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2

Introducción

La carta de navegación de Avante representa el conjunto

de acciones concretas que el personal y directivos

involucrados en esta iniciativa debemos llevar a cabo, a

fin de asegurar la marcha de SAP en Rotoplas.

En ella se detalla claramente el proceso de migración

de Solomon a SAP; el plan de capacitación corporativo;

los posibles riesgos que pueden surgir y los recursos de

ayuda de todos los usuarios.

Te invitamos a consultar esta carta y a tenerla muy cerca

de ti, sobre todo las primeras semanas que usemos SAP,

ya que también se detalla la información que deberá ser

cargada a nuestro nuevo ERP; los responsables de los

Archivos Maestros y las fechas compromiso establecidas

para el lanzamiento de SAP.

Estamos a punto de cruzar la recta final de este nuevo

proyecto, el cual será sin duda un parte aguas para el

futuro de nuestra organización.

¡Contamos contigo!

Capítulo 1 Archivos Maestros 3

Capítulo 2 Capacitación 6

Capítulo 3 Arranque de operaciones 10

Capítulo 4 Mesa de Ayuda 14

Capítulo 5 Comité de Calidad de la información 20

Capítulo 6 Plan de Contingencia 23

Índice

3

Controlar las actividades que regulan el seguimiento de los estándares de calidad en la

información contenida en los Archivos Maestros.

Capítulo 1Archivos Maestros

Objetivo:

• Equipo Avante

• Responsables de Información de Catálogos Maestros de Grupo Rotoplas.

Alcance:

1 Incorporar la siguiente información inicial a los Catálogos Maestros:

- Cuentas Contables.

- Centros de Costos y Beneficios.

- Bancos.

- Clientes y Direcciones de Entrega.

- Clientes / Proveedores Intercompañías

- Rutas de Embarque.

- Vendedores.

- Deudores Diversos.

- Activos Fijos.

- Proveedores.

- Acreedores.

- Materias Primas.

- Accesorios.

- Productos Terminados.

- Precios y Descuentos.

- Listas de Materiales.

- Refacciones.

- Artículos de Marketing.

- Servicios.

- Tipos de Cambio Históricos

Qué Involucra:

4

Responsables para ejecutarlo:

La depuración y validación en los datos extraídos de Solomon nos permite afirmar la

veracidad en la información importada a SAP.

Se integrarán solamente los registros con movimientos en el año 2008.

Por cada archivo maestro se deberá desarrollar un procedimiento que nos permita

generar la relación cruzada entre los registros de SAP y Solomon, para llevar a cabo

las cargas de los mismos.

Se realizarán pruebas de carga para asegurar el funcionamiento mecánico de la

operación.

La carga definitiva de archivos maestros se realizará el 5 de septiembre de 2008.

Se comunicarán los procedimientos para mantener actualizada la base de datos

de SAP, con base a las modificaciones realizadas en los catálogos maestros

en Solomon durante el período comprendido del 8 al 30 de septiembre de 2008.

La carga Maestra de Activos Fijos se realizará a más tardar tres días después de que

el Contralor General del Grupo entregue los archivos al equipo Avante.

ARCHIVOS: RESPONSABLE / VALIDADOR:

Cuentas Contables Raúl Palma / Humberto Maya

Centros de Costos y Beneficios Iker Toledo / Humberto Maya

Bancos Orlando Bautista / Rosa Ma. Castro

Clientes Genaro Hernández / Selene Chan

Vendedores Javier Trigos / Francisco Gutiérrez

Deudores Diversos Orando Bautista / Humberto Maya

Activos Fijos Ricardo Hernández / Humberto Maya

Proveedores Martha Pineda / José T. Colín

Acreedores Martha Pineda / José T. Colín

Materias Primas Jorge Azuara / Carlos Rojas A.

Accesorios Jorge Azuara / Carlos Rojas A.

Productos Terminados Jorge Azuara / Gonzalo Uribe

Precios y Descuentos Javier Trigos / Francisco Gutiérrez

Listas de Materiales Jorge Zenteno / Joel Pérez

Refacciones Jorge Azuara / Guillermo Spamer

Artículos de Marketing Jorge Azuara / César Romero

Servicios Martha Pineda / José T. Colín

Tipos de Cambio Raúl Palma / Humberto Maya

Costos Estándar Iker toledo / Humberto Maya

Rutas de Entrega Luis Luna / Alberto Márquez

Direcciones de Embarques Javier Trigos / Fernando Aspiazu

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5

- Procedimiento de actualización en paralelo SAP – Solomon 18/Agosto

- Carga de Archivos Definitiva 5/Septiembre

- Validación de Archivos Cargados 5/Septiembre

- Ejecución de Actualización SAP - Solomon en Paralelo 8/Agosto al 30/Sep.

