46

CCAAPPIITTUULLOO IIIIII

AANNAALLIISSIISS YY

DDIISSEEÑÑOO

DDEELL SSIISSTTEEMMAA

47

33 AANNÁÁLLIISSIISS YY DDIISSEEÑÑOO DDEELL SSIISSTTEEMMAA

3.1 Justificación de la Utilización del Ciclo de Vida Clásico y

Paradigma en Cascada.18

Fueron utilizados por que es la metodología que utilizan en el departamento de tecnología

de información municipal, además de ser modelos apegados a el tipo de sistema que se

quiere desarrollar.

Los elementos técnicos que han incidido en la utilización del ciclo de vida de desarrollo de

sistemas y paradigma en cascada son los siguientes:

• Requerimientos del sistema de información predecibles. Con la investigación

preliminar y entrevistas se tiene un panorama de los requerimientos

• Manejable como proyecto. Ya que se puede realizar un calendario de actividades.

• Requiere que los datos se encuentren en archivos y bases de datos, por la razón de

que la información debe estar disponible y debe ser duradera.

• Gran volumen de transacciones y procesamiento. Puesto que la información que

manejará la aplicación es mucha y de diversa índole.

• Requiere de la validación de los datos de entrada. Es sumamente importante el

control en el procesamiento de la información ya que es un punto importante para

garantizar la integridad de la información

• Tiempo de desarrollo no corto. La magnitud o tamaño del sistema es grande ya que

integrará el trabajo de una gerencia completa.

3.2 Planteamiento del Desarrollo del Sistema como Proyecto

Se subdividió el desarrollo y administración del trabajo a realizar “como proyecto” y se

plantearon 2 macro grupos de actividades con sus subdivisiones específicas, según se

plantea en la Tabla 3.1

18 Para más información sobre el ciclo de vida clásico y paradigma en cascada consultar el tema: Conceptualización de Análisis y diseño de sistemas del presente documento.

48

Tabla 3.1 Administración del desarrollo del sistema como proyecto Ámbito Estudio de Interés

Análisis del Sistema

• Proceso de investigación

• Análisis de Flujo de datos y decisiones

• Análisis de elementos de información actuales y requerimientos de información.

Diseño del Sistema

• Procesos y flujos propuestos

• Elaboración de relaciones y estructuras de datos

• Elaboración de estándares

• Documentación

Este esquema no contradice el seguimiento de la metodología sino la resume para un

seguimiento netamente técnico.

3.3 Investigación

Se efectuó en la AMST especialmente en la GPPC, con el fin de determinar las

necesidades existentes. A partir de estos elementos de indagación se tuvo un mejor

panorama de la situación actual y así poder justificar el desarrollo del proyecto.

3.3.1 Objetivos de la Investigación General

Recopilar la información necesaria que justifique la realización del proyecto y nos muestre

los requerimientos, para lograr desarrollar la mejor solución tecnológica.

Específicos

• Conocer las funciones que desempeña la GPPC dentro de la alcaldía.

• Identificar los procesos que se llevan a cabo durante la ejecución y seguimiento de

las solicitudes de los habitantes.

• Identificar los procesos que se llevan a cabo en lo referente a las reuniones de

promotores y juntas directivas

• Identificar el o los métodos de almacenamiento de información.

• Determinar el o los volúmenes de información que se maneja.

• Conocer todos los criterios de relación entre los empleados y los actores del

municipio, los cuales pueden ser aprovechados para identificar procesos.

49

• Determinar los requerimientos del sistema que se pretende desarrollar.

• Conocer lo referente a los programas de capacitación y lo referente a dicho control.

3.3.2 Tipos de Investigación Utilizadas. Los tipos de investigación que se utilizaron para el desarrollo del proyecto son:

• Investigación de campo. Se hizo uso de entrevistas, encuestas y observación se

logrando conocer los procesos, niveles de información actuales.

• Investigación Documental. La documentación recopilada fue: Tesis enfocadas en

desarrollo de sistemas, documentos técnicos en ingeniería de software y desarrollo de

sistemas, manuales y tutoriales en programación.

