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CAPITULO IV
PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE INVENTARIOS Y EXPEDIENTES DE MENORES DE EDAD PARA EL CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL “LA TIENDONA” EN LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR
A. GENERALIDADES Este capítulo contiene la definición de la propuesta del Diseño de un Sistema
Automatizado de control de inventarios y expedientes de menores de edad para el
CDI “La Tiendona”, como un aporte para que la institución pueda tener un control
mecanizado de los procesos que realizan y puedan contar con información ágil y
oportuna cuándo esta se requiera.
El sistema de control de inventarios y expedientes de niños (as) permitirá que la
Institución cuente con la información actualizada y completa sobre los inventarios
que manejan y los datos confidenciales de los (las) niños (as).
Esta propuesta es el resultado de la investigación de campo que se realizo en el CDI
“La Tiendona” la cual fue orientada a las necesidades de implantar un sistema capaz
de controlar los inventarios de suministros y expedientes que manejan dentro de la
Institución.
El capitulo estará compuesto por las factibilidades y requerimientos operativas,
económicas y Técnica; así como por las etapas de Diseño y Análisis, lo cual se
detallara mas adelante cada una de ellas; así como también las partes que integran
cada una de ellas.
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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1. GENERAL
Diseñar un Sistema Automatizado de Control de Inventario y Expedientes de
menores de Edad del CDI “La Tiendona” que contribuya a minimizar el tiempo en que
se realizan los procesos, ayude a disponer de información completa y actualizada,
así como sea de fácil manejo y manipulación
2. ESPECÍFICOS
a. Describir la situación actual del control de inventarios y expedientes de niños (as)
del CDI “La Tiendona”
b. Evaluar de manera económica, operativa, técnica y ambiental el diseño del
sistema, para su funcionamiento y así determinar las condiciones optimas.
c. Determinar los requerimientos informáticos, técnicos y operativos para el
desarrollo del sistema de inventarios y expedientes que sea capaz de almacenar
la información completa.
d. Analizar los requerimientos de información, operativos y técnicos para determinar
las necesidades de información de los usuarios del sistema.
e. Diseñar el sistema de información para el control de inventarios y expedientes de
niños (as),
f. Diseñar los diagramas de procesos de datos necesarios para representar el
funcionamiento del Sistema de Información actual y propuesto.
g. Proporcionar una guía técnica a la Institución para la implementación del sistema.
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C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA
El Diseño del Sistema que se propone pretende que lleve un control de registros de
inventario de suministros y expedientes de menores de edad, mostrando información
actualizada, propiciando una adecuada y eficaz toma de decisiones para las compra
de suministros y brindar mayor eficiencia en la actualización de expedientes.
Por lo tanto, el diseño planteado estará en la disposición que el sistema brinde
información completa y confiable en el momento oportuno, constituyéndose en
elemento esencial para garantizar la gestión eficaz de los recursos de la Institución,
así como, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente
al entorno que la rodea. Por lo que se requiere de un diseño de sistema adecuado
que planifique, desarrolle y mantenga un sistema de información eficiente; es decir,
un sistema que produzca en términos de calidad, cantidad y oportunidad la
información que ayude o facilite el cumplimiento de los objetivos y funciones de la
Institución.
A medida que crece el volumen de la información a manejar en la Institución,
aumenta la necesidad de disponer de Tecnología de un sistema que soporte
dinámicamente y eficazmente el funcionamiento de los distintos procesos que
generan información.
D. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL SISTEMA PROPUESTO 1. IMPORTANCIA
El diseño de un sistema de Control de Inventarios y Expedientes de menores de
edad será de gran utilidad para llevar a cabo el registro de Inventarios de suministros
y Expedientes de menores en la institución, ya que consistirá en un sistema de
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información completa y actualizada, brindando datos oportunos cuando estos se
necesiten como apoyo.
2. BENEFICIOS
Dentro de cualquier Institución lo más importante es disponer de información
calificada, completa, real y en el momento oportuno. Es decir, la importancia de esta
propuesta es que serán más eficientes los procesos que se realizan manualmente.
Dentro de los beneficios que el sistema podría brindar se tienen:
• Obtención de información no disponible actualmente.
• Elaboración más oportuna de la información.
• Mejoras en las operaciones de la Institución.
• Posibilidades de efectuar cálculos o estimaciones que actualmente no es posible.
• Reducción de costo en Mano de Obra.
• Obtención de una posición de Servicio de Calidad ante los demás CDI.
• Mejoras en la toma de decisiones en las Compras de Suministros.
• Control de los Inventarios de Suministros.
• Capacidad de Almacenamiento de Información Histórica.
• Facilitan en elaboración de reportes.
E. ALCANCES Y LIMITACIONES DE LA PROPUESTA
1. ALCANCE Los alcances del sistema informático para el control de inventarios y expedientes
se consideran de la siguiente forma:
a. El sistema informático realizará la administración y mantenimiento de la
información, generada por los inventarios de suministros y expedientes de los
menores creados por el CDI “La Tiendona”
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b. En este proyecto se complementan las etapas de Análisis y Diseño para la
elaboración del Sistema de Control de Inventarios y Expedientes de los
menores.
c. Se incluye la evaluación técnica, operativa y económica del proyecto, para que
se puedan conocer los elementos involucrados y requeridos para el buen
desarrollo del Sistema.
2. LIMITACIONES
a. El CDI “La Tiendona” no cuenta con un sistema automatizado, por lo cual se
tendrá que adquirir todo el equipo informático propuesto para el desarrollo del
sistema.
b. En la Institución, se necesitara que se les proporcione capacitación técnica y
base del uso de las computadoras, puesto que del personal en cargado
dependerá el volumen del la información registrada en el sistema, lo cual
limita el valor de los resultados que se pueda tener.
F. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
El estudio de factibilidad de un proyecto es uno de los resultados más importantes y
esperados de un anteproyecto. Este permite estimar si el proyecto es o no posible
desde tres aspectos: Técnico, Económico y Operativo.
La factibilidad en los dos primeros aspectos se refiere a las posibilidades de que el
proyecto pueda ser desarrollado y puesto en operación; la tercera factibilidad se
refiere a las posibilidades de que el producto resulte útil.
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1. FACTIBILIDAD TÉCNICA
La Factibilidad Técnica demuestra si el sistema propuesto tendrá éxito al
momento de la implantación y operación de éste. Esto se hace considerando que
no hay disponibilidad de hardware y software, actualmente se cuenta con el
personal administrativo que tiene los conocimientos técnicos disponible para
administrar el sistema de control de inventarios y expedientes de menores de
edad.
Después de haber analizado los aspectos mencionados anteriormente se ha
llegado a la conclusión:
a. Se cuenta con el recurso humano disponible que participara en el
funcionamiento del sistema informático.
b. Para el desarrollo del proyecto se tomara en cuenta las especificaciones
técnicas del Hardware, el cual se detallara dentro de los requerimientos ya
que actualmente no se no se cuenta con equipo informático.
c. Para la selección del software en este proyecto será muy importante ya que
de ello dependerá la determinación de la potencia de la base de datos a
utilizar.
d. El nivel de conocimiento de las personas que darán soporte al Sistema de
Información es el adecuado para administrar la Base de Datos y utilizar el
Sistema Operativo propuesto. Con esto se asegura que el personal de que
maneje el control de inventarios y expedientes contará con el asesoramiento
adecuado para la utilización de la aplicación de soporte para el sistema de
información.
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2. FACTIBILIDAD OPERATIVA
La Factibilidad Operativa permite determinar si no existe resistencia al cambio
entre los usuarios del sistema, que obstaculice la implantación y ejecución del
mismo.