- Acta de Consistencia de Archivos SAP 1/ Octubre

Fechas de Compromiso:

Capítulo 2Capacitación

6

Proporcionar las habilidades necesarias para desarrollar la práctica en el uso de la

herramienta. Mostrando la aportación que hace SAP a la nueva forma de trabajo de

Rotoplas.

Objetivo:

Todo el personal de Grupo Rotoplas cuyo puesto o actividad requiera el uso de SAP. Alcance:

Desarrollar el plan de Capacitación.

Los cursos se desarrollarán en sitio, excepto algunos cursos de Finanzas, los cuales serán

centralizados.

La capacitación está programada por puestos y en base a los perfiles definidos en SAP.

Es obligatorio aprobar los cursos de Navegación Básico y de Solicitud de Pedido, para

tomar los cursos del módulo correspondiente a sus funciones.

Los cursos son de carácter obligatorio, por lo que se solicita a los mandos medios y

superiores su apoyo a fin de facilitar la asistencia de sus colaboradores.

Habrá cierre mensual durante la capacitación de SAP, por lo que se requiere apoyo de

los líderes de cada área para los participantes.

Qué Involucra:

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Plan de Capacitación

8


• Coordinadores de los Cursos.

• Área de Capital Humano.

• Instructores y personal de apoyo designado para llevar a cabo la capacitación:

Instructores Apoyo Curso

Martha Pineda Oscar Gracián Compras

Martha Pineda Jorge Azuara Compras Autorizaciones

Michel Correa Jorge Azuara Inventarios

Michel Correa Jorge Azuara Inventarios Contraloría

Michel Correa Jorge Azuara Inventarios Datos Maestros

Sonia Juárez, Javier Trigos Alejandra Pérez Ventas Pedidos

Karla Macías

Sonia Juárez y Alejandra Pérez Reportes y Procesos de Ventas.

Javier Trigos

Sonia Juárez y Alejandra Pérez Ventas Contraloría

Javier Trigos

Sonia Juárez Alejandra Pérez Administración de Ventas

Javier Trigos

Luis Luna Egar Rosales Distribución (Logística)

Luis Luna Egar Rosales Distribución Facturación

Luis Luna Egar Rosales Distribución Gerentes

Humberto Zárate Jorge Zenteno Producción Datos Maestros

Humberto Zárate Jorge Zenteno Producción Planeación

Humberto Zárate Jorge Zenteno Producción Ejecución Rotomoldeo

Juan Manuel Merino Producción Ejecución Inyección

Juan Manuel Merino Producción Ejecución Compuestos

Guillermo Guzmán Daniel Rangel y MTTO

Jorge Zenteno

Guillermo Guzmán Daniel Rangel MTTO Avisos

Daniel Rangel MTTO Reportes

Genaro Hernández Lourdes Landa y Cuentas por Cobrar

Karla Macías

Orlando Bautista Sergio Arellano Cuentas por Pagar

Orlando Bautista Sergio Arellano Tesorería

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9

Raúl Palma e Lourdes Landa Contabilidad General

Iker Toledo

Raúl Palma e Contabilidad Interfase Nómina

Iker Toledo

Raúl Palma e Edgar Espinosa Costos Datos Maestros

Iker Toledo

Raúl Palma e Edgar Espinosa Costos Funcionalidad y Reportes

Iker Toledo

Ricardo Hernández Idalia Activos Fijos

Omar Solís Compras Autorizaciones (Simulador)

Omar Solís Navegación Básica (Simulador)

Martha Pineda Omar Solís Requisiciones de Compras


De acuerdo al calendario publicado, la capacitación de SAP inició el día 28 de julio y

finalizará el 22 de agosto.

Se programarán cursos adicionales de acuerdo a las evaluaciones obtenidas durante

este periodo de capacitación.

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10

Coordinar que las actividades se enfoquen a la migración de la información de Solomon

a SAP. Esta información será la contenida en los Saldos Iniciales para arrancar la operación

de SAP en Rotoplas.

Capítulo 3Arranque de Operaciones

• Equipo Avante

• Responsables de Información de Saldos Iniciales y responsables de Grupo Rotoplas.