3.4 Ámbito de la Investigación

Los sistemas pueden ser una ciencia de naturaleza social además de una técnica pueden ser

estudiados bajo diferentes puntos de vista y en diferentes ámbitos. Uno de los más

recientes campos de investigación en sistemas de información son los sistemas de

seguimiento o administración de relaciones con los clientes. Dentro de ese contexto, el

presente proyecto parte de un plan de desarrollo conceptual el cual se caracteriza por la

interdisciplinariedad de los actores que conforman su desarrollo Este modelo consiste en

considerar tres áreas de conocimiento: la creación y diseño de contenido, el mercado donde

se orienta el producto y las tecnologías de información y comunicación. En La figura 3.1

se presenta el modelo conceptual y las interrelaciones entre las áreas de conocimiento.

Figura 3.1: Modelo conceptual de estudio usado en la investigación

Enfocándonos en el sistema, estará centralizado en los ámbitos de desarrollo social y

participación ciudadana (herramientas técnicas que contribuyan a la gestión de este

Creación y diseño de contenido

Tecnologías de información y comunicación

Mercado donde se orienta el producto

50

aspecto), sistematización de procesos (organización y métodos; mejoras de procesos

actuales; facilitar la obtención de información para toma de decisiones, mejorar

metodologías o agilizar la operativización de las actividades que realiza la GPPC). En la

tabla 3.2 se presenta en síntesis el ámbito del proyecto

Tabla 3.2 Síntesis de los ámbitos principales del la investigación Ámbito Estudio de Interés Propósitos

Gestión del

desarrollo social

y participación

ciudadana

Las relaciones entre la municipalidad y los

habitantes del municipio a través de la

gestión de solicitudes ciudadanas y la

participación de diferentes actores en el

desarrollo.

Identificar indicadores y criterios para el conocimiento del estudio

de las relaciones de la AMST con los habitantes, entes territoriales

y sectoriales, instituciones y empresas de todo tipo, para conocer

todos los elementos de relación.

Sistematización

de procesos de

la GPPC

La relación de AMST con los procesos

definidos y establecidos en la

municipalidad para la gerencia de

promoción y participación ciudadana.

Identificar indicadores y criterios que son directrices, para la

sistematización de los procesos actuales de este escenario del

quehacer municipal, y que pueden ser oportunidades para

desarrollo, en lo que a sistematización se refiere.

La definición de los ámbitos principales ha permitido establecer ámbitos secundarios: las

tecnologías de información y comunicación y la ingeniería y proceso de software. A

continuación, se identifica en la figura 3.2, el contexto de la investigación.

Figura 3.2 Contexto de la investigación

3.5 Proceso de Investigación

Para el proceso de investigación fue necesaria adoptar una metodología para la

recopilación de información y establecer conclusiones como para describir la ocurrencia de

TIC

GESTION

INGENIERIA

DE

SOFTWARE

PROCESOS

Interrelación de procesos mecanizables en el quehacer municipal en pro de la sociedad gracias a la gestión desarrollada por los empleados con diferentes actores del municipio.

51

algún fenómeno en especial, para ello se utilizó la metodología del “estudio de caso”19

cumpliendo en forma básica sus fases pero adaptándolas a tipo de sistema a elaborar

3.5.1 Selección y Definición del Problema de Investigación. El problema de la GPPC es su sistema mixto, gran parte de procesos manuales, engorrosos

y poco funcionales, otros son mecanizados pero utilizando hojas electrónicas, documentos

de texto, etc. Se puede ver que los principales problemas son: Control manual, engorroso y

desorganizado de gestión de proyectos, control manual de la promoción y participación

ciudadana, control y registro desorganizado de la organización y atención territorial del

municipio, Demora en el flujo de la información operativa, táctica y gerencial

3.5.2 Planeamiento de la Investigación Para realizar el proceso de investigación se realizaron tareas concretas tanto a nivel de

campo como documental. Estas tareas fueron: Realización de entrevistas, administración

de cuestionarios, observación participante, lectura y análisis de formas impresas de la

gerencia de promoción y participación ciudadana, análisis de flujos de datos, interpretación

de resultados, consolidación de hallazgos o resultados de la investigación.

En forma de diagramas de GANT dicho planeamiento fue estructurado según se muestra

en el diagrama 3.1

Diagrama 3.1 Cronograma de actividades de proceso de investigación.