Después de realizado la entrevista sobre el grado de aceptación y necesidad de
un sistema de automatizado de control de inventario y expediente se llegó a las
siguientes conclusiones:
a. El personal están de acuerdo en que se diseñe un sistema automatizado, ya
que consideran que es necesario la implementación de un sistema para
solventar el problema de la información tardada del control de expedientes e
inventarios. 1
b. Tomando como base el resultado de las encuestas realizadas se puede
afirmar que el personal administrativo considera necesario un cambio y está
dispuesto a realizarlo.
c. El proyecto es factible operativamente desde el punto de vista del recurso que
será utilizado, ya que todos los involucrados cumplen con los requisitos
necesarios para que el sistema opere de forma satisfactoria.
d. Se cuenta con el apoyo del personal administrativo involucrado en el manejo
de control de inventarios y expedientes, el cual contara con fondos propios y
con el apoyo de otras instituciones por medio de donaciones.
3. FACTIBILIDAD ECONÓMICA
En la factibilidad económica se establecen los costos y beneficios del proyecto. Cabe
aclarar que el proyecto es de carácter social, por lo tanto los beneficios que se
obtendrán en su mayoría son de carácter Intangible.
1 Ver pagina 77, Capitulo III
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A continuación se presenta el cuadro 4.1 que muestra un resumen de los costos de
implantación del diseño del Sistema para el control de Inventarios y Expedientes de
los menores del CDI “La Tiendona”
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Cuadro No 4.1 Costos de Implantación Hardware
Cantidad Descripción Costo/unitario Costo 2 PC de escritorio 480 9602 UPS 37 74 30 metros cable UTP 0.40 12 8 Conectores RJ45 0.35 2.8 3 Conectores RJ45 hembra 0.35 1.051 Switch Base 100 8 puertos 54 54
Costo de Hardware $1,103.85 Costo del Recurso Humano del Sistema
Cantidad Descripción Costo/unitario Costo 3 Analistas 600 1,800
Costo de Recurso Humano $1,800.00
Capacitaciones
Cantidad Descripción Costo/unitario Costo 10 Horas 12 120
Costo de Recurso Humano $120.00 Licencias de software
Elemento de software Detalle Costo MySQL Server Gestor de base de datos
gratuito $0.00
Windows XP professional Sistema operativo $212.00
Costo de licencias de software $212.00Costo de la implementación del sistema
Elemento de software Costo Hardware $1,103.85
Recurso humano $ 1800.00
Capacitaciones $ 248.00
Licencias de software $ 212.00
Gastos de operación (Gastos de papelería, impresión de documentos, fotocopias, refrigerios para presentación a directivos, etc.)
$ 300.00
Imprevistos (10%) $ 366.40
Costo total de implementación $ 4,030.25
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Después de determinar los costos estimado del equipo para el desarrollo del Diseño
de un Sistema Automatizado de Control de Inventarios y Expedientes de menores
(Cuadro No 4.1), A continuación se describe las razones por las que se propone el
equipo antes mencionado:
a) El hardware propuesto se considera el más apropiado para el desarrollo del
sistema, ya que para la Institución es factible adquirirlo económicamente y
se considera que la garantía del mismo es la mejor.
b) El sistema de manejo de base de datos propuesto es My SQL ya que no se
incurriría en ningún gasto como antes se ha mencionado, de esa manera se
disminuirán los costos de implantación.
c) Los costos de los analistas no incurrirá en ningún costo ya que el grupo de
tesis integrado por tres personas ha desarrollado el Diseño de manera
gratuita. El costo del salario se ha considerado con un costo estimado del
proyecto de $ 1,800 dólares en total, se considero esta cantidad por
investigaciones realizadas en el mercado laboral
d) El paquete de trabajo se refiere a la realización de la capacitación
propiamente dicha, los temas a impartir sobre el uso y mantenimiento del
sistema propuesto. Se propone se propone un total de 2 entrenamientos
para las personas encargadas de la manipulación del sistema.
$12 dólares por 2 horas diarias de entrenamiento durante cinco días por
dos personas = $124
e) Además los resultados presentaran un grado de mayor exactitud con
respecto al proceso manual: El beneficio que se obtendrá es la precisión y
exactitud de los datos ya que serán mas confiables en un sistema
mecanizado, se dismunira la demora de la información.
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f) Incentivar al involucramiento administrativo: el beneficio que obtendrá es la
reducción de tiempo en la búsqueda de expedientes de menores permitiendo
de esta manera amigabilidad con el sistema.
g) El software propuesto permite a los usuarios desplazarse fácilmente entre
configuraciones acopladas, fácil de usar y mantener.
4. FACTIBILIDAD AMBIENTAL
a. Para el desarrollo del proyecto se ha considerado que la contaminación que
se mantendrá en el mínimo; en lo que respecta a la ubicación de los equipos
informáticos, lo que indica que se realizara tomando en cuenta que no afecten
al desplazamiento del personal, ni mucho menos que dificulten el flujo de la
información.
b. en lo que concierne al proceso de instalación del sistema, se deberán
restringir las posiciones del cableado de las computadoras, colocándose en
lugares estratégicos con el único objeto de mantenerlas aislados de los
menores y así poder evitar cualquier accidente de tipo eléctrico. Para el
cableado se utilizaran protectores, con el fin de que no ocasiones interferencia
con otro tipo de cableado.
c. Otro aspecto importante es la ubicación física del sistema, donde se deberá
tomar en cuenta las variables como: el color y la iluminación del cuarto, las
pantallas de los monitores, para que no exalten los sentidos de sus ocupantes.
Considerando que algunos esquemas de color y decoración producen efectos
negativos en los usuarios. Por ello se debe evitar pintar las paredes con
colores claros y brillantes, (es decir mas brillante que la pantalla) ya que
incrementa el reflejo en las pantallas. Se debe evitar el uso de luces
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fluorescentes, porque son muy brillantes para el uso de los monitores y tiene
un parpadeo casi imperceptible, pero continúo, además afecta la vista del ser
humano. Es mejor utilizar lámparas que produzcan una luz natural. No se
deben colocar los monitores en lugares donde se pueda dar la luz directa, de
las pantallas.
5. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Por lo tanto el proyecto se considera que es factible técnica, económica, operativa y
ambiental, para la realización del CONTROL DE INVENTARIOS Y EXPEDIENTES
DE MENORES EN EL CDI LA TIENDONA, por lo que se propone el sistema
informático, para poder obtener los siguientes beneficios:
a. Automatizar los procedimientos manuales para mejorarlos.
b. Reducir el costo de la salida del sistema, mediante la agilización y eliminación
de reportes duplicados o innecesarios.
c. Reducir errores y mejorar la precisión de datos.
d. Minimizar el tiempo de búsqueda de datos.
e. En cuanto al software en el que se desarrollara el sistema la institución no
tendrá en lo absoluto que invertir en licenciamiento dado que estos lenguajes
no están sujetos a una licencia en su distribución.
Para todo proyecto es necesario evaluar un estudio de factibilidad, con el propósito
de determinar los recursos necesarios para la realización del mismo, por lo que
dicho estudio se ha evaluado a través de las factibilidades antes mencionadas.
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G. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Los requerimientos puedes dividirse en requerimientos funcionales y requerimientos no funcionales.
• Los requerimientos funcionales: definen las funciones que el sistema será
capaz de realizar. Describen las transformaciones que el sistema realiza sobre
las entradas para producir salidas.
• Los requerimientos no funcionales: tienen que ver con características que
de una u otra forma puedan limitar el sistema, como por ejemplo, el
rendimiento (en tiempo y espacio), interfaces de usuario, fiabilidad (robustez
del sistema, disponibilidad de equipo), mantenimiento, seguridad, portabilidad,
estándares, etc.
1. REQUERIMIENTOS INFORMATICOS
Los requerimientos informáticos son aquellas características o elementos que deben
tomarse en cuenta para el sistema y lograr satisfacer las necesidades de los
usuarios, estos requerimientos de datos se han enfocado específicamente para
conocer los procesos manuales actualmente.
Los sistemas manuales recopilan la información para que alimenten al sistema de
control de inventarios y expedientes de menores, para conocer dichos procesos se
solicitaron diferentes tipos de formularios que se manejan actualmente y que se
detallan a continuación en el Cuadro No 4.2 que muestra una descripción de los
requerimientos.
