y baja rotación de los productos.
3.1.6. El operador logístico es responsable de realizar la gestión de fechas de los productos que
se encuentren bajo su custodia, este será responsable de los vencimientos que se
presenten.
3.1.7. En caso de rotura, faltante de producto, abolladura, perdida, vencidos sin oportuna gestión,
EL OPERADOR LOGÍSTICO asumirá el valor de estos. EL OPERADOR LOGÍSTICO
autoriza a LA EMPRESA para deducir dichos valores de las sumas que se le deban por la
prestación del servicio.
3.1.8. El operador logístico deberá garantizar con una prioridad mensual la conciliación del
inventario con la empresa.
3.1.8.1. El operador logístico debe garantizar que las áreas para el almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos deben ser independientes, diferenciadas y
señalizadas, con condiciones ambientales, temperatura y humedad relativa controladas
(decreto 1403 de 2007) de acuerdo con las características fisicoquímicas de los
productos, este debe registrar y dejar evidencia física de estas tomas.
4. Picking y Packing (alistamiento y despacho).
4.1. El operador logístico debe realizar las actividades de picking y packing de acuerdo con la
información suministrada por la empresa en los tiempos establecidos (Acuerdo de Nivel de
RFI – No. Page 8
Servicio) teniendo en cuenta las características de los productos tales como: cantidades,
referencias, descripciones, cadena de frio, medicamentos de alto costo, vacunas,
medicamentos y/o sustancias controladas, riesgo químico, contaminación cruzada y a su
vez garantizando la rotación FEFO (First Expires- First Out y FIFO First in First Out). El
operador logístico debe suministrar el material de embalaje para permitir el adecuado
empaque de los productos de tal forma que garantice la normal entrega de estos a los
servicios.
- Cajas de cartón
- Bolsas Plásticas
- Unidades térmicas
- Plástico burbuja
- Geles refrigerantes
- Pilas refrigerantes (de agua tapa rosca)
- Cinta transparente
- Papeles aislantes
4.2. El operador logístico debe garantizar la trazabilidad de la unidad logística (nevera, paquetes
y cajas) desde el despacho hasta la entrega al servicio.
4.3. El operador logístico debe garantizar el alistamiento y despacho de los productos de acuerdo
con los parámetros establecidos en donde debe garantizar el embalaje de los productos de
acuerdo con las características y/o condiciones de los productos,
5. Distribución y transporte
El operador logístico debe realizar la distribución de los productos requeridos por la empresa
en 7 servicios 50 sedes y 444 bodegas cumpliendo los requisitos de ley y los requeridos por
la empresa.
5.1. El operador logístico debe garantizar la distribución de los productos de acuerdo con las
frecuencias establecidas tanto para Bogotá, foráneos y a nivel nacional Acuerdo de Nivel de
Servicio.
RFI – No. Page 9
5.2. El operador logístico debe garantizar que durante el proceso de distribución no se pierda la
cadena de frio y ninguna de las características de empaque como las organolépticas de los
productos a entregar.
5.3. El operador logístico debe garantizar la completitud en la entrega de los productos de
acuerdo con las solicitudes realizadas.
5.4. El operador logístico debe entregar los pedidos generados por el servicio en un tiempo no
mayor a 48 horas (Bogotá y foráneos), para nacionales se tendrá un tiempo de 48 y 72 horas
dependiendo el destino.
5.5. En el caso de robo perdida de insumos o dispositivos médicos, debe informarse ante el
INVIMA dentro de las 72 horas siguientes al evento Gestión De Informes De Seguridad -
Alertas - Recalls E Hurtos (Risarh).
5.6. En caso de generarse emergencias o solicitudes urgente (código azul y otros) el operador
debe gestionar la entrega de estos productos.
5.7. El operador logístico debe reportar cualquier tipo de novedad ante la persona designada por
la empresa.
5.8. El operador logístico será responsable de la gestión documental (digitalización
documentación) pertinente para la trazabilidad de la operación.