19 Para mayor referencia consultar Metodología de investigación el Marco teórico del presente documento.

52

3.5.3 Colecta Sistemática de Datos Para la colecta sistemática de datos se realizaron las actividades siguientes:

Tarea 1. Desarrollo de Entrevistas

Objetivo. Identificar y conocer los procesos primitivos que se realizan en la GPPC y las

principales debilidades de los mismos. La realización de entrevistas se realizó de la

siguiente forma: entrevista A: realizada al gerente de promoción y participación

ciudadana; entrevista B: realizada al jefe de promotores sociales, entrevista C: realizada

al Asistente administrativo de la Gerencia; entrevista D: Realizada al Encargado de

Organización Territorial; entrevista E: realizada al encargado de organización sectorial;

Entrevista F: realizada al responsable de responsable de Género y responsable de festejos

y eventos y al responsable de recreación y deportes20.

Esquemáticamente, la secuencia de las entrevistas se según el Diagrama 3.2

Diagrama 3.2: Diagrama Pert de Desarrollo de Entrevistas

Para mayor comprensión del diagrama 3.2 se presenta la tabla de listado de actividades

utilizadas para el trazo del PERT.

Tabla 3.3 Listado de entrevistas Activ. Descripción Predecesor Duración

A Entrevista al Gerente de PPC Ninguno 1 día

B Entrevista al Jefe de Promotores A 1 día

C Entrevista al Asistente del Gerente A 1 día

D Entrevista al Encargado de Organización Territorial B 1 día

E Entrevista al Encargado de Organización Sectorial C 1 día

F Entrevista al Encargado de Género, Festejos y eventos y Recreación y Deportes A 1 día

20 Para ver los resultados de las entrevistas consultar el anexo F del presente documento.

53

Tarea 2. Observación Participante.

Realizada en forma periódica y planteando recomendaciones. Las cuales se muestran

detalladamente en el análisis de requerimientos de información, en forma concreta cuando

se sugiere agrupar en un solo subsistema a los subsistemas actuales de POGIS, proyectos y

demandas con quejas y denuncias, agrupándolos como “Subsistema control y seguimiento

de solicitudes ciudadanas”

Tarea 3. Administración de cuestionarios.

El objetivo de este instrumento era obtener más detalladamente los volúmenes de

operaciones que realizan en las actividades, estos son:

Tabla 3:4 Volumen de solicitudes que realizan directamente a la gerencia Tipo de Solicitud Cantidad Frecuencia

Alumbrado público 30 Semanal

Saneamiento Básico 25 Semanal

Mantenimiento de Zonas Verdes 25 Semanal

Seguridad Ciudadana 18 Semanal

Funcionamiento de Establecimientos, negocios, etc. 10 Semanal

Proyectos 15 Semanal

Otros 27 Semanal

Promediando 150 solicitudes semanales. Además existen solicitudes cuyo requerimiento se

realiza directamente al departamento indicado, estas son las de la tabla 3.5

Tabla 3.5 Volumen de solicitudes que se realizan directamente a los departamentos y que

deberían canalizarse por la GPPC Tipo de Solicitud Cantidad Frecuencia

Alumbrado público 40 Semanal

Saneamiento Básico 45 Semanal

Mantenimiento de Zonas Verdes 30 Semanal

Seguridad Ciudadana 25 Semanal

Funcionamiento de Establecimientos, negocios, etc. 15 Semanal

Proyectos 35 Semanal

Otros 50 Semanal

Lo que hace un promedio de 240 solicitudes semanales las cuales se realizan directamente

a los departamentos encargados de dicha actividad pero que no siempre se le da un

seguimiento.

54

Metodología utilizada en el seguimiento de quejas y denuncias

• Recepción de la solicitud. Anotar datos generales de la solicitud.

• Clasificación de la solicitud. Consistente en determinar el tipo de solicitud

realizada para la asignación al departamento encargado de solventar el problema.

• Seguimiento Es decir, el estatus en que se encuentra dicho requerimiento, llevado

por fecha y por encargado de realizarlo y planteando observaciones pertinentes.