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Cuadro No. 4.2 Descripción de Requerimientos Informáticos
Formulario Descripción de la Función del Formulario
Solicitud de Ingreso
Esta es llenada por los padres o la persona responsable
que brinda todos los datos generales y específicos que son
importantes para el Centro.
Hoja de Historial de Desarrollo
Esta hoja es de control interno y es llenada por la persona
especializada de hacer las evaluaciones, y sirve para llevar
el historial de desarrollo del menor.
Grafica de Crecimiento, Desarrollo y
Nutrición
En esta hoja se lleva el control de peso, talla, tendencias
del crecimiento, clasificación del estado nutricional
Grafica de Desarrollo
En esta se detalla cada fase de desarrollo que lleva el
menor, su desarrollo motor
Carta de Compromiso del responsable del
menor de edad
Esta es una carta en la cual el responsable del menor
debe comprometerse a respetar las normas y aceptar las
sanciones establecidas por el Centro.
Nota de Seguimiento/Reporte de Visita
Domiciliar
En esta Hoja de hace una pequeña descripción de la
actividad realizada en la visita a la casa del menor.
Hoja Kardex
Esta se manejan en el departamento de suministros para
llevar el control de existencia de productos aquí son
reflejadas las entradas, salidas, factura, envió,
proceso/destino
Hoja de Requisición
Esta hoja es con la cual se solicita al bodeguero los
suministros a utilizar.
Hoja de Envió
Esta es llenada por la persona encargada de bodega para
el despacho de los suministros
2. REQUERIMIENTOS TECNICOS Los requerimientos técnicos son aquellos que permiten el desarrollo o la
funcionalidad del sistema, para una mejor comprensión los dividimos en Hardware y
Software y presentamos las diferentes matrices que contienen algunas alternativas
propuestas para la evaluación de la adquisición del equipo o instrumento.
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2.1 HARDWARE Para el desarrollo del proyecto, se detallan los recursos necesarios para el desarrollo
e implantación del sistema propuesto:
Cuadro No. 4.3: Propuestas de Hardware para el desarrollo2
Equipo Alternativa Especificaciones Técnicas Procesador: Pentium IV, 3Ghz Memoria cache: 512 KB Memoria RAM:256 MB Tarjeta de video: 16 MB, Estándar SVGA DVD-RW: Toshiba Disco Duro: 80 GB
PC 1
Disco Flexible: 3.5 “, 1.44 MB Procesador: INTEL CELERON, 3.06 DUO COREL Memoria RAM: 512 KB Memoria RAM:340 MB Tarjeta de videos: 16MB CD-ROM:32xID Disco Duro:160GB
PC 2
Disco Flexible:3.2”,1.44 MB, CD-RW: 12x8x32 Procesador: Motherboard biostar socket 775 Memoria RAM: 512 KB Tarjeta de video:16 MB, Estándar CD-RW:12x8x32 Disco Duro:80 GB Disco Flexible: 3.5 , 1.44 MB
PC 3
Centra 500VA 15-20 UPS 1 Canon ip 1200, Multifuncion IMPRESOR 1
2 Ver Cotizaciones, Anexo A6
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• El costo por metro de cable UTP es de $0.40 ctvs. c/u • El costo del conector RJ45 es de $0.35 ctvs. c/u • El costo del conector RJ45 (hembra) es de $3.25 c/u
En base a las cotizaciones presentadas en la matriz técnica de hardware se propone
para las computadoras ( PC de ESCRITORIO ) la mejor propuesta tomada es la tres
considerando que posee uno de los precios más estándar del mercado en cuanto a
PC´S se refiere, el tipo de impresor un multifunción es una buena opción ya que
tendrá impresor, scanner, fotocopiadora que son muy necesarias la cantidad de
paginas por minuto (ppm) es fundamental para la impresión, tomando en cuenta
además su garantía, por lo que la opción mejor indicada o nuestra propuesta
consideramos la alternativa uno.
El tipo de UPS que proponemos están basados en las alternativas 1 para las PC´S
debido a que las PC´s contarán con su propio equipo para guardar la información por
la importancia que tiene a la hora de hacer un respaldo en caso de no contar con
suministro eléctrico y permitir cerrar nuestra base principal de forma que no
trabajemos de forma incorrecta sobre nuestra base o que pudiéramos dañar
información importante.
CROQUIS DE LAS INSTALACIONES DE LA REDE EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL CDI “LA TIENDONA”
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2.2 Software 2.2.1 Sistema Operativo La selección del sistema operativo a utilizar en este proyecto será muy importante
pues de ello dependerá la determinación de la posible potencia de la base de datos a
utilizar. Al analizar el sistema operativo se ha tomado en cuenta las limitantes que
ofrece el DOS, hasta las diferentes versiones de Windows (3.x, 95, OS/2, NT), Linux
y las capacidades de todos, las cuales se han incrementado y así mismo han
mejorado el desempeño de las bases de datos.
En el medio actualmente existen varias versiones de estos, tanto comerciales como
gratuitas. Las características de cada uno ellos permite el aprovechamiento máximo
de las capacidades de un computador. Entre los que se consideran aptos para ser
utilizados en el hardware que se posee, para la realización y funcionamiento del
sistema informático para el Sistema de Control de Inventarios y Expedientes se
pueden mencionar: (Ver características de los Sistemas Operativos en el Anexo A7):
• Windows 95/98
• Windows 2000 Server
• Windows XP
• LINUX
• UNIX
2.2.2 Lenguajes de Desarrollo
La elección del lenguaje de programación es un aspecto muy importante lo cual esta
condicionado por los siguientes características: soporte a programación de objetos u
orientado, interfaz de desarrollo y generación de código, soporte para la creación de
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aplicaciones Cliente / Servidor y por último la Integración con la WEB, lo cual permita
facilitar el desarrollo del sistema informático en el tiempo que se estableció.
Entre los lenguajes de desarrollo existentes que pueden ser utilizados por cumplir las
características ya mencionadas, se pueden considerar los siguientes:
• ASP (Active Server Page)
• Php (Hypertext Preprocessor)
• Java /JavaScript
• HTML
• XML, entre otros
2.2.3 Administrador de Base de Datos
El manejador de base de datos a utilizar por el Sistema Informático para el Sistema
de Desarrollo Profesional Docente debe permitir el almacenamiento y manejo de un
gran volumen de información con seguridad y que el acceso a los usuarios pueda
realizarse concurrentemente, para ello debe de reunir las siguientes características
como mínimo: escalabilidad, portabilidad, seguridad, integridad.
Las que se pueden mencionar que cumplen con la mayoría de las características
antes mencionados son las siguientes:
• Oracle
• SQL Server
• MySQL
• Informix, entre otros
Todos estos productos son accesibles en el país, ya que empresas como DATUM,
CONSISA, MICROSOFT de El Salvador son distribuidores autorizados, lo que
garantiza la disponibilidad de estos productos y el soporte técnico de los mismos. Los
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productos como Linux y MySQL se pueden encontrar gratuitamente en Internet, con
la seguridad que existe suficiente información técnica para su implementación y
desarrollo.
2.2.4 Otras Herramientas de Software
Los tipos de herramientas que se utilizarán en el desarrollo del sistema informático
se detallan a continuación.
a. Herramientas de Gestión de Proyectos: Facilitan la planificación y el control que
debe de llevarse a cabo durante todo el proyecto.
• Microsoft Project
b. Herramientas de Soporte: Usadas para la creación de los documentos que
acompañan a cada etapa del proyecto, además para la creación de los manuales
del mismo.
• Microsoft Word XP Professional
• Microsoft Excel XP
• Visio 2000
c. Herramientas CASE:
Para generar el Diagrama de Flujo de Datos y el Diccionario de Datos.
CASE AxiomSys Versión 6.0 Demo.