6. Pedidos (servicio al cliente).
6.1. El operador logístico se debe articular todas las necesidades, requerimientos y solicitudes
de los diferentes servicios en los tiempos pactados Acuerdo Nivel de Servicios
6.2. El operador logístico debe dar solución en línea y articular internamente cualquier novedad
que se presente tanto en la entrega de pedidos como en la devolución de productos y en las
solicitudes adicionales generadas por los servicios.
6.3. El operador logístico debe revisar el 100% de las solicitudes e informar cualquier novedad
presentada en la generación de estas. En caso de presentar no disponibilidad de los
productos solicitados debe presentar las diferentes opciones para suplir la necesidad del
servicio.
RFI – No. Page 10
6.4. El operador logístico debe hacer seguimiento a los requerimientos y controlar los carros de
paro (fechas de vencimiento) que se encuentran en los diferentes servicios.
6.5. El operador logístico debe dar soporte a los servicios para la generación de requerimientos
y manejo de los sistemas de información utilizados en el desarrollo de la operación.
6.6. El operador logístico debe recibir y gestionar la solicitud de devolución por parte del servicio
en donde se le indica el motivo, la sede de origen, sede destino y el formato de esta solicitud
avalado por la persona que la empresa designe.
6.7. El operador logístico debe realizar seguimiento y articular las solicitudes que se encuentren
pendientes para garantizar el envío de estas al servicio.
6.8. El operador logístico debe informar el servicio cualquier novedad de cambios de códigos,
cambios de descripciones, cambios de unidad de medida, presentaciones y características
del producto de manera oportuna.
6.9. El operador logístico debe realizar el seguimiento a los pedidos que se van a entregar este
seguimiento se debe realizar a lo largo de toda la cadena y así mismo garantizar la entrega
a satisfacción a los servicios. El operador logístico debe garantizar que los consumos de los
productos entregados a los servicios se realicen.
7. Inventarios
7.1. El operador logístico es responsable por la custodia del 100% del inventario, este deberá
realizar tomas físicas en conteos cíclicos las cuales garanticen el control del inventario y
dejar evidencias, registros y soportes físicos establecidos por la empresa, a su vez debe
establecer un cronograma donde garantice que cada mes ha contado el 100% de las
referencias bajo su custodia y la programación de un inventario general anual teniendo en
cuenta la fecha establecida por la empresa.
7.2. El operador logístico es responsable de la programación del inventario, donde garantice el
corte documental, definir el área de la bodega a contar, definir el recurso humano para
realizar el conteo, ejecutar el procedimiento establecido por la empresa donde debe dejar
evidencias de la apertura y cierre del conteo, debe identificar las novedades presentadas
tanto en sobrantes, faltantes, diferencias en lotes, diferencias en referencias y en
RFI – No. Page 11
ubicaciones, a su vez garantizar los diferentes tipos de conteos en caso de presentarse
diferencias y dejar los respectivos soportes físicos etc.
7.3. El operador logístico es responsable de la conciliación del inventario, de acuerdo con la
matriz de aprobación establecida por la empresa, debe solicitar las autorizaciones
correspondientes para hacer en línea los ajustes necesarios.
7.4. El operador logístico deberá utilizar tecnología y software que permitan tener automatizado
todo el proceso y control del inventario. El operador logístico será responsable del control y
rotación del inventario tanto en el sitio de almacenamiento (20 días), como en las bodegas
de los diferentes servicios (10 días).
7.5. En el caso de robo perdida de insumos o dispositivos médicos, debe informarse ante el
INVIMA dentro de las siguientes 72 horas siguientes al evento Gestión De Informes De
Seguridad - Alertas - Recalls E Hurtos (Risarh).
7.6. El operador logístico debe gestionar y apoyar a los diferentes servicios en la toma física y
ajustes de los inventarios.
7.7. El operador logístico debe monitorear y hacer seguimiento de manera semanal al inventario
de los servicios reportando novedades de obsolescencia, baja rotación, próximos a vencer
y el control del stock.
7.8. En caso de faltante de producto, EL OPERADOR LOGÍSTICO asumirá el valor de estos. EL
OPERADOR LOGÍSTICO autoriza a LA EMPRESA para deducir dichos valores de las
sumas que se le deban por la prestación del servicio.