• Se liquida la solicitud contemplando el monto de lo invertido

Información obtenida sobre proyectos y POGIS

• Cantidad de Proyectos por Año (2003)

Tabla 3.6 Consolidado de proyectos realizados en el 2003 Proyectos Pequeñas Obras de Gran Impacto

Zona Rural Zona Urbana Zona Rural

Proyectos Realizados Beneficiados POGIS Realizados POGIS Realizados

14 2308 Familias 20 18

• Metodología utilizada en el seguimiento

• Conceptualización del proyecto: Objetivos, responsables de ejecución y

seguimiento, resultados esperados

• Análisis de los componentes del proyecto: fuentes de financiamiento, fechas de

erogación del fondos

• Elaboración y actualización de la ficha del proyecto

• Programación de ejecución del proyecto

• Ejecución del proyecto

• Liquidación del proyecto: pago de deudas, legalización de la obra,

inauguración, socialización

• Evaluación: población beneficiada, evaluación de objetivos, problemas post

proyecto

Información obtenida de Organización Territorial (seguimiento de juntas directivas y

comités) y organización sectorial.

• Cantidad de Entes territoriales

55

Tabla 3.7 Entes territoriales en el municipio por tipo de ubicación Entes Territoriales (Representados por Juntas Directivas)

Cantidad por Colonia Cantidad por Comunidades Cantidad por Cantones

62 18 22

• Método de Seguimiento de Juntas directivas: Verificar Quórum; aprobación de

agenda, desarrollo de agenda, toma de acuerdos, levantamiento de actas

• Otras actividades Importantes: Organización de comités; registro de los

problemas, evaluación de servicios, control demográfico, control de miembros de

comités y de juntas directivas, control de infraestructura comunal

• Información de Entes sectoriales: Están organizados en mesas: Salud, educación,

mujeres, jóvenes, mesa de transporte, mesa de medio ambiente, etc; impulsan

diferentes actividades junto a entes territoriales y la municipalidad.

Información obtenida sobre Actividades desarrolladas por la GPPC.

Proceso de desarrollo

• Planificación de la actividad: Establecimiento de actividad; objetivos de la

actividad, recursos utilizar; fuentes de financiamiento; origen de la actividad

• Distribución de responsabilidades: participantes, erogaciones

• Elaboración y actualización de ficha básica: Llenado de datos en hoja de Excel

• Ejecución: Desarrollo de la actividad, observaciones sobre ejecución

• Evaluación: Cumplimiento de objetivos; grado de alcance y satisfacción ciudadana;

control de capacitados (cuando la actividad es de tipo capacitación).

Información obtenida sobre Programas de Capacitación.

Proceso de desarrollo

• Planificación del programa de capacitación: Determinación del tipo de actividad;

establecimiento de la cantidad de beneficiados y selección; establecimiento de

fechas de inicio y finalización y datos para genéricos para su desarrollo

• Establecimiento de actores: registro de Fuentes de financiamiento y desembolso de

dinero; registro de participantes; vinculación de participantes al programa.

56

• Elaboración de programa de capacitación: Llenado de datos en hoja de Excel

Uso de Encuesta.

Se efectuó una encuesta dirigida directamente a todo el personal de campo que labora en la

municipalidad, para sustentar la factibilidad de contar con un sistema mecanizado que

facilite los procesos y actividades que realizan actualmente21.La encuesta se planteó

mediante la estructura de embudo, donde las primeras 4 preguntas son abiertas con el fin

de conocer procesos actuales; luego, las siguientes 5 se hacen con la finalidad de sustentar

o discriminar la necesidad de un sistema mecanizado.

Figura 3.3 Estructura de encuesta realizada al personal de la GPPC

Tarea 4. Lectura y análisis de Formas Impresas

Durante el proceso de investigación ser procedió a revisar los reportes utilizados

actualmente22.

Tarea 5. Revisión y análisis de procesos actuales

Se explicarán más a detalle en el proceso de análisis de requerimientos

3.5.4 Conclusiones del proceso de Investigación. Partiendo de los resultados obtenidos de gracias al uso de los diferentes instrumentos de

investigación se pudo concluir lo siguiente:

21Para ver encuesta consultar anexo D .Para consultar los resultados ver anexo G 22 Para consultar la documentación consultada ver Anexo B del presente documento.

Preguntas Abiertas

Preguntas Cerradas

57

• Se prevé que con la mecanización del sistema actual, los usuarios mejorarán su

tiempo invertido en la ejecución de las actividades, por lo que muestran gran

interés.