Power Dessigner 9.0
2.3 Primera alternativa
Por lo antes mencionado sugerimos utilizar el Sistema Operativo Windows XP
Professional, ya que este cumple con los requerimientos necesarios para la
instalación del sistema.
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El manejador de base MySQL, serán proporcionados o bajados del sitio Web para
ser instalados en las máquina, por lo tanto la Institución no incurriría en gastos.
2.4. Segunda alternativa
Como segunda alternativa podemos sugerir que se use como sistema operativo
Linux, pero se debe tomar en cuenta q para la implementación de este, se deberá
capacitar a las dos personas que lo usaran ya que el entorno es diferente al Sistema
Operativo Windows XP Profesional que es mas conocido.
Es así q los costos de la licencia del programa deberán orientarse a la capacitación
del personal, en todo caso queda como una segunda sugerencia
Se deberán evaluar costos.
En cuanto a los programas de controlador de dominio (server configurado en Linux) y
manejador de base de datos se sugiere siempre MySQL, que son gratis y muy
estables.
3. REQUERIMIENTOS OPERATIVOS
Es importante también mencionar que las tecnologías de software expuestas en este
capítulo son dominadas por el equipo de desarrollo, además de la disponibilidad en
el mercado y soporte que presentan.
Para la elaboración del sistema se recomienda el siguiente personal y se describe
brevemente las funciones principales que deben cumplir para el desarrollo del
sistema propuesto, a continuación se detalla:
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3.1 Recurso Humano 3.1.1 El recurso humano utilizado para el desarrollo del proyecto
a. Los integrantes del grupo de desarrollo del trabajo de graduación. Constituido
por tres estudiantes los cuales asumirán los roles de analistas diseñadores,
según lo demanden la duración y las diferentes etapas que corresponden a
este proyecto.
b. Asesor del proyecto
3.1.2 Recurso humano Propuesto para el desarrollo del proyecto.
A continuación se presenta el cuadro No. 4.3 que describe el recurso humano que se
utilizara para el desarrollo del proyecto.
Cuadro No. 4.3 Descripción del recurso humano propuesto
No. Cargo Descripción del Cargo Requisitos
1
Analista Programador del Sistema Informático
Es la persona que en colaboración con los Administradores de Bases de Datos para perseguir los objetivos planteados con los distintos programas, la naturaleza y fuentes de datos que habrá que introducir y ordenar, y establecer los controles necesarios. En conclusión Elaborar, desarrollar, ensayar y mantener en buen estado los soportes lógicos y/o los programas informáticos, para cubrir las necesidades de los usuarios.
Edad: Mayor de 23-30 años Sexo: Masculino o femenino Nivel Educativo: Con estudios Universitario de Ingeniero en Sistemas o Área de Sistemas Con Conocimientos: en herramientas como Visual Basic, MYSQL, Preferiblemente con conocimientos técnicos en: Sistema Operativo Unix o Windows NT/XP, Administración de Base de Datos, Ambiente de Redes Habilidades sobre análisis, Comunicación, sobre lógica y algoritmos.
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No. Cargo Descripción del Cargo Requisitos
2
Digitadores
Su responsabilidad fundamental tienen que ver con las siguientes tareas: ingreso de los datos a los microcomputadores, generación de los reportes de validación de la información y custodio de la misma. De manera complementaria y previa al ingreso de los datos, se debe realizar una revisión general de los formularios y asignar código a las variables que no hayan sido codificadas. La calidad de su trabajo influye directamente en la precisión de los resultados que se obtengan luego del respectivo procesamiento, por lo que se espera el mejor desempeño y cumplimiento de la actualización de la información.
Edad: Mayor de 18 años Sexo: Masculino o femenino Nivel Educativo: Bachillerato en Computación (Preferiblemente), con Conocimientos de Visual Basic y aplicaciones Habilidades: digitar , Responsable, De preferencia con Conocimientos de Visual Basic y sus aplicaciones Habilidades: digitar , Responsable, De preferencia con Conocimientos de Visual Basic y sus aplicaciones
H. ETAPAS DE LA PROPUESTA El análisis y diseño de sistemas de información se refiere al proceso de examinar la
situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y
procedimientos más adecuados. El análisis y diseño de sistemas describe el trabajo
de los analistas de sistema así como los diferentes tipos de usuarios que participan
en el proceso de desarrollo. 3
El diseño de sistemas de información determina los detalles que establece la forma
con la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de
análisis.
El diseño de un sistema, también indica los datos de entrada, aquellos que serán
calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo se describen con todo
detalle los procedimientos de cálculo los datos individuales.
3 http://www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html consultado 08-01-2007
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Los diseñadores describen las estructuras de archivos y los dispositivos de
almacenamiento, tales como: discos, cintas magnéticas o incluso archivos en papel.
Los procedimientos que se escriben como procesar los datos y producir las salidas.
Los documentos que contienen las especificaciones de diseño, representan a este de
muchas maneras (diagrama, tablas y símbolos especiales). La información detallada
del sistema se proporciona al equipo de programación para comenzar la fase de
desarrollo de software.
A continuación se presentan de manera más detallada las dos etapas:
1. ETAPA DE ANALISIS Las variables involucradas en este análisis se han dividido en las siguientes
categorías, en las cuales se agrupan las posibles causas que pueden estar
ocasionando la problemática existente en el proceso de control inventarios y
expedientes de niños (as). Las categorías son las siguientes:
a. Procedimientos
b. Personal
c. Equipo
d. Infraestructura A continuación se detallan las categorías anteriores, las posibles causas del
problema y una explicación del por qué se pueden estar generando.
a. Procedimientos
• Duplicidad del esfuerzo en el control de inventarios y en la creación de
expedientes.
- Falta de un mecanismo automático que registre los inventarios y expedientes
a la hora de que estos sean ingresados
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• Atraso en el proceso de generación de informes de inventarios de suministros
y expedientes.
- Falta de un Software que facilite el registro de los inventarios y la generación
de informes de los expedientes de los niños (as).
• Mala distribución de actividades en el manejo de los expedientes e
inventarios.
- Falta de una herramienta de apoyo que permita llevar el control de inventarios
y expedientes de modo que se conozca con más precisión los diferentes
controles, con el fin de hacer más efectiva el manejo de los mismos.
b. Personal
• Inadecuada asignación en el manejo de expedientes e inventarios.
- Ya que genera demora y la no disponibilidad de información cuando ésta es
requerida.
• Falta de personal de apoyo para la realización tareas.
- No hay una persona encargada de llevar el control de inventarios y
expedientes, y por ello pueda que haya retrazo
Equipo
• Inadecuado equipo de oficina
- Ya que no cuentan con equipo informático que permita agilizar las actividades
del control de inventarios y expedientes
Infraestructura
- Inadecuada distribución de espacio.
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El Diagrama Causa-Efecto4 es una forma de organizar y representar las diferentes
teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como
diagrama de Ishikawa (por su creador, el Dr. Kaoru Ishikawa, 1943), ó diagrama de
Espina de Pescado y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa.
El diagrama de Ishikawa ayuda a graficar las causas del problema que se estudia
y analizarlas. Es llamado “Espina de Pescado” por la forma en que se van
colocando cada una de las causas o razones que a entender originan un
problema. Tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy rápida y
clara, la relación que tiene cada una de las causas con las demás razones que
inciden en el origen del problema.
Para lograr una mayor comprensión de las categorías involucradas y detalladas
anteriormente se presenta a continuación la Figura No 4.1 Diagrama Ishikawa, con
el cual se podrá visualizar de una mejor manera las posibles causas que originan
el problema que enfrenta el CDI “La Tiendona” en cuanto al control de Inventarios
y Expedientes de los (as) niños (as).