1 Para controlar el arranque se establecieron los siguientes acuerdos:

1 Integrar y cargar los saldos que se mantengan en Solomon al cierre de septiembre, como

Saldos Finales para SAP en este mismo mes, de los siguientes archivos:

- Cuentas Contables de Balance.

- Partidas Pendientes de Conciliar de los Bancos.

- Documentos Abiertos de Clientes.

- Saldos de Deudores Diversos.

- Depreciación Acumulada de Activos Fijos.

- Documentos Abiertos de Proveedores.

- Documentos Abiertos de Acreedores.

- Documentos Abiertos de Clientes y Proveedores

Intercompañías

- Construcción Inicial de Costos Estándar.

- Existencia Inicial de Materias Primas.

- Existencia Inicial de Accesorios.

- Existencia Inicial de Productos Terminados.

- Pronóstico de Ventas.

- Valores Iniciales de Precios y Descuentos.

- Existencia Inicial de Refacciones.

- Existencia inicial de Artículos de Marketing.

- Tipos de Cambio.

Objetivo:

Alcance:

Qué Involucra:

ENE

E

ESE

SE

SSES

NE

NNEN

NNW

NW

WNW

WSW

SW

SSWS

W 090

045

360

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270

225

180

135

11

Desarrollar los archivos de referencia cruzada de Solomon a SAP.

Las Ordenes de Venta y Ordenes de Compra abiertas en Solomon, pendientes

de entregar al inicio de las operaciones, no serán incorporadas automáticamente

como saldos iniciales. Serán capturadas manualmente por los usuarios al inicio de la

operación de SAP.

Ejecutar el inventario físico el día 20 de septiembre en todos los centros de trabajo.

Solomon será deshabilitado para captura de operaciones el 30 de septiembre a las

11 de la noche. Cualquier registro posterior deberá ser incorporado directamente

en SAP con fecha de octubre, con excepción de la captura de pólizas de ajuste en

Solomon que será coordinada por el Contralor General del Grupo.

Los líderes de procesos verificarán y coordinarán con el Contralor General del Grupo

el cierre de operaciones de Solomon el 1 de octubre a las 12 del día.

Los líderes de Procesos coordinarán la extracción de información de Solomon a

partir del la hora acordada con el Contralor General del Grupo.

El 6 de octubre inicia operaciones Rotoplas con la nueva forma de trabajo SAP.

Mantener las cuentas puente que serán utilizadas para cargar el saldo de las cuentas

colectivas, para los siguientes conceptos:

- Bancos Saldo Inicial.

- Clientes Saldo Inicial.

- Deudores Diversos Saldo Inicial.

- Depreciación Activos Fijos Saldo Inicial.

- Proveedores Saldo Inicial.

- Acreedores Saldo Inicial.

- Materias Primas Saldo Inicial.

- Accesorios Saldo Inicial.

- Productos Terminado Saldo Inicial.

2

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12

La Secuencia para el traslado de información será:

Liberación de archivos de referencia cruzada SAP – Solomon.

Extracción de saldos iniciales de prueba.

Carga de saldos iniciales de prueba.

Evaluación de cargas de saldos iniciales (definir reportes de soporte y

formalización de actas).

Realizar las pruebas de carga previas que sean necesarias para asegurar la

mecánica de realización y la calidad de la información que será incorporada a SAP.

La carga definitiva de archivos saldos iniciales se realizará de la siguiente manera:

• El 3 de octubre de 2008:

- Existencia Inicial de Materias Primas.

- Existencia Inicial de Accesorios.

- Existencia Inicial de Productos Terminados.

- Existencia Inicial de Refacciones (sin costo).

- Existencia inicial de Artículos de Marketing (sin costo).

- Pronóstico de Ventas (en piezas).

• El 3 de octubre de 2008:

- Documentos Abiertos de Clientes.

- Documentos Abiertos de Proveedores.

- Documentos Abiertos de Acreedores.

- Documentos Abiertos de Clientes y Proveedores Intercompañías

• A mas tardar, 24 horas posteriores a la recepción de los archivos por parte del

Contralor General del Grupo, se cargarán:

- Saldos de Deudores Diversos.

- Saldos de Cuentas Contables de Balance.

- Partidas Pendientes de Conciliar de los Bancos.

- Depreciación Acumulada de Activos Fijos.

Una vez terminados estos procesos, se debe emitir balanza de comprobación

de movimientos y antigüedad de saldos en Solomon como evidencia de

que la información ha sido extractada. También se debe generar balanza

de comprobación de movimientos y antigüedad de saldos en SAP como

evidencia de que la información ha sido cargada. Estos reportes soportarán las

actas de cargas iniciales como auditoría.