• Es palpable la necesidad de agilizar los procesos de la GPPC, pero uno de sus

mayores obstáculos que contribuyen al desarrollo de estas actividades es la falta de

recursos económicos, por lo que un proyecto desarrollado por medio de una

consultoría es muy atractivo.

• Se estima que desarrollar un sistema para la GPPC se contribuirá a agilizar el flujo

de información en niveles operativos, tácticos y gerenciales.

3.6 Determinación y Análisis de Requerimientos.

Para lograr ese cometido se hace uso de diferentes herramientas para plantear gráficamente

todos estos elementos

3.6.1 Metodología Utilizada La metodología utilizada para la determinación de requerimientos y para planteamiento de

la situación actual es la planteada en la tabla 3.14.

Tabla 3.14 Metodología utilizada para planteamiento de sistema actual Etapa Modelo Utilizado

Planteamiento del sistema actual Enfoque de sistemas23

Análisis del sistema actual Diagramas de Flujo de Datos DFD24

Análisis de la situación actual Diagrama Causa-Efecto o Espina de Pescado25

23 Ir a enfoque de sistemas del marco teórico. 24 Ir a tema: “Diagrama de Flujo de Datos” en el marco teórico del presente documento. 25 Ir al tema: Diagrama de Espina de pescado” en el marco teórico del presente documento.

58

3.6.2 Planteamiento del Sistema Actual. Figura 3.4 Planteamiento del sistema actual bajo Enfoque de Sistemas. Para ver su descripción consulte Anexo H.

SALIDASENTRADAS

Proyectos y POGIS: Datos básicos de proyectos, Datos básicos de POGIS, Datos de resultados de proyectos, Datos Técnicos de POGIS y proyectos, Evaluación de POGIS y proyectos. Atención Territorial: Resultados de elecciones de juntas, resultados de elecciones de comités, Datos de atención territorial, información específica Actividades: Planificación de actividades, Seguimiento de objetivos de actividades, Evaluación de resultados de actividades. Quejas, denuncias y demandas: Datos de quejas, denuncias y demandas, seguimiento de solución de quejas denuncias y demandas Atención Sectorial: Datos de entes sectoriales, Resultados de elecciones de referentes.

FRONTERA.

PROCESADOR • Mantenimiento de la información

almacenada en hojas electrónicas, archivos de texto.

• Promotores realizando seguimiento de

actividades y desarrollo de proyectos • Evaluación de resultados en proyectos y

actividades • Manejo de archivos manuales • Generación de reportes gerenciales,

tácticos y operativos, haciendo uso de diferentes hojas electrónicas y archivos de texto.

• Generación de reportes haciendo uso de

información archivada en carpetas y formas impresas

CONTROL: Uso de Memorandums e informes, seguimiento de actividades, ordenanza de participación ciudadana, plan operativo de la gerencia, Plan estratégico participativo, uso de 3 computadoras para resguardo de información

Proyectos y POGIS: Seguimiento de POGIS y proyectos, Estados de proyectos o POGIS, Fuentes de financiamiento de Proyectos, Atención Territorial: Acuerdos tomados en reuniones con juntas directivas, ejecución de acuerdos, organización comunitaria por ente territorial, resultados de juntas y comités Actividades: Ficha general de actividades, actividades por periodo o fecha. Quejas, denuncias y demandas: Quejas, denuncias y demandas por periodo, Seguimiento de solución, Atención Sectorial: Ficha de ente sectorial, Referentes de los entes sectoriales.

MEDIO AMBIENTE

Relaciones Internas: Concejo Municipal y Alcalde; Gerencias: General, De Ingeniería Municipal, de Relaciones y cooperación Internacional, de Gestión del medio Ambiente, Financiera y Administrativa; Relaciones públicas y comunicaciones; Cuerpo de Agentes Municipales (CAM) y unidad contravencional. Relaciones Externas: Entes sectoriales, Entes territoriales, Cooperantes, Habitantes, Empresa privada, Instituciones Gubernamentales

59

3.6.3 Planteamiento del Sistema en forma Contextual El modelo utilizado para planteamiento del sistema actual en forma contextual es el uso de

diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también conocido como modelo ambiental).