4 http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/diagraca.htm consultado 3-11-2006
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Figura No 4.1 Diagrama Causa-Efecto
Duplicidad de esfuerzos
Atrazo en las generaciones de Información
Mala Distribución de actividades
Falta de mecanismos automáticos
Falta de software
Falta de apoyo de herramientas
Falta de personal De apoyo
Inadecuada
Ausencia de equipo informático
Inadecuado
Distribución de espacio
Falta de una herramienta automatizada de Control de Inventarios y Expedientes que permitan agilizar de manera efectiva los procesos
PROCEDIMIENTOS
Inadecuado
PERSONAL
INFRAESTRUCTURA EQUIPO
114
2. ETAPA DE DISEÑO
2.1 Diagrama de procesos5
Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de
actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante
símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se
considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad
considerada y tiempo requerido.
Para efectos de dar a conocer y analizar los procesos primitivos actuales se utiliza la
siguiente metodología6:
Figura No 4.2 Simbología de Gráficas de Procesos Primitivos
NOMBRE SE EMPLEA PARA SIMBOLO
Inicio o Finalización
Representación del inicio o finalización de un determinado procedimiento.
Operación de Entrada-Salida
Indica un intercambio de información. Se emplea para indicar una operación de traslado o recibo de documentos, así como para transmisiones verbales, y entrevistas, dentro de un procedimiento. Comúnmente se utiliza cuando se tienen actividades tales como: Recibe, toma, envía, devuelve, distribuye, retiene, pasa, se retira, se dirige, se presenta, se identifica, revisa someramente, solicita, comunica, informa verbalmente, entrevista, discute, efectúa, indica, explica, transmite, convoca, celebra, cita, etc.
Operación
Es una acción que se realiza dentro de un procedimiento. Se emplea para indicar operaciones como las siguientes: Aparta, separa, desprende, descarta, adjunta, extrae, busca, localiza, recaba, señala, sella, firma, llena, elabora, realiza, totaliza, compara, clasifica, corrige, enmienda, asigna, entrega, revisa detalladamente, investiga, inicia, analiza, determina, estudia, aprueba, autoriza, selecciona, informa por escrito, ordena, integra, prepara, modifica , ejecuta, practica, verifica, nombre, emite, etc.
5 http://148.202.148.5/cursos/id209/mzaragoza/unidad2/unidad2dos.htm consultado 3-01-2007 6 Normas ANSI para la diagramación de procesos administrativos
115
NOMBRE SE EMPLEA PARA SIMBOLO
Documentos
Representa documento e informes varios. Se emplea para indicar formularios utilizados, informes, reportes, notas, memorándum, recibos, boletines, etc., que intervienen en el procedimiento o que se genera en el mismo.
Decisión
Es una acción que indica un proceso alternativo a seguir de acuerdo al cumplimiento de condiciones pre-establecidas. Se emplea para indicar una decisión o tomar en caso de tener alternativas a considerar para continuar el flujo de información dentro del procedimie/nto.
Archivo
En el almacenaje de cualquier tipo de documento. Se emplea para indicar cuando se archiva, almacena, guarda o conserva documentos en un medio físico dentro de un procedimiento.
Proceso Electrónico
Utilizado para indicar cualquier clase de procesamiento realizado por computadora.
Proceso predefinido
Es un conjunto de actividades contenidas en un procedimiento, al cual se hace alusión en otro de mayor amplitud.
Conectores
Se utilizan cuando existen dificultades en el trazo de líneas continuas que indiquen la dirección del flujo de información del procedimiento.
C Entrada
C = Número del Conector
Salida
C
116
2.2 Diagramas de procesos Actuales
A continuación se hace una breve descripción de los procedimientos actuales que se
realizan en el CDI “La Tiendona”, esta información es utilizada para el análisis de
flujo de Datos que se propone para el Diseño del Sistema Mecanizado
Diagrama de Procesos para el Control de Inventario SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE UN PRODUCTO PÁG. 1 No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Inicia proceso Llenar formulario de creación de ítem El formulario pasa a manos de la Directora para su respectiva modificación o aprobación Elaboración del item de la hoja de Kardex Se elabora la hoja de comprobante Aprobación de la hoja de Kardex. Fin del Proceso
Inicio
Llenar formulario de creación de ítem
Crea ítem en hoja de Kardex
SI
Comprobante de creación
Si esta correcta
Fin
NO
No
Aprobado
117
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE PRODUCTO PÁG. 2 No. ACTIVIDAD PROVEEDOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Inicia proceso Se recibe el producto en La oficinas del C.D.I. Se revisa el producto que este en buenas condiciones Si el producto esta en malas condiciones se regresa al proveedor Si el producto que se revisa esta en buenas condiciones se recibe Se elabora la hoja de comprobante de recibido Finaliza el proceso
Inicio
Recibe producto
Se revisa el producto
Se devuelve el producto
Comprobante de recibo
Fin
NO
Se ingresa a
bodega
118
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE UN PRODUCTO PÁG. 3 No. ACTIVIDAD COCINERA ASISTENTE
ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Inicia el proceso Se llena formulario de requisición para hacer pedidos del producto. Se verifica si hay producto en existencia Si no hay se informa a la Directora para gestionar compras Si hay producto se prepara Se elabora un envió de producto para entregar con producto. Se entrega Producto y envió de recibido. Finaliza el proceso
Inicio
Llenar requisición
Fin
Recibe mercadería
Se prepara producto
Comprobante de salida
Verificar si hay
existencia NO
No hay producto gestionar compra
119
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: MODIFICACION DE UN PRODUCTO PÁG. 4 No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Directora
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inicia proceso Se llena formulario de modificación de un producto Se pasa a la Directora para autorización Si es aprobada se modifica en la hoja kardex Si verifica que los datos están correctos Fin del proceso
Fin
Inicio
Llenar formulario de modificación de ítem
Este correcto
No
Si
Autoriza
Se modifica ítem en la hoja de kardex
No
Si
120
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE UN PRODUCTO PÁG. 5 No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI
1.
2.
3.
4.
5.
Inicia el proceso Se llena formulario del ítem que se desea eliminar Se aprueba la eliminación del producto Si se aprueba ya no se usa el ítem en el kardex Finaliza proceso
Inicio
Llenar formulario de eliminación del ítem
Fin
No
Se elimina y ya no se usa el ítem en el kardex
Aprueba la eliminación
121
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: ORDEN DE COMPRA PÁG. 6 No. ACTIVIDAD PROVEEDOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA
1. 2
3.
4.
5.
6.
7.
Inicia proceso Se consultan precios a proveedores, solicitando cotizaciones. Se evalúa el precio de los productos Si el precio es aceptable se emite la orden de compra Se le manda al proveedor la orden de compra. Se tramita el pago al momento de recibir el producto y la factura Fin del proceso
Inicio
Consulta precio a proveedor (cotizaciones)
Evalúa precio
Se presenta una orden de compra
Fin
No
Elabora Orden De Compra en el sistema
Se tramita pago al recibir el producto y factura
122
Diagrama de Procesos para el control de Expediente
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: CREACION DE FICHA DE MENOR DE EDAD PÁG. 7
ACTIVIDAD SOLICITANTE ASISTENTE ADMINISTRATIVA
ISNA
1
2
3
4
5
6
7
Inicia el proceso de creación de ficha de menor en el sistema Se solicita que se llene una solicitud con los datos del menor Se revisan si los datos están correctos Si están correctos se envían al ISNA para que sea codificado y registrado Cuando regresa ya con el código asignado al menor y se ingresa los documentos a un fólder Se almacena toda la documentación del menor Finaliza el proceso.
Llenar Solicitud de
menor
Datos Correcto
Envío de Datos al ISNA, para registro y
codificación
Se recibe y se le da ingreso al
Sistema
Se Almacena
Fin
SI NO
Inicio
123
2.3 Diagrama de Procesos del Sistema Propuesto 2.3.1 Diagrama de Procesos Automatizado de Control de Inventarios
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE UN PRODUCTO PÁG. 1 No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
AUTORIZACION OPERADOR DE
SISTEMA
1 2 3 4 5 6 7
Inicia el proceso de creación de ítem en el sistema Se solicita la creación del nuevo ítem por medio de un formulario. Pasa a la persona autorizada para aprobación y esta decide si se crea o no Si es aprobada sé Crea el Nuevo Ítem en el sistema. Se imprime un comprobante de creación de ítem. Se revisan los datos si están correctos sino se vuelve al sistema a modificarlos. Finaliza el proceso.