• Finalmente el responsable de cada archivo genera las actas y solicita firma de

las mismas.

Secuencia

1234

5

6

13


ARCHIVOS:

- Existencia Inicial de Materias Primas

- Existencia Inicial de Accesorios

- Existencia Inicial de Productos Terminados

- Existencia Inicial de Refacciones

- Existencia inicial de Artículos de Marketing

- Pronóstico de Ventas

- Documentos abiertos de Clientes

- Documentos abiertos de Proveedores

- Documentos abiertos de Acreedores

- Documentos abiertos de Clientes /

Proveedores Intercompañías

- Saldos de Deudores Diversos

- Saldos de Cuentas Contables de

Balance

- Partidas pendientes de conciliar

de los Bancos

- Depreciación acumulada de Activos Fijos

- Precios y Descuentos de Venta

RESPONSABLE / VALIDADOR:

J. Azuara / H. Maya

J. Azuara / H. Maya

J Azuara / H. Maya

J. Azuara / G. Spamer

J. Azuara / C. Romero

J. Trigos / G. Uribe

G. Hernández / S. Chan

O. Bautista / H. Maya


O. Bautista / G. Hernández / H. Maya


R. Palma / H. Maya


R. Hernández / H. Maya

j. Trigos / F. Gutiérrez


- Generación de Archivos de Referencia Cruzada 1 / Agosto

- Generación de Archivos de Prueba 18 / Agosto

- Carga de Archivos como prueba 19 / Agosto

- Validación de Archivos Cargados 22 / Agosto

- Generación de Archivo de Saldos Iniciales definitivo 1 / Octubre

- Validación de Archivo de Saldos Iniciales definitivo 2 / Octubre

- Carga de Saldos Iniciales Definitiva 3 / Octubre

- Firma de Actas de Carga de Saldos Iniciales 4 / Octubre

- Inicio de operaciones con SAP 6 / Octubre

14

Capítulo 4Mesa de Ayuda

Asegurar el conocimiento de los usuarios dando soporte, solución y seguimiento a los

quiebres que se deriven del inicio de la operación con SAP.

• Equipo Avante

• Todos los usuarios de SAP en Grupo Rotoplas.

Objetivo:

Alcance:

Qué Involucra: 1 Dar soporte del 6 al 22 de octubre en la operación de SAP en Grupo Rotoplas, el

cual inicia formalmente el 6 de octubre de 2008.

2 Las empresas que arrancan la operación en esta fecha son:

- Rotoplas S.A. de C.V.

- Rotoplas Plásticos Inyectados, S.A.

- Compuestos Rotoplas, S.A.

- Servicios Rotoplas, S.A.

3 El 18 de octubre arrancan en operación las empresas:

- Grupo Rotoplas.

- FISO.

- Rotoplas RH.

- Suministros Rotoplas.

- Rotoplas Comercializadora.

- Distribuidora del Hogar.

- Rotoplas Bienes Raíces.

- CIAAC.

15

Para brindar el soporte se mantendrá una mesa de ayuda en la planta de Anáhuac.

La mesa de ayuda funcionará del 6 al 22 de octubre en la planta Anáhuac. A partir del

20 de octubre se trasladará a las instalaciones de Rotopinsa en Lerma.

Se realizará una junta diaria para evaluar el desempeño de SAP.

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ESPECIALIDAD

Se distribuirán recursos en todas las instalaciones de las empresas que a continuación

se mencionan:

Servicios

Servicios

Anáhuac

Anáhuac

Anáhuac

Guadalajara

Guadalajara

León

León

León

Monterrey

Monterrey

Monterrey

Mochis

Mochis

Mérida

Mérida

Veracruz

Veracruz

Lerma

Lerma

Orlando Bautista

Edgar Espinosa

Alejandra Pérez

Luis Luna

Jorge Azuara

Martha Pineda

Guillermo Guzmán

Oscar Gracián

Sonia Juárez

Humberto Zárate

Karla Macías

Daniel Rangel

Jorge Zenteno

Lourdes Landa

Genaro Hernández

Javier Trigos

Raúl Palma

Ricardo Hernández

Sergio Arellano

Juan M. Merino

Michel Correa

Tesorería

Costos

Ventas

Transporte

Materiales

Compras

Mantenimiento

Materiales

Ventas

Producción

Ventas

Mantenimiento

Listas de Materiales

Contabilidad

Cuentas por Cobrar

Ventas

Rentabilidad y Costos

Activos Fijos

Tesorería

Producción

Materiales

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72 2168 4029

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01 (55) 5201 5000

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01 (47) 7710 7400

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01 (81) 8131 0300

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01 (99) 9930 0350

01 (22) 9989 7200

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01 (72) 8282 9100

01 (72) 8282 9100

TEL. FIJO

• Soporte en sitio: Es el personal al cual el usuario de SAP deberá acudir en caso que detecte algún problema o

inconveniencia en la operación.