7.9. El operador logístico será responsable de la gestión y seguimiento de la devolución de
productos a proveedores y su vez la radicación la nota crédito en los casos que corresponda.
7.10. EL operador logístico debe garantizar que las cantidades y precios de su sistema de
información(ERP/WMS) sean las mismas de le ERP corporativo (SAP).
7.11. El operador logístico debe validar junto con el área de cuentas por pagar los ingresos de las
facturas versus la contabilización, esto para garantizar el pago oportuno a los proveedores
7.12. El operador logístico debe garantizar que las áreas de cuarentena y producto no conforme
no cuenten con productos con más de 30 días de almacenamiento.
RFI – No. Page 12
7.13. El operador logístico debe articular con los servicios la planeación y ejecución de toma de
inventarios físicos que se llevan a cabo durante todo el año de acuerdo con los
procedimientos establecidos por la empresa y dejar evidencia física de estos.
8. Abastecimiento
8.1. El operador logístico es responsable por el abastecimiento de (5837 SKU´s), donde debe
garantizar la disponibilidad del producto para cubrir las necesidades de los servicios (7
Servicios, 444 Bodegas, a nivel local y nacional).
8.2. El operador logístico debe contar con herramientas (software-Matrices) y metodología para
realizar un óptimo abastecimiento donde garantice la disponibilidad de los productos y que
estos estén correctamente codificados, con las unidades de empaque correctas, históricos
de consumo por cada una de las referencias, días de inventario, lead time, proyección del
plan de ventas y operaciones (PVO) y todas las variables necesarias para garantizar un
adecuado abastecimiento.
8.3. El operador logístico debe identificar las particularidades y detalle del abastecimiento donde
establezca que referencias tienen un comportamiento normal y cuales son de
abastecimiento especial tales como controles externos, agares, células, sustancias
controladas, congelados, Fondo Nacional de estupefacientes (FNE), secretaria distrital de
salud, secretaria de salud Cundinamarca y carros de paro. Donde garantice como máximo
20 días de inventario.
8.4. El operador logístico debe monitorear la rotación de los productos y verificar que todo lo que
se compra se consuma en los tiempos estimados, velar por tener en inventario los productos
necesarios y en las cantidades optimas con el fin de no excederse en días de inventario y
de evitar la obsolescencia de algún producto.
8.5. El operador logístico es responsable de la validación de fechas de vencimiento por cada una
de las entregas que realizan los proveedores, esta validación debe ser antes, durante y
después de la entrega.
8.6. El operador logístico es responsable de la generación de las solicitudes de pedido
(SOLPED) en el ERP corporativo (SAP) correspondientes a el abastecimiento generado
RFI – No. Page 13
semanalmente para cada una de las líneas de negocio teniendo en cuenta el lead time de
los productos, el operador logístico debe enviar el consolidado a la persona asignada por la
empresa para su posterior liberación.
8.7. El operador logístico es responsable del agendamiento al proveedor donde debe
especificarle fecha, hora y sitio de entrega.
8.8. El operador logístico es responsable de monitorear diariamente el ERP corporativo (SAP)
para identificar las órdenes de compra que se encuentran en tránsito, con el fin de modificar
las que lo ameriten. A su vez debe garantizar que el equipo de compras genere las órdenes
de compra correspondientes y que los proveedores queden con la asignación de las citas
previamente asignadas de acuerdo con el lead time de los productos.
8.9. El operador logístico debe garantizar que toda solicitud de pedido cuente con su respectiva
orden de compra dentro de las 8 horas establecidas por la empresa.
8.10. El operador logístico es responsable semanalmente de identificar que proveedores tienen
su nivel de servicio por debajo del 95%, este debe garantizar que los proveedores generen
los respectivos planes de acción y realizar el seguimiento a estos y que sean sostenibles en
él tiempo.
8.11. El operador Logístico debe programar y ejecutar reuniones periódicas con los proveedores
con el fin de identificar oportunidades de mejora en los casos que lo ameriten.
8.12. El operador logístico es responsable de identificar y gestionar semanalmente los pendientes
tanto del proveedor y hacia el servicio con el fin de poder generar las acciones
correspondientes y garantizar la entrega tanto en completitud como en oportunidad.