Llenar formulario de creación de
ítem
Aprueba creación
Crea ítem en el sistema
Se Imprime Comprobante
Este Correcto
Fin
SI NO
NO
Inicio
124
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE UN PRODUCTO PÁG. 2 No. ACTIVIDAD PROVEEDOR BODEGUERO OPERADOR DE SISTEMA
1
2 3 4 5 6 7
Inicia el proceso de recepción del producto en el sistema Se Recibe el producto con su factura. Se revisa el producto según orden de compra Si no esta correcto se devuelve el producto al proveedor Si es todo correcto se firma factura y se ingresa al sistema Se imprime un comprobante de recibido el producto. Finaliza el proceso
Fin
Inicio
Recibe producto
Se revisa el producto
Se devuelve
producto a
proveedor
NO
Se Imprime un
Comprobante
Se ingresa al
Sistema
125
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE UN PRODUCTO PÁG. 3 No. ACTIVIDAD SOLICITANTE BODEGUERO OPERADOR DE SISTEMA
1
2 3 4 5 6 7 8
Inicia el proceso de Despacho de producto en el sistema Se llena un formulario de requisición para solicitar a bodega el producto Se verifica si hay existencias en bodega Si no hay se informa Si hay se descarga del sistema Se imprime un comprobante de salida de producto Se entrega el producto Finaliza el proceso.
Fin
Inicio
Llenar requisición
Verificar si hay
existencia
No Hay Existencia
Se hace el Descargo
en el Sistema
Comprobante de
salida
Se entrega el
producto
SI
NO
126
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION DE UN PRODUCTO PÁG. 4 No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
AUTORIZACION OPERADOR DE
SISTEMA
1
2 3 4 5 6 7
Inicia el proceso de Modificación de producto en el sistema Se llena un formulario donde se solicita la modificación del ítem Se Pasa a la persona responsable de autorizar el cambio Si es aprobado el cambio se modifica el ítem en el sistema Se imprime un comprobante de modificación del ítem Se revisa que este correcto Finaliza el proceso.
Fin
Llenar formulario de Modificación
de ítem
Aprueba Modificación
Se modifica ítem en el sistema
Comprobante de
Modificación
Este Correcto
NO
NO
Inicio
127
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA AUTOMATIZADO
PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE UN PRODUCTO PÁG. 5 No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
AUTORIZACION OPERADOR DE
SISTEMA
1
2 3 4 5 6 7
Inicia el proceso de eliminación de ítem en el sistema Se solicita la eliminación del ítem por medio de un formulario. Pasa a la persona autorizada para aprobación y esta decide si se elimina o no Si es aprobada sé Elimina el Ítem en el sistema. Se imprime un comprobante de la eliminación de ítem. Se revisan los datos si están correctos sino se vuelve al sistema Finaliza el proceso.
Llenar formulario de Eliminación
de ítem
Aprueba Eliminación
Elimina ítem en el sistema
Se Imprime Comprobante
Esta Correcto
Fin
SI NO
NO
Inicio
128
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA AUTOMATIZADO PROCEDIMIENTO: EMISION DE ORDENES DE COMPRA PÁG. 6
No. ACTIVIDAD PROVEEDOR COMPRADOR RESPONSABLE DE AUTORIZAR
1
2 3 4 5 6 7
Inicia el proceso de orden de compra del producto en el sistema Se pide una cotización al proveedor para revisar precios Se evalúa el precio Si es aceptable el precio se elabora orden de compra Se presenta la orden de compra al proveedor ya autorizada Se tramita cheque Finaliza el proceso.
Fin
Consulta Precio a
Proveedor (Cotización)
Evalúa precio
Se Presenta Orden De Compra al
Proveedor
Elabora Orden De Compra en el
sistema
Se tramita Cheque
Inicio
NO
129
2.3.2 Diagrama de Procesos Automatizados para Control de Expedientes DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA AUTOMATIZADO
PROCEDIMIENTO: CREACION DE FICHA DE MENOR DE EDAD PÁG. 7 No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
REVISAR / OPERADOR DE SISTEMA
ISNA
1
2 3 4 5 6 7 8
Inicia el proceso de creación de ficha de menor en el sistema Se solicita que se llene una solicitud con los datos del menor Se revisan si los datos están correctos Si están correctos se envían al ISNA para que sea codificado y registrado Cuando regresa ya con el código asignado al menor y se ingresa en el sistema Se revisan los datos si están correctos sino se vuelve al sistema a modificarlos Se almacenan los documentos Finaliza el proceso.
NO
SI
Llenar Solicitud de
menor
Datos Correcto
Envío de Datos al ISNA, para registro y
codificación
Se revisa los Documentos
Datos Correcto
Se recibe y se le da ingreso al
Sistema
Se Almacena
Fin
Inicio
130
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGÚN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DE CATEGORÍAS DEL HISTORIAL DEL EXPEDIENTES DE MENORES PÁG. 8
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE OPERADOR DE SISTEMA
1
2 3 4 5 6 7
Inicia el proceso de Actualización de categorías en el sistema Se solicita que se llene un formulario con los datos de la categoría a actualizar Se revisan si los datos si están correctos Si están correctos se ingresan al sistema las actualizaciones de la categoría Se imprime un comprobante con los datos actualizados Se revisa que estén hechos los cambios correctamente Finaliza el proceso.
Datos Correctos
Fin
Recibir Datos de las categorías a
actualizar
Datos Completos
Comprobante de actualización de
categoría
Se ingresan los datos al sistema
SI NO
NO
Inicio
131
2.4 DIAGRAMA HIPO7 HIPO es otro método de uso común para desarrollar software de sistemas. HIPO es
una abreviatura del nombre en inglés de la entrada-proceso-salida-jerarquica,
método que fue desarrollado por IBM para sus sistemas operativos grandes y
complejos.
El Hipo es una técnica visual. El principal beneficio de las técnicas visuales, se
derivan de la facilidad de lectura, de los símbolos estandarizados, que se usan para
mostrar los tipos de entrada de datos, almacenamiento de datos, y dispositivos de
salida de datos.
Es jerárquica debido a que el sistema de programación, consiste en módulos mas
pequeños, esta técnica da soporte de un enfoque de diseño de arriba hacia abajo, y
también reduce la complejidad percibida del sistema, debido a que cada uno de los
sub. Componentes puede ser manejado por separado.
Las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: Entrada,
Proceso y Salida.
7 http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/diagraca.htm consultado 3-11-2006
132
2.5 ESTRUCTURA DEL DIAGRAMA HIPO DEL CDI “LA TIENDONA 8
8 Propuesta por el equipo de trabajo
133
2.6 DESCRIPCION DEL DIAGRAMA HIPO 1.0 Sistema de Control de Inventarios y Expedientes de Menores de edad 2.0 Programa de Control de Inventario de Suministro: Procesa todas las transacciones de carga y descarga, actualiza los datos de
inventario.
2.1. Módulo de Creación de Productos: Crear los nuevos productos utilizados.
2.2 Módulo de Recepción:
Actualización del inventario
2.3 Módulo de Despacho:
Descarga del inventario
2.4 Módulo de Mantenimiento: Permite Agregar, modificar, eliminar usuarios mediante llamadas a otros módulos.
2.5 Módulo de Transacción:
Se lleva un Historial de todos los movimientos de los demás módulos.