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• BASIS / ABAP:

• Mesa de ayuda*

• Líderes de proyecto

NOMBRE LOCALIZACION

Rubén León Anáhuac

Fernando Gómez Anáhuac

Soporte en sitio

- Apoyar al usuario en el uso y manejo del ERP - SAP.

- Orientar al usuario en el flujo de actividades del proceso.

- Solicitar apoyo en el uso y manejo del ERP - SAP al consultor experto en el módulo.

- Solicitar apoyo en el funcionamiento y requerimientos del proceso de operación al

usuario clave experto.

- Documentar, utilizando el formato de Mesa de Ayuda, las siguientes situaciones para

ser enviadas a la mesa de ayuda:

- Errores de Datos.

- Errores de Configuración.

- Procesos no Contemplados.

- Capacitación Insuficiente.

- Problemas de Conexión.

- Problemas de Impresión.

- Problemas de Comunicación.

- Problemas de Desempeño del Sistema.

- Problemas de accesos, roles y perfiles.

Funciones:

El personal de soporte en sitio deberá de contactar a los especialistas que a continuación se mencionan, de

acuerdo a la naturaleza de la situación reportada por el usuario de SAP.

ESPECIALIDAD NOMBRE LOCALIDAD

Basis Omar Solís Servicios

ABAP Xavier Vázquez Servicios

ABAP Raúl Centeno Servicios

ABAP Alfredo Herrera Servicios

ESPECIALIDAD NOMBRE LOCALIDAD

Contabilidad Iker Toledo Anáhuac

Materiales Julio C. Melo Anáhuac

Transporte Edgar Rosales Anáhuac

Activos Fijos Idalia Quezada Anáhuac

01 (55) 5201 5000

01 (55) 5201 5000

01 (55) 5201 5000

01 (55) 5201 5000

TEL. FIJO

01 (55) 5483 2950

01 (55) 5483 2950

01 (55) 5483 2950

01 (55) 5483 2950

TEL. FIJO

TEL. FIJO CELULAR

01 (55) 5483 2950 55 5407 2305

01 (55) 5483 2950 55 5433 5242

*A partir del 22 de octubre se trasladará a la localidad de Rotopinsa Lerma, cuyo teléfono es: 01(72) 8282 9100

17

- Calificar el nivel de riesgo del problema presentado:

3 = Crítico (atención inmediata – responder en menos de 2 horas).

2 = Medio (invertir menos de 1 día en la solución).

1 = Bajo (Invertir más de 1 día en la solución).

- Las situaciones documentadas deberán ser enviadas a la Mesa de Ayuda para

estructurar la solución.

- Seguimiento de problemas reportados a la Mesa de Ayuda.

- Se planea mantener el soporte en sitio por un espacio de 2 semanas a partir del

arranque. La Gerencia del Proyecto podrá extender este periodo de acuerdo a las

necesidades de los usuarios.

BASIS / ABAP

- Apoyar a los consultores y usuarios clave en situaciones relacionadas con el

funcionamiento técnico de la herramienta.

- Generar soluciones a los reportes relacionadas a conexión, impresión, comunicación

y desempeño de SAP.

- Dar seguimiento a los quiebres de los usuarios con el fin de reforzar la capacitación.

Mesa de Ayuda

- Resolver y desahogar las solicitudes de acuerdo a sus competencias.

- Canalizar las solicitudes a los consultores o usuarios especialistas para obtener una

solución.

- Reportar a NASOFT o SAP las solicitudes que no pueda resolver el equipo Avante.

- Dar seguimiento a las solicitudes hasta asegurarse que se llegue una solución y que el

usuario quede satisfecho con la misma.

- Cerrar las llamadas y/o reportes que se hayan solucionado.

- Registrar y tabular los reportes y llamadas recibidas para evaluar diariamente el

funcionamiento de SAP.

- Participar en la reunión diaria de análisis de desempeño de SAP.

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Líderes de Proyecto

- Revisar que las llamadas y solicitudes a la mesa de ayuda sean canalizadas al especialista

correspondiente.

- Coordinar la reunión diaria para evaluar el desempeño y operación de SAP en

Rotoplas.