8.13. El operador logístico es responsable de gestionar con los diferentes proveedores la
generación de las notas crédito por productos que se venzan, de acuerdo con los
compromiso establecidos y adquiridos con el proveedor. Por políticas internas de la empresa
esta gestión se debe realizar 3 meses antes del vencimiento de los productos.
8.14. El operador logístico debe interactuar y articular con el equipo de compras con el fin de
garantizar un adecuado abastecimiento.
RFI – No. Page 14
8.15. El operador logístico debe gestionar la compra de medicamentos de control especial ante el
Fondo Nacional de estupefacientes según lineamientos y directrices dadas por la empresa.
8.16. El operador logístico debe participar activamente en la planeación de ventas operacionales
(PVO) con cada una de las áreas involucradas.
9. Logística inversa.
9.1. El operador logístico debe recibir y gestionar la solicitud por parte del servicio en donde se
le indica el motivo, la sede de origen, sede destino y el formato de esta solicitud avalado por
la persona que la empresa designe.
9.2. El operador logístico debe planear a intervalos planificados el servicio de transporte para la
recolección de estos productos.
9.3. El operador logístico debe realizar la recepción técnica de los productos antes de su ingreso
(numeral 2), garantizando lotes de los productos, descripciones, presentación, unidades de
medida, control de cadena de frio, vigencia de los registros INVIMA y propiedades
organolépticas de los mismos.
9.3.1. En caso de que los productos no cumplan con las condiciones mínimas requeridas en la
recepción técnica se debe informar al servicio y realizar la respectiva devolución.
9.4. El operador logístico debe realizar el ingreso de estos productos al inventario garantizando
la correcta ejecución de las respectivas transacciones tanto de ingreso como de salida en el
ERP corporativo (SAP) como en su sistema.
9.5. El operador logístico debe en conjunto con el servicio establecer la generación del pedido
por los productos devueltos y así garantizar la rotación de estos (rotación entre sedes).
9.6. El operador logístico debe realizar el almacenamiento de los productos de acuerdo con el
numeral 3 de este documento.
9.7. Parámetros por los cuales el operador logístico aceptará productos en calidad de
devolución por parte de los servicios
9.7.1. Se aceptarán devoluciones según, siempre y cuando los productos devueltos se hayan
entregado directamente por el operador logístico.
RFI – No. Page 15
9.7.2. Sólo se aceptará e iniciará el proceso de devolución del producto con la verificación y
autorización de la persona designada por la empresa mediante previa información
suministrada por parte del servicio.
9.7.3. Toda devolución debe contar con el diligenciamiento del Formato de Devoluciones
especificando la causal, el documento de traslado del movimiento en sistema firmado como
constancia de la devolución y el formato de control de temperatura. Para ello el producto
debe ser devuelto en la unidad térmica sellada, conteniendo en su interior el termómetro
máximo y mínimo, con el registro de temperatura con la que sale de la sede en su
correspondiente formato (según se requiera)
9.7.4. En caso del que concepto de devolución sea por alteración en los rangos de termo
estabilidad, mal estado del producto y/o error en despacho durante la entrega del pedido,
estos podrán ser retornados al operador logístico sólo si hay evidencia que la temperatura
que registre el termómetro de máximas y mínimas y/o termómetro infrarrojo en su momento,
no cumpla con las condiciones de estabilidad específicas en la información técnica
interfiriendo en el mantenimiento de las propiedades de calidad del mismo, que el producto
llegue en mal estado tal como averías, derrame, daños en rotulación o que de acuerdo a
validación en sistema Vs Físico se evidencie un error de despacho frente a la orden del
pedido.
9.7.5. Para proceder con la devolución el servicio debe notificar por escrito y con evidencia
fotográfica al operador logístico el registro de la hora de llegada del producto a la sede, toma
física del control de la temperatura, condiciones de embalaje (número de paquetes fríos, tipo
de unidad térmica), diligenciamiento completo del Formato de devolución, con el fin de
proceder con la autorización por la persona designada por la empresa e ingresar al
inventario definiendo el concepto de la condición final del mismo.