2.6 Módulo de Orden de Compras Controla los datos de productos para comprar.
2.7 Módulo de Proveedores Captura los datos de los proveedores.
3.0 Programa de Control de Expedientes de Menores de Edad Procesa toda la información de los menores.
134
3.1. Módulo de datos generales Procesa los datos personales y datos familiares de los menores
3.2 Módulo de Municipios Refleja los municipios del país
3.3 Módulo de Servicios generales Captura los datos de los servicios que utilizan en el hogar
3.4 Datos específicos Captura todos los datos del menor relacionados a su salud y desarrollo
3.5 Módulo de Referencias Registra los datos de los familiares ó encargados del menor.
3.6 Módulo de Historial Captura los datos a las diferentes categorías que forman el expediente de los
menores.
3.7 Módulo de Categoría de Vacunación Se lleva el control individual del control de las vacunas puestas al menor.
3.8 Módulo de Categoría de Crecimiento y Desarrollo Se lleva el control individual del crecimiento y desarrollo del menor
3.9 Módulo de Categoría de Visita Se lleva el control individual de todas las visitas que hacen los de trabajo social al
menor.
135
3.10 Módulo de Categoría de Exámenes Médicos Se lleva el control individual del todos los exámenes realizados al menor
3.11 Módulo de Categoría de Psicología Se lleva el control individual de todas las evaluaciones psicológicas del menor.
3.12 Módulo de Categoría de Aprendizaje Se lleva el control individual de todas las evaluaciones de aprendizaje del menor.
3.13 Módulo de operadores Registra todos los usuarios que van a interactuar en el sistema.
4.0 Otros Tópicos Este contiene las opciones de Pantalla de Bienvenida del Sistema, Ayuda y Backup
que son muy necesarias en el sistema.
4.1 Pantalla de Bienvenida del Sistema. Este contiene la pantalla de bienvenida del sistema con él logo y nombre del centro
CDI La Tiendona.
4.2 Ayuda Este contendrá las pantallas de ayuda para el operador del sistema
4.3 Backup. Este se refiere al respaldo que se deberá llevar de la información que contiene el
sistema, es una parte muy importante.
136
2.7 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN9 El modelo entidad relación es uno de los modelos de datos mas populares. Es una
técnica para definir las necesidades de información de una organización, el cual se
basa en una representación del mundo real en que los datos se describen como
entidades, atributos y relaciones.
2.7.1 Entidad
Es cosa u objeto de relevancia, acerca del cual existe información que necesita ser
conocida e idéntica las cosas de importancia de una organizaron, para lo cual se
debe considerar lo siguiente:
a. El nombre de una entidad debe representar un tipo o clase de cosa.
b. Cada cosa u objeto podrá solamente ser representada por una entidad.
c. Cada entidad debe ser única.
2.7.2 Atributos
Es cualquier detalle que sirva para calificar e identificar, clasificar cuantitativamente o
expresar un estado de una entidad o cualquier descripción de una cosa que tenga
relevancia, es decir las características o propiedades de una entidad o cosa. Para
representar un atributo se debe considerar lo siguiente:
a. Un atributo debe ser escrito en singular
b. El nombre debe ser escrito en minúscula.
c. Debe escribir la entidad como tal.
d. No se bebe repetir los nombres de los atributos
9 Tesis digitalizada http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.159%202-
137
2.7.3 Relación Es la asociación entre las entidades, donde cada relación tiene en sus dos extremos:
a. un nombre Ej.: Enseñado por o Asignado a.
b. si es Opcional u Obligatorio
Opcional (Puede ser)
Obligatorio (debe ser)
c. Un grado de la relación, o y solamente uno, o uno a mas
Uno a más.
Una y solamente una.
2.7.4 Grado de Relación Existen tres grados de relación;
a. Relaciones de uno a muchos (M a1 o M:1)
b. Relaciones de muchos a muchos ( M a M o M: M)
c. Relaciones de uno a uno (1 a 1 o 1:1)
2.7.5 Llave Existen dos tipos de llave los cuales son: Primaria y Foránea
a. Llave Primaria (PK) es una columna o grupo de columnas que identifican de
manera única a cada fila en una tabla. Cada tabla debe tener una llave primaria, y
esta debe ser única.
b. Llave Foránea (FK) es una columna o combinación de las columnas en una tabla,
que se refiere a una llave primaria en la misma o en otra tabla
O48d/658.159%202-O48d-CAPITULO%20IV.pdf, consultado 3-01-2007
138
2.8 MODELO ENTIDAD –RELACIÓN
2.8.1 Diagrama E/R de Control de Control de Expedientes del CDI “La Tiendona”
139
2.8.2 Diagrama Entidad –Relación de Control de Inventarios de Suministros del CDI “La Tiendona”
140
2.9 DICCIONARIO DE DATOS
El diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de
los diagramas de flujo de datos y ayuda en la determinación de los requerimientos
que describen un sistema. 10
El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos. Se
utiliza durante el diseño del sistema.
El diccionario de datos define los datos haciendo lo siguiente: 11
• Define el significado de los flujos y almacenes que se muestran en el DFD.
• Describe la composición de agregados de paquetes de datos que se muestran
a lo largo de flujos, paquetes complejos (Ej. Domicilio de un cliente), que
pueden descomponerse en unidades más elementales (como ciudad, estado y
código postal).
• Describe la composición de los datos en los almacenes.
• Especifica los valores y unidades relevantes de piezas elementales de
información en los flujos de datos y en los almacenes de datos.
• Describe los detalles de las relaciones entre almacenes que se enfatizan en
un diagrama de entidad – relación
Las páginas sub. Siguientes se presenta la estructura de datos y su interpretación en
cuanto al Tipo será la siguiente:
X = Alfanumérico DATE = Fecha
A = Alfabético N, 9= Numérico
10 http:/www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml Consultado 10-02-07 34 http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/anasistem2/public_html/apuntes/maf/anexos/flujo.htm consultado 10-02-07 consultado 10-02-07
141
Time = Formato hora
2.10 ORGANIZACIÓN DE TABLAS A continuación en la siguiente Figura No 4.2 se muestra la cantidad, descripción,
nombre y tipo que conforman la base de datos para el sistema del CDI “La Tiendona”
Figura No 4.2 Listado general de tablas de la base de datos
Nombre de Tabla Código
Datos Generales Datos Generales
Municipios Municipios
Servicios Generales Serv. Generales
Datos Específicos Datos Especificos
Referencias Referencias
Historial Historial
Vacunación vacunación
Crecimiento y Desarrollo Crecim. Y Desarrollo
Visitas Visitas
Exámenes médicos Examenes medicos
Psicología Psicología
Aprendizaje aprendizaje
Operadores Operadores
Proveedor Proveedor
Orden de Compra Orden de Compra
Mantenimiento Mantenimiento
Recepción Recepción
Transacciones Transacciones
Despacho Despacho
Creación de un producto Creación
..
142
2.11 ESTRUCTURA DE ARCHIVOS
No. 1
Nombre del producto: Datos Generales
Descripción: Registra todos los datos correspondientes al menor
Para el ingreso en el CDI. Elemento de Dato Descripción Tipo
Id solicitud identificador o código de solicitud de ingreso A(15)
Tipo de ingreso Contiene el tipo de ingreso a realizar, nuevo o
reingreso
A(15)
Fecha de ingreso Fecha capturada por el sistema Date
Id menor identificador o código del menor que será asignado por
el ISNA
A(15)
Nombres _ m Nombres del menor al según documentos presentados. A(30)
Apellidos _ m Apellidos del menor según documentos presentados A(40)
Sexo Sexo del menor A(2)
Fecha_nac Contiene la fecha de nacimiento del menor Date
Nacionalidad país de nacimiento del menor que se inscribe al CDI A(30)
Lugar de nac Identifica el lugar de nacimiento del menor A(60)
Id Municipio Identifica el municipio de dirección del menor A(25)
No partida de nac Datos de la partida de nacimiento, numero de folio,
libro de registro y numero
X(20)
Dirección particular Municipio de nacimiento del menor X(100)
Teléfono Contiene un numero de teléfono que se pueda llamar
en caso de emergencia
A(12)
Id operador Operador que digito los datos A(15)
143
No. 2
Nombre del producto: Municipios
Descripción: Registra todos los Municipios del país Elemento de Dato Descripción Tipo
Id municipio identificador o código del municipio A(8)
Nombre Contiene el nombre del municipio A(100)
No. 3
Nombre del producto: Servicios Generales
Descripción: Registra todos los servicios con q cuenta la vivienda
Elemento de Dato Descripción Tipo
Id serv. generales Identificador para detallar los servicios e ingresos A(15)
Fuente de agua Identifica el origen del agua que utilizan para los
menores
A(25)
Servicio higiénico Identifica el tipo del servicio de fosa séptico, fosas o
aguas negras que utilizan para los menores
A(30)
Enseres Identifica los servicios de agua, luz, teléfono que
utilizan.