- Evaluar el riesgo de acuerdo a las tabulaciones y resultados obtenidos durante el día,

y tomar las decisiones que disminuyan el mismo.

- Asegurar la ejecución de las actividades para estabilizar el funcionamiento de SAP.

- Enviar a la Dirección del Proyecto el reporte diario de análisis de desempeño de SAP.

- En caso de no poder dar respuesta comunicarse con el Director de Proyecto (Mario

Romero) para exponer el riesgo y determinar las acciones a seguir.

Procedimiento

- La mesa de ayuda recibe llamada del consultor o usuario clave, la registra y prioriza.

- La mesa de ayuda recibe requerimiento por escrito del consultor o usuario clave, la

registra y prioriza.

- Direcciona el requerimiento al consultor o usuario clave especialista en el tema

planteado.

- La mesa de ayuda acuerda tiempo de solución con el consultor o usuario.

- La mesa de ayuda da seguimiento a la solución de acuerdo al tiempo acordado.

- Cuando la mesa de ayuda tiene la evidencia de la solución, registra el cierre de la misma.

Nivel de Servicio y Monitoreo

Proceso de Cambio

Entrenamiento Continuo/Comunicación

Evaluación delRequerimiento

Desarrollode la solución

Implantación de lasolución

Requerimiento

Atención En SitioRemoto

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- Al finalizar el día emite reporte de desempeño de SAP durante el día.

- Con el reporte de análisis de desempeño se coordina a junta para evaluar el desempeño

y tomar las decisiones necesarias para estabilizar el funcionamiento de SAP.

- Comunicar el desempeño de la herramienta y las actividades para estabilizar la

operación a la Dirección del Proyecto.

- Coordinar las actividades del plan de contingencia en caso de decidir la ejecución del

mismo, como consecuencia del riesgo que significaría para Rotoplas continuar con la

operación de SAP.

Esquema de servicio:

Capítulo 5Comité de Calidadde la Información

Mantener la calidad en el registro de la información capturada por los usuarios al sistema.

Verificar el funcionamiento de los procesos de negocio. Emitir reportes y análisis para la

toma de decisiones.

Objetivo:

Todo el personal que labore en las empresas incluidas para ser controladas dentro del

ERP (SAP).

Alcance:

1 Los Catálogos Maestros a gestionar por el Comité de Calidad son:

- Cuentas Contables.

- Centros de Costos y Beneficios.

- Bancos.

- Clientes / Direcciones de Entrega.

- Rutas de Entrega.

- Vendedores.

- Deudores Diversos.

- Activos Fijos.

- Proveedores.

- Acreedores.

- Materias Primas.

- Accesorios.

- Productos Terminados.

- Refacciones.

- Artículos de Marketing.

- Servicios.

- Precios y Descuentos.


Qué Involucra:

20

2 El Comité de Calidad es la única instancia con la autoridad para gestionar adiciones,

modificaciones o inactivaciones de Registros Maestros en las bases de datos.

3 Los registros a incluirse como Catálogos Maestros, deberán atender exclusivamente

a requerimientos de funcionamiento, operación e información de Grupo Rotoplas.

4 Es facultad exclusiva de la Dirección del Comité de Calidad autorizar cualquier

desviación a los procedimientos.

• Presidente / Contralor de Grupo:

- Coordina la generación y mantenimiento de las políticas de control de cada uno de los

archivos, de modo que se asegure la consistencia y calidad de la información.

- Coordina la generación y mantenimiento de los procedimientos de actualización de cada

uno de los archivos maestros.

- Es responsable del cumplimiento de las políticas y procedimientos de actualización de

Archivos Maestros.

- Aprueba y autoriza cualquier excepción a las políticas y procedimientos definidos.

- Coordina mensualmente la auditoría de movimientos a los Archivos Maestros.

• Gestores:


- Cuentas Contables Contralor del Grupo Humberto Maya

- Centros de Costos y Beneficios Contralor del Grupo Humberto Maya

- Cuentas de Bancos Tesorería Rosa María Castro

Humberto Maya

- Clientes / Direcciones de Entrega Coordinador Nacional de Crédito y

Cobranzas Selene Chan

- Rutas de Entrega Gerente Nacional de Logística Alberto Marques

- Deudores Diversos Contralor del Grupo Humberto Maya

- Activos Fijos Contador Sr. Servicios Laura Carrasco

- Proveedores Comprador Nacional José Colín

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- Validan el cumplimiento de los lineamientos generales definidos en las políticas y

procedimientos para la adición, baja o inhabilitación de registros.