9.7.6. Para el caso que el motivo de la devolución sea por error en solicitud referente a cantidad,
descripción, rotación y/o cambio por fecha corta de vencimiento, el operador logístico
decidirá la viabilidad del retorno de los productos a sus instalaciones y que se planee el
respectivo transporte.
RFI – No. Page 16
9.7.7. Para servicios que requieran rotación entre puntos, el servicio deberá notificar el producto a
rotar, cantidad, sede de origen, sede receptora y solicitud de pedido al operador logístico y
gestionar la respectiva rotación del producto.
10. Tecnología.
10.1. El operador logístico debe contar con un WMS que garantice la interfaz funcional en tiempo
real con el ERP corporativo (SAP), que permita la automatización de procesos a lo largo de
la cadena y disponer del medio tecnológico para dar la respuesta en tiempo adecuado
(latencia) de la comunicación de los ERP’s correspondientes.
10.2. El operador logístico debe contar con radiofrecuencia para la ejecución de todos los
procesos operacionales.
10.3. El operador logístico debe contar con impresora ZEBRA y programa de generación de
etiquetas con códigos de barras, para identificación de los atributos de los productos y los
respectivos consumibles para la operación de esta.
10.4. El operador logístico debe contar con sistemas de monitoreo de temperaturas en tiempo
real y en línea especialmente para cuartos fríos de almacenamiento de productos y que
permita a la empresa hacer consultas y validaciones periódicas.
10.5. El operador logístico debe contar con todos aquellos dispositivos para garantizar el control
y monitoreo de temperaturas, humedad y características propias de los productos a lo largo
de la cadena.
11. Infraestructura
11.1. El operador logístico debe contar con instalaciones idóneas, plataformas, muelles y
seguridad para el recibo de vehículos y recepción de mercancías.
a) Pisos. Los pisos deben ser de material impermeable, resistente y contar con sistema de
drenaje que permita su fácil limpieza y sanitización.
b) Paredes. Las paredes y muros deben ser impermeables, sólidos, de fácil limpieza y
resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
c) Techos. Los techos y cielo rasos deben ser resistentes, uniformes y de fácil limpieza y
sanitización.
RFI – No. Page 17
d) Áreas de almacenamiento. Las áreas para el almacenamiento de medicamentos y
dispositivos médicos deben ser independientes, diferenciadas y señalizadas, con
condiciones ambientales, temperatura y humedad relativa controladas.
e) Iluminación. Debe poseer un sistema de iluminación natural y/o artificial que permita la
conservación adecuada e identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y un
buen manejo de la documentación.
f) Instalaciones eléctricas. Plafones en buen estado, tomas, interruptores y cableado
protegido.
g) Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la
conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse
por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían permitir la
contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y suciedad del
exterior.
h) Condiciones de temperatura y humedad. Los sitios donde se almacenen medicamentos
deben contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad
relativa recomendadas por el fabricante y los registros permanentes de estas variables,
utilizando para ello termómetros, higrómetros u otros instrumentos que cumplan con dichas
funciones.
i) Criterios de almacenamiento. El sistema de segregación de los dispositivos médicos y
medicamentos debe garantizar que el lote más próximo a vencerse sea lo primero en
despacharse.
j). El operador logístico debe disponer de cuartos fríos para el almacenamiento de los
productos que lo requieren garantizando que no se presenten situaciones de contaminación
cruzada segregando medicamentos y productos químicos, de igual forma de garantizar la
continuidad en el funcionamiento de estos cuartos ante cualquier incidente y disponer de
planes de contingencia. Adicionalmente se debe contar con el soporte de los
mantenimientos correctivos y preventivos realizados mensualmente a los cuartos fríos al
igual que la limpieza y desinfección Wall to Wall mínimo tres veces al año.