A(25)
Ingresos mensuales Identifica el monto que percibe mensualmente N(05)
Recibe Remesas Identifica si recibe ayuda o no del extranjero A(05)
.
No. 4
Nombre del producto: Datos Específicos
Descripción: Registra todos los específicos de cada menor.
144
Elemento de Dato Descripción Tipo
Id datos espec. Identificador para ingresar datos específicos A(15)
Problemas al nacer Describe si el menor presento algún problema al nacer. A(80)
Presenta exámenes Identifica si presenta exámenes clínicos A(80)
Tarjeta de vacunación Identifica si presenta tarjeta de vacunación
(Indispensable)
A(25)
Peso Identifica peso actual del menor A(5)
Talla Identifica altura actual del menor A(5)
Evaluación Nutricional Identifica la evaluación del peso normal o en estado de
desnutrición.
A(80)
Evaluación Desarrollo Identifica la evaluación de los movimientos motores
actuales del menor.
A(80)
No. 5
Nombre del producto: Referencias
Descripción: Registra los datos de los padres de familias y
Responsables del menor.
Elemento de Dato Descripción Tipo
Id refererencias identificador de las referencias A(15)
Nombre de madre Contiene el Nombre de la madre del menor A(40)
Edad _ mad Contiene la Edad de la madre del menor A(10)
Escolaridad _ mad Contiene Grado de estudio de la madre A(30)
Ocupación _ ma Tipo de trabajo a los que se dedica la madre A(25)
Nombre de padre Contiene el nombre del padre del menor A(40)
Edad_ pad Contiene la edad del padre del menor A(10)
Escolaridad_ pad Contiene Grado de estudio del padre A(30)
Ocupación_ pad Tipo de trabajo a los que se dedica el padre del menor A(25)
Responsable Identifica el parentesco del menor A(20)
Nombre resp Identifica el nombre completo del responsable del A(40)
145
menor
Edad _ resp Contiene la edad del responsable del menor A(10)
Escolaridad_ resp Contiene Grado de estudio del padre A(30)
Ocupación_ resp Tipo de trabajo a los que se dedica el padre del menor A(25)
No. 6
Nombre del producto: Historial
Descripción: lleva el control de los registros de las diferentes
Tablas. Elemento de Dato Descripción Tipo
IdCorrelativo identificador o códigos de las consultas que se realizan A(15)
Fecha Identifica la fecha de la visita Date
Hora Identifica la hora de la visita Time
No. 7
Nombre del producto: Vacunación
Descripción: registra el control de vacunas de los menores
Elemento de Dato Descripción Tipo
Id vacunación identificador o código de las vacunas realizadas al menor A(15)
Fecha Contiene la fecha en la que se han realizado las vacunas
del menor
Date
Tipo de vacuna Identifica el tipo de vacuna que han sido suministrados a
los menores como el sarampión, entre otros
A(80)
Lugar donde fue aplicada Identifica el lugar donde ha sido puesta al menor A(80)
Dosis Identifica la dosis primera, segunda, única o refuerzos
que les han sido suministradas al menor
N (02)
Fecha próxima dosis Identifica la fecha de la próxima dosis del menor Date
146
No. 8
Nombre del producto: Crecimiento y desarrollo
Descripción: registra los datos relacionados al control de vacunas,
Crecimiento y desarrollo del menor. Elemento de Dato Descripción Tipo
IdCredes identificador único o código de Crecimiento y Desarrollo A(15)
Fecha Contiene la fecha en que se realizo el chequeo medico el
niño
Date
Edad Contiene la edad en que se esta evaluando N (02)
Peso Se evalúa cuanto es el peso que se de los (as) niños (as) N (02,02)
Talla Contiene la estatura (as) niños (as) N(02,02)
Perímetro cefálico Se evalúa la medida de la cabeza de los (as) niños (as) N(02,02)
Examen Físico Contiene los resultados médicos del examen físico
realizado al paciente
X(200)
Examen
odontológico
Contiene los resultados odontológicos del examen
odontológico realizado a los (as) niños (as)
X (200)
Desarrollo Se describen los movimientos motores mostrados por los
niños y niñas
X(150)
Alimentación Se evalúa el estado en el que se encuentra el niño,
Normal, desnutrición y refuerzo
X(150)
147
No. 9 Nombre del producto: Visitas
Descripción: registra las visitas realizadas por el ISNA Elemento de Dato Descripción Tipo
Id visitas identificador o código de visitas que realiza el trabajador social
asignado por el ISNA
A(15)
Tipo de visita Contiene la descripción de la visita, si es control de niño sano u
otro
A(30)
fecha Contiene la fecha de visitas realizadas Date
visitador Contiene la persona que visita la Institución A(30)
2.12 TIPOS DE USUARIOS Para la creación de los tipos de usuario es importante distinguir el modo en el cual un
usuario interactúa con el sistema.
Factores como la responsabilidad, habilidades, competencias, etc. distinguen a los
distintos tipos de usuarios.
En el Sistema permitirá asignar a cada usuario privilegios distintos, que determinan
las tareas que podrá realizar cada uno: acceder, modificar, consultar datos y realizar
tareas administrativas y de control en la base de datos.
Siempre que queramos utilizar el Sistema deberemos hacer login como usuarios y
este nos permitirá ingresar con los privilegios, y accesos asignados en el sistema.
Existirán 2 tipos de Usuarios:
d. Administrador
e. Usuario Standard (normal)
148
2.12.1 Perfiles del Usuario
a) El usuario de administrador:
es el más importante, ya que posee control total sobre todas las bases de datos que
conforman el sistema, es decir manipular toda la información (añadir, modificar,
borrar) además puede crear usuarios asignar privilegios este usuario y contraseña
se le asignara a la persona encargada del centro para una mejor seguridad.
b) El usuario Standard:
es la persona que alimenta al sistema con la información de los diferentes
formularios, reportes y solo posee acceso para añadir si necesita borrar o modificar
algo deberá solicitar que el administrador lo autoricé. Con el propósito de tener una
mejor seguridad.
2.12.2 Responsabilidades del Administrador
El Administrador es la persona encargada de gestionar uno o más accesos en el
sistema ya que puede crear usuarios y hacer las diferentes modificaciones en las
bases de datos. Por lo tanto, es responsable de administrar y cuidar de un sistema
informático para hacerlo eficiente, y controlar la seguridad de La información que es
muy valiosa y no se puede perder ni presentar rendijas de seguridad. El
administrador del sistema es el que tiene la capacidad y la responsabilidad de
establecer las acciones, procedimientos y normas que consigan que el sistema sea:
• Mas seguro
• Más eficiente
• Más fiable
• Más fácil de usar
149
2.12.3 Responsabilidades del Administrador
Los usuarios Standard tendrán máximo cuidado en la manipulación y el uso de los
equipos informáticos y de toda la infraestructura complementaria. Evitarán realizar
cualquier acción, que de forma voluntaria o no, pueda dañar la integridad física de la
instalación (destrozos, sustracción, traslados no autorizados, etc.) si es necesario
solicitarán el acceso a modificar o borrar una información al administrador siguiendo
las normativas específicas que se fijen y
Accederán al sistema siguiendo las recomendaciones.
• Protección de datos
• Palabra clave
• Uso de recursos