- Actualizan registros en el ERP, de acuerdo a las solicitudes aprobadas por parte del

requisitador.

- Comunicar anticipadamente a los usuarios los registros adicionados, inhabilitados y/o

modificados.

- Mantienen el archivo de auditoría de los Catálogos Maestros.

• Requisitador

- Solicita, de acuerdo a las necesidades de operación, los registros que se requiera

adicionar, inhabilitar y/o modificar con base a las políticas vigentes.

- Elabora el formato de mantenimiento de archivos de acuerdo al procedimiento

vigente.

- Obtiene las aprobaciones necesarias de acuerdo a la política vigente.

- Envía la solicitud aprobada al gestor de archivos maestros para su actualización en el

ERP.

- Da seguimiento a las solicitudes de actualización de registros con el Gestor de Archivos

Maestros.

- Acreedores Comprador Nacional José Colín

- Materias Primas Gerencia de Calidad Faustino Zárate

- Accesorios Gerencia de Calidad Faustino Zárate

- Listas de Materiales Gerencia de Calidad Faustino Zárate

- Productos Terminados Gerencia de Calidad Faustino Zárate

- Refacciones Comprador Nacional José Colín

- Artículos de Marketing Gerente Nacional de MKT César Romero

- Precios Base de Artículos Gerente de Desarrollo de Ventas Francisco Gutiérrez

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Capítulo 6Plan de Contingencia

Definir las actividades a realizar para restablecer Solomon en caso de detectar un riesgo

en la continuidad de operación de Rotoplas al utilizar SAP.

• Equipo Avante

• Todos los usuarios de SAP en Grupo Rotoplas.

La Dirección del Proyecto Avante es la única instancia con la autoridad para tomar la

decisión de abortar el arranque de la operación con SAP.

La Gerencia del Proyecto suministrará indicadores de operación de SAP diariamente,

para comprender el desarrollo de la operación de Rotoplas utilizando este ERP como

herramienta.

En caso de tomar la decisión de abortar se volverá a utilizar el sistema Solomon.

La decisión de abortar únicamente será viable en el periodo comprendido del 6 al

8 de octubre. En caso de que así suceda, se comunicará formalmente a la Dirección

del Proyecto.

Posteriormente al comunicado de suspensión de operaciones de SAP, se invertirán

dos días para reprocesar la información y continuar con la operación de Rotoplas,

utilizando Solomon como herramienta.

Objetivo:

Alcance:

Qué Involucra:

23

1

2

3

4

5

24


1 Líderes de Procesos / Responsables

- Las personas que se nombran a continuación deben generar la información de soporte

de cierre de Solomon al 30 de septiembre, de acuerdo a cada compañía:

Humberto Maya / Iker Toledo (Contabilidad)

- Catálogo de Cuentas Contables / Centros de Costos y Beneficios.

- Balanzas de Comprobación de Movimientos.

- Reporte de últimas pólizas por módulo y compañía.

Rosa Ma. Castro / Humberto Maya / Iker Toledo (Bancos)

- Catálogo de Cuentas Bancarias.

- Conciliaciones Bancarias.

- Reporte de Ultimo Depósito, Cheque y Traspaso por Banco y compañía.

Selene Chan / Karla Macías (Cuentas por Cobrar)

- Catálogo de Clientes.

- Cuadro de Antigüedad de Saldos de Clientes.

- Reporte de última Factura / Nota de Devolución / Nota de Crédito / Pago.

Fernando Aspiazu / Karla Macías (Servicio a Clientes)

- Reporte de último Pedido / Embarque / Factura procesada por compañía.

José T. Colín / Jorge Azuara (Cuentas por Pagar)

- Catálogo de Proveedores.

- Cuadro de Antigüedad de Saldos de Proveedores.

- Reporte de última Factura / Ajuste de Cargo / Ajuste de Crédito / Cheque.

José T. Colín / Jorge Azuara (Compras)

- Reporte de última Orden de Compra por compañía.

Guillermo Spamer / Jorge Zenteno (Almacenes de Inventarios)

- Catálogo de Artículos.

- Balanzas de Comprobación de Movimientos de Inventarios.

- Reporte de última Entrada / Salida / Traspaso / Ajuste.

ENE

E

ESE

SE

SSES

NE

NNEN

NNW

NW

WNW

WSW

SW

SSWS

W 090

045

360

315

270

225

180

135

25

Guillermo Spamer / Jorge Zenteno (Producción)

- Catálogo de Listas de Materiales.