RFI – No. Page 18
k). El operador logístico debe contar en sus instalaciones con los sistemas de emergencia
mínimos para atender cualquier eventualidad presentada (incendios, derrame de sustancias
químicas, caída de estanterías, accidentes laborales, plan de emergencias).
l). El operador logístico debe contar con área y personal destinado para el proceso de
limpieza y desinfección de unidades térmicas y elementos de prestación de servicio
extramural de acuerdo con el plan ampliado de inmunización (PAI).
m). El operador logístico debe contar con un área destinada para el almacenamiento
transitorio de desechos de riesgo biológico, químico y cortopunzantes para su disposición
final o desnaturalización.
n) Los servicios sanitarios deben mantenerse limpios y proveerse de los recursos requeridos
para la higiene personal, tales como: papel higiénico, dispensador de jabón, implementos
desechables o equipos automáticos para el secado de las manos y papeleras.
n). Se debe contar con lavamanos en las áreas de sanitización para la higiene del personal
que participe en la manipulación de los medicamentos o dispositivos médicos.
o) Los grifos, en lo posible, no deben requerir accionamiento manual. En las proximidades
de los lavamanos se deben colocar avisos o advertencias al personal sobre la necesidad de
lavarse las manos luego de usar los servicios sanitarios, después de cualquier cambio de
actividad y antes de iniciar las labores.
p). el operador logístico debe planear y ejecutar planes de control de plagas de acuerdo con
lo establecido y el proveedor debe contar con el respectivo concepto sanitario favorable.
q). El operador logístico debe contar una planta eléctrica con autonomía ante cualquier
eventualidad y los soportes de las rutinas de encendido.
r). El operador logístico debe contar con un concepto favorable emitido por la secretaria
distrital de Salud para su funcionamiento.
s). El operador logístico debe contar con proveedores certificados para realizar el proceso
de disposición final de residuos.
t). El operador logístico debe establecer rutas sanitarias para disposición final de residuos.
RFI – No. Page 19
u). El operador logístico debe contar con concepto favorable del cuerpo oficial de bomberos
para su funcionamiento.
12. Normatividad
12.1. Resolución 1403 de 2007
12.2. Decreto 1609 de 2006
12.3. Decreto 1815 de 1992
12.4. Resolución 1223 del 2014
12.5. Resolución 1478 de 2006
Sistema de gestión de calidad: el operador logístico debe desarrollar, implementar,
mantener el sistema de gestión de calidad.
13. Datos Maestros
13.1. El operador logístico debe gestionar, articular la creación, modificación, actualización e
inactivación de los códigos con el área correspondiente garantizando la aprobación de
acuerdo con los lineamientos establecidos por la empresa.
14. Campañas empresariales.
14.1. El operador logístico debe articular junto con el servicio la planeación (transporte para el
traslado de productos como de los vacunadores, horarios, disponibilidad de producto y
documentación requerida) de las diferentes campañas empresariales que se prestan tanto
a nivel local como regional.
14.2. El operador logístico debe disponer de activos para la conservación de la cadena de frio
durante el proceso de prestación y todos aquellos elementos necesarios para esta actividad.
- bolsas verdes
- bolsas rojas
- bolsas grises
- cinta riesgo químico
- bandejas metálicas
- algodonera con tapa
- aseptigel
RFI – No. Page 20
- tapa bocas
- fecheros
- almohadilla 14.3. El operador logístico debe garantizar que la campaña cuente con los productos y los
insumos necesarios que se requieran para la prestación de esta.
14.4. El operador logístico debe realizar la recepción de los productos y consumibles que no
fueron utilizados en la campaña y dejarlos disponibles en inventario.
14.5. El operador logístico debe realizar la respectiva ruta sanitaria de los deshechos que se
generen producto de esta actividad.
14.6. El operador logístico debe establecer y realizar rutinas de limpieza y desinfección de
aquellos insumos que lo requieran y dejar evidencia física de esta actividad.
15. Convenios inmunización.
15.1. El operador logístico debe articular junto con el servicio la planeación (transporte para el
traslado de productos, horarios, disponibilidad de producto y documentación requerida) de
los diferentes convenios que se atienden nivel local.
15.2. El operador logístico debe garantizar que se facture el producto a entregar en el convenio
establecido.
15.3. El operador logístico debe dar respuesta ante cualquier novedad presentada en el proceso
de entrega al convenio.