Para mas detalle se plantea el siguiente diagrama:

Diagrama 3.3 Diagrama de contexto actual del GEDESPAC

3.6.4 Análisis de la Situación Actual En la actualidad se puede afirmar que según los procesos que realiza la GPPC se puede

decir que el GEDESPAC es conformado por varios subsistemas, que ha pesar de que están

relacionados en diferentes elementos se administran de forma independiente, teniendo

diseminada la información propia de cada cual, donde cada usuario es responsable de su

propia información y no se cuente con una forma centralizada de control, el cual es en su

mayoría manual, lo cual hace mas limitada y menos confiable la información producto de

esos subsistemas. Para mayor comprensión ver el diagrama siguiente.

60

61

Para comprender a detalle el diagrama causa y efecto se plantea la tabla 3.15 en la cual se

muestra en forma descriptiva las deficiencias de cada subsistema que se ha identificado y

que se pretende desarrollar

Tabla3.15: subsistemas y sus principales los problemas SUB

SISTEMAS PRINCIPALES DEFICIENCIAS IDENTIFICADAS

Control y

seguimiento

de quejas,

demandas,

Proyectos,

POGIS

1. Demora, información segregada y mal administrada.

2. Registro del seguimiento en forma inconclusa o incompleto.

3. Dificultoso proceso para elaborar reportes de apoyo gerencial, táctico y operativo

4. Se requiere de mucho tiempo para el desarrollo del proceso. No es satisfactorio

5. Sin estándar de reportes, cada promotor es responsable de su información.

6. Engorroso proceso para elaboración de reportes.

7. Sin patrón definido para almacenamiento, es decir un formato de ingreso de datos único.

8. No cuentan con hojas de recolección de datos y seguimiento para consulta con otros departamentos y

otras instancias fuera de la municipalidad.

9. Procesos sin integración rápida con otros subsistemas de la GPPC.

Seguimiento

de juntas

directivas

1. Sin base de datos con todos los elementos de los entes territoriales. No se tiene todo el detalle

poblacional en forma estratificada, ni sus principales problemas y demandas, etc.

2. No se cuenta con la información en forma oportuna para cada ente territorial y sus respectivos comités y

miembros directivos.

3. Sin un patrón definido para almacenamiento. Depende del responsable de la instancia territorial.

4. No se cuenta con nomenclatura para las identificar las ubicaciones dentro del municipio. No hay una

delimitación territorial única, ya que hay diferente delimitación entre las gerencias, esto afecta para

controlar el resultado de las soluciones de solicitudes puesto que no son coincidentes las de GPPC y las

de la Gerencia de Saneamiento Ambiental por ejemplo.

5. Engorroso proceso para elaboración de reportes.

6. Procesos sin integración rápida con otros subsistemas de la GPPC

Actividades

1. Falta de registros organizados y actualizados

2. Engorroso proceso para elaboración de reportes.

3. No se cuenta con la información en forma oportuna para cada ente sectorial y sus respectivos comités y

miembros directivos.

4. Sin un patrón definido para almacenamiento.

5. No se cuenta con nomenclatura para las ubicaciones dentro del municipio.

6. Sin control de programas de capacitación impulsados ni sus beneficiados.

7. Engorroso proceso para elaboración de reportes, ejemplo de ello es cuando se requiere tener identificados

los principales cooperantes en los programas de capacitación

8. Procesos sin integración rápida con otros subsistemas de la GPPC.

Organización

Sectorial

1. Engorroso proceso para elaboración de reportes.

2. Sin un patrón definido para almacenamiento.

3. Procesos sin integración rápida con otros subsistemas de la GPPC.

62

3.6.5 Descripción de los Diferentes Subsistemas Actuales Luego del proceso de investigación se pudo estructurar los subsistemas actuales que tenían

un nivel mínimo de mecanización. Cabe mencionar que en la GPPC, no existe

documentación sobre los procesos actuales y además no se tiene certeza de la forma en que

se quiere llevar un control para los programas de capacitación, del control de actividades y

la organización sectorial para ello el equipo de desarrollo del proyecto sugirió procesos los

cuales fueron aceptados por el gerente de la GPPC puesto que harán uso de la tecnología

para su desarrollo. A pesar de las limitantes se identificaron los subsistemas siguientes:

Seguimiento de quejas y denuncias; seguimiento proyectos y POGIS; seguimiento de

juntas directivas. Los subsistemas se plantean sin integración como actualmente funcionan.