- Reporte de últimas Órdenes de Producción por Compañía.

2 Usuarios Clave / Consultor

- Las personas siguientes deben mantener el registro y emitir reporte de los registros que

se incorporen a SAP por compañía, a partir del arranque.

Lourdes Landa / Raúl Palma (Contabilidad)

- Cuentas y Centros de Costos.

- Pólizas Contables y de Interfase.

Sergio Arellano / Orlando Bautista (Bancos)

- Cuentas Bancarias.

- Depósitos, Cheque y Traspasos.

Sergio Arellano / Genaro Hernández (Cuentas por Cobrar)

- Clientes.

- Facturas / Notas de Devolución / Notas de Crédito / Pagos.

Alejandra Pérez / Sonia Juárez (Servicio a Clientes)

- Direcciones de Embarque.

- Pedidos / Entregas / Facturas.

Sergio Arellano / Orlando Bautista (Cuentas por Pagar)

- Proveedores.

- Facturas / Ajuste de Cargo / Ajuste de Crédito / Cheque /

Traspasos / Transferencias.

Oscar Gracián / Martha Pineda (Compras)

- Órdenes de Compra.

Oscar Gracián / Michel Correa (Almacenes de Inventarios)

- Artículos.

- Entradas / Salidas / Traspasos / Ajustes.

Juan M. Merino / Humberto Zárate (Producción)


- Órdenes de Producción.

POLLIPLUG

POLLIPLUG




26

3 Gerencia del Proyecto

- Coordina y Ejecuta el Plan de Restablecimiento de Solomon.

- Valida con todo el equipo las actividades a ejecutar.

- Asegura que todo el equipo Avante mantiene y entiende el Plan de

Restablecimiento de Solomon.

4 Usuario Final

- Utiliza SAP de acuerdo a los manuales de usuario entregados durante la

capacitación y a los conocimientos adquiridos durante la misma.

- Reporta formalmente a la mesa de ayuda las anomalías detectadas en el

funcionamiento y operación de SAP en Rotoplas.

- En caso de que el arranque se aborte, deberá apegarse a las instrucciones de

la Gerencia del proyecto para actualizar la información en Solomon.

1 Los líderes de proceso:

• Generarán los archivos y reportes que soporten la información del cierre de septiembre

que se conserve en Solomon.

• Generarán las actas de carga de archivos correspondientes, con base a los reportes

emitidos y complementados por archivos equivalentes en SAP. Estas actas deberán

ser firmadas por los responsables de la información (referida en el Plan de Carga de

Archivos Maestros y Saldos Iniciales).

Procedimiento

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2 El equipo Avante:

• Supervisará que los usuarios utilicen la herramienta de acuerdo a los manuales y

procesos elaborados.

• Asegurará que de acuerdo al formato de Mesa de Ayuda se reporten las anomalías

y deficiencias detectadas al utilizar el ERP.

3 La mesa de ayuda integrará los reportes por módulo y elaborará un resumen diario con

los temas más relevantes, calificándolos de acuerdo al nivel de riesgo.

4 Diariamente a las 8.00 P.M. se llevará a cabo una junta de trabajo para revisar el

funcionamiento del arranque y medir el riesgo de operación de Rotoplas, para

determinar las actividades de ajuste a realizar y resolver los temas planteados por los

usuarios.

5 La Gerencia del Proyecto enviará a la Dirección del Proyecto el reporte de status de

operación de SAP en Rotoplas.

6 En caso de detectar una problemática que ponga en riesgo la continuidad de la ope-

ración de Rotoplas, la Gerencia del Proyecto deberá de comunicarlo inmediatamente

a la Dirección del Proyecto.

7 La Dirección del Proyecto evaluará la problemática presentada y tomará las medidas

necesarias para corregir la situación. En caso de que el problema sea de dimensiones

tales que pongan en riesgo la continuidad de las operaciones de Rotoplas, decidirá

abortar la utilización de SAP.

8 En caso de abortar el arranque se procederá a :

- Enviar un comunicado formal a toda la empresa (Administración del Cambio).

- Habilitar Solomon para su funcionamiento (Sistemas).

- Ejecutar al día siguiente el Plan de Restablecimiento de Solomon (Sistemas).

9 Una vez restablecido Solomon, celebrar una junta con la Dirección del Proyecto para

definir las actividades necesarias para determinar una nueva fecha de arranque de

SAP.

[email protected]

capítulo 1 - wordpress.com · saldos finales para sap en este mismo mes, de los siguientes...

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