5. CAPITULO FUNCIONAL
Compensar extiende esta invitación a los participantes a presentar la documentación de conformidad con las especificaciones y condiciones de esta solicitud de información. Esta solicitud de información (RFI) proporciona material de referencia, que describe los requisitos para la respuesta que debe incluir la solución y costos sugeridos para OPERACIÒN LOGISTICA PARA CEDIS SALUD”,
RFI – No. Page 21
6. CAPÍTULO TÉCNICO
Incluidas en el CAPITULO SERVICIOS punto 4.
7. CAPITULO ADMINISTRATIVO
7.1. Entregables.
Compensar extiende esta invitación a los participantes a presentar la documentación de
conformidad con las especificaciones y condiciones de esta solicitud de información.
Esta solicitud de información proporciona la información requerida para lograr realizar el
proceso de exploración, a continuación, se relacionan la información que deberán los
participantes y los aspectos financieros sobre los cuales se evaluarán los participantes:
▪ Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a un (1) mes
a la presentación de la propuesta, cuando el proponente sea persona jurídica.
▪ Copia de las declaraciones de renta correspondientes a los años gravables 2017 y 2018
debidamente firmadas por su Representante Legal, Contador Público y/o Revisor Fiscal en
los casos establecidos en el parágrafo 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990. Las personas
jurídicas, así como cada uno de los miembros que componen los consorcios o uniones
temporales deberán allegar los documentos en mención.
▪ Copia de los estados financieros fiscales con corte a 31 de diciembre de 2017 y 2018
debidamente certificados.
▪ Copia del RUT, fecha de actualización 2019 y la impresión a pie de página del 2019
▪ Acuerdo de confidencialidad firmado / anexo
▪ El participante deberá entregar mínimo Tres (3) certificaciones de experiencia en contratos
cuyo objeto sea igual o similar al requerido en el presente documento puede incluir contratos
en ejecución o finalizados hasta máximo doce (12) meses atrás.
RFI – No. Page 22
8. CAPITULO FINANCIERO
8.1. Capítulo de precios
El participante deberá incluir en su documentación cuál es su esquema actual de valores económicos con el cual costea la solucion a explorar, se aclara que para efectos del presente proceso de exploración el entregable no debe ser una oferta económica, la misma será un estimado de los costos aproximados que puede tener la solución.
9. ACUERDO CONFIDENCIALIDAD
Toda la información verbal, visual, escrita y/o electromagnética, datos, documentos,
información, metodologías y demás elementos de propiedad de la empresa, de que
se tenga conocimiento o acceso en razón de la ejecución de este proceso, será
tratado con absoluta confidencialidad y compromiso a no divulgar bajo ninguna
circunstancia, salvo autorización previa, expresa y escrita de la empresa.
Así mismo, la empresa acepta no reproducir copias de ninguna sección de este
documento, divulgar información a terceros o usar la información para fines distintos
a contestar esta solicitud de información (RFI). Es indispensable que para la
presentación del presente RFI el proveedor suscriba el documento que anexamos en
el correo electrónico.
Nota: El participante deberá enviar el acuerdo de confidencialidad debidamente
diligenciado y firmado por el representante legal, este se debe enviar con la
notificación de confirmación de participación en la exploración.
10. FORMA DE ENVIO DE LA DOCUMENTACION
La recepción de toda la información relacionada con el presente proceso de exploración se realizará en la fecha estipulada en el cronograma relacionado y al correo COMPENSAR: Correo JACQUELINE LOPEZ PEREZ [email protected]
RFI – No. Page 23
Los proponentes podrán solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de este documento JACQUELINE LOPEZ PEREZ [email protected] y OSCAR MAURICIO MERCHAN DELGADO [email protected]
11. CONDICIONES GENERALES La presente invitación tiene por objeto obtener documentación de los servicios solicitados. Para realizar el debido análisis y comparación que permita al PROCESO conducir a un posterior proceso de selección (RFP / RFQ), sin embargo, no compromete al PROCESO RFI para contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia se reserva el derecho de finalizar o anular el proceso, así como de incluir o excluir invitados durante el mismo de considerarlo pertinente. Para este proceso el proponente que vaya a participar en un posible RFP/RFQ, debe contar con la siguiente documentación que habilita la participación.