Subsistema de Seguimiento de Quejas y denuncias. Tiene como función el controlar

todos aquellos incidentes que informen los habitantes, pueden ser de saneamiento

ambiental, mitigación de riesgos, mantenimiento de parques y zonas verdes,

mantenimiento e iluminación de calles, etc. Generalmente son informados a los promotores

sociales, pero otro gran número de quejas son atendidas directamente por los

departamentos responsables, cosa que según el gerente de GPPC esto debe ser registrado

primeramente por dicha gerencia y luego distribuido a las a las instancias pertinentes para

poder tener registro de todas las quejas que son atendidas y resueltas.

El DFD conceptual del seguimiento de Quejas y denuncias se plantea en el diagrama 3.5

Diagrama 3.5: Subsistema de Seguimiento de quejas y denuncias actual

63

Diagrama 3.6: DFD del Subsistema de Seguimiento de quejas y denuncias Nivel 1

Subsistema de Seguimiento de Proyectos y POGIS y Demandas. Incluye el seguimiento

de los proyectos o POGIS. Consiste en el seguimiento de las actividades realizadas en el

desarrollo, actores, beneficiados, problemas post proyecto, etc. La diferencia entre POGIS

y proyectos en la fuente de financiamiento, los primeros se realizan con fondos propios de

la comunidad y los segundos con Financiamiento externo Este subsistema de proyectos

esta estructurado en la siguiente forma, según el diagrama 3.7

Diagrama 3.7: Subsistema de Seguimiento de Proyectos y POGIS

64

Diagrama 3:8 DFD Del Subsistema de Seguimiento de POGIS, Proyectos, demandas.

Nivel 1

Subsistema de Juntas directivas

Es el conjunto de procesos encaminados al seguimiento de la organización territorial del

municipio, con el cual y a través de diferentes procesos se logra controlar los aspectos

relevantes del quehacer de la comunidad con miras a tener mejoras en su ente territorial.

Incluye el control de acuerdos de cada reunión del promotor social con las juntas, la

organización que se tienen en cada ente territorial por medio de los comités, el apoyo y

seguimiento de actividades que realiza la comunidad en y durante en desarrollo de

proyectos o POGIS, etc.

65

Diagrama 3:9. Subsistema actual de Organización de Juntas Directivas. Contextual

CONTROL DEORGANIZACION DE

JUNTAS DIRECTIVAS

4

JUNTADIRECTIVA

EMPLEADO

INFORME DELSEGUIMIENTOY/O AVANCE

DE ACUERDOS

PROPUESTAS Y PROBLEMASDE LA COMUNIDAD

INFORME DELSEGUIMIENTOY/O AVANCE

DE ACUERDOS

SEGUIMIENTODE ACUERDOS

INFORMES DEACTAS Y ACUERDOS

FINALIZADOS

INFORMACIONDE LA ORGANIZACION

DE LA COMUNIDAD

ACTAS YACUERDOS

GESTION DEREUNIONES

ELABORACIONDE ACTAS YACUERDOS

Diagrama 3:10. Subsistema actual de Organización de Juntas Directivas. Nivel 1

VERIFICARQUORUM

4.1

Información deorganización comunal

C2 REGISTRO DEACTAS

Resumen de acuerdospendientes

PRESENTARAGENDA DEREUNION AREALIZAR

4.3

C1 Delimitaciones deJuntas Directivas

Listado dedirectivos

OrganizaciónComunal

ELEGIRJUNTAS

DIRECTIVAS

4.2

Juntas DirectivasElectas

Juntas directivasElectas

DESARROLLODE REUNION

4.4

Agendapropuesta

Acta deAcuerdostomados

LEVANTARACTA DE

ACUERDOS

4.5

Resoluciones

Actas de acuerdostomados

SEGUIMIENTODE

ACUERDOS

4.6

Acuerdos Pendientesde ejecutar

Control de Avancede acuerdos

GENERARINFORMES DE

ACUERDOS

4.7

AcuerdosFinalizados

Informes de acuerdosfinalizados