Documentos Requeridos
1 Resumen Ejecutivo que debe contener: Nombre de la empresa, Dirección de oficina principal, Información de contacto, experiencia, clientes principales y tres referencias comerciales. RESUMEN EJECUTIVO
2 Carta de aceptación del RFQ /RFP, minuta de contrato, Formato Estándar de Riesgo y propuesta firmada por representante Legal.
3 Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a un (1) mes a la presentación de la cotización, cuando el proponente sea persona jurídica.
4
Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo directivo, en donde conste la autorización dada al representante legal para comprometer a la sociedad en caso de adjudicación del contrato y presentación de la cotización, de ser necesario, según sus estatutos.
5 RUT de la persona jurídica con la actualización de la última actividad económica. Año de impresión 2019.
6 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de representante legal o quien haga sus veces, ampliada al 150%
RFI – No. Page 24
7
Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal o quien haga sus veces, donde conste que se encuentra al día en el pago de seguridad social integral de sus trabajadores de los seis (6) últimos meses, cuando el proponente sea persona jurídica.
8 Certificado de avance de implementación del SGSST emitido por la ARL o Evaluación Inicial del SGSST del estado de implementación. Mayor al 60%
9
Copia de los estados financieros comparativos y con notas con corte a 31 de diciembre de 2017 y 2018. El balance se debe presentar de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre balances certificados, para su validez debe estar suscrito por el Representante Legal del Proponente y por el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se haya preparado e incluir la declaración de que las afirmaciones contenidas en el balance se han verificado previamente conforme al reglamento y las mismas se han tomado fielmente de los libros.
10 Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la experiencia de los cotizantes en mínimo tres certificaciones.
11 Propuesta Técnica, de acuerdo con lo solicitado
13 Carta de manifestación de no incompatibilidades e inhabilidades
14 Documentos Creación proveedores. FOR-PNA-023 / FOR-PRC-029 entregados por Compensar
Documentos Requeridos
1 Cotización de acuerdo con lo definido en los requisitos técnicos y con los documentos soporte
2
Póliza seriedad de la oferta (Habilitante). El PROPONENTE deberá adjuntar una garantía de seriedad de la oferta a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equiválete al 10% del valor de su cotización y una vigencia mínima de tres meses (3) contados a partir de la fecha límite de la recepción de las cotizaciones. En el evento de ampliarse el término, se informará a los proponentes con el fin de que amplíen la vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea insuficiente o no esté debidamente constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para que proceda a su corrección dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud. Si el oferente no la corrige en el término señalado, no será considerada su cotización.
RFI – No. Page 25
12. CRONOGRAMA DEL PROCESO
Actividad Fecha inicio Fecha finalización
Enviar RFI a Proponentes 29 de octubre 2019 1 de noviembre 2019
Envió de notificación aceptando
participación en la exploración y
envió de acuerdo de
confidencialidad
29 de octubre 2019 1 de noviembre 2019
Reunión de Entendimiento con
proponentes que aceptaron
participación y firmaron Acuerdo de
confidencialidad
4 de noviembre 2019 4 de noviembre 2019
Recepción de inquietudes a
Proponentes del RFI
4 de noviembre 2019 6 de noviembre 2019
Envió de respuestas a inquietudes
por parte de compensar 4 de noviembre 2019 7 de noviembre 2019
Recepción de Documentación /
Propuesta RFI 15 de noviembre 2019 15 de noviembre 2019
Agotado el presente cronograma se les comunicará a los participantes
sobre el cierre de este.
NOTA: Favor diligenciar en cada ítem como cumple cada requerimiento. Este
proceso es de carácter exploratorio y no compromete a Compensar a contratar con
ninguno de sus participantes, así mismo Compensar se reserva el derecho de dar
por terminado el presente proceso en cualquier tiempo.
RFI – No. Page 26
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD
COMPENSAR se reserva el derecho de seleccionar a través de sus procesos
de exploración de mercado y contratación a aquellos proponentes que
considere calificados para participar en el mismo, igualmente puede descalificar
a cualquier empresa si así lo considera, sin ningún tipo de obligación.
Esta información no compromete de ningún modo a compensar en la contratación
de servicios posteriores.